Se passer du papier Oui, non, peut-être Collège du Management de la Technologie L'informatique du CDM Auteur : P. Bangerter

Se passer du papier

Oui, non, peut-être

Collège du Management de la Technologie

L'informatique du CDM

Auteur : P. Bangerter

Contextes Production

Création de documents numériques Formats Dématérialisation Notes et brouillons Documents Archivage Livre électronique

(eBook) Gestion des documents

numériques Classement GED (Gestion Électronique de Documents)

Utilisation Lecture

Archives eBook eReader

Révision Annotation Remarques Corrections

Partage Gestion des flux de

documents Recherche

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ProductionCréation de documents numériques

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Format d’archivageL’archivage de documents électroniques pose comme principal défi :

de pouvoir garantir dans le temps le contenu, la lecture et l’impression des documents pour certains documents de s’assurer que le format et la méthode d’archivage soient en

accord avec le droit local en rapport avec la validité des documents.

Les formats couramment utilisés sont : TIFF pour l’imagerie PDF pour les documents

SGML-XML pour les données Format de livre électronique (eBook)

Les formats de fichiers sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux outils d’aide à la lecture.

On trouvera notamment : EPUB : Format ouvert standardisé BBeB : Format proposé par Sony et Canon PRC : Mobipocket PDF : Adobe Digital Edition


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DématérialisationTransformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (source Wikipedia).

Pour dématérialiser des documents papier on utilisera un scanner OCR (Optical Character Recognition) permettant la transformation directe de l’image scannée en document texte (ceci afin de permettre par la suite des recherches par le contenu).

Le document numérique produit,sera en règle général au format PDF (Portable

Document Format), ce format étant couramment utilisé pour l’archivage.


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Notes et brouillonsBloc-notes, post-It sont énormément utilisés pour ce type de documents qui sont en général d’une durée de vie très courte, jetés ou plus ou moins bien classés dans l’espoir que cela puisse nous servir un jour.

Des logiciels tel que Microsoft OneNote permettent d’optimiser la gestion de ce type de documents


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DocumentsUn document numérique (ou électronique) est un document créé avec un logiciel spécialisé (ex :un texte avec un logiciel de traitement de texte, un tableau avec un logiciel tableur, etc.)

Il est stocké sur un emplacement (local, réseau [intranet, internet], GED).

Il possède un cycle de vie (création, validation, versions, archivage, destruction), sa durée de vie peut être éphémère ou des dizaines d’années.

Pendant son cycle de vie il peut être partagé par plusieurs utilisateurs pour des corrections ou des annotations.

Il devra peut-être être lu sur plusieurs ordinateurs avec des systèmes d’exploitations différents (Windows, Mac, Linux).


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ArchivageL’archivage permet de figer et sauvegarder le contenu d’un document sur une période.

Le document archivé ne devant servir que pour la lecture on exportera ce fichier dans un format d’archivage (PDF, TIFF, XML, etc.) soit via une fonctionnalité du logiciel gérant ce document, soit via un outil externe tel que les imprimantes PDF ou Acrobat Distiller.

Schéma Wikipédia


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Livre électronique eBookLa notion de livre électronique évoluant rapidement, ce type de documents pose quelques difficultés.

Les outils de lectures n’étant pas normalisés, si l’on veut améliorer l’ergonomie de lecture, le document doit être créé avec un outil permettant de spécifier sur quel type de lecteur le document sera lu.

Les lecteurs ne supportent pas forcément tous les formats de livres électroniques.


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Outils de création de livre électronique

ProductionGestion des documents numériques

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ClassementLe classement est la méthode la plus classique et « simple » de gérer des documents personnels ou partagé, le point crucial étant de définir avec une grande rigueur une hiérarchie de dossiers afin de refléter le plus clairement la méthode de classement choisie.

Les documents, une fois classés, peuvent être retrouvés soit via la logique de classement, soit via un outil de recherche indexée fourni en standard sur les OS modernes (Windows, Mac OS).Attention : les documents scannés sans reconnaissance de caractères ne pourront pas être retrouvés via une recherche de contenu.


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GED (Gestion Électronique de Document)

La GED est un logiciel spécialisé dans l’organisation et la gestion des documents électroniques.

De plus en plus de logiciels métier tel que des Progiciels de Gestion Integré (ERP en anglais) intègrent un module GED afin de lier des documents à une information.


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GED


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GED intégrée à un outil métier

UtilisationFormats des documents

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LectureLa lecture de documents électroniques a de la peine à s’imposer pour les raisons suivantes :

La rétro luminescence des écrans, le rendu des polices de caractères sur un écran LCD fatigue et irrite les yeux lors de lecture de longs documents.

L’ergonomie de lecture est moins favorable sur un support électronique.

Depuis une dizaine d’années l’industrie essaie de nous proposer des systèmes afin de pallier à ces problèmes et de pouvoir ainsi remplacer le papier.

Des « lecteurs » spécialisés (eReader) utilisant de l’encre électronique avec des polices de caractères spécialisés ainsi que d’une ergonomie proche du livre ont vu le jour.

Les éditeurs proposent de plus en plus d’ouvrages à acheter sur le web. Les formats de fichiers se sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux

caractéristiques d’un eReader.

