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Soumissions électroniques des demandes de subvention

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Soumissions électroniques des demandes de subvention . Muhsin Aboud Chercheur principal IEARDA (MUHAS). Vue d'ensemble du processus de demande. Avant de déposer une demande / s’inscrire Repérage d’une possibilité de financement Préparation d’une demande Soumission, suivi, consultation. - PowerPoint PPT Presentation

Text of Soumissions électroniques des demandes de subvention

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Soumissions lectroniques des demandes de subvention Muhsin AboudChercheur principal IEARDA (MUHAS)Avant de dposer une demande / sinscrire Reprage dune possibilit de financementPrparation dune demandeSoumission, suivi, consultationVue d'ensemble du processus de demandeLa soumission par voie lectronique des demandes de subvention est obligatoire pour toutes les demandes de subventions concurrentes aux instituts de sant NIH * Le processus exige une grande attention aux dtails pour assurer une prsentation russie! * Sauf pour les demandes multi-projetsSoumissions lectroniquesPrsentation de la demande: Qui dans votre organisation est responsable de la prparation de chaque partie de la demande?Pouvoir de signature: Qui a le pouvoir de signer la demande au nom de votre organisation? Instruction des demandes: Quels sont les examens et autorisations internes qui simposent avant la soumission? Les administrateurs et les chercheurs principaux doivent travailler ensemble

Exigences internes de lorganisationGrants.gov Le seul portail en ligne du gouvernement fdral permettant de trouver et de demander une subvention fdraleUtilis par lensemble des 26 agences fdrales prestataires de subventions

eRA CommonsSystme informatique de gestion de la recherche NIH qui permet aux demandeurs /bnficiaires de subventions de recevoir et transmettre les informations relatives leur demande ou leur attribution par voie lectroniqueUtilis par les NIH et autres organes de ladministration charge de la sant publique aux Etats-Unis (HHS Health & Human Services. IMPORTANT: Chaque systme a ses propres exigences dinscription et de demandeDeux systmes qui se composent55Il existe diverses options pour soumettre une demande lectronique: Formulaires tlchargeables: option la plus courante Flux des donnes, de systme systme, propre une institution: Habituellement utilis seulement par les institutions qui reoivent beaucoup de subventions NIHPrestation de services commerciale: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/sp.htmOptions de soumissionAdobe Reader obligatoire: Seules certaines versions spcifiques d'Adobe Reader sont compatibles avec les formulaires Grants.gov Page de tlchargement de logiciels Grants.gov/resources/download_software.jspConvertisseur PDF Les documents exigs doivent tre inclus dans la demande sous format PDF Suivez les instructions du NIH pour le format PDF : http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/pdf_guidelines.htm

Acquisition des logicielsLes organisations doivent s'inscrire dans tous les systmes suivants: NCAGE (uniquement ltranger) DUNS SAM Grants.goveRA Commons: Les chargs de recherches doivent travailler avec leur institution pour sinscrire eRA Commons. Vrifiez si votre organisation est dj inscrite.Les organisations doivent s'inscrire pour dposer une demande Les organisations trangres doivent se munir dun code NCAGE de spcification d'entit commerciale ou gouvernementale de l'OTANIl sagit dun code 5 caractres utilis pour identifier un tablissement donn un endroit prcis Exig pour linscription au systme de gestion des subventions (SAM) Pour obtenir un code NCAGE; consultez: http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_AC135.aspTl.: 269-961-7766

Inscription NCAGEDun & Bradstreet (D&B) fournit un numro d'identification unique de neuf chiffres votre entreprise / institution. Gratuite Dmarrez linscription : http://fedgov.dnb.com/webformInscription DUNSSAM Systme de gestion des subventions Remplace lancien systme dinscription (CCR) Si vous avez dj t inscrit(e) dans CCR, il conviendra de visiter SAM pour crer un compte SAM. Votre adresse courriel permettra de relier votre nouveau compte SAM avec les informations de votre ancien compte CCR .Renouvellement annuel obligatoire!

