Si vous voulez partager un document avec un collègue de votre … · 2015-11-20 · Cependant avec Outlook, il devrait être possible d’avoir un lien cliquable si le chemin d’accès

7.2 NOMMAGE DES DOSSIERS DE CLASSEMENT

Titre

• Écrire les titres en lettres minuscules avec une lettre majuscule au début.

• Placer le sujet principal du dossier en début de titre.

• Choisir des titres courts et représentatifs du contenu du dossier.

Ex. : Note min Loi rembourrage

• Proscrire le nom d'une personne.

• Éviter les intitulés vides de sens.

Ex. : Autres, Divers, etc.

• Éviter les articles (le, la, les, un, une, des, l', etc.).

Année

• Utiliser le format aaaa-aaaa pour les dossiers par années financières.

• Ne pas répéter l'année dans le nom du fichier s'il est déjà classé dans un dossier par

année.

Caractères spéciaux et accents

• Ne pas utiliser les caractères spéciaux ou les caractères réservés de l'environnement

Windows ( , ' % $ ! * / etc.) ainsi que les parenthèses inutilement.

• Écrire les mots sans accent, car chaque lettre accentuée compte pour deux

caractères.

Sigles

• Inscrire les sigles connus en lettres majuscules. Ex. : DRI, MEIE, CSPQ, etc.

Singulier

• Employer le singulier ou le pluriel selon le sens, mais favoriser le singulier.

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9

7.3 NOMMAGE DES FICHIERS

Titre • Le nom doit idéalement être le même que le titre du document.

Ex. : Demande_dotation.doc

• Ne pas utiliser les mots qui figurent déjà dans le dossier de classement. Par

exemple, dans un répertoire nommé « bien livrable », il n'est pas nécessaire de

répéter le nom « bien livrable » dans le titre du document.

• Ne pas utiliser les caractères spéciaux ou les caractères réservés de l'environnement

Windows ( , ' % $ ! * / etc.) ainsi que les parenthèses inutilement.

• Écrire les mots sans accent, car chaque lettre accentuée compte pour deux

caractères.

• Éviter les articles (le, la, les, un, une, des, l', etc.)

Date

• Utiliser le format aaaa-mm-jj pour les dates.

• Ne pas répéter l'année dans le nom du fichier s'il est déjà classé dans un dossier par

année.

Versions • Identifier la version d'un document dans le titre.

• Le passage entre deux versions de travail doit être identifié par une augmentation

des décimales (versions mineures).

Ex : Etude_credits_V1.1 à Etude_credits_V1.2

• Le passage à une version approuvée doit être identifié par une augmentation des

unités (version majeure).

Ex : Etude_credits_V1.2 à Etude_credits_V2



10

• La dernière version (version finale) s'inscrit Vf.

Ex. : Etude_credits_Vf

• La dernière version d'un document devrait aussi être enregistrée et conservée en

format PDF afin de s'assurer que nul ne pourra modifier celle-ci par inadvertance. Il

sera aussi possible de faire une copie de l'original pour débuter une nouvelle version

au besoin.

Types de documents

• L'unité administrative peut aussi prendre la décision d'utiliser des abréviations afin

d'identifier les types de documents qu'elle conserve sur son répertoire, en les

insérant au début du nom du fichier. Ex. : GUI_Gest_doc_electro.doc = Guide de

gestion des documents électroniques.

Allocution ALL Étiquettes ETI Politique POL

Analyse ANA Étude ETU Présentation PRE

Annexe ANN Fiche FIC Procédure PRO

Article ART Formulaire FOR Procès-verbal PV

Avis AVI Gabarit GAB Programme PRG

Avis juridique AVJ Guide GUI Projet PRJ

Bilan BIL Graphique GRA Qui fait quoi? QFQ

Brochure BRO Grille GRI Rapport RAP

Calendrier CAL Index IND Recommandation REC

Commentaire CMM Lettre LET Résumé RES

Communiqué COM Mandat MAN Réunion REU

Compte rendu CR Mémo MEM Révision REV

Contrat CTR Modèle MOD Revue de presse RDP

Courriel CRL Note NOT Sondage SON

Curriculum vitæ CV Ordre du jour ODJ Statistiques STA

Diagramme DIA Organigramme ORG Table des matières TDM

Directive DIR Ouvrage de référence OUR Tableau TAB

Discours DIS Pièce jointe PJ Traduction TRA

Ébauche EBA Planification PLN Texte TXT



11

Pour accéder à la fiche des propriétés dans

Office 2007, il suffit de cliquer, à partir du

document en cours, sur le bouton Office ensuite

Préparer puis sur Propriétés.

