Redaction de Mon Memoire 2011

Mmoire de fin dEtude

Audit de la Fonction Achat |

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Il mest agrable dexprimer mes profondes gratitudes et reconnaissances a tous ceux qui ont de prs ou de loin, par leur encadrement et leurs conseils ont apporte leurs prcieux concours llaboration de ce travail. A cet effet, Je remercie Allah de mavoir cre, davoir veille sur moi jusquen ce jour et qui dans son amour, ma donne sagesse et intelligence, davoir rendu ma vie rjouissante et significative et ma permis darriver au terme de la ralisation et llaboration de ce travail. Je tiens a remerci, Mon pre : Traor Kassime Mon grand-pre : Traor Adama Mes mres chries : Bakayoko Nadjara & Soumahoro Assista Et sans oublie ma dfunte grand-mre qui avait toujours crue en moi. Merci a toutes ces personnes pour leur amour et leur sacrifice pour mavoir apprendre me battre continuellement pour la vrit sans jamais baisser les bras, ni abandonner, qui ont toujours t l pour moi, qui ont veilles sur mon ducation ds notre bas ge et qui mont toujours soutenu que ce soit dans nos moments de joie tout comme dans la peine. Je voudrais aussi remercier la rpublique de cte divoire notamment le ministre de lenseignement technique pour leur soutien ainsi que mon encadrant Mr BELGAHID. En outre sans oublie le groupe Sup Management et lensemble du corps professoral pour leur contribution a ma formation et de mavoir support durant ces annes, laquelle ma permis de mieux mintgrer dans le milieu professionnel.


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Je ddie ce mmoire de fin de formation a mes trs chers parents qui ont tant investit dans ma formation ainsi, qua mes chres tantes oncles et surs, Je ddie aussi ce travail mes professeurs. Je ddie galement ce travail mon encadrant Mr BELGAHID pour limmense effort quil ma fournit pour la ralisation de ce travail. Enfin je ddie ce travail mes chers amis et consultant et tous ceux de prs ou de loin qui ont contribus la ralisation de mon mmoire de fin danne.


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Mmoire de fin dEtude CHAPITRE I : GENERALITE SUR LA FONCTION ACHAT.........................................6 SECTION I: FONDEMENTS DE LA FONCTION ACHAT...............................................7 SECTION II : LES MISSIONS PRINCIPALES ET OPERATIONNELLES...................16 CHAPITRE II : LA NOTION DAUDIT INTERNE ET CONTROLE INTERNE........19 SECTION I : LA NOTION DAUDIT INTERNE..............................................................19 SECTION II : CONTROLE INTERNE DANS LE PROCESSUS DE GESTION DES ACHATS...............................................................................................................................37 CHAPITRE III : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DE LINFORMATION RELATIVE AUX ACHATS..................................................................................................65 SECTION I: ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION........................................................................................69 SECTION II : PRINICIPES D'ORGANISATION ET ETAPES CLES DU PROCESSUS DE TRAIETMENT DE LINFORMATION COMPTABLES............................................70 CHAPITRE IV : LES SUPPORTS DAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER............73 SECTION I : LES SUPPORTS DE BASE..........................................................................73 SECTION II: LES AUTRES OUTILS SUPPORT DE LAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER..........................................................................................................................78 CHAPITRE II : LES TECHNIQUES DAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER........84 SECTION I : LES TECHNIQUES DE DESCRIPTION.....................................................84 SECTION II : LES TECHNIQUES DINTERROGATION...............................................90 SECTION II : LES TECHNIQUES DINTERROGATION

La fonction achats du fait mme de sa situation en tte de la chane logistique de l'entreprise, peut, par ses insuffisances, peut tre la source de dysfonctionnements srieux perturbant la plupart des autres fonctions de l'entreprise. Elle peut gnrer des pertes substantielles.


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Mmoire de fin dEtude En effet, la part des achats dans le prix de vente peut varier considrablement ; reprsentant 5 15% dans certains produits de luxe, elle peut atteindre 80% dans le ngoce, et se situe souvent entre 50 et 60% dans l'industriel. Cependant, le poids financier de la fonction achats n'est pas toujours un bon indicateur des enjeux stratgiques qu'elle comporte. Or, cest un domaine secret, personne ne rclamera lentreprise, si elle est bien moins place aux achats, ni ses fournisseurs, ni ses concurrents et encore moins son acheteur. Une seule solution pour mieux valuer la performance et lefficacit globale de cette fonction ; rentrer de dans y faire un solide audit. La question qui se pose ce niveau, comment mener un audit des achats efficace dcelant les diffrents risques affrents et proposants des recommandations pertinentes ? Pour permettre l'entreprise de bien cerner les risques affrents ses activits, la mise en uvre d'un contrle interne est indispensable. C'est ainsi que dans notre travail, nous achats, et essaierons de prsenter une partie thorique qui traitera les aspects conceptuels du contrle interne ainsi que la mthodologie d'audit interne et oprationnel dans la fonction concepts thoriques prcdemment dcrits. ensuite, dans une seconde partie, une tude de cas, portant sur l'application des

CHAPITRE I : GENERALITE SUR LA FONCTION ACHAT

Distinction achat/approvisionnementAudit de la Fonction Achat | 5

Mmoire de fin dEtude Durant un nombre incalculable d'annes, tout le monde a fait un amalgame entre la fonction approvisionnements et la fonction achats. Malheureusement dans des petites structures la distinction n'est pas encore bien tablie. Cette confusion est tout fait prjudiciable l'optimisation des achats et des approvisionnements. Nanmoins, les dirigeants des petites structures, n'ont souvent pas un budget consquent, et emploient une seule personne pour s'occuper des achats et des approvisionnements, ce qui peut crer une certaine confusion dans l'esprit des autres employs. Malgr le fait que ces fonctions soient souvent en troite collaboration, elles ne ralisent absolument pas les mmes activits. Voici donc les principales missions de ces deux fonctions. Les achats sont en charge de : Rpondre un besoin exprim ; Consulter et slectionner les fournisseurs ; Ngocier les conditions d'achats (prix, conditions de paiement...).

Il est clair que l'achat ne dsigne pas uniquement les achats destins la production mais recouvre galement tous les autres achats de l'entreprise.

La fonction achats joue un rle d'interface dans l'entreprise. Elle est le fournisseur attitr de l'entreprise c'est--dire qu'elle doit rpondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes. Mais elle est galement le client de ses nombreux fournisseurs externes, elle a pour mission d'acqurir les biens et services dont ses clients ont besoin, dans les meilleures conditions commerciales. Les approvisionnements ont quant eux en charge : Le calcul de la quantit commander et de la date laquelle cette quantit doit tre livre, Le passage de commandes, Le suivi de livraison, La gestion des stocks. Ces deux fonctions n'ont souvent pas t dissocies car elles travaillent conjointement dans l'valuation des fournisseurs, le traitement des litiges ainsi que sur la dfinition des conditions de mise disposition des produits (taille de lot, dlai de livraison...).

Dfinition d'un achatAchat veut dire action d'acheter qui signifie obtenir, se procurer quelque chose en payant. L'acte d'achat a pour objectif de doter l'entreprise des ressources ncessaires son bon fonctionnement. Nous avons en gnrale les achats de biens destins tre consomms dansAudit de la Fonction Achat | 6

Mmoire de fin dEtude un processus de production (matires premires et matires consommables), tre utiliss pour les besoins courants de l'exploitation (fournitures diverses), les achats de services divers (frais d'entretien, loyers, honoraires, etc....) et les acquisitions dimmobilisation.

SECTION I: FONDEMENTS DE LA FONCTION ACHATLe fondement historique Etrange de parler dHistoire pour une fonction qui nest rellement visible que depuis trente ans. Celle-ci existe pourtant depuis toujours puisque la loi impose lenregistrement codifi des dpenses et des factures de chaque entreprise. En fait, cest lvolution macro-conomique des socits industrielles depuis soixante ans qui a lentement et progressivement rvl lintrt stratgique de la fonction au sein des entreprises. Cependant, linfluence rcente des pays mergents acclre le processus. Le schma trs gnral suivant illustre cette volution : La prhistoire : 1945-1973Le contexte

Le conflit mondial termin, chaque pays entame sa reconstitution. La demande saffirme donc face une offre rendue inoprante. Les produits sarrachent tout prix , au sens fort du terme, puisque la concurrence est quasi inexistante, au moins en tout dbut de priode. Les producteurs ralisent ce quils veulent , les clients achtent ce quils trouvent, quand cest disponible, quitte patienter. Six mois voire un an ne sont pas rares pour acqurir une automobile, dont il nest bien entendu pas question den choisir la couleur, ni les quelques options. Les pannes quant elles font partie du paysage. Cest lconomie de production dans toute sa splendeur caractrise par les flux pouss.

Lobjectif essentiel des entreprises Dvelopper la production afin daugmenter le chiffre daffaires garantissant par ailleurs une marge trs confortable. Le calcul ascendant des prix de vente ne souffrait daucune limite.


MARGE

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Mmoire de fin dEtude Prix de vente Cot de revientFRAIS GENERAUX

MAIN DOEUVREMATIERES PREMIERES

A lpoque, les achats constitus essentiellement de matires premires ne reprsentaient quenviron 20% du chiffre daffaire de lentreprise. Lorsquil sagissait trs exceptionnellement de baisser les prix de vente, on agissait successivement : Sur la marge, puisquelle tait substantielle ; Sur la main-duvre (baisse de salaires ou automatisation). La rvlation : 1973-1998 Le contexte Fin1973, le premier choc ptrolier marque la fin de la croissance. Ce quadruplement du prix du ptrole dcid par lOPEP a provoqu de nombreux dsquilibres dans les pays occidentaux : inflation, aggravation des dficits commerciaux lis la facture ptrolire, ralentissement de la croissance impos par la hausse des cots de production et les dficits extrieurs, monte du chmage. Sensuit une rduction de linvestissement et une baisse de la confiance des mnages qui se mettent pargner. Privs dune forte croissance, confronts une concurrence forte et plus lointaine, loccident doit revoir ses schmas industriels et conomiques. En bref, lconomie de march remplace lconomie de production.

