Stratégie de Dématérialisation et Moyens de paiement … · Seules les factures sont concernées ... La facture est la manifestation de l'exécution d'un contrat en cours et résulte

1Lorem Ipsum - 29/06/16

Stratégie de Dématérialisationet Moyens de paiement

dans le secteur public local

Réunion du 30 juin 2016Maison des communes de la Vendée

La dématérialisation des factures au 1er janvier 2017

Une échéance à préparersans tarder

Le périmètre règlementaire


Une entrée en vigueur progressive pour tenir compte de la taille des entreprises

Mais dès le 1er janvier 2017, pour toutes les collectivités locales et les établissements publics


Une entrée en vigueur progressive:• 01/01/2017, les 200 plus grandes entreprises

mais suivant un rythme de déploiement rapide :+ Les filiales de ces grands groupes : 24 000 facturiers

+ Les entreprises, fournisseurs de l'Etat et utilisant Chorus 19 000 facturiers

+ Les entités publiques : 80 000 facturiers

En 2017

Plus de 10 % des facturiers sont concernéset donc

près de 30 % de vos facturesdevraient vous parvenir dématérialisées.

Seules les factures sont concernées ...

La facture est la manifestation de l'exécution d'un contrat en cours et résulte de la fourniture de travaux, d'un bien ou d'un service.

L’avis des sommes à payer (ASAP) émis par une collectivité locale ou un établissement public à l'encontre d'une autre entité publique est concerné par l’obligation de dématérialisation à compter du 1er janvier 2017.

Donc,

– Le versement d'une subvention n'est pas une facture.

– Les factures adressées par les régies sont concernée

mais elles ne sont pas véhiculées via Hélios.

– Quid des opérations avant mandatement.

Les modalités techniques

Une solution adaptée à toutes les situations,avec la solution mutualisée

Chorus Pro

Le portail Chorus Pro est mis gratuitement à disposition des collectivités et est accessible depuis Internet.

Il permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique.

La solution mutualisée Chorus Pro

Un mode d'accés adapté à toutes les situations avec

Le format pivot

L'annuaire

L'archivage


Un mode d'accés adapté à toutes les situations

Echande de Données Informatisées


Un mode d'accés adapté à toutes les situations

Le choix du mode d'accès est primordial car il aura des incidences sur les organisations et les processus :

- Une analyse d'impact devra être réalisée en lien avec les adaptations des processus et/ou des organisations

- A mener conjointement avec le prestataire informatique

- Le choix du mode d'accés n'est pas exclusif : la mixité des accés est possible (et probable) mais les fonctionnalités ne sont pas les mêmes suivant les modes d'accés.


L'Utilitaire Chorus Pro (UCP)

UCP est un outil autonome, simple à déployer.

Il sera publié sur l'espace de qualification : plateforme mise à disposition des acteurs en relation avec la solution Chorus Pro

https://chorus-pro.gouv.fr/qualif

pour

- Obtenir de la documentation

- Récupérer des exemples de flux représentatif

- S'assurer en ligne de la conformité d'un flux par rapport à la norme

- Dans l'attente de la mise à disposition d'une version intégrée avec votre progiciel, il peut déposer et récupérer automatiquement les factures dans votre système informatique.


Tous les types de factures sont pris en charge par Chorus Pro et mis à disposition des collectivités

Chorus Pro prendra en charge les demandes des fournisseurs s’appuyant sur :

- les factures directes à destination de personnes publiques,

- les avoirs,

- les factures de recette issues des entités publiques,

- les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct,

- les demandes de paiement des co-traitants (dont les demandes globales pour le compte d'un groupement ou d’un ou plusieurs membres du groupement),

- le document de facturation en appui des marchés de travaux : projet de décompte produit par le fournisseur, état d’acompte produit par la MOE, état d’acompte validé par la MOA, décompte général et définitif (la signature de ce dernier devra être réalisée hors outil).

Le format pivot

Le format pivot repose sur la structuration syntaxique du Protocole d'Echange Standard (PES), afin de faciliter l'intégration avec les SI des entités publiques.

Le flux pivot contient :

- les données permettant la création d'un mandat : données relatives à l'en-tête et au pied de facture, ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées ;

- la facture sous forme de pièce jointe (format selon le mode de création-transmission) ;

- le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires.

