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INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012

Rapport Final

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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

REPUBLIQUE DU BURUNDI

PROJET DE DEVELOPPEMEN T DES

SECTEURS FINANCIER ET PRIVE

(PSD)

AUTORITE DE REGULATION DES

MARCHES PUBLICS

(ARMP)

INSTITUT NATIONAL DE

SECURITE SOCIALE

(INSS)

REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE

LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES

EXERCICES 2011 ET 2012

RAPPORT FINAL

(septembre 2014)


Rapport Final

2

Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

Bujumbura, le 20 septembre 2014

Monsieur le Coordinateur du Projet de

Développement des Secteurs Financier et Privés

(PSD)

Bujumbura

Monsieur le Coordinateur,

Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification

des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de

contrôle des marchés conclus par l’Institut National de Sécurité Sociale (INSS) pour la

période allant du 1er

janvier 2011 au 31 décembre 2012.

Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et

procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation

des marchés et de gestion des contrats conclus par l’INSS avec les dispositions dudit code.

Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan

international (normes IIA) a comporté les sondages et autres procédés de vérification que

nous avons jugés nécessaires en la circonstance.

Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance

raisonnable que :

- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière

transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics

et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies

significatives ;

- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles

et à la règlementation en vigueur ;

- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et

permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions

techniques et aux normes prévues.

Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :


Rapport Final

3

A. Réserves

a) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert portant sélection d’un prestataire pour

la maintenance des équipements informatiques attribuée à SYMPHONY pour un

montant de 37 974 636 FBU a permis de relever les non conformités ci-après :

- ce marché a été préparé comme un marché à prix global et forfaitaire alors qu’il

comprend, pour son exécution, des opérations de remplacement de pièces ne

survenant qu’en cas de détérioration desdites pièces ce qui ne peut pas être

programmé avec précision à l’avance. Certaines de ces pièces ont été listées dans

le DAO (disques durs pour les serveurs, batteries pour les onduleurs, têtes

d’impression pour les imprimantes…). A notre avis, il aurait été mieux indiqué de

diviser chaque lot en deux sous-lots (entretien et réparation) de demander aux

candidats de faire des offres de prix unitaires pour les pièces. Ainsi, c’est après

diagnostic et approbation des bons de travaux que les commandes seraient faites

sur la base des prix unitaires du matériel et des coûts horaires mentionnés dans

l’offre de l’attributaire. Ainsi, l’INSS aurait conclu un marché à prix unitaire et à

bon de commandes à émettre lors de la survenance du besoin avec ou sans

engagement en valeur et en quantité.

- les contrats de maintenance informatique doivent inclure deux éléments essentiels

que sont les délais maximaux de réparation et les durées maximales

d’indisponibilité. L’examen du contrat a permis de noter que l’aspect relatif au

délai de réparation est bien pris en charge par l’article 7 relatif aux délais

d’exécution des travaux. Cependant, la durée maximale d’indisponibilité n’est pas

prise en charge dans le contrat quand bien même le DAO avait requis des

soumissionnaires qu’ils possèdent le type de matériel objet du contrat de

maintenance comme indiqué au point IV.3 .3 qui dispose que : « …si la correction

exige des délais longs (plus de 8 heures) qui risquent de gêner l’exploitation, le

titulaire du marché pourra, dans l’attente de correction définitive ou la livraison et

installation des éléments de remplacement, procéder à des corrections temporaires

ou à des solutions d’urgence de contournement. Il pourra installer provisoirement

un équipement de secours pour permettre la continuité des services… ».

- l’examen du PV de réception nous a permis de noter que le travail de la

commission de réception a consisté à faire le point de la situation administrative et

financière et à constater que le matériel fonctionne en foi de quoi elle a prononcé la

réception. Ce contrôle est à notre avis trop sommaire et ne permet de s’assurer de

l’exécution conforme des prestations objet du marché.

- l’examen du dossier de marché nous a permis d’identifier une lettre du titulaire en

date du 16 mai 2011 donc antérieure à la notification du marché dans laquelle il

indique qu’il a fait le diagnostic/inventaire du matériel objet du contrat de

maintenance et effectué les réparations nécessaires. Il s’agit d’une exécution


Rapport Final

4

anticipée des prestations en violation des dispositions du CMP car le contrat ne

prend effet qu’à compter de la notification du marché (article 76 du CMP).

- un exploit d’huissier portant signification de cession de créances a été servi à

l’INSS à une date non indiquée ; cette signification porte sur le montant total du

marché alors que l’INSS ne doit accepter de payer que le solde restant dû si tant est

que les prestations ont été effectuées. Notons que l’acte de cession de créances

annoncé dans la signification n’est pas classé dans le dossier de marché.

b) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert portant sélection d’un prestataire pour

la maintenance des équipements informatiques attribuée à BUSTEC et à SYMPHONY

pour des montants respectifs de 57 865 237 FBU et 42 121 681 FBU a permis de relever

les non conformités ci-après :

- le délai de 28 jours accordé aux candidats pour la préparation de leurs offres est

inférieur au délai réglementaire prescrit par l’article 48 du CMP ; le non respect du

délai règlementaire est susceptible d’entraîner l’annulation de la procédure à la

requête de toute personne intéressée par son bon déroulement.

- le délai de quinze jours imparti aux attributaires pour la constitution de leurs

garanties de bonne exécution, à compter de la réception de la lettre de marché non

encore approuvée par ailleurs, n’est pas conforme aux dispositions de l’article 97

du CMP ; il y’a lieu de mettre de la cohérence entre les clauses des DAO et le

CMP

- nous avons noté lors de la vérification du rapport d’analyse qu’à l’examen

préliminaire des offres qui est effectué en amont et qui porte sur l’appréciation de

l’exhaustivité, de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des offres, une

confusion a été faite avec l’examen des critères de qualification du DAO. Ainsi,

des critères relatifs à la qualification ont été utilisés dès l’examen préliminaire

alors que l’examen de la qualification des candidats doit être effectué ex-post et

d’abord pour le candidat ayant l’offre conforme la moins disante. Nous rappelons

que seules les divergences techniques et commerciales majeures peuvent entrainer

le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire. Ces divergences majeures

doivent avoir pour effet de ne pas atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre

est retenue ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement

conformes.

- le nombre de personnes désignées pour constituer la sous-commission d’analyse

des offres n’est pas conforme aux prescriptions de l’article 19 du décret N°

100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu’« outre le président, la sous-commission

d’analyse est composée de quatre autres membres dont deux issues de la

CGMP…».


Rapport Final

5

- le contrôle des spécifications techniques du matériel offert n’est pas formalisé dans

un tableau récapitulatif de toutes les spécifications du cahier des charges.

- l’INSS a envoyé le 12 juillet 2011 deux courriers à tous les soumissionnaires pour

demander la prorogation de la durée de validité de leurs offres et en même temps

informer les candidats non retenus du rejet de leurs offres. Cependant, nous

rappelons que lot N° 1 avait déjà reçu l’avis de non objection de la DNCMP le 30

juin 2011 et que les offres avaient expiré depuis le 17 juin 2011. Cette demande de

prorogation aurait du être faite avant l’expiration de la durée de validité des offres.

En outre, la demande de prorogation doit également porter sur la durée de validité

de la garantie de soumission. Il s’y ajoute que le procès verbal de réception n’est

pas versé au dossier de marché pour nous permettre de nous assurer de la réception

effective des fournitures.

- nous avons noté des insuffisances dans le suivi de l’exécution de ce marché car

pour le lot N°2 attribué à SYMPHONY qui n’a pas respecté les délais de livraison

contractuels, la relance n’est intervenue que trois mois après l’expiration dudit

délai. Par ailleurs, au vu des pièces du dossier de marché, l’INSS ne s’est pas

conformée à ses obligations de publicité des attributions provisoire et définitive

conformément aux prescriptions des articles 67 et 76 du CMP.

c) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP 76/T/2011 portant sélection d’un

prestataire pour la construction de cinq immeubles à appartements à Kinindo attribué

au groupement BTCE SA - HYGERA – ROBUCO pour un montant de 6 498 952 462

FBU a permis de constater les non conformités ci-après :

- les travaux de contrôle de la conformité administrative des offres des

soumissionnaires ne sont pas menés à leur terme dès que la sous-commission

d’ouverture constate l’absence d’une pièce à caractère éliminatoire. A notre avis,

l’examen des pièces doit être mené à son terme. Ceci a été constaté pour le

Groupement BERCO-COCOGEL SAL qui avait fourni une copie de l’attestation

de non redevabilité de l’OBR et un bordereau de versement de l’achat du DAO en

lieu et place de deux. A notre avis, il serait souhaitable, dans le cadre de la révision

du Code des Marchés Publics conduite par l’ARMP au regard de sa mission

d’assistance à la règlementation, de permettre aux candidats aux marchés publics

de déposer des copies certifiées conformes à l’original des pièces administratives

et surtout de leur accorder un délai pour compléter lesdites pièces jusqu’à

l’attribution. Par ailleurs, il conviendrait de permettre aux entreprises en règle avec

les impôts et les organismes de retraite et de sécurité sociales au 31 décembre de

l’exercice N d’avoir accès aux marchés publics au titre de l’exercice N+1.


Rapport Final

6

- la mise en œuvre de l’évaluation des offres est ponctuée par plusieurs

manquements notamment la poursuite de l’évaluation technique de l’offre de

CCCC qui n’avait pas présenté le matériel minimal requis et dont l’offre aurait dû

être rejetée au stade du contrôle de la conformité administrative (bétonnière

montée sur camion, documents relatifs au dumper). En dépit de ce constat, l’offre

financière de CCCC a été évaluée

- au terme de ses travaux, la sous-commission d’analyse a fait une proposition

d’attribution ; nous précisons que les propositions d’attribution sont du ressort de

la Commission de Passation de Marché une fois qu’elle aura statué sur les résultats

des travaux de la sous-commission d’analyse, laquelle proposition d’attribution

doit figurer dans un procès verbal d’attribution établi conformément à l’article 67

du CMP et publié après validation par la DNCMP.

- de nombreuses pièces ne sont pas classées dans le dossier de marché qui ne

comprend pas les lettres d’information adressées aux candidats non retenus

conformément à l’article 68 du CMP et les supports de publication des avis

d’attribution provisoire et définitive pour se conformer aux dispositions des

articles 67 et 76 du CMP. L’archivage et le classement des pièces de marché

doivent être une préoccupation majeure des autorités contractantes.

d) l’examen de la procédure d’appel d’offres DG INSS/0321/F/2011 portant sélection

d’un prestataire pour la fourniture et l’installation de licences antivirus attribué à

ROCK GLOBAL CONSULTING pour un montant de 7 884 908 FBU a permis de

constater les non conformités ci-après :

- au vu du contenu du dossier de marché, l’INSS ne s’est pas conformé à l’article 47

du CMP relatif à la publicité des DAC. Cette exigence est renforcée par les articles

1 et 3 de l’ordonnance 540/1035/2008 du 6 octobre 2008 prise en application de

l’article 5 du CMP portant seuils de passation, de contrôle et de publication des

marchés publics.

- de nombreux manquements ont été notés dans l’archivage des documents de

passation de marché (support de publication de l’attribution définitive qui est une

obligation au regard de l’article 76 du CMP, mainlevées de garanties de

soumission telle que préconisées par l’article 94 relatif à sa libération, inexistence

de la preuve de la constitution de la garantie de bonne exécution….).

- nous avons noté que le nombre des membres la sous-commission d’analyse (4)

n’est pas conforme à celui préconisé à l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet

2008 portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics(5).

- nous avons noté des manquements dans le suivi de l’exécution de ce marché le

titulaire n’ayant reçu une lettre de rappel que 63 jours après la notification du


Rapport Final

7

marché censé être exécuté dans les 45 jours qui suivent ladite notification. ; de

surcroit, le fournisseur n’a pas non plus été mis en demeure pour une application

des pénalités de retard comme stipulé à l’article 109 du CMP. Il s’y ajoute qu’un

temps anormalement long s’est écoulé c’est-à-dire 15 mois entre la notification de

rappel du 18 juillet 2012 et la lettre de demande pour débuter l’exécution du

marché établi par Rock Global le 03 octobre 2013

e) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/80/F/2012 portant sélection d’un

prestataire pour la fourniture et l’installation de programmes sources a permis de

constater les non conformités ci-après (la procédure n’a pas été menée à son terme):

- l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n’est pas formalisé ; la

DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser

l’ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant

création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un

avis de non objection sur les DAO avant lancement de l’AO. A notre avis, une

correcte formalisation des interactions entre la DNCMP et l’INSS dans la conduite

du processus de validation du DAO aurait dû permettre s’interroger sur la nature

des applications dont l’INSS veut acquérir les programmes sources et de relever

les points ci après :

- s’agissant de logiciels spécifiquement conçus et produits pour répondre aux

besoins de l’INSS et ayant donné lieu à la conclusion d’un marché en 2003,

la DNCMP aurait dû relever qu’en principe, en se fondant sur les bonnes

pratiques internationales, les codes sources auraient dû être délivrés lors de

la livraison des résultats (cf. régime des codes sources dans CCAG-TIC). Il

aurait fallu, lors de l’acquisition prévoir dans le CCAP une clause « dépôt

et accès aux sources » qui indique le tiers auprès duquel sera effectué le

dépôt, les hypothèses énumérées clairement d’utilisation des codes sources,

la mise à jour des codes sources à chaque modification du logiciel. Ces

précautions auraient certainement permis de faire l’économie de cette

procédure d’appel d’offres.

- la propriété des codes sources ayant été reconnue à l’un des membres du

Groupement, une procédure de gré à gré aurait été plus indiquée. Mais le

comble c’est que le propriétaire ne semble pas détenir les codes sources

modifiés ; ce qui pose encore le problème de la détention effective desdits

codes sources

- le contrôle des spécifications techniques n’est pas formalisé. La sous-

commission d’analyse a proposé la relance de la procédure au motif que le

seul soumissionnaire NEXTT TECHNOLOGY est Rwandais alors que

l’appel d’offres est national. Nous rappelons que la caractérisation d’appel

d’offres national est liée à l’obligation de publication à l’échelon national et

n’empêche pas un candidat étranger de soumissionner à plus forte raison un

soumissionnaire originaire de la COMESA qui est un espace économique

unifié.


Rapport Final

8

- le procès verbal d’attribution évoque l’existence d’un groupement entre

NEXTT TECHNOLOGIES et CAL-SIL d’une part et d’une lettre de

demande de cession des programmes sources de l’INSS éléments ne

figurant ni dans le PVO, ni dans le rapport d’analyse. La CPM s’interroge

également sur l’analogie entre les droits de propriété et les droits de

copropriété. Il est curieux que ces points n’aient pas été soulevés par la

sous-commission d’analyse posant ainsi la question de la pertinence de ses

analyses.

f) l’examen de la procédure d’appel d’offres portant sélection d’un prestataire pour la

réalisation d’une mission de surveillance des travaux de construction de cinq

immeubles à KININDO et de remise en état d’une villa existante attribué à SNAT

pour un montant de 59 590 000 FBU a permis de noter les non conformités ci-après :

- le dossier d’appel d’offres (il aurait fallu utiliser une Demande de Proposition car

il s’agit de prestations intellectuelles nécessitant la définition d’une méthodologie

…) est très sommaire et ne comprend pas de véritables Termes de Références

décrivant les différentes phases de la mission globale de suivi administratif,

financier et technique , les tâches à accomplir par le maître d’œuvre, les rapports à

produire, la périodicité de leur transmission (hebdomadaires, mensuels), les

résultats attendus. La supervision, le contrôle et la surveillance des travaux

comprend l’approbation des dossiers d’exécution fournis par l’entreprise, la

vérification des documents graphiques et divers procédés de construction. Il est

important de préciser, dans les termes de référence, la nature des vérifications

attendues du consultant avant les travaux, les contrôles à effectuer pendant les

travaux, les rapports attendus et leur format de présentation…., les contrôles après

l’exécution des travaux…. Le dossier de consultation doit comprendre un cadre du

bordereau des prix unitaires (BPU), un cadre du devis quantitatif estimatif (DQE).