Lobjectif essentiel des entreprises Dvelopper des produits dont le prix est dict par le march avec une marge minimum permettant de survivre. Le calcul des cots devient donc logiquement descendant car il devient indispensable de valider a priori la pertinence de chaque nouveau projet client.

MARGE Audit de la Fonction Achat | 8

Mmoire de fin dEtude Prix de venteFRAIS GENERAUX

Cot de revientMAIN DOEUVRE MATIERES PREMIERES

Il devient donc imprieux pour les entreprises de rechercher des pistes de rduction des cots leur permettant de rester prsentes sur des marchs maintenant trs concurrencs : Baisse des cots ; Baisse des prix dachats ; Externalisation des activits en dehors du cur du mtier La matrise des achats apparat comme un contributeur latteinte de ces objectifs vitaux dautant plus que la part achete passe consquemment plus de 50% de chiffre daffaires Lascension : depuis 1998 Le contexte La chute du mur de Berlin en 1989 suivie par lclatement de la bulle Internet va nouveau changer les repres. Si nous demeurons en conomie de march, celle-ci devient ultra mondiale. Les barrires gographiques, voire politiques et commerciales tombent les unes derrires les autres. En outre linformation circule la vitesse de la lumire partout sur terre rvlant des sources dapprovisionnement et dbouchs commerciaux jusqu prsent largement sous estims. Les affrontements Est-Ouest termins fournissent des opportunits des pays plein de potentiel. Etant donne ltendue du terrain de jeu commercial, la concurrence est exacerbe et multiple.

Lobjectif essentiel des entreprisesDans les pays occidentaux, les grandes entreprises sont alors prtes diminuer leur taille et se rorienter vers des marchs connexes, parfois trs loigns de leur mtier de base. Ainsi, telle multinationale originellement spcialiste des technologies lectriques se dirige vers le march de la finance et du conseil en achats. Cela ncessite dacqurir des comptences en un temps record en ayant recours le plus souvent des fournisseurs extrieurs. Focus sur la marge, dveloppement dachats stratgiques de fait, sont deux bonnes raisons de continuer dvelopper la fonction achatsAudit de la Fonction Achat | 9


Le fondement financier Dans un contexte o toutes les forces vives de lentreprise doivent converger pour garantir latteinte de la marge, les achats se rvlent comme un levier plus efficient que celui traditionnellement propos par la force de vente, dans un cotexte o les prix de vente ne peuvent crotre. Prenons lexemple dune entreprise correspondant la moyenne en termes de montant dachats, de frais fixes et de valeur ajoute compars au chiffre daffaires. Un gain de 5% sur les dpenses dachats, toutes choses gales par ailleurs, correspond un montant que lon retrouve intgralement dans la marge. Cependant, pour obtenir la mme progression de marge (25%), il faut raliser un effort de 12,5% sur le volume des ventes. Un tel constat ralis par la direction dune entreprise contribue lancer le processus de dveloppement de la fonction. Celui-ci consiste la transformer en vritable service achats dot des moyens humains, matriels et financiers. Le fondement commercial Les achats reprsentent galement des enjeux non financiers. L'avantage concurrentiel apport par les achats ne se situe pas uniquement au niveau du prix mais aussi dans le choix des matires utilises pour la ralisation du produit. Les achats sont donc galement stratgiques dans la mesure o ils peuvent permettre un dveloppement des ventes et une diffrenciation de la concurrence par un choix judicieux des matires constituant le produit fini. Ainsi, par exemple, une socit de confection qui a trouv un fournisseur capable de fabriquer un tissu en coton qui ne se froisse pas. Cette nouvelle matire premire apporte un avantage concurrentiel ses produits finis, elle est susceptible de contribuer au dveloppement des ventes de l'entreprise en question. L'intgration de la fonction achats trs en amont, ds la conception des produits, permettra l'entreprise de tirer le meilleur profit des opportunits du march fournisseur. De toute vidence, la qualit des produits fabriqus commence par la qualit des matires premires. Les clients et donneur d'ordre sont de plus en plus amens s'assurer de la performance de leurs fournisseurs, gage de leur propre performance. Ainsi dans le cadre de leur dmarche qualit, ils dveloppent les audits de leurs fournisseurs. Ils veuillent leur performance au niveau des achats, en effet, les grandes firmes ont tendance choisir des sous-traitants capables de comprendre la dimension stratgique des achats.Audit de la Fonction Achat | 10

Mmoire de fin dEtude Lorsqu'on voque l'image de l'entreprise, on pense gnralement la fonction commerciale. Or la fonction achats est-elle aussi en contact permanent avec l'extrieur, elle vhicule l'image de l'entreprise. Il faut donc en tenir compte lors du choix de l'acheteur, de l'amnagement des locaux dans lesquels il reoit et plus largement dans la gestion quotidienne des relations avec les fournisseurs.

Les quatre facteurs dvolution influentsMme si le contexte trs global favorise lmergence dune fonction achats majeure dans les entreprises, toutes nprouvent pas le mme besoin de dvelopper la leur. Diffrents facteurs expliquent ce phnomne. La taille de lentreprise Le seuil deffectif minimal partir duquel le service achats apparat dans lentreprise se situe partir de 100 salaris, car en de on ne justifie pas un poste temps plein. En outre les petites entreprises commencent tout juste simaginer des stratgies pour peser face leurs fournisseurs. Lactivit de lentreprise Lindustrie (notamment automobile) accorde historiquement la fonction achats une importance plus forte que le domaine tertiaire. La distribution, spcialise ou non, se situant au milieu. Lexplication provient principalement du poids financier des deux postes de dpenses les plus importants, les achats et la masse salariale. La visibilit des achats par le client final Achats de production: lentreprise qui vend des produits ou services aprs les avoir transforms, assembls ou intgrs. Cest lactivit principale des secteurs de lindustrie mais aussi des distributeurs fabriquant eux-mmes sous leur propre marque, dite de distributeur (MDD) . Achats de ngoce: lentreprise qui commercialise sans transformation les produits ou prestations quelle achte ; cela correspond bien sr lactivit principale de la distribution o la marge sobtient directement per diffrence entre prix dachats et prix de vente.


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Mmoire de fin dEtude Achats indirectes: ce sont les produits ou prestations dits de fonctionnement invisibles directement des clients finaux. Cest le cas de nombre dentreprise de services et ctait celui du secteur bancaire. La matrialit des achats La facilit apparente qui mane des achats de biens matriels, les met en avant au sein des entreprises qui en comptent beaucoup. A contrario, les prestataires de service et notamment intellectuelles, ne sont gure prioritairement traites par les services achats.

Analyse des besoins/marchs-stratgieCette tape cruciale constitue la dmarche du marketing dachats stratgique. La donne de sortie principale est la description de la stratgie, quelle soit gnrique au service ou bien propre projet ou un achat ponctuel. Elle inclut principalement, la segmentation du portefeuille, le axes oprationnels de travail par domaine dachat, les orientations pour la recherche de fournisseur ( sourcing ) et lorganisation (cration ou amnagement de la structure achats). Prslection des fournisseurs Appele galement sourcing , cette tape sinscrit dans le cadre stratgique achat. Il sagit de qualifier les fournisseurs partir de critres globaux les rendant aptes tre consults formellement par la suite, dans le cadre dun achat ponctuel (constitution dune long List ) ou bien de la gestion habituelle du panel fournisseurs travaillant rgulirement avec lentreprise. Consultation formelle Lacheteur obtient du client interne (qui peut tre lui-mme comme cest souvent le cas dans la distribution) la description dtaille du besoin servir (cahier des charges). Ce qui permet de lancer un appel doffre consistant interroger des fournisseurs prslectionns. Cette mise en concurrence donne lieu une slection rduite de fournisseurs ( short List ) auprs de qui lacheteur ngociera. Cette liste doit recevoir lagrment direct ou dlgu du client interne. Ngociation et contractualisationAudit de la Fonction Achat | 12

Mmoire de fin dEtude Pour les entreprises ayant peu de culture achats, cest le seul domaine dintervention dun acheteur. Quel que soit le contexte, cette tape consiste amliorer les offres des fournisseurs retenus prcdemment. La transparence sur les critres de choix est la rgle, facilite par lusage de supports. La contractualisation formalise laccord obtenu avec le fournisseur, quil sagisse dun acte ponctuel ou bien laccord cadre, point de dpart de transactions rptes par la suite. Excution des contrats Etape quasiment sans objet pour les achats standard, elle concerne des projets comportant des interventions multiples de la part du fournisseur et de son donneur dordre : Dveloppements comportant des prestations pralables (tests, chantillons, protocoles, prototypes) ; Industrialisation, qualification spcifique des ressources du fournisseur, puis de son produit;

Monte en puissance de la solution propose.

Pilotage de la performance Il sagit effectivement de pilotage et non dun simple suivi. La fonction achats pilote cest-dire responsable de la russite du processus dans ensemble, doit tre en mesure dexpliciter latteinte des objectifs dfinis en amont, et de prendre les mesures ncessaires pour constamment amliorer la situation. Ceci signifie que les acheteurs doivent obtenir des acteurs du processus les informations permettant le constat. Pour les entreprises avances en matire dachats, cela dpasse largement le simple constat des performances obtenues des fournisseurs ainsi que des conomies ralises. Cette dernire tape cruciale, met en exergue le principe de lamlioration continue qui caractrise tout processus majeur dune entreprise. En le reprsentant sous forme dun cycle, on signifie le lien continu entre la dernire et la premire tape. LA FONCTION ACHAT : relations avec les autres fonctions de l'entreprise La fonction achat est amene travailler avec beaucoup d'autres fonctions de l'entreprise : Fonction achat et Direction Gnrale


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Mmoire de fin dEtude Ces deux fonctions de l'entreprise travaillent ensemble sur le plan stratgique. Elles ont la charge d'laborer des politiques achats qui contribuent la ralisation de la politique gnrale tout en tant raliste. Elles dcident galement ensemble des tableaux de bords qui pourront tre mis en place afin de suivre l'volution des achats et de la comparer aux objectifs fixs par la politique achat. Fonction achat et bureau d'tude Ici, la fonction achats a pour but de rechercher les sources d'approvisionnement dont l'entreprise aura besoin dans un avenir plus ou moins proche. Ainsi la fonction achats doit intervenir ds la conception des nouveaux produits. Cette intervention est essentielle car c'est la fonction achats qui peut le plus apporter de la valeur ajoute l'entreprise. En effet, le bureau d'tude peut prendre en compte les donnes du march des fournisseurs et l'adapter aux contraintes et opportunits de l'entreprise. La fonction achat peut informer le bureau d'tudes sur : Les nouvelles matires entrant dans la composition du nouveau produit, Leur disponibilit sur le march, Leur prix... En retour, le bureau d'tude communique la fonction achat : Les axes de recherche de nouvelles matires en fonction de ses besoins, Les spcifications techniques des articles acheter, qui permettront de consulter les fournisseurs.

