RÉUSSIR SES RECRUTEMENTSgUIdE pRaTIqUE

Sommaire1/ AnAlyser les besoins

et définir le poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p . 3

L’analyse du besoin en recrutement Quelques questions simples à se poser La définition précise du poste à pourvoir La définition du poste doit déterminer précisement…

2/ Choisir un ContrAt AdApté Aux besoins de votre entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p . 4

Le Contrat à durée indéterminée (CDI) Le Contrat à durée déterminée (CDD) Le contrat à temps partiel Le contrat de professionnalisation Le contrat d’apprentissage

3/ orienter vos reCherChes . . . . . .p . 7 En interne En externe

4/ exAminer les CAndidAtures . .p . 8

5/ orgAniser l’entretien . . . . . . . . . . . . . . . . .p . 8

Le déroulement de l’entretien

6/ Choisir le CAndidAt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p . 10

7/ des Conseils pour optimiser l’embAuChe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p . 10

Avant : mobilisez la POE ou l’AFPR Après : organisez l’accueil et l’intégration du salarié

Le recrutement d’un salarié est l’une de vos préoccupations quotidiennes et constitue l’un des actes les plus délicats dans la vie d’une entreprise. Cette démarche ne doit pas être menée à la légère.

Recruter permet de positionner la bonne personne à la bonne place au bon moment. L’acte de recruter consiste à chercher et trouver le candidat dont le profil est au plus proche de celui souhaité, et donc du poste à pourvoir.

Quelques principes de base doivent être respectés pour franchir cette étape avec les plus grandes chances de succès. Ce guide pratique a pour objectif de vous accompagner dans vos démarches de recrutement en procédant étape par étape : analyse des besoins, définition du poste à pourvoir, sécurisation de l’embauche… Un recrutement réussi est un recrutement où le salarié et l’employeur trouvent leur intérêt. Cela nécessite une écoute mutuelle des attentes de chacun.

En finir avEc lES idéES rEçuES

Je reCrute, mAis Ce n’est pAs mon métier .

fAux . Vous recrutez pour votre équipe. à ce titre, vous êtes la personne la plus à même d’identifier les compétences spécifiques requises et celle qui connaît le mieux la réalité du poste. Vous pouvez “vendre” le poste et choisir la candidature intéressante.

Je reCrute, donC Je suis en position de forCe .

fAux . Le candidat est en situation “d’offreur” des compétences dont vous avez besoin. Vous devez être en capacité de “vendre” l’entreprise, l’équipe et l’emploi proposé. Promouvoir le poste vous permettra de recruter des personnes de valeur et de vous assurer de la motivation du candidat.

Je reCrute, J’Ai besoin de beAuCoup de CAndidAtures pour séleCtionner lA bonne .

fAux . Le nombre de CV reçus ne garantit pas la qualité du recrutement. Pour être efficace, ciblez vos recherches.

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R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s

En complément de ce guide, AGEFOs PME met à votre disposition des prestations-accompagnement sur-mesure (appui d’un conseiller expert emploi-formation, information sur les aides à l’embauche…) ainsi qu’un ensemble d’outils facilitant l’appropriation des activités-clés RH telles la construction du plan de formation, la conduite des entretiens professionnels… Objectif : faciliter la mise en place et l’animation d’une démarche

globale de gestion des compétences dans votre entreprise.

fiches pratiques1 Les étapes d’un recrutement réussi

2 Modèle type - Fiche de poste

3 Entretien de recrutement

4 Fiche d’entretien du recrutement

5 Glossaire de la formation professionelle

Offre de Services AGEFOS PME

1/ aNalySER lES bESoINS

ET dÉfINIR lE poSTE

La première réflexion à mener au cours

de la procédure de recrutement porte sur l’analyse précise du besoin

et la définition exacte du poste à pourvoir.

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l’analYSE du BESOin En rEcruTEMEnT

- Commencez par recenser les besoins de l’entreprise.

- Tenez compte de son contexte économique et organisationnel et, le cas échéant, de ses projets de développement.

- Examinez son organisation actuelle et les moyens de l’optimiser.

- Modifiez légèrement, si nécessaire, les fonctions de salariés déjà présents dans l’entreprise afin d’utiliser autrement des ressources internes.

la définiTiOn PréciSE du POSTE à POurvOir

Elle ne se résume pas à une simple énumération des tâches que l’on entend confier au nouveau collaborateur. Elle nécessite une véritable réflexion en interne avec le responsable hiérarchique futur, en y associant, le cas échéant, les salariés en place.

quElquES quESTiOnS SiMPlES à SE POSEr

- S’agit-il d’une création de poste ?- Si le poste est devenu vacant à la suite

d’un départ, faut-il le pourvoir à nouveau tel quel ou faut-il le réaménager ?

- Pourquoi le précédent titulaire du poste a-t-il quitté sa fonction ?

- Si le recrutement a pour objet de faire face à une augmentation de la charge de travail, quelles en sont les causes ? Quelle nouvelle organisation mettre en place ? Faut-il intégrer de nouvelles compétences ?

- Quelles seraient les conséquences pour l’entreprise si le poste vacant n’était pas pourvu ?

la définiTiOn du POSTE dOiT déTErMinEr PréciSEMEnT…

- Les principales missions qui seront confiées au salarié.

- Les résultats attendus : objectifs quantitatifs et qualitatifs à atteindre, la motivation.

- Les moyens mis en œuvre.- Les conditions d’exercice : lieu de travail,

horaires, date de prise de fonction…- L’identification du poste : intitulé,

rattachement hiérarchique, personnes à encadrer.

- Les différents éléments du contrat de travail (rémunération, mobilité, statut…).

