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1
Faciliter l’accès
des Clients à nos services Guide client Mise à jour le 11/02/2016
2
SOMMAIRE
1. Accueil – blocs de saisie rapide
2. Préparation d’envois
3. Enlèvements sur site
4. Enlèvements hors site
5. Intégration de commandes
6. Suivi et preuve de livraison
7. Info direct
8. Info réseau
9. Carnet d’adresses
10. Factures en ligne
11. Affichage CO2
3
13
28
33
40
46
56
65
70
75
81
3
Faciliter l’accès
des Clients à nos services Page d'accueil
4
Vous accédez à votre e-space sécurisé par login et mot de passe
(assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne langue)
CONNEXION
5
Consultez,
dès le 15 du mois,
les émissions CO2eq
liées à vos envois
du mois précédent
Services e-space
« complets » :
Demander
un enlèvement,
Préparer
un envoi, Mes
saisies (panier),
Suivre
mes envois…
Bloc e-space
où vous trouvez
toutes
les informations
sur votre compte
et où vous accédez
au service
de consultation
de vos factures
en ligne
Consultation
des informations
communiquées
par GEODIS
(perturbations
transport, offres
produits…)
Blocs de saisie
rapide : demande
d’enlèvements,
préparation
d’envois
et suivi
en quelques clics
VOTRE ÉCRAN D'ACCUEIL
6
Choisissez dans la liste l'adresse où nous viendrons
enlever vos envois
Sélectionnez votre ou vos « Prestation(s)
commerciale(s) »
Sélectionnez un compte dans « Mon compte »
Si vous réalisez une demande d'enlèvement
hors d'un de vos sites, sélectionnez
votre « Expéditeur » et votre « Destinataire »
Saisissez le « Nombre de colis »
et/ou « Nombre de Palettes » et le « Poids total (kg) »
Si vous réalisez une demande d'enlèvement
hors d’un de vos sites pour une livraison à l'international,
le « Volume (m3) » et les « Conditions de livraison – incoterm » sont
obligatoires
Cliquez sur « Suite » pour finaliser votre enlèvement
et passer à sa validation dans le service « Mes saisies »
Attention : sans cette validation, votre enlèvement
ne pourra être pris en compte par notre agence
DEMANDER UN ENLÈVEMENT
1
1
2
2
3
3
4
5
4
5
Si vous avez besoin
de saisir plus
d'information
sur votre enlèvement,
cliquez sur « Plus
de critères »
et continuez
la saisie
sur le service complet
Tout ce que
vous aurez déjà saisi
sera mémorisé
Pour réaliser
un enlèvement
sur un autre site
que ceux listés,
choisissez le choix
« Hors d'un
de mes sites »
Demande d’enlèvement rapide
grâce à un formulaire simplifié et automatisé
CO2eq :
équivalent CO2
Intègre dans le
périmètre, tous
les gaz à effet
de serre, et pas
seulement le
CO2
7
Préparation des envois, impression
des documents de transport et étiquettes colis
Sélectionnez votre « Prestation commerciale »
Sélectionnez un compte dans « Mon compte »
et une adresse d'enlèvement
dans « Mon adresse d'enlèvement »
Sélectionnez votre destinataire par son nom ou son code
Informez votre destinataire de sa livraison par email ou SMS :
il recevra l’information du départ de sa marchandise
et pourra suivre l’acheminement des envois
Saisissez le « Nombre de colis » et/ou « Nombre
de Palettes » et le « Poids total (kg) »
Si vous réalisez un envoi à destination de l'international,
le « Volume » et les « Conditions de livraison – incoterm »
sont obligatoires
Attention : Le volume sert de base à la facturation de vos envois
vers l'Europe. Nous vous remercions donc de renseigner ce champ
avec précision, sous peine de générer des erreurs de facturation.
Notre agence se réserve le droit de contrôler le volume de vos envois
et d'effectuer les redressements nécessaires le cas échéant
Choisissez les modalités de livraison : choix du jour
(notamment samedi en express) ou de l’option
rendez-vous téléphonique
Cliquez sur « Suite » pour finaliser votre envoi et passer à sa
validation dans le service « Mes saisies »
PRÉPARER MES ENVOIS
1
1
2
2
3
3
4
4
Si vous avez besoin
de saisir plus
d'information
sur votre enlèvement,
cliquez sur « Plus
de critères »
et continuez la saisie
sur le service complet
Tout ce que vous aurez
déjà saisi sera mémorisé
Pour imprimer les étiquettes à
la fin de votre saisie, cochez
« Imprimer »
Lors du clic sur le bouton
Suite, les étiquettes
seront imprimées
et le bloc sera réinitialisé
Votre envoi devra néanmoins
être validé
dans le service
« Mes saisies »
5
5
6
6
8
Dans la section « Mon envoi est à livrer »
vous apportez plus de précision à votre envoi
Vous choisissez la date précise de livraison
qui vous convient (dont le samedi
en Express) ou pouvez aussi choisir de faire
livrer votre destinataire suite à la prise
de rendez-vous téléphonique par nos soins
(service optionnel)
Dans ce cas, notre agence de livraison
prendra contact avec votre destinataire pour
convenir avec lui du meilleur moment pour
lui remettre ses colis en mains propres
PRÉPARER MES ENVOIS
Zoom sur vos options de livraison
Zoom écran Messagerie Zoom écran Express
9
Situation des envois, visualisation
et impression des preuves de livraison
Sélectionnez un ou plusieurs comptes
dans « Mon compte »
Sélectionnez la « Période » de recherche
Vous pouvez affiner au préalable votre recherche
en saisissant le « N° de récépissé », la « référence 1 »,
le « Type de prestation commerciale », le « Destinataire »
ou le « Dpt. / CP destinataire »
Vous pouvez filtrer la recherche de votre suivi
selon le type d’envoi : « Tous mes envois »,
« Uniquement mes envois »
ou « Uniquement mes enlèvements hors site »
Cliquez sur « Suite » pour accéder au résultat
de votre recherche
SUIVRE MES ENVOIS
1
1
2
2
3
3
4
5
4
5
Affiché par défaut
sur la dernière
semaine en cours
3 filtres disponibles selon
le type d’envoi : Tous /
Uniquement
mes envois / Uniquement
mes enlèvements hors site
Si vous avez besoin de critères
de recherche plus précis, cliquez sur
« Plus de critères » et continuez la
saisie sur le service complet.
