Embed Size (px)
Citation preview
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Módulo “Mi Escritorio”
Ministerio de Educación - 2011
Versión 2.3
I N T R O D U C C I O N
INTRODUCCION ............................................................................................................................... 3
INGRESO AL SISTEMA ..................................................................................................................... 4
INICIO PREDETERMINADO SISTEMA ............................................................................................... 6
INICIO PREDETERMINADO MODULO ............................................................................................... 7
CONCEPTOS BASICOS E ICONOGRAFIA ........................................................................................... 8
CARPETAS DE ORDENAMIENTO ..................................................................................................... 10
1. ACTIVOS .............................................................................................................................. 11
2. CREADOS ............................................................................................................................. 12
3. CERRADOS ........................................................................................................................... 13
4. UNIDAD ............................................................................................................................... 14
5. SEGUIMIENTO ..................................................................................................................... 15
TAREAS DEL MODULO
INGRESAR ..................................................................................................................................... 17
DERIVAR ....................................................................................................................................... 23
BUSCAR ......................................................................................................................................... 26
EXPORTAR ..................................................................................................................................... 28
ACCIONES FRECUENTES
EDITAR .......................................................................................................................................... 31
ANEXAR ARCHIVOS ....................................................................................................................... 35
CERRAR ......................................................................................................................................... 37
MARCAR PARA SEGUIMIENTO ....................................................................................................... 40
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................. 43
3
I N T R O D U C C I O N
El propósito del Sistema de Gestión Documental (SGD), es permitir manejar de manera efectiva la
documentación generada en las diferentes secciones del Ministerio de Educación.
Este sistema se ubica dentro del Marco Básico de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), y
forma parte del programa Gobierno Electrónico, cuyo propósito es automatizar aquellos procesos que son
más demandados en los servicios públicos, ya sea por los usuarios externos o por los propios funcionarios y
sus equipos directivos, y cuya información resulta relevante a la hora de tomar decisiones.
El presente manual tiene como objetivo describir las tareas, disponibles a la fecha, en el módulo “Mi
Escritorio”.
4
I N G R E S O A L S I S T E M A
Tendrán acceso al sistema todos aquellos funcionarios que hayan sido ingresados como usuarios, en alguno
de los perfiles que componen el sistema.
Para acceder al sistema se utiliza la URL http://w3app.mineduc.cl/Documento/Index, que desplegará la
pantalla de autenticación, que se muestra a continuación.
5
1. URL - http://w3app.mineduc.cl/Documento/Index
Una URL es una cadena de caracteres con la que se identifica una dirección en Internet. Esto permite
encontrar el recurso y mostrarlo adecuadamente.
La diferenciación entre mayúsculas y minúsculas es necesaria, una dirección mal escrita no mostrará
la página deseada.
2. Rut: Rut del usuario.
Es imprescindible, estar registrado como usuario del sistema. Ningún usuario no registrado tendrá
acceso.
Se recomienda que no comparta su cuenta ya que quien necesite utilizar el sistema, puede obtener
una cuenta propia.
3. Clave: Contraseña del usuario.
Si se está ingresando por primera vez, son los cuatro primeros dígitos del Rut del usuario.
Es imperativo cambiar esa clave por una creada por el usuario y no hacerla de conocimiento público,
esto es necesario para mantener la privacidad de la cuenta, y la seguridad del sistema.
4. Ingresar: Se presiona este botón una vez que la información de los puntos 2 y 3 haya sido ingresada
correctamente.
5. Recuperar Contraseña: Si olvidó su clave, puede usar esta opción para recuperarla.
Para prevenir un mal uso de esta característica, se debe llenar una solicitud y la clave es enviada al
correo electrónico del usuario.
6
I N I C I O P R E D E T E R M I N A D O S I S T E M A
1. Inicio: Vuelve a esta ventana que es el inicio predeterminado del sistema.
2. Salir: Cierra la sesión y sale del sistema.
3. Mi escritorio: Módulo para el manejo de los Expedientes, por ejemplo Invitaciones, Facturas,
Audiencias, Minutas, Boletas de Garantía, etc.
4. Identificación del usuario conectado: Nombre/Región/Unidad.
Todas las acciones que realice sobre documentos o expedientes, quedarán registradas con esta
identificación. Recuerde proteger su contraseña.
7
I N I C I O P R E D E T E R M I N A D O M O D U L O
Esta es la ventana de inicio predeterminada del módulo.
8
C O N C E P T O S B A S I C O S E I C O N O G R A F I A
Los conceptos explicados a continuación, a veces asociados a íconos, se usan frecuentemente en las diversas
opciones y despliegues del módulo, por lo que resulta conveniente conocerlos con anterioridad.
