Sage 100c · • Microsoft® Windows Installer 3.1 et Microsoft® Framework.Net 4.0 ou supérieur • Des droits d’administration pour l’installation sont nécessaires Documentation

Sage 100c Version 3.2.3

Manuel d’utilisation Scan Connect

Composition du progiciel Votre progiciel est composé d’un boîtier de rangement comprenant le cédérom sur lequel est enregistré le programme.

Propriété & Usage Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au copyright et les traités internationaux applicables.

Toute utilisation non conforme du logiciel, et notamment toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au-delà des droits acquis sur le logiciel est strictement interdite.

Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi.

La marque Sage est une marque protégée. Toute reproduction totale ou partielle de la marque Sage, sans l’autorisation préalable et expresse de la société Sage est donc prohibée. Tous les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

EvolutionLa documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

Documentation Sage 100c Scan Connect

©Sage 2017

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Table des matières Guide installateur .......................................................................................................................... 5

Pré-requis matériels et logiciels ................................................................................................... 5

Installation de Sage 100c Scan Connect Server .......................................................................... 7

Installation de Sage 100c Scan Connect Console ........................................................................ 9

Installation des objets métiers Sage 100c .................................................................................. 12

Sauvegarde & Restauration ....................................................................................................... 13

Sauvegarde ............................................................................................................................ 13

Restauration ........................................................................................................................... 13

Guide administrateur .................................................................................................................. 14

Configuration rapide étape par étape ......................................................................................... 14

Activation de licence ............................................................................................................... 14

Comptabilité ............................................................................................................................... 16

Gestion des lots ..................................................................................................................... 17

Gestion des comptes .............................................................................................................. 21

Liaison comptable .................................................................................................................. 27

Paramétrage comptable ......................................................................................................... 28

Configuration ............................................................................................................................. 33

Connexion à Sage 100c Scan Connect Server ....................................................................... 33

Configuration des dossiers ..................................................................................................... 36

Référentiel tiers ...................................................................................................................... 41

Gestion des modèles .............................................................................................................. 44

Paramétrage général .............................................................................................................. 58

Guide utilisateur .......................................................................................................................... 82

Numérisation des documents papier .......................................................................................... 82

Se connecter à Sage 100c Scan Connect Server pour la 1ère fois ............................................ 83

Vidéocoder un document ........................................................................................................... 86

Documents en attente de validation ....................................................................................... 87

Sélection des documents à traiter .......................................................................................... 88

Aperçu des documents ........................................................................................................... 88

Réinterpréter .......................................................................................................................... 89


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2

Suppression de documents .................................................................................................... 89

Déverrouillage de documents ................................................................................................. 89

Vidéocoder les documents ..................................................................................................... 90

Zoom ...................................................................................................................................... 91

Navigation entre les pages d'un document ............................................................................. 92

Navigation entre les documents en attente de validation ........................................................ 93

Vérification des informations capturées sur le document ........................................................ 94

Validation du document .......................................................................................................... 97

Explication/Utilisation des modèles ........................................................................................ 97

Création / Modification de tiers (Vidéocodage) ......................................................................... 103

Description des champs ....................................................................................................... 103

Détection du tiers ................................................................................................................. 103

Détails de la fiche tiers ......................................................................................................... 105

Personnaliser un index ............................................................................................................ 105

Description ........................................................................................................................... 105

Personnalisation simple........................................................................................................ 107

Personnalisation avancée .................................................................................................... 109

Personnalisation experte ...................................................................................................... 110

Changer la configuration d'un index ..................................................................................... 112

Personnalisation d'un index au sein d'une ligne article ......................................................... 112

Tester les personnalisations ................................................................................................. 113

Revoir ses personnalisations ................................................................................................ 113

Effectuer des écritures comptables .......................................................................................... 114

Général ................................................................................................................................ 114

Mode édition d'écritures comptables .................................................................................... 115

Raccourcis claviers .................................................................................................................. 122

Raccourcis clavier dans les écritures comptables................................................................. 122

Raccourcis clavier sur la page principale .............................................................................. 123

Raccourcis clavier sur la page de vidéocodage .................................................................... 124

Raccourcis clavier sur la page de gestion des lots ............................................................... 125

Recherche d'un document ou d'un texte .................................................................................. 125

Général ................................................................................................................................ 125


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Recherche d'un document .................................................................................................... 125

Recherche d'un texte au sein d'un document ....................................................................... 126

Information ............................................................................................................................... 127

Présentation ......................................................................................................................... 127

Description ........................................................................................................................... 127


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Introduction La solution Sage 100c Scan Connect repose sur une architecture client / serveur. Sage 100c Scan Connect est donc constitué de 2 modules :

• Sage 100c Scan Connect Server : Ce module surveille un ou plusieurs dossiers dans lesquels les factures fournisseurs numérisées seront déposées au format PDF. Les factures seront ensuite interprétées par Sage 100c Scan Connect Server afin de capturer automatiquement les données comptables figurant sur les factures fournisseurs numérisées. Le processus d'interprétation est automatique et s'exécute après la numérisation de la facture. Le module Sage 100c Scan Connect Server (extraction et contrôle) fonctionne en tant que service Windows (en tâche de fond).

• Sage 100c Scan Connect Console : Ce module est installé sur les postes des utilisateurs afin de vidéocoder les factures fournisseurs interprétées au préalable par le module Sage 100c Scan Connect Server.


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Guide installateur • Pré-requis matériels et logiciels

• Installation de Sage 100c Scan Connect Server

• Installation de Sage 100c Scan Connect Console

• Installation des objets métiers Sage 100c

• Sauvegarde & Restauration

Pré-requis matériels et logiciels Sage 100c Scan Connect Server :

La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de nombreux facteurs, notamment de la taille des documents numérisés.

La rapidité d'exécution de Sage 100c Scan Connect dépend de la puissance du poste de travail sur lequel est installé le logiciel, de la mémoire dont il bénéficie, de la qualité du signal réseau et de l'occupation du serveur.

La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque utilisation ; il s'agit de la configuration système minimale nécessaire au fonctionnement de Sage 100c Scan Connect.

• Processeur Quad Core (Intel® I5 au minimum)

• 4Go de RAM au minimum

• 10Go d'espace disque disponible au minimum

• Carte réseau TCP/IP

• Microsoft® Windows® 7 (versions professionnelles 64 bits), Microsoft® Windows® 8.1 (versions professionnelles 64 bits), Microsoft® Windows® 10 (versions professionnelles 64 bits), Microsoft® Windows® 2008R2 ou 2012 Server 64 bits

• Le port 8090 est nécessaire pour Sage 100c Scan Connect et de ce fait, ne doit pas être préalablement utilisé par une autre application

• Des droits d’administration pour l’installation sont nécessaires


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• Un scanner et son propre driver ou multifonction pouvant numériser au format PDF Image (Version 1.7 ou précédente)

• MongoDB 3.4.x

Attention : Lors de l'installation de Sage 100c Scan Connect, celui-ci configure MongoDB en tant que service propre à Sage 100c Scan Connect et créé une nouvelle base de données sécurisée. Cette instance de MongoDB ne pourra pas être utilisée par d'autres applications.

• Java 8 64 bits

Une machine dédiée au fonctionnement Sage 100c Scan Connect est nécessaire. Nous supportons uniquement les systèmes d'exploitation 64 bits.

Dans le cadre d'une mise à jour de Sage 100c Scan Connect il n'est pas nécessaire de réinstaller MongoDB et Java 8

Sage 100c Scan Connect fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques Sage Document Manager en version 6 ou supérieure.

Sage 100c Scan Connect Console :

• Processeur Intel® Core™ 2 Duo ou supérieur (processeur Intel® I5 recommandé)

• 2Go de RAM

• 40 Mo d'espace disque disponible

• Résolution d'écran minimale de 1024 x 768, 1 200 × 900 ou plus conseillée

• Carte réseau TCP/IP

• Un accès à internet

• Microsoft® Microsoft® Windows® 7 (versions professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 8.1 (versions professionnelles 64 bits), Microsoft® Windows® 10 (versions professionnelles 64 bits), Microsoft® Windows® 2008R2 ou 2012 Server

• Microsoft® Windows Installer 3.1 et Microsoft® Framework.Net 4.0 ou supérieur

• Des droits d’administration pour l’installation sont nécessaires


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Sage 100c Scan Connect fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques Sage Document Manager en version 6 ou supérieure.

Installation de Sage 100c Scan Connect Server L'installeur Sage 100c Scan Connect Server vous guidera – écran après écran – à travers les étapes d'installation du logiciel.

Avant d'installer Sage 100c Scan Connect Server :

• Fermez toutes applications actives, en particulier les logiciels anti-virus.

• Identifiez-vous en tant qu'administrateur sur le poste de travail

Lien de téléchargement JAVA: http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/server-jre8-downloads-2133154.html

Description Illustration • Double-cliquez sur "Sage 100c Scan

Connect Server-X_x.x.x.x" pour exécuter l'installeur.

2. Sélectionnez la langue d'installation

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/server-jre8-downloads-2133154.html

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/server-jre8-downloads-2133154.html


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3. La page de bienvenue s'affiche. Cliquez sur "Suivant"

4. Cliquez sur la case à cocher "J'accepte les termes de la licence" pour valider les conditions générales d'utilisation puis cliquez sur "Suivant"

5. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez installer le logiciel en cliquant sur "Parcourir..." Cliquez sur "Installer" une fois l'emplacement choisi.


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7. L'installation est terminée. Cliquez sur "Fermer"

Installation de Sage 100c Scan Connect Console L'installeur Sage 100c Scan Connect Console vous guidera – écran après écran – à travers les étapes d'installation du logiciel.

Avant d'installer Sage 100c Scan Connect Console : - Fermez toutes les applications actives, en particulier les logiciels anti-virus. - Identifiez-vous en tant qu'administrateur sur le poste de travail

Description Illustration 1. Double-cliquez sur "Sage 100c Scan

Connect Console_x.x.x.x" pour exécuter l'installeur.


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2. Si le Microsoft .NET Framework 4 n'est pas installé sur le poste de travail, alors il vous sera proposé de l'installer. Cliquez sur "Accepter".

3. Patientez pendant l'installation de Microsoft .NET Framework 4

4. La page de bienvenue s'affiche. Cliquez sur "Suivant"


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5. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez installer le logiciel en cliquant sur "Parcourir..."

7. Une page de confirmation s'affiche. Cliquez sur "Suivant" pour commencer l'installation.

8. L'installation est terminée. Cliquez sur "Fermer"


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9. Un raccourci apparaît sur le bureau et dans votre menu "Démarrer" (si vous êtes équipé de Windows 7) ou dans votre menu "Accueil" si vous êtes équipé de Windows 8 ou supérieur. Double-cliquez sur ce raccourci pour démarrer le logiciel.

Installation des objets métiers Sage 100c Les objets métiers permettent aux applications Sage 100c Scan Connect Console et Sage 100c Comptabilité de communiquer et d’échanger les données suivantes : plan comptable général, tiers, sections analytiques, mise à jour comptable des écritures de Sage 100c Scan Connect et ajout des nouveaux comptes.

1. Double cliquez sur le fichier Objets100c_200.exe. 2. La fenêtre Bienvenue dans l’installation s’affiche, cliquez sur Suivant.

3. Cliquez sur Oui pour accepter ensuite les Conditions Générales d’Utilisation pour poursuivre l’installation.


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Sauvegarde & Restauration

Sauvegarde

Une sauvegarde de Sage 100c Scan Connect peut être configurée simplement en sauvegardant la base de données MongoDB depuis le serveur, à l'aide de la commande Windows suivante : "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongodump.exe" --port 27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" -d doc-bean -o <dossier de sauvegarde>

Exemple : "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongodump.exe" --port 27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" -d doc-bean -o c:\backup.

Une tâche planifiée Windows peut être paramétrée afin de mettre en place une sauvegarde journalière.

Restauration

Une sauvegarde de Sage 100c Scan Connect peut être restaurée simplement, à l'aide des 2 commandes Windows suivantes :

• ATTENTION : Cette commande est disponible seulement avec les droits administrateur sur la Base de données: "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongo.exe" doc-bean --port 27833 -u LoginAdmin -p MdpAdmin --authenticationDatabase admin --eval "db.dropDatabase()"

• "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongorestore.exe" --port 27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" <dossier de sauvegarde>

Exemple : "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongo.exe" doc-bean --port 27833 -u LoginAdmin -p MdpAdmin --authenticationDatabase admin --eval "db.dropDatabase()" "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongorestore.exe" --port 27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" C:\backup


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Guide administrateur L'administration de Sage 100c Scan Connect se fait exclusivement depuis Sage 100c Scan Connect Console.

• Configuration rapide étape par étape

• Activation de licence

• Comptabilité

• Configuration

Configuration rapide étape par étape Voici les différentes étapes indispensables vous permettant de configurer rapidement Sage 100c Scan Connect :

1. Connexion à Sage 100c Scan Connect Server

2. Activation de licence

3. Configuration de la sortie DMS (Sage Document Manager)

4. Configuration des dossiers

5. Configuration de la liaison comptable via les Objets métiers

Activation de licence

Présentation Vous pouvez activer vos licences directement sur Sage 100c Scan Connect, pour cela rendez-vous sur la page "A propos" puis "Activation de licence"


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Activation

Avec connexion internet Si le poste sur lequel vous vous trouvez possède une connexion internet, il vous suffit de renseigner la licence qui vous a été communiquée dans le champ prévu à cet effet. Puis de cliquer sur le bouton "Activer".

Sans connexion internet Si le poste sur lequel vous vous trouvez ne possède pas de connexion internet.

• Cocher la case activation manuelle

Licence de démo Pour activer une licence de démo :

• Copier/Coller la licence affichée sur la popup ouverte lors de votre clic sur "Activation manuelle"

• Renseigner celle-ci dans le champ prévu à cet effet

• Activer la licence


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Licence réelle Pour activer une licence sans connexion internet :

• Contacter une personne autorisée à créer une licence manuellement en lui communiquant l'ID Machine généré par Sage 100c Scan Connect

• Renseigner la licence que la personne vous donnera en retour dans le champ prévu à cet effet.

