Soutien à la diversité des expressions culturelles …ville.montreal.qc.ca/culture/sites/ville.montreal.qc.ca...Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles

Service de la culture Ville de Montréal

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Soutien à la diversité des expressions culturelles festivals et événements

Formulaire de demande 2020

Nom légal de l’organisme : Titre du projet : Édition :

Date de l'événement :

Instructions

• Le formulaire réfère au Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles –festivals et événements présenté dans le document disponible à l’adresse : http://ville.montreal.qc.ca/culture/diversite-des-expressions-culturelles-festivals-et-evenements

• Il doit être obligatoirement utilisé pour présenter un projet.

• Chaque case de ce formulaire est limitée à un nombre maximal de caractères (espaces compris) pour la police Arial – 10 points. Ce nombre est indiqué à la fin de chaque question du formulaire.

• Les documents justificatifs doivent être obligatoirement joints à ce formulaire. Aucun document envoyé par la poste ou par courriel ne sera accepté.

• Assurez vous de télécharger la dernière version d'Adobe. La version gratuite est disponible par ce lien: https://acrobat.adobe.com/ca/en/free-trial-download.html

• Télécharger ensuite le formulaire via Chrome, de cette manière vous allez éviter certains problèmes avec les pièces jointes.

• Ouvrir Adobe et aller chercher le formulaire via Adobe et non pas le formulaire directement.

• Pièces jointes : Pour voir si vos documents ont bel et bien été joints au formulaire, il faut cliquer sur le trombone dans le menu de gauche ainsi la liste des documents joints apparaîtra.

• Le formulaire doit être signé avec une signature électronique.

https://acrobat.adobe.com/ca/en/free-trial-download.html

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Texte tapé à la machine

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Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements Formulaire de demande 2020

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Section 1 : Présentation Nom légal de l’organisme :

Titre du projet :

Montant du soutien demandé : ddddwwhdd

Brève description du projet (max. 300 caractères) :

Statut juridique de l’organisme Date d’incorporation :

Responsable désigné pour la demande Nom : Titre :

Adresse de l’organisme No civique : Local : Rue :

Ville : Montréal Province : Québec Code postal :

Téléphone : Poste :

Courriel : Site Web : http://www.

Mission de l’organisme (max. 300 caractères) :

NATURE DE L’AIDE FINANCIÈRE

• Dans le cas des festivals et des événements ayant un budget de 300 000 $ et moins, lacontribution financière maximale est de 10 000 $;

• Dans le cas des festivals et des événements ayant un budget de 300 001 $ et plus, lacontribution financière maximale est de 25 000 $;

• Pour un événement déposant une demande de soutien financier pour une première édition(peu importe le budget) l’aide financière maximale est de 5 000 $;

• Prendre note que les paiements se feront en deux versements. Le dernier versement, représentant 10 % du montant octroyé, se fera au moment du dépôt du bilan d’activités et du bilan financier.

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Dans quel arrondissement se déroulera le projet ? (Vous pouvez cocher plusieurs choix) Ahunstic-–Cartierville Sud-Ouest Saint-Laurent

Anjou Mercier –Hochelaga– Maisonneuve

Saint-Léonard

Côte-des-Neiges –Notre-Dame-de-Grâce

Montréal-Nord Verdun

L’Île Bizard – Sainte-Geneviève

Outremont Ville-Marie

Lachine Pierrefonds–Roxboro Villeray-Saint-Michel – Parc-Extension

LaSalle Rivière-des-Prairies –Pointe-aux-Trembles

Le Plateau-Mont-Royal Rosemont–La Petite-Patrie

Quelle est la discipline visée par votre projet ? (Vous pouvez cocher plusieurs choix)

Arts médiatiques et numériques Littérature et conte

Arts visuels Musique

Arts du cirque Nouvelles pratiques artistiques

Arts pluridisciplinaires Patrimoine et architecture

Cinéma et vidéo Théâtre

Danse Autre :

Quelle est la population visée par votre projet ? (Vous pouvez cocher plusieurs choix)

Enfants

Adolescents

Jeunes adultes (18-30 ans)

Aînés (65 ans et +)

Familles

Ayant des limitations fonctionnelles

Issue des communautés culturelles

Personnes autochtones

Vulnérable ou marginalisée

Autre :

Tout public


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Section 2 : Description du projet Dates de réalisation Date de début du projet : Date de fin du projet :

Résumé du projet Décrivez sommairement votre projet : précisez le concept, le contexte de réalisation, le type de projet réalisé, la population visée, le résultat attendu, etc. (max. 3000 caractères)

Objectifs mesurables de l'événementComment le projet soutient-il la réalisation de festivals et d'événements faisant la promotion de la diversité des expressions favorisant le rassemblement de différents communautés culturelles montréalaises ?