Fonction achat et production La production est le principal utilisateur des articles slectionns et ngocis par l'acheteur, les deux fonctions sont donc amene se rencontrer mme si la production est plus souvent en contact avec la fonction approvisionnements, qui l'alimente. La production communique


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Mmoire de fin dEtude l'acheteur, au moment de la slection des articles, ses exigences concernant les services que doit apporter le fournisseur en termes de : Dlai de livraison,

Minimum de commande,

Modules de commande, Emballages et conditionnement des articles. La production est la fonction la mieux place pour valuer la satisfaction par rapport la qualit des matires achetes. Elle sait si celles-ci sont faciles travailler et adaptes aux quipements de l'entreprise. D'autre part lorsque l'entreprise a recours la sous-traitance, les relations entre la production et les achats sont renforces car la sous-traitance concerne la fois la fonction achats et la production. Fonction achats et Fonction approvisionnement La fonction achats ralise le travail qui se trouve en amont de l'approvisionnement. Elle slectionne et ngocie les articles que l'entreprise sera amene utiliser. Elle doit communiquer la fonction approvisionnements toutes les informations ncessaires au passage des commandes. En retour, la fonction approvisionnement devra l'informer des relations quotidiennes avec les fournisseurs et de leur faon de travailler, pour que l'acheteur puisse en tenir compte dans l'valuation du fournisseur et lors de ngociations ultrieures. Fonction achats et comptabilit/finance Les relations entre la fonction achats et la comptabilit sont administratives. Elles concernent d'une part l'tablissement des budgets achats et d'autre part le contrle et le rglement des factures fournisseurs. L'acheteur doit communiquer au comptable ou au contrleur de gestion l'ensemble des informations dont il a besoin pour l'laboration du budget achats. La fonction achats pourra se faire assister du comptable ou du financier pour l'valuation financire des fournisseurs ou la dcomposition de leur prix de revient. Fonction achats et fonction qualit Lorsque l'entreprise dispose d'une fonction qualit, ses relations avec la fonction achats concernent le contrle des matires achetes. L'acheteur et le responsable qualit dfinissent ensemble les critres de contrle, ce dernier est responsable du contrle mme s'il neAudit de la Fonction Achat | 15

Mmoire de fin dEtude l'effectue pas lui-mme. Il transmet donc le rsultat des contrles l'acheteur. Ils dfinissent galement ensemble la mthode d'valuation des fournisseurs.

SECTION II : LES MISSIONS PRINCIPALES ET OPERATIONNELLESLe processus tel que dcrit prcdemment reprsente linstrumentation oprationnelle des missions confies aux achats Les principales missions Mission cur du mtier Elle Vise la satisfaction des besoins des clients internes : Obtenir auprs des fournisseurs des niveaux de flexibilit et de respect des dlais correspondant aux attentes logistiques Maitriser les achats en termes de cot global.

Atteindre les exigences qualit fixes par lentreprise.

Missions stratgiques Anticiper les volutions des marchs amont (risques et opportunits) notamment en matire dinnovation et de cration de valeur :

laborer et piloter la politique fournisseur ; Matriser les risques juridiques (confidentialit, proprit intellectuelle, rglementations sociales, thiques, environnementales) ;

Fiabiliser et scuriser les sources dapprovisionnement.

Les missions oprationnelles Les principales fonctions oprationnelles du cycle des achats sont les suivants : la budgtisation, l'expression interne des besoins, la slection des fournisseurs, commande et relance des fournisseurs et la rception des articles.


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Mmoire de fin dEtude Fonction budgtisation La fonction regroupe toutes les oprations lies la prvision des dpenses et leur approbation par les organes comptents de la socit, de mme que les oprations de suivi des engagements par rapport aux montants ainsi autoriss. Elle est traditionnellement exerce par le service de contrle de gestion ou dfaut la direction financire. Fonction expression interne des besoins Elle est relative aux demandes formules par les diffrents services pour la satisfaction de leur besoins en biens divers matires et fournitures. Cette expression est matrialise gnralement par une demande d'achat ou une demande d'approvisionnement. Cette dernire qui doit tre tablie en nombre suffisant d'exemplaires, a pour intrt de permettre un bon suivi et une raction rapide du service demandeur en direction de l'approvisionnement. Fonction slection des fournisseurs Cette fonction regroupe toutes les procdures de mise en concurrence (appel d'offre en gnral) des fournisseurs. Cette fonction est gnralement exerce conjointement par le service des achats et la Direction Gnrale de la socit. Elle implique mme des organes de contrle externe associs la procdure d'appel et la slection des fournisseurs. Pour obtenir l'assurance que les approvisionnements sont effectus auprs des fournisseurs pratiquant les meilleures conditions de prix, de qualit et de dlai de livraison, et ventuellement de service aprs vente, il est ncessaire qu'une consultation rgulire des fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit tenue une banque de donnes relatives aux produits les plus importants et leurs fournisseurs les plus comptitifs .

Fonction commande -relance des fournisseurs Elle regroupe l'ensemble des oprations lies l'mission des bons ou lettre de commande et celle lies au suivi des commandes par des procdures de relance des fournisseurs. Elle est exerce par principe par le service des achats (ou service des approvisionnements). Fonction rception des articles livrs Audit de la Fonction Achat | 17

Mmoire de fin dEtude Cette fonction est relative aux procdures de contrle des quantits et de la qualit des articles livrs par le fournisseur. Ce contrle peut tre exerc par une seule personne ou comme c'est le cas dans les entreprises du secteur public par une commission de rception.

CHAPITRE II : LA NOTION DAUDIT INTERNE ET CONTROLE INTERNESECTION I : LA NOTION DAUDIT INTERNEGENERALITES La complexit de la notion d'audit interne suggre que l'on s'arrte tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la dmarche adopter pour la ralisation d'une mission d'audit interne. Dfinitions:Audit de la Fonction Achat | 18

Mmoire de fin dEtude Audit vient du mot latin audire qui signifie couter . Les Romains employaient ce terme pour dsigner un contrle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces. C'est une dmarche permettant de recueillir des informations objectives pour dterminer dans quelle mesure les lments du systme cible satisfont aux exigences des rfrentiels du domaine considr. Il s'attache notamment dtecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activits qu'il examine. C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit la dfinition internationale de l'audit interne approuve par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars 2000 comme ....une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques de contrle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. APPROCHE HISTORIQUE SUR L'AUDIT INTERNE Aspect historique Au dbut du moyen ge, les sumriens ont ressenti une ncessit de contrle de la comptabilit des agents1. Ce systme de contrle par recoupement consiste comparer une information qui est parvenue de deux sources d'enregistrement indpendantes. Etymologiquement le terme audit d'origine latine auditus signifie audition des questeurs qui taient des fonctionnaires du trsor chargs de cette mission, ils taient tenus de rendre compte oralement devant une assemble compose d'auditeurs qui approuvaient par la suite le compte ; ce n'est qu'au XIX Sicle que les lgislateurs ont institu le contrle des socits par des agents externes en raison du dveloppement de l'industrie, le commerce, les banques, les assurances. La charge qui pse sur l'auditeur reconnu en tant que garant des dtenteurs des capitaux l'gard des abus des gestionnaires, ds le dbut du XX sicle et avec la crise de 1929 due

1 H.Vlaminick.Histoire de la comptabilit.Ed.Pragmos 1979.P.17 Audit de la Fonction Achat | 19

Mmoire de fin dEtude une mauvaise divulgation de l'information fiable, un accroissement des besoins du monde des affaires en audit s'est accrue. De nos jours, l'audit est une discipline transversale au centre de proccupations des managers, en ce sens et face cette situation ou varit des besoins, l'audit s'largissait en d'autres domaines qui se sont rvls ncessaires avec l'volution et la gnralisation de nouveaux moyens de traitement de l'information2. Progrs de la notion daudit L'audit s'est limit autour de l'audit comptable du commissaire au compte avec pour objectif la certification des tats financiers ; mais il s'est apparu rapidement que les missions d'audit peuvent tre utiles plusieurs utilisateurs des tats financiers d'o le besoin un recours l'audit contractuel et l'audit interne se fut ressentir. L'intervention de l'auditeur pour contrler les tats financiers peut tre impose par la loi, c'est la forme la plus traditionnelle de l'audit qui est pratique par le commissaire aux comptes et qu'on la nomme l'audit lgal ou rvision lgale des comptes . Mais le contrle de l'information peut tre demand par un tiers intress ou un membre de l'entreprise, et dans ce cas la relation entre le prescripteur et l'auditeur devient contractuelle ou conventionnelle. Tel est le cas d'un dirigeant qui souhaite connatre la qualit des tats financiers produits par son entreprise, ou un futur actionnaire qui demande un audit comptable de l'entreprise avant d'acheter des actions ou des parts sociales. Le caractre contractuel confre ainsi la mission d'audit en tendant considrablement le domaine initial et modifie les cadres de relations entre auditeur et prescripteur ou auditeur et audit. L'audit interne est la rvision priodique des instruments dont dispose une entreprise pour contrler et grer une entreprise3. Avec le dveloppement de l'audit interne, les entreprises perurent l'intrt que prsenterait pour elle une expression d'une opinion sur des informations autres que l'information comptable et financire.2J.P. Ravalec .Audit social et juridique .Ed Les Guides Montchertien 1986.P.3

