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Fédération Française de la Randonnée Pédestre ___________

Comité Départemental de la Randonnée Pédestre de Loir-et-Cher

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Règlement Intérieur Adopté en l’Assemblée Générale Ordinaire le 04 février 2017

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ARTICLE PRELIMINAIRE .......................................................................................................................... 3

ARTICLE 1 – AFFILIATIONS ...................................................................................................................... 3

1.1. MEMBRES TITULAIRES ............................................................................................................................ 3 1.1.1. Nouvelles associations .......................................................................................................................... 3 1.1.2. Cotisations et licences ........................................................................................................................... 3

1.2. MEMBRES ASSOCIES ...................................................................................................................................... 3

ARTICLE 2 – ASSEMBLEE GENERALE .................................................................................................... 4

2.1 – CONVOCATION DES REPRESENTANTS ........................................................................................................... 4 2.2 CANDIDATURES AU COMITE DIRECTEUR ........................................................................................................ 4 2.3 – DELAIS DE CANDIDATURES .......................................................................................................................... 5 2.4 – MODALITES DE VOTE ................................................................................................................................... 5

2.4.1 Droit de vote des membres titulaires ...................................................................................................... 5 2.4.2 Droit de vote des membres associés ....................................................................................................... 5

2.5 - BAREME DES DROITS DE VOTE EN ASSEMBLEE GENERALE ........................................................................... 5 2.6 – REPRESENTANTS DU COMITE A L’ASSEMBLEE GENERALE REGIONALE ....................................................... 5

ARTICLE 3 – COMITE DIRECTEUR .......................................................................................................... 6

3.1. REUNIONS ..................................................................................................................................................... 6 3.2. MODALITES DE COMMUNICATION DES DOCUMENTS ...................................................................................... 6 3.3 - QUARTS SORTANTS ...................................................................................................................................... 6 3.4 - PARTICIPATIONS AUX COMITES DIRECTEURS ............................................................................................... 6 3.5 - GROUPE DE TRAVAIL .................................................................................................................................... 6 3.6 – REUNIONS DEMATERIALISEES ...................................................................................................................... 7 3.7. REVOCATION DU MANDAT D’ADMINISTRATEUR ........................................................................................... 7

ARTICLE 4 – BUREAU ................................................................................................................................. 7

4.1 – LE PRESIDENT ............................................................................................................................................. 7 4.2 – VICE-PRESIDENT ......................................................................................................................................... 8 4. 3. – TRESORIER ................................................................................................................................................. 8

4. 3.1. Les missions du Trésorier ............................................................................................................. 8 4. 3.2. Le Trésorier Adjoint .......................................................................................................................................... 8

4. 4 – SECRETAIRE ................................................................................................................................................ 8 4. 4.1. Les missions du Secrétaire .......................................................................................................................... 8 4.2.4.2. Le Secrétaire Adjoint ................................................................................................................................ 9

ARTICLE 5 – DISPOSITIONS CONCERNANT L’IMMATRICULATION TOURISME ......................... 9

ARTICLE 6 – COMMISSIONS ET GROUPES DE TRAVAIL.................................................................... 9

6.1 – REGLES GENERALES .................................................................................................................................... 9 6.2 – COMMISSION DEPARTEMENTALE FORMATION .......................................................................................... 10 6.3 – COMMISSION DEPARTEMENTALE COMMUNICATION ................................................................................. 10 6.4 – COMMISSION DEPARTEMENTALE TOURISME ............................................................................................. 10 6.5 – COMMISSION DEPARTEMENTALE MEDICALE ............................................................................................. 11

ARTICLE 7 – REPRESENTATIONS ET DELEGATIONS DU COMITE ................................................ 11

ARTICLE 8 – DISPOSITIONS GENERALES ............................................................................................ 12

8.1- REMBOURSEMENT DES FRAIS DES BENEVOLES ............................................................................................ 12 8.1.1. Contexte ........................................................................................................................................................... 12

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8.1.2. Remboursement des frais de déplacements ...................................................................................................... 12 8.1.3 Étendue de la prise en charge des frais .............................................................................................................. 13

8.2 – MISES A DISPOSITION DE MATERIELS DU COMITE ...................................................................... 13 8.2.1 Contexte ............................................................................................................................................................ 13 8.2.2 Mise à disposition de façon ponctuelle.............................................................................................................. 13 8.2.3 Mise à disposition sous forme de prêt ............................................................................................................... 13

8.3 – AUTRES DISPOSITIONS ....................................................................................................................... 14 8.3.1 Mise à disposition des clés du local du Comité ................................................................................................. 14 8.3.2 Signatures sur les comptes bancaires ................................................................................................................ 14 8.3.3 Avantages acquis et missions particulières du salarié ....................................................................................... 14 8.3.4 Utilisation du véhicule du Comité ..................................................................................................................... 14 8.3.5 Utilisation du serveur de données du Comité .................................................................................................... 15

ARTICLE 9 – DETAIL DES AIDES DU COMITE ..................................................................................... 15

ARTICLE 10 – BAREME DES DROITS DE VOTE (AG DU 4 FEVRIER 2017) ...................................... 17

DES MEMBRES TITULAIRES EN ASSEMBLEE GENERALE DEPARTEMENTALE ........................ 17

ARTICLE 11 – LISTE DES MATERIELS DU COMITE (AG DU 4 FEVRIER 2017) .............................. 18

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ARTICLE PRELIMINAIRE

Le présent Règlement Intérieur a pour objet de préciser les règles de fonctionnement internes du Comité.

