Rapport s minaire MINFOF (Enregistr automatiquement)codevconsulting.com/Web/pdf/rapports/rapport-seminaire-minfof.pdf · intégrale de la loi n°2007/006 du 26 décembre 2007

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Séminaires Ateliers

Formation des Responsables des

Services Centraux et Déconcentrés du MINFOF au Processus de Passation des Marchés et à la Rédaction des Termes

de Références (TDR)

LimbeLimbeLimbeLimbe, Garoua et Kribi (Janvie, Garoua et Kribi (Janvie, Garoua et Kribi (Janvie, Garoua et Kribi (Janvierrrr----FFFFévrier 2013)évrier 2013)évrier 2013)évrier 2013)

Rapport Final

CODEV Cabinet

Conseil en Développement

Siège social : Rue CEPER, Entrée face Lions Club, B.P. 16022 Yaoundé – Cameroun Tél.: (237) 22 09 72 06 /22 01 26 48 / 22 30 41 39 - Fax : (237) 22 22 18

République du Cameroun

MINISTERE DES FORETS ET DE LA FAUNE PROGRAMME SECTORIEL FORET ENVIRONNEMENT

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SOMMAIRESOMMAIRESOMMAIRESOMMAIRE

LISTE DES ABBREVIATIONS

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INTRODUCTION

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OBJECTIFS ET RESULTATS ATTENDUS

6

SESSION 1/SUD OUEST

9

SESSION 2/NORD

17

SESSION 3/SUD

26

CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS

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ANNEXES:

37

ANNEXE ANNEXE ANNEXE ANNEXE 1: PROGRAMME D1: PROGRAMME D1: PROGRAMME D1: PROGRAMME DESESESES SESESESESSIONSSSIONSSSIONSSSIONS

ANNEXE 2: FICHE DESCRIPTIVE DE L’ACTIVITEANNEXE 2: FICHE DESCRIPTIVE DE L’ACTIVITEANNEXE 2: FICHE DESCRIPTIVE DE L’ACTIVITEANNEXE 2: FICHE DESCRIPTIVE DE L’ACTIVITE

ANNEXE ANNEXE ANNEXE ANNEXE 4: CANEVAS POUR L’EBALORATION DES TDR D’UNE ACTIVITE DU PSFE4: CANEVAS POUR L’EBALORATION DES TDR D’UNE ACTIVITE DU PSFE4: CANEVAS POUR L’EBALORATION DES TDR D’UNE ACTIVITE DU PSFE4: CANEVAS POUR L’EBALORATION DES TDR D’UNE ACTIVITE DU PSFE

ANNEXE ANNEXE ANNEXE ANNEXE 5: 5: 5: 5: FICHE D’EVALUATION DU SEMINAIREFICHE D’EVALUATION DU SEMINAIREFICHE D’EVALUATION DU SEMINAIREFICHE D’EVALUATION DU SEMINAIRE

ANNEXEANNEXEANNEXEANNEXE 6: LISTE DES PARTICIPANTS6: LISTE DES PARTICIPANTS6: LISTE DES PARTICIPANTS6: LISTE DES PARTICIPANTS

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LISTE DES ABREVIATIONSLISTE DES ABREVIATIONSLISTE DES ABREVIATIONSLISTE DES ABREVIATIONS

AMI : Appel à Manifestation d’Intérêt

DAO : Dossier d’Appel d’Offres

CODEV : Cabinet Conseil en Développement

MINFOF : Ministère des Forêts et de la Faune

MINFI Ministère des Finances

MINMAP : Ministère des Marchés Publics

PTA : Plan de Travail Annuel

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INTRODUCTION

L’année 2012 représente pour le gouvernement une année inaugurale de la mise en œuvre du programme des «Grandes Réalisations» du Président de la République, Son Excellence Paul Biya ; et l’exercice budgétaire 2013 marque l’entrée en vigueur intégrale de la loi n°2007/006 du 26 décembre 2007 portant Régime financier de l’Etat. Laquelle consacre l’arrimage du pays à la nouvelle gestion publique à travers le budget programme. L’exécution du vaste programme des grandes réalisations s’appuie sur la Loi de Finances de l’exercice 2013 dont le projet a été élaboré sur la base d’un cadrage budgétaire fondé sur les hypothèses suivantes : - un taux de croissance du Produit Intérieur Brut réel de 6,1% ; - un taux d’inflation contenu à 2,1% ; Pour la première fois, la Loi de Finances comporte pour chaque administration : les programmes, les objectifs à atteindre et les indicateurs de mesure de ces objectifs à la fin de la période. A la suite de son discours de présentation du « programme économique, financier, culturel et social du gouvernement pour l’exercice 2013 », le Premier Ministre, Chef du Gouvernement, souligne que c’est dans le même sens que le Président de la République a créé un Ministère Chargé des Marchés Publics, dans le but d’améliorer le système de commande publique des biens et services. Les principales missions assignées à ce département ministériel visent à assurer la gouvernance et la transparence dans le processus de passation des marchés et à lutter contre la corruption dans ce secteur. Pour ce faire, les acquis de la réforme des marchés publics ont été préservés. Il s’agit : du maintien du réseau des Observateurs Indépendants ; de la réaffirmation des principes de la saine concurrence ; de la liberté d’acc ès à la commande publique ; et de l’égalité de traitement des soumissionnaires. Les innovations suivantes ont été apportées : la réduction des délais de passation des marchés d’environ 30% en procédure normale et de 50% en procédure d’urgence, passant respectivement de 90 à 70 jours et de 03 mois à 01 mois et demi ; L’augmentation du seuil des lettres-commandes qui passe de 30 à 50 millions de FCFA ; La rationalisation de la taille des Commissions Centrales de passation des Marchés Publics, réduite de moitié. La contribution du sous - secteur Forêt et Faune se fera à travers la réalisation à terme des résultats suivants : l’aménagement des forêts et le renouvellement de la ressource, la protection et la valorisation de la faune et des aires protégées, la promotion et la transformation des ressources forestières ligneuses et non ligneuses. 7 520 000 hectares de forêt seront ainsi aménagés à terme contre 5 421 094.

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Le nombre d’arbres plantés atteindra 8 100 000 contre 7 540 000. En outre, 2 900 000 mètres cubes de bois seront commercialisés contre 2 300 000 actuellement. 1 500 000 mètres cubes de bois seront vendus sur le marché intérieur du bois (MIB). Les priorités du Gouvernement en 2013 porteront ainsi sur : - la sécurisation des aires protégées en l’occurrence des Parc Nationaux de Bouba Ndjidda et de Waza; - la promotion des essences et la commercialisation du bois camerounais à l’intérieur et à l’étranger ; - la mise en œuvre de la stratégie nationale de lutte contre la corruption dans le secteur bois ; - la mise en œuvre de l’Accord de Partenariat Volontaire pour l’application des Règlementations Forestières, la Gouvernance et les échanges commerciaux des Bois et des produits dérivés signé avec l’Union Européenne. Le bilan diagnostic de la Revue Institutionnelle au niveau du Ministère des Forêts et de la Faune (MINFOF) a abordé la problématique des services centraux et déconcentrés et a relevé entre autres déficits, la non maîtrise des fondamentaux d’élaboration des Documents d’Appel d’Offres dans le processus de passation des marchés. Ce qui influence énormément la célérité dans l’exécution de certaines activités programmées dans les plans de travail annuels (PTA). Aussi le constat effectué est que les responsables des services centraux et déconcentrés du MINFOF ne maitrisent pas le processus de passation des marchés et la rédaction des termes de références (TDR). Ceci ralenti considérablement l’exécution de certaines activités programmées dans le Plan de Travail Annuel (PTA). La conséquence est la sous consommation des crédits alloués. De plus, la mise en place du système du budget – programme effectif permettra de jauger l’efficacité des différentes structures. Celles qui ne seront pas dynamiques dans la consommation de leurs allocations ne bénéficieront pas des ressources. Au vue de la position clé qu’occupent les services déconcentrés, le renforcement de leurs capacités à l’élaboration des TDR et dans le processus de passation des marchés est important. Ces séminaires, organisés par le MINFOF et animés par les Consultants du Cabinet Conseil en Développement (CODEV), se sont tenus pendant les mois de Janvier et Février 2013 suivant une programmation établie. Environ 150 participants des services centraux et déconcentrés du MINFOF auront été formés dans trois grandes villes du Cameroun à savoir :

• Limbé au Sud-Ouest pour les régions du Littoral, Nord-Ouest, Ouest et Sud-Ouest,

• Garoua au Nord, pour les régions septentrionales et • Kribi au Sud, pour les régions du Centre, Est et Sud.

