Steve Myers, SL Division Meeting, (OUT-2001-106.ppt), 13 Décembre 2001. Réunion annuelle de la Division SL S. Myers SL, CERN

Steve Myers, SL Division Meeting, (OUT-2001-106.ppt), 13 Décembre 2001.

Réunion annuelle de la Division SL

S. Myers SL, CERN


Sujets

Steve(In English with Transparencies in French)

Progrès techniques au cours de l’année 2001

SPS LHC (uniquement les points

principaux) Coût pour l’accomplissement du LHC

Chiffres Coupures dûes à la crise budgétaire “Task forces” internes.…. Comité de Revue Externe…..

Résumé du Comité des Finances de Décembre (court résumé)

Enrico(In French with Transparencies in English)

Budget 2002 Succession Planning and Recruitment Industrial Service Contracts MAPS (Merit Advancement and Promotion Scheme) Training SL Technical Specification Committee Safety structure

Presentations 45 minutes to 1 hour so as to leave ample time for questions


Après le “Big Bang”

Machine Même ouverture qu’avant (5%) Pas de problèmes avec les contrôles RF malgré la nouvelle cage

Faraday. Impédance (ports de pompage, etc)

30% de réduction dans l’impédance transversale l'instabilité longitudinale de micro-onde sur des groupes LHC n'a

pas été vue L'impédance longitudinale restante provient presque totalement des

cavités elles-mêmes.


Etudes de la Machine

5 1010 p/paquet dans une seule “batch” LHC avec émittance transversale < 3m et longitudinale < 1eVs à 450 GeV. (i.e. moitié de l’intensité nominale mais avec les bonnes émittances)

Il y a une instabilité couplée longitudinale de groupe due à l'impédance des cavités. Essai préliminaire avec feedback semble très encourageant.

Limite principale: la pression du vide due au nuage d'électron (“scrubbing” nécessaire au début de l'année prochaine).

Beaucoup d'études détaillées sur l'effet des nuages d’électron. Bon effort de collaboration (PS/SPS) pour la production des

faisceaux de proton haute intensité.


LHC Project Structure

LCCS. Myers

LEMIC(K. Potter)

TCC(P.Proudlock)

MARIC(P. Lebrun)

SC(P. Bryant)

Management Board(L. Evans)

SL-LHC-TC(S. Myers)

Committees at the Project Level

Committees at the Divisional Level

Membership: PL and DG

Chairmen of the relevant committees

Division leaders of PS, LHC, ST, SL, EST


LHC Commissioning Committee (LCC)

Mandat Préparez la mise en service du faisceau et l’opération du LHC. Établir les étapes importantes de la mise en service basée sur la

planification globale Maximiser la performance de la machine Spécifier les scénarios et les modes d’opération. Etablir les assemblages logiques des paramètres du faisceau. Créez une équipe convenablement qualifiée pour la mise en

service initiale.

En 2001: 14 réunions couvrant beaucoup de sujets cruciaux : voir l’organisation du LHC sur les pages WEB


Mandat du SLTC

• Discuter, conseiller et décider des questions techniques liées au travail de la division SL pour le projet LHC

• Coordonner le travail technique SL dans le cadre du projet LHC

• Donner les priorités, planifier et suivre le matériel produit par SL dans le cadre de la planification globale de projet LHC

En 2001: 9 réunions couvrant plusieurs sujets importants : voir l’organisation du LHC sur les pages WEB


LHC Project Management Structure

LHC Project Leader LHC DivisionSC MagnetsInsertionsCryogenicsVacuumMachine IntegrationIndustrial Controls

S L DivisionAccelerator PhysicsTransfers Inj.and DumpsInstrumentationPower ConvertersRadiofrequencyControls InfrastructureSPS UpgradeElectromagnets

SPS LHC & LEP2


LHC machine and areas construction + 475.0Prototyping + 143.0CERN share of detector construction and M&O

+ 56.0LHC Injectors + 26.0LHC computing Phase II + 120.0LHC infrastructure and support (machine & detectors)

+ 53.2Radioactive waste management Sub-Total + 14.0 + 887.2Cut for LHC prototyping (over 2001-2008) - 143.0Cut in R&D - 25.8Cut in consolidationSub-Total

- 18.0 - 186.8Balance + 700.4Missing in-kind contributions + 40.0Total 740.4

Cost to Completion (Numbers MCHF)


The 475 Millions!

