Sommaire - Inserm DRSI Lyon · constitué du créateur de PHP et du Directeur Général de MySQL AB. Acteur majeur du CRM libre, reconnu par les magazines dédiés Approche globale

Sommaire

Présentation générale de l'application OBM....................................12

Présentation générale de la solution OBM.....................................................13

1 Introduction....................................................................................13

2 Périmètre fonctionnel d'OBM................................................................13

3 Valeur ajoutée d'OBM.........................................................................13

4 Le projet OBM et ses enjeux.................................................................14

5 Les résultats....................................................................................14

6 Les technologies...............................................................................15

7 La promotion du projet via la communauté..............................................15

OBM-Groupware.....................................................................................17

1 Agendas partagés..............................................................................17

OBM-Sync..............................................................................................19

1 Principe de fonctionnement et architecture.............................................19

2 Connecteur Outlook...........................................................................19

Connecteur pour PDA..............................................................................21

OBM-CRM..............................................................................................22

OBM-Project..........................................................................................24

OBM-LDAP.............................................................................................25

1 Positionnement et architecture.............................................................25

2 Les atouts d'OBM-LDAP.......................................................................25

3 Technologie.....................................................................................26

OBM-MAIL.............................................................................................27

Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 2

© Copyright 2007 – Open Business Management – AliaSource - http://www.aliasource.fr

http://www.aliasource.fr/

1 Fonctionnalités de messagerie..............................................................27

2 Postes clients...................................................................................28

3 Service de messagerie........................................................................28

4 Technologies....................................................................................28

5 Valeur ajoutée OBM...........................................................................29

Premiers pas dans l'application OBM.............................................30

1.Se connecter à l'application OBM.............................................................31

2.L'interface de l'application OBM...............................................................33

3.Se déconnecter de l'application OBM........................................................36

Configurer son compte..............................................................37

Modifier son mot de passe ........................................................................38

Configurer ses préférences personnelles......................................................39

Configurer son compte de messagerie..........................................................43

1 Configurer sa redirection de messagerie..................................................43

2 Configurer son répondeur de messagerie.................................................44

3 Gérer les droits sur sa boîte aux lettres..................................................46

Attribuer des droits de lecture.............................................................. .........47

Attribuer des droits d'écriture..................................................................... ...48

Les droits d'administration.................................................................... ........50

Les actions standards dans OBM...................................................52

1.Tri d'un résultat de recherche par champ...................................................53

2.Inclure dans un résultat de recherche des entités archivées...........................55

3.Export CSV.........................................................................................56

1 Exporter une seule page de résultat.....................................................56

2 Exporter toutes les pages de résultat....................................................57



4.Préférences d'affichage.........................................................................58

5.Administration d'une catégorie standard d'OBM...........................................59

Ajouter une catégorie...........................................................................59

Modifier une catégorie..........................................................................59

Supprimer une catégorie........................................................................60

La gestion des contacts.............................................................61

Présentation du module Contact.................................................................62

1 Description d'un contact......................................................................62

2 Les champs du module Contact.............................................................62

Accéder au module Contact.......................................................................63

Rechercher un contact.............................................................................64

1 Recherche classique...........................................................................64

2 Recherche avancée............................................................................65

Créer un contact....................................................................................67

Modifier un contact.................................................................................71

Consulter la fiche d'un contact...................................................................73

Supprimer un contact..............................................................................74

Consulter les statistiques..........................................................................76

Administrer le genre d'un contact...............................................................78

1 Ajouter un genre..............................................................................79

2 Modifier un genre.............................................................................80

3 Supprimer un genre...........................................................................80

L'agenda partagé.....................................................................82

Présentation générale de l'agenda..............................................................83

1 Description de l'agenda.......................................................................83



2 L'interface de l'agenda partagé.............................................................84

Accéder à l'agenda partagé.......................................................................86

Les vues...............................................................................................87

1 Principe de fonctionnement des vues de l'agenda.......................................87

2 L'accès aux deux modes de visualisation..................................................87

3 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Mois..............................88

4 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine.........................89

5 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Jour..............................90

6 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Jour................................91

7 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine...........................92

8 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Mois................................93

9 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Liste................................94

Les champs de l'agenda partagé.................................................................95

Créer un rendez-vous..............................................................................97

1 Création d'un rendez-vous via formulaire.................................................97

2 Création rapide d'un rendez-vous.........................................................102

3 Un e-mail est il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous ?..............................106

Gestion des droits.................................................................................107

1 Définition des droits de lecture...........................................................107

2 Définition des droits d'écriture............................................................108

3 Définition des droits d'administration....................................................110

4 Exemples......................................................................................111

Droits de lecture...................................................................... ................111

Droits d'écriture............................................................................. ..........117

Droits d'administration................................................................. ..............125



Modifier un rendez-vous.........................................................................126

1 Modification d'un rendez-vous via le formulaire de consultation...................127

2 Modification rapide des propriétés d'un rendez-vous.................................129

3 Modification rapide du rendez-vous en glisser-déposer...............................130

4 Déplacer le rendez-vous....................................................................131

5 Modifier la durée d'un rendez-vous.......................................................132

6 Un e-mail est il envoyé après la modification?.........................................133

Supprimer un rendez-vous......................................................................135

1 Suppression d'un rendez-vous via le formulaire de consultation....................135

2 Suppression rapide d'un rendez-vous.....................................................137

3 Un e-mail est il envoyé après la suppression ?..........................................138

Gestion des conflits...............................................................................139

Gestion des évènements en attente...........................................................141

Gestion des ressources...........................................................................144

1 Remplir le champ Accessoires..............................................................145

2 Remplir le champ Description.............................................................146

Gestion des réunions..............................................................................147

Exporter son agenda au format iCalendar....................................................149

La gestion des ressources.........................................................150

Présentation du module Ressource............................................................151

1 Une ressource dans l'application OBM....................................................151

2 Type de ressource et accessoire...........................................................151

3 Fonctionnalités du module Ressources...................................................151

Accéder au module Ressources.................................................................152

Rechercher une ressource.......................................................................153



Créer une ressource..............................................................................154

Consulter une ressource.........................................................................155

Modifier une ressource...........................................................................156

Gestion des droits.................................................................................158

1 Attribution des droits de lecture..........................................................158

2 Attribution des droits d'écriture..........................................................161

3 Attribution des droits d'administration..................................................164

Supprimer une ressource........................................................................166

Type de ressources................................................................................167

1 Créer un nouveau type de ressources....................................................167

2 Modifier un type de ressources............................................................169

3 Supprimer un type de ressources..........................................................169

Accessoires..........................................................................................171

1 Définition d'un accessoire..................................................................171

2 Créer un accessoire..........................................................................171

3 Modifier un accessoire......................................................................172

4 Supprimer un accessoire....................................................................173

La gestion des utilisateurs........................................................174

Présentation du module Utilisateurs..........................................................175

1 Un utilisateur dans l'application OBM....................................................175

2 Les champs du module utilisateur........................................................175

3 Les types de données dans l'application OBM...........................................178

4 Les profils d'utilisateur dans l'application OBM........................................178

Accéder au module Utilisateurs................................................................179

Rechercher un utilisateur.......................................................................180



Créer un utilisateur...............................................................................181

Consulter la fiche d'un utilisateur.............................................................184

Modifier un utilisateur............................................................................185

Modifier le groupe d'un utilisateur............................................................189

Réinitialiser les valeurs d'un utilisateur aux valeurs par défaut........................191

Supprimer un utilisateur.........................................................................193

Module de gestion des tâches à faire...........................................196

Présentation du module A Faire................................................................197

Une tâche à faire dans l'application OBM...................................................197

Les champs du module A Faire................................................................197

Accéder au module A Faire......................................................................198

Ajouter une tâche à faire........................................................................199

Modifier une tâche à faire.......................................................................200

Supprimer une tâche à faire....................................................................202

Connecteur Outlook.................................................... ............203

Présentation de l'installation du connecteur................................................204

Pré-requis...........................................................................................204

Installation..........................................................................................204

Installation interactive.........................................................................204

Installation avancée............................................................................205

Configuration du connecteur....................................................................206

Serveur............................................................................................206

Synchronisation..................................................................................206

Multi-utilisateurs OBM.........................................................................206

Réinitialiser......................................................................................206



A propos...........................................................................................206

Désinstallation du connecteur..................................................................207

Introduction à l'utilisation du connecteur....................................................208

Premier lancement................................................................................208

Synchronisations...................................................................................209

Paramétrage.....................................................................................210

Contacts..........................................................................................211

Tâches.............................................................................................211

Utilisateurs.......................................................................................211

Calendriers.......................................................................................212

1.1.1 Souscrire à des agendas................................................... ..............212

1.1.2 Manipuler des rendez-vous.............................................................213

Avancé...............................................................................................215

PDA...................................................................................................215

Connecteur PDA Funambol.................................................. ......216

1 Funambol.........................................................................................217

1.1 Présentation..............................................................................217

2 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Windows Mobile.....218

2.1 Pré-requis.................................................................................218

2.1.1 Installation...................................................................... ...........218

2.1.2 Configuration et utilisation........................................................ ......218

3 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Symbian...............220

3.1 Pré-requis.................................................................................220

3.2 Installation................................................................................220

3.3 Configuration et utilisation............................................................220



Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA PALM.......................223

3.4 Pré-requis.................................................................................223

3.5 Configuration et utilisation............................................................223

Connecteur Thunderbird..........................................................224

Environnement d'installation...................................................................225

Pré-requis...........................................................................................225

Installation des modules complémentaires..................................................225

Configuration du connecteur....................................................................228

Introduction à l'utilisation du connecteur....................................................231

Premier lancement................................................................................231

Configuration du serveur........................................................................233

Synchronisations...................................................................................234

Paramétrage.....................................................................................234

Contacts..........................................................................................234

Tâches.............................................................................................235

Utilisateurs.......................................................................................235

Calendriers.......................................................................................236

1.1.1 Souscrire à des agendas................................................... ..............236

1.1.2 Manipuler des rendez-vous..................................... .........................237

Utilisation du webmail IMP................................................. .......240

1.Connexion au webmail.........................................................................241

2.L'interface du webmail........................................................................242

Menu déroulant..................................................................................242

Partie centrale..................................................................................243

Barre des actions................................................................................244



3.Les différentes fonctionnalités..............................................................245

1.Manipulation des e-mails reçus ou envoyés..............................................245

1.1.1 > Visualisation des e-mails reçus ou envoyés........................................245

> Récupérer les e-mails en rétention............................................ ..................245

> Copier ou déplacer un ou plusieurs e-mails....................................................246

2.Rédaction d'un message......................................................................247

3.L'utilisation du champ De...................................................................249

4.L'utilisation du champ A.....................................................................249

5.L'utilisation du champ Cc....................................................................249

6.L'utilisation du champ Cci...................................................................249

7.L'utilisation du champ Sujet................................................................249

8.Attacher une pièce jointe au message....................................................250

9.Supprimer une pièce jointe.................................................................250

10.Les actions....................................................................................251

1.1.2 > Action Envoyer message..............................................................251

1.1.3 > Action Enregistrer brouillon..................................... .....................251

1.1.4 > Action Annuler le message.................................................... ........251

1.1.5 > Option Copie dans........................................ .............................251

> Option Développer les noms............................................ ..........................251

> Option Pièces Jointes.................................................... ..........................251

11.Effectuer une recherche...................................................................252

12.Gestion des dossiers........................................................................254



Présentation générale

de l'application OBM



Présentation générale de la solution OBM

1 Introduction

AliaSource, SSLL (Société de Service en Logiciels Libres) membre fondateur de l'ASSLL, contribue

depuis 1997 au logiciel libre en proposant sous licence GPL la solution collaborative OBM.

2 Périmètre fonctionnel d'OBM

OBM est un socle applicatif ayant pour objectif de proposer un système d'information complet libre

et intégré. OBM offre un périmètre fonctionnel riche couvrant de nombreux domaines :

OBM-Groupware, Travail collaboratif ou groupware : agenda partagé multi-utilisateurs et

multi-vues, partage de contacts, de documents, gestion de tâches...

OBM-CRM, Gestion de la relation client (CRM ou GRC), fonctions commerciales et marketing,

gestion des clients, prospects, affaires, campagnes...

OBM-Project, Gestion de production (projets, temps, help desk...) orientée services.

OBM-Mail, (anciennement Aliamin), gestion complète de messagerie avec interface unifiée

(boîtes aux lettres partagées, redirections, absences, listes de diffusions,...)

OBM-LDAP, (anciennement Aliamin), gestion complète et automatique d'un annuaire LDAP

(OpenLDAP)

OBM-Sync : Mobilité, Connecteurs, pour les clients Outlook, les PDA.

3 Valeur ajoutée d'OBM

Primé aux Trophées du libre 2005, prix remis par le ministre de la fonction publique, jury

constitué du créateur de PHP et du Directeur Général de MySQL AB.

Acteur majeur du CRM libre, reconnu par les magazines dédiés

Approche globale et cohérente du système d'information en libre

Solution libre (site communautaire, outil de gestion de bugs, de listes de diffusions en

ligne), supportée professionnellement.

Très nombreuses références en production depuis 1999, sites de quelques utilisateurs à

plusieurs dizaines de milliers, dans le public et dans le privé.

Application Full web, conforme au standards : XHTML, CSS

Briques libres reconnues utilisées : Apache, Postfix, Cyrus IMAP, OpenLDAP, PHP, Perl



4 Le projet OBM et ses enjeux

OBM est un logiciel libre, développé depuis 1998, téléchargé près de 1000 fois par mois et en

production sur des sites de quelques utilisateurs à plusieurs dizaines de milliers.

OBM est conçu pour répondre aux exigences de performances, ergonomie et ouverture avec les

connecteurs permettant la synchronisation des contacts, de l'agenda depuis un client messagerie

Outlook.

Ce projet présentait à son démarrage de nombreux enjeux :

la réponse à des besoins fonctionnels : proposer une approche globale du système

d'information libre comme étape suivante aux différentes solutions pointues mais non

intégrées

disposer d'un outil collaboratif simple, puissant, efficace et évolutif afin de permettre le

remplacement de solutions types Exchange ou Lotus Notes.

disposer d'un outil de gestion de la relation client évolué en libre

bénéficier de l'appui de la communauté libre pour le développer en le plaçant sous licence

GPL,

apporter notre contribution à la communauté des Logiciels Libres,

compléter notre expérience en création/animation de communauté libre.

5 Les résultats

OBM est aujourd'hui un succès en terme :

Technique : logiciel mature et pérenne, riche fonctionnellement, reconnu et primé par le

créateur de PHP lui-même lors des Trophées du libre 2005, après 8 ans d'existence.

De diffusion, plus de 130 abonnés dont le choix de la solution par l'Armée de l'Air (suite à

un appel d'offre), le ministère des finances (DGI), le Conseil de l'Europe, Cellon-Philipps, la

Comareg, le Pôle Universitaire Léonard de Vinci, et de très nombreuses autres mises en

oeuvre par AliaSource ou de façon autonome.

Reconnu dans le libre : référencé par les principaux sites de logiciels libres, classé dans les

premiers 3% de projets les plus populaires sur freshmeat.net (le site de référence de

parutions de logiciels libres).

Stratégique : avec un produit en évolution constante, disposant d'une feuille de route bien

remplie, de contributions actives, de nombreuses références et une évolutivité importante

(intégration avec d'autres solutions).



6 Les technologies

Tourné vers l'avenir, OBM est un projet Open Source (logiciel libre) placé sous licence GPL (General

Public licence) construit autour et à l'aide de technologies issues du monde du libre:

Système Linux ou Windows (sauf OBM-Ldap et OBM-Mail)

Serveurs : web Apache, messagerie : Postfix, Cyrus IMAP, annuaire OpenLDAP, Samba, proxy

Squid,...

Base de données MySQL ou PostgreSQL

Langage PHP (IHM), Perl (système), Java (connecteurs)

AliaSource veille à ce qu'OBM respecte les standards ouverts en vigueur :

Développements PHP organisés autour d'un framework évolué en PHP

OBM produit du code XHTML 1.0 mis en forme à l'aide de feuilles de style (CSS2)

OBM est compatible avec les navigateurs Mozilla (à partir de 1.0), IE (à partir de la version

5.5) et autres navigateurs (Opéra,...).

7 La promotion du projet via la communauté

AliaSource développe, maintient et anime la communauté libre autour d'OBM depuis 1999.

Les principales composantes sont :

Le site professionnel http://obmpro.aliasource.fr,

Le site communautaire : http://obm.aliasource.org,

L'outil de gestion des bugs Bugzilla : http://bugzilla.aliasource.org,

L'outil de gestion de listes de diffusion,

Le téléchargement (mise à disposition des sources sur internet)

La documentation, les annonces, les guides, etc,

Le référencement sur les sites du libre (freshmeat,...).

AliaSource centralise les contributions de la communauté libre. Ces contributions sont qualifiées par

les ingénieurs et suivant leur pertinence intégrées aux nouvelles versions. Afin de faciliter les

contributions, AliaSource a développé des modules d'aide à la contribution comme par exemple:



Outil des gestion des langues (traduction): interfaces de gestion du multilinguisme avec

contrôle des champs traduits et non traduits, etc,

Outil de contrôle des fonctions actives permettant d'éviter de conserver du code mort

relatif à des fonctionnalités plus utilisées.



OBM-Groupware

OBM-Groupware est un environnement de travail de groupe permettant de partager différentes

informations. Les principales fonctionnalités proposées sont :

Agendas partagés

Partage de contacts

Partage de documents

Gestion de tâches ou post-it

Synchronisation avec clients de messagerie (Outlook 2000 et +, clients libres) et PDA

Associé à OBM-Mail, OBM-Groupware est la solution idéale pour migrer une messagerie propriétaire

en solution libre en intégrant la composante collaborative.

1 Agendas partagés

Le module Agenda permet d'éditer et de visualiser les agendas des collaborateurs ou de ressources,

individuellement ou par groupe. L'agenda est bien sûr partagé, pour permettre des prises de RDV en

tenant compte des disponibilités de chacun.

Principales fonctionnalités :

Ergonomie web poussée

Performant; conçu pour supporter un grand nombre d'utilisateurs (référence de + de 40 000

utilisateurs)

Agenda d'utilisateurs et de ressources

Multi-utilisateurs pour toutes les vues : annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne et

vue planning.

