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RAPPORT DE LA MISSION
D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN
MICROFINANCE A L’ADDS
CONSULTANT : OKAMBAWA CODJO IRENEE
Expert en microfinance
Email : [email protected]
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 2
Sommaire I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION .................................................................. 4
I.1 La Caisse Populaire d’Epargne et de Crédit (CPEC) ...................................................................... 5
I.2 La Banque Centrale de Djibouti (BCD) ........................................................................................... 6
I.3 La Caisse Nationale d’Epargne et de Crédit (CNEC) ..................................................................... 7
I.4 La fusion et la Cellule d’encadrement ............................................................................................. 7
II. OBJECTIFS DE LA MISSION....................................................................................................... 7
III. TÂCHES A EXECUTER PAR LE CONSULTANT .................................................................. 8
Au niveau du réseau ....................................................................................................................... 8
Au niveau des organes dirigeants .................................................................................................. 8
Au niveau de l’ADDS ..................................................................................................................... 9
IV. DUREE DE LA MISSION .......................................................................................................... 9
V. APPROCHE METHODOLOGIQUE DE LA MISSION ............................................................... 9
VI. TÂCHES EXECUTEES PAR LE CONSULTANT AU COURS DE LA PHASE .................. 10
VII. CONSTATS EFFECTUES ...................................................................................................... 11
VIII. PRINCIPALES RECOMMANDATIONS ................................................................................ 17
IX. APPROCHE STRATEGIQUE POUR LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS
20
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 3
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 4
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION
L’ADDS est créée par la Loi n°211/AN/07/5ème
L du 26 novembre 2007 avec un
statut particulier défini par le Décret n°2008-0026/PR edu20 janvier 2008. Elle a
comme mission principale de lutter contre la pauvreté, de contribuer à
l’atténuation des inégalités dans le but est d’éviter l’exclusion sociale des
personnes vulnérables. Elle doit mettre l’accent sur les zones sensibles tant en
milieu rural qu’en milieu péri urbain en favorisant l’accroissement des revenus
et l’amélioration des conditions de vie des habitants. Et pour atteindre ces
objectifs, l’Agence est habilitée à mettre en œuvre des programmes et projets de
développement sociaux, économiques et/ou culturels. Dans la mise en œuvre,
elle privilégiera une approche (i) territoriale visant une intervention intégrée et
cohérente sur un espace donné, (ii) participative, consistant à soutenir et
accompagner les projets émanant des populations, (iii) genre en mettant l’accent
sur la participation des femmes lors de l’élaboration et la mise en œuvre des
projets, (iv) environnementale visant à prendre en compte l’équilibre entre le
développement humain, la protection et la gestion rationnelle des ressources
naturelles, (v) partenariale en privilégiant la contractualisation et le principe de
faire faire et de responsabilisation des parties concernées, (vi) de proximité
permettant de coller au mieux à la réalité socio culturelle du terrain.
Cette stratégie d’intervention de l’ADDS lui permet d’offrir à ses populations
(ou zones) cibles quatre types de services complémentaires, à savoir :
- l’accès aux infrastructures de base ;
- l’appui aux activités de développement communautaire ;
- le renforcement des capacités des acteurs locaux ;
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 5
- l’accès aux services financiers et non financiers
I.1 La Caisse Populaire d’Epargne et de Crédit (CPEC)
La facilitation de l’accès des groupes cibles aux sources de financement par la
promotion du financement de micro entreprises et l’octroi de micro crédits fait
partie de l’un des objectifs à court terme de l’Agence. Ainsi, le Décret n° 2008-
0026/PR du 20 janvier 2008 portant sur le Statut particulier de l’Agence
Djiboutienne de Développement Social (ADDS) stipule en son article 42 que
« A titre transitoire, dans l’attente de l’agrément d’Institutions de Micro finance
conformément à la Loi n° 179/AN/07/5ème
L portant réglementation des activités
de micro finance sur le Territoire de la République de Djibouti, et par dérogation
à cette loi visée par le statut particulier de l’ADDS à l’article 1 du présent décret,
l’Agence est habilitée à exercer des activités de Micro finance ». L’ADDS n’a,
cependant, pas distribué des crédits. Elle s’est engagée plutôt dans un processus
d’institutionnalisation et de professionnalisation du secteur à travers l’appui
pour l’émergence d’institution de micro finance. Ce qui a été fait avec la
création de la Caisse Populaire d’Epargne et de Crédit de Djibouti (CPEC).
