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bernarde-wolff
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Retours sur la 1ére journée nationale de L’IDENTITOVIGILANCEà Besançon le 27 janvier 2009
BREST le 30 avril 2009
Rozenn REBOURSolange KERMARREC
Définition
Système de surveillance et de prévention des erreurs et des risques liés à l’identification des patients : pour fiabiliser l’identification du patient et
les documents le concernant pour contribuer à la qualité de la prise en
charge du patient Vigilance non réglementaire
Les objectifs de la journée
Présenter un large panorama des connaissances sur les questions d’identité et règles en vigueur
Favoriser le dialogue autour des pratiques et des organisations
Faire émerger les attentes pour une démarche qualité par l’ensemble des acteurs concernés
Dans un contexte de certification V2010 (Pratique Exigible Prioritaire)
Organisation de la journée
330 participants Matinée: conférences plénières:
identification du patient/ état civil, projet INS, carte vitale 2, le registre de l’assurance maladie
Le point de vue de la CNIL Les recommandations de bonnes
pratiques (HAS/GMSIH)
Organisation de la journée
Après Midi 2 Ateliers thématiques: Organiser les processus d’IDTV:
Le point de vue des patients Définir une charte régionale et la décliner
localement Un panorama des pratiques en IDV(GMSIH)
Les outils de l’IDTV: Comment mettre en place une politique IDTV Présentation d’un logiciel de repérage des
anomalies
Le contexte
La certification met l’Identitovigilance au rang des PEP
Les erreurs d’identité représenteraient 10% des évènements indésirables liés à l’activité de soins
Un manque de sensibilisation du personnel et des patients?
Dans un contexte d’informatisation des données de plus en plus complexe
Identification fiable du patient
Coordination des soinsintra/inter réseaux
Coopération entre professionnels de santé
Continuité des soinsSécurité des
échanges
Qualité des soins
Gestion des risques, Qualité, Vigilance
Sécurité des soins
Droits du patient
Informatisation
Intégration des SI
Sécurité des échanges d’informations patients
Nouvelles opportunités : les dossiers partagés
2 facettes dans l’Identitovigilance
Donner la bonne identité au patient Recueil des identités Gestion des anomalies ( doublons/collisions)
Le bon geste au bon patient Vérification de l’identité à toutes les étapes
de la prise en charge
Identitovigilance
Réglementation et recommandations
L’Identitovigilance: une Pratique Exigible Prioritaire
Les enjeux: Qualité, sécurité et continuité des soins. Acte à risques:
Conséquences potentiellement graves (voire décès) des identifications
Une PEP: Thématique jugée essentielle Positionnement des EV systématique Non atteinte du niveau de conformité = décision
de certification péjorative voire non certification.
De la V1 à la V2007 La V1(1998-2005)
Référence OPC 7a: l’identification du patient est assurée aux différentes étapes de la PEC
La V2 (2005-2008) Référence 22 : une identification fiable et unique du
patient est assurée a,b,c :Une politique d’identification, des procédures de
contrôle, rapprochement des données entre établissement
V2007(2008-2012) Critère 18b: 3 éléments d’appréciation: politique
formalisée, organisation en vue de la diffusion et mise en œuvre des procédures, information et formation des professionnels
Éléments d’appréciation classés selon une démarche de progrès en 3 étapes
E1Prévoir, organiser
E2Mettre en oeuvre
E3Évaluer, analyser,
améliorer
Une organisation et des moyens permettant de fiabiliser l’identification du patient, à toutes les étapes de sa prise en charge
Les personnels de l’accueil administratif et les professionnels de santé sont formés à la surveillance et à la prévention des erreurs d’identification du patient
La fiabilité de l’identification du patient à toutes les étapes de la pris e en charge est évaluée à périodicité définie(indicateurs, audit) et les erreurs sont analysées et corrigées
Les personnels de l’accueil administratif mettent en œuvre les procédures de vérification de l’identité du patient
Les professionnels de santé vérifient la concordance entre l’identité du bénéficiaire de l’acte et la prescription avant tout acte diagnostique ou thérapeutique
Critère 15a: PEP
Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge
Le niveau E1: prévoir
Fiabiliser à toutes les étapes: Une politique d’identification et de
rapprochement d’identités (moyens techniques, chartes.
Des rôles, des responsabilités ( une cellule IDV identifiée
Des procédures (contrôle de l’identité dans la base)
Formalisation du fonctionnement en mode dégradé
Le niveau E1 (suite)
Protocole standard de vérification systématique dans les unités de soins, avant la réalisation d’actes à risque.
Modalités d’implication du patient (support de sensibilisation)
Outil de suivi et d’évaluation: tableau de bord d’indicateurs de signalement et gestion des erreurs d’identification, audit des pratiques.
