Règlement de régie interne officiel au 20nov2012

Règlement no 001

Date 2012-11-20

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Règlements, Politiques et Procédures

Association Étudiante du Cégep de St-Félicien

Règlement de régie interne Association étudiante du Cégep de Saint-Félicien

Règlement de régie interne (Règlement n

o 1 et Statuts)

Entériné en A.G. le 5 février 2003 Modifié en A.G. le 3 mai 2006

Modifié en A. G. le 16 septembre 2009 Modifié en AGX le 10 mai 2012

Modifié en A.G le 20 novembre 2012

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Saint-Félicien (QC)

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Table des matières

Article 1 Statuts

1.01 Statuts………………………………………………………………………………………………………………………...…5

Article 2 Disposition Générales 2.01 Définitions .......................................................................................................................................................... 5 2.02 Siège social ........................................................................................................................................................ 6 2.03 Logo ................................................................................................................................................................... 6 2.04 Abréviation officielle .......................................................................................................................................... 6 2.05 Objet .................................................................................................................................................................. 6 2.06 Désignation ........................................................................................................................................................ 6

Article 3 Assemblée générale, cotisation et référendum 3.01 Rôle et pouvoir ................................................................................................................................................... 7 3.02 Quorum .............................................................................................................................................................. 7 3.03 Droit de parole et de vote .................................................................................................................................. 7 3.04 Procuration ........................................................................................................................................................ 8 3.05 Scrutin secret ..................................................................................................................................................... 8 3.06 Assemblée générale semestrielle ........................................................................................................................ 8 3.07 Assemblée générale de fin d’année .................................................................................................................... 8 3.07 Assemblée générale spéciale .............................................................................................................................. 9 3.08 Convocation ....................................................................................................................................................... 9 3.09 Ordre du jour ..................................................................................................................................................... 9 3.10 Cotisation ........................................................................................................................................................... 9 3.11 Référendum ...................................................................................................................................................... 10

Article 4 Le Conseil d'administration

4.01 Composition ..................................................................................................................................................... 11 4.02 Rôle du Représentant de comité de programme............................................................................................... 11 4.03 Vacance ............................................................................................................................................................ 11 4.04 Démission ........................................................................................................................................................ 11 4.05 Perte de qualité ................................................................................................................................................ 12 4.06 Éligibilité ......................................................................................................................................................... 12 4.07 Mandat ............................................................................................................................................................. 12 4.08 Contre indication ............................................................................................................................................. 12 4.09 Droits et devoir ................................................................................................................................................ 12 4.10 Exercice des pouvoirs ...................................................................................................................................... 13 4.11 Registres .......................................................................................................................................................... 13 4.12 Élection et nomination des membres du Conseil ............................................................................................. 14

Article 5 Assemblée du Conseil d'administration

5.01 Assemblée régulière ......................................................................................................................................... 15 5.02 Assemblée spéciale .......................................................................................................................................... 15 5.03 Avis de convocation ......................................................................................................................................... 15 5.04 Convocation ..................................................................................................................................................... 15 5.05 Présidence des assemblées .............................................................................................................................. 15 5.06 Quorum ............................................................................................................................................................ 16 5.07 Vote .................................................................................................................................................................. 16 5.08 Délégation de pouvoirs .................................................................................................................................... 16

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5.09 Suspension ....................................................................................................................................................... 16 5.10 Vacance ............................................................................................................................................................ 16

Artcile 6 Le Conseil exécutif

6.01 Rôles ................................................................................................................................................................ 18 6.02 Composition ..................................................................................................................................................... 18 6.03 Désignation ...................................................................................................................................................... 18 6.04 Pouvoirs ........................................................................................................................................................... 19 6.05 Réunion ............................................................................................................................................................ 19 6.06 Quorum ............................................................................................................................................................ 19 6.07 Vote .................................................................................................................................................................. 19

Article 7 Les membres du Conseil exécutif 7.01 Le Coordonnateur (trice) Général .................................................................................................................. 20 7.02 Le secrétaire général ....................................................................................................................................... 20 7.03 Le trésorier (ère) .............................................................................................................................................. 21 7.04 Le coordonnateur (trice) aux affaires internes ............................................................................................... 21 7.05 Le coordonnateur (trice) aux affaires externes ............................................................................................... 22 7.06 Le coordonnateur (trice) à la pédagogie ........................................................................................................ 22 7.07 Le coordonnateur (trice) aux affaires socioculturelles ................................................................................... 22 7.08 Le coordonnateur (trice) aux affaires socio-politiques ................................................................................... 23 7.09 Le coordonnateur (trice) à l’environnement ................................................................................................... 23 7.11 Irrégularités ..................................................................................................................................................... 24 7.12 Révocation ou résiliation de mandat ............................................................................................................... 24

Article 8 Élections

8.01 Décret des élections ......................................................................................................................................... 25 8.02 Mises en candidature ....................................................................................................................................... 25 8.03 Campagne électorale ....................................................................................................................................... 25 8.04 Scrutin .............................................................................................................................................................. 25 8.05 Mandat ............................................................................................................................................................. 26 8.06 Président d’élections ........................................................................................................................................ 26

