Sage Notes de Frais i7 - sage100cloud.online-help.sage.fr · • Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH. • Le module Notes de frais proposant

Sage 100cloud Notes de frais

10.60

Guide d'utilisation

Propriété & Usage

Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au copyright et les traités internationaux applicables.

Toute utilisation non conforme du logiciel, et notamment toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au-delà des droits acquis sur le logiciel est strictement interdite.

Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi.

La marque Sage est une marque protégée. Toute reproduction totale ou partielle de la marque Sage, sans l’autorisation préalable et expresse de la société Sage est donc prohibée. Tous les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

Evolution

La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

CHDER

Tampon

Table des matières
Introduction_______________________________________________________3
Présentation de Sage Notes de frais ___________________________________4

Nouveautés de la version____________________________________________5

Sécurisation renforcée des mots de passe................................................................................. 5

Analytique projet ......................................................................................................................... 5

Droits par dépense...................................................................................................................... 6

Gestion du multi-taux de taxes ................................................................................................... 6

Nouveautés socle commun......................................................................................................... 8

Installation et activation de Sage Notes de frais___________________________9

Caractéristiques .......................................................................................................................... 9

Architecture de l'application ........................................................................................................ 9

Mise à jour de version _____________________________________________10

Commandes externes _____________________________________________10

Administration de Sage Notes de frais _________________________________12

Démarrer le module d’administration ........................................................................................ 12

Personnaliser mes fonctions favorites ................................................................................................. 13

Configuration technique ............................................................................................................ 14

Régler les préférences......................................................................................................................... 14

Paramétrer la sécurité des mots de passe .......................................................................................... 15

Configurer l’envoi de mails................................................................................................................... 15

Consulter les licences .......................................................................................................................... 16Comment sont décomptées les licences ? ..................................................................................................... 17

Gérer les sociétés ................................................................................................................................ 17Créer une société dans Sage Notes de frais .................................................................................................. 18Messages d’incidents à propos des sociétés.................................................................................................. 21

Paramétrage ............................................................................................................................. 21

Notes de frais...................................................................................................................................... 21Créer un type de dépense de note de frais..................................................................................................... 22

Habilitations .............................................................................................................................. 22

Populations .......................................................................................................................................... 22Gérer des populations..................................................................................................................................... 23Créer une population ...................................................................................................................................... 23Importer des niveaux d'organisation ............................................................................................................... 24

Circuits de validations .......................................................................................................................... 25Fiche circuit de validation................................................................................................................................ 25

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Table des matières
Rôles.................................................................................................................................................... 27
Rôle d'administrateur fonctionnel.................................................................................................................... 27Gestion des rôles créés dans Sage Notes de frais......................................................................................... 27Créer un rôle ................................................................................................................................................... 28Cumul des rôles .............................................................................................................................................. 28

Utilisateurs ................................................................................................................................ 29

Gérer les utilisateurs ............................................................................................................................ 29Créer un utilisateur.......................................................................................................................................... 31

Importer des utilisateurs....................................................................................................................... 32

Supervision ............................................................................................................................... 34

Utilisateurs connectés.......................................................................................................................... 34

Historique des validations .................................................................................................................... 35

Réintégrer en Paie des éléments acceptés ......................................................................................... 36

Utilisation de Sage Notes de frais ____________________________________37

Se connecter à Sage Notes de frais ......................................................................................... 37

Onglet Accueil / Mon intranet.................................................................................................... 38

Onglet Paie & RH / Mon espace : utilisation de l’espace dédié aux notes de frais................... 38

Mes alertes .......................................................................................................................................... 39

Mes notes de frais................................................................................................................................ 40Bouton Actions ............................................................................................................................................... 41Créer une note de frais ................................................................................................................................... 41Compléter une note de frais pour demande d’information.............................................................................. 45Valider une note de frais ................................................................................................................................. 45Déléguer mes validations................................................................................................................................ 47

Export CSV des notes de frais............................................................................................................. 48

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Introduction

IntroductionCe guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation ainsi que de la documentationélectronique de votre logiciel.

Nous vous présentons :

• l’offre Sage Notes de frais ; voir Présentation de Sage Notes de frais.

• la partie Administration de votre logiciel Sage Notes de frais ; voir Administration de Sage Notesde frais.

• le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se connec-tant à distance ; voir Utilisation de Sage Notes de frais.

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Présentation de Sage Notes de frais

Présentation de Sage Notes de fraisBasée sur une technologie web et un accès en mode client léger, Sage Notes de frais permet d’accéderavec un simple login et mot de passe aux fonctions de gestion des notes de frais.

Les utilisateurs peuvent ainsi consulter, saisir ou valider les notes de frais.

Sage Notes de frais peut être lié à aucune, à une ou à plusieurs bases comptables. Le cas échéant, les notes de frais validées alimentent alors la base comptable de la société de rattachement administratif de l’utilisateur.

Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents.

Pour toute information, voir Comment sont décomptées les licences ?.

Les programmes Sage Intranet RH, Sage Etendue et Sage Notes de frais ayant un socle technique etfonctionnel commun, lorsqu’ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partie Admi-nistration. Dès lors, l’application prend le nom de Sage Intranet.

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Nouveautés de la version


Sécurisation renforcée des mots de passeLa procédure de sécurité des proposée lors de l’installation. A la première connexion, le mot de passe de

l’administrateur doit être modifié et doit respecter la procédure de sécurité mise en place.

Cette règle s’applique également à tout nouvel utilisateur pour sa première connexion.

Analytique projetEn saisie d'une note de frais, l'utilisateur peut maintenant sélectionner le code projet à partir d'une liste desections analytiques issue de la base comptable et synchronisée quotidiennement.

Pour cela, en tant qu’administrateur, vous devez activer l'option analytique projet dans la fiche société àlaquelle appartient l’utilisateur.

En saisie d’une dépense de note de frais, l’utilisateur peut alors sélectionner une section analytique dansl’étape d’Initialisation.

Fiche Société / Paramètres métiersNotes de Frais / Passation comptableactivée / zone Ventilation activéepour Projet.

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Droits par dépenseUne gestion de droits sur les types de dépenses est ajoutée au niveau des rôles, permettant ainsi d'auto-riser / interdire à un collaborateur certaines dépenses de notes de frais.

Gestion du multi-taux de taxesPour un même type de dépense, il est maintenant possible de configurer jusqu'à 3 taux de taxe. Le colla-borateur saisissant une note de frais ou les validant, selon les droits configurés, ont ainsi la possibilité deventiler une ligne de frais sur plusieurs taux de taxes.

Si la zone Analytique projet nes’affichent pas, l’utilisateur doit

l’afficher via le bouton .

Zone Analytique projet

Fiche rôle / Onglet Autorisations Données/ Notes de frais / Dépenses autorisées

Pour cela, en tant qu’administrateur, vousdevez cocher les dépenses autorisées pourle rôle.

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Pour cela, en tant qu’administra-teur, vous devez cochez l’optionMulti-taux de taxe dans les para-mètres comptable d’une fiche dedépense de note de frais.

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Nouveautés socle commun• Sage Notes de Frais bénéficie de plusieurs améliorations apportées sur le socle commun partagé

avec Sage Intranet RH :

• Nouvelle charte graphique

• Réorganisation des menus d'administration

• Restructuration et typage par métier des rôles (en remplacement des profils) :- Les règles de cumuls des profils ont changées notamment au niveau des données autorisées.

