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Retours sur la 1ére journée nationale de L’IDENTITOVIGILANCE à Besançon le 27 janvier 2009 BREST le 30 avril 2009 Rozenn REBOUR Solange KERMARREC

Retours sur la 1ére journée nationale de LIDENTITOVIGILANCE à Besançon le 27 janvier 2009 BREST le 30 avril 2009 Rozenn REBOUR Solange KERMARREC

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  • Retours sur la 1re journe nationale de LIDENTITOVIGILANCE Besanon le 27 janvier 2009 BREST le 30 avril 2009 Rozenn REBOUR Solange KERMARREC
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  • Dfinition Systme de surveillance et de prvention des erreurs et des risques lis lidentification des patients : pour fiabiliser lidentification du patient et les documents le concernant pour contribuer la qualit de la prise en charge du patient Vigilance non rglementaire
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  • Les objectifs de la journe Prsenter un large panorama des connaissances sur les questions didentit et rgles en vigueur Favoriser le dialogue autour des pratiques et des organisations Faire merger les attentes pour une dmarche qualit par lensemble des acteurs concerns Dans un contexte de certification V2010 (Pratique Exigible Prioritaire)
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  • Organisation de la journe 330 participants Matine: confrences plnires: identification du patient/ tat civil, projet INS, carte vitale 2, le registre de lassurance maladie Le point de vue de la CNIL Les recommandations de bonnes pratiques (HAS/GMSIH)
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  • Organisation de la journe Aprs Midi 2 Ateliers thmatiques: Organiser les processus dIDTV: Le point de vue des patients Dfinir une charte rgionale et la dcliner localement Un panorama des pratiques en IDV(GMSIH) Les outils de lIDTV: Comment mettre en place une politique IDTV Prsentation dun logiciel de reprage des anomalies
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  • Le contexte La certification met lIdentitovigilance au rang des PEP Les erreurs didentit reprsenteraient 10% des vnements indsirables lis lactivit de soins Un manque de sensibilisation du personnel et des patients? Dans un contexte dinformatisation des donnes de plus en plus complexe
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  • Identification fiable du patient Coordination des soins intra/inter rseaux Coopration entre professionnels de sant Continuit des soins Scurit des changes Qualit des soins Gestion des risques, Qualit, Vigilance Scurit des soins Droits du patient Informatisation Intgration des SI Scurit des changes dinformations patients Nouvelles opportunits : les dossiers partags
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  • 2 facettes dans lIdentitovigilance Donner la bonne identit au patient Recueil des identits Gestion des anomalies ( doublons/collisions) Le bon geste au bon patient Vrification de lidentit toutes les tapes de la prise en charge
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  • Identitovigilance Rglementation et recommandations
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  • LIdentitovigilance: une Pratique Exigible Prioritaire Les enjeux: Qualit, scurit et continuit des soins. Acte risques: Consquences potentiellement graves (voire dcs) des identifications Une PEP: Thmatique juge essentielle Positionnement des EV systmatique Non atteinte du niveau de conformit = dcision de certification pjorative voire non certification.
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  • De la V1 la V2007 La V1(1998-2005) Rfrence OPC 7a: lidentification du patient est assure aux diffrentes tapes de la PEC La V2 (2005-2008) Rfrence 22 : une identification fiable et unique du patient est assure a,b,c :Une politique didentification, des procdures de contrle, rapprochement des donnes entre tablissement V2007(2008-2012) Critre 18b: 3 lments dapprciation: politique formalise, organisation en vue de la diffusion et mise en uvre des procdures, information et formation des professionnels
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  • lments dapprciation classs selon une dmarche de progrs en 3 tapes E1 Prvoir, organiser E2 Mettre en oeuvre E3 valuer, analyser, amliorer Une organisation et des moyens permettant de fiabiliser lidentification du patient, toutes les tapes de sa prise en charge Les personnels de laccueil administratif et les professionnels de sant sont forms la surveillance et la prvention des erreurs didentification du patient La fiabilit de lidentification du patient toutes les tapes de la pris e en charge est value priodicit dfinie(indicateurs, audit) et les erreurs sont analyses et corriges Les personnels de laccueil administratif mettent en uvre les procdures de vrification de lidentit du patient Les professionnels de sant vrifient la concordance entre lidentit du bnficiaire de lacte et la prescription avant tout acte diagnostique ou thrapeutique Critre 15a: PEP Identification du patient toutes les tapes de sa prise en charge
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  • Le niveau E1: prvoir Fiabiliser toutes les tapes: Une politique didentification et de rapprochement didentits (moyens techniques, chartes. Des rles, des responsabilits ( une cellule IDV identifie Des procdures (contrle de lidentit dans la base) Formalisation du fonctionnement en mode dgrad
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  • Le niveau E1 (suite) Protocole standard de vrification systmatique dans les units de soins, avant la ralisation dactes risque. Modalits dimplication du patient (support de sensibilisation) Outil de suivi et dvaluation: tableau de bord dindicateurs de signalement et gestion des erreurs didentification, audit des pratiques.
