Le défiSupplies Team Solutions est le partenaire informatique de Shelbourne Motors. La société a commencé par pointer du doigt les économies potentielles en étudiant de près les coûts d'impression. La société automobile ne savait pas combien elle dépensait en impression, télécopie, numérisation et photocopie. Selon Caroline Willis, sa directrice générale, la société commandait souvent des cartouches par centaines auprès de différents fabricants, alors que la plupart ne servaient même pas car on ignorait quelles cartouches étaient utilisées dans quels périphériques.

À propos de l'entrepriseFondée en 1973, l'entreprise familiale Shelbourne Motors est basée à Portadown, dans le comté nord-irlandais d'Armagh. La société occupe un site d'une superficie de près de trois hectares où sont répartis cinq bâtiments. Ses nouvelles franchises automobiles incluent Renault, Toyota, Nissan et Dacia. L'entreprise propose Fleet4U, sa propre société de location et de crédit-bail, offre un service de location de véhicules et regroupe plus de 180 voitures d'occasion sur ses sites via ses franchises principales et Autoselect, son supermarché de véhicules d'occasion.

Étude de cas OKI

Shelbourne Motors passe à la vitesse supérieure avec Managed Print Services d'OKI

DÉPENSESANNUELLES EN IMPRESSION RÉDUITES DE PRÈS DE 24 %

Secteur : Automobile Solution : Managed Print Services Lieu : Irlande du Nord

« Nous n'avions aucune idée de nos dépenses, le sujet n'était même pas abordé », se souvient Caroline Willis. « Nous nous préoccupions plus du papier que des cartouches et de l'encre. Nous avions trop de machines et cela prêtait à confusion pour les commandes. »

Comme l'explique Caroline Willis, la société faisait face à un autre problème au niveau des dépenses : son site comptait 29 périphériques de huit fabricants différents, la plupart d'entre eux étant de simples photocopieurs, imprimantes ou télécopieurs. Lorsque l'un de ces appareils rencontrait un problème technique, la société en achetait un autre pour le remplacer.

La solutionSupplies Team Solutions a présenté OKI à Shelbourne Motors avec l'intention de trouver un meilleur moyen de répondre à tous les besoins d'impression. OKI a alors mené un audit auprès de la société de vente de voitures. Elle a communiqué les résultats à Shelbourne et a réduit le nombre de périphériques utilisés de 29 à 16, dont neuf d'entre eux étaient des multifonctions.

« Nous étions d'accord avec l'évaluation d'OKI concernant nos problèmes d'impression », explique Caroline Willis. « Ils ont réussi à réduire le nombre de périphériques que nous utilisions et à résoudre nos problèmes d'encre et de cartouches.

Caroline Willis, Directrice générale, Shelbourne Motors, Paul Cinammond, Supplies Team Solutions, Karen Hamilton, Supplies Team Solutions

«  Oui, nous sommes ravis d'OKI et les économies sont substantielles. Les gens ne se rendent pas compte de la somme qu'ils dépensent en impression tant qu'ils n'ont pas pris le temps de calculer tous les coûts. Les sociétés ont tendance à se pencher sur d'autres facteurs, mais rarement les coûts d'impression. Et c'est un secteur qu'ils doivent examiner. »

Caroline Willis, Directrice générale, Shelbourne Motors

« Ils ont fait les calculs et nous avons analysé les besoins de tous les bureaux et déterminé s'ils avaient besoin de télécopieurs, de scanners et des fonctions couleur et d'impression de cartes de visite. Nous avons demandé qu'une imprimante soit affectée à chaque bureau. Il y a eu quelques changements de dernière minute, car nous n'avions pas pensé à tout, mais OKI a fait preuve d'une grande flexibilité. »

Les avantagesLes économies réalisées par l'entreprise ont été conséquentes, avec une véritable prise de conscience à la clé. Shelbourne dépensait auparavant 18 000 € pour l'impression, tandis que ses nouvelles dépenses annuelles avec OKI ont été évaluées à 13 500 €.