Le cumul est expliqué plus en détails au chapitre Rôles du manuel d'utilisation.

• Ajout d'un Rôle d'administrateur fonctionnel

• Gestion des populations de types organisation et libre (en remplacement des services)

• Ajout de la condition populations et revue des types de validations sur les circuits de validation (enremplacement des processus workflow) :- Type de validation Profil / Services / Etablissement sont transformés en type de validation Ges-

tionnaire- Type de validation Hiérarchique est transformé en type de validation Manager- En cas de mise à jour, il est impératif de réenregistrer chaque processus workflow après

migration en v8.

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Installation et activation de Sage Notes de frais

Installation et activation de Sage Notes de frais

CaractéristiquesL'application Sage Notes de frais possède les caractéristiques suivantes :

• elle est disponible et fonctionne seule ou en interaction avec l'offre Sage Comptabilité version 8 ouSage Paie version 7.30.

• la clé qui lui est associée sert à la fois de clé d'installation et de clé d'activation des postes Notes defrais.

• son modèle business se décline en plusieurs tranches de nombres de salariés et en 2 modes delicence (DEL/DUA ou DSU).

• son mode de distribution DVD contient les setup de Sage Etendue, Sage Intranet RH et Sage Notesde frais

• Sage Notes de frais version 8 est compatible avec les version 8 de Sage Etendue et Sage Intra-net RH. Pour faire cohabiter deux ou plus de ces trois modules sur le même site, il suffit d'installersuccessivement les différents setups dans le même répertoire d'installation et sur la même base dedonnées Etendue.

Architecture de l'applicationL'application Sage Notes de frais est une application modulaire comprenant :

• un socle commun mettant à disposition certains services partagés (activation, identification,connexion, annuaire de collaborateurs, communication interne, etc) ainsi que les données dumodule d'administration (sociétés, profils, utilisateurs, préférences, etc). Ce socle possède sapropre base de données nommée Etendue.

• Différents modules métiers qui viennent se combiner à ce socle commun, en proposant des fonc-tionnalités métiers spécifiques. Ces modules possèdent chacun leur propre base de donnéesmétier, peuvent accéder à la base partagée du socle via une interface ou en accès SQL direct, etbénéficient des services du socle commun (dont le module d'administration).

Les modules métiers disponibles sont les suivants :

• Le module Etendue proposant des fonctionnalités de gestion liées aux applications Sage 30/100(Comptabilité / Gestion Commerciale).

• Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH.

• Le module Notes de frais proposant des fonctionnalités de suivi des notes de frais, avec lien pos-sible vers Sage 30/100 Comptabilité et Sage Paie RH.

• Le module Front paie proposant des fonctionnalités de saisie des variables et de gestion des fichessalariés.

• Le module Pass'RH proposant des fonctionnalités de création et le suivi des entretiens annuels.

Ces différents modules fonctionnent indépendamment et sont complètement intégrés lorsqu'ils cohabitent.

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Mise à jour de version

Mise à jour de versionEn cas de mise à jour, il est impératif de réenregistrer chaque processus workflow après migration en v8. Il vous est également demandé de vérifier que les données non autorisées n'apparaissent pas en cas de cumul de profils.

Il est OBLIGATOIRE de valider toutes les demandes en attente avant de procéder à la migration.

Commandes externesSur le principe des commandes externes, il est possible depuis une application tierce d’appeler une URLNotes de frais en mode connecté et positionné sur une fonction spécifique.

Pour ce faire, lancez l’URL de base suivante http://[monserveur]/sage100/Home(-).aspx/Home/Open, à la-quelle on ajoute les paramètres http suivants :

• login : nom de connexion (obligatoire)

• password : mot de passe (facultatif si mot de passe vide)

• redirect : URL de redirection vers une fonction spécifique (facultatif, renvoie vers l’accueil si vide)

Ces paramètres peuvent être passés via les méthodes GET ou POST.

ExempleExemple d’une URL en mode GET ouvrant la fonction de saisie de consultation des notes de frais : http://[monserveur]/sage100/Home(-).aspx/Home/Open?login=xxxx&password=xxxx&redirect= http://[monser-veur]/sage100/ndf(societe).aspx/Ndf

Attention ! Les caractères spéciaux éventuellement contenus dans les paramètres login/password/redirecdoivent être encodés selon la table de correspondance suivante.

Caractères Codage URL

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« %22

# %23

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Commandes externes

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^ %5E

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Caractères Codage URL

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Administration de Sage Notes de frais

Administration de Sage Notes de fraisLe module d’administration du site Web vous permet de paramétrer et d’administrer Sage Notes de frais.

Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctions d’administrationproposées :

• Démarrer le module d’administration

• Configuration technique

• Paramétrage

• Habilitations

• Utilisateurs

• Supervision

Démarrer le module d’administrationPour démarrer le module d’administration de Sage Notes de frais :

1 . Saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://ServeurClient/sage100.

2 . Au premier démarrage, saisissez les droits d’accès d’un utilisateur de type « Administrateur » :- Utilisateur : « administrateur »- Mot de passe : « admin »

3 . Cliquez sur le bouton [Connexion].

Mes fonctions favorites sontmasquées par défaut à la pre-mière connexion.

Pour les afficher, il est néces-saire de les personnaliser via le

bouton .

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Personnaliser mes fonctions favoritesPour personnaliser les fonctions favorites :

1 . Cliquez sur .

2 . Cochez les fonctions à afficher et définissez leur positionnement par glisser-déposer.

3 . Déplacez les items en fonction du positionnement souhaité.

4 . Cliquez sur le bouton [Valider].

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Configuration technique

Régler les préférencesAdministration / Configuration technique / Préférences

Le lien Préférences permet d’activer différentes fonctions annexes de Sage Notes de frais comme l’an-nuaire entreprise et les communications internes :

• L’annuaire entreprise permet de visualiser les informations publiques de l’ensemble des utilisa-teurs de l’intranet. Un organigramme permet de naviguer dans l’arborescence hiérarchique.

• Les communications internes permettent de diffuser des annonces à destination des utilisateurs.Seul les utilisateurs administrateurs du site peuvent agir sur les annonces. L’annonce la plusrécente apparait directement sur la page d’accueil.

Cochez ces options pour lesvoir s’afficher dans l’ongletAccueil / Mon intranet.

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Paramétrer la sécurité des mots de passeAdministration / Configuration technique / Sécurité

Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les utilisateursde Sage Notes de frais.

Configurer l’envoi de mailsAdministration / Configuration technique / Envoi mails

Dans cette fenêtre, vous configurez l'envoi de mail aux utilisateurs.

1 . Renseignez l’adresse du serveur SMTP de l’entreprise.

Ce serveur doit autoriser l’accès au serveur web d’installation Etendue en Open Relay, de sorte quetoute demande d’envoi de mail soit possible sans authentification et quel que soit l’expéditeur.

2 . Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25.

3 . Cochez Connexion sécurisée (SSL) si le serveur SMTP requiert une connexion SSL.

4 . Renseignez un nom d’utilisateur/mot de passe dans le cas où le serveur SMTP n’est pas en OpenRelay public. Cela permet de s’authentifier sur le serveur SMTP avec les login et mot de passe cor-respondant à l’e-mail expéditeur pour autoriser l’envoi.

