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Suivi et accompagnement des projetsAspects théoriques

Formation

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Sommaire

1. Introduction2. Présentation des fondamentaux

projet3. Théorie sur le Suivi et

l’accompagnement de projetA. Pourquoi faire du suivi et en quoi cela

consisteB. Notions de Mesure de performanceC. Outils de suivi

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INTRODUCTION

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Des chiffres qui parlent

Photographie :◦ Standish Group 1998

Sur un échantillon de 175 000 projets 30% représentant une dépense de 81 MM$ n’ont produit aucun bénéfice net

Sur 8000 projet de développement : L’ensemble dépasse de 90% les budgets prévus et de 120% les délais escomptés

26% des projets produisent des résultats extrêmement décevant

KPMG (Peat Marwick) démontre les principales difficultés :◦ Objectifs mal interprétés◦ Estimation des coûts et des délais déficients◦ Technologies mal maitrisées◦ Insuffisance d’expérience des ressources humaines

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Enjeux

Respecter les échéances, les budgets, les résultats et Motiver les équipes projet

Maîtriser les points clés déterminant la performance du projet,

S’assurer que les résultats sont atteint et rencontrent les objectifs directs recherchés ainsi que les besoins stratégiques/politique qui ont donné naissance au projet

Identifier et consigner les leçons apprises: réussites et ratés en vue d’une meilleure « Maturité Projet »

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Objectifs de la partie théorique du Module

A la fin de module vous serez à mesure◦De mener une réflexion en vue de la

création de vos propres indices de performance. Ces clés de performances seront les « juges » de la qualité de vos projets.

◦D’identifier les outils et méthodes qui constituent les « meilleures pratiques » en matière de suivi de projet

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PRÉSENTATION DES FONDAMENTAUX PROJET

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Définition

Un projet est une démarche structurée temporaire décidée dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

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Les grandes phases du Projet

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THÉORIE SUR LE SUIVI ET L'ACCOMPAGNEMENT DE PROJET

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POURQUOI FAIRE DU SUIVI ET EN QUOI CELA CONSISTE

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Le suivi du projet se traduit généralement par le suivi d’indicateurs de type ratios comparant le “prévisionnel” et le “réalisé” en terme de temps, de consommation de budget et de ressources.Ces indicateurs sont regroupés dans des tableaux de bord, qui sont de véritables outils de pilotage du projet.

Grâce aux différents indicateur, vous pourrez évaluer rapidement les éventuels écarts à l’objectif et vous pourrez communiquer efficacement et rapidement avec toutes les parties prenantes de votre ou de vos projets.

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NOTION DE MESURE DE PERFORMANCE

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Définition

Un indicateur est une information qui va aider le décideur à mesurer une situation et à prendre une décision en conséquence. La décision peut être de ne rien faire ou bien au contraire d’adopter des mesures correctives. En jargon projet on parle d’indicateurs clés de performance (ICP)

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Indicateurs généraux

ICP (KPI) de coûtEcart de coût du projetAvec l’indicateur “Ecart de coût

du projet”, on mesure si le coût du projet effectif est différent du coût prévu au départ.

ICP1 = (Coût réel – coût prévisionnel)/cout prévisionnel

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ICP de délaiEcart de duréeAvec l’indicateur “Ecart de durée”, on

mesure si une tâche a duré plus longtemps que ce qui a avait été planifié initialement.

ICP2=(Durée réelle-Durée Initiale)/ Durée Initiale

On peut appliquer cet indicateur à la durée d’une tâche, à la durée d’une phase ou à la durée totale du projet.

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Indicateurs spécifiques Pertinents

Un bon suivi passe par la définition de ses propres indicateurs.1. Un indicateur de performance clé

KPI est nécessairement associé à un objectif précis.

2. Un bon indicateur (KPI) délivre une information en Temps Réel l'information essentielle doit être disponible lorsque la décision est possible

3. Un bon indicateur est simple et facile à réaliser 

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Exemple

Objectif Général(Stratégie, politique sectoriel, Vision, Mission etc.)

Assurer à tous l’éducation primaire

Objectif secondaire(Les objectifs secondaires sont des actions spécifiques qui permettent d’atteindre les objectifs principaux.)

Construction d’école

Indice clé de performance (Les ICP sont les indicateurs qui permettent d’évaluer le succès des objectifs secondaires.)

Le nombre d’écoles de proximité construites

Cibles (Les cibles sont des valeurs prédéterminées à atteindre pour indiquer le succès ou l’échec.)

5 écoles primaires dans chaque commune sur une période de 15 ans

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Pratique

En premier lieu il faut se poser les questions suivantes :◦Quel est l’objectif de la stratégie

actuelle et de la nouvelle stratégie?◦Par quoi se traduirait un succès?◦Quelles mesures conviendrait-il

d’utiliser pour évaluer ce succès?

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OUTILS DE SUIVI

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Revue de projet

◦Une revue du projet est une présentation officiel du projet destinée au sponsor, au client et aux autres dirigeants. Ce document est basé sur les besoins des destinataires. Il est produit après une échéance donnée. Ses sections clés sont: Réalisations majeure pour la période en cours Résumé du budget Problèmes majeurs Risques et plan de mitigation (atténuation)

ou d’imprévus

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Journal des Risques

Description du risque

Probabilité du risque (h-m-f)

Impact sur le projet

Sévérité du risque (h-m-f)

Plan de prévention ou de contingence

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Journal des problèmes (changements ou

matérialisation d’un risque)Problème

Impacts Assigné à

État Date d’ouverture

Date de fermeture

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Outils spécifiques et pertinents selon les besoinsJournal des enseignements tirésAnalyse de l’échéancier (Logiciel

Ms Project)Coûtenance (suivi du budget)Rapport de performance de

ressources humaines