Section 5 COMPTES SPECIAUX Module 2 Section 5 – Tr. No.1

Section 5

COMPTES SPECIAUX

Module 2

Section 5 – Tr. No.1

OBJECTIFS

COMPRENDRE LES RAISONS QUI EXPLIQUENT L'UTILISATION DES COMPTES SPECIAUX, LES CONDITIONS D'OUVERTURE D'UN COMPTE ET LE MODE DE FONCTIONNEMENT DE CES COMPTES

TRAITER LES DEMANDES POUR ETABLISSEMENT ET APPROVISIONNEMENT DES COMPTES SPECIAUX

COMPRENDRE LE PROCESSUS DE RECOUVREMENT DU COMPTE A LA FIN DU PRÊT

IDENTIFIER LES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET LES TYPES DE COMPTES SPECIAUX

RECONNAÎTRE LES PROBLEMES COURANTS ET APPRENDRE A LES EVITER

Module 2 Section 5 – Tr. No.2

PROGRAMME

DEFINITION ET OBJECTIFS IMPLICATIONS ET USAGES CONSIDERATIONS LEGALES UTILISATION DU COMPTE SPECIAL CONTRÔLE SITUATIONS EXCEPTIONNELLES PROBLEMES COURANTS EXERCICES / ETUDES DE CAS


DEFINITION

COMPTE BANCAIRE DANS LEQUEL UNE AVANCE DU PRET EST DEPOSEE. LE PROJET PEUT, A PARTIR DU CS, EFFECTUER PAIEMENTS DIRECTEMENT AUX ENTREPRENEURS, FOURNISSEURS ET AUTRES, AFIN DE COUVRIR FINANCEMENT ELIGIBLE DE LA BANQUE

VARIATION DE LA PROCEDURE DE REMBOURSEMENT OFFICIELLEMENT APPELE " COMPTE SPECIAL DE

DEPOT « ABREGE EN COMPTE SPECIAL UTILISE LE MECANISME DES " FONDS RENOUVELABLES


OBJECTIFS DE COMPTES

SPECIAUX

ACCELERER LES DECAISSEMENTS ASSURER UN FLOT ADEQUAT DES FONDS POUR FINANCER

LA PART ELIGIBLE DES DEPENSES FOURNIR ACCES AUX DEVISES FACILITER LES PAIEMENTS REDUIRE LE NOMBRE DE DEMANDES ENVOYEES A LA

BANQUE

Module 2

Section 5 – Tr. No. 5

IMPLICATIONS ET USAGES

L'EMPRUNTEUR DOIT AVOIR

UNE CAPACITE ADMINISTRATIVE ADEQUATE, UN SYSTEME DE CONTRÔLE INTERNE UN SYSTEME DE COMPTABILITE ET D’AUDIT

L'EMPRUNTEUR ASSUME CERTAINS RISQUES

LA FAILLITE DE LA BANQUE DE COMPTES SPECIAUX LES FLUCTUATIONS DE LA MONNAIE (SURTOUT SI LE COMPTE

SPECIAL EST DANS LA MONNAIE LOCALE)

Module 2


IMPLICATIONS ET USAGES

(SUITE)

CS SONT UTILISES POUR : UN PROJET UNIQUE PAIEMENT DES PETITES DEPENSES (EN DESOUS DU MONTANT

MINIMUM DE LA DEMANDE) PAIEMENTS IMPORTANTS SI LES FONDS SONT DISPONIBLES LES PAIEMENTS EN MONNAIE LOCALE ET EN DEVISES

PROCEDURE PEUT ÊTRE UTILISEE DE MANIERE EXCLUSIVE, OU AVEC D'AUTRES PROCEDURES DE DECAISSEMENT (PAIEMENT DIRECT, REMBOURSEMENT OU ENGAGEMENT SPECIAL )


IMPLICATIONS ET USAGES (SUITE)

AVANTAGES LES FONDS SONT IMMEDIATEMENT DISPONIBLES MOINS DE DEMANDES DE RETRAITS A SOUMETTRE A LA BANQUE

INCONVENIENTS L'EMPRUNTEUR EST RESPONSABLE DE L'ETABLISSEMENT DE

L'ELIGIBILITE AU NIVEAU DES DEPENSES SI DES DEPENSES INELIGIBLES SONT FAITES A PARTIR DU COMPTE

SPECIAL, L'EMPRUNTEUR DOIT ÊTRE EN MESURE DE RESTITUER LE MONTANT RAPIDEMENT DANS LE COMPTE SPECIAL

Module 2 Section 5 – Tr. No. 8

CONSIDERATIONS LEGALES (suite)

CLAUSES FINANCIERES DE L’ACCORD DE PRÊT

ARTICLE IV

UN CONTROLE ANNUEL DU COMPTE SPECIAL EST NECESSAIRE LA BANQUE GELE L’APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL SI : DES DEPENSES INELIGIBLES SONT FINANCEES A PARTIR DU

COMPTE SPECIAL L’AUDIT DU COMPTE SPECIAL EST EN RETARD

Module 2 Section 5 – Tr.