Il est établi en application des statuts fédéraux, de son Règlement Intérieur et des statuts du Comité.

En cas de divergence d’interprétation entre ces derniers et ce Règlement Intérieur, la lettre des Statuts

prévaut sur celle du Règlement intérieur.

ARTICLE 1 – AFFILIATIONS

1.1. MEMBRES TITULAIRES

1.1.1. Nouvelles associations

Les dossiers de demandes d’adhésion d’association doivent respecter les documents prévus

par les règles fédérales.

Ces dossiers sont examinés par le Bureau qui, en cas d’urgence, peut faire suivre

immédiatement le dossier, avec l’accord du Président du Comité, à la Fédération.

En tout état de cause le Comité directeur doit valider le dossier à la réunion qui suit et

confirmer, au besoin, l’octroi de l’aide aux nouvelles associations prévues, éventuellement,

dans le RI.

1.1.2. Cotisations et licences

Le montant de la cotisation annuelle de chaque association est prélevé par le National

Le montant de la licence annuelle, selon la catégorie d’assurance choisie par l’adhérent, est

prélevé par le National sur le compte de l’association. Une part de cette licence, fixée chaque

année en AG fédérale, revient au Comité.

Le comité présente au vote des associations à son AG annuelle les augmentations de

cotisation et de licence proposées par le National. Son délégué portera les orientations de

l’AG du Comité à l’AG fédérale.

1.2. MEMBRES ASSOCIES

Le Comité convient de rechercher la collaboration de structures ou de personnes physiques

susceptibles de lui permettre de mieux faire connaitre la randonnée dans toutes ses activités et

d’en assurer la promotion sur son territoire.

Ces adhésions sont annuelles et renouvelables. Elles sont, sauf exceptions, soumises à une

cotisation annuelle proposée par le Comité Directeur et validée en AG, via l’approbation des

modifications du RI.

Les avantages accordés aux membres associés sont les suivants :

Invitation à l’Assemblée Générale avec droit de vote sur toutes délibérations non fédérales ;

Envois périodiques d’informations, entre autres le journal du Comité, le calendrier des

randonnées….

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Inscription gratuite d’une annonce de randonnée dans le calendrier édité par le Comité et sur

le site fédéral

Les demandes d’adhésion sont examinées dans les mêmes conditions que pour les membres

titulaires sur la base des documents suivants :

Collectivités et organismes publics

o Un simple courrier ou la signature d’une Convention suffit à proposer leur adhésion

comme membre associé au Comité dans les mêmes dispositions que ci-dessus.

Associations et personnes physiques

o Les associations doivent renouveler annuellement leur adhésion et faire connaître

leur Bureau et leur correspondant.

o Les personnes physiques doivent justifier leur identité

ARTICLE 2 – ASSEMBLEE GENERALE

2.1 – CONVOCATION DES REPRESENTANTS

Toutes les invitations et convocations peuvent être adressées sous forme électronique

Les invitations sont adressées, en temps opportun, à toutes les associations affiliées du

département en précisant la date, le lieu, l’organisation, les modalités et frais d’inscription.

Ce courrier indique également le nombre de postes à pourvoir au Comité Directeur du Comité

dans chacun des collèges :

o Médecin

o Collège général

Un bulletin de candidature est joint précisant la date limite de remise des candidatures.

Une convocation sera adressée aux Présidents des Associations, aux candidats et aux inscrits à

l’AG. Elle comportera les modalités pratiques, l’ordre du jour, le compte d’exploitation et le bilan

de l’année écoulée, le budget prévisionnel et la liste des candidats au Comité Directeur, aux

postes de représentants du département à l’AG régionale et aux postes de représentant du

département à l’AG fédérale.

Il appartiendra à chaque Association de remettre ce courrier et les pièces jointes à chacun de ses

représentants désignés pour participer à l’AG.

2.2 CANDIDATURES AU COMITE DIRECTEUR

Le candidat précise le collège pour lequel est proposée sa candidature. Son bulletin doit

comporter la signature du candidat et celle du Président de l’association ou du Président du

Comité dans le cas ci-dessous.

Le cas échéant une candidature peut être présentée par le Comité Départemental, sur proposition

du Président et après avis du Comité Directeur du Comité.

Les candidatures aux postes de représentant du département aux AG régionale et fédérale

obéissent aux mêmes règles.