Dans Office 2010, il faut cliquer sur « fichier », puis sur « informations » et sélectionner l’une

des deux options à droite.

Une section au-dessus du texte s’ouvre, c’est les propriétés du document.

Ensuite il faut appuyer sur le triangle () suivant Propriétés du documents et sélectionner

Propriétés avancées.



13

perdue et il est très difficile de la récupérer. En raison du respect de la vie "privée", il n'est pas

possible d'accéder à la boîte de courriel d'un employé ayant quitté. Il est donc préférable de

conserver l'information importante concernant un dossier sur le répertoire partagé.

10.2 TYPES DE COURRIELS À CONSERVER

Les courriels produits ou reçus par tous les employés dans le cadre de leurs activités

professionnelles peuvent faire l'objet de ces orientations mais ils n'ont toutefois pas tous la

même valeur. Voici ceux qu'il serait important de traiter en tant que documents administratifs :

Les courriels entre employés et les courriels à destination ou en provenance de l'externe; contenant des pièces jointes comme des :

politiques, procédures, directives, plans d'actions;

devis et soumissions;

correspondances officielles;

documents qui amorcent, autorisent ou complètent une transaction;

Et qui :

reflètent les positions officielles du Ministère;

documentent la manière dont le MEIE conduit ses affaires et consignent une décision ou une mesure adoptée par celui-ci;

contiennent des renseignements sur les programmes, politiques et transactions du MEIE;

constituent des demandes en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

permettent de comprendre l'élaboration et la mise en œuvre de rapports, d'études, de prises de positions, etc.;

accusent réception d'un rapport ou d'une information en vertu d'une loi ou d'un règlement.



15

10.3 CONVERTIR UN COURRIEL EN PDF ET L’ENREGISTRER AVEC SES PIÈCES JOINTES

Il est possible de conserver les courriels et leurs pièces jointes sur les répertoires

électroniques en les convertissant en format PDF. Voici comment faire :

Dans le courriel ouvert dans Lotus Notes, cliquer sur Conversion PDF.

Puis, dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner

l’emplacement où l’on veut enregistrer le courriel

et ses pièces :



16

L'unité administrative pourra décider des conventions à appliquer lors de l'enregistrement de

ce type de document. Ici, le titre est inscrit avec la mention que le document est un courriel et

sa date est indiquée à la fin selon le format aaaa-mm-jj. Si l'unité administrative prend la

décision d'utiliser les abréviations de types de documents, comme à la section 7.3, le nom

inscrit dans l'exemple précédent aurait pu se lire : CRL_Guide_2015-03-16.pdf

L'application transformera alors le courriel en un document PDF qui s'affichera à l'écran, et

qui sera enregistré sur le répertoire. L’usager peut alors constater que les pièces jointes du

courriel sont intégrées dans le courriel comme tel et qu’il est possible de les ouvrir en double-

cliquant dessus. À noter que le document s’ouvrira dans le format et l’application avec

lesquels il a été créé.



17

L’usager peut aussi enregistrer la ou les pièce(s) jointe(s) en un autre endroit par la suite, en

cliquant sur le bouton droit de sa souris.

10.4 PIÈCE JOINTE VS EMPLACEMENT

À l'intérieur d'une même unité administrative, pourquoi ne pas inviter un collègue à consulter

ou travailler sur un document à son emplacement plutôt que de lui envoyer celui-ci en pièce

jointe dans un courriel? Ainsi, on évite la multiplication des doublons et versions! Voici deux

méthodes à utiliser.



18

L’envoi d’un raccourci par courriel

Si vous voulez partager un document avec un collègue de votre direction vous pouvez lui

envoyer un raccourci par courriel. Pour ce faire vous devez aller dans l’explorateur Windows,

sélectionner le document, cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner l’action

« Créer un raccourci ».

Un raccourci sera créé dans le même dossier. On le sélectionne et à l’aide du bouton droit on

le copie ou on le coupe. Afin d’éviter l’accumulation de raccourcis inutiles, une fois l’opération

terminée il faudra supprimer ce raccourci.

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Il ne reste plus qu’à l’envoyer en le collant

dans un courriel.

L’envoi du chemin d’accès

Il est possible d’envoyer le chemin d’accès

d’un document. Vous devez aller dans

l’explorateur Windows, sélectionner un

document puis appuyer sur la touche

« shift » () et cliquer simultanément sur le

bouton droit de la souris. Un menu

d’actions plus détaillé apparaitra. Vous

devez alors sélectionner « Copier en tant

que chemin d’accès ».



20

Puis vous collez le résultat dans un courriel.

Il est possible de transformer ce chemin d’accès en lien cliquable dans un courriel. Dans

Lotus Notes il faut créer un hyperlien. Une boîte de dialogue va apparaitre.