« Lorsque vous faites les comptes, les économies sont considérables », remarque Caroline Willis. « Non seulement Shelbourne Motors a réalisé d'importantes économies, mais la société bénéficie aussi de très nombreux autres avantages, comme la surveillance à distance des cartouches, l'entretien, le recyclage des consommables, le service d'assistance et l'assurance que tout problème ou toute préoccupation sera immédiatement traité.

« OKI surveille le niveau des cartouches ; lorsqu'une d'elles est presque finie, une autre arrive par la poste. C'est très appréciable, car nous n'avons plus besoin d'avoir d'innombrables cartouches en stock. OKI nous les envoie quand nous en avons besoin. Ils ont également organisé des formations approfondies pour l'ensemble du personnel afin de nous montrer comment fonctionnaient les nouveaux multifonctions. »

OKI a dû relever un autre défi concernant Shelbourne Motors. L'une des franchises automobiles avait un accord de licence protégé avec un autre fabricant d'imprimantes. Il n'était donc pas certain que des appareils OKI puissent être utilisés au sein de cette franchise. Le problème fut résolu lorsque la franchise essaya un périphérique OKI et, fortement impressionnée, donna son accord pour que ce produit OKI soit utilisé sur l'ensemble de son site.

« OKI nous a précisé que s'il avait fallu utiliser différentes imprimantes de différentes marques, elle se serait adaptée plutôt que de perdre le contrat », explique Caroline Willis. « Mais cela ne s'est pas produit, la franchise étant ravie des périphériques OKI. »

Les avantages en bref : • Diminution des coûts grâce

à la consolidation des périphériques d'impression

• Gain de temps grâce à la surveillance à distance des consommables

• Placement approprié des produits haute qualité

• Service d'assistance répondant aux questions

L'avenirMaintenant que l'installation est terminée, Caroline Willis recommanderait-elle OKI ?

« Oui, nous sommes ravis d'OKI et les économies sont substantielles. Les gens ne se rendent pas compte de la somme qu'ils dépensent en impression tant qu'ils n'ont pas pris le temps de calculer tous les coûts. Les sociétés ont tendance à se pencher sur d'autres facteurs, mais rarement les coûts d'impression. Et c'est un secteur qu'ils doivent examiner. »

Caroline Willis est également enthousiasmée par la nouvelle imprimante et par la configuration du réseau, car tous les bâtiments situés sur le parvis du site sont désormais reliés. « Comme nos bâtiments sont séparés, nous n'avions jamais pu imprimer sur des machines situées sur un autre site », ajoute-t-elle. « C'est désormais possible, et l'impression est en suspens jusqu'à ce qu'un code soit saisi pour imprimer le document. »

« Nous pouvons également surveiller les impressions couleur et désactiver l'option en couleur jusqu'à ce qu'un employé ait réellement besoin d'imprimer en couleur. Cela nous a aussi permis de réduire les coûts. Autre avantage économique : notre contrat est basé sur la page imprimée et non la quantité d'encre ou de cartouches que nous utilisons. En outre, nous n'avons plus à régler d'importantes factures d'entretien car la maintenance est incluse dans l'accord de niveau de service d'OKI. »

Karen Hamilton, Supplies Team Solutions, Caroline Willis, Directrice générale, Shelbourne Motors, Paul Cinammond, Supplies Team Solutions

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Le programme Smart Managed Print Services d'OKI intègre un ensemble de méthodes et d'outils éprouvés visant à évaluer les coûts et processus d'impression d'une entreprise, avant qu'OKI n'établisse une proposition professionnelle sur mesure capable de répondre aux besoins spécifiques

des clients. Nos équipes de vente et d'ingénierie travaillent en étroite collaboration avec nos principaux partenaires en vue d'optimiser la valeur de Managed Print Solutions pour les clients.

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«  Nous étions d'accord avec l'évaluation d'OKI concernant nos problèmes d'impression. Ils ont réussi à réduire le nombre de périphériques que nous utilisions et à résoudre nos problèmes d'encre et de cartouches. »

Caroline Willis, Directrice générale, Shelbourne Motors