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2.3 – DELAIS DE CANDIDATURES

L’invitation à l’Assemblée générale précise le délai de dépôt de la candidature.

Ce délai doit permettre au Comité Directeur du Comité en exercice de valider les candidatures.

2.4 – MODALITES DE VOTE

2.4.1 Droit de vote des membres titulaires

Chaque membre titulaire recevra lors de la convocation à l’Assemblée générale l’indication du nombre de

voix lui revenant conformément au barème des droits de vote figurant à l’article 2.5

Les bulletins de vote sont remis contre émargement aux représentants désignés, conformément aux

dispositions statutaires.

Il appartient à chaque membre titulaire de répartir ses droits de vote entre ses représentants.

2.4.2 Droit de vote des membres associés

Chaque membre associé dispose d’une voix lui permettant de délibérer sur les problèmes départementaux

mais en aucun cas sur les problèmes fédéraux. A ce titre, il peut participer à l’élection des membres du

Comité Directeur mais pas à celles des représentants du département aux Assemblées Générales régionale

et fédérale.

La participation au vote est subordonnée au paiement, par l’association, de la cotisation au Comité

départemental pour la saison sportive passée.

2.5 - BAREME DES DROITS DE VOTE EN ASSEMBLEE GENERALE

Le nombre de licences pris en compte est celui du nombre de licences associatives souscrites à la fin de la

saison sportive précédant chaque Assemblée Générale annuelle. Ce barème est fixé à l’article 10 du

présent Règlement Intérieur.

2.6 – REPRESENTANTS DU COMITE A L’ASSEMBLEE GENERALE REGIONALE

Les représentants élus pour représenter le département à l’Assemblée générale du Comité

Régional désignent entre eux un porteur de voix et un suppléant.

Ce porteur de voix (ou son suppléant) reporte l’ensemble des voix de son département sur les

décisions adoptées à la majorité par son Assemblée générale.

2.7 – REPRESENTATION DES MEMBRES ASSOCIÉS AU COMITE DIRECTEUR

Il est décidé que les membres associés élisent un représentant qui siègera au Comité Directeur

avec voix délibérative sur tous sujets sauf ceux relevant de la politique fédérale. Ce siège sera attribué au

scrutin uninominal. Ce représentant pourra intégrer les commissions de son choix.

2.8 - PRINCIPE D’EGALITE HOMME/FEMME AU COMITE DIRECTEUR

Il est décidé que le Comité directeur doit respecter une parité homme femme hors le poste réservé au

collège Médecin et le poste attribué à un représentant des membres associés. Le nombre de poste pour

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chaque sexe est fixé à 11. En cas de vacances, les cooptations proposées ne devront pas faire que l’un ou

l’autre sexe dépasse cette limite.

ARTICLE 3 – COMITE DIRECTEUR

3.1. REUNIONS

Les réunions du Comité Directeur ont lieu en principe au siège social du Comité, sauf

dispositions particulières.

Le Comité Directeur ou le Bureau peut décider de tenir des réunions décentralisées sur son

territoire auprès des associations locales.

La date et l’ordre du jour sont fixés par le Président dans une convocation adressée par courrier

ou par mail dans les délais fixés par les statuts.

3.2. MODALITES DE COMMUNICATION DES DOCUMENTS

Un compte rendu est établi après chaque réunion par le Secrétaire, validé par le Président et

adressé dans le délai fixé par les Statuts et au plus tard avant la convocation de la réunion

suivante.

Le compte rendu et les convocations peuvent être adressés par voie postale ou électronique.

3.3 - QUARTS SORTANTS

Le Comité Directeur procède au tirage au sort lors de sa 1ère réunion qui suit l’AG de 2017

Le Président et le médecin font partie du 4ème quart

Les modalités de renouvellement des administrateurs sont indiquées dans les statuts

3.4 - PARTICIPATIONS AUX COMITES DIRECTEURS

Des personnes, non administrateurs, peuvent participer, sur invitation du Président, aux travaux

du Comité Directeur, à titre ponctuel, avec voix consultative, sur des projets techniques.

3.5 - GROUPE DE TRAVAIL

Pour des missions particulières, des groupes de travail peuvent être constitués ponctuellement

comme par exemple : préparation de l’assemblée générale, journée départementale de la marche,

manifestation de randonnée…… .

Ces groupes de travail sont décidés par le Comité Directeur ou les Présidents de commissions.

Leurs travaux entrent dans le cadre des modalités prévues pour les remboursements de frais de

déplacements.

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3.6 – REUNIONS DEMATERIALISEES

Tout responsable de réunion peut décider de la tenir sous forme dématérialisée (conférence

téléphonique, vidéoconférence, consultation par courrier électronique, etc.) dont les frais peuvent,

au besoin, être pris en charge par le Comité.