Il faut coller le lien du chemin d’accès dans la zone « Lien » en prenant soin de supprimer le tiret ( " ) au début et à la fin du lien.



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Le résultat final devrait être un lien cliquable en bleu.

Cependant avec Outlook, il devrait être possible d’avoir un lien cliquable si le chemin d’accès

n’est pas brisé par des espaces vides. Il est donc important lors de la création d’un dossier ou

le nommage d’un fichier de remplacer les espaces par des tirets bas ( _ ) comme dans

l’exemple suivant :

"G:\1000_ADM\1100_GEST_CONST\1130_HISTO\Document_pour_mes_collegues.docx".

Ce chemin d’accès pourrait aussi être copié en tant que pied de page d’un document Word

par exemple.

Encore une fois, le chemin d’accès sera utile dans la mesure où le destinataire a accès au

dossier de classement.

On peut aussi utiliser cette façon de faire pour envoyer le lien vers un dossier. Il est par

contre plus simple d’aller dans la barre en haut de l’explorateur Windows et de faire un

copier/coller du fil d’Ariane.



22

Répertoire collaboratif ( O:\ )

Le répertoire O:\ est à la disposition de l’ensemble des employés du ministère. On y trouve

des dossiers sécurisés mais aussi des dossiers ouverts à tous. Si vous avez à partager des

documents avec des employés d’une ou d’autres directions que la vôtre, il est possible de les

y déposer. Une fois dans le O:\ vous pouvez employer les deux méthodes abordées

précédemment pour partager un document, un dossier ou en indiquer l’emplacement.

En appliquant ces conseils vous serez en mesure de diminuer le nombre de doublons et de

mieux contrôler les versions des documents.



23

Attentes_2008-2009.doc Evaluation_2007-2008.doc Evaluation_2008-2009.doc Coutu_Le_Jean Gagne_Yvon 3420_EMPLOYES_OCCASIONNELS 4000_RESS_FINANCIERES 4100_ELABORATION_BUDGET 4110_REVUE_PROGRAMMES 2007-2008 2008-2009 4120_CREDITS_DETAILLES 4130_PROG_BUDGETAIRE_NORMALISATION 4140_ETUDE_CREDITS 2007-2008 2008-2009 2009-2010 4300_OPERATIONS_CONTROLE 4350 GESTION DEPENSES Frais_voyage 2007-2008 2008-2009 5000_RESS_MATERIELLES_IMMOBILIERES 5100_ACQUISITIONS_BIENS_SERVICES 5110_ENTENTES_SERVICES_PARTAGES 5120_LIBRE_SERVICE_ACQUISITION_LSA Acquisitions_cataloguees Corporate_Express 2007-2008 2008-2009 Hotel_Dauphin_Mtl 2009-2010 Reservation_2009-05-07_CB.doc Acquisitions Traiteur_du_passant 2007-2008 5140_GESTION_CONTRACTUELLE Deloitte-Touche 2009-2010 Grant_Thornton 2007-2008 Etude_fromage_Appel_offre_V1.doc Etude_fromage_Appel_offre_VF.doc Etude_fromage_Appel_offre_VF.pdf Etude_fromage_Contrat_VF.doc



26

DOSSIERS D'EXPLOITATION (Noter que tous ces codes sont applicables aux dossiers d'entreprises) 10000_STRATEGIES_ORIENTATIONS_INFORMATIONS

10200_STRATEGIES_ORIENTATIONS 10210_POLITIQUES_STRATEGIES Pol_dev_regional

Comites Communiques Reference Etudes_analyses Fiches Lettres Notes 2008-2009 123456_2008-07-07_V1.doc1 123456_2008-07-07_V2.doc 123456_2008-07-07_VF.doc 123456_2008-07-07_VF.pdf Nomination_president _2009-03-03_V1.doc

123789_2009-03-03_VF.doc 123789_2009-03-03_VF.pdf

Presentations Strat_competitivite

Comites 2008-2009 2008-11-24_CONV.doc 2008-11-24_CR.doc 2008-11-24_ODJ.doc 2009-02-14_CONV.doc 2009-02-14_CR.doc 2009-02-14_ODJ.doc 2009-2010

Communiques Reference Etudes et analyses Fiches Lettres Notes Presentations

Strat_diversification_econo

1 Le chemin d'accès au document se lira comme suit dans la barre d'adresse du répertoire : G:\DPMP\10000 STRATEGIES ORIENTATIONS INFORMATIONS\10200 STRATEGIES ORIENTATIONS\ 10210 Politiques et stratégies\Pol developpement regional\Notes\2008-2009\123456_2008-07-07_V1.doc

No de correspondance ou 2 à 4 mots-clés significatifs (nous préconisons cette 2e option mais…).



