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SÉANCE DU COMITÉ ADMINISTRATIF DATE : Mercredi 7 décembre 2016

HEURE : 8 h 45

LIEU : Salle des comités, bureaux de la MRC de Memphrémagog

À LAQUELLE ÉTAIENT PRÉSENTS :

Jacques Demers, préfet Vicki May Hamm, préfète suppléante, Magog Jean-Pierre Adam, Canton d’Orford Philippe Dutil, Stanstead Lisette Maillé, Austin Martin Primeau, Canton de Hatley également présents : Guy Jauron, secrétaire-trésorier Alexandra Roy, coordonnatrice de projets

ORDRE DU JOUR

1. Ouverture et présences

2. Adoption de l'ordre du jour

3. Lecture, si demandé, et adoption du procès-verbal du 2 novembre 2016

4. Affaires découlant du procès-verbal du 2 novembre 2016

5. ÉVALUATION Rapport sur la tenue à jour des rôles

6. AMÉNAGEMENT Rapport d’activités

Avis de conformité : modification à des plans ou règlements d’urbanisme locaux : - Canton de Hatley : règl. 2016-11, 2016-12 et 2016-13

- North Hatley : règl. 2016-597 (le cas échéant)

Demandes d’acquisition des données Lidar

7. DÉVELOPPEMENT DURABLE Rapport d’activités

Demande de la SCLL

Inventaire des informations sur les milieux humides

Matières résiduelles - Ressourcerie des Frontières

8. SÉCURITÉ PUBLIQUE Sécurité incendie

- Rapport d’activités - Modalités de partage des coûts / 911 / 2e ligne IP

Protection policière - SQ - Rapport d’activités - Achat de 2 PAVA

SUMI - Suivi de la rencontre du 24 novembre 2016

9. ADMINISTRATION Comptes à payer

Indexation salariale du personnel / Évaluation du personnel-cadre

Adhésion à l’UMQ

Période des fêtes - Activités du personnel - Fermeture des bureaux - Activité – Rencontre des partenaires 2017

Centre administratif / Entretien

Archives

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Bail / Bureau d’information touristique

Modalités de partage de la quote-part

Fin du bail / Magog Technopole

Restructuration du réseau des Offices d’habitation du Québec

Correspondance

Atelier de travail

Communications Divers

10. DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE, SOCIAL ET CULTUREL Dossiers économiques

Volet tourisme - Rapport d’activités - BIT / Projet de carte touristique Volet économique - Rapport d’activités - Formation dans le cadre d’une démarche de certification HACCP

/ dépôt d’une demande au MAPAQ - Entente de collaboration / MESI - Recommandations du CIC / Entérinement - Projet « Foyer innovation » de l’UdeS

Dossiers culturels - Protocoles d’entente / Culture

Dossiers Fonds de développement des territoires (Ruralité) - Protocoles d’entente / FDT

Développement social

Transport collectif - Embauche du personnel et démarches administratives associées

11. AFFAIRES NOUVELLES Saines habitudes de vie

Prochaine séance du comité administratif

12. LEVÉE DE LA SÉANCE

OUVERTURE ET PRÉSENCES

Le préfet, Jacques Demers, souhaite la bienvenue aux membres du comité administratif, puis il procède à l’appel des présences.

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR

IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER JEAN-PIERRE ADAM

421-16 ET RÉSOLU

Que l’ordre du jour soit adopté en déplaçant le point suivant sous 9. ADMINISTRATION :

- Embauche du personnel et démarches administratives associées ADOPTÉ

ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DU 2 NOVEMBRE 2016

IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE LISETTE MAILLÉ

422-16 ET RÉSOLU Que le procès-verbal de la séance du 2 novembre 2016 soit adopté tel qu’il a été rédigé.

ADOPTÉ

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AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DU 2 NOVEMBRE 2016

Aucun autre item n’est discuté.

ÉVALUATION

RAPPORT SUR LA TENUE À JOUR

L’évaluateur Jean-Pierre Cadrin dépose et présente le rapport de tenue à jour des rôles d’évaluation pour le mois de novembre 2016. Il explique qu’une équilibration des rôles est prévue pour dix municipalités en 2017. Sept d’entre elles ont le choix de reconduire le rôle en vigueur ou de procéder à une équilibration complète; les évaluateurs ont transmis des recommandations aux municipalités concernées.

AMÉNAGEMENT

RAPPORT D’ACTIVITÉS

Le coordonnateur à l’aménagement du territoire, M. Hughes Ménard, présente le rapport d’activités. Il rappelle qu’une formation a récemment été offerte aux inspecteurs sur l’utilisation des données LIDAR et du logiciel de géomatique Quantum GIS.

AVIS DE CONFORMITÉ : RÈGLEMENT / PLAN D’URBANISME LOCAL CANTON DE HATLEY

Règlement 2016-11 ATTENDU que le comité administratif de la MRC de Memphrémagog a examiné le règlement numéro 2016-11 de la municipalité du Canton de Hatley, modifiant le plan d'urbanisme portant le numéro 2000-07; ATTENDU qu'il est conforme aux objectifs du schéma d'aménagement et aux dispositions du document complémentaire; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER PHILIPPE DUTIL

423-16 ET RÉSOLU Que le comité administratif de la MRC de Memphrémagog approuve le règlement numéro 2016-11 de la municipalité du Canton de Hatley puisqu'il est conforme aux objectifs du schéma d'aménagement et aux dispositions du document complémentaire (article 109.7, LAU).

ADOPTÉ Règlement 2016-12 ATTENDU que le comité administratif de la MRC de Memphrémagog a examiné le règlement numéro 2016-12 de la municipalité du Canton de Hatley, modifiant le règlement de zonage portant le numéro 2000-08; ATTENDU qu'il est conforme aux objectifs du schéma d'aménagement et aux dispositions du document complémentaire; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI MAY HAMM

424-16 ET RÉSOLU Que le comité administratif de la MRC de Memphrémagog approuve le règlement numéro 2016-12 de la municipalité du Canton de Hatley puisqu'il est conforme aux objectifs du schéma d'aménagement et aux dispositions du document complémentaire (article 137.3, LAU).