La réunion doit permettre, au besoin, un vote électronique dans les conditions prévues par les

statuts

Le responsable de la réunion doit en assurer la maitrise et le respect de la prise du temps de

parole.

L’organisation de ce type de réunion doit permettre à chaque participant de faire connaitre son

opinion.

3.7. REVOCATION DU MANDAT D’ADMINISTRATEUR

Conformément à l’article 9.3.4 des Statuts, tout administrateur qui manque au minimum trois séances de

façon consécutive, est considéré comme démissionnaire.

Après la troisième séance manquée, le Président du Comité réunit tous les éléments factuels qui attestent

de l’absence de l’administrateur aux réunions. L’intéressé sera convoqué pour être entendu par un groupe

comprenant outre le Président, deux autres administrateurs. Il peut, s’il le souhaite, être assisté d’un autre

administrateur.

À la suite de cet entretien, le Président remet au Comité Directeur tous les éléments qui ont été réunis

permettant d’attester de l’absence de l’administrateur ainsi qu’un document résumant les débats tenus lors

de l’entretien et signé par le Président ainsi que les deux autres administrateurs l’y assistant. Au terme de

cette instruction, il soumet la proposition de révocation du mandat dans le cadre de l’ordre du jour d’un

Comité Directeur auquel peut assister l’intéressé. La décision de révocation est votée par le comité

directeur, l’intéressé ne pouvant participer au scrutin.

Le mandat est révoqué immédiatement après la séance.

ARTICLE 4 – BUREAU

4.1 – LE PRESIDENT

Ses pouvoirs sont définis dans les statuts.

Il doit être en permanence informé sur le fonctionnement du Comité par le Secrétaire, le Trésorier

et les Présidents des Commissions.

Il ordonnance les dépenses dans le cadre du budget.

Il peut donner délégation à un autre membre du Bureau ou du Comité Directeur ou à toute autre

personne pour une opération, une mission ou une activité déterminée – dans la mesure où cette

charge n’est pas déjà octroyée –, le délégué se conformant strictement à ses instructions et lui

rendant compte, sans délai, de sa mission.

Il est l’employeur du personnel du Comité et soumet au Comité Directeur toute modification ou

évolution de la situation contractuelle du personnel. Certains points, confidentiels, peuvent être

exposés seulement en Bureau.

Il réalise les entretiens annuels avec le salarié

La décision d’embauche et de licenciement d’un salarié appartient au Comité Directeur.

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4.2 – VICE-PRESIDENT

Le Président lui délègue certains de ses pouvoirs sous réserve qu’il rende compte des actions

menées. Il peut prendre en charge un secteur d’activités du Comité.

En cas d’empêchement ou démission du Président, l’intérim est assuré selon les dispositions des

statuts.

4. 3. – TRESORIER

4. 3.1. Les missions du Trésorier

Les missions du Trésorier sont les suivantes :

Il assume la bonne tenue de la comptabilité

Il veille au recouvrement des recettes et cotisations.

Il procède au règlement des engagements du Comité.

Il établit les documents comptables, sociaux et fiscaux nécessaires à l’accomplissement des

obligations du Comité à l’égard des pouvoirs publics et des administrations.

Il présente la situation financière du Comité à chaque réunion du Comité Directeur.

Il assure le suivi administratif et financier du personnel salarié.

Il arrête les comptes à chaque fin d’exercice au 31 décembre de chaque année. Il établit chaque

année, en vue de sa présentation à l’Assemblée Générale, le compte d’exploitation et le bilan

financier, préalablement validés par le Comité Directeur, et approuvés par le commissaire ou le

vérificateur aux comptes.

Il établit le projet de budget annuel qui, après discussion et approbation du Comité Directeur, est

présenté au vote de l’Assemblée Générale.

Le Trésorier peut, après avis du Bureau, faire une avance de frais de déplacements à un

administrateur ou un salarié moyennant la signature d’une convention comportant les modalités

de remboursement.

Le Trésorier peut, après avis du Bureau, limiter le montant d’un achat de matériels ou autres par

un administrateur ou le salarié à un montant maximum de prix. Au-delà de ce montant l’avais

préalable du Bureau est nécessaire.

4. 3.2. Le Trésorier Adjoint

Le Trésorier Adjoint aide le trésorier dans sa tâche. En cas d’absence de longue durée du trésorier, il

assume sa fonction jusqu’à la nomination d’un nouveau Trésorier.

4. 4 – SECRETAIRE

4. 4.1. Les missions du Secrétaire

Les missions du Secrétaire sont les suivantes :

Il assure le fonctionnement administratif du Comité et la conservation de tous les documents

administratifs.

Il est le garant du bon fonctionnement institutionnel du comité : la convocation des assemblées

générales, des réunions du comité directeur et du bureau ;

Il est le garant de la gestion des adhésions au comité et des relations avec les Membres

(titulaires/associés/d’honneur/ etc.) ;

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Il rédige les procès-verbaux des réunions du Comité et du Bureau et les adresse dans les délais

fixés par les statuts. Il s’assure de la rédaction et de la diffusion des comptes-rendus des réunions

de Commissions et en assure la conservation.

