REVISION DES COMPTES-CYCLE ACHAT

Révision des comptes du cycle Achat – Fournisseurs

Réalisé par :

- ALHALOUANI Meryem

- BOUKDIR Loubna

- DARKAOUI Miriam

- OUCHETTOU Ibtissam

Encadré par : Mme Khadija BENAZZI

Année universitaire 2010/2011

Audit Comptable et Financier 2010

PLAN

1. Rôle de la fonction achats

2. Audit du cycle achats fournisseurs

- Description du circuit des achats

- Contrôle des phases du cycle achats

3. Révision des comptes du cycle Achat

- Objectif d’audit

- Les principaux comptes concernés

- Les contrôles à effectuer sur le cycle achat

- Récapitulatif

4. Les principaux schémas de détournements d’actifs relatifs au

cycle Achat

- La falsification de la facturation

- La falsification des moyens de paiement

- Autres cas fréquents de détournements

5. Cas pratique

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INTRODUCTION

« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une parfaite

maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure

matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une

estimation exacte de ses besoins ne peut être faite !

L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure

prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning

scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose

vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et

simplifiée.

I- Rôle de la fonction Achat

Au cours des trois dernières décennies, on est progressivement passé d'une économie de

production à une économie de marché.

En économie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des coûts de

l’entreprise, augmentée d'une marge bénéficiaire.

En économie de marché, le prix de vente est dicté par la loi du marché, le prix de revient le

plus bas devient donc l'objectif à atteindre.

En économie de marché, l'offre est bien souvent supérieure à la demande et il ne suffit plus de

produire pour vendre, ni même de savoir vendre pour réussir.

Le succès de l'entreprise dépend donc de sa capacité à :

Adapter son offre à la demande

Maîtriser ses conditions internes d'exploitation.

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Les achats ont un rôle stratégique

Les entreprises consacrent une grande partie de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction

achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la qualité

des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.

L’achat, est devenu un processus complexe, à caractère collectif. Une cascade de prescriptions

et de contraintes est imposée par un ensemble de personnes aux fonctions différentes,

concernées à un moment donné par l'achat.

Dans une même entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand

nombre d'acteurs et il revient tout naturellement à l'acheteur d'en assurer la coordination.

L'organisation des achats

L'acheteur doit être placé dans une organisation permettant :

de s'intégrer dans une chaîne dont l'objectif est la satisfaction du client final ;

d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce résultat ne peut être obtenu

qu'à partir d'une plus grande rationalisation des achats.

Missions de la fonction Approvisionnements :

exploitation du calcul des besoins

traitement des demandes d'achats

passation des commandes de réapprovisionnement

passation des commandes de dépannage

suivi des contrats

relance des livraisons

suivi des litiges

contrôle des performances des fournisseurs

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gestion des stocks

gestion de la sous-traitance de charges

etc.

Mission de la fonction Achats :

élaboration d'une politique d'achats

élaboration du budget achats

détermination des objectifs

évaluation des fournisseurs et consultation

négociation des marchés

rédaction des accords

etc.

II- Audit du cycle achats fournisseurs

La description du circuit des achats

Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des

procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum d’informations pour une

meilleure compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci se peut par des

entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée

du circuit.

L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :

1- Emission des demandes d’achat

La direction des travaux concernés

Le service achat

Le service gestion

Le service du projet

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L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes supérieures à

1000 Dhs. Après avoir détecté les besoins des différents services.

Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission :

La numérotation

Imputation

Délai et lieu de livraison

Désignation des articles

2- Circuit des demandes d’achat

Procédure exceptionnelle

Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se faire

directement par téléphone entre la direction du projet et le service achat.

Imprimés de diffusion

C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA

Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par le

service achat, original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le

contrôle des livraisons.

3- Etablissement des bons de commande

Emission des bons de commande

Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande d’achat :

Numéro de la commande

Service traiteur : achat

Référence : centre d’imputation, code analytique

Désignation du fournisseur

Condition des paiements

Dates et lieu de livraison

Date et visa du responsable achat

o Circuit du bon de commande

o Imprimé de diffusion

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Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui

Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné impérativement à l’entreprise.