ADOPTÉ

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Règlement 2016-13 ATTENDU que le comité administratif de la MRC de Memphrémagog a examiné le règlement numéro 2016-13 de la municipalité du Canton de Hatley, modifiant le règlement de lotissement portant le numéro 2000-09; ATTENDU qu'il est conforme aux objectifs du schéma d'aménagement et aux dispositions du document complémentaire; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER JEAN-PIERRE ADAM

425-16 ET RÉSOLU Que le comité administratif de la MRC de Memphrémagog approuve le règlement numéro 2016-13 de la municipalité du Canton de Hatley puisqu'il est conforme aux objectifs du schéma d'aménagement et aux dispositions du document complémentaire (article 137.3, LAU).

ADOPTÉ

AVIS DE CONFORMITÉ : RÈGLEMENT / PLAN D’URBANISME LOCAL NORTH HATLEY

Règlement 2016-597 Le point est reporté à une rencontre ultérieure.

DEMANDES D’ACQUISITION DES DONNÉES LIDAR M. Ménard résume les discussions tenues lors de la dernière rencontre du comité. Il explique avoir reçu des demandes de différents promoteurs, pour des secteurs bien précis. Les membres conviennent de terminer, dans un premier temps, l’analyse et la validation des données avant de les partager publiquement. Les « secteurs de contraintes » prévus au schéma seront étudiés en priorité. Un calendrier des travaux sera présenté lors de la prochaine rencontre du comité.

DÉVELOPPEMENT DURABLE

RAPPORT D’ACTIVITÉS

Mme Roy présente le rapport d’activités. Une rencontre a eu lieu avec les MRC membres de RécupEstrie pour mettre en place un outil commun permettant de recenser les différents services de récupération disponibles pour les ICI. Le répertoire sera mis en ligne sur le site internet de RécupEstrie. Le Conseil Régional de l’Environnement de l’Estrie met en place une Table d’échanges et d’actions sur les matières résiduelles. Une première rencontre avait eu lieu ce printemps. Cette table abordera principalement la gestion des matières résiduelles dans les ICI. Mme Roy rappelle que la MRC a confirmé sa participation au projet Stratégie durable d’adaptation aux changements climatiques à l’échelle d’une MRC, qui devrait débuter en 2017. Elle présente la campagne « Making cities resilient » des Nations Unies, qui permet aux municipalités de toutes tailles d’échanger et de bénéficier de l’expérience développée par d’autres municipalités à travers le monde. Il est convenu de procéder à l’inscription de la MRC, ce qui n’engagera ni frais ni implication additionnelle.

DEMANDE DE LA SCLL Mmes Roy et Maillé présentent une demande transmise par la Société de conservation du lac Lovering, qui souhaite mettre en place un programme d’installation volontaire de toiles de jute pour contrôler le myriophylle à épi dans les secteurs problématiques du lac. Le MDDELCC exige que la demande de certificat d’autorisation soit déposée par la MRC ou la municipalité. Tous conviennent que la

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MRC n’a ni les moyens ni les ressources pour répondre à de telles demandes sur son territoire. Il est convenu de solliciter le ministère afin de discuter des différentes possibilités.

INVENTAIRE DES INFORMATIONS SUR LES MILIEUX HUMIDES Mme Roy rappelle que l’inventaire des informations sur les milieux naturels d’intérêt était prévu aux plans d’action du CCDD et du comité d’aménagement pour l’année 2016. Des budgets avaient d’ailleurs été réservés à cet effet. Elle présente une offre de services du COGESAF, qui permettrait d’amorcer le travail, tel que prévu par les comités. Puis, les membres conviennent de ce qui suit : Considérant que le Plan d’action en environnement prévoit de « Compiler les données existantes et compléter l’inventaire des écosystèmes fragiles/importants sur le territoire de la MRC »; Considérant que le comité d’aménagement souhaite amorcer la révision de la carte A2 « Zones de contraintes » du schéma d’aménagement; Considérant que des budgets ont été prévus par le CCDD et le comité d’aménagement pour débuter la cueillette et l’analyse des données; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

426-16 ET RÉSOLU D’octroyer le mandat « Inventaire des bases de données sur les milieux humides – Territoire de la MRC de Memphrémagog » au COGESAF, à un taux horaire de 44,75 $/h, pour une banque d’heures estimée à 220 heures, le tout tel que présenté dans l’offre de services transmise le 25 novembre 2016; D’autoriser le secrétaire-trésorier à signer l’entente de travail entre la MRC et le COGESAF, le cas échéant.

ADOPTÉ

MATIÈRES RÉSIDUELLES Ressourcerie des Frontières La conseillère Lisette Maillé, qui siège au c.a. de la Ressourcerie des Frontières, résume l’état de la situation. Plusieurs rencontres sont prévues au cours des prochains jours afin de trouver des solutions aux problèmes auxquels fait face l’entreprise, et ainsi lui permettre de poursuivre ses activités. Les membres réitèrent leur confiance envers Mme Maillé et souhaitent que des services durables et efficaces soient offerts aux citoyens de la MRC. Mme Hamm propose d’éventuellement solliciter le CFER pour développer de nouvelles collaborations, le cas échéant.

SÉCURITÉ PUBLIQUE

SÉCURITÉ INCENDIE

Rapport d’activités Le secrétaire-trésorier rappelle qu’une rencontre entre les directeurs des services incendie et les représentants de la centrale 911 de Lévis a eu lieu la semaine dernière. Le président du comité incendie, le conseiller Martin Primeau, souligne que la démarche d’amélioration continue, implantée en 2015, semble avoir porté fruit puisque beaucoup moins de problèmes ont été rapportés pour 2016. Il souligne l’importance d’avoir, pour tous les intervenants du territoire, la même centrale 911.