Il établit les factures émises par le Comité en lien avec les différentes commissions.

Il effectue toutes les démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement du Comité.

4.4.2. Le Secrétaire Adjoint

Le Secrétaire-Adjoint aide le Secrétaire dans sa tâche. En cas d’absence de longue durée du secrétaire, il

assume sa fonction jusqu’à la nomination d’un nouveau Secrétaire.

ARTICLE 5 – DISPOSITIONS CONCERNANT L’IMMATRICULATION TOURISME

Afin de permettre aux associations affiliées d’être en conformité avec la règlementation en

matière de séjour touristique, le Comité a décidé de bénéficier de l’extension de l’Immatriculation

Tourisme fédéral. Il a obtenu à cet effet l’accord de la Fédération.

Les associations souhaitant en profiter doivent signer une convention avec le Comité, respecter la

procédure fédérale et payer les parts départementale et fédérale de l’Immatriculation Tourisme à

chaque séjour.

Le montant de la part départementale est fixé par le Comité (article 10 du RI).

Chaque séjour fait l’objet d’une Co-organisation officielle par l’association et le Comité,

matérialisée par une validation du projet de séjour par le Comité.

ARTICLE 6 – COMMISSIONS ET GROUPES DE TRAVAIL

6.1 – REGLES GENERALES

A la première réunion qui suit l’AG, le Comité Directeur élit, sur proposition du Président, parmi

les membres du Comité Directeur, les Présidents des Commissions statutaires Sentiers et

Itinéraires et Pratiques/Adhésion et Vie Associative.

Ces Présidents sont obligatoirement membres du Bureau et peuvent y détenir une autre fonction.

Leur renouvellement est lié à celui des membres du Bureau y compris en cas de démission du

Président

Les membres de ces commissions sont désignés selon les règles définies dans les statuts.

Les commissions statutaires doivent établir un règlement intérieur fixant les règles de

fonctionnement, les délégations et les rôles de chacun. Ces règlements seront soumis pour

approbation au Comité Directeur.

Le Comité Directeur peut décider de créer des groupes de travail, en désigne les Responsables et définit

leurs missions. Il les charge de constituer les membres de leurs entités.

Les travaux de ces groupes entrent dans le cadre des modalités prévues pour les remboursements de frais

de déplacements.

Présidents et Responsables ont en charge les missions dans le cadre défini par le Comité,

l’organisation, la planification des travaux et des dates de réunions pour lesquelles ils devront

valider la feuille de présence et les notes de frais de déplacements

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Le Président, le Secrétaire et le Trésorier sont membres de droit de chaque Commission statutaire

et non statutaire. Il est demandé à chaque commission de déléguer un de ses membres aux

réunions des autres commissions.

6.2 – COMMISSION DEPARTEMENTALE FORMATION

Il est créé, au sein du Comité Départemental, une Commission départementale Formation. Elle a

pour missions :

o La mise en œuvre de la politique départementale de formation décidée en Comité

directeur et sa promotion auprès des associations affiliées

o La planification, la définition du contenu, l’organisation et la budgétisation de toutes les

formations de niveau départemental pour lesquelles une convention est conclue avec le

Comité Régional

o Le suivi des actions régionales de formation pour ce qui concerne le département

o L’étude et la faisabilité de nouveaux domaines de formation et de développement des

animateurs et des dirigeants d’associations

o La recherche de formateurs pour renforcer les équipes de formation.

Le Responsable de cette commission est le représentant du département auprès de la Commission

Régionale Formation.

6.3 – COMMISSION DEPARTEMENTALE COMMUNICATION

Il est créé, au sein du Comité Départemental, une Commission départementale Communication.

Elle a pour mission

o De faire vivre les moyens de communication du Comité : publications papier et

électroniques, outils de promotion de la Randonnée et du Comité

o D’animer le réseau des membres associés

o De fabriquer le calendrier des randonnées pédestres en Loir-et-Cher : construction,

concertations, sponsoring, impression, diffusion et promotion

o De promouvoir l’image du Comité auprès des randonneurs, des collectivités et des

partenaires.

6.4 – COMMISSION DEPARTEMENTALE TOURISME

Il est créé, au sein du Comité Départemental, une Commission départementale Tourisme. Elle a

pour missions :

o De mettre en tourisme les itinéraires GR® et GR® de Pays du département

o De rendre visibles les itinéraires et circuits pédestres sous des formes accessibles aux

randonneurs itinérants et à la journée

o De promouvoir les itinéraires et circuits pédestres du département et les réalisations du

Comité et les offres de ses partenaires auprès des acteurs du tourisme et du grand public

o D’aider au développement et à la promotion des offres touristiques liées à la randonnée

pédestre : hébergement, transports, accueils randonneurs

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Le Responsable de cette commission est le représentant du Comité auprès de la

Commission Régionale Tourisme.