Le niveau E2: mettre en oeuvre
Les personnels de l’accueil…et professionnels de santé sont formés… Programme validé de formation aux
procédures et protocoles, taux de formation des personnels administratifs et cadres de santé
Sensibilisation par journal interne, campagne d’information…
Le niveau E3: Évaluer, analyser, améliorer
La fiabilité de l’identification…. est évaluée à périodicité définie…les erreurs analysées… Rapport annuel de la cellule IDV Rapport d’audit des pratiques (administratifs et
professionnels de santé) Support de recueil des erreurs ou presqu’erreurs
d’identification dans les secteurs de soins ( activités cliniques et médico technique)
Documents d’analyse des écarts Actions d’amélioration, supports du retour
d’expérience, impact Documents de benchmark
Le bloc opératoire: Une PEP
La HAS adopte la check-list adaptée du programme OMS (Safe surgery safes lives)dans la V2010.
Un critère exigible à partir du 1er janvier 2010
Validation de procédures au cours des 3 étapes critiques de l’anesthésie
Identification pré opératoire du patient par l’équipe chirurgicale en charge de l’intervention.
Concrètement …..comment
Définir une démarche d’amélioration
Un volet organisationnel (pilotage)AGI Un volet technique (opérationnel)CIV Un état des lieux (GMSIH) Une politique d’identification déclinée en
charte, dans une organisation donnée. Un suivi par des indicateurs, signalement
et analyse des dysfonctionnements Formation/information des personnels
Un état des lieux: le GMSIH
L’évaluation BREC(bilan retour expériences et conseil)
Un audit hospitalier Bilan du SIH et préconisations
d’amélioration Le référentiel: 7 thématiques dont
l’identification du patient
Les résultats des ES
44 établissements audités (20 en 2008) Le référentiel version 2008:
Tout patient a un identifiant unique Une autorité de gestion de l’identification est
active et pérenne La politique de l’identification est gérée à
l’échelle de l’établissement La politique de rapprochement est gérée à
l’échelle de l’établissement Une cellule d’IDV est active et pérenne L’identification du patient est gérée au quotidien
Les résultats qualitatifs 2008
La gestion de l’identité se fait mais pas toujours de manière systématique
Une majorité de personnes sensibilisées à la question de l’Identitovigilance
Très souvent les processus sont dépendants des personnes (« bonnes volontés »
De nombreux cas de CIV ayant existé mais actuellement « dormantes »
Ou de CIV crées mais non actives Absence fréquente de formalisation
Une cellule d’Identitovigilance
Pourquoi?
Comment?
Les outils?
Traits stricts
nom de naissancenom maritalprénomdate de naissancesexe
carte d’identité +++Article L162-21 du CSS
Traits étendus
lieu de naissance (code postal et ville)
noms des parents (mineurs)
Traits complémentairesadresse n° téléphonemédecin traitantpersonne à préveniradresse de vacancesn° de SSsituation familialemédecin qui adresse...
Une Identité
1. Recueillir un minimum d’informations sur le patient
2. Utiliser ces informations comme critères pour toutes activités de soins autour du patient
3. En étant sûre de la fiabilité et la qualité de cette identité
Les Anomalies
Utopique de tout faire en automatique
Traitement médical manuel
TOUT DOIT ETRE TRACE
2 identifiants (ou plus) concernent une
même personne
1 identifiant unique est attribué à 2 personnes
(minimum)
Les acteurs
L’Autorité de Gestion de l’Identification (AGI) Instance décisionnelle, se réunit 2 fois par an Valide la politique d’identification et ses modifications
La Cellule d’Identito-Vigilance (CIV) Groupe opérationnel, échange direct entre acteurs Applique au quotidien la politique, utilise des outils de
gestion des identités
L’Autorité de gestion (AGI)
Détermine la politique d’identification au sein de l’Etablissement
Définit et alloue les moyens à mettre en œuvre
Adapte l’organisation
Contrôle la conformité de la mise en œuvre de la politique par la cellule d’identitovigilance
Décide des évolutions à apporter à la politique d’identification
L’Autorité de Gestion (AGI) Composée de représentants de :
Direction de l’établissement Médecin du DIM Collège du DIM Commission mixte d’établissement Direction des systèmes d’information Représentants de la cellule d’identitovigilance Toute autre personne qualifiée
Fonctionnement : Réunion trimestrielle Tableaux de bord de suivi de la qualité de l’identification
La Cellule d’Identitovigilance
Met œuvre la politique d’identification définie par l’AGI Gère au quotidien les problèmes liés aux actions
d’identification du patient Alerte l’AGI sur les éventuels dysfonctionnements dans la