• Cliquer sur "Activer"

Résultats

• : Votre licence n'est pas correcte

• : La validation de votre licence a échoué

• : La validation de votre licence a été effectuée

• : Licence correcte en attente de validation

Comptabilité • Gestion des lots

• Gestion des comptes

• Liaison comptable

• Paramétrage comptable


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Gestion des lots

Général Bienvenue dans la partie gestion des lots du logiciel Sage 100c Scan Connect.

Vous allez y retrouver toutes les écritures validées durant la phase de vidéocodage de vos documents. Depuis cette page vous pouvez exporter vos écritures vers votre ERP comptable, veuillez vérifier avant tout d'avoir bien configuré celui-ci comme expliqué dans la partie export comptable de cette documentation.

Pourquoi gestion des lots ? Chacune de vos écritures comptables est associée à un journal et un exercice comptable. Un lot comptable va rassembler toutes les écritures concernées par le même exercice et le même journal comptable pour vous permettre un export multiple.

L'affichage de cette page se décompose en trois parties :

Filtres La partie haute de cette page est dédiée aux différents filtres permettant le tri des informations.

• Dossier: Permet de sélectionner le dossier qui contient le ou les lots comptables que vous recherchez. La sélection de ce filtre est obligatoire pour l'affichage des lots

https://confluence.myopenbee.com/display/DOCSAGESCANCONNECT/Configuration+de+l%27export+comptable


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A gauche de chaque nom de dossier est indiqué le nombre d'écritures en attente d'export pour celui-ci

• Etat: Vous permet de trier vos lots:

o En cours: Ne vous affiche que les lots en cours (qui ne sont pas exportés)

o Exportés: Ne vous affiche que les lots qui ont été exportés

o Export échoué: Ne vous affiche que les lots dont l'export a échoué et qui sont donc en attente d'un nouvel export

• Exercice: Vous permet de sélectionner les lots d'un exercice comptable précis

• Journal: Vous permet de sélectionner les lots d'un journal comptable précis

Affichage des lots Une fois au minimum un dossier sélectionné, l'affichage de vos lots sera disponible.

Celui-ci se constitue d'une liste dont chacune des lignes correspond à un lot. Une ligne de lot est construite de cette façon:

1. Icone indiquant l'état du lot:


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a. : Lot déjà exporté

b. : Lot en cours de modification ou Lot en cours. Même si le lot de modification a un journal et un exercice comptable identique à un des lots en cours, ceux-ci ne fusionneront pas car un lot de modification est rattaché à un lot déjà exporté

c. : Lot dont l'export a échoué et donc en attente d'un nouvel export

2. Code du journal comptable concerné

3. Exercice comptable concerné

4. Date de création du lot (suivant les versions <= 3.0.0, celle-ci représente la date d'export du lot et n'est donc pas présente tant qu'un lot n'est pas exporté)

Détails d'un lot Une fois un des lots sélectionné, la partie droite de l'écran vous affiche les détails de celui-ci. Elle est composée de différents tableaux représentant chacun une écriture comptable composée d'une ou plusieurs lignes. Les colonnes de ces tableaux sont configurables depuis l'interface présentée dans la partie configuration comptable de cette documentation.

Historique d'un document

: Ce bouton vous permet d'afficher une fenêtre retraçant toutes les actions de ce document depuis son arrivée dans le logiciel Sage 100c Scan Connect

Exemple d'actions relatives à un document:


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Modification d'une écriture

Si une ou plusieurs écritures sont erronées, vous pouvez les modifier une à une en double cliquant sur celles-ci. La page de vidéocodage s'ouvre alors sur l'écriture voulue. Il ne vous reste qu'à modifier celle-ci à votre guise et revalider vos changements. A votre arrivée sur la page de vidéocodage, vous pouvez constater l'absence d'image de document. Cela ne vous empêche pas d'effectuer vos changements et peut-être expliqué dans les cas suivants:

• Ecriture déjà exportée sortie Fichier: Sage 100c Scan Connect a donc effacé les images relatives à votre document.

• Ecriture déjà exportée sortie DMS: Sage 100c Scan Connect a donc effacé les images relatives à votre document, mais est en train de télécharger les images de votre document depuis votre DMS si celui-ci le permet. Les images devraient réapparaître sous peu de temps.

La modification d'une écriture d'un lot déjà exporté, créera automatiquement un nouveau lot de modification. En effet, un lot exporté ne peut être modifié, votre écriture sera donc dupliquée et vos changements seront appliqués sur le lot de modification spécialement créé pour l'occasion.

Export d'une ou plusieurs écritures

Pour exporter une ou plusieurs écritures, il vous suffit de sélectionner celles-ci à l'aide des cases à cocher présentes à droite de chaque écriture


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Puis de cliquer sur le bouton exporter présent en bas de la partie concernant le détail d'un lot

Gestion des comptes

General La gestion des comptes présente dans Sage 100c Scan Connect va vous permettre de supprimer/ajouter/modifier les comptes présents dans le logiciel. Si aucun compte n'est encore répertorié, nous vous invitons à importer ceux-ci depuis votre ERP comptable en suivant les indications de cette page.

Pour la compréhension, un compte tiers désigne soit un compte fournisseur, soit un compte client.

Toutes les actions de suppression, modification, ajout de compte effectuées au sein de Sage 100c Scan Connect n'impacteront pas votre comptabilité au sein de votre ERP comptable. Seul l'ajout de compte pourra être répercuté sur votre ERP Comptable via un export, si celui-ci le permet.

Les filtres Sur cette partie du logiciel, en haut de page, des filtres sont disponibles pour vous aider à rechercher plus facilement le ou les comptes désirés.

• Dossier: Ce filtre est obligatoire pour voir s'afficher la liste de vos différents comptes. En effet, sans valeur sur ce filtre, Sage 100c Scan Connect ne sera pas en mesure de vous afficher les comptes qui vous intéressent.


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• Type: Ce filtre vous permet de n'afficher qu'une partie de vos comptes parmi celles-ci:

o Compte fournisseur

o Compte client

o Compte de charge

o Compte de TVA

• Compte: Ce champ texte va vous permettre de rechercher un compte en écrivant entièrement ou une partie de:

o son numéro de compte (pour les comptes tiers, nous ne chercherons que dans le compte tiers et non dans le compte centralisateur)

o son libellé: il vous est tout à fait possible d'entrer un mot situé au milieu du libellé pour la recherche

L'affichage

Colonne de sélection

Les comptes filtrés s'affichent sur la gauche de votre écran, ordonnés par compte (les comptes tiers seront donc placés par rapport à leur compte centralisateur)

Ceux-ci s'affichent suivant ces formats:

• Pour les comptes généraux: Numéro du compte - Libellé

• Pour les comptes tiers: Numéro de compte tiers - Libellé

Pour afficher le détail d'un compte il vous suffit de sélectionner celui-ci dans la liste.


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Le détail

Une fois que le compte a été sélectionné, l'affiche de son détail apparaît sur la partie droite de votre écran. Le détail dépendra du type du compte sélectionné:


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Le type de compte et le libellé sont communs à l'ensemble des détails.

Numéro de compte général: Correspond au compte général, sauf dans le cas d'un compte tiers où celui-ci correspond à leur centralisateur.

Ventilable: Permet de savoir si le compte sélectionné autorise la ventilation analytique.

Numéro de compte tiers: (Seulement dans le cas des comptes tiers) Désigne le compte tiers

Taux de TVA: (Seulement dans le cas des comptes de TVA) Désigne le taux lié au compte sélectionné. Cette information est facultative, Sage 100c Scan Connect ne base pas son application de compte sur cette indication

Les actions

Attention !! les actions de modification, suppression et ajout de compte sont soumises à des droits spécifiques. Si vous n'avez pas les droits pour ces actions, veuillez contacter votre administrateur

Modification d'un compte

Pour modifier un compte, il vous suffit de sélectionner celui-ci dans la liste et de modifier le ou les détails de celui-ci qui ne vous conviennent pas, avant de valider.


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Il est possible que certains avertissements comme celui-ci

vous empêchent de valider. Veillez à les respecter ou à changer votre configuration comptable comme indiqué sur cette page

Ajout d'un compte

Pour ajouter un compte:

• Appuyer sur le bouton d'ajout de compte (Si celui-ci n'est pas visible cela signifie que vous n'avez pas le droit de création de compte)

• Modifier les détails de votre nouveau compte. Veillez à choisir le bon type pour celui-ci

• Valider

Supprimer un compte

Pour supprimer un compte:

• Rendez vous dans la liste d'affichage des comptes

• Cliquez droit sur le compte à supprimer

• Cliquez sur l'action "Supprimer"

• Confirmez la suppression


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Liaison comptable

Général Cette page accessible de puis l'onglet Comptabilité ->Liaison comptable, vous permet de configurer la communication entre Sage 100c Scan Connect Console et le ou les dossiers comptable Sage 100c Comptabilité via les objets métiers :

Utilisation Pour chaque dossier, il suffit de sélectionner le fichier MAE correspondant et de renseigner l’identifiant et le mot de passe si nécessaire, puis de cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder cette configuration.

Ensuite, vous pouvez lancer l'importation du plan comptable général, des tiers, des sections analytiques ainsi que des journaux et exercices comptables en cliquant sur le bouton "Importer" :


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Supprimer le plan comptable

Le case à cocher "Supprimer le plan comptable" vous permet de supprimer le plan comptable avant d'importer de nouveau celui ci. Cela permet de nettoyer dans Sage 100c Scan Connect les comptes qui ne seraient plus utilisés dans Sage 100c Comptabilité.

Paramétrage comptable

Présentation La page paramétrage comptable vous permet de gérer un par un les différents paramètres liés à votre comptabilité. Pour se rendre sur cette page, il vous suffit de suivre le chemin Comptabilité -> Paramétrage comptable.

Attention !! ces informations seront utilisées par les différents dossiers de Sage 100c Scan Connect qui n'ont pas de configuration spécifique. Dans le cas contraire, c'est leur configuration qui sera utilisée et celle-ci ne sera pas écrasée par vos modifications.


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Configuration des labels

Label simple

Les labels d'écritures comptables sont entièrement personnalisables et peuvent être modifiés indépendamment pour chaque type de journal comptable.

Il vous suffit d'écrire le texte voulu dans le champ prévu à cet effet après avoir sélectionné le type de journal pour lequel le format est destiné. Pour utiliser les variables mises à disposition par Sage 100c Scan Connect entrer % ; une boite de dialogue comportant les variables apparaîtra. Vous n'aurez plus qu'à sélectionner la variable voulue.

Label scripté

Pour choisir un label scripté il vous suffit de cocher la case concernant cette option. Sage 100c Scan Connect vous proposera alors de voir le script de votre label.


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Une fenêtre s'ouvre vous pouvez alors créer un script JavaScript pouvant s'adapter aux différentes valeurs des index de vos factures. Pour la création de ce script vous pouvez vous aider de la page prévue à cet effet.

Configuration Sage 100c Scan Connect vous permet de changer les différents paramètres de configuration comme:

• Longueur maximum du libellé: Cette option permet de choisir quelle est la longueur maximum des libellés d'écritures comptables autorisée dans Sage 100c Scan Connect. Les libellés plus grands seront tronqués

• Longueur des numéros de compte généraux: Ce paramètre est utilisé pour la création des comptes depuis Sage 100c Scan Connect, les compte généraux seront automatiquement complétés par des 0 si ceux-ci sont trop courts

• Longueur des numéros de compte tiers: Ce paramètre est utilisé pour la création des comptes depuis Sage 100c Scan Connect , les compte tiers seront limités au nombre choisi pour ce paramètre

• Autoriser les valeurs négatives: Cette option permet de choisir si on autorise Sage 100c Scan Connect à avoir des valeurs négatives dans ses écritures comptables:

https://confluence.myopenbee.com/display/DOCSAGESCANCONNECT/Les+scripts+dans+Capture



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o Si la case est cochée: Les valeurs resteront négatives dans la colonne débit ou crédit

o Si la case est décochée: Une valeur négative ou débit se transformera automatiquement en valeur positive au crédit et inversement.

• Fusionner les comptes identiques: Cette option permet de fusionner les différentes lignes comptables générées sur une écriture qui possède le même numéro de compte. Cette fusion s'effectue en additionnant tous les montants des lignes impliquées

• Liaison exercice comptable: Cette liste permet de choisir quel index de type Date va déterminer l'exercice comptable dans lequel se situe la facture

• Écart analytique: Cette liste permet de déterminer l'action à effectuer quand une ventilation analytique entraîne un écart Exemple: ventilation sur 2 sections à 50% de 115.33

o Aucun: N'effectue aucune action ; l'utilisateur choisira

o Autorisé: Autorise l'utilisateur à valider même si l'analytique n'est pas équilibré

o Équilibre sur la dernière ligne: Ajoute l'écart constaté au total de la dernière section ventilée

Inversion des écritures Cette partie va permettre de déterminer quelles valeurs vont engendrées une inversion de colonnes pour les montants des écritures comptables. En effet, si Sage 100c Scan Connect détecte que la valeur d'un index correspond à une des valeurs de ce tableau, celui-ci transposera les montants normalement au débit sur la colonne crédit et inversement.

Dans la colonne Index: Il vous faudra sélectionner l'index sur lequel vous voulez ajouter une valeur spécifique. Dans la colonne Valeur: La valeur spécifique en question


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Affichage Sur le deuxième onglet de cette page, vous allez pouvoir effectuer des changements sur l'affichage de vos écritures comptables. Ce changement pourra être fait de façon indépendante sur les deux pages affichant les écritures comptables dans Sage 100c Scan Connect:

• La page de vidéocodage

• La page de gestion des lots

Ajouter une colonne

Pour ajouter une colonne, il vous suffit de cliquer sur le bouton prévu à cet effet (voir image ci-dessus). Une nouvelle colonne s'ajoute alors pour les deux pages, il ne vous reste plus qu'à la modifier

Modifier une colonne

Pour modifier une colonne, sélectionnez la colonne en question et double cliquez sur celle-ci. Vous rentrez alors en mode édition.


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Sur la partie gauche de votre colonne, vous pouvez entrer le nom désiré pour celle-ci. Sur la partie droite, vous pouvez sélectionner l'index sur lequel cette colonne est liée. Elle affichera alors la valeur de cet index sur chaque ligne Une case à cochée vous permet de désactiver la colonne sur l'une ou l'autre des pages afin de personnaliser votre affichage comme bon vous semble

Supprimer une colonne

Pour supprimer une colonne, il vous suffit d'effectuer un clic droit sur la colonne en question et de choisir l'action supprimer dans le menu affiché.