6.5 – COMMISSION DEPARTEMENTALE MEDICALE

Il est créé, au sein du Comité Départemental, une Commission départementale Médicale.

Elle a pour missions

o La définition et le développement d’une politique départementale dans les domaines du

sport santé en général mais aussi du handicap et de la relation sociale, en relation avec la

randonnée pédestre;

o Le développement de la Rando Santé et de la Rando Douce auprès des associations

fédérées ;

o L’accompagnement des acteurs et organismes de la santé concernant les pratiques

physiques et en particulier la randonnée pédestre ;

o Le développement de la randonnée avec joelettes, en particulier la formation des

accompagnateurs et la relation avec les organismes utilisateurs ;

Le responsable de cette commission est obligatoirement le représentant du collège

« Médecin ». Il peut être amené à travailler avec ses homologues au niveau régional,

interrégional ou national avec l’accord du Comité directeur.

ARTICLE 7 – REPRESENTATIONS ET DELEGATIONS DU COMITE

A la première réunion qui suit l’AG, le Comité Directeur liste, renouvelle ou désigne les

représentants du Comité auprès des organismes extérieurs au Comité et aux entités de la

Fédération, soit pour être en charge du suivi des contacts, soit, pour information, ceux déjà élus

au sein de certains organismes (CDOS, ADT, DDCS, Conseil Départemental, Communautés de

Communes, Partenaires … …..). Ces représentants peuvent, à titre exceptionnel, ne pas être

administrateur du Comité.

Il en est de même pour les participants de son Comité à des commissions locales,

départementales, régionales ou nationales de la Fédération.

Implicitement il admet le remboursement des frais de déplacements pour tous ces représentants.

En cours d’année il valide les candidatures de ses représentants à tout organisme dans lequel la

présence d’un représentant du Comité peut être opportune.

Il désigne, sur proposition du Président, et au sein du Comité Directeur, ses candidats à l’élection

aux postes réservés pour le Comité Départemental au Comité Directeur du Comité Régional. Le

Président du Comité ou son délégué doivent figurer parmi ces candidats.

Ces mandats peuvent être modifiés et/ou révoqués librement par le Comité Directeur.

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ARTICLE 8 – DISPOSITIONS GENERALES

8.1- REMBOURSEMENT DES FRAIS DES BENEVOLES

8.1.1. Contexte

Conformément à l’article 9.3.6 des Statuts, les administrateurs du Comité ne peuvent prétendre à une

indemnisation financière pour leur présence au Comité Directeur ou au sein des Commissions de toutes

natures. Il en est de même pour les bénévoles. Chaque administrateur et bénévole peut bénéficier de la

prise en charge de ses déplacements kilométriques selon une formule déclarative. Ils peuvent déduire une

partie de ces frais de leur déclaration fiscale annuelle selon la procédure de la renonciation au

remboursement de frais prévues par le Code général des impôts.

Le Trésorier établit une attestation en début d’année en fonction du prix de l’indemnité kilométrique fixée

par les services fiscaux qu’il remet à l’administrateur/bénévole concerné. Ces frais seront comptabilisés

par le Comité en dépenses (frais de déplacements) et en recettes (dons).

Au-delà de ces frais kilométriques, les administrateurs et bénévoles peuvent établir des notes de frais qui

leur seront remboursés par le Trésorier du Comité.

Dans tous les cas les demandes de remboursement de frais devront :

Faire l’objet au préalable de la remise d’un RIB permettant le versement par virement ;

Être établie sur l’imprimé adéquat fourni par le Comité ou sur la feuille de présence à une

réunion ;

Mentionner, selon les cas, la nature de la mission, les points de départ et d’arrivée, le nombre de

km, en particulier pour les baliseurs ;

Comporter au besoin les justificatifs de tous les autres frais, y compris ceux d’autoroute ou de

parkings publics payants, sachant que les déplacements en train seront faits en 2ème classe au

meilleur tarif possible, voire en 1ère classe s’il est démontré que, le jour de l’achat du billet, cette

dernière était moins chère.

Tout autre moyen de transport doit nécessiter l’accord, permanent ou ponctuel et préalable du

Président ou du Trésorier

Ces demandes, signées par l’intéressé, seront validées par le Président de la Commission ou le

Responsable du groupe de travail ou par le Président du Comité avec délégation au Trésorier. Les frais du

Trésorier ne pourront être validés que par le Président. Ceux du Président et du 1er Vice-Président seront

contresignées par chacun.

8.1.2. Remboursement des frais de déplacements

Le remboursement des frais kilométriques est fait sur la base du tarif indiqué dans l’article 10 du RI. Il est

demandé de privilégier le covoiturage.

Le remboursement des frais de réunion de Comité Directeur et de Bureau sera fait tous les semestres, en

juin et décembre

Dans le cas du don, la déclaration devra être faite en décembre.