Tout ce que vous aurez déjà saisi
sera mémorisé
10
SUIVRE MES ENVOIS
Zoom sur le résultat de la recherche
Affichage du détail des
émission de CO2eq
Affichage de l’icône dès que
l’image de la preuve de livraison
et/ou une ou des photo(s)
est/sont disponible(s)
Impression du résultat
de la recherche
Affiner
la recherche
11
SUIVRE MES ENVOIS
Zoom sur le détail d’un envoi
Affichage
du dernier statut Détail des émissions
de CO2eq
Accès à la preuve de
livraison
12
Affichage des émissions de CO2eq liées à vos envois
pour vous accompagner dans votre démarche environnementale
Consultez le cumul des émissions de CO2eq liées à vos envois du mois précédent
Accédez à l’historique des deux derniers mois, regroupé par grandes familles de prestations (selon votre paramétrage)
CONSULTER MES ÉMISSIONS DE CO2eq
1
1
2
2
13
Préparation d'envois Faciliter l’accès
des Clients à nos services
14
Destinataire Envoi
2 1
Choix de la prestation,
du compte et du destinataire
Validation
3
Sélectionnez votre « Prestation commerciale », votre ou vos « compte(s) », votre « adresse d’enlèvement »
Sélectionnez un destinataire enregistré grâce à son nom ou son code, ou saisissez un nouveau destinataire :
• « Nom » de la société ou de la personne, s’il s’agit d’un particulier. Précisez le cas échéant « SA », « SARL », « Café »,
« Garage »…
• Type du destinataire : « Particulier » ou « Professionnel »
• Nom du « Contact » ou à défaut le service où il travaille
• « N° tel. fixe », « N° portable » et « N° fax » où nous pourrons envoyer une information de livraison
• « Pays » , « l'adresse principale », le « Complément d'adresse » et le cas échéant précisez dans ce dernier ZI, ZA, Centre
Commercial, Résidence, Lotissement, Bureau restant de l'agence …
• « Code postal » et la « ville ». Pour Paris, Lyon et Marseille précisez l'arrondissement (pour Paris 10ème, saisir 75010)
• « Instructions de livraison » pouvant nous aider à la livraison (140 caractères)
1
2
2
Pas de clic inutile :
en 4 étapes
vous affichez
les informations déjà
enregistrées
Les 400 premiers
destinataires
sont affichés
par ordre alphabétique
Pour une recherche
au-delà, saisissez les 3
premiers caractères
Informez votre destinataire
de sa livraison (Info Desti)
Il recevra l’information
du départ
de sa marchandise
et pourra suivre son envoi
En choisissant l’option rdv
téléphonique,
notre agence de livraison
prendra contact
avec votre destinataire
pour convenir avec lui
du meilleur moment
pour lui remettre ses colis
en mains propres
1
15
Saisie des détails de votre envoi
(nombre de colis, poids, volume, etc.)
Saisissez le « Nombre » et « Poids » de « Colis » et/ou « Palettes »
Pour une livraison internationale, le « Volume » et les « Conditions de livraison - incoterm »
sont obligatoires
Attention : Le volume sert de base à la facturation de vos envois vers l'Europe.
Nous vous remercions donc de renseigner ce champ avec précision, sous peine de générer des erreurs
de facturation. Notre agence se réserve le droit de contrôler le volume de vos envois
et d'effectuer les redressements nécessaires le cas échéant
Si besoin, indiquez les informations suivantes « Valeur déclarée », « Contre remboursement -
COD », « Condition de livraison - incoterm », « Référence 1 », « Référence 2 » et « Nature
de marchandise »
1
2
2
Si vous souhaitez
couvrir
votre enlèvement
au-delà
de nos conditions
générales de vente,
saisissez une valeur
déclarée
Pour le renseignement
du « Volume » ,
vous pouvez saisir les trois
dimensions de votre envoi
(le calcul sera fait
automatiquement),
ou saisir directement
le volume total de l’envoi
Affichage des champs
« Palettes » possible
selon votre profil
Exemple ci-dessous :
remise de 2 colis + 3
palettes (nombre de colis
sur ces palettes non défini)
dont 1 « palette Europe
consignée »
1
Référence apparaissant
sur votre facture
Destinataire Envoi
2 1
Validation
3
3 Choisissez la date de livraison (en fonction de l’heure et date de saisie)
3
16
Choix de la date de livraison :
apportez plus de précision à vos envois
En Messagerie vous pouvez
optez pour une date de livraison
différente de celle prévue
dans votre carte de délais
Destinataire Envoi
2 1
Validation
3
Zoom écran en Messagerie Zoom écran en Express
En Express, votre e-space vous indique la date prévue
de livraison, mais vous pouvez choisir :
- Une livraison le samedi
- Une livraison à autre date
17
3
Validation et impression de tous les documents de transport en 3 clics
Validation
Cliquez sur « Imprimer les étiquettes » puis collez les étiquettes sur vos colis
Cliquez sur « Valider mes envois » et imprimez le bordereau
Nous préconisons fortement de valider vos envois et imprimer le bordereau en une seule fois, juste avant le passage de
notre conducteur.