Configuration • Connexion à Sage 100c Scan Connect Server

• Configuration des dossiers

• Référentiel tiers

• Gestion des modèles

• Paramétrage général

Connexion à Sage 100c Scan Connect Server

Lancez le logiciel, double-cliquez sur le raccourci :


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Par défaut, la console essaye de se connecter à Sage 100c Scan Connect Server en local à travers le port 8090 et l'utilisateur "anonymous".

L'utilisateur "anonymous" est un utilisateur pré-paramétré.

Celui-ci a pour identifiant:

• Login : anonymous

• Mdp : anonymous

Si le serveur Sage 100c Scan Connect est situé sur une autre machine, ou configuré avec un port différent, le logiciel vous demande l'adresse du serveur :

Après avoir saisi l'adresse IP ou le nom du serveur sur lequel est installé Sage 100c Scan Connect Server, cliquez sur "Enregistrer".


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Remarque : Par défaut, le port de connexion à Sage 100c Scan Connect est toujours 8090.

Dès que Sage 100c Scan Connect Console a réussi à communiquer avec Sage 100c Scan Connect Server, la fenêtre de login apparaît et vous invite à vous connecter.

Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de connexion, en allant dans l'onglet "Configuration", puis "Connexion" :


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Configuration des dossiers

Général L'onglet "Configuration" \ "Dossiers" vous permettra d'ajouter, modifier ou supprimer les informations relatives à vos dossiers.

Ajouter un dossier Pour ajouter un dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter un nouveau dossier" situé en haut de la page.

Informations Sage 100c Scan Connect vous permet de renseigner certaines informations concernant chaque dossier.


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Chaque information sera utilisée lors de la recherche de tiers. En effet, celles-ci seront automatiquement retirées des informations trouvées par Sage 100c Scan Connect pour identifier un tiers afin d'éviter de proposer des informations erronées à l'utilisateur.

Un nom unique est obligatoire afin de valider votre dossier.

Informations supplémentaires Chaque information supplémentaire est constituée :

• D'un nom : utilisé comme clé unique

• D'une valeur

Une fois une information supplémentaire ajoutée sur un dossier, celle-ci sera ajoutée avec une valeur vide sur tous les autres dossiers de votre application. En effet, ces informations sont génériques à l'application et pourront être utilisées lors des différents exports proposés par l'application.


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Importation des tiers

Le fichier d'importation des tiers doit respecter un format défini décrit dans le chapitre Référentiel tiers. L'import s'effectuera lors de la validation du dossier.

Absorption des documents Pour configurer l'absorption des documents sur un dossier, rendez-vous sur l'onglet "Absorption" après avoir sélectionné votre dossier.

Absorption Windows

Pour configurer un dossier Windows qui sera observé par Sage 100c Scan Connect afin d'absorber les documents contenus dans celui-ci, il vous suffit de renseigner le chemin vers ce dossier.

Le chemin du dossier doit être un chemin sur le serveur Sage 100c Scan Connect. En effet, l'absorption des documents est effectuée par la partie serveur du logiciel.

Absorption DMS

Cette fonctionnalité est disponible seulement si la sortie DMS est activée et si celle-ci est correcte (la connexion avec celui-ci a été vérifiée. Voir page de configuration DMS.


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Pour sélectionner un dossier DMS dans lequel Sage 100c Scan Connect va venir absorber des documents, il vous suffit :

• De cliquer sur l'icône dossier

• De sélectionner le dossier voulu dans la fenêtre qui s'est ouverte. Pour parcourir l'arborescence vous pouvez double-cliquer sur les dossiers ou encore revenir sur un dossier parent via le fil d’Ariane situé en haut de la fenêtre.

Vous pouvez aussi ajouter un dossier directement depuis cette fenêtre en utilisant le clic droit de votre souris.

• Il ne vous reste plus qu'à valider le dossier choisi puis valider votre dossier


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Choix des types de documents Depuis la gestion des dossiers, vous pouvez aussi définir pour chaque dossier quels types de documents seront absorbés et donc configurables. Pour cela rendez-vous sur l'onglet "Documents", il ne vous reste plus qu'à cocher les types de documents acceptés

Cadre comptable du dossier Dans l'onglet cadre comptable, il vous est possible de configurer les différents exercices ainsi que les différents journaux comptables acceptés par le dossier.


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Sage 100c Scan Connect effectuera une vérification pour s'assurer qu'aucun exercice comptable ne se chevauche. Le symbole signifie que l'exercice comptable est l'exercice courant. Pour les journaux, ce symbole définit le journal par défaut à utiliser si plusieurs journaux sont du même type.

Configuration comptable Au même titre que la page de configuration comptable, cet onglet vous permet de modifier la configuration spécifiquement pour le dossier en question.

Les changements effectués sur la page configuration comptable n'affecteront plus ce dossier si celui-ci a déjà subi une modification spécifique. Pour plus de précisions sur la configuration comptable, rendez-vous sur la page prévue a cet effet.

Référentiel tiers

Importer le "référentiel tiers" Le "référentiel tiers" peut être importé pour chacun des dossiers à l'aide d'un fichier texte délimité par le séparateur "tabulation".

La structure du fichier doit être identique à la suivante et comporter les entêtes de colonnes :


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Champs Obligatoire Description SupplierNumber Oui Code tiers du fournisseur CorporateGroupID Oui Mettre 1 par défaut Name1 Oui Libellé du fournisseur CountryCoded Non Code ISO du pays du tiers TelephoneNumber Non Numéro de téléphone du tiers FaxNumber Non Numéro de fax du tiers VATRegistrationNumber Non Numéro de TVA Intracommunautaire du tiers Siret Non Numéro de Siret du tiers Email Non Adresse email du tiers

Vous pouvez importer le fichier contenant le "référentiel tiers" depuis l’onglet "Configuration" \ "Dossiers", en sélectionnant le fichier à importer depuis le champ "Fichier d'importation des tiers", puis en cliquant sur le bouton "Valider" :

Visualiser Depuis l'onglet "Référentiel tiers" vous pouvez visualiser et éditer le "référentiel tiers" :


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Editer le "référentiel tiers" Pour l'éditer, il suffit de cliquer dans la colonne à éditer afin de saisir / modifier une valeur. L'enregistrement se fait automatiquement.

Supprimer un tiers Pour supprimer un tiers, il suffit de faire un clic droit sur la ligne correspondante, puis de cliquer sur "Supprimer" :


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Si une suppression ou un changement a été effectué sur cette page, alors une réinterprétation des documents du dossier concerné sera effectuée

Gestion des modèles

Gestion des index Dans Sage 100c Scan Connect, un index est une valeur associée à un document. L'objectif de Sage 100c Scan Connect est de récupérer un maximum d'index sur le document. Néanmoins, il est possible que des informations ne puissent pas être détectées pour différentes raisons ....

• La valeur n'est pas présente sur le document

• La valeur OCRisée est incorrecte

• La valeur dépend d'un calcul particulier

• La forme de la valeur ou sa position est trop imprévisible

• La police d’écriture est illisible par l'OCR

• ...

Il est donc normal que Sage 100c Scan Connect ne soit pas en mesure de présenter 100% des bonnes valeurs à chaque document.


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Les index présents dans Sage 100c Scan Connect sont totalement libres et paramétrables. Il est possible d'en ajouter, d'en retirer ou de les modifier suivant son besoin.

Ajouter un nouvel Index

L'ajout d'un index est possible uniquement sur un modèle générique. C'est à dire que les modifications appliquées sur ce modèle seront répercutées sur tous les modèles présents.

La modification d'un index qui est répercutée ne fera pas perdre les personnalisations déjà réalisées.

Pour ajouter un Index, il suffit:

• De cliquer sur le bouton "+" qui apparaît au-dessus de la liste des index lorsque "tous les modèles" sont sélectionnés.

• Puis de donner un nom à ce nouvel index. Ce nom ne pourra plus être modifié par la suite car il servira à identifier cet index. Enfin, de le configurer comme désiré, et de valider

Les modifications effectuées sur les modèles génériques peuvent prendre un certain temps suivant le nombre de dossiers et de tiers présents. Il est même possible que l'application console ait terminée son traitement, mais que la partie serveur soit encore en cours de modification.


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Chaque index possède une fiche générale comprenant les informations suivantes en plus du type :

• Limite de recherche (en %) depuis le haut du document : permet de réduire grossièrement la zone de recherche des valeurs de l'index. Si l'index possède une personnalisation, cette zone ne sera pas prise en compte.

• Zone de recherche : indique si les valeurs sont situées en haut ou en dessous de la limite de recherche définie précédemment.

• Activé : Permet de ne plus utiliser un index sans le supprimer. Ce dernier ne sera plus visible dans l’écran de vidéocodage.

• Requis : Si requis, l'index doit être complété par une valeur valide afin que le document puisse être validé.

• Saisie manuelle : L'index ne sera pas recherché dans le document par Sage 100c Scan Connect, ce sera à l'utilisateur de le renseigner manuellement au moment du videocodage. L'activation de la saisie manuelle permet également l'utilisation de script.


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Types d'index

Afin d’améliorer la détection des valeurs dans Sage 100c Scan Connect, de faciliter la saisie manuelle et d'appliquer des traitements particuliers à celles-ci, des types sont attribués aux index permettant de les détecter.

Il existe deux grandes familles d'index : les index primitifs qui représentent des informations liées aux documents, et donc une valeur. Et les index composés qui regroupent un ensemble d'index.


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Les index primitifs se déclinent en plusieurs sous-types accordant pour chacun des spécificités propres.

Type Marqueurs Regex Transcodage Règle de zone

Règle de calcul

Spécifique au type

Chaîne de caractères

oui oui oui oui non Supprimer les espaces

Texte oui oui non oui non Date oui non non oui oui Format US Décimal oui oui non oui oui Numérique oui oui non oui oui

Chaîne de caractères

Les index de types chaines de caractères sont idéaux pour traiter des informations courtes alphanumériques comme des références, des codes produit, des numéros d'identification ... Une option spécifique permet de supprimer les espaces. Cette option permet de supprimer tous les espaces présents au sein de la valeur, très pratique pour formaliser certains codes dont la police d’écriture aurait conduit le moteur d'OCR à ajouter des espaces fictifs, ex : "457 - B 45" => "457-B45"

Texte

Un index texte est très similaire à un index de type chaîne de caractères, mais dispose d'un espace de saisie plus grand dans le vidéocodage et peut accepter les retours à la ligne.

Bien qu'il soit possible de rechercher des valeurs sur le document pour cet index, il est déconseillé de le faire pour des valeurs qui ne sont pas identifiables par des règles strictes, comme des descriptions de produits par exemple.


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Date

Afin de gérer correctement les dates, un type particulier leur est dédié. Il permet notamment d'afficher un calendrier dans la fenêtre de videocodage pour saisir rapidement les dates.

Comme option particulière, il est possible d'activer les "dates US". Cela signifie que les dates seront gérées comme étant au format : mois/jours/année dès que celle-ci sera ambiguëe.

Sauf si la majorité de vos documents contiennent des dates US, il est conseillé d'activer cette option uniquement sur les fournisseurs concernés.

Décimal

Le type décimal est optimisé pour trouver des valeurs numériques dans le document. Exemple: les montants d'une facture.


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Numérique

Le format numérique est presque identique à celui de décimal excepté que ce dernier recherche uniquement des nombres entiers.

Paramétrage avancé

Marqueur

Pour les index "capturés" par Sage 100c Scan Connect, ceux-ci sont ciblés sur le document en analysant la position de la valeur et de celle de son "marqueur". Un marqueur est un élément texte présent sur le document qui caractérise la valeur recherchée. Dans l’exemple suivant, l'index est le numéro de facture. Ces index sont donc : numéro, facture, N° etc .... il est possible de modifier cette liste pour correspondre au mieux aux besoins du modèle.

Regex

Il est également possible de modifier les regexs qui définissent les valeurs recherchées, via l'onglet regex. La liste des regex contient également une étoile sur la droite. Quand celle-ci est remplie, la regex est prioritaire. Sage 100c Scan Connect va donc rechercher des valeurs à l'aide de ces regex favorites. S'il ne trouve aucune valeur, il utilisera les autres regex pour effectuer sa recherche. Il est donc conseillé de positionner en favori des regex précises dont les résultats doivent être traités en priorité.

Il est possible d’accéder à la gestion des regex directement dans l’interface de vidéocodage via l'outil de personnalisation d'une zone et en utilisant la fenêtre de paramétrage avancé.


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Transcodage

L'utilisation de transcodage permet de retranscrire des valeurs en constantes connues du logiciel mais aussi de limiter les valeurs possibles et de définir une valeur par défaut.

Depuis cet onglet, vous pouvez choisir si l'index sera une liste déroulante ou non à l'aide de la case à cocher prévue à cet effet. Les colonnes affichées sont :

• Conditions : Cette colonne est visible uniquement lorsque l'index est capturé (non manuel). Ce sont les différentes valeurs détectées sur le document pour lesquels la valeur du transcodage sera appliquée. Il est possible d'en saisir plusieurs séparées par des ";", comme dans l'exemple. Il est possible d'utiliser les regex dans cette colonne pour cibler plusieurs valeurs à la fois.

• Valeur : La valeur qui sera affichée dans la liste déroulante et celle qui sera réellement attachée au document.


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• Valeur par défaut : Permet de définir quelle valeur sera attribuée par défaut au document, si aucune valeur n'a pu être trouvée sur le document ou que l'index est manuel.

Attention !! l'utilisation du transcodage ne dispense pas la création de regex. Les regex servent à isoler différentes valeurs depuis l'ensemble du texte présent sur le document. Alors que le transcodage lui permet de transcoder les valeurs trouvées en constantes connues.

Règles

Il est possible de définir des règles pour un index de type date, décimal ou numérique. Ces règles seront utilisées pour détecter la meilleure valeur pour l’index concerné, vérifier que cette valeur est cohérente par rapport aux autres lors de la détection et/ou lors de la validation des informations par l'utilisateur ou encore pour définir une valeur par défaut pour l'index.