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5 . En fonction des serveurs, effectuer une des actions suivantes :- Si le serveur web et le serveur SMTP sont sur le même domaine, renseignez un domaine.- Si le serveur web et le serveur SMTP sont sur des domaines distinct, renseignez le domaine du

serveur SMTP.

6 . Cochez Utiliser de préférence l’e-mail de l’utilisateur connecté en tant qu’expéditeur pour quelors d’envois de mails automatiques, l'adresse mail indiquée soit celle de l'utilisateur connecté. Pourtout problème d'adresse mail de l'utilisateur connecté, c'est l’adresse générique renseignée ci-aprèsqui est alors utilisée.

7 . Renseignez une adresse mail expéditeur générique. Si l’option précédente est décochée, c'estl’adresse renseignée ici (de type No-reply ou générique) qui est utilisée.

Cette option n'est pas compatible avec les services de messagerie en ligne.

8 . Cochez Activer l’envoi de mails.

9 . Cliquez sur Test pour tester l’envoi de mail et les paramètres de connexion.

Pour cela, une adresse doit être renseignée sur l'utilisateur connecté.

Si le test est positif, cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration SMTP.

Consulter les licencesConfiguration technique / Licences

Le lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises et utilisées pour l’appli-cation Sage Notes de frais, avec possibilité d’actualiser la clé.

Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton [Valider]a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits actualisés.

Dans cette fenêtre, vous accédez :

• au bilan deslicences acquiseset utilisées en fonc-tion des modulesactivés et des cléssaisies.

• à la liste des pro-duits activés.

• à la saisie de la cléd'authenticité (nonmontrée ici.

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Comment sont décomptées les licences ?Les utilisateurs Notes de Frais sont dits en postes nommés, c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs actifsNotes de Frais créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les connexions simul-tanées à partir du même nom d'utilisateur sont interdites.

Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au moins un pro-fil du type concerné.

ExempleSage Notes de frais est installé en cohabitation avec Sage Etendue pour Gescom. Trois utilisateurs sontcréés : user1 ayant un profil de type Gescom, user2 ayant un profil de type Notes de frais et user3 cumulantdeux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors 2 postes Notes de fraiset 2 postes Etendue Gescom.

Le contrôle des licences s'effectue doublement :

• A la création/modification d'un utilisateur : si pour un module, le nombre de licences autorisées estdépassé, le message bloquant suivant s'affiche à l'enregistrement de la fiche :

Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X,aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module. <OK>.

• A la connexion d'un l'utilisateur : si pour un module le nombre de licences autorisées est dépassé, lemessage bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur :

Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous recon-necter ultérieurement. <OK>.

Gérer les sociétésAdministration / Configuration technique / Sociétés

Dans cet onglet, vous créez une ou plusieurs sociétés que vous interfacez ou non avec les sociétés crééesdans votre application métier Sage 100.

• Créer une société dans Sage Notes de frais

• Messages d’incidents à propos des sociétés

Une société est définie dans Sage Notes de frais par un fichier comptable (.mae) ou par un fichier paie (.prh).

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Créer une société dans Sage Notes de fraisPour créer un société dans Sage Notes de frais :

1 . Cliquez sur .

Une fiche dossier vierge s’ouvre.

2 . Identifiez la société dans le volet Identification proposé par défaut.

3 . Saisissez les paramètres de connexion aux bases de données de la Comptabilité et Gestion com-merciale dans le volet Connexion.

4 . Sélectionnez les paramètres métiers liés à la société.

5 . Rattachez des utilisateurs à cette société.

6 . Cliquez sur Enregistrer.

La société nouvellement créée est par défaut autorisée à tous les profils existants.

Identification

Code société

Le code société identifie le dossier dans Sage Notes de frais. Il est unique.

Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace.

Après enregistrement, il ne sera plus modifiable.

Description

Cet intitulé est affiché dans la liste des sociétés.

Connexion

Fichier paieLe fichier paie identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier .prh ».

Fichier comptableLe fichier comptable identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom dufichier .mae ».

Utilisateur / Mot de passe

Ces identifiants permettront d’accéder aux données de la société en cours de création.

Ils correspondent au login / mot de passe à utiliser par les Objets Métiers pour ouvrir la base à chaquenouvelle session (tout utilisateur confondu).

Ces identifiants existants doivent correspondre à un utilisateur appartenant à l’un des deux groupes deplus haut niveau d’habilitation (Administrateur ou Utilisateur). Par défaut, l’utilisateur classique Administra-teur est proposé sans mot de passe.

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Paramètres métier

Notes de frais

Racine référence note

Paramétrez la racine de numérotation des notes de frais. A chaque saisie de note, un compteur automa-tique à 5 chiffres s'ajoutera à cette racine pour former la référence de la demande.

Activer la passation paie

• Nature par défaut

Sélectionnez la nature de type Autres variables en base de paie qui sera utilisée pour enregistrerle remboursement.

• Date évènement

Sélectionnez la date qui correspondra à l'évènement créé (Date dépense / Date demande / Datevalidation).

Activer la passation comptableCochez cette case pour lier la gestion des notes de frais à la base comptable associée au dossier.

Code journal

Sélectionnez le code journal sur lequel les écritures liées aux notes de frais seront enregistrées.

Compte général collectif

Sélectionnez si besoin le compte général collectif qui servira à l’enregistrement des écritures liées auxnotes de frais.

Comptabilisation des écritures

Sélectionnez au choix le mode de comptabilisation des écritures liées aux notes de frais :

• Détaillées : toutes les écritures sont générées individuellement par note de frais.

• Regroupées : une seule ligne est générée par compte général.

Date de pièce

Sélectionnez au choix dans la liste déroulante :

• Date demande : dans ce cas, la comptabilisation de l’écriture se fait à la date de la demande de lanote de frais.

• Date comptabilisation : dans ce cas, la comptabilisation de l’écriture se fait à la Date de compta-bilisation renseignée lors de la validation de la note de frais. Si aucune date de comptabilisation n’aété renseignée lors de la validation, c’est la date de la demande qui est reprise.

Numéro de pièce


• Comptabilité : dans ce cas, la numérotation de la comptabilité est utilisée pour la numérotation despièces.

• Référence note de frais : dans ce cas, la référence de la note de frais est utilisée pour la numéro-tation des pièces.

Référence pièce


• Référence note de frais : dans ce cas, la référence de la note de frais est utilisée comme référencede pièce.

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• Libellé note de frais : dans ce cas, c'est le projet enregistré dans la note de frais qui est utilisécomme référence de pièce.

Ventilation analytique pour

Pour Synchroniser les sections analytiques pour utilisation en saisie de note de frais, cliquez sur .

Dans tous les cas, une synchronisation automatique est effectuée chaque nuit.

Sélectionnez au choix dans la liste déroulante le mode de ventilation analytique :

• Toutes : toutes les ventilations sont activées.

• Aucune : aucune ventilation n’est générée.

• Collaborateur : une ventilation analytique est réalisée en fonction de la section analytique collabo-rateur renseignée pour la note de frais.

• Projet : une ventilation analytique est réalisée en fonction de la section analytique projet renseignéepour chaque ligne de la note de frais.