- une Commission de Passation des Marchés ad hoc a été désignée pour cette

acquisition par lettre DG/2211/JNT/en/2012 en date du 7 mai 2012. Nous

rappelons que l’article 16 du décret 100/123 portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics indique que les

membres de la Commission de Passation des Marchés sont nommés par la PRMP

pour un an renouvelable. Cependant, la pratique au niveau de l’INSS est de

constituer des CPM ad hoc arguant un souci d’efficacité notamment par la

cooptation au sein de cette CPM de personnes compétentes pour cette acquisition

spécifique. Nous estimons que le résultat peut être atteint par la cooptation de ces

personnes dans la sous-commission d’analyse qui est le véritable artisan de

l’évaluation de la conformité technique des offres.

- l’offre de BERGIMMO a été rejetée par la sous-commission d’ouverture au motif

que le soumissionnaire a déposé une attestation de non litige en lieu et place d’une

attestation de non faillite, celle de CEC a été rejetée au motif que la durée de

validité de l’attestation de non faillite a expiré. Nous estimons qu’une simple


Rapport Final

9

déclaration sur l’honneur attestant que le soumissionnaire ne fait pas l’objet d’une

procédure de liquidation de biens ou de faillite personnelle devrait suffire. De

manière plus générale la règlementation pourrait être revue notamment pour les

points relatifs à l’attestation non redevabilité à l’OBR ou à l’INSS en permettant

aux candidats de compléter leur dossier administratif pendant la période impartie à

la Commission de Passation des Marchés pour attribuer le marché. En effet, dans

la pratique au niveau international, sont considérées comme étant en règle les

personnes qui, au 31 décembre de l'année précédant l’avis d’appel à la

concurrence, se sont acquittées de leurs impôts, taxes, majorations, pénalités,

cotisations et redevances de régulation des marchés publics mis à leur charge

lorsque ces produits devaient être réglés au plus tard à la date du 31 décembre ;

sont également considérées comme étant en règle, les personnes qui, à défaut de

paiement au 31 décembre de l'année précédant l'avis d'appel à la concurrence, ont

entre cette date et la date du lancement de la procédure de passation soit acquitté

lesdites sommes, soit constitué des garanties jugées suffisantes par l’organisme ou

le comptable chargé du recouvrement des sommes en cause. Il y’a lieu de donner

un délai aux candidats pour compléter les pièces administratives manquantes délai

pouvant aller jusqu’à l’attribution du marché.

- l’élimination du candidat CEC pour cause de non validité de l’attestation de non

faillite a donné lieu à un recours de ce dernier auprès du CRD de l’ARMP. Cette

attestation ne porte aucune durée de validité et comme nous l’avons indiqué ci-

avant, une simple déclaration sur l’honneur est admise de manière générale.

L’offre du candidat aurait pu être retenue pour examen détaillé.

- dans sa demande d’ANO formulée le 14 juillet 2012 par lettre

DG/3303/JNT/en/2012 le Directeur Général de l’INSS indique que le candidat

SNAT marque son accord pour conformer son offre financière au budget.

L’examen de la lettre du candidat portant ajustement des honoraires pour se

conformer au budget de l’INSS a permis de constater que la réduction des

honoraires a été faite de manière forfaitaire en violation des dispositions de

l’article 37 du CMP. Nous précisons que pour les marchés de prestations

intellectuelles, les négociations n’ont pas pour vocation à réduire le prix du

marché. Elles doivent porter essentiellement sur les points relatifs à la clarification

et à l’amélioration des termes de références, au respect du planning d’exécution et

à la disponibilité du personnel clé. Ces négociations peuvent induire quelques

modifications du niveau des honoraires mais les prix unitaires doivent demeurer

inchangés. Un procès verbal des négociations doit être par ailleurs établi et annexé

au contrat.

- le contrat a été conclu à prix global et forfaitaire pour une durée de 18 mois ; ce

mode de facturation n’est pas le plus indiqué pour ce type de prestation car il

expose l’INSS à la conclusion d’avenant en cas d’arrêt ou de dérapage des délais

d’exécution de contrat de construction.

g) l’examen de la procédure d’appel d’offres portant acquisition de véhicules double

cabine 4X4 et d’une Jeep attribuée à TOYOTA BURUNDI pour un montant de

251 750 000 FBU a permis de noter les non conformités ci-après :


Rapport Final

10

2. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes

subsistants à l’issue de nos travaux :

- les demandes de cotations n’ont pas été mises à notre disposition pour nous permettre

de mettre en œuvre des procédures de vérification propres à nous permettre

d’exprimer un avis motivé sur la conformité de leurs procédures de passation.

Au regard des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est que l’INSS s’est

conformée de manière assez satisfaisante aux procédures de passation et d’exécution des

marchés édictés par le Code des Marchés Publics.

- il y’a une incohérence entre le montant de la garantie de soumission fixé dans

l’avis d’appel d’offres (4 000 000 FBU) et celui mentionné dans le RPAO

(2 500 000 FBU) ; par ailleurs cette garantie a été déterminée globalement plutôt

que par lot. Il y’a lieu de veiller à la cohérence interne des documents de passation

et de déterminer pour chaque lot le montant de la garantie de soumission.

- la définition des spécifications techniques pour l’achat de véhicules pick-up double

cabine est marquée par l’introduction de critères abusifs, orientés et

discriminatoires. En effet, le critère relatif à la garde au sol minimale de 250 mm

n’est pas objectif au regard des standards pour ce type de véhicule dont la garde au

sol oscille entre 200 et 230 mm et surtout de l’usage auquel ces véhicules sont

destinés. En effet, pour l’INSS la nature des activités ne justifie pas une garde au

sol de 250 mm. En fixant un minimum de 250 mm de garde au sol, l’INSS fait une

restriction à l’accès à la commande publique. Nous rappelons que les

caractéristiques techniques doivent être définies en fonction de l’usage auquel les

véhicules sont destinés.

- le délai accordé à l’attributaire pour constituer la garantie de bonne exécution n’est

pas conforme à l’article 97 du CMP auquel il convient de se conformer.

- la sous-commission d’analyse constituée pour cette acquisition n’a pas l’effectif

requis par l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

- plusieurs pièces de marché ne sont pas classées dans le dossier mis à notre

disposition (support de publication de l’AAO, mainlevées des garanties de

soumission, publication de l’attribution définitive)


Rapport Final

11

SOMMAIRE

Pages

Lexique des abréviations et sigles 13

1 Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 15

2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 22

2.1 Contexte de l’intervention 22

2.2 Objectifs de la mission 24

2.2.1 Objectifs généraux 24

2.2.2 Objectifs spécifiques 24

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 25

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 29

3 Approche méthodologique mise en œuvre 30

3.1 Revue approfondie des textes de référence 31

3.2 Détermination de l’échantillon des marchés à examiner 32

3.3

3.4

Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des

marchés

Vérification des différentes étapes de la passation des marchés

33

34

3.4.1 Audit de la préparation des marchés 35

3.4.2 Audit de la gestion de l’attribution 36

3.4.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects

administratifs, financiers et physiques

37

4 Résultats des travaux 38

4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des

marchés

39

4.1.1 Autorités de Régulation des Marchés Publics 39

4.1.2 Direction Nationale de Contrôles des Marchés Publics 42

4.1.3 Organes de la passation des marchés institués au sein de l’autorité

contractante

43

4.1.3.1 Cellules de gestion des marchés publics 43

4.1.3.2

4.1.3.3

Commission de passation des marchés

Commission de réception

44

44

4.2 Document de programmation de la passation des marchés 45

4.2.1 Plan prévisionnel annuel de passation des marchés 45

4.2.2 Avis général de passation des marchés 46

4.2.3 Rappel des seuils applicables au MSP 46

4.3

4.3.1

4.3.2

Examen des marchés

Périmètre couvert par nos travaux

Marchés passés par appels d’offres

48

48

54


Rapport Final

12

Liste des abréviations et sigles

AC Autorité Contractante

AGPM Avis Général de Passation des Marchés

ANO Avis de Non Objection

AOOI Appel d’Offres Ouvert International

AOON Appel d’Offres Ouvert National

AOR Appel d’Offres Restreint

ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics

BPU Bordereau des Prix Unitaires

CD Commission Disciplinaire

CPM Commission de Passation des Marchés

CMP Code des Marchés Publics

CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics

COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for Eastern

and Southern Africa)

CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)

CR Consultation Restreinte

CRD Commission de Règlement des Différents

DAC Dossier d’Appel à la Concurrence

DAF Direction Administrative et Financière

DAO Dossier d’Appel d’Offres

DG Directeur Général

DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

DP Demande de Propositions

DC Demande de Cotations

DQE Devis Quantitatif Estimatif


Rapport Final

13

ED Entente Directe

FBU Franc Burundais

GBE Garantie de Bonne Exécution

GG Gré à Gré

GS Garantie de Soumission

INSS Institut National de Sécurité Sociale

MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du Développement

NA Non Applicable

OI Observateur Indépendant

PPM Plan de Passation des Marchés

PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé

PRMP Personne Responsable des Marchés Publics

PVA Procès Verbal d’Attribution

PVO Procès Verbal d’Ouverture

SCA Sous-commission d’analyse

SCO Sous-commission d’ouverture

TDR Termes de Référence

TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise


Rapport Final

14

SECTION 1

SYNTHESE DES NON CONFORMITES ET DES RECOMMANDATIONS


Rapport Final

15

1 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS


Rapport Final

16


Rapport Final

17

TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Description AOO – DNCMP/02/S/2011 AOO – DNCMP/37/F/2011 AOO – DNCMP/76/T/2011 AOO – DGINSS/0321/F/2011

Nature MAINTENANCE DES

EQUIPEMENTS

INFORMATIQUES

FOURNITURE ET

INSTALLATION DES

EQUIPEMENTS

INFORMATIQUES

TRAVAUX DE

CONSTRUCTION DE 5

IMMEUBLES A

APPARTEMENTS A

KININDO

FOURNITURE ET

INSTALLATION D’UN

RENOUVELLEMENT DE

LICENCES ANTIVIRUS

Attributaires SYMPHONY BUSTEC

SYMPHONY

57 865 237

42 121 681

GROUPEMENT BTCE SA –

HYGEBA LTD – ROBUCO SA

ROCK GLOBAL CONSULTING

Montants 37 974 636 99 986 918 6 498 952 462 7 884 908

Violation de l’article 9 relatif

à la CGMP √ √

Non-respect des dispositions

de l’article 44 sur le contenu

des avis d’appel d’offres

√ √

Violation de l’article 47 du

CMP sur la publication de

l’AAO

√


CMP sur les délais de

préparation et de réception

des offres

√ √


CMP sur l’ouverture des plis √


CMP sur les missions de la

sous-commission d’analyse

√ √


CMP sur l’établissement du

procès verbal d’attribution

√ √

Violation de l’article 68 du √ √


Rapport Final

18

CMP sur l’information des

candidats évincés du rejet de

leurs offres


de l’article 94 sur la

libération de la garantie de

soumission

√


des articles 95 et 97 sur la

constitution des garanties de

bonne exécution

√ √


de l’article 109 sur les

pénalités de retard

√


de l’article 3 du décret

100/120 portant création,

organisation et

fonctionnement de la

DNCMP

√ √ √


des articles 1, 4, 18 et 19 du

décret 100/123 du 11 juillet

2008 portant création

√ √


Rapport Final

19

Description AOO – DNCMP/80/F/2012 AOO – DNCMP/19/F/2012 AOO – DNCMP/26/S/2011 AOO – DNCMP/109/F/2012

Nature FOURNITURE ET

INSTALLATION DES

PROGRAMMES SOURCES

POUR LES SYSTEMES DE

GESTION DES RESSOURCES

HUMAINES ET DES FINANCES

FOURNITURE ET

INSTALLATION DES

EQUIPEMENTS

INFORMATIQUES

SURVEILLANCE DES

TRAVAUX DE

CONSTRUCTION DE 5

IMMEUBLES A KININDO ET

DE REMISE EN ETAT D’UNE

VILLA EXISTANTE

FOURNITURE ET

INSTALLATION DE 5

GROUPES ELECTROGENES

DANS LES AGENCES DE

5BURURI, MWARO, GITEGA,

NGOZI ET CENTRE VILLE)

Attributaires Non exécuté INFOS

ELECTRONICS

27 258 000 SNAT GTS

SYMPHONY 13 079 882

SYMPHONY 5 914 093

Montants Non exécuté 46 251 975 59 590 000 89 975 000

Violation de l’article 9

relatif à la CGMP √ √ √


CMP relatif à la négociation

des marchés de prestations

intellectuelles

√


de l’article 44 sur le contenu

des avis d’appel d’offres

√


CMP sur la publication de

l’AAO

√


CMP sur les délais de

préparation et de réception

des offres

√ √


CMP sur les missions de la

sous-commission d’analyse

√ √ √


CMP sur l’établissement du

procès verbal d’attribution

√ √

Violation de l’article 68 du √


Rapport Final

20

CMP sur l’information des

candidats évincés du rejet de

leurs offres

Exécution anticipée d’un

contrat en violation de

l’article 75, 76 du CMP sur

la notification et la

publication de l’attribution

définitive, l’information des

candidats évincés

√ √


de l’article 94 sur la

libération de la garantie de

soumission

√


des articles 95 et 97 sur la

constitution des garanties de

bonne exécution

√

Non respect des dispositions

de l’article 99 sur la forme

des garanties

√


de l’article 3 du décret

100/120 portant création,

organisation et

fonctionnement de la

DNCMP

√


des articles 1, 4, 16, 18 et 19

du décret 100/123 du 11

juillet 2008 portant création

√ √ √


Rapport Final

21

Description AOO – DGINSS/0550/F/2012 AOO – DNCMP/90/F/2012

Nature FOURNITURE ET INSTALLATION DE

LICENCE ANTIVIRUS

FOURNITURE DE 03 CAMIONNETTES

DOUBLE CABINE 4x4 ET D’UNE JEEP

Attributaires ROCK GLOBAL CONSULTING TOYOTA BURUNDI

Montants 6 244 961 251 750 000

Violation de l’article 9 relatif à la CGMP √

Violation de l’article 47 du CMP sur la publication de l’AAO √ √

Violation de l’article 62 du CMP sur les missions de la sous-

commission d’analyse √

Exécution anticipée d’un contrat en violation de l’article 75, 76 du

CMP sur la notification et la publication de l’attribution définitive,

l’information des candidats évincés

√

Non-respect des dispositions de l’article 94 sur la libération de la

garantie de soumission √ √

Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution

des garanties de bonne exécution √

Non-respect des dispositions de l’article 109 sur les pénalités de

retard √

Non-respect des dispositions de l’article 3 du décret 100/120 portant

création, organisation et fonctionnement de la DNCMP √

Non-respect des dispositions des articles 1, 4, 16, 18 et 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008 portant création √ √

Non-respect des dispositions de l’article 3 de l’ordonnance

540/1035/2008 portant seuils de passation, de contrôle et de

publication

√


Rapport Final

22

SECTION 2

CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION


Rapport Final

23

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1 CONTEXTE DE L’INTERVENTION

Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot

considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,

l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de

droit, le Gouvernement du Burundi a procédé à une profonde réforme de son système de

gestion des finances publiques. Cette réforme cherche à rationaliser les dépenses

publiques et aligner le système de Passation des Marchés Publics sur les meilleures

pratiques internationales en la matière, notamment en se conformant aux directives du

COMESA relatives à l’harmonisation des marchés publics des Etats membres de la

Communauté. Elle comporte d’importantes innovations par rapport à la réglementation

antérieure en ce qu’elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des

soumissionnaires au stade de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori,

responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle

a posteriori.

Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du

service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des

marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

(DNCMP).

Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie

financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des

marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent

d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans

l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et

formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre

professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit

et le règlement des conflits.

En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion

budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la

réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et

conventions.

La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la

vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des

conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des


Rapport Final

24

marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices

2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents termes de

référence.

2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION

2.2.1 Objectifs Généraux

L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le

processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le

31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures

édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier

l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des

contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités

contractantes.

2.2.2 Objectifs Spécifiques

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les

contrats sélectionnés ;

Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,

d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;

Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les

aspects techniques et économiques ;

Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en

particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de

marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-

respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils

fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,

etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement

sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;

Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,

l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le

pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en

ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des

Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en

pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la

pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de

revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP),

Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette

direction ;


Rapport Final

25

Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par

rapport au niveau d’exécution ;

Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le

consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et

déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des

marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité

contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de

gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la

mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente

directe ;

Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,

fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des

recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules

de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des

Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et

des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP) ;

Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles

qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;

Formuler des recommandations pour le futur.

Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert

désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités

contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre

efficace de nos travaux.

En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de

passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et

cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics DNCMP.

Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer

Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités

contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de

référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de

l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources

internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services

centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à

l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de

recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de

l’exécution des marchés.


Rapport Final

26

A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre

proposition technique:

a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un

échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des

marchés. L’échantillon est composé comme suit :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.

Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la

distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types

de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).

Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle

a été exhaustif.

b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon

(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de

passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,

traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des

attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais

des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de

réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la

conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;

c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement

importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les

plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,

l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les

conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes

d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par

les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les

seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,

etc. ;

d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en

particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu

compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes

de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps

moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés

Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques

sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,


Rapport Final

27

e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de

passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation

institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de

suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des

Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;

f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la

production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne

exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission

formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les

commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour

du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant

des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités

locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.

g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)

telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque

mondiale ;

h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du

CMP ;

i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en

matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5

experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).

Modalités d’échantillonnage des marchés audités:

Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :

les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait

l’objet d’un contrôle a priori ;

les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.

Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%

pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.

Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une

catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.

De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été

examinés à 50%.


Rapport Final

28

Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour

s’assurer le contrôle des prix de revient.

Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans

lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de

poursuivre les investigations appropriées.

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission

Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la

mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :

i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le

démarrage de la mission ;

ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après

le début des prestations ;

iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification

des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront

de 5 jours ouvrables pour ce faire ;

iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification

des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui

disposeront de 5 jours pour ce faire.

Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en

fichiers PDF et Word.

Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent

également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés

(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés

Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances

en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des

dispositions du CMP par les autorités contractantes.

Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des

indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les

performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs

Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.


Rapport Final

29

SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE


Rapport Final

30

3. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux

ci - après :

3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE

Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre

général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs

et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la

passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :

- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,

- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,

- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la

corruption et des infractions connexes,

- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique

- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,

- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics,

- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés publics,

- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la

Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de

gré à gré présentant un caractère secret,

- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,

de contrôle et de publication des marchés publics,

- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,

- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à

caractère commercial,

- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des

documents types de passation des marchés

- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers

types de passation des marchés publics

- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.


Rapport Final

31

3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A

EXAMINER

Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons

procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque

autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,

l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en

respectant la répartition suivante :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non

compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP

(non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes

La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de

l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à

l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner

par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas

d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).

Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières

catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain

nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par

l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.

Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),

la sélection a tenu compte des critères suivants :

- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;

- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires

ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement

décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;

- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous

les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement

des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux

A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la

constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur

lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un

second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.

Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert

l’ensemble des marchés passés.


Rapport Final

32

3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT

DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de

l’organisation et du fonctionnement de l’INSS pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre

de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules

d’analyse et d’évaluation ci - après :

- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des

dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics (CGMP),

- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des

Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces

structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est

conférée par la réglementation),

- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de

passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO)

- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne

pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en

respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les

intervenants,

- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur

conception et à leur correcte mise en œuvre,

- contrôle de la régularité des dépenses.

Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout

premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette

mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur

l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux

pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par

conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque

d’audit.

Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée

ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du

système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les

anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.

Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de

chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la

définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,

d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations

de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des

enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et


Rapport Final

33

obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des

opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que

nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.

3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA

PASSATION DES MARCHES

La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à

procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il

s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.

Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à

constituer pour les différents types de marchés.

Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-

avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution

d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont

porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de

reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse

et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le

risque d’échantillonnage.

Les contrôles préalables suivants ont été effectués :

- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité

de son établissement à l’article 15 du CMP,

- rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été

publié,

- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan

prévisionnel,

- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la

situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes

fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs,

- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon

de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,

au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain

nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon

des marchés à auditer),

- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des

marchés.

Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux

ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.


Rapport Final

34

3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES

La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à

la Concurrence (DAC) à la réception des offres.

Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :

- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du

CMP ?

- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité

Contractante ?

- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou

leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?

- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?

Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :

- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le

risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit

utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher

un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les

seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés

attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront

particulièrement surveillés) ;

- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers

d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,

il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer

s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;

- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,

dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de

l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED

sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations

nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le

contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle

outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;

- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires

potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande

publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;

- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la

concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et

d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des

entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications

techniques ou des critères de qualification) ;

- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,

- au respect des délais de préparation des offres ;

- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des

interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais

requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par


Rapport Final

35

la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur

l’ouverture) ;

- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates

d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des

membres de la CPMP).

3.4.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION

L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation

du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :

- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité

de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires,

- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou

rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,

- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de

l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de

qualification,

- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le

DAC,

- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,

- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes

directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,

- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles

collusions ou les conflits d’intérêt,

- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du

contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),

- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire

(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),

- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,

- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à

leurs demandes d’informations,

- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,

- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les

marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis

éventuel de la DNCMP),

- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,

- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme

aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),

- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,

- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la

performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;

attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une

demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et

subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le

DAO conformément à l’article 106 du CMP),

- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.


Rapport Final

36

3.4.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES

DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES

L’audit de matérialité sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en cours

d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par l’audit,

en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous les

marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.

Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :

- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais

contractuels,

- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur

conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,

- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions

réglementaires (Article 99 du CMP),

- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du

cautionnement définitif (Article 97 du CMP),

- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de

l’application des clauses de pénalités,

- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait

l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,

- vérification de la conformité des avenants éventuels,

- vérification de la gestion des éventuels litiges,

- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de

validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au

paiement par rapport aux livrables…) ;

Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution

financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous

avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations

de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres

vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et

services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une

part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions

constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans

la comptabilité matières.

- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne

exécution, retenue de garantie et garantie décennale),

- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,

- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par

rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du

nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention

des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les

appareils sous contrat de maintenance ;

- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les

prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le

marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions

d’utilisation.


Rapport Final

37

SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX


Rapport Final

38

4. RESULTATS DES TRAVAUX

4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES

L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi

définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de

trois structures à savoir :

- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics

- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités

Contractantes

4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)

Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le

décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.

L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer

la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de

services publics.

Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations

dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la

réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à

l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au

développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du

système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de

service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits

techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de

procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des

marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, elle est chargée de :

- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation

et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de

proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et

délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer

l’efficience du système des marchés publics ;

- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de

Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les


Rapport Final

39

organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides

d’évaluation et progiciels appropriés ;

- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des

Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation

et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et

délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes

copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout

rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives

relatives aux marchés et conventions ;

- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et

délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de

passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de

nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de

transparence et d’efficacité ;

- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs

économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations

de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des

marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des

Marchés Publics ;

- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des

capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et

délégations de service public ;

- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à

l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la

qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;

- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par

voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative

aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des

propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la

Direction de Contrôle des Marchés compétente et rémunérés sur le budget de

l’ARMP ;

- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a

posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;

à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de

chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de

marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux


Rapport Final

40

dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de

contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;

- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de

toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et

les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et

internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des

marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à

ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble

des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de

délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces

investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le

recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;

- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires

et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des

acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation

applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables

dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de

service public ;

- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même

s’autosaisir des violation de la réglementation en matières de marchés publics et

délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de

statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la

présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;

- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la

réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;

- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou

internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux

termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;

recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa

demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;

diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations

à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à

l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou

délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république

du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une

entreprise domiciliée au Burundi ;

- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et

délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec

les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;


Rapport Final

41

- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au

Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour

des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,

d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti

de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission

relative aux marchés publics

4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES

PUBLICS (DNCMP)

Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par

le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.

Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8

juillet 2008 ci-avant mentionnée.

La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la

procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie

réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation

des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi

de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :

- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de

l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs

modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du

code des marchés publics ;

- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités

Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et

le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de

Passation du Marché ;

- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant

son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande

d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec

le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;

- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis

la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des

prestations.

-


Rapport Final

42

4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES DE L’INSS

Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation

des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec

les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.

4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)

La Cellule de Gestion des Marchés Publics de l’INSS, compétente pour les opérations de

passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de

consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la

Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le

décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9

de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.

Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics

n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus

de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les

Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des

Marchés Publics (CGMP).

Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés

pour un exercice budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices

budgétaires ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un exercice

budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de

constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie règlementaire.

Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l’exercice budgétaire au titre duquel les membres

de la CGMP sont nommés.

Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l’ARMP et

entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers-

types de passation des marchés publics., Il convient de signaler que l’INSS n’utilise pas les

documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour l’élaboration du Plan Prévisionnel de

Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d’Appel à la Concurrence.

Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire

l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,

aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des

dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être

constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le

compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au

terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la

banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer

librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de

soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque

certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire

l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.


Rapport Final

43

4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)

Le Directeur Général de l’INSS, Personne Responsable des Marchés Publics et Président de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son Autorité en vertu de l’article 1 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM

doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés dont les membres doivent être

nommés pour une période d’un an conformément à l’article 16 du décret ci-avant mentionné.

Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée au niveau de

l’INSS conformément au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné. Des CPM ad

hoc sont instituées à chaque fois que de besoin

Ce faisant, c’est la PRMP de l’INSS qui nomme les membres des sous-commissions

d’ouverture et des sous-commissions techniques d’analyse en lieu et place du Président de la

Commission de Passation des Marchés qui aurait dû être mise en place et qui ne l’a pas été.

Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés

Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion

est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne

Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité

Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation

des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des

candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.

Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la

sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.

Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des

propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.

Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la

confusion entre ses alinéas 4 et 5.

4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION

Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une

Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme

des prestations objet des marchés conclus.

Nous nous sommes assurés pour tous les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces

Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté

aucun cumul de fonctions incompatibles.


Rapport Final

44

Il convient de signaler qu’aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement

d’ordre intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été

élaboré par l’INSS pour se conformer aux exigences règlementaires.

4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de

Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement

prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler

qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM

et d’AGPM.

Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification

des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la

commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de

remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au

Burundi.

4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)

Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la

Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de

l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer

la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes

pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de

marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de

sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés

ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.

Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées n’est

obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel

d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant

fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics

(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février

2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du

17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux

marchés publics à financement extérieur).

L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par l’INSS au titre des exercices 2011

et 2012 (article 15 du CMP) a permis de noter que l’Autorité Contractante ne s’est pas

conformée au modèle prescrit par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics. Le mode de

passation retenu pour chacune des acquisitions envisagées n’y est pas précisé ; le PPM

indique dans une colonne Publication « demande de prix à envoyer ». Dans la colonne Type

de marché, il est indiqué « marché ouvert, international, marché à commandes ». Il convient

de préciser que le type de marché consiste en une classification en marchés de travaux, en

marchés de fournitures ou en marchés de services. Quant au mode de passation, il renseigne

sur la forme de la consultation qui peut être un appel d’offres ouvert à l’échelon national ou


Rapport Final

45

international, un appel d’offres restreint, un appel d’offres avec pré-qualification, un appel

d’offres en deux étapes, une demande de propositions précédée ou non d’une demande de

manifestations d’intérêt, une demande de cotations ou un marché de gré à gré autrement dit

par entente directe. Le choix de l’une ou l’autre méthode de passation est fonction du type de

marché et de son coût prévisionnel.

Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux

prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge de l’INSS, que le journal

officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore

opérationnels.

Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de

Contrôle et de Régulation des Marchés Publics du Plan Prévisionnel de Passation des

Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international voudrait que cette

transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de

passation des marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP

et posté sur le portail des marchés publics.

4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)

Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, l’INSS doit publier un Avis Général

de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP. Le Code des Marchés ne fixe

pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés

Publics et de publicité de l’Avis Général de Passation des Marchés mais la règle généralement

admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées avant la fin du

mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.

Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription

dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de

seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).

Nous avons noté que l’INSS n’a pas établi et a fortiori n’a pas publié d’AGPM pour les deux

exercices sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à

large diffusion (Le Renouveau par exemple).

4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES A l’INSS

Les seuils de passation, de contrôle préalable et d’approbation des marchés de l’INSS sont

résumés dans les tableaux récapitulatifs ci – après :


Rapport Final

46

TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES A L’INSS EN VERTU DE L’ARTICLE 5 DU

CODE DES MARCHES PUBLICS, DE L’ORDONNANCE 540/1035 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DE L’ARTICLE 12 DU CODE

DES MARCHES PUBLICS

Type de marchés

Seuils de

passation par

Appel d’Offres

Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de

soumission

1 à 2% du montant

prévisionnel

Garantie de bonne

exécution

Maximum 5% du

montant du marché

Contrôle a priori du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

Seuil de publication du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

sur le plan

international

Contrôle a posteriori

pour marchés avec

publication de l’appel

d’offres

Contrôle a

posteriori simple

consultation écrite

d’au moins trois

candidats

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

en application

de l’article 5 du

CMP

Article 2 de l’Ordonnance

n°540/249/2010 en

application de l’article 5

du CMP

Article 3 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010 en

application de l’article

5 du CMP

Articles 1 et 2 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

Article 92 du CMP Article 96 du CMP

Travaux

≥ 10 000 000 ≥ 50 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <

50 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Fournitures et

services

≥ 10 000 000 Fournitures :

≥ 50 000 000

Fournitures :

> 700 000 000

Fournitures :

10 000 000 ≤ x <

50 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Services : ≥ 30 000 000 Services :

> 50 000000

Services : 10 000 000 ≤

x < 30 000000

Prestations

Intellectuelles

≥ 10 000 000

≥ 30 000 000

> 50 000000 10 000 000 ≤ x <

30 000000

<10 000 000

NA

N/A


Rapport Final

47

4.3 EXAMEN DES MARCHES

4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX

Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés

présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :

Modes de passation de

marchés

Typologie des marchés

présentés


revus

Taux de

couverture

Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant

Appel d’offres ouvert

(AOO) 31 7 526 036 190 11 7 101 578 620 35,48% 94,36%

Appel d’offres restreint

(AOR) - - - - - -

Demande de Proposition

(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) - - - - - -

Entente directe (Gré/Gré) 1 8 496 000 1 8 496 000 100,00% 100,00%

Avenant - - - - - -

TOTAL 32 7 534 532 190 12 7 110 074

620 37,50% 94,37%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE

PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 97%

Gré/Gré 3%

En nombre

AOO 100%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

Gré/Gré 0%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

48

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN

NOMBRE ET EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE


Marchés revus 37% Marchés

non revus 63%

En nombre

Marchés revus 94%

Marchés non

revus 6%

En valeur

AOO 92%

Gré/Gré 8%

En nombre

AOO 100%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

Gré/Gré 0% Avenant

0%

En valeur


Rapport Final

49

Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des

marchés présentés et revus :