A titre de rappel, différentes actions ont été menées avec une expertise
internationale mise à disposition de l’ADDS par le PNUD avec un
cofinancement du Fonds de Solidarité Nationale (FSN). Sans être exhaustives,
elles portaient sur :
la réhabilitation de locaux et la dotation en équipements, mobiliers et
matériels informatiques de la CPEC de Djibouti ;
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la conception et validation des outils de gestion, de documents comptables
et manuels de procédures avec élaboration de plan d’affaires ;
l’élection des organes dirigeants (conseil d’administration, comité de
crédit, etc.) ;
le recrutement du staff technique ;
la formation des élus et du staff technique ;
l’ouverture des guichets de la CPEC de Djibouti (en janvier 2009) ;
l’octroi de ligne de crédit et de subventions à la CPEC de Djibouti ;
la création des CPECs dans les Régions de Tadjourah et d’Ali Sabieh ;
des voyages d’études au Bénin et au Rwanda pour le staff et élus de la
CPEC de Djibouti, etc.
I.2 La Banque Centrale de Djibouti (BCD)
D’autre part, l’ADDS, grâce au partenariat privilégié établi avec le PNUD, a
apporté son appui à des partenaires clés comme la Banque Centrale, régulateur
du secteur. Cet appui a permis :
la rédaction d’un projet de loi sur les coopératives financières ;
l’élaboration des instructions réglementant le secteur de la micro finance ;
l’élaboration d’un référentiel comptable adapté à toutes les formes
juridiques d’IMF prévues par la Loi ;
l’élaboration d’un manuel de supervision pour les inspecteurs de la
structure de supervision des IMFs de la Banque Centrale ;
(La formation des agents de supervision de la Banque Centrale et la
vulgarisation des textes restent à mener)
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I.3 La Caisse Nationale d’Epargne et de Crédit (CNEC)
Le secteur de la micro finance de Djibouti dispose d’une seconde caisse, la
Caisse Nationale d’Epargne et de Crédit (CNEC), créée dans le cadre du Projet
de Développement de la Micro finance et de la Micro entreprise (PDMM)
financé par le Fonds International de Développement Agricole (FIDA). Cette
caisse a ouvert ses guichets en 2008.
I.4 La fusion et la Cellule d’encadrement
Les autorités djiboutiennes estiment que le marché pour le secteur est très
étriqué si bien que deux réseaux ne seront viables même à terme. Elles ont ainsi
décidé de fusionner les deux caisses et ont mis en place une Cellule
d’encadrement rattachée à la Direction Générale de l’ADDS pour (i) d’abord,
préparer la fusion en collaboration avec un opérateur international, Desjardins
International Développement (DID), et (ii) ensuite superviser et animer le réseau
unique de Caisses d’Epargne et de Crédit (CEC) issu de la fusion.
Le secteur de la microfinance est donc en plein essor et va entrer cette année
2010 dans sa phase d’expansion à travers son extension dans les régions de
l’intérieur.
II. OBJECTIFS DE LA MISSION
L’objectif de la présente mission est d’apporter une assistance technique à
l’ADDS en vue du consolider les acquis, mobiliser davantage des moyens
techniques, humains et financiers, renforcer les capacités pour garantir la
viabilité du secteur.