Les règles sont composées de :

• Valeur d'autres index

• Variables constantes : pour les dates, une variable contenant la date du jour est disponible

• aleur décimale

• Opérateurs arithmétiques basiques : "/", "*", "-", "+", "%", "(", ")"


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Valeur par défaut

La valeur par défaut permet de définir une valeur à appliquer dans le cas où aucune valeur valide n'a pu être trouvée sur le document, et que cette valeur n'a pas pu être déduite par Sage 100c Scan Connect.

Ex : Date d'échéance a pour valeur par défaut la date de facture plus 30 jours :

Règles de zones

Les règles de zone permettent de réduire les valeurs possibles pour un index en définissant une contrainte liée à la position géographique de la valeur par rapport aux valeurs d'autres index.

Ex : le montant HT est toujours au-dessus du total TTC

Les règles de zone sont utilisées pour la déduction de valeurs. Elles ne sont pas réévaluées lors de la phase de validation de l'utilisateur.

Règles de calcul

Les règles de calcul occupent une place importante dans Sage 100c Scan Connect car ce sont elles qui permettent de proposer une déduction de valeurs cohérentes à l'utilisateur. Mais aussi


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de contrôler que les valeurs saisies par l'utilisateur sont correctes en interdisant la validation ou en mettant en garde l’utilisateur que les valeurs renseignées sont incohérentes.

Ex : Le montant HT doit être égal au Total TTC moins le montant de TVA.

• La liste déroulante permet de choisir l'opérateur de la règle : "=", "<", "<=", ">", ">=", "!="

• Cette règle est utilisée par Sage 100c Scan Connect pour déterminer la valeur la plus pertinente. Si aucune ne correspond, la valeur peut être calculée à partir des autres index qui auront été détectés, car la déduction est autorisée pour celle-ci.

• Cette règle ne sera pas utilisée lors du contrôle des valeurs au moment de la validation par l'utilisateur.

Ex : Il n'est pas possible de valider un document dont la date est supérieure à la date du jour

Dans ce cas, nous avons utilisé la contrainte de validation pour indiquer que cette règle est obligatoire et interdire la validation du document lorsque cette règle n'est pas vérifiée.

Dans l'interface de vidéocodage, un icone apparaît dans le champ en erreur et le bouton de validation se désactive. Le nom de la règle invalide s'affiche lors du survol de l'icône par l’utilisateur.


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Scripts

Dans Sage 100c Scan Connect il peut arriver qu'une valeur ne soit pas explicitement présente sur un document, mais qu'il soit possible de la déduire à partir de plusieurs autres informations capturées, ou encore d'appliquer une transformation très particulière à une valeur. Tout cela est possible par l’intermédiaire d'un script.

Pour insérer un script, il suffit de créer un index du type attendu, puis de le mettre en "saisie manuelle". Un nouvel onglet "script" apparaît. Il suffit alors de suivre la syntaxe définie dans la Page sur les scripts pour insérer du code javascript. Ce code sera exécuté à la fin de la détection de Sage 100c Scan Connect, puis relancé à chaque modification dans l'interface de vidéocodage.

Génération d'écritures comptables depuis un index

Dans certains cas, il est possible de générer une partie des écritures comptable automatiquement depuis la valeur d'un Index. Cette fonctionnalité peut être utilisée dans 2 cas bien précis :

• Générer une ligne d'écriture en fonction de la valeur d'un index pour attribuer un montant issu d'un index de type décimal à un compte précis.

• Générer une ventilation analytique à 100% sur une section précise.

Il est également possible de combiner ces 2 paramétrages pour générer une ligne d'écriture et appliquer une ventilation sur cette même ligne.



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Paramétrage

Pour accéder à ce paramétrage, il est nécessaire d'utiliser l'onglet "Transcodage" sur la configuration d'un index.

Une nouvelle fenêtre apparaît avec les valeurs déjà saisies dans le tableau de transcodage. Pour chacune des valeurs du transcodage, nous pouvons renseigner différentes informations :

• La section : (visible uniquement si le dossier dispose d'un plan analytique) qui permet de créer une ventilation à 100%. Deux cas sont alors possibles :

o Un compte est saisi avec cette section : la ventilation sera appliquée sur la ligne générée avec ce compte.

o Aucun compte n'est saisi avec cette section : la ventilation à 100% sera appliquée sur le premier compte ventilable présent dans les lignes comptables. Si aucun compte ventilable n'est encore saisi, la ventilation sera appliquée au premier compte ventilable saisi par l'utilisateur.


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• Compte, Montant et Sens : Ils sont nécessaires pour générer une ligne d’écriture comptable. La valeur de l'index (choisi dans la colonne Montant) sera attribuée au compte (colonne Compte) et sera placée au débit ou crédit suivant le sens sélectionné (colonne Sens).

Pour faciliter la génération des lignes, il existe des valeurs spéciales :

%ALL% : La génération se fera quel que soit la valeur de l'index.

%OTHER% : (Depuis 3.2.1) La génération se fera quel que soit la valeur de l'index, mais uniquement si cette valeur n'est pas déjà présente dans la liste de liaison index/comptabilité.

Lignes générées

Lors du premier passage en écriture d'un fournisseur, même si des lignes sont configurées pour être générées automatiquement, Sage 100c Scan Connect ne sera pas en mesure d'équilibrer lui-même l'écriture. il générera le modèle standard des écritures, et ajoutera les lignes générées à la fin de l'écriture:

Une fois les écritures équilibrées par l'utilisateur, Sage 100c Scan Connect retiendra que des lignes ont été générées et dans les futurs documents s’intégreront à la bonne position pour produire une écriture équilibrée.


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Liaison automatique

Dans certains cas particulier, la ventilation analytique est une information présente sur les documents vidéocodés de manière brute ou sous la forme de valeurs qui peuvent être transcodées aisément.

Dans ce cas, il est possible "d'activer la liaison Index/section analytique". Lorsque cette fonctionnalité est activée, la valeur transcodée est directement associée à la section analytique qui porte le code de la valeur transcodée.

Le code de section et la valeur transcodée doivent être identiques pour que l'association fonctionne.

Lignes articles

Il est possible d'effectuer ce paramétrage sur des index présents dans les lignes articles. Dans ce cas, une ligne d'écriture sera générée pour chaque ligne détectée par Sage 100c Scan Connect.

Paramétrage général

• Affichage

• Paramétrage de sortie

• Gestion des utilisateurs

• Gestion des sessions utilisateur

• Logs

• Archivage


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Affichage

Généralité

Cette partie de Sage 100c Scan Connect vous permet de modifier l'apparence de la console, mais aussi de configurer les colonnes affichées sur la page d'accueil de votre logiciel. Pour accéder à cette page, rendez-vous sur Configuration -> Paramétrage général

Personnalisation du tableau d'accueil

Description

Le tableau d'accueil peut être personnalisé différemment suivant le type de document choisi. En effet, au sein Sage 100c Scan Connect chaque type de document contient des index qui lui sont propres. Vous avez la possibilité pour chaque type de document d'ajouter ou de supprimer des index via la page prévue à cet effet.

L'affichage de ces informations sur la page d'accueil explique par ailleurs pourquoi il n'est pas possible pour Sage 100c Scan Connect d'ajouter ou supprimer des index pour des tiers particuliers. Si cela était le cas, le logiciel ne pourrait pas afficher de résumé sur les documents absorbés car les informations seraient toutes différentes.

Personnalisation

Pour personnaliser un type de document il vous suffit de le sélectionner dans la liste déroulante prévue à cet effet.

Le choix vide représente la configuration qui sera affichée sur la page d'accueil quand aucun type ne sera filtré. Les index qui vous sont proposés sont donc totalement génériques.

Si vous avez sélectionné un type de document particulier, Sage 100c Scan Connect vous affiche alors les index génériques ainsi que les index relatifs au type en question.


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Explication

Chaque ligne de la liste est construite de la façon suivante :

• Case à cocher: indiquant si l'index est visible sur la page d'accueil


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• Nom de l'index

Sur l'image située à gauche, vous apercevez l'index Sous Montants. Celui-ci est représenté ainsi car il est de type groupe. Il possède donc plusieurs sous-index. Ces index peuvent toutefois être visibles sur la page d'accueil, leurs itérations seront toutes regroupées dans une seule et même colonne, séparées par ";"

Afficher/Cacher un index

Pour afficher ou cacher un index sur la page d'accueil, il vous suffit de cocher ou décocher la case correspondante à celui-ci

Ordonner mes index

Pour ordonner les colonnes de la page d'accueil, il vous suffit de faire un drag & drop avec les index à déplacer pour les positionner au bon endroit. Cette action fonctionne aussi au sein d'un même index de type groupe.

Attention !! cet ordre sera aussi utilisé pour afficher les index dans la console de vidéocodage.

• Pour la page d'accueil cet ordre est utilisé de gauche à droite

• Pour la console de vidéocodage il est utilisé de haut en bas

Validation

Quelle que soit la modification effectuée, n'oubliez pas de valider celle-ci à l'aide du bouton prévu à cet effet en bas à droite de la page

Préférence de la console

Affichage des documents

Vous avez la possibilité de choisir si Sage 100c Scan Connect doit afficher vos documents ou non lorsque aucun type n'est sélectionné sur la page d'accueil.

Si cette case est cochée, tous les documents seront visibles sur la page d'accueil de l'application. Les colonnes affichées seront celles configurées pour l'ensemble des types de documents (choix vide dans la liste déroulante de la section ci-dessus).


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Changement des couleurs principales

Il vous est possible au sein Sage 100c Scan Connect de modifier les couleurs principales de l'application.

Attention, cette fonctionnalité n'est disponible que si vous êtes administrateur de votre poste.

• Couleur principale : Couleur utilisée pour l'ensemble des boutons, survols et soulignements de titre de l'application

• Couleur secondaire: Couleur utilisée pour l'entête des tableaux affichés au sein de Sage 100c Scan Connect

Paramétrage de sortie

Sorties Disponibles

Sage 100c Scan Connect permet d'envoyer les documents absorbés de plusieurs façons:

• Vers un DMS (Data Management System), Sage Document Manager

• Dans une arborescence de fichiers

Pour accéder aux paramètres de sortie, il suffit de vous rendre sur la page "Configuration"/"Paramétrage" puis l'onglet "Paramétrage de sortie".

Activer/désactiver des sorties

L'activation des sorties par défaut de Sage 100c Scan Connect peut varier. Il est bien entendu possible d'activer ou de désactiver les différentes sorties.

Pour cela, il suffit de modifier le fichier "conf/tools.conf" avec un éditeur de texte, qui se trouve au sein du répertoire d'installation du serveur Sage 100c Scan Connect (par défaut : "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server") avec les droits suffisants.

Puis de trouver la ligne commençant par :


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tools.output=

Et de renseigner la sortie désirée :

• DMS

• Folder

• DMS, FOLDER si vous souhaitez les deux sorties.

Cette modification nécessite un redémarrage du serveur pour être prise en compte.

Moment de l'export

Il est possible de configurer le moment de l'envoi de chaque export à l'instant désiré. Par défaut, celle-ci se déclenche après la validation du vidéocodage d'un document. Mais dans le cas où la compatibilité est activée, plus d’options sont disponibles :

• Après vidéocodage

• Après saisie des écritures comptables

• Après export comptable : une fois que le lot d'écritures dans lequel se trouve le document, et envoyé vers la comptabilité.

Exemple pour la sortie DMS :

Si plusieurs sorties sont disponibles, celles-ci s'afficheront les unes en-dessous des autres.

Gestion des caractères spéciaux

Certains caractères spéciaux peuvent poser problème pour l'export des documents lorsqu'ils se retrouvent dans des index utilisés pour le fichier de sortie.

Exemple : Nous sommes dans une arborescence de fichiers et le document sera nommé : "%Nom du fournisseur% %numéro de facture%.pdf".


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Or, nos données sont: Fournisseur = Bijou Num Facture = 245/00001 Le "/" dans le numéro de facture risque d'être interprété par le système d'exploitation, on obtiendrait alors une arborescence comme ceci: /Bijou 245 | - 00001.pdf A la place d'un simple fichier Bijou 24500001.pdf

Pour la raison évoquée précédemment, il est possible de prendre des mesures contre ces caractères, via l'interface suivante :

Action

L'action permet d'indiquer le comportement à adopter en cas de caractères spéciaux (aucun par défaut) :

Aucun : Rien ne se passera, les documents serons envoyés avec informations détectées. Remplacer : Les caractères seront remplacés au moment de l'envoi (après la saisie de l'utilisateur) par un autre caractère. Bloquer : Les caractères ne sont pas remplacés, mais il ne sera pas possible de valider un document dont les index contiennent des caractères spéciaux. L'utilisateur devra les remplacer lors du vidéocodage.

L'action peut être complétée pour n'impacter que certaines sorties. Celles-ci sont disponibles sur la même ligne :


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Caractères spéciaux

La seconde partie permet de définir quels caractères doivent être considérés comme caractères spéciaux.

Dans le cas d'une action "Remplacer", il est possible de définir le caractère de remplacement dans la seconde case (par défaut "_"). Pour enregistrer, il est nécessaire de cliquer sur l'icône à droite de ce paramétrage.

Sortie DMS (Sage Document Manager)

La sortie DMS permet à Sage 100c Scan Connect d'exporter les documents vidéocodés vers une GED Sage Document Manager pour archiver les documents et les index liés à ceux-ci.

Pour fonctionner, Sage 100c Scan Connect a besoin de connaitre les informations de connexion à Sage Document Manager ainsi que la règle de classement à utiliser.

Dès lors que la sortie DMS est attendue vous devez configurer celle-ci. Sans ça, il ne vous sera pas possible de vidéocoder des documents.

Connexion

Sage 100c Scan Connect a besoin des informations suivantes pour communiquer avec Sage Document Manager :

• Protocole : cliquez sur le protocole pour changer entre http et https

• L'adresse du serveur

• Le port

• Le login utilisateur qui sera utilisé pour créer les documents

• Le mot de passe de l'utilisateur


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Classement

Sage 100c Scan Connect a également besoin d'une règle de classement qui sera utilisée pour déposer les documents. Il est nécessaire d'attribuer une règle à chaque type de documents qui sera envoyé vers la GED Sage Document Manager.