4- Réception de la marchandise

5- Traitement et circuit des factures

Réception de la facture

o Facture fournisseur

o Facture établie sur contrat

Présentation type d’une facture

Enregistrement de la facture

a. Circuit

L’émetteur : la comptabilité

Le service de gestion : contrôle des imputations analytiques

Le service travaux : accord pour paiement

La direction du projet: accord pour paiement

b. classement

Mission des services

Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents

Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilité

6- Règlement des factures fournisseurs

Il existe deux moyens de règlement:

Le chèque

Effet de commerce

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CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS1 :

Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :

Déclenchement de la commande, (objectifs et organisation)

Acceptation et traitement des livraisons, (objectifs et organisation)

Enregistrement des dettes, (objectifs et organisation)

Paiement des factures. (objectifs et organisation)

III- Révision des comptes du cycle Achat :

1. Objectifs

• Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues

aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise.

• Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan

• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture

2. Les principaux comptes concernés

61. CHARGES D’EXPLOITATION

La rubrique 61 regroupe les postes suivants :

611 : Achats revendus de marchandises

612 : Achats consommés de matières et fournitures

613 / 614 : Autres charges externes

616 : Impôts et taxes

617 : Frais de personnel

1 Voir le cours

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618 : Autres charges d’exploitation

619 : Dotations d’exploitation

6121. Achats de matières premières

6122. Achats non stockés de matières et fournitures consommables

Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit d’un compte

de tiers ou de trésorerie.

La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “Etat- TVA

récupérable”

6123. Achats d’emballages

Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par l’entreprise, soit

restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du client.

6124. Variation des stocks de matières et fournitures

Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les sorties.

Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires entre le début

et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des comptes d’achat

pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les charges réelles de

l’exercice.

6125. Achats non stockés de matières et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne transitant pas par une

unité de stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des fournitures dont les existants en

fin d’exercice, sont inscrits en tant que charges constatées d’avance au débit du compte 3491.

6126. Achats de travaux, études et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations soustraités pour le

compte de l’entreprise par des tiers.

Il est subdivisé par nature de prestations.

6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs

Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux exercices antérieurs.

6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures

Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont comptabilisés au cours

de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de tiers concerné

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

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Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens ou de

services par le débit :

Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables pour les

charges de fonctionnement ;

Des comptes du poste 3413 pour les éléments constitutifs du coût de production des

opérations en maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors taxes récupérables ;

Du compte 3455 « Etat, TVA récupérable » pour le montant des taxes récupérables ;

Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments constitutifs du coût de

production pour les opérations en maîtrise d’ouvrage déléguée.

Le compte 4411. « Fournisseurs »

Ce même compte est débité par le crédit :

D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ;

Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une lettre de change

ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou

6149 « Rabais, remises et ristournes obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors

factures ;

Du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes d’exploitation »

pour solde de ce compte, le cas échéant.

Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie »

Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des retenues

effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue.

Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le

fonctionnement.

Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de l’acceptation d’un

effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise.

Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues »

C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur concerné, il

convient alors, pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de charges concerné par

le crédit du compte 4417.

Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le débit des

comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte de TVA récupérable.

L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opération.

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A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les entreprises qui le

jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin de chaque période comptable et

non pas uniquement à la clôture de l’exercice.

Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés »

Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées.

3. Les contrôles à effectuer sur le cycle achat :

Procédures d’examen analytique :

• Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents enquêter

sur les changements inattendus

• Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents

Procédure de base

• Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai

d’encaissement et de décaissement

• Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de

réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant

immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le

bon exercice

• Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique ou

celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception

émis avant la clôture et non rapprochés des factures

• Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer

Procédures générales

• Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes

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• Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les

comptes annuels

• Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance fournisseurs ou

éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer

• Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes

versés et sont classés à l’actif du bilan

• S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la différence de

change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »

• Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il n’existe

pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de réalisation

4. Récapitulatif :

On peut dire que le travail de l’auditeur porte essentiellement sur :

L’exhaustivité des enregistrements : Pour tester l’exhaustivité des enregistrements,

l’auditeur met généralement une circularisation des fournisseurs.