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I. OBJECTIFS ET RESULTATS ATTENDUS I.1. Objectif général du séminaire Ces séminaires visent à permettre aux responsables des services centraux et déconcentrés engagés dans la mise en œuvre du PTA du ministère à améliorer leurs connaissances en procédures de Passation des Marchés Publics et de rédaction des Termes de Références. Ceci pour améliorer le niveau de performance attendue dans la mobilisation des financements consentis et l’atteinte des objectifs du ministère. I.2. Objectifs spécifiques De manière spécifique, les participants auront à :

• s’imprégner des innovations de la réforme du système des marchés publics survenue en 2012 ;

• appréhender le nouveau système de passation des marchés et sa contribution à la réalisation du budget programme ;

• Identifier le rôle et les attributions des différents acteurs ; • Avoir une connaissance améliorée des procédures d’appel d’offres ; • Comprendre la notion de TDR; • Distinguer entre différentes sortes de TDR; • Avoir une bonne connaissance de la pratique des Termes de Référence

(TDR) ; • Disposer d’une meilleure expertise dans l’élaboration des TDR se rapportant

aux marchés publics ; • Avoir une bonne connaissance de la pratique d’élaboration des TDR selon le

modèle du PSFE. I.3. Résultats attendus A l’issue de la formation, les participants seront capables:

• D’interner la finalité des marchés publics en vue de la bonne application de la réforme de 2012 ;

• D’identifier les parties prenantes intervenant dans le processus de gestion des marchés publics ;

• D’avoir une bonne connaissance des acteurs clés et des procédures d’exécution des marchés publics ;

• De s’approprier le mode et les techniques de rédaction des documents de marché ;

• De développer de bonnes attitudes par rapport à l’utilisation des financements obtenus ;

• D’expliquer la raison d’être des Termes de Référence; • De planifier une activité ; • De décrire la structure des TDR ; • D’utiliser les terminologies propres aux TDR; • D’appréhender les règles de formulation des TDR; • De rédiger différents canevas-types de TDR;

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• De distinguer entre DAO (Dossier d’appel d’offres), cahiers des charges et TDR.

• D’établir le lien entre TDR et marchés publics • De rédiger de bons TDR selon le canevas et la terminologie du PSFE

I.3. Méthodologie utilisée Les méthodes et outils utilisés relevaient des méthodes andragogiques liés à pédagogie des adultes et consistaient en des:

• Exposés • Brainstorming • Analyses • Synthèses • Échanges d’expériences • Travaux de groupe • Marchés d’informations • Croisement d’informations

I.4. Calendrier des sessions de formation

Dates Lieu (ville / Région)

Participants Nombre de participants

16 au 18 Janvier 2013

Limbé Sud-Ouest Littoral Nord-Ouest, Ouest et Sud-Ouest

45

31 Janvier au 02 Février 2013

Garoua Nord Adamaoua, Nord et Extrême Nord

45

14 au 16 Février 2013

Kribi Sud Centre, Est et Sud 45

I.5. Programme général des sessions de formation Au départ, les sessions se voulaient assez standard afin de donner à tous les participants le même niveau d’information. Cependant, plusieurs modifications sont intervenues à la suite des échanges avec les différentes parties prenantes (Ingénieur de marché, Mission d’appui,…) faisant ainsi que chaque session soit plus particulière. Néanmoins, les facilitateurs ont privilégié des échanges avec les participants afin d’atteindre le niveau de détail requis pour la compréhension des concepts. Les cas pratiques auront permis aux participants de rédiger leurs TDR selon le canevas du PSFE, et leurs propres étapes de passation des marchés pour les activités choisies dans le PTA. Ainsi, l’ossature du programme suivi est la suivante : Jour 0

- Arrivé des participants et formateurs, accueil et hébergement - Mise en place effectuée

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Jour 1

Matin - Mot de bienvenu du représentant du MINFOF - Prise de parole par le modérateur de session - Introduction et Présentation des participants - Recueil des attentes et craintes - Définition des règles et normes pratiques de travail - Partie 1 : la rédaction des TDR

Après - midi - Travaux Dirigés sur la critique des TDR - Travaux pratiques sur la Rédaction des TDR - Evaluation de la journée

Jour 2 : Matin

- Travaux pratiques sur la rédaction des TDR (restitution et corrections) - Partie 2 : Procédures de Passation des Marchés

Après - midi

- Partie 2 : Processus de Passation des Marchés - Evaluation de la journée

Jour 3 : Matin

- Processus de Passation des Marchés (suite) Après – midi

- Travaux pratiques - Evaluation du séminaire et clôture

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II. SESSION 1 (SUD-OUEST/LIMBE) Cette session s’est déroulée dans la ville balnéaire de Limbé du 16 au 18 Janvier 2013 dans la salle de conférence du « Trinity hôtel ». Elle a regroupée environ 45 participants. II.1. Contenu de la Session Afin de privilégier l’aspect pratique de cette formation, il a été convenu entre participants et facilitateurs le programme suivant : PREMIERE PARTIE: REDACTION DES TERMES DE REFERENCES (1,5 JOUR) Module 1 : Introduction générale de l’atelier Module 2 : Introduction

- Rappels sur la logique de planification (le cycle projet ; le cadre logique) - Introduction sur les marchés publics - Termes de Référence : quelle définition ? - Termes de Référence : Pourquoi ? Comment ? Pour qui ? - Distinction entre DAO, TDR, Cahier des charges - TDR et acteurs des marchés publics - Justification des Termes de Référence - Caractéristiques des TDR - TDR : Les parties prenantes

Module 2 : TECHNIQUE DE REDACTION DES TDR La structure des TDR : les différentes parties des TDR Les différents types de TDR (Terminologie de TDR et Idées de canevas-types de TDR) Module 3 : APPLICATION AU CAS DU PSFE Etude critique des exemples de TDR Travaux pratiques sur la rédaction des TDR selon le modèle du PSFE. DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES (1,5 JOUR) Module 4 : NOUVEAU SYSTÈME DE PASSATION DES MARCHES Module 5 : CONTEXTE ACTUEL DES MARCHES PUBLICS AU CAMEROUN Module 6 : PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MODULE 7 : CAS PRATIQUES La cérémonie d’ouverture a été marquée par le mot de bienvenue de Monsieur BESONG TAGUEM (Ingénieur de marché) qui a ensuite passée la parole à Monsieur GWANG représentant du MINFOF qui a souhaité la bienvenue aux participants dans cette ville balnéaire de Limbé et les a informé du sérieux qu’accorde la hiérarchie à

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cette formation. Ensuite parole a été donnée au modérateur de la session en la personne de Monsieur AKIME. Après la présentation de l’équipe chargée de la gestion et de l’animation de la formation, suivie de celle des participants, les travaux ont commencé par la formulation des attentes. Les attentes suivantes ont ainsi été formulées par les participants :

- Comment le budget programme s’arrime avec les activités des services déconcentrés, compte tenu de la programmation stratégique du ministère (NB. Le DSCE) ;

- Saisir dans toute sa discrétion les différentes phases de passation et de réception des marchés ;

- La place de l’ingénieur du marché dans la confection du DAO ; - Inventaire et définition des TDR, utilisé dans le processus et l’exécution,

éventuellement ; - Rédiger un TDR ; - Porter un jugement de valeur sur les TDR qui me sont soumis et avoir une

bonne maîtrise de la procédure de passation de marché en vigueur ; - Etre à mesure de respecter scrupuleusement les règles de passation des

marchés publics et la rédaction des termes de référence ; - Que l’atelier soit ponctué de plus de pratique que de théorie ; - A la fin de l’atelier, maîtriser les procédures de passation de marché (étape

par étape) ; - Pouvoir établir la différence entre DAO et cahier des charges ; - Comment bien monter un DAO ; - Que le support à la fin de l’atelier soit distribué en version dure et

électronique ; - Que beaucoup de cas pratiques soient abordés ; - Mieux assimiler tous les enseignements à la fin du cours ; - How to choose the right contractor among many; - How to cost activities carried out within a service; - Connaître le rôle des délégués de l’ARMP dans le processus ; - Connaître le rôle des administrateurs (préfet/gouverneur) dans le processus

de passation des marchés ; - Maîtriser toutes les étapes de la procédure de passation des marchés ; - Définir les TDR en général et présenter un type standard de TDR pour le

MINFOF ; - Différence entre TDR et rapport de mission ; - Have a perfect knowledge of the elaboration of terms of reference for various;

activities to be executed within the period under review; - Have a perfect knowledge of public contracts and award of public contracts; - Clarifier à quel stade et niveau le TDR doit être validé étant donné qu’au