1. Días: Cantidad de días del documento. Puede ser un valor posítivo, negativo o cero.
2. Nº Expediente: Número del expediente.
3. Fecha Expediente: Fecha del expediente.
4. Tipo: Tipo del expediente, primero se indica el tipo principal, luego la sub-categoría.
5. Nombre Expediente: Nombre del expediente.
6. Etapa: Unidad en la que se encuentra el expediente actualmente.
7. Estado: Estado del expediente. Puede ser “Ingresado” o “Cerrado”.
8. Reg. Exped.: Región en que se creó el expediente.
1. Permite seleccionar, o deseleccionar, todos los expediente de la ventana activa.
2. Indica la cantidad de días restantes del expediente:
Dentro de plazo, valor positivo.
Por vencer, valor positivo o cero.
Fuera de plazo, valor negativo.
Cerrado, sin valor. Este ícono, es el único que nunca verá entre los activos ya que una vez que
cierre un expediente, desaparece de sus activos y se posiciona en sus cerrados.
9
1. Archivo: Permite adjuntar archivos al expediente, puede aparecer uno de los siguientes íconos: el
expediente no tiene archivos asociados, o el expediente ya tiene archivos asociados.
2. Cierre: Cierra el expediente sin indicar los detalles de la acción .
3. Derivación: Muestra la última derivación del expediente .
4. Voucher: Comprobante con el número del expediente, que puede ser impreso .
10
C A R P E T A S D E O R D E N A M I E N T O
Para una mejor visualización, los expedientes que puede ver el usuario se ordenan de las siguientes
maneras:
1. Activos: Todos los expedientes que están en poder del usuario, porque se le derivaron o porque los creó,
y no los ha derivado o cerrado.
2. Creados: Los expedientes creados por el usuario, en la unidad actual.
3. Cerrados: Los expedientes cerrados por el usuario, en la unidad actual.
4. Unidad: Los expedientes en poder de la unidad del usuario.
5. Seguimiento: Los expedientes que el usuario marcó con el botón “Marcar para Seguimiento” para seguir
su evolución.
PRECAUCION: No confundir con el seguimiento de un expediente, que es una acción sobre el mismo.
11
1. ACTIVOS
Todos los expedientes que están en poder del usuario, porque se le derivaron o porque los creó, y no los ha
derivado o cerrado.
Podrá ver expedientes en color verde, amarillo y rojo. Los expedientes en azul, que significa cerrado, no se
ven aquí porque al ser concluídos, pasan a la carpeta de cerrados.
12
2. CREADOS
Los expedientes creados por el usuario, en la unidad actual, sin importar el estado o unidad en que se
encuentren.
Podrá ver expedientes de cualquier color.
PRECAUCION: Cuando junto a un expediente se indica “Documento ha sido Derivado”, significa que fue el
usuario creador del expediente quien realizó la primera derivación y es unicamente un mensaje informativo.
13
3. CERRADOS
Solamente los expedientes cerrados por el usuario, en la unidad actual.
14
4. UNIDAD
Los expedientes en poder de la unidad del usuario, sin importar el estado en que se encuentren.
Podrá ver expedientes de cualquier color.
NOTA: Para éste ejemplo, y debido al tamaño del despliegue, se selecciono una muestra representativa.
15
5. SEGUIMIENTO
Los expedientes que el usuario marcó con el botón “Marcar para Seguimiento” para seguir su evolución.
PRECAUCION: No confundir con el seguimiento de un expediente, que es una acción sobre el mismo.
16
TAREAS
DEL SISTEMA
17
I N G R E S A R
Esta tarea permite ingresar documentos de tipo Expediente, los que a su vez se subdividen, entre otros, en
Solicitudes, Invitaciones, Audiencia, Oficio, Memorandum, Boleta de Garantía, etc.
Los campos indicados por los números 1, 2, 3, 4 y 5, son obligatorios y el sistema no permitirá ingresar el
documento si alguno está vacío.
PRECAUCION: El “Tipo Expediente”, en el punto 3, que viene seleccionado en forma predeterminada es
“Audiencia”. Tenga el cuidado de revisar que dicha selección sea la que realmente corresponde.
18
1. PARA QUIEN VA DIRIGIDO EL EXPEDIENTE
Para quien va dirigido el expediente, no necesariamente será la persona a quien se derive.
Por ejemplo, una apoderada desea solicitar una beca, o ayuda de algún tipo, y debido a que no conoce a los
funcionarios del Ministerio de Educación, hace una carta de solicitud para el Ministro o Subsecretario. Esto no
significa que ese expediente será derivado a alguna de esas autoridades, lo más probable es que sea
derivado a la secretaria de la autoridad, o a la unidad, que corresponda.
