REPUBLIQUE DU BURUNDI - NEWS - MINISTRY OF … · MFP - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012 Rapport Final 3 A. Réserves a) l’examen

MFP - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012

Rapport Final

1

Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

REPUBLIQUE DU BURUNDI

PROJET DE DEVELOPPEMENT DES

SECTEURS FINANCIER ET PRIVE

(PSD)

AUTORITE DE REGULATION DES

MARCHES PUBLICS

(ARMP)

MUTUELLE DE LA FONCTION PUBLIQUE

(MFP)

REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE

LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES

EXERCICES 2011 ET 2012

RAPPORT FINAL

(octobre 2014)


Rapport Final

2

Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

Bujumbura, le 20 septembre 2014

Monsieur le Coordinateur du Projet de

Développement des Secteurs Financier et Privés

(PSD)

Bujumbura

Monsieur le Coordinateur,

Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification

des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de

contrôle des marchés conclus par la Mutuelle de la Fonction Publique (MFP) pour la période

allant du 1er

janvier 2011 au 31 décembre 2012.

Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et

procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation

des marchés et de gestion des contrats conclus par la MFP avec les dispositions dudit code.

Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan

international (normes IIA) a comporté les sondages et autres procédés de vérification que

nous avons jugés nécessaires en la circonstance.

Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance

raisonnable que :

- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière

transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics

et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies

significatives ;

- l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles et à

la règlementation en vigueur ;

- les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et

permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions

techniques et aux normes prévues.

Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :


Rapport Final

3

A. Réserves

a) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert international

DNCMP/160/F/2011 portant acquisition de spécialités pharmaceutiques, objets de

pansements attribuée à neuf candidats pour un montant global de 2 121 958 594

FBU a permis de relever les non conformités ci-après :

- le rapprochement entre le tableau de vérification de la conformité technique et

le tableau de comparaison des offres financières a permis de noter que sur le

poste N°4, LIFE PHARMA n’a pas été évalué financièrement alors qu’elle est

conforme techniquement ; il y’a lieu de se conformer rigoureusement aux

résultats de l’analyse de la conformité technique lors de l’examen des offres

financières.

- la sous-commission d’analyse a proposé l’attribution du poste N° 512 relatif au

tensiomètre électrique à SOFAREX à condition qu’il en livre un ayant les

mêmes caractéristiques que celui proposé par ALCHEM. Il s’agit d’un abus de

la sous-commission d’analyse car dès lors que le tensiomètre proposé par

SOFAREX avait été jugé conforme techniquement, il n’y a plus de raison de

lui exiger le même que celui proposé par le second moins disant.

- dans la conclusion de son rapport, la sous-commission d’analyse « propose à la

DNCMP d’attribuer le marché conformément au contenu de l’annexe 4… ».

Nous précisons que la sous-commission d’analyse évalue, fait le classement

des offres et transmet son rapport d’analyse à la Commission de Passation des

Marchés de la MFP qui fait une proposition d’attribution dans un procès verbal

d’attribution élaboré conformément aux dispositions de l’article 67 du CMP

qui est transmis à la PRMP et non à la DNCMP.

b) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert national N° 35/T/2012 portant

sélection d’un prestataire pour la réhabilitation de l’immeuble abritant le siège de

la Mutuelle de la Fonction Publique attribuée à EBENES pour un montant global

de 49 236 550 FBU a permis de relever les non conformités ci-après :

- le point 20 de l’Avis d’Appel d’Offres relatif aux critères de qualification

renvoie au Règlement Particulier d’Appel d’Offres pour connaitre les

exigences en matière de qualification ; il y’a lieu de se conformer à l’article 44

du CMP qui précise les informations minimales à inclure dans l’AAO pour ne

pas obliger les potentiels candidats à consulter le DAO pour savoir s’ils ont les

qualifications requises ou pas pour participer à la concurrence.

- la garantie de bonne exécution n’est pas classée dans dossier de marché ; par

ailleurs, nous avons noté que son montant a été anormalement fixé en valeur

absolue à 5 000 000 FBU dans le DAO et à 10% du montant du marché dans la

lettre de marché en violation des dispositions de l’article 96 du CMP qui


Rapport Final

4

plafonne cette garantie à 5%. Il y a lieu également d’harmoniser les différentes

informations consignées dans les différents documents de passation des

marchés.

- les polices d’assurance prévues à l’article 10 du modèle de contrat annexé au

DAO ne sont pas versées dans le dossier de marché. Il s’y ajoute que la lettre

de marché ne comporte aucune disposition relative aux assurances. L’examen

juridique et technique du contrat aurait dû mettre en évidence la non-

conformité de la lettre de marché avec le modèle inclus dans le DAO.

c) l’examen de la procédure d’appel d’offres 001/MFP portant acquisition

d’ordinateurs et d’onduleurs attribué à MI SOFT pour un montant de 37 760 000

FBU a permis de noter les non conformités ci-après :

- le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas classé dans le dossier

de marché ; l’autorité contractante doit apporter la preuve qu’elle s’est

conformée à l’article 47 du CMP relative à l’obligation de publicité.

- cette procédure a été déroulée en violation des dispositions de l’ordonnance

540/1035 prise en application des articles 5 et 12 du CMP.

- l’AAO inséré dans le DAO ne mentionne pas la date limite de validité de la

garantie de soumission. Nous rappelons que l’article 44 du CMP relatif au

contenu de l’AAO n’indique pas expressément la durée de validité de la

garantie de soumission mais les bonnes pratiques internationales

recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de

soumission en relation avec la date limite de validité des offres.

- dans la conduite de l’évaluation des offres, la sous-commission d’analyse a

comparé les offres de base des autres candidats techniquement qualifiés à la

variante N° 5 du soumissionnaire CSI. Il s’agit d’une entorse à la

règlementation car non seulement, le règlement de la consultation n’autorisait

pas expressément la présentation d’une ou de plusieurs variantes mais, le cas

échéant, la comparaison devait d’abord se faire entre les offres de base puis

dans un deuxième temps avec la variante du candidat ayant fait l’offre de base

conforme évaluée la moins disante.

- l’effectif de la sous-commission d’analyse n’est pas conforme aux

prescriptions de l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule

qu’« outre le président, la sous-commission d’analyse est composée de quatre

autres membres… ».

- les lettres de notification de l’attribution provisoire et d’information des

candidats non retenus ne sont pas classées dans le dossier de marché ; il s’agit


Rapport Final

5

d’exigences des articles 67 et 68 du CMP auxquels il convient de se

conformer.

- Le délai de trois jours à compter de la notification de la lettre de marché,

accordé aux titulaires pour constituer la garantie de bonne exécution n’est pas

conforme aux dispositions de l’article 97 du CMP auquel il convient de se

conformer.

d) L’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert national DNCMP/334/F/2011

portant sélection de prestataires pour l’achat d’imprimés attribué à trois candidats

pour un montant global de 47 988 400 FBU a permis de noter les anomalies ci-

après :

- cette procédure a été relancée car au terme de l’évaluation de la première

procédure d’appel d’offres, la sous-commission d’analyse tout comme la

Commission de Passation des Marchés avaient décidé de déclarer l’appel

d’offres infructueux et de le relancer au motif que les prix proposés par

l’unique candidat qualifié étaient excessifs. Il convient de préciser que la

notion d’offre inacceptable, excessive ne se conçoit que dans deux cas de

figures : soit les conditions prévues pour l’exécution du marché ne sont pas

conformes à une exigence de la législation ou la règlementation en vigueur,

soit l’offre excède de manière sensible l’évaluation prévisionnelle des besoins

à satisfaire et les crédits budgétaires alloués au marché faisant que l’autorité

contractante ne pourra pas financer l’acquisition. Nous ne sommes dans aucun

de ces cas de figure puisque l’examen du PPM nous a permis de noter que des

crédits de 250 000 000 FBU non encore consommés ont été dégagés sur cette

ligne budgétaire. Dès lors, la MFP n’était pas fondée à déclarer cet appel

d’offres infructueux pour le relancer car une offre a été bien reçue et était

conforme aux termes du DAO. Il y’a lieu de définir, dans le cadre de la

révision du CMP, l’offre excessive. Par ailleurs, nous avons noté que la

décision de déclarer l’appel d’offres infructueux n’a pas été publiée pour se

conformer aux exigences de l’article 61 du CMP. Sous ce rapport, nous

estimons qu’il y’a lieu de mieux encadrer cette déclaration d’infructuosité en

la soumettant à l’avis préalable de la DNCMP.

- l’effectif de la sous-commission d’analyse n’est pas conforme aux

prescriptions de l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule

qu’« outre le président, la sous-commission d’analyse est composée de quatre

autres membres… ».

- l’examen du rapport d’analyse des offres a permis de noter que le marché a été

attribué par article alors que le point N°1 du RPAO indiquait que le marché est

constitué d’un lot unique. En l’absence de précisions, ce lot unique est réputé

indivisible et aurait dû être attribué comme tel. L’attribution par article a


Rapport Final

6

entrainé le désistement d’un candidat qui a justifié sa décision par le fait que

les prix qu’il a proposé pour les articles dont il est attributaire l’ont été dans

une optique de dévolution du marché en un lot indivisible. En attribuant le

marché par article, la MFP a fait des sous-lots en cours d’évaluation en

violation du principe d’intangibilité des critères d’évaluation et d’attribution du

marché.

- les lettres d’information des candidats non retenus ne sont pas classées dans le

dossier de marché. Ces lettres doivent indiquer les motifs du rejet des offres

des candidats non retenus, les informer sur l’identité de l’attributaire et sur le

montant auquel le marché a été attribué conformément à l’article 68 du CMP.

Les lettres de mainlevée des garanties de soumission n’ont pas non plus été

mises à notre disposition.

- le délai d’exécution indiqué dans le DAO était de 30 jours après la notification

de la lettre de commande alors que les contrats signés avec les

soumissionnaires mentionnent un délai maximum de 60 jours calendaires. Le

modèle de contrat annexé au DAO ne doit pas être modifié en cours de

procédure. L’article 10 de la lettre de marché exige des titulaires, la

constitution de la garantie de bonne exécution dans les 15 jours qui suivent la

notification de la lettre de commande en violation de l’article 97 du CMP qui

en indique 20.

- la publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas été effectuée

en violation des articles 67 et 76 du CMP.

e) trois marchés de travaux (MFP/3/T/2011 avec COTRAC pour 12 516 461 FBU,

MFP/4/T/2011 et MFP/5/T/2011 avec SETAACO pour des montants respectifs de

10 284 893 FBU et 14 449 711 FBU) ont été passés entre le 6 et le 20 septembre

2011 pour la construction d’une guérite, d’un mur de séparation, d’une clôture…

pour un montant cumulé, avenants compris, de 37 251 065 FBU. Tous ces travaux

ont pour objet la réfection de l’immeuble de KININDO par la construction d’une

guérite, d’un mur de séparation, la réhabilitation du garage et d’une partie de la

clôture, la construction de la clôture de l’immeuble. Cette succession de marchés

dont les montants pris individuellement sont en dessous du seuil de contrôle

DNCMP, semble participer d’une volonté de se soustraire au contrôle a priori en

violation des dispositions du CMP qui proscrit le fractionnement des marchés qui

est sanctionné par les articles 144 et 146 du CMP.

f) L’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/120/F/2012 portant

acquisition de matériels informatiques attribuée à INFOCOM et INFO

ELECTRONICS pour des montants respectifs de 71 862 000 FBU et 3 634 700

FBU a permis de noter les non conformités ci-après :


Rapport Final

7

- Une disposition des DPAO exige des soumissionnaires de « N’avoir pas de

litige avec la Mutuelle sur les marchés antérieurs ». Le libellé de cette clause

constitue une discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des

marchés de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal exécuté des

marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même manière rompant ainsi le

principe d’égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par

conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés de la MFP mais à tous

les marchés exécutés par les candidats au cours d’une période à déterminer.

Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin

d’éviter tout abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux

torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux maximum de

pénalités de retard a été appliqué au titulaire. Ce constat a été fait sur la

procédure d’appel d’offres DNCMP/204/F/2011 portant acquisition d’une

cabine de transformation de tension électrique MT/BT.

- des variantes non requises dans les DPAO ont été ouvertes et examinées lors

de l’évaluation ; nous rappelons qu’en l’absence de précision, les soumissions

des candidats ayant présenté deux offres financières auraient dû être rejetées.

Au regard des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est que les

performances de la MFP en matière de passation et d’exécution des marchés sont moyennement

satisfaisantes.


Rapport Final

8

SOMMAIRE

Pages

Lexique des abréviations et sigles 9

1 Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 12

2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 24

2.1 Contexte de l’intervention 25

2.2 Objectifs de la mission 26

2.2.1 Objectifs généraux 26

2.2.2 Objectifs spécifiques 26

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 27

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 30

3 Approche méthodologique mise en œuvre 32

3.1 Revue approfondie des textes de référence 33

3.2 Détermination de l’échantillon des marchés à examiner 34

3.3

3.4

Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des marchés

Vérification des différentes étapes de la passation des marchés

35

36

3.4.1 Audit de la préparation des marchés 37

3.4.2 Audit de la gestion de l’attribution 38

3.4.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects administratifs,

financiers et physiques

39

4 Résultats des travaux 40

4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des marchés 41

4.1.1 Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) 41

4.1.2 Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) 44

4.1.3 Organes de la passation des marchés institués au sein de l’autorité contractante 45

4.1.3.1 Cellules de Gestion des Marchés Publics (CGMP) 45

4.1.3.2

4.1.3.3

Commission de Passation des Marchés(CPM)

Commission de Réception

46

47

4.2 Document de programmation de la passation des marchés 48

4.2.1 Plan prévisionnel annuel de Passation des Marchés (PPM) 48

4.2.2 Avis Général de Passation des Marchés (AGPM) 49

4.2.3 Rappel des seuils applicables à la MFP 49

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4

Examen des marchés

Périmètre couvert par nos travaux

Marchés passés par gré à gré

Marchés conclus par appel d’offres

Marchés conclus par demande de cotation

51

51

57


Rapport Final

9

Liste des abréviations et sigles

AC Autorité Contractante

AGPM Avis Général de Passation des Marchés

ANO Avis de Non Objection

AOOI Appel d’Offres Ouvert International

AOON Appel d’Offres Ouvert National

AOR Appel d’Offres Restreint

ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics

BPU Bordereau des Prix Unitaires

CD Commission Disciplinaire

CPM Commission de Passation des Marchés

CMP Code des Marchés Publics

CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics

COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for Eastern

and Southern Africa)

CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)

CR Consultation Restreinte

CRD Commission de Règlement des Différents

DAC Dossier d’Appel à la Concurrence

DAF Direction Administrative et Financière

DAO Dossier d’Appel d’Offres

DG Directeur Général

DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

DP Demande de Propositions

DC Demande de Cotations


Rapport Final

10

DQE Devis Quantitatif Estimatif

ED Entente Directe

FBU Franc Burundais

GBE Garantie de Bonne Exécution

GG Gré à Gré

GS Garantie de Soumission

MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du Développement

MFP Mutuelle de la Fonction Publique

NA Non Applicable

OI Observateur Indépendant

PPM Plan de Passation des Marchés

PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé

PRMP Personne Responsable des Marchés Publics

PVA Procès Verbal d’Attribution

PVO Procès Verbal d’Ouverture

SCA Sous-commission d’analyse

SCO Sous-commission d’ouverture

TDR Termes de Référence

TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise


Rapport Final

11

SECTION 1

SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS


Rapport Final

12

1. SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS


Rapport Final

13

TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Description AOO – DNCMP/334/F/2011 AOO – DNCMP/302/F/2012 AOI – DNCMP/204/F/2012 AOI – DNCMP/12/S/2012

Nature ACHAT D’IMPRIMEES (MARCHE

RELANCE)

ACHAT D’UN SERVEUR FOURNITURE DES

EQUIPEMENTS D’UNE

CABINE DE

TRANSFORMATION DE

TENSIONS ELECTRIQUES

MOYENNES

TENSIONS/TENSION BASSE

(MT/BT)

RECRUTEMENT D’UN

BUREAU D’ETUDES

CHARG2 DE LA

CONFECTION D’UN PLAN

ET DU BUDGET DE LA

REDACTION D’UN DAO ET

DU SUIVI DES TRAVAUX DE

CONSTRUCTION JUSQU4A

LA RECEPTION

DEFINITIVE D’UN

IMMEUBLE MULTI

SERVICEA 05 ETAGES

AVEC ASCENSEUR

Attributaires NIMPAGAGARITSE

M GORETH

662 000 INFOCOM COTI ARCHITECTURAL DESIGN

CONSULTANTS (ADC)

GRAPEX 23 340 500

INGENI 23 985 900

Montants 47 988 400 36 852 071 170 158 360 195 880 000

Violation des dispositions de

l’article 9 du CMP relatif à

la CGMP

√ √ √ √

Violation de l’article 18

relatif aux conditions de

l’allotissement

√ √

Non-respect des dispositions

de l’article 44 sur le contenu

des avis d’appel d’offres

√ √

Violation de l’article 60 du

CMP sur l’ouverture des plis √ √ √ √


CMP sur les missions de la

sous-commission d’analyse

√ √


Rapport Final

14


CMP sur l’établissement du

procès verbal d’attribution

√ √ √ √


CMP sur l’information des

candidats évincés du rejet de

leurs offres

√ √ √ √

Exécution anticipée d’un

contrat en violation de

l’article 75, 76 du CMP sur

la notification et la

publication de l’attribution

définitive, l’information des

candidats évincés

√ √ √ √


des articles 95 et 97 sur la

constitution des garanties de

bonne exécution

√ √ √ √


de l’article 3 et 30 du décret

100/120 portant création,

organisation et

fonctionnement de la

DNCMP

√ √ √ √


des articles 1 et 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008

portant création

√ √ √


Rapport Final

15

Description AOI – DNCMP/39/S/2012 AOI – DNCMP/122/F/2012 ED – DNCMP/282/F/2012 AOO – MFP/3/T/2011

Nature ETUDE DE FAISABILITE DE

L’INFORMATION DE LA

MUTUELLE DE LA FONCTION

PUBLIQUE (MARCHE

RELANCE)

FOURNITURE DES

SPECIALITES

PHARMACEUTIQUES ET

OBJET DE PANSEMENT

AUX PHARMACIES DE LA

MFP

FOURNITURE DES

SPECIALITES

PHARMACEUTIQUES ET

OBJETS DE PANSEMENT 0

SES PHARMACIES

CONSTRUCTION D’UNE

GUERITE, MUR DE

SEPARATION, LA

REHABILITATION DU GARAGE

ET D’UNE PARTIE DE LA

CLOTURE DE L’IMMEUBLE SIS

A KININDO

Attributaires SIMAC ALCCHEM 1 235 435 665 ABACUS

PHARMA

8 643 200 COTRAC

MULTIPHAR 1 237 950 068 ALCHEM 15 968 110

SOFAREX 408 479 265 CHIMIO 14 295 808

TRIDEM 58 367 958 MULTIPHAR 209 739 180

CHIMIO 4 916 389

Montants 249 257 884

2 945 149 345 248 646 298 12 516 461

Violation des dispositions de

l’article 9 du CMP relatif à

la CGMP

√ √ √ √


de l’article 43 du CMP sur le

contenu du DAO

√




√ √ √ √


CMP sur l’ouverture des plis √ √ √ √




√ √



procès-verbal d’attribution

√ √


CMP sur l’information des √ √ √


Rapport Final

16


leurs offres


CMP sur les conditions de

négociations

√


contrat en violation de





candidats évincés

√ √




bonne exécution

√ √ √




organisation et


DNCMP

√ √ √ √



100/123 du 11 juillet 2008

portant création

√ √ √


Rapport Final

17

Description AO – MFP/4/T/2011 AOR – MFP/5/T/2011 AOO – DNCMP/120/F/2012 AOO – 001/MFP