La détermination des éléments constitutifs du poste doit permettre d’établir une fiche de poste

voir page 13

Après avoir élaboré cette fiche, il sera plus facile de cerner le profil du candidat et ainsi de définir les critères indispensables à la prise en charge du poste : formation, expérience professionnelle, esprit de synthèse ou d’analyse, sens du contact, autonomie, esprit d’initiative…

à UTIlISER poUR :- (re)définir, faire évoluer, (ré)aménager…

le poste si nécessaire,- adapter plus rapidement le salarié

à son poste (cas de mutation, promotion, diversification de la production, mise en place de la qualité…),

- faciliter le recrutement de vos futurs collaborateurs,

- mieux communiquer sur votre organisation.

UN CoNSEIl ?Travaillez sur chaque fiche de poste (définition de fonction) en associant son titulaire . Cela vous permettra de :- définir précisément le poste (apprécier

les fonctions remplies),- mesurer certains écarts, les analyser,- les corriger grâce à des actions adaptées :

tutorat, formation…

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > A N A Ly s E R L E s b E s O I N s E T D é F I N I R L E P O s T E

2/ ChoISIR UN CoNTRaT

adapTÉ aUx bESoINS

dE voTRE ENTREpRISE

En savoir plus Reportez-vous au guide « s’approprier simplement le droit du travail »

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lE cOnTraT à duréE indéTErMinéE (cdi)

Le CDI peut être conclu pour un temps plein ou pour un temps partiel. Contrairement aux autres types de contrat, le CDI à temps plein n’est en principe soumis à aucun formalisme particulier. Toutefois, si le contrat reste verbal, l’employeur a l’obligation de remettre au salarié un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l’embauche adressée à l’URSSAF (ou à la Mutualité Sociale Agricole - MSA). Pour autant, le contrat écrit est préférable au contrat verbal. Il permet en effet de fixer précisément la relation de travail et d’éviter des contentieux ultérieurs.

Ce CDI peut ensuite être rompu à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, ou même d’un commun accord. La rupture par le salarié consiste généralement en une démission, alors que la rupture par l’employeur consiste en un licenciement, soit pour motif personnel (pour faute, par exemple), soit pour motif économique.

Dans le cas d’un accord entre les parties, la rupture conventionnelle peut être mise en place. Quel que soit le mode de rupture, il répond à des conditions légales et conventionnelles strictes, spécialement lorsque c’est l’employeur qui en est à l’origine (procédure, préavis, indemnités…).

lE cOnTraT à duréE déTErMinéE (cdd)

Le CDD est un contrat par nature temporaire. Il a en principe pour objet de pourvoir un emploi qui n’est pas lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise.

Ce type de contrat fait l’objet d’une réglementation particulière. La loi énumère en effet de façon restrictive les cas de recours au CDD (remplacement d’un salarié absent, accroissement d’activité…) et contraint ces contrats à un formalisme strict.

L’inobservation de ces règles peut entraîner la requalification du CDD en CDI. C’est le cas, par exemple, si une mention obligatoire fait défaut, comme le nom et la qualification du salarié remplacé, ou si le CDD n’est pas signé dans les deux jours de l’embauche.

Sauf exception, le CDD ne peut pas être rompu avant son terme.

lE cOnTraT à TEMPS ParTiEl

Le choix d’un contrat de travail à temps partiel peut permettre, si le poste s’y prête, d’inscrire une certaine souplesse dans l’organisation du travail de l’entreprise. Il peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée. Le travail à temps partiel peut être organisé sur la semaine, le mois ou l’année.

Attention toutefois, le travail à temps partiel est soumis à des règles très précises : clauses obligatoires dans le contrat de travail, durée minimale de travail…

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > C H O I s I R U N C O N T R A T A D A P T é A U x b E s O I N s D E v O T R E E N T R E P R I s E

Une fois les besoins recensés et le poste de travail défini, il faut se

poser la question du type de contrat de travail à proposer au candidat.

Ce choix dépendra directement des caractéristiques du poste

à pourvoir.

Deux questions majeures à se poser :

- faut-il recourir à un contrat à durée déterminée ou indéterminée ?

- faut-il embaucher à temps plein ou à temps partiel ?

Le contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié)

s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte

et sous la direction d’une autre personne (l’employeur).

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> vous êtes à la recherche de personnel qualifié ?

> vous souhaitez accroître la compétitivité de votre entreprise ?

lE cOnTraT dEPrOfESSiOn-naliSaTiOn

Le contrat de professionnalisation est un contrat de travail en alternance qui peut être conclu pour une durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI) avec certains publics (jeunes de moins de 26 ans, demandeurs d’emploi, bénéficiaires de minima sociaux, anciens salariés en contrat unique d’insertion). Dans tous les cas, le contrat comporte une action de professionnalisation (période au cours de laquelle des actions - formation, évaluation, accompagnement… - sont organisées) visant l’acquisition d’une qualification reconnue (diplôme ou titre à finalité professionnelle inscrit au Répertoire national des certifications professionnelles – RNCP –, Certificat de qualification professionnelle – CQP – ou qualification reconnue dans une Convention collective nationale).

pRINCIpalES CaRaCTÉRISTIqUESPendant le CDD ou l’action de profession-nalisation organisée au début du CDI, le salarié alterne des périodes de travail en entreprise et des périodes comprenant des actions d’évaluation, d’accompagnement, des enseignements généraux, professionnels et/ou technologiques. La durée de l’action de professionnalisation est comprise entre 6 et 12 mois. Cette durée peut être étendue dans la limite de 24 mois par convention ou accord collectif de branche, notamment pour les personnes sorties du système scolaire sans qualification professionnelle reconnue ou lorsque la nature des qualifications visées l’exige.

