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LYCEE EDOUARD HERRIOT – 6, PLACE EDGAR QUINET – 69455 LYON CEDEX 06 Téléphone : 04 72 83 09 60 Télécopie : 04 72 83 09 68
DOSSIER RELATIF À L’ORGANISATION D’UNE SORTIE OU D’UN VOYAGE SCOLAIRE
Dossier rédigé par l’intendance – juin 2014
ANNEE SCOLAIRE [2015/2016]
DOSSIER RELATIF À L’ORGANISATION DES
SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Exemplaire
ENSEIGNANTS
2
Ce dossier se compose :
1 Les règles budgétaires et comptables A consulter
2 Projet de voyage Soumis préalablement au chef d’établissement
pour accord 3 Budget prévisionnel
4 La liste des élèves Après accord du chef d’établissement, suite
des documents à transmettre 5 Programme détaillé du séjour
6 Autorisation parentale de sortie du territoire Documents à compléter
par les familles, à dupliquer autant de fois
que nécessaire
7 Fiche médicale et assurance
8 Acte d’engagement de la famille
9 Bordereau récapitulatif des chèques reçus des élèves Documents et pièces annexes à remettre à la gestionnaire du lycée 10 Bordereau récapitulatif des dépenses (régie d’avance temporaire)
Les documents n° 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 /10 sont disponibles en version séparée si l’enseignant souhaite allonger certaines colonnes. Pour les documents communiqués aux familles, cela permet d’enlever les numérotations des documents, qui n’ont aucun intérêt pour celles-ci.
3
[2015/2016] REGLES BUDGETAIRES ET COMPTABLES 1
Les sorties et les voyages scolaires organisés par l’établissement obéissent à une réglementation
financière abondante. L’objectif de cette note consiste à synthétiser toutes ces normes et à vous guider au
niveau de l’organisation financière.
Les élèves n’ont pas l’obligation de participer à une sortie ou un voyage facultatif. Ce caractère
facultatif rend possible une participation financière des familles.
1ère REGLE : Une activité de l’établissement
Nonobstant le caractère facultatif, les sorties et voyages sont des activités de l’établissement car ils se
déroulent tout ou partie sur le temps scolaire. En conséquence, ces activités doivent être retracées dans la
comptabilité de l’établissement et non dans celle d’un tiers (exemple : maison des lycéens). A contrario, un
voyage hors temps scolaire échappe à cette règle.
2ème REGLE : Un accord du Chef d’établissement et du Conseil d’administration
La décision d’autoriser la sortie ou le projet de voyage scolaire relève, dans tous les cas, de la compétence du
chef d’établissement. A cette fin, il dispose de tout pouvoir d’appréciation sur l’intérêt pédagogique et sur les
conditions matérielles de mise en œuvre du projet.
Dès l’accord, ce voyage sera présenté pour vote au Conseil d’administration. Ces votes, pour le Lycée
Edouard Herriot, interviennent nécessairement en JUIN pour les sorties et voyages programmés sur la
période de septembre à décembre de la rentrée suivante ou en OCTOBRE pour les sorties et voyages se
déroulant de janvier à juin de l’année civile suivante.
Le passage en CA allonge la démarche d’organisation et oblige à anticiper. De plus, le vote n’est exécutoire
(applicable) que dans un délai de 15 jours après réception du dernier accusé de réception par les autorités
compétentes et il n’est pas possible de régulariser a posteriori. On peut donc considérer qu’un voyage se
prépare plusieurs mois à l’avance.
3ème REGLE : Une prévision budgétaire
Lors du vote en CA, un budget prévisionnel équilibré doit être présenté faisant apparaître les dépenses et les
recettes.
S’agissant de la participation financière demandée aux familles, celle-ci doit également être votée pour un
montant précis.
4ème REGLE : Une prise en charge des frais des accompagnateurs
La participation financière des familles ne peut être destinée à couvrir les frais des accompagnateurs qui
doivent être payés par l’établissement.
Ainsi, le coût du voyage doit être divisé par le nombre total de participants (élèves + professeurs
accompagnateurs).