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M. Jauron informe les membres que la MRC procède, tel que souhaité par les municipalités, à une étude des besoins et des coûts d’implantation d’une troisième ligne IP. Modalités de partage des coûts / 911 / 2e ligne IP Considérant que la MRC de Memphrémagog a procédé en 2011 à l’acquisition d’une 2e ligne IP (Internet Protocol) afin de mettre à niveau la communication d’urgence des services incendie de la région; Considérant que le système global de communication opérationnelle implanté sur le territoire de la MRC de Memphrémagog sert à assurer le bon fonctionnement du lien entre les services et la centrale d’appels 9-1-1 de la Ville de Lévis; Considérant que la résolution 403-11 de la MRC de Memphrémagog, adoptée en décembre 2011, précise que les coûts opérationnels du système soient répartis en fonction du nombre de cartes d’appel de l’année précédente; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER MARTIN PRIMEAU

427-16 ET RÉSOLU Que les paiements applicables pour l’utilisation des liens IP (Magog et la MRC) pour l’an 2016, soit un montant de 1 007,16 $, seront calculés sur la base des données du centre 9-1-1 de la Ville de Lévis «Cartes d’appel par municipalité en 2015».

ADOPTÉ

PROTECTION POLICIÈRE – SQ Rapport d’activités Le secrétaire-trésorier informe les membres que l’échéancier pour la construction du nouveau poste de la SQ à Magog est respecté. Un appel d’offres devrait être lancé au début de la prochaine année. Le préfet propose d’étudier la possibilité d’afficher le logo ou le nom de la MRC sur le nouveau poste. M. Jauron propose de valider les règles d’affichage applicables dans le secteur et pour ce type de bâtiment. Achat de 2 PAVA Considérant l’utilisation positive des cinq PAVA depuis 2015 sur le territoire de la MRC desservie par la Sûreté du Québec (SQ); Considérant que le comité de sécurité publique de la MRC désire procéder à l’achat de deux PAVA supplémentaires; Considérant qu’il y a lieu de procéder à l’achat afin de mieux répondre aux demandes des treize municipalités desservies par la SQ; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER MARTIN PRIMEAU

428-16 ET RÉSOLU Que la MRC de Memphrémagog procède à l’achat de deux panneaux d’affichage de vitesse amovibles Safe Pace 100 pour utilisation par la Sûreté du Québec au bénéfice des treize municipalités desservies par la Sûreté du Québec, le tout tel qu’indiqué dans la soumission du 16 novembre dernier à un prix de 3 852 $ chacun plus taxes; Que le directeur général de la MRC procède à l’achat via le surplus accumulé au poste « Sécurité publique / Sûreté du Québec. »

ADOPTÉ

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SUMI

Suivi de la rencontre du 24 novembre 2016 Le secrétaire-trésorier rappelle qu’une rencontre entre les intervenants et le ministère de la Sécurité publique a eu lieu la semaine dernière, afin de présenter le schéma et le protocole de déploiement des services d’urgence en milieu isolé. Ce rapport sera déposé au conseil lors d’une prochaine séance.

ADMINISTRATION

COMPTES À PAYER

Les membres du comité reçoivent un état des revenus et dépenses pour la période du 2 novembre au 7 décembre 2016. Puis, le secrétaire-trésorier soumet la liste des comptes à payer et en présente le contenu. IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

429-16 ET RÉSOLU

De ratifier la liste des comptes ci-jointe, à savoir : Frais de représentation 3 657,27 $

AGC Serrurier 2010 Inc. 2 135,29 $

Paré, Tanguay Notaires inc. 301,81 $

Xerox Canada ltée 171,20 $

Société Canadienne des Postes 881,87 $

Jan-Pro Canada Est inc. 255,24 $

Les Produits SANY Inc. 115,84 $

Hilton Québec 2 504,02 $

Webtel 3 449,25 $

Xerox Canada ltée 132,48 $

Cogeco Connexion inc. 473,07 $

Bell Mobilité Inc. 17,79 $

Espace Stratégies inc. 4 759,97 $

Bell Mobilité 200,97 $

Ville de Magog 1 570,28 $

Ville de Magog 837,15 $

Transdev Québec Inc 2 590,87 $

Bell Canada 534,45 $

Rogers Sans-fil Inc. 35,83 $

Bell Conférence inc. 168,11 $

Webtel 4 311,56 $

Webtel 2 444,37 $

Radar-Alarm Inc. 1 462,25 $

Biblairie G.G.C. Ltée 417,32 $

Services de Café Van Houtte Inc. 217,28 $

Transdev Québec Inc 2 590,87 $

LASERPRO 427,36 $

Esri Canada Ltd 2 874,38 $

Tourisme Cantons-de-l'Est 2 673,17 $

9236-2714 Québec inc. 184,88 $

Jan-Pro Canada Est inc. 293,19 $

IGA Extra Gazaille 74,76 $

Liza Marie Benoit 1 800,00 $

Carrefour québec international 459,90 $

Menuiserie Jocelyn Laverdure inc. 1 181,94 $

Conseil agrotouristique des 57,49 $

Les Estampes Orford 66,10 $

Lettrage de l'Estrie 312,73 $

L'entrepot du travailleur 339,28 $

Xerox Canada ltée 247,28 $

Excavation St-Pierre 1 897,09 $

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Association Aménagistes Régionaux 74,73 $