Esta información es opcional y su posición está antes del tipo de expediente. Los pasos a seguir para
seleccionar al funcionario son:
1. Para: En estos campos se identificará al funcionario a quien se dirige el expediente.
2. APaterno: Se busca por el apellido Paterno del funcionario. Se puede usar la opción que mejor se
ajuste a la necesidad del momento.
3. Seleccione Funcionario: Se despliega una lista con los funcionarios actuales del servicio, tengan o
no cuenta en el Sistema de Gestión Documental. Seleccionar el que corresponda.
1. Para: El funcionario seleccionado se despliega en los campos indicados anteriormente y pasará a
formar parte del expediente.
Si el funcionario no aparece en la lista, se puede agregar su nombre manualmente.
19
2. INGRESO
1. Fecha Exped.: Se puede apreciar que no se seleccionó ninguna fecha, esto es debido a que se usará
la fecha actual y el sistema la entrega en forma predeterminada.
Si el documento original, que genera al expediente, tiene una fecha anterior a la actual, debe ser
registrada como una observación en la materia o nota.
PRECAUCION: Este es un acuerdo al que se llegó en Nivel Central.
2. Ingresar: Una vez que haya ingresado los datos que corresponda, seleccione esta opción, se
desplegará un mensaje como el que sigue:
Si elige “Cancelar”, no se realizará el ingreso.
Si se selecciona “Aceptar” se ingresará el expediente y luego lo mostrará, dando la posibilidad de
anexarle archivos.
20
1. Solicitud: Número de Expediente asignado por el sistema.
2. Volver: Vuelve a la ventana de ingreso.
3. Examinar…: Mediante esta opción se busca el documento que se desee adjuntar.
a) Marque el archivo a adjuntar.
b) Pinche esta opción para confirmar la acción y se volverá a la ventana anterior.
21
a) Así lucirá el archivo marcado.
b) Observaciones: Contenido del archivo.
c) Adjuntar Archivo: Anexa el archivo.
En general, lo habitual es que dentro de un único archivo pdf, se encuentre toda la información
relevante para un expediente, sin embargo, de ser necesario se puede adjuntar más de un archivo
repitiendo los pasos indicados.
1. Nombre: Nombre del expediente anexado. Si la digitalización del documento es posterior a la
creación del expediente, se puede usar dicho número como parte del nombre.
2. Visualizar: Pinchando el archivo anexado, se visualiza su contenido en una ventana emergente.
3. Eliminar: Permite eliminar el archivo anexado.
22
Si elige “Cancelar”, no se realizará la eliminación.
Si se selecciona “Aceptar” se eliminará el archivo anexado y se refrescará la pantalla, dando la
posibilidad de anexar el archivo correcto.
23
D E R I V A R
Esta tarea permite al usuario derivar a otras unidades, los expedientes activos que están en su poder (porque
se le derivaron o porque los creó).
1. Selección de Expedientes, desde la Carpeta ACTIVOS
1. Se puede seleccionar un único expediente o varios, ésto dependerá de las necesidades del usuario.
2. Derivar: Inicia la acción.
PRECAUCION: Si no ha seleccionado ningún expediente, recibirá una advertencia.
24
2. DERIVAR
Si hay al menos un expediente seleccionado, se desplegará la ventana de derivación.
1. Región/División/Unidad a Derivar: Para que el sistema permita la derivación, se debe seleccionar
la unidad de destino, dentro de una División y una Región.
2. Derivado a Funcionario: El funcionario es un campo obligatorio ya que recibirá el expediente,
además se indica la acción esperada de su parte. Adicionalmente, puede recibir un correo electrónico
dándole a conocer la derivación.
3. Opcional Mail Con Copia a…: Al funcionario seleccionado se le envía copia del correo electrónico
enviado al usuario que recibe el expediente. Puede ser de una unidad distinta pero, de la misma
división.
4. Volver: NO REALIZA LA DERIVACION, y regresa a la carpeta de activos.
5. Derivar: Se realiza la derivación y el resultado se muestra en otra ventana.
25
3. COMPROBANTE
Volver: Regresa a la carpeta de activos.
Imprimir Listado: Es posible imprimir ésta ventana para usarla como comprobante de la derivación.
26
B U S C A R
Esta tarea permite al usuario realizar búsquedas entre los expedientes para exportar, revisar los detalles de
un expediente en particular, etc.