EXERCICE 2011


marchés


présentés


revus

Taux de couverture

%



(AOO) 14 6 718 760 406 4 6 644 798 924 28,57% 98,90%


(AOR) - - - - - -


(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) - - - - - -

Entente directe

(Gré/Gré) - - - - - -

Avenant - - - - - -

TOTAL 14 6 718 760 406 4 6 644 798 924 28,57% 98,90%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE


AOO 100%


(AOR) 0%


(DP) 0%

Demande de Cotation (DC)

0%

Entente directe

(Gré/Gré) 0%

Avenant 0%

En nombre et en valeur


Rapport Final

50

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 29% Marchés

non revus 71%

En nombre

Marchés revus 99%

Marchés non

revus 1%

En valeur

AOO 100%


(AOR) 0%


(DP) 0%

Demande de Cotation (DC)

0%

Entente directe

(Gré/Gré) 0%

Avenant 0%

En nombre et en valeur


Rapport Final

51

EXERCICE 2012


marchés


présentés


revus

Taux de couverture

%



(AOO) 17 807 275 784 7 456 779 696 41,18% 56,58%


(AOR) - - - - - -


(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) - - - - - -

Entente directe

(Gré/Gré) 1 8 496 000 1 8 496 000 100,00% 100,00%

Avenant - - - - - -

TOTAL 18 815 771 784 8 465 275 696 44% 57%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE


CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

AOO 94%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

Gré/Gré 6% Avenant

0%

En nombre

AOO 99%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

Gré/Gré 1% Avenant 0%

En valeur

Marchés revus 44%

Marchés non

revus 56%

En nombre

Marchés revus 57%

Marchés non

revus 43%

En valeur


Rapport Final

52

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 87%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de Cotati

on (DC) 0%

Gré/Gré 13%

Avenant 0%

En nombre

AOO 98%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

Gré/Gré 2%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

53

4.3.2 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/02/S/2011

MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES

Date de transmission du

projet de DAO

3 janvier 2011 par lettre DG/0026/2011

Date d’ANO de la DCMP

sur le DAO

L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO

n’est pas formalisé. Il est important de formaliser les

interactions entre la DNCMP et l’autorité contractante avant

la délivrance de l’avis de non objection dur le projet de DAO

car les observations et suggestions de la DNCMP pendant la

mise en œuvre du processus de validation sont un outil

précieux de formation et d’appréciation de la valeur ajoutée

du contrôle a priori sur les Dossiers d’Appel à la

Concurrence. Cette formalisation est une exigence de

l’article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et

fonctionnement de la DNCMP, qui stipule que cette dernière

émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement

de l’AO. ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro au

DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.

Date de publication 19janvier 2011

Nous avons vérifié que la publication a bien été faite le

support de publication de l’AAO est bien classé dans le

dossier de marché.

Date limite de dépôt des

offres

18 février 2011

Délai de préparation des

offres

30 jours

Date d’ouverture des plis 18 février 2011

Période validité des offres 90 jours

Date de l’évaluation

technique

9 mars 2011

Date d’attribution 7 avril 2011

Demande d’ANO sur le

rapport d’analyse et la

proposition d’attribution

26 avril 2011

Non objection de la

DNCMP sur le rapport

DNCMP N° 540/590/2011 du 5 mai 2011.

Dans sa lettre, la DNCMP fait référence (par erreur à la lettre

du DG de l’INSS N° DG/1769/RG/na/2011 du 5 janvier


Rapport Final

54

d’analyse 2009 en lieu et place du 26 avril 2011

Date de notification du

marché

12 juillet 2011 par lettre DG/2879/SM /cm/2011

Date de publication de

l’attribution provisoire

Non publiée


sur le projet de contrat

ANO non formalisé

Date de souscription Non mentionnée dans la lettre de marché

Date d’approbation Non mentionnée dans la lettre de marché

Date d’immatriculation Non mentionnée dans la lettre de marché


marché

12 juillet 2011

Date d’enregistrement du

contrat

Non enregistré

Date d’information du

candidat non retenu et

restitution de sa garantie de

soumission

Lettre DG/1980 /2011 di 10 mai 2011 conformément à

l’article 68 du CMP.

Cette lettre indique les motifs du rejet de l’offre de MSI

SOLUTIONS, informe sur l’identité de l’attributaire et sur le

montant auquel chaque lot a été attribué.

Date de publication de l’avis

d’attribution définitive

Non publié

Délai d’exécution 1 an

Garantie de soumission

FBU

NA

Attributaire SYMPHONY

Montant du marché en FBU 37 974 636

LOT N°1 30 059 196 LOT N°2 3 540 000 FBU LOT N°3 4 941 840 FBU

Lettre de commande N° 2785/2011 non datée

Avis d’appel d’offres Avis publié dans le Renouveau du 19 février 2011 d’après le

PVO

Non conformités Ce marché a été préparé comme un marché à prix global et

forfaitaire alors qu’il comprend, pour son exécution, des

opérations de remplacement de pièces ne survenant qu’en cas


Rapport Final

55

de détérioration desdites pièces ce qui ne peut pas être

programmé avec précision à l’avance. Certaines de ces

pièces ont été listées dans le DAO (disques durs pour les

serveurs, batteries pour les onduleurs, têtes d’impression

pour les imprimantes…). Il aurait été plus indiqué de diviser

chaque lot en deux sous-lots (entretien et réparation) de

demander aux candidats de faire des offres de prix unitaires

pour les pièces. Ainsi, c’est après diagnostic et approbation

des bons de travaux que les commandes seraient faites sur la

base des prix unitaires du matériel et des coûts horaires

mentionnés dans l’offre de l’attributaire. Il aurait été mieux

indiqué d’en faire un marché à bon de commandes lors de la

survenance du besoin avec ou sans engagement en valeur et

en quantité.

Les contrats de maintenance informatiques doivent inclure

deux éléments essentiels que sont les délais maximaux de

réparation et les durées maximales d’indisponibilité.

L’examen du contrat a permis de noter que l’aspect relatif au

délai de réparation est bien en charge par l’article 7 relatif

aux délais d’exécution des travaux.

Cependant, la durée maximale d’indisponibilité n’est pas

prise en charge dans le contrat quand bien même le DAO

avait requis des soumissionnaires qu’ils possèdent le type de

matériel objet du contrat de maintenance comme indiqué au

point IV.3 .3 que : « …si la correction exige des délais longs

(plus de 8 heures) qui risquent de gêner l’exploitation, le

titulaire du marché pourra, dans l’attente de correction

définitive ou la livraison et installation des éléments de

remplacement, procéder à des corrections temporaires ou à

des solutions d’urgence de contournement. Il pourra installer

provisoirement un équipement de secours pour permettre la

continuité des services… ».

L’examen du PV de réception nous a permis de noter que le

travail de la commission de réception a consisté à faire le

point de la situation administrative et financière et à constater

que le matériel fonctionne en foi de quoi elle a prononcé la

réception. Ce contrôle est à notre avis trop sommaire et ne

permet de s’assurer de l’exécution conforme des prestations

objet du marché.

L’examen du dossier de marché nous a permis d’identifier


Rapport Final

56

une lettre du titulaire en date du 16 mai 2011 donc antérieure

à la notification du marché dans laquelle il indique qu’il a fait

le diagnostic/inventaire du matériel objet du contrat de

maintenance et effectué les réparations nécessaires. Il s’agit

d’une exécution anticipée des prestations en violation des

dispositions du CMP car le contrat ne prend effet qu’à

compter de la notification du marché.

Un exploit d’huissier portant signification de cession de

créances a été servi à l’INSS à une date non indiquée ; cette

signification porte sur le montant total du marché alors que

l’INSS ne doit accepter de payer que le solde restant dû si

tant est que les prestations sont effectuées. Notons que l’acte

de cession de créances annoncé dans la signification n’est pas

classé dans le dossier de marché.

Recommandations Allotir les marchés de maintenance de manière à mieux

contrôler les coûts et l’opportunité du remplacement des

pièces.

Prévoir dans les contrats de maintenance une clause sur la

durée maximale d’indisponibilité.

A notre avis le travail de réception aurait dû consister à

contrôler la mise en œuvre effective du planning des

interventions sur site au titre de la maintenance préventive et

recenser les demandes de travaux et à les mettre en

cohérence avec les bons de travaux visés par les personnes

habilitées au sein de l’INSS pour attester le service fait dans

les délais contractuels, recenser les matériels défectueux, les

matériels remplacés et/ou réparés.

Bannir l’exécution anticipée des contrats qui ne prennent

effet qu’à compter de leur notification.

Une acceptation de la cession de créance doit être faite par

exploit d’huissier

Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché

Commentaires de l’Autorité

Contractante

- Au moment du lancement de l’appel d’offres pour la

maintenance des équipements informatiques, on ne sait pas à

l’avance quelles pièces tomberont en panne pour demander


Rapport Final

57

aux soumissionnaires de donner des offres de prix unitaires

pour celles-ci. La meilleure option est le contrat de type «

pièces et main d’œuvre » qui pousse l’attributaire du marché

à approfondir les diagnostics des pannes des équipements et

leur réparation au lieu de réclamer l’achat de pièces par

l’Autorité Contractante à la première difficulté de réparer la

panne survenue.

Appréciation du Consultant Nous comprenons bien qu’il est difficile de prévoir à

l’avance quelle pièce tombera en panne. C’est bien ce que

nous avons indiqué dans notre rapport provisoire qui fait état

d’opérations de remplacement de pièces ne survenant qu’en

cas de détérioration desdites pièces ce qui ne peut pas être

programmé avec précision à l’avance. Ceci n’empêche pas

l’Autorité Contractante de lister comme elle l’a du reste fait

dans le DAO des pièces pour lesquelles elle peut requérir des

prix qui lui seront appliqués en cas de survenance d’une

panne. Nous estimons encore une fois que ce marché aurait

dû distinguer l’entretien pouvant faire l’objet d’un marché à

prix global et forfaitaire et la réparation pouvant donner lieu

à la conclusion d’un marché à bons de commandes lors de la

survenance du besoin avec ou sans engagement en valeur et

en quantité.


Rapport Final

58

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/37/F/2011

FOURNITURE ET INSTALLATION DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES


projet de DAO N°

DNCMP/37/F/2011 de

Février 2011

-

Date d’ANO de la DCMP sur

le DAO

-

Date de publication 17 février 2011


offres

17 mars 2011


offres

28 jours

Il faut faire attention au décompte des jours impartis aux

candidats potentiels pour préparer leurs offres car la

consultation peut être annulée à la requête de toute personne

intéressée au déroulement normal de la procédure.

Date d’ouverture des plis 17 mars 2012


Description Lot N°1

Ordinateurs de

bureau, ordinateurs

portables,

imprimantes,

onduleurs et un

scanner de bureau

Lot N°2

Equipements de

réseaux

Montant 1 500 000 FBU 1 000 000 FBU

L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la

garantie de soumission ; l’article 44 du CMP relatif au

contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes

pratiques internationales recommandent la précision de la

date limite de validité de la garantie de soumission en relation

avec la date limite de validité des offres. Cette information est

donnée au point 19.3 du RPAO



technique

13 avril 2011

Date d’attribution 12 mai 2011



17 mai 2011

2ème

demande pour le lot 1 : 09 juin 2011


Rapport Final

59


Non objection de la DNCMP

sur le rapport d’analyse

Lot 2 : 31 mai 2011, Pas d’accord sur le lot 1 qui est à ré

analyser

Lot 1 : 30 juin 2011

Date de notification

d’attribution et

d’information des candidats

non retenus

Lot 2 : 13 juin 2011

Lot 1 : 12 juillet 2011



Non publiée

Date de demande d’ANO de

la DNCMP sur le projet de

contrat

Lot 2 : 21 juin 2011



le projet de contrat

Non classée dans le dossier

Date de souscription Lot 2 : 14 juin 2011

Lot 1 : Non mentionnée dans la lettre de marché

Date d’approbation Lot 2 : 14 juin 2011

Lot 1 : Non mentionnée dans la lettre de marché

Date d’immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché


marché


Lot 1 : 05 août 2011

Restitution des garanties

d’offres

11 août 2011


contrat

Non enregistré



Non publié

Délai d’exécution 75 jours

Attributaires BUSTEC Lot 1 : Ordinateurs de bureau,

ordinateurs portables,

imprimantes, onduleurs et

scanner de bureau

57 865 237 FBU TVAC

SYMPHONY Lot 2 : Equipements de

réseaux

42 121 681 FBU TVAC


Rapport Final

60

Montant total du marché en FBU 99 986 918 FBU TVAC

Lot 1 : Lettre de commande

N° DG/3363/2011 non

datée

Avis d’appel d’offres Support de publicité non

transmis

Avis d’AO inséré dans le

DAO joint.

Non conformités

L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n’est pas

formalisée.

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas joint au

dossier. La décision de nomination des membres de la commission de

passation des marchés ne figure pas non plus dans le dossier de marché

L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de

soumission ; l’article 44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne donne

pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent

la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en

relation avec la date limite de validité des offres. Cette information est

donnée au point 19.3 du RPAO

Le délai de préparation des offres de ce marché qui est de 28 jours, est

inférieur au délai réglementaire en violation l’article 48 du CMP qui

stipule « le délai de réception des candidatures ou des offres ne peut être

inférieur à trente (30) jours calendaires pour les marchés supérieurs aux

seuils réglementaires ».

Le nombre de jours imparti aux fournisseurs pour adresser

éventuellement leurs demandes d’éclaircissements à l’AC n’est pas

précisé dans le DAO, il est juste précisé le délai dont dispose l’acheteur

pour répondre à ces demandes (10 jours).

Le point 41.1 du DAO annonce que « dans les 15 jours suivant la

réception de la lettre de marché de l’Acheteur, l’attributaire du marché

fournira à l’acheteur une garantie bancaire de bonne exécution de 5% du

montant total du marché…» donc invite déjà l’attributaire provisoire à

constituer la garantie de bonne exécution à partir d’une lettre de marché

non encore signée et approuvée. C’est seulement après le retour de la

lettre de marché signée que la Personne Responsable des Marchés de

l’Autorité Contractante signera à son tour ces documents avant de les

soumettre à l’approbation. Nous rappelons que le point 40.2 des DPAO

précise que dans les 28 jours suivant la réception de la lettre de marché et

de l’acte d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le renverra à

l’Acheteur, avec la garantie de bonne exécution. De plus, il conviendrait

d’harmoniser les informations indiquées dans le DAO car les dossiers

types et l’article 97 du CMP prévoient un délai de constitution de la GBE


Rapport Final

61

de 20 jours à compter de la notification du marché.

Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes de nomination car dès

lors que la CPM a été désignée par la PRMP, il appartient au Président de

la CPM de désigner les membres des sous-commissions conformément

aux dispositions de l’article 4 du décret 100/123 mentionné et des articles

9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés

Publics. Les dispositions ci-avant sont en contradiction avec l’article 18

du décret 100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission

d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des Marchés

Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.

A l’examen du rapport d’analyse, nous avons noté lors de l’examen

préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur l’appréciation de

l’exhaustivité, de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des

offres, une confusion avec l’examen des critères de qualification du

DAO. Nous avons noté que des critères relatifs à la qualification ont été

utilisés dès l’examen préliminaire alors que l’examen de la qualification

des candidats vient ex post. Nous rappelons que seules les divergences

techniques et commerciales majeures peuvent entrainer le rejet d’une

offre au stade de la revue préliminaire. Ces divergences majeures doivent

avoir pour effet de ne pas atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre

est retenue ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement

conformes.

Le nombre de membres (quatre) désignés pour l’analyse des offres n’est

pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui

stipule qu’« outre le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres ».

Le contrôle des spécifications techniques du matériel offert n’est pas

formalisé dans un tableau récapitulatif de toutes les spécifications du

cahier des charges.

La sous commission d’analyse n’a pas fait le classement des offres

financières concernant les offres jugées techniquement conformes.

Nous avons noté une incohérence entre la date de la lettre de transmission

à la PRM du PV d’analyse (12 avril 2011) alors que le dit PV est daté du

13 avril 2011.