MINFOF plusieurs sources de financement existent (Fonds Commun, BF, Fonds Spéciaux) ;

- Etre capable d’élaborer des TDR ; - Maîtriser le processus de passation des marchés ; - Gain skills in procedures for public contracts; - Master elaboration of TDR ;

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- Au terme de l’atelier, être édifié sur les procédures de passation des marchés ; et sur les éléments essentiels d’un TDR ;

- Maîtriser la nouvelle procédure de passation des marchés ; - Renforcer mes capacités sur la rédaction des TDR ; - A la fin de cette formation, savoir rédiger des TDR par activité et le processus

de passation des marchés ; - Avoir une bonne compréhension sur la rédaction des TDR ; - Comprendre le processus de passation des marchés ; - TDR outline is understood; - Pitfalls related to follow up of public contracts are identified; - The roles of other stakeholders in awarding and follow up of contract are

known; - To bridge the gap between a good and a bad TDR and how to best present

them (passation des marches and TDR); - Have all necessary knowledge and skills in the elaboration or drafting of TDR; - Maîtriser les différentes étapes de passation des marchés publics afin d’assurer

le bon suivi des marchés passés ou à passer dans notre zone de compétence ; - Maîtriser le canevas de la rédaction des TDR ; - Un document général des exposés soit distribué à la fin ; - Relever la plupart des erreurs à ne pas commettre dans la passation des

marchés ; - Avoir une assez large diversité au niveau des repas pour résoudre les

problèmes de régime ; - Les moyens de transport attendus ; - To here with a notion on how to draw up TOF for contracts and how to follow-

up their executions; - Maîtriser de bout en bout les étapes pour la passation réussie des marchés ; - Maîtriser la rédaction des TDR aux activités liées à mon service ; - To understand the whole process involved in public contracts; - The role of the SDOs/delegates of public contracts; - The role of the authorizing officer; - To be able to draw up terms of reference for the Bakassi national park and

receive funding from GIC and NGOs; - Aptitude à rédiger un TDR ; - Aptitude à bien gérer les ressources financières mises à notre disposition ; - Maîtrise du processus de passation des marchés (appropriation) ; - Que tous les points soient correctement traités ; - Wish to have more information on the awarding of public contracts and the

writing of TOR; - To understand the roles of every actor in the award of public contracts; - Pouvoir rédiger un TDR ; - Pouvoir comprendre et monter des DAO ; - Pouvoir maîtriser le mécanisme de passation du marché et les processus de

contrôle ; - Pouvoir rédiger les TDR pour une exécution efficiente et efficace ; - To know the various procedures in awarding a contract; - How to draw up a term of reference; - Know the various types of contract;

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- Understand details the legal procedure of managing public investments contracts;

- Polish up my terms of reference development skill to tie with the recent program budget approach of managing function budgets;

- Expect that by the end of the seminar participants should be able of draw up a DAO, draw up TDR, distinguish between DR and DAO.

Après avoir parcouru les différentes attentes, les formateurs se sont à leur tour présentés en précisant leur objectif pour ce séminaire. Notamment la maîtrise des techniques de rédaction des TDR par les participants, afin de faciliter la consommation des crédits à travers une bonne exécution des travaux et prestations. Les normes de travail suivantes ont été approuvées par les participants :

- Respecter les horaires ; - Participer activement ; - S’écouter (parler un à la fois) ; - Se tutoyer ; - Respecter le temps imparti ; - Ne pas fumer en salle ; - Fermer les téléphones portables ou mettre en mode vibreur ; - Utiliser les deux langues de travail au Cameroun (Français et Anglais).

A La question de savoir quelles sont les difficultés rencontrées lors de la rédaction des TDR, les participants ont énumérés les problèmes suivants : - Rédiger/situer le contexte ; - Comment justifier la raison d’être des TDR ; - Budgétiser l’activité dans les TDR ; - La variation des TDR ; - Décrire l’activité ; - Means of verification ; - Indicators ; - A qui les TDR sont destinés ; - Manque de feedback de la part de la hiérarchie. II.2. L’animation Elle a été assurée en co-animation par : 1. Monsieur Aldouce Gabriel DJAN, Consultant – Formateur au CODEV 2. Monsieur Joseph MASEND, Consultant – Formateur au CODEV. II.3. L’encadrement L’encadrement et le time keeping a été confié à : 1. M. BESSONG du MINFOF II.4. La documentation Tous les participants ont reçu un classeur contenant un bloc-notes ; et du nécessaire pour écrire ;

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Un CD provisoire contenant les documents de passation des marchés, les travaux effectués et le cours du formateur a été remis aux participants à la fin de deuxième journée. II.5. L’évaluation Durant le séminaire, les participants ont procédé à deux types d’évaluation :

1. Une évaluation quotidienne qui a permis de suivre l’évolution quotidienne de la formation. Cette évaluation a permis de faire une remontée instantanée des informations et chaque fois que besoin s’est fait sentir, les corrections nécessaires ont été apportées. La méthode utilisée était de désigner une équipe de deux personnes qui a procédé à l’évaluation et au feedback des séances journalières. Ils ont apprécié la qualité de la formation et exprimé la satisfaction des participants.

2. Des fiches d’évaluations ont été remises aux participants à la fin de la 3ième

journée afin d’avoir leurs impressions. 31 participants ont répondus aux sollicitations de remplir les fiches à la fin de la session et de nous les ramener. De l’analyse des différentes fiches d’évaluation des participants, les commentaires ci-après ont été tirés et consolidés dans le tableau ci-dessous : Satisfait Neutre Insatisfait Ne sait pas Pertinence de l’atelier de formation sur le processus de passation des marchés et la rédaction des TDR

87% 10% 3% 0%

Le programme a répondu à mes attentes 48% 35% 10% 3% Les travaux en atelier ont satisfaits à mes attentes

39% 35% 6% 19%

Les canevas et principes proposés pour la passation des marchés et d’élaboration des TDR sont compris

87% 10% 3% 0%

A la fin de cette session, j’ai accru le degré de connaissances sur la passation des marchés et la rédaction des TDR

87% 10% 3% 0%

Méthodologie de formation employée 87% 10% 3% 0% Organisation générale de l’Atelier 87% 10% 3% 0% Durée de l’atelier de formation 87% 10% 3% 0% Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le travail au quotidien au MINFOF?

87% 10% 3% 0%

14

15

Pertinence de l’atelier

de formation sur le

processus de

passation des

marchés et la

rédaction des TDR

9%

Le programme

a répondu à

mes attentes

25%

Les travaux en atelier

ont satisfaits à mes

attentes

17%

Les canevas et

principes proposés

pour la passation des

marchés et

d’élaboration des

TDR sont compris

9%

A la fin de cette

session, j’ai accru

le degré de

connaissances

sur la passation

des marchés et la

rédaction des

TDR

8%

Méthodologie de

formation

employée

8%

Organisation

générale de

l’Atelier

8%

Durée de

l’atelier de

formation

8%

Quel sera le degré

d’utilisation future

des nouvelles

connaissances dans le

travail au quotidien

au MINFOF?

8%

Insatisfait

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II.6. Analyse des résultats Les participants ont été satisfaits de manière globale de la manière dont s’est déroulée la session. Surtout les critères suivants ont eu un niveau de satisfaction élevée de la part des participants :

- Pertinence de l’atelier de formation sur le processus de passation des marchés et la rédaction des TDR ;

- Les canevas et principes proposés pour la passation des marchés et d’élaboration des TDR sont compris ;

- A la fin de cette session, j’ai accru le degré de connaissances sur la passation des marchés et la rédaction des TDR ;

- Méthodologie de formation employée ; - Organisation générale de l’Atelier ; - Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le

travail au quotidien au MINFOF ; - Durée de la formation.

Cependant, les participants ont tenus à ce que soient revus les critères suivants :

- Le programme a répondu à mes attentes ; - Les travaux en atelier ont satisfaits à mes attentes.

II.7. Commentaires et recommandations des participants de la session 1

Sur la durée de la formation : les participants souhaiteraient avoir plus de temps par thème de formation (élaboration des TDR ; processus de passation des marchés). Ceci permettrait de mettre l’accent sur les cas pratiques.

Sur le suivi de cette formation, ils souhaiteraient avoir un autre atelier de suivi dans les trois à six mois à venir, afin d’évaluer le niveau d’appropriation et d’avancement des connaissances acquises.

Sur l’organisation générale de l’atelier, les participants souhaiteraient recevoir les invitations au moins deux semaines à l’avance, avoir aussi les supports de formation un peu plus à l’avance ainsi que les objectifs et attentes.