Gestion des groupes et vues directes d'agendas de groupes

Recherche évoluée de créneaux de disponibilités (utilisateurs et ressources)

Gestion des réunions, de la participation à un événement

Gestion fine des droits et délégation

Gestion des rendez-vous privés

Gestion complète des événements récurrents



Gestion des conflits

Notifications par e-mails, format ICS

Connecteur disponible pour synchronisation complète et performante avec le client Outlook

(2000 et +)

Exports au format vcalendar



OBM-Sync

Gestion de la mobilité et des connexions messageries.

OBM-Sync est une plateforme de synchronisation pour OBM permettant de synchroniser les agendas,

les contacts et

les tâches d'OBM-Groupware ou OBM-CRM avec :

Clients lourds de type MS Outlook 2000, XP et 2003

Les PDA ou assistants personnels

C'est le complément idéal à OBM-Mail permettant de migrer d'une solution de messagerie

propriétaire vers une solution libre sans perte de fonctionnalités.

1 Principe de fonctionnement et architecture

OBM-Sync comprend une partie serveur de synchronisation (unique pour tous les clients) et des

connecteurs clients lourds sous forme de plugins. La communication entre les connecteurs clients et

le serveur s'effectue via web services ce qui permet une utilisation distante simple (traversée de

pare-feux) et la gestion d'un très grand nombre d'utilisateurs.

2 Connecteur Outlook

Le connecteur pour Outlook supporte les versions 2000, XP et 2003 d'Outlook. Il gère la

synchronisation des agendas, contacts et tâches.

Le connecteur Outlook est fourni avec un programme d'installation qui peut être graphique ou

silencieux (permettant l'automatisation de la phase d'installation).

Principales fonctionnalités du connecteur :

Synchronisation des agendas / contacts / tâches

Gestion Multi-utilisateurs et vues multi-utilisateurs

Très performant (MAPI pur et web services)

Synchronisation automatique ou manuelle

Respect des droits fins (lecture / délégation) des droits et utilisateurs définis dans OBM

Outils d'aide à la migration qui permettent la récupération ou la migration simple des

données depuis un Outlook existant vers OBM

Intégration totale dans Outlook



Compatibilité avec les synchronisations PDA

Le connecteur est constitué principalement d'une DLL, add-on d'Outlook, écrite en C++, gérant

l'interface MAPI directement pour permettre de grande performances :

Synchronisation initiale à partir d'un Outlook vierge d'une base de plus de 5000 contacts et

plusieurs agendas prend moins de 20 secondes sur un simple portable.

Les synchronisations suivantes sont incrémentales, donc très rapides



Connecteur pour PDA

OBM-Sync permet de synchroniser la plupart des PDA du marché sur les données agendas et

contacts.

La synchronisation PDA peut s'effectuer par l'intermédiaire du connecteur Outlook ou directement

sans passer par un client lourd.

Pour la synchronisation directe, OBM-Sync s'appuie sur un serveur de données libre (Funambol)

dédié à la synchronisation agenda / contacts avec les PDA. La base de données d'OBM est

synchronisée avec ce serveur. Cette architecture permet la gestion de la majorité des PDA du

marché.

Principales fonctionnalités :

Support de la majorité des PDA du marché (windows, Symbian, Black berry,...)

Utilisation des fonctionnalités natives de synchronisation des PDA quand disponible

(SyncML,...)

Outil évolutif



OBM-CRM

OBM-CRM est une solution de CRM (ou GRC, Gestion de la Relation Client) libre en forte croissance.

Il est régulièrement cité dans les 2 solutions libres majeures de CRM par la presse.

OBM-CRM bénéficie d'un partenariat métier avec la société DIPRO SA, spécialiste de la Gestion de la

Relation Client et éditeur du CRM « AC/P L'Efficience Commerciale » depuis 1992.

OBM-CRM est spécialisé dans la vente par Affaire et couvre les principaux domaines du CRM :

Gestion des forces de vente

Marketing

Service Client

OBM-CRM propose des fonctionnalités avancées comme :

Une intégration poussée dans Outlook : synchronisation des agendas, des contacts, des

tâches; intégration par simple clic d'un email dans le CRM, indication graphique des données

intégrées dans le CRM

Gestion native du multilingue qui permet à chaque utilisateur d'obtenir l'interface dans sa

langue

Dépôt central de documents permettant une navigation par arborescence, par recherche

selon critères ou par liens métiers (documents liés au client X).

Génération de documents au format ODF (Open Document) ou PDF

Nombreux graphes et reports intégrés

Gestion des forces de vente

La gestion des forces de vente permet de gérer et maîtriser l'ensemble des données de vente de

l'entreprise. Elle permet aux :

commerciaux, d'accéder rapidement à l'ensemble des données d'un client en proposant des

visions synthétiques et détaillées et de nombreux moyens de recherche

responsables, de bénéficier de tableaux de bords sur l'activité et les prévisions des ventes.

Des graphes permettent de comparer les ventes sur 2 années, de dresser le prévisionnel

total, par commercial, par domaine d'activité, avec une répartition par mois. Le chiffre

d'affaire facturé est également suivi et peut être présenté par domaine d'activité, mois par

mois.

La gestion des forces de vente propose les modules suivants :



Gestion des comptes : clients, prospects, nombreuses possibilités de qualification,

hiérarchie et relations entre comptes,...

Gestion des contacts : position dans les comptes, relations

Gestion des leads, opportunités, affaires : pistes, conversions en opportunité, suivi et

analyse des opportunités, prévisionnel, ...

Gestion des événements et activités : gestion des rendez-vous, des réunions via l'agenda

partagé, gestion et historisation des relations avec les clients ou prospects, rappel des

activités à mener

Gestion des contrats : référentiel des contrats, gestion des renouvellements (expiration,

résiliation, reconduction)



OBM-Project

OBM-Project est une solution complète de gestion de projet qui permet :

la gestion des temps et suivi d'activité,

la gestion de documents,

le suivi comptable etc...



OBM-LDAP

OBM-LDAP est une interface de gestion centralisée d'annuaire LDAP et de services réseaux associés,

intégrant au sein d'une même interface les meilleurs composants libres.

1 Positionnement et architecture

OBM-LDAP constitue le socle commun aux différents services réseaux gérés par OBM. Il offre une

plate-forme éprouvée et cohérente pour bâtir un SSO (Single Sign-On ou authentification unique) ou

un système de fédération d'identités.

En standard OBM-LDAP permet de fournir sur le même socle la gestion :

d'utilisateurs et de groupes

d'annuaire interne, de trombinoscope, d'organigramme

du système de messagerie complet (via OBM-Mail)

d'un domaine Windows (via Samba)

des accès Internet (via Squid)

de l'authentification de tout service supportant LDAP

OBM-LDAP est ouvert et évolutif pour permettre l'ajout ou l'interface de nouvelles briques (intranet,

webmail, applications métier,...) afin de construire un système d'information libre complet.

OBM-LDAP gère l'ensemble des données dans une base de données puis les exporte dans l'annuaire

LDAP de façon incrémentale. L'utilisation d'une base de données permet d'assurer la cohérence des

données et permet de bénéficier de fonctionnalités d'écriture plus riches.

2 Les atouts d'OBM-LDAP

Parmi les points clés d'OBM-LDAP on peut citer :

Gestion d'utilisateurs, de groupes, de services, offrant les fonctionnalités d'annuaire, de

trombinoscope,...

Gestion de hiérarchies de personnes offrant les fonctionnalités d'organigramme

Interface ergonomique et orientée utilisateur (présentation non « technique » des données)

Interface paramétrable

Gestion automatique et évolutive de l'arborescence LDAP

Possibilité de présenter les mêmes données dans l'annuaire sous différentes arborescences



(utile pour garder une arborescence de structure mais en proposant aussi une arborescence

à plat pour les performances d'authentification)

Gestion de l'annuaire LDAP à chaud, pas d'interruption de service

Gestion incrémentale de l'annuaire LDAP par comparaison

Sauvegarde automatique des données dans une base de données permettant la regénération

simple et rapide de l'annuaire

Mécanismes d'import / export de données

3 Technologie

OBM-LDAP utilise l'annuaire libre OpenLDAP (http://www.openldap.org), qui est la référence

d'annuaire LDAP libre.

OpenLDAP est conforme au standard LDAP v3 et propose :

le serveur LDAP : slapd

le serveur de réplication : slurpd



OBM-MAIL

OBM-Mail l'alternative libre leader aux solutions Microsoft Exchange™, Lotus Notes™ ou Groupwise™.

OBM-Mail est une plate-forme de messagerie complète et évoluée, intégrant les meilleures briques

de messagerie libre dans une interface simple, puissante et tournée vers l'utilisateur.

La couverture fonctionnelle d'OBM-Mail, associé à OBM-Groupware et OBM-LDAP, représente la

solution idéale de migration ou de déploiement de messagerie libre :

Puissante messagerie (jusqu'à plusieurs dizaines de milliers d'utilisateurs)

Utilisation des meilleures briques libres (Postfix, Cyrus, OpenLDAP,...)

Fonctionnalités évoluées (quotas, boîtes aux lettres partagées, redirections,...)

Groupware : agendas et contacts partagés

Accès via client lourd et client léger

Connecteurs messagerie + groupware pour clients Outlook, Thunderbird et PDA

Interface web moderne, intégrée et orientée utilisateurs

Outils de migration (niveau serveur ou client Outlook) et de déploiement

Alimentation manuelle et automatique (synchronisation annuaire, applications RH,...)

1 Fonctionnalités de messagerie

L'ensemble des fonctionnalités est administrable via une interface web ergonomique.

Gestion de boîtes aux lettres, boîtes aux lettres partagées

Gestion de groupes avec adresses de diffusion

Nombre d'adresses illimité par utilisateur

Gestion du multi-domaines virtuel et alias

Outils utilisateurs simplifiés (1 fonctionnalité par écran) :

- changement du mot de passe,

- redirection de messages,

- répondeur,...



2 niveaux d'administration (totale et ciblée par service, région ou autre critère)

Anti-virus et Anti-spam

2 Postes clients

OBM-Mail utilise les protocoles standards de messagerie (SMTP, POP, IMAP) et est donc compatible

avec tous les clients de messagerie supportant ces protocoles :

Thunderbird / Lightning, Netscape Communicator

Outlook, Outlook Express, Eudora, Entourage,...

Sylpheed, Kmail,...

Webmail : IMP, SquirelMail,...

Les fonctionnalités de messagerie sont donc accessibles depuis toute plate-forme : Windows, Unix /

Linux, Mac,....

Les fonctionnalités de groupware (agendas, contacts, tâches) sont accessibles depuis :

Pour l'accès client léger : tout navigateur web évolué (Firefox, IE 6 et +,...) soit toute plate-

forme

Pour l'accès client lourd : Outlook et Thunderbird

3 Service de messagerie

OBM-Mail s'installe sur système Linux (Debian, RedHat, autres).

OBM-Mail peut fonctionner en mode mono-serveur ou en mode distribué. Les composantes Postfix,

Cyrus, OpenLdap pouvant être gérées sur des serveurs physiques différents.

OBM-Mail supporte 2 types de Haute Disponibilité :

Tolérance aux pannes (Fail-over) : redondance du système de messagerie avec basculement

automatique.

Performance : utilisation de l'architecture Cyrus distribuée

4 Technologies

OBM-Mail s'appuie sur les briques leaders de la messagerie :

Postfix, agent SMTP

Cyrus IMAP, serveur POP/IMAP



OpenLdap, annuaire LDAP via OBM-LDAP

IMP ou SquirrelMail, webmail

Clam/AV, SpamAssassin, pour les filtres anti-virus / anti-spam

5 Valeur ajoutée OBM

OBM-MAIL est utilisé dans des contextes à grand nombre d'utilisateurs et hauts volumes de

messages. Dans ce cadre, des outils dédiés ont été développés pour permettre un fonctionnement

totalement distribué et un haut niveau de performances :

Support de certaines directives postfix non natives dans LDAP.

Principe de réplication de caches de map postfix afin de permettre un fonctionnement

distribué en gardant la performance d'accès locaux

Au niveau client de messagerie, pour les gros sites, des développements sont effectués autour des

clients :

Outlook (outils de migration de calendriers, déploiements silencieux, intégration

messagerie-CRM,...)

Thunderbird (outils d'aide au déploiement et à la configuration, exemple : lors de

l'installation d'un poste, la saisie du login de l'utilisateur configure automatiquement et

complètement le client de messagerie selon des paramètres stockés sur un serveur LDAP,

web ou autre...)



Premiers pas dans

l'application OBM



1. Se connecter à l'application OBM

Pour pouvoir se connecter à l'application OBM et retrouver ses informations, l'utilisateur doit

s'authentifier.

Pour cela :

1 Lancer le navigateur Firefox

2 Dans le champ Adresse du navigateur, saisir l'adresse de l'application OBM et cliquer sur le

bouton OK ou sur la touche Entrer du clavier

3 La page d'identification de l'application OBM s'affiche alors

4 Renseigner les champs Login (Identifiant) (1), Password (Mot de passe) (2) et Domain

(Domaine auquel appartient l'utilisateur) (3) avec les données que vous a transmis

l'administrateur de l'application OBM



5 Cliquer sur le bouton Validate pour confirmer (4)

6 Si l'identifiant, le mot de passe et le domaine d'appartenance de l'utilisateur sont corrects,

la page d'accueil de l'application OBM s'affiche

7 La page d'accueil présentent toutes les informations importantes et utiles à l'utilisateur. Ces

informations sont présentées dans des panneaux d'information (5) ce qui les rend facilement

consultables.

ATTENTION

Lorsque les services de messagerie sont activés, l'utilisateur qui se connecte à l'application

doit obligatoirement cliquer sur le Post-It (6) avant d'initier le travail (modification,

création...).



2.L'interface de l'application OBM

L'interface de l'application OBM se compose de quatre parties :

la barre des sections (1)

L'application OBM est organisée en sections. Chaque section comporte des modules. L'accès

aux sections d'OBM est configurable par l'administrateur de l'application en fonction du

profil de l'utilisateur par exemple.

la barre des actions (2)

Lorsque l'utilisateur accède à un module de l'application OBM, la barre d'actions lui montre

ce qu'il lui est possible de faire dans ce module. Les actions d'un utilisateur diffèrent en

fonction de son profil. Les actions possibles pour un utilisateur sont paramétrables par

l'administrateur de l'application OBM.



le menu latéral gauche (3)

Le menu latéral se compose de trois zones :

- Ce menu latéral se compose d'un panneau d'information des dernières visites(1)

accessible par n'importe quel type d'utilisateurs dans l'application OBM. Il permet à

l'utilisateur d'accéder rapidement aux dernières informations consultées.

- Différents panneaux d'information de modules (2) viennent se placer en dessous du

panneau d'information des dernières visites en fonction du profil et de l'accès de

l'utilisateur aux différents modules de l'application OBM. Ces panneaux permettent de

consulter ou créer rapidement des entités dans chacun des modules.

- Un panneau d'informations générales (3) qui présente l'identifiant de l'utilisateur, date de

création du compte de l'utilisateur dans l'application OBM, etc...



la partie centrale (4)

Il s'agit de l'espace de travail de l'utilisateur qui présente les formulaires de création, de

modification ou de consultation en fonction des actions exécutées.



3.Se déconnecter de l'application OBM

A droite de la barre des sections, un lien de déconnexion (1) permet à l'utilisateur de sortir de

l'application OBM.

Lorsque l'utilisateur clique sur ce lien de déconnexion, il est redirigé vers la page d'authentification

de l'application OBM.



Configurer son compte



Modifier son mot de passe

8 L'utilisateur se connecte à l'application OBM

9 Cliquer sur l'onglet Mon Compte (1) dans la barre des sections

10 Un menu déroulant apparaît

11 Cliquer sur le menu Mot de passe (2)

12 Le formulaire de modification de mot de passe s'affiche

13 Renseigner votre mot de passe actuel de l'utilisateur (3)

14 Renseigner votre nouveau mot de passe (4)

15 Renseigner une deuxième fois votre nouveau mot de passe (5)

16 Cliquer sur le bouton Valider les modifications pour confirmer le changement de mot de

passe

ATTENTION

L'utilisateur doit se rappeler impérativement de son nouveau mot de passe. Dans le cas d'un

oubli, seul l'administrateur de l'application pourra intervenir.



Configurer ses préférences personnelles




4 Cliquer sur le menu Configuration (2)

5 Affichage du formulaire de configuration personnelle

6 L'utilisateur peut désormais paramétrer les différents blocs du formulaire de configuration :



Bloc Configuration actuelle

Champ Description

Affichage des menus Ceci permet de déterminer le mode d'affichage des

menus déroulants (texte seul, icône seule ou icône

avec texte)

Afficher les listes automatiquement Ceci permet d'afficher automatiquement le résultat

d'un formulaire de recherche

# lignes affichées par page Nombre de lignes à afficher dans une liste de résultat

Ordre d'affichage des tâches La liste des tâches à faire peuvent être affichées par

ordre décroissant de priorité ou de date limite

Sources de données Table de référence des sources de données utilisée

par les modules Company, Contact et Import

Affichage des commentaires Afficher les commentaires par ordre chronologique ou

par ordre chronologique inversé

Accepter les e-mail Permet à l'utilisateur de recevoir les notifications par

e-mails

Intervalle du calendrier La journée dans l'agenda peut être découpée en

tranches d'un quart d'heure, d'une demi-heure ou

d'une heure

Séparateur export csv Caractère qui définit la séparation entre les données

dans un export CSV



Bloc Date

Champ Description

Format de saisie des dates Deux types de format de saisie sont possibles dans

l'application OBM :

- dmy : Jour / Mois / Année

- mdy : Mois / Jour / Année

Format d'affichage des dates Quatre types de format d affichage existent dans

l'application OBM :

- yyyy-mm-dd : année-mois-jour

- mm/dd/yyyy : mois / jour / année

- dd/mm/yyyy : jour / mois / année

- dd mois yyyy : jour mois année

7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer les modifications dans la configuration



Bloc Langue

8 Pour modifier la langue cliquer sur le drapeau du pays correspondant à la langue choisie

dans le bloc Choisissez votre langue

9 La langue choisie apparaît dans le bloc Votre langue actuelle



Configurer son compte de messagerie

1 Configurer sa redirection de messagerie

ATTENTION

Pour gérer la redirection de messagerie, l'administrateur de l'application OBM doit l'activer

pour l'utilisateur (voir module Utilisateurs). Si l'administrateur n'autorise pas la redirection

de messagerie, un message de ce type est affiché.




