Rôle de l’information stratégique dans la prise de

décision / Utilisation de l’information

Suivi et Evaluation des programmes de Santé au niveau du district: applications pratiques-

CESAG- Dakar, Sénégal Du 14 Juin au 02 Juillet 2010

Introduction 1/2

L’utilisation des données pour la prise de décisions est l’objectif final du S&E;

Elle permet d’être critique, d’opérer des choix judicieux et de planifier sur des bases factuelles;

Introduction 2/2

Dans nos régions où les besoins sont importants et les ressources limitées, les décisions de politique et de programmes doivent produire le meilleur résultat possible;

Malheureusement la prise de décisions complètement fondée sur des preuves est rare;

Objectif général

L’objectif général du module « Rôle de l’information stratégique dans la prise de décision » est d’améliorer le niveau d’utilisation de l’information dans la prise de décision.

Objectifs spécifiques

A la fin de ce module, les participants doivent être capables de: Définir les concepts et les objectifs de la

communication et de l’utilisation de l’information; Identifier les barrières à la communication et à

l’utilisation de l’information; Analyser l’environnement de la prise de décisions

et le rôle de l’information dans la prise de décisions;

Proposer des stratégies pour améliorer l’utilisation de l’information;

Communiquer de l’information.

Plan de la séance

Concepts clés;

Barrières à l’utilisation de

l’information;

Environnement de la prise de

décision;

Stratégies pour améliorer

l’utilisation de l’information;

Communication de l’information;

Définition de concepts

Donnée vs Information

Une donnée est un élément fondamental sur lequel se bâtit un raisonnement, une recherche ou une étude;

Les données se réfèrent souvent aux données brutes ou informations non traitées,

Une information est un ensemble de données traitées portant sur un sujet précis et présentées dans un contexte particulier; par ex. un contexte de prise de décisions.

Information stratégique

Terme le plus souvent utilisé par les programmes PEPFAR;

Englobe les aspects de suivi-évaluation, de surveillance, et de renforcement des systèmes de gestion de l’information sanitaire;

Reflète le caractère stratégique de la prise de décision concernant les programmes et les financements;

Demande de Données et Utilisation de

l’informations(DDUI)Une approche systématique qui utilise les meilleures pratiques et outils appropriés pour aider à augmenter la demande des données sanitaires de haute qualité et s’assurer que les informations provenant de ces données sont utilisées dans le processus de prise de décisions guidées par l’évidence (preuves concrètes).

Environnement de la prise de décisions

Pour renforcer les programmes et améliorer les résultats;

Donner un feed-back aux parties prenantes;

Engager toutes les parties prenantes;

Responsabiliser chaque partie prenante et la nécessité de fournir des rapports et de rendre des comptes ;

Plaider pour des ressources si nécessaire;

Éclairer les politiques;

Contribuer aux leçons apprises sur le plan national et mondial;

Pourquoi disséminer et utiliser des informations du

S/E?

Exercice 1

• Avez-vous déjà utilisé des données du S/E?

• Quelles barrières avez-vous rencontrées dans l’utilisation de l’information?

• Comment rendre les informations plus pertinentes pour leur utilisation?

Barrières à l’utilisation de l’information

Déterminants de l’utilisation de l’information Aspects techniques

Compétences techniques (capacité de collecte et analyse de données), disponibilité des ordinateurs, existence de systèmes d’information;

Aspects organisationnels et structurels Organisationnel (clarté des rôles, soutien à la

collecte de données, circulation de l’ information, culture organisationnelle); routes, télécommunications

Aspects individuels: attitudes/motivations des décideurs, motivation du personnel de collecte;

Le processus de prise de décisions

Décider, c'est choisir, parmi plusieurs actes possibles, celui qui apparaît comme le plus pertinent pour atteindre un résultat envisagé, dans un délai jugé souhaitable et possible, en utilisant au mieux les informations et les ressources disponibles.

Processus de prise de décisions

La prise de décisions fondée sur des preuves est un processus par lequel les décisions en santé publique sont prises à partir de données utilisées de manière transparente et informées

et qui incluent la consultation des parties prenantes à chaque fois que cela est possible.

Le processus de prise de décisions

La prise de décisions est un processus de choix parmi plusieurs alternatives à partir d’informations pertinentes;

Discussion Quelles décisions avez-vous eu à

prendre dans votre travail?

Quelles informations vous ont permis de prendre ces décisions?

Qui prend les décisions?

Quand et comment les décisions sont prises?

Quelles informations sont nécessaires et disponibles?

Quel est mon rôle dans la prise des décisions?

Sur quoi prendre la décision?

Le niveau et l’étendue de la décision ?

Le processus de prise de décisions

Qu’est-ce qui influence la prise de décision?

Le pouvoir et l’influence;

La période/moment de la prise de décisions;

La corruption;

L’idéologie politique;

L’ arbitraire;

L’opinion publique …..