L’AC a envoyé le 12 juillet 2011 deux courriers à tous les

soumissionnaires pour demander la prorogation de la durée de validité de

leurs offres et en même temps informer les candidats non retenus du rejet

de leurs offres. Cependant, nous rappelons que lot 1 avait déjà reçu l’avis

de non objection de la DNCMP le 30 juin 2011 et que les offres avaient

expiré depuis le 17 juin 2011, par conséquent, cette demande de

prorogation aurait du être faite à compter de cette date et celle de la

garantie de soumission également qui expire 30 jours après celle de la

durée de validité des offres.


Rapport Final

62

A ce stade de la procédure, la demande de prorogation aurait du être

adressée uniquement à l’attributaire du marché.

Concernant l’article 10 des contrats sur les pénalités de retard, il est

mentionné que ces pénalités sont calculées sur le montant du marché ou

de la tranche considérée (montant initial modifié éventuellement par les

avenants), nous rappelons que les pénalités ne peuvent être appliquées

que sur le montant des fournitures non livrées.

La garantie d’offre présentée par SYMPHONY pour les deux lots expire

le 15 juillet 2011 alors que la date exacte d’expiration devrait être le 17

juillet 2011 soit un mois après l’expiration de la durée de validité des

offres qui est de 90 jours. Par conséquent, la garantie n’est pas conforme

au DAO et aurait dû être rejetée à l’évaluation.

Il est indiqué à l’article 9 des contrats que la garantie de bonne exécution

est à constituer dans un délai de 28 jours calendaires à compter de la date

de notification du marché alors que l’article 97 du CMP fixe ce délai à 20

jours.

A la date du 05 octobre 2011, l’AC a adressé une lettre de rappel à

SYMPHONY pour l’exécution du marché, nous rappelons que le lot 2

avait été notifié à ce prestataire le 20 juillet 2011 alors que la lettre de

rappel date du 05 octobre 2011, soit près de trois mois après, le délai

d’exécution qui était de 75 jours a déjà expiré à cette date.

Le procès verbal de réception définitive n’a pas été versé au dossier pour

nous assurer de la réception de tout le matériel en bonne et due forme.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas été

effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.

L’ANO de la DNCMP sur les projets de marché, les documents liés au

règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n’ont pas été versés

au dossier.

Recommandations Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO.

Se conformer à l’article 47 du CMP ; la preuve de la publication effective

de l’avis d’appel d’offres doit figurer dans le dossier de marché.


soumission ; l’article 44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne donne

pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent

la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en

relation avec la date limite de validité des offres.

Se conformer à l’article 48 du CMP.

Fixer la date limite de transmission des demandes d’éclaircissements et

de clarification.


Rapport Final

63


Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes de nomination car dès

lors que la CPM a été désignée par la PRMP, il appartient au Président de

la CPM de désigner les membres des sous-commissions conformément

aux dispositions de l’article 4 du décret 100/123 mentionné et des articles

9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés

Publics. Les dispositions ci-avant sont en contradiction avec l’article 18

du décret 100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission

d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des Marchés

Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.

Ne pas examiner les critères de jugement des offres au stade de

l’appréciation de la recevabilité des offres et de leur admission pour

examen détaillé.

Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008.

Formaliser Le contrôle des spécifications techniques du matériel dans un

tableau récapitulatif de toutes les spécifications du cahier des charges.

La sous-commission d’analyse doit classer les offres après analyse.

Veiller à la cohérence des dates d’établissement des différents documents

de passation des marchés.

Formaliser les demandes de prorogation des durées de validité des offres

et des garanties de soumission avant l’expiration desdites durées.

La base de calcul des pénalités c’est le montant des fournitures non

livrées.

Le recueil des garanties de bonne exécution doit être effectué

conformément aux prescriptions du DAC et à l’article 97 du CMP.

Mettre en place un dispositif de suivi de l’exécution des marchés avec des

relances et mises en demeures servies à bonne date pour prévenir et

limiter le risque d’exécution tardive des marchés.

Veiller au respect des articles 67 et 76 du CMP.

Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

L’AAO a été publié dans « Le Renouveau » du Jeudi 17 Février

2011(voir INFO annexe 1)

Appréciation du

Consultant

Nous prenons bonne note de la transmission de l’avis d’appel d’offres.

Toutes les autres observations et recommandations formulées dans notre

rapport provisoire sont maintenues.


Rapport Final

64

APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL DNCMP 76/T/2011

TRAVAUX DE CONSTRUCTION DE CINQ IMMEUBLES

A APPARTEMENTS A KININDO


projet de DAO N°

DNCMP/76/T/2011 de

-28 juillet 2011


le DAO

-

Date de publication 29 août 2011


offres

15 octobre 2011


offres

46 jours

Date d’ouverture des plis 17 octobre 2011

Garantie de soumission 100 000 000 FBU



technique

19 octobre 2011

Date d’attribution 20 octobre 2011




25 octobre 2011

Non objection de la DNCMP

sur le PV d’attribution

07 novembre 2011


d’attribution et

d’information des candidats

14 novembre 2011

Lettres d’information des candidats non retenus non

transmises


Rapport Final

65

non retenus



Non publiée

Date de demande d’ANO de

la DNCMP sur le projet de

contrat



le projet de contrat


Date de souscription 25 novembre 2011

Date d’approbation 25 novembre 2011


marché

-

Restitution des garanties

d’offres

Les lettres de restitution des garanties d’offres n’ont pas été

jointes au dossier.



Non publié

Délai d’exécution 18 mois à partir de la date de l’ordre de service de début des

travaux

Attributaire Groupement BTCE SA - HYGEBAT LTD – ROBUCO SA

Montant total du marché en

FBU

6 498 952 462 FBU TVAC

Lettre de commande N° DG/5132/2011 du 25 novembre 2011

Notification Notification d’attribution à l’attributaire le 14/11/11

Non conformités

La demande d’ANO à la DNCMP sur le DAO n’a pas été

jointe au dossier. Cependant, l’avis de non objection de la

DNCMP sur le projet de DAO n’est pas formalisé ; la

DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y’a

lieu de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.

Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création,

organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière


de l’AO.


éventuellement leurs demandes d’éclaircissements à l’AC

n’est pas précisé dans le DAO, il est juste précisé le délai dont


Rapport Final

66

dispose l’acheteur pour répondre à ces demandes (10 jours).

Les actes de nomination de la commission de passation des

marchés, des sous commissions d’ouverture et d’analyse et de

la commission de réception n’ont pas été mis à notre

disposition.

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas

joint au dossier.

L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la

garantie de soumission ; l’article 44 du CMP relatif au

contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes

pratiques internationales recommandent la précision de la

date limite de validité de la garantie de soumission en relation

avec la date limite de validité des offres. Cette information est

donnée au point 18 du RPAO.

Les points 36 et 37 des DPAO précisent que « dans les 28

jours suivant la réception de la lettre de marché et de l’acte

d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le

renverra au Maître d’Ouvrage, avec la garantie de bonne

exécution requise », donc invite déjà l’attributaire provisoire à

constituer la garantie de bonne exécution à partir d’une lettre

de marché non encore signée et approuvée. C’est seulement

après le retour de la lettre de marché signée que la Personne

Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante signera à

son tour ces documents avant de les soumettre à

l’approbation.

Il conviendrait d’harmoniser les informations indiquées dans

le DAO car les dossiers types et l’article 97 du CMP

prévoient un délai de constitution de la GBE de 20 jours à


Le modèle de garantie de bonne exécution annexé au DAO ne

mentionne pas une disposition essentielle portant sur la

possibilité offerte à l’Autorité Contractante de demander au

Garant, avant l’expiration de la garantie, la prorogation de la

durée de validité de la Garantie de Bonne Exécution.

A l’examen du procès verbal d’ouverture des plis, nous avons

noté que l’examen des pièces administratives du Groupement

BERCO-COCOGEL SAL n’a pas été poursuivi jusqu’à son

terme dès lors que la commission a constaté que ce


Rapport Final

67

groupement avait fourni une copie de l’attestation de non

redevabilité de l’OBR et un bordereau de versement de

l’achat du DAO en lieu et place de deux, la commission l’a

écarté dans l’immédiat. La commission aurait dû continuer

cet examen jusqu’au bout et prendre sa décision après avoir

constaté les manquements.

D’abord, le même tableau de vérification des pièces

administratives établi dans le PVO a été repris dans le PV

d’analyse, cependant, la commission a noté pour CCCC qu’il

manquait une bétonnière montée sur camion sur la liste du

matériel minimal proposée, ce point n’avait pas été soulevé à

l’ouverture car la commission avait marqué la mention

« OK » à cette pièce. Ce manquement a fait que l’offre de

CCCC a été jugée non conforme, ce qui n’a pas empêché la

commission de poursuivre l’évaluation avec ces deux

soumissionnaires en procédant à l’analyse technique des

offres alors que le DAO avait précisé que l’absence ou la non-

conformité de cette pièce entraîne le rejet de l’offre. Par

conséquent, cette offre n’aurait pas dû être admise à l’examen

détaillé.

Ensuite, l’offre de CCCC a été encore jugée non conforme à

l’analyse technique pour la non disponibilité du même

matériel à savoir la bétonnière et pour n’avoir pas présenté

des documents relatifs aux dumpers.

Enfin, la commission, au lieu de procéder à son élimination à

ce stade, poursuit l’analyse financière, toujours avec les deux

soumissionnaires.

Nous avons noté lors de l’examen préliminaire qui est fait en

amont et qui doit porter sur l’appréciation de l’exhaustivité,

de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des

offres, une nette confusion avec l’examen des critères

techniques et de qualification du DAO. Nous avons noté que

des critères techniques et de qualification ont été utilisés dès

l’examen préliminaire alors que l’examen de la qualification

des candidats vient ex post. Nous rappelons que seules les

divergences techniques et commerciales majeures peuvent

entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire.

Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas

atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue ou

de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement


Rapport Final

68

conformes. Cette confusion entre l’examen de ces différents

critères a causé le fait que qu’une offre non conforme à

l’examen préliminaire et devant être éliminée à ce stade car

s’agissant de critères éliminatoires soit admise à l’analyse

technique puis financière.

La sous commission d’analyse a émis une proposition

d’attribution en fin de séance alors que cela incombe à la

commission de passation des marchés qui soumet une

proposition d’attribution à la PRM à qui, la décision

d’attribution appartient.

La commission de passation des marchés est composée, à

l’exception de Monsieur Ruzagiriza Gérard, des membres des

sous commissions d’ouverture et d’analyse des offres.

S’y ajoute que sur le PV d’attribution, la fonction et la qualité

des membres de la commission n’ont pas été précisées sur ce

dernier.

Les lettres d’information des candidats non retenus n’ont pas

été mises à notre disposition (article 68 du CMP).

Concernant l’article 29 du contrat sur les pénalités de retard,

il est mentionné que le montant des pénalités est retenu sur les

sommes dues à l’Entrepreneur…, nous rappelons que les

pénalités ne peuvent être appliquées que sur le montant des

fournitures non livrées. De plus, la formule portant sur le

calcul de ces pénalités n’a pas été définie dans le contrat.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a

pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.

L’ANO de la DNCMP sur le projet de marché et les

documents liés à au règlement (chèque ou ordre de virement)

du marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet

de DAO.

Se conformer à l’article 48 du CMP

Veiller à l’archivage et au classement exhaustif des pièces de

marché.



Rapport Final

69

Il conviendrait d’harmoniser les informations indiquées dans

le DAO avec les dossiers types et l’article 97 du CMP qui

prévoient un délai de constitution de la GBE de 20 jours à


Mener l’examen de la conformité administrative des offres à

son terme et ne poursuivre pour l’analyse de la conformité

technique qu’avec les offres conformes sur le plan

administratif.

Les propositions d’attribution sont du ressort de la

Commission de Passation des Marchés.

Se conformer aux dispositions des articles 67, 68 et 76 du

CMP.

Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet

de contrat.


Contractante

Appréciation du Consultant

APPEL D’OFFRES NATIONAL DGINSS/0321/F/2011

FOURNITURE ET INSTALLATION D’UN RENOUVELLEMENT DE LICENCES

ANTIVIRUS


Rapport Final

70


projet de DAO

-


sur le DAO

-

Date de publication Le 01 février 2011 dans le journal « Le Renouveau »

Nous avons vérifié que la publication a bien été faite ; le

support de publication de l’AAO est bien classé dans le

dossier de marché.


offres

Le 01 mars 2011 à 9h


offres

28 jours

Date d’ouverture des plis Le 01 mars 2011

Garantie de soumission 140 000 FBU



technique

Le 14 mars 2011

Date d’attribution Le 15 avril 2011




-

Non objection de la


d’analyse

-


d’attribution provisoire

Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire

ne nous a pas été transmis en violation des dispositions de


Notification de l’attribution

provisoire

Le 15 avril 2011 par lettre n° DG/1631/2011

Information des candidats

non retenus et restitution de

sa garantie de soumission

Le 15 avril 2011 des lettres portant information des

soumissionnaires du rejet de leur offre ont été établies :

- n° DG/1630/2011 adressé à SYMPHONY


Rapport Final

71

Transmission du projet de

contrat à la DNCMP pour

ANO

-



-

Date de signature de la

lettre de marché

-

Date d’approbation -



Le 19 avril 2011



Le support de publication de l’attribution définitive ne nous a

pas été transmis.

Délai d’exécution 45 jours à compter de la réception de la notification de la

lettre de commande.

Garantie de bonne

exécution

La copie de la garantie de bonne exécution ne nous a pas été

transmise.

Attributaires et montants

en FBU

ROCK GLOBAL CONSULTING pour un montant de 7 884

908 FBU TVAC

Non conformités

Nous avons noté que le DAO type n’est pas utilisé par

l’autorité contractante. Les documents types ont été mis en

place par ordonnance ministérielle n°540/7/2009 du 05

janvier 2009. Il convient de s’y conformer pour la mise ne

œuvre de la procédure.

Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été

désignés par la PRMP par lettre DG/1571/2012 du 26 février

2012 pour une ouverture des plis prévue le 5 avril 2012. Il

y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes car dès lors

que la CMP a été désignée par la PRMP, il appartient au

Président de la CPM de désigner les membres des sous-

commissions conformément aux dispositions de l’article 4 du

décret ci-avant mentionné (revoir l’ordre de numérotation des

lettres) et des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février

2008 portant Code des Marchés Publics. Les dispositions ci-

avant sont en contradiction avec l’article 18 du décret

100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission

d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des

Marchés Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi


Rapport Final

72

sur ce point précis.

L’article 47 du CMP stipule que « Les marchés publics par

appel d’offres, dont le montant est supérieur ou égal au seuil

réglementaire visé à l’article 5 de la présente loi, doivent

obligatoirement faire l’objet d’un avis d’appel à la

concurrence porté à la connaissance du public par une

insertion faite, dans les mêmes termes, dans le Journal des

Marchés Publics ou toute publication nationale et/ou

internationale ainsi que sous mode électronique, selon un

document modèle dont les mentions obligatoires seront

fixées par voie réglementaire. Cette disposition du code des

marchés publics est réitérée dans l’ordonnance

n°549/1035/2008 du 06 juillet 2008 en son article 3.


pas été transmis. Nous rappelons que cette procédure est une

obligation au regard de l’article 76 du CMP « …Dans les

quinze (15) jours calendaires de l’entrée en vigueur du

marché, un avis d’attribution définitive est publié dans le

Journal Officiel des Marchés Publics ou tout autre journal

habilité… »

Les mainlevées de garanties de soumission ne sont pas faites

dans les délais requis car au regard de l’article 94 relatif à sa

libération, il est stipulé que « La garantie d’offre est libérée

au plus tard à son expiration. Les conditions dans lesquelles

la garantie d’offre peut être retenue par l’Autorité

Contractante sont fixées par le cahier des charges. Pour

l’attributaire du marché, sa libération est conditionnée par la

constitution d’une garantie de bonne exécution. » Ainsi, la

garantie de soumission devait être établie le 03 juillet 2012.


transmise. Par conséquent nous ne saurons en apprécier sa

constitution.