Nature CONSTRUCTION DE LA

CLOTURE DE L’IMMEUBLE SIS

A KININDO DE LA MFP

REFECTION DE

L’IMMEUBLE SIS A

KININDO

FOURNITURE DE 60

ORDINATEURS AVEC

ACCESSOIRES, 3

ORDINATEURS PORTABLES

ET 3 ONDULEURS

FOURNITURE,

INSTALLATION, LA MISE EN

SERVICE DE 20 ORDINATEURS

ET LEURS ACCESOIRES ET 20

ORDINATEURS

Attributaires SETAACO SETAACO INFO COM

71 862 000 MI – SOFT

INFO

ELECTRONICS

3 734 000

Montants 10 284 893 14 449 711 75 596 000 37 760 000




√ √ √


CMP sur les délais de

préparation et de réception

des offres

√




√



procès-verbal d’attribution

√ √




leurs offres

√


CMP sur les conditions de

négociations √


contrat en violation de √ √


Rapport Final

18





candidats évincés




bonne exécution

√ √

Violation de l’article 146 sur

le fractionnement et les

violations des règles

d’exclusion

√




organisation et


DNCMP

√ √



100/123 du 11 juillet 2008

portant création

√ √ √ √


Rapport Final

19

Description DC – MFP/07/F/2012 DC N°1 DC N°2 DC N°3

Nature FOURNITURE DE MATERIEL

INFORMATIQUE

ACHAT DE 05

CALCULATRICE A

ROULEAU

ACHAT D’EQUIPEMENT

MOBILIERS

LOGICIEL DE GESTION

COMPTABLE ET FINANCIER

Attributaires INFOCOM EXTECO

ALCOMETAL

STAR SYSTEMS

Montants 9 796 800 600 000 7 907 180 8 850 000

Violation de l’article 9 sur la

CGMP √ √

Violation de l’article 20

relatif aux types de

procédures

√




leurs offres

√




bonne exécution

√ √


de l’article 1 de

l’ordonnance 540/1035/2008

portant seuils de passation,

de contrôle et de publication

√ √


Rapport Final

20

Description DC N°4 DC N°5 DC N°6 DC N°8

Nature ACHAT DE DEUX FRIGOS

NIKURA

MATERIEL INFORMATIQUE ACHAT DE 3 IPAD ET COVER ACHAT DE 6 CLIMATISEURS

Attributaires SANYO BUCOM ABC ALPHA CD TECHNOLOGY

Montants 3 009 000 8 590 000 3 922 000 7 646 400

Violation de l’article 9 sur la

CGMP √




leurs offres

√


de l’article 1 de

l’ordonnance 540/1035/2008

portant seuils de passation,

de contrôle et de publication

√


Rapport Final

21

Description DC N°9 AOI – DNCMP/160/F/2011 AON – DNCMP/35/T/2012 ED – DNCMP/288/F/2011

Nature ACHAT DE 10 CALCULATRICES FOURNITURE DES

SPECIALITES

PHARMATIQUES ET OBJETS

DE PANSEMENTS AUX

PHARMACIES

REHABILITATION DE

L’IMMEUBLE ABRITANT LE

SI7GE DE LA MFP

ACHAT DE MEDICAMENT DE

SPECIALITE

Attributaires NAHIMANA EGIDE ALCHEM 118 931 840

EBENES

ALCHEM 27 795 000

DISPOPHARM 168 636 107

HUMAN

BURUNDI

8 000 000

IBISPHARMA 116 180 853

LIFE

PHARMA

24 346 800

MULTIPHAR 1 111 827 720

PHARMA CDI 30 302 147 MUTIPHAR 29 612 200

SANOFI 109 091 362

SOFARREX 434 641 765

Montants 900 000 49 236 550

Violation de l’article 9 sur

la CGMP √

Violation des dispositions

de l’article 40 du CMP sur

les conditions d’un marché

de gré à gré

√


CMP relatif aux

autorisations préalables

√


CMP sur l’ouverture des

plis

√




√


CMP sur l’information des √


Rapport Final

22

candidats évincés du rejet

de leurs offres

Non-respect des

dispositions des articles 95

et 97 sur la constitution des

garanties de bonne

exécution

√

Non-respect des

dispositions de l’article 3 et

30 du décret 100/120

portant création,

organisation et


DNCMP

√

Non-respect des

dispositions de l’article 1 de

l’ordonnance

540/1035/2008 portant

seuils de passation, de

contrôle et de publication

√


Rapport Final

23

Description ED – DNCMP/281/F/2012 AOR – MFP/07/F/2012

Nature FOURNITURE DE MEDICAMENTS

GENERIQUES

FOURNITURE, INSTALLATION ET MISE EN

SERVICE DU MATERIEL INFORMATIQUE AU

DEPARTEMENT DES PHARMACIES DE LA MFP

Attributaires INFO ELECTRONICS 29 913 000

SYMPHONY 13 079 882

SYMPHONY 5 914 093

Montants 48 906 975

Violation de l’article 9 sur la CGMP √ √

Violation des dispositions de l’article 40 du

CMP sur les conditions d’un marché de gré à gré √

Violation de l’article 42 du CMP relatif aux

autorisations préalables √

Violation de l’article 62 du CMP sur les

missions de la sous-commission d’analyse √

Non-respect des dispositions de l’article 30 du

décret 100/120 portant création, organisation et

fonctionnement de la DNCMP

√ √

Non-respect des dispositions des articles 1, 4,

16, 18 et 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008

portant création

√


Rapport Final

24

SECTION 2

CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION


Rapport Final

25

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1 CONTEXTE DE L’INTERVENTION

Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot

considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,

l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de

droit, le Gouvernement de la République du Burundi a procédé à une profonde réforme

de son système de gestion des finances publiques et de son système de passation des

marchés publics. Cette double réforme vise à rationaliser les dépenses publiques et aligner

le système de Passation des Marchés Publics, sur les meilleures pratiques internationales

en la matière, notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à

l’harmonisation des marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle

comporte d’importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce

qu’elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade

de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les

ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori.

Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du

service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des

marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

(DNCMP).

Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie

financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des

marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent

d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans

l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et

formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre

professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit

et le règlement des conflits.

En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion

budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la

réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et

conventions.

La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la

vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des

conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des


Rapport Final

26

marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices

2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents termes de

référence.

2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION

2.2.1 Objectifs Généraux

L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le

processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er

Janvier 2011 et le

31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures

édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agit principalement d’apprécier

l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des

contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités

contractantes.

2.2.2 Objectifs Spécifiques

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les

contrats sélectionnés ;

Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,

d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;

Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les

aspects techniques et économiques ;

Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en

particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de

marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-

respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils

fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,

etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement

sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;

Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,

l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le

pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en

ce qui concerne les pliantes finalement soumises au Comité de Règlement des

Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en

pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la

pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de

revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) ;

Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette

direction ;


Rapport Final

27

Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par

rapport au niveau d’exécution ;

Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le

consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et

déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des

marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité

contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de

gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la

mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente

directe ;

Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,

fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des

recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules

de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des

Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et

des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP) ;

Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles

qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;

Formuler des recommandations pour le futur.

Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert

désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités

contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre

efficace de nos travaux.

En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de

passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et

cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).

Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer

Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités

contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de

référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de

l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement (des ressources

internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services

centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à

l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de

recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de

l’exécution des marchés.


Rapport Final

28

A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre

proposition technique :

a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un

échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des

marchés. L’échantillon est composé comme suit :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.

Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la

distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types

de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).

Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle

a été exhaustif ;

b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon

(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de

passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,

traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des

attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais

des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de

réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la

conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;

c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement

importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les

plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,

l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les

conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes

d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par

les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les

seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,

etc. ;

d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en

particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu

compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes

de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps

moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés

Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques

sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la

DNCMP ;


Rapport Final

29

e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de

passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation

institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de

suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des

Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;

f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la

production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne

exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission

formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les

commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour

du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant

des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités

locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires,

etc. ;

g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)

telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque

mondiale ;

h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du

CMP ;

i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en

matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5

experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).

Modalités d’échantillonnage des marchés audités:

Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :

les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait

l’objet d’un contrôle a priori ;

les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.

Par la suite, un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%

pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.

Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une

catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.

De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été

examinés à 50%.

Pour les marchés passés par entente directe, le consultant a pris les dispositions pour s’assurer

du contrôle des prix de revient.


Rapport Final

30

Dans ses recommandations, le Consultant a donné des indications claires sur les marchés dans

lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de

poursuivre les investigations appropriées.

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission

Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la

mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :

i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le

démarrage de la mission ;

ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après

le début des prestations ;

iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification

des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront

de 5 jours ouvrables pour ce faire ;

iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification

des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui

disposeront de 5 jours pour ce faire.

Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en

fichiers PDF et Word.

Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent

également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés

(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés

Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances

en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des

dispositions du CMP par les autorités contractantes.

Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des

indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les

performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs

Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.


Rapport Final

31

SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE


Rapport Final

32

3. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux

ci - après :

3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE

Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre

général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs

et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la

passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :

- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,

- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,

- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la

corruption et des infractions connexes,

- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la Comptabilité

Publique,

- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique.

- décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics,


fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics,


fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics,

- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la

Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de

gré à gré présentant un caractère secret,

- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,

de contrôle et de publication des marchés publics,

- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,

- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à

caractère commercial,

- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des

documents types de passation des marchés,

- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers

types de passation des marchés publics,

- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.


Rapport Final

33

3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A

EXAMINER

Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons

procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque

autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,

l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en

respectant la répartition suivante :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non

compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP

(non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes

La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de

l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à

l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner

par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas

d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).

Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières

catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain

nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par

l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.

Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),

la sélection a tenu compte des critères suivants :

- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;

- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires

ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement

décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;

- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous

les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement

des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux.

A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la

constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur

lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un

second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.

Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert

l’ensemble des marchés passés.


Rapport Final

34

3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT

DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous avons effectué une revue succincte de

l’organisation et du fonctionnement de la MFP pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre

de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules

d’analyse et d’évaluation ci - après :

- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des

dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics (CGMP),

- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des

Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces

structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est

conférée par la réglementation),

- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de

passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO),

- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne

pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en

respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les

intervenants,

- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur

conception et à leur correcte mise en œuvre,

- contrôle de la régularité des dépenses.

Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout

premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette

mission. En effet, le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur

l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux

pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par

conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque

d’audit.

Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée

ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du

système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les

anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.

Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de chaque

Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la définition

des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et, d’autre part,

d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations de passation

des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des enregistrements, existence

ou réalité des enregistrements, transcription des droits et obligations, valorisation des


Rapport Final

35

opérations, présentation des informations, rattachement des opérations à la bonne période).

Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que nous avons mise en œuvre dans le

cadre de cette mission.

3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA

PASSATION DES MARCHES

La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à

procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il

s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.

Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à

constituer pour les différents types de marchés.

Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-

avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution

d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont

porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de

reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse

et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le

risque d’échantillonnage.

Les contrôles préalables suivants ont été effectués :

- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité

de son établissement à l’article 15 du CMP,

- rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été

publié,

- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan

prévisionnel,

- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la

situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes

fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs,

- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon

de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,

au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain

nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon

des marchés à auditer),

- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des

marchés.

Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux

ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.


Rapport Final

36

3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES

La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à

la Concurrence (DAC) à la réception des offres.

Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :

- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du

CMP ?

- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité

Contractante ?

- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou

leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?

- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?

Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :

- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le

risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit

utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher

un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les

seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés

attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront

particulièrement surveillés) ;

- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers

d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,

il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer

s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;

- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,

dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de

l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED

sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations

nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le

contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle

outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;

- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires

potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande

publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;

- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la

concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et

d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des

entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications

techniques ou des critères de qualification) ;

- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,

- au respect des délais de préparation des offres ;

- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des

interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais

requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par


Rapport Final

37

la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur

l’ouverture) ;

- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates

d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des

membres de la CPMP).

3.4.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION

L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation

du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :

- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité

de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires,

- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou

rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,

- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de

l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de

qualification,

- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le

DAC,

- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,

- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes

directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,

- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles

collusions ou les conflits d’intérêt,

- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du

contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),

- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire

(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),

- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,

- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à

leurs demandes d’informations,

- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,

- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les

marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis

éventuel de la DNCMP),

- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,

- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme

aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),

- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,

- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la

performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;

attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une

demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et

subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le

DAO conformément à l’article 106 du CMP),

- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.


Rapport Final

38

3.4.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES

DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES

L’audit de matérialité sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en cours

d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par l’audit,

en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous les

marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.

Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :

- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais

contractuels,

- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur

conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,

- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions

réglementaires (Article 99 du CMP),

- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du

cautionnement définitif (Article 97 du CMP),

- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de

l’application des clauses de pénalités,

- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait

l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,

- vérification de la conformité des avenants éventuels,

- vérification de la gestion des éventuels litiges,

- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de

validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au

paiement par rapport aux livrables…),

Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution

financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous

avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations

de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres

vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et

services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une

part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions

constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans

la comptabilité matières.

- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne

exécution, retenue de garantie et garantie décennale),

- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,

- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par

rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du

nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention

des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les

appareils sous contrat de maintenance ;

- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les

prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le

marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions

d’utilisation.


Rapport Final

39

SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX


Rapport Final

40

4. RESULTATS DES TRAVAUX

4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES

L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi

définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de

trois structures à savoir :

- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics,

- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités

Contractantes.

4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)

Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le

décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.

L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer

la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de

services publics ».

Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations

dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la

réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à

l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au

développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du

système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de

service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits

techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de

procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des

marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, elle est chargée de :

- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation

et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de

proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et

délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer

l’efficience du système des marchés publics ;

- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de

Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les


Rapport Final

41

organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides

d’évaluation et progiciels appropriés ;

- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des

Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation

et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et

délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes

copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout

rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives

relatives aux marchés et conventions ;

- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et

délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de

passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de

nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de

transparence et d’efficacité ;

- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs

économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations

de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des

marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des

Marchés Publics ;

- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des

capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et

délégations de service public ;

- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à

l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la

qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;

- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par

voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative

aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des

propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la

Direction de Contrôle des Marchés compétente et rémunérés sur le budget de

l’ARMP ;

- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a

posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;

à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de

chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de

marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux


Rapport Final

42

dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de

contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;

- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de

toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et

les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et

internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des

marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à

ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble

des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de

délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces

investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le

recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;

- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires

et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des

acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation

applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables

dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de

service public ;

- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même

s’autosaisir des violations de la réglementation en matière de marchés publics et

délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de

statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la

présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;

- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la

réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;

- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou

internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux

termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;

recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa

demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;

diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations

à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à

l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou

délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république

du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une

entreprise domiciliée au Burundi ;

- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et

délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec

les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;


Rapport Final

43

- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au

Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour

des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,

d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti

de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission

relative aux marchés publics

4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES

PUBLICS (DNCMP)

Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par

le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.

Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8

juillet 2008 ci-avant mentionnée.

La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la

procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie

réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation

des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi

de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :

- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de

l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs

modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du

code des marchés publics ;

- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités

Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et

le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de

Passation du Marché ;

- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant

son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande

d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec

le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;

- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis

la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des

prestations.


Rapport Final

44

4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES DE LA MFP

Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation

des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec

les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.

4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)

La Cellule de Gestion des Marchés Publics de la MFP, compétente pour les opérations de

passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de

consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la

Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le

décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9

de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.

Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics

n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus

de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les

Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des

Marchés Publics (CGMP).

Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés

pour un exercice budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices

budgétaires ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un exercice

budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de

constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie règlementaire.

Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l’exercice budgétaire au titre duquel les membres

de la CGMP sont nommés.

La Cellule de Gestion des Marchés Publics de la Mutuelle de la Fonction Publique a été

instituée par lettre du Ministre de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale N°

570/1418/CAB/2011en date du 28 octobre 2011 adressée au Ministre des Finances.

Par lettre N°574/DG/ND.A/287/2012 en date du 20 mars 2012, le Directeur Général de la

Mutuelle de la Fonction Publique a transmis au Ministre de la Fonction Publique, du Travail

et de la Sécurité Sociale la liste des membres de la CGPM de la MFP. C’est sur la base de

cette liste transmise par le DG de la MFP que le Ministre de la Fonction Publique doit prendre

une ordonnance instituant la CGMP de la MFP et désignant nommément son Directeur

Général Personne Responsable des Marchés Publics conformément aux termes de l’article 6

du décret 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule que les membres de la CGMP sont nommés

par ordonnance ministérielle pour une année renouvelable.

Au regard de ce qui précède, le formalisme requis pour la mise en place de la CGPM n’a pas

été respecté. Par ailleurs, compte tenu de la date tardive de constitution de la CGPM, les

marchés passés par la MFP antérieurement à cette mise en place sont en principe frappés de

nullité puisque attribués par une commission irrégulièrement constituée.


Rapport Final

45

Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l’ARMP et

entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers-

types de passation des marchés publics. Il convient de signaler que la MFP n’utilise pas

toujours les documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour l’élaboration du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d’Appel à la

Concurrence.

Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers-types devraient faire

l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,

aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des

dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être

constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le

compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au

terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la

banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer

librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de

soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque

certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire

l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.

Il convient de signaler qu’aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement

d’ordre intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre ; ce document n’a pas été

élaboré par la MFP pour se conformer aux exigences règlementaires.

4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)

Le Directeur Général de la Mutuelle de la Fonction Publique doit être désigné avec le

formalisme requis dans l’article 6 du décret 100/123 ci-avant mentionné, Personne

Responsable des Marchés Publics et Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

En sa qualité de Président de la CGMP placée sous son autorité en vertu de l’article 1 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM,

le Directeur Général de la MFP doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés

dont les membres sont nommés pour une période d’un an conformément à l’article 16 du

décret ci-avant mentionné.

Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée pour une

période d’un an au niveau de la MFP conformément à l’article 1 du au décret 100/123 du 11

juillet 2008 ci-avant mentionné. Le Directeur Général en sa qualité de PRMP de la MFP

nomme, à chaque fois que de besoin, une Commission de Passation de Marché devant statuer

sur un marché spécifique.