4 Cliquer sur le menu Redirection messagerie (2)



5 Affichage du formulaire de redirection de messagerie

6 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (3)

7 Affichage du formulaire de modification

8 L'utilisateur peut :

- Activer la redirection de messagerie : pour cela une adresse e-mail nomade où seront

redirigés les e-mails destinés à l'adresse de messagerie interne doit être renseignée

- Activer la copie locale : tous les e-mails redirigés sur l'adresse de messagerie nomade

seront copiés dans le compte de messagerie interne

9 Cliquer sur le bouton Valider les modifications pour confirmer

2 Configurer son répondeur de messagerie

ATTENTION

Pour gérer le répondeur de messagerie, l'administrateur de l'application OBM doit l'activer

pour l'utilisateur (voir module Utilisateurs). Si l'administrateur n'active pas le répondeur de

messagerie, un message de ce type est affiché.






4 Cliquer sur le menu Répondeur messagerie (2)

5 Affichage du formulaire de répondeur de messagerie



8 Cliquer sur le bouton Mettre à jour pour valider les modifications (4)



3 Gérer les droits sur sa boîte aux lettres




4 Cliquer sur le menu Boîte aux lettres (2)

5 Affichage du formulaire de gestion des droits sur votre boîte aux lettres

PRÉCISIONS

Bloc de gestion des droits de lecture (3)

Bloc de gestion des droits d'écriture (4)

Bloc de gestion des droits d'administration (5)

Bouton de validation des permissions affectées (6)



Attribuer des droits de lecture

Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture (3)

Droits publics

6 Pour donner une permission de lecture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit

de cocher la case Public (4).

Droits utilisateurs

7 Pour ajouter les utilisateurs qui auront une permission de lecture à votre boîte aux lettres

de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche "Search..." (5) en tapant le début du

nom de l'utilisateur désiré

8 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des

utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères

entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les

utilisateurs enregistrés

9 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et

''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le

nom désiré

10 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (1)

11 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout

d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche



12 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des droits de lecture (2),

cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)

13 Un message informe que les droits ont été mis à jour

Supprimer les permissions de lecture à un utilisateur

1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion

des permissions de lecture (2)

2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)


Attribuer des droits d'écriture

Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture (3)

Droits publics

1 Pour donner une permission d'écriture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de

cocher la case Public (4).

Droits utilisateurs

2 Pour ajouter les utilisateurs qui auront les permissions d'écriture sur votre boîte aux lettres

de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche "Search..." (5) en tapant le début du

nom de l'utilisateur désiré









nom désiré

5 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (1)



7 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (2),



Supprimer les permissions d'écriture d'un utilisateur


des permissions d'écriture (2)





Les droits d'administration

Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (1)

Déterminer les utilisateurs qui auront les permissions d'administration de cette boîte

aux lettres partagée

1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les permissions

d'administration de cette boîte aux lettres partagée







nom désiré

4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (1)



6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions

d'administration (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)




Supprimer les permissions d'administration à un utilisateur


des permissions d'administration (2)





Les actions

standards dans OBM



1. Tri d'un résultat de recherche par champ

Tous les modules de l'application OBM permettent de trier par ordre croissant ou décroissant un

résultat de recherche en fonction d'un champ donné.

Pour utiliser les fonctions de tri par champ, affichons un résultat de recherche dans n'importe quel

module de l'application OBM.

Dans ce cas précis, les utilisateurs affichés dans la liste sont rangés par ordre alphabétique du login.

4 Pour modifier l'ordre d'affichage (croissant ou décroissant), cliquer sur le champ (1) en

fonction duquel le tri se fera dans la barre des champs.

5 Si le tri était alphabétique (croissant) comme dans notre cas, le tri se fera par ordre

alphabétique inverse (décroissant) en cliquant sur le champ (2). Des flèches apparaissent à

côté du champ suivant lequel se fait le tri.



6 Le résultat de recherche s'affiche par ordre alphabétique inverse du login

PRÉCISIONS

Pour repasser en affichage par ordre alphabétique re-cliquer sur le champ Login

Tous les champs fonctionnent de la même manière dans l'application OBM, ainsi plusieurs

combinaisons de tri est possible

L'ordre d'affichage par défaut peut être configuré par l'utilisateur dans la partie

Mon Compte > Configuration (voir Configurer son compte OBM)



2. Inclure dans un résultat de recherche des entités

archivées

Certains modules de l'application permettent d'archiver des données. Des données archivées ne

peuvent plus être modifiées et n'apparaissent plus dans un résultat de recherche « classique ». Pour

donner la possibilité de continuer à consulter ces données, l'application OBM offre la possibilité

,dans certains formulaires de recherche (module contact, module société etc...), d'inclure les

données archivées au résultat de recherche.

Dans le formulaire de recherche, pour inclure des données archivées, l'utilisateur coche la case

Archive (1) du formulaire de recherche. Le résultat de recherche renvoie alors les données non-

archivées plus celles archivées.



3. Export CSV

L'application OBM permet d'exporter tous les résultats de recherche.

Deux types d'export sont possibles :

l'export d'une seule page de résultat

l'export de toutes les pages de résultats

1 Exporter une seule page de résultat

1 Rechercher des données dans un module de l'application OBM

2 Dans la barre des champs du résultat de recherche, un lien Exporter(1) permet d'exporter

la page de résultat en cours de visualisation



2 Exporter toutes les pages de résultat

1 Rechercher des données dans un module de l'application OBM

2 Dans la barre des champs du résultat de recherche, un lien Tout Exporter(2) permet

d'exporter toutes les pages de la liste



4. Préférences d'affichage

Les préférences d'affichage d'un module permettent à un utilisateur de configurer l'affichage de la

liste du résultat de recherche.

1 Pour accéder aux préférences d'affichage du résultat de recherche d'un module cliquer sur

l'action Affichage (1) de la barre d'actions du module.

Le formulaire des préférences d'affichage apparaît, il est alors possible de masquer un champ,

modifier l'ordre d'affichage d'un champ dans la liste. Une légende explicative accompagne ce

formulaire (2).



5.Administration d'une catégorie standard d'OBM

ACCÈS À L'ONGLET ADMINISTRATION

Pour ajouter, modifier ou supprimer une catégorie, l'utilisateur doit avoir un profil

administrateur dans l'application OBM

Une catégorie standard se compose de deux éléments :

un label : libellé de la catégorie qui apparaîtra dans les formulaires de création, modification ou

consultation

un code : généralement un entier qui permet d'organiser la liste des catégories par tri croissant des

codes

Ajouter une catégorie

Pour ajouter une catégorie il suffit de compléter le formulaire de création (1) d'une nouvelle

catégorie.

Pour cela :

1 Renseigner le code de la catégorie

2 Renseigner le label de la catégorie

3 Cliquer sur le bouton Insérer

4 La catégorie apparaît désormais dans la liste des catégories existantes

Modifier une catégorie

Pour modifier une catégorie (2):

1 Modifier la valeur du code ou du label de la catégorie



2 Cliquer sur le bouton

3 Un message vous indique que la mise à jour a été correctement effectuée

Supprimer une catégorie

Pour supprimer une catégorie :

1 Cliquer sur le bouton de la catégorie à supprimer

2 Un message vous indique que la catégorie a été correctement supprimée

SUPPRESSION

Une catégorie ne peut être supprimée que si celle-ci n'est pas utilisée



La gestion des

contacts



Présentation du module Contact

1 Description d'un contact

Un contact est une personne physique à laquelle on associe différentes informations telles que son

identité, des coordonnées personnelles et professionnelles ainsi qu'un cadre professionnel.

La gestion des contacts dans l'application OBM est appelé pages blanches.

Plusieurs modules de l'application OBM dépendent directement du module Contact.

2 Les champs du module Contact

Champ Description Règle

Aussi connu comme Ce champ représente un alias du nom

du contact. Ce champ est utilisé dans

la recherche avancée.

Genre Genre du contact Est défini par la langue, le

genre et l'entête de lettre

Source de données Provenance de l'information

Fonction Fonction du contact au sein de la

société

Choix de la fonction dans une

liste pré-définie

Titre Titre du contact (saisie en texte libre) Saisi de texte libre

Responsable Personne responsable du contact au

sein de la société

Activé pour mailing seulement Contact présent dans les listes de

diffusion ou les publipostages

Newsletter Contact inscrit dans la newsletter

Archive État de l'archivage d'un contact Les contacts archivés

n'apparaissent plus dans le

résultat de recherche classique



Accéder au module Contact 3 Se rendre dans la section Commercial (1)

4 Cliquer sur l'onglet Commercial (2) > Un menu déroulant apparaît

5 Cliquer sur le menu Contact (3)

6 L'accès au module Contact se fait par le formulaire de recherche



Menu déroulant

Barre des sections

Formulaire de recherche

Rechercher un contact

1 Recherche classique

1 Accéder au module Contact (accès direct à l'action Recherche )

2 Renseigner les critères de recherche

3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche (1)

4 Affichage du résultat de recherche

CAS CONCRET

1 Renseigner le formulaire de recherche avec les critères suivants

Critère de recherche Description

Prénom pierre

Code postal 31

2 Cliquer sur le bouton Chercher pour valider la recherche (1)





3 Le résultat de recherche apparaît en dessous du formulaire de rechercheCette recherche

retourne les contacts dont le prénom est Pierre et résidant dans le département de la

Haute-Garonne (31)

NOTA BENE

Archivage d'un contact

Si le critère archive est inclut dans la recherche, le résultat retournera les contacts

archivés et non archivés.

Un contact archivé ne peut plus être modifié.

2 Recherche avancée

La recherche avancée est un cumul de la recherche phonétique et de la recherche approchée, deux

types de recherches possibles dans l'application OBM.

Recherche phonétique

La recherche phonétique est une recherche effectuée sur la signature sonore du nom du contact.

Exemple : une recherche sur le nom « Carlié» trouvera « Carlier »

CAS CONCRET

1 Renseigner le formulaire de recherche en saisissant « Carlié » dans le champ Nom du

contact (1)

2 Cocher la case Avancée du formulaire de recherche (2)

3 Valider la recherche phonétique en cliquant sur le bouton Chercher (3)

4 La recherche phonétique sur le nom « Carlié » nous renvoie bien un résultat «Carlier»



Recherche approchée

La recherche approchée est une recherche ne tenant pas compte de certains critères.

Exemple : une recherche sur « Crlier » trouvera « Carlier»

Ce mode de recherche utilise le champ « Aussi connu comme » lorsque celui-ci est renseigné par

l'utilisateur. Dans le cas contraire, ce champ est généré automatiquement par l'application OBM.

CAS CONCRET

1 Renseigner le formulaire de recherche en saisissant « Crlier » dans le champ Nom du contact

(1)

2 Cocher la case Avancée du formulaire de recherche (2)

3 Valider la recherche phonétique en cliquant sur le bouton Chercher (3)

4 La recherche phonétique sur le nom « Crlier » nous renvoie bien un résultat « Carlier »



Créer un contact

1 Accéder au module Contact

2 Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action (1)

3 Accès direct au formulaire de saisie d'un contact (figure 1 et figure 2)



Barre d'actions

figure 1

figure 2

4 Renseigner les champs nécessaires à la création d'un contact

5 Cliquer sur le bouton Enregistrer le Contact pour valider la création (3)

NOTA BENE

Un contact doit obligatoirement être lié à une société pour être créé (2)

PRÉCISIONS

Utilisation des genres

- Choix de la langue (1) : une fois la langue choisie l'utilisateur accède au genre de la

langue

- Choix du genre (2) : une fois choisi l'utilisateur accède aux en-têtes de ce genre

- Choix de l'entête de lettre (3) : l'entête de lettre est utilisé dans les publipostages ou

listes de diffusion

CAS CONCRET

Création d'un contact qui n'existe pas

1 Renseigner le formulaire de création avec les critères suivants

Champ Valeur renseignée

Nom BAUDRACCO

Prénom Pierre

Genre FR – M. - Monsieur



Gestion des genres

Société ALIASOURCE

@M [email protected]

2 Cliquer sur le bouton Enregistrer le contact pour valider la création (1)

3 Accès direct au formulaire de consultation de la société après validation (2)

4 Un message indique que l'insertion est réussie



Formulaire de consultation après insertion

Formulaire de création complété

CAS CONCRET

Création d'un contact qui existe déjà

Pour cela nous créerons un nouveau contact ayant le même nom et prénom que le précédent

contact créé.

1 Renseigner le formulaire de création avec les critères suivants

Champ Valeur renseignée

Nom BAUDRACCO

Prénom Pierre

Genre FR – M. - Monsieur

Société ALIASOURCE

@M [email protected]

2 Cliquer sur le bouton Enregistrer le contact pour valider la création (1)

3 Un message indique qu'un contact similaire existe (2)

4 L'utilisateur peut alors confirmer l'insertion de ce contact en cliquant sur le bouton

Confirmer (3) ou renoncer en cliquant sur le bouton Retour (4)



Modifier un contact


2 Rechercher le contact à modifier

3 Cliquer sur le nom du contact à modifier dans le résultat de recherche (1)

4 Une fois sur la fiche de consultation du contact, cliquer sur l'action Modifier de la barre

d'action (2)


6 Modifier la valeur des champs du formulaire de contact

7 Cliquer sur le bouton Modifier le Contact pour valider les modifications (3)



Formulaire de modification

Formulaire de consultation

La gestion des coordonnées d'un contact dans OBM

– En (1), les coordonnées du contact (modifiable)

– En (2), les coordonnées de la société du contact (non modifiable)

PRÉCISION

Les champs relatifs aux coordonnées d'un contact qui n'ont pas été renseignés lors de la

création prendront pour valeur ceux de la société



Consulter la fiche d'un contact


2 Rechercher le contact à consulter (via formulaire de recherche)

3 Si besoin renseigner des critères pour affiner la recherche

4 Cliquer sur le bouton Chercher (1)


6 Cliquer sur le nom de la société à consulter (2)

7 Affichage du formulaire de consultation




Supprimer un contact 1 Accéder au module Contact

2 Rechercher le contact à supprimer (via formulaire de recherche)

3 Cliquer sur le nom du contact à consulter (1)

4 Affichage du formulaire de consultation (2)

5 Cliquer sur le bouton Supprimer dans la barre d'actions (3)

6 Un message indique si le contact peut-être supprimé ou non



Résultat de recherche

Formulaire de consultation d'un contact

LE CONTACT PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ

7 Cliquer sur le bouton Supprimer le Contact pour confirmer la suppression (4)

PRÉCISIONS

Suppression impossible dans les cas suivants :

- le contact est référencé dans une affaire

- le contact est référencé dans une liste

- le contact est référencé dans un contrat

- le contact est abonné à une publication

Dans le cas d'une suppression impossible, le message indique la raison (5)le contact ne

peut pas être supprimé



Suppression possible du contact

Consulter les statistiques

Il est possible de consulter :

– les statistiques sur l'utilisation des catégories

– l'évolution mensuelle du nombre de contacts

1 – Cliquer sur le menu Statistiques dans la barre d'actions (1)

8.1 – Statistiques sur l'utilisation d'une catégorie

2 – Cliquer sur le lien de la catégorie à consulter (2)

Dans notre cas, nous consulterons les statistiques relatives à la catégorie fonction

3 – Affichage des statistiques de la catégorie fonction



Statistiques de la catégorie fonction

8.1 - Évolution mensuelle du nombre de contacts

2 – Cliquer sur le lien Évolution du nombre de contacts (3)

3- Affichage de l'évolution du nombre de contacts



Évolution du nombre de contacts

Administrer le genre d'un contact

ATTENTION

L'administration des catégories d'une société n'est accessible que pour un utilisateur ayant

un profil d'administrateur dans l'application OBM.

PRÉCISION

Le genre d'un contact est défini par 3 informations :

- la langue du contact (1)

- le label du genre (2)

- l'entête de lettre souvent utilisé dans les diffusions ou les publipostages (3)



1 Ajouter un genre

1 Se rendre dans le module Société

2 Cliquer sur l'onglet Administration de la barre d'actions (1)

3 Intéressons-nous au bloc de gestion de la liste des genres

4 Le bloc d'ajout des genres se situe en dessous de la liste des genres (2)

5 Saisir la langue à laquelle appartient le genre, son label ainsi que l'en-tête à utiliser dans les

publipostages (3). Cocher la case Défaut (4)

6 Cliquer sur le bouton Créer le Genre (5) pour valider l'insertion



2 Modifier un genre

1 Modifier la valeur des champs Défaut, Langue, Label et En-tête (1)

2 Modification de la valeur du champ Label (2)

3 Cliquer sur le bouton pour valider la modification (3)

4 Un message indique que la modification a bien été effectuée

3 Supprimer un genre

1 Cliquer sur le bouton en face du genre à supprimer (1)

2 Un message indique que la suppression de ce genre est possible (2)



LE GENRE PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ

3 Cliquer sur le bouton Supprimer le Genre pour valider la suppression (3)

PRÉCISION

Suppression impossible d'un genre dans le cas suivant :

– le genre est utilisé par un contact

4 Un message indique que la suppression du genre est impossible (4)

5 Une liste de contacts qui utilisent ce genre est affichée (5)



L'agenda partagé



Présentation générale de l'agenda

1 Description de l'agenda

Il s'agit d'un calendrier partagé qui permet de gérer son calendrier ainsi que de consulter et même

gérer (en fonction des droits) le planning d'autres utilisateurs.

L'agenda partagé propose différentes vues (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne) qui

peuvent être consultées en mode multi-utilisateurs.

Un outil de gestion de réunion permet le parcours du calendrier d'un groupe de personnes en mode

plages disponibles. Il permet une gestion fine des droits ainsi que la délégation de la gestion de son

agenda.

L'agenda partagé supporte aussi la catégorisation des rendez-vous privés, les alertes par mail et

tous les types de répétition d'évènement.

L'export de son propre agenda au format iCalendar est aussi possible.

Des connecteurs Outlook et Thunderbird sont aussi disponibles pour utiliser le calendrier depuis ces

outils.