Ce « coût accompagnateurs » est imputé sur le budget de fonctionnement de l’établissement. C’est pourquoi
les projets de voyages doivent être connus en juin afin d’inscrire les sommes correspondantes au moment du
budget en novembre.
4
La ligne budgétaire consacrée aux voyages est limitée car il convient de donner la priorité aux crédits
disciplinaires. Les arbitrages sont donc inévitables afin de limiter la participation financière de
l’établissement.
5ème REGLE : Un marché public
Selon le code des marchés publics, tout achat est un marché public dès le 1er euro. Si aucun formalisme n’est
requis en l’espèce, une mise en concurrence a minima est nécessaire.
Si le coût du voyage n’excède pas 15 000 € HT, il est bienvenu d’obtenir au moins 2 devis et au-delà de 15
000 € HT, 3 devis.
Toutes opérations financières (commandes) sont faites par l’intendance (Mme Nogier) et signées par le chef
d’établissement car il s’agit d’un engagement de dépense publique.
6ème REGLE : La collecte des participations des familles
La participation financière des familles est encaissée par l’établissement. Seul le régisseur est autorisé à
procéder à ces encaissements car il s’agit de deniers publics.
Pour permettre aux professeurs de collecter eux-mêmes l’argent des familles, ils seront nommés
mandataires par l’intendance. A noter que cela ne concerne que les chèques bancaires ; pour les espèces
l’encaissement se fait uniquement à l’intendance.
Les professeurs doivent tenir une liste nominative des encaissements (voir document 9) et la joindre aux
chèques qui sont remis à l’intendance en une seule fois. Pour les voyages coûteux, un paiement des familles
en plusieurs fois est envisageable selon la même procédure.
7ème REGLE : Les dépenses sur place
Pour la majorité des sorties et voyages, les dépenses sont payées sur facture via un bon de commande
préalable. Parfois, il peut arriver que certaines dépenses soient effectuées sur place.
Dans ce cas, une régie d’avance (maximum 2 000 €) doit être instituée. Il s’agit d’une autorisation accordée
par la DDFIP du Rhône qui permet de disposer d’une somme d’argent pour régler de menues dépenses.
Attention, un délai de 1 mois est nécessaire pour mettre en œuvre cette régie et fixer avec précision le
montant de l’avance.
Après accord, la somme déterminée est remise au professeur en espèces. Ce dernier devra justifier
rigoureusement de ses dépenses en fournissant toutes les factures ou tickets de caisse à son retour.
8ème REGLE : La gestion des trop-perçus
Il est important que le budget prévisionnel soit calculé au plus juste et sans prendre de marge particulière
car les trop-perçus de la part des familles sont susceptibles de donner lieu à remboursement.
Il existe deux cas de figure :
- si le trop-perçu par participant est supérieur à 8 euros, le remboursement est obligatoire.
- Si le trop-perçu est inférieur à 8 euros, les familles disposent d’un délai de 3 mois après notification pour
demander le remboursement.
Par ailleurs, nous recommandons vivement de souscrire aux assurances annulation proposées par les
voyagistes et transporteurs. En effet, si le voyage est supprimé ou si un élève se désiste, aucun
remboursement des familles ne sera possible si l’établissement n’a pas lui-même été remboursé.
6
[2015/2016] PROJET DE VOYAGE SOUMIS AU CHEF D’ETABLISSEMENT 2
ECHANGE VOYAGE SORTIE
1. ORGANISATION GENERALE DU VOYAGE
PROFESSEUR ORGANISATEUR :
DESTINATION PAYS : VILLE :
DEPART DATE : DU __________________ HEURE et LIEU :
RETOUR DATE : AU __________________ HEURE et LIEU :
MODE DE TRANSPORT : MODE
D’HEBERGEMENT :
COUT TOTAL : PARTICIPATION
FAMILLE :
2. PARTICIPANTS ET ACCOMPAGNATEURS
CLASSE(S) CONCERNEE(S) : DESIGNATION DES ACCOMPAGNATEURS :
Nom, Prénom Qualité
NBRE EXACT ELEVES :
NBRE ACCOMPAGNATEURS :
3. APPARIEMENTS
Si le voyage se déroule dans le cadre d’un appariement, veuillez préciser :
NOM et ADRESSE de l’école/l’établissement correspondant :
Homologation n° , en date du :
En cours d’homologation, demande en date du :
7
4. PROJET PEDAGOGIQUE
OBJECTIFS
Pédagogiques et éducatifs :
Correspondant au projet d’étab. :
ACTIONS PREPARATOIRES
Schéma d’enquête, recherches de documents, répartition des tâches entre les participants, travaux et recherches divers, contacts préalables, etc.