Le Président de la Commission de Passation de Marché nomme à son tour les membres de la

sous-commission d’ouverture et de la sous-commission d’analyse. Cette Commission de

Passation de Marché se réunit par la suite pour statuer sur les travaux des sous-commissions

et faire les propositions d’attribution à la PRMP. Sous ce rapport, il convient de noter que les

procès verbaux d’attribution ne sont pas toujours établis conformément aux dispositions de

l’article 67 du CMP.


Rapport Final

46

Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés

Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion

est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne

Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité

Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation

des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des

candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.

Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la

sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.

Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des

propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.

Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la

confusion entre ses alinéas 4 et 5. Par ailleurs, il y’a lieu de compléter la règlementation en

prévoyant l’hypothèse d’une divergence d’appréciation entre la Commission de Passation des

Marchés et la Personne Responsable des Marchés Publics relativement à la proposition

d’attribution. La règlementation devrait prévoir une procédure d’arbitrage au niveau de la

DNCMP sur la base des deux rapports de la Commission de Passation des Marchés et de la

Personne Responsable des Marchés Publics.

4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION

Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une

Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme

des prestations objet des marchés conclus. La commission de réception n’a pas été instituée

conformément à l’article 4 du décret 100/123 du 11 juillet 2008.

Nous nous sommes assurés pour les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces

Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté

aucun cumul de fonctions incompatibles.

4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de

Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement

prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler

qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM et

d’AGPM.

Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification

des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la


Rapport Final

47

commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de

remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au

Burundi.

4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)

Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la

Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de

l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer

la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes

pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de

marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de

sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés

ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.

Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées n’est

obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel

d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant

fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics

(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février

2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du

17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux

marchés publics à financement extérieur).

L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par la MFP au titre des exercices 2011

et 2012 (article 15 du CMP) a permis de noter quelques manquements par rapport au modèle

prescrit par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics. Les types de marchés et les modes

de passation retenus pour chacune des acquisitions envisagées ne sont pas précisés dans le

PPM de l’exercice 2011. Ces insuffisances ont été corrigées dans le PPM de l’exercice 2012

qui précise le mode de passation mais pas les types de marchés. Il convient de préciser que le

type de marché consiste en une classification en marchés de travaux, de fournitures ou de

services. Quant au mode de passation, il renseigne sur la forme de la consultation qui peut être

un appel d’offres ouvert à l’échelon national ou international, un appel d’offres restreint, un

appel d’offres avec pré-qualification, un appel d’offres en deux étapes, une demande de

propositions précédée ou non d’une demande de manifestations d’intérêt, une demande de

cotations ou un marché de gré à gré autrement dit par entente directe. Le choix de l’une ou

l’autre méthode de passation est fonction du type de marché et de son coût prévisionnel.

Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux

prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge de la MFP, que le journal

officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore

opérationnels.

Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de

Contrôle et de Régulation des Marchés Publics du Plan Prévisionnel de Passation des

Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international voudrait que cette

transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de


Rapport Final

48

passation des marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP

et posté sur le portail des marchés publics. Nous avons noté que ces plans ont été transmis à la

DNCMP le 26 juillet 2011 pour l’exercice 2011 et le 13 août 2012 pour l’exercice 2012.

4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)

Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, la MFP doit publier un Avis Général

de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP. Le Code des Marchés ne fixe

pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés

Publics et de publicité de l’Avis Général de Passation des Marchés mais la règle généralement

admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées avant la fin du

mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.

Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription

dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de

seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).

Nous avons noté que la MFP n’a pas établi et a fortiori n’a pas publié d’AGPM pour les deux

exercices sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à

large diffusion (Le Renouveau par exemple).

4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES A LA MFP

Les seuils de passation, de contrôle préalable et d’approbation des marchés de la MFP sont

résumés dans les tableaux récapitulatifs ci – après :


Rapport Final

49

TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES A LA MFP EN VERTU DE

L’ORDONNANCE 540/1035 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DES ARTICLES 5 ET 12 DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Type de marchés

Seuils de

passation par

Appel d’Offres

Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de

soumission

1 à 2% du montant

prévisionnel

Garantie de bonne

exécution

Maximum 5% du

montant du marché

Contrôle a priori du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

Seuil de publication du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

sur le plan international

Contrôle a posteriori

pour marchés avec

publication de l’appel

d’offres

Contrôle a posteriori

simple consultation

écrite d’au moins trois

candidats

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008

en application

de l’article 5 du

CMP

Article 2 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008 en

application de l’article

5 du CMP

Article 3 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008 en

application de l’article 5

du CMP

Articles 1 et 2 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/1035/2008

Article 92 du CMP Article 96 du CMP

Travaux

≥ 10 000 000 ≥ 20 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <

20 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Fournitures et

services

≥ 5 000 000 ≥ 15 000 000 Fournitures : > 700 000

000

5 000 000 ≤ x <

15 000 000

<5 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Services : > 50 000000

Prestations

Intellectuelles

≥ 5 000 000

≥ 15 000 000

> 50 000000 5 000 000 ≤ x <

15 000 000

<5 000 000

NA

N/A


Rapport Final

50

4.3 EXAMEN DES MARCHES

4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX

Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés

présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :

Modes de

passation de

marchés

Typologie des marchés passés

au titre de la gestion 2011

Typologie des marchés

examinés lors de la présente

revue

Taux de

couverture

Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant

Appel d’offres

ouvert (AOO) 20 6 606 185 094 12 5 952 639 258 60,00% 90,11%

Appel d’offres

restreint (AOR) 1 10 925 567 1 10 925 567 100,00% 100,00%

Demande de

Propositions (DP) - - - - - -

Demande de

Cotation (DC) 9 48 221 780 9 48 221 780 100,00% 100,00%

Entente directe

(Gré/Gré) 4 366 665 198 2 336 053 498 50,00% 91,65%

Avenant 1 3 524 144 1 3 524 144 100,00% 100,00%

TOTAL 35 7 035 521 783 25 6 351 364 247 71,43% 90,28%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE

PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 57%

AOR 3%

DC 26%

Gré/Gré 11%

Avenant 3%

En nombre

AOO 94%

AOR 0%

DC 1%

Gré/Gré 5%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

51

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN

NOMBRE ET EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE


Marchés revus 71%

Marchés non

revus 29%

En nombre

Marchés revus 90%

Marchés non

revus 10%

En valeur

AOO 48%

AOR 4%

DC 36%

Gré/Gré 8%

Avenant 4%

En nombre

AOO 94%

AOR 0%

DC 1%

Gré/Gré 5%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

52

Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des

marchés présentés et revus :

EXERCICE 2011

Modes de

passation de

marchés

Typologie des marchés passés

au titre de la gestion 2011


examinés lors de la présente

revue

Taux de couverture

%


Appel d’offres

ouvert (AOO) 5 2 447 635 714 4 2 182 519 948 80,00% 89,17%

Appel d’offres

restreint (AOR) 1 10 925 567 1 10 925 567 100,00% 100,00%

Demande de

Proposition (DP) - - - - - -

Demande de

Cotation (DC) 6 29 856 580 6 29 856 580 100,00% 100,00%

Entente directe

(Gré/Gré) 2 116 337 200 1 87 407 200 50,00% 75,13%

Avenant 1 3 524 144 1 3 524 144 100,00% 100,00%

TOTAL 15 2 608 279 205 13 2 314 233 439 86,67% 88,73%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE


AOO 33%

AOR 7%

DC 40%

Gré/Gré 13%

Avenant 7%

En nombre

AOO 94%

AOR 0%

DC 1%

Gré/Gré 5%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

53

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 87%

Marchés non

revus 13%

En nombre

Marchés revus 89%

Marchés non

revus 11%

En valeur

AOO 31%

AOR 7%

DC 46%

Gré/Gré 8% Avenant

8%

En nombre

AOO 94%

AOR 1%

DC 1%

Gré/Gré 4%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

54

EXERCICE 2012

Modes de passation de

marchés


présentés


revus

Taux de couverture

%


Appel d’offres ouvert

(AOO) 15 4 158 549 380 8 3 770 119 310 53,33% 90,66%

Appel d’offres restreint

(AOR) - - - - - -

Demande de Proposition

(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) 3 18 365 200 3 18 365 200 100,00% 100,00%

Entente directe

(Gré/Gré) 2 250 327 998 1 248 646 298 50,00% 99,33%

Avenant - - - - - -

TOTAL 20 4 427 242 578 12 4 037 130 808 60% 91%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE


AOO 75%

DC 15%

Gré/Gré 10%

En nombre

AOO 94%

DC 0%

Gré/Gré 6%

En valeur


Rapport Final

55

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 60%

Marchés non

revus 40%

En nombre

Marchés revus 91%

Marchés non

revus 9%

En valeur

AOO 67%

DC 25%

Gré/Gré 8%

En nombre

AOO 93%

DC 1%

Gré/Gré 6%

En valeur


Rapport Final

56

4.3.2 MARCHES CONCLUS PAR GRE A GRE

EXERCICE 2011

ACHAT DE GRE A GRE DE MEDICAMENTS DE SPECIALITES

DNCMP/288/F/2011

Financement Fonds propres de la MFP

Date de transmission de la

demande d’ANO à

DNCMP pour un marché

de gré à gré

15 juillet 2011 par lettre 574/DG/NK.F/604/201

Date d’ANO de la DCMP

sur l’ED

Lettre N°549/1172/RN/CSF du 20 juillet 2011

Date de transmission du

DAO à la DNCMP pour

ANO

14 juillet 2011 par lettre 574/DG/NY.R/597/2011. Le DAO

pour un gré à gré a été transmis à la DNCMP pour revue à une

date antérieure à la demande d’autorisation

Date de transmission des

lettres d’invitation aux

candidats short listés

Lettres d’invitation non classées

Date limite de dépôt des

offres

16 août 2011

Délai de préparation des

offres

-

Date d’ouverture des plis 16 août 2011

Période de validité des

offres

Non précisée dans le DAO

Date de l’évaluation

technique

Du 25 au 31 août et le 7 septembre 2011

Date d’attribution 13 septembre 2011

Demande d’ANO sur le

rapport d’analyse et la

proposition d’attribution

14 septembre 2011

Date d’ANO de la DCMP 27 septembre 2011


Rapport Final

57

sur le rapport d’analyse et

procès verbal

d’attribution

Date de publication de

l’attribution provisoire

Support de publication non classé dans le dossier de marché


sur le projet de contrat

Non formalisé

Date de souscription Lettres de marché non classées dans le dossier

Date d’approbation Lettres de marché non classées dans le dossier

Date de notification Lettres de notification non classées

Garantie de soumission en

FBU

5 000 000 FBU

Délai d’exécution 7 jours

Attributaires Montants

ALCHEM 27 795 000 FBU

MULTIPHAR 59 612 200 FBU

Non conformités

Les lettres d’invitation à soumissionner adressées aux candidats

short-listés ne figurent pas dans le dossier de marché.

Le DAO ne mentionne pas le délai de validité des offres. Il s’agit

d’une information importante susceptible d’impacter le coût de

l’achat au cas où les lettres de commande sont notifiées après la

période de validité des offres.

Les étapes préalables à la formulation de la demande d’autorisation

de passer un marché par entente directe ne sont pas respectées

notamment :

o la réunion de la Commission de Passation des Marchés

à l’effet de statuer sur l’opportunité du choix de la

procédure d’entente directe en présence d’un

observateur indépendant. Les documents de suivi de

l’exécution du marché initial non honoré par son

attributaire pourraient être examinés en vue d’être

annexés à la requête (lettres de relance, lettre de mise

en demeure, lettre de résiliation) pour justifier la


Rapport Final

58

demande d’autorisation de contracter par entente

directe sous le couvert de l’extrême urgence

d’exécuter un marché en lieu et place d’un titulaire

défaillant (article 40 du CMP) ;

o la rédaction, par la Commission de Passation des

Marchés, d’un rapport spécial à l’issue de cette

réunion ;

o la rédaction, par l’observateur indépendant, d’un

rapport séparé.

La hausse de la consommation des médicaments du fait de

l’obligation faite aux affiliés de passer par les officines de la MFP, le

nombre important de produits sans soumissionnaires lors des AO et la

défaillance de certains attributaires ont été invoqués à l’appui de la

demande. Ces motifs doivent être actés par des documents probants

(lettres de résiliation, références des DAO infructueux et liste des

médicaments y relatifs) qui doivent être les supports venant en appui

de la demande d’autorisation de passer un marché par entente directe.

La Commission de Passation de Marchés qui a opéré sur cette

procédure n’a pas été constituée conformément au CMP.

De nombreuses pièces de marché ne sont pas classées dans le dossier.

Recommandations Se conformer aux dispositions de l’article 42 du CMP.

Se conformer aux dispositions légales et règlementaires qui encadrent

la présence des observateurs indépendants aux différentes phases de

la passation des marchés.

Veiller au classement exhaustif des pièces de marché.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

La lettre d’Invitation à soumissionner existe (voir DAO au point 3 :

Participation) et la lettre n°574/DG/703/2011 portant éclaircissement

sur la durée de validité des offres. Le mode de passation a été guidé

par l’urgence des besoins de santé publique pour pallier aux ruptures

de stocks de médicaments. Une autorisation de passer un marché de

gré à gré a été donnée par la DNCMP (correspondance

n°549/1172/RN/CSF/2011) conformément à l’article 40 alinéa 4 en

réponse à la correspondance 574/DG/NK.F/604/2011 de l’autorité

contractante.

Le manque de certaines pièces est dû au problème de classement des

dossiers et est déjà résolu après la formation par un expert de

l’ARMP.

Appréciation du Nous prenons bonne note de vos explications. Nous maintenons

l’ensemble des observations et recommandations formulées dans


Rapport Final

59

Consultant notre rapport provisoire.

EXERCICE 2012

ACHAT DE GRE A GRE FOURNITURE DE MEDICAMENTS GENERIQUES

DNCMP/281/F/2012



sur l’ED

Lettre N°549/1500/CSF du 1er

août 2012


DAO à la DNCMP pour

-


Rapport Final

60

ANO

Date de transmission des

lettres d’invitation aux

candidats short listés

-


offres

16 août 2011


offres

-



offres

Non précisée dans le DAO

Non conformités

Les lettres d’invitation à soumissionner adressées aux candidats short

listé ne figurent pas dans le dossier de marché.

Les étapes préalables à la formulation de la demande d’autorisation

de passer un marché par entente directe ne sont pas respectées

notamment :

o la réunion de la Commission de Passation des Marchés

à l’effet de statuer sur l’opportunité du choix de la

procédure d’entente directe en présence d’un

observateur indépendant. Les documents de suivi de

l’exécution du marché initial non honoré par son

attributaire pourraient être examinés en vue d’être

annexés à la requête (lettres de relance, lettre de mise

en demeure, lettre de résiliation) pour justifier la

demande d’autorisation de contracter par entente

directe sous le couvert de l’extrême urgence

d’exécuter un marché en lieu et place d’un titulaire

défaillant (article 40 du CMP) ;

o la rédaction, par la Commission de Passation des

Marchés, d’un rapport spécial à l’issue de cette

réunion ;

o la rédaction, par l’observateur indépendant, d’un

rapport séparé.

La hausse de la consommation des médicaments du fait de

l’obligation faite aux affiliés de passer par les officines de la MFP, le

nombre important de produits sans soumissionnaires lors des AO et la

défaillance de certains attributaires ont été invoqués à l’appui de la

demande. Ces motifs doivent être actés par des documents probants

(lettres de résiliation, références des DAO infructueux et liste des

médicaments y relatifs) qui doivent être les supports venant en appui

de la demande d’autorisation de passer un marché par entente directe.


Rapport Final

61

La Commission de Passation de Marchés qui a opéré sur cette

procédure n’a pas été constituée conformément au CMP.

Recommandations Se conformer aux dispositions de l’article 42 du CMP.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Une autorisation de passer un marché de gré à gré a été donnée par la

DNCMP conformément à l’article 40 alinéa 4.

Les observations de l’auditeur où il évoque une correspondance de la

MFP n° DG/1632/2012 du 3 avril 2012 adressée à la DNCMP

l’invitant à désigner un représentant pour assister à une séance

d’ouverture des plis prévue le 16 aout2011 manquent de cohérence et

ne permettent pas de faire un quelconque avis.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons bonne note de vos explications. Nous maintenons


notre rapport provisoire.

GRE A GRE DNCMP/282/F/2012

FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE

PANSEMENT A SES PHARMACIES

Date de demande d’autorisation à la

DNCMP pour un marché de gré à gré

-

Date d’ANO de la DNCMP -

Date de l’avis portant gré à gré Non daté

Date limite de dépôt des offres 13 août 2012

Délai de préparation des offres -


Garantie de soumission 5 992 046 FBU

Période validité des offres Non précisée

Date de l’évaluation PV non transmis

Date d’attribution 22 août 2012, PV établi le 23 août 2012

Demande d’ANO sur la proposition

d’attribution

23 août 2012

Non objection de la DNCMP sur 29 août 2012


Rapport Final

62

l’attribution du marché

Date de notification d’attribution Non transmises

Date de demande d’ANO de la DNCMP


Non transmise

Date d’ANO de la DNCMP sur le projet

de contrat

Non classée dans le dossier

Date de souscription Contrats non transmis

Date d’approbation Contrats non transmis

Date d’immatriculation Contrats non transmis

Date de notification du marché Contrats non transmis

Restitution des garanties d’offres Non transmises

Délai d’exécution 7 jours ouvrables dès réception de la lettre de

commande

Attributaire

s

ABACUS

PHARMA

8 items 8 643 200 FBU

ALCHEM

INDUSTRIES

15 items 15 968 110 FBU

CHIMIO 15 items 14 295 808 FBU

MULTIPHAR 65 items 209 739 180 FBU

Montant total du marché en FBU 248 646 298 FBU (103 items)

Non conformités

La demande d’autorisation à la DNCMP pour passer le marché de gré à

gré et sa lettre portant autorisation n’ont pas été jointes au dossier. Par

conséquent, nous ne connaissons pas les motifs qui ont motivé ce gré à

gré.

L’avis portant sur le gré à gré n’est pas daté. Aucune lettre d’invitation

adressée aux fournisseurs pressentis n’a été versée au dossier, de ce fait,

la date de saisie de ces derniers n’a pas été portée à notre connaissance.

Cet avis ne précise pas la durée de validité des offres (article 44.h) du

CMP) et celle de la garantie de soumission. Nous rappelons que l’article

44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais

les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date

limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date

limite de validité des offres. Il ne requiert pas non plus la garantie de


Rapport Final

63

bonne exécution en violation de l’article 95 du CMP.

Nous avons relevé une disposition abusive de l’avis d’appel d’offres au

point 12 sur l’offre financière qui indique « éliminer le fournisseur qui

n’a pas atteint un minimum de 1 000 000 BIF sur l’ensemble des postes

gagnés, sauf pour les postes où il est le seul soumissionnaire, proposer

l’attribution au deuxième moins disant pour les produits dont les

fournisseurs n’ont pas atteint un minimum de 1 000 000 BIF ». Ceci

constitue une entrave aux principes d’égalité de traitement des candidats

et de libre accès à la concurrence.