3 Dfinition de lInstitut Franais des Auditeurs et Contrleurs (IFACI)


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Mmoire de fin dEtude Chaque fonction de l'entreprise, chaque type d'opration et la limite chaque information devient ainsi un objet potentiel d'audit ; par exemple : l'audit des achats, de la production, social, audit informatique, etc. En d'autres termes, le concept d'audit connat aujourd'hui une grande fortune mme si globalement la rflexion sur les extensions possibles de l'audit avance plus rapidement que les travaux en vue de la mise en uvre de ces missions. En matire de l'audit comptable, les critres utiliss sont bien connus. L'opinion de l'auditeur doit exprimer en termes de rgularit et de sincrit des tats financiers. Dans une perspective d'utilisation de l'audit des fins de gestion, le critre d'efficacit fut rcemment mis en vidence. Tableau de synthse du progrs de laudit PERIODES PRESCRIPTEUR L'AUDIT 200 av.J.C Rois, Empereurs, Eglise, Clercs ou Ecrivains Punir Etat 1700 1850 Etat, Tribunaux commerciaux et Actionnaires 1900 1940 Etats et Actionnaires et de comptabilit 1940 1970 Etat, Banque et Actionnaires 1970 ces Etat, Tiers et jours Actionnaires Comptables les voleurs pour dtournement des fonds Rprimer les fraudes et punir les fraudeurs, patrimoines Professionnel d'audit Eviter les fraudes et les erreurs, attester la fiabilit des tats financiers historiques Professionnel d'audit Attester la qualit de contrle, la et de comptabilit sincrit et le respect des normes comptables et d'audit Professionnel d'audit Attester et du conseil l'image fidele de compte et la qualit du contrle. protger les DE AUDITEURS OBJECTIF DE L'AUDIT

APPROCHE NORMATIVE ET METHODOLOGIE DUNE MISSION DAUDIT INTERNE Comme tout audit, l'audit interne doit tre fait en rfrence aux normes internationales en la matire et suivre une mthodologie propre. Approche normative de laudit interneAudit de la Fonction Achat | 21

Mmoire de fin dEtude Gnralits sur les normes et les standards L'ISO et le CEI dfinissent la norme comme un document tabli par consensus et approuv par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et rpts, des rgles, des lignes directrices ou des caractristiques, pour des activits ou leurs rsultats garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donn. 4 En rgle gnrale, une organisation n'est pas tenue de respecter certaines normes. Toutefois, le respect de celles-ci peut lui tre impos dans le cadre de ses relations d'affaire avec un tiers. Par ailleurs certaines dispositions lgales peuvent contraindre un type d'entit donne de respecter un certain nombre de textes. Normes rglementaires et professionnelles L'exercice des activits peut tre soumis, selon que l'on appartient une circonscription territoriale aux normes rglementaires ou, selon que l'on appartient un corps de mtier aux normes professionnelles. Normes rglementaires Si l'exercice de certaines activits est libre dans certains pays, l'exercice d'autres est par contre soumis au respect de la lgislation territoriale en vigueur. Par ailleurs, chaque entreprise tant unique, il peut arriver, et il arrive mme trs souvent que celle- ci dfinisse ses propres standards en matire d'audit interne. Aussi, l'auditeur interne dans sa mission, devra veiller d'une part l'application des directives de l'administration, et d'autre part la mise en uvre de la loi du pays. Normes internationales professionnelles de l'audit interne : Ce sont des normes reconnues comme tel sur le plan mondial par des organismes de renom comme l'IIA. Il s'agit :

Des normes de qualification (srie 1000) ; Des normes de fonctionnement (srie 2000) ; Des normes de mise en uvre.

DEFINITION DE LAUDIT INTERNE4Directives ISO/CEI - partie 2 : Rgles de structure et de rdaction des Nomes internationales, cinquime dition2004 ( 3.1.)


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Mmoire de fin dEtude L'audit interne est une activit indpendante et obligatoire qui donne une organisation une assurance sur le degr de maitrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer et contribue crer de la valeur ajoute. 5 Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques de contrle et de gouvernement d'entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. Selon GERMOND et BERANAULT, l'audit interne est un examen technique rigoureux et constructif auquel procde un professionnel comptant et indpendant en vue d'exprimer une opinion motive sur la qualit et la fiabilit de l'information financire prsente par une entreprise au regard de l'obligation qui lui est faite, de donner en toute circonstance, dans le respect des rgles de droit et principes comptables en vigueur, une image fidele de son patrimoine, de sa situation financire et de ses rsultats6. DEMARCHE DUNE MISSIONDAUDIT INTERNE La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes tapes : la prparation de la mission, le droulement de la dite mission et sa conclusion. Au cours de cette mission, l'auditeur utilise plusieurs mthodes et outils. PHASE DE PREPARATION DE LA MISSION Toute une mission d'audit s'ouvre par un ordre de mission, cet ordre formalise le mandat donn par la direction gnrale l'audit interne. L'intervention d'audit commence par la phase de prparation. Cette phase est centre sur la dtection des faiblesses dont l'examen sera l'objet de la phase de ralisation. Cette phase exige des auditeurs une capacit importante de lecture, d'attention et d'apprentissage en dehors de toute routine. Elle sollicite apprendre et comprendre, elle exige galement une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir ou trouver la bonne information et savoir qui la demander.

5 Dictionnaire universel, dition HACHETTE, PARIS 1996-1997.P.52 6 Lionnel Collin et Gerard Velin ,Audit et Contrle interne ,4me .Ed .Dalloz,Paris 1992.P.35


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Mmoire de fin dEtude Par ailleurs lors de cette phase, seront dfinis aussi les objectifs de la mission. Cette dernire peut avoir des objectifs gnraux et des objectifs spcifiques. Ces objectifs sont consigns dans le rapport d'orientation de la mission. Dfinition de la mission Partant de l'analyse de risques dj dtect qu'on va dfinir les objectifs de la mission. Objectifs gnraux : il s'agit d'assurer des lments suivants dans le domaine audit ; scurit des actifs, fiabilit des informations, respect des rgles et directives, optimisation des ressources. Objectifs spcifiques : il s'agit de prciser de faon concrte les diffrents points de contrle qui vont tre tests par l'auditeur, qui tous contribuent la ralisation des objectifs gnraux et qui tous se rapportent aux zones risques ultrieurement identifis. Il importe de prciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la matrise de l'environnement de l'entit auditer avant de procder la mission proprement dite. Au niveau de cette phase, l'auditeur doit passer par les tapes suivantes 7: Prise de connaissance du domaine L'auditeur doit apprendre son sujet, connatre de prs le domaine auditer, le dcouper en simple activit auditable afin que le travail soit facile, simple et prcis. Cette phase est aussi appele plan d'approche. L'auditeur planifie la phase de prise de connaissance et prvoit les moyens les plus adquats pour acqurir le savoir ncessaire la ralisation de sa mission (interview et document). Le travail se rsume en trois thmes : Lorganisation auditer : il s'agit de l'organisation des hommes d'o l'utilit de l'organigramme, formation des hommes et rpartition des tches. Les objectifs et l'environnement : ces deux lments constituent un aspect essentiel assimiler par l'auditeur avant le dbut de sa mission.

7Renard.Jacque.Op.Cit


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Mmoire de fin dEtude Les techniques de travail : l'auditeur doit avoir une bonne connaissance des techniques de travail utilises depuis le tableau de bord et ses composantes utilises par le responsable, jusqu'aux mthodes et techniques de gestion qui permettent l'unit de fonctionner. La connaissance de techniques implique la connaissance des contrles existants, laquelle va permettre de dvelopper ultrieurement le questionnaire du contrle interne. Identification des risques Il s'agit essentiellement de savoir o se situent les risques et non de les analyser dans les dtails de leurs causes et consquences. C'est ce niveau qu'on procde au dcoupage du sujet audit en unit de base lmentaire qui correspond des oprations concrtes et prcises. On identifie les points de contrles internes sans se livrer aucun test ni aucune validation, on regarde simplement s'ils sont convenablement documents, c'est ce niveau donc qu'on dteste le point de contrle dont le risque est potentiel.

PHASE DE REALISATION Reunion douverture Pendant la phase prcdente, l'auditeur fixe les objectifs de la mission, c'est ce qui constitue le rapport d'orientation. La phase de ralisation dbute par une runion d'ouverture dans laquelle l'auditeur et l'audit examinent le rapport d'orientation. Ainsi les auditeurs annoncent au pralable et sans ambigut ce qu'ils ont l'intention de faire. Au cours de cette lecture commune, les auditeurs vont solliciter les avis des audits; ces derniers ne manquent pas de faire des observations mais la dcision finale de prendre ou non en compte les avis des audits reviennent aux auditeurs. Programme daudit On l'appelle aussi programme de vrification ou encore planning des ralisations ; quelle que soit sa dnomination, il s'agit du document interne au service dans lequel on va procder la dtermination et la rpartition des tches. Ce programme d'audit est tabli par l'quipe en charge de la mission et en gnral au cours d'un bref retour dans les bureaux du service. C'est un programme o sont dfinis; le planning de travail, les points de dpart des questionnaires du contrle interne, le suivi du travail et la documentation.


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Mmoire de fin dEtude Le travail sur le terrain La dmarche que l'auditeur doit suivre ce niveau doit tre dfinie avec prcision: La dmarche logique: L'auditeur procde un dcoupage squentiel ou logique des oprations, ncessaire l'identification des risques. A partir de cette identification des risques, l'auditeur dfini ses objectifs "rapport d'orientation" et tabli un programme de travail. Pour chacun des points du contrle interne, il se pose si jug ncessaires les questions: qui, quoi, o, quand et comment ? Il rpond ces questions et c'est la phase terrain qui nous intresse en ralisant des tests avec l'aide des outils qui sont sa disposition (questionnaire du contrle interne, interview, etc....) Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie donne lieu l'tablissement d'une feuille de rvlation des problmes apparents (FRAP) et donc une analyse causale qui va permettre:

D'identifier le ou les dispositifs de contrle interne qui prsentent des faiblesses sur ce point particulier ; De recommander les notifications apporter et pour y porter remde ; du systme ou de processus audit.