11


SI EXIGENCES DU COMPTE SPECIAL NE SONT PAS OBSERVEES PENDANT12 MOIS, LA BANQUE PEUT :

REFUSER D’INCLURE LES COMPTES SPECIAUX DANS DE NOUVEAUX PROJETS

OBTENIR CONFORMITE COMME CONDITION A LA PRESENTATION DE NOUVEAUX PROJETS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

SUSPENDRE LES DECAISSEMENTS POUR LES PRETS AVEC COMPTES SPECIAUX DEFICIENTS

SUSPENDRE LES DECAISSEMENTS DE TOUTES LES OPERATIONS EN COURS DANS LE PAYS (DANS LES CAS EXTREMES)

Module 2 Section 5 – Tr.no.12

CONSIDERATIONS LEGALES

(suite) EN CAS DE MENACE DE SUSPENSION OU PENDANT UNE

SUSPENSION COMPTE SPECIAL N’EST PAS REAPPROVISIONNE LES EMPRUNTEURS PEUVENT REDUIRE LE SOLDE DES COMPTES

SPECIAUX POUR HONORER DES DEPENSES ELIGIBLES EN CAS DE SUSPENSION PARTIELLE LA BANQUE PEUT CONTINUER L’APPROVISIONNEMENT DES COMPTES

SPECIAUX UNIQUEMENT POUR LES PARTIES DU PROJET NON AFFECTEES PAR LA SUSPENSION

APRES LA LEVEE DE LA SUSPENSION, D’AUTRES DECAISSEMENTS PEUVENT ETRE EFFECTUES POUR RAMENER LE COMPTE SPECIAL A SON NIVEAU ORIGINE

Module 2


CONSIDERATIONS LEGALES

(suite)

APRES LA DATE DE CLOTURE DU PRET AUCUN APPROVISIONNEMENT DE COMPTE SPECIAL N’EST EFFECTUE L’EMPRUNTEUR EST TENU DE FOURNIR LES DOCUMENTS

JUSTIFIANT LES MONTANTS AVANCES AU COMPTE SPECIAL OU REMBOURSER TOUT SOLDE AVANT QUE LA BANQUE NE PROCEDE A LA CLOTURE DU PRET

UN RELEVE BANCAIRE FAISANT APPARAITRE UN SOLDE ZERO DOIT ETRE ENVOYE A LA BANQUE

DANS LE CAS CONTRAIRE, LA BANQUE POURRAIT REFUSER DES DEMANDES POUR DE NOUVEAUX COMPTES SPECIAUX SUR D’AUTRES PRETS



LA DEVISE DU COMPTE DANS UNE MONNAIE LIBREMENT CONVERTIBLE ET LARGEMENT UTILISEE

DANS LE COMMERCE INTERNATIONAL DANS UNE MONNAIE LOCALE SI ELLE EST LIBREMENT CONVERTIBLE,

SELON LES BESOINS DU PROJET ET SI LE MAINTIEN DE LA VALEUR N’EST PAS UN PROBLEME

IDENTIFIEE DANS L’ACCORD DE PRET NE PEUT ETRE CHANGEE SANS MODIFICATION DE LA CONVENTION DE

PRET LES FONDS DOIVENT ETRE GARDES DANS LA MONNAIE CONVENUE JUSQU'A

CE QUE LES DEPENSES SOIENT ENCOURUES ET LE PAIEMENT EFFECTUE LE TAUX DE CHANGE UTILISE POUR LA CONVERSION DOIT ETRE LE TAUX

