Réunion annuelle dinformation des experts-visiteurs

Réunion annuelle d’information des experts-visiteurs

L’optimisation des processus du service de certification :


LE PROJET EOLE

3Haute Autorité de santé - 12 décembre 2006

LE POINT DE DEPART

TRIPLE CONSTAT FIN 2005 – DEBUT 2006 :

1. Une qualité du service rendu aux établissements de santé à améliorer :

Hétérogénéité des réponses

Non disponibilité des chefs de projet

2. Un contexte de montée en charge de la V2 plus « consommatrice de temps » que la V1, une charge de travail accrue pour les CP générant des tensions

3. Des fonctions capitales insuffisamment développées

Études et développement (V3 …)

Outils et méthodes (outils, systèmes d’information …)

Gestion des ressources experts visiteurs


OBJET DU PROJET

Analyser les « processus de production » afin de

les optimiser et faire évoluer les systèmes

d’information

Accroître la productivité du service et la qualité

Redéployer des ressources sur les fonctions à

consolider


METHODE

Un service qui s’est organisé autour du projet EOLE depuis mars 2006

Avec l’appui d’un consultant (aide méthodologique et progression rapide)

Un travail en 3 temps :

Installation progressive

des processus outillés et de la nouvelle

organisation

Élaboration de processus ciblespréconisations

d’amélioration du S.I. définition d’une

nouvelle organisation

Diagnostic

Mars – juin 2006 Juin – novembre 2006

14 chantiers auxquels participent la quasi totalité des agents

Fin 2006 - 2007


SYNTHESE RESULTATS DIAGNOSTIC

1. Risque avéré de rupture liée à la montée en charge V2 en

2007

2. Objectivation des dysfonctionnements pressentis

3. Hétérogénéité des pratiques

4. Boucle de progrès insuffisamment structurée

5. SI inadaptés à l’actualité du métier et encore moins à son

avenir


PROPOSITIONS ACTIONS EN COURS (1)

1. Prendre des dispositions visant à mieux équilibrer la charge entre CP et à

réguler au mieux la charge tout au long de 2007 (éviter pics) notamment

par un meilleur contrôle sur les échéances des mesures de suivi

2. Revoir les procédures de travail associées à la conduite des démarches

pour améliorer la qualité du service rendu et diminuer la charge

• supprimer les tâches ou étapes sans valeur ajoutée

• Faire suivre l’ES non plus de façon personnalisée de bout en bout mais à partir

seulement de la réception de l’AE ; une équipe « d’accueil » répond dans l’intervalle

aux questions des ES qui disposent de réponses structurées et homogènes

3. Faire évoluer le S.I. pour s’ouvrir aux ES et aux EV


PROPOSITIONS ACTIONS EN COURS (2)

4 . CLARIFIER LA DOCTRINE AFIN DE REDUIRE L’ HETEROGENEITE

DES PRATIQUES A FAIRE CONCOMMITAMMENT AVEC LA V2BIS

• points précis tels que la cotation, …

• positionnement de la HAS vis à vis des ES , responsabilité des ES dans la

maîtrise de la procédure

• Niveau de prise en compte de la réglementation

5. REVOIR L’ORGANISATION DU SERVICE AUTOUR DES FONCTIONS A

CONSTRUIRE (R et D, METHODES et OUTILS, Gestion Ressources EV)

TOUT EN ASSURANT UNE FONCTION DE PRODUCTION OPTIMISEE

Bilan de la certification V1en quelques chiffres-clefs



Visites V1 initiales réalisées

9 66 164298

605751 650

427

9 75239

537

1142

1893

2543

2970

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Cumul

Visitesréaliséespar années

La première itération de la certification



8891 recommandations

1462 réserves

101 réserves majeures

28% 3%

58%

11%

Sans Recommandation

Avec Recommandation

Avec Réserve

Avec Réserve Majeure


Thèmes des recommandations du Collège-Commission (en % d'ES accrédités)

40%36%

26%18%

51%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Dossier du patient (dont traçabilité du

consentement et de laréflexion B/R)

Circuit dumédicament -

conformitéprescriptions/dossier

Politique qualité et degestion des risques

Ressources humaines Vigilances sanitaires



Thèmes des réserves du Collège-Commission (en % d'ES accrédités)