• Compte général : une ventilation analytique est réalisée en fonction de la ventilation analytiquerenseignée pour le compte général.

Plan analytique Collaborateur

Sélectionnez au choix dans la liste déroulante le plans analytique pour la ventilation Collaborateur.

Plan analytique Projet

Sélectionnez au choix dans la liste déroulante le plans analytique pour la ventilation Projet.

Utilisateurs

Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés au dossier configuré.

Pour attacher un utilisateur au dossier créé :

1 . Sélectionnez-le dans la liste puis cliquer sur .

2 . Cliquez sur Enregistrer une fois tous les rattachements réalisés.

Pour attacher à la société plusieurs utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur Ajouter en multi-sélection pour afficher la fenêtre Sélection des utilisateurs.

Pour rompre le lien entre le dossier et l’utilisateur, cliquez sur en regard du nom de celui-ci dans le

tableau.

Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Détachertous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de confirmer letraitement.

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Messages d’incidents à propos des sociétés

Paramétrage

Notes de fraisParamétrage / Dépenses Notes de frais

Cette fenêtre affiche la liste des notes de frais.

Pour ouvrir la fiche d’un type de dépense, il suffit de cliquer sur son intitulé dans la liste.

Message Solution

Aucune société n’a été configurée pour cette installation. Veuillez en créer au moins une avant de poursuivre la configu-ration du site. <OK>

Vous êtes administrateur et aucune société n’est créée dans Sage Notes de frais. Connectez-vous en tant qu’administrateur et procédez à une création de société.

Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK>

L’utilisateur connecté (non administrateur) n’a accès à aucune des sociétés créées. L’adminis-trateur doit associer l’utilisateur à un profil ayant accès à la société.

La connexion à la base commerciale ou comptable de la société X a échoué. La base est corrompue ou absente, ou bien les identifiants de connexion sont erro-nés. <OK>

Le fichier comptable et/ou le fichier commercial sélectionné pour la société n’est pas accessible. Vérifiez les Nom de connexion / Mot de passe.

Cliquez sur pour person-naliser la liste.

Ce bouton s’affiche danstoutes les listes. N’hésitez pasà l’utiliser pour personnaliserla liste.

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Créer un type de dépense de note de fraisPour créer un type de dépense de note de frais :

1 . Cliquez sur .

2 . Dans le volet Volet Description, identifiez le type de dépense.

3 . Dans le volet Volet Paramètres Paie, sélectionnez une nature de passation pour le type dedépense.

Si vous sélectionnez Nature par défaut, c’est la nature sélectionnée lors de l’activation de la passa-tion paie qui est prise en compte (fiche Société / Paramètres métiers).

Si l’onglet Paramètres paie n’est pas affiché, c’est que la passation paie est inactive pour la société. Pouractiver et paramétrer la passation Paie d’une société : dans la fiche Société / Paramètres métiers, cli-quez sur Activer la passation Paie et sélectionnez une nature par défaut.

4 . Dans le volet Volet Paramètres comptables :- Sélectionnez Multi taux de taxe si la dépense concerne des prestations avec différents taux de

taxe.- Si vous souhaitez donner la possibilité au demandeur ou valideur de ventiler la dépense sur plu-

sieurs taux, cochez Ventilation demandeur et sélectionnez Imposée. - Si vous souhaitez donner la possibilité au valideur de ventiler la dépense sur plusieurs taux,

cochez Ventilation valideur.

5 . Pour chaque taux, renseignez un compte, un taux et un pourcentage déductible.

Si l’onglet Paramètres comptable n’est pas affiché, c’est que la passation comptable est inactive pour lasociété. Pour activer et paramétrer la passation comptable d’une société : dans la fiche Société / Para-mètres métiers, cliquez sur Activer la passation comptable et sélectionnez une nature par défaut.

6 . Cliquez sur [Enregistrer].

Habilitations

PopulationsHabilitations / Populations

Cette fonction permet de gérer la structure organisationnelle de la société, afin d’y rattacher les différentscollaborateurs.

Les populations importées ou créées sont utilisées :

• Pour définir des circuits de validation spécifiques

Population Cadre : 1 étape

Population non cadre : 2 étapes

• Pour définir des valideurs spécifiques

Gestionnaire pour valider les demandes des intérimaires

Gestionnaire pour valider les demandes des salariés.

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Gérer des populationsCette fenêtre affiche la liste des populations créées par l’administrateur pour Sage Notes de frais.

Créer une populationPour créer une population dans Sage Notes de frais :

1 . cliquez sur

2 . dans le volet Identification, renseignez un Code, un Libellé et sélectionner un type de population :- type Organisation

Les populations de type Organisation reprennent les niveaux organisationnels de la Paie.- type Libre

Les populations de type Libre regroupent un ensemble d’utilisateurs qui partagent un même cri-tère différent d'un critère Métier. Ex. : l'ensemble des membres du comités de direction oul'ensemble des membres d'une équipe projet.

3 . dans le volet Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs rattachés à la population

4 . cliquez sur Enregistrer.

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Importer des niveaux d'organisationAfin de ne pas créer les niveaux d'organisation de votre société, importez-les directement depuis la Paie.

Pour importer des niveaux d'organisation :

1 . Cliquez dans l'action Importer les organisations Paie.

2 . Dans la fenêtre qui s'affiche :

- Sélectionnez le niveau d'organisation à importer.- Pour rattacher les utilisateurs à un niveau d'organisation, cochez l'option Associer automati-

quement les collaborateurs.

3 . Cliquez sur Importer.

Les niveaux d'organisation importés sont automatiquement créés comme population de type Organisation.

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Circuits de validationsHabilitations / circuits de validations

Un circuit de validation est ensemble de tâches consécutives dont chaque étape du circuit dépend de lavalidation de la tâche précédente et cela jusqu'à la dernière tâche.

Fiche circuit de validationL’onglet Identification rappelle le code et l’intitulé du circuit de validation Notes de frais.

L’onglet Conditions population affiche les populations concernées par ce circuit de validation. Si aucunepopulation n’est affichée dans la liste, le circuit de validation concerne l’ensemble des collaborateurs.

Si plusieurs circuits sont rattachés à un collaborateur, le premier sera appliqué ; vous pouvez donc créer uncircuit général qui s'applique à tout le monde, puis un circuit spécifique pour une population définie.

Dans Sage Notes de frais, le circuit de vali-dation s’intitule Note de frais.

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Dans l'onglet Conditions validations :

1 . Déterminez le nombre d'étapes de validation requises.

2 . Cochez l'option Notification mail statut final pour que les demandeurs soient avertis par mail dèsque la dernière étape de validation est atteinte.

3 . Si votre circuit de validation comporte au moins une étape :- Saisissez un libellé personnalisé.- Déterminez un seuil de passage :

Sélectionnez Aucun si vous souhaitez que toutes les demandes nécessitent la validation del'étape. Ou bien, sélectionnez Seuil de passage pour activer l’étape uniquement lorsque lesnotes dépassent un certain montant. Dans ce dernier cas, indiquez le montant dans la zonesituée à côté.

- Déterminez si un délai est nécessaire pour valider l'étape.- Déterminez une action à entreprendre si le délai est dépassé.- Sélectionnez le type de validation.