Mises en œuvre par un organisme de formation ou par l’entreprise elle-même si elle dispose d’un service de formation, les actions de formation ont une durée en heures comprise entre 15 % et 25 % de la durée totale du contrat à durée déterminée ou de l’action de professionnalisation débutant le contrat à durée indéterminée (minimum : 150 heures). Par exemple : pour un CDD de 10 mois, la formation doit durer entre 227 et 379 heures au moins.

Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir des actions de formation d’une durée plus longue pour certaines catégories de bénéficiaires (notamment pour les jeunes n’ayant pas achevé un second cycle de l’enseignement secondaire et qui ne sont pas titulaires d’un diplôme de l’enseignement technologique ou professionnel ou pour ceux qui visent des formations diplômantes).

Tout au long de son parcours de formation, le salarié est accompagné par un tuteur désigné par l’entreprise.

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > C H O I s I R U N C O N T R A T A D A P T é A U x b E s O I N s D E v O T R E E N T R E P R I s E

Principales aides au contrat de professionnalisation

• Deux aides incitatives à l’embauche versées par Pôle emploi en fonction de l’âge du salarié :

- Aide forfaitaire en cas d’embauche de demandeurs d’emploi de 26 ans et plus (plafonnée à 2 000 e).

- Aide supplémentaire de 2 000 e à l’embauche d’un demandeur d’emploi de 45 ans et plus.

• Un allègement de cotisations patronales sur les bas et moyens salaires (réduction « Fillon » ou, pour les salariés de 45 ans et plus au moment de l’embauche, une exonération totale des cotisations patronales (sauf cotisation Accident du travail). Des exonérations spécifiques sont également prévues pour certains groupements d’employeurs (GEIQ).

• Une prise en charge d’AGEFos PME sur la base de forfaits horaires permettant le financement des actions de professionnalisation et, sous certaines conditions, le financement de l’exercice des fonctions tutorales et de la formation du tuteur.

• Une dispense de versement de la prime de précarité (CDD).

• Des aides complémentaires de l’Agefiph pour l’embauche d’une personne handicapée.

• La possibilité de former le candidat, avant son embauche, grâce à la POE ou l’AFPR.

voir page 10

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lE cOnTraTd’aPPrEnTiSSagE

Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail en alternance qui peut être conclu pour une durée limitée ou sous la forme d’un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un jeune de moins de 26 ans (au-delà de cet âge sous certaines conditions). Dans les deux cas, il comporte des actions de formation visant l’acquisition d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle enregistré au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).

pRINCIpalES CaRaCTERISTIqUESSauf exception, la durée du contrat d’apprentissage varie de 1 à 3 ans, en fonction de la durée du cycle de formation, lequel dépend du type de profession et du niveau de qualification préparé.

Le contrat d’apprentissage associe : - une formation générale, théorique

et pratique en CFA, en section d’apprentissage ou unité de formation par l’apprentissage,

- une formation pratique en entreprise avec l’appui d’un maître d’apprentissage désigné par l’entreprise.

La durée de la formation des apprentis ne peut être inférieure à 400 heures en moyenne par an sur chaque année d’exécution du contrat. Cette durée tient notamment compte des exigences propres à chaque niveau de qualification. Elle peut être ramenée à 240 heures minimum en cas de prolongation de l’apprentissage pour une durée d’une année, après échec à l’examen final.

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > C H O I s I R U N C O N T R A T A D A P T é A U x b E s O I N s D E v O T R E E N T R E P R I s E

Zoom sur… Le contrat de génération

Le contrat de génération n’est pas un contrat de travail, mais un dispositif assorti, pour les entreprises de moins de 300 salariés, d’une aide financière. son objectif : favoriser la gestion des âges dans l’entreprise en encourageant le recrutement d’un jeune en CDI et le maintien dans l’emploi ou le recrutement d’un senior, tout en organisant la transmission des compétences et des savoir-faire.

Pour bénéficier de l’aide au contrat de génération, il suffit de mettre en place un ou plusieurs binômes jeune/senior en :

- recrutant en CDI, y compris en contrat de professionnalisation ou un contrat d’apprentissage à durée indéterminée, un jeune âgé de moins de 26 ans (30 ans s’il est travailleur handicapé),

- maintenant dans l’emploi un senior âgé d’au moins 57 ans (55 ans s’il est travailleur handicapé) ou d’au moins 55 ans au moment de son embauche.

Montant de l’aide : 2 000 € pour l’embauche du jeune sur la base d’un temps plein auxquels s’ajoutent 2 000 € pour le maintien dans l’emploi du senior. L’aide est versée par Pôle emploi pendant 3 ans à condition que le binôme jeune/senior soit maintenu dans l’emploi durant cette période (soit une aide maximale de 12 000 € sur 3 ans).

Le montant annuel de l’aide est portée à 8 000 € (2000 €/trimestre, soit un total de 24 000 € sur 3 ans) pour les entreprises qui recrutent un jeune de moins de 26 ans et embauchent, simultanément ou au plus tôt 6 mois avant ce recrutement, un salarié âgé d’au moins 55 ans.

En savoir plus www.contrat-generation.gouv.fr

Principales aides au contrat d’apprentissage

• Exonération de charges sociales

- totale pour les entreprises de moins de 11 salariés et les entreprises inscrites au répertoire des métiers,

- partielle pour les autres entreprises.• Prime versée par la région aux entreprises

de moins de 11 salariés : 1 000 e minimum pour chaque année du cycle d’apprentissage.