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Section 3 : La programmation et les activités prévues Activités publiques

Décrivez la programmation, sa diffusion et son rayonnement et précisez les activités offertes en regard de la diversité culturelle montréalaise pour promouvoir l'interculturalisme. (max. 7500 caractères)


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Justifiez le choix des lieux, du ou des quartier(s) où se déroule votre projet et décrivez les impacts pour la population montréalaise. (max. 2000 caractères)

Description de l’occupation du domaine public Décrivez le ou les lieux extérieurs identifiés et indiquez si vous avez les autorisations requises (confirmées /en développement) ? Démontrez les actions prises pour offrir un événement écoresponsable (max. 200 caractères).

Lieux identifiés


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Section 4 : Stratégies de développement de public : populations ciblées,enjeux, médiations

Population ciblée et stratégies de développement inclusif Décrivez les caractéristiques du public ciblé par ce projet. Quelles seront vos stratégies de développement de public afin d’accroître votre clientèle et ce de manière inclusive : (max. 2000 caractères)

Recrutement du public

Par quelles actions envisagez-vous de rejoindre la population ? (max. 1000 caractères)


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Section 5 : Les partenaires et leur rôle Votre projet implique-t-il des partenariats culturels et d’affaires d’ici ou de l’étranger ?

Oui Non

Si oui, veuillez remplir les deux prochaines cases : (Joignez les lettres d’appui, le cas échéant)

Nouveau Nom du partenaire partenariat Nature de la contribution

Lettre d’appui jointe, le cas échéant

Les partenaires Spécifiez leur rôle, leur implication et leur impact dans votre projet. (max. 3000 caractères)


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Section 6 : Retombées et impacts du projet

Résultats quantitatifs attendus - Efficacité organisationnelle en regard de la situation budgétaire

Décrivez les résultats que vous prévoyez mesurer dans votre projet

Prévisions en chiffre

Quels outils allez-vous utiliser pour mesurer ces résultats ?

Nombre d’activités proposées au public

Nombre de rencontres professionnelles

Achalandage visé

Retombées qualitatives Décrivez les retombées attendues du projet sur les participants, les communautés, les partenaires et les milieux impliqués

Quels outils allez-vous utiliser pour mesurer ces retombées ?


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Section 7 : Échéancier de réalisation Présentez dans ses grandes lignes, votre calendrier d’exécution en précisant les dates de chacune des étapes énumérées. (max. 4000 caractères)


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Section 8 : Plan promotionnel

Plan de diffusion ou de promotion Résumez vos activités prévues en matière de promotion. Résumez votre plan de communication et de visibilité dans le cadre du Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements de la Ville de Montréal. (max. 2000 caractères)

Section 9 : Bilan sommaire des projets réalisés

Décrivez sommairement la dernière édition de votre événement, le cas échéant. (max. 500 caractères)


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Section 10 : Prévisions budgétairesProgramme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements 2020

SECTION - PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES REVENUS NOM DE L’ORGANISME :

NOM DU PROJET :

REVENUS Budget du projet faisant l'objetde la demande

Conf

irm

é

Antic

ipé Budget réel de la

dernière édition complétée

SUBV

ENTI

ON

S

Subvention anticipée du Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements

$

Subventions fédérales (nommez le programme) : $ $

$ $

$ $

$ $

$ $

Subventions provinciales (nommez le programme) : $ $

$ $

$ $

$ $

$ $

Subventions municipales (nommez le programme) : $ $

$ $

$ $

$ $

$ $

TOTAL DES SUBVENTIONS : $ $

REVE

NU

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TON

OM

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Contribution de l'organisme au projet $