Médias Transcontinental SENC 543,84 $

Munic St-Étienne-de-Bolton 210,00 $

BUROPRO Citation 940,17 $

Novicom 2000 Inc 91,92 $

CHA-cha communications Inc 862,31 $

Webtel 575,33 $

Transdev Québec Inc 2 686,83 $

LASERPRO 159,24 $

Les Produits SANY Inc. 227,82 $

Wolters Kluwer Québec Ltée 1 148,70 $

Cablestrie 776,08 $

Centre d'écoinitiatives populaires 200,00 $

Centre d'écoinitiatives populaires 125,00 $

AGC Serrurier 2010 Inc. 760,45 $

Bergeron Gagnon Inc. 2 270,18 $

Câble Axion Digitel inc. 68,93 $

9236-2714 Québec inc. 338,66 $

Camille Millette 500,00 $

Lavacom Distribution 11,44 $

Imprimerie Plus Estrie 474,55 $

Transor Estrie enr. 42,53 $

La Fête des Vendanges 662,47 $

Jan-Pro Canada Est inc. 1 920,08 $

Annie-Claude Dépelteau 1 782,40 $

Société d'histoire du Lac-Saint-Jean 3 545,00 $

Géomont 3 364,84 $

Équipement médical RCL inc. 374,48 $

Café Hubert Saint-Jean Distribution 133,50 $

Comma Imagination 442,66 $

Total 74 440,10 $

ADOPTÉ

Société d’habitation (au 7 décembre 2016) PAD 14 416,54 $ PRR 24 000,00 $ Pierre Laliberté 3 507,88 $

INDEXATION SALARIALE DU PERSONNEL / ÉVALUATION DU PERSONNEL-CADRE

Indexation salariale du personnel Le secrétaire-trésorier présente l’indice des prix à la consommation (IPC) calculé pour les mois d’octobre 2015 à octobre 2016, soit 1,5 %. Puis, les membres conviennent de ce qui suit. IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER MARTIN PRIMEAU

430-16 ET RÉSOLU D’octroyer une indexation salariale de 1,5 % aux employés de la MRC pour l’année 2017.

ADOPTÉ Évaluation du personnel-cadre Mme Roy et le directeur général sont priés de se retirer. C’est le directeur général qui a la responsabilité de voir à l’évaluation de la

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responsable des finances et secrétaire-trésorière adjointe. Pour l’année 2016, comme elle n’est revenue de son congé de maternité qu’en septembre dernier, l’évaluation prendra en considération cet aspect. Lors du huis clos, les membres du comité ont également discuté de l’évaluation du directeur général et secrétaire-trésorier à l’aide de la grille d’évaluation de rendement qu’ils avaient préalablement reçue en lien avec son contrat de travail. Les membres du comité conviennent de la pertinence de procéder à son l’évaluation annuellement, mais souhaitent détacher cette étape de la prime de rendement qui lui est accordée considérant le travail effectué par le directeur général, le volume de travail à réaliser et les nouveaux dossiers qui s’ajoutent à chaque année à la MRC. Aussi, les membres du comité conviennent d’intégrer la prime de rendement au salaire annuel. Ainsi,

431-16 IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU Qu’à compter de 2017 et pour les années résiduelles au contrat de travail du directeur général et secrétaire-trésorier, la prime de rendement maximale prévue au contrat de travail (article 9.3) soit intégrée au salaire annuel en remplacement de la prime associée à l’évaluation annuelle.

ADOPTÉ Ils ont aussi conclu à une évaluation de rendement très satisfaisante pour l’année 2016. Puis,

432-16 IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU Qu’une prime soit accordée au directeur général et secrétaire-trésorier pour l’année 2016 en lien avec son contrat de travail et son évaluation de rendement ci-dessus; Que le comité administratif mandate le préfet pour déterminer le montant de la prime à verser à l’intérieur des balises fixées au contrat de travail du directeur général.

ADOPTÉ

ADHÉSION À L’UMQ Le secrétaire-trésorier propose de renouveler l’adhésion de la MRC à l’UMQ et au Réseau d’information municipal. Les membres conviennent donc de ce qui suit. Considérant que la MRC a reçu les conditions de renouvellement pour son adhésion 2017; Considérant que la cotisation s’élève à 1 256 $ plus taxes applicables; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

433-16 ET RÉSOLU

Que la MRC de Memphrémagog renouvelle son adhésion à l'Union des municipalités du Québec pour l'année 2017.

ADOPTÉ Considérant que la MRC a reçu les conditions de renouvellement pour son abonnement au Réseau d’information municipal pour l’année 2017; Considérant que les frais s’élèvent à 550 $ plus taxes applicables; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER JEAN-PIERRE ADAM

434-16 ET RÉSOLU

Que la MRC de Memphrémagog renouvelle son abonnement au Réseau d’information municipal pour l’année 2017.

ADOPTÉ

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PÉRIODE DES FÊTES Activités du personnel Les membres conviennent d’octroyer un montant de cinquante dollars par employé de la MRC, pour le souper de Noël qui aura lieu le 9 décembre prochain. Fermeture des bureaux Les membres conviennent que le centre administratif sera fermé du samedi 24 décembre au lundi 2 janvier inclusivement. Activité – Rencontre des partenaires 2017 Tel que discuté lors de la dernière rencontre, les membres souhaitent souligner la nouvelle année en organisant une activité sociale de style 5 à 7. Il est convenu de débuter la rencontre du Conseil à 16h00 le 18 janvier prochain, et d’organiser l’activité de 18h00 à 20h00. Mme Roy contactera différents endroits pour obtenir des propositions de services.

CENTRE ADMINISTRATIF / ENTRETIEN Considérant que la MRC de Memphrémagog a adopté une Politique environnementale ; Considérant qu’il a été convenu, il y a deux ans, de ne plus cirer et polir les planchers avec des produits chimiques nocifs pour la santé ; Considérant que la permanence s’est montrée satisfaite des résultats du fini écologique sans polissage installé à ce moment ; Considérant qu’il est important de protéger les planchers de la totalité du bâtiment afin de limiter l’usure prématurée des surfaces ; Considérant qu’un plan triennal permettant d’appliquer le fini sur les surfaces qui n’ont pas encore été protégées vient d’être proposé ; Considérant que ce plan permet de répartir les coûts d’application sur trois années financières distinctes ; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE LISETTE MAILLÉ

435-16 ET RÉSOLU Que la MRC de Memphrémagog octroie le contrat de décapage et installation d’un fini écologique sans polissage sur les planchers visés par l’étape un, d’ici le 31 décembre 2016, et par l’étape 2, dès janvier 2017 à Système Duraprotect Inc. au coût de 1,75 $ du pied carré.

