Témoignage client SAPDistribution SAP Business One

CLUB BUREAUTIQUE S’OFFRE UNE GESTION INTÉGRÉE ET PERSONNALISÉE

SecteurDistribution

Site webwww.club-impressiongrandformat.com

Problématique Adopter un outil de gestion qui intègre le CRM et soit personnalisable.

Bénéfi ces• Intégration des données CRM • Stocks précis et sécurisés• Facturation des compteurs• Gain de temps

PartenaireERT Intégration

SolutionSAP Business One

PérimètreAchats, gestion des stocks, ventes, SAV, CRM, comptabilité

Délais de mise en œuvre 4 mois

Nombre d’utilisateurs15

EN BREF« SAP Business One nous offre une vision globale de la plate-forme d’affaires, ce qui nous permet de structurer l’activité. »Frédéric Dupaix,Directeur de Club Bureautique

« Ne soyez pas impressionnés, voyez grand ! ». Tel est le slogan de Club Bureautique, une société fondée en 2002 et spécialisée dans la commercialisation de solutions numériques répondant aux besoins de gestion et d’impression de documents, du format A4 au format A0. Si la vente représente 60 % de son activité, la société assure également la location et la maintenance de ses solutions d’impression et dispose par ailleurs d’une division Consommables qui distribue du papier, des cartouches et des toners. Aujourd’hui, Club Bureautique emploie 15 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 3,5 millions d’euros.

En 2006, pour compléter sa solution de gestion comptable, la direction de Club Bureautique a fait l’acquisition d’une solution de gestion commerciale dédiée aux petites et moyennes entreprises. Objectif : automatiser le traitement des devis, des factures, des commandes et des bons de livraison. Efficace dans les premiers temps, après quelques années, la solution est arrivée en fin de course. « Manque de stabilité, saturation au niveau de la gestion de la base, limites fonctionnelles… l’outil ne permettait plus d’accompagner le développement de Club Bureautique », se souvient Frédéric Dupaix, directeur de la société. Par ailleurs, cette solution ne prévoyait pas de personnalisation par poste sans compter que, la comptabilité reposant sur une solution tierce, des mises à jour quotidiennes étaient nécessaires entre les deux outils.

Une solution entièrement intégréeEn juin 2009, décision est donc prise d’abandonner l’outil de gestion comptable et la solution de gestion commerciale au profit d’un ERP. « Nous recherchions une solution intégrée, de façon à disposer de toute l’information de manière centralisée, tout en restant dans le périmètre budgétaire d’une PME. » Une consultation a alors démarré et différents outils ont été étudiés par la direction.

Une solution a d’abord retenu l’attention de Frédéric Dupaix. Réputée performante et adaptée aux PME, celle-ci reposait cependant sur deux bases distinctes pour la gestion commerciale et le CRM. « Pour avoir mesuré les insuffisances d’un dispositif basé sur

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deux solutions, nous tenions absolument à ce que tous les processus soient intégrés dans la solution que nous retien-drions », précise le directeur.

Finalement, au hasard d’échanges avec des connaissances, Frédéric Dupaix entend parler d’un projet d’implémen-tation de SAP Business One conduit de main de maître par ERT Intégration. Il décide alors de rencontrer l’intégrateur. Malgré les aprioris de Frédéric Dupaix quant à la complexité, la rigidité et le prix des solutions SAP, ERT Intégration parvient à convaincre la direction de Club Bureautique. Mais comme le souligne le directeur : « C’est avant tout le profession-nalisme d’ERT Intégration et ses références sur SAP Business One qui nous ont convaincus. »

CRM, SAV et gestion des compteursArgument phare mis en avant par l’inté-grateur : SAP Business One intègre la gestion de la relation client, avec une base unique. En matière de CRM, les besoins de Club Bureautique sont relati-vement classiques. « Afin d’assurer un suivi constant au niveau des consom-mables, nos clients sont contactés très régulièrement. Pour les télévendeurs, mieux vaut donc savoir où chaque client en est de ses commandes ! » Pour l’analyse du cycle de vente, Club Bureautique s’appuie sur la méthode SPANCO qui est intégrée au CRM. Celle-ci couvre l’intégralité du cycle de vente pour permettre aux commerciaux de disposer de tous les renseignements utiles sur les clients.

Le projet démarre donc en septembre 2009. Après une première phase de découverte, Club Bureautique valide les

processus définis par ERT Intégration. Le déploiement est ensuite engagé et les différents modules sont paramétrés pour passer en production, courant janvier. Parallèlement, un module de facturation des compteurs a été développé par l’inté-grateur afin de permettre d’intégrer la gestion des copies avec une facturation récurrente, avec à la clé un précieux gain de temps. Le projet s’est donc déroulé dans le respect du budget et des délais initialement impartis.

« Si la solution peut paraître peu malléable, elle nous a fourni un cadre structurant », se réjouit le directeur. Aujourd’hui, une dizaine de collaborateurs utilisent la solution, tant sur la partie CRM que pour l’administration des ventes ou la gestion des stocks. Contrairement aux idées reçues, la solution s’est avérée très simple à utiliser. « Après seulement quelques jours de formation assurés par ERT Intégration, l’ensemble des utilisa-teurs s’est rapidement approprié l’outil. »Désormais, Club Bureautique dispose d’une visibilité en temps réel sur son chiffre d’affaires et ses marges. Dès la saisie d’une offre, les commerciaux perçoivent la profitabilité potentielle.

Par ailleurs, la solution a permis de sécuriser les stocks, grâce à une gestion plus précise de ceux-ci. « SAP Business One couvre aujourd’hui 90 % de nos attentes et nous sommes loin d’exploiter toutes ses possibilités », conclut Frédéric Dupaix.

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