Rapport intermédiaire première année : LAN-PARTY

Cahier des charges – LAN PARTY 2009

Equipe PTUT :

*****

******

********

******

********

Enseignant tuteur :

*********

Rapport intermédiaire premièreannée :

LAN-PARTY

IUT ********, Serécom promotion 2009.

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Résumé du contexte

Dans le cadre de l’enseignement en ******, il est demandé de concevoir un projet sous la tutelle d’un professeur.

Après réflexion, notre choix s’est porté sur la réalisation d’une LAN PARTY aux alentours de ********.

Ce projet ambitieux ne nécessite pas de commanditaire, mais simplement l’appui ou la création d’une association et le financement par quelques partenaires et sponsors.

La conception du projet ne doit pas excéder une année.

La LAN PARTY sera organisé au mois d’Avril 2009.

Mots clefs

Réseaux, site web, cahier des charges, charte graphique, logos & flyers, serveurs, jeux multimédia.

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TABLE DES MATIERES.................................................................................................................3

Cahier des charges.................................................................................................................. 4

1) Présentation du projet................................................................................................4

Introduction................................................................................................................4

1.1) Contexte..........................................................................................................4

1.2) A propos de l’équipe.......................................................................................4

1.3) Présentation rapide du sujet........................................................................... 5

2) Objectif principal.........................................................................................................6

3) Public visé....................................................................................................................6

3.1)

Cible.................................................................................................................6 3.2) Message de la Lan........................................................................................... 6

3.3)

Perspectives.................................................................................................... 7

4) Le site..........................................................................................................................8

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4.1) Ses fonctions....................................................................................................84.2) Etude de site concurrentiel..............................................................................8 4.3) Analyse du site................................................................................................11

5) Spécifications techniques...........................................................................................13

5.1) Mise en place d’un réseau local......................................................................13

6) Sponsoring & Partenariat............................................................................................16

6.1) Dossier sponsor................................................................................................166.2) Contrat de partenariat.....................................................................................22

7)

Lexique........................................................................................................................25

I) PRESENTATION DU PROJET

Introduction

Le présent document est le cahier des charges initial du projet LAN PARTY concernant l’organisation de l’événement.

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Le but de ce document est de fournir une explication globale sur la façon dont le projet va être conduit : il expose les démarches administratives et la préparation technique et informatique.

Ce document est l’élément déclencheur pour commencer la réalisation de la LAN PARTY en se posant de la façon la plus exhaustive les bonnes questions, il sert donc à rassembler les différents besoins crées par l’organisation d’un tel événement.

Dans un premier temps nous parlerons du contexte dans lequel s’inscrit la réalisation de la LAN PARTY.

Nous expliquerons dans une deuxième partie quels sont les objectifs de la LAN.

Nous terminerons sur les cibles et publics visé par l’événement, deux parties complémentaires viendront se substituer, à savoir l’aspect technique et l’aspect administratif de la manifestation.

La SERENITY LAN PARTY devrait avoir lieu le week-end du 03, 04 et 05 AVRIL 2009.

1.1) Contexte

L’organisation d’une LAN PARTY rentre dans le cadre de la réalisation de projet au sein de la formation ******** de l’Iut de ******** en 1ere et 2ème année.

1.2) A propos de l’équipe

L’événement dont on parle dans ce document est pris en charge par une équipe de quatre étudiants de l’université ******** à ******** :

- **************: Chef de Projet- *********: Infographiste/Webmaster- ***************: Responsable Marketing- ***********: Responsable de communication- ***********: Responsable Réseaux

1.3) Présentation rapide du projet

Une LAN party est un rassemblement éphémère au cours duquel un groupe de participants, ayant chacun un ordinateur attribué, joue en réseau local à des jeux vidéo multi-joueurs. Ce rassemblement peut durer

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entre un après-midi et une semaine, mais se déroule généralement du vendredi soir (installation), au dimanche après-midi (remise des récompenses s'il y a).

Les raisons de tels événements ne sont pas uniquement de pouvoir bénéficier d'un très haut débit pour le jeu. Les participants profitent de cesrassemblements pour rompre la barrière impersonnelle propre aux rencontres sur Internet, et également pour échanger directement des connaissances en informatique.

Sauf dans certains cas particuliers, les joueurs amènent eux-mêmes leur matériel informatique et leurs jeux. Les organisateurs assurent de leur côté la salle, la gestion du réseau et des différents serveurs de jeux.

II) OBJECTIF PRINCIPAL

La Lan Party a pour but l’organisation et la promotion des activités informatiques et multimédias en réseau.