27

Comites Communiques Reference Etudes_analyses_rapports Rapport_secteurs_2009-05-22.doc Tableau_comparatif_2008-02-06.xls 10220_DEVELOPPEMENT_PROGRAMMES_AIDE_SOUTIEN FLI FAMM 10230_ANALYSES_ETUDES 10250_DOSSIER_INFORMATION Un_dossier_par_sujet 2007-2008 2008-2009 20000_CONCERTATION_PARTENAIRES 20100_PARTENAIRES 20110_QUEBECOIS Regionaux_Locaux_Mun CAR 2008-2009 2009-2010 CLD CRE MRC 20300_COMITES_GROUPES_TRAVAIL_MISSION 20310 COORDINATION

Comite_regional_dev 2008-07-07_CONV.doc 2008-07-07_CR.doc 2008-07-07_ODJ.doc 2009-23-05_CONV.doc 2009-23-05_CR.doc

2009-23-05_ODJ.doc 20320_PARTICIPATION

Producteurs_fromages_Saguenay 2008-11-24_CONV.doc 2008-11-24_CR.doc 2008-11-24_ODJ.doc 2009-02-14_CONV.doc 2009-02-14_CR.doc

2009-02-14_ODJ.doc 30000_INTERVENTIONS_CLIENTELES_PARTENAIRES 30100_INTERVENTIONS_STRATEGIQUES 30110_INVESTISSEMENT 30130_RETENTION ENTREPRISES



28

30140_CRENEAUX EXCELLENCE Transfo_aluminium Comite_creneau

2009-02-24 2009-04-12 2010-11-07

Comite_interministeriel Entente_mise_en_oeuvre Etudes Tourisme_aventure_ecotourisme Comite_creneau Comite_interministeriel Entente_mise_en_oeuvre Etudes 30150_RELANCE_DIVERSIFICATION_ECONOMIQUE

30300_AIDE_DECISION 30360_AVIS Producteurs_fromages_Saguenay Sectoriel_2008-05-23_V1.doc Sectoriel_2008-05-23_VF.doc Sectoriel_2008-05-23_VF.pdf Croisieres_Fjord Note_SM_2007-07-07_V1.doc Note_SM_2007-07-07_V2.doc Note_SM_2007-07-07_VF.doc Note_SM_2007-07-07_VF.pdf 30600_AIDE_FINANCIERE 30610_SUBVENTIONS Croisieres_du_Fjord 2008-2009 PAE-12345_Analyse_VF.doc PAE-12345_Analyse_VF.pdf PAE-12345_Convention_V1.doc PAE-12345_Convention_V2.doc PAE-12345_Convention_VF.doc PAE-12345_Convention_VF.pdf PAE-12345_Lettre_annonce.doc 2009-2010

IMP-6789_Analyse_VF.doc IMP-6789_Analyse_VF.pdf

IMP-6789_Convention_V1.doc IMP-6789_Convention_VF.doc IMP-6789_Convention_VF.pdf IMP-6789_Lettre_annonce.doc



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OU Entreprises Croisieres_du_Fjord 10230_ANALYSES_ETUDES Faisabilite_Integration_bateaux_a_voiles.pdf Observation_baleines_Demandes_consommateurs.doc 10270_VEILLE_PROSPECTIVE Article_LeSoleil_2009-02-17.pdf Rapport_annuel_2007-2008.pdf 20320_PARTICIPATION_COMITES Asso_croisieristes_du_Qc

2008-07-07_CONV.doc 2008-07-07_CR.pdf 2008-07-07_ODJ.doc 2009-05-23_CONV.doc 2009-05-23_CR.pdf

2009-05-23_ODJ.doc 30360_AVIS Note SM_ 2007-07-07_V1.doc Note SM_ 2007-07-07_VF.doc Note SM_ 2007-07-07_VF.pdf 30610_AIDE FINANCIERE

2008-2009 PAE-12345_Analyse_VF.doc PAE-12345_Analyse_VF.pdf PAE-12345_Convention_V1.doc PAE-12345_Convention_V2.doc PAE-12345_Convention_VF.doc PAE-12345_Convention_VF.pdf PAE-12345_Lettre_annonce.doc 2009-2010

IMP-6789_Analyse_VF.doc IMP-6789_Analyse_VF.pdf

IMP-6789_Convention_V1.doc IMP-6789_Convention_VF.doc IMP-6789_Convention_VF.pdf IMP-6789_Lettre_annonce.doc

N.B. : Dans chaque sous-dossier, il est possible de créer un dossier supplémentaire pour séparer par année financière. Cela permet de restreindre le champ de recherche.



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Documents

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