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III. TÂCHES A EXECUTER PAR LE CONSULTANT
La mission d’appui conseil de l’expert qui est placé sous l’autorité directe et
exclusive du Directeur Général et basé au niveau de la CPEC, viendra en
complément de celle du VNU résident. Cette mission consistera à :
Au niveau du réseau
vérifier la pertinence des plans d’affaires, les auditer et faire
éventuellement des recommandations quant à leur ajustement à partir
d’analyse critique ;
vérifier la pertinence des nouveaux produits lancés, la politique de leur
promotion et faire éventuellement des recommandations en vue d’un
meilleur développement et d’une meilleure pénétration sur le marché ;
proposer, si nécessaire, de nouveaux produits et établir les fiches
correspondantes ;
Au niveau des organes dirigeants
vérifier la pertinence des stratégies et politiques élaborées par les
dirigeants visant à promouvoir les activités du réseau (plan d’actions,
budget, politique de marketing, etc.) et faire éventuellement des
recommandations ;
proposer éventuellement des renforcements de capacités avec définition
précise des champs correspondants. En établir le planning et le budget.
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Au niveau de l’ADDS
faire une analyse critique de la politique de promotion de la micro finance
de l’ADDS ;
faire une analyse critique de la politique de développement du volet micro
entreprise de l’ADDS ;
faire une analyse critique du mécanisme de suivi des activités de micro
finance de l’ADDS.
IV. DUREE DE LA MISSION
La durée prévue pour l’exécution de la mission est de 04 semaines, répartie
en deux phases de 2 semaines chacune.
V. APPROCHE METHODOLOGIQUE DE LA MISSION
La mission actuelle a été initiée pour apporter une assistance technique à
l’ADDS pour la professionnalisation de la CPEC et l’opérationnalisation des
Caisses de l’intérieur du pays.
Durant cette période où la CPEC est dans une phase de fusion, l’assistance
technique doit permettre de résoudre les problèmes auxquels la Caisse est
confrontée.
En outre, l’assistance technique doit permettre à l’ADDS d’être plus
performante dans ses actions de promotion et de développement du secteur de la
microfinance.
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 10
Le schéma général de notre approche méthodologique repose sur deux (2)
phases successives mais complémentaires qui nous permettront d’atteindre les
objectifs assignés à la première phase de la présente mission.
- Phase 1 : Etat des lieux. Il s’agira :
d’apprécier la réalisation de la fusion de la CPEC ;
d’apprécier l’organisation, le fonctionnement et les activités de la Cellule
d’encadrement et la Direction de la microfinance ;
- Phase 2 : Proposer des solutions pour le renforcement des acquis et la
correction des dysfonctionnements constatés.
Notre approche de la mission a été participative et a impliqué les responsables
de la DMF, de la cellule d’encadrement, de la CPEC.
Nous avons eu des séances de travail avec le responsable de la supervision des
IMF de la Banque centrale de Djibouti, le Secrétaire d’Etat chargé de la
Solidarité nationale, le chargé de supervision de la BAD.
Il a été procédé à une revue de l’état des lieux. Elle a porté sur les points ci-
dessous identifiés et a débouché sur un diagnostic des forces et des faiblesses
des systèmes comptables actuellement utilisés par les IMF.
VI. TÂCHES EXECUTEES PAR LE CONSULTANT AU COURS DE
LA PHASE
Les tâches exécutées par le consultant durant cette phase sont :
Entretiens avec :
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♣ Le Secrétariat d’Etat chargé de la Solidarité Nationale ;
♣ le Directeur général de l’ADDS;
♣ la Directrice Microfinance de l’ADDS ;
♣ le Coordonnateur de la Cellule d’Encadrement ;
♣ l’Expert VNU ;
♣ le personnel de la Cellule d’Encadrement ;
♣ le Président du Conseil d’Administration de la CPEC;
♣ des Administrateurs de la CPEC ;
♣ des membres du Comité de Crédit de la CPEC
♣ le Directeur Exécutif de la CPEC ;
♣ La Directrice Exécutive Adjointe de la CPEC ;
♣ Le Chargé de la mission de Supervision de la BAD ;
Collecte de la documentation ;
Analyse de la documentation recueillie.