L'addition de tous ces constats met en valeur la qualit du contrle interne de l'unit ou

Les tests: Le premier des tests que l'auditeur va raliser c'est l'observation immdiate. Il s'agit des observations physiques de toute nature. Au niveau de cette observation, l'auditeur prend en compte les alias relatifs au moment o il effectue son observation, maintenir les faits observs dans leur contexte. Cette observation permet l'auditeur de complter le questionnaire du contrle interne dj tabli et la gamme des tests individuels que l'on s'apprte raliser. Le second type des tests est celui des tests individuels. Ces tests sont raliss en fonction des zones risque antrieurement dfinis et du questionnaire du contrle interne. On choisi un processus ou un ensemble d'oprations pour voir la faon dont les choses se passent et comment elles sont matrises. Or, quel que soit l'outil utilis les tests doivent toujours rpondre un nombre de conditions: Les questions poses doivent tre prcises, une question vague ne peut fournir qu'une rponse vague et gnrale. Il faut savoir choisir les outils opportuns (questionnaire, interview...)Audit de la Fonction Achat | 26

Mmoire de fin dEtude Il faut savoir interprter les rsultats des tests ce qui est d'autant plus facile que l'objectif a t dfini avec prcision. Tout test doit faire l'objet d'une feuille de rvlation des problmes apparents (FRAP) dans le cas ou le test rvle un des fonctionnements. PHASE DE CONCLUSION Projet de rapport daudit Il prsente la totalit des constats, assortis des causes, consquences et recommandations. En effet par la feuille de rvlation des problmes apparents, l'auditeur s'est accord chaque instant sur l'interprtation des faits observs et les recommandations. Maintenant il faut prendre du recule, dcider ce qu'il va crire et l'organiser. Le rapport daudit C'est un rapport qui est adress aux principaux responsables concerns et la direction, les conclusions de l'audit concernant la capacit de l'organisation audite accomplir sa mission en mettant l'accent sur le dysfonctionnement afin de dvelopper les actions de progrs. C'est le document le plus important mis par l'audit et qui engage le responsable de l'audit. C'est un rapport complet, conclusif, crit. Il constitue le point culminant de la mission et sert dclencher les rflexions de la direction gnrale et les actions du progrs de responsable. Ce rapport respecte un certain nombre de principes : Il doit tre prsent aux responsables audits l'tat de projet, puis discuter avec eux et si possible accepter avant diffusion dfinitive ; Il doit tre structur et formul pour ses lecteurs et donc comporter une partie dtaille et une synthse ; Il doit tre objectif, clair, concis, utile et le plus convaincant possible ;

Il doit tre revue par un comit de lecture interne au service d'audit .

Runion de clture Les personnes qui ont particip la runion d'ouverture, participent galement la runion de clture, lesquelles aprs s'tre entendues sur ce que les auditeurs avaient l'intention de faire (runion d'ouverture), va s'entendre ce qu'ils ont fait. On va donc retrouver l'audit, ces collaborateurs, sa hirarchie autour de l'quipe de la mission d'audit. A l'ordre du jour; l'examen du projet du rapport d'audit qui est distribu chaque participant quelques jours avant la runion - si possible - pour ne permettre la lecture, cet examen se fait partir d'uneAudit de la Fonction Achat | 27

Mmoire de fin dEtude prsentation ralise par les auditeurs, elle permet de rgler les contestations ventuelles et de valider le travail des auditeurs.

AUDIT ET NOTION VOISINE Audit et contrle Le terme contrle est frquemment associ celui d'audit ; la diffrence entre les deux notions peut s'expliquer par rfrence la thorie des ensembles puisque la mise en uvre de l'audit implique de procder diffrents contrles. L'audit englobe ainsi l'ensemble des procdures et techniques de contrle constituant l'examen approfondi par un professionnel et reposant sur une mthodologie. Le contrle se prsente donc comme un outil d'audit, nanmoins ce dernier comprend une opinion qui est le rsultat des contrles. Audit et conseil La distinction entre audit et conseil ne peut s'oprer que par une analyse pralable ayant le caractre de la mission qui est dvolue l'auditeur et du lien entre auditeur et audit. Si la mission est d'origine lgale, telle que celle du CAC, l'audit ne peut pas en principe dboucher sur le conseil.Le CAC ne peut en aucun cas devenir un conseiller permanent, ni recevoir des honoraires spcifiques pour ses avis et conseils. Si en revanche le lien entre auditeur et audit est contractuel, l'audit peut dboucher sur le conseil. Si par contre la mission est lgale, l'audit ne peut pas en principe dboucher sur le conseil. Toute fois, l'audit ne peut pas tre assimil au conseil du fait que ce dernier n'est qu'un complment facultatif d'un travail pralable d'audit et dont l'aboutissement rside dans l'expression d'une opinion. Audit et rvisionAudit de la Fonction Achat | 28

Mmoire de fin dEtude La divergence entre audit et rvision impose au domaine d'application le plus rpandu de l'audit et de la comptabilit pour s'en rendre compte que la rvision comptable est l'appellation ancienne de l'audit comptable. M. Raffegeau indiquait propos de cette question que le terme rvision des comptes est trop souvent peru comme une pratique objet restreint dpourvue des aspects flatteurs de l'audit mais que les dcalages techniques s'estompent et qu'il convient d'utiliser de manire quivalente les termes de ''rviseur'', de ''contrleur des comptes'' ou d'auditeur'' . 8 Certes que mme si l'audit est largement synonyme de rvision comptable, il se dtache commodment du contexte auquel la rvision reste davantage lie. Objectifs, champs daction et typologie de laudit interne Objectifs De nombreux auteurs proposent de classer les objectifs de l'audit interne en trois niveaux selon qu'ils intressent la rgularit, l'efficacit et la conformit aux rgles et procdures ou la pertinence de la politique gnrale de l'entreprise. La rgularit A ce niveau, l'auditeur interne s'attache vrifier que :

Les instructions de la direction gnrale et les dispositions lgales et rglementaires sont appliques correctement ; Les oprations de l'entreprise sont rgulires ; Les procdures et les structures de l'entreprise fonctionnent de faon normale et qu'elles produisent des informations fiables ; Le systme de contrle interne remplit sa mission sans dfaillance ;

Cet audit de rgularit peut aussi s'appeler audit de conformit : les juristes distinguent que dans le premier cas on observe la rgularit par rapport aux rgles internes de l'entreprise et dans le second cas la conformit avec les dispositions lgales et rglementaires. Mais dans les deux cas, la dmarche est la mme: comparer la ralit avec le rfrentiel propos.

8 ) J .Raffegea, avant propos de luvre audit et contrle des comptes, publi-union 1979.P.1J.


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Mmoire de fin dEtude Lefficacit A ce niveau, l'auditeur interne ne se contente pas uniquement de vrifier la rgularit, la conformit de l'entreprise aux rfrentielles interne et externe mais il se prononce sur la qualit de ses ralisations en terme d'efficience et d'efficacit. L'auditeur cherche ici un cart entre rsultat et objectif, c'est--dire un cart entre le but choisi et l'effet produit,9 mais aussi le pourquoi de cet cart et le comment rduire. La pertinence La pertinence est une affaire de la direction gnrale puisqu'elle est tenue vrifier la mesure dans laquelle les choix aboutiront effectivement aux effets recherchs10. L'auditeur interne s'intresse donc, ce niveau, l'entreprise prise dans son ensemble afin de se prononcer sur :

La cohrence entre les structures, les moyens et les objectifs fixs par l'entreprise ; comme l'cart entre le rsultat que l'on veut obtenir et la capacit des moyens retenus y parvenir.

La qualit des orientations de la direction gnrale, la pertinence va tre exprime

Il faut noter qu'a chaque niveau d'objectif poursuivi correspond un type d'audit interne savoir :

L'audit comptable et financier L'audit oprationnel L'audit de management ou direction.

Champ dapplication de laudit interne Le champ d'action de l'Audit interne recouvre de nos jours une conception beaucoup plus large et plus riche, rpondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en plus complexe des organisations. L'Audit interne apporte sa contribution l'ensemble d'activits de l'organisation car dans chaque domaine (financier, administratif, informatique, scurit, industriel, commercial ou social), diriger, c'est toujours planifier les tches, organiser les responsabilits, conduire les oprations et en contrler la marche. L'auditeur interne a ainsi une fonction d'assistance au management et il combine les rles d'auditeur et de consultant.9 Raymond vatier ,Audit de la gestion sociale ,Edition dorganisation ,1981.P166 10 Idem


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Mmoire de fin dEtude Le champ d'application d'une mission d'audit peut varier de faon significative en fonction de deux lments : l'objet et la fonction.11

L'objet : Celui - ci va permettre de distinguer les missions gnrales. Les premires portent sur un point prcis en un lieu dtermin. Les secondes par contre dites gnrales ne connaissent aucune limite gographique (frontire). La fonction : Autre critre qui bien videment se marie avec le prcdent, on parle alors des missions unifonctionnelles et des missions plurifonctionnelles. La mission unifonctionnelle : Cette dernire ne concerne qu'une seule fonction, qu'elle soit spcifique ou gnrale. La mission plurifonctionnelle : Celle o l'auditeur est concern par plusieurs fonctions au cours d'une mme mission. La mission de l'audit interne couvre tous les domaines de gestion, l'audit interne doit avoir accs sans limitation aux documents et donnes relatifs la gestion. Dans le cadre des missions d'assurance l'auditeur interne procde une valuation objective en vue de formuler en toute indpendance une opinion ou des conclusions sur un processus, systme ou tout autre sujet12. TYPOLOGIES L'audit interne Plusieurs dfinitions de l'audit interne ont t donnes, mais nous retenons celle de l'Institut Franais des Auditeurs et des Contrleurs Internes (IFACI) que nous jugeons riche et synoptique : "L'audit interne est la rvision priodique des instruments dont dispose une direction pour contrler et grer l'entreprise. Cette activit est exerce par un service dpendant de la direction gnrale et indpendant des autres services.11 Renard ,Jacques ,Theoris et Pratique de laudit interne ,Ed. dorganisation .Paris 2003-2004 .P.199 12 Renard ,Jacques ,Op.Cit


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Mmoire de fin dEtude Les objectifs principaux des auditeurs internes sont donc, dans le cadre de cette rvision priodique, de vrifier si les procdures en place comportent les scurits suffisantes, si les informations sont sincres, les oprations rgulires, les organisations efficaces, les structures claires et actuelles." L'audit interne est ainsi un service autonome de l'entreprise rattach directement la direction gnrale pour garder son objectivit. Ce service est charg d'valuer les performances de toutes les fonctions de l'entreprise. Laudit comptable et financier L'audit financier est un examen critique des informations comptables, effectu par une personne indpendante et comptente en vue d'exprimer une opinion motive sur la rgularit et la sincrit des tats financiers d'une entit. Il importe de distinguer entre deux missions diffrentes :

La mission d'un audit financier contractuel, ralis la demande d'une entit ou d'un individu, pour des fins qui sont dfinies dans la convention avec l'auditeur .