PROGRAMME DE SEJOUR
(à joindre)
EXPLOITATION ULTERIEURE
Contrôles oraux et écrits, comptes rendus, exposés, dossiers, documentaires, expositions photographiques, projections commentées, etc.
Fait à Lyon, le ______________________ Signature de l’enseignant
5. AVIS DU CHEF D’ETABLISSEMENT
FAVORABLE Le Chef d’établissement, M. BOUGAULT
DEFAVORABLE
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[2015/2016] BUDGET PREVISIONNEL 3
ECHANGE VOYAGE SORTIE
DESTINATION
DATES DU __________________________ AU __________________________
PROFESSEUR
NOMBRE D’ACCOMPAGNATEURS
NOMBRE D’ELEVES
REGIE D’AVANCE (maximum 2 000 €) NON OUI MONTANT DEMANDE ______________ €
DÉPENSES RECETTES LIBELLÉS (fournir devis) MONTANT LIBELLÉS (fournir justificatifs) MONTANT
TRANSPORT PARTICIPATION DEMANDEE AUX FAMILLES
train – avion – car Tarif prévisionnel individuel :……... € x ……
ASSURANCES PARTICIPATION ETABLISSEMENT
Assurance …………………….…………….………… Coût accompagnateur : ……….. € x ………
HEBERGEMENT PARTICIPATION ORGANISMES DIVERS
(ex : fond social)
VISITES SUBVENTION
……………………………………….. ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………...
TOTAL
………………………………………………………………………………………………………………
……… ________
Etat (Rectorat)
Région
Organismes internationaux
Autres (ex : commune, ambassade)
FRAIS DIVERS (PRECISEZ) DONS (PRECISEZ)
TOTAL DÉPENSES TOTAL RECETTES
Visa de l’enseignant responsable, Date et signature
Visa du gestionnaire, Date et signature
Visa du chef d’établissement, Date et signature
FAVORABLE DEFAVORABLE
9
[2015/2016] LISTE DES PARTICIPANTS 4
ECHANGE VOYAGE SORTIE
DESTINATION
DATES DU __________________________ AU __________________________
PROFESSEUR
NOMBRE D’ACCOMPAGNATEURS
NOMBRE D’ELEVES
LISTE DES ACCOMPAGNATEURS (précisez la qualité ou la discipline)
NOM PRENOM CLASSE MINEUR/MAJEUR
veuillez cocher NATIONALITE
si autre que française
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
10
[2015/2016] PROGRAMME DETAILLE DU SEJOUR 5
ECHANGE VOYAGE SORTIE
DESTINATION
DATES DU _____________________________ AU _____________________________
PROFESSEUR
MATIN APRES-MIDI SOIR
JOUR 1
JOUR 2
JOUR 3
JOUR 4
JOUR 5
JOUR 6
JOUR 7
JOUR 8
JOUR 9
JOUR 10
JOUR 11
JOUR 12
11
[2015/2016] AUTORISATION PARENTALE impliquant la SORTIE du TERRITOIRE 6
AUTORISATION DE PARTICIPATION D’UN ELEVE MINEUR A UNE SORTIE OU UN VOYAGE SCOLAIRE A CARACTERE FACULTATIF
IMPLIQUANT LA SORTIE DU TERRITOIRE
Je soussigné(e), nom ________________________ prénom : ___________________________
et/ou
Je soussigné(e), nom ________________________ prénom : ___________________________
exerçant l’autorité parentale sur l’enfant (nom, prénom) ____________________________________________
élève de la classe de ___________________, né(e) le _____________________ à ________________________,
pays ________________________________, de nationalité __________________________________________,
autorise / autorisons n’autorise pas / n’autorisons pas
(nom, prénom élève) ___________________________________à participer au voyage scolaire organisé par le Lycée
Edouard Herriot à destination de : _____________________________________________________
se déroulant du : _________________________ au _________________________.