ADOPTÉ

ARCHIVES Mme Camiré présente un état de la situation. Elle explique que, suite à la restructuration de l’équipe du développement économique et à la location de différents bureaux dans le centre administratif, il apparaît essentiel d’organiser les archives afin de minimiser les espaces d’entreposage d’archives. Elle présente une offre de services déposée par JULIII pour l’installation de rail de type médical, qui permettrait de doubler l’espace d’entreposage. Les membres conviennent de déposer la proposition lors de la prochaine séance du conseil. Mme Camiré propose de solliciter différentes firmes et organismes qui offrent des services de formation et

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d’archivage, afin de mieux outiller la MRC et amorcer une transition vers l’archivage électronique.

BAIL / BUREAU D’INFORMATION TOURISTIQUE Le secrétaire-trésorier présente un résumé des récentes démarches menées par Aires de service Québec auprès du gouvernement et du syndic de faillite Ernst & Young, et des conséquences sur la location de l’espace occupé par le bureau d’information touristique à la halte routière de Magog. Puis, les membres conviennent de ce qui suit : IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

436-16 ET RÉSOLU De signifier à Ernst & Young que la MRC souhaite préserver l’entente de location convenue entre les deux parties en janvier 2016 et ainsi préserver son droit de location de l’espace actuellement occupé par le bureau d’information touristique Memphrémagog, aux conditions prévues à l’entente.

ADOPTÉ

MODALITÉS DE PARTAGE DE LA QUOTE-PART Mme Camiré dépose et présente une évaluation des variations de richesse foncière uniformisée entre 2015 et 2017. L’impact sur les variations de quote-part, d’une année à l’autre, est minime. Les membres conviennent de ne pas modifier le mode de répartition pour les contributions de 2017, mais recommandent qu’à compter de 2018, le mode de partage des coûts de la quote-part générale se base sur trois années (2016, 2017 et 2018) et ainsi de suite pour les années subséquentes et ce, afin d’amoindrir les fluctuations de quote-part des municipalités locales d’une année à l’autre.

FIN DU BAIL / MAGOG TECHNOPOLE Le secrétaire-trésorier informe les membres que Magog Technopole a signifié son intention de résilier son bail et ainsi libérer les locaux occupés au premier étage du centre administratif, du côté de la rue des Pins. Les membres conviennent de ne pas appliquer la clause prévoyant un préavis de résiliation de trois mois, notamment parce que des négociations sont en cours avec différents organismes œuvrant en développement économique et qui souhaiteraient louer des locaux. Considérant que la MRC de Memphrémagog a reçu une correspondance de Magog Technopole, actuel locataire d’une partie du sous-sol, mentionnant leur désir de mettre fin au bail au 31 décembre 2016 ; Considérant que le bail prévoyait un pré-avis de 3 mois advenant le désir de quitter avant la fin du bail, prévue au 30 avril 2017 ; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER MARTIN PRIMEAU

437-16 ET RÉSOLU D’accepter l’avis de résiliation transmis par Magog Technopole et de ne pas appliquer la clause prévoyant un préavis de trois mois.

ADOPTÉ

RESTRUCTURATION DU RÉSEAU DES OFFICES D’HABITATION DU QUÉBEC Mme Camiré explique que le gouvernement du Québec a récemment annoncé son intention de regrouper l’administration des offices municipaux d’habitation. Après avoir effectué un inventaire des organismes, coop et OMH présents sur le territoire de la MRC, il semblerait qu’un seul OMH soit présent à Magog.

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CORRESPONDANCE

Demande d’appui

FQM – Appui à la démarche sur le projet de loi 106, Loi concernant la mise en oeuvre de la Politique énergétique 2030 et modifiant diverses dispositions législatives

Concernant cette demande d’appui de la FQM, les membres conviennent de ce qui suit : CONSIDÉRANT que le 7 juin 2016, le ministre de l’Énergie et des Ressources naturelles, M. Pierre Arcand, rendait public le projet de loi no 106, Loi concernant la mise en œuvre de la Politique énergétique 2030 et modifiant diverses dispositions législatives; CONSIDÉRANT que les préoccupations les plus souvent soulevées par le milieu municipal, notamment au regard de ses responsabilités en matière d’aménagement du territoire, de sécurité publique et civile, d’environnement et de développement durable portent sur le développement rapide des ressources énergétiques non renouvelables (gaz de schistes, substances minérales, pétrole conventionnel, etc.); CONSIDÉRANT qu’il nous apparaît pertinent d’impliquer activement le milieu municipal pour concilier les enjeux environnementaux, sociaux et économiques soulevés par les activités, ce qui n’est pas le cas du projet de loi sur les hydrocarbures; CONSIDÉRANT que la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a présenté son mémoire à la Commission de l’agriculture, des pêcheries, de l’énergie et des ressources naturelles le 17 août dernier; CONSIDÉRANT que les recommandations du mémoire de la FQM soulèvent les préoccupations des MRC et des municipalités locales en regard de la protection des pouvoirs des instances municipales en aménagement du territoire, de l’autonomie locale et de la protection de l’environnement et de l’eau; CONSIDÉRANT qu’en réponse aux recommandations formulées par la FQM dans son mémoire, le ministre, M. Pierre Arcand a déposé 80 amendements mineurs au projet de loi no 106 le 29 septembre 2016; CONSIDÉRANT que le ministre a répondu à certaines demandes formulées par la FQM sans pour autant abolir la préséance du développement des hydrocarbures sur l’aménagement du territoire; CONSIDÉRANT que, lors de l’assemblée générale le 1er octobre dernier, les membres ont adopté une résolution afin de mobiliser la FQM sur les amendements à apporter au projet de loi sur les hydrocarbures; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE LISETTE MAILLÉ