Environnement de la Environnement de la prise de décisions prise de décisions

APPROCHE SYSTEMES

APPROCHE TECHNIQUE

COMPORTEMENT INDIVIDUEL

POLITIQUE

CULTURE

SOCIETE

La prise de décisions intervient dans des La prise de décisions intervient dans des contextes socio-politique et culturel contextes socio-politique et culturel

définisdéfinis

Les parties prenantes peuvent inclure…

Les bailleurs;

Les agences d’exécution des projets;

Les bénéficiaires;

Les gestionnaires des programmes

Les décideurs de politiques;

Journalistes/Médias;

Votre superviseur et vos collègues;

Le Secteur privé;

Autres

Les parties prenantes (suite)

Trois types de parties prenantes:

Bénéficiaires (PVVIH, jeunes, femmes, OEV……)

Agents d’exécution des programmes (infirmières/sage femmes, médecins, personnel des ONG, gestionnaires des programmes)

Décideurs de politiques (ministères gouvernementaux, bailleurs ou groupe de bailleurs, administration hospitalière)

Différences entre parties prenantes

Les parties prenantes diffèrent selon:

Ce qu’ils veulent atteindre (buts/motivations), comportements, compétences, ressources;

Les informations disponibles pour appuyer leurs décisions;

Les parties prenantes peuvent considérer le même type de données et informations … et arriver à des conclusions et décisions différentes;

Types de décisions

Conception de politiques, planification et plaidoyer;

Conception et renforcement des Programmes;

Gestion et opérations des programmes;

Le processus de DDUI

Cadre Conceptuel de DDUI

Le processus de DDUI5 grandes étapes:

Identification du problème;

Evaluation de la situation (demande et offre);

Identification des opportunités stratégiques (circuit de l’information, parties prenantes);

Elaboration d’une stratégie;

Application et évaluation de la stratégie.

Evaluation de la Situation de DDUI

DDUI = Une approche systémique

Les outils pour évaluer la situation en DDUI identifient les opportunités pour accroître la demande et l’utilisation des données

Etape2: Diagnostic de la demande et disponibilité des données

Disponibilité des données

Faible Plus fort

I. Les données sont faibles et les décideurs ne les utilisent pas

II. Les données sont plus disponibles mais les décideurs n’ont pas la capacité et ils ne sont pas disposés à les utiliser

III. Les données sont faibles mais elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs

IV. Les données sont plus disponibles et elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs

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Discussion

Dans les 4 situations décrites dans la matrice de l’offre et de la demande, quelles stratégies préconisez-vous pour améliorer l’utilisation de l’information?

Elaboration d’une stratégie

Situation Activités/Solutions

I. Les données sont faibles et les décideurs ne les utilisent pas.

Étude sur les facteurs de non utilisation

Consultations pour le renforcement des capacités

Situation Activités/Solutions

II. Les données sont plus fortes mais les décideurs manquent de capacité pour les utiliser et ils ne sont pas disposés à les utiliser

Étude sur les facteurs de non utilisation

Consultations pour le renforcement des capacités

Assistance avec l’analyse des données

Sensibilisation des décideurs en matière des méthodes de décisions avec l’aide des données

Elaboration d’une stratégie

SituationActivités/Solutions

III. Les données sont faibles mais elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs.

Renforcement des capacités

Plaidoyer pour les investissements dans les données

Elaboration d’une stratégie

Situation Activités/Solutions

IV. Les données sont plus fortes et elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs.

Assistance pour améliorer l’efficacité de la collecte et analyse des données

Études spéciales

Elaboration d’une stratégie

Adapted from C. Scott, “Measuring Up to the Measurement Problem: The role of statistics in evidence based policy-making”. Prepared for Paris 21, 2005.

Offre de données

Demande de données et

Utilisation de l’ Information

RenforcéeFaible

Faible

Renforcée

Nigéria, secteur éducation: Les données sur les écoles et les étudiants sont pauvres ou non existantes et le Ministère Fédéral de l’Éducation n’utilise pas le peu d’information qui existe.

Mozambique, VIH/SIDA: Les estimations de la prévalence et projections d’impact du VIH sont régulièrement collectées et largement diffusées mais pas utilisées pour guider l’allocation des ressources

Nigeria, VIH/SIDA: Les données de surveillance sentinelle existent mais les informations de routine sur la santé et les patients manquent. La demande d’ informations est grande et le Comité d’Action Nationale sur le HIV/SIDA utilise n’importe quelles données à sa disposition pour faire le plaidoyer et suivre les activités.

Afrique du Sud: Le Système d’Information Sanitaire est établi dans tous les districts et adapté pour répondre aux différents besoins en information au niveau localEgypte: Les données sont collectées régulièrement à travers des enquêtes et le système d’information sanitaire de routine et sont utilisées par le MPS.

Stratégies d’intervention en DDUI: Matrice de l’Offre et de la

Demande

Fiche d’évaluation préliminaire de la situation

de DDUI Technique: Est-ce que les utilisateurs savent les données qu’ils

veulent? Y a-t-il des contraintes de traitement de données?