Nous avons noté que la sous-commission d’analyse était

composé que quatre personnes qui ont procédé à l’analyse

des offres, alors que le minimum requis est de cinq (5)

membres, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Nous avons noté qu’un délai de 63 jours s’est écoulé entre la

date de notification à savoir le 16 mai 2012 et la lettre de

rappel pour une exécution du marché c’est-à-dire le 18 juillet

2012. Or nous signalons que le délai prévu pour l’exécution

du marché était de 45 jours. Par conséquent une mise en


Rapport Final

73

demeure devait lui être signifiée puis pour lui appliquer des

pénalités de retard comme stipulé à l’article 109 du CMP.

S’y ajoute un temps anormalement long s’est écoulé c’est-à-

dire 15 mois entre la notification de rappel du 18 juillet 2012

et la lettre de demande pour débuter l’exécution du marché

établi par Rock Global le 03 octobre 2013.

Les pièces relatives au règlement du marché ne nous ont pas

été transmises (facture, Bon d’engagement, chèque ou lettre

de virement..).

Les pièces justificatives attestant de la matérialité de

l’exécution n’ont pas été joint au dossier (facture, bordereau

d’expédition…..)

Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés

conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer

la plénitude de ses attributions notamment en matière de

nomination des membres des sous-commissions d’ouverture

et d’analyse.

Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs

à la passation des marchés



Respecter les dispositions de l’article 47 relatif à l’obligation

de publicité

Respecter les dispositions de l’article 48 relatif au délai de

réception des offres

Se conformer aux dispositions de l’article 60 relatif à la

publication du procès-verbal d’ouverture

Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 67

relatif à l’obligation de publicité du procès-verbal

d’attribution.

Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à

l’information des soumissionnaires

Respecter les dispositions de l’article 94 relatif à la libération

de la garantie



Rapport Final

74

relatif aux pénalités de retard


Contractante

Les membres de la commission d’ouverture ont été nommés

le 24/02/2011 et non le 26/02/2012 et l’ouverture des plis

était prévue le 01/03/2011 et non le 05/04/2012 comme

indiqué dans le rapport.

- Selon l’article 60 du code des marchés publics, les membres

de la commission d’ouverture des offres sont désignés par la

Personne Responsable des Marchés Publics.

- L’article 4 du Décret du 11/07/2008 parle d’une sous-

commission d’analyse et non d’une sous-commission

d’ouverture.

Appréciation du Consultant Nous prenons actes pour les dates de nomination des

membres de la sous-commission d’ouverture et pour la date

d’ouverture des plis.

Pour les 60 du CMP et 4 du décret 100/123, il y’a lieu,

comme nous l’avons indiqué dans nos observations de mettre

en cohérence plusieurs dispositions de la loi et du décret ci-

avant mentionnés. Les décrets d’applications précisent les

modalités de sa mise en œuvre mais n’ont pas vocation à la

dénaturer. Il y’a lieu de mettre les dispositions du décret en

conformité avec la loi portant CMP.


Rapport Final

75

EXERCICE 2012

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/80/F/2012 (RELANCE)

FOURNITURE ET INSTALLATION DES PROGRAMMES SOURCES POUR LES

SYSTEMES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES FINANCES


projet de DAO

16 février 2012 par lettre DG/0805/2012


sur le DAO


n’est pas formalisé.

Date de publication 5 mars 2012


offres

5 avril 2012


offres

30 jours

Date d’ouverture des plis 5 avril 2012




technique

10 avril 2012


Rapport Final

76





Procédure interrompue au stade du procès verbal

d’attribution

Non objection de la


d’analyse


d’attribution




d’attribution


provisoire


d’attribution





d’attribution



ANO


d’attribution




d’attribution


lettre de marché


d’attribution

Date d’approbation Procédure interrompue au stade du procès verbal

d’attribution

Date d’immatriculation Procédure interrompue au stade du procès verbal

d’attribution

Date de notification de la

lettre de marché


d’attribution


contrat


d’attribution




d’attribution

Délai d’exécution Procédure interrompue au stade du procès verbal


Rapport Final

77

d’attribution

Garantie de bonne

exécution


d’attribution


en FBU


d’attribution

Non conformités


n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un

numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le

projet de DAO.

Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création,

organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière


de l’AO.

Une correcte formalisation des interactions entre la DNCMP

et l’INSS dans la conduite du processus de validation du

DAO aurait dû permettre s’interroger sur la nature des

applications dont l’INSS veut acquérir les programmes

sources et de relever les points ci après :

- s’agissant de logiciels spécifiquement conçus et

produits pour répondre aux besoins de l’INSS ayant

donné lieu à la conclusion d’un marché en 2003, la

DNCMP aurait dû relever qu’en principe, en se

fondant sur les bonnes pratiques internationales, les

codes sources auraient dû être délivrés lors de la

livraison des résultats (cf. régime des codes sources

dans CCAG-TIC). Il aurait fallu, lors de l’acquisition

prévoir dans le CCAP une clause « dépôt et accès aux

sources » qui indique le tiers auprès duquel sera

effectué le dépôt, les hypothèses énumérées

clairement d’utilisation des codes sources, la mise à

jour des codes sources à chaque modification du

logiciel. Ces précautions auraient certainement

permis de faire l’économie de cette procédure d’appel

d’offres.

- la propriété des codes sources ayant été reconnue à

l’un des membres du Groupement, une procédure de

gré à gré aurait été plus indiquée. Mais le comble

c’est que le propriétaire ne semble pas détenir les

codes sources modifiés ; ce qui pose encore le

problème de la détention effective desdits codes

sources






Rapport Final

78












Le contrôle des spécifications techniques n’est pas formalisé.

La sous-commission d’analyse a proposé la relance de la

procédure au motif que le seul soumissionnaire NEXTT

TECHNOLOGY est Rwandais alors que l’appel d’offres est

national. Nous rappelons que la caractérisation d’appel

d’offres national est liée à l’obligation de publication à

l’échelon national et n’empêche pas un candidat étranger de

soumissionner à plus forte raison un soumissionnaire

originaire de la COMESA qui, rappelons le est un espace

économique unifié.

Le procès verbal d’attribution évoque l’existence d’un

groupement entre NEXTT TECHNOLOGIES et CAL-SIL

d’une part et d’une lettre de demande de cession des

programmes sources de l’INSS éléments ne figurant ni dans

le PVO, ni dans le rapport d’analyse. La CPM s’interroge

également sur l’analogie entre les droits de propriété et les

droits de copropriété. Il est curieux que ces points n’aient pas

été soulevés par la sous-commission d’analyse posant ainsi la

question de la profondeur de ses analyses.

Recommandations Formaliser les interactions entre les autorités contractantes et

la DNCMP pendant le processus de validation du projet de

DAO

E conformer à l’article 4 du décret 100/123 du 11 juillet 2008

Se conformer aux articles 60, 62 et 63 du CMP.


Contractante

Les membres de la commission d’ouverture ont été nommés

le 26/03/2012 et non le 26/02/2012 comme indiqué dans le

rapport.



Rapport Final

79





d’ouverture.

Appréciation du Consultant Nous prenons actes pour les dates de nomination des

membres de la sous-commission d’ouverture et pour la date

d’ouverture des plis.

Pour les 60 du CMP et 4 du décret 100/123, il y’a lieu,

comme nous l’avons indiqué dans nos observations de mettre

en cohérence plusieurs dispositions de la loi et du décret ci-

avant mentionnés. Les décrets d’applications précisent les

modalités de sa mise en œuvre mais n’ont pas vocation à la

dénaturer. Il y’a lieu de mettre les dispositions du décret en

conformité avec la loi portant CMP.

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/19/F/2012

FOURNITURE ET INSTALLATION DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES


projet de DAO

19 janvier 2012 par lettre DG/318/2012


Rapport Final

80


sur le DAO


n’est pas formalisé .

Date de publication 9 février 2012

.


offres

8 mars 2012


offres

28 jours

Date d’ouverture des plis 8 mars 2012


Lot N°1 Description Lot N°1

Ordinateurs de

bureau,

imprimantes et

IPAD

Lot N°2

Fournitures

pour la

maintenance

informatique

Lot N°3 un

bloc tête

d’impression

pour

l’imprimante

IBM 6 400

Montant 400 000 300 000 100 000



technique

10 avril 2012





Lettre du DG de l’INSS N° DG/2327/2012 du 14 mai 2012

Non objection de la


d’analyse

DNCMP N° 540/988/ON/CSF/2012 du 29 mai 2012.



Non communiquée


provisoire

Le 4 juin à INFO ELECTRONICS pour le lot N° 1 pour

27 317 000 FBU au lieu de 29 913 000 FBU

La lettre de notification de l’attribution adressée à

SYMPHONY (DG/2728/2012 du 4 juin 2012 ne précise pas

les lots qui lui sont attribués ni les montants.

Information des candidats Lettre DG/2727 /2012 du 4 juin 2012 conformément à


Rapport Final

81




Demande de prorogation du

délai de validité des offres

des candidats retenus

comme attributaires

provisoires

Demande formulée à l’attention d’INFOS ELECTRONICS

pour le lot N°1 et de SYMPHONY pour les lots N°2 et N°3

le 11 juin 2012 après la date limite de validité des offres était

le 8 juin 2012. La demande de prorogation de la durée de

validité des offres de 60 jours tout comme l’acceptation

auraient dû être formulées avant cette date limite. Il s’y

ajoute que la demande ne prévoit pas la prorogation de la

durée de validité de la garantie de soumission alors que les

deux vont de pair.

La réponse est parvenue le 14 juin 2012 alors que la demande

fixait un délai de réponse de 7 jours. Le CMP tout comme ses

textes d’application ne prévoient aucun délai de réponse suite

à une demande de prorogation de la durée de validité des

offres.

Acceptation de prorogation de la durée de validité de son

offre par SYMPHONY en date du 18 juin 2012



ANO

10 juillet 2012



Non formalisée


lettre de marché

Attributaires Lot N°1

Ordinateurs

de bureau,

imprimantes

et IPAD

Lot N°2

Fournitures

pour la

maintenance

informatique

Lot N°3

Un bloc tête

d’impression

pour

l’imprimante

IBM 6 400

INFOS ELECTRONICS 27 juillet 2012

SYMPHONY 9 juillet 2012 SYMPHONY 9 juillet 2012

Date d’approbation 27 juillet 2012 pour le Lot N° 1

9 juillet pour les lots N°2 et N°3

Date d’immatriculation Formalité non prévue par le CMP


lettre de marché

6 août 2012 par lettre DG/3968/SM /cn/2012 à INFOS

ELECTRONICS pour le lot N°1

10 juillet 2012 à SYMPHONY par lettre N°


Rapport Final

82

DG/3426/SM/en/2012 du 10 juillet 2012 pour les lots N°2 et

N°3


contrat

Non enregistré



Non publié

Délai d’exécution 60 jours

Garantie de bonne

exécution

Constituée le 14 août 2012 valable jusqu’à la réception

définitive pour le lot N°1

Constituée le 28 août 2012 pour les lots N°2 et N° 3 alors

que cette garantie aurait dû être constituée au plus tard le 30

juillet 2012 soit 20 jours après la notification du marché.


en FBU

Description Lot N°1

Ordinateurs de

bureau,

imprimantes et

IPAD

Lot N°2

Fournitures

pour la

maintenance

informatique

Lot N°3 un bloc

tête

d’impression

pour

l’imprimante

IBM 6 400

INFO

ELECTRONICS 27 258 000

SYMPHONY 13 079 882 5 914 093

Non conformités


n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un

numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le

projet de DAO.

Au regard de la date de publication de l’AAO, l’INSS ne

s’est pas conformée au délai de préparation des offres tel que

précisé par l’article 48 du CMP ; en effet, les candidats ont

eu 28 jours pour préparer leurs offres au lieu des 30 jours.

Il y’a lieu de faire attention au décompte des jours impartis

aux candidats potentiels pour préparer leurs offres car, même

à un jour près, la consultation peut être annulée à la requête

de toute personne intéressée au déroulement normal de la

procédure.

L’INSS a formulé à l’attention d’INFOS ELECTRONICS

pour le lot N°1 et de SYMPHONY pour les lots N°2 et N°3

une demande de prorogation de la durée de validité de leurs

offres de 60 jours ; ces demandes datent du 11 juin 2012

après la date limite de validité des offres était fixée au 8 juin

2012. Nous précisons que la demande de prorogation de la

durée de validité des offres de 60 jours tout comme

l’acceptation auraient dû être formulées avant cette date

limite. Il s’y ajoute que la demande ne prévoit pas la


Rapport Final

83

prorogation de la durée de validité de la garantie de

soumission alors que les deux vont de pair.

Les réponses sont parvenues les 14 et 18 juin 2012 alors que

la demande fixait un délai de réponse de 7 jours. Le CMP

tout comme ses textes d’application ne prévoient aucun délai

de réponse suite à une demande de prorogation de la durée de

validité des offres.


dans les délais requis ; elles sont datées du 1er

août 2012.

Pourtant, en date du 3 août 2012, le soumissionnaire MI

SOFT a écrit une lettre pour réclamer la restitution de sa

garantie de soumission qui aurait dû lui être restituée au plus

tard le 8 juillet 2012 soit un mois après la date limite de

validité des offres.

La garantie de bonne exécution a été constituée le 28 août

2012 pour les lots N°2 et N° 3 alors que cette garantie aurait

dû être recueillie au plus tard le 30 juillet 2012 soit 20 jours

après la notification du marché. Par ailleurs, le texte de la

GBE stipule : « la Banque Commerciale du Burundi s’engage

en cette qualité à verser entre les mains du bénéficiaire le

montant de la garantie dans les dix jours ouvrables à dater de

la réception de la mise en demeure faite par lettre

recommandée à la poste et ce, nonobstant tous arguments et

objections que le donneur d’ordre pourrait faire valoir ». Ce

libellé n’est pas conforme à la garantie à première demande

requise aux termes à l’article 99 du CMP. Cette imprécision

est liée à l’absence de modèle de GBE dans le DAO.

En fait le Garant, la banque en l’occurrence, doit s’engager

sans réserve et irrévocablement à payer à première demande,

tout montant réclamé dans la limite du montant ou du

pourcentage mentionné dans le marché. Il n’y a pas lieu de

préciser par quelle voie la demande doit parvenir à la

Banque, ni dans quels délais le paiement aura lieu. Il s’agit

d’une garantie à première demande.

Recommandations Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur les

projets de DAO.

Se conformer à l’article 48 du CMP..

Formuler la demande de prorogation de la durée de validité

des offres et des garanties de soumission avant l’expiration

du délai de validité des offres.


Rapport Final

84

Etablir les mainlevées des garanties de soumission

conformément à l’article 94 du CMP.

Veiller au respect des dispositions des articles 97 et 99 du

CMP.


Contractante

Les garanties de soumission sont restituées à la notification

définitive de l’attribution du marché (article 75 du CMP).

Appréciation du Consultant Formaliser cette restitution en établissant une lettre portant

mainlevées des garanties de soumission.

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/26/S/2012

SURVEILLANCE DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION DE CINQ IMMEUBLES A

KININDO ET DE REMISE EN ETAT D’UNE VILLA EXISTANTE


Rapport Final

85


projet de DAO

Lettre de transmission du projet de DAO non classée dans le

dossier de marché


sur le DAO


n’est pas formalisé .