EN VIGUEUR



MONTANTS AUTORISES MONTANT INITIAL DISPONIBLE DES QUE LE PRET EST ENTRE EN VIGUEUR

ADEQUAT POUR LES DEPENSES INITIALES, AVANT QUE LA MISE EN OEUVRE DU PROJET NE COMMENCE

L’AUGMENTATION DE L’AFFECTATION TOTALE EST BASEE SUR LE MONTANT DU PRET DECAISSE

UNE RAPIDE AUGMENTATION DE L’AFFECTATION TOTALE EST POSSIBLE SI ELLE EST JUSTIFIEE

AFFECTATION TOTALE NORMALEMENT, MOYENNE DES DEPENSES POUR QUATRE MOIS NE PEUT DEPASSER 10% DU MONTANT DU PRET

Module 2


OPERATIONS DU COMPTE SPECIAL

OUVERTURE DU COMPTE IDENTIFIER UNE BANQUE POUR Y OUVRIR LE COMPTE UNE BANQUE COMMERCIALE OU CENTRALE PEUT

CONVENIR LA BANQUE CHOISIE DOIT ETRE EN MESURE DE FAIRE

FACE AUX EXIGENCES BANCAIRES UNE BANQUE COMMERCIALE DE PREFERENCE SOUS LA RESPONSABILITE DE L’EMPRUNTEUR, LA BANQUE

MONDIAL DOIT ETRE D’ACCORD AVEC LA SELECTION Module 2 Section 5 – Tr. No. 19

OPERATIONS DU COMPTE SPECIAL

CARACTERISTIQUES D’UNE BANQUE OU RESIDE DES COMPTES SPECIAUX

AVOIR AUDIT ET CONTROLE COMPTABLE REGULIER AVOIR RESEAU BANQUES CORRESPONDANTES EFFECTUER TRANSACTIONS EN DEVISES ET EN MONNAIE LOCALE OUVRIR LETTRES DE CREDIT EXECUTER RAPIDEMENT UN GRAND NOMBRE DE TRANSACTIONS EMETTRE RAPIDEMENT DES RELEVES BANCAIRES MENSUELS ET

DETAILLES DEMANDE DES FRAIS RAISONNABLES POUR SES SERVICES


OPERATIONS DU COMPTE SPECIAL (suite)

LETTRES De CONFORT EXIGEE DES BANQUES COMMERCIALES AVANT LE DEPOT DES

FONDS ASSURE QUE LES MONTANTS DEPOSES DANS UN COMPTE SPECIAL

NE PEUVENT ETRE ANNULES OU AUTREMENT CONFISQUES OU SAISIS POUR PAYER DES MONTANTS DUS A LA BANQUE COMMERCIALE PAR L’EMPRUNTEUR

UNE SEULE LETTRE DU CHEF D’AGENCE D’UNE BANQUE COMMERCIALE COUVRE LES COMPTES SPECIAUX OUVERTS PAR TOUS LES PROJETS AUXPRES DE CETTE AGENCE DE CETTE BANQUE


OPERATION DU COMPTE

SPECIAL (suite)

PRODUITS FINANCIERS LE CS APPARTIENT A L’EMPRUNTEUR ET IL N’EST PAS

NECESSAIRE D’INFORMER LA BANQUE DES PRODUITS FINANCIERS DOIT ETRE UTILISE SELON LES REGLEMENTS INTERNES DE

L’EMPRUNTEUR DOIT ETRE RAPIDEMENT RETIRE DU COMPTE

FRAIS BANCAIRES DES FRAIS RAISONNABLES ENCOURUS POUR L’OPERATION DU

COMPTE PEUVENT ETRE ELIGIBLES AU FINANCEMENT S’ILS SONT IDENTIFIES COMME FRAIS DE FONCTIONNEMENT

ELIGIBLES


OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite)

DEMANDE DE DEPOT INITIAL (AVANCE)

DEPOSER LE FORMULAIRE DE DEMANDE 1903

POUR LE MONTANT DE L’AFFECTATION AUTORISEE (MONTANT INITIAL)

SIGNEE PAR LE SIGNATAIRE AUTORISE

PAS DE PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR



RETRAITS DU COMPTE

POUR LES DEPENSES ENCOURUES OU A ENCOURIR DANS LES 30 JOURS

LA CONVERSION DE LA MONNAIE DU COMPTE SPECIAL A LA MONNAIE DE LA DEPENSE DOIT SE FAIRE AU MOMENT DU PAIEMENT, PAS AVANT

UNIQUEMENT POUR LA PART DE FINANCEMENT DE LA BANQUE L’EMPRUNTEUR PEUT PREFINANCER DES ELEMENTS A PARTIR DE

LEURS PROPRES RESSOURCES ET SE REMBOURSER A PARTIR DU COMPTE SPECIAL

Module 2 Section 5 – Tr.