Billetterie et entrées $

______ spectateurs ou visiteurs X ______ représentations ou _____ jours d’exposition

$ $

Commandite $ $

Commandite en biens et services $ $

Dons $ $

Campagne de financement $ $

Vente de produits dérivés $ $

Vente de boisson / nourriture $ $

Autre (détaillez) $ $

$ $

$ $

TOTAL DES REVENUS AUTONOMES : $ $

TOTAL DES REVENUS : $ $

$

$


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Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements 2020

SECTION - PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES DÉPENSES NOM DE L’ORGANISME :

NOM DU PROJET :

DÉPENSES Budget du projet faisant l’objet de la demande

Indiquez les dépenses couvertes par la subvention

Dépenses réelles de la dernière édition complétée

RÉAL

ISAT

ION

ET

PRO

DU

CTIO

N

Salaires et avantages sociaux $ $ $

Cachets $ $ $

Droits d’auteur, droits de suite $ $ $

Frais de déplacement / représentation $ $ $

Location de la salle ou du site $ $ $

Aménagement de la salle ou du site (achat, location) $ $ $

Location d’équipements $ $ $

Assurances $ $ $

Agence de sécurité $ $ $

Services ambulanciers (premiers soins) $ $ $

Achat de boisson $ $ $

Achat de nourriture $ $ $

Achat de produits dérivés $ $ $

Frais reliés aux bénévoles (chandails, repas, etc.) $ $ $

Autre (précisez) $ $ $


TOTAL DES DÉPENSES RÉALISATION ET PRODUCTION $ $ $

PRO

MO

TIO

N E

T PU

BLIC

ITÉ

Relations de presse $ $ $

Frais de représentation $ $ $

Développement de public $ $ $

Production d'outils électroniques $ $ $

Production d’imprimés $ $ $

Placements média $ $ $

Frais de traduction $ $ $

Frais d’affichage $ $ $

Photographie / vidéo $ $ $

Bannières, banderoles, oriflammes $ $ $


TOTAL DÉPENSES PROMOTION ET PUBLICITÉ $ $ $

ADM

INIS

TRAT

ION

Salaires et avantages sociaux $ $ $

Location de bureaux $ $ $

Messagerie, téléphonie et photocopies, frais d’envois $ $ $

Frais de déplacement $ $ $


TOTAL DÉPENSES ADMINISTRATION $ $ $

TOTAL DES DÉPENSES $ $ $

ÉCART DES REVENUS SUR LES DÉPENSES $ $ $


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Section 11 : Images (facultatif)

Vous pouvez joindre un maximum de quatre photographies*

Quatre photographies maximum (format pdf, 72 dpi, maximum 1024 pixels de large) *Vous pouvez joindre les photographies à même ce formulaire. Pour ce faire, cliquez sur le trombone au bout de la ligne correspondante.

Titre de la photographie Description de la photographie Pièce

jointe

Section 12 : Engagement, obligations et signature1. Obligations de l’organisme dont le projet est retenu

En considération de l’aide financière accordée dans le cadre du Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements 2020 par la Ville de Montréal dont les modalités de versements sont prévues à la résolution approuvée par les autorités compétentes de la Ville, l’organisme bénéficiaire s’engage à :

• Utiliser cette somme pour réaliser le projet tel que soumis en vertu des présentes et fournirà la Ville la confirmation écrite et signée par son représentant autorisé de l’utilisation dessommes versées aux seules fins de réalisation du projet. Dans le cas où le financement recueilli parl’organisme ne permet pas la réalisation complète du projet, l’organisme doit présenter un budgetrévisé et réaliser une version modifiée du projet, tel qu’approuvé par le représentant du Service de laculture de la Ville de Montréal (ci-après le « représentant »);

• Aviser rapidement le représentant de toute situation pouvant compromettre laréalisation totale ou partielle du projet pour convenir d’un arrangement et faire approuver par lereprésentant tout changement aux objectifs, aux échéanciers ou à tout autre aspect du projet pourlequel une aide financière a été accordée, ou si l’organisme ne se conforme pas aux conditions,modalités et obligations prévues au présent programme avant la réalisation complète du projet, àdéfaut de quoi, si la Ville l’exige, lui remettre en totalité la somme versée à titre d’aide financière pource projet dans les cinq (5) jours d’une demande écrite du représentant ;

• Assumer toute l’organisation et le financement complet du projet, tous les coûts et risquesassociés à la réalisation du projet et tout dépassement des coûts requis pour sa réalisation, étantentendu que la participation de la Ville ne sera en aucun cas supérieure à la somme versée en vertudu programme et approuvée par l’autorité compétente de la Ville ;