Il est important à ce stade de sélectionner un type de validation compatible avec les autorisations du rôlesélectionné (Manager ou Gestionnaire) : dans un circuit à deux validations, si la deuxième validation estune validation Gestionnaire, il est indispensable dans la définition du rôle gestionnaire (Onglet Autorisa-tions / Fonctions autorisées / Validation) que soit sélectionné Validation 2.

- Si vous autorisez qu'un demandeur puisse annuler sa demande, cochez cette option.- Si le demandeur et le valideur doivent être notifiés, cochez ces options.- Cliquez sur Enregistrer pour valider.

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La commande Rétablir les paramètres par défaut disponible dans les Actions en bas de la fenêtre, per-met de rétablir les paramètres processus définis à l’installation.

RôlesHabilitations / Rôles

Les rôles permettent de définir les droits d’accès aux sociétés, aux fonctions et données ainsi qu’aux popu-lations. Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs rôles au niveau de sa fiche collaborateur.

L'application est livrée en standard avec un certain nombre de rôles modèles pré-paramétrés. En tant qu’ad-ministrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux.

Rôle d'administrateur fonctionnelCe rôle permet à un utilisateur d'accéder au module d'administration de manière restreinte.

Avec ce rôle, il est possible de déconnecter les utilisateurs connectés, de débloquer les utilisateurs s'étanttrompés dans leur mot de passe, de modifier les affectations des rôles, des populations et de terminer lesdemandes.

Gestion des rôles créés dans Sage Notes de fraisCette fenêtre affiche la liste des rôles créés par l’administrateur pour la Comptabilité et la Gestion commerciale.

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Créer un rôlePour créer un rôle :

1 . Cliquez sur .

2 . Sélectionnez le type de rôle Notes de frais.

3 . Dans le volet Identification, identifiez ce rôle par un Code et un Intitulé.

4 . Dans le volet Autorisations, sélectionnez les restrictions d’accès aux fonctions puis aux données

Lorsqu’un utilisateur se voit attribuer un rôle, ce qu’il est autorisé à voir ou à faire (fonctions et don-nées) est paramétré ici.

5 . Dans le volet Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce profil.


Rappelons qu’un nouveau rôle peut être créé par duplication ( ) d’un rôle existant depuis la liste.

Cumul des rôlesLes règles de cumul de deux rôles R1 et R2 sont les suivantes :

• Si une fonction est autorisée sur R1 mais pas sur R2, les données autorisées et populations autori-sées sont lues sur le rôle R1 uniquement.

• Si une même fonction est cochée sur les rôles R1 et R2, les données et populations autoriséesdépendent d'un paramètre et sont représentées par les cadres verts.

Par exemple, vous pouvez donner la possibilité à l’utilisateur de rédiger un commentaire lors de lasaisie d’une note de frais.

* Les données et populations autorisées reprendront celles du profil de plus haut niveau suivant l'ordre suivant :1) Tous les collaborateurs2) Populations autorisées3) Populations d'appartenance4) Tous les subordonnés5) Collaborateurs N-1

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UtilisateursLes utilisateurs sont :

• les salariés figurant dans l’annuaire de l’entreprise,

• les salariés ayant le statut d’utilisateurs Sage Notes de frais (case à cocher Utilisateur actif).

Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d’habilitation, et entrenten considération dans le décompte des droits liés au contrat souscrit.

Gérer les utilisateurs Cette fenêtre affiche la liste des utilisateurs créés.

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Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur :

1 . Cliquez sur puis sur Supprimer.

2 . Confirmez votre choix.

Incidence de la suppression d’un utilisateur

Vous supprimez un collaborateur actuellement connecté

Le collaborateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer à utiliserl’application jusqu’à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué.

Vous supprimez un collaborateur défini comme Utilisateur Etendue

Si le collaborateur est un Utilisateur Notes de frais, un droit se libère instantanément par rapport au dé-compte contractuel.

Particularités du collaborateur Administrateur

L’utilisateur Administrateur n’entre pas en compte dans le décompte des droits Sage Notes de frais.

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Créer un utilisateurPour créer un utilisateur :

1 . Cliquez sur .

2 . Dans le volet Identification, renseignez les informations sur cet utilisateur.

3 . Si vous cochez la case Manager, renseignez alors le volet Management qui devient accessible.

4 . Dans le volet Connexion :- Cochez la case Utilisateur actif et cochez les autres niveaux d’utilisation.

La case Visible annuaire permet de filtrer les utilisateurs que l’on ne souhaite pas publier surl’annuaire.

- Renseignez les informations d’authentification.

5 . Dans le volet Rôle, rattachez un ou plusieurs rôles.

Le nombre de collaborateur - utilisateur de Sage Notes de frais qu’il est possible de créer est soumis aunombre de licences acquis. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votre reven-deur.

6 . Dans le volet Société, sélectionnez la société de gestion par défaut.

7 . Dans le volet Populations, rattachez une ou plusieurs populations d'appartenance.


N’oubliez pas de rattacher l’utilisateur à unesection analytique ainsi qu’à son comptetiers.

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Importer des utilisateursUtilisateurs / Importer

Cette fonction permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante, de manière à importer desinformations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fastidieuse de ces données.

Cette base peut être :

• le réseau interne de votre société (un annuaire LDAP de type Active Directory ou Exchange),

• les comptes tiers de type salariés, enregistrés dans votre application Sage 100,

• les salariés de votre application Sage Paie.

Initialisation

Pour importer un annuaire existant :

1 . Sélectionnez le mode de synchronisation (import de nouveaux collaborateurs ou mise à jour).

2 . Sélectionnez la base source (type des collaborateurs à importer ou à synchroniser, soit un annuaireLDAP, soit les comptes tiers de type salariés enregistrés dans votre application Sage 100 Compta-bilité ou Paie).

3 . Si vous importez des salariés, sélectionnez la société d’origine.

4 . Si vous importez un Annuaire LDAP, renseignez le nom du domaine, le nom de connexion àl’annuaire (login) et le mot de passe.

5 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

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Sélection des utilisateurs

Le programme affiche la liste des collaborateurs trouvés.

1 . Sélectionnez les utilisateurs à importer ou à mettre à jour dans Sage Notes de frais à l’aide descases à cocher.

2 . Modifiez au besoin l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la liste] .


Paramètres d’import

Cette étape permet d’affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés.

1 . Cochez la case Utilisateur actif pour rendre accessible les zones de paramétrage des Profilsd’habilitations et d’Authentification.

2 . Cochez la case Visible annuaire si vous souhaitez que tous les collaborateurs importés appa-raissent dans l’annuaire.

3 . Dans Rôles d’habilitations, ajoutez les profils que vous souhaitez rattacher en rafale aux salariésimportés.

4 . Dans Authentification, vous pouvez choisir la règle de création du login et la génération automa-tique d'un mot de passe.

Deux modes d’authentifications sont possibles :- Windows : si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option per-

met au collaborateur de se connecter à Sage Notes de frais avec ses identifiants Windows.

Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation automatiqueà partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory.

- Formulaire : vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : login utilisateuret mot de passe.


Validation

1 . Vérifiez le tableau récapitulatif de l’importation des collaborateurs.

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Si vous souhaitez informer les nouveaux utilisateurs de leurs identifiants, cochez l’option Envoyerles identifiants par email aux utilisateurs ajoutés.