2 L'interface de l'agenda partagé

Portlet Agendas Affichés (1)

Cette section indique la liste des utilisateurs dont l'agenda est actuellement affiché. Pour chaque

utilisateur, le nom, le prénom ainsi qu'une couleur permettant de différencier les événements de

chaque utilisateur s'affiche.

La couleur attribuée à chaque utilisateur n'est pas fixe et varie en fonction du nombre et des

utilisateurs affichés. Seule la couleur de son propre utilisateur est fixe.

Il existe six couleurs différentes.

Portlet Sélection (2)

Cette section permet de choisir les utilisateurs dont on souhaite visualiser l'agenda. La liste des

utilisateurs ne contient que les personnes pour lesquelles on peut consulter l'agenda.

Portlet Aller à (3)

Cette section se compose de deux parties :

– Le mois en cours : il s'agit d'une vue simplifiée du mois en cours avec une aide à la navigation

permettant d'accéder rapidement à n'importe quel jour du mois. La date du jour courant est

surlignée.

– Aller à : il s'agit d'un raccourci de navigation permettant d'accéder rapidement à n'importe quel

mois et à n'importe quelle semaine de l'année en cours.



–

Barre des actions (4)

Elle offre à l'utilisateur la possibilité d'intervenir de plusieurs façons sur l'agenda partagé :

– Créer un rendez-vous

– Gérer les différentes vues de l'agenda partagé au format Planning, Mois, Semaine, Jour ,Liste

– Consulter les évènements en attente

– Créer une nouvelle réunion

– Gérer les droits de lecture, d'écriture et d'administration de son agenda partagé

– Administrer les catégories de l'agenda partagé

– Exporter son agenda partagé au format iCalendar

Zone d'affichage (5)

Affichage de l'agenda partagé sous différentes vues : Planning, Mois, Semaine, Jour, Liste

Raccourci de navigation (6)

En fonction de la vue sélectionnée pour l'affichage de l'agenda, le raccourci de navigation propose

une navigation de jour à jour, de semaine à semaine ou de mois à mois.



Accéder à l'agenda partagé

6 Se rendre dans la section Commercial (1)

7 Cliquer sur l'onglet Commercial > Un menu déroulant apparaît (2)

8 Cliquer sur le menu Agenda (3)

9 L'interface de l'agenda partagé s'affiche en vue semaine de l'utilisateur courant par défaut



Les vues

1 Principe de fonctionnement des vues de l'agenda

L'agenda propose deux modes de visualisation :

– un mode Calendrier

– un mode Planning

Le mode Calendrier et Planning propose tous deux une visualisation de l'agenda en vue :

– Jour

– Semaine

– Mois

– Planning

2 L'accès aux deux modes de visualisation

L'accès à ces deux modes de visualisation se fait directement par la barre d'actions en cliquant :

– sur (1) pour accéder au mode Calendrier

– sur (2) pour accéder au mode Planning



3 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Mois

1 Accéder à l'agenda partagé

2 Cliquer sur l'action Calendrier puis sur l'icône de la vue Mois (1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Mois

PRÉCISIONS

Numéro de la semaine (1) : en cliquant sur ces numéros l'affichage de l'agenda passe en

vue hebdomadaire sur la semaine sélectionnée

Jours de la semaine du lundi au dimanche (2) : en cliquant sur la date d'une case il est

possible de créer un rendez-vous à cette date

Rendez-vous (3) : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du

rendez-vous



Navigation (4) : accès au mois précédent le mois courant en cliquant sur la flèche de

gauche et accès au mois suivant le mois courant en cliquant sur la flèche de droite

4 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine


2 Cliquer sur l'action Calendrier dans la barre d'actions puis sur l'icône Semaine (1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Semaine

PRÉCISIONS


rendez-vous

Rendez-vous sur une plage quotidienne entière (2) : les rendez-vous qui s'étalent sur une

journée entière sont situés en dessous du jour. En cliquant sur ce rendez-vous il est possible

de consulter les détails du rendez-vous et s'apercevoir qu'il est bien notifié « Toute la

journée »

Jours de la semaine en cours du lundi au dimanche (3) : en cliquant sur la date d'une case

il est possible de créer un rendez-vous à cette date

Plage horaire (4) : Plage horaire définie pour une journée qui s'étale de 8:00 à 20:45



5 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Jour


2 Cliquer sur l'action Calendrier de la barre d'actions puis sur l'icône Jour(1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Jour

PRÉCISIONS


rendez-vous

Jours de la semaine en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on

affiche les rendez-vous pour le jour suivant et ceux du jour précédent en cliquant sur la

flèche de gauche

Plage horaire (3) : Plage horaire définie pour une journée qui s'étale de 8:00 à 20:45

Numéro de la semaine (4) : en cliquant sur ces numéros l'affichage de l'agenda passe en

vue hebdomadaire sur la semaine sélectionnée



6 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Jour


2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Jour (1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Jour

PRÉCISIONS

Rendez-vous (1) : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les

détails

Jours du mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on affiche

les rendez-vous en vue jour pour le jour suivant et ceux du jour précédent en cliquant sur la

flèche de gauche



7 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine


2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Semaine (1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Semaine

PRÉCISIONS


détails

Semaine du mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on

affiche les rendez-vous en vue semaine pour la semaine suivante et ceux de la semaine

précédente en cliquant sur la flèche de gauche



8 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Mois


2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Mois (1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Mois

PRÉCISIONS


détails

Mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les

rendez-vous en vue mois pour le mois suivant et ceux du mois précédente en cliquant sur la

flèche de gauche



9 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Liste


2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Liste (1)

3 Affichage de l'agenda partagé en vue Planning

PRÉCISIONS


détails

Jours du mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on affiche

les rendez-vous en vue planning pour le mois suivant et ceux du mois précédent en cliquant

sur la flèche de gauche

Utilisateurs (3) : liste des utilisateurs pour lesquels nous pouvons consulter leur rendez-vous

pour le mois en cours de visualisation. Les rendez-vous de chaque utilisateur sont marqués

d'une couleur différente. Il existe six couleurs différentes.



Les champs de l'agenda partagé


Agenda

Titre Nom de l'évènement

Forcer la notification par mail

Un mail sera envoyé à tous les

participants si cette est cochée

Forcer l'insertion de l'évènement

Les conflits ne seront pas pris en

compte si cette case est cochée

Si deux évènements se

superposent,l'évènement sera tout

de même inséré

Catégorie Catégorisation des évènements Cette catégorie est administrer via

l'action d'administration

Utilisateurs Ajouter des participants à

l'évènement parmi les utilisateurs

Les utilisateurs peuvent aussi être

supprimés

Groupes Ajouter des groupes d'utilisateurs à

l'évènement

Tous les utilisateurs du groupe

seront ajoutés et notifiés par mail

si la notification est activée

Ressources Ressources que l'on souhaite

réserver pour un rendez-vous

Les ressources sont alimentées par

le module Ressources de

l'application OBM.

Il est aussi possible de réserver que

certains accessoires assoicés à

cette ressource.

Tâche Tâche associée au rendez-vous Ce champ apparaît seulement si le

module Projet est activé

Propriétés

Toute la journée Définir un événement sur une

journée entière de 08:00 à 20:45

Si la case est cochée, le bloc des

heures disparaît



Date de début Date et heure de début de

l'évènement

Si l'évènement est répétitif, il s'agit

de la date de début de la première

occurrence de l'évènement

Date de fin Date et heure de fin de

l'évènement

Si l'évènement est répétitif, il s'agit

de la date de fin de la première

occurrence de l'évènement

Priorité Niveau d'importance de

l'évènement

Répétition

Exceptions Date à laquelle la répétition n'aura

pas lieu



Créer un rendez-vous

1 Création d'un rendez-vous via formulaire


2 Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions (1)

3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous

4 Renseigner les critères des différents parties du formulaire de création

5 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv pour valider la création du rendez-vous (2)

Partie Agenda



Ajouter un utilisateur

1 Utiliser l'invite de recherche en tapant les première lettres du nom de l'utilisateur concerné

par le rendez-vous (1)







nom désiré

4 Les participants sont ajoutés à l'évènement (5)



PRÉCISION

Pour supprimer un utilisateur de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom

Ajouter un groupe

1 Utiliser l'invite de recherche en tapant les première lettres du nom du groupe concerné par

le rendez-vous (2)


groupes dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également

utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les groupes enregistrés

3 Sélectionner le groupe dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas''

et en tapant sur ''Entrée'' une fois le groupe atteint, soit en cliquant directement sur le nom

désiré

4 Les groupes sont ajoutés à l'évènement (6)



5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres

groupes pour ces mêmes caractères de recherche

PRÉCISION

Pour supprimer un groupe de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom

Ajouter une ressource

1 Utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom de la ressource utile

au rendez-vous (3)


ressources dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également

utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de toutes les ressources enregistrées

3 Sélectionner la ressource dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et

''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois la ressource atteint, soit en cliquant directement sur

le nom choisi

4 Les ressources sont ajoutées à l'évènement (7)


ressources pour ces mêmes caractères de recherche

PRÉCISION

Pour en savoir plus sur les champs situés sous chaque ressource ajoutée et comment les

remplir, veuillez vous reporter à la section Gestion des ressources de cette partie

Pour supprimer une ressource de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom



Partie Propriétés

6 Pour créer un rendez-vous qui durera toute une journée cocher la case Toute la journée (1)

PRÉCISION

Si la case est cochée, le bloc des heures disparaît, seul le jour de début et de fin peut être

défini

7 Définir la priorité du rendez-vous (2)

Partie Répétition

1 Choisir le type de répétition parmi les suivants (3)

Type Règle

- Pas de répétition

quotidienne Évènement a lieu tous les jours

hebdomadaire Événement a lieu toutes les semaines. Il est possible

de préciser les jours de la semaine pour lesquels

l'évènement doit être indiqué

mensuelle (date) Évènement a lieu tous les mois à une date donnée (le

4 de chaque mois par exemple)

mensuelle (jour) Évènement a lieu tous les mois à un jour donné



(exemple : tous les deuxièmes lundis du mois)

annuelle Évènement a lieu tous les ans à la même date

2 Déterminer les exceptions de répétition s'il en existe. Pour cela cliquer sur le bouton

pour ajouter une date à laquelle ne se répétera pas l'évènement. Pour supprimer une

exception cliquer sur le bouton

Partie Description

1 Renseigner le champ Description avec des informations complémentaires si cela est

nécessaire

PRÉCISIONS

Le champ obligatoire pour la création d'un rendez-vous est le suivant :

– Titre

Un courrier électronique est envoyé aux participants d'un évènement ayant la réception d'

e-mail activé (Mon Compte > Configuration > Accepter e-mail)

NOTA BENE

Si aucun participant n'est affecté au rendez-vous, le participant affecté par défaut sera le

créateur du rendez-vous

Seul le type de répétition hebdomadaire a besoin que l'on précise le jour de répétition



2 Création rapide d'un rendez-vous

En vue Mois

1 Accéder au module Agenda

2 Cliquer sur l'action Mois de la barre d'actions (1)

3 Affichage de l'agenda en vue Mois

4 Cliquer sur le jour où aura lieu l'évènement (2)

5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît

6 Renseigner le titre de l'évènement (3)

7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4)

8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5)



9 Un message indique que l'insertion du rendez-vous est réussie (6)

PRÉCISION

En vue mois, la création rapide d'un événement est faite sur toute la journée par défaut



En vue Semaine


2 Cliquer sur l'action Semaine de la barre d'actions (1)

3 Affichage de l'agenda en vue semaine

4 Cliquer sur le jour et l'heure à laquelle doit commencer l'évènement (2)





9 Un message indique que l'insertion est réussie (6)

PRÉCISION

La création rapide d'un événement en vue semaine a une durée d'une heure par défaut



En vue Jour


2 Cliquer sur l'action Jour de la barre d'actions (1)

3 Affichage de l'agenda en vue jour

4 Cliquer sur l'heure à laquelle doit commencer l'évènement (2)







3 Un e-mail est il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous ?

NOTE

Les utilisateurs 1 ET 2 sont conviés au RDV, à moins d'une indication contraire

Les cases de couleur orange indique qu'il est demandé au destinataire de l'email une

acceptation du RDV

Réception d'e-mail

Description de l'action Créateur du

RDV

Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur

d'une ressource

Interface classique : formulaire de création de RDV

Ajout d'un RDV Non Oui Oui Oui

Interface graphique de l'agenda : création rapide de RDV

Ajout d'un RDV Non Non Non Non

Acceptation ou refus du RDV

Le participant a accepté le RDV

Oui Non Non Non

Le participant a refusé le RDV

Oui Non Non Non

Le participant a modifié son acceptation

du RDV

Oui Non Non Non



Gestion des droits Certaines actions possibles sur l'agenda partagé dépendent des droits de lecture et d'écriture dont

l'utilisateur dispose.

1 Définition des droits de lecture

Les droits de lecture signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre

utilisateur pourra y accéder et le consulter mais sans pouvoir le modifier.


2 Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions (1)

3 Affichage de l'interface de définition des droits

4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda (2)

Droits publics

5 Pour donner accès en lecture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher

la case Public (3). L'ajout d'utilisateurs est désormais impossible car le champ Utilisateurs

(4) disparaît

Droits utilisateurs

6 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès en lecture à l'agenda de façon individuelle,

utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (4)









nom désiré

9 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda

(1)



11 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture de

l'agenda (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)


Supprimer les droits de lecture à un utilisateur


des permissions de lecture de l'agenda (2)



2 Définition des droits d'écriture

Les droits d'écriture signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre

utilisateur pourra y accéder et le modifier.






4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda (2)

Droits publics

5 Pour donner accès en écriture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher

la case Public (3). L'ajout d'utilisateurs est désormais impossible car le champ Utilisateurs

(4) disparaît

Droits utilisateurs

6 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès en écriture à l'agenda de façon individuelle,

utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (4)







nom désiré

9 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda

(1)



11 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur

l'agenda (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)




Supprimer les droits d'écriture à un utilisateur

1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de

gestion des permissions d'écriture sur l'agenda (2)



3 Définition des droits d'administration

Les droits d'administration signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre

utilisateur pourra modifier les droits de lecture et d'écriture de cet agenda.




4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (2)

Droits utilisateurs

5 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès à l'administration de l'agenda de façon

individuelle, utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché

(3)









nom désiré







Supprimer les droits d'administration à un utilisateur

1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de

gestion des permissions d'administration (2)



4 Exemples

Droits de lecture

CAS CONCRET : DROITS DE LECTURE ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS

Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits de lecture sur l'agenda de l'utilisateur



Pierre Carlier.

Créer un rendez-vous sur l'agenda de Pierre Carlier

1 Créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier (rendez-vous mercredi 6

juin de 8:00 à 12:00) (1)

PRÉCISION

Aucun droit ne doit être défini dans l'interface de gestion des droits. Aucun utilisateur ne

doit donc avoir des droits de lecture ou d'écriture sur mon agenda

Que voit l'utilisateur Pierre Baudracco avant l'attribution des droits ?

1 L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé



2 Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda

3 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs (1)

4 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier

5 Le nom n'apparaît pas dans la liste des propositions qui s'affiche

ATTENTION

L'utilisateur ne voit pas le nom de Pierre Carlier car il n'a pas les permissions de lecture sur

cet agenda

Attribution des droits de lecture pour l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier

1 L'utilisateur Pierre Carlier accède à son agenda partagé



2 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions (1)

3 L'interface de gestion des droits apparaît

4 Utiliser l'invite de recherche dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda,

pour ajouter individuellement un utilisateur (2)

PRÉCISION

Une autre méthode plus radicale consiste à cliquer sur la case Public pour rendre l'agenda

de l'utilisateur Pierre Carlier accessible en lecture par tous les autres utilisateurs de

l'application OBM.

5 Saisir les premières lettres du nom de l'utilisateur Pierre Baudracco auquel nous souhaitons

donner les droits de lecture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier

6 Sélectionner l'utilisateur Pierre Baudracco dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide

des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant

directement dessus

7 L'utilisateur est ajouté dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda de

l'utilisateur Pierre Carlier (3)

8 Cliquer sur le bouton Valider les permissions

9 Un message indique que les droits ont été mis à jour

Que voit l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits ?







5 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des

flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant

directement dessus



6 L'utilisateur apparaît dans la partie Selection des utilisateurs (2)



8 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de la vue de l'agenda de l'utilisateur

Pierre Carlier dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco (3)

9 L'utilisateur Pierre Carlier apparaît d'une couleur différente dans la partie "agendas affichés"

(4)

10 Désormais, l'utilisateur Pierre Baudracco peut consulter les rendez-vous de l'utilisateur

Pierre Carlier qui lui a donné les droits en lecture sur son agenda partagé. Les rendez-vous

de l'utilisateur Pierre Carlier sont de couleur orange.

PRÉCISION

Nous pouvons remarquer que le rendez-vous « Mon rendez-vous » de 8:00 à 12:00 le

mercredi 6 juin créé sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier apparaît bien sur l'agenda de

l'utilisateur Pierre Baudracco (5)



NOTA BENE

Si nous consultons la fiche de détails du rendez-vous «Nouveau rendez-vous» de l'utilisateur

Pierre Carlier, nous pouvons constater que l'action Modifier n'apparaît pas dans la barre

d'actions (6). Ceci confirme le fait que l'utilisateur Pierre Baudracco n'a que le droit de

lecture (consultation) sur le rendez-vous de l'utilisateur Pierre Carlier.

Droits d'écriture

CAS CONCRET : DROITS D'ÉCRITURE ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS

Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur

Pierre Carlier.

Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco avant l'attribution des droits ?






4 L'objectif étant de créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier,

commencer par supprimer l'utilisateur Pierre Baudracco de la liste des utilisateurs (2) en

cliquant sur le bouton devant son nom

5 Ajouter l'utilisateur Pierre Carlier en utilisant l'invite de recherche (2)




directement dessus

8 L'utilisateur Pierre Carlier est ajouté au bloc des utilisateurs (3)



10 Renseigner le formulaire de création



11 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv

12 Affichage de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco après l'insertion de ce nouveau

rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Un message indique l'insertion est

réussie.

PRÉCISION : POURQUOI L'UTILISATEUR PIERRE BAUDRACCO NE VOIT PAS LE RDV

INSÉRÉ?

