Revision Des Comptes Cycle Achat

I- Audit du cycle achats fournisseurs

La description du circuit des achatsDans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des procédures

concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum d’informations pour une meilleure

compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci se peut par des entretiens avec l’ensemble

des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit.

L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :

1- Emission des demandes d’achat La direction des travaux concernés

Le service achat

Le service gestion

Le service du projet

L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes supérieures à 1000 Dhs.

Après avoir détecté les besoins des différents services.

Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission :

La numérotation

Imputation

Délai et lieu de livraison

Désignation des articles

2- Circuit des demandes d’achat

Procédure exceptionnelle

Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se faire directement

par téléphone entre la direction du projet et le service achat.

Imprimés de diffusion

C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA

Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par le service achat,

original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrôle des livraisons.

Audit Comptable et Financier 2010

3- Etablissement des bons de commande Emission des bons de commande

Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande d’achat :

Numéro de la commande

Service traiteur : achat

Référence : centre d’imputation, code analytique

Désignation du fournisseur

Condition des paiements

Dates et lieu de livraison

Date et visa du responsable achat

o Circuit du bon de commande

o Imprimé de diffusion

Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné

impérativement à l’entreprise.

4- Réception de la marchandise

5- Traitement et circuit des factures

Réception de la facture

o Facture fournisseur

o Facture établie sur contrat

Présentation type d’une facture

Enregistrement de la facture

a. Circuit

L’émetteur : la comptabilité

Le service de gestion : contrôle des imputations analytiques

Le service travaux : accord pour paiement

La direction du projet: accord pour paiement

b. classement

Mission des services

Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents

Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilité2


6- Règlement des factures fournisseursIl existe deux moyens de règlement:

Le chèque

Effet de commerce

CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS1 :

Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :

Déclenchement de la commande, (objectifs et organisation)

Acceptation et traitement des livraisons, (objectifs et organisation)

Enregistrement des dettes, (objectifs et organisation)

Paiement des factures. (objectifs et organisation)

II- Révision des comptes du cycle Achat :

1. Objectifs• Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues aux

fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise.

• Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan

• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture

2. Les principaux comptes concernés

61. CHARGES D’EXPLOITATION

La rubrique 61 regroupe les postes suivants :

611 : Achats revendus de marchandises

612 : Achats consommés de matières et fournitures

613 / 614 : Autres charges externes

616 : Impôts et taxes

1 Voir le cours3


617 : Frais de personnel

618 : Autres charges d’exploitation

619 : Dotations d’exploitation

6121. Achats de matières premières

6122. Achats non stockés de matières et fournitures consommables

Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit d’un compte de tiers ou de

trésorerie.

La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “Etat- TVA récupérable”

6123. Achats d’emballages

Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par l’entreprise, soit restitués à

son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du client.

6124. Variation des stocks de matières et fournitures

Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les sorties.

Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires entre le début et la fin de

l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des comptes d’achat pour déterminer la valeur

des achats consommés qui représentent les charges réelles de l’exercice.

6125. Achats non stockés de matières et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne transitant pas par une unité de

stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des fournitures dont les existants en fin d’exercice, sont

inscrits en tant que charges constatées d’avance au débit du compte 3491.

6126. Achats de travaux, études et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations soustraités pour le compte de

l’entreprise par des tiers.

Il est subdivisé par nature de prestations.

6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs

Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux exercices antérieurs.

6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures

Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont comptabilisés au cours de l’exercice

au crédit du compte avec le débit du compte de tiers concerné

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

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Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens ou de services par

le débit :

Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables pour les charges de

fonctionnement ;

Des comptes du poste 3413 pour les éléments constitutifs du coût de production des opérations en

maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors taxes récupérables ;

Du compte 3455 « Etat, TVA récupérable » pour le montant des taxes récupérables ;

Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments constitutifs du coût de production

pour les opérations en maîtrise d’ouvrage déléguée.

Le compte 4411. « Fournisseurs »

Ce même compte est débité par le crédit :

D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ;

Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une lettre de change ou de

l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 « Rabais,

remises et ristournes obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors factures ;

Du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes d’exploitation » pour solde

de ce compte, le cas échéant.

Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie »

Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des retenues effectuées sur le

prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue.

Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le fonctionnement.

Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de l’acceptation d’un effet ou de

l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise.

Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues »

C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur concerné, il convient alors,

pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de charges concerné par le crédit du compte 4417.

Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le débit des comptes de

la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte de TVA récupérable. L’entreprise peut aussi opter

pour la comptabilisation hors taxes de cette opération.

A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les entreprises qui le jugent opportun,

peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin de chaque période comptable et non pas uniquement à la

clôture de l’exercice.

Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés »

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Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées.

3. Les contrôles à effectuer sur le cycle achat :

Procédures d’examen analytique :

• Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents enquêter sur les changements inattendus

• Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents

Procédure de base

• Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai d’encaissement et de

décaissement

• Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de réception; les

factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de

clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice

• Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique ou celle de clôture;

les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non

rapprochés des factures

• Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer

Procédures générales

• Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes

• Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les comptes annuels

• Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer

• Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan

• S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »

• Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de réalisatio

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4. Récapitulatif :On peut dire que le travail de l’auditeur porte essentiellement sur :

L’exhaustivité des enregistrements : Pour tester l’exhaustivité des enregistrements, l’auditeur met

généralement une circularisation des fournisseurs.

La régularité des enregistrements : Pour valider le rattachement à l’entreprise des opérations

enregistrées, l’auditeur procède à des sondages sur la justification des charges comptabilisées sur la

période.

Coupure des enregistrements : Pour apprécier le rattachement des charges à la bonne période,

l’auditeur met en œuvre les sondages suivants :

o Sondages sur les derniers achats de l’exercice afin de s’assurer que les achats se rapportent tous à

l’exercice clos ;

o Sondages sur les premiers achats de l’exercice suivant afin de s’assurer que la comptabilisation de

certaines charges n’a pas été différée sur l’exercice suivant ;

o Contrôle de cohérence par comparaison avec l’exercice précédent, des principales catégories de

charges faisant l’objet de factures non parvenues en fin d’exercice.

Existence des soldes fournisseurs : l’auditeur peut examiner la justification de comptes fournisseurs

en procédant aux travaux suivants :

o Examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance générale, puis

vérification de la justification des écarts pouvant exister.

o Réalisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour s’assurer que chaque composante des

soldes sélectionnés est justifiée et concerne bien l’entreprise.

Evaluation des soldes fournisseurs : L’auditeur recense les dettes en devises et vérifie qu’elles ont

fait l’objet d’une réévaluation correcte à la clôture.

Présentation : L’auditeur s’assure qu’il n’y a pas de compensation entre les soldes débiteurs et les

soldes créditeurs.

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III- Les principaux schémas de détournements d’actifs relatifs au cycle

« Achat »

La mise en place de mesures efficaces de prévention et de détection des fraudes nécessite de connaître les

principaux schémas de détournement d’actifs. Cet article expose un certain nombre de cas fréquemment

rencontrés au niveau du cycle « Achat » des entreprises.

Une recherche efficace des détournements d’actifs commis par les employés rend nécessaire la maîtrise

des principaux schémas de fraude, ces dernières peuvent concerner tous les cycles de l’entreprise, qu’ils

soient opérationnels ou administratifs. Cet article se limitera à la présentation de schémas de fraude

spécifiques au cycle « achats/fournisseurs ».

Bien qu’apparemment simple vu de l’extérieur, le cycle « achats » est, en réalité, particulièrement

complexe compte tenu du fait qu’il existe différents types de transactions d’achats avec différents types

de fournisseurs.

Le processus « achats » comprend l’achat de biens ou de services par l’entreprise, depuis la passation de

la commande jusqu’au paiement de la facture, en passant par la réception du bien ou de la prestation, la

réception de la facture et sa comptabilisation.

Ce cycle présente des risques importants de détournement, car il concentre l’essentiel des mouvements de

sortie de fonds de l’entité.

1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION

Le principe commun dans les schémas de falsification de la facturation est de faire en sorte que

l’entreprise victime reçoive une facture fictive ou surévaluée, qu’elle accepte de la régler, et que le

fraudeur puisse encaisser l’argent à son compte.

1.1 La création de fausses factures

1.1.1 L’émission d’une fausse facture

La première étape de ce schéma consiste pour l’employé fraudeur à introduire dans le circuit de paiement

une facture totalement fictive qui ne correspond à aucune marchandise ou service reçu en contrepartie.