2 . Cliquez sur le bouton [Importer].

Un bilan dresse le nombre d'utilisateurs importés avec succès, les erreurs rencontrées et leurcause.

Les collaborateurs importés sont ajoutés à la liste des utilisateurs.

Supervision

Utilisateurs connectésSupervision / Connexions en cours

Connexions en cours affiche la liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Notes de frais enprécisant :

• le login

• l’heure depuis laquelle il est connecté.

• le nom du l’utilisateur

• l’adresse IP de son ordinateur

Pour fermer la connexion d’un utilisateur, cliquez sur puis confirmez votre choix.

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Historique des validationsSupervision / Historique validations

Le lien Supervision liste, sous forme de tableau, l’ensemble des demandes de notes de frais faites par lescollaborateurs dans Sage Notes de frais, rappelant pour chacune d’entre-elles :

• l’intitulé du processus

• le collaborateur ayant fait la demande

• la date de la demande

• le statut de la demande dans le circuit de validation (Enregistrée, Attente information, Attente devalidation, Acceptée, Refusée, Annulée, En erreur)

Le statut En erreur correspond à une situation problématique dans le circuit de validation. Il peut s’agir parexemple de l’absence de personne en charge de validation.

Le bouton en regard de chaque demande permet de supprimer la demande.

Pour ouvrir une demande, cliquez sur celle qui vous intéresse.

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Réintégrer en Paie des éléments acceptésSupervision / Historique validations / Historique

En cas de restauration d'une sauvegarde de la Paie, plusieurs éléments acceptés dans Notes de frais /Front paie risquent d'être perdus. Il est alors nécessaire de les réintégrer.

Pour réintégrer des éléments acceptés :

1 . Cliquez sur Historique.

2 . Dans la liste, sélectionnez les demandes à réintégrer.

Un regroupement sur les circuits de validation est possible à partir de la fonction de Recherche.

3 . Cliquez sur Réintégrer en pied de liste ou à partir du bouton .

4 . Si plusieurs modules sont installés, sélectionnez les domaines métiers à mettre à jour, ici la Paie.

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Utilisation de Sage Notes de frais

Utilisation de Sage Notes de fraisLes pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées.

• Se connecter à Sage Notes de frais

• Onglet Accueil / Mon intranet

• Onglet Paie & RH / Mon espace : utilisation de l’espace dédié aux notes de frais

Se connecter à Sage Notes de fraisPour vous connecter à Sage Notes de frais :

1 . Saisissez l’URL http://ServeurClient/sage100.

2 . Saisissez vos login et motde passe.

Vous avez le droit à cinqessais.

3 . Cochez Connexion auto-matique pour pas ressai-sir vos identifiants à laprochaine connexion.

4 . Cliquez sur Me connec-ter.

Vous accédez à l’ongletMon espace.

4

3

2

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Onglet Accueil / Mon intranetCet onglet donne accès à l’Annuaire entreprise, à l’espace de Communication interne et permet dechanger de mot de passe.

Onglet Paie & RH / Mon espace : utilisation de l’espace dédié aux notes de frais

L’onglet Paie & RH / Mon espace RH donne accès aux Notes de frais ainsi qu’à des alertes.

Pour changer de mot depasse :

1 . Cliquez sur Changerde mot de passe.

2 . Saisissez l’ancien motde passe, le nouveau,puis confirmer.

3 . cliquez sur Valider.

Mes fonctions favorites sontmasquées par défaut à la pre-mière connexion.

Pour les afficher, il est néces-saire de les personnaliser via le

bouton .

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Mes alertesPaie & RH / Mes alertes

Les types d’alertes sont les suivants :

Chaque alerte dans la liste est un lien cliquable qui ouvre la fenêtre permettant son traitement. Une foisqu’une alerte est traitée, elle disparaît de la liste.

1 . Cliquez sur la ligne d’alerte à traiter.

2 . Traitez l’alerte.

Utilisateur connecté Type d’alerte Action

Collaborateur à l’origine de la demande

Note de frais acceptée

Note de frais refusée

Note de frais en attente d'infor-mation

Envoyer les infos complémen-taire, voir Compléter une note de frais pour demande d’infor-mation.

Note de frais en erreur Saisir à nouveau la note de frais

Collaborateur en charge de la validation

Note de frais en attente de vali-dation

Contrôler la demande de note de frais

La liste des alertes s’affiche automatiquement sur cet onglet, listant leschangements de statut de vos demandes de notes de frais et les diffé-rentes tâches à réaliser en lien avec votre statut.

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Mes notes de fraisPaie & RH / Mon espace / Mes notes de frais

Mes notes de frais affiche par défaut l’ensemble des demandes du collaborateur, qui suivent leur coursdans le circuit de validation (demandes enregistrées, en attente d’information et en attente de validation).

Il est également possible d’afficher l’historique (demandes acceptées, refusées, annulées ou en erreur), demême que de toutes les afficher quel que soit leur statut et ce, via les boutons prévus à cet effet au dessusde la liste.

Sur chaque ligne de notes de frais, les icônes d’alerte suivantes peuvent s’afficher :

Icône Signification

Cette icône s’affiche lorsque le montant réel saisi est supérieur au montant remboursé.

Cette icône s’affiche lorsqu’un commentaire a été saisi lors de la création / modification de la demande de note de frais.

Cette icône s’affiche lorsqu’une pièce a été jointe à la demande de note de frais.

Cette icône s’affiche lorsqu’une demande de note de frais est en retard de validation.

Cette icône s’affiche lorsqu’il est possible de ventiler la dépense sur plusieurs taux de taxe.

Cette icône s’affiche lorsque la dépense est ventilée sur plusieurs taux de taxe.

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Bouton Actions Ce bouton, en regard de chaque demande de note de frais, propose pour la demande concernée les diffé-rentes actions suivantes, disponibles en fonction des cas :

• Modifier / Envoyer : permet au collaborateur de modifier une note de frais enregistrée en tant quebrouillon ou une note de frais qu’il est nécessaire de compléter.

• Annuler : permet au collaborateur de supprimer sa note de frais après un message de confirmation.

• Relancer : permet au collaborateur de relancer le responsable hiérarchique en charge de sa notede frais et de saisir un commentaire à son attention.

• Réémettre : permet au collaborateur de réintroduire dans le circuit de validation sa demande denote de frais refusée ou en erreur et de saisir un commentaire.

• Imprimer : permet au collaborateur de lancer l'impression de sa note de frais.

• Saisir une nouvelle note de frais : permet de générer une demande de note de frais.Voir Créer une note de frais.

• Imprimer : permet d’imprimer en une action la liste des notes de frais en cours.

Créer une note de frais1 . Pour générer une nouvelle note de frais depuis la liste des demandes de notes de frais, vous pou-

vez au choix :

- cliquer sur le bouton

- dans l’encadré Actions, cliquer sur Saisir une nouvelle note de fraisUn assistant de saisie apparaît.

2 . Renseignez les champs de l’étape Initialisation :- Analytique projet : dans le cas d’une ventilation analytique Projet, cette zone apparaît. Sélec-

tionnez alors la section analytique permettant le rattachement de la note de frais à un projet. Siaucun plan analytique de type projet n'est défini en paramètre de passation comptable dans lafiche société, alors cette zone est grisée et non modifiable.