7%6% 6%

5%

10%

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

Circuit du médicament -conformité

prescriptions/dossier

Dossier du patient Continuité des soins Gestion du risqueinfectieux

Vigilances sanitaires



"L'ETABLISSEMENT A MIS EN PLACE DES ACTIONS CONCERNANT CETTE RECOMMANDATION"

TOUT A FAIT D'ACCORD

43%

PLUTOT D'ACCORD

36%

PLUTOT PAS D'ACCORD

6%

PAS DU TOUT D'ACCORD

4%

NSP11%

ENQUÊTE : L’effet des recommandations


54,4%

41,1% 39,1%

27,8%

12,7%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

développemodalités de trav.

pluriprof.

renforce lesentiment

d'appartenance

améliore la PEC valorise image del'ES

améliorerelations tutelle

EN % DE « TOUT A FAIT D’ACCORD » sur 1409 professionnels interrogés

Les améliorations liées à la certification


39,5%

35,3% 34,5%

29,2%

24,8%23,3%

15,5%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

informationdu patient

organisationde la PEC

sécurité dessoins

pratiquesprof. dessoignants

managementde l'ES

prestationshôtelières

pratiquesmédicales


EN % DE « TOUT A FAIT D’ACCORD » sur 1409 professionnels interrogés


La certification a contribué à la mise en place ou au développement….% de "tout à fait d'accord"

62,6%

55,3%

48,7%44,7%

32,7% 30,7% 29,2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

rédaction etdiffusion deprotocoles/procédures

mise en place degroupes de

travail sur ladémarche

qualité

mise en place destructure(s)

qualité

formalisationprojet qualité

élaboration etrecueil

d'indicateurs

devt del'évaluation

utilisation desrésultats d'éval.ou d'indic pour

la gestion de l'es



La certification aujourd’hui en bref

10 ans depuis les ordonnances Juppé

3476 visites réalisées par autant d’équipes d’EV

dans la quasi-totalité des établissements de santé

800 visites par an

92 séances d’examen de dossiers (V1, V2 et contestations) par an


La certification aujourd’hui en bref

80 collaborateurs permanents

25 membres de la commission spécialisée ES

1100 experts-visiteurs formés dont 760 encore en activité

60 à 80 nouveaux EV formés par an (TO~10%)

3000 journées EV de formation continues par an


SYNTHESE 1996-2006

Dispositif expérimental artisanal « industriel »

Exhaustivité du champ sanitaire français

Impact globalement positif sur l’organisation des soins et la

qualité de la prise en charge

Promotion de l’évaluation et des démarches qualité

engagée de manière irréversible

État d’avancement V2



Passage de la 1ère à la 2ème itération

966

164

750

650437

0

100 313 750 750 750

303

605

298

0100200

300400500600

700800

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

1ère itération

annéeintermédiaire

2ème itération

annéeintermédiaire

État d’avancement de la procédureÉtat d’avancement de la procédure


La version deux : des évolutions majeures

1. Le manuel et ses priorités : gestion des risques et EPP

2. Les constats par critères (215)

3. La cotation et son guide

4. L’expression distincte de la dynamique

5. Un processus de décision plus formalisé

6. La diffusion publique du rapport


Évolution des niveaux de décision

V1

Réserve28%

Réserve majeure

3% Pas de recommandations 11%

Recommandations

58%

V2

Réserve

44%

Réserve majeure

9%

7%

Recommandations

40%

Pas de recommandations


51,82%

35,67%

11,53%0,98%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Nombre de A Nombre de B Nombre de C Nombre de D

SUR UNE BASE DE 18639 NOTATIONS / ITEMS SUR 70 ETABLISSEMENTS

SUR UNE BASE DE 18639 NOTATIONS / ITEMS SUR 70 ETABLISSEMENTS

Répartition des cotations


Les décisions par type et par chapitre du manuel

type 1 type 2 type 3

Chapitre I 6% 2% 0% 8,57%

Chapitre II 21% 10% 1% 31,71%

Chapitre III 25% 15% 1% 41,14%

Chapitre IV 14% 4% 0% 18,57%

66,86% 31,14% 2,00% 100,00%

Répartition des décisions


Évaluation de l’impact des décisions V1 (1)