Le nombre de membres (trois) qui ont analysé les offres n’est pas

conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui

stipule qu’«outre le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres ».

Le procès verbal d’analyse n’a pas été mis à notre disposition.

Le procès verbal d’attribution indique que Monsieur Alexis Barungura est

président de la SCA et membre de la CPM, cependant, il ne figurait pas

dans la liste des membres de la CPM nommés le 07 août 2012 par lettre

N° 574/CGMP/170/2012 et devant statuer pour ce marché.

Ce même PV ne relate pas les noms des attributaires et les montants

auxquels les items ont été attribués.

Les lettres de notification d’attribution et d’information pour les items

pour lesquels ils n’ont pas été retenus n’ont pas été mises à notre

disposition. Ces lettres d’information indiquent les motifs du rejet de

leurs offres, informent sur l’identité de l’attributaire et sur le montant

auquel le marché a été attribué conformément à l’article 68 du CMP.

La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur le projet de marché, les

offres, les documents liés à l’exécution (contrats, factures, rapports émis

par le consultant…) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du

marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Se conformer aux dispositions des articles 42, 44 et 68 du CMP.

Se conformer à l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008.

Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des pièces de marchés.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Liste des soumissionnaires à consulter existe bel et bien dans le DAO. Le

PV d’analyse existe et est versé dans le dossier.

Le PV d’analyse existe et la lettre désignant Mr BARUNGURA Alexis

comme membre de la commission de passation du marché existe et porte


Rapport Final

64

le n° 574/CGMP/193/2012.

Une autorisation de passer un marché de gré à gré a été donnée par la

DNCMP conformément à l’article 40 alinéa 4.

La demande de visa de contrôle à la lettre de commande (projet de

marché) ainsi que les pièces de paiement existent et sont versés dans le

dossier.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications. Les pièces citées ci-dessus n’étant

pas jointes à la réponse de l’AC, nous maintenons l’ensemble des

observations et recommandations formulées dans notre rapport

provisoire.

4.3.3 MARCHES CONCLUS PAR APPEL D’OFFRES

EXERCICE 2011

APPEL D’OFFRES 001/MFP

FOURNITURE ET INSTALLATION ET LA MISE EN SERVICE DE 20

ORDINATEURS ET LEURS ACCESSOIRES ET 20 ONDULEURS A LA MFP

Date de publication -

Date limite de dépôt des offres 03 octobre 2010


Date d’ouverture des plis 04 octobre 2010


Période validité des offres 90 jours

Date de l’évaluation technique 27 octobre 2010, PV établi le 28 octobre

2010

Date d’attribution 22 octobre 2010, PV établi le 25 octobre

2010

Demande d’ANO sur le rapport d’analyse et

la proposition d’attribution

Lettre non transmise

Non objection de la DNCMP sur



Date de notification d’attribution -

Date de publication de l’attribution

provisoire

Non publiée


Rapport Final

65

Date de demande d’ANO de la DNCMP sur

le projet de contrat

Non transmise

Date d’ANO de la DNCMP sur le projet de

contrat


Date de souscription et de signature du

contrat

26 novembre 2010

Date d’immatriculation Non inscrite dans la lettre de marché

Date de notification du marché -

Délai d’exécution 60 jours calendaires à compter de la

réception de la lettre de commande dûment

signée par les deux parties contractantes

Attributaire MI - SOFT

Montant total du marché en BIF 37 760 000 FBU TVAC

Non conformités

De nombreuses déficiences ont été notées dans le classement et

l’archivage des documents de marchés. Par exemple, la demande d’avis

de non objection sur le projet de DAO n’est pas classée dans le dossier

de marché ; sous ce rapport, nous notons encore que la DNCMP ne

formalise pas non plus sa non objection sur les projets de DAO qui lui

sont soumis. Elle se limite à attribuer un numéro au DAO. Le support de

publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas classé dans le dossier de

marché. La MFP doit faire la preuve qu’elle s’est conformée à l’article

47 du CMP sur l’obligation de publicité ; l’examen du support de

publicité permet également d’apprécier les délais accordés aux candidats

pour préparer leurs offres et la conformité dudit délai avec l’article 48 du

CMP.

L’AAO inséré dans le DAO ne mentionne pas la date limite de validité

de la garantie de soumission. Nous rappelons que l’article 44 du CMP

relatif au contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes

pratiques internationales recommandent l’indication de la date limite de

validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de

validité des offres.

Dans la conduite de l’évaluation des offres, la sous-commission

d’analyse a comparé les offres de base des autres candidats

techniquement qualifiés à la variante N° 5 du soumissionnaire CSI. Il

s’agit d’une entorse à la règlementation car non seulement, le règlement

de la consultation n’autorisait pas expressément la présentation d’une ou

de plusieurs variantes mais, le cas échéant, la comparaison devait


Rapport Final

66

d’abord se faire entre les offres de base puis dans un deuxième temps

avec la variante du candidat ayant fait l’offre de base conforme la moins

disante.

L’effectif de la sous-commission d’analyse n’est pas conforme aux

prescriptions de l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui

stipule qu’«outre le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres… ».

Les lettres de notification de l’attribution provisoire et d’information des

candidats non retenus ne sont pas classées dans le dossier de marché ; il

s’agit d’exigences des articles 67 et 68 du CMP auxquels il convient de

se conformer.

Le délai de trois jours à compter de la notification de la lettre de marché,

accordé aux titulaires pour constituer la garantie de bonne exécution

n’est pas conforme aux dispositions de l’article 97 du CMP auquel il

convient de se conformer et qui fixe ce délai à 20 jours.

La lettre de désignation des membres de la CPM n’a pas été jointe au

dossier.

Le procès verbal d’attribution du 22 octobre 2010 avant ré analyse des

offres, soulève la non-conformité de l’attestation du NIF produite par le

soumissionnaire CSI qui n’a en fait pas remis la copie de la dite pièce. La

CPM a donc par la suite suggéré la ré analyse des offres et demander à

CSI de fournir cette pièce en bonne et due forme. Cependant, le RPAO

ayant précisé en son point 1 que l’absence ou la non-conformité des

documents requis dont le NIF entraîne le rejet pur et simple de l’offre

donc il ne peut y avoir de dérogation en faveur d’un soumissionnaire

pour rendre son offre conforme. Par conséquent, l’offre de CSI devait

être éliminée à l’examen préliminaire des offres conformément aux

termes du DAO.

A la ré analyse des offres le 27 octobre 2010, la sous-commission

d’analyse a d’abord procédé à l’analyse des offres de base de MI-SOFT

et BUSTEC sans intégrer celle de CSI dont les offres variantes ont été

analysées dans un tableau séparé. Selon les principes de base des

variantes, seule la variante du soumissionnaire ayant proposé l’offre de

base évaluée conforme et moins disante peut être prise en considération.

Notons que le DAO n’était pas très précis sur la prise en compte des

variantes à l’évaluation des offres tel stipulé par les dispositions de

l’article 64 du CMP. Nous précisons que les soumissionnaires doivent

clairement faire la distinction entre leurs offres de base et les variantes

proposées. Les offres de base doivent dans un premier temps être

comparées donc les variantes n’auraient pas dû être ouvertes.


Rapport Final

67

Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des documents de

marchés.

Il serait souhaitable que toutes les interactions entre la DNCMP et les

autorités contractantes soient matérialisées par des écrits qui non

seulement sont une exigence pour la traçabilité mais constituent de

véritables outils de formation et d’appréciation de la valeur ajoutée de la

DNCMP.

Se conformée à l’article 47 du CMP sur l’obligation de publicité et à

l’article 48 du CMP sur les délais de préparation des offres.

Mentionner dans l’AAO la date limite de validité de la garantie de

soumission.

Ne pas ouvrir les variantes en même temps que les offres de base. Par

ailleurs, seule la variante du candidat ayant présenté l’offre de base

conforme et la moins disante doit être ouverte.

Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008.

Se conformer aux articles 67 et 68 du CMP.

Se conforme aux dispositions de l’article 97 du CMP.

Effectuer le contrôle de la conformité administrative conformément aux

dispositions du DAO.

Se conformer aux dispositions de l’article 64 du CMP.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Le PV de passation portant le numéro 574/DAF/NTA.A/486/2010 existe

bel et bien dans le dossier de passation du marché. Le mode de calcul des

pénalités de retard existe dans la lettre de marché au niveau de l’article 8,

page 3.

La commission souligne cependant que ce marché est en dehors du

champ d’audit car la lettre de commande n°574/CGMP/929/2010 du

26/11/2010 montre que le marché ne faisait pas objet de l’audit des

exercices 2011 et 2012 quoi que le paiement ait eu lieu en février 2011.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l’ensemble des


provisoire.


Rapport Final

68

APPEL D’OFFRES MFP/3/T/2011

CONSTRUCTION D’UNE GUERITE, MUR DE SEPARATION, LA

REHABILITATION DU GARAGE ET UNE PARTIE DE LA CLOTURE DE

L’IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA MFP

Date de publication Non transmis

Date limite de dépôt des offres 06 septembre 2011


Date d’ouverture des plis 06 septembre 2011

Garantie de soumission Non requise

Période validité des offres -

Date de l’évaluation technique 19 septembre 2011

Date d’attribution PV non transmis

Demande d’ANO sur le rapport

d’analyse et la proposition

d’attribution







provisoire

Non publiée

Date de demande d’ANO de la

DNCMP sur le projet de contrat

Non transmise

Date d’ANO de la DNCMP sur le

projet de contrat


Date de souscription et de signature 03 octobre 2011


Rapport Final

69

du contrat

Date d’approbation -

Date d’immatriculation -


Date de publication de l’avis

d’attribution définitive

Non publié

Délai d’exécution 30 jours calendaires maximum dès la notification de

l’ordre de service de commencer les travaux

Attributaire COTRAC

Montant total du marché en BIF Contrat : 11 346 997 BIF TVAC

Plus travaux supplémentaires : 12 516 461 FBU

Non conformités

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas classé dans le

dossier de marché. La MFP doit faire la preuve qu’elle s’est conformée à

l’article 47 du CMP sur l’obligation de publicité ; l’examen du support

de publicité permet également d’apprécier les délais accordés aux

candidats pour préparer leurs offres et la conformité dudit délai avec

l’article 48 du CMP. Le DAO ne mentionne pas la date limite de validité

des offres en violation de l’article 44 alinéa h) du CMP relatif au contenu

de l’AAO.

Le DAO mentionne que « dès la notification du marché, l’attributaire

dispose d’un délai de 5 jours pour entrer en contact avec la MFP en vue

de la négociation et de la signature du marché. Cette négociation a été à

nouveau évoquée en fin d’analyse des offres, cependant, nous rappelons

que la négociation est proscrite pour ce type de marché conformément à

l’article 71 du CMP.

A l’examen du rapport d’analyse, nous avons noté lors de l’examen

préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur l’appréciation de

l’exhaustivité, de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des

offres, une confusion avec l’examen des critères de qualification,

néanmoins, nous constatons que cette distinction n’avait pas été faite

dans le DAO. Nous avons noté que des critères relatifs à la qualification

(attestation de non faillite, références techniques, attestations de bonne

fin d’exécution, copies de contrats) ont été utilisés dès l’examen

préliminaire alors que l’examen de la qualification des candidats vient ex

post. Seules les divergences techniques et commerciales majeures

peuvent entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire.

Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre


Rapport Final

70

l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue ou de biaiser la

comparaison avec les offres substantiellement conformes.

A la fin de l’analyse des offres, la sous commission d’analyse a émis une

proposition d’attribution alors que son rôle est d’évaluer, de classer les

offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés

à qui incombe la tâche de faire une proposition d’attribution à la PRM

conformément à l’article 62 du CMP.

L’article 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution devra

être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours calendaires à compter

de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que

la GBE ne peut être constituée avant que le marché ne soit dûment

approuvé par l’autorité compétente. Ce qui n’est pas le cas du marché

soumis à l’attributaire pour signature. De plus, l’article 97 stipule que la

GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent

la notification du marché.

L’article 16 du contrat ne précise pas la base et le mode de calcul des

pénalités de retard mais renvoie plutôt aux dispositions légales et

réglementaires des marchés publics. L’AC devrait apporter plus de

précision à cette clause en déterminant le mode de calcul de ces

pénalités.

Le procès verbal d’attribution du marché n’a pas été versé au dossier.

La lettre de notification d’attribution n’est pas jointe au dossier. Les

lettres d’information des candidats non retenus n’ont pas été non plus

classées dans le dossier. Ces lettres indiquent les motifs du rejet des

offres des candidats non retenus, informent sur l’identité de l’attributaire

et sur le montant auquel le lot a été attribué conformément à l’article 68

du CMP.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas été

effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.

Les documents liés à l’exécution (garantie de bonne exécution, factures,

PV de réception) du marché n’ont pas été versés au dossier.

L’ordre de transfert ou virement N° 339413 du 23 janvier 2012 joint au

dossier porte sur un montant de 12 516 461 FBU alors que le contrat

avait enregistré un montant de 11 346 997 FBU, soit une différence de

1 169 464 FBU. Une annotation a été faite sur cet ordre de virement pour

expliquer qu’il y a eu un supplément de 1 099 807 FBU qui ne

correspond toujours pas au gap cité ci-dessus et qui n’est pas justifié dans


Rapport Final

71

le dossier.

Recommandations Se conformer aux articles 47 et 48 du CMP.

Se conformer à l’article 71 du CMP.

Ne pas examiner les spécifications techniques au stade du contrôle de la

recevabilité des offres.


Se conformer à l’article 97 du CMP qui stipule que la GBE doit être

constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification

du marché.

Apporter plus de précisions à la clause du contrat portant sur le mode de

calcul des pénalités de retard sur la base des prestations non livrées.

Se conformer aux articles 67, 68 et 76 du CMP.

Formaliser les avenants aux contrats.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Les critères de qualification étaient définis dans le DAO dès l’évaluation

administrative des offres (cfr le DAO au niveau des conditions de

participation).

Quant à la proposition d’attribution par la Sous-commission d’analyse

des offres, l’autorité contractante s’est appropriée du rapport de la sous-

commission d’analyse des offres. Les documents liés à l’exécution du

marché (GBE, Factures, PV de réception) existent dans les services de

comptabilité, ils ne figuraient pas parmi les documents ciblés sur terrain

par l’auditeur.

Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation

par un expert de l’ARMP.

Pour le surplus de paiement constaté par rapport montant de la lettre de

marché, des travaux supplémentaires ont été faits.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications. Les pièces citées ci-dessus n’étant

pas jointes à la réponse de l’AC, nous maintenons l’ensemble des


provisoire.


Rapport Final

72

APPEL D’OFFRES MFP/4/T/2011

CONSTRUCTION DE LA CLOTURE DE L’IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA

MFP

Date de publication Non transmis


offres

15 septembre 2011


offres

-

Date d’ouverture des

plis

15 septembre 2011


Période validité des

offres

-


technique

28 septembre 2011






Non objection de la

DNCMP sur



Date de notification

d’attribution

-



Non publiée

Date de demande

d’ANO de la DNCMP


Non transmise

Date d’ANO de la

DNCMP sur le projet de

contrat


Date de souscription et 14 octobre 2011


Rapport Final

73

de signature du contrat


Date d’immatriculation -

Date de notification du

marché

-


l’avis d’attribution

définitive

Non publié

Délai d’exécution 30 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre

de commande dûment signée par les deux parties contractantes

Attributaire SETAACO

Montant total du

marché en BIF

10 284 893 BIF TVAC

Non conformités

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’a pas été joint

au dossier.

Le DAO ne mentionne pas la date limite de validité des offres en

violation de l’article 44 alinéa h) du CMP relatif au contenu de

l’AAO.

Le DAO mentionne que « dès la notification du marché,

l’attributaire dispose d’un délai de 5 jours pour entrer en contact

avec la MFP en vue de la négociation et de la signature du

marché. Cette négociation a été à nouveau évoquée en fin

d’analyse des offres, cependant, nous rappelons que la négociation

est proscrite pour ce marché conformément à l’article 71 du CMP

qui stipule « Sauf dans le cadre des procédures par entente directe,

et en matière de marchés de prestations intellectuelles, aucune

négociation n’a lieu entre l’Autorité Contractante et le

soumissionnaire ou l’attributaire sur l’offre soumise. L’Autorité

Contractante peut cependant vérifier que l’attributaire provisoire

détient toujours les qualifications requises ».

Le nombre de membres (trois) désignés pour l’analyse des offres

n’est pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008 qui stipule qu’«outre le président, la sous-commission

d’analyse est composée de quatre autres membres ».

A l’examen du rapport d’analyse, nous avons noté lors de

l’examen préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur

l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la


Rapport Final

74

conformité pour l’essentiel des offres, une confusion avec

l’examen des critères de qualification, néanmoins, nous constatons

que cette distinction n’avait pas été faite dans le DAO. Nous

avons noté que des critères relatifs à la qualification (références

techniques, attestations de bonne fin d’exécution, copies de

contrats) ont été utilisés dès l’examen préliminaire alors que

l’examen de la qualification des candidats vient ex post. Seules les

divergences techniques et commerciales majeures peuvent

entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire. Ces

divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre

l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue ou de biaiser la

comparaison avec les offres substantiellement conformes.

A la fin de l’analyse des offres, la sous commission d’analyse a

émis une proposition d’attribution alors que son rôle est d’évaluer,

de classer les offres et de transmettre le PV à la commission de

passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une

proposition d’attribution à la PRM conformément à l’article 62 du

CMP.

L’article 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution

devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours

calendaires à compter de la date de réception de la lettre de

commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être

constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par

l’autorité compétente. Ce qui n’est pas le cas du marché soumis à

l’attributaire pour signature. De plus, l’article 97 du CMP stipule

que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours

calendaires qui suivent la notification du marché.

Le procès verbal d’attribution du marché n’a pas été versé au

dossier.

La lettre de notification d’attribution n’est pas jointe au dossier.

Les lettres d’information des candidats non retenus n’ont pas été

non plus classées dans le dossier. Ces lettres indiquent les motifs

du rejet des offres des candidats non retenus, informent sur

l’identité de l’attributaire et sur le montant auquel le lot a été

attribué conformément à l’article 68 du CMP.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas

été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.

A l’issue de l’analyse des offres, la sous-commission avait rejeté

les offres de EFC SANURA et SETAACO donc l’offre de

COTRAC avait été classée premier car étant moins disante.


Rapport Final

75

Cependant, le contrat a été signé avec SEETACO pour le montant

de son offre, n’ayant pas le procès verbal d’attribution à notre

disposition, nous ne sommes pas en mesure d’apprécier ces

modifications.

Les documents liés à l’exécution (garantie de bonne exécution, PV

de réception) du marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Veiller au respect des articles 44, 47 et 48 du CMP.


Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet

2008.

Ne pas examiner les spécifications techniques au stade du contrôle

de la recevabilité des offres.


Se conformer à l’article 97 du CMP qui stipule que la GBE doit

être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la

notification du marché.

Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché.

Commentaires de

l’Autorité Contractante

Il s’agissait d’une consultation restreinte qui ne nécessitait pas de

support de publicité. La liste des soumissionnaires contactés avec

leurs signatures est versée dans le dossier.