Les autres frais seront remboursés dès validation de la demande et dans les meilleurs délais.

Le remboursement des frais n’est plus accepté après le délai de 6 mois suivant l’acte générateur des frais.

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Les demandes de remboursements peuvent être faites sous forme électronique sauf celles comportant des

justificatifs.

8.1.3 Étendue de la prise en charge des frais

Il est entendu d’une façon générale que tout bénévole peut demander un remboursement de frais à partir

du moment où il a été, soit élu, soit mandaté, pour des missions définies par le Comité.

Il en est ainsi des membres des commissions ou groupes de travail dont la liste a été validée par le

Président de la Commission ou le Responsable du groupe de travail, des baliseurs et des collecteurs

numériques auxquels le Comité a délivré une carte de baliseur/ collecteur.

Les administrateurs du Comité mandatés pour une mission « ponctuelle », y compris pour participer à des

groupes de travail fédéraux, sont remboursés de leurs frais réels (non pris en charge par ailleurs) sous

réserve de se situer dans les coûts habituels de transports, d’hébergements ou de repas. Des montants

maximums peuvent être fixés par le Bureau.

Ce point concerne également les représentants du Comité aux réunions fédérales : Inter Régions, réunions

du Comité Régional, autres réunions ponctuelles.

Les titulaires de ces représentations sont proposées par le Président et validées en Comité Directeur.

Le Comité prend en charge les frais de ses représentants (au maximum de 10) à l’AG du Comité

Régional.

Le Comité prend en charge les frais de ses représentants (au maximum de 3) à l’AG de la Fédération.

Le Comité ne prend pas en charge les frais de déplacement ou autres frais inhérents à sa propre AG.

8.2 – MISES A DISPOSITION DE MATERIELS DU COMITE

8.2.1 Contexte

Le Comité dispose de matériels en biens propres, amortis ou en cours d’amortissement, dont

l’inventaire est repris à l’article 11 du Règlement Intérieur. Ce matériel peut être mis à

disposition, soit de façon permanente, soit pour des actions ponctuelles

8.2.2 Mise à disposition de façon ponctuelle

Le Comité met à la disposition de ses membres des GPS destinés à recueillir la collecte

numérique des informations sur les sentiers. La liste des porteurs de GPS est tenue par le

Secrétariat du Comité.

La restitution est sollicitée dès que le porteur met fin à sa mission.

8.2.3 Mise à disposition sous forme de prêt

Le comité dispose de matériels listés à l’article 11 susceptibles d’être prêtés à des associations

pour des manifestations. Ces matériels font l’objet d’une convention de location à titre gracieux

ou onéreux. Le porteur s’engage à les restituer dans l’état où ils ont été pris.

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8.3 – AUTRES DISPOSITIONS

8.3.1 Mise à disposition des clés du local du Comité

Les personnes désignées ci-dessous disposeront des clés du local du comité et, éventuellement,

des clés d’accès (ou du code d’accès) au bâtiment où se situe le local :

o Salarié

o Président

o Trésorier

o Secrétaire

D’autres personnes, en cas de besoin, peuvent également en disposer sur proposition du Président

ou du Bureau. Une liste est tenue à jour par le salarié.

La restitution sera sollicitée dès que le porteur met fin à sa mission.

8.3.2 Signatures sur les comptes bancaires

Les personnes désignées ci-dessous disposeront de la signature sur les comptes bancaires du

Comité. Elles seront également habilitées à signer les chèques ou autorisations de prélèvement ou

TIP ou effectuer des virements ou à utiliser la carte bancaire du Comité :

o Président

o Trésorier

o Trésorier adjoint

L’annulation de la signature sera immédiate dès que le porteur mettra fin à sa mission ou sur

décision du Comité Directeur

8.3.3 Avantages acquis et missions particulières du salarié

- Le salarié dispose des avantages acquis suivants :

o Adaptation des horaires ou jours de travail

o Frais de déplacements, hors déplacements pour missions

Ces avantages sont octroyés par le Président après avis du Bureau.

Le Comité met à disposition du salarié une avance permanente de 200€ pour les dépenses

courantes. Cette avance sera restituée en fin de contrat du salarié.

Le salarié gère, sous la responsabilité du Trésorier, la caisse des espèces du Comité à charge pour

lui d’en rendre compte régulièrement auprès du Trésorier, en particulier en fin d’année pour

l’établissement du compte d’exploitation annuel.

8.3.4 Utilisation du véhicule du Comité

Le Comité dispose, en biens propres, d’un véhicule.

Ce véhicule est tenu à disposition au Siège du Comité

Son utilisation est soumise aux règles suivantes :

o Il est réservé en priorité aux déplacements du salarié dans le cadre de ses missions.

o Il peut être utilisé par un administrateur du comité pour un déplacement dans le cadre

d’une mission confiée par le Comité Directeur ou le Président d’une Commission.

o Le conducteur doit être titulaire du permis et certifier ne pas être sous le coup d’une

suspension de ce permis.