Le bordereau s'imprime en 2 exemplaires : un que vous remettrez au conducteur, l’autre que vous conserverez après le
passage du conducteur et la prise en charge de vos colis.
1
2
2
Possibilité de modifier
l’envoi
avant sa validation
Marque indiquant
que les étiquettes
ont été imprimées
pour cette envoi
1
Affichage du nombre
d’envois à valider
Destinataire
1
Envoi
2
18
Impression étiquette
et document de transport
Impression des
étiquettes
de transport
à apposer sur vos colis
Impression du bordereau de remise en 2 exemplaires :
• un à remettre au conducteur
• l’autre à conserver après le passage du conducteur
3
Validation Destinataire
1
Envoi
2
19
Historique des envois
et réimpression possible pendant 30 jours
Dans cet écran, vos envois validés sont archivés pendant 30 jours calendaires
Grâce à cet archivage, vous pouvez :
• suivre l'acheminement de vos colis en cliquant sur l’icône « Suivre mon envoi »
de la ligne correspondante
• recréer un envoi avec des caractéristiques similaires en cliquant l’icône
« Dupliquer cette envoi » de la ligne correspondante
• réimprimer les bordereaux de remise
• réimprimer les étiquettes. Possible uniquement le jour de validation de(s) l'envoi(s)
correspondante(s)
Raccourcis
pour suivre l’envoi
Réimpression
des étiquettes possible
uniquement le jour
de la validation
de l’envoi
Recréez l’envoi à
l’identique : retour à
l’écran 1
« Destinataire »
avec les champs
pré-remplis
Réimpression
des bordereaux
de remise
pendant 7 jours
3
Validation Destinataire
1
Envoi
2
20
Préparation d'envois Marchandises dangereuses / Vins & Spiritueux
Faciliter l’accès
des Clients à nos services
21
Destinataire Envoi Matières
réglementées
2 3 1
Choix de la prestation,
du compte et du destinataire
Validation
4
Sélectionnez votre « Prestation commerciale », votre ou vos compte(s), votre adresse d’enlèvement
Sélectionnez un destinataire enregistré grâce à son nom ou son code, ou saisissez un nouveau destinataire :
• « Nom » de la société ou de la personne, s’il s’agit d’un particulier. Précisez le cas échéant « SA », « SARL », « Café »,
« Garage »…
• Type du destinataire : « Particulier » ou « Professionnel »
• Nom du « Contact » ou à défaut le service où il travaille
• « N° tel. fixe », « N° portable » et « N° fax » où nous pourrons envoyer une information de livraison
• « Pays » , « l'adresse principale », le « Complément d'adresse » et le cas échéant précisez dans ce dernier ZI, ZA, Centre
Commercial, Résidence, Lotissement, Bureau restant de l'agence…
• « Code postal » et la « ville ». Pour Paris, Lyon et Marseille précisez l'arrondissement (pour Paris 10ème, saisir 75010)
• "Instructions de livraison" pouvant nous aider à la livraison (140 caractères)
1
2
2
Pas de clic inutile :
en 4 étapes
vous affichez
les informations déjà
enregistrées.
Les 400 premiers
destinataires
sont affichés par ordre
alphabétique.
Pour une recherche
au-delà, saisissez les 3
premiers caractères
Informez votre destinataire
de sa livraison par email
ou SMS (Info Desti).
Il recevra l’information
du départ
de sa marchandise
et pourra se connecter pour
suivre son envoi
Proposition automatique
d’une ville en cas de saisie
d’un code postal et vice versa
1 En choisissant l’option rdv
téléphonique,
notre agence
de livraison prendra contact avec
votre destinataire
pour convenir avec lui du meilleur
moment pour lui remettre
ses colis
en mains propres
22
2
Destinataire Envoi Matières
réglementées
3 1
Saisie des détails de votre envoi
(nombre de colis, poids, volume, etc.)
Validation
4
Saisissez le « Nombre » et « Poids » de « Colis » et/ou « Palettes »
Pour une livraison internationale, le « Volume » et les « Conditions de livraison -
incoterm » sont obligatoires
Attention : Le volume sert de base à la facturation de vos envois vers l'Europe.
Nous vous remercions donc de renseigner ce champ avec précision, sous peine de générer
des erreurs de facturation. Notre agence se réserve le droit de contrôler le volume
de vos envois et d'effectuer les redressements nécessaires le cas échéant
Si besoin, indiquez les informations suivantes « Valeur déclarée »,
« Contre remboursement - COD », « Condition de livraison - incoterm »,
« Référence 1 », « Référence 2 » et « Nature de marchandise »
1
2
2
Si vous souhaitez
couvrir
votre enlèvement
au-delà
de nos conditions
générales de vente,
saisissez une valeur
déclarée
Pour le renseignement
du « Volume » ,
vous pouvez saisir les trois
dimensions de votre envoi
(le calcul sera fait
automatiquement),
ou saisir directement
le volume total de l’envoi
Affichage des champs
« Palettes » possible
selon votre profil.
Exemple ci-dessous :
remise de 2 colis + 3
palettes (nombre de colis
sur ces palettes
non défini)
dont 1 « palette Europe
consignée »
1
Référence apparaissant
sur votre facture
23
Destinataire Envoi Matières
réglementées
2 3 1
Saisie du détail
Matières dangereuses
Validation
4
Si votre envoi contient des marchandises dangereuses emballées LQ/EQ :
- en quantités limitées (LQ) indiquez le « Poids de LQ (en kg) »
- en quantités exceptées (EQ) indiquez le « Nombre de colis en EQ »
Si votre envoi contient des matières dangereuses de type ADR :
Sélectionnez le « N° ONU et GE (ou code de classification) » et le « Type d’emballage »
Si le n° ONU choisi précédemment contient les caractères NSA, saisissez le « Nom technique »
Saisissez le « Nombre d'emballages » et la « Quantité (kg/litres) »
Cliquez sur « Ajouter »
Les informations saisies s’incrémentent automatiquement dans le tableau récapitulatif
Les choix disponibles
dans la liste déroulante
sont ceux que vous avez
signés dans le protocole
ADR avec notre agence.