Date de publication 11 avril 2012 (source DAO)

Nous n’avons pas l’assurance que la publication a bien été

faite le support de publication de l’AAO n’étant pas classé

dans le dossier de marché.


offres

11 mai 2012


offres

30 jours

Date d’ouverture des plis 11 mai 2012



technique

21 mai 2012


rapport d’analyse des offres

techniques

Par lettre DG/2442/na/2012 du 24 mai 2012 (source : réponse

de la DNCMP)

Non objection de la


d’analyse des offres

techniques et pour

l’ouverture des offres

financières

DNCMP N°549/1041/CSS/ND/2012 du 6 juin 2012

Demande d’ANO sur la


DG/2850/na/2012 du 8 juin 2012 (source : réponse DNCMP)

Objection de la DNCMP DNCMP/1170/CSS/2012 du 19 juin 2012

Pour cause de dépassement du budget alloué à la prestation

dans le PPM (60 000 000 FBU) inférieur à la proposition

d’attribution (76 700 000 FBU)

Non objection de la

DNCMP sur la proposition

d’attribution

DNCMP N°549/1373/CSS/2012

Demande de visa de DG/3664/JNT/en/2012 du 19 juillet 2012


Rapport Final

86

contrôle du marché



Non disponible



Non formalisée

Date de souscription 2 août 2012

Date d’approbation 2 août 2012

Date d’immatriculation Non prévue


marché

3 août 2012


contrat

Non enregistré

Date d’information du

candidat non retenu et

restitution de sa garantie de

soumission

NA



Non publié

Délai d’exécution 18 mois


FBU

NA

Attributaire SNAT

Montant du marché en FBU 59 590 000

Non conformités

Le dossier d’appel d’offres (il aurait fallu utiliser une

Demande de Proposition car il s’agit de prestations

intellectuelles nécessitant la définition d’une méthodologie

…) est très sommaire et ne comprend pas de véritables

Termes de Références décrivant les différentes phases de la

mission la mission (mission globale de suivi administratif,

financier et technique) , les tâches à accomplir par le maître

d’œuvre, les rapports à produire, la périodicité de leur

transmission (hebdomadaires, mensuels), les résultats

attendus. La supervision, le contrôle et la surveillance des


Rapport Final

87

travaux comprend l’approbation des dossiers d’exécution

fournis par l’entreprise, la vérification des documents

graphiques et divers procédés de construction.

Il y’a lieu dans les termes de référence de préciser la nature

des vérifications attendues du consultant avant les travaux,

les contrôles à effectuer pendant les travaux, les rapports

attendus et leur format de présentation…., les contrôles après

l’exécution des travaux…. Le dossier de consultation doit

comprendre un cadre du bordereau des prix unitaires (BPU),

un cadre du devis quantitatif estimatif (DQE).

Une Commission de Passation des Marchés ad hoc a été

désignée pour cette acquisition par lettre

DG/2211/JNT/en/2012 en date du 7 mai 2012. Nous

rappelons que l’article 16 du décret 100/123 portant création,

organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics indique que les membres de la Commission

de Passation des Marchés sont nommés par la PRMP pour un

an renouvelable. Cependant, la pratique au niveau de l’INSS

est de constituer des CPM ad hoc arguant un souci

d’efficacité notamment par la cooptation au sein de cette

CPM de personnes compétentes pour cette acquisition

spécifique. Nous estimons que le résultat pas être atteint par

la cooptation de ces personnes dans la sous-commission

d’analyse qui est le véritable artisan de l’évaluation de la

qualité des offres.


désignés par la PRMP par lettre DG/2212/JNT/en/2012 en

date du 7 mai 2012 pour une ouverture des plis prévue le 11

mai 2012. Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes

car dès lors que la CMP a été désignée par la PRMP, il

appartient au Président de la CPM de désigner les membres

des sous-commissions conformément aux dispositions de

l’article 4 du décret ci-avant mentionné et des articles 9 et

62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics. Les dispositions ci-avant sont en

contradiction avec l’article 18 du décret 100/123 qui dispose

que les membres de la sous-commission d’analyse sont

nommés par la Personne Responsable des Marchés Publics ;

il y’a lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.

L’offre de BERGIMMO a été rejetée par la sous-commission

d’ouverture car le soumissionnaire a déposé une attestation

de non litige en lieu et place d’une attestation de non faillite.

Nous estimons qu’une simple déclaration sur l’honneur

attestant que le soumissionnaire ne fait pas l’objet d’une


Rapport Final

88

procédure de liquidation de biens ou de faillite personnelle

devrait suffire. Une seule offre a été admise pour examen

technique ; l’offre de CEC a été rejetée au motif que la durée

de validité de l’attestation de non faillite a expiré. Nous

estimons qu’une simple déclaration sur l’honneur attestant

que le soumissionnaire ne fait pas l’objet d’une procédure de

liquidation de biens ou de faillite personnelle devrait suffire.

De manière plus générale la règlementation devrait être revue

notamment pour les points relatifs à l’attestation non

redevabilité à l’OBR ou à l’INSS en permettant aux

candidats de compléter leur dossier administratif pendant la

période impartie à la Commission de Passation des Marchés

pour attribuer le marché.

Dans la pratique au niveau international, sont considérées

comme étant en règle les personnes qui, au 31 décembre de

l'année précédant l’avis d’appel à la concurrence, se sont

acquittées de leurs impôts, taxes, majorations, pénalités,

cotisations et redevances de régulation des marchés publics

mis à leur charge lorsque ces produits devaient être réglés au

plus tard à la date ci-dessus ; sont également considérées

comme étant en règle, les personnes qui, à défaut de

paiement au 31 décembre de l'année précédant l'avis d'appel

à la concurrence, ont entre cette date et la date du lancement

de la procédure de passation soit acquitté lesdites sommes,

soit constitué des garanties jugées suffisantes par l’organisme

ou le comptable chargé du recouvrement des sommes en

cause. Il y’a lieu de donner un délai aux candidats pour

compléter les pièces administratives manquantes délai

pouvant aller jusqu’à l’attribution du marché.

L’élimination du candidat CEC pour cause de non validité de

l’attestation de non faillite a donné lieu à un recours de ce

dernier auprès du CRD de l’ARMP. Cette attestation ne porte

aucune durée de validité et comme nous l’avons indiqué ci-

avant, une simple déclaration sur l’honneur est admise de

manière générale. L’offre du candidat aurait pu être retenue

pour examen détaillé.

Dans sa demande d’ANO formulée le 14 juillet 2012 par

lettre DG/3303/JNT/en/2012 le Directeur Général de l’INSS

indique que le candidat SNAT marque son accord pour

conformer son offre financière au budget. L’examen de la

lettre du candidat portant ajustement des honoraires pour se

conformer au budget de l’INSS a permis de constater que la

réduction des honoraires a été faite de manière forfaitaire en

violation des dispositions de l’article 37 du CMP. Nous

précisons que pour les marchés de prestations intellectuelles,

les négociations n’ont pas pour vocation à réduire le prix du

marché. Elles doivent porter essentiellement sur les points


Rapport Final

89

relatifs à la clarification et à l’amélioration des termes de

références, au respect du planning d’exécution et à la

disponibilité du personnel clé. Ces négociations peuvent

induire quelques modifications du niveau des honoraires

mais les prix unitaires doivent demeurer inchangés. Aucun

procès verbal des négociations n’a été établi.

Ce contrat a été conclu à prix global et forfaitaire pour une

durée de 18 mois. Ce mode de facturation n’est pas le plus

indiqué pour ce type de prestation car il expose l’INSS à la

conclusion d’avenant en cas d’arrêt ou de dérapage des délais

d’exécution de contrat de construction.

Les supports de publication des attributions provisoire et

définitives ne sont pas classés dans le dossier de marché en

violation des articles 67 et 76 du CMP.

Les lettres d’information des candidats évincés du rejet de

leurs offres ne sont pas non plus classées dans le dossier de

marché.

Recommandations Veiller au respect de l’article 16 du décret 100/123 portant

création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics indique que les membres de la

Commission de Passation des Marchés sont nommés par la

PRMP pour un an renouvelable.

Veiller au respect des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4

février 2008 portant Code des Marchés Publics.

Revoir la règlementation des marchés sur le point relatif au

dépôt des pièces administratives notamment en permettant

aux candidats de les compléter pendant la période allant

jusqu’à l’attribution du marché.

Se conformer à l’esprit des négociations dans les marchés de

prestations intellectuelles (article 37 du CMP) ;

Les marchés relatifs aux prestations de contrôle et de

supervision des travaux sont par excellence, le type de marché

à conclure au temps passé, car, pour ce type de prestations, il

est d’une part difficile de préciser l’étendue des services et

d’autre part, la durée et le volume des services dépendent

souvent de variables sur lesquelles, le Consultant n’a pas de

maîtrise.


Rapport Final

90

Veiller au respect des articles 67, 68 et 76 du CMP et à

l’archivage exhaustif des pièces de marché.


Contractante



Rapport Final

91

APPEL D’OFFRES OUVERT DNCMP/109/F/2012

FOURNITURE ET INSTALLATION DE CINQ GROUPES ELECTROGENES DANS

LES AGENCES (BURURI, MWARO, GITEGA, NGOZI ET CENTRE VILLE) DE

L’INSS

Date de transmission

du projet de DAO N°

DNCMP/109/F/2012 de

Mars 2012

4 mars 2012

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n’est

pas formalisé.

Date de publication 23 mars 2012

Le support de publication de l’AAO n’est pas classé dans le dossier

de marché.


offres

20 avril 2012

Délai de préparation

des offres

29 jours

Date d’ouverture des

plis

20 avril 2012


Période validité des

offres

90 jours


technique

27 juillet 2012

Date d’attribution 16 août 2012



proposition

d’attribution

24 août 2012

Non objection de la

DNCMP sur le PV

d’attribution

03 septembre 2012


d’attribution et

d’information des

candidats non retenus

Lettres de notification d’attribution et d’information des candidats

non retenus non transmises



Non publiée


Rapport Final

92

Date de demande

d’ANO de la DNCMP



Date d’ANO de la

DCMP sur le projet de

contrat


Date de souscription 11 octobre 2012

Date d’approbation 11 octobre 2012

Date d’immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché


marché

Non datée

Restitution des

garanties d’offres

Lettres de restitution des garanties d’offres non versées au dossier.

Date d’enregistrement

du contrat

Non enregistré


l’avis d’attribution

définitive

Non publié

Délai d’exécution 60 jours à compter de la réception de la lettre de commande

Attributaire GTS

Montant total du

marché en FBU

89 975 000 FBU TVAC

Lettre de commande N° DG/4991/2012 du 11 octobre 2012

Notification Aucune notification et information des candidats jointe au dossier

Non conformités

Au regard de la date mentionnée dans l’avis d’appel d’offres, le

délai réglementaire de 30 jours n’est pas respecté, le décompte

donne 29 jours calendaires aux candidats pour la préparation de

leurs offres. Le non respect des dispositions de l’article 48 du CMP

peut entrainer l’annulation de la procédure à la requête de toute

personne intéressée au déroulement normal de ladite procédure.


éventuellement leurs demandes d’éclaircissements à l’AC n’est pas

précisé dans le RPAO, il est juste précisé le délai dont dispose

l’acheteur pour répondre à ces demandes (10 jours).

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas joint au

dossier ; l’INSS doit faire la preuve de l’insertion d’un AAO dans

un journal à large diffusion et s’est conformée aux dispositions de


Rapport Final

93

l’article 47 du CMP


soumission ; l’article 44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne

donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales

recommandent la précision de la date limite de validité de la

garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des

offres. Cette information est donnée au point 18 du RPAO.

Les points 40.2 et 41.1 du RPAO précisent que « dans les 20 jours

suivant la réception de la lettre de marché et de l’acte

d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le renverra au

Maître d’Ouvrage, avec la garantie de bonne exécution requise »,

donc invite déjà l’attributaire provisoire à constituer la garantie de

bonne exécution à partir d’une lettre de marché non encore signée et

approuvée. C’est seulement après le retour de la lettre de marché

signée que la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité

Contractante signera à son tour ces documents avant de les

soumettre à l’approbation.

Les actes de nomination de la commission de passation des

marchés, de la sous commission d’analyse et de la commission de

réception n’ont pas été joints au dossier.

Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été désignés

par la PRMP par lettre DG/2011/J.NT/e.n/2012 du 16 avril 2012

pour une ouverture des plis prévue le 20 avril 2012. Il y’a lieu de

mettre de la cohérence dans les actes car dès lors que la CPM a été

désignée par la PRMP, il appartient au Président de la CPM de

désigner les membres des sous-commissions conformément aux

dispositions de l’article 4 du décret 100/123 mentionné et des

articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics. Les dispositions ci-avant sont en contradiction

avec l’article 18 du décret 100/123 qui dispose que les membres de

la sous-commission d’analyse sont nommés par la Personne

Responsable des Marchés Publics ; il y’a lieu de conformer le

décret à la loi sur ce point précis.

La lettre de nomination de la sous commission d’analyse n’a pas été

versée au dossier.

Le nombre de membres (quatre) désignés pour l’analyse des offres

n’est pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet

2008 qui stipule qu’« outre le président, la sous-commission

d’analyse est composée de quatre autres membres ».

Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes de nomination

car dès lors que la CPM a été désignée par la PRMP, il appartient au


commissions conformément aux dispositions de l’article 4 du décret


Rapport Final

94

100/123 mentionné et des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4

février 2008 portant Code des Marchés Publics. Les dispositions ci-

avant sont en contradiction avec l’article 18 du décret 100/123 qui

dispose que les membres de la sous-commission d’analyse sont

nommés par la Personne Responsable des Marchés Publics ; il y’a

lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.

L’analyse technique révèle plusieurs anomalies car l’offre de

CABU a été jugée conforme alors que certaines spécifications

proposées ne sont pas conformes à celles du DAO et ceci a été le

cas d’UNITECH dont l’offre a été rejetée à ce stade. Ces anomalies

se résument comme suit :

- puissance continue du moteur de 16,5 KVA en lieu et place

de 13 KVA,

- puissance de secours du moteur de 18.0 KVA en lieu et

place de 15 KVA,

- cylindrée de 22 au lieu de 1.496 cc comme requis,

- 4 cylindres proposés au lieu de 3,

- Alésage x course de 84 X 100 en lieu et place de 84 X 90

mm,

- Poids de l’alternateur de 466 Kg au lieu de 460 Kg. Il est

précisé à ce niveau que le poids proposé par UNITECH

n’est pas conforme sans en indiquer le nombre, il en est de

même pour la dimension du groupe, la largeur et la hauteur

minimum,

- la ligne « marque de l’alternateur » a été renseignée pour

CABU et UNITECH mais pour GTS, seule la mention

« OK » est indiquée,

- Pour le manuel d’utilisation qui devait être proposé en

français ou en anglais, il est inscrit sur la colonne de

UNITECH un nombre « 1448 ».

Cependant, seules les non conformités de l’offre d’UNITECH ont

été soulevées par la commission et l’offre de CABU admise à

l’analyse financière, nous estimons que l’offre de CABU aurait du

être éliminée à l’analyse technique au même titre que celle d’

UNITECH.

A l’analyse des offres, nous avons noté lors de l’examen

préliminaire qui est fait en amont et qui doit porter sur

l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la

conformité pour l’essentiel des offres, une nette confusion avec

l’examen des critères techniques et de qualification du DAO. Nous

avons noté que des critères techniques et de qualification ont été

utilisés dès l’examen préliminaire alors que l’examen de la

qualification des candidats vient ex-post. Nous rappelons que seules

les divergences techniques et commerciales majeures peuvent

entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire. Ces


Rapport Final

95

divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre

l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue ou de biaiser la

comparaison avec les offres substantiellement conformes.

La sous commission d’analyse a émis une proposition d’attribution

en fin de séance alors que cela incombe à la commission de

passation des marchés qui soumet une proposition d’attribution à la

PRM. La sous commission doit procéder au classement des offres et

transmettre son rapport d’analyse à la commission de passation des

marchés conformément à l’article 62 du CMP.

Nous notons que l’ouverture des plis était prévue le 21 mars 2012

alors que la sous commission d’analyse ne s’est réunie que le 27

juillet 2012 pour évaluer les offres, soit près de trois mois après

l’ouverture en violation de l’article 62 du CMP qui stipule que ce

délai ne peut excéder 30 jours.