15

8.3.5 Utilisation du serveur de données du Comité

Le Comité dispose, en biens propres, d’un serveur de données sur lequel sont stockées ses

documents et archives.

Ce serveur est administré par le salarié, le Président et les personnes qu’il a déléguées à cet effet :

droit d’accès, espace disponible, sauvegardes.

L’espace disponible est partagé en 2 parties : l’espace documentaire du Comité qui est accessible

en consultation à l’ensemble des administrateurs et un espace de travail mis à disposition des

administrateurs, sous leur responsabilité. Chaque membre du Comité dispose d’un espace qui lui

est propre et dont il dispose à sa guise.

L’espace documentaire du Comité est mis à jour par le salarié, le Secrétaire Général et le

Président.

Il peut être attribué des droits d’accès à d’autres personnes que les administrateurs sur

proposition des Commissions et sur avis du Bureau ou du Comité directeur.

ARTICLE 9 – DETAIL DES AIDES DU COMITE

Ce tableau, qui fait partie intégrante du règlement intérieur, rassemble les aides financières qui

peuvent être apportées par le Comité ainsi que les tarifs des frais de déplacements ou de

prestations

Comme tout texte du Règlement Intérieur, Il est soumis au vote de l’Assemblée générale à

chaque modification.

16

ARTICLE 9–

TABLEAU DES AIDES ET TARIFS DU COMITE – AG DU 4 février 2017 applicable en 2017

FRAIS MONTANT JUSTIFICATIFS Indemnité Kilométrique 0,39 €/km Voir articles du RI. Préférence pour

le don aux œuvres.

Tarif location stand gratuit Pour clubs fédérés

COTISATIONS

Membre associé Association 55 €

Adhésion Collectivité (commune

seule ou Communauté de

communes)

55 €

Pour ComCom, part territoriale

par commune selon population

<500h

500 à 999 hab

1 000 à 3 499 hab

3 500 à 9 999 hab

10 000 à 19 999 hab

> 20 000 hab

50 €

55 €

60 €

80 €

130 €

200 €

Membre associé personne

physique

55 €

AIDES FINANCIERES

Nouvelle association Prise en charge des 10 premières

licences (hors assurance et

Passion Rando)

Lettre du président faisant cette

demande et vérification sur le site

fédéral des licences souscrites.

FORMATIONS

(hors Randocarte)

Formations départementales Gratuite

DAFA Remboursement partiel selon

résultat du DAFA

Reversée par le Comité à

l’association sur copie de la

notification de la CRF

Tourisme 100% 1er stagiaire d’un club Reversée par le Comité à

l’association sur copie de

l’inscription et participation au

stage

Module de base + SA1 + PSC1

Animateur Rando Santé

Animateur Marche

Nordique

100% 1er stagiaire d’un club et

50% pour le second

Reversée par le Comité à

l’association sur copie de

l’inscription et participation au

stage

SA2 50% 1er stagiaire d’un club Reversée par le Comité à

l’association sur copie de

l’inscription et participation au

stage

17

ARTICLE 10 – BAREME DES DROITS DE VOTE (AG DU 4 FEVRIER 2017)

DES MEMBRES TITULAIRES EN ASSEMBLEE GENERALE DEPARTEMENTALE

Tranche

Nombre de licences de l’association

Nombre de licences de l’association

Propositions de nombre de voix

1 1 19 5 2 20 49 10

3 50 99 30

4 100 149 37

5 150 199 44

6 200 249 51

7 250 299 58

8 300 349 63

9 350 399 68

10 400 449 73

11 450 499 76

12 500 599 79

13 600 699 82

14 700 799 84

15 800 899 86

16 900 999 87

17 Au-delà de 1 000 88

18

ARTICLE 11 – LISTE DES MATERIELS DU COMITE (AG DU 4 FEVRIER 2017)

Matériels Amorti. Commentaires Conditions Ordinateur Oui Secrétariat du Comité Poste fixe

Ordinateur portable Oui Secrétariat du Comité Non prêtable

Ordinateur portable Oui Mis à disposition Trésorier Non prêtable

Ordinateur portable Oui Dotation Région Pour gestionnaires PNF

Téléphone portable Oui Mis à disposition Salarié Non prêtable

Stand, banque En cours Voir article 8.2 de ce Règlement

GPS (7) +

chargeur et

piles rechargeables

Oui Collecteurs Etre missionné et remplir mise à

disposition

Véhicule Oui Voir article 8.3.4 de ce Règlement

Vidéoprojecteur 1 Oui Voir article 8.2 de ce Règlement

Vidéoprojecteur 2 En cours Salle de réunion Fixe

Vidéoprojecteur 3 En cours Voir article 8.2 de ce Règlement.

Priorité à la Formation départementale

Sono Oui Voir article 8.2 de ce Règlement.

Priorité aux réunions du Comité