En cliquant sur le bouton "Modifier" une fenêtre s'ouvre. Celle-ci vous permet de :

• créer une nouvelle règle

• d'en choisir une parmi les règles déjà existantes dans votre GED.


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Dans le cas d'une nouvelle règle, Sage 100c Scan Connect utilise les index contenus dans le type de document pour créer les metadonnées de la nouvelle règle et associe automatiquement ces deux éléments dans le tableau de correspondance. Dans le cas où, la règle choisie est déjà présente, il est nécessaire d'associer chaque metadonnée de la GED à un index de Sage 100c Scan Connect.

Sur chaque liaison, seul les index dont le type est compatible seront affichés. La GED ne prenant pas en charge les index composés, les index composant des lignes articles ne sont pas proposés. En revanche, les index à l’intérieur de groupes sont visibles sous forme de plusieurs index dupliqués par leur nombre maximum d'itération du groupe :

Sortie Windows

La sortie Windows permet à Sage 100c Scan Connect d'exporter les documents vidéocodés vers une arborescence de fichier. Cette sortie permet notamment de récupérer le document pdf. Mais il est aussi possible de générer un fichier qui contiendra les informations du document.


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Attention !

L'utilisateur qui exécute le service Sage 100c Scan Connect serveur doit impérativement avoir les droits d'écriture et de lecture du dossier de destination de l'arborescence.

Fichier de configuration

La configuration de cette sortie se fait à l'aide du fichier "conf/OutputFolder.conf" située dans le répertoire d'installation de Sage 100c Scan Connect serveur.

Attention !

Après chaque modification de ce fichier ou de ceux associés un redémarrage du serveur sera nécessaire pour appliquer les modifications.

Par défaut, ce fichier contient :

OutputRawXSLPath= OutputPDFFileNameXSLPath=~/OutputFolder/PdfFileName.xsl OutputXMLFileNameXSLPath= #dd/MM/yyyy is default format DateFormat=dd/MM/yyyy # Force decimal separator # can be disable to use local format DecimalSeparator=.

Les 3 premières lignes indiquent des fichiers xsl. Les lignes suivantes contiennent des paramètres supplémentaires liés à l'export du document, comme le format des dates ou le séparateur de décimal.

Destination de sortie

Dans le fichier précédent, l'emplacement de sortie est défini par les lignes :

OutputPDFFileNameXSLPath=~/OutputFolder/PdfFileName.xsl OutputXMLFileNameXSLPath=

Qui respectivement indiquent la destination du document PDF et la destination du fichier d'informations généré.


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La destination s'exprime sous la forme d'un fichier xsl qui permet de confectionner une arborescence en fonction des informations détectées sur le document par Sage 100c Scan Connect.

Le signe "~" au début du chemin permet de donner le chemin à partir du répertoire courant.

Fichier d'information

Un fichier contenant les informations du document peut être généré par Sage 100c Scan Connect. Pour cela il est nécessaire de fournir un descripteur. Ce descripteur est lui aussi au format xsl.

Ce fichier est défini par la ligne :

OutputRawXSLPath=

Dans le cas où aucun fichier n'est renseigné, un document est quand même généré. Il contiendra l'ensemble des informations disponibles sur le document sous forme brute.

Descripteurs XSL

Les descripteurs xsl sont des fichiers qui permettent de transformer les informations brutes du document en n'importe quel autre format.

Définition : XSL (eXtensible Stylesheet Language) est le langage de description de feuilles de style du W3C associé à XML. C’est un fichier qui décrit comment doivent être transformés des documents XML.

Pour une information complète : https://www.w3.org/TR/xslt

Notions

Texte simple

<xsl:text>Text simple</xsl:text>

Utiliser une variable

<xsl:value-of select="Invoices/Invoice/Buyer/MasterData/Data[@Name='CODE_BUDGET']/@Value" />

Conditions

https://www.w3.org/TR/xslt


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<xsl:if test="Invoices/Invoice/Buyer/MasterData/Data[@Name='CHEMIN_DE_SORTIE']"> </xsl:if>

Boucles

<xsl:for-each select="Invoice/Fields/Field"> </xsl:for-each>

Exemple complexe

Mettre le numéro unique d'un document, sur 10 chiffres obligatoirement

<xsl:value-of select="substring(concat('0000000000', Invoices/Invoice/@ShortId), 1 + string-length(Invoices/Invoice/@ShortId), 10)" />

Liens utiles

Pour vous aider dans vos constructions de fichiers .xsl, vous pouvez utiliser l'éditeur en ligne pour tester ceux-ci : https://www.w3schools.com/xml/tryxslt.asp?xmlfile=cdcatalog&xsltfile=cdcatalog_if

Il vous suffit de copier/coller un fichier RAW dans la partie XML code et de rentrer le contenu de votre fichier xslt dans la partie XSLT Code

Gestion des utilisateurs Sage 100c Scan Connect offre la possibilité de gérer des utilisateurs ayant des droits spécifiques.

Lors de l'installation de Sage 100c Scan Connect, deux utilisateurs sont automatiquement créés et ne peuvent pas être supprimés :

1. admin - admin

2. anonymous - anonymous

Par défaut l'utilisateur admin possède la quasi-totalité des droits disponibles dans Sage 100c Scan Connect.

Chaque utilisateur peut être attaché à un ou plusieurs groupes. Ce sont les groupes qui déterminent les droits attribués à un utilisateur.

https://www.w3schools.com/xml/tryxslt.asp?xmlfile=cdcatalog&xsltfile=cdcatalog_if


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Activer/Désactiver l'authentification

L'authentification au lancement de la console Sage 100c Scan Connect peut être activée ou désactivée.

Lorsque celle-ci est désactivée, Sage 100c Scan Connect utilise directement l'utilisateur anonymous lors du lancement de la console et appliquera les droits associés à cet utilisateur. Il est néanmoins possible de se déconnecter pour changer d'utilisateur.

Pour activer/désactiver cette fonctionnalité, rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général", onglet "Gestion des utilisateurs" :

Lorsque l'authentification est activée, une seconde option est disponible : "Autoriser la connexion automatique". Cochez cette case permettra aux utilisateurs de conserver leurs informations de connexion pour que la console Sage 100c Scan Connect se connecte directement avec leurs informations lors du lancement de l'application.

Si cette option est activée, les informations de l'utilisateur seront conservées tant que celui-ci ne ferme pas directement l'application sans utiliser le menu "Se déconnecter".


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Utilisateurs

Rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général", onglet "Gestion des utilisateurs". Depuis cette interface, vous pouvez Ajouter/Supprimer/Modifier des utilisateurs.

Ajouter

Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton "Ajouter un utilisateur".

Un nouvel utilisateur apparaît. Sa fiche apparaît également sur la droite de l'écran, avec uniquement une liste déroulante "type de compte".

Cette liste permet de choisir entre un utilisateur propre à Sage 100c Scan Connect ou à un utilisateur déjà existant sur le DMS (disponible uniquement si ce dernier est configuré).


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Utilisateurs Sage 100c Scan Connect

Pour terminer la création de l'utilisateur, il ne reste plus qu'à saisir son identifiant, son login puis de le rattacher à un ou plusieurs groupes.

Utilisateur DMS

Si vous faites ce choix, une fenêtre s'ouvrira pour vous proposer d'importer différents utilisateurs comportant une adresse email depuis votre DMS.


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Sage 100c Scan Connect créé automatiquement ces utilisateurs en utilisant leurs adresses de messagerie comme identifiant. Le mot de passe ne sera pas accessible pour ce type d'utilisateur. Leurs informations d'authentification seront directement validées auprès du DMS lors de la connexion de l'utilisateur.

Supprimer

Pour supprimer un utilisateur, il suffit d’effectuer un clic droit sur ce dernier pour ouvrir un menu contextuel, et cliquer sur "supprimer".

Dupliquer

Il peut être intéressant de créer de nouveaux utilisateurs par duplication. Cette méthode permet de créer un nouvel utilisateur avec les mêmes groupes (donc les mêmes droits) qu'un utilisateur existant.

Groupes

Les groupes permettent de manipuler les droits d'accès attribués à un ensemble d'utilisateurs. Rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général", onglet "Gestion des groupes". Depuis cette interface, vous pouvez Ajouter/Supprimer/Modifier des groupes.

Ajouter

Pour ajouter un groupe, il suffit de cliquer sur "Ajouter un groupe". Un nouveau groupe sera créé avec par défaut, tous les droits et aucun utilisateur. Pour modifier un groupe, plusieurs catégories sont disponibles dans la partie droite de l'écran:

• Information générales : Modifier le nom du groupe

• Pages : Restreindre l'affichage des pages (exemple la page de paramétrage des index)


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• Actions : Restreindre l'usage de certaines fonctionnalités (exemple : forcer le déverrouillage des documents)

• Dossiers : Les différents dossiers accessibles pour les utilisateurs de ce groupe

• Utilisateurs : Les utilisateurs contenus dans le groupe

Supprimer

Pour supprimer un groupe, il suffit d’effectuer un clic droit sur ce dernier pour ouvrir un menu contextuel, et cliquer sur "supprimer".

Dupliquer

Il peut être intéressant de créer de nouveaux groupes par duplication. Cette méthode permet de créer un nouveau groupe avec les mêmes droits qu'un groupe existant.


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Gestion des sessions utilisateur

Présentation

Sage 100c Scan Connect vous permet de gérer les sessions des utilisateurs connectés à la solution. Votre licence vous autorise à avoir un nombre limité de consoles simultanées, chaque session représente une de ses consoles.

Pour consulter celles-ci, rendez-vous sur la page "A propos" -> "Gérer les sessions"

Session

Création

Pour utiliser la solution, chaque utilisateur doit ouvrir une session :

• Sage 100c Scan Connect avec authentification: La session est créée au clic sur le bouton connexion si celle-ci est valide.

• Sage 100c Scan Connect sans authentification: La session se créée automatiquement avec l'utilisateur prédéfini lorsque le logiciel est lancé.

Composition

Une session est composée de plusieurs informations:

• Date: Date, heure, seconde de la dernière action de l'utilisateur

• Identifiant: Identifiant utilisé par l'utilisateur pour se connecter

• Client: Machine sur laquelle l'utilisateur s'est connecté

Un même identifiant peut être utilisé en même temps sur deux machines différentes mais cela ouvrira deux sessions sur Sage 100c Scan Connect.

Suppression

Vous pouvez à tout moment supprimer une session en cliquant sur l'icône prévue à cet effet . Cela libérera directement la session désirée, si vous aviez atteint votre nombre maximum de consoles simultanées, un nouvel utilisateur pourra alors se connecter.


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Une fois sa session supprimée, l'utilisateur ne pourra plus effectuer aucune action sur Sage 100c Scan Connect. Il lui faudra se reconnecter et donc recréer une session si la solution le lui permet.

Logs

Généralité

Dans cette partie de Sage 100c Scan Connect, il vous est possible de retracer toutes les actions effectuées sur le logiciel par un utilisateur à un instant t. Pour accéder à cette page, rendez-vous sur Configuration -> Paramétrage général -> onglet Logs

Présentation

Qu'est-ce qu'un log ?

Un log est un objet composé de plusieurs champs servant à représenter une action qui a été effectuée sur l'application. Il est construit comme ceci:

• Identifiant: Numéro unique représentant un log

• Date: Date précise à laquelle l'action a été effectuée

• ID Cible: Identifiant de l'objet concerné par le log

• Catégorie: Grande catégorie à laquelle le log appartient (ici les dossiers comptables)

• Action: Action concernée par le log (ici une mise à jour)

• Utilisateur: L'utilisateur qui a effectué cette action

• Message: Message servant à décrire l'action qui a été effectuée

Les filtres

Pour vous aider à retrouver plus facilement le ou les logs voulus, différents filtres sont disponibles :

• Date de début: Vous permet de trier les logs supérieurs ou égaux à une date précise

• Date de fin: Vous permet de trier les logs inférieurs ou égaux à une date précise


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• Catégorie: Vous permet de filtrer les logs qui appartiennent à une catégorie particulière (Documents, Utilisateurs, Groupes, Modèles, Comptes, ...)

• Action: Vous permet de filtrer les logs relatifs à une action précise (Une suppression, Un ajout, Une modification, ...)

• Utilisateur: Vous permet de filtrer les logs effectués par un utilisateur précis

• ID Cible: Vous permet de filtrer les logs concernant un objet précis de Sage 100c Scan Connect

Les logs ainsi filtrés sont affichés dans le tableau situé sous les différents filtres

Il vous est possible de contrôler le nombre de logs à afficher sur une même page en double cliquant sur le nombre indiqué en haut à gauche

Celui-ci se change alors en liste déroulante vous permettant de modifier ce paramètre

Si les logs sont trop nombreux pour être affichés, une pagination vous permet de parcourir ceux-ci


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Vérifier l’intégrité

Ce bouton vous permet de vérifier qu'aucun log n'a été modifié ou supprimé. En effet, chaque log est relié aux logs qui l'entourent de cette manière si un log vient à manquer l'application est capable de le détecter.

Attention !! plus le nombre de logs est grand, plus la vérification de l'intégrité sera longue.

Archivage L'archivage permet de réaliser une sauvegarde de la base de donnée au moment de l'export. En plus de cela, il peut alléger le volume de la base de donnés en éliminant les éléments antérieurs à une date donnée.

Pour accéder à cette page, rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général" puis onglet "Archivage".

Sauvegarde

Pour effectuer une sauvegarde de la base de données de Sage 100c Scan Connect, indiquez le répertoire dans lequel l'export doit avoir lieu :

Pour utiliser un chemin contenant des espaces, il est nécessaire d'englober le chemin avec le caractère ".

Cliquez sur "Exporter".

Quand l'export est terminé, Sage 100c Scan Connect affiche un rapport des actions réalisées. En effet, après l'action d'export, la base de données est optimisée en enlevant les objets "orphelins" ex: fournisseur sans dossier comptable associé.


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Un nouveau fichier sera créé dans le dossier d'export. Il sera nommé "mongo_archive" suivi de la date d'export. Ce fichier contient la sauvegarde de la base de données avant son optimisation.

Archivage des Logs

Lorsque Sage 100c Scan Connect est utilisé depuis un certain temps, beaucoup de logs se sont accumulés et occupent une place non négligeable dans la base de données. Pour cette raison, vous pouvez archiver les logs. Une fois la sauvegarde terminée, la totalité des logs sera supprimée.