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Elle permettra aux joueurs et joueuses de jeux online1 de se rencontrer face à face, en leur assurant un confort et une qualité de jeu optimale.

Elle fournit un lieu convivial, où le plaisir de jouer est l'objectif principal, unconfort et une qualité de jeu optimale, avec des lots intéressants, des éléments secondaires mis à disposition pour être à l'aise (boissons, petits pains...), une mise à disposition d'un lieu adapté pour dormir et avec la possibilité d’organiser des pauses avec des activités attrayantes.

III) Public visé

La cible d’une Lan-Party est difficile à cerner. En effet, Les Lans Party connaissent une évolution pour les amateurs de jeux vidéo. Il y a en moyenne une à deux Lan-party d'au moins 100 personnes chaque week-end en France. Le public visé est aujourd’hui plus large avec une tranche d’âge de 14 à 40 ans (pour la Serenity-Lan). Une autorisation parentale est obligatoire pour les mineurs voulant participer à l’événement.

3.1) Cible

La Lan-Party s’adresse à trois publics intéressé par des aspects différents :

- Un public de personnes intéressées par la compétition et la mise en confrontation des équipes de joueurs aux différents jeux.

- Un public de personnes intéressées par l’aspect sympathique dans lebut de venir s’amuser et parler avec les autres participants sans esprit de compétition.

- Un public de personnes se connaissant intéressées pour venir jouer ensemble et briser les distances qu’imposent internet.

3.2) Message de la Lan

Le message de la Lan est défini par ses objectifs. Son objectif estd’organiser un événement attractif afin de réunir tous les amateurs dejeux vidéo avec un lieu assurant un confort et une qualité de jeu optimale.

3.3) Perspectives

La Lan Party pourra se renouveler avec des extensions du nom.Exemple : Serenity-Lan #02, ainsi la réputation de l’événement pourrafidéliser les participants pour pouvoir créer une future Lan plusimportante.

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Il existe une possibilité que les participants soient inspirés en vue de créerun événement similaire après avoir participé et vu le fonctionnement.

IV) Le site

L’adresse du site internet est : http://serenity.lan.free.fr

4.1) Ses Fonctions :

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http://serenity.lan.free.fr/


Le site internet est un moyen de communication pour promouvoirl’événement.

Le site internet possède plusieurs fonctions, en effet il permet : De gérer les inscriptions au moyen d’une base de données2. De réaliser un sondage auprès des internautes pour savoir

quels jeux seront disponibles lors de la Lan. De mettre à disposition toute les informations sur le lieu

(avec un lien sur le plan d’accès). De pouvoir récolter tous les témoignages, demandes,

critiques de la part des participants grâce au forum.

4.2) Etude de site concurrentiel :

Après étude de plusieurs sites organisateurs de Lans officielles,l’équipe a sélectionné les rubriques les plus importantes qui sont : Accueil,News, Inscriptions, Infos, Partenaires, Medias, Forum, Outils.

Le site internet a été construit sous cette arborescence en suivant unecharte graphique avec comme couleur prédominantes : le vert et le noir.Après création d’un site internet, une création de logo a été nécessairepour être déposé sur le dossier sponsor mais aussi pour identifier le siteinternet ainsi que l’équipe organisatrice.

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Ci-dessus, un site concurrentiel de la LAN-Party Project, ayantopté pour la mise en fenêtre des différents thèmes (menu, sous-menu, informations, connexion...)La publicité est omniprésente, la charte graphique s’accorde bienavec le sujet du site.Une fonctionnalité connexion permet de se connecter au site entant que membre de celui-ci, si une inscription a été réaliséeauparavant.

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Dans le site ci-dessous, de la LAN-Party AZERTY, le menucontextuel est organisé de même manière que le site de laSERENITY LAN, la charte est toujours en rapport avec le sujet dusite.

4.3) Analyse du site :

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Le logo retenu par l’équipe :

Le site internet http://serenity.lan.free.fr rubrique accueil :

Nous avons procédé à l’auto-évaluation du site internet parson administrateur grâce à l’outil en ligne Temesis :

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http://serenity.lan.free.fr/


Le site internet obtient un score global de 14.1/20 ce qui est unebonne note sachant que le contenu du site n’a pas été mis enligneContenu : 11.6/20. On peut voir ici que le contenu n’est pasassez important.Visibilité : 14.3/20. La visibilité est importante pour que le sitesoit bien référencé dans les principaux moteurs de recherche afinde promouvoir l’événement. Perception : 12.6/20. La perception du site n’a pas été assezétudiée bien entendu qu’il s’agit d’une ébauche et non la versionfinale du site.Technique : 18.2/20. La technique est maitrisée et ainsi solidifiel’évolution du site.Service : 13.7/20. Le service est suffisant mais pourra être aussirevu pour davantage de contact avec les internautes.