VII. CONSTATS EFFECTUES
Les travaux exécutés par le consultant ont permis de faire les constats ci-
dessous :
CAISSE POPULAIRE D’EPARGNE ET DE CREDIT
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♣ Le secteur de la micro finance de Djibouti disposait jusqu’en avril dernier
de deux réseaux de Caisses : la CPEC et la CNEC. Mais les autorités
Djiboutiennes ont estimé que le marché pour le secteur est très étriqué et
ne permettrait pas la viabilité de deux réseaux. Elles ont alors décidé la
fusion des deux Caisses qui a été effective le 26 avril 2010 ;
♣ La CPEC a absorbé la CNEC et, désormais il n’existe que le réseau CPEC
dans le paysage de la microfinance à Djibouti ;
♣ La CNEC avant la fusion absorption par la CPEC était confrontée à de
sérieuses difficultés. La mission de supervision effectuée par les
inspecteurs de la Banque Centrale à la CNEC en décembre 2009 a
souligné que « la situation de l’institution se trouve dans un état critique
où sa viabilité, même à court terme, est menacée. Des erreurs, des
faiblesses et/ou incompréhensions dans la mise en place dès les débuts de
la Caisse et qui perdurent encore, sont à l’origine des difficultés actuelles
constatées. Les responsabilités sont partagées entre la coordination du
PDMM (promoteur de la Caisse), l’opérateur spécialisé DID et, dans une
moindre mesure, les dirigeants élus de la Caisse » ;
♣ La CPEC a donc absorbé une caisse en difficulté, par conséquent sa
situation est devenue préoccupante ;
♣ Le processus de fusion n’a pas été suffisamment préparé :
En lieu et place d’un traité de fusion comprenant toutes les phases
du processus et répondant aux préoccupations d’ordre
institutionnel, stratégique, organisationnel, opérationnel, comptable
et financier, il a été établi une convention de fusion qui présente des
insuffisances conceptuelles et reste muet sur l’essentiel des
questions fondamentales.
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L’audit financier et opérationnel des deux structures fusionnées n’a
pas été effectué avant la fusion. Ainsi, non seulement aucun état des
lieux n’a été réalisé avant la fusion, aucune situation financière et
opérationnelle n’a été produit jusqu’au passage de la présente
mission, plus de cinq (5) mois après la tenue de l’Assemblée
Générale Extraordinaire ayant consacré la fusion.
Un commissaire à la fusion n’a pas été nommé pour conduire le
processus. Un comité de fusion, pas suffisamment outillé,
comprenant des agents de l’ADDS et du PDMM a eu en charge la
gestion de la fusion.
♣ Bien que l’AGC a été tenue et que la nomination des membres des
organes de la nouvelle CPEC a été effective, la fusion institutionnelle
n’est pas encore finalisée puisque l’agrément de la Banque Centrale n’est
pas encore obtenu ;
♣ La fusion organisationnelle et opérationnelle n’est pas effective ;
♣ La CPEC ne dispose pas encore d’un plan d’affaires permettant de lui
donner une visibilité dans le cour terme ;
♣ Les principaux manuels de politiques et de procédures ne sont pas encore
validés ;
♣ Les produits ne sont pas diversifiés ;
♣ Le dispositif de contrôle interne est inexistant ;
♣ Le personnel technique et les élus ne sont pas suffisamment formés ;
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Il est important de souligner que le Directeur Exécutif de la CPEC a établi un
plan de restructuration et de relance qui pose un diagnostic de la situation et
suggère des actions pour corriger les faiblesses constatés.
AGENCE DJIBOUTIENNE DE DEVELOPPEMENT SOCIAL
♣ Pour rendre efficace sa mission de promotion, de développement, de suivi
et de contrôle du secteur de la microfinance en république de Djibouti, en
plus de la Direction de la Microfinance, une Cellule d’encadrement a été
créée en août 2010. Mais plus d’un an après sa création, on note que les
résultats attendus sont loin des attentes. L’effectif de la Cellule, qui au
départ était de sept (7) agents est aujourd’hui réduit à trois (3). Les
activités projetées par la Cellule, n’ont pas toujours été efficacement
réalisées. L’effectif de la Direction de la Microfinance est aujourd’hui
réduit à sa seule Directrice. Bien que les missions de chacune de ces deux
structures aient été précisées, ce bicéphalisme en matière d’intervention
dans le secteur, crée une confusion et ne permet pas à l’ADDS d’offrir un
interlocuteur unique aux acteurs. La coexistence de ces deux structures
rattachées à la Direction Générale l’ADDS n’est pas de nature à rendre
cohérente, efficace et efficiente leurs interventions dans le secteur de la
micro finance.