Cost estimatesCERN/FC/3919at 2001 prices

Additionalcost

Cost to completion excluding the prototyping

% increase

Machine 2339 412 2751 17.6

Magnet system 1474174

164811.8

Cryogenic syst. 32434

35810.5

Radio-frequency, beam cleaning, beam observation, controls and other systems

16029

189 18.1

Transfer lines, beam injection & beam dumping

1145

1194.4

Civil engineering for accelerators 140 55 19539.3

Services & Installation 127 55 18243.3

Final integration 60 60

Experimental Areas 254 63 317 24.8

Civil engineering 194 36 23018.6

Infrastructure 60 27 8745.0

Total Accelerator and Experimental Areas

2593 475 3068 18.3


Coupures budgétaires

CERN/FC 4490/Rev./Add“En novembre 2001, la Direction a présenté dans la revue du coût LHC (CERN/FC/4489), l’estimation mise à jour du coût pour l’achèvement du projet LHC. Pour faire face à la situation financière provenant du déficit budgétaire du projet LHC, de rigoureuses réductions sur les dépenses non LHC ont été mises en place dans l’exercice budgétaire 2002. Le montant de ces coupures est de 33.5 MCHF.

Revue du coût pour l’accomplissement du CNGSLa direction a lancé une revue du coût pour l’achèvement des facilités CNGS. Cette revue sera faite par un panel externe, qui rendra ses résultats en mars 2002. En attendant les résultats de cette revue, aucun engagement ne sera fait au delà de la phase de génie civil du projet, qui est déjà bien avancée.


Coupures budgétaires

Les conséquences de la redistribution du budget 2002 peuvent être résumées ainsi :

•Une réduction d’environ 30% du temps de faisceau pour tous les programmes de physique,•Une réduction du support des services industriels•Une série d’autres mesures concernant les budgets d’exploitation des divisions (par exemple réduction des budgets voyage et conférence, réduction du pool des voitures CERN, etc…), et réduction du buget consolidation.•Une coupure d’environ 30 % dans la recherche et le développement des détecteurs et accélérateurs,•Une réduction du budget pour les allocations de subsistance,•Terminaison de la participation du CERN dans les données analytiques du programme CHORUS,•Moratoire sur la contribution du CERN dans l’expérience OPERA•Retard dans l’investissement du CNGS.


Mesures d’organisation

La Direction souligne que beaucoup des redistributions du budget 2002 sont des mesures de crise, qui ne peuvent pas continuer dans les prochaines années. D’autres décisions fondamentales doivent être prises dans le contexte des plans à moyen et long termes qui seront présentés en Juin 2002.

Suite à des réactions favorables du Comité des Finances, la Direction a entrepris la mise en place d’une série de mesures d’organisation. Les premières mesures concrètes ont été de renforcer les procédures de contrôle. Le contrôleur du programme CERN a été nommé (K.H. Kissler) et il a commencé sa tâche de contrôle.Il est aussi envisagé de nommer un contrôleur financier CERN.En même temps, la division des Finances a entrepris, avec les DPO des secteurs, une revue du système "PPA" (Programme, Project, Activity) utilisé pour la gestion des ressources financières et humaines.


Mesures d’organisation

Cinq « Task Forces » internes ont été créées pour revoir les activités, identifier les possibilités d’augmenter l’efficacité et économiser, et proposer des changements dans la structure du CERN. Les tâches spécifiques de ces groupes de travail sont :

•Programme de recherche•Structure de l’organisation•Support industriel et contrats•Personnel,•Secteur Accélérateur


Task Forces Task Force 1: Programme de recherche

D. Schlatter, L.Camilleri, F. Gianotti, W. von Ruden, J. Lefrancois (Orsay) Coûts directs et indirects des différents programmes/expériences dans

les divisions EP et IT (part du CERN incluant les contributions des autres divisions) y compris des futures programmes Recherche et de Développement.

Analyse des coûts et des avantages de l’arrêt, du retard ou du “descoping” des programmes de physique

Liaison: R. Cashmore

Task Force 2: Structure de l’organisation H. Wenninger, T. Camporesi, T. Lagrange. P. Bryant, T. Petterson,

G.van Middlekoop (NIKHEF) Proposer des changements dans la structure du CERN, pour

augmenter l’efficacité, réduire les duplications et s’adapter à l’ère du LHC.