Los criterios de búsqueda son opcionales excepto el año, sin embargo, mientras más refinada sea la
búsqueda, más precisos serán los resultados.
1. En éste punto se puede indicar si la búsqueda de los expedientes, que cumplan con los criterios
seleccionados, se realizará entre:
Solo mi escritorio: Solo los expedientes en poder del usuario, o sea las carpetas de “Activos” y
“Cerrados”.
Todos los expedientes: Todos los expedientes existentes en el sistema. Esta es la opción
predeterminada.
2. Región: Región a buscar, entre todas aquellas que se encuentre en producción.
3. Buscar: Inicia la búsqueda, los resultados se despliegan en otra ventana.
27
Para el ejemplo se buscaron expedientes creados por la Región de Magallanes, que estuvieran en poder del
usuario.
28
E X P O R T A R
Esta tarea permite al usuario crear un listado de documentos dentro de un archivo tipo Excel.
La acción de exportar puede realizarse desde casi cualquier carpeta del módulo, además se pueden exportar
búsquedas que se hayan realizado con esa tarea. Para éste ejemplo, se exportarán todos los expedientes
cerrados por el usuario.
1. Selección de Expedientes, desde la Carpeta CERRADOS
1. Se puede seleccionar un único expediente o varios, ésto dependerá de las necesidades del usuario.
2. Exportar: Inicia la acción.
PRECAUCION: Si no ha seleccionado ningún expediente, recibirá una advertencia.
29
2. EXPORTAR
Si hay al menos un expediente seleccionado, se desplegará la ventana de exportación.
1. Abrir: Abre el archivo y lo despliega por pantalla.
Si recibe la siguiente advertencia:
Es porque, probablemente la versión de Excel de su equipo sea superior a la del archivo, seleccione
“Sí” para abrir el archivo.
2. Cancelar: No realiza la exportación y regresa a la carpeta desde donde inició la acción.
3. Guardar: Al seleccionar ésta opción, brevemente, aparecerá un mensaje indicando el porcentaje de
descarga.
a) Lugar en que quedará el archivo. Puede cambiarlo a su conveniencia.
b) Nombre del archivo, indica la fecha de creación.
c) Guardar: Crea el archivo y regresa a la carpeta desde donde inició la acción.
30
ACCIONES
FRECUENTES
31
E D I T A R
El expediente ha editar puede ser parte de los activos del usuario, o el resultado de una búsqueda. Se edita
un expediente para, por ejemplo, conocer los detalles de su creación, para agregar algún tipo de seguimiento
o para saber la historia de su derivación.
En los casos en que el expediente aún esté en poder del usuario que lo creó, también es posible realizar
actualizaciones limitadas a los datos originales.
Para el ejemplo, el expediente está en la carpeta de activos.
1. Pinche el número del expediente, su detalle se desplegará en otra ventana.
32
33
1. Lo llevará a la ventana de derivación.
2. Lo llevará a la ventana “Archivo” donde podrá visualizar los archivos existentes, o agregar más.
3. Indica que no puede modificar el expediente porque, aunque esté en su
poder, no lo generó. Si es imprescindible realizar una actualización a parte del texto, contacte al
administrador de su unidad o división.
Si estuviese autorizado para realizar cambios en el expediente, el botón que aparecería sería
.
PRECAUCION: Los únicos campos modificables son “Nombre exped.”, “Materia” y “Nota”.
4. El Seguimiento tiene individualizados a quienes hayan realizado alguna acción sobre el expediente
pero, además se puede agregar uno cuando se considere necesario.
a) Tipo Acción: Para una acción general se recomienda “Control Interno”, la observación del por
qué, debe ser lo más clara y concreta posible.
b) Agregar Seguimiento: Graba el seguimiento.
Luego que se refresca la ventana, se visualiza el seguimiento ingresado.
34
5. Marca el expediente para que quede en la carpeta “Seguimiento”.
Usar esta opción NO REALIZA NINGUNA ACCION sobre el expediente.
El botón cambiará a . Si se selecciona nuevamente, volverá a la versión
anterior.
6. Volver: Vuelve a la ventana anterior.
35
A N E X A R A R C H I V O S
Los pasos para anexar un archivo a un expediente ya existente, son básicamente los mismos que se realizan
al momento de ingresar un expediente.
Para simplificar el ejemplo, se indicarán exclusivamente la forma de anexar archivos desde la carpeta
“Activos”.
Pinche el que corresponda al expediente sobre el que se trabajará, puede ser o . Se desplegará la
ventana “Archivo”, de la que a continuación se muestra solo la sección que se utilizará.