Etat du suivi en V2 des décisions de la V1

Pas de suivi6%

Suivi réalisé58%

Suivi en cours 36%


Évaluation de l’impact des décisions V1 (2)

Prise en compte (%) en V2 par les établissements des décisions indéxées en V1

6881 83

75 8071 67 67

7871

9588

25

0

25

50

75

100

34 9 15 11 26 18 24 29 16 6 17 1 36

Numéro des références

Réd

uctio

n en

V2

du

nom

bre

de d

écis

ions

(%

)


L’EPP : UN PREMIER ZOOM

1. 100 dossiers

2. Plus de 1000 actions concrètes d’amélioration

menées par le même nombre d’équipes

3. Sur quels thèmes ont porté les actions?


51%

10%

8%13%

8%

10%

suicide

dépression

schizophrénie

sortie de patient

isolement

autres

Thèmes traités en psychiatrie

EPP : RÉFÉRENCE 46


Thèmes traités en médecine

18%

16%

11%11%4%4%

36%

cancer coronaropathies

accident vasculaire cérébral diabète

pathologies thromboemboliques insuffisance rénale

autres



Thèmes traités en SSR

18%

11%

9%9%5%

48%

douleur nutrition

accident vasculaire cérébral escarres

prothèse de hanche autres



Thèmes traités en chirurgie

16%

13%

10%4%3%4%3%3%

44%

cancer antibioprophylaxie prothèses de hanche

douleur arthroplastie sténose carotidienne

obésité fractures autres

EPP : référence 46EPP : RÉFÉRENCE 46


Thèmes traités en obstétrique

38%

15%12%6%

29%

accouchement césarienne

hémorragie de la délivrance infections materno-fœtales

autres



Les principaux thèmes d'action de réduction des risques a priori (réf. 45 a)

0%

5%

10%

15%

sond

age

urina

ire

cont

entio

n

trans

fusio

n

mise

en

cham

bre

d’iso

lemen

t

circu

it du

méd

icam

ent

cath

éter

cent

ral im

plant

able

chim

iothé

rapie

iatro

génie

méd

icam

ente

use

infec

tion

du si

te o

péra

toire


Les principaux thèmes d'action de réduction des risques a posteriori (réf. 45 b)

fugues 8%

violence 5%

erreur de côté5%

suicide4%

chutes

47%

contentions9%

escarres10%

Revues de morbi-mortalité12%


Évaluation de la pertinence des prescriptions (réf. 44 c) (en %)

422224246610

34

22

ATB cura

tifs

ATB pro

phylax

ie

antit

hrom

botiques

anta

lgiq

ues

neuro

leptiq

ues IEC

Rxphar

mac

eutiq

ues

toute

s

aucu

ne

Classes pharmacothérapeutiques

Fré

qu

en

ce (

en

%)

antid

émen

tiels

antin

éopla

siques

IPP


Conclusion : les perspectives de travail à court terme

1. Des pratiques (CP et EV) à harmoniser davantage

2. Une version améliorée du manuel

3. Un ajustement de la procédure

4. Une version courte du RAC orientée « grand public »

5. Les réflexions sur les évolutions à moyen terme de la

procédure

De la V2 à la V2 2007



OBJECTIFS

Simplifier, alléger le manuel

Rendre le manuel plus lisible, plus facilement compréhensible

Renforcer la cohérence d’ensemble du manuel


LIMITES

Pas de réécriture de l’ensemble du Manuel V2

Maintien de la structure du Manuel en quatre

chapitres

Pas de remise en cause des principes

fondamentaux


METHODOLOGIE

Repérer les critères

• abscons

• redondants

• à déplacer

• manquants

en faisant la synthèse des observations des experts-visiteurs, des établissements, des chefs de projet, des membres de la commission de certification

en organisant des séances de relecture collective du manuel

Rechercher les critères dont la modification fait consensus

Engager un travail de réécriture des critères

en désignant deux experts-visiteurs pour faire ce travail au sein d’un groupe très restreint de la direction de l’accréditation

Fixation du calendrier des travaux


DE MAI À JUIN 2006

Recueil des observations sur les critères après envoi de questionnaires :

• aux experts-visiteurs par le canal d’EV infos

• à une vingtaine d’établissements de santé

Recherche des critères dont la modification fait l’objet d’un consensus

Relecture du manuel V2 :