A la sélection
du « N°ONU et GE »
(ou code de classification),
affichage automatique
de la désignation officielle
« Suite » pour finaliser
votre envoi et passer
à sa validation
dans le service « Mes saisies »
L’édition de votre bordereau
de remise sera accompagné
d’un document récapitulatif
spécifique des matières
dangereuses remises
Saisie d’informations
sur les matières
dangereuses
en quantités limitées
et quantités exceptées
adaptées à l’ADR 2009
Saisie du détail Matières Dangereuses
24
Destinataire Envoi Matières
réglementées
2 3 1
Saisie du détail
Vins & Spiritueux
Validation
4
Sélectionnez le « Régime fiscal de transport », le « Nombre de colis », la « Contenance (en cl) »
et/ou « le Volume en droits acquittés/suspendus (en litre) »
Pour le régime DSA, saisissez le « N° de titre du mouvement »
Pour le régime DAA, saisissez le « N° de titre du mouvement », la « Durée de transport
(case 17 du DAA) » et le « N° EA destinataire »
Pour le régime DAE , saisissez le « N° de titre de mouvement », ainsi que le
« Code de Référence Administratif (CRA) »
Si votre envoi comporte des Vins & Spiritueux sous plusieurs régimes fiscaux,
ajouter une nouvelle ligne au tableau pour chaque régime fiscal
Possibilité de saisir
plusieurs lignes
de vins & spiritueux
Reprise des numéros EA
expéditeur
et destinataire enregistrés
Calcul automatique
à la saisie du « Nombre
de cols total »
et de la « Contenance
(en cl) »
25
1
4
Destinataire Envoi Matières
réglementées
2 3 1
Validation et impression
de tous les documents de transport en 3 clics
Validation
Cliquez sur « Imprimer les étiquettes » puis collez les étiquettes sur vos colis
Cliquez sur « Valider mes envois et imprimer le bordereau »
Nous préconisons fortement de valider vos envois et imprimer le bordereau en une seule fois,
juste avant le passage de notre conducteur
Le bordereau s'imprime en 2 exemplaires : un que vous remettrez au conducteur,
l’autre que vous conserverez après le passage du conducteur et la prise en charge de vos colis
2
3
3
Possibilité de modifier
l’envoi
avant sa validation
Marque indiquant
que les étiquettes ont été
imprimées
pour cet envoi
2
Affichage du nombre
d’envois à valider
Sélectionnez le ou les envois à valider
1
26
4
Destinataire Envoi Matières
réglementées
2 3 1
Impression étiquette
et documents de transport
Validation
Etiquettes
de transport
à apposer sur vos colis Document
de transport
Matières Dangereuses
et bon de remise
27
Validation
4
Destinataire Envoi Matières
réglementées
2 3 1
Historique des envois
et réimpression possible pendant 30 jours
Dans cet écran, vos envois validés sont archivés pendant 30 jours calendaires
Grâce à cet archivage, vous pouvez :
• suivre l'acheminement de vos colis en cliquant sur l’icône « Suivre mon envoi »
de la ligne correspondante
• recréer un envoi avec des caractéristiques similaires en cliquant l’icône
« Dupliquer cet envoi » de la ligne correspondante
• réimprimer les bordereaux de remise
• réimprimer les étiquettes. Possible uniquement le jour de validation de(s) l'envoi(s)
correspondant(s)
Raccourcis
pour suivre l’envoi
Réimpression
des étiquettes possible
uniquement le jour
de la validation
de l’envoi
Recréez l’envoi à
l’identique : retour à
l’écran 1
Destinataire
avec les champs
pré-remplis
Réimpression
des bordereaux
de remise
pendant 7 jours
28
Enlèvements sur site Faciliter l’accès
des Clients à nos services
29
Adresse Enlèvement Validation
2 3 1
Choix de l’adresse d’enlèvement, du compte et de la prestation
Choisissez dans la liste l'adresse où nous viendrons
enlever vos envois
Sélectionnez votre/vos « Prestation(s) commerciale(s)
et Compte(s) concerné(s) par l’enlèvement »
Cliquez sur « Suite » pour passer à l'écran suivant
1
2
3
Pour sélectionner
plusieurs prestations
commerciales,
maintenez la touche
‘Ctrl’ enfoncée
et cliquez
sur les prestations
souhaitées
1
2
3
30
Le choix de la date
d’enlèvement s’affiche
en fonction
de la/des prestation(s)
commerciale(s)
sélectionnées (Ecran
1- Adresse) et de
l’heure
de saisie
1 2
Adresse Enlèvement Validation
3
Saisie de la composition de votre enlèvement
Saisissez « l'Estimation du nombre » et « l'Estimation du poids »
de « Colis » et/ou « Palettes »
Pour le calcul du « Volume » , multipliez la longueur par la largeur par la hauteur (en m)
Si besoin saisissez des « Observations pour l'enlèvement »
Indiquez la date d'enlèvement avec votre préférence
(matin, soir ou indifférent)
Cliquez sur « Suite » pour passer à la validation de votre enlèvement
dans le service « Mes saisies »
1
2
3
Jusqu’à 70 caractères
disponibles
pour nous signaler
toutes informations
pouvant nous aider
à l’enlèvement
1
2
3
Affichage des champs
« Palettes » possible
selon votre profil
31
3 1 2
Adresse Enlèvement Validation
Envoi des demandes d’enlèvements et impression du récapitulatif
Pour valider vos enlèvements,
cliquez sur "Valider mes enlèvement"
Le récapitulatif s'imprime
et votre demande est automatiquement
envoyée à notre agence
Si une demande d'enlèvement
n'est pas encore validée (récapitulatif
non imprimé) alors elle peut-être :
- soit corrigée en cliquant sur l’icône
"Modifier" de la ligne correspondante
- soit annulée en cliquant sur l’icône