Cet audit vise souvent la certification des comptes aux tiers au moment par exemple d'une introduction en bourse ou d'un appel public l'pargne ;

La mission du commissariat aux comptes (dnomme parfois mission d'audit lgal), prescrite par la loi sur les socits, qui est constitu de deux lments distincts :

-Une mission d'audit financier externe : -Un ensemble d'obligations spcifiques mises la charge du commissaire aux comptes par des dispositions lgales et rglementaires (information des actionnaires, dtection des actes frauduleux). L'audit financier tel qu'il a t dfini ci-dessus peut tre ralis par un professionnel interne l'entit mais dans ce cas il ne peut garantir la sincrit et la rgularit des informations comptables que pour le besoin de la direction gnrale. Sa position interne ne la lui permet pas de certifier les comptes de l'entreprise des tiers. Dans le cadre de l'audit comptable et financier, la ralit tant les informations produites par l'entreprise, la norme tant les rgles, les lois, les mthodes d'enregistrement et les instructions de la direction gnrale.


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Mmoire de fin dEtude En effet, l'audit comptable et financier s'intresse aux actions ayant une incidence sur la prservation du patrimoine, les saisies, les traitements comptables et l'information financire publie par l'entreprise13. L'audit oprationnel L'audit oprationnel est l'intervention dans l'entreprise sous forme d'un projet, de spcialistes utilisant des techniques et des mthodes spcifiques, ayant pour objectifs : D'tablir les possibilits d'amlioration du fonctionnement et de l'utilisation des moyens, partir d'un diagnostic initial autour duquel le plus large consensus est obtenu ; De crer au sein de l'entreprise une dynamique de progrs selon les axes d'amlioration arrts." Dans l'audit oprationnel, il s'agit d'auditer la ralit (les oprations) au lieu de l'image que la comptabilit en donne. L'ide est donc d'auditer la ralit plutt que la description comptable afin de permettre l'entreprise de pouvoir affronter la comptition avec les meilleurs atouts. L'audit oprationnel est une valuation priodique, continue et indpendante de toutes les oprations de l'organisation en vue d'aider les gestionnaires amliorer le rendement de leurs units administratives et ce, par l'apprciation objective des oprations et la formulation des recommandations appropries. L'audit oprationnel n'est pas l'audit des activits oprationnelles au sens o les activits oprationnelles s'opposent aux activits fonctionnelles de l'organisation. Il n'est pas davantage l'audit d'une fonction oprationnelle particulire de l'entreprise. L'audit oprationnel est une des formes d'audit global d'une organisation. Il peut couvrir l'ensemble des activits et des fonctions d'une organisation. Mais il peut tre restreint l'une des entits composant l'organisation, telle qu'une direction d'un grand ministre ou bien ou bien une division d'une entreprise importante. Laudit de direction ou de management La notation de l'audit de management reste confuse : pour les uns, il ne conoit que sous forme de synthse de divers audits oprationnels.

13 Raymond Vatier,audit de la gestion sociale .Op.Cit


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Mmoire de fin dEtude Pour les autres, audit de direction est ce que fait un prsident s'il avait le temps et les techniques pour faire sur tous les aspects de la gestion d'une entreprise. Il faut donc dire et rpter que l'existante d'un service d'audit interne n'altre en rien la libert de choix et de dcision des directions gnrales. En revanche, observer les choix et les dcisions, les comparer, les mesurer dans leurs consquences et attirer l'attention sur les risques ou les incohrences relvent bien de l'audit interne. L'audit du management ncessite donc un grand professionnalisme, une bonne connaissance de l'entreprise et une autorit suffisante pour tre coute des responsables quant aux recommandations susceptibles d'tre formules dans ce domaine. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION Audit interne et inspection Dans certaines entreprises, le service de l'audit interne est appel tort inspection gnrale, service de contrle bien que les deux (auditeur interne et inspecteur) soient deux travailleurs dans l'entreprise sur le plan thorique et mme pratique, il y a une nette diffrence entre eux : Linspecteur est charg de contrler la bonne application des rgles et directions appliques par les excutants ; Linspecteur a le pouvoir de faire sanctionner tandis que l'auditeur interne ne s'occupe pas de cela. Linspecteur n'a pas la qualit d'apprcier les rgles et principes directifs de l'entreprise tandis que l'auditeur interne les examine, critique les rgles et directives et propose leur amlioration. Linspecteur fait le contrle exhaustif, l'auditeur interne ne regarde pas les choses exhaustivement, il passe les mthodes alatoires. Linspecteur peut faire sa mission, soit de lui-mme soit la demande de la hirarchie, tandis que l'auditeur interne doit recevoir le mandat de la direction. Audit interne et contrle de gestion Il y a encore peu de temps, nombreux taient ceux qui discernaient mal la frontire entre les deux fonctions, une des causes tient sans doute au fait qu'elles ont suivi des volutions comparables. De mme que l'audit interne est pass du simple contrle comptable l'assistance au management dans la maitrise des oprations, de mme le contrle de gestion est pass de laAudit de la Fonction Achat | 34

Mmoire de fin dEtude simple analyse des cots au contrle budgtaire puis peu un vritable pilotage de l'entreprise. Progressivement l'audit interne et le contrle de gestion dpassent l'tat de simple direction fonctionnelle au profit d'une aide l'optimisation de l'entreprise 14. Si la dfinition a vari dans le temps partant d'un processus budgtaire pour atteindre une gestion par objectif, le contrle de gestion reste caractriser par deux lments : L'espace vital de la fonction est le systme d'information de gestion, Elle est au service de la performance. SECTION II : CONTROLE INTERNE DANS LE PROCESSUS DE GESTION DES ACHATS Gnralits Un systme de contrle interne instaur au sein d'une socit est un signe d'une bonne gestion comptable. Il laisse supposer que les donnes comptables, contenues dans les tats financiers sont fiables.une erreur est vite dcouverte grce l'efficacit du systme de contrle interne qui consiste en une srie de vrifications permanentes et en cascade de donnes comptables d'un agent un autre. Le systme de contrle interne tel qu'il est organis dans l'entreprise constitue pour l'auditeur un moyen de preuve de fiabilit des donnes figurant sur les tats financiers ; en effet, l'tude et l'apprciation de ce contrle interne ainsi que l'application qui est le fait des procdures et instructions internes permettent l'auditeur de se faire une ide exacte sur les informations comptables publies par les dirigeants de l'entreprise. Dfinition Le contrle interne est lensemble des dispositifs organiss, formaliss et permanents, choisis par lencadrement, mis en uvre par les responsables de tous niveaux pour matriser le fonctionnement de leurs activits. Le Contrle interne, rappelons-le, est l'ensemble des scurits contribuant la matrise de l'entreprise. Il a pour but, d'un cot, d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l'information, et de favoriser l'amlioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de l'entreprise pour maintenir la prennit de celle-ci. (OECCA). Le contrle interne comptable est un systme dorganisation qui comprend les procdures de14 Marc Joanny, Audit interne et contrle de gestion ;Les Echos,06-10-92


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Mmoire de fin dEtude traitement de linformation comptable et les procdures de vrification du bon traitement de cette information. Dans cet esprit, le contrle interne a pour but de sauvegarder le patrimoine, par la mise en uvre de procdures vitant les erreurs et les fraudes. Plus gnralement, la notion de contrle interne a t tendue la matrise des risques sur lensemble des processus de gestion de lorganisation. Le risque peut tre dfini comme tout vnement, tout comportement, toute situation, affectant la ralisation des objectifs. Ils peuvent tre organisationnels, oprationnels, juridiques, comptables ou financiers. Les Caractristiques Les dmarches de contrle interne sappuient sur un ensemble de principes : Une organisation claire, des missions et des responsabilits explicites ; Des procdures formalises, claires, comprises et appliques, adaptes lenjeu, prennes ; Des procdures permettant des recoupements dinformations ; Une grande importance accorde la comptence et lintgrit du personnel et tout ce qui peut les renforcer, en particulier pour les postes sensibles ; Des sparations de fonction et, en particulier une sparation des fonctions de dcision, de protection et de conservation des actifs, de comptabilisation ; Un retour dexprience rgulier sur ce qui marche et ne marche pas dans le fonctionnement de chaque processus et dans la tenue des objectifs de contrle interne. Bien entendu, ces principes ne sont pas rigides et le contexte de mise en uvre doit tre pris en compte.

Lessentiel est datteindre les objectifs du contrle interne comptable qui sont nombreux :


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SECURITE

Scurit financire Scurit comptable Scurit juridique

QUALITE

Qualit comptable Qualit de linformation Qualit des prestations

EFFICIENCE

Optimisations des ressources Efficacit du management

Comme lillustre ce schma, il permet : La scurit financire, comptable et juridique Dassurer la protection et la sauvegarde du patrimoine et de lactif : Par la scurisation des transactions Par la sauvegarde des droits de lorganisme vis--vis des tiers Dassurer la rgularit, la fiabilit et la sincrit des oprations comptables et financires. La qualit comptable de linformation et des prestations

Grce une organisation approprie, permettant de matriser les risques danomalies comptables ; Grce des tches bien identifies au sein de lorganigramme fonctionnel ; Grce la mise en uvre interne comptable adapte aux enjeux et aux risques.