• par deux experts–visiteurs missionnés

• quelques membres de la DAC


RÉUNIONS DE TRAVAIL À LA HAS

Avec :

• les deux experts-visiteurs missionnés

•une douzaine d’établissements de santé

• les chefs de projet du service de certification des

établissements de santé

• les membres de la Commission de certification

Pour :

•relecture,

•discussion

•présentation de la nouvelle version du manuel


DE JUILLET À DÉCEMBRE 2006

Exploitation des données pour réécriture de certains critères

Réécriture des éléments d’appréciation dans le guide d’aide à la cotation

Harmonisation de la terminologie utilisée pour

• les « personnes à rencontrer »

• les « documents à consulter »

Actualisation et validation du guide « Préparer et conduire »

Validation du manuel V2-2007 et du guide d’aide à la cotation


CALENDRIER PREVISIONNEL

Janvier 2007

• Mise en ligne du manuel et du guide d’aide à la

cotation, du document « Préparer et conduire »

• Préparation des grilles de saisie de l’auto-évaluation

et leur mise en ligne

De janvier à mars 2007

• Actualisation des autres documents de procédure

(rapport des experts-visiteurs, etc.)


PRINCIPALES EVOLUTIONS

De fond

• sur les critères du manuel

• sur les éléments d’appréciation du guide d’aide à la

cotation

De forme

• sur la présentation du manuel et du guide

• sur l’harmonisation des termes utilisés


INTITULE DES RÉFÉRENCES

Le remplacement de la phrase par un titre

supprime l’exigence au niveau de la référence

•Exemple de la référence 1 :

• V2 : L’établissement définit et met en œuvre des orientations stratégiques

• V2-2007 : Les orientations stratégiques

Conséquences

•L’exigence est portée par chaque critère

•Niveau d’exigence : le critère


MISSIONS PRINCIPALESRESTRUCTURATIONS DU CHAPITRE 3

Création d’une sous-partie « Droits du patient »

avec trois références :

• Information du patient

• Recherche du consentement et des volontés du

patient

• Dignité du patient

Restructuration des références 35 et 36

(fonctionnement des secteurs médicotechniques

et circuit du médicament)


MISSIONS PRINCIPALESMODIFICATION DU CHAPITRE 4

Allègement

•Passage de 6 à 3 sous-parties• Pratiques professionnellesPratiques professionnelles

• Les usagers et les correspondants externesLes usagers et les correspondants externes

• Politiques et managementPolitiques et management

•Dans la 1ère sous-partie, restructuration de la référence 46 sur le modèle des références 44 et 45

•Une seule référence dans chacune des autres sous-parties


FUSIONS DES REFERENCES

Fonctions hôtelières et logistiques (10,11 et 12)

Système d’information (21, 22 et 23)

Dossier du patient (24 et 34)


SUPPRESSION DE REDONDANCES

Suppression de critères

•2.b. (redondant avec le 13.a.)

•10.a. (redondant avec le 26.b.)

•10.b. (redondant avec le 27.c.)

•10.c. (redondant avec le 30.a.)

Fusion de critères au sens proche ou imbriqués

•4.a. à 4.d.

•25.b., 25.c. et 25.f.

•27.b. et 31.b.

•31.d. et 31.e.


PRÉCISIONS

Renforcement de certains cartouches explicatifs

•Précision des champs d’application des références 17, 19

•Modification de l’applicabilité de critèresDon d’organesUrgences

Précisions apportées au libellé de certains critères

•Nouvelle formulation


AUGMENTATION DU NIVEAU D’EXIGENCE SUR CERTAINS CRITERES

Ajout de l’exigence d’application pour les critères mentionnant la seule connaissance de règles par

les professionnels

Exemple sur le critère 7a de la référence 7 : Politique d’optimisation des ressources et des moyens