"Supprimer" de la ligne correspondante
Par contre, pour annuler une demande
d'enlèvement qui a été validée
(récapitulatif imprimé), vous devez
contacter notre agence via le service
"Contacter mon agence" (situé
dans le bloc e-space en haut à droite de
votre écran)
1
2
3
Tri
sur toutes les colonnes
1
2
Affichage du nombre
d’enlèvements
à valider
3
32
3 1 2
Adresse Enlèvement Validation
Historique des demandes d’enlèvements pendant 30 jours
Dans cet écran, vos enlèvements
validés sont archivés pendant 30 jours
calendaires
Grâce à cet archivage, vous pouvez :
recréer une demande d'enlèvement
avec des caractéristiques similaires
en cliquant sur l’icône « Dupliquer
cet enlèvement » de la ligne
correspondante
réimprimer pendant 30 jours
les récapitulatifs en cochant la ligne
voulue et en cliquant sur le bouton
« Imprimer mes récapitulatifs »
1
2
Recréez une demande
d’enlèvement
à l’identique : retour
à l’écran 1 « Adresse »
avec les champs
pré-remplis
1
2
33
Enlèvements hors site Faciliter l’accès
des Clients à nos services
34
Adresse Expéditeur Destinataire
2 3 1
Choix de l’adresse d’enlèvement, du compte et de la prestation
Choisissez dans la liste l'adresse où nous viendrons
enlever vos envois
Sélectionnez votre/vos « Prestation(s) commerciale(s)
et Compte(s) concerné(s) par l’enlèvement »
Cliquez sur « Suite » pour passer à l'écran suivant
1
2
3
1
2
3
Enlèvement Validation
4 5
35
1 2
Adresse Expéditeur Destinataire
3
Choix ou saisie de l’adresse de l’expéditeur
Sélectionnez un expéditeur enregistré grâce à son nom ou son code,
ou saisissez un nouvel expéditeur en indiquant notamment les informations suivantes:
• le « Nom » de la société. Précisez le cas échéant « SA », « SARL », « Café », « Garage », « Hôtel »…
• le nom du « Contact » ou à défaut son service; s'il s'agit d'un particulier, saisissez le nom de la personne
• le « N° tel. fixe », « N° portable » et « N° fax » où nous pourrons envoyer une information de livraison
• le « Pays » , « l'adresse principale », le « Complément d'adresse » et le cas échéant précisez
dans ce dernier ZI, ZA, Centre Commercial, Résidence, Lotissement, Bureau restant de l'agence …
• le « Code postal » et la « ville ». Pour Paris, Lyon et Marseille précisez l'arrondissement
(pour Paris 10ème, saisir 75010)
Cliquez sur « Suite » pour passer à l'écran suivant
1
2
1
2
Enlèvement Validation
4 5
Les 400 premiers choix
sont affichés
(par ordre alphabétique)
Pour toute recherche
au-delà, saisissez les 3
premiers caractères
Jusqu’à 70
caractères
disponibles
pour nous signaler
toute information
pouvant nous aider
à l’enlèvement
Proposition
automatique
d’une ville en cas
de saisie d’un code
postal et vice versa
36
3 1 2
Adresse Expéditeur Destinataire
Choix ou saisie de l’adresse du destinataire
1 2
Enlèvement Validation
4 5
Les 400 premiers choix
sont affichés
(par ordre alphabétique)
Pour toute recherche
au-delà, saisissez les 3
premiers caractères
Jusqu’à 140
caractères
disponibles
pour nous signaler
toute information
pouvant nous aider
à la livraison Sélectionnez un destinataire enregistré grâce à son nom ou son code,
ou saisissez un nouveau destinataire
« Etre informé par email » vous permet de recevoir un message lorsque la demande
aura été reçue par notre agence, puis lorsque l’enlèvement aura été effectué
« Informer par email » prévient l'expéditeur que notre conducteur viendra chercher
l’envoi, et prévient le destinataire du départ d’un envoi à son attention
Cliquez sur « Suite » pour passer à l'écran suivant
1
2
3
3
4
4
37
4 5 3 1 2
Adresse Expéditeur Destinataire
Saisie du détail de votre envoi
1 2
Enlèvement Validation
Conditionnement du
choix des dates
d’enlèvement
en fonction
de la prestation
commerciale
sélectionnée
(Ecran 1 "Adresse")
et de l’heure de saisie
Affichage
des champs
« Palettes »
paramétrable selon
votre utilisation
Saisissez le « Nombre » et le « Poids » de « Colis » et/ou « Palettes ». Pour une enlèvement hors d’un de mes
sites à destination de l'international, le « Volume » et les « Conditions de livraison – incoterm » sont obligatoires
Attention : Le volume sert de base à la facturation de vos envois vers l'Europe. Nous vous remercions donc de renseigner ce
champ avec précision, sous peine de générer des erreurs de facturation. Notre agence se réserve le droit de contrôler
le volume de vos envois et d'effectuer les redressements nécessaires le cas échéant
Indiquez la « Date d'enlèvement envisagée » avec votre « Préférence » : matin, après midi ou indifférent (Express)
Cliquez sur « Suite » pour finaliser votre enlèvement et passer à sa validation dans le service « Mes saisies »
1
2
3
3
Pour le
renseignement
du « Volume »
vous pouvez saisir
les trois dimensions
de votre envoi
(le calcul sera fait
automatiquement)
ou saisir
directement
le volume total
de l’envoi
38
4 5
Validation/envoi des demandes d’enlèvements
Vous pouvez sélectionnez la ou les
lignes d'enlèvement à valider ou utiliser
le bouton « Cocher / décocher tout »
Le récapitulatif s'imprime
et votre demande est automatiquement
envoyée à notre agence
Si une demande d'enlèvement n'est pas
encore validée (récapitulatif non
imprimé) alors elle peut-être :
- soit corrigée en cliquant sur l’icône