438-16 ET RÉSOLU De demander au gouvernement du Québec d’adopter un moratoire de 5 ans sur l’usage des techniques d’extraction des hydrocarbures non conventionnelles, telles que la fracturation hydraulique et la stimulation des puits à l’acide; D’abroger l’article 246 de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme qui donne priorité aux permis miniers, gaziers et pétroliers sur les schémas d’aménagement des MRC de même que sur les règlements de zonage et de lotissement des municipalités; D’accorder le pouvoir à la MRC de désigner des zones où la protection et la production gazières et pétrolières seraient interdites; De demander au gouvernement d’octroyer aux municipalités le pouvoir de déroger aux normes provinciales prévoyant des distances séparatrices entre les installations des sociétés gazières et pétrolières, les sources d’eau potable et les habitations pour imposer des normes plus sévères lorsqu’elles le jugent nécessaire;

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De transmettre une copie de la présente résolution à M. Pierre Arcand, ministre de l’Énergie et des Ressources naturelles, à M. David Heurtel, ministre du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques, et à M. Richard Lehoux, président de la FQM.

ADOPTÉ Résolutions MRC des Collines-de-l’Outaouais (16-10-375) : Environnement – demande d’interdiction de la vente de produits de soins personnels et de produits nettoyants contenant des microbilles en plastique MRC de Roussillon (2016-334A-T) : Affaires administratives – Demande d’accès à l’information / tarification des services MRC des Laurentides (2016-11-7002) : Appui à la résolution de la MRC de Roussillon - Demande d’accès à l’information / tarification des services MRC des Laurentides (2016-11-7003) : Appui à la résolution de la MRC Robert-Cliche concernant le projet Optilab MRC des Laurentides (2016-11-7004) : Appui à la résolution de la MRC Robert-Cliche concernant les ententes de services de la Sûreté du Québec MRC des Laurentides (2016-11-7006) : Appui à la résolution de la MRC des Maskoutains concernant la Politique réglementaire de télécommunication MRC Vaudreuil-Soulanges (16-11-16-09) : Appui à la résolution de la MRC – Navigation de plaisance et Loi de 2001 sur la marine marchande MRC des Pays d’en Haut (318-11-16) : Appui à la résolution de la MRC – Navigation de plaisance et Loi de 2001 sur la marine marchande MRC Pierre-de-Saurel (2016-11-432) : Appui à la résolution de la MRC – Les aires protégées et la fiscalité municipale MRC des Pays d’en Haut (319-11-16) : Appui à la résolution de la MRC – Les aires protégées et la fiscalité municipale Divers Ministre MAMOT : Accusé de réception de la résolution de la MRC – Aires protégées / fiscalité municipale Cégep Édouard-Montpetit : Offre pour organiser une consultation citoyenne sur les zones incompatibles avec l’activité minière Ministre des Transports : Attribution d’une aide financière de 75 000 $ pour l’année 2016 – service de transport collectif Ministère des Transports : Avis du 4e versement de la contribution financière pour le transport adapté 2016 – 88 469 $ Ministre des Transports : Volet II du Programme d’aide au développement du transport collectif (transport interurbain) – contribution de 17 779 $ pour l’année 2016 CPTAQ : Décision de la commission : suspension de traitement des demandes à portée collective (art. 59 LPTAA) Sûreté du Québec : Mise en œuvre des Centres de services MRC – nomination de Denis Morin à titre de directeur du Centre de services de la MRC

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ATELIER DE TRAVAIL Les membres conviennent d’organiser les ateliers de travail suivants : 14 décembre 2016 :

17h30 : Relevé Lidar Gestion des eaux souterraines

COMMUNICATIONS Aucun point n’est discuté.

DIVERS Le secrétaire-trésorier mentionne qu’un avis de motion sera déposé lors de la prochaine rencontre du conseil, afin d’abroger le règlement fixant les dates et heures pour la tenue des séances du conseil. Il rappelle que ce règlement est devenu caduc, depuis que le conseil adopte annuellement le calendrier des séances. TRANSPORT COLLECTIF : EMBAUCHE DU PERSONNEL ET DÉMARCHES ADMINISTRATIVES

ASSOCIÉES Le secrétaire-trésorier rappelle qu’il y a lieu de confirmer l’embauche du personnel de Transport des Alentours afin d’assurer une continuité dans les services, puis les membres conviennent de ce qui suit : Considérant que la MRC de Memphrémagog a indiqué son intention d’assumer elle-même les responsabilités en matière de transport collectif et adapté, ce qui entrainera, à terme, la fin des activités de Transport des Alentours ; Considérant qu’il a été convenu d’opérer, à partir du 1er janvier 2017, une transition des activités assumées par Transport des Alentours vers la MRC ; Considérant qu’il y a lieu de procéder à l’embauche des personnes nécessaires à la réalisation des activités en matière de transport collectif et adapté au sein de la MRC; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER MARTIN PRIMEAU

439-16 ET RÉSOLU Que la MRC de Memphrémagog procède à l’embauche des personnes suivantes, selon la politique salariale en vigueur :

Employé : Nom, prénom Titre Catégorie d’emploi

Frenette, Sylvie Coordonnatrice au transport

Professionnels – Classe E

Beakes, Patricia Adjointe au transport Secrétaire et secrétaire-adjointe – Classe B

Delongchamp, Raphaël Répartiteur Secrétaire réceptionniste – Classe A

Que le délai habituel de trois mois avant que les employés soient couverts par les assurances collectives de la MRC Memphrémagog ne soit pas appliqué afin que le transfert des employés ne crée pas de délai de carence pour ceux-ci.