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Dans la plupart des cas, les factures fictives utilisées pour les détournements concernent des prestations

de service. En effet, lors d’un achat de biens ou de marchandises, les procédures de contrôle sont

généralement plus difficiles à contourner, puisqu’il faudra présenter un bon de commande et un bon de

réception pour que le paiement soit autorisé. Cela implique donc de créer ou de falsifier d’autres

documents. Alors que dans le cas des services, les bons de commande ne sont pas toujours formalisés, les

libellés des factures sont souvent peu explicites et le contrôle de la réalisation de la prestation est

difficilement possible après coup. Donc le maquillage sera plus aisé.

1.1.2 Le paiement de la facture

Le paiement des factures nécessite, d’une part, que celles-ci soient approuvées par une personne habilitée

et, d’autre part, que le service payeur ne décèle rien d’anormal dans la procédure et les documents. Si le

fraudeur a une position hiérarchique l’autorisant à valider les factures, la fausse facture permettra juste au

service payeur d’être conforté dans l’absence d’anomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre à

validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparaître totalement réelle, mais

également avoir un libellé qui soit crédible vis à vis de l’autorité signataire.

Une fois que le bon à payer est obtenu, le règlement sera régulièrement effectué et le fraudeur pourra

récupérer le chèque à l’adresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectué par virement, l’argent

arrivera directement sur son compte, puisqu’il aura précédemment enregistré ses coordonnées bancaires

dans le fichier des fournisseurs.

Ainsi, le fraudeur aura pu détourner des fonds sans déséquilibrer les comptes de l’entreprise. La seule

trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparaîtra lors du

changement d’exercice et de la remise à zéro des comptes de charges. Si cette procédure frauduleuse est

bien effectuée, l’employé pourra la réitérer plusieurs fois, d’autant plus que la répétition de factures

émanant d’un fournisseur fictif peut donner une apparence de régularité et donc de normalité.

1.2 La surfacturation

Cette deuxième méthode de détournement par falsification de la facturation nécessite l’entente avec un

fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer l’excédent à l’entreprise victime. Le

fournisseur complice partage ensuite les gains du surcoût avec l’employé fraudeur, soit par rétrocession

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de commission, soit par des cadeaux ou autres avantages en nature. La fraude peut être réalisée par toute

personne habilitée à passer des commandes et peut concerner tout type d’achats (biens mobiliers,

marchandises, prestations,…). De plus, la récurrence de la fraude accorde de la normalité au prix d’achat,

et donc éveillera de moins en moins les soupçons.

La détection de cette catégorie de fraude est très difficile, car tous les documents sont réels et la facture

correspond à la réception qui elle-même satisfait à la commande. Seul un spécialiste des achats peut alors

s’apercevoir que le prix d’achat est anormalement élevé.

Pour limiter ce genre de manipulation, il convient d’instaurer des règles claires et écrites de sélection des

fournisseurs, de systématisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de

concentration des prestataires car travailler toujours avec les mêmes prestataires multiplie les risques de

fraude.

2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT

Contrairement aux cas précédents, dans lesquels le fraudeur procédait directement ou indirectement à une

falsification des factures qui amenait l’entreprise à régler la facture en sa faveur, les schémas de fraude

suivants fonctionnent par la falsification des moyens de paiement. C’est donc directement le fraudeur qui

émet le règlement à son bénéfice.

2.1 L’émission de chèques falsifiés ou de virements frauduleux

2.1.1 Les chèques falsifiés

Dans ce schéma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accès aux chéquiers. Donc, soit la préparation des

chèques rentre dans ses attributions et il profite de cette faculté (comptable fournisseurs, trésorier,

directeur financier), soit il est extérieur au circuit des paiements et doit alors dérober un ou plusieurs

chèques de l’entreprise. Ensuite, en imitant la signature d’une personne habilitée, il peut détourner à son

profit directement ou indirectement (via une société qu’il contrôle ou via un complice) les sommes

souhaitées.

ce risque peut résulter d’une mise à la disposition d’un employé, en qui on a particulièrement confiance,

de chèques signés « en blanc » afin qu’il paie un fournisseur.

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Celui-ci sera alors tenté de payer lui-même le fournisseur et d’encaisser le chèque pour lui avec un

montant supérieur.