Le contrle permet ainsi de rendre linformation plus fiable aux responsables ainsi qu ceux qui ils rendent des comptes afin quils puissent prendre de bonnes dcisions, en connaissance de cause et en apprciant la situation financire relle de la collectivit par rapport aux politiques, plans, procdures, lois et rglements. Limage de la collectivit est amliore car elle se reflte dans la qualit de linformation et des prestations rendues. LefficienceAudit de la Fonction Achat | 37

Mmoire de fin dEtude Lutilisation conomique et efficiente des ressources et lutilisation optimale des moyens mis disposition pour la ralisation des objectifs et des buts attribus une activit ou un programme sont des objectifs du contrle interne ; De mme, le contrle interne doit assurer lefficacit du systme de management des risques de lorganisation. Types dobjectifs du contrle interne Afin doptimiser lefficacit du contrle interne, il convient de classer les objectifs en trois catgories : Objectifs oprationnels : Cest--dire la ralisation et loptimisation dans lutilisation de ses ressources par loffice ainsi que la protection de ces ressources. Objectifs financiers : Cest--dire la mise disposition dinformations financires fiables et conformes aux normes comptables applicables, ainsi que des informations ncessaires la bonne gestion de loffre. Objectifs de conformit : Cest--dire le respect par loffice des diffrentes lois et rglementations en vigueur. Cet objectif, souvent nglig, justifie le fait dassocier le service juridique dun office un projet de mise en place dun SCI. Ces catgories distinctes mais qui se chevauchent (un objectif donn peut rentrer dans plus dune catgorie), couvrent diffrents besoins et peuvent relever de la responsabilit directe de diffrents membres du management.

Objectifs financiers Objectifs oprationnels Objectifs de conformit Achat | Audit de la Fonction Les objectifs du systme de contrle interne38


LES PRINCIPES DU CONTROLE INTERNE Il s'agit de principes qui ont t jugs importants citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacit des procdures qui y sont mises en place. Le principe d'organisation et sparation des fonctions Il stipule que le manuel de procdures dcrit les oprations afin de permettre chacun de savoir ce qu'il doit faire, et quel moment ce dernier doit le faire. Ce principe soutient que l'organisation doit : Etre rationnelle, c'est--dire conue antrieurement aux oprations rationnelles de l'entreprise, Etre adopt et adaptable aux objectifs de l'entreprise, Etre vrifiable, concernant la conservation des structures, le respect des circuits mis en place et l'absence de circuits parallles, Respecter la sparation des fonctions. A cet effet, dans le cadre de l'valuation du contrle interne, l'on doit vrifier s'il existe : un manuel de procdures administratives, financires et comptables adapt l'entreprise, Un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les sparations convenables des fonctions notamment : Les fonctions de dcisions (ou oprationnelles) ; Les fonctions de dtentions matrielles des valeurs et des biens ; Les fonctions de contrle . Le principe d'universalit Ce principe stipule que le systme pour tre efficace ne doit pas exclure de personnes, ni tenir de secteur en dehors du systme. Il doit s'tendre tous les membres de l'entreprise. ToutesAudit de la Fonction Achat | 39

Mmoire de fin dEtude les fonctions de l'entreprise, qu'elles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises aux rgles de contrle interne. Il s'agit de voir : si toutes les personnes se conforment aux procdures ; si les procdures sont respectes en tout lieu et en tout temps. Le principe d'indpendance Ce principe exprime l'ide que les objectifs du contrle interne (sauvegarde du patrimoine et amlioration des performances) sont atteindre indpendamment des mthodes, procds et moyens de l'entreprise. Il s'agit de vrifier que le paramtrage des systmes automatiss de gestion n'limine pas certains contrles. Par exemple : La suppression d'une criture passe, Le dfaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traite en informatique. Le principe d'informations et qualit du personnel Ce principe stipule que l'information qui chemine dans les circuits du contrle interne doit tre : Pertinente, autrement dit adapte son objet et son utilisation. Elle doit tre disponible et accessible dans les temps et lieux voulus,

Objective, car elle ne doit en aucun cas tre dforme dans un but particulier, Communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin partir des informations reues, Vrifiable, car il doit tre possible d'en retrouver les sources grce des rfrences appropries permettant de justifier l'information et de l'authentifier. Il s'agit pour le contrle interne de vrifier si : L'information rpond certains critres tels que : la pertinence, l'utilit, l'objectivit, la communication et la vrifiabilit ;

La qualit du personnel ne fragilise pas l'application des procdures donc l'information.

Le principe d'harmonie


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Mmoire de fin dEtude Ce principe signifie que le systme mis en place doit tenir compte des caractristiques de l'entreprise et de l'environnement. Dans le contrle interne, il s'agit de vrifier s'il y a harmonie entre la taille de l'entreprise, le volume et le cot de conception puis d'application des procdures. En ce qui concerne les petites entreprises, la matrise que le chef a de son entreprise devrait lui permettre d'annuler les risques lis au cumul de fonctions du l'insuffisance du personnel. Le principe d'auto contrle Le principe d'auto - contrle ou d'intgration stipule que les procdures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un systme d'auto - contrle. La distinction des fonctions de l'entreprise (dcision, conservation du patrimoine, comptabilit, contrle) est fondamentale sur le plan du contrle interne, car une sparation des tches permet de raliser un auto - contrle efficace.

L'EVALUATION DU CONTROL INTERNE DIFFERENTS ASPECTS DU CONTROLE INTERNE Les aspects comptables du contrle interne Les aspects comptables du contrle interne regroupent toutes les procdures ou particularits qui, dans l'organisation de l'entreprise, favorisent l'tablissement de comptes sincres et rguliers. Linfluence de ces procdures doit tre sensible tout au long de l'exercice. En premier lieu, elles doivent favoriser la qualit des travaux journaliers de comptabilisation et garantir l'intangibilit des enregistrements comptables et des pices justificatives. Ensuite, elles doivent constituer un ensemble des contrles qui jouent normalement la fin de l'exercice. Les aspects administratifs du contrle interne


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Mmoire de fin dEtude Les aspects administratifs du contrle interne comprennent l'ensemble des procdures qui vise promouvoir l'efficacit de la gestion. La prise en compte de ces aspects enrichit la notion de contrle interne, qui prend un caractre beaucoup positif. Le contrle interne n'a plus pour objectif unique la dtection des erreurs et fraudes ou la prvention ; il doit amliorer l'organisation de l'entreprise. Il ne doit pas seulement donner la direction certaines garanties ; il doit aussi amliorer la rentabilit de l'entreprise. LES DIFERENTS ASPECTS DU CONTROLE INTERNE ET LAUDIT La distinction des aspects administratifs de ceux comptables du contrle interne ne signifie gure dire que ces deux ensembles sont hermtiquement disjoints. Un dispositif de contrle interne caractre avant tout administratif peut prsenter de l'intrt sur le plan comptable et inversement. Ainsi, une procdure de relance des clients, qui ressort d'abord des aspects administratifs du contrle interne, concerne galement ses aspects comptables : mettant en vidence l'existence de clients douteux, elle pourra contribuer la sincrit des comptes en faisant ressortir la ncessit d'une dprciation. Rciproquement, une procdure de rconciliation bancaire, qui est une procdure comptable, poursuit des objectifs caractre administratif ; l'absence de surveillance des mouvements bancaires pourrait entraner des fraudes qui nuiraient l'efficacit de l'exploitation. De tout cela, il rsulte que l'auditeur, bien que privilgeant dans son valuation du contrle interne les aspects comptables, touche par la force des choses des aspects oprationnels. Pour le rviseur charg de se prononcer sur la fiabilit des comptes, l'assurance que les dispositifs administratifs du contrle interne sont efficaces prsente un double intrt :

Cest une garantie du bon suivi des engagements et, dans cette mesure, une garantie de dispositifs d'alerte immdiats. Le rviseur doit, de ce fait, s'y intresser. La prennit de l'entreprise influence son apprciation des comptes. C'est la notion de la continuit de l'exploitation ;

c'est un lment de recoupement : les statistiques, les donnes budgtaires, les tudes de prix de revient, les rsultats du contrle de qualit viennent tayer la fiabilit qui peut s'attacher certaines informations comptables.


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I-

LA MISE EN UVRE DE L'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE

Le schma suivant illustre les tapes de l'valuation du contrle interne : Description du systme

Tests de conformit Evaluation prliminaire

Forces thoriques

Faiblesses thoriques

Tests de


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Points forts appliqu

Points forts non appliqus

Forces

Faiblesses

Evaluation dfinitive du Contrle interne

EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DESCRIPTION DES PROCEDURES Deux techniques de base peuvent tre utilises par l'auditeur pour saisir un dispositif de contrle interne : le mmorandum et le diagramme de circulation des documents (DCD). Le mmorandum Une premire approche possible du contrle interne est la description narrative, laquelle on donne traditionnellement le nom de mmorandum. L'auditeur fait la synthse crite des entretiens qu'il a avec les responsables intresss et des documents qu'il a pu runir. Pour se faire dcrire les procdures, l'auditeur pourra se servir d'un questionnaire dit "ouvert". Ce questionnaire se caractrise par le fait qu'une rponse par "oui" ou "non" est impossible. Chaque question implique un dveloppement et ncessite donc une comprhension du systme. L'utilisation de ce questionnaire est gnralement trs efficace pour prparer l'interview avec les responsables et pour vrifier, aprs coup, qu'aucun point n'a t omis. Le diagramme de circulation des documents :Audit de la Fonction Achat | 44

Mmoire de fin dEtude DCD Un diagramme de circulation est la description graphique d'un ensemble d'oprations. Celle-ci s'opre au moyen d'une ligne de flux qui retrace dans un ordre chronologique le cheminement des documents gnrs par ces oprations. L'tablissement d'un DCD suppose l'emploi d'une table de symboles et le choix d'un type de prsentation. S'agissant des symboles, il n'y a pas une table normalise utilise par tous les cabinets d'audit. Dans l'annexe nous prsenterons, titre indicatif, une liste des symboles utiliss par certains cabinets marocains. Le choix d'une table de symbole n'est pas fondamental, il importe qu'il y ait une homognit totale au sein d'un mme groupe de travail. Bien que la prsentation du diagramme puisse varier d'un auteur un autre, l'on retiendra deux modles de prsentation : Le diagramme vertical Le diagramme horizontal

Le diagramme vertical : le circuit des documents est prsent verticalement et les services, spars par un trait horizontal, sont placs les uns en dessous des autres. Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est--dire, depuis sa cration jusqu' son archivage ou sa destruction. Le diagramme horizontal : la prsentation suit le mme principe que celui du diagramme vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui sont juxtaposs les uns ct des autres se fait horizontalement. LES TESTS DE CONFORMITE L'objectif de cette tape est de s'assurer qu'il a saisi correctement le contrle interne de l'entreprise. Il doit donc prendre une une les diffrentes procdures qui figurent dans son mmorandum ou dans son DCD et vrifier que sa description est conforme la ralit. Ces tests peuvent tre faits par : Une observation directe ; Une confirmation verbale ; Une observation a posteriori. L'EVALUATION PRELIMINAIRE


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Mmoire de fin dEtude En analysant les procdures, l'auditeur cherche dgager les forces et les faiblesses thoriques du systme. Pour cela, deux mthodes sont sa disposition :

La premire consiste regarder le systme et chercher les points forts et les points faibles. Elle comporte invitablement des risques d'oubli . La seconde, plus formalise et centre sur les dispositifs de contrle, consiste se poser un certain nombre de question tournant d'une proccupation gnrale que l'on peut formuler de la manire : est-ce que quelque chose peut mal fonctionner ? Est-ce que tel dfaut peut se produire ?