• Prime régionale pour les entreprises de moins de 250 salariés : 1000 e minimum sous réserve de recruter un apprenti pour la première fois depuis le 1er janvier de l’année précédente ou d’embaucher un apprenti supplémentaire avant le 30 juin 2015. à compter du 1er juillet 2015, l’entreprise doit – pour pouvoir bénéficier de l’aide – être couverte par un accord collectif de branche comportant des engagements en faveur de l’alternance.

• Crédit d’impôt : 1 600 e pour la première année de formation d’un apprenti préparant un diplôme de niveau bac+2 maximum (2 200 e, quel que soit le diplôme préparé, pour certains apprentis : travailleurs handicapés…).

3/ oRIENTER voS REChERChES

En inTErnE

La présélection des candidats doit nécessairement commencer par l’analyse des ressources de l’entreprise : pourquoi chercher à l’extérieur des compétences qui existeraient en interne alors qu’en outre, la promotion interne constitue un facteur fort de fidélisation et de motivation des équipes.

De plus, plusieurs obligations peuvent s’imposer au recruteur, notamment à l’égard de certains salariés qui peuvent être prioritaires :

- les salariés à temps partiel bénéficient d’une priorité pour l’attribution d’un emploi à temps plein dans leur catégorie professionnelle ou une catégorie équivalente,

- les salariés dont l’inaptitude physique a été constatée, ou dont le licenciement pour motif économique est envisagé, bénéficient de l’obligation de reclassement et l’entreprise doit leur proposer le poste s’il est adapté,

- le salarié qui est licencié pour motif économique bénéficie d’une priorité de réembauche pendant un an à compter de la date de rupture de son contrat de travail.

La loi vous impose certaines obligations dans le domaine de : la mixité et de l’égalité profession-nelle entre les hommes et les femmes : les entreprises de moins de 300 salariés ont obligation de négocier un plan d’action destiné à assurer l’égalité.

l’emploi des seniors : les entreprises de 50 salariés et plus doivent – dans le cadre du contrat de génération – mettre en place accord collectif ou plan d’action comportant des mesures en faveur de l’emploi des seniors.

Le contenu des annonces d’emploi est réglementé par le Code du Travail : il est interdit d’indiquer une limite d’âge, de faire paraître une annonce contenant des mentions discriminatoires concernant notamment le sexe, l’origine, les mœurs, l’orientation sexuelle, les opinions politiques ou les activités syndicales du candidat. L’inobservation de ces règles est passible de 45 000 e d’amende et de trois ans d’emprisonnement.

L’annonce doit en principe être rédigée en langue française. Enfin, toute allégation fausse ou susceptible d’induire le candidat en erreur, et portant notamment sur l’existence, la nature, l’origine ou la description de l’emploi, est punie d’une amende de 37 500 e et d’un an de prison.

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En EXTErnE

avEC l’aIdE d’UN pRESTaTaIREVous avez la possibilité de recourir à un cabinet de recrutement. Sa mission : vous assister dans la définition du profil de candidat recherché (formation, compétences, expériences professionnelles, qualités personnelles…). En fonction de la prestation retenue, le cabinet de recrutement procédera à la recherche effective des candidats, à leur sélection, leur fera passer des entretiens et éventuellement des tests de recrutement. Le ou les candidats sélectionnés seront ensuite présentés au recruteur.

SaNS aIdE ExTERIEUREVous recherchez vous-même le futur salarié ?La rédaction et la publication d’une annonce doivent être effectuées avec le plus grand soin. Pour que votre offre d’emploi interpelle les bons candidats, elle doit être suffisamment précise et attractive.En pratique, l’annonce indiquera au minimum :- l’activité de l’entreprise,- l’intitulé du poste proposé,- sa localisation géographique,- la nature et les objectifs de la mission,- le profil du candidat (formation,

expérience…),- la nature du contrat de travail (CDD, CDI,

temps partiel…),- les pièces à joindre par le candidat

(curriculum vitae, lettre de motivation…).Une fois l’annonce rédigée, choisir le support de diffusion : journaux de la presse écrite locale, nationale, spécialisée ou généraliste, sites Internet spécialisés. Ce choix dépend essentiellement du profil du candidat recherché et de l’état du marché de l’emploi sur votre territoire.

lES paRTENaIRESVous pouvez vous adresser à Pôle emploi et/ou l’APEC pour diffuser votre offre de recrutement.Les sociétés d’intérim, les missions locales, les maisons de l’emploi et d’autres acteurs locaux de l’emploi peuvent également vous aider dans cette démarche.

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > O R I E N T E R v O s R E C H E R C H E s

Afin de retenir les postulants les plus proches du profil recherché, il convient de procéder avec méthode, surtout si le nombre de candidats est important. Reprenez les critères de sélection définis pour établir le profil et indiquer pour chacun le niveau d’exigence : obligatoire, nécessaire ou souhaitable…

Pour être efficace, la sélection doit reposer sur une comparaison rigoureuse des candidatures. évaluez chaque candidature en vous appuyant sur des informations objectives : durée des expériences, techniques maîtrisées, matériels utilisés, compétences particulières, certificats et diplômes obtenus…

Vous pouvez surligner les éléments significatifs pour le poste, les atouts du candidat directement sur le CV ou la lettre de motivation.

Soyez ouvert à des candidatures proches du profil recherché et prévoyez, éventuellement, des actions de formation complémentaires

ClaSSEz lES CaNdIdaTURES EN TRoIS CaTÉgoRIES :

- les candidatures que vous conservez en vue des entretiens,

- les candidatures proches du profil, que vous “gardez” en réserve, si les premières ne vous donnent pas satisfaction,

- les candidatures que vous ne retenez pas car elles ne correspondent pas au profil.

Le tri des CV effectué, prenez connaissance des lettres de motivation qui les accompagnent.