L'annuaire

Chaque entité publique est identifiée au travers d'une Fiche Structure.

L'annuaire répertoriera l'ensemble des entités publiques : le SIRET est l'identifiant unique de la personne publique destinataire ; il y a autant de SIRET que de budgets (BP+BA).

Il y aura autant de fiches structures que de SIRET et donc, une entité publique pourra recevoir des factures sur différents services correspondant à des budgets différents.

Les collectivités auront également accés, en mode recherche, à un annuaire des entreprises.

L'annuaire

Chaque entité publique est identifiée au travers d'une Fiche Structure.

Avec l'annuaire, un fournisseur pourra, à partir d'un SIRET :

- Obtenir la raison sociale et les coordonnées du destinataire ;

- Déterminer le caractère obligatoire de la mention, sur chaque facture, du code service et/ou de l'engagement ;

- Connaître les statuts qui seront envoyés par le destinataire dans le cadre du cycle de vie.

L'annuaire

Identifier les utilisateurs de l'entité sur Chorus Pro

Chorus Pro distingue 3 niveaux d'habilitation :

- Gestionnaire principal : paramétrage, gestion des habilitations et traitement des factures ;

- Gestionnaire secondaire : délégataire du gestionnaire principal ;

- Utilisateur : traitement des factures.

Attention : a priori, l'ensemble des utilisateurs déjà connus comme tels sur Hélios recevront une habilitation à Chorus Pro sur le périmètre paramétré dans ASPASIE.

Le profil « Gestionnaire principal » sera attribué à la première personne qui se connectera sur Chorus Pro ; il appartiendra au gestionnaire principal ainsi désigné de modifier les autres profils.

L'annuaire

Les possibilités de paramétrages ouvertes aux collectivités locales

Les collectivités locales ne sont pas toutes organisées de la même façon pour la réception et le traitement de leurs factures (centralisation à la direction des finances, déconcentration dans les services opérationnels, etc …) Les pratiques en matière d'engagement de la dépenses sont également diverses.

Chaque entité publique, pour chaque Fiche Structure, pourra rendre obligatoire dans Chorus Pro, si elle le souhaite :

- la mention du code dervice, permettant de ventiler les factures entre différents services de la collectivité ;

- la référence de l'engagement préalable (numéro de marché ou de bon de commande) ;

- la combinaison des 2 mentions précédentes.

L'annuaire

Les possibilités de paramétrages ouvertes aux collectivités locales

Pour être utile, ces paramétrages doivent pouvoir être ensuite exploité par les logiciels à disposition de la collectivité.

Ces choix sont impactants pour la collectivité et ses fournisseurs puisqu'en cas de paramétrage obligatoire, l'absence de ces valeurs entraînera le rejet de la facture :

- la collectivité devra communiquer ses valeurs à ses fournisseurs lors de la commande ;

- les fournisseurs doivent être informés si une collectivité décide de rendre ces données obligatoires dans les factures dématérialisées.

Présentation de Chorus Pro

Les récepteurs de factures (secteur public local et EPN) disposent, par le biais de la solution mutualisée-CEP 2017, d’un espace spécifique « mes factures reçues », permettant notamment de :

consulter / télécharger les dossiers de facturation qui leur sont adressés (factures et PJ associées),

mettre à jour les statuts liés au traitement des factures, et notamment informer les émetteurs en cas de rejet ou de suspension,

rechercher une facture reçue ou archivée via un formulaire de recherche multicritères,

Et d'autres espaces pour :

déposer des factures dans le cas où l’entité du secteur public local émet des ASAP (via l’espace « mes factures émises »),

traiter les sollicitations de leurs fournisseurs (via l’espace « mes sollicitations reçues »),

gérer les comptes et les habilitations des utilisateurs (via l’espace « mes utilisateurs et structures »),

solliciter l’assistance (via l’espace « mes sollicitations émises »).



Les statuts

Le Délai Global de Paiement

L'archivage par Chorus Pro

La solution mutualisée prend en charge l’archivage des factures qui lui sont transmises par les émetteurs, qu’ils soient privés ou publics. Ces factures resteront consultables pendant 10 ans.