♣ L’ADDS, structure qui doit mettre en œuvre la politique de
développement du secteur de la microfinance à Djibouti ne dispose pas
d’une politique et d’une stratégie de microfinance permettant de
formaliser tous ses axes d’intervention dans le secteur. L’absence de cette
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stratégie ne permet pas de répondre, de façon précise, à certaines
préoccupations fondamentales dont entre autres :
Exemple : Caractéristiques de la subvention d’exploitation octroyée
aux Caisses.
Quelles sont les charges d’exploitation qui peuvent être
subventionnées ?
Salaires
Charges locatives
Frais de déplacement
Fourniture de bureau
Electricité/ Eau
Communication
Remboursements de frais des élus
Formation
Voyage d’études/d’échanges
Quel est le montant maximum de la subvention d’exploitation
Quelle est la du durée de la subvention d’exploitation
Quel est le taux de dégressivité de la subvention d’exploitation
Quelles sont les conditions de déblocage de la subvention
d’exploitation ?:
Mise à disposition des fonds
Paiement direct des fournisseurs
Fréquence des déblocages
Faut –il un avis de non objection préalable de l’ADDS avant
l’engagement de la dépense ou justification postérieure de la
dépense ?
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 16
♣ Avec le développement du réseau des CPEC, le renforcement des
capacités doit être une des actions prioritaires de l’ADDS pour que les
Caisses soient gérées de façon professionnelle et qu’elles soient viables et
pérennes. Un programme de renforcement de capacités résultant d’une
évaluation des besoins n’a pas encore été validé et mis en exécution.
Quelques formations ont été exécutées par la Cellule d’encadrement mais
leur préparation ne s’est pas effectuée de façon professionnelle. Certains
acteurs ont bénéficié de formation à l’extérieur ; sur financement de
l’ADDS, mais à leur retour, ils n’ont mis en œuvre aucune action pour la
duplication du contenu de la formation.
CAISSES DE L’INTERIEUR DU PAYS
♣ Depuis plus d’un an, après la tenue des Assemblées Générales
Constitutives (AGC) des CPEC de Tadjourah et de Ali Sabieh, les Caisses
ne sont pas toujours opérationnelles. De l’épargne a été mobilisée depuis
plusieurs années auprès des bénéficiaires de crédit de l’ex FSD et gardée
par les associations dans l’espoir de les reverser dans les CPEC à créer,
afin de leur permettre de bénéficier des services financiers qu’elles
offrent. Cette situation est de nature à démotiver les élus et à ternir
l’image de l’ADDS auprès des populations concernées.
♣ Des Assemblées Générales ont eu lieu pour dissoudre les CPEC
précédemment constituées et créer de nouvelles CPEC avec des points de
service afin de prendre en compte les besoins de la population d’avoir des
services financiers de proximité.
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 17
♣ Le personnel technique a été recruté et formé depuis plusieurs mois. Les
élus ont également bénéficié d’une session de formation pour leur
permettre de démarrer les activités.
♣ Il est important de souligner que des Banques de la place sont intéressées
de plus en plus par la microfinance et sont disposées à s’implanter dans
les villes de l’intérieur. La BCI MLR vient de signer une convention de
partenariat avec l’Association des femmes de Tadjourah (AFT) et a mis à
la disposition de cette dernière une ligne de crédit de 200 000 USD pour
permettre aux membres de l’Association d’avoir la possibilité d’obtenir
des micro crédits.