• Tenir et produire un suivi financier distinct pour le projet soutenu et permettre à la Ville deMontréal la consultation des registres comptables et des pièces justificatives ;

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• À la fin du projet, remettre à la Ville, dans les cinq jours d’une demande écrite dureprésentant, toute somme non engagée dans la réalisation du projet ;

• Respecter les normes, règlements et lois en vigueur, obtenir, à ses frais, touteautorisation ou tout permis requis pour réaliser le projet et payer aux autorités etaux organismes compétents tous impôts, taxes, permis et droits prescrits ;

• Si l’organisme a reçu au cours de l’année des contributions financières totalisant plus de100 000 $ de la Ville, les états financiers doivent être vérifiés et une copie du document doit êtretransmise, dans les quatre-vingt-dix jours après la fin de son exercice financier au vérificateur généralde la Ville conformément à l’article 107.9 de la Loi sur les cités et villes. L’adresse du Bureau duvérificateur général de la Ville de Montréal est située au 1550, rue Metcalfe, bureau 1201, Montréal,Québec, H3A 3P1. Une copie de ces états financiers vérifiés doit également être remise aureprésentant. Aviser promptement le représentant de toute modification à sa raison sociale, sonstatut juridique, son adresse ou la nature de sa mission ;

• Dans la mesure où le cumul de toutes les contributions financières que la Ville verse àl’organisme au cours d’une même année civile est d’une valeur de moins de 100 000 $, et ce, peuimporte que telle contribution soit versée par le conseil municipal, le conseil d’agglomération, unconseil d’arrondissement ou le comité exécutif, transmettre pour chaque année du programme aureprésentant ses états financiers au plus tard quatre-vingt-dix jours après la fin de son exercicefinancier ;

• À la demande de la Ville, permettre à un représentant de la Ville d’assister, à titred’observateur seulement, aux assemblées générales et aux réunions du conseil d’administration del’organisme et, à cette fin, lui faire parvenir un avis de convocation dans les délais prévus dans lesrèglements généraux de l’organisme ;

• Lorsque la contribution financière annuelle est accordée par le conseil municipal, qu’elleest d’une valeur de 100 000 $ et plus, et dans la mesure où le représentant en fait la demande, êtreprésent, par l’intermédiaire de ses dirigeants, lors d’une séance plénière du conseil municipal selon leRèglement sur la procédure d’assemblée et les règles de régie interne du conseil municipal, etrépondre aux questions posées par ses membres relativement au projet ;

• Garantir à la Ville, et l’organisme le garantit par les présentes, que les droits de propriétéintellectuelle dus pour toute représentation ou activité ayant lieu sous son contrôle ont étédûment acquittés et ces représentations ou activités peuvent valablement avoir lieu ;

• Prendre fait et cause pour la Ville dans toute poursuite découlant directement ouindirectement de la présente entente et l’indemniser de tout jugement en capital, intérêts et fraisprononcés contre elle.

2. Rapport d’utilisation de l’aide financière

L’organisme qui bénéficie d’une aide financière dans le cadre du Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements 2020 s’engage à :

• Déposer un RAPPORT FINAL dans les soixante jours suivant la fin du projet contenant un rapport d’activités, un rapport financier précisant l’état de l’utilisation des sommes versées par la Ville, signé et certifié par le représentant désigné par l’organisme pour ce projet. Le rapport final doit utiliser le formulaire prévu à cet effet. Vous pouvez l’obtenir à : http://ville.montreal.qc.ca/culture/diversite-des-expressions-culturelles-festivals-et-evenements

• Joindre au rapport final, sans frais, une copie des documents promotionnels et remettre quatre photographies en format électronique, et des vidéos liées au projet s’il y a lieu, libres

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de tous droits de propriété intellectuelle, et accorder à la Ville une licence non exclusive, incessible, sans limite de territoire ou de durée, l’autorisant à reproduire, quel que soit le support utilisé, les photographies ou les vidéos précitées, quel que soit le moyen de communication utilisé. La présente licence autorise la Ville à reproduire les photographies ou les vidéos et à diffuser les reproductions de celles-ci sur son site Internet, dans des imprimés tels brochures, programmes, catalogues, magazines, journaux, carton d’invitation et autres. La présente licence est concédée à des fins non commerciales. En contrepartie, la Ville s’engage à indiquer les crédits et les légendes lors de l’utilisation des photographies ;

Le versement final de la subvention (10 % du soutien) sera remis à l'organisme sur approbation du rapport d’utilisation par le représentant de la Ville de Montréal.