Le marché a été attribué en août 2012 près de deux mois après que

le délai de validité des offres a expiré, aucune demande de

prorogation de ce délai n’a été adressée aux soumissionnaires. Suite

à la demande d’ANO sur le PV d’attribution à la DNCMP, cette

dernière rappelle que la validité des offres ayant expiré,

l’attributaire du marché ne pourra signer le contrat de marché

qu’après prorogation de la validité de son offre.

Les lettres de notification d’attribution et d’information des

candidats non retenus n’ont pas été versées au dossier (article 68 du

CMP).

Concernant l’article 10 du contrat sur les pénalités de retard, il est

mentionné que les pénalités sont calculées sur le montant de

l’ensemble du marché ou de la tranche considérée (montant initial

modifié éventuellement par les avenants), nous rappelons que les

pénalités ne peuvent être appliquées que sur le montant des

fournitures non livrées.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas

été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.

L’ANO de la DNCMP sur le projet de marché et les documents liés

à l’exécution (facture définitive, bordereau d’expédition, PV de

réception…) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du

marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Se conformer à l’article 48 du CMP.

Préciser la date limite de transmission des demandes

d’éclaircissements.

Se conformer à l’article 47 du CMP


Rapport Final

96

Préciser dans l’AAO la date limite de validité de la garantie de

soumission.


Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché.

Se conformer à l’article 4 du décret 100/123 et aux articles 9 et

62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés

Publics. Les dispositions ci-avant étant en contradiction avec

l’article 18 du décret 100/123 qui dispose que les membres de la

sous-commission d’analyse sont nommés par la Personne

Responsable des Marchés Publics, il y’a lieu de conformer le décret

à la loi sur ce point précis.

La lettre de nomination de la sous commission d’analyse n’a pas été

versée au dossier.

Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet

2008.

Veiller au respect du principe d’égalité de traitement des candidats.

Ne pas examiner les critères de jugement des offres au moment de

l’appréciation de la recevabilité des offres.

Se conformer aux articles 67, 68 et 76 du CMP.

Commentaires de

l’Autorité Contractante

Appréciation du

Consultant

APPEL D’OFFRES NATIONAL DGINSS/0550/F/2012

FOURNITURE ET INSTALLATION DE LICENCES ANTIVIRUS


Rapport Final

97


projet de DAO

-


sur le DAO

-

Date de publication Le 03 février 2012


offres

Le 05 mars 2012


offres

30 jours

Date d’ouverture des plis Le 05 mars 2012

Garantie de soumission 140 000 FBU



technique

Le 12 mars 2012

Date d’attribution Le 04 avril 2012




Non objection de la


d’analyse

L’avis de non objection sur le rapport d’analyse ne nous a

pas été transmis.



Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire

ne nous a pas été transmis en violation des dispositions de



provisoire

Le 11 avril 2012 par lettre n° DG/1823/2012




Le 11 avril 2012 des lettres portant information des

soumissionnaires du rejet de leur offre ont été établies :

- n° DG/1819/2012 adressé à MI-SOFT

- n° DG/1820/2012 adressé à STAR SYSTEMS


Rapport Final

98

- n° DG/1821/2012 adressé à INFOCOM

- n° DG/1822/2012 adressé à SYMPHONY



ANO

-



-


lettre de marché

-




Le 11 avril 2012



Le 16 mai 2012




pas été transmis.

Délai d’exécution 45 jours à compter de la réception de la notification de la

lettre de commande.

Garantie de bonne

exécution


transmise. Par conséquent nous ne saurons en apprécier sa

constitution.

Attributaires et montants ROCK GLOBAL CONSULTING pour un montant de

6 244 961 FBU TVAC

Non conformités

Nous avons noté que le DAO utilisé n’est pas conforme à au

dossier type sur les fournitures.











Rapport Final

99







L’article 47 du CMP stipule que « Les marchés publics par

appel d’offres, dont le montant est supérieur ou égal au seuil

réglementaire visé à l’article 5 de la présente loi, doivent

obligatoirement faire l’objet d’un avis d’appel à la

concurrence porté à la connaissance du public par une

insertion faite, dans les mêmes termes, dans le Journal des

Marchés Publics ou toute publication nationale et/ou

internationale ainsi que sous mode électronique, selon un

document modèle dont les mentions obligatoires seront

fixées par voie réglementaire. Cette disposition du code des

marchés publics est réitérée dans l’ordonnance

n°549/1035/2008 du 06 juillet 2008 en son article 3.


pas été transmis. Nous rappelons que cette procédure est une

obligation au regard de l’article 76 du CMP.


dans les délais requis car au regard de l’article 94du CMP

La copie de la garantie de bonne exécution ne Figure pas

dans le dossier de marché.

Nous avons noté que la sous-commission d’analyse était

composé que quatre personnes qui ont procédé à l’analyse

des offres, alors que le minimum requis est de cinq (5)

membres, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Nous avons noté qu’un délai de 63 jours s’est écoulé entre la

date de notification à savoir le 16 mai 2012 et la lettre de

rappel pour une exécution du marché c’est-à-dire le 18 juillet

2012 alors que le délai prévu pour l’exécution du marché

était de 45 jours. Par conséquent une mise en demeure devait

lui être signifiée puis pour lui appliquer des pénalités de

retard comme stipulé à l’article 109 du CMP.

Il s’y ajoute qu’un temps anormalement long s’est écoulé

c’est-à-dire 15 mois entre la notification de rappel du 18

juillet 2012 et la lettre de demande pour débuter l’exécution

du marché établi par Rock Global le 03 octobre 2013.


Rapport Final

100

Les pièces relatives à l’exécution et au règlement du marché

ne nous ont pas été transmises.

Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés

conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer

la plénitude de ses attributions notamment en matière de

nomination des membres des sous-commissions d’ouverture

et d’analyse.



Respecter les dispositions de l’article 47 relatif à l’obligation

de publicité

Respecter les dispositions de l’article 48 relatif au délai de

réception des offres

Se conformer aux dispositions de l’article 60 relatif à la

publication du procès-verbal d’ouverture


relatif à l’obligation de publicité du procès-verbal

d’attribution.

Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à

l’information des soumissionnaires

Respecter les dispositions de l’article 94 relatif à la libération

de la garantie


relatif aux pénalités de retard


Contractante

L’AAO a été publié dans « Le Renouveau» du Vendredi

03/02/2012(voir INFO annexe 2)

- L’avis de non objection de la DNCMP n’était pas

nécessaire, car le montant du budget était en dessous du

seuil de contrôle à priori.

-5-

- Les membres de la commission d’ouverture ont été nommés


Rapport Final

101

le 28/02/2012 et non le 26/02/2012 et l’ouverture des plis

était prévue le 05/03/2012 et non le 05/04/2012 comme

indiqué dans le rapport.






d’ouverture.

-L’exécution du marché a commencé tardivement car

le marché précédent (DGINSS/0321/F/2011) avait

connu un retard dans son exécution et il y a eu

application des pénalités


AOON N° DNCMP/90/F/2012

FOURNITURE DE 03 CAMIONNETTES DOUBLE CABINE 4X4 ET D’UNE JEEP

Date de transmission du DAO Le 27 février 2012

Date d’ANO de la DCMP sur le DAO L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet

de DAO n’est pas formalisé.

Date de publication Le 08 mars 2012

Date limite de dépôt des offres Le 09 avril 2012

Délai de préparation des offres 32 jours

Date d’ouverture des plis Le 09 avril 2012 à 9h



Rapport Final

102

Date de l’évaluation technique Le 23 avril 2012, le rapport a été établi le 02 mai

2012

Date d’attribution Le 09 mai 2012

Date de l’attestation d’existence de

crédits

-

Date de demande d’ANO à la DNCMP

sur le procès-verbal d’attribution

Le 10 mai 2012 par lettre n°DG/2298/RG/nc

j./2012

Date d’ANO de la DNCMP sur le

procès-verbal d’attribution

Le 25 mai 2012 par lettre

n°549/975/O.N/CSF/2012

Date d’information du candidat non

retenu et restitution de sa garantie de

soumission

Le 30 mai 2012 par lettre

n°DG/2637/OM/n.n/2012

Les mainlevées sur les garanties de soumission

n’ont pas été transmises

Date de notification d’attribution Le 30 mai 2012 par lettre

n°DG/2636/OM/n.n/2012

Date de publication de l’attribution

provisoire

Le support de la publication de l’attribution

provisoire ne nous a pas été transmis. Nous

rappelons qu’au regard de l’article 67 du CMP,

Date de demande d’ANO à la

DNCMP sur le projet de contrat

-

Date d’ANO de la DCMP sur le projet

de contrat

-

Date de souscription Le 04 juillet 2012


Date d’immatriculation -

Date de notification définitive Le 04 juillet 2012 par lettre

n°DG/3291/SM/cn/2012

Date d’enregistrement du contrat -



-

Le support de publication de l’avis d’attribution

définitive ne nous a pas été transmis.

Délai d’exécution 10 jours dès la réception de la lettre de commande

Garantie de soumission Une garantie de soumission de 4 000 000 par lot

est exigée


Rapport Final

103

Attributaires TOYOTA

BURUNDI

Lot 1 : 03

TOYOTA

hilux

double

cabine

176 250 000 FBU TTC

TOYOTA

BURUNDI

Lot 2 : 01

TOYOTA

Fortuner

75 500 000 FBU TTC

Montant du marché en FBU 251 750 000 FBU TTC

Contrôle au préalable -

Notification et publicité de


Le 30 mai 2012, lettre n°DG/2636/OM/n.n/2012

Le support de la publication de l’attribution

provisoire ne nous a pas été transmis

conformément à l’article 67 du CMP

Publicité de l’attribution définitive

Notification de l’attribution définitive

Le support de publication de l’attribution

définitive ne nous a pas été transmis

Non conformités

Nous avons noté que la commission d’analyse

devait être composée de cinq (5) membres mais

seuls quatre (04) membres ont procédé à l’analyse

des offres, alors que le minimum requis est de cinq

(5) membres, en violation toujours de l’article 19

du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics.

L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet

de DAO n’est pas formalisé. La DNCMP s’est

limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y’a lieu

de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.

Aux termes de l’article 3 du décret 100/120

portant création, organisation et fonctionnement de

la DNCMP, cette dernière émet un avis de non

objection sur les DAO avant lancement de l’AO.

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres

n’a pas été transmis. Cette publication est une


Rapport Final

104

exigence de l’article 47 du CMP.

Nous avons relevé plusieurs manquements dans le

DAO :

- Le nombre de jours imparti aux

fournisseurs pour adresser éventuellement

leurs demandes d’éclaircissements à l’AC

n’est pas précisé dans le DAO.

- il conviendrait de mettre en harmonie le

point 10 de l’avis d’appel d’offre qui

stipule une garantie de soumission de

4 000 000 Fbu et le point 19 des DPAO qui

stipule que le montant de la garantie de

l’offre est fixé à 2 500 000 Fbu. Nous

avons noté qu’il n’est pas précisé si cette

garantie est valable pour un lot ou

l’ensemble des lots

La définition des spécifications techniques pour

l’achat de véhicules pick-up double cabine est

marquée par l’introduction de critères abusifs,

orientés et discriminatoires. En effet, le critère

relatif à la garde au sol minimale de 250 mm n’est

pas objectif au regard des standards pour ce type

de véhicule dont la garde au sol oscille entre 200

et 230 mm et surtout de l’usage auquel ces

véhicules sont destinés. En effet, pour l’INSS la

nature des activités ne justifie pas une garde au sol

de 250 mm. En fixant un minimum de 250 mm de

garde au sol, l’INSS fait une restriction à l’accès à

la commande publique. Nous rappelons que les

caractéristiques techniques doivent être définies en

fonction de l’usage auquel les véhicules sont

destinés.

Le nombre de membres (trois) désignés pour

l’analyse des offres n’est pas conforme à l’article

19 du décret N° 100/123 du qui stipule qu’« outre

le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres ».

L’article 40 du RPAO stipule que « dans les 15

jours suivant la réception de la lettre de marché,

l’attributaire fournira à l’Acheteur une garantie de


Rapport Final

105

bonne exécution sous la forme stipulée dans le

DPAO. Il convient de noter que la garantie de

bonne exécution ne peut être demandée au garant

que sur la base d’un marché dûment approuvé par

l’autorité compétente. Ce qui n’est pas le cas du

marché soumis à l’attributaire pour signature. S’y

ajoute que les délais de constitution de 15 jours de

cette garantie de bonne exécution n’est pas

conforme au délai fixé par l’article 97 du CMP qui

stipule que la garantie de bonne exécution doit être

constituée dans les 20 jours calendaires qui suivent

la notification du marché et, en tout cas, avant le

premier paiement. En cas d’existence d’une

garantie de l’offre, elle doit être constituée avant

que la garantie de l’offre n’expire. »

Les mainlevées des garanties de soumission n’ont

pas été transmises en violation des dispositions de


Le support de publicité de l’attribution définitive,

les documents liés à l’exécution et au règlement du

marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif

des documents pour une bonne tenue des dossiers

de marchés.

Modifier la clause du DAO portant constitution de

la GBE qui ne peut être exigée qu’une fois le

marché dûment signé, approuvé et notifié par les

autorités compétentes.

Ne pas inclure des critères discriminatoires dans le

règlement de la consultation ; la garde au sol aurait

dû être définie dans une intervalle allant de 220 à

250 mm plutôt que d’être fixée à un minimum non

standard pour ce type de véhicule pick-up double

cabine. Les caractéristiques techniques doivent

être définies en fonction de l’usage auquel les

véhicules sont destinés.

Veiller au respect de l’article 19 du décret 100/123

du 11 juillet 2008 sur les sous commissions

d’ouverture et d’analyse des marchés

Respecter les dispositions de l’article 67 du CMP


Rapport Final

106

relatif à la publication de l’attribution provisoire

Respecter les dispositions de l’article 76 du CMP

relatif à la publication de l’attribution définitive


Contractante

- Remarque : Avis de non objection de la

DNCMP sur le projet de DAO

- n’est pas formalisé

- Observation : notifications aux

soumissionnaires :

- Bonauto : Réf : DG/2637/OM/n.n/012 du

30/5/2012

- Old East : Réf : DG/2638/OM/n.n/2012

- Toyota: Réf: DG/2636/OM/n.n/2012

- Remarque : les mainlevées sur les garanties

de soumission n’ont pas été

- transmises

- Observation : dans les dossiers, nous

disposons des garanties de

- soumission mais les

soumissionnaires n’ont pas pu

- retirer les mainlevées (voir

copies en annexe).

- Remarque : le support de la publication de

l’attribution provisoire ne

- nous a pas été transmis au

regard de l’article 67 du CMP

- Observation : Nous transmettons

par une lettre, le PV d’attribution pour

- demande de non

objection à la DNCMP

-



Rapport Final

107

APPEL D’OFFRES DGINSS/4798/S/2011

MAINTENANCE IMPRIMANTE MATRICIELLE IBM 6400


projet de DAO

Dossier non transmis à la DNCMP


sur le DAO

Dossier non transmis à la DNCMP

Date de publication 18 novembre 2011.


offres

25 novembre 2011


offres

7 jours

Date d’ouverture des plis 25 novembre 2011

Garantie de soumission Non requise



technique

8 décembre 2011

Date d’attribution 8 décembre 2011


non retenus

Une seule soumission a été reçue


lettre de marché

27 janvier 2012


Rapport Final

108

Date d’approbation 27 janvier 2012


lettre de marché

27 janvier 2012


contrat

Non enregistré

Délai d’exécution 1 an

Garantie de bonne

exécution

Non requise dans le DAO

Attributaires SYMPHONY

Montants en FBU 2 987 760

DAO

Non conformités

Aucune anomalie significative n’a été identifiée.

Recommandations Aucune


Contractante

Pas d’observation particulière



Rapport Final

109

Documents

REPUBLIQUE DU BURUNDI - finances.gov.bifinances.gov.bi/images/download/...marche_publics_2011_2012_inss_.pdf · INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des