•En V2 : Les coûts des activités sont connus et leur maîtrise est assurée

•En V2-2007 : L’ES met en œuvre un dispositif permettant la maîtrise des coûts


V2 V22007 : 9 REFERENCES DE MOINS

Chapitre V2 V22007

I 7 7

II 17 11

III 19 21

IV 10 5

Total 53 44


V2 V22007 : 56 CRITÈRES DE MOINS

Chapitre V2 V22007

I 27 19

II 73 50

III 84 77

IV 31 13

Total 215 159


LES ELEMENTS D’APPRÉCIATION

Un travail de réécriture

7 experts-visiteurs missionnés

• M.Yvon RICHIR , • Jean-Pierre PERREARD, • Annick MACREZ, • Jocelyne UHL, • Alain CHABROL, • Martine BOUYSSIE, • Philippe BOULOGNE


CONSIGNES DE RÉÉCRITURE DES ÉLÉMENTS D'APPRÉCIATION

Pas plus de 4 éléments d'appréciation par critère (si possible)

Identification facile en visite de la présence ou non de l'élément d'appréciation

Lien logique entre critère et élément d'appréciation

Remplacement d’un élément d'appréciation trop vague et général, par un "point critique" prédictif de qualité lorsque celui-ci est maîtrisé ou présent.


MISE EN FORME DES DOCUMENTS

Fusion du manuel et du guide d’aide à la cotation en un seul document

• Le critère est en titre de page, les éléments d’appréciation en dessous, puis le cartouche,

• Sous le trait de séparation de la page, viennent les autres rubriques


MODELE DU MANUEL ET GUIDE

Éléments d’appréciation

Description de la cotation A

1. Précisions

2. Questionnement

3. Documents à consulter

4. Personnes à rencontrer

Chapitre 1

Référence 1

Politique et qualité du management

Les orientations stratégiques de l’établissement

1.a Les orientations stratégiques prennent en compte les besoins de la population.

Les passerelles entre les différentes sources d’EPP



EPP

Obligation EPP « individuelle »Art 14 Loi 13/08/04

Obligation FMCLoi 09/08/04

Certification V2 ESRéf. 44, 45, 46

Accréditation MédecinsSpécialités « à risque »

Art 16 Loi 13/08/04

EPP / un cadre réglementaire


Aspects réglementaires

• 13 Août 2004 : loi sur l’assurance maladie

Évaluation « individuelle » des pratiques obligatoire pour tous les

médecins - Art 14

• Décret d’application du 14 avril 2005

• Décision de la HAS de juillet 2005

• Décret du 15 mai 2006 relatif aux sous-commissions de la CME

• Décret du 2 juin 2006 relatif à l’EPP

HAS – Mission Formation – ML – Sept. 05 5


Une démarche ponctuelle

+ Une démarche continue sur 5 ans

Validation de l’obligation par les CRFMC

Décision de la HAS – juillet 2005

HAS – Mission Formation – ML – Sept. 05

L’EPP : validation quinquennale


Programmes proposés par :

- Organismes agréés- URML pour les médecins exerçant à titre libéral- CME (dont projets présentés dans le cadre de la V2)

HAS – Mission Formation – ML – Sept. 05

Les programmes d’EPP individuelle


« L’évaluation des pratiques professionnelles,

avec le perfectionnement des connaissances,

fait partie intégrante de la formation médicale

continue. »

L’EPP – FMC Décret du 14 avril 2005


FMC obligatoire - Projet

Obligation de 250 crédits en 5 ans

Crédits répartis en 4 rubriques :

- Formations « présentielles »

- Procédures d’évaluation : EPP

- Engagement dans la formation, la recherche, fonctions de

représentation professionnelle

- Formations individuelles ( lectures, e-learning…)


• Projet RESIRISQ à l’initiative des médecins libéraux concernés pour trouver une réponse à la hausse des primes d’assurance en RCP

• Constat de faisabilité d’un dispositif de réduction des risques liés aux pratiques médicales applicable au plan national en mai 2004

• Commenté favorablement par la mission IGAS/IGF sur l’assurance en responsabilité civile médicale en 2004, qui préconise le développement d’une politique de gestion des risques médicaux au sens d’une démarche de prévention des accidents évitables

A L’ORIGINE : UN PROJET VOULU PAR LES MEDECINS


• Article 16 de la loi du 13 août 2004 relative à l’assurance

maladie

–Extension du bénéfice à toutes les spécialités et activités

médicales dites « à risque » en établissement de santé,

quel que soit le mode d’exercice.