Archivage des dossiers

L'archivage permet également de purger les éléments anciens sur un dossier ou l'ensemble des dossiers si aucun dossier n'est renseigné.


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Deux éléments peuvent être supprimés :

• Les documents : tous les documents déjà exportés antérieurs à la date donnée seront supprimés.

• Les lots comptables : tous les lots déjà exportés et antérieurs à la date donnée seront supprimés.

Le fait de supprimer des documents affecte la détection des doublons. Les documents archivés ne seront pas confrontés aux nouveaux documents absorbés par Sage 100c Scan Connect.


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Guide utilisateur • Numérisation des documents papier

• Se connecter à Sage 100c Scan Connect Server pour la 1ère fois

• Vidéocoder un document

• Création / Modification de tiers (Vidéocodage)

• Personnaliser un index

• Effectuer des écritures comptables

• Raccourcis claviers

• Recherche d'un document ou d'un texte

• Information

Numérisation des documents papier L’objet de cette étape est de dématérialiser les documents d’un format papier à un format PDF, interprétable par Sage 100c Scan Connect.

La première étape du traitement consiste à préparer les factures pour la numérisation :

• Suppression des agrafes

• Suppression des doubles carbones

Les documents mono page et multi pages devront être numérisés séparément. C'est à dire que 1 facture doit être égale à 1 fichier PDF.

Les factures fournisseurs mono page ou multi pages pourront être numérisées par lot (sous condition que le multifonction ou scanner dispose de la fonction « séparateur de pages ») si les factures disposent du même nombre de pages.

Les fichiers devront être numérisés au format PDF Image (Version 1.7 ou précédentes).

Les documents numérisés devront être d’une qualité suffisante pour permettre leur exploitation.


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Se connecter à Sage 100c Scan Connect Server pour la 1ère fois Lancez le logiciel, double-cliquez sur le raccourci :

Par défaut, la console essaye de se connecter à Sage 100c Scan Connect Server en local à travers le port 8090 et l'utilisateur "anonymous".

L'utilisateur "anonymous" est un utilisateur pré-paramétré.

Celui-ci a pour identifiant:

• Login : anonymous

• Mdp : anonymous

Si le serveur Sage 100c Scan Connect est situé sur une autre machine, ou configuré avec un port différent, le logiciel vous demande l'adresse du serveur :


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Après avoir saisi l'adresse IP ou le nom du serveur sur lequel est installé Sage 100c Scan Connect Server, cliquez sur "Enregistrer".

Remarque : Par défaut, le port de connexion à Sage 100c Scan Connect est toujours 8090.

Dès que Sage 100c Scan Connect Console a réussi à communiquer avec Sage 100c Scan Connect Server, la fenêtre de login apparaît et vous invite à vous connecter.


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Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de connexion, en allant dans l'onglet "Configuration", puis "Connexion" :


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Vidéocoder un document

Le processus d'interprétation est automatique et s'exécute après la numérisation du document. L'interprétation fonctionne en tant que service Windows (en tâche de fond) sur le serveur. Il prend en charge les images des documents numérisés pour en extraire la couche texte et les informations relatives à un modèle de document.

Dès l'interprétation des documents, ceux-ci sont disponibles et en attente de validation dans la console de vidéocodage Sage 100c Scan Connect Console, dans l'onglet "Vidéocodage" :


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Documents en attente de validation

Le tableau affichant les documents en attente de validation présente par défaut les champs suivants :

• Identifiant : numéro unique de traitement du document attribué par Sage 100c Scan Connect

• Date de traitement : date à laquelle le document a été interprété par Sage 100c Scan Connect

• Fournisseur : nom du fournisseur qui a été reconnu sur le document

• Date de facture : date de la facture qui a été reconnue sur le document

• Numéro facture : numéro de la facture qui a été reconnu sur le document

• Total HT : montant HT qui a été reconnu sur le document

• Total TTC : montant TTC qui a été reconnu sur le document

• Etat : information déterminant si le document est verrouillé par un autre utilisateur

Les informations affichées sont paramétrables : chaque champ du document peut être utilisé. Pour ajouter ou réordonner les colonnes, rendez-vous dans "Configuration", puis "Paramétrage général", onglet "Affichage". (Cette page est décrite ici)


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Il est possible de filtrer les factures appartenant à un dossier particulier ou à un type de document, à l'aide de la liste déroulante située en haut de la page :

Cette liste peut être rafraîchie à tout moment, en appuyant sur le bouton "Rafraîchir" :

Sélection des documents à traiter

Il est possible de sélectionner un ou plusieurs documents à traiter à l'aide de la case à cocher située à droite de chaque du tableau. Pour sélectionner l'ensemble des documents en attente, il suffit de cocher la case située en haut dans l'entête de cette colonne.

Il existe également des raccourcis claviers qui permettent de sélectionner rapidement un ensemble de documents (voir "Raccourcis claviers" section Raccourcis clavier sur la page principale)

Aperçu des documents Pour ouvrir un aperçu du document sélectionné, cliquez sur un document pour le sélectionner puis sur "Prévisualisation" dans la partie droite de l'écran, ou utiliser Ctrl+P :


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Réinterpréter

Il est possible de réinterpréter manuellement des documents avec le bouton suivant après avoir sélectionné des documents.

Suppression de documents

Il est possible de supprimer des documents. Sélectionnez ceux-ci, et appuyez sur le bouton de suppression situé en bas à droite. Une confirmation sera demandée avant la suppression définitive dans documents.

Déverrouillage de documents

Si des documents ont été verrouillés par un autre utilisateur qui a commencé à les vidéocoder et que vous avez besoin de les vidéocoder à sa place (Exemple : le collaborateur a quitté son poste), il est alors possible de déverrouiller ces documents en sélectionnant ceux-ci à l'aide des cases à cocher de la colonne de droite :


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Le déverrouillage s'effectue en appuyant sur le bouton de déverrouillage situé en bas à droite :

Cette action est soumise à des droits particuliers : seuls les utilisateurs ayant les droits nécessaires peuvent déverrouiller les documents utilisés par d'autres utilisateurs.

Le déverrouillage de documents est une action à utiliser de manière exceptionnelle. Il convient de s'assurer que la session qui détient le verrou du document ne poursuivra pas ses actions sur les documents verrouillés.

Vidéocoder les documents

Pour démarrer le vidéocodage des documents sélectionnés, il suffit d'appuyer sur le bouton "Démarrer" ou bien la touche "Entrée" :

L'interface de vidéocodage est composée de l'affichage de la facture à gauche, de l'affichage des champs capturés sur le document sur la droite et d'une barre d'action situé en bas du document :


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Zoom

Il est possible de zoomer ou dézoomer sur la facture à l'aide du curseur situé à gauche.

Le zoom peut aussi être actionné à l'aide de la molette de la souris en appuyant simultanément sur la touche "CRTL".

Ou alors en sélectionnant une zone à l'aide du clic droit de la souris et en appuyant simultanément sur la touche "ALT".

Le clic droit seul permet de se déplacer sur la page.

Le bouton "1:1" permet de remettre à l'échelle la page.

Le bouton "Fill" permet d'ajuster la page entière à la fenêtre.


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Navigation entre les pages d'un document

Lorsqu'un document contient plusieurs pages, des flèches apparaissent sur la droite du document pour naviguer entre les différents pages.

Les flèches simples affichent la page suivante ou précédente. Les flèches doubles permettent de se rendre directement à la première ou la dernière page. Il est également possible de saisir directement un numéro de page en double-cliquant directement sur le numéro de page.


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Navigation entre les documents en attente de validation

Il est possible de naviguer entre les documents de la file de validation à l'aide des flèches situées dans la barre d'action. A droite de ces flèches, on peut lire le nom du fichier d’origine absorbé par Sage 100c Scan Connect. Encore plus à droite est affiché le nombre de documents restant à vidéocoder.

Une miniature du document suivant et précédent est également affichée dans l'espace de visualisation.


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Vérification des informations capturées sur le document

Il est possible de modifier les valeurs des champs capturés par Sage 100c Scan Connect, à l'aide de l'interface située dans la partie droite de la fenêtre.

Métadonnées

• Le Dossier et le modèle peuvent être positionnés à l'aide d'une liste déroulante.

• Le Fournisseur est une saisie libre avec une liste de propositions qui s'affiche en fonction des premières lettres saisies. Pour créer un nouveau fournisseur il suffit de saisir son nom sans tenir compte des propositions de l'autocomplétion. Le bouton situé à côté permet d'ouvrir la fiche du tiers.

Informations Les informations représentent les champs disponibles pour le document. Sage 100c Scan Connect vous propose les valeurs qu’il a détectées sur le document en cours.


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Certains champs peuvent être colorés :

• En rouge pour indiquer que la valeur n'est pas conforme au type de donné attendue ou qu'une valeur doit obligatoirement être saisie.

• En Bleu pour indiquer que Sage 100c Scan Connect a déduit ou calculé cette information car elle est absente ou illisible dans le document en cours

• En Jaune pour indiquer que la valeur n'a pas été trouvée, et n'a pas pu être déduite. Sage 100c Scan Connect a proposé la valeur par défaut.


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A la fin de chaque saisie quand l'utilisateur quitte un champ, la valeur saisie est parfois reformatée pour conserver une constance par rapport aux types. C'est le cas pour les champs numériques et de date.

ex : "01.04.2016" sera réécrit : "01/04/2016".

Les champs de type date ont une icône de calendrier sur leur gauche. Ils permettent d'ouvrir un calendrier afin de sélectionner facilement une date.

Il est possible de modifier tous les champs manuellement en saisissant de nouvelles valeurs avec le clavier. Il est également possible de sélectionner des valeurs directement sur le document. Pour cela il faut sélectionner un champ, puis à l'aide de la souris, faire un "cliquer-glisser" sur l'image du document dans la partie gauche de la fenêtre.

Cliquez sur le bord supérieur gauche de la zone puis déplacer la souris en gardant le doigt sur le bouton :


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Au relâchement du bouton, la zone sélectionnée sera affectée dans le champ.

Validation du document

Une fois que cette étape de vérification est terminée, vous pouvez appuyer sur le bouton "Valider" situé en dessous des champs préalablement vérifié. Le document suivant de la sélection sera ensuite affiché. Si tous les documents ont étés traités, un message vous informe que "vous avez traité tous vos documents" et vous retournez sur le tableau récapitulatif des documents après avoir fermé la fenêtre de videocodage.

Explication/Utilisation des modèles

Général

Où les trouver ?

Pour utiliser les modèles, vous devez tout d'abord vous rendre dans la partie vidéocodage de l'application. Vous pourrez alors apercevoir en haut à droite de votre écran le modèle utilisé pour la facture en cours.


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Définition

Il ne faut pas confondre "modèle" et "type de document". Un "type de document" par exemple : Facture d'achat, Facture de vente, Email, Bon de livraison ... représente le "genre" auquel le document appartient. Un "modèle" lui représente un "sous-type de document" (voir schéma ci-dessous)

Les frais généraux et les frais d'exploitation sont deux modèles différents mais chaque document qui correspond à un de ces modèles est de type facture d'achat.


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Pour ne pas perturber l'utilisateur qui ne se sert pas des modèles, la configuration par défaut de Sage 100c Scan Connect est la suivante

Quel est leur but ?

Une fois déposé dans le dossier scruté par Sage 100c Scan Connect, un document passe par une phase d'interprétation. Durant cette phase Sage 100c Scan Connect va essayer de déterminer à quel modèle appartient le document en question pour ensuite lui affecter les index à rechercher, le type de tiers à trouver (Fournisseur, Client, ...) mais aussi lui appliquer les personnalisations déjà effectuées pour ce modèle de document.

En effet, les modèles de document vous permettent de définir différentes utilisations pour un même type de document.

Reprenons notre exemple, si un utilisateur veut effectuer deux traitements différents pour ces frais généraux et ces frais d'exploitation, il pourra le faire en créant deux modèles de type facture d'achat avec des noms différents (Frais généraux, Frais d'exploitation). Il pourra alors choisir les index à trouver dans chaque cas, si le modèle contient des écritures comptables, si les personnalisations sont communes pour tous les dossiers sur ce type de documents.

Utilisation

Modification d'un modèle

Si l'utilisateur veut modifier un modèle déjà créé, il lui suffit de cliquer sur l'icône située à côté du nom du modèle à modifier.

Une fenêtre s'ouvre alors, celle-ci contient les informations de votre modèle.


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Ces informations sont les suivantes :

• Nom : Nom du modèle affiché aux utilisateurs et dans les différents menus de l'application

• Type : Type de document auquel est attaché le modèle (Facture, d'achat, Facture de vente, ...)

• Personnalisation : Vous permet de choisir si les personnalisations effectuées sur un document appartenant à ce modèle sont différentes pour chaque tiers (Par tiers) ou commune pour tous les tiers du dossier (Par dossier)

• Écritures comptables : Disponible seulement si l'application est en mode Comptabilité, Vous permet de choisir si votre modèle permettra à l'utilisateur de renseigner des écritures comptables pour les documents lui appartenant

• Mots-Clés : Ce sont ces mots clés qui vont permettre à Sage 100c Scan Connect de différencier vos différents modèles, il faut donc être très rigoureux dans le choix de ceux-ci. (Vous pouvez sélectionner vos mots-clés directement avec votre souris sur le document en cours ou taper ceux-ci au clavier. Les différents mots-clés devront être séparés par des ; Ex. Avenue des îles; compagnie Corporation -> Sage 100c Scan Connect comprendra 2 mots-clés : Avenue des îles et compagnie Corporation

Il ne faut pas confondre les mots-clés qui permettent à Sage 100c Scan Connect de trouver votre modèle. Avec les mots-clés du tiers cités sur cette page, qui eux vous permettent de trouver votre tiers.


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Vous pouvez les modifier à votre guise puis valider.