Article 9 Dispositions financières 9.01 Exercice financier ............................................................................................................................................ 27 9.02 Ressources financières ..................................................................................................................................... 27 9.03 Postes budgétaires ........................................................................................................................................... 27 9.04 Pièces justificatives .......................................................................................................................................... 27 9.05 Un rapport financier exhaustif ......................................................................................................................... 27 9.06 Vérification des états financiers ....................................................................................................................... 27 9.07 Indemnisation................................................................................................................................................... 28 9.08 Signataires ....................................................................................................................................................... 28 9.09 Échanges financiers ......................................................................................................................................... 28

Article 10 Dispositions juridiques 10.01 Registres et procès-verbaux ............................................................................................................................. 28 10.02 Contrat ............................................................................................................................................................. 29 10.03 Frais judiciaires ............................................................................................................................................... 29 10.04 Poursuites judiciaires ...................................................................................................................................... 29 10.05 Règlements ....................................................................................................................................................... 29 10.06 Incompatibilité ................................................................................................................................................. 29 10.07 Dissolution ....................................................................................................................................................... 29

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10.08 Entrée en vigueur ............................................................................................................................................. 30 10.09 Nullité des clauses ........................................................................................................................................... 30

ARTICLE 1 - Statuts

1.01 Représenter les étudiants.

1.02 Promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d'enseignement, de

pédagogie, de services aux étudiants et d'administration de

l'établissement d'enseignement.

1.03 Favoriser le développement d’une conscience sociale.

1.04 Promouvoir l’activité étudiante.

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ARTICLE 2 - Dispositions Générales

2.01 Définitions

Dans le présent règlement et dans tout règlement subséquent, à moins que le

contexte n’indique un sens différent, les mots et les expressions définis ci-après

conservent le sens suivant :

« Actes constitutifs » désigne les actes définis comme tels par la loi;

« Assemblée » désigne l’assemblée générale des membres de l’association ;

« Association » désigne l’Association étudiante du Cégep de Saint-Félicien;

« Collège » désigne le Collège d’enseignement général et professionnel de Saint-

Félicien;

« Conseil d’administration » désigne le Conseil d’administration de

l’Association;

« Conseil exécutif » désigne le Conseil exécutif de l’Association étudiante du

Collège de Saint-Félicien;

« Étudiant » désigne toute personne régulièrement inscrite à ce titre au Collège

incluant l’étudiant adulte qui poursuit ses études de jour à temps partiel tel que

prévu dans l’article 54 de la Loi de l’accréditation;

« Heures ouvrables » désigne les heures pendant lesquelles le Collège dispense

régulièrement des cours aux étudiants ;

« Loi sur les compagnies » désigne la Loi sur les compagnies de la province de

Québec, L.R.Q. 1977, c-38, et tout amendement subséquent ;

« Loi sur l’accréditation et le financement » désigne la Loi sur l'accréditation

et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants, L.R.Q. 1983, c. 33, et

tout amendement subséquent;

« Membre » désigne tout étudiant du collège, ayant acquitté sa cotisation.

« Officier » désigne tous les membres du Conseil exécutif de l’Association;

« Représentant de comité de programme » désigne toute personne représentant

un programme au Conseil d’administration;

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« Règlement » Tout règlement adopté par le Conseil d’administration.

« Majorité absolue » La moitié plus un (50% plus 1).

« Majorité simple » Une motion qui obtient le plus grand nombre de vote est

adoptée, par exemple, l’option A récolte 10 votes, l’option B : 5 votes, l’option

C : 5 votes, l’option D : 6 votes et c’est l’option A qui le remporte.

2.02 Siège social

Le siège social de l’Association est situé à Saint-Félicien au 1105 boulevard

Hamel.

2.03 Logo

Le logo de l’AECSF est celui qui apparaît en marge de ce document.

2.04 Abréviation officielle

L’abréviation officielle pour désigner l’Association est « AECSF ».

2.05 Objet

Le présent règlement détermine la régie interne l’Association et ses statuts.

2.06 Désignation

Le présent règlement est désigné sous le nom de « Règlement de régie interne »

ou « Règlement no 1 et Statuts »

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ARTICLE 3 - Assemblée générale, cotisation et référendum

3.01 Rôle et pouvoir

L’assemblée générale est l’instance suprême de décision de l’Association. Elle

exerce sa juridiction en conformité des actes constitutifs et des prérogatives de la

loi sur les compagnies et de la loi sur l’accréditation et le financement. Elle

détermine l’orientation générale que prendra l’Association durant l’année. Elle

peut adopter tout règlement, politique ou résolution ou règlement ayant trait à la

poursuite des fins et objectifs de l’association, de même qu’elle reçoit et traite les

recommandations lui parvenant des autres instances. Cependant l’assemblée

générale ne peut prendre aucune décision qui irait à l’encontre de la loi ou qui

placerait l’Association en situation de faillite

Les pouvoirs qui lui sont conférés sont :

3.01.1 ceux que la loi lui dicte et/ou lui permet

3.01.2 d’entériner, amender ou abroger en totalité ou en partie le présent

règlement ou tout règlement subséquent adopté par le Conseil

d’administration;

3.01.3 de fixer le montant des cotisations;

3.01.4 d’élire, à la majorité simple ou de destituer, par vote des deux tiers, s’il

y a lieu, un officier;

3.01.5 de décréter une levée de cours aux lieux et dates déterminées par

l’assemblée, sur une proposition requérant l’appui de la majorité simple.