Le rendez-vous n'apparaît pas sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco car celui-ci n'a ni

les droits de lecture (consultation), ni les droits d'écriture (création, modification ou

suppression) sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier, ce qui fait que l'évènement n'a pas

encore été inséré

13 L'utilisateur Pierre Carlier se connecte maintenant à l'application OBM

14 Le rendez-vous créé par l'utilisateur Pierre Baudracco dans l'agenda de l'utilisateur Pierre

Carlier apparaît en attente dans la partie Agenda de la page d'accueil de l'utilisateur Pierre



Carlier

15 Cliquer sur le lien Mon agenda (4)

16 Affichage du formulaire des évènements en attente (5)

17 Accepter ce rendez-vous créé par l'utilisateur Pierre Baudracco

18 Le rendez-vous apparaît désormais sur l'agenda (6)

Attribution des droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier

1 L'utilisateur Pierre Carlier accède à son agenda partagé

2 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions

3 L'interface de gestion des droits apparaît



4 Utiliser l'invite de recheche dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda,

pour ajouter individuellement un utilisateur (2)

PRÉCISION

Une autre méthode plus radicale consiste à cliquer sur la case Public pour rendre l'agenda

de l'utilisateur Pierre Carlier accessible en écriture par tous les autres utilisateurs de

l'application OBM.

5 Saisir les premières lettres du nom de l'utilisateur Pierre Baudracco auquel nous souhaitons

donner les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier

6 Sélectionner l'utilisateur Pierre Baudracco dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide

des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant

directement dessus

7 L'utilisateur est ajouté dans le bloc de gestion des permissions d'écirture sur l'agenda de

l'utilisateur Pierre Carlier (3)

8 Cliquer sur le bouton Valider les permissions

9 Un message indique que les droits ont été mis à jour

Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits ?






4 L'objectif étant de créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier,

commencer par supprimer l'utilisateur Pierre Baudracco de la liste des utilisateurs (2) en

cliquant sur le bouton devant son nom

5 Ajouter l'utilisateur Pierre Carlier en utilisant l'invite de recherche (2)




directement dessus

8 L'utilisateur Pierre Carlier est ajouté au bloc des utilisateurs





10 Renseigner le formulaire de création

11 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv

12 Affichage de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco après l'insertion de ce nouveau

rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Un message indique l'insertion est

réussie.

PRÉCISION : POURQUOI L'UTILISATEUR PIERRE BAUDRACCO NE VOIT PAS LE RDV

INSÉRÉ?

Le rendez-vous n'apparaît pas sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco car celui-ci n'a

que les droits d'écriture (création, modification ou suppression) sur l'agenda de l'utilisateur

Pierre Carlier et non pas les droits de lecture qui lui permettent de le consulter

13 L'utilisateur Pierre Carlier se connecte maintenant à l'application OBM et consulte son

agenda. Il peut constater qu'un nouveau rendez-vous nommé « Nouveau rendez-vous test »

est maintenant présent sur son agenda le mercredi 6 juin de 14:00 à 16:00 (4)



PRÉCISIONS

L'utilisateur Pierre Baudracco n'a que les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre

Carlier. Nous allons tout de même vérifier que l'utilisateur Pierre Baudracco ne peut pas

consulter l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier.






4 Le nom n'apparaît pas dans la liste des propositions qui s'affiche

PRÉCISION

Les utilisateurs qui sont renvoyés par le résultat de recherche sont les utilisateurs pour

lesquels l'utilisateur Pierre Baudracco peut ajouter un agenda à sa vue

La procédure est similaire pour la gestion des droits d'un groupe d'utilisateurs

Droits d'administration

CAS CONCRET : DROITS D'ADMINISTRATION ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS

UTILISATEURS

Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits d'administration de l'agenda de

l'utilisateur Pierre Carlier.

Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits ?





3 Affichage de la fenêtre de gestion des droits de l'utilisateur Pierre Baudracco

4 Choisir dans le menu déroulant à gauche l'utilisateur dont on veut administrer les

permissions (2). Cette liste ne contient que les utilisateurs dont on peut administrer les

droits

5 Cliquer sur Valider (3)

6 L'interface de gestion des droits de l'agenda de Pierre Carlier s'affiche alors

7 Administrer les droits comme s'il s'agissait de son propre agenda

Modifier un rendez-vous



ATTENTION

Un utilisateur peut modifier les rendez-vous dont il est le propriétaire

Un utilisateur A peut modifier le rendez-vous sur l'agenda d'un autre utilisateur B à condition

à condition que l'utilisateur B ait donné les droits d'écriture à l'utilisateur A

1 Modification d'un rendez-vous via le formulaire de consultation


2 Cliquer sur l'heure du rendez-vous à modifier si vous êtes en vue Semaine (comme ci-

dessus). Dans les autres cas (vue Mois et Jour), cliquer sur l'intitulé du rendez-vous. (1)

3 Affichage du formulaire de consultation du rendez-vous


5 Affichage du formulaire de modification du rendez-vous



6 Modifier les champs souhaités des blocs souhaités. Nous modifierons dans notre cas l'heure

de début du rendez-vous à 10:00 au lieu de 08:00.

7 Cliquer sur le bouton Valider les modifications

8 Affichage de l'agenda avec le rendez-vous mis à jour. Le rendez-vous de 8:00 à 12:00 le

mercredi 6 juin a lieu désormais le même jour de 10:00 à 12:00 (3)

9 Un message indique que le rendez-vous a été mis à jour (4)

PRÉCISION

Le champ tâche n'est utilisable que dans le cas où le module Projet est activé dans

l'application OBM



2 Modification rapide des propriétés d'un rendez-vous

1 Accéder à l'agenda partagé en vue Semaine

2 Cliquer sur le rendez-vous à modifier (1)

3 Une info-bulle de modification s'affiche. L'utilisateur peut :

Modifier le titre du rendez-vous (2)

Consulter les participants au rendez-vous (3)

Consulter les propriétés du rendez-vous (lieu et catégorie du rendez-vous)(4)

Consulter la description du rendez-vous (5)

Accéder au formulaire de modification en cliquant sur le bouton Avancé (6). Vous pouvez

alors modifier le rendez-vous via le formulaire de modification comme nous avons pu le voir

précédemment.

Supprimer le rendez-vous en cliquant sur le bouton Supprimer (7)

4 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer la modification du titre du rendez-vous (8)



3 Modification rapide du rendez-vous en glisser-déposer

L'action glisser-déposer consiste à intervenir à l'aide de la souris sur un rendez-vous afin de le

déplacer ou de modifier sa plage horaire.

1 Accéder à l'agenda en vue semaine

Deux actions majeures sont possibles sur un rendez-vous :

– déplacer le rendez-vous

– modifier la durée du rendez-vous



4 Déplacer le rendez-vous

Nous allons déplacer le rendez-vous qui a lieu le mercredi 6 juin de 8:00 à 12:00 vers le

mardi 5 juin de 8:00 à 12:00.

1 Cliquer avec la souris sur la barre contenant l'heure de début du rendez-vous (1)

2 Laisser la souris appuyée et faites glisser le rendez-vous vers sa nouvelle destination

3 Le rendez-vous devient transparent pendant son déplacement (2)

4 Relâcher le clic de la souris lorsque le rendez-vous est positionné sur sa nouvelle destination

5 Le rendez-vous est maintenant déplacé (3)

6 Un message indique que la mise à jour est réussie

ATTENTION

Le rendez-vous ne peut-être déplacé que sur la semaine où celui-ci a été créé

Le rendez-vous ne peut pas être déplacé en dehors des plages horaires allant de 8:00 à

20:00



5 Modifier la durée d'un rendez-vous

1 Avec le curseur de la souris cliquer sur le coin bas droit du rendez-vous (4)

2 Garder la souris appuyer sur ce coin et déplacer le vers le haut pour diminuer la durée du

rendez-vous ou vers le bas pour la rallonger. Le rendez-vous devient transparent pendant la

modification. (5)

3 Relâcher le clic de la souris une fois que la durée du rendez-vous est jugée correcte par

l'utilisateur. Le rendez-vous reprend alors sa couleur normale. Le rendez-vous commence

maintenant à 8:00 et se termine à 10:30 au lieu de 12:00.



6 Un e-mail est il envoyé après la modification?

Réception d'e-mail

Description de l'action

Créateur du RDV Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur

d'une ressource

Interface classique : formulaire de modification de RDV

Modification du lieu Non Oui Oui Oui

Modification du champ "Tout la

journée"

Non Oui Oui Oui

Modification du champ "Date de

début"

Non Oui Oui Oui

Modification du champ "Date de fin"

Non Oui Oui Oui

Modification du champ "Répétition"

Non Oui Oui Oui

Ajout d'un utilisateur :

l'utilisateur 2

Non Non Oui orange ? Non

Ajout d'un groupe contenant

l'utilisateur 2

Non Non Oui orange ? Non

Suppression d'un utilisateur :

l'utilisateur 2

Non Non Oui Non

Ajout d'une Non Non Non Oui orange ?



ressource

Suppression d'une ressource

Non Non Non Oui

Ajout d'une exception de

répétition

Non Oui Oui Oui

Suppression d'une exception de

répétition

Non Oui Oui Oui

Interface graphique de l'agenda : modification rapide de RDV

Étirement de l'image du RDV

Non Oui Oui Oui

Déplacement de l'image du RDV

Non Oui Oui Oui



Supprimer un rendez-vous

ATTENTION

Un utilisateur peut supprimer les rendez-vous dont il est le propriétaire

Un utilisateur A peut supprimer le rendez-vous sur l'agenda d'un autre utilisateur B à

condition à condition que l'utilisateur B ait donné les droits d'écriture à l'utilisateur A

1 Suppression d'un rendez-vous via le formulaire de consultation


2 Cliquer sur l'heure du rendez-vous à modifier si vous êtes en vue Semaine (comme ci-

dessus). Dans les autres cas (vue Mois et Jour), cliquer sur l'intitulé du rendez-vous. (1)

3 Affichage du formulaire de consultation du rendez-vous




5 Un message prévient l'utilisateur que le rendez-vous sera aussi supprimé pour tous les

participants

6 L'utilisateur peut alors :

- confirmer la suppression

- confirmer la suppression du rendez-vous et notifier les participants au rendez-vous que

cet événement n'a plus lieu (les participants qui ont la réception d'emails désactivée

recevront aussi la notification)

- annuler la suppression du rendez-vous



2 Suppression rapide d'un rendez-vous

1 Accéder à l'agenda partagé en vue Semaine

2 Cliquer sur le rendez-vous à modifier (1)

3 Une info-bulle de modification s'affiche. L'utilisateur peut alors supprimer le rendez-vous en

cliquant sur le bouton Supprimer (2)

4 Un message prévient l'utilisateur que le rendez-vous sera aussi supprimé pour tous les

participants

5 Cliquer sur OK pour valider la suppression du rendez-vous ou sur Cancel pour l'annuler



3 Un e-mail est il envoyé après la suppression ?

Réception d'e-mail

Description de l'action

Créateur du RDV Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur

d'une ressource

Interface classique : suppression de RDV via formulaire

Suppression d'un RDV

Non Oui Oui Oui

Interface graphique de l'agenda : suppression rapide de RDV

Suppression d'un RDV

Non Oui Oui Oui



Gestion des conflits L'agenda partagé de l'application OBM permet de gérer les conflits lors de la création d'évènements.

Ainsi, l'agenda partagé prévient l'utilisateur lorsque celui-ci crée plusieurs évènements sur une

même plage horaire pour un participant donné.

Exemple

L'utilisateur Pierre Baudracco doit assister à un séminaire le mercredi 6 juin de 8:00 à 13:00.

L'utilisateur Pierre Carlier qui a les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco

souhaite créer un rendez-vous entre ces deux utilisateurs le mercredi 6 juin de 10:00 à 10:30.

Dans le cas de figure énoncé dans l'exemple, l'application préviendra que l'utilisateur Pierre

Baudracco est déjà occupé sur cette plage horaire.

ATTENTION

L'application OBM permet de gérer les conflits dans le cas où la case à cocher Forcer

l'insertion de l'évènement est désactivée

CAS CONCRET

L'utilisateur Pierre Baudracco a un rendez-vous le mercredi 6 juin. L'utilisateur Pierre Carlier

qui a les droits d'écriture vas créer un rendez-vous sur la même plage horaire avec pour

participants les utilisateurs Pierre Baudracco et Pierre Carlier.

1 L'utilisateur Pierre Carlier crée depuis son agenda un nouveau rendez-vous entre les

utilisateurs Pierre Baudracco et Pierre Carlier



2 L'utilisateur Pierre Carlier clique sur l'action Nouveau rendez-vous de la barre d'actions (1)

3 L'utilisateur créé un rendez-vous intitulé Mon rendez-vous avec Pierre Baudracco le

mercredi 6 juin de 10:00 à 10:30 avec l'utilisateur Pierre Baudracco (2)

4 Cliquer sur le bouton Créer le rendez-vous

5 Un message indique qu'un conflit a été détecté sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco

sur l'évènement Séminaire prévu sur la même plage horaire. La création de l'évènement ne

peut pas être effectuée.

CAS CONCRET

Nous allons reprendre le même cas de figure que précédemment en cochant cette fois la

case Forcer l'insertion de l'évènement. Nous constatons bien que l'évènement est inséré

sans message de conflits détectés.



Gestion des évènements en attente

L'utilisateur Pierre Carlier qui n'a aucun droit sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco crée un

rendez-vous auquel il convie l'utilisateur Pierre Baudracco.

1 L'utilisateur accède à son agenda partagé

2 Création d'un rendez-vous avec l'utilisateur Pierre Baudracco (1)

3 Le rendez-vous est directement inséré sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Aucune

acceptation n'est demandée au propriétaire de l'évènement. (2)



4 Maintenant allons voir ce qu'il en est de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco qui a été

convié à ce rendez-vous. L'utilisateur Pierre Baudracco accède à l'application OBM.

5 Dans la page d'accueil, la partie Agenda indique à l'utilisateur Pierre Baudracco qu'un

événement en attente existe

6 Cliquer sur le lien Mon agenda (3)

7 Affichage des événement en attente sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco

8 L'état actuel du rendez-vous est En attente (4). L'utilisateur Pierre Baudracco peut

maintenant

- Accepter : Le rendez-vous sera inséré dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco

- Refuser : Le rendez-vous ne sera pas inséré dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco

PRÉCISION

Le propriétaire de l'évènement, en l'occurrence Pierre Carlier dans notre cas, peut suivre

depuis son agenda l'état d'acceptation des rendez-vous pour les différents participants

depuis le formulaire de consultation du rendez-vous (5)

L'utilisateur peut aussi consulter sa propre participation à ce rendez-vous (6)



L'état d'acceptation du rendez-vous est indiqué par une lettre à côté de chaque utilisateur :

– A pour signifier que l'utilisateur à accepter le rendez-vous

– W pour signifier que le rendez-vous est encore en attente et que rien n'a encore été décidé

– R pour signifier que le l'utilisateur renonce à participer à cet évènement



Gestion des ressources Pour réserver une ressource (matériels de bureau, matériels informatiques, salle de réunion,

etc...), intéressons-nous au bloc d'ajout ressources dans le formulaire de création d'un nouveau

rendez-vous.

1 Utiliser l'invite de recherche Ressources pour réserver une ressource (1)


ressources dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également

utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de toutes les ressources enregistrées

3 Sélectionner la ressource dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et

''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois la ressource atteint, soit en cliquant directement sur

le nom désiré

4 Les ressources sont ajoutées à l'évènement (2)




groupes pour ces mêmes caractères de recherche

6 Remplir les champs Accessoires (3) et Description (4) situés sous chaque ressource

1 Remplir le champ Accessoires

Lors de l'ajout d'une ressource, il est possible de réserver certains accessoires pour cette ressource

(1). Par exemple, un ordinateur peut ou non être fourni avec une souris

1 Cliquer sur Accessoires (1) sous la ressource concernée

2 Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors contenant les accessoires disponibles pour ce type de

ressource

3 Cocher les accessoires à ajouter à la ressource

4 Cliquer sur Ajouter ces accessoires

5 Fermer la fenêtre

6 Les accessoires ont été ajoutés dans le champ concerné

NOTA BENE

Pour supprimer un accessoire, il suffit d'utiliser la même méthode et de décocher

l'accessoire à supprimer



2 Remplir le champ Description

Certaines ressources peuvent demander une description. Par exemple, lors de la réservation d'une

salle de réunion, on doit pouvoir préciser le nombre de participants attendus.

1 Le champ Description (1) contient une indication sur l'information attendue

2 Saisir simplement l'information dans le cadre prévu à cet effet (1)



Gestion des réunions

La gestion des réunions est un outil de planification et d'aide à la prise de rendez-vous qui propose

un affichage des créneaux disponibles

Cet outil est idéal pour planifier des réunions entre plusieurs utilisateurs d'OBM.


2 Cliquer sur l'action Nouvelle Réunion de la barre d'actions (1)

3 Un formulaire proposant de sélectionner les participants membres de la réunion ainsi que la

durée et la date s'affiche

4 Renseigner les utilisateurs, les groupes, les ressources ou les groupes de ressources, la date

de début ainsi que la durée de la réunion qui participeront à la réunion

5 Cliquer sur le bouton Rechercher les créneaux libres (2)

6 L'application OBM affiche une vue hebdomadaire de la date choisie représentant la

disponibilité globale pour la réunion. Les différentes cases de la vue sont alors représentées

de trois couleur différentes.



Libre : Tous les participants sont disponibles à ce moment-là et pour la durée souhaitée

Libre mais restreint : Tous les participants sont disponibles à ce moment-là mais pour une durée

restreinte inférieure à la durée souhaitée

Non disponible : Les participants ne sont pas tous libres à ce moment-là



Exporter son agenda au format iCalendar


2 Cliquer sur l'action Exporter de la barre d'actions (1)

3 Un message propose d'ouvrir le fichier .ics ou de l'enregistrer



La gestion des

ressources



Présentation du module Ressource

1 Une ressource dans l'application OBM

Une ressource dans l'application OBM est la représentation virtuelle d'un moyen matériel disponible

ou non pour les utilisateurs d'OBM (exemple: un ordinateur, un vidéo-projecteur, une salle de

réunion).

2 Type de ressource et accessoire

Les types de ressource permettent d'organiser et de catégoriser les ressources. Les accessoires sont

lié à cette notion de type de ressources et permettent de compléter une ressource en fonction de

sont type.