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CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS DE LA SESSION DE LIMBE

Ce séminaire a permis aux participants de bien comprendre les notions de TDR et processus de passation des marchés et aussi le sens des nouvelles réformes des finances et des marchés publics ; d’apprendre à rédiger des TDR à partir de leurs PTA. A la grande satisfaction de tous les participants, le séminaire leur a doté de nouveaux outils de travail afin de participer pleinement à l’exécution budgétaire 2013. Cependant deux jours paraissent insuffisants pour une parfaite maîtrise des notions et techniques apprises et de plus, beaucoup de cas se ramenant à leur pratique quotidienne est plus bénéfique lors des prochaines échéances. Aussi, les consultants formateurs du CODEV doivent-ils engager un dialogue avec les différentes parties prenantes du MINFOF (Mission d’Appui, PSFE, DAG,…) organiser des visites, rencontres et réunions sur le terrain afin d’échanger sur les réalités des agents déconcentrés du MINFOF pour améliorer les prochaines échéances de formation.

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III. SESSION 2 (NORD/GAROUA)

Cette session s’est déroulée à Garoua du 31 Janvier au 02 Février 2013, dans la salle de conférence de l’hôtel ‘Daoula’. Elle a regroupée une cinquantaine de participants. III.1. Contenu de la Session A la suite des réunions de travail et autres moyens de dialogue engagés avec les différentes parties prenantes, le programme et le support de formation ont été modifiés ainsi qu’il suit : PREMIERE PARTIE: LA REDACTION DES TERMES DE REFERENCES DANS LE CADRE DU PSFE (1,5 JOUR) LECON 1: INTRODUCTION GENERALE AU SEMINAIRE (60 min)

- Présentation des participants et participantes et recueil des attentes et des craintes

- Définition des règles de travail - Approche méthodologique - Objectifs et résultats du module sur les TDR - Rappels sur la logique de planification

LEÇON 2 : TDRS: DEFINITION, APPROCHES ET ACTEURS (30 min) - Essai de définition des TDR - Cas requérants la rédaction des TDR - A qui sont adressés les TDR - Acteurs chargés de l’élaboration et de l’exécution des TDR

LEÇON 3: TECHNIQUES D’ELABORATION DES TDR (20 min) - Généralités sur les contenus et format des TDR - Articulations du document des TDR • Présentation générale des constituants de l’action • Précisions sur le contenu de la prestation • Précisions sur les aspects pratiques de la prestation

LEÇON 4: CANEVAS TYPE DES TDR DU PSFE (1 heure) - Présentation du format du document des TDR développé pour le PSFE - Contenu des TDR (treize points à respecter) - Conseils pour la rédaction des TDR

LEÇON 5 : TRAVAUX DIRIGES - Etude critique des exemples de TDR - Travaux pratiques sur la rédaction des TDR selon le modèle du PSFE.

DEUXIEME PARTIE : NOUVEAU SYSTEME DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS AU CAMEROUN LEÇON 1 : LES ATTENTES ET LES DEFIS DE LA REFORME

- Les objectifs de la Réforme; - L’arrimage de la Réforme au budget programme;

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- Les procédures de Passation des Marchés - Le Budget Programme et son Impact sur Les marchés Publics

LEÇON 2 : PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES - Les acteurs de la réforme - La nouvelle nomenclature des marchés publics - Les commissions de passation des marchés - Les procédures d’appels d’offre

LEÇON 3 : NOUVEAU SYSTEME DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS AU CAMEROUN

- La passation des marchés publics au niveau local - Les Mauvaises Pratiques

LEÇON 4 : EXERCICES ET CAS PRATIQUES

La cérémonie d’ouverture a été marquée par le mot de bienvenue de Monsieur BESONG TAGUEM (Ingénieur de marché) qui a ensuite passée la parole à Monsieur GWANG représentant du MINFOF qui a souhaité la bienvenue aux participants de la région septentrionale et les a informé du sérieux qu’accorde la hiérarchie à cette formation. Ensuite la parole a été donnée au modérateur de la session en la personne de Monsieur AKIME. Après la présentation de l’équipe chargée de la gestion et de l’animation de la formation, suivie de celle des participants, les travaux ont commencé par la formulation des attentes. Les attentes suivantes ont ainsi été formulées par les participants :

- Bon déroulement du séminaire - Participants soient capables de reconnaitre leurs rôles et rédiger les TDR - Etre bien formés - Lever l’équivoque sur la rédaction des TDR - Rôle quant au lancement des marchés - Lien entre les types de TDR et déclenchement des activités du PSFE - Exemples répercutés à la base - Assimiler les TDR - Changements avec l’arrivée du MINMAP - Evolutions dans la rédaction des TDR - Maitriser le processus de passation des marchés - Attribution des délégués départementaux dans le processus - Mécanismes de passation des marchés et administrations locales de base - Lien avec le budget – programme - Transmission dans un langage simple - 100% du niveau de réalisation des activités

Cependant les participants n’ont pas manqué de souligné quelques craintes pertinentes :

- Encore un séminaire ? et quel sera la suite ? - Temps imparti ; - Gestion du temps ;

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- Résolutions ne soient pas appliquées mais gardés dans les tiroirs ; - Bilinguisme ; - Ne pas savoir à quoi serviront les TDR ; - Modalités d’ordre pratiques.

Après avoir parcouru les différentes attentes, les formateurs se sont à leur tour présentés en précisant leur objectif pour ce séminaire. Notamment la maîtrise des techniques de rédaction des TDR par les participants, afin de faciliter la consommation des crédits à travers une bonne exécution des travaux et prestations. Les normes de travail suivantes ont été approuvées par les participants :


A La question de savoir quelles sont les difficultés rencontrées lors de la rédaction des TDR, les participants ont énumérés les problèmes suivants :

- Ignorance des barèmes (couts à appliquer ; mercuriale) ; - Encrage par rapport à la politique du MINFOF ; - Masses budgétaires ; - Spécificités d’élaboration en fonction des sources de financement ; - Documents à utiliser pour alimenter l’encrage ; - Communications des sources de financement ; - Problématique / objectifs et corréler avec les résultats ; - Pas de feedback.

III.2. L’animation Elle a été assurée en co-animation par : 1. Monsieur Aldouce Gabriel DJAN, Consultant – Formateur au CODEV 2. Monsieur Joseph MASEND, Consultant – Formateur au CODEV. III.3. L’encadrement L’encadrement et le time keeping a été confié à :

1. M. BESSONG du MINFOF 2. Mme Rabiatou MOHAMADOU HALILOU

III.4. La Documentation Tous les participants ont reçu un classeur contenant un bloc-notes et du nécessaire pour écrire. Un CD provisoire contenant les documents de passation des marchés,

21

les travaux effectués et le cours du formateur a été remis aux participants à la fin de deuxième journée. III.5. L’Evaluation Durant le séminaire, les participants ont procédé à deux types d’évaluation :

1. Une évaluation quotidienne qui a permis de suivre l’évolution quotidienne de la formation. Cette évaluation a permis de faire une remontée instantanée des informations et chaque fois que besoin s’est fait sentir, les corrections nécessaires ont été apportées. La méthode utilisée était le remplissage du baromètre d’humeur à la suite de l’appréciation de quelques critères.

Baromètres d’humeur

Jour 1 31 Janvier 2013

Satisfaction

☺

Neutre

�

Pas satisfait

�

Logistique 0% 57% 43% Respect du temps 34% 32% 34% Clarté des exposés 60% 23% 17% Travaux en groupe 23% 34% 43% Ambiance et convivialité

54% 34% 12%

Jour 2 1er Février 2013

Satisfaction

☺

Neutre

�

Pas satisfait

�

Logistique 17% 75% 8% Respect du temps 58% 42% 0% Clarté des exposés 46% 50% 4% Travaux en groupe 33% 50% 17% Ambiance et convivialité

59% 33% 8%

2. Des fiches d’évaluations ont été remises aux participants à la fin de la 3ème journée afin d’avoir leurs impressions. 22 participants ont répondus aux sollicitations de remplir les fiches à la fin de la session et de nous les ramener. De l’analyse des différentes fiches d’évaluation des participants, les commentaires ci-après ont été tirés et consolidés dans le tableau ci-dessous :

22

Satisfait Neutre Insatisfait Ne sait pas Pertinence de l’atelier de formation sur le processus de passation des marchés et la rédaction des TDR

91% 9% 0% 0%

Le programme a répondu à mes attentes 64% 27% 0% 9%

Les travaux en atelier ont satisfaits à mes attentes

82% 9% 5% 5%


68% 32% 0% 0%


86% 14% 0% 0%

Méthodologie de formation employée 91% 9% 0% 0%

Organisation générale de l’Atelier 64% 36% 0% 0%

Durée de l’atelier de formation 32% 27% 18% 23%

Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le travail au quotidien au MINFOF?

