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Support de formation La gestion automatisée du suivi des consommations

Apibâtiment Batigest Evolution

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Sommaire

Les principes de la gestion automatique du suivi des consommations ......................................... 3

Le traitement des chaînes de documents ........................................................................................... 6

Les conséquences d'une migration en V9 .......................................................................................... 8

L'impact des préférences sur la gestion automatisée des chantiers et le stock ............................ 9

Conseil pratique d'utilisation de la gestion automatisée du suivi des consommations .............. 11

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Le suivi des consommations vous permet de suivre et d'évaluer la consommation effective sur vos chantiers en articles de type fourniture et divers (en quantités) ainsi qu'en matériel (en heures d'utilisation). La gestion automatique du suivi des consommations mise en place en V9 répond à un besoin d'en simplifier l'utilisation : l'objectif étant de minimiser les manipulations à réaliser en se basant principalement sur les documents d'achats associés aux chantiers.

Les principes de la gestion automatique du suivi des consommations La gestion automatique du suivi des consommations est pilotée par une préférence.

Lorsque cette préférence est à Oui, il est possible de définir quels sont les documents de la chaîne des achats et les mouvements de stock qui permettront d'alimenter le suivi des consommations de manière automatique. Dès lors que l'un ou l'autre de ces documents ou de ces mouvements de stock sera créé sur un chantier, il alimentera le suivi des consommations sans nécessiter d'intervention particulière de la part de l'utilisateur. Il sera cependant toujours possible de réaliser des saisies manuellement, comme dans les versions antérieures, notamment pour les articles de type matériel. Le choix des documents d'achat et des mouvements de stock à prendre en compte est conditionné par quatre préférences complémentaires.

· Entrées de stock : les mouvements de stock à destination du chantier viendront alimenter le suivi des consommations. Les mouvements de stock partant du chantier seront traités en suivi négatif,

Cela inclut les entrées en stock chantier, les inter-stocks chantier-entreprise, chantier-chantier, entreprise-chantier et les sorties de stock chantier.

· Commandes fournisseurs : les commandes fournisseurs viendront alimenter le suivi des consommations,

Les quantités des articles des commandes pourront être partiellement ou intégralement destinées au chantier.

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· Bons de réception fournisseurs : les bons de réception fournisseurs viendront alimenter le

suivi des consommations. Les bons de retour seront traités en suivi négatif,

Les quantités des articles des bons de réception (et retour) pourront être partiellement ou intégralement destinées au chantier.

· Factures fournisseurs : les factures fournisseurs viendront alimenter le suivi des consommations. Les avoirs fournisseurs seront traités en suivi négatif.

Les quantités des articles des factures (et avoirs) pourront être partiellement ou intégralement destinées au chantier.

Dans le cadre d'un chantier, une commande de 16 fixations est passée auprès d'un fournisseur en date du 01/10/2010.

Le suivi est alors automatiquement alimenté par la commande dont le détail peut être aisément visualisé.

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Le traitement des chaînes de documents Lorsqu'un document de la chaîne des achats fait l'objet d'un transfert, le suivi des consommations est automatiquement mis à jour pour en tenir compte. Le document suivant de la chaîne vient alors en remplacement du précédent, ce qui permet d'obtenir un suivi qui soit toujours actualisé et qui ne comporte pas de doublons.

Pour garantir la cohérence des informations qui alimentent le suivi, il est important de bien respecter la chronologie de la chaîne des achats. Ainsi dans une chaîne où vous gérez commandes, bons de réception et factures fournisseurs, les commandes qui auront été transférées en bons de réception ne devront pas être transférées ensuite en factures. Ce sont les bons de réception qui devront l'être. Dans le cas contraire les bons de réception seront pris en compte en doublon des factures.

Dans le cadre de notre chantier exemple, la commande datée du 01/10/2010 est réceptionnée en date du 17/10/2010, matérialisée par un transfert en bon de réception.

Le suivi des consommations est mis à jour en conséquence, la commande n'est plus visible, elle est remplacée par le bon de réception correspondant.

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Le cas des transferts partiels est bien évidemment pris en compte.