La régularité des enregistrements : Pour valider le rattachement à l’entreprise des

opérations enregistrées, l’auditeur procède à des sondages sur la justification des charges

comptabilisées sur la période.

Coupure des enregistrements : Pour apprécier le rattachement des charges à la bonne

période, l’auditeur met en œuvre les sondages suivants :

o Sondages sur les derniers achats de l’exercice afin de s’assurer que les achats se

rapportent tous à l’exercice clos ;

o Sondages sur les premiers achats de l’exercice suivant afin de s’assurer que la

comptabilisation de certaines charges n’a pas été différée sur l’exercice suivant ;

o Contrôle de cohérence par comparaison avec l’exercice précédent, des principales

catégories de charges faisant l’objet de factures non parvenues en fin d’exercice.

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Existence des soldes fournisseurs : l’auditeur peut examiner la justification de comptes

fournisseurs en procédant aux travaux suivants :

o Examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance

générale, puis vérification de la justification des écarts pouvant exister.

o Réalisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour s’assurer que chaque

composante des soldes sélectionnés est justifiée et concerne bien l’entreprise.

Evaluation des soldes fournisseurs : L’auditeur recense les dettes en devises et vérifie

qu’elles ont fait l’objet d’une réévaluation correcte à la clôture.

Présentation : L’auditeur s’assure qu’il n’y a pas de compensation entre les soldes

débiteurs et les soldes créditeurs.

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IV- Les principaux schémas de détournements d’actifs relatifs au cycle « Achat »

La mise en place de mesures efficaces de prévention et de détection des fraudes nécessite de

connaître les principaux schémas de détournement d’actifs. Cet article expose un certain

nombre de cas fréquemment rencontrés au niveau du cycle « Achat » des entreprises.

Une recherche efficace des détournements d’actifs commis par les employés rend nécessaire

la maîtrise des principaux schémas de fraude, ces dernières peuvent concerner tous les cycles

de l’entreprise, qu’ils soient opérationnels ou administratifs. Cet article se limitera à la

présentation de schémas de fraude spécifiques au cycle « achats/fournisseurs ».

Bien qu’apparemment simple vu de l’extérieur, le cycle « achats » est, en réalité,

particulièrement complexe compte tenu du fait qu’il existe différents types de transactions

d’achats avec différents types de fournisseurs.

Le processus « achats » comprend l’achat de biens ou de services par l’entreprise, depuis la

passation de la commande jusqu’au paiement de la facture, en passant par la réception du bien

ou de la prestation, la réception de la facture et sa comptabilisation.

Ce cycle présente des risques importants de détournement, car il concentre l’essentiel des

mouvements de sortie de fonds de l’entité.

1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION

Le principe commun dans les schémas de falsification de la facturation est de faire en sorte

que l’entreprise victime reçoive une facture fictive ou surévaluée, qu’elle accepte de la régler,

et que le fraudeur puisse encaisser l’argent à son compte.

1.1 La création de fausses factures

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1.1.1 L’émission d’une fausse facture

La première étape de ce schéma consiste pour l’employé fraudeur à introduire dans le circuit

de paiement une facture totalement fictive qui ne correspond à aucune marchandise ou service

reçu en contrepartie.

Dans la plupart des cas, les factures fictives utilisées pour les détournements concernent des

prestations de service. En effet, lors d’un achat de biens ou de marchandises, les procédures

de contrôle sont généralement plus difficiles à contourner, puisqu’il faudra présenter un bon

de commande et un bon de réception pour que le paiement soit autorisé. Cela implique donc

de créer ou de falsifier d’autres documents. Alors que dans le cas des services, les bons de

commande ne sont pas toujours formalisés, les libellés des factures sont souvent peu

explicites et le contrôle de la réalisation de la prestation est difficilement possible après coup.

Donc le maquillage sera plus aisé.