Création d'un modèle

Pour créer un modèle, il vous suffit :

1. de changer la sélection du modèle en cours pour vous placer sur la sélection vide

2. Vous voyez alors l'icône sur la droite du nom du modèle changer. Cliquer sur celui-ci

3. La même fenêtre décrite ci-dessus s'ouvre

4. Modifier les informations pour créer votre nouveau modèle. ATTENTION: N'oubliez pas de remplir les mots-clés pour que Sage 100c Scan Connect puisse détecter votre modèle. Sans ceux-ci, aucune détection automatique ne pourra être effectuée


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5. Valider

6. Pour valider que Sage 100c Scan Connect reconnaisse bien ce nouveau modèle pour le type de document en cours vous pouvez appuyer sur le bouton de réinterprétation. Une fois la réinterprétation effectuée :

a. Si le nom du modèle qui apparaît correspond à votre nouveau modèle. Cela veut dire que Sage 100c Scan Connect a correctement identifié celui-ci à l'aide de vos mot-clés

b. Sinon, il vous faudra modifier vos mots-clés. En essayant de trouver des mots pertinents sur ce modèle de document.

Modification d'index par modèle

Les index ne peuvent pas être créés ou supprimés pour un modèle en particulier. Ces actions "création" et "modification" ce font seulement sur un type de document précis. En revanche, il est possible d'activer ou non un index sur un modèle et de modifier les paramètres des index de celui-ci.

Pour cela il suffit :

1. de vous rendre dans l'espace de gestion des index. Configuration > Paramétrage des index

2. Sélectionner votre dossier

3. Le type de document auquel appartient le modèle créé

4. Sélectionner le modèle

5. Appliquer vos modifications en suivant la documentation disponible sur cette page.


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Création / Modification de tiers (Vidéocodage)

Description des champs

Lorsqu'un document est interprété, Sage 100c Scan Connect essaye de déterminer si le tiers existe déjà dans le "référentiel tiers" du dossier. Pour ce faire, Sage 100c Scan Connect essaye de capturer des champs sur le document en fonction de son type :

• Si le document est une Facture d'achat, les champs seront:

o Numéro de TVA Intracommunautaire du tiers

o Siret du tiers

o Numéro de téléphone du tiers

o Numéro de fax du tiers

o Adresse email du tiers

o Mots-Clés

• Si le document est de tout autre type:

o Mots-Clés

Mots-Clés: Ce champ est utilisable dans tous les types, il permet à l'utilisateur de renseigner des mots ou des portions de phrase, séparés par des points virgules, qui permettront à Sage 100c Scan Connect d'identifier le tiers en question

ATTENTION: Les champs utilisés lors de la reconnaissance des tiers ne sont pas personnalisables.

Détection du tiers

Tiers détecté Si une ou plusieurs de ces informations correspondent à ceux de la fiche tiers d'un tiers dans le "référentiel tiers", alors Sage 100c Scan Connect affectera automatiquement ce tiers au document

sans ouvrir sa fiche (vous pouvez toujours accéder à la fiche du tiers avec le bouton ).


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Tiers non détecté Si aucune de ces informations ne correspond à un tiers, le champ de celui-ci sera rouge

Sage 100c Scan Connect vous demandera de lui indiquer le nom du tiers à utiliser pour ce document :

• Si le tiers existe déjà: Celui-ci sera affiché dans une liste au fur et à mesure que vous saisissez son nom et vous pourrez le sélectionner.

Si le tiers n’était pas positionné à l’ouverture du document, cela signifie que les informations contenues dans la fiche de ce tiers n'ont pas permis à Sage 100c Scan Connect de l'identifier. Nous vous conseillons donc de corriger ou compléter les informations saisies dans la fiche du fournisseur. Cas particulier: Si cette fiche ne contient aucune information, Sage 100c Scan Connect affichera un message vous invitant à en renseigner ou à utiliser les valeurs qu'il a détecté pour la remplir.

• Si le tiers n'existe pas: Sage 100c Scan Connect créera ce nouveau tiers à l'aide du nom saisi et vous proposera les informations qu'il a détectées sur le document pour enrichir directement sa fiche tiers.


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Détails de la fiche tiers

Lorsque Sage 100c Scan Connectpropose un tiers à l'utilisateur, sa fiche peut être composée de plusieurs couleurs:

• Dans le cas d’un nouveau tiers, si une valeur a été détectée, elle est directement poussée dans la fiche tiers

• L’information détectée correspond à la fiche tiers et a permis de d’identifier le tiers sur le document courant

• L’information détectée est différente de la fiche tiers, l’icône permet de changer entre la valeur détectée et celle de la fiche

Personnaliser un index

Description

Vous pouvez personnaliser la zone où Sage 100c Scan Connect récupère la valeur d'un index.

En effet, certains index peuvent être ambiguës (exemple : la date, la date d'échéance ou le numéro de facture, ...), car d'autres valeurs du document peuvent parasiter la recherche (date de livraison, numéro de colis …). Dans ce cas, vous pouvez spécifier la façon où Sage 100c Scan Connect récupère la valeur de chaque index pour un tiers donné, ou un dossier donné (la personnalisation par tiers ou par dossier est choisie via la modèle appliqué à la facture). Ce choix est disponible dans le modèle de document.


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On reconnait une zone de personnalisée à sa couleur. En effet sur Sage 100c Scan Connect les zones ont un code couleur spécifique:

• Indique une zone d'information pour le champ "numéro de facture". C'est à dire la zone où se situe le texte actuellement utilisé en tant que valeur du champ.

• Indique une zone de personnalisation pour le champ "numéro de facture". C'est à dire la zone qui permet à Sage 100c Scan Connect de concentrer sa recherche à un endroit précis.


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Personnalisation simple

1. Sélectionner le champ à personnaliser parmi la liste des informations situées à droite de votre écran

2. Maintenez la touche CTRL enfoncée pour rendez-vous sur l'image de votre document pour sélectionner la zone, vous remarquerez que votre curseur a changé et ressemble à une croix

. Il vous indique que vous êtes en mode personnalisation. Toujours en gardant la touche CTRL enfoncée, appuyé sur le bouton gauche de votre souris et maintenez celui-ci enfoncé en faisant glisser votre zone pour encadrer le texte que Sage 100c Scan Connect aurait dû choisir pour votre index.


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Conseil

N'hésitez pas à effectuer une zone assez grande autour de votre valeur. Celle-ci ne sert que de restriction pour Sage 100c Scan Connect ne soyez donc pas trop précis.

Si vous personnalisez un index qui se multiplie, ex.Total HT, Total HT(1), Total HT(2). La personnalisation sera globale pour l'index HT, elle n'est pas définie pour chaque multiplication de cet index. Dans ce cas précis, n'hésitez pas à personnaliser une grande zone contenant toutes les valeurs de ces index (dans cet exemple ceux-ci sont très souvent alignés verticalement donc une grande zone verticale sur la colonne est la bonne solution).

Une fois le bouton de la souris relâchée, la personnalisation sera effectuée


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Personnalisation avancée

Pour aller plus loin dans la personnalisation vous pouvez double cliquer sur une zone déjà personnalisée pour afficher le mode édition de personnalisation.

Les différentes options sont:

• Entrer dans l'assistant de personnalisation qui vous permettra de changer les modèles qui permettent de trouver les différentes valeurs d'un index, de rendre certains d'entre eux prioritaires, ou encore d'ajouter des marqueurs.cf paragraphe suivant marqueur/valeur

• Changer le type de recherche pour cette zone: Par défaut le type de recherche est Vertical/Horizontal en cliquant sur ce bouton vous pouvez faire défiler les différents types de recherche qui sont: Zone fixe, Vertical, Horizontal.cf paragraphe suivant type de zone de recherche

• Supprimer la zone de personnalisée

Marqueur/Valeur Sage 100c Scan Connect propose à l'utilisateur des valeurs pour les différents index configurés. Ces valeurs sont repérées sur le document et ensuite associées à des marqueurs. Un marqueur est un mot-clé (exemple pour un numéro de facture: N°, numéro, Num, Facture). Celui-ci permet à Sage 100c Scan Connect d'éliminer les valeurs trop éloignées géographiquement de lui. En associant ainsi les différentes valeurs et les différents marqueurs, nous obtenons des couples marqueur/valeur. Sage 100c Scan Connect sélectionne alors le couple le plus pertinent (bien alignées, ou très proches, ..)


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Type de zone de recherche Une zone de personnalisation est associée à une zone de recherche celle-ci peut être:

• Zone fixe: La valeur sera recherchée au sein de la zone mais pas ailleurs

• Zone verticale: La valeur sera recherchée dans un premier temps au sein de la zone. Mais si elle n'est pas trouvée, la zone se déplacera dans un couloir vertical sur tout le long de la facture pour essayer de trouver une valeur correspondante. (Représentée par une grande zone jaune verticale en mode édition de personnalisation)

• Zone horizontale: La valeur sera recherchée dans un premier temps au sein de la zone. Mais si elle n'est pas trouvée, la zone se déplacera dans un couloir horizontal sur tout le long de la facture pour essayer de trouver une valeur correspondante. (Représentée par une grande zone jaune horizontale en mode édition de personnalisation)

• Zone horizontale/Verticale: La valeur sera recherchée dans un premier temps au sein de la zone. Mais si elle n'est pas trouvée, la zone se déplacera dans un couloir vertical puis horizontal tout le long de la facture pour essayer de trouver une valeur correspondante. (Représentée par deux grandes zones jaune horizontales et verticales en mode édition de personnalisation)

Personnalisation experte

En cliquant sur le bouton , vous ouvrez donc l'assistant de personnalisation.

Cette interface est composée de deux parties:

• Marqueur: si un marqueur apparaît dans la zone de texte cela veut dire que Sage 100c Scan Connect a reconnu un marqueur parmi ceux qu'il connait pour cet index dans votre zone de


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personnalisation. Si la zone de texte est vide vous pouvez entrer un marqueur contenu dans la zone, Sage 100c Scan Connect l'enregistrera alors comme marqueur potentiel pour cet index.

• Valeur: Dans la zone de texte apparaît tout le texte présent dans votre zone de texte. Procédez donc par étape:

a. Effacez les mots qui ne correspondent pas à la valeur voulue pour l'index

b. Regardez si Sage 100c Scan Connect connait un modèle pour cette valeur:

cette icône vous avertit que Sage 100c Scan Connect connait un modèle qui pourra être appliqué pour trouver cette valeur

cette icône vous avertit que Sage 100c Scan Connect ne peut pas reconnaître cette valeur via les modèles connus. Il vous faut donc lui apprendre un nouveau modèle. Vous avez pour cela deux choix:

• Vous n'avez pas suivi la formation concernant les regex: Cliquez

simplement sur l'icône , cela générera un modèle très simple permettant de trouver votre valeur. vous pouvez vérifier que le modèle a

bien été généré en obtenant l'icône . Vous pouvez alors valider et continuer votre vidéocodage.

• Vous avez suivi la formation des regex: Vous pouvez cliquer sur "Mode avancé", ce qui vous permet d'obtenir cette interface:


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a. Vous pouvez alors entrer la regex correspondante à votre valeur comme appris durant la formation

b. N'oubliez pas de valider en cliquant sur le bouton +

c. Sage 100c Scan Connect utilise ces regex pour trouver les valeurs acceptables pour un index et celles-ci sont appliquées une par une. Cela implique que si Sage 100c Scan Connect trouve des valeurs avec une des regex positionnée avant la nouvelle que vous avez ajoutée, votre regex ne sera pas utilisée puisque des valeurs seront déjà trouvées. Pour pallier à ce problème vous pouvez définir des regex en tant qui "prioritaire" simplement en cliquant sur l'étoile située sur la droite de sa ligne

d. Il ne vous reste qu'à valider et continuer votre vidéocodage

Changer la configuration d'un index

Si vos droits vous le permettent, il vous est possible de changer la configuration d'un index pour le tiers actuel. Pour cela il vous suffit de double cliquer sur le nom de l'index à changer. Une fenêtre de configuration apparaît vous permettant de modifier l'index à votre guise.

Pour plus d'information sur la configuration d'un index il vous suffit de consulter la rubrique gestion des index.

Personnalisation d'un index au sein d'une ligne article

Pour personnaliser un index au sein d'une ligne article, vous devez:

• Sélectionner une des cases de la colonne correspondant à cet index


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• Suivre la procédure de personnalisation citée plus haut

Pour ce qui est de la configuration d'un index ligne article, il vous suffit de double cliquer sur l’entête de la colonne correspondant à l'index que vous voulez modifier.

Tester les personnalisations

Quand vous avez fini de personnaliser vos index, vous pouvez tester ces personnalisations en

réinterprétant votre document (clic sur le bouton en bas de l'interface) pour que Sage 100c Scan Connect applique vos dernières personnalisations et ainsi voir instantanément si celles-ci fonctionnent ou non et les modifier en conséquence.

Attention !! N'oubliez pas de vérifier qu'un tiers soit reconnu pour ce document si vous voulez que Sage 100c Scan Connect puisse enregistrer vos personnalisations

Revoir ses personnalisations

Par défaut, les personnalisations enregistrées par Sage 100c Scan Connect n'apparaissent pas à l'écran pour ne pas surcharger l'affichage. Toutefois si vous pouvez vérifier les personnalisations déjà effectuées pour un tiers, pour ne pas les refaire inutilement, supprimer certaines d'entre elles ou simplement contrôler qu'une de vos zones englobe bien la valeur présente sur votre nouveau document. Pour cela:

1. il vous suffit de cliquer sur l'icône en bas à gauche de votre interface


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2. un menu s'ouvre alors, il vous suffit de sélectionner l'option "Voir toutes les personnalisations" pour que celles-ci apparaissent

3. Si vous voulez les faire disparaître, il vous suffit de cliquer une seconde fois sur cette option.

Effectuer des écritures comptables

Général

Sage 100c Scan Connect vous permet d'effectuer des écritures comptables sur certains modèles de document et si votre logiciel dispose du module Comptabilité. Avant d'effectuer ces écritures comptables il vous faudra vidéocoder les informations de votre document, où choisir un document déjà vidéocodé auparavant dans le tableau d'accueil identifié

par l'icône

https://confluence.myopenbee.com/pages/viewpage.action?pageId=250253339


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Pour passer en mode édition d'écritures comptables:

• Si vous êtes en vidéocodage de document, il vous suffit de cliquer sur l'onglet Écritures

• Si votre document a déjà été vidéocodé, vous entrerez alors directement en mode édition d'écriture

Mode édition d'écritures comptables

1.1.1.2 Récapitulation des informations vidéocodées

Sur le haut de votre affichage vous pouvez retrouver les informations validées auparavant.