ADOPTÉ

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DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE, SOCIAL ET CULTUREL

DOSSIERS ÉCONOMIQUES Volet tourisme Rapport d’activités Le directeur du développement économique, M. Jean Hogue, dépose et présente le rapport d’activités. BIT / Projet de carte touristique M. Hogue explique que le bureau d’information touristique envisage de produire une carte des attraits touristiques dans la MRC. Le concept inclurait différents forfaits, qui permettraient de financer la production de cet outil promotionnel. Volet économique Rapport d’activités Le directeur du développement économique, M. Jean Hogue, dépose et présente le rapport d’activités. Formation dans le cadre d’une démarche de certification HACCP – dépôt d’une demande au MAPAQ Considérant que dans la majorité des cas, les entreprises agricoles qui désirent distribuer leurs produits sur divers marchés doivent avoir la certification HACCP, permettant de notamment reconnaitre la salubrité des aliments; Considérant que le MAPAQ a récemment communiqué avec la MRC afin d’organiser une formation pour les entreprises agricoles désirant obtenir cette certification; Considérant que plusieurs participants avaient fait part de leurs besoins en matière de formation lors des consultations publiques tenues dans le cadre de la préparation du PDZA; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER PHILIPPE DUTIL

440-16 ET RÉSOLU De signifier au MAPAQ que la MRC est intéressée à tenir une formation sur la certification HACCP sur son territoire et à collaborer à l’organisation de l’activité.

ADOPTÉ Entente de collaboration / MESI Le secrétaire-trésorier présente une demande transmise par le ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation, puis les membres conviennent de ce qui suit : Considérant que le ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation est responsable de la mission « activités économiques » inscrite au Plan national de sécurité civile du gouvernement du Québec; Considérant que, dans le cadre de ce mandat, le MESI a signifié à la MRC son désir de reconduire l’entente de collaboration qui était en vigueur avant l’adoption de la nouvelle gouvernance régionale en 2015; Considérant que la liste des rôles et responsabilités partagées entre le MESI et la

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MRC a été transmise par le ministère, que les membres du comité administratif en ont pris connaissance et s’en montrent satisfaits; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

441-16 ET RÉSOLU D’autoriser le secrétaire-trésorier et directeur général, M. Guy Jauron, à signer l’entente de collaboration proposée par le MESI, dont l’échéance est fixée au 31 mars 2019.

ADOPTÉ Recommandations du CIC / Entérinement Les membres prennent connaissance des recommandations du CIC pour les différents dossiers étudiés, puis conviennent de ce qui suit : Dossier FTIC-022-01 Considérant que ce dossier respecte les critères du Fonds des Technologies de l’Information et des Communications (FTIC) et s’inscrit dans un domaine défini comme un axe de développement prioritaire; Considérant que ce dossier a fait l’objet d’un examen par Magog Technopole et qu’il fait une recommandation d’octroyer une aide de dix mille dollars (10 000 $); Considérant que le comité d’investissement commun a pris connaissance du dossier et en recommande l’acceptation; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER JEAN-PIERRE ADAM

442-16 ET RÉSOLU D’entériner la décision du CIC concernant le dossier FTIC-022-01.

ADOPTÉ Dossier FTIC-023-01 Considérant que ce dossier respecte les critères du Fonds des Technologies de l’Information et des Communications (FTIC) et s’inscrit dans un domaine défini comme un axe de développement prioritaire; Considérant que ce dossier a fait l’objet d’un examen par Magog Technopole et qu’il fait une recommandation d’octroyer une aide de dix mille dollars (10 000 $); Considérant que le comité d’investissement commun a pris connaissance du dossier et en recommande l’acceptation; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE LISETTE MAILLÉ

443-16 ET RÉSOLU D’entériner la décision du CIC concernant le dossier FTIC-023-01.

ADOPTÉ Dossier CIC-091 Considérant que ce dossier respecte les critères du Fonds JP-Relève et s’inscrit dans un domaine défini comme un axe de développement favorisé; Considérant que le comité d’investissement commun a pris connaissance du dossier et en recommande l’acceptation; IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

444-16 ET RÉSOLU

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D’entériner la décision du CIC concernant le dossier CIC-091. ADOPTÉ

Projet « Foyer innovation » de l’Université de Sherbrooke M. Hogue présente une demande d’appui transmise par l’Université de Sherbrooke, puis les membres conviennent de ce qui suit : Considérant que le gouvernement du Canada a récemment lancé une vaste consultation en vue d’adopter un nouveau programme d’innovation national; Considérant qu’en concertation avec ses partenaires industriels et institutionnels, l’Université de Sherbrooke soumettra une demande de financement pour la création d’un « Foyer d’innovation »; Considérant que cette initiative aurait pour objectif de favoriser et de dynamiser les interactions entre les acteurs des grappes et réseaux d’innovation, avec lesquels les institutions d’enseignement supérieur de l’Estrie et de la Montérégie ont développé des liens durables; Considérant que l’Université de Sherbrooke a sollicité l’appui de la MRC de Memphrémagog pour la préparation de son dossier de candidature; IL EST PROPOSÉ PAR LE CONSEILLER JEAN-PIERRE ADAM

445-16 ET RÉSOLU D’appuyer le projet « Foyer innovation » proposé par l’Université de Sherbrooke; De signifier l’intérêt de la MRC à s’impliquer activement en matière de développement de l’innovation et à développer des partenariats durables avec le milieu universitaire.

ADOPTÉ

DOSSIERS CULTURELS Protocoles d’entente / Culture Le point est reporté à une séance ultérieure.

DOSSIERS FONDS DE DÉVELOPPEMENT DES TERRITOIRES (RURALITÉ)

Protocoles d’entente / FDT Le secrétaire-trésorier présente un résumé des conditions de déboursement des protocoles d’ententes approuvés lors de la séance du conseil du mois de novembre. Un projet de résolution est déposé dans ce sens, puis : IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE LISETTE MAILLÉ

446-16 ET RÉSOLU D’adopter les conditions générales au déboursement suivantes : Action Memphré Ouest

Un premier versement de TREIZE MILLE NEUF CENT CINQ DOLLARS (13 905 $) à la signature du protocole;

Un second versement de TREIZE MILLE NEUF CENT CINQ DOLLARS (13 905 $) sur réception de pièces justificatives représentant 50% des dépenses prévues au projet;

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Un troisième versement de TROIS MILLE QUATRE-VINGT-DIX DOLLARS (3 090 $) sur réception du rapport final.