Les critères de qualification étaient définis dans le DAO dès

l’évaluation administrative des offres (cfr le DAO au niveau des

conditions de participation).

Quant à la proposition d’attribution par la Sous-commission

d’analyse des offres, l’autorité contractante s’est appropriée du

rapport de la sous-commission d’analyse des offres.

Pour l’attribution du marché à SETAACO au lieu de COTRAC

classé premier, il y a eu ré analyse des offres par la Commission

de Passation du Marché (voir rapport n°574/CGMP/957/2011 du

05 octobre 2011 de la Commission de Passation du Marché).

Les documents liés à l’exécution du marché (GBE, Factures, PV

de réception) existent et sont versés dans le dossier, ils ne

figuraient pas parmi les documents ciblés sur terrain par

l’auditeur.

Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la


Rapport Final

76

formation par un expert de l’ARMP.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons bonne note de vos explications.

Nous avons évoqué la publicité relative à ce marché car le

montant du marché dépassait le seuil de passation de 10 000 000

FBU pour les travaux, de ce fait, une demande de cotation ne

pouvait être faite, un appel d’offres en bonne et due forme aurait

dû être fait.

En sus de cela, les pièces citées ci-dessus n’étant pas jointes à la

réponse de l’AC, nous maintenons l’ensemble des observations et

recommandations formulées dans notre rapport provisoire.

APPEL D’OFFRES OUVERT INTERNATIONAL - DNCMP/160/F/2011

FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE PANSEMENT AUX

PHARMACIES DE LA MFP



DAOI N°

La lettre de transmission du projet de DAO à la DNCMP pour

examen préalable n’est pas classée dans le dossier de marché


Rapport Final

77

DNCMP/38/F/2011


sur le DAO

La DNCMP ne formalise pas son ANO sur le Projet de DAO


l’AAO

20 avril 2011 d’après le DAO le support de publication n’est pas

classé dans le dossier de marché


offres

7 juin 2011


offres

46 jours

Date d’ouverture des plis 7 juin 2011


offres

90 jours


technique

Rapport d’évaluation non classé

Demande de non objection

sur le rapport d’analyse

30 juin 2011


sur le rapport d’analyse et

procès verbal d’attribution

ANO de la DNCMP N° 549/1170/RN/CSF/2011 en date du 19

juillet 2011

Modification de la non objection par lettre DNCMP N°

549/1998/RN/CSO/2011 en date du 27 octobre 2011 suite au

retrait du marché de deux produits initialement attribués à IBIS

PH



Non publié



Non formalisée

Date de souscription Non mentionnée dans les lettres de marché

Date d’approbation 11, 23, 24 août 2011, 3 octobre 2011

Date d’immatriculation Non immatriculé

Date de notification Lettres de notification non classées



définitive

Non publié


Rapport Final

78

Garantie de soumission en

FBU

5 000 000

Les copies garanties de soumission produites par les

soumissionnaires ne sont pas classées dans les dossiers de

marché

Garantie de bonne

exécution

5%

Les copies des garanties de bonne exécution produites par les

attributaires ne sont pas classées dans les dossiers de marché

Délai d’exécution 1 an 3 livraisons

Attributaires Montants

ALCHEM 118 931 840

DISPOPHARM 93 807,9 euros 168 636 107

HUMAN BURUNDI 8 000 000

IBISPHARMA 64 628,400 EUROS 116 180 853

LIFE PHARMA 24 346 800

MULTIPHAR contrat non classé

dans le dossier d marché

1 111 827 720

PHARMA CDI 16 856, 300 EUROS 30 302 147

SANOFI 60 684,70 EUROS 109 091 362

SOFAREX

contrat non classé dans le dossier

de marché

241 779,96 EUROS 434 641 765

TOTAL 2 121 958 594

Non conformités Le rapprochement entre le tableau de vérification de la

conformité technique et le tableau de comparaison des offres

financières a permis de noter que sur le produit N°4, LIFE

PHARMA n’a pas été évalué financièrement alors qu’elle est

conforme techniquement,

La sous-commission d’analyse a proposé l’attribution du poste

512 relatif au tensiomètre électrique à SOFFAREX à condition

qu’il en livre un ayant les mêmes caractéristiques que celui de

ALCHEM. Il s’agit d’un abus de la SCA car dès lors que le

tensiomètre proposé par SOFAREX avait été jugé conforme

techniquement, il n’y a pas de raison de lui imposer le même que

celui du second moins disant.

Dans sa conclusion, la sous-commission d’analyse « propose à la

DNCMP d’attribuer le marché conformément au contenu de

l’annexe 4… ». La sous-commission d’analyse évalue, fait le

classement des offres et transmets son rapport d’analyse à la

Commission de Passation des Marchés de la MFP qui fait une

proposition d’attribution à et non à la DNCMP.


Rapport Final

79

Les documents de suivi de l’exécution du marché ne sont pas

classés.

Recommandations Conduire l’évaluation financière des offres conformément aux

résultats de l’évaluation de la conformité technique.

Ne pas susciter des substitutions de produits qui faussent les

conditions initiales de la concurrence.

Veiller à l’archivage et au classement exhaustif des pièces de

marchés

Commentaires de


-Pour le Poste 4, le soumissionnaire LIFEPHARMA a confondu

le poste 4 avec le poste 5. Ce point a été souligné par la sous-

commission d’analyse des offres (Rapport d’analyse n°

574/DG/518/2011 du 24 juin 2011).

Pour le poste 512 attribué à SOFAREX en recommandant de

livrer des items ayant les mêmes spécifications techniques que

l’item d’ALCHEM; l’équipe de lecture prend acte de

l’observation de l’auditeur.

Quant à la conclusion de la sous-commission d’analyse des

offres proposant l’attribution du marché; la commission prend

acte de l’erreur de la SCTAO mais signale que c’est l’Autorité

Contractante qui a proposé l’attribution du marché à la DNCMP.



Appréciation du Consultant Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons




Rapport Final

80

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/334/F/2011

ACHAT D’IMPRIMES (MARCHE RELANCE)

Date de transmission du projet de DAO

N° DNCMP/334/F/2011

-

Date d’ANO de la DNCMP sur le DAO -

Date de publication 2ème

procédure : 14 décembre 2011

Date limite de dépôt des offres 2ème

procédure : 16 janvier 2012

Délai de préparation des offres 32 jours

Date d’ouverture des plis 1ère

procédure : 24 octobre 2011

2ème

procédure : 16 janvier 2012 reportée au 23

janvier 2012

Garantie de soumission -


Date de l’évaluation technique 2ème

procédure : Non daté

Date d’attribution 1ère

procédure : 28 novembre 2011, PV fait le 30

novembre 2011


Rapport Final

81

2ème

procédure : 09 avril 2012 (sans Papeterie

Internationale)


d’analyse et la proposition d’attribution

1ère

demande : non transmise

2ème

demande : 12 avril 2012 (sans Papeterie

Internationale)



1er

ANO : 16 mars 2012 (avec Papeterie

Internationale)

2e ANO (sans Papeterie Internationale : 08 mai

2012

Date de notification d’attribution Nimpagaritse M. Goreth et GRAPEX : 29 mars

2012

INGENI et GRAPEX : 31 mai 2012


provisoire

Non publiée



Non transmises


de contrat


Date de souscription Nimpagaritse M. Goreth et GRAPEX : 10 avril 2012

INGENI et GRAPEX : 05 juillet 2012

Date d’approbation Nimpagaritse M. Goreth et GRAPEX : 10 avril 2012

INGENI et GRAPEX : 05 juillet 2012

Date d’immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché





Non publié

Délai d’exécution 60 jours calendaires après réception de la lettre de

commande

Attributaires Nimpagaritse

M Goreth

Article 10 : Blocs

d’hospitalisation

662 000 FBU TVAC

GRAPEX

(23 340 500

FBU TVAC)

Article 4 : Cartes bleues

pour affiliés ordinaires

584 000 FBU TVAC

Article 5 : Cartes roses pour

affiliés militaires papier en

carton

274 500 FBU TVAC


Rapport Final

82

Article 16 : Blocs de feuille

de maladies CDS

6 050 000 FBU TVAC

Article 17 : Cartes vertes sur

papier en carton

274 500 FBU TVAC

Article 3 : Blocs de bons de

facture militaire

4 600 000 FBU TVAC

Article 6 : Blocs

d’attestation provisoire

135 600 FBU TVAC

Article 8 : Blocs de carnets

de reçu

765 000 FBU TVAC

Article 11 : Blocs de bon de

facture pharmaceutique

9 600 000 FBU TVAC

Article 13 : Blocs de livres

de caisse

154 700 FBU VAC

Article 14 : Blocs de carnet

de bon de commande

116 600 FBU TVAC

Article 15 : Blocs

d’hospitalisation

195 900 FBU TVAC

Article 18 : Blocs de bons

de soin

106 200 FBU TVAC

Article 20 : Blocs de

formulaires de demande de

carte

265 200 FBU TVAC

Article 7 : Blocs

d’hospitalisation

218 300 FBU TVAC

INGENI

(23 985 900

FBU TVAC)

Article 1 : Blocs de bon de

fourniture

17 652 000 FBU TVAC

Article 2 : Blocs de feuilles

de maladies simples

4 956 000 FBU TVAC

Article 12 : Fiches

d’immatriculation sur carton

rose

900 000 FBU TVAC

Article 19 : Cartes jaunes

pour affiliés étudiants

426 000 FBU TVAC

Article 9 : Blocs carnet

médecin conseil

51 900 FBU TVAC


Rapport Final

83

Montant total du marché en FBU 47 988 400 FBU TVAC

Non conformités

La demande d’ANO à la DNCMP sur le DAO n’a pas été jointe au

dossier. Cependant, l’avis de non objection de la DNCMP sur le

projet de DAO n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à

attribuer un numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le

projet de DAO.

Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création,

organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet

un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l’AO.

L’AAO relatif à la relance de ce marché ne mentionne ni le montant

ni la date limite de validité de la garantie de soumission alors que

dans la procédure antérieure, il était requis une garantie de

soumission si l’on se réfère au tableau de vérification des pièces

administratives du procès verbal d’ouverture du 24 octobre 2011.

Nous rappelons que l’article 44 du CMP relatif au contenu de

l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques

internationales recommandent la précision de la date limite de

validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite

de validité des offres.

Le nombre de jours imparti aux candidats potentiels pour adresser

éventuellement leurs demandes d’éclaircissements et à l’AC pour

répondre à ces dernières n’a pas été précisé dans le DAO.

Le PV d’analyse relatif à la première procédure n’a pas été joint au

dossier.

Cette procédure a été relancée car au terme de l’évaluation de la

première procédure d’appel d’offres, la sous-commission d’analyse

tout comme la Commission de Passation des Marchés avaient

décidé de déclarer l’appel d’offres infructueux et de le relancer au

motif que les prix proposés par l’unique candidat qualifié étaient

excessifs. Il convient de préciser que la notion d’offre inacceptable,

excessive ne se conçoit que dans deux cas de figures : soit les

conditions prévues pour l’exécution du marché ne sont pas

conformes à une exigence de la législation ou la règlementation en

vigueur, soit l’offre excède de manière sensible l’évaluation

prévisionnelle des besoins à satisfaire et les crédits budgétaires

alloués au marché faisant que l’autorité contractante ne pourra pas

financer l’acquisition. Nous ne sommes dans aucun de ces cas de

figure puisque l’examen du PPM nous a permis de noter que des

crédits de 250 000 000 FBU non encore consommés ont été

dégagés sur cette ligne budgétaire. Dès lors, la MFP n’était pas

fondé à déclarer cet appel d’offres infructueux pour le relancer. Il

y’a lieu de définir, dans le cadre de la révision du CMP, l’offre

excessive. Par ailleurs, nous avons noté que la décision de déclarer

l’appel d’offres infructueux n’a pas été publiée pour se conformer

aux exigences de l’article 61 du CMP. Sous ce rapport, nous


Rapport Final

84

estimons qu’il y’a lieu de mieux encadrer cette déclaration

d’infructuosité en la soumettant à l’avis préalable de la DNCMP.

L’effectif de la sous-commission n’est pas conforme aux

prescriptions de l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008

qui stipule qu’«outre le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres… ».

L’examen du rapport d’analyse des offres a permis de noter que le

marché a été attribué par article alors que le point N°1 du RPAO

indiquait que le marché est constitué d’un lot unique. En l’absence

de précisions, ce lot unique est réputé indivisible et aurait dû être

attribué comme tel. L’attribution par article a entrainé le

désistement d’un candidat qui a justifié sa décision par le fait que

les prix qu’il a proposés pour les articles dont il est attributaire l’ont

été dans une optique de dévolution du marché en un lot indivisible.

En attribuant le marché par article, la MFP a fait des sous-lots en

cours d’évaluation en violation du principe d’intangibilité des

critères d’évaluation et d’attribution du marché.

Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont pas

classées dans le dossier de marché. Ces lettres doivent indiquer les

motifs du rejet des offres des candidats non retenus, les informer

sur l’identité de l’attributaire et sur le montant auquel le marché a

été attribué conformément à l’article 68 du CMP. Les lettres de

mainlevée des garanties de soumission n’ont pas non plus été mises

à notre disposition.

Le délai d’exécution indiqué dans le DAO était de 30 jours après la

notification de la lettre de commande alors que les contrats signés

avec les soumissionnaires mentionnent un délai maximum de 60

jours calendaires. Le modèle de contrat annexé au DAO ne doit pas

être modifié en cours de procédure. L’article 10 de la lettre de

marché exige des titulaires, la constitution de la garantie de bonne

exécution dans les 15 jours qui suivent la notification de la lettre de

commande en violation de l’article 97 du CMP.

Le procès verbal d’ouverture portant sur le marché relancé n’a pas

été versé au dossier.

Dans le PV d’analyse, le contrôle des spécifications techniques du

matériel offert n’est pas formalisé dans un tableau récapitulatif de

toutes les spécifications du cahier des charges.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas

été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.

La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur les projets de

marché, les offres, les documents liés à l’exécution (factures, bons

d’expédition, PV de réception) et au règlement (chèque ou ordre de


Rapport Final

85

virement) du marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Formaliser l’ANO sur le projet de DAO.

Mentionner le montant de la garantie de soumission de l’AAO et sa

durée de validité.

Préciser dans le DAO les dates limites de transmission des

demandes de clarifications par les candidats et de réponse de

l’autorité contractante ; l’utilisation des dossiers-types permet de

circonscrire ce risque.

Veiller à l’archivage et au classement exhaustif des pièces de

marché.

Mieux encadrer la déclaration d’infructuosité en la soumettant à

l’avis préalable de la DNCMP.

Se conformer aux prescriptions de l’article 19 du décret N° 100/123

du 11 juillet 2008.

Ne pas opérer un sous-allotissement en cours d’évaluation des

offres.


Veiller à la cohérence interne des documents de passation.

Veiller au respect de l’article 97 du CMP.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive doit être

effectuée conformément aux articles 67 et 76 du CMP.

Formaliser dans un tableau récapitulatif de toutes les spécifications

du cahier des charges, le contrôle de la conformité technique.

Commentaires de


La demande d’avis de non objection pour republication a été

formalisée (correspondance 574/CGMP/1235/2011). Il en est de

même pour l’avis de non objection (correspondance

n°549/2257/O.N/CSF/2011). Par ailleurs, l’octroi du numéro de

publication est considéré comme un avis de non objection. Le PV

d’analyse de la première procédure existe et porte le numéro

574/CGMP/1158/2011.

Par rapport au rejet de l’offre d’un soumissionnaire jugée excessive,

le soumissionnaire a reconnu que son offre était surévaluée et a

demandé la négociation pour revoir son offre financière à la baisse.

Cette proposition a été rejetée aussi bien par l’autorité contractante

(574/DG/NT.A/04/2011) que par l’Autorité de Régulation des


Rapport Final

86

Marchés Publics (voir ARMP/DG/769/LM/2011) car contraire aux

dispositions du Code des Marchés Publics. En sus, l’autorité

contractante a obtenu la non-objection pour la relance du marché

(549/2257/O.N/CSF/2011).

Par rapport à l’effectif de la sous-commission d’analyse qui doit

comporter en plus du président, quatre autres membres et

l’attribution du marché par article au lieu de lot; l’équipe de lecture

prend acte de l’observation.

Par rapport aux lettres d’information des candidats non retenus,

l’équipe de lecture, cependant par rapport aux lettres de main levée

de garantie de soumission, les soumissionnaires signent pour

décharge dans un registre approprié. Nous estimons que la

traçabilité est garantie ainsi.

Par rapport au délai d’exécution de 60 jours dans le lettre de marché

au lieu de 30 jours indiqués dans le DAO et le délai de garantie de

bonne exécution à constituer dans les 20 jours au lieu de 15 jours ;

la commission prend acte de l’esprit des dispositions

règlementaires. Cependant, l’article de référence pour la

constitution de la garantie d’exécution dans la lettre de marché est

l’article 10 au lieu de l’article 21 inexistant.

Quant à la publication des avis d’attributions provisoires et

définitives, à défaut d’un journal ; les intéressés (soumissionnaires)

ont été notifiés par l’autorité contractante (voir correspondance

n°574/CGMP/348/2012).

Le PV d’ouverture portant sur le marché relancé existe.

Les documents liés à l’exécution du marché (GBE, Factures, PV de

réception) et les offres des soumissionnaires existent et sont versés

dans le dossier, ils ne figuraient pas parmi les documents ciblés sur

terrain par l’auditeur. La demande de non objection pour

l’attribution du marché et la non objection de la DNCMP existent et

portent respectivement les numéros 574/CGMP/421/2012 et

549/772/O.N/CSF/2012.



Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons




Rapport Final

87

APPEL D’OFFRES NATIONAL MFP/5/T/2011

REFECTION DE L’IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA MFP



offres

20 septembre 2011


offres

-

Date d’ouverture des plis 20 septembre 2011



offres

Non précisée


technique

23 septembre 2011

Date d’attribution 04 octobre 2011


d’attribution

-

Date de souscription et


14 octobre 2011


Date d’immatriculation Non inscrite dans la lettre de marché


marché

-

Date de publication de Non publié


Rapport Final

88


définitive

Délai d’exécution 30 jours calendaires à compter de la réception de la lettre de

commande dûment signée par les deux parties contractantes

Attributaire SETAACO

Montant total du marché

en BIF

Marché : 10 925 567 BIF TVAC

Avenant N° 1 : 3 524 144 FBU

Non conformités

Ce marché fait suite à celui relatif à la construction du mur de

clôture de l’Immeuble de Kinindo. Deux marchés successifs en

l’espace de deux mois pour un montant cumulé de 24 734 604

FBU avenant compris. Le fractionnement est avéré (article 146 du

CMP).

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’a pas été joint

au dossier. Aucune lettre d’invitation adressée aux candidats

pressentis n’a été non plus jointe au dossier.

La période de validité des offres n’a pas été précisée dans le

DAO.

Le nombre de membres (deux) désignés pour l’analyse des offres

n’est pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008 qui stipule qu’« outre le président, la sous-

commission d’analyse est composée de quatre autres membres ».