Les factures et les pièces jointes transmises et acceptées en entrée de la solution mutualisée seront automatiquement archivées dans leur format d’origine. Cette fonctionnalité s’appuiera sur le service de stockage et d’archivage électronique « Atlas » de la DGFiP.

L'archivage ATLAS et ORC (Outil de Recherche et de Consultation)

Les fonctionnalités utiles aux collectivités locales

• Une fonction d'archivage, assuré par la silo ATLAS qui devient une archive électronique (convention entre les Archives de France et la DGFiP)

• Une solution prenant le relais des solutions de gestion documentaire et des capacités des serveurs

• Une pérennité de conservation des pièces en cas de changement d'éditeur

• Une possibilité de recherche sur des opérations ciblées notamment en cas de transfert de compétences

• A terme, une solution permettant une destruction sous conditions des documents papier

• Un accès continu aux pièces

– L'accès aux pièces de l'exercice courant se ferait par les habilitations données aux ordonnateurs sur Hélios

– La consultation des pièces pour les exercices antérieurs passera par ORC

ROXI, l'instrument du futur

(Restitution par un Outil partagé de documents Xml Intégrés)

Le projet

Le projet RoXi a pour objectif de maintenir un niveau de services fonctionnels équivalent à l’existant dans XéMéLios en intégrant progressivement toutes les fonctionnalités de XéMéLios (consultation et recherche de PJ xml ; outils compagnons.)

• RoXi est une application avec authentification fonctionnant en environnement Web.

• Des choix structurants visent à faciliter le travail de l'utilisateur

Publics visés dans un premier temps par les versions mises en production en 2016 : les utilisateurs de la DGFiP et les juridictions financières

De nouvelles informations à valoriser dans le PES

Pour l'émission des mandats des structures publiques suivies dans Hélios,

le flux PES-Aller-Dépense sera modifié pour être complété de données issues du format PES-Pivot reçues de Chorus Pro:

- Informations sur les tiers ;

- Montant ;

- Numéro de facture : information impérative afin de garantir la fiabilité des retours d'informations fait par Chorus Pro au fournisseur sur le cycle de vie de sa facture.

De nouvelles informations à valoriser

Pour l'émission des factures des structures publiques suivies dans Hélios,

le support de cette dématérialisation sera le PES-Facture-ASAP

- l’envoi d’un flux PES-Facture-ASAP à Hélios ;

- l’envoi dématérialisé à Chorus Pro, par le comptable assignataire de la collectivité, après prise en charge du titre correspondant à l'ASAP.

De nouvelles informations à valoriser

Le PES ASAP

Le PES ASAP « Personnes Morales de Droit Public » :

• Facturation intra sphère publique

• Pour dépôt sur Chorus Pro

• Obligatoire à compter du 01 01 2017

• Pour les titres et l'ORMC

• Possibilité d'ajouter une PJ complémentaire

Le PES ASAP

Le PES ASAP « Autres Personnes » :

• A visée éditique DGFiP (disponible)

• A visée dépôt ENSU (à compter de 2018)

• Pour les titres

• En développement pour l'ORMC (horizon 2018-ENSU)

• Si éditique sans PJ complémentaire

Le PES ASAP

Le PES ASAP à visée éditique :

• Possible pour Titres et bordereaux signés électroniquement (obligatoire jusqu'à P491 Hélios)

• Uniquement avec Talon Optique (TIP à venir)

• SI éditeur de la collectivité le propose

• Des gains multiples pour tous les partenaires.

Le PES ASAP


• Le PES ASAP est produit automatiquement par le logiciel.

• Il est envoyé en PJ à Hélios.

• Le comptable vise et prend en charge les titres et l'ASAP est transmis pour édition lors du batch, la nuit suivante.

• L'ASAP sera édité et mis sous pli.

• Réception par le redevable sous qqs jours.