3.02 Quorum

Le quorum requis pour la tenue de toute assemblée est égale à 4% de ses

membres.

3.03 Droit de parole et de vote

Tous les membres de l’Association ont droit de parole et un (1) droit de vote.

Sauf avis contraire, les votes sont pris à la majorité simple des membres présents

et formant quorum.

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3.04 Procuration

Nul ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration, et

ce, au sein de quelque assemblée délibérante que ce soit.

3.05 Scrutin secret

Dans le cas des assemblées délibérantes, il faudra dénombrer au vote à main

levée au moins un tiers des membres présents favorables à la tenue d’un scrutin

secret pour procéder de telle manière.

3.06 Assemblée générale semestrielle

L’assemblée des membres de l’Association doit être tenue, chaque début de

session. Elle est convoquée sur résolution du Conseil d’administration. À cette

assemblée, le Conseil fait rapport de ses activités pour la session écoulée. De

plus, il soumet aux membres :

3.06.1 un bilan dressé conformément à la loi, de même qu’un relevé général

des recettes et des dépenses pendant l’exercice se terminant à la date la

plus rapprochée de ce bilan; chaque bilan financier annuel doit avoir été

certifié au préalable par un vérificateur externe au collège ;

3.06.2 un bilan des activités de l’année écoulée ainsi qu’un plan d’action pour

l’année à venir;

3.06.3 tous autres sujets jugés d’intérêt pour ceux-ci.

3.07 Assemblée générale de fin d’année

L’assemblée générale de fin d’année des membres de l’Association doit être

tenue avant la fin de la session d’hiver. Elle est convoquée sur résolution du

Conseil d’administration. À cette assemblée, le Conseil fait rapport de ses

activités pour la session écoulée. De plus, il soumet aux membres :

3.07.1 un bilan préliminaire dressé conformément à la loi, de même qu’un

relevé général des recettes et des dépenses pendant l’exercice se

terminant à la date la plus rapprochée de ce bilan préliminaire;

3.07.2 un bilan des activités de l’année écoulée ainsi qu’un plan d’action pour

l’année à venir;

3.07.3 tous autres sujets jugés d’intérêt pour ceux-ci.

3.07.4 les élections pour les postes de président, secrétaire général et trésorier.

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3.07 Assemblée générale spéciale

Une telle assemblée peut être tenue à toute fin dûment mentionnée dans l’avis de

convocation :

3.07.1 sur résolution du Conseil d’administration;

3.07.2 sur réception par le secrétaire général de l’Association d’une demande

par écrit, signée par au moins 4% des membres, indiquant les objets de

l’assemblée projetée, ladite assemblée est alors convoquée pour les

points mentionnés dans la demande.

3.08 Convocation

Tout avis de convocation devra comporter la date, l’heure et le lieu de la réunion,

ainsi que l’ordre du jour prévu, et sera publié à moins sept (7) jours de préavis.

Toutefois, une assemblée générale spéciale pourra être convoquée à vingt-quatre

(24) heures de préavis et portera la mention « extraordinaire ».

3.09 Ordre du jour

L’ordre du jour ne peut comporter que les points prévus dans l’avis de

convocation, à moins que la majorité simple de l’assemblée ne vote pour un

changement ; toutefois, une telle proposition de modification à l’ordre du jour

devra s’inscrire dans les limites des règlements.

S’il s’agit d’une assemblée extraordinaire, l’ordre du jour est strict et non

modifiable.

3.10 Cotisation

La cotisation étudiante s’élève à 20 $ (dollars) par session.

Le montant de la cotisation étudiante est fixé par vote simple en assemblée

générale.

La cotisation étudiante peut être remboursée sur demande écrite faite au Conseil

d’administration par un étudiant qui désire retirer son adhésion à l’association tel

que convenu par l’article 52 de la loi sur l’accréditation et le financement

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3.11 Référendum

Un référendum auquel participe 10% des membres sur toute matière déterminée

par le Conseil d’administration est considéré valide. Toutes options soumises lors

d’une telle consultation, sauf disposition contraire à la loi ou aux règlements,

sont réputées adoptées dès leur entérinement par la majorité simple des votes

exprimés. Le Conseil nomme deux scrutateurs neutres.

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ARTICLE 4 - Le Conseil d’administration

4.01 Composition

Les affaires de l’Association sont administrées par le Conseil d’administration

composé d’un maximum de vingt-deux (22) personnes et d’un minimum de dix

(10) personnes dont cinq (5) doivent provenir de programmes pré universitaires

et cinq (5) autres de programmes techniques

Les membres doivent agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et dans

l’intérêt de l’Association.