Et voici la version2 du site de la Serenity.Lan, beaucoup plus fonctionnel, toujours dans la continuité de la charte graphique avec une couleur majoritairement VERTE et GRISE cette fois ci,

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laissant une image un peu plus « professionnelle » vis à vis du site précédent.Les menus contextuels se trouvent désormais sur les bords droits et gauches du site, facilitant l’accès à l’information.

V) Spécifications techniques

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5.1) Mise en place d’un réseau local :

Pourquoi mettre en place un réseau local?

Lorsque vous disposez de plusieurs ordinateurs, il peut être agréable de les connecter afin de créer un réseau local (en anglais LAN, abréviation de Local Area Network).

Voici quelques avantages que pourra vous apporter la mise en place d'un réseau local :

Transférer des fichiers Partager des ressources (imprimantes)

Permettre de discuter (essentiellement lorsque les ordinateurs sont distants)

Jouer en réseau (ici la qualité qui nous intéresse)

Matériel nécessaire

Créer un réseau local pour une Lan-Party n’est pas une chose simple, suivant le nombre de joueurs, le matériel requis augmentera considérablement. Pour la réalisation de la SERENITY LAN, nous avons envisagé, après avoir pris contact avec une association organisant des Lanpour obtenir divers conseils, de concevoir le réseau à partir de :

Plusieurs ordinateurs tournant sous Windows98/2000 XP et Vista (des ordinateurs tournant sous deux versions différentes de Windowspeuvent faire partie du même réseau)

Des cartes Ethernet compatibles NE2000, sur port PCI ou ISA (comportant une prise RJ45). Vérifiez le cas échéant que les diodes àl’arrière de la carte réseau s'allument !

Des câbles RJ45

5 switch4 de 24 ports (boîtier auquel on connecte les câbles RJ45 provenant des différents ordinateurs du réseau), dont le prix de location peut s’élever jusqu'à 200€ de l’unité, ou bien de façon alternative un câble croisé si l'on désire connecter uniquement deux ordinateurs.

3 serveurs organisateurs (2 serveurs Windows et 1 serveur linux)

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Architecture du réseau

Voici la composition de l’architecture du réseau envisagé pour la SERENITYLAN avec des switch de 24 ports :

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Voici la composition de l’architecture du réseau envisagé pour la SERENITYLAN avec des switch de 16 ports :

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VI) Sponsoring & Partenariat

6.1) Dossier sponsor

Sommaire

Page 2 : Introduction, Présentation des organisateurs, Le Projet.

Page 3 : Partenariat + Pub.

Page 4 : Publicité de la LAN, Site de Référencement, Couverture Médiatique.

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1. Introduction

Le présent dossier est destiné aux diverses sociétés informatiques, magasinsmultimédias et autres sociétés qui pourraient être intéressées par un partenariatpour promouvoir leur magasin ou produits.

Le dossier permet de présenter l’association IUT-Contact et ses différentesactions dans la ville de ********.

2. Présentation des organisateurs

Nous sommes une équipe de 4 étudiants de l’université ******** à ******** :

- ********* : Chef de Projet- *********: Infographiste/Webmaster- **********: Responsable Marketing- **********: Responsable de Communication- **********: Responsable Réseaux

Dans le cadre de notre formation DUT « Services et Réseaux deCommunication », nous organisons un évènementiel : « LAN-Party » sous ladirection d’un enseignant tuteur et de l’association IUT-Contact.

3. Le Projet

L’événementiel est une LAN-Party : Une LAN party est un évènement où il s’agitde jouer à des jeux vidéo avec des ordinateurs reliés par un réseau local.

Date :

03, 04 et 05 Avril 2009.

Le lieu :

Le parc des Expositions

SEM PARC DES EXPOSITIONS DE ******** - Boulevard KENNEDY 65000 ********.

Le matériel :

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- Câbles réseaux- Tables/Chaises- Multiprises- 2 Serveurs- Vidéo projecteur

Les tournois joués :

- Counter strike 1.6 & CSS : 5vs5- Warcraft TFT & DOTA : 1vs1 - 2vs2- Trackmania

Calendrier / Déroulement de l’événement :

Pendant toute la durée du week-end des animations sur écran géant sedérouleront (démonstrations des derniers jeux [...]), dans une ambiance musicaleet un stand boisson / restauration sera mis à disposition. Un tournoi « Fun » seraorganisé entre le samedi soir et dimanche après-midi avec des lots à la clé.