82% 14% 5% 0%

23

24

Pertinence

de l’atelier

de

formation

sur le

processus de

passation

des marchés

et la

rédaction

des TDR

0%

Le programme a

répondu à mes

attentes

0%

Les travaux en

atelier ont

satisfaits à mes

attentes

17%

Les canevas et

principes proposés

pour la passation des

marchés et


TDR sont compris

0%

A la fin de cette

session, j’ai

accru le degré de

connaissances

sur la passation

des marchés et

la rédaction des

TDR

0%

Méthodologie

de formation

employée

0%

Organisation

générale de

l’Atelier

0%

Durée de l’atelier de

formation

66%

Quel sera le degré


des nouvelles

connaissances dans

le travail au

quotidien au

MINFOF?

17%

Insatisfait

III.6. Analyse des résultats Les participants ont été satisfaits de manière globale du déroulement de la session. Surtout les critères suivants ont eu un niveau de satisfaction élevée de la part des participants :




- Méthodologie de formation employée ; - Organisation générale de l’Atelier ; - Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le

travail au quotidien au MINFOF?

- Le programme a répondu à mes attentes ; - Les travaux en atelier ont satisfaits à mes attentes.

25

Cependant la plus grosse insatisfaction vient du critère « durée de la formation » où 66% des participants sont pour son extension et aussi l’éclatement des deux thèmes afin de faciliter leur assimilation.

III.7. Commentaires et recommandations des participants de la session 2

- Multiplier l’organisation des ateliers de formation/séminaires pour permettre à tous les intervenants des services déconcentrés d’avoir le même niveau de compréhension du PSFE ;

- Faire large diffusion/communication des informations relatives au PSFE ; - Mieux impliquer les services déconcentrés dans les mécanismes de

fonctionnement du PSFE pour accroitre leur efficacité ; - La durée de l’atelier ; - Le déplacement de tous les participants hors de leur localité de service ; - Respect du timing ; - Mettre un accent sur l’élaboration des TDR ; - Prendre en compte les TDR élaborés par les responsables de base ; - Les thèmes de formation étant très important, revoir la durée des ateliers de

formation pour une meilleur compréhension et assimilation des enseignements ;

- Avoir un peu plus de temps pendant la formation (le développement des modules est large et le temps pour les dispenser est court) ;

- Cela pourrait être bénéfique si la durée de formation était d’au moins 5 jrs ; - Du temps pour assimiler et pour être formé ; - La documentation et quelques cas pratiques comme appui documentaire.

26

IV. SESSION 3 (SUD/KRIBI) Cette session s’est déroulée dans la ville balnéaire de Kribi, du 14 au 16 Février 2013 dans la salle de conférence de l’hôtel ‘Le Paradis’. Elle a regroupée une cinquantaine de participants. IV.1. Contenu de la Session Les programmes et supports de formation ont une fois de plus été modifiés ainsi qu’il suit : PREMIERE PARTIE: LA REDACTION DES TERMES DE REFERENCES DANS LE CADRE DU PSFE (1,5 JOUR) LECON 1: INTRODUCTION GENERALE AU SEMINAIRE (60 min)

- Présentation des participants et participantes et Enregistrement des attentes et des craintes ;

- Définition des règles de travail ; - Approche méthodologique ; - Objectifs et résultats du module sur les TDR ; - Rappels sur la logique de planification ;

LEÇON 2 : TDR: DEFINITION, APPROCHES ET ACTEURS (30 min) - Essai de définition des TDR ; - Cas requérant la rédaction des TDR ; - A qui sont adressés les TDR ; - Acteurs chargés de l’élaboration et de l’exécution des TDR.

Leçon 3: Techniques d’Elaboration des TDR (20 min) - Généralités sur les contenus et format des TDR ; - Articulations du document des TDR ; • Présentation générale des constituants de l’action ; • Précisions sur le contenu de la prestation ; • Précisions sur les aspects pratiques de la prestation.

Leçon 4: Canevas Type des TDR du PSFE (1 heure) - Présentation du format du document des TDRs développé pour le PSFE ; - Contenu des TDRs (treize points à respecter) ; - Conseils pour la rédaction des TDR ;

Leçon 5 : Travaux Dirigés et Pratiques - Etude critique des exemples de TDR ; - Travaux pratiques sur la rédaction des TDR selon le modèle du PSFE.

DEUXIEME PARTIE : NOUVEAU SYSTEME DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS AU CAMEROUN Leçon 1 : Maîtriser le processus de passation des marches au Cameroun

- La philosophie ; - Le cadre juridique ; - Quelques concepts ; - Les acteurs ; - Les procédures ;

27

- Les risques de litiges ou de contentieux ; - Les sanctions ;

Leçon 2 : Procédures de Passation des Marchés Leçon 3 : Marches publics et budget programme Leçon 4 : Le contrôle des marchés publics Leçon 5 : Exercices et cas pratiques

La cérémonie d’ouverture a été marquée par le mot de bienvenue de Monsieur BESONG TAGUEM (Ingénieur de marché) qui a ensuite passée la parole à Monsieur GWANG représentant du MINFOF qui a souhaité la bienvenue aux participants de la région du Sud et les a informé du sérieux qu’accorde la hiérarchie à cette formation. Ensuite la parole a été donnée au modérateur de la session en la personne de Monsieur AKIME. Après la présentation de l’équipe chargée de la gestion et de l’animation de la formation, les travaux ont commencé par la formulation des attentes. La présentation des participants et le recueil des attentes et craintes s’est effectué à partir d’un exercice : «my neighbour is… ». L’exercice consistait à se mettre en pair et collecter le maximum d’informations auprès de son collègue afin de le présenter aux autres dans la salle. Les attentes et craintes suivantes ont ainsi été collectées :

• Maîtriser le processus de passation des marchés ; • Rédiger correctement les TDR concernant tout genre de projet ; • To be able to elaborate TDR in English; • To be able to know how a typical TDR is constituted; • What are public contracts? • Involvement of various actors in the process of awarding contracts; • What is term of reference? • Importance of term of reference in reference in project formulation; • Rôle du chef de service des marchés dans le processus de passation des

marchés (du début à la fin) avec les changements en cours ; • De manière précise : les parties essentielles d’un bon « TDR » ; • Quels sont les marchés qui nécessitent les TDR ; • Marché interne du MINFOF ; • Maîtriser le canevas d’élaboration des TDR ; • Avoir des informations sur la procédure de validation des TDR du PSFE ; • Avoir des idées sur la procédure de passation des marchés publics et le rôle

du chef de service du marché ; • Etre en mesure de rédiger les TDR suivant le canevas du PSFE ; • Maîtriser le processus de passation des marchés publics ; • Comprendre et maîtriser toutes les étapes du processus de passation des

marchés ; • Schéma illustrant le processus de passation de marché ; • Etre capable de monter un dossier complet de marché public. Exemple :

Construction de poste agricole ; • Maîtriser le processus de passation des marchés ; • Maîtriser la rédaction des TDR ; • Crainte : peur que les connaissances tombent dans le tiroir ;

28

• Méthodologie de rédaction des TDR ; • Canevas d’élaboration des TDR ; • Méthodologie d’élaboration des TDR ; • Contours du dossier et processus de passation des marchés ; • Innovations des nouvelles règles dans le budget-programme ; • Etre capable d’élaborer des TDR d’ici la fin de la formation ; • Comprendre le nouveau processus de passation de marché dans le cadre du

budget programme ; • Maîtriser de fond en comble le processus de rédaction de TDR ; • Etre édifié sur les nouvelles lois en matière de passation des marchés ; • Les techniques de rédaction des TDR, surtout les indicateurs de performance ; • Maîtriser les procédures de passation des marchés publics ; • Qui va faire le contrôle effectif ?

- Le détenteur de crédits ; - Le ministre des marchés ; - La CONAC ;

• Qui est l’arbitre ? • Eclaircissement sur la gestion des cas de marchés mal ou non exécutés ; • Comment rédiger des TDR ; • Techniques d’élaboration de TDR ; • Contrôle des marchés ; • Comment budgétiser un marché ; • Contraintes des marchés dans le déroulement ; • Comment interpréter des TDR ; • Comment déchiffrer le millénium ; • Comment déchiffrer une ligne budgétaire ; • Maîtriser le processus de passation des marchés et être capable d’élaborer

facilement les TDR sur n’importe quel projet ; • N’ai jamais rédigé des TDR mais compte sortir du séminaire avec une certaine

expertise ; Craintes :

• Absence des exemples qui cadrent avec l’exercice quotidien de nos activités ; • Comprendre les étapes du processus ; • Absence des exemples qui cadrent avec l’exercice de nos missions ; • Améliorer la manière de rédiger les termes de référence ; • Il y a un ministère des marchés publics. Est-ce que la passation de marchés va

vraiment nous concerner ; • Pertes de temps sur les notions qui ne cadrent pas avec les objectifs du

séminaire ; • Non restitution du contenu de ce séminaire aux autres concernés non

présents ; • Lenteur dans le traitement des dossiers des marchés au ministère des Marchés

publics ; • Rejets des projets mal rédigés ; • Retard ou oubli de validation des projets ; • Confusion d’activités entre le MINMAP et la Primature ; • En quoi le processus de passation des marchés va vous servir.