4.02 Rôle du Représentant de comité de programme

Les représentants de comité de programme font les liens entre les différents

programmes d’étude du collège. Ils font aussi le lien entre les étudiants et leur

association par l’entremise de son Conseil d’administration.

Le représentant de comité de programme doit faire un compte rendu des activités

produites et de la situation économique de son comité.

Le représentant peut faire part des besoins et des attentes de ceux qu’il représente

envers le Conseil d’administration.

Considérant le nombre d’étudiant directement touché par le comité de

programme, le représentant peut faire le lien entre les différents dossiers de

l’Association et les étudiants.

4.03 Vacance

Une vacance survient par suite du décès d’un officier, de sa démission ou de la

perte de la qualité requise pour sa nomination ou à l’expiration de son mandat.

4.04 Démission

Tout officier peut démissionner en donnant un avis écrit de sa démission au

secrétaire général de l’Association. La démission prend effet au moment de la

réception dudit avis par le secrétaire général de l’Association ou au moment fixé

dans l’avis.

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4.05 Perte de qualité

Une personne cesse de faire partie du Conseil d’administration dès qu’elle perd

la qualité nécessaire à sa nomination.

4.06 Éligibilité

Seuls membres de l’Association sont éligibles comme administrateur.

4.07 Mandat

Le mandat est égal à une année scolaire, du 1er

septembre au 30 juin de l’année

suivante. Les officiers qui le désirent peuvent être réélus lorsqu’ils ont terminé

leur mandat.

4.08 Contre indication

Considérant la difficulté de rassembler les administrateurs de l'association, les

droits et devoirs sont pris en charge par le conseil exécutif jusqu’à la première

rencontre du Conseil d’administration.

4.09 Droits et devoir

Le Conseil d’administration :

4.09.1 assure la mise en œuvre des orientations, objectifs, priorités et plan

d’action de même que toute décision prise par l’assemblée générale;

4.09.2 étudie, exécute ou fait exécuter toute décision sur les questions ou

dossiers en accord avec les orientations de l’Association et les décisions

de l’assemblée générale;

4.09.3 voit à la préparation technique de l’assemblée générale

4.09.4 voit à ce que les règlements généraux soient appliqués et les résolutions

exécutées;

4.09.5 élit les remplaçants au Conseil exécutif jusqu’à la prochaine assemblée

générale;

4.09.6 juge de la pertinence et de la qualité des actions et des décisions

émanant du Conseil exécutif;

4.09.7 propose les budgets et les règlements des différentes structures de

l’Association;

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4.10 Exercice des pouvoirs

4.10.1 Par résolution :

Les pouvoirs du Conseil d’administration s’exercent par simple

résolution à l’exception des matières déterminées par la Loi ou les

règlements adoptés sous l’autorité de la Loi

4.10.2 Par règlement :

Le Conseil d’administration doit procéder par règlement numéroté

pour :

établir des dispositions concernant la régie interne de

l’Association;

fixer le mode de nomination et de déterminer les fonctions et les

pouvoirs des officiers;

assigner toute fonction au président;

déterminer la structure du comité exécutif, la durée du mandat de

ses membres et l’étendue de leurs pouvoirs;

établir les dispositions relatives à la gestion de ses biens;

déterminer les modalités d’attribution du mandat de vérification

externe;

modifier ou abroger ses règlements.

4.11 Registres

Le Conseil d’administration doit tenir à son siège social un ou plusieurs registres

où doivent être consignés :

4.11.1 l’original ou une copie de ses lettres patentes;

4.11.2 une copie certifiée de ses règlements;

4.11.3 les procès-verbaux des assemblées du Conseil d’administration et du

Conseil exécutif;

4.11.4 les noms, prénoms et adresses de chacun des membres à partir des

renseignements fournis par la fiche d’inscription des étudiants;

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4.11.5 les noms, prénoms et adresses de chacun des officiers en indiquant pour

chacun la date de nomination et celle où il a cessé d’être membre;

4.11.6 les budgets et les états financiers de l’Association pour chacune des

années financières

4.12 Élection et nomination des membres du Conseil

4.12.1 Officier du conseil exécutif

Doivent être élu par scrutin démocratique à la majorité simple des votes.

4.12.2 Représentant de comité de programme

Doivent être élu à même leur programme par leurs pairs

4.12.3 Représentant de comité étudiant

Doivent avoir été choisi par leurs paires formant leur comité.

4.12.4 Représentant étudiant du Cégep

Conformément à l’article 32 de la Loi sur l’accréditation et le

financement, les représentants doivent avoir été nommés par

l’Association

La nomination des dits représentants doit être faite en Conseil

d’administration.

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ARTICLE 5 - Assemblée du Conseil d’administration

5.01 Assemblée régulière

Le Conseil d’administration doit tenir au moins six (6) assemblées régulières par

année, aux dates, heures et endroit précisés dans les avis de convocation.

5.02 Assemblée spéciale

Le Conseil d’administration peut tenir des assemblées spéciales en tout temps,

selon que les circonstances l’exigent.

Une assemblée spéciale du Conseil d’administration doit se tenir à la demande du

Conseil, du Coordonnateur (trice) général du Conseil ou de 1/3 des

administrateurs.