–Logique de développement de démarches d’EPP sur les

activités à risque

–Mise en œuvre confiée à la Haute Autorité de santé

–Principe de volontariat

• Décret d’application du 21 juillet 2006, J.O. du 23 juillet 2006

LES BASES LEGALES DU DISPOSITIF


EN PRATIQUE

• La démarche de gestion des risques de l’accréditation

est fondée sur la déclaration par les médecins des

« événements porteurs de risques médicaux »

concernant leur activité en établissement de santé

• Ces déclarations d’événements anonymisées

constituent la « matière première » de la base de

données de retour d’expérience gérée par la HAS


EN PRATIQUE

• L’analyse de ces événements conduit à produire :

–des recommandations individuelles (en réponse aux

événements déclarés par un médecin)

–des recommandations générales et référentiels

(résultant de l’analyse de la base de données,

d’études de risque et de la veille scientifique)

que les médecins adhérents au dispositif devront mettre

en œuvre


L’EPP : 4 entrées possibles, 3 obligations…

Accréditation des médecins – volontaire

EPP et Certification ES – obligatoire

FMC – obligatoire et EPP

EPP individuelle – obligatoire

• Faisabilité, acceptabilité

• Quelles passerelles, quelles équivalences?

HAS – Mission Formation – ML – Sept. 05 8


>

15Région Basse-

Certification

des ES :

Réf. 44

Réf. 45

Réf. 46

Obligation

individuelle

d’EPP

Prise en compte

Accréditation des médecins et

des équipes médicales

Réf. 45

Équ

ival

ence

du p

arco

urs

EPP / des passerelles fonctionnelles


(2) EPP OA

(3) Programmes d’EPP en ES

UU

RR

MM

LL

(1) URML

ValidationRéalisation

CME etMH

Le circuit de validation de l’EPP pour les médecins en exercice libéral


(2) EPP OA

(3) Accréditation MédecinsSpécialités à risque / OA

Sous Commission EPP

& MEEMEE

CC

MM

EEHAS

(1) EPP en interne

ValidationRéalisation

Le circuit de validation de l’EPP en ES publics et PSPH


URMLOA

CME

HASHAS

Conseil Régional FMC EPP

CDOM

MH

ATTESTATIONATTESTATION

Certificat(s)

MEE


EPP validéeEPP validée

250 crédits

Catégorie 1 : formations présentielles

Catégorie 2 : formations individuelles et à distance

Catégorie 3 : situations professionnelles formatrices

Catégorie 4 : dispositifs d’évaluation

100 crédits

EPPEPP FMCFMC&&

EPP FMC

Les experts-visiteursen quelques chiffres-clefs



70

170

0

100

200

300

400

500

600

700

1998 1999 2000

Cumul du nombre d’EV

Effectifs des experts-visiteurs

800

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

300

560

420

660

740780 770 770 770


Répartition des experts-visiteurs

769 experts-visiteurs

Répartition par catégories

Autres8%

Médecins30%

Soignants31%

Gestionnaires31%

Répartition Privé/Public

PUBLIC60% PRIVE

40%


Recrutement des experts-visiteurs

Nombre de candidatures

0

250

500

750

1000

1250

1500

1750

2000

2250

2500

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Année

No

mb

re

Courbe de tendance


Les experts-visiteurs

Les départs en 2006

Catégories Démission Arrêt HAS Total

Médecin 10 10 20

Gestionnaire 10 7 17

Soignant 9 5 14

Autre 4 5 9

TOTAL 33 27 6060

Origine des démissions : motifs personnels ou professionnels

Origine des arrêts HAS : non respect de l’engagement contractuel, mauvaises évaluations, incompatibilité


Planification des experts-visiteurs

Nb de visite Nb EV %

0 visite 37 5

1 à 2 165 22

3 163 22

4 à 7 330 44

Plus de 7 46 7

TOTAL 741 100

Nb de visite Nb EV %

0 visite 27 4

1 à 2 33 4

3 à 6 120 16

7 à 10 157 21

Plus de 10 404 55

TOTAL 741 100

En 2006 Au total

Répartition par tranche du nombre de visites réalisées


Planification des experts-visiteurs

Taux de visite pour MEDECINS et GESTIONNAIRES

3,4 visites par an

Taux de visite pour SOIGNANTS et AUTRES

3,9 visites par an

200 désistements d’une visite par an

1 équipe constituée sur 4 n’est pas définitive (1000 750)