Ces questions sont rassembles dans les questionnaires, qui, par opposition aux questionnaires ouverts dont nous avons parl prcdemment, sont appels questionnaires ferms. Ce type de questionnaire se caractrise en ce qu'il est formul de telle manire que les seules rponses possibles sont, soit "oui", soit "non", la rponse ngative traduisant dans la plus part des cas une faiblesse du systme tudi. Exemple de questions fermes concernant le circuit d'achat : 1- Les doubles des factures sont-ils, ds leur rception ou ds leur tirage, marqus "Duplicata" ? (Risque : double comptabilisation et double rglement.) 2- Les doubles des factures non employes dans le circuit des achats sont-ils dtruits ? (Risque : double comptabilisation et double rglement.) 3- Les quantits factures sont-elles bien celles qui ont t reuEs ? Y a-t-il rapprochement, sur ce point, entre facture et bon de rception (ou de livraison) vis par le magasinier ? (Risque : Inscription de charges non conformes la ralit) CONFIRMATION DE L'APPLICATION DU SYSTEME LES TESTS DE PERMANENCE Choix des procdures tester Les tests de permanence sont mis en uvre pour dterminer si les points forts du systme (les contrles faits par l'entreprise) qui ont t estims comme assurant la fiabilit des procdures et des enregistrements ont fonctionn effectivement tout au long de l'exercice. Les tests


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Mmoire de fin dEtude doivent tre mis en uvre pour dtecter les dviations de procdures qui auraient pu se produire. Mise en uvre du test Elle consiste contrler aprs coup, partir des lments laisss par l'excution de la procdure, que celle-ci s'est droule conformment aux principes prvus. L'EVALUATION DEFINITIVE DU CONTROLE INTERNE Les tests de permanence permettent l'auditeur d'valuer dfinitivement le contrle interne. En plus des faiblesses de conception dtermines la suite de sa premire valuation, l'auditeur se prononcera dans cette phase sur les point forts thoriques et distinguera entre :

Les points forts de conception qui sont effectivement exploits : points forts thoriques et pratiques classs parmi les forces du systme ; Les points forts de conception mais qui restent thoriques : points forts non appliqus rangs parmi les faiblesses du systme. Un document de synthse rcapitulera les lments dgags lors de l'valuation du contrle. A partir de ces lments, l'auditeur dtermine l'impact que peuvent avoir sur la rgularit et sincrit des comptes les forces et les faiblesses du systme de contrle interne.

LES TECHNIQUES DEXAMEN DES COMPTES techniques d'examen des comptes comprennent : des tests de cohrence ; des tests de validation. Ces techniques ne sont pas utilises l'une aprs l'autre, mais gnralement combines dans le programme d'intervention de l'auditeur. LES TESTS DE COHERENCE Les tests de cohrence constituent un des aspects principaux de ce que l'on appel l'audit analytique. L'audit analytique dsigne l'ensemble des tudes et des contrles caractre d'ensemble qui sont effectus par l'auditeur. Les tests de cohrence permettent l'auditeur de vrifier l'homognit des informations caractre comptable et oprationnel qui sont sa disposition. Fonds soit sur la simple logique, soit sur un raisonnement mathmatique, ilsAudit de la Fonction Achat | 47

Mmoire de fin dEtude apportent l'auditeur des lments de preuve qui sont a priori entirement fiables. On peut distinguer essentiellement deux types de tests de cohrence. Les premiers sont fonds sur une simple revue de l'information, les seconds sur la mise en uvre de calculs ayant un caractre mathmatique ou statistique.

Les revus de l'information Elles consistent examiner l'information sur un plan gnral afin de dceler les incohrences notoires qui pourraient transparatre. Il s'agit de lier ou de se remettre en mmoire les informations caractre extra-comptable qui sont affrents aux comptes concerns : contrats, procs-verbaux, budgets, rapports d'activit, tableaux de bord, etc. Ds lors, de deux choses l'une, ou bien les informations se corroborent entre elles ; par exemple les chiffres figurant dans les documents financiers refltent bien la situation conomique gnrale, la tendance du secteur d'activit ; alors l'information gagne en force probante du fait de sa cohrence, ou bien l'harmonie cde le pas la contradiction par exemple, les stocks augmentent alors que la production a t interrompue. Il s'agira galement d'oprer une "inspection rapide" : l'auditeur "scrute" les critures importantes pour dterminer celles pouvant avoir un caractre suspect. On n'omettra pas en fin les comparaisons entre les documents comptables et les balances avant et aprs la date d'examen ainsi que l'examen des critures de centralisation. Les comparaisons par calcul Les analyses faites par l'auditeur pourront tre fondes sur le calcul. Il existe de nombreuses possibilits parmi lesquelles on peut citer :

les vrifications de vraisemblance les plus frquentes sont les contrles indiciaires, dont l'objet est d'analyser l'volution d'une ou de plusieurs variables, ou encore l'volution d'un rapport (tude de corrlation, analyse par ratio, etc.).

les vrifications par approximation : par exemple, un auditeur pourra contrler la vraisemblance d'une dotation aux amortissements en appliquant un taux moyen aux valeurs brutes immobilises.

LES TESTS DE VALIDATION Objectifs des tests de validation


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Mmoire de fin dEtude Une distinction supplmentaire peut tre opre entre les tests de validation. On peut, en effet, distinguer : Ceux qui portent sur une opration qui a t enregistre dans un compte durant l'exercice. Ce premier type de test constitue des tests de validation des enregistrements ; Ceux qui visent plus spcifiquement justifier le solde d'un compte apparaissant au bilan. Ce second type de test constitue des tests de validation des soldes. On remarquera qu' une modalit technique de mise en uvre ne correspond pas forcment un seul de ces objectifs. Le schma ci-aprs permet de retrouver la correspondance existant habituellement entre les modalits et les objectifs de la validation effectue. Les modalits des tests de validation Trois sortes de tests de validation pourront tre utilises par l'auditeur : validation sur la base de documents ; validation par confirmation extrieure ; validation par inspection physique. Validation sur la base de documents dtenus par l'entreprise Il s'agira, pour l'auditeur de se baser sur les documents dtenus par l'entreprise pour juger le bien fond des critures comptables passes et valider les soldes des comptes importants slectionns. L'examen des documents crs ou reus par l'entreprise porte souvent sur les pices, factures, lettres, dossiers, relevs bancaires et autres documents justificatifs permettent de vrifier une procdure ou un solde. L'auditeur ne vrifie jamais aveuglement n'importe quelle pice : le plan de mission, l'apprciation du contrle interne et l'utilisation des techniques de sondage le conduisent examiner un nombre suffisant et pertinent de documents pour fonder son opinion sur les comptes annuels. Validation par confirmation extrieure La confirmation directe, appele galement circularisation, consiste demander un tiers ayant des liens avec l'entreprise audite (le banquier, le client, le fournisseur, l'expert comptable, l'avocat) de confirmer directement des informations, des oprations, des soldes, ou de lui donner tout renseignement ncessaire. La circularisation aux tiers peut tre "positive". L'auditeur communique au tiers le solde qui apparat dans les comptes de l'entreprise audite. Il lui demande, soit de confirmer ce solde, soit en cas de dsaccord, deAudit de la Fonction Achat | 49

Mmoire de fin dEtude bien vouloir justifier le sien. La circularisation peut tre aussi "aveugle". L'auditeur demande alors au tiers de lui donner avec un maximum de dtails le solde qui apparat dans ses livres. Cette seconde manire d'interroger est donc plus contraignante pour la personne sollicite, puisque dans tous les cas il lui est demand une rponse dtaille. La mise en uvre suppose le respect des modalits suivantes : La demande de renseignements doit tre formule sur papier en-tte de l'entreprise audite. Le texte retenu doit donc rsulter d'un accord entre celle-ci et l'auditeur ; La demande doit tre signe par un membre autoris du personnel de l'entreprise ; La demande doit tre expdie par l'auditeur ; L'auditeur doit recevoir, sans intermdiaire, la rponse de la personne interroge. Exemples d'lments pouvant faire l'objet d'une circularisation : Nantissement du fonds de commerce (demandes adresses au greffe de tribunal de commerce) ; Immobilisations corporelles (confirmations de la proprit foncire auprs de la conservation foncire) ; Immobilisations financires (confirmations de la proprit de titres auprs d'un intermdiaire financier) ; Etc. Validation par inspection physique L'observation physique est une technique qui consiste vrifier physiquement l'existence matrielle d'un actif. Elle est le moyen de contrle le plus direct pour s'assurer de l'existence d'un lment comptabilis par l'entreprise, et jouit par consquent d'une force probante particulirement leve. Observer rellement un lment physique (un stock, un immeuble, une machine) ne signifie nanmoins pas que l'entreprise audite est rellement propritaire des bien

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Redaction de Mon Memoire 2011