Au cours d’une telle assemblée, seuls les sujets mentionnés dans l’avis de

convocation peuvent être traités, à moins que tous les administrateurs en fonction

du conseil soient présents à cette assemblée et qu’ils y consentent.

5.03 Avis de convocation

L’avis de convocation du Conseil d’administration doit remplir une ou l’autre

des conditions suivantes :

résolution du Conseil exécutif.

demande écrite de la majorité des administrateurs

Le délai de convocation doit être d’au moins vingt-quatre (24) heures

5.04 Convocation

Tout avis de convocation devra comporter la date, l’heure et le lieu de la réunion,

ainsi que l’ordre du jour prévu, et sera publié à moins sept (7) jours de préavis.

Toutefois, un Conseil d’administration spéciale pourra être convoqué à vingt-

quatre (24) heures de préavis et portera la mention « extraordinaire ».

5.05 Présidence des assemblées

Le président et secrétaire d’assemblée sont nommés dès l’ouverture de la séance

par proposition et appui.

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5.06 Quorum

Le quorum de toute réunion du Conseil d’administration est égal à la majorité

absolue des administrateurs (50 % plus 1).

5.07 Vote

Chaque membre du Conseil d’administration a droit au vote. Il n’est accepté

aucun vote par procuration ou encore par anticipation.

Le coordonnateur (trice) général de la réunion ne vote pas sauf s’il y a égalité au

terme d’un comptage des voies rattachées à un vote.

5.08 Délégation de pouvoirs

Le Conseil d’administration peut, par résolution :

déléguer partiellement ou totalement les pouvoirs et devoirs d’un

représentant à un autre représentant;

nommer toute personne, habile selon la loi, pour exercer les pouvoirs et

remplir les devoirs d’un représentant en cas d’absence ou d’incapacité

d’agir de ce dernier.

5.09 Suspension

Le Conseil d’administration peut, lors d’une réunion dûment convoquée à cette

fin, et par vote requérant l’appui des 4/5 du nombre de membres formant quorum

à une telle réunion, suspendre temporairement l’un de ses membres dont les actes

sont jugés nuisibles aux intérêts de l’Association, et ce, pour une période

n’excédant pas trente (30) jours.

5.10 Vacance

Une vacance survient :

par la démission de tout membre en fonction; un avis de démission doit se

faire par écrit et la démission prend effet à la réception de l’avis par le

secrétaire ou le coordonnateur (trice) général;

par la perte de qualité de membre ou lorsqu’un membre s’absente à au

moins deux (2) séances consécutives sans motifs raisonnables;

par la destitution de tout membre en fonction;

par décès d’un membre en fonction.

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5.11 Contre indication

Advenant le cas où le quorum n’est pas atteint, la réunion est reportée sept (7)

jours plus tard. Les membres présents à cette réunion constituent alors le

quorum.

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ARTICLE 6 - Le Conseil exécutif

6.01 Rôles

voit à l’expédition des affaires courantes, ainsi qu’au suivi des décisions

prises par le Conseil d’administration;

s’assure du contrôle budgétaire et financier;

doit répondre aux poursuites judiciaires qui pourraient être intentées

contre l’Association;

se dote au besoin d’une politique de fonctionnement;

voit à la préparation d’un rapport annuel des activités de l’association;

prépare un plan d’action et fait un rapport de ses activités qui seront

soumis au Conseil d’administration.

6.02 Composition

Adopté en AGX le 10 mai 2012 Le Coordonateur (trice) Général(e);

Le trésorier (ère);

Le secrétaire général;

Le Coordonnateur (trice) à la pédagogie;

Le Coordonnateur (trice) aux affaires externes;

Le Coordonnateur (trice) aux affaires internes;

Le Coordonnateur (trice) aux affaires socioculturelles;

Le Coordonnateur (trice) aux affaires sociopolitiques;

Le Coordonnateur (trice) à l’environnement.

Le Coordonnateur (trice) à l’information et communication

6.03 Désignation

Les membres agissant à titre d’officiers sont désignés conformément au chapitre

relatif aux élections;

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Les étudiants du Conseil d’administration du Collège sont nommés par le Conseil

exécutif de l’Association en vertu de l’article 32 de la Loi sur l’accréditation et le

financement des associations d’élèves ou étudiants.

6.04 Pouvoirs

Le Conseil exerce son pouvoir décisionnel dans les limites des règlements et

selon les prérogatives définies ci-dessous. Il peut, notamment :

former des comités chargés de mener à terme certains projets particuliers;

apporter des recommandations de proposition au Conseil

d’administration.

6.05 Réunion

Le Conseil tient ses assises aux dates, heure et lieu déterminés par celui-ci et

selon les dispositions de sa régie interne.

6.06 Quorum

Le quorum de toute réunion du Conseil est égal à la majorité absolue, c’est-à-

dire, la moitié plus un (1) du nombre total de ses membres.

6.07 Vote

Les décisions du Conseil sont prises à la majorité simple des membres en

fonction présents et formant quorum, sauf disposition contraire du présent

règlement.