No. 24

EXPLOITATION DU COMPTE SPECIAL (suite)

APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL

DEPOSER A LA BANQUE LE FORMULAIRE 1903 ACCOMPAGNE DE PIECES JUSTIFICATIVES POUR LES PAIMENTS DEJA EFFECTUES

IDENTIQUE A LA PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DOIT COMPRENDRE UNE COPIE DU RELEVE BANCAIRE DU

COMPTE SPECIAL POUR LA PERIODE EN QUESTION DOIT INCLURE UN RAPPROCHEMENT DU RELEVE BANCAIRE ET

DEPENSES PRESENTEES DANS LA DEMANDE

Module 2


EXPLOITATION DU COMPTE(suite)

RAPPROCHEMENT DU RELEVE BANCAIRE DU COMPTE SPECIAL

LES DIFFERENCES ENTRE LE RELEVE BANCAIRE ET LES ELEMENTS INCLUS DANS LA DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT DOIVENT ETRE EXPLIQUEES

DIFFERENCES DUES AUX DATES PAIEMENTS EFFECTUES MAIS NE FAISANT PAS ENCORE L’OBJET DE LA

DEMANDE

INTERETS ACQUIS

Module 2


EXPLOITATION DU COMPTE SPECIAL (suite)

APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL

FREQUENCE A DES INTERVALLES D’UN MOIS, MAIS PAS PLUS DE TROIS MOIS CHAQUE FOIS QUE 20% DU SOLDE DU COMPTE A ETE UTILISE SELON L’ORDRE D’OCCURRENCE

PAS DE MONTANT MINUMUM

Module 2


EXPLOITATION DU COMPTE SPECIAL (suite) EXEMPLE D’APPROVISIONNEMENT


RECOUVREMENT DE L’AVANCE OBJECTIFS : OBTENIR PIECES JUSTIFICATIVES DE TOUTES LES

DEPENSES INDIQUANT QUE LE MONTANT ENTIER DE L’AVANCE A ETE UTILISE A DE BONNES FINS

COMMENCE GENERALEMENT QUAND LE SOLDE NON-DECAISSE DU PRET (MIS A PART LES

ENGAGEMENTS SPECIAUX) EST EGAL AU DOUBLE DU MONTANT DE L’AVANCE

SIX MOIS AVANT LA DATE FINALE DE DEPOT DES DEMANDES DE RETRAIT

MODULE 2 Section 5 – Tr.

n° 29


RECOUVREMENT DE L’AVANCE

EFFECTUE GRADUELLEMENT, EN UTILISANT UNE PORTION DE CHAQUE DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT POUR REDUIRE L’AVANCE IMPAYEE

NORMALEMENT 33% - 50 % DES PIECES JUSTIFICATIVES EST UTILISE

LA BANQUE INFORME L’EMPRUNTEUR DES MONTANTS RECOUVRES DANS CHAQUE DEMANDE

Module 2 Section 5 – Tr. n° 30

OPERATION DU COMPTE

SPECIAL (suite)

EXEMPLE DE RECOUVREMENT

OPERATION DU COMPTE (suite)

CLOTURE DU COMPTE TOUTES LES PIECES JUSTIFICATIVES DES DEPENSES

EFFECTUEES DOIVENT ETRE RECUES LE SOLDE DU COMPTE DOIT ETRE NUL LA BANQUE DOIT RECEVOIR UN RELEVE BANCAIRE

MONTRANT UN SOLDE NUL LE COMPTE DOIT ETRE CLOTURE


SITUATIONS EXCEPTIONNELLES

SOUS COMPTES UN SEUL COMPTE SPECIAL DIVISE EN SOUS COMPTES SANS

TRANSFERT DE FONDS PEUVENT ETRE UTILISES QUAND PLUSIEURS BUREAUX DE

PROJET SOLLICITENT L’ACCES AU COMPTE SPECIAL PEUVENT ALTERNATIVEMENT ETABLIR PLUSIEURS COMPTES

SPECIAUX LES SOUS COMPTES PEUVENT S’AVERER DIFFICILE A GERER PEUVENT NECESSITER UN TYPE DE RETRAIT DIFFERENT

POUR CHAQUE BUREAU DE PROJET LE RAPPROCHEMENT DEVIENT PLUS DIFFICILE

MODULE 2 Section 5 – Tr. n° 34

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES (suite)