29

Après avoir parcouru les différentes attentes, les formateurs se sont à leur tour présentés en précisant leur objectif pour ce séminaire. A l’analyse des différentes attentes et craintes des participants et à la lumière de nouvelles informations (Nouvelle fiche d’activité envoyé) alors une réadaptation des leçons a permis d’atteindre les objectifs de la formation. Les normes de travail suivantes ont été approuvées par les participants :


IV.2. L’animation Elle a été assurée en co-animation par : 1. Monsieur Aldouce Gabriel DJAN, Consultant – Formateur au CODEV 2. Monsieur Joseph MASEND, Consultant – Formateur au CODEV. IV.3. L’encadrement L’encadrement et le time keeping a été confié à la salle qui a désigné un timekeeper, un animateur / motivateur et un censeur. IV.4. La documentation Tous les participants ont reçu un classeur contenant un bloc-notes ; et du nécessaire pour écrire. Un CD provisoire contenant les documents de passation des marchés, les travaux effectués et le cours du formateur a été remis aux participants à la fin de deuxième journée. IV.5. L’évaluation Durant le séminaire, les participants ont procédé à deux types d’évaluation :

2. Une évaluation quotidienne qui a permis de suivre l’évolution quotidienne de la formation. Cette évaluation a permis de faire une remontée instantanée des informations et chaque fois que besoin s’est fait sentir, les corrections nécessaires ont été apportées. La méthode utilisée était le remplissage du baromètre d’humeur à la suite de l’appréciation de quelques critères.

Baromètres d’humeur (30 personnes ont répondus)

30

Satisfaction

☺

Neutre

�

Pas satisfait

�

Clarté des exposés et travaux de groupe

100% 0% 0%

Débats 53% 47% 0% Facilitation 67% 33% 0% Logistique 50% 50% 0% Respect du timing 0% 100% 0% 2. Des fiches d’évaluations ont été remises aux participants à la fin de la 3ième journée afin d’avoir leurs impressions. 24 participants ont répondus aux sollicitations de remplir les fiches à la fin de la session et de nous les ramener. De l’analyse des différentes fiches d’évaluation des participants, les commentaires ci-après ont été tirés et consolidés dans le tableau ci-dessous : Satisfait Neutre Insatisfait Ne sait

pas

Pertinence de l’atelier de formation sur le processus de passation des marchés et la rédaction des TDR

88% 8% 4% 0%

Le programme a répondu à mes attentes 67% 33% 0% 0%

Les travaux en atelier ont satisfaits à mes attentes

42% 46% 4% 4%


58% 38% 4% 0%


71% 25% 4% 0%

Méthodologie de formation employée 75% 25% 0% 0%

Organisation générale de l’Atelier 50% 29% 13% 8%

Durée de l’atelier de formation 21% 25% 50% 4%

Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le travail au quotidien au MINFOF?

92% 8% 0% 0%

31

32

33

34

Pertinence de

l’atelier de

formation sur le

processus de

passation des

marchés et la

rédaction des

TDR

6%

Le programme a

répondu à mes

attentes

0%

Les travaux en

atelier ont

satisfaits à mes

attentes

5%

Les canevas et

principes

proposés pour la

passation des

marchés et


TDR sont compris

5%

A la fin de cette

session, j’ai accru

le degré de

connaissances

sur la passation

des marchés et la

rédaction des

TDR

5%

Méthodologie de

formation

employée

0%

Organisation

générale de l’Atelier

16% Durée de l’atelier de

formation

63%

Quel sera le degré


des nouvelles

connaissances dans le

travail au quotidien

au MINFOF?

0%

Insatisfait

IV.6. Analyse des résultats

Les participants ont été satisfaits de manière globale de la manière dont s’est déroulée la session. Surtout les critères suivants ont eu un niveau de satisfaction élevée de la part des participants :




- Méthodologie de formation employée ; - Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le

travail au quotidien au MINFOF ; - Le programme a répondu à mes attentes.

35

Cependant la plus grosse insatisfaction vient du critère durée de la formation où 63% des participants sont pour son extension et aussi l’éclatement des deux thèmes afin de faciliter l’assimilation.

IV.7. Commentaires et recommandations des participants de la session 3

Sur la durée de l’atelier, les participants suggèrent de donner plus de temps (5 jours) et éclater les différents thèmes.

Sur l’organisation générale de l’atelier, les participants souhaiteraient :

- Qu’ils soient informés à l’avance (02 à 03 semaines) ; - Que les supports soient distribués avant l’atelier ; - Cibler les participants ; - Prévoir des attestations de formation.

36

CONCLUSION GENERALE ET RECOMMENDATIONS

Ces séminaires ont permis aux participants de bien comprendre les notions de termes de références et de passation de marchés et aussi le sens des nouvelles réformes des finances et des marchés publics ; d’apprendre à bien rédiger les termes de références et aussi à utiliser les fiches d’activité en rapport avec la mise en œuvre de leurs PTA. A la grande satisfaction de tous les participants, le séminaire leur a doté de nouveaux outils de travail afin de participer pleinement à l’exécution budgétaire 2013. Cependant trois jours paraissent insuffisants pour une parfaite maîtrise de deux thèmes aussi importants que la rédaction des TDR et le processus de passation des marchés. Aussi le CODEV propose-t-il les recommandations suivantes :

1. Un diagnostic réel sur le problème de la validation des TDR au niveau du MINFOF et de sa Mission d’Appui. Surtout trouver des solutions à cette fracture de communication existant entre les approbateurs des TDR et les différents rédacteurs ; mettre en place un système de suivi de l’information.

2. Une reprise de cette formation compte tenu de son importance et des

changements apportés aux documents jusque-là existants (exemple la nouvelle fiche d’activité). Cependant, il est nécessaire d’allouer plus de temps à chaque thème et de les éclater pour les réaliser à différentes sessions afin de s’assurer de la compréhension des participants.

- Rédaction des TDR : 03 jours - Processus de Passation des Marchés : 04 jours

De plus, il est nécessaire de tenir des réunions pédagogiques afin de développer les différentes fiches et aussi le matériel de formation. Une autre attention particulière devra être prise au niveau de la taille d’une session. Car former des effectifs aussi pléthoriques ne permet pas d’explorer des sujets en profondeur.

3. Le suivi après formation.

Pour ce faire, les participants individuels devront : - Compléter les plans d’actions individuels et les faire valider par leurs

responsables hiérarchiques ; - Ces plans d’action seront consolidés au niveau de la Direction de la formation

et au CODEV qui enverra ses experts pour le suivi ; - Un suivi en ligne pour les cas de rédaction des fiches d’activité et des TDR par

le CODEV ; - Des visites de terrain se feront tous les trimestres afin d’évaluer le niveau

d’appropriation des notions ; - Des rapports d’évolution du niveau d’appropriation sur le terrain seront

envoyés au niveau du MINFOF.