2.1.2 Les virements frauduleux

Le règlement des factures par virement n’exclut pas la possibilité de détournement. Ce type de fraude

nécessite de récupérer les coordonnées bancaires et les modèles de signatures autorisées ; le mieux étant

encore de récupérer une matrice d’un ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance

des procédures de validation des virements mises en place par la société (signature simple ou conjointe,

confirmation écrite ou orale, comptes à débiter par nature d’opération, …).

Avec ces éléments, le fraudeur, agissant seul ou en équipe organisée, peut confectionner de faux

documents et envoyer le faux ordre de virement à la banque de l’entreprise victime. Si le fraudeur a

respecté les procédures de validation établies avec la banque, celle-ci procédera au transfert des fonds sur

le compte du fraudeur.

2.2 La falsification de l’endossement de chèques

Dans cette méthode de détournement, l’employé intercepte un chèque émis par sa société à destination

d’un tiers en règlement d’une facture puis l’encaisse à son profit.

Pour intercepter les chèques, les employés les mieux placés sont ceux qui manipulent ou distribuent les

chèques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrétariat et du service

courrier. Mais, dans les sociétés peu structurées en termes de contrôle interne, les chèques sont souvent

facilement accessibles.

Une fois le chèque intercepté, le fraudeur a deux possibilités :

- Il peut falsifier le nom du bénéficiaire du chèque et inscrire son nom à la place. Ainsi il n’aura aucun

souci à encaisser le chèque.

- Il peut créer une société avec une dénomination sociale similaire à celle du fournisseur lésé et encaisser

le chèque sur le compte de cette nouvelle société.

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La dissimulation de la fraude :

La dissimulation du délit est un élément clé dans le schéma de fraude. Elle implique non seulement de

masquer l’identité du fraudeur mais également de faire en sorte que l’organisation victime ne se rende pas

compte du détournement.

Avec les schémas de falsification des moyens de paiement tel que l’émission de chèques falsifiés ou le

virement frauduleux, des écarts au niveau de la trésorerie vont être générés entre le solde en banque et le

solde en comptabilité, car le chèque ou le virement frauduleux va apparaître sur le relevé de banque mais

pas en comptabilité. Cette somme frauduleusement détournée va donc figurer sur le rapprochement

bancaire.

Si le fraudeur a accès aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une écriture comptable qui

viendra créditer le compte de banque d’un montant égal à la fraude par le débit d’un compte

judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde élevé

afin d’être difficile à auditer. Avec cet enregistrement comptable, les sommes détournées n’apparaîtront

plus en rapprochement bancaire.

Ces schémas de fraude mettent en exergue l’importance de la séparation des fonctions entre l’émetteur du

règlement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements bancaires. Egalement, la

réconciliation des soldes entre les relevés de banque et les soldes en comptabilité constitue un point de

contrôle clé qui nécessite une réalisation très régulière (mensuellement), avec une analyse détaillée

(contrôle arithmétique, contrôle des périodes d’encaissement, contrôle des sommes anciennes, analyse des

chèques annulés, …) ainsi qu’une supervision étroite.

3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS

3.1 La suppression d’un enregistrement

Une des techniques de dissimulation des détournements d’actifs relatifs au cycle « achats » peut

également être la suppression de l’enregistrement initial de la transaction.

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Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens achetés : après

avoir dérobé le bien, le fraudeur annule la transaction d’achat afin de ne laisser aucune trace dans le

système : ni de la réception du bien, ni de la constatation de la charge relative à l’achat. Le fournisseur qui

a livré le bien va réclamer son règlement mais compte tenu de l’absence de trace dans le système, il sera

plus difficile de dénouer le problème, d’attribuer les responsabilités et de remonter jusqu’au fraudeur.

Toutefois, les procédures de contrôle interne et notamment les contrôles informatisés permettent dans

bien des cas de prévenir ce schéma de fraude, car soit il est rendu impossible d’effectuer l’annulation

d’une transaction, soit une trace de chaque annulation est conservée et peut être vérifiée.

3.2 Le double règlement

Dans ce schéma le fraudeur fait en sorte que l’entreprise victime règle deux fois la même facture. Ainsi,

le fournisseur a été payé conformément à sa facture et donc ne risque pas de réclamer, puis l’employé

fraudeur détourne le deuxième règlement.

Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidèle de la facture originale. Quelques temps après avoir payé la

facture initiale. Dans ce cas, un deuxième règlement est adressé au fournisseur. Pour récupérer le chèque,

le fraudeur réclame le paiement erroné au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate à juste

titre le double règlement et renvoie un chèque à la société que le fraudeur se chargera d’intercepter.

Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va engendrer un écart

d’inventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la surévaluation

d’un poste de charge.

3.3 L’achat injustifié

Par cette technique de fraude sur décaissement, l’employé fait réaliser, par l’entreprise victime, des achats

pour son bénéfice personnel.

Deux cas peuvent se présenter :

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- l’achat est effectué personnellement par l’employé, mais celui-ci fait en sorte que la facture soit au nom

de l’entreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin qu’elle soit payée par cette dernière ;

- l’achat est effectué dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens acquis

seront récupérés par le fraudeur (interception de la livraison, changement d’adresse de livraison, accord

avec le fournisseur, …).

Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilité dans les entreprises peu vigilantes

sur le processus d’autorisation des dépenses, et notamment sur leur documentation et justification.

Egalement, elle sera facilement réalisable par les personnes habilitées à valider les factures si aucune

procédure n’est mise en place pour éviter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En

effet, comme l’un des critères déclenchant la fraude est l’opportunité, un employé sans supervision est

davantage incité à frauder que quelqu’un qui sait que son entreprise a déployé des moyens permettant de

détecter les détournements.

3.4 Le détournement d’un remboursement reçu d’un fournisseur

Dans certains cas, les fournisseurs sont amenés à procéder à des versements au bénéfice de l’entreprise

cliente. Cela peut concerner des remboursements partiels ou globaux dans le cadre d’un retour de

marchandises détériorées ou incorrectes par rapport à la commande. Egalement, une prestation inadaptée

ou effectuée partiellement, mais payée intégralement d’avance peut être source de remboursement.

Dans ces situations, l’employé fraudeur peut être tenté de dérober les fonds reçus du fournisseur et de les

encaisser à son compte. Ce schéma de détournement rejoint, dans son principe, ceux liés à la fraude sur

encaissement étudiés dans l’article relatif au cycle « ventes » : le règlement en provenance du fournisseur

est intercepté par une personne du circuit de réception (exemple : accueil, secrétariat, service

comptabilité), puis est détourné à son bénéfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimulée

par un jeu d’écritures comptables.

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IV- CAS PRATIQUE

PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE

Historique et fiche technique

Fondée en 1992 à Casablanca, première ville industrielle du Maroc, la société LINA NEGOCE compte

maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités maintenance, réparation, installation

réseaux locaux et à distance, formation, génie software, administration, prépresse, comptabilité marketing

direction commerciale et service abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale

en quelques années grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la

clientèle qui a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer le

parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa création, la société a

eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux importateurs de matériel

informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur exclusif Fujitsu Siemens Computers à Casa

et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire important qu’elle réalise chaque année, puis « agence

Internet agréée 3S Global net » se chargeant des abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience

dans ce domaine. Le secret de cette réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir

la confiance et le respect de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998, devant un

marché consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports marketing et se basant

sur l’expérience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA NEGOCE décida

d’implanter le premier service prépresse pour Mac et PC à Casa, en choisissant la meilleure technologie

de flashage avec une première flasheuse de format 54*75 cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis

un scanner professionnel de format 34*53 cm en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos,

tramés etc. Le succès était tellement immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse

de format 81*112 cm répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le service

devint alors le plus compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant pas à ce stade la société est en phase

de clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage fidèle et conforme à

l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à Düsseldorf en mois de mai,

Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en mois de mai 2001, ont été nécessaires pour

choisir judicieusement la meilleure technologie répondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.

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II- La description de l’activité

Activité principale : l’activité principale réside dans la vente de matériels informatiques. Vue la

nature de l’activité de l’entreprise son cycle d’exploitation comprend deux étapes fondamentales :

l’approvisionnement et la commercialisation.

L’approvisionnement : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la marque du matériels.

Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des clauses du contrat établi

entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des autres marques se fait selon la

demande et la commande du client.

La commercialisation : la commercialisation est caractérisée par son service après vente reposant

sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre également une garantie d’un an avec

droit à une réparation gratuite.

Moyens : informaticiens qualifiés, transporteurs aimables, stocks équipés, locaux aménagés.