LES COMPTES SPECIAUX DE LA SECONDE GENERATION UN TRANSFERT DE FONDS DU COMPTE SPECIAL VERS

DES COMPTES DE SECONDE GENERATION, EFFECTUE PAR L’EMPRUNTEUR ET GERE PAR LES PMU

UNIQUEMENT UTILISES DANS DES CIRCONSTANCES STRICTEMENT CONTROLEES

NECESSITENT L’APPROBATION PREALABLE DU DIRECTEUR DU DEPARTEMENT DES PRETS

DOIVENT ETRE IDENTIFIES LORS DE L’EVALUATION DU PROJET ET INCLUS DANS LES ACCORDS DE PRETS

Module 2 Section 5 – Tr. n°

35


LES CRITERES DES COMPTES SPECIAUX DE SECONDE GENERATION UNE JUSTIFICATION DOIT ETRE ETABLIE POUR L’ETABLISSEMENT DE CES

COMPTES. PAR EXAMPLE, PROBLEMES LOGISTIQUES INCLUANT LE TRANSFERT DE FONDS D’UN COMPTE SPECIAL VERS LES ZONES RURALES ELOIGNEES OU LES BUREAUX DU PROJET SONT LOCALISES

L’EMPRUNTEUR EST INCAPABLE DE FOURNIR LES FONDS DE ROULEMENT AUX BUREAUX DE PROJET POUR PREFINANCER LA PART DE DEPENSES DE LA BANQUE

L’EMPRUNTEUR DOIT ETRE CAPABLE DE PROCEDER A DES CONTROLES COMPTABLES ET POSSEDER LA CAPACITE ADMINISTRATIVE DE GERENCE DE COMPTES

SI LA CONVERSION DES FONDS EN MONNAIE LOCALE EST ANTICIPEE, LE MAINTIEN DE LA VALEUR DU COMPTE SPECIAL NE DOIT PAS CONSTITUER UN FACTEUR CRITIQUE

Module 2 Section 5 Tr. n° 36


LES AVANCES DE QUATRE VINGT DIX JOURS DES RETRAITS DU COMPTE SPECIAL SONT PERMIS POUR

LES DEPENSES A ENCOURIR DANS LES QUATRE VINGT DIX JOURS

POUR LES PETITES ET NOMBREUSES DEPENSES EN MONNAIE LOCALE QUAND LA MOYENNE DE TRENTE JOURS ACCORDEE PAR LES COMPTES SPECIAUX EST INSUFFISANTE. PAR EXAMPLE PROJET AVEC DE NOMBREUX SITES EPARPILLES DANS LE PAYS

Module 2

Section 5 – Tr. n° 37


AVANCES DE QUATRE VINGT DIX JOURS, PRINCIPALES CARACTERISTIQUES

DES PROJETS D’INVESTISSEMENT DANS LE SECTEUR SOCIAL, COUVRANT UNE LARGE ZONE GEOGRAPHIQUE

LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS EST DECENTRALISEE VERS PLUSIEURS NIVEAUX, REGIONAL, RURAL ET A D’AUTRES NIVEAUX ADMINISTRATIFS

MODULE 2 Section 5 – Tr. n° 38

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES(suite)

UN BUREAN DE PROJET CENTRAL FORT PROCEDURES DE BUDGETISATION, DE COMPTABILITE,

DE MOUVEMENTS DE FONDS ACCEPTABLES LIAISON ENTRE LES REALISATIONS PHYSIQUES ET

L’UTILISATION DES FONDS CONTROLES INTERNES REGULIERS SUIVIS D’UN AUDIT

PHYSIQUE ANNUEL ET INDEPENDENT LE DEPARTEMENT DES PRETS DOIT DONNER SON

APPROBATION AVANT L’ETABLISSEMENT DE CETTE PROCEDURE DE QUATRE VINGT DIX JOURS


PROBLEMES COURANTS

MELANGE DES FONDS PREFINANCEMENT DE LA PART DE DEPENSES DE L’EMPRUNTEUR LES PETITS COMPTES NON AUTORISES CONVERSION PREMATUREE DE LA MONNAIE PAIEMENT DE CONTRAT INELIGIBLE GEL POUR COUVRIR DES LETTRES DE CREDIT COMPTE INACTIF

Module 2


REFERENCES

MANUEL DE DECAISSEMENTS

CHAPITRE 6 ANNEXES 6, 9, 10

Module 2


Documents

Section 5 COMPTES SPECIAUX Module 2 Section 5 – Tr. No.1