Le PES ASAP


• Vérification par l'ordonnateur qu'il dispose d'un logiciel gérant ce type de flux

Pour le moment :

- Berger Levrault : Magnus et Ségilog ;

- Ciril ;

- Médiane (Annoncé pour 2ème semestre 2016)

• Des paramétrages nécessaires dans l'application de la collectivité

• Après la transmission de la fiche de renseignement à l'ESI de Chalons, prévoir un mois pour la mise en service

• Des paramétrages nécessaires dans Hélios

Les liens utiles

• Sur le site Collectivité locales :

http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique

• Le site de l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) :

http://www.economie.gouv.fr/aife/agence-pour-linformatique-financiere-letat-0

http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique

Les liens utiles

Le site de la communauté Chorus Pro est accessible à tous, avec une rubrique Structure Publique et une rubrique Structure Privée:

https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

Vous y retrouverez l'ensemble des documentations pratiques et techniques, constamment mise à jour, notamment avec les retours d'expérience des sites pilotes, et une foire aux questions.

La dématérialisation

Enjeux, opportunités et gains d'efficience

Les gains attendus de la dématérialisation des factures


Avec le PESV2


Les gains attendus de la dématérialisation

Avec la facture dématérialisée



Avec la signature électronique



Dans le cadre d'une démarche globale

Définition de la stratégie de dématérialisation

Questionnaire d’évaluation pour déterminer le niveau adéquat de dématérialisationde la chaîne de la dépense

– Les factures sont elles reçues de manière centralisée ou décentralisée ?

– Les factures sont elles numérisées (scannées) ?

– Utilisez vous un logiciel de reconnaissance de caractère pour extraire les données des factures (rapprochement automatisé des factures) ?

– Avez-vous l’ensemble de vos commandes (détail compris) dans votre l’application GEF ?

– Avez-vous un volume conséquent de factures sans commande ?

– Comment est géré votre référentiel de produits et de prestations ?

– Comment est réalisée la réception des commandes ?

– Comment est réalisée la constatation du service fait ?

– Comment est réalisé le rapprochement entre la facture, la réception et la commande ?

– Disposez vous d’une Gestion électronique de document (GED) ?

Définition de la stratégie de dématérialisationLes scenarii possibles de dématérialisation de la chaîne de la dépense

Mise en place du protocole PESv2 d’HELIOS (pré-requis aux quatre scenarii)

Mise en place de la facturation électroniqueAu-delà de la mise en conformité juridique et du « rendez-vous de CPP 2017 », l’enjeu est de définir les solutions organisationnelles et de dématérialisation permettant à la collectivité de générer les gains attendus par la mise en place de la facturation électronique.

Automatisation du traitement de la facture Dématérialisation de la réception de la facture (portail ou facture électronique) ou numérisation de la facture, rapprochement automatique des factures avec les éléments de l’outil de gestion économique de la collectivité pour être ensuite validées puis mandatées.

Dématérialisation des procédures de création et d’envoi de la commandeConstruction de catalogues partagés avec le fournisseur, informatisation de la procédure de création de la commande et mise en œuvre d’un outil pour dématérialiser l’envoi des commandes par la collectivité (portail ou EDI) et permettre aux fournisseurs de la réceptionner électroniquement.

Dématérialisation des PJ de marchés et/ou hors marchés Dématérialisation de la totalité de la chaîne de la dépense fournisseurs ; le niveau de complexité mais aussi d’impact le plus élevé pour la collectivité. En sus de l’automatisation du traitement de la totalité des factures fournisseurs, l’ensemble des PJ du paiement est automatiquement associé au mandat lui-même dématérialisé.

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Les Moyens de Paiementdu Secteur Public Local

Les encaissements de la sphère publique

• Prélèvement, 1er en nombre

Répartition des moyens d'encaissement de la sphère publique en 2014

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100%

Nombre Montant

EffetsNumérai reTélérèglementTIPVirementCarteChèquePrélèvement


• Télérèglement, 1er en montant

Répartition des moyens d'encaissement de la sphère publique en 2014

54%

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Nombre Montant

EffetsNumérai reTélérèglementTIPVirementCarteChèquePrélèvement


• Une utilisation différenciée suivant les secteurs

Moyens d'encaissement en nombre (2014)


• Une utilisation différenciée suivant les secteurs

Moyens d'encaissement en montant (2014)


Situation en Vendée (données issues de Delphes)


Situation en Vendée (données issues de Delphes)•

Après neutralisation des virements :