Liaison: J. May


Task Forces

Task Force 3: Support industriel et contrats K.H. Kissler, D. Blechschmidt, P. Ciriani, A. Kurz, A. Gamp (DESY)

Propositions pour économies et nouvelles procédures pour le contrôle des coûts dans le domaine du support industriel et des contrats (tous les principaux contrats de support industriel, toutes les commandes globales, les droits de signature).

Liaison J. Van Der Boon

Task Force 4: Personnel J. Ferguson, P. Schmid, V. Hatton, M. Vitasse, F. Bordry, P. Geeraert,

A. Pritzker (PSI) Propositions pour optimiser les allocations des ressources

humaines avec une attention particulière à la politique des contrats, de la main-d’œuvre externe et interne et de la mobilité

Liaison A. Naudi


Task Forces

Task Force 5: Accelerator Sector S. Myers, J.P. Delahaye, P. Lebrun, D. Lewis (Amersham International

UK) Propositions spécifiques pour des changements dans la structure du

secteur Accélérateurs pour l’adapter à l’ère du LHC : ressources focalisées sur la construction et l’opération du LHC.

Liaison C. Wyss


Repérer les activités techniquement identiques ou similaires, qui existent actuellement dans l’Unité AC, les trois divisions actuelles du secteur (et les autres divisions associées au secteur).

Considérer le regroupement de ces activités dans de nouvelles unités plus grandes, pour une plus grande efficacité et une meilleure flexibilité pour la répartition des ressources aux modules de travail.

De cette façon libérer des ressources qui pourraient alors être redéployées afin d‘exécuter des tâches qui sont actuellement budgétisées dans des contrats externes, et ainsi réaliser une économie dans le budget construction global du LHC.

Quantifier le plus vite possible les économies résultantes en main-d’œuvre et en prestations de service.

Objectifs de la “Task Force” 5


Conséquences et résultats

Examiner critiquement la nouvelle structure sectorielle résultante pour confirmer qu’elle fournira un environnement approprié efficace pour la construction, la réalisation et l’opération du complexe LHC incluant les injecteurs.

Examiner l’évolution du personnel CERN à long terme dans les nouvelles unités afin d’identifier les zones où les prochaines retraites rendront nécessaire un recrutement prioritaire dans le complément du personnel, le redéploiement des autres zones, la fusion des unités ou la réalisation des activités à l’extérieur (plan de succession).

Evaluer le nombre de personnel et d’équipements à être déplacés de sorte que les individus dans la même activité puissent à proximité. Un budget sera établi pour cette activité.


Délais

Rapport intérimaire fini fin Novembre et transmis au DG pour envoi aux Délégués du CERN avant le 28

novembre 2002. Discussion sur le rapport intérimaire aux réunions du

Conseil pendant la semaine du 10 Décembre. Interaction avec la “Task Force” de Horst Wenninger. Rapport final pour la fin février 2002.


Comité de Revue Externe

Mandat proposéLa Revue Externe prend place dans un contexte où le CERN

fait face à un déficit financier considérable dans le projet LHC. Le Comité de Revue Externe (ERC) examinera et fera son rapport au Conseil comme suit :

a) Machine LHC, zones expérimentales et part du CERN dans la construction du détecteur. La revue comprendra :

La base technique du projet LHC utilisant les spécifications actuelles ; Le coût de la réalisation des éléments inclus dans le budget initial du

projet, le budget opération du CERN et les éléments sujets à modification dans les spécifications ;

le niveau de confiance dans des estimations de coûts à l'accomplissement ;

la structure de gestion ; le programme actuel et ses risques ; Les ressources (financières et main-d'œuvre), planning et contrôle Toutes autres issues relatives.


Comité de Revue Externe

b) La part du programme scientifique du CERN qui n’est pas directement liée au LHCLa revue inclura l’analyse du reste du programme CERN y

compris les activités liées, telles que transfert de technologie et “Outreach”, adressage :

Le coût de chaque ligne (matériel et personnel) incluant le coût de fonctionnement de l’accélérateur;

La structure de gestion, Le planning; L’impact et l’interférence sur le programme LHC, Toutes autres issues relatives.

L’ERC présentera un rapport intérimaire au Conseil et aux autres Comités en mars 2002. Le rapport final écrit sera présenté à Conseil et aux autres Comités en Juin 2002.