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  • Le niveau E2: mettre en oeuvre Les personnels de laccueilet professionnels de sant sont forms Programme valid de formation aux procdures et protocoles, taux de formation des personnels administratifs et cadres de sant Sensibilisation par journal interne, campagne dinformation
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  • Le niveau E3: valuer, analyser, amliorer La fiabilit de lidentification. est value priodicit dfinieles erreurs analyses Rapport annuel de la cellule IDV Rapport daudit des pratiques (administratifs et professionnels de sant) Support de recueil des erreurs ou presquerreurs didentification dans les secteurs de soins ( activits cliniques et mdico technique) Documents danalyse des carts Actions damlioration, supports du retour dexprience, impact Documents de benchmark
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  • Le bloc opratoire: Une PEP La HAS adopte la check-list adapte du programme OMS (Safe surgery safes lives)dans la V2010. Un critre exigible partir du 1er janvier 2010 Validation de procdures au cours des 3 tapes critiques de lanesthsie Identification pr opratoire du patient par lquipe chirurgicale en charge de lintervention.
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  • Concrtement ..comment
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  • Dfinir une dmarche damlioration Un volet organisationnel (pilotage)AGI Un volet technique (oprationnel)CIV Un tat des lieux (GMSIH) Une politique didentification dcline en charte, dans une organisation donne. Un suivi par des indicateurs, signalement et analyse des dysfonctionnements Formation/information des personnels
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  • Un tat des lieux: le GMSIH Lvaluation BREC(bilan retour expriences et conseil) Un audit hospitalier Bilan du SIH et prconisations damlioration Le rfrentiel: 7 thmatiques dont lidentification du patient
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  • Les rsultats des ES 44 tablissements audits (20 en 2008) Le rfrentiel version 2008: Tout patient a un identifiant unique Une autorit de gestion de lidentification est active et prenne La politique de lidentification est gre lchelle de ltablissement La politique de rapprochement est gre lchelle de ltablissement Une cellule dIDV est active et prenne Lidentification du patient est gre au quotidien
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  • Les rsultats qualitatifs 2008 La gestion de lidentit se fait mais pas toujours de manire systmatique Une majorit de personnes sensibilises la question de lIdentitovigilance Trs souvent les processus sont dpendants des personnes ( bonnes volonts De nombreux cas de CIV ayant exist mais actuellement dormantes Ou de CIV cres mais non actives Absence frquente de formalisation
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  • Une cellule dIdentitovigilance Pourquoi? Comment? Les outils?
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  • Traits stricts nom de naissance nom marital prnom date de naissance sexe carte didentit +++ Article L162-21 du CSS Traits tendus lieu de naissance (code postal et ville) noms des parents (mineurs) Traits complmentaires adresse n tlphone mdecin traitant personne prvenir adresse de vacances n de SS situation familiale mdecin qui adresse... Une Identit 1.Recueillir un minimum dinformations sur le patient 2.Utiliser ces informations comme critres pour toutes activits de soins autour du patient 3.En tant sre de la fiabilit et la qualit de cette identit
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  • Les Anomalies Utopique de tout faire en automatique Traitement mdical manuel TOUT DOIT ETRE TRACE 2 identifiants (ou plus) concernent une mme personne 1 identifiant unique est attribu 2 personnes (minimum)
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  • Les acteurs LAutorit de Gestion de lIdentification (AGI) Instance dcisionnelle, se runit 2 fois par an Valide la politique didentification et ses modifications La Cellule dIdentito-Vigilance (CIV) Groupe oprationnel, change direct entre acteurs Applique au quotidien la politique, utilise des outils de gestion des identits
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  • LAutorit de gestion (AGI) Dtermine la politique didentification au sein de lEtablissement Dfinit et alloue les moyens mettre en uvre Adapte lorganisation Contrle la conformit de la mise en uvre de la politique par la cellule didentitovigilance Dcide des volutions apporter la politique didentification
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  • LAutorit de Gestion (AGI) Compose de reprsentants de : Direction de ltablissement Mdecin du DIM Collge du DIM Commission mixte dtablissement Direction des systmes dinformation Reprsentants de la cellule didentitovigilance Toute autre personne qualifie Fonctionnement : Runion trimestrielle Tableaux de bord de suivi de la qualit de lidentification
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  • La Cellule dIdentitovigilance Met uvre la politique didentification dfinie par lAGI Gre au quotidien les problmes lis aux actions didentification du patient Alerte lAGI sur les ventuels dysfonctionnements dans la mise en uvre de la politique didentification Elabore les indicateurs qualits pour lAGI Elabore les rgles de gestion concernant les services Rdige les manuels de procdure Traite les doublons et les collisions Seule comptente pour tablir avec certitude lidentit dune personne physique