1. Examinar…: Mediante esta opción se busca el documento que se desee adjuntar.
1. Marque el archivo a adjuntar.
2. Pinche esta opción para confirmar la acción y se volverá a la ventana anterior.
36
1. Así lucirá el archivo marcado.
2. Observaciones: Contenido del archivo.
3. Adjuntar Archivo: Anexa el archivo.
Los pasos descritos se pueden repetir las veces que sea necesario agregar más antecedentes, la única
condición es que el expediente esté en poder del usuario.
37
C I E R R E D E E X P E D I E N T E S
Un expediente se cierra por diversos motivos, por ejemplo: Los antecedentes reunidos por el expediente
generaron un documento formal (resolución, decreto, etc.), porque se respondió a una solicitud o porque se
tomó conocimiento de una información.
Solo es posible cerrar expedientes en poder del usuario lo que implica que el punto de partida de ésta acción
siempre será la carpeta “Activos”, sin importar el método que se utilice.
Si debe anexar un archivo, por ejemplo el correo electrónico en que se solicitó el cierre, o la respuesta a una
solicitud, siga los pasos indicados en el punto “Anexar Archivos” de éste manual.
El sistema permite realizar ésta acción de las siguientes formas:
Desde la edición del expediente.
La ventaja de elegir ésta opción es que la razón del cierre del expediente, pasa a formar parte de él.
Directamente desde la carpeta Activos.
El expediente se cierra inmediatamente, sin opción de dejar indicaciones del por qué se realizó tal acción.
38
DESDE LA EDICION DEL EXPEDIENTE
Edite el expediente como se indica en el punto “Editar” de éste manual. Ubiquese en “Seguimiento del
Expediente”.
1. Tipo Acción: En este caso debe ser “Cierre Expediente – Usuario que lo tiene”, la observación del por
qué, debe ser lo más clara y concreta posible.
2. Agregar Seguimiento: Graba el seguimiento.
A continuación se visualiza el seguimiento ingresado:
El cierre del expediente se evidencia en el hecho que ya no es posible agregar más seguimiento.
39
DIRECTAMENTE DESDE LA CARPETA ACTIVOS
1. Seleccione el ícono , recibirá la advertencia:
Seleccione “Aceptar”, el expediente será eliminado y la aplicación se posicionará en su carpeta de
“Cerrados”.
40
M A R C A R P A R A S E G U I M I E N T O
Se marca un expediente con el botón “Marcar para Seguimiento” para seguir su evolución, esto lo deja en la
carpeta “Seguimiento”. Puede marcar expedientes que no están en su poder porque ésta opción NO REALIZA
NINGUNA ACCION sobre el expediente, esto también significa que nadie tiene conocimiento de que tiene un
expediente marcado. La marca puede eliminarse en el momento que lo desee.
PRECAUCION: No confundir con el seguimiento de un expediente, que es una acción sobre el mismo.
A continuación se puede ver como luce la carpeta “Seguimiento”, sin expedientes marcados.
Edite el expediente como se indica en el punto “Editar” de éste manual. Ubiquese al final del expediente.
Así luce un expediente no marcado. Pinche , la ventana se refrescará y podrá ver que
la marca cambió.
41
Así luce la carpeta “Seguimiento” con un expediente marcado.
42
ANEXOS
43
C O N T R O L D E C A M B I O S
El control de cambios es una descripción corta y precisa que permite visualizar rápidamente las diferencias
entre las distintas versiones de los manuales.
Por ejemplo, si en la versión 1.0 de un manual se menciona una tarea obsoleta, en la versión 1.1 del mismo
manual, dicha tarea se elimina y esto se indica en el control de cambios.
VERSION 2.0
Debido a las diferencias masivas con las versiones 1.2 y 1.3 de este manual, solo se indicarán las
modificaciones en forma general.
Se actualiza la portada, fuentes, encabezado y pie de página de acuerdo al Manual de Normas
Gráficas 2010, del Gobierno de Chile.
Se re-organiza la presentación del manual en su conjunto.
Se actualizan las imágenes con la nueva gráfica.
Se actualiza la descripción de las tareas y acciones existentes, y se agregan nuevas.
VERSION 2.1
Actualizaciones de texto:
o Sección “Carpetas de Ordenamiento”, página 12.
o Sección “Editar”, páginas 31 y 33.
Se agrega la sección “Anexos – Control de Cambios” en la página 43, y se corrige el índice en la
página 2.
VERSION 2.2
Actualizaciones de texto en la sección “Anexos – Control de Cambios”, página 43.
VERSION 2.3
Se corrige la versión del manual en la portada.
Actualizaciones de texto en la sección “Anexos – Control de Cambios”, página 43.