Par exemple lors de l'ajout d'un nouveau rendez-vous dans la partie agenda d'OBM, si l'on ajoute une

ressource pour les besoins du rendez-vous, une liste d'accessoire est proposée pour compléter la

ressource en fonction du type de la ressource.

3 Fonctionnalités du module Ressources

Ce module permet de gérer cet ensemble de moyens grâce à des fonctions de création, de

consultation, de modification et de suppression de ces ressources.

Une gestion des droits sur ces ressources a aussi été intégrée en vue de permettre l'accès ou non à

ces différentes ressources.



Accéder au module Ressources

4 Se rendre dans la section Annuaire (1)

5 Cliquer sur l'onglet Annuaire (2) > Un menu déroulant apparaît

6 Cliquer sur le menu Ressources (3)

7 L'accès au module Ressources se fait par le formulaire de recherche



Barre des sections

Rechercher une ressource

1 Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche)




PRÉCISIONS

Il est possible de rechercher une ressource d'un type particulier (1)

Il est possible de rechercher une ressource dont la quantité est comprise entre une valeur

minimum et maximum (2)

Si aucun critère de recherche n'est renseigné, le résultat de recherche renvoie toutes les

ressources existantes

Un utilisateur ne pourra voir dans le résultat de recherche que les ressources pour

lesquelles les droits de lecture lui ont été attribués (voir paragraphe gestion des droits)



Créer une ressource

1 Accéder au module Ressources


3 Affichage du formulaire de création d'une ressource

4 Renseigner les critères

5 Cliquer sur le bouton Enregistrer la ressource (2)

6 Affichage du formulaire de consultation de la ressource créée

7 Un message indique que la création est réussie (3)

NOTA BENE

Utiliser l'invite de recherche "search..." (4) pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits

d'administration sur cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur recherché.

Consultez le chapitre 7 pour plus de détails concernant la gestion des droits

d'administration.



Consulter une ressource

ATTENTION

Un utilisateur ne pourra consulter que les ressources pour lesquelles les droits de lecture lui

ont été attribués





5 Cliquer sur le nom de la ressource à consulter dans le résultat de recherche (3)




Modifier une ressource

ATTENTION

Un utilisateur ne peut modifier qu'une ressource dont il est le propriétaire

Un utilisateur peut modifier une ressource dont il n'est pas propriétaire s'il les droits

d'écriture lui sont attribués (voir paragraphe gestion des droits)





5 Cliquer sur le nom de la ressource à modifier dans le résultat de recherche (3)


7 Cliquer sur Modifier dans la barre d'actions au dessus du formulaire de consultation (4)




9 Modifier les champs souhaités

10 Cliquer sur le bouton Modifier la ressource pour valider les modifications (5)

11 Affichage du formulaire de consultation après modification

12 Un message indique que la mise à jour est réussie (6)



Gestion des droits

ATTENTION

Seul un utilisateur ayant les droits d'administration peut avoir accès à la gestion des droits

1 Attribution des droits de lecture

Ces droits permettent à un utilisateur de consulter une ressource.


2 Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits de lecture

3 Cliquer sur le nom de la ressource (1)



6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration



7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture (3)

Donner l'accès en lecture à tous les utilisateurs

1 Cocher la case à cocher Public

Déterminer les utilisateurs qui auront accès en lecture à cette ressource

1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits de lecture sur

cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré







nom désiré

4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (1)



6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (2),





Supprimer les droits de lecture à un utilisateur


des permissions de lecture (2)





2 Attribution des droits d'écriture

Ces droits permettent à un utilisateur de modifier ou de supprimer une ressource.


2 Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits d'écriture





7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture (3)

Donner l'accès en écriture à tous les utilisateurs

1 Cocher la case à cocher Public



Déterminer les utilisateurs qui auront accès en écriture à cette ressource

1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'écriture sur








nom désiré

4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (1)



6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (2),





Supprimer les droits d'écriture à un utilisateur


des permissions d'écriture (2)





3 Attribution des droits d'administration

Ces droits permettent au propriétaire de la ressource ou à l'administrateur de cette ressource de

désigner un utilisateur qui pourra à son tour devenir administrateur de cette ressource.

L'administrateur désigné pourra donc :

– modifier cette ressource

– supprimer cette ressource

– gérer les droits d'écriture, de lecture et d'administration de cette ressource


2 Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits

d'administration







7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (3)

Déterminer les utilisateurs qui auront accès à l'administration de cette ressource

1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'écriture sur








nom désiré







Supprimer les droits d'administration à un utilisateur


des permissions d'administration (2)




Supprimer une ressource

ATTENTION

Une ressource ne peut être supprimée que par son propriétaire (utilisateur ayant créé la

ressource) ou un utilisateur ayant les droits d'écriture sur cette ressource


2 Rechercher la ressource à supprimer



5 Cliquer sur l'action Supprimer de la barre d'actions qui se trouve au dessus du formulaire de

consultation (2)

6 Un message indique que la ressource peut être supprimée



LA RESSOURCE PEUT ÊTRE SUPPRIMÉE

7 Cliquer sur le bouton Supprimer la ressource pour valider la suppression (3)

Type de ressources

ATTENTION

La gestion des types de ressources ne peut être exécutée que par un utilisateur ayant le

profil Administrateur

1 Créer un nouveau type de ressources


2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)

3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires

4 Entrer un nom pour le nouveau type de ressources dans le champ Label (2) ainsi qu'une

propriété qui caractérise la ressource dans le champ Propriété (3)

5 Cliquer sur Créer le type de ressource (4)

6 Un message indique que le type est créé (5) et ce dernier apparaît dans la liste des types de

ressources (6)





2 Modifier un type de ressources




4 Modifier les informations du type de ressources dans la liste des types disponibles

5 Cliquer sur dans la ligne modifiée

6 Un message indique que la modification a été effectuée

3 Supprimer un type de ressources

ATTENTION

Un type de ressources ne peut être supprimé que s'il n'existe aucune ressource de ce type






4 Cliquer sur dans la ligne à supprimer

5 Un message indique si la suppression est possible (2) ou non (3)

LE TYPE DE RESSOURCES PEUT ÊTRE SUPPRIMÉ

1 Cliquer sur Supprimer (1) pour valider la suppression

2 Un message indique que la suppression a été effectuée

LE TYPE DE RESSOURCES NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉ

1 Cliquer sur Retour (1)

2 Supprimer toutes les ressources utilisant encore le type à supprimer. On pourra aussi

modifier le type de ces ressources au lieu de les supprimer

3 Recommencer ensuite l'opération de suppression



Accessoires

ATTENTION

La gestion des accessoires ne peut être exécutée que par un utilisateur ayant le profil

Administrateur

1 Définition d'un accessoire

Un accessoire est une sous catégorisation d'un type de ressources. Il est possible d'associer à un type

de ressource, un ou plusieurs accessoires . Par exemple, pour un type Salle, on peut ajouter un

accessoire Boissons permettant de signaler, lors de la réservation d'une salle, que l'on souhaite avoir

des boissons pour les participants.

La gestion des accessoires a une répercussion sur la création d'un rendez-vous impliquant la

réservation de ressources. Si la ressource réservée possède des accessoires, l'utilisateur pourra

réserver certains accessoires de cette ressource en particulier .(cf. Documentation Module Agenda)

2 Créer un accessoire




4 Entrer un nom pour le nouvel accessoire dans le champ Label (2)

5 Entrer une description de cet accessoire dans le champ Description (3)

6 Sélectionner un type de ressource pour lequel l'accessoire sera proposé dans le menu

déroulant Type de ressource (4)

7 Cliquer sur Créer l'accessoire (5)

8 Un message indique que l'accessoire est créé (6) et ce dernier apparaît dans la liste des



accessoires (7)

3 Modifier un accessoire




4 Modifier les informations de l'accessoire dans la liste des accessoires disponibles

5 Cliquer sur dans la ligne modifiée

6 Un message indique que la modification a été effectuée



4 Supprimer un accessoire




4 Cliquer sur dans la ligne à supprimer

5 Une fenêtre s'ouvre demandant la confirmation de la suppression

6 Cliquer sur OK pour valider la suppression




La gestion des

utilisateurs



Présentation du module Utilisateurs

1 Un utilisateur dans l'application OBM

Ce module permet de gérer les utilisateurs de l'application OBM en définissant un profil et des

permissions associées.

Ce module permet aussi de gérer les fonctionnalités de messagerie d'un utilisateur telles que :

– les adresses e-mail de l'utilisateur

– le quota autorisé

– le partage de mail

La gestion de son accès à Internet, de son appartenance à un domaine Windows ainsi que d'autres

services associés est possible à partir de ce module.

Le profil de l'utilisateur détermine ses droits dans l'application OBM.

2 Les champs du module utilisateur


Utilisateur

Identifiant Identifiant de l'utilisateur.

L'association de l'identifiant et du

mot de passe permettra à

l'utilisateur d'accéder à

l'application OBM

Profil Permissions accordées à l'utilisateur

dans l'application OBM

L'application OBM propose 3 profils

par défaut :

- profil user

- profil editor

- profil admin

Groupe Groupe auquel appartient

l'utilisateur

Date d'entrée Date d'entrée de l'utilisateur dans

la structure. Cette date correspond

souvent à la date de création du



compte de l'utilisateur dans

l'application OBM.

Photo Photo de l'utilisateur

Accès Internet

Accès web Activation du service Proxy

Messagerie

Messagerie Création d'un compte de

messagerie associé à l'utilisateur

Serveur de boîtes à lettres Serveur sur lequel est créé le

compte de messagerie

@M Adresse(s) e-mail ou alias

Quota (Mo) Taille maximale en Mega Octets

(Mo) de la boîte à lettres

Accès E-mail nomade

Adresse e-mail Adresse e-mail alternative Les e-mails reçu le seront sur ce

compte de messagerie si la

redirection de messagerie est

activée

Autorisé L'utilisateur pour lequel l'e-mail

nomade est activé pourra via son

compte accéder au module de

Redirection de messagerie et le

configurer

Activé L'administrateur active la

redirection de messagerie pour un

utilisateur donné.

L'utilisateur recevra ses e-mails sur

le compte de messagerie

correspondant à l'e-mail qu'il a

renseigné dans le champ Adresse e-



mail

Copie locale Les e-mails reçus sur l'adresse e-

mail nomade sont copiés dans la

boîte aux lettres de l'utilisateur

Message d'absence

Activé Activation de la fonction répondeur Si le répondeur est activé pour un

destinataire, l'expéditeur recevra

un e-mail de notification d'absence

Message Contenu du message d'absence

Réseaux Windows

Répertoire home Chemin vers le répertoire dans

lequel se trouve l'espace home de

l'utilisateur

Lecteur home Lettre utilisée pour définir le

lecteur sur lequel se trouve le

répertoire home de l'utilisateur

(exemple : C,D,E...)

Script de logon Script lancé à l'initialisation de la

session de l'utilisateur



3 Les types de données dans l'application OBM

Dans l'application OBM, on peut distinguer deux types de données consultables ou modifiables en

fonction du profil de l'utilisateur.

Données Description

Non protégées Données consultables et éditables par les utilisateurs

ayant un profil (par défaut) d'utilisateur ou d'éditeur

(user ou editor)

Protégées Données éditables par un utilisateur ayant un profil

d'administrateur (profil admin par défaut)

4 Les profils d'utilisateur dans l'application OBM

L'application OBM propose 3 profils génériques par défaut :

Profil Description

user Utilisateur qui ne peut que consulter les données non

protégées sur l'ensemble des modules de l'application

OBM

editor Utilisateur qui peut consulter ou éditer les données

non protégées sur l'ensemble des modules de

l'application OBM

admin Utilisateur qui peut consulter ou éditer les données

protégées et non protégées sur l'ensemble des

modules de l'application OBM

PRÉCISION

L'administrateur de l'application peut définir d'autres profils en plus des profils par défaut

proposés.



Accéder au module Utilisateurs

1 Se rendre dans la section Annuaire (1)

2 Cliquer sur l'onglet Annuaire (2) > Un menu déroulant apparaît

3 Cliquer sur le menu Utilisateurs (3)

4 L'accès au module Utilisateurs se fait par l'action Chercher




Barre des sections

Rechercher un utilisateur

1 Accéder au module Utilisateurs (l'accès se fait par le formulaire de recherche)



4 Affichage du résultat de recherche (2)

5 Un message indique le nombre d'utilisateurs trouvés (3)




Créer un utilisateur

ATTENTION

Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application

OBM

1 Accéder au module Utilisateurs


3 Accès direct au formulaire de saisie d'un utilisateur

4 Renseigner les différents champs des blocs suivants

1. Bloc utilisateur

2. Bloc coordonnées



3. Bloc description

4. Bloc accès internet

5. Bloc messagerie

6. Bloc accès e-mail nomade

7. Bloc message d'absence



8. Bloc réseaux Windows

5 Cliquer sur le bouton Enregistrer l'utilisateur

PRÉCISIONS

Les champs Nom (2), Identifiant (3) et Mot de passe (4) doivent obligatoirement être

renseignés pour créer un utilisateur.

Le champ Délégation (5) permet de déléguer la gestion d'un sous-domaine à un

administrateur. Cet administrateur pourra notamment gérer les utilisateurs et groupes de ce

sous-domaine. ( exemple : "/fr/domaine/sousdomaine")

AFFICHAGE DU POST IT

Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la création de l'utilisateur.



Consulter la fiche d'un utilisateur


2 Rechercher l'utilisateur à consulter (via formulaire de recherche)

3 Renseigner les critères pour affiner la recherche



6 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur à consulter (3)




Modifier un utilisateur

ATTENTION

Cette action n'est possible que si l'utilisateur a la profil administrateur dans l'application

OBM


2 Rechercher l'utilisateur à modifier (via formulaire de recherche)


4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur à modifier (3)

5 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'action du formulaire de consultation (4)




7 Modifier la valeur des champs des différents blocs

8 Cliquer sur le bouton Modifier l'utilisateur (9)

Bloc Utilisateur (1)

PRÉCISION

La modification du bloc utilisateur est une modification « temps réel » qui n'implique

pas l'affichage du post-it

Le login ne peut pas être modifié

Bloc Coordonnées (2)

PRÉCISION



La modification du bloc des coordonnées est une modification « temps réel » qui

n'implique pas l'affichage du post-it

Bloc Description (3)

PRÉCISION

La modification du bloc de description est une modification « temps réel » qui


Bloc Accès Internet (4)

PRÉCISION

La modification du bloc d'accès internet est une modification « temps réel » qui


Bloc Messagerie (5)


Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification données

liées à la messagerie (état de la messagerie pour l'utilisateur, messagerie externe,

adresses e-mail, quota)

Bloc E-mail nomade (6)


Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification des

données liées à la messagerie nomade de l' utilisateur (adresse e-mail nomade, copie

locale, etc..)

Bloc Message d'absence (7)


Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification du groupe

de l' utilisateur



PRÉCISION

Si le message d'absence est activé, un message d'absence doit obligatoirement être saisi

Bloc Réseaux Windows (8)

PRÉCISION

La modification du bloc de réseaux Windows est une modification « temps réel » qui


9 Affichage du formulaire de consultation après validation

10 Un message indique que la mise à jour a été effectuée (10)



Modifier le groupe d'un utilisateur

ATTENTION


OBM


2 Rechercher l'utilisateur dont le groupe est à modifier (via formulaire de recherche)


4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3)

5 Cliquer sur l'action Modifier groupes de la barre d'action du formulaire de consultation (4)

6 Affichage du formulaire de modification des groupes de l'utilisateur



PRÉCISION

Dans ce cas, l'utilisateur fait partie du groupe grpTest01 mais pas du groupe grpTest00

L'utilisateur ne voit que les groupes publics et ses propres groupes privés

7 Cochez les groupes auxquels l'utilisateur appartiendra (5)

8 Cliquer sur le bouton Modifier les groupes de l'utilisateur pour valider les modifications (6)

9 Un message indique que la mise à jour a bien été effectuée


Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification du groupe de l'

utilisateur



Réinitialiser les valeurs d'un utilisateur aux valeurs par

défaut

ATTENTION


OBM.


2 Rechercher l'utilisateur auquel il faut appliquer les valeurs par défaut (via formulaire de

recherche)



5 Cliquer sur Préférences par défaut de la barre d'actions du formulaire de consultation (4)



6 Un message indique que les préférences de l'utilisateur ont été remises aux valeurs par

défaut


Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la suppression de l'utilisateur



Supprimer un utilisateur

ATTENTION

Cette action n'est possible que si l'utilisateur a les droits d'administration dans l'application

OBM


2 Rechercher l'utilisateur à supprimer (via formulaire de recherche)



5 Cliquer sur l'action Supprimer de la barre d'action du formulaire de consultation (4)

PRÉCISION

La suppression d'un utilisateur aura aussi pour conséquence de supprimer les comptes de

messagerie associés à cet utilisateur sur le serveur de messagerie

6 Une page indique si la suppression de l'utilisateur est possible



L'UTILISATEUR PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ

7 Cliquer sur le bouton Supprimer l'utilisateur pour valider la suppression de l'utilisateur (5)



Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la suppression de l'utilisateur

SUPPRESSION IMPOSSIBLE DE L'UTILISATEUR

L'utilisateur ne peut-être supprimé dans les cas suivants :

– l'utilisateur est référencé dans le module Compte

– l'utilisateur est référencé dans le module CV



– l'utilisateur est référencé dans le module Société

– l'utilisateur est référencé dans le module Contact

– l'utilisateur est référencé dans le module Contrat

– l'utilisateur est référencé dans le module Affaire

– l'utilisateur est référencé dans le module Document

– l'utilisateur est référencé dans le module Hôte

– l'utilisateur est référencé dans le module Import

– l'utilisateur est référencé dans le module Incident

– l'utilisateur est référencé dans le module Facture

– l'utilisateur est référencé dans le module Piste

– l'utilisateur est référencé dans le module Serveur de mail

– l'utilisateur est référencé dans le module Liste

– l'utilisateur est référencé dans le module Partage de mail

– l'utilisateur est référencé dans le module Paiement

– l'utilisateur est référencé dans le module Projet

– l'utilisateur est référencé dans le module Publication

– l'utilisateur est référencé dans le module Ressources

– l'utilisateur est référencé dans le module A Faire



Module de gestion des

tâches à faire



Présentation du module A Faire

Une tâche à faire dans l'application OBM

Ce module est une gestion simple de tâches de type « Post-it » permettant de définir des tâches en

les affectant à un utilisateur.