« Modifier » de la ligne correspondante
- soit annulée en cliquant sur l’icône
« Supprimer » de la ligne
correspondante
Par contre, pour annuler une demande
d'enlèvement qui a été validée
(récapitulatif imprimé), vous devez
contacter notre agence via le service
« Contacter mon agence »
(situé dans le bloc e-space
en haut à droite de votre écran)
1
2
3
Tri, sur toutes les
colonnes
1 2
Affichage du nombre
d’enlèvements
à valider
3
3 1 2
Adresse Expéditeur Destinataire Enlèvement Validation
39
5 4
Historique des demandes d’enlèvements
3 1 2
Adresse Expéditeur Destinataire Enlèvement Validation
Dans cet écran, vos enlèvements validés
sont archivés pendant 30 jours
calendaires
Grâce à cet archivage, vous pouvez :
suivre l'acheminement de vos colis
en cliquant sur l’icône « Suivre mon
envoi » de la ligne correspondante
recréer une demande d'enlèvement
avec des caractéristiques similaires
en cliquant sur l’icône
« Dupliquer cet enlèvement »
de la ligne correspondante
réimprimer les récapitulatifs en cochant
la ligne voulue et en cliquant
sur le bouton « Imprimer
mes récapitulatifs »
1
2
Réimpression
des récapitulatifs
pendant 7 jours
1
3
3
2
40
Intégration de commandes Faciliter l’accès
des Clients à nos services
41
• Depuis la page d’accueil de votre e-space, choisissez votre fichier à intégrer
(format TXT)
• Lancez ensuite l’intégration par un simple clic : les expéditions relatives
à vos lignes de commandes sont créées automatiquement
• Vous les retrouvez dans la partie "Mes Saisies" et pouvez les corriger
si besoin, imprimer vos étiquettes et les valider
• Fonctionnalité accessible depuis le widget e-space
• Le widget télécharge de manière entièrement automatisée,
les détails de vos lignes de commandes et crée vos expéditions
• De la même manière que l’intégration manuelle, les expéditions
sont stockées dans « Mes Saisies » où elles peuvent être corrigées
ou validées
Intégration automatique
Intégration manuelle
Intégration de
commandes sur e-space
42
Depuis l’icône du menu
e-space vous choisissez
le ou les fichier(s) à intégrer *
A la fin de l’intégration,
vous visualisez le rapport
de l’intégration
et retrouvez les envois
créés dans « Mes Saisies »,
pour les corriger ou les valider
Vous lancez l’intégration
Le reste est l’affaire d’e-space
* Afin de pouvoir être intégrés correctement,
ce(s) fichier(s) devront faire l’objet d’un paramétrage par notre agence en amont (cf. pages suivantes)
Intégration manuelle :
la création automatique en 2 clics
43
Vous n’avez plus aucune action à effectuer :
• Tout est programmé en amont au moment du paramétrage
(intervalle de téléchargement, chemin d’accès au fichier, etc.)
• Un suivi des intégrations vous est présenté en temps réel dans l’écran
Intégration automatique du widget
• Vous pouvez imprimer les étiquettes et valider les envois conformes
directement depuis votre widget
• Vous pourrez corriger les envois en anomalie dans e-space
en vous connectant à l’application via le bouton « Accéder à e-space »
Vous téléchargez et installez en quelques seconde le widget sur votre PC :
http://espace.geodis.com/widgetclient/Widget.air
Intégration automatique :
directement depuis le widget
44
Les envois conformes sont affichés dans votre écran « Mes envois à valider »
Les envois en anomalie sont affichés dans votre écran « Mes envois à corriger » :
• Vous cliquez sur « Modifier » et le système vous présente uniquement les champs qui contiennent des anomalies
• Lorsque toutes les corrections ont été faites, l’envoi sort de cet onglet et peut être validé par vos soins
1
1
2
Dans les 2 cas,
vous retrouvez les envois intégrés dans votre panier
2
45
1. Vous nous fournissez la structure des fichiers que vous souhaitez intégrer
2. Cette structure sera intégrée et enregistrée dans nos systèmes
par nos équipes informatiques. Cette opération est cruciale et peut prendre
quelques jours
3. Une fois cette opération validée, vous pouvez utiliser la fonctionnalité
intégration de commande (en utilisant des fichiers conformes
à la structure ainsi validée)
Le bon fonctionnement de l’intégration de commandes est subordonné au paramétrage de votre fichier par notre service informatique :
Un prérequis :
l’importance du paramétrage par notre agence
46
Suivi et preuve
de livraison
Faciliter l’accès
des Clients à nos services
47
Déterminez vos critères de recherche
directement depuis votre page d’accueil
48
Déterminez vos critères
de recherche depuis le menu détaillé
Possibilité de filtrer
votre recherche
selon le statut
de l’envoi
Pré-remplis
sur la dernière semaine
en cours
49
Visualisez le résultat de votre recherche
Affichage du détail des
émission de CO2eq
Affichage de l’icône dès
que l’image de la preuve
de livraison et/ou une ou
des photo(s) est/sont
disponible(s)
Impression
du résultat
de la recherche
Lancer
une nouvelle
recherche
ou affiner
la recherche
50
Accédez au détail d'un envoi et à la preuve de livraison associée
Affichage
du dernier statut Détail des émissions
de CO2eq
Accès à la preuve de
livraison
51
Zoom sur les informations de la preuve de livraison
J’ai pu vérifier ma livraison
Coordonnées GPS
précises
Lien Google Map pour
visualiser l’adresse de
livraison
Date et heure
précise de livraison.