Inscription SAMtapes pour inscrire votre organisation SAM: 1) Allez www.sam.gov 2) Crez un compte personnel et ouvrez une session3) Cliquez sur Register New Entity sous Manage Entity 4) Slectionnez le type d'entit 5) Slectionnez No la question Do you wish to bid on contracts? (Voulez-vous rpondre un appel doffres?)6) Slectionnez Yes en rponse la question Do you want to be eligible for grants and other federal assistance? [Voulez-vous devenir admissible aux subventions et autres sortes dassistance fdrale?]7) Renseignez la section Core Data [Donnes de base]8) Renseignez la section Points of Contact [Contacts]Attendez la validation de linscriptionInscription obligatoire SAM Vue d'ensemble des tapes dinscription Grants.gov1) Se munir dun numro d'inscription DUNS2) Se munir dun Code NCAGE3) Sinscrire AM Designate un point de Contact E-business (E-Biz POC), charg dapprouver les demandes d'autorisation de dpt dune demande. 4) Identifiant et mot de passe pour Grants.gov Toute personne charge de dposer ou de suivre les demandes de votre organisation doit remplir un profil de reprsentant autoris de lorganisation (AOR) Grants.gov et crer un identifiant et mot de passe.5) Autorisation AOR : E-Biz POC recevra un courriel concernant la demande AOR et devra accder Grants.gov pour approuver la demande et fournir le rle de candidat autoris l'utilisateur. Il peut y avoir plus d'un AOR pour votre organisation.6) Suivi AOR : a tout moment, vous pouvez suivre l'tat AOR en vous connectant avec votre identifiant et mot de passe.

Inscription Grants.govIMPORTANT!Inscriptions multiples Responsables autoriss - AOR (Autorise Organizational Representatives)! Seule une personne ayant le statut AOR peut dposer une demande Grants.gov Supplant au cas o la premire personne n'est pas disponible Permet plusieurs personnes de suivre l'tat de la demande. Inscription obligatoire Grants.govLorganisation requrante ET le chercheur principal doivent ensemble tre inscrits eRA Commons1) Lorganisation requrante doit sinscrire2) L'organisation requrante lance linscription du chercheur principal eRA Commons-Ou sassocie au chercheur principal lorsque celui-ci possde dj un compte eRA Commons3) Le chercheur principal sinscrit eRA Commons Inscription eRA CommonsPrsentation des tapes d'inscription eRA Commons1) Remplir le formulaire dinscription en ligne pour les organisations2) Imprimez & faxez la page dinscription. Le signataire officiel (SO) doit signer, dater et faxer l'inscription au numro indiqu sur le formulaire.3) Le signataire officiel doit vrifier ladresse courriel: Une fois l'inscription soumise par voie lectronique, un courriel de vrification est envoy. Le SO devra cliquer le lien pour vrifier lexactitude de ladresse courriel . Les tapes 2 & 3 doivent tre acheves avant que NIH puisse traiter l'inscription.4) Le signataire officiel recevra un courriel "d'agrment" de la part de NIH . Le courrier d'agrment" contient un lien vers des informations dont lexactitude devra tre vrifie avant que le processus de confirmation soit termine.5) Le signataire officiel reoit les identifiants et mots de passe temporaires. Aprs l'achvement de la confirmation, le SO va recevoir deux courriel qui contiennent les identifiants et mots de passe temporaires pour le Signataire Officiel (SO )et ladministrateur du compte (AA) crs au cours du processus d'inscription.6) Ouvrir une session Commons eRA Le SO et AA peuvent se connecter Commons eRA et peuvent administrer des comptes supplmentaires sil y a lieu. Inscription dune organisation eRA Commons1) Les possibilits de financement sont affiches dans le guide NIH pour les subventions et contrats (OER) ET2) Grants.govPourquoi doit-on vrifier ces deux sources de subvention.3) Examinez la liste des FOA (Funding Opportunity Announcement) correspondant vos critres et trouvez les FOA d'intrt 4) Lisez et suivez toutes les instructions d'annonce 5) Une attention particulire la section IV. Information pour la demande et pour communicationReprage des possibilits de financementDans l'annonce Cliquez le bouton Apply for Grant Electronically (Dposez une demande de subvention par voie lctronique)Remarque: vous ne pouvez pas dposer de demande avant la date d'ouverture indique sur lannonce FOA.Remarque: Lannonce FOA a prsance sur le guide des demandes de subvention Grants.govCela vous mnera directement Grants.gov pour y tlcharger le dossier de demande Reprage de la possibilit de financement et tlchargement de lannonce FOA1818NIH utilise le formulaire SF424 (R&R Research & Related) pour lensemble des donnes appartenant et gres par Grants.gov Les demandes lectroniques de subventions NIH comprennent: 1) Des composants (R&R) l'chelle fdrale. Les NIH ne contrlent pas les champs marqus obligatoires dans ces formulaires publiques2) Composants propres aux agences - (PHS)