Si la commande avait fait l'objet d'une réception partielle, elle aurait toujours été prise en compte dans le suivi mais à hauteur des quantités restant à réceptionner seulement.

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Les conséquences d'une migration en V9 La migration en V9 n'a aucune conséquence pour les utilisateurs : la préférence n'est pas activée par défaut et le fonctionnement des suivis reste donc inchangé. Il est toutefois possible de bénéficier de l'apport de cette nouvelle fonctionnalité en activant la préférence. Si des documents sont associés au chantier et n’ont pas été intégrés en suivi, il vous sera proposé de le faire à ce moment-là.

Notez que cette question ne vous sera posée qu'une fois pour ces chantiers. Les documents ne seront pas intégrés mais ceux issus de leur transfert le seront.

En V8 vous créez un chantier auquel une commande est associée. En V9 vous activez le suivi automatisé des consommations sur les commandes, bons de réception et factures fournisseurs. A l’ouverture du chantier vous répondez Non, la commande n’est donc pas intégrée. Vous transférez la commande en bon de réception : il est alors intégré même s’il est issu d’une commande qui ne l’a pas été.

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L'impact des préférences sur la gestion automatisée des chantiers et le stock Il est important de préciser que les préférences de Batigest Evolution ne sont pas sans influence sur le fonctionnement de la gestion automatique du suivi des consommations, de même que sur la gestion des stocks, aussi nous souhaitons attirer votre attention sur l'impact de certaines combinaisons. Vous avez paramétré les préférences sur...

Entrées en stock sur... Sorties vente de travaux sur... Suivi automatisé sur...

Bons de réception fournisseurs Suivi de chantier

Entrées en stock Commandes

Bons de réception Factures fournisseurs

Conséquences :

· Le suivi sera alimenté dès qu'une commande sera établie.

· Le stock sera approvisionné dès qu'un bon de réception sera établi.

· Le stock pourra donc être décrémenté avant d'avoir été approvisionné.

Il peut être alors préférable de n'alimenter le suivi que sur les entrées en stock, les bons de réception et les factures fournisseurs. Vous avez paramétré les préférences sur...

Entrées sur... Sorties vente de travaux sur... Suivi automatisé sur...

Factures fournisseurs Suivi de chantier

Entrées en stock Commandes

Bons de réception Factures fournisseurs

Conséquences :

· Le suivi sera alimenté dès qu'une commande ou un bon de réception sera établi.

· Le stock sera approvisionné dès qu'un bon de réception sera établi.

· Le stock pourra donc être décrémenté avant d'avoir été approvisionné.

Il peut être alors préférable de n'alimenter le suivi que sur les entrées en stock et les factures fournisseurs. Vous avez paramétré les préférences sur...

Entrées sur... Sorties vente de travaux sur... Suivi automatisé sur...

Toute valeur Suivi de chantier

Entrées en stock Commandes

Bons de réception Factures fournisseurs

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Conséquences :

· Le suivi sera alimenté dès qu'une entrée en stock sera établie.

· Le stock sera donc décrémenté dans le même temps qu'il sera approvisionné.

Les entrées en stock n'auront pas d'influence sur le niveau de stock final des articles approvisionnés puisqu'ils seront consommés et donc décrémentés dans le même temps.

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Conseil pratique d'utilisation de la gestion automatisée du suivi des consommations Si vous souhaitez ne vous baser que sur les documents d'achat pour réaliser vos suivis et procéder à des sorties de stock ou à des inter-stocks en fin de chantier, voici les préférences que nous vous recommandons de définir pour votre dossier.

Entrées sur... Sorties vente de travaux sur... Suivi automatisé sur...

Bons de réception fournisseurs Manuelles uniquement

Entrées en stock Commandes

Bons de réception Factures fournisseurs

· Le stock sera alimenté par le biais des entrées en stock et inter-stocks à destination du

chantier, ainsi que les bons de réception fournisseurs,

· Le suivi sera alimenté par le biais des entrées en stock, commandes, bons de réception et factures fournisseurs,

· Le stock ne sera décrémenté que par le biais des sorties de stock ou des inter-stocks partant

du chantier.

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