Les tâches en cours de l'utilisateur sont affichées dans tous les écrans d'OBM, triées par priorité ou

ordre chronologique d'insertion.

Les champs du module A Faire


Utilisateur Utilisateur à qui la tâche est

affectée

Priorité Priorité de la tâche à faire La tâche peut avoir une priorité

qui s'échelonne de 1 (priorité

basse) à 5 (priorité forte)

Date limite Date d'échéance de la tâche

Avancement État d'avancement en % de la

tâche



Accéder au module A Faire

9 Se rendre dans la section Commercial (1)

10 Cliquer sur l'onglet Commercial > Un menu déroulant apparaît (2)

11 Cliquer sur le menu A Faire (3)

12 L'accès au module A Faire se fait par la liste des tâches



Ajouter une tâche à faire

1 Accéder au module A Faire

2 Affichage du formulaire d'ajout de tâche (1) et de la liste des tâches à faire (2)

3 Intéressons-nous au formulaire d'ajout de tâche (1)

4 Renseigner les différents champs du bloc A faire

PRÉCISION

Le titre doit obligatoirement être renseigné pour valider l'insertion

La date limite doit obligatoirement être renseignée

5 Renseigner le bloc Utilisateurs en cliquant sur le bouton pour ajouter des utilisateurs

auxquels sera affecter la tâche

6 Cliquer sur le bouton Ajouter pour valider l'insertion



Modifier une tâche à faire


2 Affichage du formulaire d'ajout de tâche et de la liste des tâches à faire

3 Intéressons-nous à la liste des tâches (1)

4 Cliquer sur le bouton en face de la tâche à modifier

5 Une fenêtre de modification de la tâche apparaît



6 Modifier les champs souhaités

7 Cliquer sur le bouton Modifier pour valider la modification (2)

8 La fenêtre se ferme automatiquement

9 La tâche modifiée apparaît désormais dans la liste (3)

NOTA BENE

Les tâches sont classées par ordre décroissant de priorité. La tâche modifiée apparaît en

haut de la liste car sa priorité est passée à 5 lors de la modification.



Supprimer une tâche à faire


2 Affichage du formulaire d'ajout de tâche et de la liste des tâches à faire

3 Intéressons-nous à la liste des tâches (1)

4 Cocher la tâche à supprimer

5 Cliquer sur le bouton Supprimer en bas de la liste des tâches (2)



Connecteur Outlook



Présentation de l'installation du connecteur Cette documentation explique l'installation du connecteur Outlook-OBM sur des clients Outlook

version 2000, 2002(XP) ou 2003 sur Windows 2000 et XP.

Pré-requis Posséder une archive de l'installeur client

Disposer d'un serveur OBM-Sync installé

Installation

Installation interactive

PRÉCISION

L'installation nécessite que l'utilisateur ai les droits suffisants pour installer des

programmes.

1 Lancer l'installeur « outlookobm.exe » et choisissez les composants optionnels à installer :

« (C) Express ClickYes, ConnextMagic,com » : utilitaire optionnel permettant de

désactiver les alertes de sécurités Outlook au moment des synchronisations.

« Raccourcis » : raccourcis dans le menu démarrer.

2 Choisir le dossier d'installation ou garder celui par défaut :





3 L'installation est finie

Installation avancée

Le connecteur peut être installé pour un utilisateur qui ne dispose pas des droits pour installer des

programmes.

Un administrateur de la machine lance l'installation en ligne de commande en mode interactif ou

silencieux (option /S).

> outlookobm.exe /S

Des paramètres peuvent être spécifiés dans le fichier « conf.ini ».

Un exemple de fichier de configuration est dans « conf.ini.sample ».

Si le serveur OBM-Sync est configuré en SSL il faut que :






le fichier CA généré dans l'installation du serveur soit renommé en « cacert.pem » et mit

dans le répertoire où est exécuté l'installeur ;

l'adresse du serveur soit en https.

Le connecteur sera installé pour tous les utilisateurs de la machine.

Configuration du connecteur Pour être utilisé sous Outlook le connecteur doit être configuré. La configuration se fait dans la

page de configuration du connecteur dans les options d' Outlook, accessible à partir du menu

« outils/options/onglet OBM ».

Serveur

Adresse du serveur : « https://machine/obm-sync/services » ou « machine » est le nom

de la machine où la partie serveur a été installée.

Utilisateur : login OBM de l'utilisateur. Attention dans le cas où le multidomaine est activé

dans OBM le login est de la forme : loginObm@nomdudomaine (exemple [email protected]).

Mot de passe : mot de passe OBM de l'utilisateur.

Synchronisation

Conflits : Règle générale de résolution des conflits potentiels, client dominant ou serveur

dominant.

Synchronisation automatique : Période de synchronisation paramétrable

Case à cocher : Fermer la fenêtre de synchronisation automatiquement si aucune erreur n'a

été rencontrée.

Multi-utilisateurs OBM

Souscription aux agendas des personnes que l'on veut gérer selon les droits définis dans OBM.

Réinitialiser

Supprime toutes les données OBM stockées dans Outlook, les modifications non synchronisées seront

perdues.

A propos

Fenêtre récapitulant des informations à propos du connecteur comme le numéro de version

installée.



mailto:[email protected]

mailto:loginObm@nomdudomaine

Désinstallation du connecteur La désinstallation se fait par le programme “Uninstall.exe” accessible :

dans le menu démarrer (si l'option “Raccourcis” a été choisie à l'installation)

ou dans le dossier où le connecteur a été installé

ou dans « Ajout suppression de programmes » dans le panneau de configuration Windows.

Dans le cas où le connecteur a été installé par un administrateur, pour supprimer complètement le

connecteur l'administrateur doit exécuter lui aussi le désinstalleur.



Introduction à l'utilisation du connecteur OBM est une application permettant de gérer des contacts, sociétés,agenda partagé, ... Il est

accessible par un navigateur internet (Mozilla Firefox, Internet Explorer, ...). Nous désignerons

,dans la suite de cette documentation, cet accès par « OBM web ».

Le connecteur Outlook – OBM est un module additionnel de Outlook qui permet de manipuler les

données partagées stockées sur le serveur OBM.

Premier lancement Lors du premier lancement de Outlook après l'installation du connecteur une fenêtre apparaît

demandant de configurer le connecteur Outlook.

Les nouveaux éléments visibles sont :

1. un bouton de synchronisation : qui permet de synchroniser les contacts, utilisateurs,

tâches et rendez-vous avec OBM ;

2. un dossier OBM Contacts : qui contient les contacts OBM ;

3. un dossier OBM Utilisateurs : qui contient les utilisateurs OBM ;

4. un dossier OBM Tâches : qui contient vos tâches OBM.

Une nouvelle page est présente dans la fenêtre d'option, elle permet de :

configurer l'accès au serveur OBM : (cf chapitre 2);

configurer les synchronisations : ( cf chapitre 3.1) ;



souscrire à des agendas : (cf chapitre 3.5.1) ;

accéder à des fonctionnalités avancées : (cf chapitre 4) ;

avoir des informations sur le connecteur Outlook (version du connecteur par exemple).

La configuration demandée au démarrage se fait dans cette page en configurant l'accès au serveur

OBM avec :

le nom d'utilisateur OBM : de la forme [email protected],

le mot de passe OBM.

Synchronisations



https://mon-serveur/obm-sync/services

Une synchronisation permet de récupérer les dernières versions des données partagées et d'envoyer

aux autres utilisateurs les modifications faîtes.

Par exemple lors d'une synchronisation vous pouvez :

récupérer un contact créé dans OBM web,

envoyer un contact que l'on a créé,

récupérer un rendez-vous que dont on est le participant,

envoyer un rendez-vous à un utilisateur.

Paramétrage

Différentes options sont paramétrables dans la fenêtre de configuration des synchronisations :

1. la politique générale de gestion des conflits : un conflit de synchronisation peut arriver

lorsque depuis la dernière synchronisation vous avez modifié une donnée partagée et qu'elle

a été aussi modifiée sur le serveur :

- si la résolution est « client dominant » c'est votre version qui l'emporte,

- si la résolution est « serveur dominant » c'est la version du serveur qui l'emporte;

2. la synchronisation périodique : la synchronisation peut être déclenchée périodiquement

et automatiquement en choisissant un intervalle ;

3. la fermeture automatique de la fenêtre de synchronisation : si la case est cochée la

fenêtre de synchronisation se fermera automatiquement s'il n'y a pas eu d'erreur pendant la

synchronisation (il est conseillé de cocher cette case si la synchronisation périodique est

activée).



Contacts

Pour manipuler les contacts OBM, il faut le faire dans le dossier OBM Contacts.

Il est possible de :

créer un contact privé ou public : créer le contact et cocher ou non la case privé, un

contact privé n'est visible que pour celui qui l'a créé dans Outlook et dans OBM web ;

modifier un contact ;

supprimer un contact : il est en fait archivé, non visible dans Outlook mais visible dans

OBM web avec un état archivé.

Tâches

Pour manipuler les tâches OBM il faut le faire dans le dossier OBM Tâches.


créer une nouvelle tâche personnelle ;

modifier une tâche, par exemple sa complétion ;

supprimer une tâche.

Utilisateurs

NOTE

Les utilisateurs OBM sont dans le dossier OBM Utilisateurs et ne sont pas modifiables.



Calendriers

1.1.1 Souscrire à des agendas

Pour utiliser les agendas collaboratifs, il faut y souscrire dans la fenêtre de souscription.

Les agendas disponibles sont dans la liste de gauche :

L'icône verte indique que l'agenda est souscrit.

Vous pouvez rechercher dans la liste des disponibles en tapant dans le champ de recherche.

Pour souscrire à un agenda sélectionnez-le et cliquez sur « Souscrire ».

Les agendas souscrits sont dans la liste de droite :

Pour dé-souscrire à un agenda cliquez sur la croix rouge le précédent.

Pour dé-souscrire à tous les agendas cliquez sur « Réinitialiser ».

Chaque agenda souscrit est lié à un dossier agenda dans Outlook :

Le dossier « Calendrier » est renommé en votre « Nom Prénom (login) [L/E] »

Les autres agendas souscrits sont sous lui, nommés « Nom Prénom (login) [droits] »



REMARQUE

Lors de la première utilisation il faut souscrire à son agenda.

1.1.2 Manipuler des rendez-vous

Pour manipuler l'agenda d'une personne il faut se placer dans le dossier lui correspondant.

Les opérations possibles sont :

Créer un rendez-vous : créer un nouveau rendez-vous avec un sujet, une date de fin, une

description, une récurrence, ...

Créer un rendez-vous avec des participants : cliquer sur le bouton inviter dans la fenêtre

d'édition du rendez-vous, et sélectionner les participants dans le carnet d'adresses « OBM

Utilisateurs »



Changer le statut d'un rendez-vous : dans la fenêtre d'édition d'un rendez-vous, se rendre

dans la liste en haut à gauche et changer le statut en accepté/attente/refusé pour le

participant dans l'agenda duquel vous êtes.





REMARQUES

Les rendez-vous privés ne sont visibles que par leur créateur.

Vous ne pouvez créer, modifier, supprimer, changer le statut d'un rendez-vous que si vous le

faîtes dans un agenda où vous avez les droits d'écriture.

Avancé Des fonctionnalités avancées sont disponibles :

1. Importer : Permet d'importer les rendez-vous dans le dossier Calendrier qui étaient là avant

l'installation du connecteur dans OBM.

2. Réinitialiser : Permet de dé-souscrire à tous les agendas souscris, vider les dossiers OBM

Contacts, OBM Tâches et OBM Utilisateurs. Lors de prochaines synchronisations, les données

seront toutes récupérées depuis le serveur.

PDA Les PDA (Windows Mobile, Palm, Nokia, ...) proposent des solutions de synchronisation avec

Microsoft Outlook.

Il est important que Outlook soit démarré (fenêtre visible) quand ces synchronisations sont réalisées

pour que les modifications faîtes sur un PDA soit synchronisées avec OBM.

REMARQUE

Si une synchronisation ActiveSync est lancée alors que la fenêtre de Outlook n'est pas

ouverte, elle est ouverte par le connecteur.



Connecteur PDA Funambol



1 Funambol

1.1 Présentation

Funambol est une suite logicielle permettant la synchronisation de données telles qu'un carnet

d'adresses, un calendrier ou des emails, entre plusieurs ordinateurs et/ou périphériques portables

(PocketPC, Smartphone, iPod, ...). Il fait donc partie des logiciels de type PIM (Personal Information

Manager), acronyme qui désigne par extension les données personnelles gérées.

Funambol comprend :

un serveur de synchronisation des données (Data Synchronization Server),

un serveur de gestion des périphériques mobiles (Device Management Server),

des connecteurs permettant l'interaction avec des systèmes de fichiers, des bases de

données ou des applications tierces,

des plug-ins pour synchroniser les données depuis des clients qui peuvent être des

applications (Outlook, Thunderbird, ...) ou des périphériques mobiles (PocketPC,

BlackBerry, ...),

un kit de développement pour créer des applications clientes (plug-ins) ou ajouter des

fonctionnalités au serveur.

Funambol est entièrement développé en Java et repose sur le protocole standardisé SyncML (dont le

nom est désormais OMA). C'est un logiciel commercial qui est également proposé sous forme d'une

édition open-source : la Community Edition. C'est cette version que ce guide vous propose d'installer

et de paramétrer.

1.2



2 Installation et configuration du plugin Funambol pour

PDA Windows Mobile

Pour qu'un PDA Windows Mobile 2005 Pocket Pc/Smartphone puisse se connecter à l'interface de

synchronisation, il faut installer un plug-in Funambol.

Le plugin Funambol que vous installez sur votre PocketPC (ou votre Smartphone) vous permet de

synchroniser vos données avec votre serveur (OBM-SYNC + Funambol).

2.1 Pré-requis

Le PDA est de type Windows Mobile 2005 Pocket Pc/Smartphone.

Le logiciel « ActiveSync » est installé et configuré sur le PC Windows (2000, XP, VISTA) qui servira à

l'installation comme décrit plus bas.

Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS.

2.1.1 Installation

1 Téléchargez et installez le client pour :

PocketPC (.cab) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-pocketpc-wm5-

plugin-6.0.18.cab

PocketPC (.exe) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-pocketpc-wm5-

plugin-6.0.18.exe

Smartphone (.cab) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-smartphone-

wm5-plugin-6.0.17.cab

Smartphone (.exe) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-smartphone-

wm5-plugin-6.0.17.exe

2.1.2 Configuration et utilisation

1 Exécutez l'application Funambol sur votre PocketPC / Smartphone.

2 Configurez votre compte (Menu / Account) de la manière suivante :

Server location : https://mon-serveur/funambol/ds (remplacez mon-serveur par l'adresse

IP de votre serveur)

Username : (remplacez par l'utilisateur que vous avez précédemment créé dans le module



d'administration)

Password : (même remarque que pour Username)

3 Configurez les paramètres de synchonisation (Menu / Sync Settings) en cochant les

éléments que vous voulez synchroniser avec votre serveur :

Contacts : vos contacts

Calendar : votre calendrier

4 Lancez une synchronisation en cliquant sur le bouton Sync All

5 Vous pouvez ensuite vérifier que votre client a bien été ajouté à la liste (menu Devices) en

consultant le module d'administration du serveur. Le lien avec l'utilisateur a également été

créé (menu Principals)



https://mon-serveur/funambol/ds

3 Installation et configuration du plugin Funambol pour

PDA Symbian

3.1 Pré-requis

Le PDA est de type Symbian S60.


3.2 Installation

Aucune installation est nécessaire, la synchronisation se fait directement entre le PDA et le serveur

de synchronisation.

Aucun plugin n'est nécessaire.

3.3 Configuration et utilisation

1 Dans le menu général, se rendre dans Connectivity > Sync

2 Sélectionner les Contacts et cliquer sur le bouton Options

3 Cliquer sur le New Sync Profile

4 Démarrage de l'assistant

5 Renseigner le Profile Name



6 Renseigner la version du serveur

7 Sélectionner Contacts et Calendrier dans les éléments à synchroniser

8 Renseigner la source de données pour les contacts



9 Renseigner la source de données pour le calendrier

10 Sélectionner le mode de connexion Internet ou Bluetooth

11 Renseigner l'adresse du serveur de synchronisation

12 Renseigner le nom d'utilisateur : login@domainname

13 Renseigner le mot de passe



mailto:login@domainename

14 Terminer et activer le profil

15 Lancez une synchronisation en cliquant sur Options > Synchronise

Installation et configuration du plugin Funambol pour

PDA PALM

3.4 Pré-requis

Le PDA nécessite un PALM OS version 5.


3.5 Configuration et utilisation

Comme pour les PDA Windows Mobile et Symbian, voici la liste des éléments à renseigner pour

configurer votre PDA PALM :

Configurer un nouveau profil de synchronisation

Renseigner la source de données pour la synchronisation des contacts

Renseigner la source de données pour la synchronisation du calendrier

Renseigner le mode de connexion au serveur de synchronisation

Renseigner le nom d'utilisateur et le mot de passe



Connecteur Thunderbird



Environnement d'installation

Cette documentation explique l'installation du connecteur Thunderbird-OBM sur un client

Thunderbird en version 2.0 sous Windows et Linux.

Pré-requis

Avoir un serveur OBM-sync installé

Avoir le client Thunderbird installé

Posséder les modules complémentaires Lightning-0.5 et Thunderbird-OBM-1.3

Installation des modules complémentaires

Il est nécessaire d'installer les modules Lightning et Thundebird-OBM :

16 Démarrer le client Thunderbird,

17 Il faut aller dans le menu Outils puis cliquer sur Modules complémentaires ,

18 Une fois dans l'assistant, il faut cliquer sur installer :

19 Il apparaît ensuite une fenêtre pour installer le module complémentaire voulu,

20 Sous Windows, installer le module Lightning-0.5.win32.xpi



21 Sous Linux, installer le module Lightning-0.5-tb-linux.xpi

22 Il faut ensuite lancer l'installation



23 Une fois le module installé, on obtient cette fenêtre

24 Il faut ensuite répéter cette séquence pour le module Thunderbird-OBM puis redémarrer

Thunderbird.