Ceci vous apportera quelques informations complémentaires, mais ne doit pas être le facteur essentiel de votre décision, qui reste l’entretien de recrutement.

Avant de commencer la sélection, déterminez le nombre de candidats que vous êtes prêt à recevoir. En général 3 à 5 candidatures suffisent. Enfin, répondez rapidement aux candidats, quelle que soit la façon de communiquer votre décision (mail, téléphone, lettre…).

lE dérOulEMEnT dE l’EnTrETiEn

pRÉpaRaTIoN

- Consacrez assez de temps à la préparation des entretiens (généralement deux ou trois heures), notamment par la structuration de leur déroulement (accueil du candidat, présentation de l’entreprise, questions sur l’expérience du candidat, sa formation, etc.).

- Définissez vos attentes, fixez-vous des objectifs et préparez les questions à poser aux candidats.

- Sur chaque lettre et/ou CV, identifiez les points à approfondir et les questions clés.

Après la phase de présélection, il convient d’organiser les entretiens d’embauche. Objectif : vérifier concrètement que le profil du candidat correspond au poste à pourvoir. Côté candidat, l’entretien permet de faire valoir ses compétences et ses qualités, et bien sûr d’en savoir plus sur l’entreprise et sur le poste proposé. C’est donc un moment décisif qui mérite d’être préparé. Mais ne perdez pas de temps entre la sélection et la prise de contact avec les candidats : ils pourraient ne plus être disponibles.

4/ ExaMINER lES CaNdIdaTURES

5/ oRgaNISER l’ENTRETIEN

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R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > E x A M I N E R L E s C A N D I D A T U R E s

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INTRodUCTIoN à l’ENTRETIEN

L’essentiel est de mettre le candidat à l’aise, pour qu’il soit le plus détendu et le plus naturel possible, afin d’obtenir ainsi une image fidèle de sa personnalité.

définissez le cadre de l’échange : présentez-vous, votre fonction dans l’entreprise, et informez le candidat sur la façon dont vous allez conduire l’échange, la durée de l’entretien, indiquez lui où vous en êtes dans la sélection, la date à laquelle vous prendrez votre décision.

phaSES dE l’ENTRETIEN

l’entretien peut être conduit en 3 étapes :

- commencez par présenter l’entreprise et le poste proposé,

- posez les questions préparées au candidat,

- demandez au candidat de se présenter, de commenter son CV, puis posez toutes les questions qui permettront, le cas échéant, d’éclaircir les dernières zones d’ombre.

Attention, cette dernière entrée en matière demande un peu d’expérience afin de rebondir sur les informations données par le candidat.

les thèmes clés à aborder durant l’entretien :

- les compétences du candidat, ses atouts pour le poste : évaluez les compétences professionnelles du candidat (les savoir-faire acquis au cours de ses activités professionnelles et extra-professionnelles, leur niveau de maîtrise, ses connaissances, diplômes, formations…). Demandez-lui de vous décrire les situations où il a exprimé ses savoir-faire,

- l’intérêt du candidat pour l’entreprise et le poste à pourvoir : vérifiez que ses centres d’intérêt et ses attentes sont en concordance avec le contenu du poste proposé.

voir page 16

À la fin de l’entretien, vérifiez que vous avez abordé tous les points que vous souhaitiez évoquer. Fixez une date et les modalités de réponse pour communiquer votre décision au candidat.

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > O R G A N I s E R L ’ E N T R E T I E N

à toutes les étapes de la procédure de recrutement, il est important de veiller à respecter l’égalité des chances et les droits des candidats. Il est permis d’interroger le candidat sur son état civil (nom, prénoms, date et lieu de naissance). En revanche, se renseigner sur sa nationalité n’est possible que lors de la conclusion du contrat de travail. Il faut également lui demander s’il est libre de tout engagement, et notamment s’il est lié à son actuel ou ancien employeur par une clause de non-concurrence. En effet, la responsabilité de l’entreprise pourrait être mise en cause si le nouveau salarié la rejoignait en violant l’engagement le liant à son ancien employeur.

Les questions posées au candidat lors de l’entretien doivent nécessairement être en lien avec l’emploi proposé. Il est donc interdit de solliciter des informations d’ordre privé, sans lien avec le poste à pourvoir, telles que des informations sur l’origine raciale, les antécédents judiciaires, les opinions politiques, activités syndicales, situation familiale, état de santé…Par ailleurs, vous pouvez recourir à des méthodes d’aide au recrutement ou d’évaluation du candidat (test…) si celui-ci en est préalablement informé et que leur pertinence peut être démontrée. Les résultats doivent rester confidentiels. Enfin, sachez que vous ne pouvez pas rechercher d’information auprès d’anciens employeurs si vous n’avez pas averti le candidat de cette démarche.

Soyez vigilant

6/ ChoISIR lE CaNdIdaT

7/ dES CoNSEIlS poUR opTIMISER

l’EMbaUChE

Pour faciliter le choix, il est opportun, pendant le ou les entretiens de recrutement, de prendre des notes sur chacun des candidats rencontrés.

Vous pouvez également établir une grille de synthèse pour chaque candidat, pour vous faciliter ensuite la comparaison entre les différents postulants.

voir page 17

Ces notes serviront à comparer les qualités des différents candidats et à retenir celui qui semblera le plus à même d’occuper le poste à pourvoir.

Ne prenez pas de décision à chaud : un ou deux jours de réflexion peuvent être utiles.

Pour prendre une bonne décision, évitez :- de ne retenir qu’un aspect du profil (« c’est

un super vendeur »…),- les stéréotypes et les préjugés (trop jeune,

trop vieux, pas assez expérimenté…),- de choisir un candidat par défaut.

Vous avez besoin d’adapter les compétences d’un candidat qui vous intéresse ?