La lettre de notification d’attribution et les lettres d’information

des candidats non retenus n’ont pas été versées au dossier.

Le point 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution

devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours

calendaires à compter de la date de réception de la lettre de

commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être

constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par


l’attributaire pour signature. De plus, l’article 97 stipule que la

GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui

suivent la notification du marché.

Par la suite, un avenant N° 1 d’un montant de 3 524 144 FBU a

été établi par la MFP et signé par les deux parties et portant sur

l’exécution d’une chape lisse en ciment (non teintée) et la

prolongation des délais de 15 jours. Nous rappelons qu’une clause

relative à un avenant n’avait pas été prévue dans le contrat initial,

de plus, aucune autorisation pour passer cet avenant n’a été versée


Rapport Final

89

au dossier.

Le PV de réception des travaux n’a pas été mis à notre

disposition.

Recommandations Le fractionnement des marchés est sanctionné par l’article 146 du

CMP.

Au regard du montant auquel ce marché a été attribué, la

publication est requise conformément à l’ordonnance 540/1035

du MEF.

Préciser dans le DAO la durée de validité des offres ; utiliser les

DTAO.

Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet

2008.

Veiller au respect des articles 67, 68, 76 et 97 du CMP.

Formaliser les avenants.

Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des pièces de

marché.

Commentaires de


Il s’agissait d’une consultation restreinte qui ne nécessitait pas de

support de publicité. Concernant la constitution de la GBE, il est

bien noté dans la lettre de marché qu’elle est constituée après la

réception du contrat, donc après l’approbation du marché par la

PRM (marché contrôlé a posteriori).

Le PV de réception définitive des travaux existe et est versé dans

le dossier.



Appréciation du

Consultant

Nous avons évoqué la publicité relative à ce marché car le

montant du marché avenant compris dépassait le seuil de

passation de 10 000 000 FBU pour les travaux, de ce fait, une

demande de cotation ne pouvait être faite, un appel d’offres en

bonne et due forme aurait dû être fait.

Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons




Rapport Final

90

EXERCICE 2012

APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/12/S/2012

RECRUTEMENT D’UN BUREAU D’ETUDES CHARGE DE LA CONFECTION D’UN PLAN

ET DU BUDGET, DE LA REDACTION D’UN DAO ET DU SUIVI DES TRAVAUX DE

CONSTRUCTION JUSQU'A LA RECEPTION DEFINITIVE

D’UN IMMEUBLE MULTISERVICE A CINQ ETAGES AVEC ASCENSEUR


Rapport Final

91


N° DNCMP/12/S/2012

-


Date de publication 30 mars 2012 dans Le Renouveau

Date limite de dépôt des offres 08 mai 2012


Date d’ouverture des plis Offres techniques : 08 mai 2012

Offre financière : 28 mai 2012

Garantie de soumission 10% de l’offre du soumissionnaire : Non

applicable


Date de l’évaluation Offres techniques : 24 mai 2012

Offre financière : 29 mai 2012

Date d’attribution 30 mai 2012, PV établi le 31 mai 2012



05 juin 2012



15 juin 2012



provisoire

Non publiée



Non transmise


de contrat


Date de souscription 13 juillet 2012

Date d’approbation Approuvé par le Ministre de la Fonction Publique le

19 juillet 2012

Approbation du Ministre des Finances non datée


Date de notification du marché 20 juillet 2012

Restitution des garanties d’offres Non applicable



Non publié


Rapport Final

92

Délai d’exécution Deux mois calendaires à partir de la date de

notification définitive de la lettre de commande

Attributaire Architectural Design Consultants (ADC)

Montant total du marché en FBU 195 880 000 FBU TTC :

Etudes : 82 600 000 FBU TVAC

Suivi : 113 280 000 FBU TVAC

ADC : Lettre de commande N° 574/139/DG/2012

du 20 juillet 2012

Non conformités


dossier. Cependant, l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet

de DAO n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un

numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.


organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un

avis de non objection sur les DAO avant lancement de l’AO.

Il est requis au point 11 de l’avis d’appel d’offres une garantie de

soumission de 10% de l’offre du soumissionnaire. Cette clause n’aurait

pas dû être intégrée au DAO car l’article 91 précise qu’ « Il n’est pas

demandé de garantie d’offre pour les marchés de prestations

intellectuelles ». Nous rappelons également que le montant de la

garantie de soumission doit être compris entre 1 et 3%.

Les lettres de désignation des sous-commissions d’ouverture et

d’analyse n’ont pas été versées au dossier.

La commission de passation des marchés dans son procès verbal de

réunion du 31 mai 2012 recommande à la MFP d’exiger un ingénieur

électricien et un expert environnementaliste dans le contrat. D’une part,

considérant cette recommandation de la CPM, nous estimons que les

TDR n’avaient pas été bien définis par l’AC et d’autre part que ce rajout

aura certainement des incidences financières sur le marché alors que ce

dernier a déjà été attribué, ceci pose le problème de l’intangibilité de

l’offre car la négociation, bien qu’existant dans les marchés de

prestations intellectuelles, ne peut en aucun cas, porter sur les prix.

A la fin de l’analyse des offres financières, la sous-commission

d’analyse a émis une proposition d’attribution alors que son rôle est

d’évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission

de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une

proposition d’attribution à la PRM conformément à l’article 62 du CMP.

La lettre de notification d’attribution du marché n’a pas été mise à notre

disposition.

La lettre d’information du candidat non retenu du rejet de son offre n’a


Rapport Final

93

pas été non plus versée au dossier. Cette lettre doit indiquer les motifs

du rejet de son offre, informer sur l’identité de l’attributaire et sur le

montant auquel le marché a été attribué conformément à l’article 68 du

CMP.

Le point 10 du RPAO et l’article 13 du contrat exigent la constitution

d’une garantie de bonne exécution (GBE). Cependant, l’article 95

stipule « Les titulaires des marchés de prestations intellectuelles ne sont

pas soumis à cette obligation ».

Néanmoins, si l’on considère l’importance et la consistance des

prestations, il conviendrait d’ajuster les textes réglementaires et exiger

la GBE pour tous les types de marchés. De ce fait, l’AC encourra moins

de risques en cas de désistement, non exécution ou non respect de

quelconques termes du contrat par le titulaire du marché.

Le marché a été attribué à 195 880 000 FBU TVAC, cependant, le

contrat ne prend en compte que la partie concernant les études c'est-à-

dire 82 600 000 FBU TVAC. La partie relative au suivi des travaux

(113 280 000 FBU TVAC) n’a pas été considérée dans ce contrat. Cet

état de fait n’a pas été justifié dans le dossier.



La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur le projet de marché,

les offres, les documents liés à l’exécution (factures, rapports émis par

le consultant…) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du


Recommandations Formaliser l’ANO de la DNCMP sur les projets de DAC.





Veiller au respect des articles 67 et 68 du CMP.



Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Par rapport à l’avis de non objection pour publication, il s’agit d’un

marché relancé conformément à la recommandation de la DNCMP

suivant la correspondance n° 549/215/CSS/N.D/2012

Les lettres de désignation des membres des sous-commissions

d’ouverture et d’analyse existent et sont versées dans le dossier (voir


Rapport Final

94

correspondances n° 547/CGMP/573/2012 et 574/CGMP/551/2012).

Concernant la conclusion de la sous-commission d’analyse des offres

(SCTAO) proposant l’attribution du marché ; l’équipe de lecture prend

acte de l’erreur de la SCTAO mais signale que c’est l’Autorité



marché) ainsi que les pièces de paiement existent et sont versées dans le

dossier.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications.

Les pièces citées ci-dessus n’étant pas jointes à la réponse de l’AC, nous

maintenons l’ensemble des observations et recommandations formulées

dans notre rapport provisoire.

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/35/T/2012

REHABILITATION DE L’IMMEUBLE ABRITANT LE SIEGE DE LA MUTUELLE

DE LA FONCTION PUBLIQUE


projet de DAO

Lettre de transmission du projet de DAO du 16 mars 2012


sur le DAO

-


Date limite de dépôt des 15 mai 2012


Rapport Final

95

offres


offres

31 jours

Date d’ouverture des plis 15 mai 2012



technique

-

Date de notification de

l’attribution

-



Support de publication non classé




5 juin 2012

Non objection de la

DNCMP sur le rapport

d’analyse

19 juin 2012

Information des candidats

(article 68 du CMP)

25 juin 2012

Demande de visa sur le

projet de contrat

Document non classé

Non objection de la


contrat

Non formalisée

Date de souscription par

l’attributaire

Non mentionnée

Date de signature par la

PRMP

Non mentionnée

Date d’approbation par le

MFPDE

26 juillet 2012. L’approbation du Ministre de Tutelle n’est

pas prévue par l’article 74 du CMP.


marché

Lettre de notification non classée


Rapport Final

96



Support de publication non transmis

Délai d’exécution 2 mois

Garantie de soumission

FBU

5 000 000

Garantie de bonne

exécution

5 000 000

Attributaire EBENES

Montant du marché en FBU 49 236 550

Non conformités

L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO

n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un

numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le

projet de DAO.


organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière

émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement

de l’AO.

Nous avons noté que le projet de DAO transmis à la

DNCMP est différent du DAO remis aux candidats qui est

plus conforme aux documents types.

La copie du support de publication de l’Avis d’Appel

d’Offres n’est pas classée dans le dossier de marché.

Le point 20 de l’Avis d’Appel d’Offres relatif aux critères de

qualification renvoie au Règlement Particulier d’Appel

d’Offres pour connaitre les exigences en matière de

qualification. A la lecture de l’avis d’appel d’offres, les

candidats potentiels doivent prendre connaissance des

critères de qualification pour savoir s’ils sont en mesure de

prendre part à l’appel d’offres ou non donc il est important

de les préciser dans cet avis.

L’examen du rapport d’analyse a permis de noter que la

sous-commission d’analyse a estimé que l’offre du candidat

COTRAC (92 841 298 FBU) était surévaluée et pendant que

celle du soumissionnaire EBENES 49 236 550 FBU) était

considérée sous-évaluée. Ce faisant, elle a opéré un lissage

sur la base d’un taux de 15%, déterminé une valeur moyenne

des offres de 63 162 745 FBU et fait une proposition

d’attribution à CREDO dont l’offre de 59 965 972 FBU était


Rapport Final

97

plus proche de la moyenne. Ce faisant, la sous-commission

d’analyse introduit des critères non annoncés dans le

règlement de la consultation en violation de l’article 62 du

CMP.

La garantie de bonne exécution n’est pas classée dans le

dossier de marché. Nous avons noté que son montant a été

fixé à 10% dans la lettre de marché en violation des

dispositions de l’article 96 du CMP qui plafonne cette

garantie à 5% du montant du marché. Cette garantie de

bonne exécution n’a pas été constituée.

Les polices d’assurance prévues à l’article 10 du modèle de

contrat annexé au DAO ne sont pas versées dans le dossier

de marché. Il s’y ajoute que la lettre de marché ne comporte

aucune disposition relative aux assurances. L’examen

juridique et technique du contrat aurait dû mettre en

évidence la non-conformité de la lettre de marché avec le

modèle inclus dans le DAO.

Le rythme d’imputation de l’avance de démarrage sur les

décomptes de travaux n’est pas conforme à l’état

d’avancement réel des travaux.

Recommandations Veiller au classement des supports de publication dans les

dossiers de marché.

Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP qui

indiquent les informations à faire figurer dans l’avis d’appel

d’offres. Il y’a lieu également d’y préciser la durée de

validité de la garantie de soumission.

Recueillir les polices d’assurances conformément aux

dispositions du contrat.

Se conformer au modèle de contrat annexé au DAO

Imputer l’avance sur les décomptes conformément au taux

d’avancement et veiller à ce que son remboursement

conformément aux modalités inscrites dans la lettre de

garantie de restitution d’avance.

Commentaires de l’Autorité

Contractante

Support de publication de l’AAO existe.

Par rapport aux critères de qualification à inclure dans l’Avis

d’Appel d’Offres, malgré le renvoi aux règlements

particuliers d’appel d’offres, l’équipe de lecture trouve que


Rapport Final

98

l’AAO contient toutes les informations exigées par l’article

44 du code des marchés publiques.

Pour le lissage au taux de 15% qui aurait abouti à une

proposition d’attribution du marché à CREDO ; l’autorité

contractante a rejeté le rapport de la Sous-commission

d’Analyse des Offres et a instruit cette Sous-commission à se

référer strictement aux prescrits du DAO. Un autre rapport a

été produit proposant l’attribution du marché au moins-

disant EBENES. L’analyse de l’auditeur aurait dû mettre en

exergue tout le processus du marché.

Par rapport à la garantie de bonne exécution du marché,

l’équipe de lecture reconnait que la garantie a été surévaluée.

Cependant, sa conservation requière une certaine sécurité,

raison pour laquelle la MFP les conserve dans un coffre-fort.

Une copie est disponible et est versée dans le dossier

(référence : GBE n° 436/2012 de FinBank).

Par rapport à la police d’assurance non reprise dans la lettre

de marché (lettre de commande), le soumissionnaire reste

engagé au DAO conformément à l’article 3 de la lettre de

marché. Ainsi, l’article 10 du DAO n’est pas exclu.

Quant au rythme d’imputation de l’avance de démarrage sur

le décompte des travaux ; l’équipe de lecture ne trouve pas le

fondement des inquiétudes de l’auditeur à ce point étant

donné que le paiement a été fait sur rapport du fonctionnaire

dirigeant et qu’aucune disposition légale et contractuelle n’a

été violée (voir article 17 du DAO, au niveau des

dispositions financières).

Appréciation du Consultant Nous convenons avec vous pour ce qui est du lissage qu’un

second rapport d’évaluation a effectivement été émis suite

aux instructions de la PRM, par conséquent, nous retirons

nos commentaires. Il en est de même pour ce qui est de

l’imputation de l’avance de démarrage, nous sommes en

accord avec vous sur le fait que l’article 17 du DAO n’a pas

été violé. Cependant, il est convenu dans les marchés de

travaux que l’avance de démarrage soit progressivement

imputée sur les décomptes de travaux dans les mêmes

proportions que le taux physique de réalisation des travaux.

Quant à la police d’assurance et au reste des observations,

nous maintenons nos commentaires et recommandations


Rapport Final

99

formulés dans le rapport provisoire.

Nous maintenons l’ensemble des observations et

recommandations formulées dans notre rapport provisoire.

APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/39/S/2012

ETUDE DE FAISABILITE DE L’INFORMATISATION DE LA MUTUELLE DE LA

FONCTION PUBLIQUE (MARCHE RELANCE)


N° DNCMP/39/S/2012 de Mai 2012

-


Date de publication 22 mai 2012 dans Le Renouveau

Date limite de dépôt des offres 09 juillet 2012


Date d’ouverture des plis Offres techniques : 09 juillet 2012

Offres financières : 12 septembre 2012

Garantie de soumission Non applicable


Date de l’évaluation Offres techniques : Du 18 au 24 juillet 2012, PV

établi le 25 juillet 2012

Offres financières : 12 septembre 2012


l’analyse technique

07 septembre 2012

Date d’attribution 13 septembre 2012, PV établi le 17 septembre

2012



Non transmise

Non objection de la DNCMP sur 27 septembre 2012


Rapport Final

100




provisoire

Non publiée



Non transmise


de contrat


Date de souscription 29 novembre 2012

Date d’approbation Approbation du le Ministre de la Fonction Publique le

non datée

Approuvé par le Ministre des Finances le 19 décembre

2012


Restitution des garanties d’offres Non applicable



Non publié

Délai d’exécution 90 jours calendaires à partir de la mise à la

disposition de la Société des documents requis

après signature de la lettre de commande

Attributaire SIMAC

Montant total du marché en FBU 249 257 884 FBU TVAC :

ADC : Lettre de commande N° 574/392/DG/2012

du 10 décembre 2012

Non conformités




numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le projet de

DAO. Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création,



L’avis d’appel d’offres ne précise pas les critères d’évaluation et de

qualification requis en violation de l’article 44 alinéas e) et f) et la

grille de notation. Ces critères auraient dû être portés à la connaissance

des candidats potentiels pour leur permettre de savoir s’ils ont les

capacités techniques, juridiques, financières… pour prendre part à cet


Rapport Final

101

appel d’offres.

Nous avons noté des informations divergentes entre l’avis d’appel

d’offres et le point 1.2 des DPAO qui mentionnent un délai

d’exécution maximum de 120 jours calendaires et l’article 16 du projet

de marché annexé au DAO qui précise un délai d’exécution de 90

jours pour l’ensemble des services à partir de la date de l’ordre de

service.

Le modèle de garantie de bonne exécution est annexé au DAO alors

qu’elle n’est pas requise (article 95 du CMP).

Les lettres de désignation de la commission de passation des marchés

et des sous-commissions d’ouverture et d’analyse n’ont pas été versées

au dossier.

Le procès verbal d’ouverture des offres techniques ne présente pas un

tableau de vérification des pièces transmises par les soumissionnaires

qui n’ont pas été non plus clairement identifiés dans ce PV, ils n’ont

été mentionnés que sur la liste des personnes présentes à l’ouverture à

travers leurs représentants.

Le nombre de membres (trois) qui ont analysé les offres n’est pas

conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui

stipule qu’« outre le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres ».

A l’analyse des offres techniques, après examen des documents

administratifs fournis par les soumissionnaires, il est annoté que l’AC

a écrit au soumissionnaire EFFICAXX pour lui demander la

transmission de la copie de l’inscription au registre de commerce.

Cependant au point 10.1 des DPAO en référence des IS, il était précisé

que « L’absence d’un seul document concernant la régularité de l’offre

ou relatif à l’analyse de la conformité technique de l’offre entraînera le

rejet de l’offre » et cette pièce faisait partie de la liste des documents

ayant trait aux critères de régularité et de conformité des offres.

L’offre de EFFICAXX aurait être rejetée et non admis à l’examen

technique conformément aux termes du DAO.

A la fin de l’analyse des offres financières, la sous commission

d’analyse a émis une proposition d’attribution alors que son rôle est

d’évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission

de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une

proposition d’attribution à la PRM conformément à l’article 62 du

CMP.

La lettre de notification d’attribution du marché n’a pas été mise à


Rapport Final

102

notre disposition.

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs

offres n’ont pas été non plus versées au dossier. Ces lettres indiquent

les motifs du rejet de leurs offres, informent sur l’identité de

l’attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué


L’article 9 du contrat mentionne un délai d’exécution de 90 jours

calendaires à partir de la mise à la disposition de la Société des

documents requis après signature de la lettre de commande. Nous

estimons que les pièces complémentaires à fournir par les

soumissionnaires devaient l’être à l’attribution du marché donc ceci

induit une imprécision sur le point de départ du délai d’exécution et

nous rappelons qui doit commencer à courir à compter de la

notification définitive du marché.



La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur le projet de marché,

les offres, les documents liés à l’exécution (factures, rapports émis par

le consultant…) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du


Recommandations Formaliser l’ANO de la DNCMP sur les DAC.

Se conformer à l’article 44 du CMP




Contrôler la conformité administrative conformément aux dispositions

du DAO.