Municipalité du Canton de Hatley

Un premier versement de QUARANTE-CINQ MILLE DOLLARS (45 000 $) à la signature du protocole;

Un second versement de QUARANTE-CINQ MILLE DOLLARS (45 000 $) sur réception de pièces justificatives représentant 50% des dépenses prévues au projet;

Un troisième versement de DIX MILLE DOLLARS (10 000 $) sur réception du rapport final.

Municipalité du Canton de Stanstead

Un premier versement de DIX-HUIT MILLE DOLLARS (18 000 $) à la signature du protocole;

Un second versement de DIX-HUIT MILLE DOLLARS (18 000 $) sur réception de pièces justificatives représentant 50% des dépenses prévues au projet;

Un troisième versement de NEUF MILLE DOLLARS (9 000 $) sur réception du rapport final.

Municipalité du Canton d’Orford

Un premier versement de DIX-NEUF MILLE SIX CENT VINGT DOLLARS (19 620 $) à la signature du protocole;

Un second versement de DIX-NEUF MILLE SIX CENT VINGT DOLLARS (19 620 $) sur réception de pièces justificatives représentant 50% des dépenses prévues au projet;

Un troisième versement de QUATRE MILLE TROIS CENT SOIXANTE DOLLARS (4 360 $) sur réception du rapport final.

Comité culturel et patrimonial du Canton de Potton

Un premier versement de QUATRE MILLE CINQ CENTS DOLLARS (4 500 $) à la signature du protocole;

Un second versement de QUATRE MILLE CINQ CENTS DOLLARS (4 500 $) sur réception de pièces justificatives représentant 50% des dépenses prévues au projet;

Un troisième versement de MILLE DOLLARS (1 000 $) sur réception du rapport final.

Sentiers de l’Estrie

Un premier versement de TROIS MILLE SIX CENTS DOLLARS (3 600 $) à la signature du protocole;

Un second versement de TROIS MILLE SIX CENTS DOLLARS (3 600 $) sur réception de pièces justificatives représentant 50% des dépenses prévues au projet;

Un troisième versement de HUIT CENTS DOLLARS (800 $) sur réception du rapport final.

ADOPTE

DÉVELOPPEMENT SOCIAL M. Hogue informe les membres qu’il sera discuté, lors de la prochaine rencontre du comité socio-économique, de mettre sur pied un nouveau comité dédié au développement de l’économie sociale. M. Adam rappelle que la MRC s’est récemment repositionnée par rapport à la Table de développement social Memphrémagog et qu’il y a maintenant lieu d’identifier les priorités de la MRC en la matière. La conseillère Vicki-May Hamm félicite M. Hogue pour l’avancement des dossiers.

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TRANSPORT COLLECTIF

Le secrétaire-trésorier présente un résumé des récentes démarches en matière de transport collectif. Il rappelle que les membres de l’équipe de Transport des Alentours déménageront dans les locaux de la MRC au cours des prochains mois, ce qui libérera les locaux du centre communautaire pour les organismes sans but lucratif.

AFFAIRES NOUVELLES

SAINES HABITUDES DE VIE

Le secrétaire-trésorier et le préfet déposent et présentent un projet de résolution, puis les membres conviennent de ce qui suit : Considérant qu’il est reconnu que le travail sur les environnements favorables à un mode de vie sain est un puissant levier pour améliorer durablement les conditions de vie de l’ensemble de la population. Considérant que le contexte social et politique actuel amène une opportunité de premier plan pour appuyer l’implantation d’environnements favorables aux saines habitudes de vie dans les municipalités, dont entre autres, le programme d’infrastructure du gouvernement fédéral dans des projets municipaux pour 2016-2017. Considérant que la Politique gouvernementale de prévention en santé, dévoilée le 23 octobre 2016 par le gouvernement du Québec, vise comme objectif que 90 % des municipalités de 1 000 habitants et plus adoptent des mesures afin d’aménager des communautés favorables à la sécurité et à la mobilité durable, aux saines habitudes de vie ainsi qu’à la qualité de vie de leurs résidents. Considérant que le milieu municipal est reconnu comme un acteur de premier plan dans la mise en place d’actions, en favorisant notamment l’essor des transports collectifs et actifs, l’aménagement, la disponibilité et l’animation de plateaux sportifs accessibles, la création de jardins communautaires et de parcs, le soutien à l’implantation de marchés publics, l’installation de fontaines d’eau, la mise en place de programmes et de services aux citoyens pour favoriser les saines habitudes de vie, etc.. IL EST PROPOSÉ PAR LA CONSEILLÈRE VICKI-MAY HAMM

447-16 ET RÉSOLU De signifier notre appui au Regroupement pour un Québec en santé. Et à cet effet, nous demandons au gouvernement du Québec :

1. De poursuivre et d’intensifier les investissements dans la création d’environnements favorables aux saines habitudes de vie tout en favorisant la diminution de la consommation de produits qui nuisent à la santé des Québécois et Québécoises : a) Par l’augmentation de la taxe sur le tabac contribuant à la diminution du

tabagisme ; b) Par l’instauration d’une taxe sur les boissons sucrées contribuant à la

diminution de la consommation du sucre

2. D’investir les revenus dans la mise en oeuvre d’un plan concerté, ambitieux et mobilisateur qui vise la création d’environnements favorables à l’intégration des saines habitudes de vie dans les milieux de vie et le quotidien de tous les Québécoises et Québécois.

De transmettre copie de la présente résolution au Regroupement pour un Québec en Santé.

ADOPTÉ

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PROCHAINE SÉANCE DU COMITÉ ADMINISTRATIF La prochaine séance est prévue pour le mercredi 11 janvier à 8 h 45.

LEVÉE DE LA SÉANCE

Le conseiller Philippe Dutil propose la levée de la session.

___________________________ ____________________________ Secrétaire-trésorier Préfet