37

Annexes

38

ANNEXE 1 : PROGRAMME DE LA SESSION DE LIMBE

Atelier de Formation des Responsables des Services Centraux et

Déconcentrés du MINFOF

PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHE ET REDACTION DES

TERMES DE REFERENCES

DU 16 AU 18 JANVIER 2013

LIEU : LIMBE - CAMEROUN

PROGRAMME DU SEMINAIRE

HORAIRES ACTIVITES RESPONSABLE

JOUR 1 : 16 JANVIER 2013

07H – 09H Accueil des participants et participantes Petit Déjeuner

MINFOF

09H – 09H30 Début du séminaire Mot de Bienvenue (représentant du MINFOF) Introduction des facilitateurs

MINFOF

09H30 – 10H30 Introduction générale de l’Atelier Présentations des participants Recueil des Attentes des participants Définition participative des règles de travail

CODEV / Joe

10H30 – 11H00 Première partie : Rédaction des TDR (Notions de bases)

- Approche de définition ; distinction entre TDR ; DAO et cahier de charges

CODEV / Joe

11H00 – 11H30 Pause-café MINFOF

11H30 – 13H30 Première partie : Rédaction des TDR - Structure des TDR - Types de TDR / Canevas – types de TDR - Principes / Conseils pour la rédaction des TDR

pour une prestation

CODEV / Joe

13H30 – 15H00 Pause déjeuner MINFOF

15H00 – 16H00 Travaux dirigés : étude critique des TDR CODEV / Joe


16H30 – 18H30 Travaux Pratiques : Rédaction des TDR CODEV / Joe

18H30 – 19H00 Evaluation de la journée (baromètre d’humeur) Fin Jour 1

Tous

Jour 2 : 17 Janvier 2013

07H – 09 H Accueil des participants et participantes Petit Déjeuner

MINFOF

09H – 09H30 Rappel Jour 1 CODEV / Aldouce

09H30 – 11H00 Deuxième Partie : Procédures de Passation des CODEV / Aldouce

39

Marchés - Nouveau système de passation des marches - Contexte actuel des marchés publics au

Cameroun - Procédures de passation des marchés publics :

les acteurs, leurs rôles et leurs attributions


11H30 – 13H30 Deuxième Partie : Procédures de Passation des Marchés

- Nouvelle classification des commissions de passation des marchés publics

- Analyse des attributions et compétences au minmap et des autres maitres d’ouvrages ?

CODEV / Aldouce


15H00 – 16H30 Travaux pratiques : processus de sélection des candidats

CODEV / Aldouce


17H00 – 18H00 Travaux pratiques : processus de sélection des candidats

CODEV / Aldouce

18H00 – 18H30 Evaluation Journée Fin Jour 2

Tous

Jour 3 : 18 Janvier 2013

07H – 09 H Accueil des participants et participantes Petit Déjeuner

MINFOF



- Contrats et passation des marchés - Processus de sélection des candidats (AO)

CODEV / Aldouce



- Mauvaises pratiques en passation des marches

CODEV / Aldouce


15H00 – 16H30 Travaux pratiques : CODEV / Aldouce


17H00 – 18H00 Travaux pratiques : CODEV / Aldouce

18H00 – 18H30 Evaluation du séminaire Distribution des supports Discours de clôture Photo de famille

Tous

40

Annexe 2 : PROGRAMME DE LA SESSION DE GAROUA


Déconcentrés du MINFOF PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHE ET REDACTION DES TERMES

DE REFERENCES

DU 31 Janvier AU 02 Février 2013

LIEU : Garoua - CAMEROUN



JOUR 1 : 31 JANVIER 2013


MINFOF


MINFOF

09H30 – 10H30 Leçon 1 : Introduction générale au Séminaire Présentations des participants et participantes Recueil des attentes et craintes des participants Définition participative des règles de travail Rappels sur la logique de planification (exercice en commun : exemple de TDR)

CODEV / Joe

10H30 – 11H00 Leçon 2 : TDRs, Définition, approches et acteurs, distinction entre TDR ; DAO et cahier de charges Exercice en commun : définition TDR et difficultés

CODEV / Joe


11H30 – 11H50 Leçon 3 : Techniques d’élaboration des TDRs CODEV / Joe

11H50 – 12H50 Leçon 4 : Canevas type de TDRs du PSFE Les points du modèle et l’importance de leur respect

CODEV / Joe

12H50 – 14H20 Pause Déjeuner MINFOF

14H20 – 16H20 Travaux de groupe: étude critique des TDR CODEV / Joe




Tous

Jour 2 : 01er Février 2013


MINFOF

08H – 08H15 Rappel Jour 1 CODEV / Joe

08H15 – 10H15 Travaux pratiques : Rédaction des TDR Restitution en plénière des travaux et correction

- Synthèse des règles de bonnes pratiques dans la rédaction des TDRs

CODEV / Joe

41


10H45 – 12H45 Procédures de Passation des Marchés (Partie I) - Les attentes et défis de la réforme - Contexte et objectifs de la réforme - Le budget programme et son impact sur les

marchés publics Exercice pratique : Qu’est-ce qui a véritablement changé dans l’approche des marchés publics ?

CODEV / Aldouce


14H30 – 16H00 Procédures de Passation des Marchés (Partie 2) - Rappel des procédures en vigueur au

Cameroun sur les marchés publics Exercices pratiques :

- Quelles différences de procédures y a – t –il entre appel d’offres restreint et appel d’offres ouvert ?

- Quelle mauvaise interprétation les différents acteurs font de la procédure de gré à gré ?

CODEV / Aldouce

16H00 – 16H30 Pause-café

16H30 – 17H30 Procédures de Passation des Marchés (Partie 3) - Les nouveaux acteurs de la passation des

marchés - Les attributions du délégué régional ou

départemental des marchés publics Exercice pratique : Quel est le rôle du délégué régional ou départemental du MINFOF dans le système de passation des marchés au Cameroun ?

CODEV / Aldouce

17H30 – 18H00 Evaluation Journée (Baromètre d’humeur) Fin Jour 2

Tous

Jour 3 : 02 Février 2013


MINFOF


08H15 – 10H00 Procédures de Passation des Marchés (Partie 4) - Les mauvaises pratiques de passation des

marchés publics - Les nouvelles attributions des membres des

commissions de passation des marchés

CODEV / Aldouce


10H30 – 13H30 - Travaux pratiques : Quels rôles peuvent jouer les structures déconcentrées du MINFOF dans le cadre des marchés publics en vue de contribuer à l’atteinte par ce ministère de sa feuille de route et des objectifs de développement du gouvernement ?

CODEV / Aldouce


14H30 – 15H30 Evaluation du séminaire (fiches d’évaluation) Plan d’action Discours de clôture

Tous

42

Photo de famille

ANNEXE 3 : PROGRAMME DE LA SESSION DE KRIBI


Déconcentrés du MINFOF PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES ET REDACTION DES TERMES

DE REFERENCES

DU 14 AU 16 Février 2013 LIEU : Kribi – CAMEROUN



JOUR 1 : 14 FEVRIER 2013


MINFOF


MINFOF

09H30 – 10H30 Leçon 1 : Introduction générale au Séminaire Présentations des participants et participantes Recueil des attentes et craintes des participants Définition participative des règles de travail Rappels sur la logique de planification (exercice en commun : exemple de TDR)

CODEV / Joe

10H30 – 11H00 Leçon 2 : TDRs, Définition, approches et acteurs, distinction entre TDR ; DAO et cahier de charges Exercice en commun : définition TDR et difficultés

CODEV / Joe


11H30 – 11H50 Leçon 3 : Techniques d’élaboration des TDRs CODEV / Joe

11H50 – 12H50 Leçon 4 : Canevas type de TDRs du PSFE Les points du modèle et l’importance de leur respect

CODEV / Joe

12H50 – 14H20 Pause Déjeuner MINFOF

14H20 – 16H20 Travaux de groupe: étude critique des TDR CODEV / Joe




Tous



MINFOF

08H – 08H15 Rappel Jour 1 CODEV / Joe

08H15 – 10H15 Travaux pratiques : Rédaction des TDR Restitution en plénière des travaux et correction

- Synthèse des règles de bonnes pratiques dans la rédaction des TDRs

CODEV / Joe


43

10H45 – 12H45 Procédures de Passation des Marchés (Partie I) - Les attentes et défis de la réforme - Contexte et objectifs de la réforme - Le budget programme et son impact sur les

marchés publics Exercice pratique : Qu’est-ce qui a véritablement changé dans l’approche des marchés publics ?

CODEV / Aldouce


14H30 – 16H00 Procédures de Passation des Marchés (Partie 2) - Rappel des procédures en vigueur au

Cameroun sur les marchés publics Exercices pratiques :

- Quelles différences de procédures y a – t –il entre appel d’offres restreint et appel d’offres ouvert ?

- Quelle mauvaise interprétation les différents acteurs font de la procédure de gré à gré ?

CODEV / Aldouce

16H00 – 16H30 Pause-café

16H30 – 17H30 Procédures de Passation des Marchés (Partie 3) - Les nouveaux acteurs de la passation des

marchés - Les attributions du délégué régional ou

départemental des marchés publics Exercice pratique : Quel est le rôle du délégué régional ou départemental du MINFOF dans le système de passation des marchés au Cameroun ?

CODEV / Aldouce

17H30 – 18H00 Evaluation Journée (Baromètre d’humeur) Fin Jour 2

Tous



MINFOF


08H15 – 10H00 Procédures de Passation des Marchés (Partie 4) - Les mauvaises pratiques de passation des

marchés publics - Les nouvelles attributions des membres des

commissions de passation des marchés

CODEV / Aldouce


10H30 – 13H30 - Travaux pratiques : Quels rôles peuvent jouer les structures déconcentrées du MINFOF dans le cadre des marchés publics en vue de contribuer à l’atteinte par ce ministère de sa feuille de route et des objectifs de développement du gouvernement ?