4. Partenariat + Pub :

Nous cherchons un sponsor qui puisse :

- Fournir le matériel nécessaire pour réaliser l’événement

Ou

- Aider au financement de la salle et du stand

Ou

- Fournir un ou des lots aux finalistes du tournoi

Dans cet accord, nous vous proposons de communiquer de différentes façons :

- insertion de votre logo sur le site Web pendant 1 mois avant l’événement ;- insertion de votre logo sur les affiches ;- insertion de votre logo sur les flyers qui seront distribués en ville, à l’IUT de

********, pendant la LAN… ;- insertion de votre logo sur les t-shirts des organisateurs qui seront créés

pour l’événement ;- possibilité de mettre en place un stand au cœur de la LAN et/ou des

banderoles à votre nom.-

5. Publicité de la LAN :

La LAN se fera connaître à travers son site internet, le mailing aux étudiants del’université ********, les flyers et affiches distribués. Elle est accessible à toute la

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population de ******** avec pour les plus jeunes, une autorisation parentalesignée.

6. Site de Référencement :

La LAN sera inscrite sur actu-lan.com : c’est un calendrier qui répertorie toutesles Lans en France et qui bénéficie de plus de 300 visites par jour.

7. Couverture Médiatique :

Les organisateurs de la LAN party demanderont aux journaux locaux d’écrire unarticle. L’évènement sera aussi couvert par une radio locale afin de promouvoir laLAN mais aussi de communiquer sur les partenaires et sponsors.

6.2) Contrat de partenariat

CONTRAT DE PARTENARIAT

Art 1 : Ce contrat engage

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a) ----« le commanditaire de votre action »--------------------------------------------------------------------------------------------

représentée par ---------------------Fonction ----------------Adresse

Tél : Fax :

et

b) -----« le sponsor »-------------------------------------représentée par ---------------------Fonction ----------------Adresse

Tél : Fax :

Art n°2 : Ce contrat de partenariat concerne -----------« l’événement »-------------------------qui aura lieu

le------------------à---------------------------------

Il est convenu que :

Art n°3 : ………………………………………………………………, S’engage à fournir

- Une aide financière d’un montant de ………………………………………………

- Une aide matérielle comprenant…………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

- Autres :…………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………

Article n°4 :………………………………………………………………, aura à sa disposition

- Emplacement publicitaire sur………………………………………………………

- Citations sur…………………………………………………………………………

- Autre………………………………………………………………………………..

Article n°4 : En cas d’annulation de l’événement --- « le commanditaire »--- s’engage à

---------------------------------------------------------------

Article n°5 : Tout conflit entre les parties engagées se réglera devant les instances judiciaires des Hautes-Pyrénées.

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Fait à ………………, le ……………..

Bon pour accord, Bon pour accord

Le partenaire Le commanditaire

CONTRAT DE PARTENARIAT

Entre les soussignés …………………………………………….

Et ……………………………………………..

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Il est convenu :

Art 1 : Les engagements du sponsor

Aide financière

Aide matérielle

Mise à disposition de personnes

Art 2 : Les avantages dont bénéficie le sponsor

Entrées gratuites à la manifestation

Emplacements publicitairesCitations sur tous supports de communication

Art 3 : Assurance et responsabilité à la charge de l’organisateur

Art 4 : En cas d’annulation de la manifestation pour cas de force majeure,……….

Fait à ………………., le ……………….

Bon pour accord Bon pour accord

VII) Lexique :

1 Online :

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Qualifie une information ou une ressource qui nécessitent une connexion àun réseau pour être consultable ou utilisable. Le français dira en ligne.Désigne aussi la situation d'un périphérique lorsqu'il est alimenté.

2 Base de données :

Une base de données, usuellement abrégée en BD ou BDD, est unensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandesquantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour,recherche de données).

3 Temesis :

Société spécialisée dans le conseil, la formation et l'information sur la qualité, l'accessibilité et la conformité des services en ligne.)

4 Switch :

Un switch désigne un commutateur réseau, un équipement qui permet l'interconnexion d'entités réseau appartenant à un même réseau physique. Contrairement au concentrateur (ou hub), il fractionne le réseauen domaines de collision indépendants.

5 Serveur :

En informatique, par analogie on appelle un serveur une machine ou un programme qui offre un service à un client.

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Documents

Rapport intermédiaire première année : LAN-PARTY