J’autorise / Nous autorisons expressément (nom, prénom élève) _____________________________________
à sortir du territoire national : OUI NON
L’enfant fait l’objet d’une mesure conservatoire : OUI NON
L’enfant fait l’objet d’une décision judiciaire d’interdiction de sortie du territoire (IST) : OUI NON
L’enfant fait l’objet d’une décision judiciaire d’interdiction de sortie du territoire sans l’autorisation des deux parents :
OUI NON
Si OUI, une autorisation temporaire a été donnée par le juge des affaires familiales au tribunal de grande instance de
___________________________________ par décision du _________________________
OU Les deux parents (ensemble ou séparément) ont donné leur autorisation à la sortie du territoire de l’enfant devant un officier de police judiciaire conformément à la procédure d’autorisation prévue à l’article 1180-4 du Code de procédure civile.
OUI NON
Fait le ______/______/_______Signature de la/des personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant :
12
RAPPEL :
Il est rappelé que l’inscription au fichier des personnes recherchées
des oppositions à la sortie du territoire (OST),
des interdictions de sortie du territoire (IST)
et des IST sans l'autorisation des deux parents
concernant des mineurs est systématiquement vérifiée par les services chargés du contrôle aux
frontières si le déplacement s’effectue hors espace Schengen.
Elle peut être vérifiée par ces mêmes services si le déplacement a lieu au sein de l’espace Schengen.
Dès lors, s’il s’avère que l’enfant :
fait l’objet d’une OST ;
ou fait l'objet d’une IST ;
ou fait l'objet d'une IST sans l'autorisation des deux parents mais que celle-ci n’a pas été levée
devant les officiers de police judiciaire,
l’enfant ne pourra pas franchir la frontière et sera remis directement aux services de sécurité
intérieure.
Nous vous rappelons que toute fausse déclaration peut engager votre responsabilité pénale, le faux et
l’usage de faux étant puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende (article 441-1
du code pénal).
13
[2015/2016] FICHE MEDICALE ET ASSURANCE 7
NOM PRENOM
DATE et LIEU de NAISSANCE
CLASSE
NOM ET ADRESSE DES PARENTS OU REPRESENTANT LEGAL
N° SECURITE SOCIALE DES PARENTS (indispensable)
NOM, N° ET ADRESSE DE L’ASSURANCE QUI COUVRE L’ELEVE
Je soussigné(e) M., Mme _________________________________________ donne au responsable du voyage l’autorisation de
prendre toutes les décisions qu’il jugerait utiles face à une éventuelle intervention médicale ou chirurgicale.
En cas d’hospitalisation ou de problèmes de santé, le professeur responsable s’efforcera de prévenir la famille
par les moyens les plus rapides. Veuillez faciliter notre tâche en nous indiquant :
N° domicile :
Autre N° d’urgence d’une personne susceptible de vous prévenir rapidement (indiquez son nom) :
N° portable PERE : N° portable MERE :
N° travail PERE : N° travail MERE :
Courriel personnel et/ou professionnel PERE :
@
Courriel personnel et/ou professionnel MERE :
@
Veuillez tourner la page SVP
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MEDECIN TRAITANT GROUPE SANGUIN / VACCINATION
NOM GROUPE SANGUIN
ADRESSE ANTITETANIQUE
N° DE TEL BCG
N° DE FAX VACCINATIONS
OBLIGATOIRES pour la DESTINATION
Votre enfant est-il allergique ? (précisez)
Votre enfant suit-il un traitement régulier ? Lequel ?
Votre enfant suit-il un régime alimentaire particulier ?