UtilisationLecture

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Archives La lecture de documents archivés est effectuée via un logiciel respectant le

format de l’archive. Une attention particulière doit être apportée à ces logiciels qui doivent en

tout temps garantir la lecture et l’impression des documents archivés. Dans le cas où un format de document archivé n’apporterait plus cette

garantie, les documents liés à ce format devraient alors être migrés vers un nouveau format apportant les garanties nécessaires.

En principe l’outil d’archivage inclut les fonctionnalités nécessaire à la lecture des documents archivés par lui.

En revanche, si l’on a besoin que d’un simple classement, il faudra utiliser pour les formats suivants :

TIFF : Logiciel d’affichage de dessin Bitmap (souvent directement intégré dans les système d’exploitations : Windows, Mac OS, etc.)

PDF : Acrobat reader, ou équivalent SGML- XML : Browser WEB, ou outils spécialisés

UtilisationLecture

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eBookLa lecture de documents électroniques a de la peine à s’imposer pour les raisons suivantes :

la rétro luminescence ainsi que le rendu des polices de caractères sur un écran LCD fatigue et irrite les yeux lors de lecture de longs documents

l’ergonomie de lecture est moins favorable sur un support électronique

Depuis une dizaine d’années l’industrie essaie de nous proposer des systèmes afin de pallier à ces problèmes et de pouvoir ainsi remplacer le papier.

Des « lecteurs » spécialisés (eReader) utilisant de « l’encre électronique » avec des polices de caractères spécialisées ainsi que d’une ergonomie proche du livre ont vu le jour.

Les éditeurs proposent de plus en plus d’ouvrages à acheter sur le NET. Les formats de fichiers se sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux

caractéristiques d’un eReader.

UtilisationLecture

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eReaderLa lecture d’un eBook (livre électronique) devant se rapprocher le plus possible de la lecture d’un livre papier, les logiciels ainsi que le matériel essaie d’apporter un maximum de fonctionnalités pour pouvoir se rapprocher de ce but.

On trouve deux types de « lecteur » : encre électronique permettant de se rapprocher le plus possible de la qualité papier

(documents noir/blanc, couleur annoncée courant 2010, sans rétro-éclairage, ergonomie propre au lecteur, durée de lecture de plusieurs jours)

LCD (idem écran d’ordinateur)(document en couleur, rétro-éclairage, ergonomie selon le logiciel de lecture, durée de lecture limitée entre 4 et 8 heures)

UtilisationLecture

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eReader à « encre électronique »

UtilisationLecture

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eReader LCD

UtilisationLecture

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A venir « Microsoft Courier »

UtilisationRévision

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Que ce soit pour travailler ou pour étudier, lorsque l’on ne désire plus seulement lire, mais corriger, annoter, ajouter des remarques sur un document, les outils de lecture ne sont plus suffisants.

Pour effectuer ces tâches on peut utiliser pour les documents: PDF : des outils tel que : Foxit « Reader Pro », NitroPDF « professional »,

Adobe « Acrobat standard » textes: MS Word.


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Outils pour annoter, corriger, écrire des remarques sur des documents PDF


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Annotations et révisions avec MS Word

UtilisationPartage

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Partager des documents entre différents utilisateurs pose comme problématique : de pouvoir restreindre l’accès aux documents uniquement aux personnes concernées et

que seul les personnes autorisées puissent faire des modifications sur ces documents de pouvoir garder une traçabilité des événements (qui à fait quoi, quand, sur quelle

version) de gérer les différentes versions des documents modifiés de s’assurer que les personnes concernées pourront retrouver les documents mis à leur

disposition de gérer le cycle de vie des documents

Le classement ne couvrant que partiellement ces fonctionnalités, un outils GED devient alors nécessaire.

Une organisation désirant garder le contrôle sur l’ensemble de l’information produite par ses collaborateurs ne pourra pas se contenter d’un outil GED, la mise en place d’un outil ECM (Entreprise Content Management ) est alors nécessaire.

UtilisationPartage - ECM

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UtilisationPartage - ECM

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Cet outil permettra que l’ensemble de l’information (documents, rapports, agendas,

formulaires, etc.) et des flux induits soient centralisés et accessibles selon divers critères à des groupes de travail.

Le but étant de bonifier le savoir de l’entreprise et surtout d’éviter la perte d’information.

UtilisationRecherche

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Indexation par mots clés

Permet de retrouver des documents selon des mots clés préalablement choisis lors de l’ajout du document dans la solution de Gestion Electronique de Document (GED)

Indexation du contenu

Permet de retrouver un document grâce à n’importe quel mot ou groupes de mots contenus dans le document.L’outil d’indexation de contenu est automatique et ne nécessite aucune intervention de la part de l’utilisateur.

Conclusion

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Se passer du papier n’est pas encore une évidence. A titre personnel il faut :

une volonté de vouloir changer ses habitudes et être prêt (souvent) à tester des solutions qui pourront faire économiser du papier et améliorer la qualité de son travail

apprendre à mieux utiliser les outils déjà en place (classement, outils de lecture, outils de

recherche et d’indexation).

Dans une organisation, il faut que le groupe d’utilisateurs concerné : soit prêt à adhérer à ces solutions évite de vouloir à tout prix le zéro papier vise un but réaliste qui sera un plus pour le groupe

Attention avant de se lancer dans l’achat d’une solution : qu’elle convienne bien à l’utilisation que l’on désire en faire que les coûts cachés (sauvegardes, serveur, etc.) soient pris en compte.