VIII. PRINCIPALES RECOMMANDATIONS
POUR LA CPEC
La fusion absorption de la CPEC par la CPEC a engendré des perturbations
d’ordre organisationnel, opérationnel et financier. Il convient par conséquent, de
bien gérer cette mutation afin que la CPEC ne souffre de dysfonctionnements
majeurs pouvant compromettre sa pérennité.
La CPEC a besoin d’une assistance durant cette phase cruciale de son évolution.
L’expert VNU mis à la disposition de l’ADDS par le PNUD apportera une
assistance indispensable en synergie avec l’expert en microfinance qui
effectuera des missions périodiques d’appuis.
Les axes d’intervention sont :
La finalisation de la fusion institutionnelle
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- Plan d’affaires
- Budget annuel
- Obtention de l’agrément
L’élaboration du bilan après fusion de la CPEC. Un inventaire global
doit être effectué. Un attention doit être portée sur la circularisation du
portefeuille des deux institutions ayant fusionné.
Il est urgent de procéder à l’audit du système informatique afin de
présenter ses forces et faiblesses, les distorsions enregistrées dans les
deux structures afin de faire des recommandations pertinentes pour la
mise en œuvre d’un système d’information et de gestion performant à
la CPEC.
L’élaboration d’un plan comptable tenant compte des spécificités de la
CPEC mais conforme au référentiel comptable des IMF élaboré par la
Banque Centrale.
Actualisation des principaux manuels suivants :
- Manuel de politique d’épargne et de crédit prenant en compte
des réalités des deux caisses avant la fusion ;
- Manuel d’organisation comprenant un organigramme et le
dictionnaire des postes adaptés à la nouvelle configuration de
la CPEC;
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- Manuel de procédures ;
- Manuel d’audit interne.
Développement de nouveaux produits
Renforcement des capacités
POUR L’ADDS
L’ADDS est la structure en charge de mettre en œuvre, entre autres, la politique
de microfinance du gouvernement. Par conséquent, elle se doit d’être bien
outillée pour réaliser cette mission.
Les appuis à l’ADDS doivent permettre :
L’élaboration du manuel de politique de microfinance de l’ADDS ;
L’actualisation du manuel d’organisation de la composante microfinance
de l’ADDS comprenant un organigramme et un dictionnaire des postes et
des tâches ;
Etablir un plan d’opérationnalisation des Caisses de l’intérieur du pays.
Elaborer un programme de renforcement des capacités du personnel
technique et des élus de l’ensemble des CPEC ;
Elaborer un programme de renforcement des capacités du personnel
chargé de la microfinance à l’ADDS.
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IX. APPROCHE STRATEGIQUE POUR LA MISE EN ŒUVRE DES
RECOMMANDATIONS
Pour la mise en œuvre effective et rapide des recommandations, les dispositions
suivantes doivent être prises :
La restructuration de la DMF et de la cellule d’encadrement qui doit
conduire à la fusion de ces deux structures pour n’en faire qu’une seule
dont la mission serait clairement précisée, l’organigramme défini et les
fiches de poste du personnel affecté établi ;
L’élaboration et la validation d’un plan d’actions pour le redressement de
la CPEC.
L’élaboration du plan de renforcement global des capacités de la DMF et
des CPEC.
L’élaboration et la validation du plan d’opérationnalisations des Caisses
de l’intérieur du pays.
Il serait indiqué que l’exécution des principaux thèmes du programme de
renforcement de capacité soit externalisée, c’est-à-dire confiée à un cabinet
spécialisé de formation. Le cabinet devra procéder au transfert du savoir et du
savoir-faire. La formation de formateurs sera une priorité. La DMF assistée de
l’expert VNU auront pour missions essentielles :
- d’élaborer les TDR de chaque formation ;
- de préparer la logistique nécessaire pour l’exécution de
chaque formation ;
- d’assurer le contrôle de qualité des formations;
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 21
- et surtout d’effectuer le coaching.
Les programmes de renforcement de capacité ne donnent les meilleurs résultats
que lorsqu’ils ont un volet suivi post formation. Le suivi permet des s’assurer de
l‘impact de la formation et de créer une synergie réelle entre la formation reçue
et les réalités quotidiennes de la pratique professionnelle. Le Coaching permet
de suivre les participants dans leur environnement de travail et de s’assurer des
conditions de mise en œuvre des acquis de la formation.