La santé de votre enfant a-t-elle nécessité un PAI (Projet d’accueil individualisé) ?
Autres informations que vous jugerez utile de porter à notre connaissance :
VEUILLEZ JOINDRE IMPERATIVEMENT : Photocopie de l’ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE de votre enfant Photocopie de l’ASSURANCE MALADIE EUROPEENNE Photocopie de la page VACCIN du CARNET DE SANTE Photocopie de la carte du GROUPE SANGUIN
Fait le ____________________________ Signature de la/des personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant :
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[2015/2016] ACTE D’ENGAGEMENT DE LA FAMILE 8
DEMANDE D’INSCRIPTION POUR UN VOYAGE
ACTE D’ENGAGEMENT
NOM DE L’ELEVE PRENOM
DATE ET LIEU DE NAISSANCE
NATIONALITE
ADRESSE CODE POSTAL
VILLE
TELEPHONE TEL PORTABLE
DESTINATION DU VOYAGE
DU AU
POUR UN MONTANT DE :
N° DE LA PIECE
D’IDENTITE
Cette participation volontaire est susceptible d’évoluer au maximum de + 10%.
Le paiement pourra s’effectuer en plusieurs versements.
Le 1er versement de _______________ € doit intervenir avant le _________________________. Le chèque doit être libellé
à l’ordre de l’agent Comptable du Lycée du Parc.
Si le nombre de participants est insuffisant, le voyage n’est pas réalisé et l’intégralité des sommes versées est
remboursée (fournir un RIB ou RIP).
A l’inverse, les parents sont informés que cette demande d’inscription vaut acte d’engagement.
Veuillez nous indiquer si votre Comité d’Entreprise est susceptible de participer financièrement :
NON OUI => ____________________ (montant estimé)
DOCUMENTS OBLIGATOIRES À JOINDRE :
Dans un 1er temps : Photocopie de la pièce d’identité (CARTE d’IDENTITE ou PASSEPORT selon la destination) en cours de
validité + 6 mois après le retour ATTENTION : prévoir un délai d’au moins 6 semaines pour l’établir.
Dans un 2ème temps : Les documents obligatoires demandés dans la « fiche médicale et assurance »
Fait le ______/______/______Signature de la/des personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant :
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[2015/2016] BORDEREAU RECAPITULATIF des CHEQUES RECUS des ELEVES 9
ECHANGE VOYAGE SORTIE
Destination séjour : ________________________________
Dates séjour : du ________________ au _______________
Nom de l’enseignant : ______________________________
Classe : __________________________________________
Rappel du montant individuel voté au CA ____________ €
Dates prévues des versements : _______€ en ___________ _______€ en ___________ _______€ en____________
SVP, dire aux élèves d’indiquer leurs nom et prénom au dos du chèque. Merci.
Nbre de chèques
Nom de l’élève Nom de l’émetteur
du chèque (si différent)
Est-il prévu une aide d’un
CE ?
Montant du chèque
1erac. 2èmeac. 3èmeac. (solde)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Fait à Lyon, le ____________________ Signature du professeur mandataire
17
[2015/2016] BORDEREAU RECAPITULATIF
des DEPENSES dans le cadre d’une régie d’avance temporaire
10
ECHANGE VOYAGE SORTIE
Destination séjour : Nom de l'enseignant :
Dates du séjour :
Taux de change : 1 € = ………….. 1 …… = ……..….. € SVP, veuillez indiquer sur les tickets l'objet de la dépense (si
nécessaire) et joindre l'ensemble des tickets. Merci. Montant de l'avance : (exemple) 100 €
Objet de la dépense Montant en € Nombre de
pièces justificatives
Informations suppl. ou
commentaires détail (si utile) somme
exemple : Entrée musée Salvador Dali 15 p. x 5 € 75,00 € 15
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
TOTAL DES DEPENSES : 75,00 € 15
Somme restante : 25,00 € à remettre au régisseur du Lycée Edouard Herriot
Arrêté à la somme de………………………………………………………………………... (en toutes lettres)
À Lyon, le __________________ L'enseignant,
Le Proviseur,