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ARTICLE 7 - Les membres du Conseil exécutif

Nota Bene : L’assemblée générale de fin d’année élit les exécutants des trois postes :

coordonnateur (trice) général, secrétaire général et trésorier pour l’année

suivante. Les exécutants déjà en poste seront les mentors des exécutants élus à la

dite assemblée jusqu’à la fin de leur mandat, soit le 30 juin de l’année en cours.

Les mandats des exécutants élus débutent le 1er

juillet de l’année courante.

7.01 Le Coordonnateur (trice) Général

est l’officier exécutif en chef de l’Association et en est son porte-parole

officiel ;

assure la préparation des plans d’action à court et à long terme, qu’il

soumet au Conseil exécutif et au Conseil d’administration ;

préside le Conseil d’administration et, avec elle, est responsable du

cheminement courant de l’Association ;

veille au suivi des décisions du Conseil exécutif, du Conseil

d’administration ou de l’assemblée;

peut autoriser toutes les dépenses relatives au fonctionnement courant de

l’Association, par le Conseil exécutif ou du Conseil d’administration

selon le cas ;

voit de façon générale à la coordination des secrétariats et des différentes

instances délibérantes de l’Association ;

prend en charge certains dossiers et peut par le fait même présider

certains comités formés par le Conseil exécutif ou le Conseil

d’administration.

7.02 Le secrétaire général

agit comme chef de secrétariat et à ce titre seconde le coordonnateur

(trice) général dans l’administration des affaires courantes de

l’Association ;

est responsable de la convocation des assemblées des membres, de même

que celles du Conseil exécutif ou de toute autre instance délibérante de

l’Association, et en prépare les dossiers ;

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s’assure de la rédaction des procès-verbaux des assemblées des membres,

séances du Conseil d’administration ou du Conseil exécutif ou lors de la

réunion de toute autre instance délibérante, et en authentifie les extraits ;

se porte garant de l’aspect légal de l’Association et à la garde matérielle

de son sceau, ainsi que de ses registres et procès-verbaux ;

est responsable des différents services offerts aux étudiants.

7.03 Le trésorier (ère)

a la charge et la garde des fonds de l’Association et des livres de

comptabilité, ainsi que des livres et registres fiscaux prévus par la loi ;

gère et étudie les implications financières des activités socioculturelles et

autres types d’activités, de l’imprimerie, ainsi que de tout autre projet ou

entreprises impliquant les deniers de l’Association ;

prépare et gère les budgets, prépare les bilans, et met en œuvre tous les

moyens possibles afin d’assurer le financement de l’Association ;

dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil exécutif

les deniers de l’Association ;

est chargé de s’assurer que le bilan financier annuel est certifié par un

vérificateur avant chaque assemblée générale.

7.04 Le coordonnateur (trice) aux affaires internes

s’occupe des relations avec les regroupements étudiants et autres organes

du Cégep et s’assure du bon fonctionnement des organismes ;

s’occupe de façon générale de toutes les questions relatives à la qualité de

la vie des étudiants, de même que la coordination générale du milieu

étudiant ;

participe aux différentes réunions des comités du Cégep en vue de

diffuser l’information ou régler des problèmes internes.

est délégué d’office aux réunions inter-organismes et est chargé d’en faire

rapport au Conseil exécutif et au Conseil d’administration ;

préside et coordonne les activités de toute réunion avec les

regroupements.

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7.05 Le coordonnateur (trice) aux affaires externes

s’occupe des relations avec les regroupements, institutions ou autres

intervenants extérieurs au Cégep susceptibles d’entretenir des rapports

dans l’intérêt de l’Association;

est délégué d’office aux réunions inter-collégiales ou aux congrès

étudiants, plus spécialement les réunions des organismes dont

l’Association fait partie;

recueille l’information provenant de l’extérieur et informe l’Association

de toute activité susceptible de la faire avancer;

peut participer, s’intégrer, créer des coalitions visant à promouvoir les

mandats et objectifs de l’Association;

travaille de concert avec le (la) coordonnateur(trice) aux affaires

politiques pour les dossiers d’ordre politique.

7.06 Le coordonnateur (trice) à la pédagogie

est en charge de et assure le suivi des étudiants membres de la

Commission des études du Cégep, où il doit d’ailleurs absolument siéger ;

assure la continuité dans les dossiers d’ordre pédagogique ;

représente les étudiants de l’Association en matière de pédagogie à toutes

les instances pédagogiques du Cégep ;

s’occupe de tout ce qui a trait aux griefs ;

siège aux instances pédagogiques dont l’Association fait partie ;

préside et coordonne les instances pédagogiques de l’Association.

7.07 Le coordonnateur (trice) aux affaires socioculturelles

voit aux différents besoins des étudiants en matière d’activités sportives,

culturelles ou autres ;

est responsable de l’organisation des diverses activités ci-haut

mentionnées, conférences, spectacles, etc. ;

seconde le (la) coordonnateur (trice) aux affaires internes en ce qui a trait

aux relations entre les divers organismes du Cégep ;

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reçoit les demandes de projets spéciaux et en évalue la pertinence ;

préside et coordonne les activités de vie étudiante.