Les moyens de paiement dans le Secteur Public Local

• Le développement des prélèvements

Les PESV2 permet l'utilisation des fichiers ORMC

mais aussi

du PES Titre avec prélèvement

Le prélèvement

Dispositions générales relatives au prélèvement

« Moyen de paiement automatisé utilisable pour payerdes factures récurrentes ou ponctuelles »qui est « à l’initiative » du créancier

1er moyen d’encaissement des recettes publiques

en nombre d ’opérations (55 %)

Prélèvement SEPAou SDD Core (SEPA Direct

Debit) depuis le 1er août 2014

Le prélèvementPrincipes relatifs au prélèvement en recette

Les personnes publiques peuvent recourir au prélèvement automatique pour l’encaissement des recettes récurrentes

Conditions :

- être dotés d’un ICS (Identifiant Créancier SEPA) prenant la forme suivante FR - XX - ZZZ- NNNNNN ancien n° NNE

- avoir un mandat de prélèvement signé par le débiteur.

Le prélèvement

Caractéristiques du SDD

Principales caractéristiques

Le créancier est identifié par un ICS

Le mandat est identifié par une RUM

(Référence Unique du Mandat) choisie et

attribuée par le créancier

Le couple ICS / RUM assure

l ’identification unique du mandat

Un mandat unique conservé par le créancier et non plus par la

banque

Le prélèvement


Séquencement

Délai de présentation

Séquence de présentation mentionnée dans chaque prélèvement SEPA (opérations récurrentes ou ponctuelles) :

- One-off (OOFF) pour un prélèvement ponctuel

- First (FRST), Recurrent (RCUR) ou Final (FNAL) pour un prélèvement récurrent

- J-5 pour le one-off (débit ponctuel) ou le First

- J-2 pour les récurrents (débits récurrents) ou le Final

(contre J-4 pour le prélèvement domestique classique et J-2 pour l’accéléré)

Le prélèvement


Information au débiteur

Notification préalable de chaque

prélèvement au moins 14 jours

calendaires avant la date d’échéance

(sauf accord bilatéral pour un délai plus

court)

Délai de contestation

Le débiteur peut demander le remboursement d’un

prélèvement dans le délai de :

- 8 semaines et sans motif dans le cas d’une opération réalisée sur la base d’un mandat

- 13 mois en cas d’absence de mandat (opération non autorisée) ou de mandat non valide (mandat caduc ou non conforme)

Durée

Un mandat de SDD est caduque au bout

de 36 mois en l’absence de présentation d’opération


• Le déploiement du paiement par Internet

TIPI

Une offre de service adaptée à toutes les collectivités


• Le déploiement du paiement par Internet

TIPI

• A partir du site Internet de la collectivité (et développement à sa charge):

- TIPI Collectivité;

- TIPI Régie;

• A partir du site de la DGFIP:

- TIPI DGFIP : www.tipi.budget.gouv.fr.

Cette procédure est très simple et ne nécessite que l'aménagement de l'ASAP.

http://www.tipi.budget.gouv.fr/


TIPI L’accès par le site de la collectivité

Via le portail des collectivités, permettre aux usagers de payer les titres pris en charge par les comptables publics et les factures de régies de recettes.

+

Site Internet de la collectivité

TIPI



1ère possibilité : Le formulaire de saisie



1ère possibilité : Le formulaire de saisie



2ème possibilité : Le compte usager


TIPI Encore plus simple ...


TIPI Encore plus simple ...

Accès par le site de paiement de la DGFiP

https://www.tipi.budget.gouv.fr

Ne nécessite que l'aménagement de l'ASAP


TIPI

L'Accès par le site de paiement de la DGFiP


TIPI



TIPI



TIPI

Mise en relation avec l’application TIPI


TIPI

Fenêtre de saisie des informations carte bancaire


TIPI

Fenêtre de confirmation du paiement


TIPI

Message confirmant la prise en compte du paiement par TIPI

Merci de votre attention

• Mes coordonnées : Laurent DELPECH

Correspondant Dématérialisation et Monétique

Tel : 02.51.36.58.53.

Mèl : [email protected]

• Pôle Dématérialisation :

[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Stratégie de Dématérialisation et Moyens de paiement … · Seules les factures sont concernées ... La facture est la manifestation de l'exécution d'un contrat en cours et résulte