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SERVICES SPÉCIALISÉS EN PROGRAMME D'AIDE … · être référé à un intervenant professionnel dans les heures suivant son appel au ... aux employés qui en font la demande sur

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SERVICES SPÉCIALISÉS EN PROGRAMME D'AIDE POUR LES EMPLOYÉS DE LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY

SP-16-134 La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour des services spécialisés en programme d'aide pour les employés de la Ville de Châteauguay. Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On pourra se procurer ces formulaires à compter du 12 mai 2016 soit en visitant le site web: www.seao.ca ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système électronique d’appel d’offres (SEAO)» au 514-856-6600. Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00. Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés. Les soumissions seront reçues jusqu’à 14 heures le 31 mai 2016 dans une enveloppe scellée à l’adresse suivante: VILLE DE CHÂTEAUGUAY ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS ET DU GÉNIE DIVISION APPROVISIONNEMENTS – ENTRÉE PRINCIPALE 220, BOULEVARD INDUSTRIEL CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 4Z2 et y seront ouvertes le même jour, à 14 h 05. Le Conseil municipal n’ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues. Donné à Châteauguay, ce 11 mai 2016. Isabelle Lazure Chef de la Division approvisionnements

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VILLE DE CHÂTEAUGUAY

DIVISION APPROVISIONNEMENTS

APPEL D’OFFRES PUBLIC

SP-16-134

SERVICES SPÉCIALISÉS EN PROGRAMME D'AIDE POUR LES EMPLOYÉS DE LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY

DEVIS TECHNIQUE

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APPEL D’OFFRES PUBLIC SP-16-134 DEVIS TECHNIQUE

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1. DESCRIPTION DU MANDAT La Ville de Châteauguay souhaite obtenir des offres de services professionnels de qualité d’une firme spécialisée pour la gestion de son programme d’aide aux employés (P.A.E). Le mandat consistera à offrir l’assistance et le soutien nécessaire aux employés ayant une problématique. La mission du P.A.E doit non seulement résoudre à court terme les difficultés et préoccupations vécus par nos employés mais aussi améliorer le mieux-être au travail et prévenir l’absentéisme.

2. DURÉE DU MANDAT Le présent contrat s’échelonne de l’octroi jusqu’au 31 décembre 2019. Au-delà du 31 décembre 2019, la Ville de Châteauguay se réserve le droit de renouveler aux mêmes conditions, pour une année supplémentaire, soit jusqu’au 31 décembre 2020.

3. ADMISSIBILITÉ AU PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS : Le programme d’aide aux employés s’adresse à tous les employés permanents de la Ville, aux employés ayant un statut de régulier temps partiel ainsi qu’aux employés ayant un statut de temporaire long terme. De plus, le conjoint et les enfants d’un employé éligible sont admissibles au programme. Effectif permanent : 340 employés Effectif régulier à temps partiel : 24 employés Effectif temporaire long terme : 50 employés À titre de référence et pour fins d’adjudication du mandat, le taux d’utilisation moyen du programme d’aide aux employés se situe à 5% alors que la moyenne de consultation est de 5 heures par cas. Pour l’année 2015, le taux de fréquentation se situe à 4.4% et une moyenne de consultation de 7.91 heures par cas.

4. SERVICE OFFERT PAR LE PROGRAMMES D’AIDE AUX EMPLOYÉS : 4.1. Service téléphonique de première ligne :

L’adjudicataire doit offrir et fournir un service de réponse téléphonique d’accès direct et confidentiel disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 et ce, sans frais. Ce service inclut l’ouverture du dossier, vérifier l’admissibilité au PAE, effectuer une évaluation de la situation afin de déterminer les besoins de l’employé ou du membre de la famille (conjoint ou enfant), fournir les informations pertinentes, orienter et référer l’employé vers le professionnel approprié.

4.2. Service professionnels et spécialisés : a) L’adjudicataire doit offrir des services professionnels et spécialisés de qualité

afin de soutenir et aider les employés ainsi que leur famille (conjoint et enfant) à identifier, à résoudre et à prévenir les problèmes les affectant. Les consultations individuelles doivent avoir lieu dans des locaux accessibles sur le territoire et environs de la Ville de Châteauguay ou selon le lieu du domicile de l’employé étant admissible aux prises avec les problèmes suivants :

Problèmes professionnels Problèmes personnels Problèmes conjugaux Problèmes familiaux Problèmes de santé mentale

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Problèmes de dépendances Problèmes d’ordre financier Informations et questions d’ordre légal

b) Chaque employé bénéficie d’un maximum de 7 heures de consultation individuelle par année civile. Tout suivi recommandé par le professionnel intervenant suite à une évaluation clinique nécessitant des heures supplémentaires de consultation doit être autorisé par le représentant mandaté de la Ville de Châteauguay.

c) L’adjudicataire doit traiter la demande de l’employé et le référer à un professionnel intervenant dans un délai maximal de 72 heures ouvrables. En cas d’urgence, il doit y avoir une prise en charge immédiate de l’employé et doit être référé à un intervenant professionnel dans les heures suivant son appel au P.A.E.