mise en œuvre de la politique d’identification Elabore les indicateurs qualités pour l’AGI Elabore les règles de gestion concernant les services Rédige les manuels de procédure Traite les doublons et les collisions Seule compétente pour établir avec certitude l’identité d’une
personne physique
La Cellule d’Identitovigilance
Composée de représentants de : Médecin du DIM Direction des systèmes d’information Représentant du bureau des entrées Représentant de chaque service concerné par
l’identification Toute autre personne qualifiée
Fonctionnement : Réunion hebdomadaire Système de permanence par un ou deux
membres
une CIV : Comment ? Groupe projet = cœur de la réussite du projet
Choisir le chef de projet Ajouter des acteurs de toutes les fonctions (pas plus de
15 personnes), même qq réticents Avoir une idée du futur responsable de la CIV et l’inclure La motivation
Utilisation des outils du GMSIH
Communiquer : DG + CME
Calendrier du projet Serré mais réaliste, 6 mois avec environ 10 réunions Temps dédié pour le chef de projet
Missions d’une CIV
Correctives : problème d’identification répétés, gênants (doublons non corrigés …)
Préventives : bonnes pratiques, certification …
Mise en place d’une CIV souvent car l’Établissement s’aperçoit de l’ampleur des « dégâts »
Les outils de la CIV
Pour les doublons et les collisions : DETECTION FUSION
OUTILS ORGANISATION
Requêtes/logiciel Moyens humains
Les outils de la CIV
PREVENIR Sur les erreurs de saisie Élaboration de procédures Charte d’identification du patient
La charte d’identification Elle comprend:Le périmètre de la politique :
L’entité juridique responsableLes modes de prise en chargeLes acteurs concernésLe système d’information
Les instances à mettre en placeLa responsabilté des acteursL’identité au sein du domaineLes procéduresLes services d’identificationLa distribution des droits d’accèsLa sécurité des donnéesLes indicateurs qualitéLes actions de formation
Les outils de la CIV GUERIR
Au coup par coup : ce n’est pas efficace Au quotidien : traitement automatique régulier
Ex : contrôler les créations d’identité de la veille par rapport à la toute la base (prendre toute la base et ne pas exclure les décédés)
2 types de doublons : Potentiels Avérés Gérer les candidats exclus (homonymes)
En synthèse Un niveau institutionnel/ pilotage
Impulser la démarche Mise en place de la CIV (définition d’une charte,
audits, analyse des dysfonctionnements, suivi des indicateurs…)
Lien avec le territoire, la région…
Un niveau opérationnel: 2 axes de travail:
Une approche administrative:détection et correction des anomalies,formation du personnel administratif en place et nouveaux arrivants
Une approche soignante:vérification de l’identité, le signalement des EI, la sensibilisation et formation au personnel, l’information au patient)
Pour que ça fonctionne….
Un travail au quotidien (dépister de manière systématique et très tôt dans la chaîne)
L’identification: un métier (les identités crées aux urgences devraient être validées le lendemain)
Pérenniser les dispositifs (CIV, procédures) Appui de la direction (une politique sur le
présent et le court terme à réviser régulièrement)
Mais…. Ne pas oublier
Les données du patient sont des données sensibles
CNIL/INS/DMP Aspect éthique et attentes du patient à
prendre en compte
Les attentes des patients
Un représentant des usagers: Crainte que l’identitovigilance soit considérée
comme une problématique mineure: Elle est prioritaire et transversale pour toutes
les vigilances Pour tous les ES:
Développement d’une culture de l’IDV Utilisation de tous les outils validés. Respect de l’enveloppe budgétaire allouée à la
confidentialité et sécurité des données. Souhait que la HAS impose des EPP sur
identitovigilance
Sur le territoire sanitaire 1
IDENTITOVIGILANCE
SUR
LE
TERRITOIRE 1
Sous groupe « services de soins »
Actuellement une prévention qui s’appuie le plus souvent sur des recommandations informelles basées sur le bon sens des soignants et leur sens des responsabilités.
Des situations à risque qui nécessitent d’être bien identifiées, des CAT à formaliser: Règles de base pour tous les patients Procédure pour les patients non communicants
Sous groupe « doublons »
Listing de toutes les procédures existantes ou à formaliser
Mutualisation sur cette base mais difficulté de mettre en place une procédure commune d’identification (logiciels différents)
Une manière unique de demander une identité (création d’un mémo pour le territoire)
Adresses utiles
Journée de Besançon: www.identitovigilance.org
HAS: www.has-sante.fr Etudes du GMSIH 2002: http://gmsih.fr AFNOR : Bonnes pratiques de référence pour
l’identification du patient BP S97-723, AFNOR