PROJET DE PLAN D’ACTIONS GLOBAL
ACTIVITES TACHES RESPONSABLE
D'EXECUTION
PERSONNES
IMPLIQUES
PERIODE
D'EXECUTION
RESUTATS
ATTENDUS
INDICATEURS DE
VERIFICATIONS
Audit financier et
opérationnel
- Elaboration des TDR
- Identification d’un cabinet
- Attribution du marché
CA/DE CPEC
- DAF/ ADDS
- C/SAF/ CPEC
- Cellule passation des
marchés ADDS
01 mars 2011 au plus
tard
la CPEC de Djibouti
dispose des états
financiers
conformément aux
normes universelles
en microfinance
- Rapport d’audit
- Etats financiers
Sont disponibles
Audit du SIG du SAF
- Elaboration des TDR
- Identification d’un cabinet
- Attribution du marché
CA/DE CPEC
- CSI/ ADDS
- C/SAF/ CPEC
- Cellule passation des
marchés ADDS
- Cellule d’Encadrement
31 décem. 2010 au
plus tard
La CPEC de
Djibouti dispose
d’un logiciel
d’exploitation
performant
- Rapport d’audit
- Rapports d’activités
générés
Sont disponibles
RAPPORT DE LA MISSION D’ASSISTANCE TECHNIQUE EN MICRO FINANCE A L’ADDS Consultant : OKAMBAWA CODJO IRENEE Email :[email protected] Page 23
Mise en place d’un
organigramme opérationnel
et les fiches de description
pour la CPEC de Djibouti
- Elaboration d’un projet
d’organigramme
- Elaboration des fiches de
descriptions des tâches
- Amendement par les
agents
- Validation du document
CA/DE CPEC
- Cellule d’Encadrement
- VNU
15 novemb. 2010 au
plus tard
La CPEC de
Djibouti dispose
d’un organigramme
opérationnel et d’un
manuel de
description des
tâches Manuel de description
des tâches est
disponible
Mise en place des outils de
gestion
- Concevoir les outils de
collecte et d’analyse des
informations de gestion
- valider les outils conçus
avec différents acteurs du
secteur
- Former les utilisateurs
Cellule d’Encadrement
- VNU
- DE
31 décembre 2010 au
plus tard
Le réseau des
CPEC de Djibouti
dispose des outils
adéquats de gestion
des informations
- Les outils
- La disponibilité des
informations
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Dynamisation des actions
de recouvrement
- Faire le diagnostic du
portefeuille impayé
- Fixer des objectifs aux
agents
- instituer un système de
motivation du personnel
impliqué dans le
recouvrement
DE /CPEC-DJ
- VNU
- AEC
- Cellule d’Encadrement
- Elus
31octobre 2010 au
plus tard
- La CPEC maîtrise
les causes des
impayés et les
récupérations des
arriérés sont
améliorées
Situation périodique
sur les récupérations
Elaboration du programme
d’activités et de budget
2011
Les différentes tâches à
exécuter sont dans la fiche
en annexe.
CA/DE CPEC
- Cellule d’Encadrement
- VNU
31 décembre 2010 au
plus tard
La CPEC de
Djibouti dispose
d’un programme
d’activités et d’un
budget annuel axés
sur le résultat
- le document budget
et programme
d’activités disponible
- le PV d’adoption du
budget disponible
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Opérationnalisation des
caisses des régions Définir un chronogramme
d’activités approprié
(annexe)
Cellule d’Encadrement
- VNU
- Les organes des caisses
des régions
15 novembre. 2010
au plus tard
Les régions de
l’intérieur sont
dotées de caisse
Les caisses de
régions sont
opérationnelles.