Veiller au respect des articles 67, 68 et 76 du CMP.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Il s’agit d’un marché relancé ; la demande d’Avis de non objection de

publication s’est faite par l’octroi d’un numéro, le DAO n’étant pas

modifié. Il y a lieu de se référer à la demande d’avis de non objection

pour la première publication.

Par rapport à l’AAO qui ne précise pas les Critères d’évaluation et de


Rapport Final

103

classifications requis, le règlement particulier d’appel d’offres contient

toutes les informations exigées par l’article 44 du code des marchés

publiques. En plus, la consultation du DAO est gratuite.

Les lettres de désignation des membres de la commission de passation

du marché et des sous-commissions d’ouverture et d’analyse existent

et sont versées au dossier, voir les correspondances n°

574/CGMP/106/2012 du 06/07/2012 pour la commission de passation

et 574/CGMP/108/2012 du 09/07/2012 pour la sous-commission

d’ouverture et 574/CGMP/112/2012 du 09/07/2012 pour la sous-

commission d’analyse.

Le PV d’ouverture des offres techniques mentionne explicitement que

3 soumissionnaires avaient répondu l’AAOI.

Concernant la conclusion de la sous-commission d’analyse des

offres proposant l’attribution du marché; l’équipe de lecture prend acte

de l’erreur de la SCTAO mais signale que c’est l’Autorité


La lettre d’information aux candidats non retenus existe et porte le

numéro 574/CGMP/303/2012. Le soumissionnaire gagnant a été

notifié.

La demande du visa de contrôle à la lettre de commande (lettre de

marché) a été faite à travers la correspondance n°

574/CGMP/349/2012.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l’ensemble

des observations et recommandations formulées dans notre rapport

provisoire.


Rapport Final

104

APPEL D’OFFRES DNCMP/120/F/2012

FOURNITURE DE 60 ORDINATEURS AVEC ACCESSOIRES, 3 ORDINATEURS

PORTABLES ET 3 ONDULEURS

Date de publication 27 mars 2012

Date limite de dépôt des offres 26 avril 2012


Date d’ouverture des plis 26 avril 2012



Date de l’évaluation technique 10, 11 et 14 mai 2012, PV établi le 16 mai

2012

Date d’attribution 23 mai 2012

Demande d’ANO sur le rapport d’analyse et

la proposition d’attribution







provisoire

Non publiée

Date de demande d’ANO de la DNCMP sur

le projet de contrat

Non transmise

Date d’ANO de la DNCMP sur le projet de Non classée dans le dossier


Rapport Final

105

contrat

Date de souscription et de signature du

contrat

10 juillet 2012

Date d’approbation 23 juillet 2012


Date de publication de l’avis d’attribution

définitive

Non publié

Délai d’exécution 30 jours calendaires à compter de

notification définitive de la lettre de

commande

Attributaires INFO COM Ordinateurs

de bureau

71 862 000 FBU TVAC

INFO

ELECTRONICS

Ordinateurs

portables

3 363 000 FBU TVAC

Onduleurs 371 700 FBU TVAC

Montant total du marché en BIF 75 596 700 FBU TVAC

Non conformités




numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le projet de

DAO.




Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’a pas été joint au

dossier.

L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de

soumission. Nous rappelons que l’article 44 du CMP relatif au

contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes

pratiques internationales recommandent la précision de la date limite

de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite

de validité des offres.

Le délai de préparation des offres de ce marché qui est de 29 jours, est

inférieur au délai réglementaire en violation l’article 48 du CMP qui

stipule « le délai de réception des candidatures ou des offres ne peut

être inférieur à trente (30) jours calendaires pour les marchés


Rapport Final

106

supérieurs aux seuils réglementaires ». Une attention particulière est

requise pour le décompte des jours impartis aux candidats potentiels

pour préparer leurs offres car la consultation peut être annulée à la

requête de toute personne intéressée au déroulement normal de la

procédure.

Le point 5 du RPAO et des DPAO se référant aux Instructions aux

Soumissionnaires précise que « N’avoir pas de litige avec la Mutuelle

sur les marchés antérieurs ». Le libellé de cette clause constitue une

discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des

marchés de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal

exécuté des marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même

manière rompant ainsi le principe d’égalité de traitement des

candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué

uniquement aux marchés de la MFP mais à tous les marchés exécutés

par les candidats au cours d’une période à déterminer. Nous précisons

par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin d’éviter tout

abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux torts

des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux maximum

de pénalités de retard a été appliqué au titulaire

A l’ouverture des plis, le soumissionnaire est immédiatement éliminé

car n’ayant pas fourni son offre financière en original, par conséquent,

la SCO n’a pas fait mention du montant de son offre. L’offre

financière de ce soumissionnaire aurait dû être mentionnée avant

d’être éliminée pour des raisons de transparence. En effet,

« l’attestation de non litige avec la MFP » avait été exigée par le DAO

et constituait un critère éliminatoire, nous avons noté qu’en sus

d’INFOSYS, cinq des huit autres soumissionnaires n’ont pas fourni ce

document et n’ont pas pour autant été éliminés à l’ouverture des

offres.

Le nombre de membres (trois) désignés le 07 février 2012 pour

l’analyse des offres n’est pas conforme à l’article 19 du décret N°

100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu’« outre le président, la sous-

commission d’analyse est composée de quatre autres membres ».

Nous avons constaté à l’ouverture sur le tableau de vérification des

offres financières que les soumissionnaires OSA et BURO FLASH

ont fait deux offres de prix. A l’évaluation ces mêmes offres sont

inscrits sur le tableau portant examen de ces offres, cependant, il n’a

pas été précisé quel prix constituait l’offre de base ou celui qui

correspondait à la variante car aucune clause du DAO n’avait été

prévue pour la proposition de variante, de ce fait, seule l’offre de base


Rapport Final

107

aurait pu être considérée. Par conséquent, les offres de ces deux

soumissionnaires auraient dû être rejetées à l’évaluation.



Nous avons noté des incohérences entre le délai d’exécution

mentionné aux points 11 de l’AAO et 2 du RPAO qui est de 60 jours

alors que le contrat indique un délai d’exécution de 30 jours

calendaires.

Les lettres de notification d’attribution, d’information des candidats

non retenus, la notification du marché, les PV de réception, les offres,

les documents liés à l’exécution (contrat, factures, bordereaux

d’expédition) et au règlement (ordre de virement) des articles gagnés

par INFO ELECTRONICS n’ont pas été mis à notre disposition.

Recommandations La DNCMP devrait formaliser son ANO sur le projet de DAO.



Ne pas introduire de critère discriminatoire dans le DAO.

Veiller à l’égalité de traitement des candidats.


Ne pas ouvrir les variantes en même temps que les offres de base.

Rejeter les offres financières qui ne distinguent pas l’offre de base et

la variante.


Veiller à la cohérence interne des documents de passation de marché.


Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Le support de publicité existe et est versé au dossier.

Par rapport à la clause excluant les soumissionnaires ayant un litige

avec la MFP, en l’absence des publications de l’autorité de régulation

(ARMP) sur la situation des soumissionnaires ayant des litiges par

rapport à d’autres autorités contractantes, la MFP a tenu à assurer une

bonne exécution de ses marchés pour ses propres fournisseurs en

incluant cette clause.


Rapport Final

108

Pour l’exclusion du soumissionnaire n’ayant pas présenté l’original de

son offre financière, la sous-commission n’a pas mentionné le

montant de son offre financière car seuls les originaux font foi.

Par rapport aux soumissionnaires qui ont présenté deux variantes,

cette option est permise par le code des marchés publics (voir article

64), et ces variantes étaient explicitement mentionnées dans le DAO à

la page 8 (article 5), au niveau des instructions aux soumissionnaires

(RPAO).

Les pièces de paiement et de réception pour INFO ELECTRONICS

existent dans les services techniques concernés et sont versés dans le

dossier.



Appréciation du

Consultant

La clause des IC sur les variantes est une clause générale des dossiers-

types, cependant, le RPAO n’avait pas précisé si les variantes étaient

autorisées ou non.

Par conséquent, nous prenons acte de vos explications. Nous

maintenons l’ensemble des observations et recommandations

formulées dans notre rapport provisoire.


Rapport Final

109

APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/122/F/2012

FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE

PANSEMENT AUX PHARMACIES DE LA MFP

Date de transmission du projet de DAO N°

DNCMP/122/F/2012 de Mars 2012

-


Date de publication 29 mars 2012

Date limite de dépôt des offres 15 mai 2012


Date d’ouverture des plis 15 mai 2012, PV établi le 16 mai 2012



Date de l’évaluation technique Du 28 mai au 4 juin 2012, PV établi le 22

juin 2012


Demande d’ANO sur le rapport d’analyse et la



Non objection de la DNCMP sur l’attribution

du marché

ANO : 08 juillet 2012

ANO pour la suppression du poste N° 412

du marché : 29 août 2012


Date de publication de l’attribution provisoire Non publiée

Date de demande d’ANO de la DNCMP sur le

projet de contrat

Non transmises

Date d’ANO de la DNCMP sur le projet de Non classée dans le dossier


Rapport Final

110

contrat

Date de souscription MULTIPHAR : 03 août 2012

CHIMIO : 08 août 2012

SOFAREX : 17 août 2012

Date d’approbation MULTIPHAR et SOFAREX : 11 septembre

2012

CHIMIO : 05 septembre 2012




Date de publication de l’avis d’attribution

définitive

Non publié

Délai d’exécution 90 jours calendaires après réception de la

lettre de commande

Attributaires ALCHEM 215 items 1 235 435 665 BIF (874 900,53 $)

MULTIPHAR 174 items 1 237 950 068 BIF (661 596,22 euros)

SOFAREX 54 items 408 479 265 BIF (218 303,10 euros)

TRIDEM 19 items 58 367 958 BIF (31 193,52 euros)

CHIMIO 2 items 4 916 389 BIF (2 627,46 euros)

Sans

soumissionnaires

171 items Non attribués

Montant total du marché en BIF 2 945 149 345 BIF

Non conformités









dossier.

L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de


Rapport Final

111

soumission. Nous rappelons que l’article 44 du CMP relatif au contenu

de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques

internationales recommandent la précision de la date limite de validité

de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité

des offres.

Dans la lettre de la MFP du 27 avril 2012 adressée à la DNCMP et

portant sur l’addendum au DAO suite à la saisie de la société

MULTIPHAR de la DCNMP sur la monnaie de soumission, la MFP

demande à la fin de cette lettre à la DNCMP d’informer la société

MULTIPHAR à qui la lettre est copiée par rapport à l’addendum.

Cependant, nous estimons, d’abord, que la société MULTIPHAR

n’avait pas à saisir la DNCMP pour des éclaircissements liés au DAO

et de ses éventuelles modifications mais plutôt directement l’autorité

contractante. Ensuite, ce n’est pas à la DNCMP d’informer

MULTIPHAR mais l’AC et également tous les candidats ayant acheté

le DAO conformément à l’article 43 du CMP.

Les lettres de désignation des membres de la CPM et des sous-

commissions d’ouverture et d’analyse n’ont pas été jointes au dossier.

Le procès verbal d’attribution du marché n’a pas été versé au dossier.

Les lettres de notification d’attribution et les lettres de main levée des

garanties de soumission ne sont pas jointes au dossier. Les lettres

d’information des candidats non retenus n’ont pas été non plus classées

dans le dossier. Ces lettres indiquent les motifs du rejet des offres des

candidats non retenus, informent sur l’identité de l’attributaire et sur le

montant auquel le lot a été attribué conformément à l’article 68 du

CMP.

Les lettres de commandes des attributaires ALCHEM et TRIDEM

n’ont pas été jointes au dossier.



La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur les projets de marché,

les offres, les documents liés à l’exécution (garanties de bonne

exécution, factures, bons d’expédition, PV de réception) et au

règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n’ont pas été

versés au dossier.

Recommandations La DNCMP doit formaliser sa non objection sur le projet de DAO.


Rapport Final

112



Il appartient à l’autorité contractante et non à la DNCMP d’informer les

candidats sur le contenu du DAO et de ses addendum



Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Le support de publicité existe et est versée au dossier

Lettre de désignation de désignation des membres de la Commission de

Passation du Marché et des Sous-commissions d’ouverture et d’analyse

existent et sont versées dans le dossier. Elles portent respectivement les

numéros 574/CGMP/575/2012, 574/DP/72/012 et 574/DP/74/2012.

Le PV provisoire d’attribution du 26 juin 2012, de la commission de

passation du marché existe et est versé au dossier.

Par rapport aux lettres de main levée de garantie de soumission, les

soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié.

Nous estimons que la traçabilité est garantie ainsi.

Les lettres de commande des attributaires ALCHEM et TRIDEM

existent et sont versées dans le dossier.

La lettre de demande de visa de contrôle pour les lettres de commande

existe et porte le n° 574/DG/203/2012.

Les offres, les pièces de paiement et PV de réception existent et sont

versés au Dossier.

Appréciation du

Consultant

Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l’ensemble

des observations et recommandations formulées dans notre rapport

provisoire.


Rapport Final

113

APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/204/F/2012

FOURNITURE DES EQUIPEMENTS D’UNE CABINE DE TRANSFORMATION DE

TENSIONS ELECTRIQUES MOYENNES TENSIONS/TENSION BASSE (MT / BT)


N° DNCMP/204/F/2012

-


Date de publication 22 mai 2012

Date limite de dépôt des offres 10 juillet 2012


Date d’ouverture des plis 10 juillet 2012, PV établi le 12 juillet 2012



Date de l’évaluation technique 19 et 20 juillet 2012

Date d’attribution 24 juillet 2012



31 juillet 2012



17 août 2012

Date de notification d’attribution 25 septembre 2012


provisoire

Non publiée



Non transmise


de contrat


Date de souscription 25 septembre 2012

Date d’approbation Approbation du Ministre de la Fonction Publique non

datée

Approuvé par le Ministre des Finances le 08 octobre


Rapport Final

114

2012






Non publié

Délai d’exécution 90 jours calendaires à compter de la notification

de la lettre de commande

Attributaire COTI

Montant total du marché en FBU 170 158 360 FBU CIF TVAC

COTI : Lettre de commande N°

574/DG/321/2012 du 25 septembre 2012

Non conformités









dossier.

L’examen du RPAO et des DPAO a permis de noter qu’il y figure au

point 5 des documents constitutifs des offres une clause qui exclut de

l’appel d’offres : « N’avoir pas de litige avec la Mutuelle sur les

marchés antérieurs ». Le libellé de cette clause constitue une

discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des marchés

de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal exécuté des

marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même manière rompant

ainsi le principe d’égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit,

par conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés de la MFP

mais à tous les marchés exécutés par les candidats au cours d’une

période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être

clairement défini, afin d’éviter tout abus ; il doit viser de manière

précise des marchés résiliés aux torts des soumissionnaires, ou des

marchés pour lesquels un taux maximum de pénalités de retard a été


Rapport Final

115

appliqué au titulaire.


dossier.

Le nombre de membres (trois) désignés pour constituer la sous

commission d’analyse des offres n’est pas conforme à l’article 19 du

décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu’« outre le président,

la sous-commission d’analyse est composée de quatre autres

membres ». D’ailleurs, le troisième membre, Monsieur Nduwayo Pierre

n’avait pas été désigné comme membre la commission de passation des

marchés.

Le procès verbal d’analyse est très succinct, il ne retrace pas l’examen

des pièces administratives et des spécifications techniques requises dans

le DAO.

La lettre de main levée de la garantie de soumission et la lettre

d’information du candidat non retenu du rejet de son offre n’ont pas été

versées au dossier. Cette lettre indique les motifs du rejet de son offre,

informe sur l’identité de l’attributaire et sur le montant auquel le marché

a été attribué conformément à l’article 68 du CMP.

L’article 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution

(GBE) devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours

calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande.

Il convient de noter que la GBE ne peut être constituée avant que le

marché ne soit dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce qui n’est

pas le cas du marché soumis à l’attributaire pour signature. De plus,

l’article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20)

jours calendaires qui suivent la notification du marché.

La lettre de notification du marché n’a pas été mise à notre disposition.



La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur le projet de marché, la

garantie de bonne exécution et les offres n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations La DNCMP devrait formaliser son avis de non objection sur les DAO

avant lancement de l’AO.


Ne pas insérer de clauses discriminatoires dans les DAC.



Rapport Final

116

dossier.


Bien formaliser le contrôle des pièces administratives et des

spécifications techniques requises dans le DAO.




Commentaires de

l’Autorité

Contractante

La demande d’avis de non objection sur le DAO pour la publication

existe et est versée au dossier.

Le support de publicité de l’AAO existe et est versé au dossier.

Par rapport à la clause excluant les soumissionnaires ayant un litige avec

la MFP, en l’absence des publications de l’autorité de régulation

(ARMP) sur la situation des soumissionnaires ayant des litiges par

rapport à d’autres autorités contractantes, la MFP a tenu à assurer une

bonne exécution de ses marchés pour ses propres fournisseurs en

incluant cette clause.

La lettre de désignation des membres de la Commission de Passation

existe et porte la référence 574/CGMP/107/2012 du 06/07/2012.

Le nom de Mr NDUWAYO Pierre n’apparait ni sur les lettres désignant

les membres des sous-commissions d’ouverture et d’analyse ni sur les

rapports de ces sous-commission.


soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié.

Nous estimons que la traçabilité est garantie ainsi.

La GBE est constituée après réception de la lettre de commande

approuvée par les autorités compétentes.

Par rapport à la lettre de notification du marché, le soumissionnaire

signe dans un registre approprié.

La GBE existe cependant, sa conservation requière une certaine

sécurité, raison pour laquelle la MFP les conserve dans un coffre-fort.

Une copie existe et est versé au dossier.

La demande de visa de contrôle remplace la demande de non objection

du projet de marché. Elle existe et est versée dans le dossier. Les offres

de tous les soumissionnaires existent.


Rapport Final

117



Appréciation du

Consultant



provisoire.


Rapport Final

118

APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/302/F/2012

ACHAT D’UN SERVEUR


N° DNCMP/302/F/2012

-


Date de publication 17 septembre 2012 dans le Renouveau

Date limite de dépôt des offres 17 octobre 2012


Date d’ouverture des plis 17 octobre 2012



Date de l’évaluation technique 14 et 15 novembre 2012, PV établi le 19

novembre 2012

Date d’attribution 20 novembre 2012





09 janvier 2013

Date de notification d’attribution


provisoire

Non publiée



Non transmise


de contrat


Date de souscription 21 janvier 2013, contrat signé par la PRM le 18

janvier 2013

Date d’approbation Approuvé par le Ministre de la Fonction Publique le

23 janvier 2013 et par le Ministre des Finances le 06

février 2013



Rapport Final

119





Non publié

Délai d’exécution 60 jours calendaires à compter de la notification

de la lettre de commande

Attributaire INFOCOM

Montant total du marché en FBU 36 852 071 FBU TVAC

INFOCOM : Lettre de commande N°

574/DG/445/2013 du 24 janvier 2013

Non conformités


dossier. Cependant, l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de

DAO n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro

au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le projet de DAO. Aux

termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et

fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non

objection sur les DAO avant lancement de l’AO.