4.3. Service de référence : Fournir des références vers des ressources externes aux PAE pour les cas de problèmes qui ne peuvent être résolus par les services offerts dans le cadre du PAE et aux employés qui en font la demande sur une base volontaire.

4.4. Service intervention post-traumatique : Sur demande, intervenir auprès d’un employé nécessitant une intervention individuelle post-traumatique ou toute autre situation de crise.

4.5. Autre service spécifique : Sur demande, la Ville pourra requérir, selon les besoins, à des services spécifiques dans une situation hors de l’ordinaire et ponctuels tels que des lors de décès, de crise ou d’opérations de sensibilisation. L’intervention sur le terrain d’un intervenant professionnel peut être demandée. Le soumissionnaire devra préciser dans son offre le tarif horaire prévisionnel relatif à une telle demande.

4.6. Caractéristique du programme : Le programme d’aide aux employés comporte les caractéristiques suivantes :

Multi-volets : Capacité de répondre à divers types de problématiques. Professionnel : Avoir des intervenants professionnels, spécialisés et expérimentés dans

les divers champs de compétence et faire partie d’un ordre professionnel reconnu ou une association/corporation.

Confidentiel : Assurer une confidentialité en vertu des codes de déontologie des ordres professionnels.

Volontaire : Accès libre et volontaire. Accessible : Offrir un service de réponse téléphonique 24h sur 24 et 7 jours sur 7.

5. PROMOTION DU PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS

5.1. Campagne et articles promotionnels : Au début du contrat, la firme doit réaliser une campagne de promotion interne afin de présenter le PAE. La firme devra élaborer des documents de promotion tels que des dépliants, affiches et cartes portefeuille. Ces articles de promotion devront être produits en quantité suffisante dans tous les édifices de la Ville de Châteauguay. La firme doit

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fournir une épreuve des articles promotionnels au représentant de la Ville pour acceptation avant l’impression pour la diffusion auprès des employés.

5.2. Bulletin ou capsule de prévention et sensibilisation : L’adjudicataire devra réaliser et diffuser quatre (4) fois par année des bulletins ou capsules web d’information sur des sujets relativement à la santé physique, psychologique ou sur tout autre sujet dans le but de sensibiliser les employés. Le tout devra être autorisé par le représentant de la Ville avant la diffusion.

6. RAPPORTS STATISTIQUES 6.1. Rapport d’utilisation

L’adjudicataire devra fournir trimestriellement et annuellement à la Ville un rapport statistique quantifiant et qualifiant l’ensemble de l’utilisation des services rendus par la PAE. Ce rapport est de nature confidentiel. Aucun nom et toute autre information de nature personnelle ne devra être mentionné dans ce rapport.

6.2. Rapport d’évaluation L’adjudicataire doit mettre en place un processus d’évaluation portant sur la qualité des services rendus du PAE. L’employé doit pouvoir, de manière confidentielle, mesurer sa satisfaction des services reçus notamment sur les aspects suivants : Respect de la personne Confidentialité Délais des services Délais de prise en charge Niveau de confiance établi

Les rapports devront être transmis électroniquement. Ces rapports sont inclus et sans frais. Le soumissionnaire doit joindre à cette soumission un exemple de rapport et questionnaire de satisfaction.

7. TRANSFERT DES DOSSIERS À la fin du contrat, tous les dossiers ouverts pour lesquels un employé a communiqué avec le P.A.E devront être traité par l’adjudicataire.

8. ÉLABORATION DE L’OFFRE DE PRIX ET DU BORDEREAU DE SOUMISSION

Les prix unitaires soumis devront inclure tous les livrables exigées par le présent appel d’offres, incluant le matériel, la main d’œuvre et tous les frais à encourir pour l’exécution complète du mandat, aucun autre frais ne pourra être réclamé à la ville à moins d’une demande écrite d’ajout de services formulée par cette dernière.