Vous pouvez afficherd’autres zones via le bou-

ton .

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- Analytique collaborateur : dans le cas d’une ventilation analytique Collaborateur, cette zoneapparaît. Saisissez alors la section analytique permettant le rattachement de la note de frais aucollaborateur qui en fait la demande.

- Date demande : par défaut, le programme indique la date système du jour.- Référence : le programme indique un numéro de référence à la note de frais. Cette référence

n’est pas modifiable.- Libellé : saisissez l’objet de la note de frais.

Passez ensuite à l’étape suivante.

3 . L’étape Saisie vous permet d’enregistrer une par une les lignes de la note de frais dans le bandeauprévu à cet effet.

- Date : sélectionnez, à l’aide du calendrier, la date de la dépense.- Dépense : sélectionnez, à l’aide de la liste déroulante, le type de la dépense (ex : Repas).- Quantité : cette zone s’affiche lorsqu’une dépense de type Quantité (ex : Indemnités kilomé-

triques) est sélectionnée dans la zone Dépense. Dès lors, saisissez la quantité d’unités dépen-sées pour la ligne correspondante. La saisie de ce champ est obligatoire.

- Montant réél unitaire : cette zone peut être le montant réel unitaire ou global, selon le paramé-trage de dépense. La saisie de ce champ est obligatoire.

- Montant remboursé : le programme indique le montant à rembourser au collaborateur deman-deur de la note de frais. Cette zone n’est pas modifiable. Le calcul est fonction du type de rem-boursement et de la quantité ou du montant saisis (selon paramétrage de la dépense enadministration) :

- Lorsque le Type de remboursement a été paramétré au Réel en Administration, le montantremboursé correspond au montant réel.Lorsque le Type de remboursement a été paramétré au Réel plafonné en Administration, lemontant remboursé correspond le cas échéant :- au montant réel unitaire multiplié par la quantité, dans la limite du montant unitaire plafonnémultiplié par la quantité- ou au montant global réel dans la limite du montant global plafonnéLorsque le Type de remboursement a été paramétré au Forfaitaire en Administration, le mon-tant remboursé correspond le cas échéant :- au forfait unitaire multiplié par la quantité- ou au forfait global

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N° de pièce jointe : le programme indique le numéro d’ordre d’insertion de la pièce jointe pour lanote de frais.

- analytique projet : le programme indique par défaut la section analytique projet sélectionnée àl’étape initialisation. Si aucun plan analytique de type projet n'est défini en paramètre de passa-tion comptable en fiche dossier, alors cette zone est grisée et non modifiable.

Si vous êtes autorisé à ventiler la dépense sur plusieurs taux de taxe, deux cas peuvent se produire :

3 . 1 . Le pictogramme s’affiche sur la ligne. Dans ce cas, cliquez sur puis sur Ventiler sur

plusieurs taux de taxe et la fenêtre Ventiler sur plusieurs taux de taxe s’affiche.

3 . 2 . La fenêtre Ventiler sur plusieurs taux de taxe s’affiche directement.

Passez à l’étape suivante.

Les actions sur les lignes sont :- Modifier la ligne : cette action ouvre une fenêtre listant toutes les colonnes de la ligne en mode

formulaire, avec possibilité de modifier les champs autorisés en modification (sauf le type dedépense qui est grisé).

Pour valider la ligne, cliquez sur le bouton Ajouter.

Celle-ci s’affiche alors dans le tableau en dessous.

Si des pictogrammes s’af-fichent sur la ligne, survolez-les avec le curseur de la sou-ris pour prendre connais-sance de leur message.

Dans ces deux cas, répartis-sez alors le montant selon les différents taux de taxe en res-pectant la valeur du montant réel.

Cliquez sur OK pour valider la répartition.

m

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- Supprimer : cette action supprime la ligne après message de confirmation.- Attacher une pièce jointe : cette action ouvre une fenêtre permettant de lier une pièce à la ligne

de la note de frais.

Si une pièce jointe est attachée à la ligne, le pictogramme suivant s'affiche et une info-bulle indique lenom et l'extension du fichier attaché. Ce pictogramme est cliquable. Il ouvre ainsi la pièce jointe dans unnouvel onglet du navigateur.

- Ajouter un commentaire : cette action ouvre une fenêtre permettant d'associer un commentaireà la ligne.

Si un commentaire est associé à une ligne, le pictogramme suivant s’affiche et une info-bulle indiqueles nom et prénom de l'auteur ainsi que le contenu du commentaire.

Si le montant réel est supérieur au montant remboursé, le pictogramme suivant s'affiche et une info-bulle indique la part des frais non remboursée au collaborateur demandeur de la note de frais.

4 . L’étape Envoi récapitule les éléments de la note de frais. Elle permet également de joindre unepièce à la demande globale. Pour finir, elle permet de saisir un commentaire à l’attention des inter-venants en charge de la validation de la note.

Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour valider et envoyer la note de frais dans le circuit de validation.

Le bouton [Enregistrer sans envoyer] permet de valider la note de frais et d’attendre avant de la soumettre à validation.

5 . Une fois la note de frais enregistrée, vous pouvez en générer une nouvelle grâce au bouton [Nou-velle demande], ou bien retourner à la liste des demandes grâce au bouton [Fermer].

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Compléter une note de frais pour demande d’informationSi un valideur demande plus d’informations afin d’accepter votre demande de notes de frais, celui vous de-mande peut-être de lui fournir une facture ou d’émettre un simple commentaire. Ces notes de frais s’af-fichent avec le statut En attente d’information et vous devez les compléter pour qu’elles soient acceptées.

Pour compléter une note de frais :

1 . Repérez la note de frais En attente d’information.

2 . Sur la ligne de la note de frais à modifier, cliquez sur puis sur Modifier / Envoyer.

3 . Dans la note de frais, cliquez de nouveau sur puis sur Attacher une pièce jointe ou Ajouter

un commentaire.

4 . Une fois la pièce jointe attachée ou le commentaire enregistré, cliquez sur Suivant.

Le commentaire enregistré s’affiche dans la note de frais / volet Fil de commentaires.

5 . Cliquez sur Envoyer.

La note de frais ainsi complétée est envoyée au valideur.

Valider une note de fraisPaie & RH / Validations / Notes de frais

L’accès à la validation notes de frais n’est autorisé qu’aux collaborateurs ayant la charge de validation.

L’entrée Validation notes de frais affiche l’ensemble des notes dont le collaborateur a la charge de vali-dation. Il peut ainsi :

• Accepter la note de frais

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Pour cela, cliquez sur et sélectionner Accepter.

Vous avez alors la possibilité de modifier l’entête de la demande et de saisir un commentaire.

Validation et passation comptable- Lorsque vous acceptez une note de frais, le programme contrôle, en vue de la passation comp-

table, que le journal comptable paramétré n'est pas en cours d’utilisation et donc pas verrouillé.Si le journal comptable est verrouillé, l’envoi n’est pas mis en erreur immédiatement par le pro-gramme. La mise en erreur n’est engagée que si 5 heures plus tard, malgré dix autres tentativesd’ouverture du journal comptable, celui-ci est toujours verrouillé. Dans ce cas, un messaged’erreur indique que la passation comptable est impossible car le journal est en cours d'utilisa-tion.