1.1.2 Le paiement de la facture

Le paiement des factures nécessite, d’une part, que celles-ci soient approuvées par une

personne habilitée et, d’autre part, que le service payeur ne décèle rien d’anormal dans la

procédure et les documents. Si le fraudeur a une position hiérarchique l’autorisant à valider

les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur d’être conforté dans l’absence

d’anomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre à validation ses factures, la fausse facture

devra, non seulement apparaître totalement réelle, mais également avoir un libellé qui soit

crédible vis à vis de l’autorité signataire.

Une fois que le bon à payer est obtenu, le règlement sera régulièrement effectué et le fraudeur

pourra récupérer le chèque à l’adresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectué par

virement, l’argent arrivera directement sur son compte, puisqu’il aura précédemment

enregistré ses coordonnées bancaires dans le fichier des fournisseurs.

Ainsi, le fraudeur aura pu détourner des fonds sans déséquilibrer les comptes de l’entreprise.

La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui

disparaîtra lors du changement d’exercice et de la remise à zéro des comptes de charges. Si

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cette procédure frauduleuse est bien effectuée, l’employé pourra la réitérer plusieurs fois,

d’autant plus que la répétition de factures émanant d’un fournisseur fictif peut donner une

apparence de régularité et donc de normalité.

1.2 La surfacturation

Cette deuxième méthode de détournement par falsification de la facturation nécessite l’entente

avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer l’excédent à

l’entreprise victime. Le fournisseur complice partage ensuite les gains du surcoût avec

l’employé fraudeur, soit par rétrocession de commission, soit par des cadeaux ou autres

avantages en nature. La fraude peut être réalisée par toute personne habilitée à passer des

commandes et peut concerner tout type d’achats (biens mobiliers, marchandises, prestations,

…). De plus, la récurrence de la fraude accorde de la normalité au prix d’achat, et donc

éveillera de moins en moins les soupçons.

La détection de cette catégorie de fraude est très difficile, car tous les documents sont réels et

la facture correspond à la réception qui elle-même satisfait à la commande. Seul un spécialiste

des achats peut alors s’apercevoir que le prix d’achat est anormalement élevé.

Pour limiter ce genre de manipulation, il convient d’instaurer des règles claires et écrites de

sélection des fournisseurs, de systématisez les appels d'offres pour comparer les prix et de

dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mêmes

prestataires multiplie les risques de fraude.

2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT

Contrairement aux cas précédents, dans lesquels le fraudeur procédait directement ou

indirectement à une falsification des factures qui amenait l’entreprise à régler la facture en sa

faveur, les schémas de fraude suivants fonctionnent par la falsification des moyens de

paiement. C’est donc directement le fraudeur qui émet le règlement à son bénéfice.

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2.1 L’émission de chèques falsifiés ou de virements frauduleux

2.1.1 Les chèques falsifiés

Dans ce schéma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accès aux chéquiers. Donc, soit la

préparation des chèques rentre dans ses attributions et il profite de cette faculté (comptable

fournisseurs, trésorier, directeur financier), soit il est extérieur au circuit des paiements et doit

alors dérober un ou plusieurs chèques de l’entreprise. Ensuite, en imitant la signature d’une

personne habilitée, il peut détourner à son profit directement ou indirectement (via une société

qu’il contrôle ou via un complice) les sommes souhaitées.

ce risque peut résulter d’une mise à la disposition d’un employé, en qui on a particulièrement

confiance, de chèques signés « en blanc » afin qu’il paie un fournisseur.

Celui-ci sera alors tenté de payer lui-même le fournisseur et d’encaisser le chèque pour lui

avec un montant supérieur.

2.1.2 Les virements frauduleux

Le règlement des factures par virement n’exclut pas la possibilité de détournement. Ce type de

fraude nécessite de récupérer les coordonnées bancaires et les modèles de signatures

autorisées ; le mieux étant encore de récupérer une matrice d’un ordre de virement. Par

ailleurs, il convient de prendre connaissance des procédures de validation des virements mises

en place par la société (signature simple ou conjointe, confirmation écrite ou orale, comptes à

débiter par nature d’opération, …).

Avec ces éléments, le fraudeur, agissant seul ou en équipe organisée, peut confectionner de

faux documents et envoyer le faux ordre de virement à la banque de l’entreprise victime. Si le

fraudeur a respecté les procédures de validation établies avec la banque, celle-ci procédera au

transfert des fonds sur le compte du fraudeur.