Comité des Finances

Un retard supplémentaire possible d’un an pour le LHC à cause : Des finances, De la cadence de production des câbles sc (9-12 mois) et de la production des

aimants (3 mois) Retard du génie civil dans CMS (3 mois).

Le budget proposé pour 2002 a été “refusé”, mais Budget “cryo” approuvé, c’est-à-dire 5 % gelé

Jusqu’à ce que le plan financier pour l’achèvement du LHC soit approuvé

Fortes propositions pour un “Directeur/Contrôleur Financier” Tous les contrats pour les aimants sc approuvés (355 MCHF) 0.8% pour l’indexation des pensions approuvés Quelques Délégués désirent examiner les coûts du personnel


The King and I!


The Entertainer!


The Mistake!


The Beginning!


The Peacock with Good Friend!


The Duke

A letter from the Duke of Wellington to the British Foreign Office in 1812 during the Napoleonic wars in Europe

“ Gentlemen:

Whilst marching on Portugal to a position which commands the approach to Madrid and the French forces, my officers have been diligently complying with your requests which have been sent by H.M ship from London to Lisbon and then by dispatch riders to our headquarters

We have enumerated our saddles, bridles, tents and tent poles, and all manner of sundry items for which His Majesty’s Government holds me accountable. I have dispatched reports on the character, wit, and spleen of every officer. Each item and every farthing has been accounted for, with two regrettable exceptions for which I beg your indulgence,

Unfortunately the sum of one shilling and ninepence remains unaccounted for in one infantry battalion's petty cash and there has been a hideous confusion as to the number of jars of raspberry jam issued to one cavalry regiment during a sandstorm in western Spain. This reprehensive carelessness may be related to the pressure of circumstance, since we are at war with France, a fact which may come as a bit of a surprise to you gentlemen in Whitehall.

This brings me to my present purpose, which is to request elucidation of my instructions from His Majesty’s Government, so that I may better understand why I am dragging an army over these barren plains. I construe that perforce it must be one of two alternative duties, as given below. I shall pursue either one with the best of my ability but I cannot do both:

1. To train an army of uniformed British clerks in Spain for the benefit of the accountant and copy boys in London or, perchance,

2. To see to it that the forces of Napoleon are driven out of Spain


The Similarities

A letter from the Duke of Wellington (SL division) to the British Foreign Office (Directorate) in 1812 during the Napoleonic wars in Europe

“ Gentlemen:

Whilst marching on Portugal to a position which commands the approach to Madrid and the French forces, my officers have been diligently complying with your requests which have been sent by H.M ship from London to Lisbon and then by dispatch riders to our headquarters (present system of communication in CERN!)

We have enumerated our saddles, bridles, tents and tent poles, and all manner of sundry items for which His Majesty’s Government holds me accountable. I have dispatched reports on the character, wit, and spleen of every officer (MOAS, MAPS). Each item and every farthing has been accounted for (the Controllers), with two regrettable exceptions for which I beg your indulgence,

Unfortunately the sum of one shilling and ninepence remains unaccounted for (850MCHF) in one infantry battalion's petty cash and there has been a hideous confusion as to the number of jars of raspberry jam issued to one cavalry regiment during a sandstorm in western Spain. This reprehensive carelessness may be related to the pressure of circumstance, since we are at war with France, a fact which may come as a bit of a surprise to you gentlemen in Whitehall.

This brings me to my present purpose, which is to request elucidation of my instructions from His Majesty’s Government, so that I may better understand why I am dragging an army over these barren plains. I construe that perforce it must be one of two alternative duties, as given below. I shall pursue either one with the best of my ability but I cannot do both:

1. To train an army of uniformed British clerks in Spain for the benefit of the accountant and copy boys in London or, perchance, (comply with administrative requests)

2. To see to it that the forces of Napoleon are driven out of Spain (build and make work LHC)


In spite of all the disturbing news


Accelerator Activities1. Accelerator physics, including accelerator studies, machine supervisions, beam simulations,

accelerator theory and studies for existing accelerators and future projects.2. Accelerator technical co-ordination including all aspects of shutdown work associated with

existing accelerators as well as planning, coordination, quality assurance, integration, and installation of the LHC.

3. Administration and contract management. This includes divisional services, budget, industrial services and personnel matters.