- Lors d'une passation comptable avec ventilation analytique projet, si la section renseignéen’existe pas, alors le montant est déversé sur la section d’attente du plan.

• Refuser la note de frais

Pour cela, cliquez sur et sélectionner Refuser

• Demander des informations complémentaires

Pour cela, cliquez sur et sélectionner Demander plus d’informations

• Modifier la note de frais

Pour cela, affichez la note de frais puis cliquez sur et sélectionner Modifier la ligne.

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Déléguer mes validationsPaie & RH / Validations / Déléguer mes validations

Ce lien permet de déléguer à un autre collaborateur, pendant une période définie, son pouvoir de validationdes notes de frais qui lui sont adressées. Ainsi, le délégué acquiert temporairement les mêmes relationshiérarchiques et les mêmes populations autorisées que le délégataire. Dès lors, une demande de vali-dation transmise entre la date de début et la date de fin programmée est également envoyée au délégué.

Le délégué doit donc posséder au préalable la fonction de validation nécessaire, sinon la demande ne luiest pas transmise. C’est l’administrateur qui attribue les habilitations. Contactez l’administrateur le caséchéant. De même, si le délégué est lui-même en délégation au moment de la transmission de lademande, celle-ci ne lui est pas transmise.

Le délégué doit valider les demandes de notes de frais adressées pendant la période d’absence du délé-gataire. Au-delà de cette période, les demandes de notes de frais déléguées seront toujours à la chargedu délégué.

1 . Dans la fenêtre Activation de la délégation, sélectionnez le type de délégation qui vous convient :- Aucune délégation : cette option désactive la délégation.- Délégation globale : pour déléguer le pouvoir de validation à un manager particulier.- Délégation détaillée : pour déléguer, si besoin, le pouvoir de validation à plusieurs managers en

fonction des types de validation des demandes.

2 . Validez votre demande de délégation en cliquant sur le Enregistrer.

Que ce soit en délégationglobale ou détaillée, lors-qu’un délégué sélectionnén’a pas les habilitations né-cessaires rattachées à son

rôle, l’icône s’affiche enregard de son nom.

Dès lors, vous devez soitchoisir un autre délégué, soitdemander à l’administrateurde modifier son profil.

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Export CSV des notes de fraisPaie & RH / Préparation Paie / Exporter les notes de frais

Cette fonction n’est accessible qu’au rôle Gestionnaire RH.

Utilisez cette fonction pour exporter les notes de frais dans un fichier au format CSV.

Type d'export

Sélectionnez au choix :

• Synthèse : dans ce cas, le programme exporte une ligne CSV par note de frais, donc uniquementles données d'en-tête et de pied de la demande de remboursement.

• Détail : dans ce cas, le programme exporte une ligne CSV par ligne de dépense de note de frais ;les données d'en-tête et de pied étant répétées à chaque ligne.

Date demande sup. à... inf. à

Saisissez dans ces zones la fourchette de dates des demandes à exporter. Le programme prend encompte les dates d'en-tête des demandes et non les dates des lignes de dépense.

Statut demande

Sélectionnez le statut des demandes de notes de frais à exporter, au choix :

• Acceptée : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est Acceptée sont exportées dans lefichier au format CSV.

• Refusée : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est Refusée sont exportées dans lefichier au format CSV.

• Attente de validation : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est Attente de validationsont exportées dans le fichier au format CSV.

• Attente d'information : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est Attente d’informationsont exportées dans le fichier au format CSV.

• Enregistrée : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est Enregistrée sont exportées dansle fichier au format CSV.

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• Annulée : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est Annulée sont exportées dans lefichier au format CSV.

• En erreur : dans ce cas, seules les demandes dont le statut est En erreur sont exportées dans lefichier au format CSV.

Ne pas sélectionner de statut permet d’exporter tous les statuts.

Collaborateurs

Sélectionnez au choix :

• Tous : cette option permet d'exporter les notes de tous les collaborateurs autorisés à l'utilisateurconnecté.

• Filtre dossier : cette option permet de cibler l'export sur les collaborateurs associés à un dossier derattachement administratif particulier. Si aucun ou un seul dossier existe, alors cette option nes'affiche pas. Si au moins deux dossiers existent, un champ supplémentaire Dossier apparaît en-dessous proposant la liste des dossiers existants.

• Filtre population : cette option permet de cibler l'export sur les collaborateurs d'une population par-ticulière. Cette option ne s'affiche que dans le cas où au moins une population existe et que le rôleconnecté est en mode Toutes les collaborateurs ou Populations autorisées. Dans ce cas, unchamp supplémentaire Population apparaît en-dessous.

• Filtre salarié : cette option permet de cibler l'export sur un collaborateur particulier. Une zone desaisie auto-complétée sur 3 critères (nom, prénom, ) s'affiche en-dessous. La liste déroulante asso-ciée ne liste que les collaborateurs autorisés à l'utilisateur connecté (selon option profil). Si la zoneest laissée vide, l'ensemble des collaborateurs autorisés sera inclus à l'export.

A l’issue de l’export, un fichier au format .CSV est généré et proposé en téléchargement direct dans le na-vigateur.

Les colonnes proposées dans le fichier .CSV dépendent du type d'export (en bleu les critères d'en-tête etde pied de note, en noir les critères de lignes de dépense).

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Index

Index

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A

Accueil .............................................................................. 38

Administration ................................................................ 12

Architecture ....................................................................... 4

C

Circuits de validations ................................................. 25

CollaborateurCollaborateurs connectés .................................................... 34

Consultation ......................................................................... 29

Création .........................................................................22, 31

Fermer une connexion ......................................................... 34

Importation des collaborateurs ............................................ 32

Liste ..................................................................................... 29

Modification ......................................................................... 29

Rôle ..................................................................................... 33

Synchronisation annuaire .................................................... 32

Configuration .................................................................. 14

D

Démarrage de Sage Notes de frais ....................... 37

URL ..................................................................................... 37

Démarrage du module d’administrationDroits d’accès ...................................................................... 12

URL ..................................................................................... 12

Dépenses ........................................................................ 21

E

Export CSV ..................................................................... 48

F

FavorisPersonnaliser ....................................................................... 13

I

Importation automatique des collaborateurs ...... 32

L

Licences ............................................................................16

M

Mise à jour ........................................................................10

Mot de passe ...................................................................38

Envoyer les identifiants par email .........................................34

Modification ..........................................................................38

N

Note de fraisCompléter / Modifier .............................................................45

Créer .....................................................................................41

Déléguer ...............................................................................47

Valider ..................................................................................45

P

Personnalisation .......................................................6, 41

Population ........................................................................22

Création ................................................................................23

Modification ..........................................................................23

Préférences .....................................................................14

R

RôleAdministrateur fonctionnel ....................................................27

Consultation ...................................................................23, 27

Création .........................................................................23, 28

Modification ..........................................................................27

S

Sage Notes de FraisPrésentation ...........................................................................4

Sécurité .............................................................................14

SociétéCréation ................................................................................18

Fichier comptable .................................................................18

Identifiants de connexion ......................................................18

Messages d’incidents ...........................................................21

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Documents

Sage Notes de Frais i7 - sage100cloud.online-help.sage.fr · • Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH. • Le module Notes de frais proposant