La date limite de dépôt du rapport final pour tous les organismes soutenus par le programme est de trois mois après la fin du projet.

3. Visibilité

• Inscrire la mention suivante dans tous les documents relatifs audit projet : « Projet financépar la Ville de Montréal » ;

• Y afficher le logo de la Ville de Montréal ; Pour obtenir les versions téléchargeables des logos, cliquez ici

• inviter au moins dix jours à l’avance la Ville de Montréal à participer à tout événement public afférent au projet ;

• assurer la visibilité de la Ville de Montréal sur toutes les publications et sur tous les outils promotionnels du projet.

Après avoir pris connaissance du Programme de soutien à la diversité des expressions culturelles - festivals et événements 2020, nous certifions que les renseignements et les documents fournis à l’appui de notre demande d’aide financière sont exacts et complets.

Nous nous engageons, en signant la présente demande d’aide financière, à respecter toutes les obligations contenues dans le programme et dans la présente demande d’aide financière, ceux-ci constituant, avec la résolution adoptée par les autorités compétentes de la Ville, « l’entente » entre les parties, advenant l’acceptation, en totalité ou en partie, de notre demande d’aide financière.

L’entente entre les parties est assujettie au Règlement sur la gestion contractuelle dont nous reconnaissons avoir obtenu copie et avoir pris connaissance sur le site: http://ville.montreal.qc.ca/sel/sypre-consultation/afficherpdf?idDoc=29377&typeDoc=1

Les modalités de versement de l’aide financière seront celles prévues à la résolution accordant l’aide financière.

Les parties élisent domicile dans le district judiciaire de Montréal.

http://ville.montreal.qc.ca/portal/page?_pageid=9717,126917574&_dad=portal&_schema=PORTAL#f


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4. Engagement de l’organisme

Nous, soussignés Nom de l’organisme

Responsable désigné par l’organisme pour la présente entente (Insérez la signature électronique au format PDF)

Date Nom et fonction du responsable désigné par l’organisme pour la présente entente

Signature

Date limite de dépôt des projets : vendredi 20 décembre 2019.

Veuillez cocher les documents que vous déposez :Documents obligatoires

Facultatif : notes au budget

Un historique de l’organisme demandeur et des partenaires

Une copie des lettres patentes de l’organisme (document complet)

Les états financiers du dernier exercice complet

Une résolution du conseil d’administration de l’organisme demandeur autorisant le dépôt de la demande de soutien financier et autorisant un représentant désigné à signer tout engagement relatif à cette demande

La liste des membres du conseil d’administration, leurs fonctions et la durée de leur mandat

IMPORTANT : aucun autre document ne sera transmis au jury.

Piècejointe

Section 13 : Documents à déposer


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Section 14 : Renseignements Le formulaire rempli et signé incluant les autres documents obligatoires devront être acheminés, au plus tard le vendredi 20 décembre 2019 à 17 h. La demande doit être envoyée par courriel à [email protected]

Veuillez noter que :

- les envois par télécopieur et par la poste ne sont pas acceptés;- les renseignements demandés doivent obligatoirement être inscrits sur le formulaire et se limiter

aux espaces prévus à cet effet ; les textes annexés ne seront pas transmis au jury ;- les dossiers incomplets, non signés ou ne répondant pas aux critères d’admissibilité seront

automatiquement rejetés.

IMPORTANT : L’organisme a la responsabilité de s’assurer que le formulaire complété et signé incluant les documents obligatoires parviennent au Service de la culture de la Ville de Montréal avant la date limite.

Aucun document ne sera accepté après le 20 décembre 2019 à 17 h.

Renseignements :Nathalie Goudreau | Agente de développement culturel Division festivals et évé[email protected] | 514 868-0787 Références :

→ http://ville.montreal.qc.ca/culture/diversite-des-expressions-culturelles-festivals-et-evenements

Un courriel de confirmation vous sera envoyé sous peu. Merci

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[email protected]