Acquisition de connaissances ou de techniques, adaptation à des procédures, à un logiciel… Il existe différentes solutions pour le former et le rendre opérationnel. Contactez un conseiller AGEFOS PME (ou votre OPCA de branche) : il peut vous informer sur les dispositifs existants et les aides dont vous pouvez bénéficier.

pRÉpaRaTIoN opÉRaTIoNNEllE à l’EMploI - poE aCTIoN dE foRMaTIoN pRÉalablE aU RECRUTEMENT - afpR

Demandeur d’emploi inscrit auprès de Pôle emploi, indemnisé ou non

vous recrutez le demandeur d’emploi dans les conditions initialement prévues voir “Le recrutement envisagé”En savoir plus ? www.pole-emploi.fr

CDD de 12 mois et plus

CDI

Contrat de professionnalisation de 12 mois au moins

Contrat d’apprentissage

Financement possible de tout ou partie du reliquat du coût horaire de la formation dans des conditions fixées dans la convention conclue avec Pôle emploi.

Déposez une offre d’emploi à Pôle emploi

signez une convention POE avec Pôle emploi

Montant maximum (dans la limite de 400 heures et des coûts pédagogiques de la formation) :

5 e/heure net si la formation est réalisée en interne dans l’entreprise (organisme de formation interne et/ou -uniquement pour l’AFPR- tutorat),

8 e/heure net si la formation est réalisée par un organisme de formation externe

Versement au terme de la formation et au plus tôt au jour de l’embauche :

soit à l’employeur (si formation réalisée par un organisme de formation interne),

soit à l’organisme de formation externe (sauf s’il n’a pas réalisé le plan de formation).

Versement dans tous les cas à l’employeur au terme de la formation et au plus tôt au jour de l’embauche (sauf dans certains cas d’absence d’embauche).

CDD de 6 à 12 mois

Contrat de professionnalisation de 6 à 12 mois

Contrat de travail temporaire (sous certaines conditions)

Pas de cofinancement

signez une convention AFPR avec Pôle emploi

lE dEMaNdEUR d’EMploI CoNCERNÉ

aU TERME dE la foRMaTIoN

lE RECRUTEMENT ENvISagÉ

CofINaNCEMENTdE la foRMaTIoN

(agEfoS pME)

voS dÉMaRChES

l’aIdE àla foRMaTIoN

dE pôlE EMploI

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avanT : MOBiliSEz la POE Ou l’afPr

Vous avez déposé une offre d’emploi à Pôle emploi et un candidat présente un profil

proche de celui recherché ? Une formation lui permettrait d’être plus opérationnel ? Pensez aux dispositifs existants et en particulier la POE qui permettent de former, aide à l’appui, un demandeur d’emploi avant son embauche. POE et AFPR, deux possibilités de formation avant l’embauche. à comparer !

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > C H O I s I R L E C A N D I D A T

Pendant la formation

Le demandeur d’emploi a le statut de stagiaire de la formation professionnelle. S’il remplit les conditions requises, il peut bénéficier d’une rémunération et d’aides à la formation accordées par Pôle emploi.

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Un dispositif appelé « POE collective » permet de former des demandeurs d’emploi sur des métiers pour lesquels les partenaires sociaux ont identifié des difficultés de recrutement. Dans ce cadre, AGEFOS PME peut prendre en charge les coûts pédagogiques des formations concernées.

aPrèS : OrganiSEz l’accuEil ET l’inTégraTiOn du Salarié

C’est prouvé : parce qu’ils participent à la motivation et à l’engagement du nouveau collaborateur, l’accueil et l’intégration sont des étapes essentielles à la réussite du recrutement.

Même si ce n’est pas le premier poste du nouveau salarié, l’environnement de travail, les pratiques, les habitudes, les outils ne sont pas forcément ceux qu’il a connus jusqu’alors. Votre nouveau collaborateur va donc avoir besoin de prendre en main son poste et démontrer ce qu’il sait faire.

Comment procéder ?

- Avant tout, organisez à l’avance l’aménagement de son bureau (mobilier, ordinateur, téléphone…) : c’est important pour éviter la perte de temps et signifier au salarié qu’il est attendu. Prévenez l’équipe de son arrivée, en priorité les personnes avec lesquelles il va travailler, du rôle de chacun dans la relation avec ce nouveau salarié. Profitez-en pour recueillir l’état d’esprit de l’équipe.

- à l’arrivée du nouveau salarié, présentez-lui son environnement de travail : collègues, locaux de l’entreprise, activités des services, lieu de pause et autres informations pratiques (horaires, numéros de téléphones internes…)…

- Indiquez-lui les règles et habitude de travail en vigueur dans l’entreprise pour lui permettre d’adopter le comportement conforme à vos attentes. Expliquez-lui les consignes de sécurité. Transmettez-lui les documents sur les produits et les activités…

- Désignez un parrain ou un tuteur, suffisamment disponible pour l’accompagner tout au long de son intégration, l’aider à trouver des repères dans un climat de confiance et de coopération.

Une fois que le nouveau salarié a pris connaissance de son environnement de travail, il a désormais besoin de prendre la mesure de son poste :

- Rappelez-lui vos attentes. Précisez les tâches qu’il devra réaliser les premières semaines, en donnant des consignes claires et des procédures à respecter. Identifiez les axes de progression attendus ainsi que les objectifs à atteindre.

- Signalez-lui les sources d’information ou de documentation et les personnes ressources afin de lui apporter du soutien dans les activités à conduire.

- Faites régulièrement le point (fin du 1er jour, fin de la 1re semaine, au bout d’un mois). Cela permet souvent de corriger une incompréhension et d’éviter une séparation prématurée.