Le profil type de l’expert-visiteur

Homme (55%)

52,5 ans

Turn-over 10,35%

3,7 visites par an


SYNTHESE

Stabilisation du nombre des experts-visiteurs

Engagement très hétérogène des EV

Mutation de la population des experts-visiteurs

(proportion d’EV expérimentés a passé un cap)

Mise en place d’une gestion prévisionnelle fine pour

mettre en adéquation le recrutement et le besoin

Gestion des experts-visiteurs Enjeux et propositions



PREAMBULE

L’accréditation repose sur l’intervention des experts dans la phase visite

- La visite est un temps occasionnel dans la vie d’un expert

- Un temps fort et unique pour l’ES

- Un temps capital pour l’image de l’accréditation et de la HAS

se donner les moyens et vous donner les moyens de la fiabiliser


Une politique RH

qui réponde pour la HAS et vous-mêmes à cette exigence de fiabiliser le processus de visite

qui réponde à vos besoins :

- reconnaissance

- motivation

- outils et méthodes pour conduire les visites


Mise en œuvre d’un programme de travail

- Réflexion sur les profils

- Réflexion sur les compétences nécessaires : référentiels de compétences EV/ coordonnateurs

- Politique de recrutement : votre aide est attendue

- Politique de formation

- Politique d’évaluation


La possibilité de disposer d’experts « semi-professionnels »

- EV contractualisant de 6 à 10 visites par an

- Coordonnateurs

- Portant la visite jusqu’à l’instance décisionnelle

- Débriefing et formation mensuelle obligatoire

- Participation à la création d’outils et méthodes pour la HAS/formation des EV…


Un dispositif de formation diversifié

Formations initiales avec un dispositif de visites tutorées pour les nouveaux formés

Formations continues « présentielles » :

- poursuite du programme d’accompagnement du déploiement de la V2

- nouveaux thèmes



La mise en œuvre d’un dispositif de e-learning complémentaire de la formation présentielle :

- écriture du rapport/règles décisionnelles/SARA

- Visites ciblées

- Gestion des risques

- Animation de temps spécifiques de visites : préparation, recueil de l’information, synthèse de l’information, séance de restitution

- Évaluation des experts-visiteurs

Aide en ligne- espace Groupware avec tous les documents et outils de référence

- Espace de capitalisation des situations pb (FAQ + réponse HAS)

- Base de contact experts

- Trombinoscope



L’organisation d’ateliers d’harmonisation des pratiques en région

- pour les coordonnateurs

- pour les EV

- conçus comme des « groupes de pairs »


Un dispositif d’observation en visite

Dispositif distinct du dispositif d’évaluation individuelle des experts

Objectif pour la HAS : nourrir une fonction « progrès » sur la procédure

Observation de temps ciblés de visite

Assurée par un prestataire extérieur


La refonte du dispositif d’évaluation

- Pourquoi cette refonte… ou les principales faiblesses du dispositif actuel

1. Qui évalue qui ? : légitimité de l’évaluateur (évaluateur maîtrisant la procédure pour

évaluer la pratique des EV….)

2. Engagement d’évaluation : non exhaustivité des retours, refus, inégalité dans

l’engagement des différents acteurs

3. Quoi évaluer ? : évaluation du comportement plus que des compétences : absence de

référentiels

4. Pourquoi évaluer ? : pas de retour pertinent et régulier aux EV sur leur « manière de

servir » ni pour la HAS sur la mise en œuvre des compétences en visite

Pour vous EV


Les acteurs de cette refonte

Un groupe de travail composé de membres de la DAC et d’experts-visiteurs

Objectif :

- proposer de nouvelles modalités d’évaluation : qui évalue qui et processus d’évaluation

- proposer des référentiels de compétences : EV/coordonnateurs

- proposer de nouvelles grilles d’évaluation/fiches d’alerte

- participer à l’expérimentation du nouveau dispositif

- participer à la réflexion sur le système d’information nécessaire


Les principes de cette refonte

1. Évaluation = obligation contractuelle inscrite dans le contrat

de chaque EV

2. Disposer comme base de référentiels de compétences pour

EV et Coordonnateurs

3. Formation des évaluateurs

4. Transparence de l’évaluation : tout pb fait l’objet d’un échange

entre l’évaluateur et l’évalué

5. Évaluation HAS : pas une simple compilation de notes mais

synthèse de différentes données


Les évaluateurs

- Les EV ne sont plus évaluateurs : fonctionnement par « fiches d’alerte »