Preparation dune demandeSF424 (R&R) Il sagit dun dossier de demande de subvention dont les diffrents composants sont comparables ceux de PHS 398Les composants de ce dossier ne sont pas tous utiliss pour chaque annonce de possibilit de financement (FOA) Les Agences peuvent crer des dossiers de demande spcifiques pour chaque FOAChaque FOA indique les composants ncessaires au dossier de demande Quest-ce que SF424 (R&R)?Guide pour le dossier de demande SF424Les instructions gnrales vous guideront travers toutes le tapes ncessaires pour remplir les diverses parties du dossier. Des instructions figurent dans les formulaires Les instructions spcifiques aux NIH sont indiques par le logo HHS.Guide de prparation au dossier de demande SF424Dossier de demande = combinaison SF424 (R&R) + PHS398Lannonce dune possibilit de financement FOA (Funding Opportunity Announcement) indique les formulaires exigs du dossier de demandeLes composants SF424 (R&R) incluent:Page de couverture de la demande R&RSite du projet / Performance R&RAutres informations relatives au projet R&RPersonnel responsable / clef R&RBudget R&RFormulaire de sous-subvention du budget en Annexe R&RCaractristiques du dossier de demande SF424 (R&R)Composants spcifiques aux agences NIH (PHS 398)PHS 398 Lettre de motivation PHS 398 Supplment de la page de motivation PHS 398 Budget modulaire PHS 398 Plan de recherche PHS 398 Liste Les composants incluent des champs de donnes spcifiques (rempli en ligne) et de multiples AnnexesLes Annexes DOIVENT tre converties sous format PDF avant dtre tlcharges

Caractristiques du dossier de demande SF424 (R&R)Astuces pour russirSuivez les Directives FOA-spcifiques (par ex., annexes spciales, titres de sections spcifiques) Suivez les exigences du guide de demande de subvention - y compris les directives pour les polices et les marges Ne pas inclure den-ttes ni de pieds de page les titres de section dans le cadre du texte sont encourags vitez les formats paysage et les colonnesRemplir la demandeUtilisez le format PDF pour toutes les annexes1) Utilisez des fichiers PDF au format simpleNe pas utiliser Portfolio ou une fonction similaire pour regrouper plusieurs fichiers en un seul document PDFDsactiver les fonctions de scurit telles que la protection par mot de passe2) Garder les noms des fichiers 50 caractres ou moins et utiliser uniquement des lettres, des chiffres, le tiret par le bas (_), l'espace et le tiret (-)3) Ne pas inclure den-ttes ni de pieds de pageLes ttes de section dans le cadre du texte sont encourags4) Suivez les directives pour les polices et les margesviter les cueils Formulaire SF424 : Article #6 Champ d'identification d'employeur (EIN ou TIN) les organisations non-U.S. peuvent utiliser 44-4444444 Admissibilit : Assurez-vous que lannonce FOA permet aux organismes ltranger de dposer des demandes de subvention. Budget: Les demandes ltranger ncessitent TOUJOURS un budget dtaill Date: TOUJOURS sous format MM/JJ/AAAA (09/27/2012)

Scnarios particuliers Soumission temps: les demandes sans erreur seront acceptes par Grants.gov uniquement lorsque pointes 17h ou avant, heure locale de l'organisation requrante, la date d'chance. Quelques rappels importants: NIH recommande de soumettre la demande aussi tt que possible (quelques jours lavance et non quelques minutes!) afin de disposer du temps pour corriger les erreurs constates pendant le crneau de consultation de la demande avant la date d'chanceLa politique NIH en matire de retard ne permet pas dapporter de corrections aprs la date d'chance Toutes les inscriptions doivent tre effectues avant la date d'chance Soumission, suivi, consultationPremire rponse de Grants.gov: Demande reue, est en cours de validation. (Inclut le nom du fichier d'origine et le numro DUNS.)Deuxime rponse de Grants.gov:Demande valide, en cours de prparation pour lexamen concdantTroisime rponse de Grants.gov: Demande reue par lagence concdantLes avis par courrielTAPES APRS LA SOUMISSION ( Grants.gov) pour animer chacun des points marqus dune puce. Si tout marche bien, sans erreurs. Alors...