Organisationnel: Est-ce que toutes les parties prenantes ont accès aux

données? Est-ce que les canaux de circulation des données sont

clairs et suivis? Individuel:

Est-ce que les parties prenantes donnent une importance aux données quand ils prennent des décisions?

Est-ce que le personnel de santé publique est formé dans l’analyse des données?

Identification d’opportunités stratégiques

Ce sont des portes d’entrée en DDUI:

Engagement des parties prenantes;

Calendrier des décisions ou plan d’utilisation des données;

Cartographie de l’utilisation de l’information;

Considérer les portes Considérer les portes d’entréed’entrée

DécideursDécideurs DécisionsDécisions

Source de Source de donnéesdonnées

Déterminer les “Portes d’entrée”

Quelles décisions, données, ou parties prenantes sont impliquées? Y a-t-il un SISR ou des types de données

spécifiques de S/E ou des résultats saillants de recherche disponibles?

Y a-t-il un problème ou question particuliers ou un ensemble de décisions qui doivent être prises? A quels niveaux?

Y a-t-il un besoin de compétences en DDUI ou des informations particulières pour prendre des décisions spécifiques? A quel niveau?

Plan d’Utilisation des données

Action/Décision

Questions Politique ou programmatique

Décideurs et parties prenantes concernes

Indicateur / Données nécessaires

Source de données

Date proposée pour l’action/Chronogramme

Communication des données et de

l’information du S&E

La communication de l’information comprend le

« Feedback »Pourquoi insister sur un système de feedback?

Maintenir l’intérêt et le sentiment d’inclusion des parties prenantes en S&E;

Valider le budget et les résultats en S&E;

Motiver les partenaires et agents de collecte pour un recueil de données amélioré;

Augmenter l’ensemble des connaissances collectives;

Le feedback doit être systématique pour être efficace;

Pourquoi les informations sont difficiles à communiquer?

Pourquoi les données sont difficiles à communiquer?

1/2 Les questions techniques sont

importantes mais parfois ennuyeuses;

Les décideurs sont très occupés et parfois distraits….

Les administrateurs de programmes semblent avoir une vision étroite des choses;

Pourquoi les données sont difficiles à communiquer?

2/2 Les personnes chargées de la mise

en place des programmes sont trop occupées;

Les aptitudes en communication des techniciens des données peuvent laisser à désirer;

Les aptitudes en analyse des données des communicateurs peuvent laisser à désirer;

Communiquer l’information du S&E

Le personnel de S&E doit pouvoir communiquer avec les administrateurs et les agents d’exécution des programmes afin de:

Expliquer les indicateurs conception interprétation signification des changements de valeurs

Expliquer les données processus de rassemblement processus de calcul Qualité

Formuler des conclusions et recommandations

Que faire pour une communication

efficace?

Les éléments à considérer pour une communication

efficace Connaissance de l’audience:

contexte

et parties prenantes(attentes et exigences);

Bonne préparation de la communication:

Données pertinentes et fiables;

Données bien organisées;

Objectifs de communication clairs;

Choix d’une stratégie de communication adaptée à l’audience;

Connaissance de l’audience: les parties prenantes

Trois cibles possibles dans l’audience:

- Primaire: qui peut influencer directement les politiques;

- Secondaire: qui peut influencer les décideurs;

- Opposition: qui peut être un obstacle;

Divergences entre parties prenantes

Voient les activités différemment selon leurs perspectives ;

Ont des degrés de compréhension différents;

Ont des besoins en informations différents;

Ont des centres d’intérêt différents ;

Connaissance de l ’audience: le contexte

Décideurs Décisions

Quelles

Informations?

Pourq

uoi ?

Qui d’autre ?

Comment ?

Préparation de la communication

Données pertinentes et fiables: assurance

qualité Les données sont actuelles,

opportunes et valides;

Les sources sont adéquates; elles sont larges et complétées si nécessaires.

Les échantillons, protocoles et méthodologies utilisés sont établis de façon standard.

Données bien organisées

Présenter les données selon l’audience en tenant compte :

- Intérêt, motivation, besoins en information

- Capacité de compréhension et d’analyse

- Temps d’écoute

Etre orientées vers les centres d’intérêts: intrants, processus, extrants, résultats et impact;

Etre orientées vers l’action;

Présentation des données (graphiques, figure, photo…)

Stratégie de communication adaptée à l’audience

Choisir le format:

écrit,

oral

Selon le contexte;

Canaux de communication appropriés: rapport technique détaillé, revue, séminaire, publication, débat public…

Étapes vers des Solutions

1. Connaître son public;

2. Identifier des données qui sont pertinentes et fiables;

3. Utilisez des stratégies pour communiquer de l’information aux décideurs;

Étude de cas

Voir document word;

Communiquer de l’information;

Conclusion

La prise de décision doit s’inscrire dans le cadre d’un processus organisationnel collectif en utilisant au mieux l’information stratégique.

Merci !!