Perspectives d’avenir : Afin d’être plus présent sur le marché, la société prévit de contracter des

concessions avec des marques réputées telles que IBM

III- L’organigramme

16


PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES

Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum

d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de déterminer les risques

généraux liés à la société.

L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations mais, de les

collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes.

Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes personnes

susceptibles de fournir une information appropriée.

I- Système achats/fournisseurs

Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du groupe dans ses

relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les différentes étapes que

doivent suivre les documents servant de base aux opérations relatives aux achats et aux dettes

d’exploitation. Ainsi on distingue quatre étapes principales : la commande, la réception, la

comptabilisation et le règlement.

Moyens : la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel concerné de la

société, à savoir :

- responsable des achats

- comptables

- magasinier

Etape n° 1 : La commande

Cette étape concerne le processus de détermination des besoins et d’autorisation d’achat, de recherche et

de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande.

Au niveau de la détermination des besoins, il y a lieu de relever une procédure toute particulière pour les

produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés annuellement par les gérants des

différents exploitations et leur consommation suivant les stades, un état mensuel est envoyé au

responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les

quantités à commander pour le mois suivant.

Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualité le délai

de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose d’une liste détaillée de ses

principaux fournisseurs par type d’achat.

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Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de fournitures que pour le

matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats après avoir examiné le bien fondé des

commandes.

Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de

permettre le suivi de la commande (relance de fournisseurs).

- un destiné au magasinier

- un classé dans le dossier fournisseur

Etape n° 2 : La réception

Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison fournisseur. Dès la

livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison correspond correctement (références,

quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne les biens reçus en créant un bon de réception B.R

qui reprend les éléments effectivement livrés.

Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont :

- un exemplaire est conservé par le gardien

- un exemplaire est conservé par le magasinier

- un exemplaire est envoyé à la direction

- un exemplaire est adressé au service comptabilité

La réception des factures : dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son ouverture et à

l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro d’ordre interne avant qu’elles ne

soient transmises aux autres services. Ceci afin d’éviter une perte d’informations.

Le service comptable procède à un double classement (chronologique et par type de fournisseur) :

- classement dans un dossier fournisseur

- classement dans un classeur fournisseur

Etape n° 3 : La comptabilisation

Cette phase concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue

de son règlement.

L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de la facture

(référence de produits ou services, quantités, prix, conditions de règlement) avec les documents qui lui

ont été transmis :

- bon de commande

- bon de livraison

- bon de réception

Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans les temps

appropriés. Le temps comptabilisé est porté sur la facture pour éviter un double enregistrement.

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Etape n° 4 : Le règlement

Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité fournisseur et la

direction.

Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer par le directeur. Ce

dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de commande, bon de réception et la

facture.

Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «.

L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier fournisseur et

archivage.

Partie III : Le contrôle des systèmes

Système achats/fournisseurs

L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques inhérents à la procédure

telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe sur le terrain.

1-1 Objectifs de la révision

L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions cidessous sont exécutées

suite à des autorisations préalables de la direction.

- achats de marchandises

- la réception

- la quantité achetée

- le choix des fournisseurs

- le paiement aux fournisseurs

De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre

une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables.

Moyens : test d’acheminement (ou de conformité) afin de s’assurer que les descriptions du système

achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de permanence qui a pour objectif de

s’assurer que la procédure décrite est effectivement appliquée et conclusion.

1-2 Test de fonctionnement :

Fournisseurs : PC

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40.5 : Journal des achats

40.6 : Résultats du test d’acheminement

1-3 Programme de révision :

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Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du système

achats/fournisseurs.

A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux vérifications

suivantes :

1-4 Test de permanence :

Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que le point de

contrôle prévu a bien été appliqué.

La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de

15 bons de réception et aux vérifications suivantes :

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1-5 Conclusion :

A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes phases de cette

procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue une force de ce système.

Ainsi, à titre d’exemple, les bons de réception prénumérotés permettent au service comptabilité :

De s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer.

D’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de réception

correspondants.

De lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés. Par contre, il y a lieu

de citer les faiblesses suivantes :

Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais

financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration des produits

L’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien.

Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de détecter sans retard

certains éléments des stocks, à savoir :

Les stocks à rotation lente ;

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Les stocks périmés ;

Les stocks dont l’utilisation est aléatoire.

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Documents

Revision Des Comptes Cycle Achat