25 On peut vérifier au redémarrage que les modules sont bien installés dans le menu Outils,

puis module complémentaires. Si les modules sont correctement installés, on obtient cette

fenêtre :



Configuration du connecteur

Afin de synchroniser l'agenda, il faut configurer le connecteur. Pour cela, il faut aller dans le menu

Edition puis Préférences sur l'onglet OBM :

La configuration minimale, nécessite de renseigner au moins la partie connexion au serveur et la

souscription à un agenda. La configuration de la connexion au serveur se fait en cliquant Serveur.

Une fenêtre apparaît où il faut renseigner :



l'url de connexion su serveur de synchro : https://obm/obm-sync/services

le nom de l'utilisateur : sebastien.pose

le mot de passe de l'utilisateur

Ensuite il faut cliquer sur Souscrire pour s'abonner à un agenda. il faut donc cocher ceux que

souhaite avoir dans la liste des agendas proposés.

D'autres options sont disponibles, comme la configuration de la synchronisation en cliquant sur

Synchronisation pour savoir si l'on fonctionne en mode Client dominant ou en Serveur dominant.

Il est également possible de synchroniser automatiquement à la fermeture de Thunderbird.

Enfin, si vous avez besoin d'un proxy pour accéder à l'url de connexion, il faudra le spécifier dans la

configuration de Thunderbird dans l'onglet Avancé puis Réseau et espace disque dans le cadre

connexion en cliquant sur Paramètres de connexion.



https://obm/obm-sync/services

https://obm.inserm.fr/obm-sync/services

Enfin, afin de faciliter la synchronisation, il faut ajouter un bouton synchroniser dans la barre de

menu. Pour cela, il faut faire un clic droit sur la barre de menu puis cliquer sur Personnaliser. On

peut alors glisser le bouton Synchroniser dans la barre d'outils.

La configuration du connecteur est alors terminée et la création d'événements et la synchronisation

peuvent être effectuées.



Introduction à l'utilisation du connecteur OBM est une application permettant de gérer des contacts, sociétés,agenda partagé, ... Il est

accessible par un navigateur internet (Mozilla Firefox, Internet Explorer, ...). Nous désignerons

,dans la suite de cette documentation, cet accès par « OBM web ».

Le connecteur Thunderbird – OBM est un module additionnel de Thunderbird qui permet de

manipuler les données partagées et stockées sur le serveur OBM.

Premier lancement Suite à l'installation du connecteur Thunderbird et au module Lightning, de nouveaux éléments sont

visibles :

1. un bouton de synchronisation : qui permet de synchroniser les contacts, utilisateurs,

tâches et rendez-vous avec OBM ;

2. une fenêtre agenda et tâches;

3. un carnet d'adresses OBM-Contacts : qui contient les contacts OBM;

4. un carnet d'adresses OBM-Utilisateurs : qui contient les utilisateurs OBM.



Une nouvelle page est présente dans la fenêtre d'option, elle permet de :

configurer l'accès au serveur OBM;

configurer les synchronisations;

souscrire à des agendas;

réinitialiser les options;

paramétrer la synchronisation automatique à la fermeture de l'application.



Configuration du serveur

1 Cliquer sur le bouton Serveur... de la fenêtre des Options

2 La configuration du serveur se fait dans cette page en configurant l'accès au serveur OBM

avec :

le nom d'utilisateur OBM : de la forme [email protected],

le mot de passe OBM.



Synchronisations

Une synchronisation permet de récupérer les dernières versions des données partagées et d'envoyer

aux autres utilisateurs les modifications faîtes.

Par exemple lors d'une synchronisation vous pouvez :

récupérer un contact créé/modifié dans OBM web,

envoyer un contact qui a été créé/modifié,

récupérer un rendez-vous dont on est le participant,

envoyer un rendez-vous à un utilisateur.

récupérer des tâches créées/modifiées dans OBM web

envoyer des tâches créées/modifiées dans Thunderbird

récupérer les utilisateurs créés/modifiés dans OBM web

Paramétrage

Différentes options sont paramétrables dans la fenêtre de configuration des synchronisations :

1. la politique générale de gestion des conflits : un conflit de synchronisation peut arriver

lorsque depuis la dernière synchronisation vous avez modifié une donnée partagée et qu'elle

a été aussi modifiée sur le serveur :

- si la résolution est « client dominant » c'est votre version qui l'emporte,

- si la résolution est « serveur dominant » c'est la version du serveur qui l'emporte;

Contacts

Pour manipuler les contacts OBM, il faut se rendre dans le gestionnaire des carnets d'adresses et



sélectionner le carnet d'adresses OBM-Contacts.

Il est possible alors de :

créer un contact privé: créer le contact dans le carnet d'(adresses OBM-Contacts, le

contact ne sera alors visible que pour celui qui l'utilisateur qui l'a créé dans Thunderbird et

dans OBM web ;

modifier un contact ;

supprimer un contact : il est en fait archivé, non visible dans Thunderbird mais visible dans

OBM web avec un état archivé.

Tâches

Pour manipuler les tâches OBM, il faut au préalable souscrire à son agenda. Ensuite créer une tâche

en cliquant sur le bouton Nouvelle Tâche dans la barre de boutons.


créer une nouvelle tâche personnelle ;

modifier une tâche ;

supprimer une tâche.

Utilisateurs

NOTE

Les utilisateurs OBM se trouvent dans le carnet d'adresses OBM-Utilisateurs et ne sont pas

modifiables.



Calendriers

1.1.1 Souscrire à des agendas

Pour utiliser les agendas collaboratifs, il faut y souscrire dans la fenêtre de souscription.

Cocher l'agenda auquel vous souhaitez souscrire puis cliquer sur OK.

REMARQUE

Deux icônes apparaissent devant les agendas disponibles :

une icône avec un oeil signifiant que vous avez les droits de lecture sur cet agenda

une icône avec un stylo signifiant que vous avez les droits d'écriture seulement ou d'écriture

et lecture

Les agendas auxquels vous aurez souscris apparaissent dans la fenêtre des agendas à gauche et

nommé de la façon suivante « [OBM] Prénom Nom»



1.1.2 Manipuler des rendez-vous

Pour manipuler l'agenda d'une personne il faut sélectionner l'agenda correspondant dans la fenêtre

des agendas disponibles.

Les opérations possibles sont :

Créer un rendez-vous : créer un nouveau rendez-vous avec un sujet, une date de fin, une

description, une récurrence, ...



Créer un rendez-vous avec des participants : cliquer sur le bouton participants dans la

fenêtre de création d'un nouvel évènement, et sélectionner les participants dans le carnet

d'adresses « OBM Utilisateurs »



Saisissez dans la colonne de gauche les participants que vous souhaitez ajouter au rendez-

vous. Le champ de saisi est renseigné en auto-complétion en fonction des premières lettres

tapées dans le champ.

REMARQUE

L'interface ne propose pas encore les créneaux libres pour les participants renseignés.



REMARQUES

Les rendez-vous privés ne sont visibles que par leur créateur.

Vous ne pouvez créer, modifier, supprimer, changer le statut d'un rendez-vous que si vous le

faîtes dans un agenda où vous avez les droits d'écriture.



Utilisation du webmail

IMP



1. Connexion au webmail

3 Cliquer sur le bouton "Webmail" .

4 La page d''authentification du Webmail s'affiche

5 Renseigner le nom d'utilisateur et le mot de passe communiqués par l'administrateur

6 Cliquer sur le bouton Connexion (1)

7 Si le nom d'utilisateur et le mot de passe sont corrects, l'utilisateur accède à la boîte de

réception



2. L'interface du webmail

Cette page s'affiche une fois que l'utilisateur a renseigné le nom d'utilisateur et le mot de passe

correct dans la page d'authentification.

Menu déroulant

> Accéder aux sous-menus du menu Courrier

Pour cela, cliquer sur le menu Courrier (1), le menu déroulant

apparaît et permet à l'utilisateur de :

rédiger un message en cliquant sur le sous menu Nouveau

message;

rechercher un message présent dans la boîte de réception,

dans des dossiers virtuels ou dans les boites aux lettres

partagées.

retrouver les messages précédemment envoyés (2).

> Accéder aux sous-menus du menu Options

Pour cela cliquer sur le menu Options (3), le menu déroulant apparaît et permet à l'utilisateur de :

modifier ses options globales;

modifier ses options courrier.

> Se déconnecter du webmail IMP

En cliquant sur le menu Déconnexion (5), l'utilisateur sort du webmail et est redirigé vers la page

de connexion au webmail.

> Réduire le menu déroulant



Pour cela cliquer sur le bouton (4), le menu déroulant se rabat sur la gauche et laissant place ainsi à

la barre d'actions et à la partie centrale.

Partie centrale

La partie centrale du webmail présente l'ensemble des e-mails contenus dans la boîte de réception

de l'utilisateur.

Ces e-mails peuvent avoir un état différent (1), chaque état est associé à une couleur différente

dans la liste :

e-mail vu

e-mail non lu

e-mail répondu

e-mail supprimé

e-mail brouillon

e-mail ayant une haute importance



Barre des actions

Cette Cette barre d'actions reprend les actions principales qui sont présentes dans le menu

déroulant de gauche à savoir :

l'accès à la boîte de réception (1)

la création d'un nouveau message (2)

la gestion des dossiers (3)

la recherche d'un message (4)

la récupération du courrier (5)

l'accès à l'aide (6)

la déconnexion (7)

l'accès rapide aux dossiers : l'utilisateur peut à l'aide de cette liste déroulante sélectionner

le dossier auquel il souhaite accéder. Cette liste déroulante reprend l'arborescence des

dossiers existants.



3. Les différentes fonctionnalités

1. Manipulation des e-mails reçus ou envoyés

1.1.1 > Visualisation des e-mails reçus ou envoyés

cliquer sur "Courrier" (1);

ou

cliquer sur "sent-mail" dans le sous-menu du menu "Courrier" (2).

Les e-mails sont présentés sous forme de liste dans la partie centrale de l'interface. Les messages

apparaissent d'une façon différente en fonction de leurs états. Les messages consultés apparaissent

avec une couleur de fond blanche. Ceux qui n'ont pas encore été consultés apparaissent avec un

fond mauve et en gras.

> Récupérer les e-mails en rétention

Il est possible de récupérer les e-mails en attente sur le serveur et qui n'apparaissent pas encore

dans la boîte de réception.

Cliquer sur le bouton Récupération du courrier (1) dans la barre d'actions



> Supprimer un ou plusieurs e-mails

Cocher le/les e-mails à supprimer (1) puis cliquer sur "Supprimer" (2).

> Copier ou déplacer un ou plusieurs e-mails

Cocher le/les e-mails à copier ou déplacer (1);

sélectionner le dossier destination (2);

cliquer sur "Déplacer" ou "Copier" (3).



2. Rédaction d'un message

1 Cliquer sur le bouton Nouveau message (1) de la barre d'actions ou sur le sous-menu

Nouveau message du menu Courrier (2)

2 Une fenêtre de rédaction de message apparaît



3 L'utilisateur peut alors :

renseigner les destinataires : champ A (3);

renseigner le sujet du message : champ Sujet (4);

renseigner le contenu du message : champ Texte (5);



attacher des fichiers au message (6);

insérer des caractères spéciaux dans le contenu du message (7).

3. L'utilisation du champ De

Ce champ correspond à l'adresse e-mail de l'émetteur du message.

4. L'utilisation du champ A

Ce champ correspond aux adresses e-mail des destinataires qui doivent recevoir le message. Si

plusieurs adresses e-mail sont renseignées, elles doivent être séparées par une virgule.

5. L'utilisation du champ Cc

Ce champ correspond au(x) destinataire(s) qui doivent recevoir une copie conforme du message. Si

plusieurs adresses e-mail sont renseignées il faut s'assurer de les séparer par une virgule.

Les copies conformes sont généralement envoyées à des destinataires autres que ceux directement

inscrits dans le champs 'A', mais qui sont peut-être indirectement concernés par le sujet du

message.

Tous les destinataires qui recevront le message, qu'ils soient inscrits dans le champ 'A:' ou 'Cc:',

peuvent consulter la liste entière des deux types de destinataire.

6. L'utilisation du champ Cci

Ce champ correspond à ou aux adresses de ceux qui doivent recevoir une copie conforme invisible

ou cachée. Si plusieurs adresses sont renseignées dans ce champ il faut s'assurer de séparer chaque

adresse par une virgule.

Les copies conformes invisibles sont généralement envoyées à des destinataires autres que ceux qui

sont directement concernés par le sujet du message et qui doivent prendre connaissance du

message SANS que les autres destinataires ne sachent que ce message leur a été envoyés.

Ainsi, seul l'émetteur et le destinataire qui doit recevoir cette copie invisible ont connaissance de

l'envoi d'une copie de ce message.

7. L'utilisation du champ Sujet

Ce champ correspond à l'intitulé du message. Le sujet doit être court, simple et explicite.

Le sujet est le seul moyen simple, pour l'émetteur et les destinataires, de connaître rapidement le

contenu du message.



Ce champ est copié lorsque l'on répond ou lorsque l'on fait suivre un message. Ceci permet de faire

un suivi organisé d'une conversation.

Si une réponse comprend de nouvelles idées, il est possible d'ajouter de simples modifications à ce

même sujet pour que les destinataires du message puissent suivre son évolution.

8. Attacher une pièce jointe au message

Le webmail permet de rédiger des messages auxquels on peut joindre des documents ou des

fichiers.

Étape 1 : Renseigner le chemin d'accès au fichier

Renseigner le chemin du fichier (où se trouve ce fichier), ou cliquer sur le bouton "Parcourir", pour

ensuite sélectionner le fichier à attacher. Le chemin du fichier apparaîtra alors dans le champ

"Pièces Jointes".

Étape 2 : Joindre le fichier

Pour cela, cliquer sur le bouton "Joindre", le nom du fichier ainsi que la taille du fichier sera ajouté

à la liste des pièces jointes. Il est important de savoir que pour un fichier de grosse taille, ou pour

une connexion Internet moins rapide, le procédé d'attachement au message peut prendre un certain

temps. Il faut alors être patient et attendre que le processus soit terminé avant de continuer.

9. Supprimer une pièce jointe

Pour supprimer un fichier attaché dans la liste des pièces jointes :

Étape 1 : Sélectionner le fichier à supprimer

Cocher la case à côté du nom du fichier à supprimer

Étape 2 : Cliquer sur le bouton

Cliquez sur le bouton "Supprimer pièce(s) jointe(s)".



10.Les actions

1.1.2 > Action Envoyer message

Le bouton 'Envoyer message' permet de faire parvenir le message au(x) destinataire(s). Il faut

s'assurer du contenu et des destinataires du message avant de cliquer sur ce bouton, puisqu'une fois

le message envoyé, il n'est plus possible d'annuler l'opération.

1.1.3 > Action Enregistrer brouillon

Le bouton 'Enregistrer le brouillon' permet de placer un message non-terminé en attente dans un

dossier brouillon (Options -> Rédaction de message), accessible directement via l'option 'Dossiers' du

menu principal. Il est possible de terminer ces messages en accédant à ce dossier. Il faut s'assurer

de spécifier un sujet aux messages brouillons pour pouvoir les identifier plus facilement par la suite.

Après avoir sauvegarder un message comme brouillon, l'utilisateur est automatiquement redirigé

vers le dernier dossier ouvert.

1.1.4 > Action Annuler le message

Le bouton 'Annuler le message' abandonne la rédaction du message, et redirige vers le dernier

dossier ouvert.

1.1.5 > Option Copie dans

Cette option permet de sauvegarder le message dans le dossier de messages envoyés. Il est toujours

intéressant de procéder de la sorte pour avoir une vue de ce qui a été fait, et ce qui a été dit.

Il n'est toutefois pas nécessaire de sauvegarder tout les messages de cette façon, puisqu'il est fort

probable que le quota personnel soit atteint en peu de temps. Il sera alors impossible de recevoir

des messages.

Il est aussi possible d'activer cette option par défaut dans les Options (Options -> Rédaction de

message). Il est aussi conseillé de faire régulièrement le ménage du dossier de messages envoyés.

> Option Développer les noms

Cliquer sur "Développer les noms" pour associer automatiquement les noms partiels des

destinataires ( dans le champs A:, CC: ou Bcc:), à leur adresse de courrier personnelle. Pour utiliser

cette option, il doit y avoir au moins une entrée dans le carnet d'adresses.

> Option Pièces Jointes

Cliquer sur "Pièces Jointes" pour visualiser, au bas de la page, la liste de fichiers attachés au

message, ou encore pour y joindre une autre pièce.



11.Effectuer une recherche

1 Cliquer sur le bouton Recherche (1) de la barre d'actions ou sur le sous-menu Recherche du

menu Courrier (2)

2 Différentes options de recherche apparaissent dans l'interface principale

L'interface de recherche comprend 3 parties :

Les boutons d'envoi ou de remise à zéro de la recherche (1);

Le ou les mots à rechercher ainsi que les caractéristiques de la recherche (2);

L'enregistrement de la recherche dans un dossier (3).



3 Cliquer dans la liste déroulante "Choissisez un champ" et sélectionner le champ ou doivent

se trouver le ou les mots à chercher. Il est possible de refaire plusieurs fois cette

manipulation pour effectuer une recherche dans plusieurs champs en même temps ou dans

l'un des champs sélectionner (1);

4 Sélectionner le ou les étiquettes du message recherché (2);

5 Sélectionner le ou les dossiers du message dans lesquels la recherche doit s'effectuer (3);

6 Cliquer sur "Envoyer" (4).



12.Gestion des dossiers

1 Accéder aux dossiers en cliquant sur le bouton Dossiers de la barre d'actions (1)

2 Affichage de l'explorateur de dossiers

3 Après avoir sélectionner le ou les dossiers (2), plusieurs actions sont disponibles dans la liste

déroulante (3) pour agir sur ces dossiers :

Créer, renommer ou supprimer un dossier;

Vérifier les messages d'un dossier : cette action permet de vérifier si de nouveaux messages

ont été envoyés sur le dossier depuis la dernière vérification

Télécharger les messages d'un dossier : cette action de télécharger l'ensemble des messages

d'un dossier dans un fichier .mbox (le nom du fichier est celui du dossier par défaut)

Vider les messages d'un dossier : cette action permet de détruire l'ensemble des messages

du dossier.



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