- N’attendez pas pour formuler vos remarques ou répondre aux interrogations : en étant disponible, vous anticiperez les difficultés !

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > D E s C O N s E I L s P O U R O P T I M I s E R L ’ E M b A U C H E

Zoom sur… Le tutorat Parrainage, coaching, binôme… L’accompagnement de l’intégration du nouvel embauché peut

prendre diverses formes. Parmi elles, le tutorat est plus spécifiquement centré sur la transmission des savoir-faire et des savoir-être en situation de travail. à ce titre, il favorise tout particulièrement l’acquisition et le développement des compétences.

susceptible d’être mis en place au bénéfice de tout salarié nouvellement embauché, le tutorat est obligatoire dans le cadre du contrat de professionnalisation : le tuteur doit être choisi parmi les salariés volontaires justifiant d’une expérience professionnelle d’au moins deux ans dans une qualification en rapport avec l’objectif de qualification visé. sa mission : accueillir, informer et suivre le salarié en contrat de professionnalisation, assurer la liaison avec l’organisme ou le service chargé des actions d’évaluation, de formation et d’accompagnement à l’extérieur de l’entreprise, participer à l’évaluation du suivi de la formation…

date

Le :

Le :

Le :

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Le :

étapes

analyse du besoin

Définition du poste

Définition du profil

Lancement du recrutement

Communication du besoin

Gestion des candidatures

sélection du candidat

Proposition au candidat

Signature du contrat

prise de fonction

Accueil, information

Parrainage

Contexte intégration

Fin de la période d’essai

Fin de réception des CV

Grille d’analyse

Sélection des lettres, CV

Convocations

Fiche d’évaluation

1er entretien

2nd entretien

…

Comment par qui

fiche 1 Les étapes d’un recrutement réussi

réussir sEs rECruTEMENTs

r é u S S i r S E S r E C r u T E M E N T S > F i C H E L E S é T A P E S D ’ u N r E C r u T E M E N T r é u S S iFiche 1

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fiche 2 Modèle type - fiche de poste (définition de fonction)

RéUSSIR SES RECRUTEMENTS

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dEScriPTif du POSTE

POinTS fOrTS dE l’EnTrEPriSE/aTTracTiviTé

A1 finalité dans l’entreprise > à quoi sert le poste dans l’entreprise ?

A2 Place dans l’organigramme > Niveau hiérarchique, degré d’autonomie, responsabilité d’encadrement, etc.

A3 Missions et activités

Principale(s) Que fait-on à ce poste ? (exprimer les activités en verbes d’action)

complémentaire(s) (préciser les liens avec l’extérieur)

A4 contraintes > Les horaires, les rythmes liés à l’activité, les déplacements, la pénibilité (le poste nécessite-t-il des aptitudes physiques particulières à l’exercice de la fonction : port de charges, etc. ?)

A5 consignes de sécurité > Liées à la fonction (cf. document unique d’évaluation des risques professionnels)

A6 attractivité du poste de travail (environnement du poste de travail, équipe, horaire, autonomie, etc.)

A7 autre

Fiche 2

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RéUSSIR SES RECRUTEMENTS

fiche 2 Modèle type - fiche de poste

PrOfil du candidaT

A8 compétences nécessaires au regard des activités décrites compétences requises à l’embauche

compétences pouvant faire l’objet d’une acquisition ultérieure

formation initiale > Diplôme indispensable ou non, dans le même secteur d’activité ou non.

Expérience attendue > Dans un même secteur d’activité ? Sur un poste identique ? Durée de l’expérience requise ?

A9 qualités comportementales > Qualités indispensables : sens du travail en équipe, relationnel, autonomie, etc.

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aCCUEIl dU CaNdIdaT (paR lE RECRUTEUR)- Présentation du recruteur

Nom, fonction…- Déroulement de l’entretien

Plan, durée.

poINT SUR lE paRCoURS ET lES apTITUdES dU CaNdIdaT (paR lE CaNdIdaT)- Présentation du parcours

Éléments justifiant la candidature de la personne : expérience professionnelle, formation, qualifications acquises, aptitudes, compétences développées…

- MotivationPourquoi cette candidature ? (ex. : si le candidat est salarié, poser la question en faisant référence au poste occupé).

- Savoir-êtreCompétences comportementales.

l’ENTREpRISE ET lE poSTE (paR lE RECRUTEUR ET lE CaNdIdaT)- Présentation de l’entreprise

Demandez au candidat ce qu’il connaît de votre entreprise. Vous lui apporterez des compléments d’information : que fait-elle, effectif, organisation, place du poste…

- Présentation du posteDemandez au candidat ce qu’il a compris du poste et apportez-lui des compléments d’information.

- MobilitéSi des déplacements sont nécessaires, demandez au candidat sa mobilité géographique et ses contraintes. Précisez-lui votre besoin.

- Durée du préavis si le candidat est salariéÀ quelle date est-il possible pour le candidat de prendre son poste ? A-t-il un préavis à effectuer ? Si oui, quelle est sa durée ? Si nécessaire, demandez-lui s’il pense pouvoir négocier ce préavis.

- Rémunération souhaitéeMotivation, par le candidat, de ses prétentions.

SyNThèSE (paR lE RECRUTEUR ET lE CaNdIdaT)- synthèse de l’entretien

Reformuler les points-clés avec le candidat. Les suites à donner.

lES SUITES à doNNER- Décision

Apportez une réponse rapide à chaque candidat.

fiche 3 Entretien de recrutement

RéUSSIR SES RECRUTEMENTS

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l’EnTrETiEn dE rEcruTEMEnT

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RéUSSIR SES RECRUTEMENTS

fiche 3 Entretien de recrutement

dÉRoUlEMENT dE l’ENTRETIEN- Prévoyez une heure minimum (durée variable

en fonction du poste à pourvoir).- Déterminez qui mènera l’entretien.- Précisez qui prendra la décision finale,

et sous quel délai.