Il conviendra dinsister quen cas derreur repre une nouvelle soumission simposera. (Les diffrences entre AVERTISSEMENTS et ERREURS sont expliques dans la diapositive suivante).

Premire rponse de l'agence concdant: Demande reue. En cas davertissements ou derreurs repres, d'autres mesures simposeront.Avertissements: pas assez importants pour influer le processusErreurs: suffisamment importantes pour justifier une nouvelle soumissionLa Demande devra tre soumise de nouveauAvertissements et erreurs TAPES SUIVANT LA SOUMISSION (Agence concdant):

pour animer chacun des points marqus dune puce

Il conviendra dinsister sur le fait que les agences peuvent ou pas suivre exactement ces tapes. Les tapes dcrites sur cette diapositive refltent en gnral les politiques spcifiques des NIH, qui fournissent de multiples cycles de suivi avec un crneau de 48 heures permettant aux chercheurs principaux de consulter leur projet en ligne, au NIH Commons (c--d ltape de Consultation) (Se reporter au polycopi). Certaines agences ne fournissent quun seul avis de confirmation, alors que dautres (telles que le Dpartement de la Dfense) ne fournissent AUCUN avis de confirmation.

Typiquement un AVERTISSEMENT signifie un aspect sans importance telle quune coquille dans un titre, ou par rapport au nombre de mots ou de pages. Les avertissements nont pas forcment dincidence sur la rapidit du traitement de la demande, bien quun chercheur principal pourra dcider deffectuer les corrections, ce qui interrompra le processus, le temps de redposer la demande.

Une ERREUR correspond une faute plus importante, telle quun numro DUNS incorrect ou labsence dun plan de recherche. Une erreur exige une nouvelle soumission de la demande, et celle-ci devra seffectuer selon les dlais de soumission existant.

Troisime rponse de Grants.gov: La demande reue par l'agence concdantAvis par couriel - eRA CommonsLes responsables autoriss (AOR/SO/chercheur principal) reoivent des avis par courrielValidation termine Dossier de demande vrifi Validation termine Dossier de demande vrifi Uniquement des avertissementsMesure prendre - erreurs et/ou avertissementsMesure prendre identifiant eRA Commons manquant ou non valide (AOR/SO sont les seuls destinataires)(seulement envoy aux AOR/SO)Mesure prendre Erreur de systme Le Signataire Officiel a refus la demande lectronique (rejete)NIH a auto-vrifi la demande (suite un crneau de consultation de 2 jours)

Grants.gov - Sans erreursSi la soumission de votre demande Grants.gov a t russie, et par la suite rcupre par NIH, Grants.gov vous fera parvenir un courriel pour vous indiquer que la demande a t rceptionne par NIH.

Avant que soit achemine la demande au systme eRA Commons, le reprsentant officiel pourra la suivre par lintermdiaire du lien en haut de la page http://www.grants.gov cette tape la demande passe eRa Commons pour validation NIH. Une fois la demande valide Grants.gov, elle devient disponible pour rcupration par les agences. NIH rcupre les demandes en file dattente Grants.gov pour les traiter.

Le traitement de la demande durera jusqu une journe eRA Commons avant disponibilit de la demande au NIH (en gnral en quelques heures).

AstucesLe courriel est parfois peu fiable, nous encourageons donc les demandeurs vrifier le statut de leur demande eRA Commons un jour ouvrable plus tard lorsque lavis par courriel na pas t reu.

Les erreurs interrompent le processus de soumission et elles doivent tre solutionnes avant lacheminement de la demande pour rception et aiguillage (Receipt & Referral)Les avertissements peuvent tre rsous la discrtion du demandeur mais nimposent pas de mesure pour faire suivre la demande.Lorsque le chercheur principal corrige un Avertissement ou une Erreur, les responsables autoriss AOR/SO doivent tre avertis et ceux-ci devront redposer lensemble de la nouvelle demande, corrige ou modifie, par lintermdiaire de Grants.govErreurs et advertissements (NIH)Les avertissements peuvent tre rsous la discrtion du demandeur mais nimposent pas de mesure pour faire suivre la demande vers ltape rception et aiguillage (Receipt & Referral) Les Erreurs doivent tre solutionnes avant acheminement vers laiguillage de la demande.