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2.2 La falsification de l’endossement de chèques

Dans cette méthode de détournement, l’employé intercepte un chèque émis par sa société à

destination d’un tiers en règlement d’une facture puis l’encaisse à son profit.

Pour intercepter les chèques, les employés les mieux placés sont ceux qui manipulent ou

distribuent les chèques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du

secrétariat et du service courrier. Mais, dans les sociétés peu structurées en termes de contrôle

interne, les chèques sont souvent facilement accessibles.

Une fois le chèque intercepté, le fraudeur a deux possibilités :

- Il peut falsifier le nom du bénéficiaire du chèque et inscrire son nom à la place. Ainsi il

n’aura aucun souci à encaisser le chèque.

- Il peut créer une société avec une dénomination sociale similaire à celle du fournisseur lésé

et encaisser le chèque sur le compte de cette nouvelle société.

La dissimulation de la fraude :

La dissimulation du délit est un élément clé dans le schéma de fraude. Elle implique non

seulement de masquer l’identité du fraudeur mais également de faire en sorte que

l’organisation victime ne se rende pas compte du détournement.

Avec les schémas de falsification des moyens de paiement tel que l’émission de chèques

falsifiés ou le virement frauduleux, des écarts au niveau de la trésorerie vont être générés

entre le solde en banque et le solde en comptabilité, car le chèque ou le virement frauduleux

va apparaître sur le relevé de banque mais pas en comptabilité. Cette somme frauduleusement

détournée va donc figurer sur le rapprochement bancaire.

Si le fraudeur a accès aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une écriture

comptable qui viendra créditer le compte de banque d’un montant égal à la fraude par le débit

d’un compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements

et avoir un solde élevé afin d’être difficile à auditer. Avec cet enregistrement comptable, les

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sommes détournées n’apparaîtront plus en rapprochement bancaire.

Ces schémas de fraude mettent en exergue l’importance de la séparation des fonctions entre

l’émetteur du règlement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements

bancaires. Egalement, la réconciliation des soldes entre les relevés de banque et les soldes en

comptabilité constitue un point de contrôle clé qui nécessite une réalisation très régulière

(mensuellement), avec une analyse détaillée (contrôle arithmétique, contrôle des périodes

d’encaissement, contrôle des sommes anciennes, analyse des chèques annulés, …) ainsi

qu’une supervision étroite.

3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS

3.1 La suppression d’un enregistrement

Une des techniques de dissimulation des détournements d’actifs relatifs au cycle « achats »

peut également être la suppression de l’enregistrement initial de la transaction.

Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens

achetés : après avoir dérobé le bien, le fraudeur annule la transaction d’achat afin de ne laisser

aucune trace dans le système : ni de la réception du bien, ni de la constatation de la charge

relative à l’achat. Le fournisseur qui a livré le bien va réclamer son règlement mais compte

tenu de l’absence de trace dans le système, il sera plus difficile de dénouer le problème,

d’attribuer les responsabilités et de remonter jusqu’au fraudeur.

Toutefois, les procédures de contrôle interne et notamment les contrôles informatisés

permettent dans bien des cas de prévenir ce schéma de fraude, car soit il est rendu impossible

d’effectuer l’annulation d’une transaction, soit une trace de chaque annulation est conservée et

peut être vérifiée.

3.2 Le double règlement

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Dans ce schéma le fraudeur fait en sorte que l’entreprise victime règle deux fois la même

facture. Ainsi, le fournisseur a été payé conformément à sa facture et donc ne risque pas de

réclamer, puis l’employé fraudeur détourne le deuxième règlement.

Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidèle de la facture originale. Quelques temps après

avoir payé la facture initiale. Dans ce cas, un deuxième règlement est adressé au fournisseur.

Pour récupérer le chèque, le fraudeur réclame le paiement erroné au fournisseur en invoquant

une erreur. Celui-ci constate à juste titre le double règlement et renvoie un chèque à la société

que le fraudeur se chargera d’intercepter.

Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va

engendrer un écart d’inventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la

seule trace sera la surévaluation d’un poste de charge.