7.08 Le coordonnateur (trice) aux affaires socio-politiques

est responsable de la coordination de tous les dossiers d’ordre politique;

prépare les documents ou des mémoires visant à définir la position de

l’Association face à un dossier politique;

travaille de concert avec le (la) coordonnateur(trice) aux affaires externes

pour les dossiers d’ordre politique;

conseille l’Association dans ses prises de positions politiques;

préside et coordonne les activités du comité politique;

est délégué d’office aux réunions ou consultations externes au Collège

concernant l’association étudiante.

7.09 Le coordonnateur (trice) à l’environnement

est délégué d’office au Comité Institutionnel de Protection de

l’Environnement (CIPE) du Cégep de Saint-Félicien;

est membre des Bleuets Verts

diffuse l’information à la population étudiante sur la politique verte

établie au Cégep;

propose un plan d’action en matière d’environnement et des ajustements à

la politique verte de façon annuelle;

rédige le rapport final de l’Association sur le dossier de l’environnement

de façon annuelle;

est délégué d’office aux réunions de groupes environnementaux.

7.10 Le coordonnateur (trice) à l’information et aux communications

Modifié en AG du 20 nov 2012

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7.11 Irrégularités

Tous les actes passés, tous les règlements ou résolutions adoptés à une assemblée

quelconque du Conseil exécutif sont réputés réguliers et valides, même s’il était

découvert subséquemment que la nomination d’un membre du Conseil exécutif

était entachée d’irrégularités ou nulle ou que l’un ou l’autre des membres du

Conseil exécutif n’était plus habile à siéger.

7.12 Révocation ou résiliation de mandat

Le Conseil exécutif peut, par résolution adoptée à la majorité des deux tiers (2/3)

de ses membres en fonction, lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin,

révoquer ou résilier la nomination pour cause de tout membre du Conseil exécutif

autre que le Coordonnateur (trice) général.

7.13 Parité homme-femme des porte-paroles

Ajout en AGX le 10 mai 2012

Qu’un homme et une femme faisant partie du conseil exécutif soient nommés

porte-paroles de l’AECSF par l’exécutif.

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ARTICLE 8 - Élections

8.01 Décret des élections

Les élections générales de l’Association sont déclenchées à la fin de

chaque année pour les postes de coordonnateur(trice) général(e),

secrétaire générale et trésorier(ère) et au début de chaque année pour les

postes coordonnateur(trice) aux affaires externes, aux affaires internes,

pédagogiques, environnementales, socioculturelles, sociopolitiques et à

l’information et aux communications ce, par voie de décret rendu public

par le Conseil exécutif. Le processus électoral se déroule sous la

supervision d’un président d’élections, comme l’indiquent les règlements

et autres dispositions à cet effet, et comporte : une période de mises en

candidature, la campagne électorale des candidats ainsi qu’un scrutin.

8.02 Mises en candidature

Les mises en candidature sont ouvertes pour une période d’au moins

quarante-huit heures ouvrables suivant le décret des élections.

Les différents postes sont ouverts à tous les membres de l’Association;

toutefois, le coordonnateur (trice) général et le trésorier devront avoir dix-

huit (18) ans révolus, âge de la majorité légale, au moment de leur

désignation.

8.03 Campagne électorale

Les candidats disposent d’un minimum de cinq (5) jours ouvrables pour

procéder à leur présentation. Cette période de temps ne peut d’aucune

façon débuter avant la clôture des mises en candidature ou se terminer

après le début du scrutin.

8.04 Scrutin

Le scrutin se déroule en assemblée générale selon les procédures

habituelles.

La participation minimale des votants requise pour que le président

d’élections ou le comité électoral puisse valider le scrutin est égal au

quorum d’une assemblée des membres.

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8.05 Mandat

La passation des pouvoirs s’effectue sur résolution du Conseil exécutif, dans un

délai de quinze (15) jours suivant la fermeture du scrutin et le mandat des

officiers ainsi désignés s’étend jusqu’à la nomination de leurs successeurs.

8.06 Président d’élections

Le président d’élections, chargé de superviser les élections, est nommé à

cet effet par le Conseil exécutif à la majorité absolue de ses membres.

Ses fonctions s’étendent du décret des élections à la nomination des élus,

et celui-ci ne doit pas se porter candidat à de telles élections.

Le Conseil exécutif peut, par résolution, former un comité électoral pour

seconder le président d’élections dans ses tâches et comme celui-ci, ses

membres ne pourront être candidats à de telles élections.

Le rôle du président d’élections consiste à assurer le bon déroulement des

élections selon les règles qu’il a prévues ainsi qu’à assurer une diffusion

maximale de publicité sur le processus électoral.

Le président d’élections doit s’assurer que les candidats peuvent écrire un

texte de présentation au sein du journal étudiant du Cégep.

La présidence d’élections doit être assumée par un membre ne faisant pas

partie du Conseil exécutif ou par une personne non-membre choisie pour

son impartialité.

Le président d’élections voit au bon déroulement du partage des postes

qui s’effectue par scrutin au sein des candidats élus.