- pour les formations sur
place en interne identifier les
thèmes et élaborer un
chronogramme
- pour les formations sur
place voir thèmes et leur
Cellule d’encadrement
- Elus des CPEC
- DE
VNU
24 mois
Les différents
acteurs (élus et
agents) ont
amélioré leur
connaissance
dans leur
intervention
- Rapport de
formation
- Rapport de
voyage d’étude et
d’échanges
Renforcement des
capacités des acteurs
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contenu en annexe.
- Elaborer les thèmes de
référence pour chaque
thème
- Sélectionner un opérateur
(cabinet ou consultant
indépendant) pour assurer la
formation (élaboration des
modules et animation)
- Assurer le contrôle de
qualité dans la conception
des modules et l’animation
- Pour les voyages d’études
et d’échange d’expériences
(identifier les centres
d’intérêt, les structures
d’accueil)
expérience
- Meilleure qualité
des interventions
des acteurs
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Actualisation des manuels
de politique et procédures,
élaboration d’un code de
déontologie pour le réseau
des CPEC de Djibouti
- élaborer les TDR pour la
sélection d’un cabinet pour
l’actualisation et ou
l’élaboration des différents
manuels de politique et
procédures
- Validations des manuels de
procédures et politiques.
- Formation sur les textes
règlementaires, manuels
de politique et procédures
Cellule d’encadrement
- Elus des CPEC
- DE
- VNU
- Agents
31 mars 2011 au
plus tard
- Les CPEC de
Djibouti sont dotées
des manuels de
politique et de
procédures en vue
de garantir un
gestion saine des
caisses
- les contenus des
différents manuels
sont maîtrisés des
acteurs Les différents
manuels
Elaboration ou
actualisation des plans
d’affaires
- Identifier les activités et
les différentes étapes
conduisant à l’élaboration
- Etablir un planning
conséquent pour cette
activité
Cellule d’encadrement
- acteurs des caisses
(Djibouti ville et régions)
- VNU
Dès la fin de la
fusion opérationnelle
pour la CPEC de Dj
et dès le lancement
des caisses des
régions.
Les CPEC de Dj
ont une ligne
directrice pour le
développement
des activités
Les plans d’affaires
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Affinement des produits
existants et développement
de nouveaux produits
- améliorer les produits
existants (conditions
d’offre et d’accessibilité,
identifier les produits
dérivés etc.)
- Réaliser une étude de
marché
Cellule d’encadrement
- acteurs des caisses
(Djibouti ville et régions)
- VNU
Le réseau des
CPEC offre une
gamme variée de
produits à sa
clientèle
Les fiches des
produits
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Coaching auprès des
acteurs (agents et élus)
- Suivre la mise en œuvre
des enseignements reçus
des formations,
- Veiller à la qualité des
offres et prestations,
- Suivre le déroulement
des opérations et
apporter les corrections
nécessaires,
Aider à la fixation des
objectifs et à leur atteinte
VNU Cellule d’Encadrement Permanence
Les acteurs sont
assistés dans
l’implantation des
bonnes pratiques
internationalement
reconnues en
matière de gestion
de COOPEC
Elaboration et validation
d’une grille de
rémunération du personnel
- Elaborer les TDR
- Sélectionner un cabinet
ou un consultant
individuel
CA
- Cellule d’Encadrement
- Cellule de passation des
marchés ADDS
31 mars 2010 au
plus tard
Les CPEC
disposent d’un
répertoire pour la
rémunération des
salariés
Grille des salaire et
convention
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Elaboration d’une politique
nationale de la
microfinance
- Elaborer les TDR
- Sélectionner un cabinet
ou un consultant
individuel
DG/ADDS
- Cellule d’Encadrement
- Cellule de passation des
marchés ADDS
- VNU
Octobre 2011
L’ADDS
Document de
politique nationale
de microfinance
Elaboration d’une stratégie
d’intervention
- Elaborer les TDR
- Sélectionner un cabinet
ou un consultant
individuel
DG/ADDS
- Cellule d’Encadrement
- Cellule de passation des
marchés ADDS
- VNU
Octobre 2011
L’ADDS améliore
ses interventions
en matière de
matière de
microfinance
Document de
stratégie de l’ADDS
en matière de
microfinance