3.3 L’achat injustifié

Par cette technique de fraude sur décaissement, l’employé fait réaliser, par l’entreprise

victime, des achats pour son bénéfice personnel.

Deux cas peuvent se présenter :

- l’achat est effectué personnellement par l’employé, mais celui-ci fait en sorte que la facture

soit au nom de l’entreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin qu’elle soit payée

par cette dernière ;

- l’achat est effectué dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens

acquis seront récupérés par le fraudeur (interception de la livraison, changement d’adresse de

livraison, accord avec le fournisseur, …).

Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilité dans les entreprises peu

vigilantes sur le processus d’autorisation des dépenses, et notamment sur leur documentation

et justification. Egalement, elle sera facilement réalisable par les personnes habilitées à

valider les factures si aucune procédure n’est mise en place pour éviter que ces personnes

puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme l’un des critères déclenchant la

fraude est l’opportunité, un employé sans supervision est davantage incité à frauder que

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quelqu’un qui sait que son entreprise a déployé des moyens permettant de détecter les

détournements.

3.4 Le détournement d’un remboursement reçu d’un fournisseur

Dans certains cas, les fournisseurs sont amenés à procéder à des versements au bénéfice de

l’entreprise cliente. Cela peut concerner des remboursements partiels ou globaux dans le cadre

d’un retour de marchandises détériorées ou incorrectes par rapport à la commande.

Egalement, une prestation inadaptée ou effectuée partiellement, mais payée intégralement

d’avance peut être source de remboursement.

Dans ces situations, l’employé fraudeur peut être tenté de dérober les fonds reçus du

fournisseur et de les encaisser à son compte. Ce schéma de détournement rejoint, dans son

principe, ceux liés à la fraude sur encaissement étudiés dans l’article relatif au cycle « ventes

» : le règlement en provenance du fournisseur est intercepté par une personne du circuit de

réception (exemple : accueil, secrétariat, service comptabilité), puis est détourné à son

bénéfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimulée par un jeu d’écritures

comptables.

V- CAS PRATIQUE

PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE

Historique et fiche technique

Fondée en 1992 à Casablanca, première ville industrielle du Maroc, la société LINA

NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités

maintenance, réparation, installation réseaux locaux et à distance, formation, génie software,

administration, prépresse, comptabilité marketing direction commerciale et service

abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale en quelques années

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grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la clientèle

qui a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer

le parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa

création, la société a eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux

importateurs de matériel informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur

exclusif Fujitsu Siemens Computers à Casa et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire

important qu’elle réalise chaque année, puis « agence Internet agréée 3S Global net » se

chargeant des abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience dans ce domaine. Le

secret de cette réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la

confiance et le respect de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998,

devant un marché consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports

marketing et se basant sur l’expérience de Computer Design dans le domaine de

communication, LINA NEGOCE décida d’implanter le premier service prépresse pour Mac et

PC à Casa, en choisissant la meilleure technologie de flashage avec une première flasheuse de

format 54*75 cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de

format 34*53 cm en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos, tramés etc. Le succès

était tellement immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse de

format 81*112 cm répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le

service devint alors le plus compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant pas à ce stade la

société est en phase de clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage

fidèle et conforme à l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à

Düsseldorf en mois de mai, Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en

mois de mai 2001, ont été nécessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie

répondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.

II- La description de l’activité

Activité principale : l’activité principale réside dans la vente de matériels

informatiques. Vue la nature de l’activité de l’entreprise son cycle d’exploitation

comprend deux étapes fondamentales : l’approvisionnement et la commercialisation.

L’approvisionnement : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la marque du

matériels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des

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clauses du contrat établi entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des

autres marques se fait selon la demande et la commande du client.

La commercialisation : la commercialisation est caractérisée par son service après

vente reposant sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre également

une garantie d’un an avec droit à une réparation gratuite.

Moyens : informaticiens qualifiés, transporteurs aimables, stocks équipés, locaux

aménagés.

Perspectives d’avenir : Afin d’être plus présent sur le marché, la société prévit de

contracter des concessions avec des marques réputées telles que IBM

III- L’organigramme

PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES

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Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum

d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de déterminer les

risques généraux liés à la société.