CODEV / Aldouce


14H30 – 15H30 Evaluation du séminaire (fiches d’évaluation) Plan d’action Discours de clôture Photo de famille

Tous

44

ANNEXE 4 : FICHE D’ACTIVITE

FICHE DESCRIPTIVE DE L’ACTIVITE 1.6.4.1 – PTA 2013

Structure de mise en œuvreStructure de mise en œuvreStructure de mise en œuvreStructure de mise en œuvre : Inspection Générale / MINFOF: Inspection Générale / MINFOF: Inspection Générale / MINFOF: Inspection Générale / MINFOF

Intitulé Réalisation de l’état des lieux des pratiques de co rruption au sein du MINFOF

Programme 1 Aménagement des forêts et renouvellement de la ress ource

Action 1.6 Renforcement du cadre réglementaire du secteur for êt

Activités 1.6.4 Opérationnalisation de la stratégie sectorielle de lutte contre la corruption au MINFOF

Tâche 1.6.4.1 Réalisation de l’étude sur l’état des lieux des pr atiques de corruption

1. Justification de l’activité/Tâche (10 lignes maxi) : Dans le cadre de l’opérationnalisation de la stratégie sectorielle de lutte contre la corruption au MINFOF, il est important de faire un état des lieux pour déterminer la situation de départ, pour pouvoir au terme de la mise en œuvre de cette stratégie, mesurer les progrès enregistrés en matière de bonne gouvernant dans ce secteur. L’étude devra déboucher sur l’adoption d’un plan d’action cohérent et réalise, compte tenu des moyens à mobiliser au niveau du Fonds Commun.

2. Résultats attendus de l’exercice (5 résultats maxi) :

- Les activités du MINFOF engendrant la corruption sont répertoriées

- Les pratiques de corruptions sont mises en évidences et documentées

- Les facteurs externes et internes entretenant la corruption au sein du MINFOF sont identifiés

- Un plan de lutte contre la contre les pratiques de corruption au sein du MINFOF est proposé et validé par le MINFOF

Indicateurs de résultat (3 indicateurs maxi) :

- Rapport de l’étude validé, contenant les différents résultats attendus

Tâches/opérations (responsable de l’activité)

1. Elaboration des TDR de l’étude

2. Sélection du consultant

3. Suivi de la réalisation de l’étude

4. Réception et analyse du rapport provisoire

5. Organisation de l’atelier de validation de l’étude

Description des tâches/opérations à entreprendre (5 lignes maxi par tâche) ( :

1. Elaboration des TDR de l’étude L’ingénieur de Marché élaborera le draft de TDR avec l’assistance de la Mission d’appui au FC et en concertation avec sa hiérarchie (Inspection générale). La version finale recevra le visa de

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la Mission d’appui, suivi de sa validation par le Chef du Programme 4. Après cette validation les TDR seront envoyés à l’UG du Fonds Commun pour mobilisation des prestataires et des financements nécessaires.

2. Sélection du consultant Elle sera réalisée par le Service des Marchés du MINFOF. L’ingénieur de marché assistera l’UG et le Chef de service des marchés dans le processus de sélection du consultant. Il contribuera à l’élaboration de la demande de cotation et participera à l’analyse des offres puis, formulera des observations s’il y a lieu.

3. Suivi de la réalisation de l’étude L’ingénieur de Marché suivra le consultant dans la conduite de l’étude et veillera au respect des clauses du cahier des charges par ce dernier. Il l’accompagnera éventuellement lors des visites de terrain. Il dressera un rapport de suivi général de l’activité après la validation du rapport de l’étude.

4. Réception et analyse du rapport provisoire Une fois que le consultant aura produit un rapport provisoire, l’IG distribuera ce rapport en interne au MINFOF (SG, IG, DF, DFAP, BNC) ainsi qu’à des responsables pouvant formuler des commentaires pertinents. Il organisera une réunion avec ceux-ci pour harmoniser ces commentaires avant de les transmettre au consultant qui les intégrera pour produire un second draft, à présenter à l’atelier de validation.

5. Organisation de l’atelier de validation de l’étu de L’atelier de validation du rapport sera organisé hors à Yaoundé par l’Ingénieur du marché, avec l’appui logistique mobilisé par l’UG du FC. L’ingénieur de marché devra notamment proposer la liste des participants (25 au maximum) à la validation de l’IG, puis proposera à l’Unité de gestion trois établissements pouvant accueillir l’atelier, préparera les invitations et veillera à leur réception à temps par les concernés. Il élaborera un budget pour la logistique de l’atelier conformément aux TDR et veillera à son exécution rigoureuse par l’UG ou le logisticien requis. Son rapport de suivi portera une appréciation sur la logistique de cet évènement.

Responsable de l’activité : Monsieur Nankia Hilarion, Cadre d’Appui à l’Inspection Générale

Ressources requises : Ressources humaines :

- L’ingénieur de marché

- Le Consultant

- Les participants à l’atelier de validation (25 maximum) Ressources matérielles :

- Salles de réunion et autres logistiques nécessaires Budget prévisionnel :

Intitulé Quantité Taux unitaire Total (FCFA)

1. Frais du Consultant

Frais du Consultant (honoraires + frais de déplacement + transport + production rapport)

25 h/j FF 4 850 000

2. Frais de prestations diverses

Atelier de validation à Yaoundé (salle, pause-café, repas, frais transport)

5 000 000

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3. Frais d’exécution en régie du MINFOF

Mission de suivi de l’ingénieur du marché 10 j 40 000 400 000 Prime Ingénieur du Marché 1 activité 200 000 Total 10 450 000

Calendrier d’exécution de l’activité au cours de l’ exercice

Tâches J F M A M J J A S O N D

1. Elaboration des TDR de l’étude

2. Sélection du consultant

3. Suivi de la réalisation de l’étude

4. Réception et analyse du rapport provisoire

5. Organisation de l’atelier de validation de l’étude

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ANNEXE 5 : Canevas pour l’élaboration des TDR d’une activité du PSFE

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ANNEXE 6 : FICHE D’EVALUATION SEMINAIRE

Fiche d’Evaluation du Séminaire

(Questionnaire pour participants à la fin de la Session) Nom et Prénoms…………………………………………………………………………………………………………..... Tél…………………………………………………………….………E-mail…………………………………………….…

Direction……………………………………....Service……………………………………………………………..……… Missions……………………………………………………………………………………………………………….……..

Nous souhaitons avoir votre appréciation sur la qualité et le contenu de la formation, mais aussi votre plan d’action prioritaire de l’après formation. Ceci nous permet d’améliorer les sessions futures, mais surtout de suivre votre travail sur le terrain, car le MINFOF a un grand souci d’efficacité.

Nous vous précisons que la fiche d’évaluation n’est pas anonyme.

Vous y mentionner vos noms et adresses complètes de manière à pouvoir être joint après par l’équipe des évaluateurs. Pour le premier point, nous vous recommandons d’utiliser un crayon ordinaire pour remplir en noircissant (●) la case sous la valeur retenue. En cas d’erreur et si vous désirez changer d’appréciation, juste mettre une crois (χ) à la 1ère appréciation et noircir la nouvelle case souhaitée.

I. Qualité de la Session Niveau de satisfaction Comment apprécierez-vous la qualité du séminaire Faible Elevée

1 2 3 4 5

1. Pertinence de l’atelier de formation sur le processus de passation des marchés et la rédaction des TDR

ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ

2 Le programme a répondu à mes attentes ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ

3 Les travaux en atelier ont satisfaits à mes attentes


4 Les canevas et principes proposés pour la passation des marchés et d’élaboration des TDR sont compris


5 A la fin de cette session, j’ai accru le degré de connaissances sur la passation des marchés et la rédaction des TDR


6 Méthodologie de formation employée ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ

7 Organisation générale de l’Atelier ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ

8 Durée de l’atelier de formation ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ ΟΟΟΟ

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9 Quel sera le degré d’utilisation future des nouvelles connaissances dans le travail au quotidien au MINFOF?


II. Plan d’Actions d’après Session 5. Citez cinq activités prioritaires que vous allez entreprendre dans le cadre de votre travail pour améliorer vos performances en passation des Marchés Publics et en rédaction des TDR. Précisez les délais

N° Activités Prioritaires Délais

1

2

3

4

5

III. Recommandations pour les Prochaines Sessions 6. Quelles sont vos recommandations à prendre en compte pour les futures sessions?

Date et Lieu…………………………………………………… Nous vous remercions