Ces informations sont modifiables:

• En sélectionnant une information, puis en sélectionnant à la souris la nouvelle valeur directement sur le document

• En double cliquant sur une information, puis en entrant manuellement la nouvelle valeur de celle-ci

Quand une information est modifiée, Sage 100c Scan Connect ouvre alors cette fenêtre :


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Celle-ci vous permet simplement de régénérer vos écritures comptables si une informations importantes a été modifiée. Ex. Si le libellé est constitué du numéro de facture et que vous venez d'effectuer une modification sur celui-ci, il est de bonne augure de régénérer vos écritures.

Il n'est absolument pas obligatoire de régénérer vos écritures si l'information modifiée ne les affecte pas. Votre modification sera tout de même enregistrée.

Journal comptable Le choix du journal comptable vous permettra de classer vos écritures dans le bon lot d'export, et d'inverser les colonnes de celles-ci si vous venez à choisir un Journal de vente. Ses journaux sont paramétrables pour chaque dossier.

Modèles d'Ecriture

Qu'est-ce que c'est ?

Sage 100c Scan Connect vous permet d'enregistrer un ou plusieurs modèles d'écritures comptables pour un même tiers. Pour accéder à la gestion de ces modèles, il vous suffit de cliquer sur le bouton

pour ouvrir le menu de cette gestion.

Parmi les modèles, un est désigné comme modèle par défaut, ainsi Sage 100c Scan Connect l'appliquera automatiquement à votre entrée dans le module comptable. Il vous est bien sûr possible de changer de modèle à tout moment. Sage 100c Scan Connect recalculera alors vos


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lignes d'écritures pour qu'elles correspondent au modèle sélectionné.

Chaque tiers à un modèle d'écriture préconstruit par le logiciel appelé "Ecriture standard"

Ajouter un modèle

L'ajout d'un modèle d'écriture se fait via le bouton . Vous rentrez alors en mode édition, il vous

suffit de renseigner le nom du nouveau modèle

et de valider en cliquant sur ou annuler en cliquant sur . Une fois le modèle validé il vous suffit de remplir vos lignes d'écritures correspondant à celui-ci et à valider le document. L'enregistrement du modèle se fera automatiquement à la validation du document.

Supprimer un modèle

La suppression d'un modèle se fait directement via le bouton . Une confirmation de suppression vous est alors demandée avant de finaliser l'opération.

Sélectionner un modèle par défaut

Pour sélectionner un modèle par défaut il vous suffit d'appuyer sur l'icône située à gauche de son nom. Cet icône à deux positions:

• : Votre modèle n'est pas désigné comme modèle par défaut

• : Votre modèle est désigné comme modèle par défaut


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Quand vous désignez un modèle par défaut tous les autres modèles sont changés pour ne plus être par défaut

Écritures comptables Le modèle d'écriture comptable standard de Sage 100c Scan Connect se présente comme ceci:

Vous pouvez supprimer, ajouter, changer l'ordre des lignes, équilibrer vos lignes ... en utilisant les raccourcis disponibles sur cette page.

Ajouter un compte

Pour ajouter un compte sur une ligne comptable, il vous suffit de:

1. Commencer à taper le début du numéro de compte ou une partie du libellé de celui-ci dans la colonne Compte


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2. Sélectionner ensuite à l'aide du clavier ou de la souris, le compte voulu dans la liste. Vous pouvez directement appuyer sur la touche entrée s'il ne reste qu'un seul compte dans celle-ci.

3. Votre compte est correctement affecté à la ligne, pour le changer il suffit de faire la même manipulation.

Affichage des comptes

Pour la/les lignes correspondant à un compte tiers, le compte affiché sera le compte auxiliaire. Pour toutes les autres lignes, le compte affiché sera le compte général. Pour chaque ligne vous pouvez retrouver tous les détails de votre compte (compte auxiliaire, compte général, libellé du compte) en survolant la ligne de celui-ci.

Modifier le libellé

Pour modifier le libellé d'une ligne:

1. Double cliquez sur la cellule de la colonne "libellé" de cette ligne

2. Entrez le nouveau libellé

3. Appuyez sur entrée ou quittez la cellule pour valider le changement seulement sur cette ligne OU Appuyer sur CTRL + Entrée pour appliquer le changement sur toutes les lignes.

Si vous voulez modifier la manière dont le libellé est construit, il faut vous rendre sur la page Comptabilité -> configuration pour modifier la configuration globale pour tous les dossiers. Ou alors Configuration -> Dossier -> Sélectionner un dossier -> Configuration comptable pour modifier la construction du libellé seulement pour ce dossier.

Valider le document

Pour valider le document, les écritures doivent être complètes et équilibrées:


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1. Toutes les lignes ayant un montant dans la colonne Débit ou la colonne Crédit doivent avoir un compte comptable renseigné.

2. La somme de la colonne Débit doit être égale à la somme de la colonne Crédit. Vous pouvez retrouver ces informations sous votre tableau d'écritures. Le code couleur est le suivant :

a. Vert tout est correct

b. Rouge il y a un écart dans vos colonnes

Changement de montant pour les lignes

Chaque montant de ligne comptable peut-être modifié :

1. Si vous entrez un montant aléatoire: Votre document sera enregistré avec les lignes que vous avez entrées mais Sage 100c Scan Connect n'enregistrera pas ce montant dans votre modèle courant car il ne peut pas le relier à un index.

2. Si vous entrez un montant correspondant à un index du document, celui-ci sera relié à l'index dans le modèle pour être replacé automatiquement la prochaine fois que vous utiliserez ce modèle

3. Si vous entrez un pourcentage correspondant à un index ex. 20% du TTC, pour que votre calcul soit enregistré dans le modèle, il vous faudra obligatoirement que la somme de certaines de vos lignes correspondent à 100% du TTC. ex.

Cette écriture contient bien plusieurs lignes dont la somme correspond à 100% du TTC. Sage 100c Scan Connect conservera donc bien ces différentes lignes dans le modèle courant.


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Vous pouvez effectuer un calcul directement dans une cellule de votre tableau il vous suffit de commencer votre calcul par =. ex. si vous voulez obtenir 20% de 80.4 il vous suffit d'écrire =0.20*80.4 et d'appuyer sur la touche entrée.

Quand il est dit que Sage 100c Scan Connect n'enregistrera pas votre montant ou le calcul correspondant à votre montant dans son modèle, cela ne veut pas dire que ce montant ne figurera pas dans l'écriture. Le montant sera enregistré tel quel dans l'écriture, mais ne sera simplement pas reproduit si vous utilisez à nouveau ce modèle sur un autre document.

Cas spécial pour les multi-taux

Dans le cas des multi-taux de TVA, chaque ligne sera enregistrée dans le modèle courant en reliant le montant à l'index correspondant mais aussi le taux appliqué. De ce fait, si un prochain document de ce tiers est simple taux ou si les taux appliqués sur ce document ont changés de sens (ex. 5% 10% 20% -> 10% 20% 5%) , Sage 100c Scan Connect pourra appliquer votre modèle et renseigner les bons montants avec les bons comptes correspondants.

Remplissage manuel des écritures avant enregistrement du modèle

Modèle appliqué automatiquement sur des documents différents du même tiers


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Raccourcis claviers

Raccourcis clavier dans les écritures comptables

Action Raccourcis Version Monter une ligne Ctrl + Fleche Haut 2.0.0 Descendre une ligne Ctrl + Fleche Bas 2.0.0 Monter un montant Ctrl + Page Haut 2.0.0 Descendre un montant Ctrl + Page Bas 2.0.0 Equilibrer sur une nouvelle ligne Ctrl + Espace 2.0.0 Equilibrer sur la ligne actuelle Ctrl + Shift + Espace 2.0.0 Supprimer une ligne Ctrl + signe moins 2.0.0 Ajouter une ligne vide Ctrl + signe plus 2.0.0 Appliquer une saisie sur toute les lignes (sauf colonnes : compte, débit, crédit)

Ctrl + Entrer 2.0.0


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Copier une valeur Ctrl + C 2.0.0 Coller une valeur Ctrl + V 2.0.0 Couper une valeur Ctrl + X 2.0.0 Effectuer des calculs dans une cellule Précéder le calcul du

signe = 2.4.2-14

Raccourcis clavier sur la page principale

Action Raccourcis Version Ouvrir la fenêtre de prévisualisation Espace 2.4.2-

14 Met le document au-dessus en surbrillance Flèche Haut 2.4.2-

14 Met le document au-dessous en surbrillance Flèche Bas 2.4.2-

14 Entre en vidéocodage avec les documents sélectionnés ou le document en surbrillance ou sinon ouvre une fenêtre pour ouvrir les x premiers documents

Entrer 2.4.2-14

Sélectionne le document et met le suivant en surbrillance Ctrl + Entrer 2.4.2-14

Sélectionne le document et met le précédent en surbrillance

Shift + Flèche Haut 2.4.2-14

Sélectionne le document et met le suivant en surbrillance Shift + Flèche Bas 2.4.2-14

Affiche la page précédente Page Haut (Prévisualisation ouverte)

2.6.1-11

Affiche la page suivant Page Bas (Prévisualisation ouverte)

2.6.1-11

Affiche la première page de pagination Page Haut (Prévisualisation fermée)

2.6.1-11

Affiche la dernière page de pagination Page Bas (Prévisualisation fermée)

2.6.1-11

Sélectionne tous les documents Ctrl + A 2.4.2-14

Ouvre la fenêtre de fusion avec les documents sélectionnés

Ctrl + G 2.6.1-11

Change de page de pagination vers la droite Flèche droite 2.6.1-11


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Change de page de pagination vers la gauche Flèche gauche 2.6.1-11

Ouvre la fenêtre de découpage avec le document sélectionné

Ctrl + D 2.6.1-11

Sélectionne le document Ctrl + Clic gauche 2.4.2-14

Sélectionne le document et tous les documents entre le document sélectionné et le précédent document sélectionné

Shift + Clic Gauche 2.4.2-14

Filtrr les documents en recherchant une occurrence de texte

Ctrl + F 3.0.0-31

Raccourcis clavier sur la page de vidéocodage

Action Raccourcis Version Ajouter le document à la liste de fusion Ctrl + L 3.2.3 Ouvre l’outil de fusion de documents Ctrl + G 3.2.3

Ouvre l’outil de découpage de document Ctrl + D 3.2.3 Imprimer le document Ctrl + P 3.2.3 Supprimer un document Ctrl + Suppr 3.2.3 Sauvegarder le fichier du document Ctrl + S 3.2.3 Réinterpréter un document Ctrl + R 3.2.3 Valider les informations du document Ctrl + shift + Entrer 2.6.1-11 Sauvegarder les informations du document Ctrl + shift + S 3.2.3 Document précédent Flèche droite 2.6.1-11 Document suivant Flèche gauche 2.6.1-11 Affiche la page précédente Page Haut 2.6.1-11 Affiche la page suivante Page Bas 2.6.1-11 Effectuer des calculs dans une cellule (seulement dans Index de type DECIMAL)

Précéder le calcul du signe =

2.6.1-11

Chercher des occurrences d'un texte au sein du document

Ctrl + F 3.0.0-31


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Raccourcis clavier sur la page de gestion des lots

Action Raccourcis Version Sélectionne tous les documents Ctrl + A 3.2.2 Sélectionner le document Ctrl + Clic

gauche 3.2.2

Sélectionner le document et tous les documents entre le document sélectionné et le précédent document sélectionné

Shift + Clic Gauche

3.2.2

Recherche d'un document ou d'un texte

Général

Sage 100c Scan Connect intègre une fonction de recherche qui peut être utilisée de deux manières :

• Rechercher un document à partir d'un texte connu dans celui-ci parmi la longue liste de documents en attente dans Sage 100c Scan Connect

• Rechercher toutes les occurrences d'un texte au sein d'un document lors du vidéocodage de celui-ci

Recherche d'un document

Cette recherche s'effectue sur la page d'accueil Sage 100c Scan Connect accessible depuis le bouton vidéocodage du menu situé sur la gauche de votre écran.

Une fois sur cette page, Il vous suffit d'appuyer sur CTRL + F pour activer la zone de recherche.

• La partie droite de votre écran se transforme alors en

• Il ne vous reste plus qu'à entrer le texte qui permettra de filtrer les documents en attente

• Appuyer sur la touche entrée pour lancer la recherche (pour ré-afficher l'ensemble des documents videz le champ texte et appuyez sur entrée)


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Pour désactiver la recherche il vous suffit de ré-appuyer sur CTRL+F.

Recherche d'un texte au sein d'un document

Pour effectuer cette recherche vous devez être sur la page de vidéocodage d'un document. Pour rechercher une ou plusieurs occurrences de texte au sein de celui-ci, appuyez sur CTRL+F

• La barre d'action située en bas du document active la recherche

• Entrez le texte à rechercher au sein du document

• Appuyez sur la touche entrée

• Les occurrences du texte trouvées s'affichent en jaune sur votre document

• En appuyant sur la touche entrée vous pouvez vous déplacer vers la prochaine occurrence trouvée pour repérer l'emplacement de toutes les occurrences.

Pour désactiver la recherche il vous suffit de ré-appuyer sur CTRL+F.


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Information

Présentation

Sage 100c Scan Connect possède une page vous permettant de retrouver les informations liées à vos licences. Pour consulter celle-ci, rendez-vous sur "A propos" -> Informations

Description

Sur cette page, vous retrouvez :

• Nombre de documents autorisés: Nombre maximum de documents que vous pouvez absorber via la solution en une année. Votre nombre actuel de documents est aussi renseigné.

• Prochaine réinitialisation du compte: Date à laquelle votre compteur de documents retombera à zéro pour recommencer une nouvelle année. Cette action ne supprime aucun document.

• Nombre de consoles autorisées: Nombre de sessions simultanées autorisées sur Sage 100c Scan Connect. Pour gérer celles-ci veuillez consulter cette page.

• Version: Vous retrouvez ici les deux versions de votre solution.

• Licences: Vous pouvez consulter vos licences qui permettent l'utilisation de Sage 100c Scan Connect. Chaque licence vous donne un nombre de documents par an, ainsi qu'un nombre de consoles en simultanée. Les licences se cumulent. Exemple: licence1 : 1000 documents / 2 sessions + licence2 : 2000 documents / 1 session -> Sage 100c Scan Connect avec 3000 documents / 3 sessions