L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations mais,

de les collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes.

Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes

personnes susceptibles de fournir une information appropriée.

I- Système achats/fournisseurs

Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du

groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les

différentes étapes que doivent suivre les documents servant de base aux opérations relatives

aux achats et aux dettes d’exploitation. Ainsi on distingue quatre étapes principales : la

commande, la réception, la comptabilisation et le règlement.

Moyens : la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel concerné

de la société, à savoir :

- responsable des achats

- comptables

- magasinier

Etape n° 1 : La commande

Cette étape concerne le processus de détermination des besoins et d’autorisation d’achat, de

recherche et de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande.

Au niveau de la détermination des besoins, il y a lieu de relever une procédure toute

particulière pour les produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés

annuellement par les gérants des différents exploitations et leur consommation suivant les

stades, un état mensuel est envoyé au responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de

certains produits, les besoins, les stocks et les quantités à commander pour le mois suivant.

Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix, la

qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose

d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat.

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Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de fournitures

que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats après avoir

examiné le bien fondé des commandes.

Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de

permettre le suivi de la commande (relance de fournisseurs).

- un destiné au magasinier

- un classé dans le dossier fournisseur

Etape n° 2 : La réception

Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison fournisseur.

Dès la livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison correspond

correctement (références, quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne les biens

reçus en créant un bon de réception B.R qui reprend les éléments effectivement livrés.

Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont :

- un exemplaire est conservé par le gardien

- un exemplaire est conservé par le magasinier

- un exemplaire est envoyé à la direction

- un exemplaire est adressé au service comptabilité

La réception des factures : dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son ouverture

et à l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro d’ordre interne

avant qu’elles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin d’éviter une perte

d’informations.

Le service comptable procède à un double classement (chronologique et par type de

fournisseur) :

- classement dans un dossier fournisseur

- classement dans un classeur fournisseur

Etape n° 3 : La comptabilisation

Cette phase concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture

fournisseur en vue de son règlement.

L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de la

facture (référence de produits ou services, quantités, prix, conditions de règlement) avec les

documents qui lui ont été transmis :

- bon de commande

- bon de livraison

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- bon de réception

Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans les

temps appropriés. Le temps comptabilisé est porté sur la facture pour éviter un double

enregistrement.

Etape n° 4 : Le règlement

Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité

fournisseur et la direction.

Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer par le

directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de commande,

bon de réception et la facture.

Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «.

L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier

fournisseur et archivage.

Partie III : Le contrôle des systèmes

Système achats/fournisseurs

L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques inhérents à la

procédure telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe sur le

terrain.

1-1 Objectifs de la révision

L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions cidessous

sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction.

- achats de marchandises

- la réception

- la quantité achetée

- le choix des fournisseurs

- le paiement aux fournisseurs

De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs afin de

permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables.

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Moyens : test d’acheminement (ou de conformité) afin de s’assurer que les descriptions du

système achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de permanence qui a

pour objectif de s’assurer que la procédure décrite est effectivement appliquée et conclusion.

1-2 Test de fonctionnement :

Fournisseurs : PC

40.5 : Journal des achats

40.6 : Résultats du test d’acheminement

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1-3 Programme de révision :

Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du

système achats/fournisseurs.

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A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux

vérifications suivantes :

1-4 Test de permanence :

Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que le

point de contrôle prévu a bien été appliqué.

La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de

15 bons de réception et aux vérifications suivantes :

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1-5 Conclusion :

A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes phases de

cette procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue une force de

ce système.

Ainsi, à titre d’exemple, les bons de réception prénumérotés permettent au service

comptabilité :

De s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer.

D’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de

réception correspondants.

De lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés. Par

contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes :

Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne

des frais financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration

des produits

L’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien.

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Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de détecter

sans retard certains éléments des stocks, à savoir :

Les stocks à rotation lente ;

Les stocks périmés ;

Les stocks dont l’utilisation est aléatoire.

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Documents

REVISION DES COMPTES-CYCLE ACHAT