4. Beam Instrumentation and Diagnostics.5. Beam Feedback including longitudinal, transverse and injection feedback as well as beam

cooling systems6. Controls for accelerators. This includes application software, controls of accelerator

services, field buses, SCADA, databases, middleware, network and “slow” accelerator timing 7. Cryogenics for the accelerators and the detectors.8. Experimental support. This includes background studies and optimization, the fixed target

experimental areas, and the support for the LHC interaction regions.9. Injection and extraction elements, and including beam dumps, targets and collimators,10. Machine protection, including protection of superconducting magnets, beam protection. and

interlocks, controlled access (possibly cold electrical engineering).11. Magnets, including all magnet design, production and maintenance as well as magnetic

measurements, calculations and analysis12. Operations of all the CERN accelerators (and beam transfer lines) present and future. This

includes the control room infrastructure and the work performed by operators during machine shutdowns.

13. Particle sources, including lasers, photo cathodes and the generation of many different types of particles.

14. Power converters, for all accelerators (and detector) magnets as well as their associated control loops.

15. RF acceleration, including cavities, power amplifiers, RF control loops, and measurements of structures.

16. Vacuum for all accelerators and experimental insertions.


SL Budget Cuts Operations

Initial Request

25/06/2001

Allocated 27/11/2001

Difference

16770 14660 -2110

Comments

Travel 400 360 -40 AchievableCars 386 335 -51 Will cause longer intervention times and less efficiencyTelephones 240 235 -5 AchievableComputers 130 100 -30 AchievableOffice & Lab moves & modifications440 240 -200 Achievable, but beware of long term implicationsMaintenance of Infrastructure 375 288 -87 Achievable, but beware of long term implicationsOther Investments & Consumables

-117 Not sure that this is achievable.Many small items over the year

Unpaid Associates700 480

-220 These people will be here next year and have to be paid

Minor Works on C contracts 1400 835 -565 Will reduce maintenance and improvements on SPS, therefore lower reliability

Service Contract Labour 7000 6265 -735 Only 420KCHF of this is achievable due to shorter running time. Further cuts will jeopardise maintenance and therefore machine efficiency

Sub Total of Cuts -2050

Savings due to Shorter Running T ime

Shutdown Labour SPS 190 190 KCHF Probably achievable see aboveFirst Line Contract Re-negotiation 150 150 KCHF Probably achievableContract Labour EA 80 80KCHF Probably achievableShift, standby and interventions 60 O.K.

Sub Total of Savings due to shorter running time 480 Plus the contract Labour included in aboveTOTAL CUTS AND SAVINGS 2530

OPERATION BUDGET 2002

BREAKDOWN OF CUTS


2002 provis. provis.requested allocated allocated

May-01 Jun-01 Nov-01SCRF General development 350 300 0Replace. of radiation damaged cables 1,000 0 0Continued operation of x5 & x7 beam lines 600 0 0Improvement of SPS as LHC injector (Basic plan) 3,000 3,500 3,500Improvement of SPS as LHC injector (Add. Costs) 3,000 0 2,500Consolidation of SPS 2,000 700 0SPS magnet system consolidation 600 400 400Cons. SPS Exp. Areas Instumentation 1,000 400 0TAX'es in the SPS Experimental Areas 600 500 0nTOF (add. Costs) 1,100 0 0Radioactive Storage Building 400 0 0Modifications in SPS for INB compatibility 1,000 500 0Dismantling of LEP (add. Costs) 8,600 3,000 3,000CERN Neutrino Gran Sasso 4,100 1,820 1,820

Total DG Projects: 27,350 11,120 11,220

SL Budget Cuts DG Projects


SL Budget Cuts

Consolidation & Small Investments

SL 20 FPS Reliability improvem.of SPS power converters

900 500 500SL 0002 FPS Consolidation of SPS extraction

channels800 200 200

SL 0102 FPS Renovation of TT20 & TT67 power converters

550 0 0

SL 0103 FHC Preparation of BA4 / BB4 for LHC & CNGS

400 0 0

SL 0104 ESF KAON Beam Infrastructure 100 0 0

Total Small Investments: 2,750 700 700

TOTAL 30,100 11,820 11,920

Documents

Steve Myers, SL Division Meeting, (OUT-2001-106.ppt), 13 Décembre 2001. Réunion annuelle de la Division SL S. Myers SL, CERN