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ARTICLE 9 - Dispositions financières

9.01 Exercice financier

L’exercice financier de l’Association s’étend du premier (1er

) juillet au trente

(30) juin de l’année suivante.

9.02 Ressources financières

Les ressources financières de l’Association se composent :

des cotisations étudiantes ;

des surplus des années précédentes ;

de toutes les sources de revenus que juge à propos d’établir le Conseil

exécutif.

9.03 Postes budgétaires

Le Conseil d’administration, sur recommandation du trésorier, détermine les

postes budgétaires et les budgets alloués à chacun d’eux.

9.04 Pièces justificatives

Une pièce justificative est nécessaire à chaque dépense encourue. La dite pièce

doit être signée par la personne qui a fait la dépense ou tout au moins une

référence devra être faite à l’autorisation de cette dépense : l’explication et la

date de celle-ci seront portées aux livres fiscaux. Les dites pièces deviennent la

responsabilité de la personne qui occupe le poste de trésorier.

9.05 Un rapport financier exhaustif

Un rapport financier exhaustif doit être déposé en Conseil d’administration et en

assemblée générale.

9.06 Vérification des états financiers

Modifié en AGX le 10 mai 2010 Le trésorier doit obligatoirement faire vérifier la comptabilité de l’Association

par une personne externe au conseil exécutif et aux employés qui travaillent à

l’association étudiante ayant les compétences nécessaires en comptabilité et que

cette personne soit un(e) étudiant(e), un(e) professeur(e) ou un(e) comptable et

que si c’est un(e) étudiant(e), qu’il(elle) ait les compétences académiques

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reconnues par son milieu. Advenant le cas contraire, les états financiers de la

période non vérifiée seront jugés non valables.

9.07 Indemnisation

Des frais de représentation raisonnables seront payés aux officiers qui devront se

déplacer, se nourrir et/ou se loger à l’extérieur dans l’exercice de leurs fonctions.

Les frais ne peuvent excéder en aucun cas les politiques en vigueur du Collège.

9.08 Signataires

Les officiers usuellement autorisés à signer les chèques sont :

Le Coordonnateur(trice) général

Le Trésorier

Le Secrétaire général

9.09 Échanges financiers

Tout dépôt ou échange financier devra être signé par les personnes autorisées à

cet effet par l’autorité compétente.

ARTICLE 10 - Dispositions juridiques

10.01 Registres et procès-verbaux

L’Association doit faire tenir par le secrétaire général un ou des livres où sont

enregistrés :

une copie des règlements, lettres patentes et autres constitutifs de

l’Association ;

la liste complète des élèves tel que stipulé par l’article 31 de la loi sur

l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiant

(L.R.Q., chapitre A-3.01);

les noms et adresses de ceux qui ont été officiers de l’Association, avec

les dates auxquelles ils sont devenus ou ont cessé d’être membre;

les procès-verbaux signés par le secrétaire général.

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10.02 Contrat

À moins que l’autorité compétente, par résolution, ne désigne une personne pour

signer un contrat ou document en particulier pour et au nom de l’Association

dans le cours habituel de ses affaires, le dit contrat ou document est signé par le

coordonnateur (trice) général, le secrétaire général ou le trésorier.

10.03 Frais judiciaires

Les officiers sont indemnisés et remboursés par l’Association des frais et

dépenses qu’ils peuvent être appelés à faire à l’occasion d’une poursuite

judiciaire intentée contre eux à raison d’actes posés dans l’exercice de leurs

fonctions, excepté ceux qui relèvent d’une négligence ou d’une faute grave de

leur part. Le Conseil d’administration se prononce sur chaque cas et rend sa

décision publique.

10.04 Poursuites judiciaires

Le Conseil d’administration engagera des poursuites judiciaires, ou en évaluera

la possibilité, contre toute personne, organisme ou corporation s’il y a lieu.

10.05 Règlements

Les règlements de l’Association ne peuvent être contraires à la loi ou à

ses actes constitutifs;

Les règlements doivent être entérinés par résolution à l’assemblée

générale à la majorité simple.

10.06 Incompatibilité

En cas d’incompatibilité d’une ou plusieurs dispositions d’un autre règlement de

l’Association avec le présent règlement, ce dernier a préséance.

10.07 Dissolution

La dissolution de l’Association ne peut se faire que par voie de référendum. Il

faudra dénombrer lors d’une telle consultation deux tiers (2 3) ou plus des

membres en faveur de la dissolution pour convoquer à cette fin une assemblée

générale spéciale et proclamer officiellement la dissolution de l’Association, puis

mandater le Conseil exécutif pour qu’il procède à la dissolution et à l’abandon

des lettres patentes selon les exigences de la loi.

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10.08 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption par l’assemblée générale

et abroge tout règlement de régie interne antérieur.

10.09 Nullité des clauses

Si une des clauses de la présente convention était dans une quelconque mesure

déclarée nulle, non exécutoire ou encore le devenait, les autres clauses ou sous

clauses des présents statuts et règlements de régie interne ne seront affectées et

continueront d’être en vigueur et exécutoires dans toutes les mesures permises

par la loi.

Documents

Règlement de régie interne officiel au 20nov2012