Pour les EV :

- l’évaluateur est le coordonnateur

Pour les coordonnateurs :

- l’évaluateur est un « superviseur » HAS


Les modalités d’évaluation

Pour les EV :- chaque EV réalise son AE en visite et la remet avant de partir au

coordonnateur

- Le coordonnateur fait l’évaluation de chaque EV

- Si pas d’écart entre l’AE et l’évaluation transmission à la HAS avec copie à l’EV

- Si écart entre l’AE et sa perception entretien téléphonique avec le(s) EV concerné(s)

- Transmission à la HAS par EVA dans les 15 jours qui suivent la visite (en même temps qu’adresse le rapport)

- La HAS contacte l’EV si pb spécifié dans l’évaluation ou par d’autres canaux (ES) pour suites à donner

- L’évaluation par le coordonnateur est obligatoire


Les modalités d’évaluation

Pour les coordonnateurs- chaque coordonnateur réalise son AE et l’adresse via EVA dans les 15

jours qui suivent la visite à son superviseur HAS

- Cette AE est obligatoire- Le superviseur HAS dispose également :

- d’éventuelles fiches d’alerte d’EV

- de l’avis du CP : délai de transmission du rapport et respect des règles rédactionnelles et décisionnelles

- d’éventuelles données provenant de l’ES visité

- Si pas d’écart entre l’AE et les autres sources RAS

- Si écart entre l’AE et les autres sources entretien téléphonique avec le coordonnateur

- Un entretien d’évaluation spécifique est réalisé une fois par an avec tous les coordonnateurs sur la base de toutes les visites effectuées.


Le retour HAS

Immédiat quand pb

Une fois par an : un entretien avec chaque coordonnateur

Retour à tous les EV en fin d’année :

- une synthèse des évaluations en visite

- Une appréciation des formations suivies et d’éventuelles préconisations de formation

- Une appréciation sur le respect des engagements contractuels…dont l’obligation d’évaluer…


Le déploiement

Expérimentation du nouveau dispositif de 1er semestre 2007 avec une vingtaine de coordonnateurs

Déploiement général au 2nd semestre 2007


Un enjeu complémentaire

Une reconnaissance des missions d’EV

Quelques pistes :

prise en compte de la formation d’EV au titre de la FMC

prise en compte de la formation et des missions d’EV dans le cadre de masters (VAE)

Évolution du dispositif de certification



Les finalités de la démarche de certification

• Améliorer la qualité des prestations servies par

les établissements de santé

• Informer les usagers et les pouvoirs publics de

la qualité des prestations


Quelques éléments de diagnostic

• Impact positif démontré

• Sur la dynamique

• Sur les structures et les procédures

• Mais :

• Efficacité limitée dans l’espace et le temps

• Lourdeur et formalisme

• Le champ clinique partiellement abordé


Quatre grands objectifs

1.Renforcer l’efficacité de la procédure en termes

d’amélioration de la qualité

2.Accroître la garantie fournie aux usagers

3.Réduire la charge de travail induite et les

contraintes formelles

4.Permettre une évaluation intégrée de l’impact


Principes d’action

1. Viser une approche incitative

2. Renoncer à l’exhaustivité du champ évalué

3. Accroître la crédibilité des constats et des décisions

4. Concilier transparence et démarche non

sanctionnante

5. Rechercher une action plus continue

6. Favoriser l’appropriation et l’acceptabilité


Quelques traits saillants des orientations

• Un référentiel fondé sur des points critiques

• Articulant constats et indicateurs annuels

• La part majeure des standards par pathologie

• Une auto-évaluation libre et à mi-parcours

• Des visites au contenu adapté et parcours +++

• La réflexion sur la valorisation des résultats


Les étapes en cours

1.Concertation institutionnelle (fin 2006) :

fédérations, ministère, assurance maladie, ARH…

2.Une étude quali/quanti (1er semestre 2007) pour

•Valider le diagnostic

•Valider les orientations retenues

3.Début des travaux techniques au deuxième

trimestre 2007