Lorsque le chercheur principal corrige un Avertissement ou une Erreur, les reprsentants AOR/SO doivent tre avertis et ceux-ci devront redposer lensemble de la nouvelle demande, corrige ou modifie, par lintermdiaire de Grants.gov

Soumission temps Demande accepte par Grants.gov 17h; heure locale le jour de la date de soumission (Vrifiez lannonce FOA pour les dates et lheure )Au cours de la premire priode de transition Les erreurs NIH repres DOIVENT tre corriges dans les 2 jours aprs la date de rceptionSoumission temps Rponse de Grants.gov la soumission de la demande, en gnral en quelques heures, jusqu' 2 jours ouvrables.Instruction de la demande par le chercheur principal (PI) et le responsable autoris de lorganisation (AOR) / Signataire officiel (au Bureau des projets parraines) dans les 2 jours ouvrables suivant disponibilit eRA Commons.Dlai dexcution prvuNIH ne tiendra pas les candidats responsables des problmes de Grants.gov ou deRA Commons Les candidats sont tenus de: Procder toutes les inscriptions requises avant soumission de la demande Effectuer toutes les tapes de la soumission de la demande en temps opportun, par ex. Soumission Grants.govCorrection des erreurs Vrification de la demandePrincipes directeursPrparation avant la demandeConnatre son rleInscriptionLe responsable autoris (AOR) sinscrit Grants.gov, et eRA CommonsLe Chercheur principal sinscrit eRA Commons par lintermdiaire des responsables autoriss (AOR/SO)Slection du mode de soumissionFormes de base, Org.systeme systeme, fourniseur de serviceAcquisition des logiciels: PureEdge,Citrix-Mac,Generateur PDF

Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par lintermdiaire de Grants.govReprage dune possibilit et tlchargement dun dossier de demandeReprage dune possibilit spcifique Grants.gov ou dans le guide NIH et tlchargement du dossier de demandePrparation de la demandeSoumission de la demande Grants.gov (soumission au responsable autoris Grants.gov procde des verifications de baseEn cas derreurs Le responsable autoris doit dposer une demande corrige Grants.gov

Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par lintermdiaire de Grants.govAttendre que NIH rcupre la demandeeRA Commons vrifie la demande daprs les guidesVrification du statut de la soumission eRA CommonsEn cas derreurs Le responsable autoris doit dposer une demande corrige Grants.govTraitement russi - demande sans erreurs (des avertissements possibles)Demande rassembleVrification de la demande rassembleDemande vrifie par les responsable autoriss, chercheur principal et AOR/SO. Option pour eux de rejeter ou dapprouver la demande Acheminement sous 2 jours ouvrables.Soumission complte

Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par lintermdiaire de Grants.govProcessus de demande lectronique SF424(R&R) par lintermdaire de Grants.gov Grants.gov effectue des vrifications de baseeRA Commons vrifie la demande avec les guidesErreurs identifiesReprage dune possibilit spcifique ou guide NIH et tlchargement du dossier de demandeConnatre son rle Traitement russi; demande sans erreurs (des avertissements possibles)

Formes de base, Org.systeme systme fournisseur de service

En cas derreurs le responsable autoris AOR doit soumettre le dossier correct Grants.gov

Le chercheur principal et les responsables autoriss AOR/SO vrifient la demande. Ceux-ci peuvent rejeter ou approuver la demande pendant un crneau de consultation de deux jours ouvrables.Le responsable autoris (AOR) sinscrit Grants.gov, et eRA CommonsLe chercheur principal sinscrit eRA Commons par lintermdiaire des responsables autorissDemande rassemble

InscriptionSlection du mode de soumissionAcquisition des logiciels: PureEdge, Citrix-Mac, Generateur PDF Soumission de la demande Grants.gov (AOR)Attendre que NIH rcupre la demandeVrification du statut de la soumission eRA Commons Vrification de la demande rassemble Soumission complte