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  • La Cellule dIdentitovigilance Compose de reprsentants de : Mdecin du DIM Direction des systmes dinformation Reprsentant du bureau des entres Reprsentant de chaque service concern par lidentification Toute autre personne qualifie Fonctionnement : Runion hebdomadaire Systme de permanence par un ou deux membres
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  • une CIV : Comment ? Groupe projet = cur de la russite du projet Choisir le chef de projet Ajouter des acteurs de toutes les fonctions (pas plus de 15 personnes), mme qq rticents Avoir une ide du futur responsable de la CIV et linclure La motivation Utilisation des outils du GMSIH Communiquer : DG + CME Calendrier du projet Serr mais raliste, 6 mois avec environ 10 runions Temps ddi pour le chef de projet
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  • Missions dune CIV Correctives : problme didentification rpts, gnants (doublons non corrigs ) Prventives : bonnes pratiques, certification Mise en place dune CIV souvent car ltablissement saperoit de lampleur des dgts
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  • Les outils de la CIV Pour les doublons et les collisions : DETECTIONFUSION OUTILSORGANISATION Requtes/logiciel Moyens humains
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  • Les outils de la CIV PREVENIR Sur les erreurs de saisie laboration de procdures Charte didentification du patient
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  • La charte didentification Elle comprend: Le primtre de la politique : Lentit juridique responsable Les modes de prise en charge Les acteurs concerns Le systme dinformation Les instances mettre en place La responsabilt des acteurs Lidentit au sein du domaine Les procdures Les services didentification La distribution des droits daccs La scurit des donnes Les indicateurs qualit Les actions de formation
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  • Les outils de la CIV GUERIR Au coup par coup : ce nest pas efficace Au quotidien : traitement automatique rgulier Ex : contrler les crations didentit de la veille par rapport la toute la base (prendre toute la base et ne pas exclure les dcds) 2 types de doublons : Potentiels Avrs Grer les candidats exclus (homonymes)
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  • En synthse Un niveau institutionnel/ pilotage Impulser la dmarche Mise en place de la CIV (dfinition dune charte, audits, analyse des dysfonctionnements, suivi des indicateurs) Lien avec le territoire, la rgion Un niveau oprationnel: 2 axes de travail: Une approche administrative:dtection et correction des anomalies,formation du personnel administratif en place et nouveaux arrivants Une approche soignante:vrification de lidentit, le signalement des EI, la sensibilisation et formation au personnel, linformation au patient)
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  • Pour que a fonctionne. Un travail au quotidien (dpister de manire systmatique et trs tt dans la chane) Lidentification: un mtier (les identits cres aux urgences devraient tre valides le lendemain) Prenniser les dispositifs (CIV, procdures) Appui de la direction (une politique sur le prsent et le court terme rviser rgulirement)
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  • Mais. Ne pas oublier Les donnes du patient sont des donnes sensibles CNIL/INS/DMP Aspect thique et attentes du patient prendre en compte
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  • Les attentes des patients Un reprsentant des usagers: Crainte que lidentitovigilance soit considre comme une problmatique mineure: Elle est prioritaire et transversale pour toutes les vigilances Pour tous les ES: Dveloppement dune culture de lIDV Utilisation de tous les outils valids. Respect de lenveloppe budgtaire alloue la confidentialit et scurit des donnes. Souhait que la HAS impose des EPP sur identitovigilance
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  • Sur le territoire sanitaire 1
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  • IDENTITOVIGILANCE SUR LE TERRITOIRE 1
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  • Sous groupe services de soins Actuellement une prvention qui sappuie le plus souvent sur des recommandations informelles bases sur le bon sens des soignants et leur sens des responsabilits. Des situations risque qui ncessitent dtre bien identifies, des CAT formaliser: Rgles de base pour tous les patients Procdure pour les patients non communicants
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  • Sous groupe doublons Listing de toutes les procdures existantes ou formaliser Mutualisation sur cette base mais difficult de mettre en place une procdure commune didentification (logiciels diffrents) Une manire unique de demander une identit (cration dun mmo pour le territoire)
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  • Adresses utiles Journe de Besanon: www.identitovigilance.org www.identitovigilance.org HAS: www.has-sante.frwww.has-sante.fr Etudes du GMSIH 2002: http://gmsih.frhttp://gmsih.fr AFNOR : Bonnes pratiques de rfrence pour lidentification du patient BP S97-723, AFNOR