Nom du signataire
et mention Loi
Hamon
Signature PDA
du destinataire
52
Zoom sur les éventuelles photos
Destinataire absent, porte codée, destinataire fermé…
En fonction de la situation au point de livraison, notre conducteur
a pu être amené à prendre des photos, que vous visualisez également
53
Vous pouvez également retrouver tous les messages envoyés sur un envoi
Pour cela accédez à l’historique de l’envoi…
54
… cliquez sur le détail des notifications envoyées…
55
…et visualisez le(s) message(s) email et/ou SMS reçu(s) par votre destinataire
56 56
Info Direct Saisir en ligne vos instructions
suite à un empêchement à la livraison
Faciliter l’accès
des Clients à nos services
57 57
Vous êtes informé de tout empêchement à la livraison
et saisissez directement en ligne vos instructions
• Depuis votre portail e-space, vous êtes alerté sur les envois
pour lesquels un d'empêchement au moment de la livraison
s'est produit (destinataire fermé, code porte erroné,
document manquant, etc.)
• Vous nous indiquez, directement en ligne, la suite
que vous souhaitez donner à cet empêchement : nouvelle livraison ou
retour de votre colis
• Vous pouvez, en parallèle, paramétrer à votre convenance
des notifications automatiques qui vous seront adressées
en cas d'empêchement
• L’interface est disponible 24h/24, 7j/7 et vous permet de gérer
à votre convenance vos empêchements à la livraison
Reprenez la main sur vos envois
Info Direct
58 58
Si un empêchement à la livraison se produit, notre conducteur
saisie cette information et prend une photo avec son PDA
(ici digicode manquant ou erroné) Photo disponible en ligne sur votre e-space,
en alternative et dans l’attente
de la preuve de livraison émargée
En cas de digicode manquant
ou erroné,
notre conducteur photographie
l’entrée du domicile
de votre destinataire
afin de prouver l’effectivité
de son passage
Info Direct
59 59
Vous suivez les envois pour lesquels une instruction est
attendue de votre part
Sur votre écran de suivi une icône vous indique
les envois concernés ainsi que le nombre de jours
restants avant le retour d’office
Info Direct
60 60
En cliquant l'envoi, vous prenez connaissance
du type d'empêchement (ici livraison refusée)…
Info Direct
61 61
… et renseignez les instructions nécessaires à la finalisation
de la livraison (ici un rendez-vous de relivraison)
Choix de la nouvelle date
de livraison
Info Direct
62 62
Vous retrouvez dans l’historique de chaque envoi,
le suivi des instructions que vous avez données
Info Direct
63 63
Vous pouvez paramétrer vos propres alertes et en préciser le rythme,
le type (email et/ou SMS) et le(s) destinataire(s)
Info Direct
64 64
Ces notifications sont également disponibles
depuis notre widget ou notre appli Smartphone
Téléchargez le widget PC sur :
http://espace.geodis.com/widgetclient/Widget.air
Flashez le QR code pour télécharger l’appli
Info Direct
65 65
Info Réseau Être informé des aléas de circulation
pouvant impacter la livraison
Faciliter l’accès
des Clients à nos services
66 66
Nous vous informons des aléas de circulation qui
peuvent impacter la livraison de vos colis, en France et en Europe
• Info Réseau vous informe des grèves, foires, accidents graves
ou jours fériés qui peuvent retarder la livraison de vos envois
• Cette information est disponible directement
sur la page d’accueil de votre portail e-space
• Vous pouvez aussi décider de recevoir vos Info Réseau
par email ou via le widget et votre appli Smartphone
Mieux informé vous pouvez anticiper
Info Réseau
67 67
Une visualisation
immédiate sur votre page d’accueil
Vos Info Réseau
sont disponibles
directement en ligne
sur la page d’accueil
de votre e-space
Info Réseau
68 68
Une réception
par e-mail selon votre choix
Vous pouvez
également choisir
de les recevoir
par email
Info Réseau
69 69
Une information également disponible
sur votre widget PC ou votre appli Smartphone
Info Réseau
Téléchargez le widget PC sur :
http://espace.geodis.com/widgetclient/Widget.air
Flashez le QR code pour télécharger l’appli
70
Carnet d'adresses Faciliter l’accès
des Clients à nos services
71
Vous accédez
à votre carnet
d’adresses
depuis la page
d’accueil de votre e-
space
72
Gestion de vos adresses d’envois et d’enlèvements
Cliquez sur l’adresse
pour la modifier Réalisez une demande
d'enlèvement
sur le site d’envoi
sélectionné sans avoir
à ressaisir
ses coordonnées
Créez
une nouvelle adresse
Réalisez
une préparation
d’envoi
sur le destinataire
sélectionné sans avoir
à ressaisir
ses coordonnées
Dupliquez
une adresse
Modifiez
une adresse
73
Création et modification facilitées
Proposition
automatique
d’une « Ville » en cas
de saisie d’un « Code
postal » et vice versa
Saisissez
toutes les informations
nous servant
à contacter l’expéditeur
ou le destinataire
Jusqu’à 140 caractères
disponibles
pour nous signaler
toute information pouvant
nous aider à la livraison,
et 70 caractères
pour les informations
à l’enlèvement
74
Possibilité d'importer votre propre carnet d'adresses
Sélectionnez un fichier XLS à importer depuis votre ordinateur en cliquant sur le bouton "Parcourir"
Cliquez sur « Importer » pour valider l'envoi de votre fichier
Votre fichier sera alors envoyé à notre agence pour contrôle / intégration et cela afin d'optimiser la qualité de livraison
de vos colis. Cette opération peut prendre plusieurs jours. Pour toute question, vous pouvez joindre notre agence
via le service "Contacter mon agence" (dans le bloc e-space en haut à droite de votre écran)
Pour exporter votre fichier d'adresses, cliquez sur « Télécharger »
1
2
1
2
75
Factures en ligne Faciliter l’accès
des Clients à nos services
76
Créer votre accès
à la consultation
des factures
depuis la rubrique
« Mon compte e-space »
77
Créer votre identifiant spécifique pour sécuriser l'accès à ces données
• Lors de votre première connexion, créez votre identifiant spécifique sur la base des éléments suivants :
- n° de la dernière facture
- date d’émission de cette facture
- montant TTC de cette facture
• Cet identifiant et mot de passe personnels spécifiques seront nécessaires à toute connexion à cette fonctionnalité
78
Une fois connecté vous visualisez vos 10 dernières factures (duplicata)
Vous retrouvez vos duplicata de facture classés par agence de rattachement,
numéro de compte, type de facture (facture, avoir), date d’émission de la facture,
numéro de facture, montant total TTC
Vous affichez le fichier PDF de la facture recherchée par simple clic
et pouvez la consulter, l'imprimer, ou l'enregistrer
79
Recherchez
une ou plusieurs
factures
selon vos critères
(date, produit, numéro
de compte,
type de pièce, etc.)