Pour vous aider dans cette démarche, vous trouverez :- une trame en quatre phases qui vous guidera

dans le déroulement de l’entretien, en page précédente,

- une grille de synthèse de l’entretien qui vous aidera dans le choix du candidat à retenir, en page suivante.

ExEMplES dE qUESTIoNS ClÉS poUR l’ENTRETIEN d’EMbaUChE

Expérience professionnelle- Quels postes avez-vous occupé

jusqu’à présent ? - Expliquez-moi votre parcours professionnel.- Quelles expériences avez-vous retiré

de ces emplois ?- Pourquoi avez-vous quitté votre dernier

emploi ?- Quelles étaient vos principales missions ? - Comment était organisée votre équipe ?- à qui reportiez-vous ?- Quels sont les savoir-faire qui vous ont été

les plus utiles ?- Quelles sont les activités professionnelles

que vous estimez motivantes ?- Avez-vous déjà managé une équipe ?

Comment voyez-vous cette mission ?- Quel était le niveau de vos responsabilités

dans votre dernier emploi ?- Quelles compétences avez-vous développées/

acquises ?- Pouvez-vous me donner des exemples

de pratiques professionnelles illustrant vos propos ?

- Citez-moi une réussite et une déception dans votre parcours.

- Pouvez-vous me parler de votre plus belle réussite ? à quoi l’attribuez-vous ?

- Qu’avez-vous le plus aimé et pourquoi ?

Formation - Votre formation a-t-elle déterminé votre choix

de carrière ?- Pourquoi avez-vous choisi ce cursus ?

Motivation pour le poste- Pourquoi êtes-vous intéressé par ce poste ?- Quelles sont vos attentes en termes

de contenu de poste ?- Quels sont les points qui vous intéressent

le plus et le moins dans le poste proposé ?- Depuis combien de temps recherchez-vous

un poste ?- Comment vous imaginez-vous

professionnellement dans 5 ans ? - Vos projets à moyen et long termes ?- Que pouvez-vous nous apporter ?- Pourquoi souhaitez-vous travailler dans

notre entreprise ?- Avez-vous d’autres propositions en cours ?- Avez-vous quelque chose à ajouter ?

(à la fin de l’entretien)

Personnalité- Comment vous décrivez-vous ?- Quelles sont vos atouts et vos faiblesses ?

Citez-moi vos 3 principales qualités et vos 3 principaux défauts.

- Comment vous décrivent les personnes qui vous connaissent bien et avec qui vous avez travaillé ?

- Comment décrivez-vous les personnes de votre entourage ?

- Préférez-vous travailler seul ou en groupe ?- Quels sont les gens avec lesquels vous

avez le plus de difficultés à vous entendre ? Comment agissez-vous alors ?

- Comment se passait votre relation avec vos collaborateurs (demander des exemples) ?

- De quoi avez-vous besoin pour vous sentir épanoui(e) au travail ?

- Que craignez-vous au travail ?- Quels sont vos loisirs et vos centres d’intérêt ?- Sur le plan professionnel, qu’est-ce qui vous

met en colère ?- Parlez-nous de votre dernier conflit.

Comment l’avez-vous réglé ?- Quelles sont vos aspirations, ce qui vous

motive ?

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l’EnTrETiEn dE rEcruTEMEnT

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Nom du candidat :

Poste envisagé :

Nom du recruteur :

Date de l’entretien :

- Présentation générale

- Expérience professionnelle

- Formation

- Compétences métier

- Aptitude relationnelle

- Expression orale

- écoute

- Esprit d’équipe

- Autonomie

- Dynamisme

- Réactivité

- Polyvalence

- Aptitude à l’analyse

- Traitement des problèmes

- Motivation

vous compléterez les rubriques en fonction des aptitudes ou des compétences nécessaires pour le poste concerné.

Décision d’embaucher : o oui o non

Réserves :

[ - - ] [ - ] [ + ] [ + + ]

NOTEs

fiche 4 Modèle type fiche d’entretien de recrutement

RéUSSIR SES RECRUTEMENTS

R é U s s I R s E s R E C R U T E M E N T s > F I C H E M O D è L E - T y P E F I C H E D ’ E N T R E T I E N D E R E C R U T E M E N TFiche 4

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grillE dE SYnTHESE dE l’EnTrETiEn d’EMBaucHE

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bpf bilan pédagogique et financier

CCN Convention collective nationale

CEp Conseil en évolution professionnelle

CNCp Commission nationale de certification professionnelle

CopaNEfComité paritaire interprofessionnel pour l’emploi et la formation

Cpf Compte personnel de formation

CpNE Commission paritaire nationale de l’emploi

Cqp Certificat de qualification professionnelle

dIf droit individuel à la formation

dIRECCTE direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi

foad formation ouverte à distance

fpC formation professionnelle continue

fpSpp fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels

fSE fonds social européen

gIE groupement d’intérêt économique

gpEC gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

opCa organisme paritaire collecteur agréé

oREf observatoire régional emploi formation

Rh Ressources humaines

RNCp Répertoire national des certifications professionnelles

SRC Service régional de contrôle

vaE validation des acquis de l’expérience

fiche 5 glossaire de la formation professionnelle

éLAbORER LE PLAN DE FORMATION

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éLAbORER LE PLAN DE FORMATION > F ICHE GLOssAIREFiche 7

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187, quai de valmy - 75010 Paris

Tél. 01.44.90.46.46

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