Les mentions obligatoires devant figurer dans l’avis d’appel d’offres tel

qu’indiquées à l’article 44 du CMP n’ont pas été précisées dans ce

dernier. En effet, la durée de validité des offres et celle de la garantie de

soumission n’ont pas été mentionnées dans l’avis d’appel d’offres publié

dans Le Renouveau. Nous rappelons que l’article 44 en son alinéa h)

demande de préciser le délai pendant lequel les candidats restent engagés

par leurs offres mais ne donne pas de précision pour celui de la garantie

de soumission mais les bonnes pratiques internationales recommandent la

précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en

relation avec la date limite de validité des offres. Les critères de

qualification auraient dû également être portés à la connaissance des

candidats potentiels pour leur permettre de savoir s’ils ont les capacités

techniques, juridiques, financières… pour concourir à cet appel d’offres.

L’examen du RPAO et des DPAO a permis de noter qu’il y figure au

point 5 des documents constitutifs des offres une clause qui exclut de

l’appel d’offres : « N’avoir pas de litige avec la Mutuelle sur les marchés

antérieurs ». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-à-

vis des candidats qui ont mal exécuté des marchés de la MFP pendant que

les soumissionnaires ayant mal exécuté des marchés ailleurs ne sont pas

pénalisés de la même manière rompant ainsi le principe d’égalité de

traitement des candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être

appliqué uniquement aux marchés de la MFP mais à tous les marchés

exécutés par les candidats au cours d’une période à déterminer. Nous

précisons par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin


Rapport Final

120

d’éviter tout abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés

aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux

maximum de pénalités de retard a été appliqué au titulaire

Le point 13 du RPAO précise que la garantie de bonne exécution devra

être constituée dans 15 jours calendaires qui suivent la notification du

marché alors que l’article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans

les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché.

Nous avons noté une divergence entre le point 1 du RPAO portant Objet

du marché et qui précise que le marché est constitué d’un seul lot et le

point 14 des DPAO qui mentionne que l’attribution se fera par article…

Nous estimons que ces deux textes prêtent à équivoque car un lot unique

est réputé être indivisible donc ce lot ne peut pas être réparti en sous lots

à l’attribution. Il conviendrait que le règlement de la consultation soit

harmonisé et bien précis pour éviter d’éventuelles confusions, soit le

marché est un lot unique qui sera attribué à un seul soumissionnaire ou il

sera alloti conformément à l’article 18 du CMP car présentant plus

d’avantages économiques et donc plusieurs attributaires seront désignés.

Les points 11 de l’avis d’appel d’offres et 2 du RPAO mentionnent un

délai de 60 jours à compter de la notification de la lettre de commande au

soumissionnaire adjugé. Il convient de noter que les délais ne peuvent pas

commencer à courir avant que le marché ne soit dûment approuvé par


l’attributaire pour signature.

Les lettres de désignation des membres des sous-commissions

d’ouverture et d’analyse n’ont pas été classées au dossier.

Le nombre de membres (trois) qui ont siégé lors de l’analyse des offres

n’est pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008

qui stipule qu’« outre le président, la sous-commission d’analyse est

composée de quatre autres membres ». D’ailleurs, le troisième membre,

Monsieur Nduwayo Pierre n’avait pas été désigné comme membre la

commission de passation des marchés.

A la fin de l’analyse des offres, la sous commission d’analyse a émis une

proposition d’attribution alors que son rôle est d’évaluer, de classer les

offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés à

qui incombe la tâche de faire une proposition d’attribution à la PRM


Les lettres de notification d’attribution et les lettres de main levée des

garanties de soumission n’ont pas été versées au dossier. Les lettres

d’information des candidats non retenus non plus n’ont pas été classées

dans le dossier, ces lettres indiquent les motifs du rejet des offres des

candidats non retenus, informent sur l’identité de l’attributaire et sur le

montant auquel le lot a été attribué conformément à l’article 68 du CMP.


Rapport Final

121

Plusieurs incohérences ont été notées au niveau du contrat. En effet, il a

été signé par la PRM le 18 janvier 2013, avant qu’il ne soit parvenu au

prestataire qui a souscrit le 21 janvier 2013. S’y ajoute que la lettre de

notification du marché n’a pas mise à notre disposition.



La demande d’ANO et l’ANO de la DNCMP sur le projet de marché, les

documents liés à l’exécution (garantie de bonne exécution, factures, bons

d’expédition, PV de réception) et au règlement (chèque ou ordre de

virement) du marché n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations La DNCMP devrait formaliser son avis de non objection sur les DAO.


Ne pas insérer de clauses discriminatoires dans les DAC.


Veiller à la cohérence interne des documents de passation de marché.





Veiller au classement exhaustif des pièces de marché

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Par rapport à l’AAO qui ne précise pas les Critères d’évaluation et de

classifications requis, le règlement particulier d’appel d’offres contient

toutes les informations exigées par l’article 44 du code des marchés

publiques. En plus, la consultation du DAO est gratuite.

Par rapport à la clause excluant les soumissionnaires ayant un litige avec

la MFP, en l’absence des publications de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP) sur la situation des soumissionnaires ayant des

litiges par rapport à d’autres autorités contractantes, la MFP a tenu à

assurer une bonne exécution de ses marchés pour ses propres fournisseurs

en incluant cette clause.

La GBE est constituée après réception de la lettre de commande

approuvée par les autorités compétentes.

La lettre de désignation des membres de la sous-commission d’analyse

existe et porte la référence n° 574/CGMP/346/2012 du 16/10/2012.


Rapport Final

122

Le nom de Mr NDUWAYO Pierre est bien mentionné sur la lettre

désignant les membres de la commission de passation du marché n°

574/CGMP/343/2012.

Concernant la conclusion de la sous-commission d’analyse des offres ;

l’équipe de lecture signale que c’est l’Autorité Contractante qui a proposé

l’attribution du marché à la DNCMP.


soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié. Nous

estimons que la traçabilité est garantie ainsi.

Par rapport aux dates de signature du contrat, le prestataire n’a pas

mentionné la date de signature. La date du 21 janvier 2013 est la date de

signature par le DG de la MFP après celle de son DAF (18 janvier 2013).


marché) ainsi que les pièces de paiement existent et sont versées dans le

dossier.

Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation

par un expert de l’ARMP.

Appréciation du

Consultant



provisoire.


Rapport Final

123

4.3.4 MARCHES CONCLUS PAR DEMANDES DE COTATIONS

EXERCICE 2011

DESCRIPTION

DC N° 1 DC N° 2 DC N° 3 DC N° 4 DC N° 5 DC N° 6

Achat de cinq

calculatrices à

rouleau

Achat

d’équipements

mobiliers

Logiciel de gestion

comptable et

financière

Achat de deux

frigos NIKURA

Matériel

informatique

Achat de 3 I PAD et

COVER

Date de

dépouillement des

offres de prix

Signé par le DAF le

05 janvier 2011

- - - - -

Date de

souscription du

contrat

- 06 septembre 2011 07 décembre 2010 - - -

Date de signature

du contrat

- 06 septembre 2011 08 décembre 2010 - - -

Délai d’exécution - 60 jours calendaires

à compter de la

réception de la lettre

de commande

30 jours à partir de

la signature du

marché

- - -

Fournisseurs

consultés

- - - - - -


Rapport Final

124

Attributaires EXTECO ALCOMET

AL SPRL

STAR

SYSTEMS

SANYO BUCOM ABG ABC

Montants en FBU 600 000 7 907 180

(1 605 000

l’unité)

8 850 000 3 009 000 8 590 400 2 582 000 1 340 000

Nombre d’offres

reçues

04 offres :

- EXTECO : 600

000

- MAMOUCHK

A : 750 000

- NAHIMANA

EGIDE :

1 250 000

- LA

BALANCE :

1 250 000

ALCOMET

AL SPRL

STAR

SYSTEMS

SANYO BUCOM Akagera Business Group (ABG)

All Business Company (ABC)

Exécution du

marché

- Ordre de

virement N°

321538 du

26/01/11 de

600 000 FBU

- Facture N°

177/2011 du

12/01/11 de

600 000 FBU

- Bon de

commande N°

- Ordre de

virement

N°

337443

du

22/11/11

de 7 907

180 FBU

Facture

N° 47 du

16/11/11

- Ordre de

virement

N° 320169

du 25/10/11

Facture N°

040/2011

du 30/03/11

de

8 850 000

FBU TVAC

- PV de

- Chèque N°

948706 du

24/06/2011

de

3 009 000

- Facture N°

80/011 du

24/06/11 de

3 009 000

- Bon de

commande

- Ordre

de

vireme

nt N°

320182

du

24/05/1

1

Facture

N°

13/201

- Facture d’ABG N° 1100430 du

09/10/12 de 2 582 000

- Facture d’ABC N° 248 du 09/10/12

de 1 340 000

- Bon de commande N° 270/2012 de

4 020 000

- Bon de sortie de caisse N° 371/2012

du 09/10/12 de 4 020 000, retour à

la caisse 98 000, reste 3 922 000


Rapport Final

125

01/011 du

05/01/11 de

600 000 FBU

- Bordereau

d’expédition du

12/01/11

de 7 907

180 FBU

- Bons de

livraison

N° 1865

du

10/11/11

et N°

1866 du

16/11/11

réception

provisoire

du 13/04/11

N° 37/11 du

24/06/11 de

3 009 000

- Bordereau

d’expéditio

n N° 281 du

24/06/11

- Reçu du

24/06/2011

de 3 009

000

1 du

26/04/1

1 de

8 590 4

00 Bon

de

comma

nde 13

et

14/201

1 du

13/04/2

011 de

8 590

400

- Border

eau

d’expé

dition

N°

18/011

du

26/04/1

1

Non conformités Les offres n’ont pas été versées au dossier.

La commission de réception des fournitures n’a pas été nommée et les bordereaux (pour les DC qui en ont) sont signés par

l’expéditeur et le réceptionnaire dont la qualité et la fonction ne sont pas précisés dans ces derniers en violation de l’article 9


Rapport Final

126

du CMP.

DC N° 1 ACHAT DE CINQ CALCULATRICES

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis, des candidats ont été saisis si l’on considère le

dépouillement des offres mais la base de leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité

Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

Les soumissionnaires non retenus n’ont pas été informés du rejet de leurs offres en violation de l’article 68 du CMP.

DC N° 2 ACHAT D’EQUIPEMENTS MOBILIERS

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis, aucun document n’indique qu’une procédure

concurrentielle a été menée et la base de sélection du prestataire n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent,

l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

Le bordereau descriptif du mobilier requis n’a pas été versé au dossier.

Nous n’avons noté aucun tableau de vérification de la conformité de spécifications techniques du mobilier demandé et le

cahier de charges en violation de l’article 20 du CMP qui stipule « Les Autorités Contractantes peuvent avoir recours, en

dessous des seuils de passation de marchés, à des procédures de demande de cotation à condition que les procédures mises

en œuvre respectent les principes posés à l’article premier du CMP. Ces demandes doivent préciser les spécifications

techniques requises par l’Autorité contractante, les obligations auxquelles sont assujetties les parties et les modalités

d’exécution des prestations. Les règles et modalités de ces procédures seront précisées par voie réglementaire ».

Le point 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours

calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être

constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce qui n’est pas le cas du marché soumis

à l’attributaire pour signature. De plus, l’article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours

calendaires qui suivent la notification du marché.


Rapport Final

127

DC N° 3 LOGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

Aucune trace de la procédure concurrentielle menée pour la sélection du prestataire n’a été justifiée dans le dossier qui nous

été transmis.

Le bon de commande n’a pas été versé au dossier.

Une commission de réception a siégé lors de la réception provisoire du marché, cependant, l’acte de nomination de cette

commission n’a pas été mis à notre disposition.

DC N° 4 ACHAT DE DEUX FRIGOS NIKURA

Aucune trace de la procédure concurrentielle menée pour la sélection du prestataire n’a été justifiée dans le dossier qui nous

été transmis.

Le bon de commande n’a pas été versé au dossier.

Le bordereau d’expédition N° 0281 du 24 juin 2011 n’est signé que par le réceptionnaire dont la qualité et la fonction n’ont

pas été précisées sur ce document. Il n’a pas été signé par l’expéditeur.

DC N° 5 MATERIEL INFORMATIQUE

Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau d’expédition) et au règlement (ordre de

virement) ont été versés au dossier.

La procédure concurrentielle éventuellement menée n’a pas été retracée dans la liasse comptable.

DC N° 6 ACHAT DE 3 I PAD ET COVER

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis, deux candidats ont été saisis si l’on considère

le nombre d’offres classées mais la base de leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité


Rapport Final

128

Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008, cette ordonnance demande de consulter

un nombre minimum de trois fournisseurs.

Les soumissionnaires non retenus n’ont pas été informés du rejet de leurs offres en violation de l’article 68 du CMP.

Les bordereaux d’expédition, PV de réception et ordres de virement n’ont pas été versés au dossier.

Recommandations Veiller à établir un cahier de charges bien détaillé et concis pur chaque demande de cotation.

Se conformer à l’article 1 de l’Ordonnance N° 540/1035/2008 sur la mise en concurrence d’au moins trois fournisseurs.

Même s’il s’agit de marchés dont les montants se trouvent en dessous du seuil, l’autorité contractante devrait apporter plus

de formalisme à ces achats en organisant une procédure concurrentielle en bonne et due forme.

Veiller au respect des dispositions des articles 20 et 68 du CMP concernant respectivement la procédure de demande cotation

et l’information des candidats non retenus du rejet de leurs offres pouvant leur permettre d’exercer leur droit de recours


S’assurer que la commission des marchés dûment nommée siège lors de l’ouverture, l’analyse et l’attribution des marchés.

Veiller au classement et à l’archivage exhaustif de toutes les pièces relatives aux acquisitions ou prestations dans les dossiers

de passation de marchés.

Commentaires de

l’AC

Demande de cotation n°1 à 6 pour l’achat des calculatrices à rouleau, d’un logiciel de gestion du personnel et de paie,

de deux frigos, du matériel informatique et l’achat de 3 IPAD: Page 83 à 88

Les bordereaux d’expédition sont toujours signés par le responsable de la section gestion des stocks. La sélection des

fournisseurs s’est faite par la recherche de factures pro-forma auprès d’au moins 3 fournisseurs potentiels de la base de

données de l’Autorité Contractante. Les offres obtenues sont versées dans les dossiers.

Pour le marché de fourniture d’un logiciel de gestion du personnel et de paie ; il s’agissait d’une extension d’un contrat déjà


Rapport Final

129

signé au niveau de la branche assurance maladie au département des pharmacies. La convention liant le fournisseur avec la

MFP existe et est versé au dossier.

Pour l’achat de 2 frigos, le bon de commande existe et porte le n°37/11 du département des pharmacies signé en date du 24

juin 2011.

Pour l’achat de 3 IPAD, parmi plusieurs fournisseurs contactés, seuls deux avaient les produits remplissant les conditions

requises en stock et ont donnés les factures pro-forma pour sélection. Il convient de signaler que ce marché a été passé en

2012. Les pièces de paiement (BSC n°371/2012 du 09/10/2012) et reçus de paiement existent et sont versées dans le dossier.

Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l’ARMP.

Appréciation du

consultant

Nous convenons avec vous pour la demande de cotation qu’elle date de fin 2010 mais s’est poursuivie en 2011 donc toutes

les pièces y relatives devaient être classées dans le dossier qui nous a été transmis.

Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l’ensemble des observations et recommandations formulées dans



Rapport Final

130

EXERCICE 2012

DEMANDE DE COTATION MFP/07/F/2012

FOURNITURE DE MATERIEL INFORMATIQUE

Date d’invitation des

fournisseurs

Lettres non transmises


offres

Non transmis


offres

-

Date d’ouverture des plis 12 avril 2012 (date initialement prévue : 10 avril 2012), PV établi

le 16 avril 2012


offres

Non précisée


technique

19 avril 2012, PV établi le 26 avril 2012

Date d’attribution 02 mai 2012





Non objection de la

DNCMP sur l’attribution

du marché



d’attribution

11 mai 2012

Date de demande d’ANO

de la DNCMP sur le

projet de contrat

Non transmise


Rapport Final

131

Date d’ANO de la


contrat


Date de souscription et


11 mai 2012

Date d’immatriculation Non inscrite sur le contrat


marché


Délai d’exécution 7 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de

commande dûment signée par les deux parties contractantes

Attributaire INFOCOM

Montant total du marché

en BIF

6 796 800

Invitation des

fournisseurs

Lettres d’invitation non transmises

Cahier de charges Cahier de charges non transmis

Notification Lettres de notification d’attribution et d’information des candidats

non retenus non versées au dossier

Non conformités

Le cahier des charges portant conditions du marché et spécifications

techniques relatives au matériel requis et les lettres d’invitation des

fournisseurs pressentis n’ont pas été joints au dossier.

Dans le rapport d’analyse, sur le tableau de comparaison des

spécifications offertes à celles demandées, l’autonomie de l’onduleur n’a

pas été précisée pour le soumissionnaire Alpha CD Technology et il est

également inscrit ce même soumissionnaire a proposé un câble USB au

lieu d’une carte USB et qu’il n’a fourni que le prospectus pour

l’onduleur, ceci n’a pas empêché la sous commission d’analyse de

déclarer toutes les offres admises à l’analyse de toutes les offres

financières. Quant au soumissionnaire MI-SOFT, il a fourni une

attestation de non redevabilité de l’OBR en copie alors que l’originale

était exigée, néanmoins, il a été également admis pour l’examen des

offres financières.

Par la suite, après transmission du PV d’analyse à la CPM, cette dernière

a éliminé l’entreprise MI-SOFT à l’analyse technique et poursuivi

l’examen des offres financières avec Alpha CD Technology et

INFOCOM.

Après l’examen des propositions financières, la CPM a fait une


Rapport Final

132

proposition d’attribution par article selon l’offre la moins disante.

Cependant, n’ayant pas le cahier de charges à notre disposition, nous

n’avons pas l’assurance que cette possibilité avait été prévue par ce

dernier mais considérant que la sous commission d’analyse avait fait une

proposition d’attribution totale à INFOCOM et non par article, nous

estimons que cela n’était pas prévu dans le DAO donc le marché ne doit

pas être ainsi disséqué et doit être attribué au soumissionnaire moins

disant dont l’offre a été jugée techniquement conforme.

Les documents relatifs au contrôle a posteriori devant être effectué sur le

marché par la DNCMP ne sont versés dans le dossier. Néanmoins, le

marché a été finalement signé avec INFOCOM pour le montant de son

offre.

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs

offres n’ont pas été mises à notre disposition.

Recommandations Préciser dans le cahier des charges si l’attribution se fait par lot ou par

article.

Veiller au contrôle de la recevabilité des offres conformément aux

indications du DAO.


Commentaires de

l’Autorité

Contractante

Il s’agit d’un marché restreint. Le Cahier des charges et lettre d’invitation

aux soumissionnaires existent. Le reste des documents objet de contrôle à

posteriori par la DNCMP sont versés au dossier.

Appréciation du

Consultant



provisoire.


Rapport Final

133

Documents

REPUBLIQUE DU BURUNDI - NEWS - MINISTRY OF … · MFP - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012 Rapport Final 3 A. Réserves a) l’examen