Vous disposez
d'1 an d'historique
Vous avez la possibilité d'effectuer des recherches avancées
80
Dès qu’une nouvelle facture est disponible,
soyez en informé par email ou SMS
Indiquez les adresses
email ou les numéros
de téléphone portable
où vous souhaitez
que vos notifications
soient envoyées
Vous pouvez choisir
les comptes pour lesquels
vous souhaitez être averti
Geodis vous
informe qu'une
nouvelle
facture est
disponible sur
votre e-space
Vous pouvez modifier
ou supprimer vos données
Être une entreprise
responsable Affichage CO2
Mise en œuvre chez GEODIS
Un affichage à 2 niveaux
• Disponible sur votre e-space
• Total par familles de prestations
• Groupage (messagerie, express)
• Affrètement (dont course)
• Overseas (aérien, maritime, Fly Express)
• Distribution spécialisée
• Accès à deux mois d’historique
1. Affichage CO2eq synthétique Obligation réglementaire d’affichage du montant mensuel total
de vos émissions de *CO2eq par métier
Refléter de façon pertinente
et fiable les émissions de CO2eq liées à vos trafics
Affichage CO2
82 * CO2eq : équivalent CO2. Intègre dans le périmètre, tous les gaz à effet de serre, et pas seulement le CO2
Affichage CO2eq synthétique une visualisation immédiate sur votre page d’accueil e-space
Affichage
du total
des émissions
du mois m-1
Accès,
en page
d’accueil,
au détail
des émissions
par métier
avec 2 mois
d'historique
Affichage CO2
83
Affichage CO2eq synthétique une visualisation immédiate sur votre page d’accueil e-space
Affichage CO2
Description
de la
méthode
de calcul
84
Mise en œuvre chez GEODIS : Un affichage à 2 niveaux
• Disponible sur votre e-space
• Détail à l'expédition
• Possibilité d'exporter vos requêtes
• Accès à des bilans mensuels, trimestriels et annuels téléchargeables
• Accès à 1 an d'historique
• Service en option
2. Affichage CO2eq détaillé : Service optionnel plus complet
Affichage du détail de vos émissions de CO2eq par expédition
Refléter de façon pertinente
et fiable les émissions de CO2eq liées à vos trafics
Affichage CO2
85
Affichage CO2eq détaillé Vous disposez de l’ensemble des données vous permettant de :
• Quotas CO2eq : attribution de quota aux entreprises les plus émettrices Secteur de l’énergie, Industrie métallique, minérale, papeterie/carton, Chimie,
Agroalimentaires, transport aérien
• Bilan de Gaz à Effet de Serre pour des sociétés > 500 ETP
Augmenter
vos parts de marché et fidéliser vos clients
Répondre à vos propres obligations réglementaires
• Hôpitaux : Convention entre les fédérations professionnelles et l’Etat
pour le suivi des consommations d’énergie
• Industrie automobile : seuil d’émissions CO2eq pour les véhicules neufs
Respecter les engagements de votre profession
• Reporting environnemental, rapport RSE/DD, bilan énergétique…
Mettre en valeur votre démarche en faveur de l’environnement
Affichage CO2
86
Affichage CO2eq détaillé
• Le niveau 2, plus détaillé, vient enrichir le niveau 1
• Il est accessible sur option : forfait mensuel
• Ce service donne accès depuis votre compte e-space au détail
des émissions de CO2eq par expédition depuis la fonction Suivi
à l'exportation au format XLS de ce détail depuis la page de suivi
à des bilans pré-formatés, également téléchargeables sur votre e-space
• Ces bilans sont mensuels, trimestriels et annuels
• Ils donnent accès à des analyses croisées (tableaux et graphiques) :
Valoriser votre démarche environnementale
- par prestation et métier
- par pays et département de destination
- par compte
- par période
Affichage CO2
87
Affichage CO2eq détaillé (Service optionnel plus complet) Détail des émissions de CO2eq par envoi depuis la fonction Suivi
Possibilité
d'exporter
sa requête
au format XLS
Champ dédié
dans la fonction
de suivi
Affichage CO2
88
Affichage CO2eq détaillé Détail des émissions de CO2eq par envoi dans le détail du suivi d’un envoi
Affichage CO2
Détail des émissions
de CO2eq à l’envoi
89
Affichage CO2eq détaillé Accès à des bilans téléchargeables
Ajout à l'onglet
Bilans CO2eq
dans la partie
« Mon e-space »
Téléchargement
de votre bilan
personnalisé
Exploitation
des analyses
croisées
du bilan CO2eq
Affichage CO2
90
