Support formation Dépenses 2007 v1.0 1 Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement

Support formation Dépenses 2007 v1.01

Support de formation

Dépenses

V1.019/09/2007

CNRS – Projet BFC Etablissement


Introduction


Processus global mission, processus détaillé

Référentiel agents et suivi du flux dans BW Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur Procédures particulières à la liquidation

1er jour : flux dépense

2ème jour: flux mission

2 jours

Introduction Programme du cours – pour les utilisateurs avertis

Rappel flux dépense : détricotage flux, chargement – déchargement ultérieur, … Analyse et traitement des cas d’erreur Etats réglementaire et de gestion

Rappel flux dépense : détricotage flux, chargement – déchargement ultérieur, … Analyse et traitement des cas d’erreur Etats réglementaire et de gestion


Introduction Objectifs de cette formation :

1. Expliquer les flux de dépenses entre Xlab et BFC-E

2. Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E

3. Analyser les principaux cas d’erreur

4. Revoir certains points de la dépense

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Sommaire

1. Concept et processus du domaine dépense

2. BW : outil de suivi du flux dépense

Exercice

3. Principaux cas d’erreur

4. Les états réglementaires et de gestion relatifs aux dépenses

Exercices

5. Rappels sur le flux de la dépense

6. Les évolutions récentes: carte logée et facturation interne

7. Points d’intérêts sur le flux de la dépense


Concepts et Processus

du domaine Dépenses

1


Glossaire – Terminologie SAPIdoc = format de message d’informations échangées entre Xlab et BFC (SAP)

Coût indirect d’acquisition = Les coûts indirects d'acquisition sont des coûts non prévus dans le bon de commande et qui sont ajoutés lors du contrôle facture (ex : frais de ports).

Groupe de marchandise : Il correspond au code famille dans Xlab. Le code famille qualifie la nature de l'achat et détermine l'imputation comptable dans la comptabilité générale.

Entrée de marchandise/réception de commande = service fait

Demande d’achat = Dans SAP, une commande d'achat issue d'Xlab est intégrée comme une demande d'achat avant d'être transformée en commande d'achat.

Dans Xlab, l'enregistrement d'une demande d'achat permet à un utilisateur d'XLAB d'exprimer ses besoins en matériels et services, avant que la demande soit transformée en commande par le gestionnaire..

Chargement ultérieur : deuxième facture sur une commande possédant déjà une facture

Déchargement ultérieur : deuxième avoir sur une commande possédant déjà un avoir

Commande Xlab = Enregistrement permettant au gestionnaire de prendre en compte les commandes de matériels et de services des chercheurs et de réserver les crédits correspondants au niveau du laboratoire et de l'organisme de gestion. chaque ligne pouvant être imputée sur une entité dépensière différente et une matière différente.

UF/OT = Unités Fonctionnelles ou Opérations de Travaux.


Les référentiels du domaine Dépenses

Les référentiels de structure Les référentiels de structure

• La division représente la structure opérationnelle : l’unité de recherche (le laboratoire) et l’unité administrative (la délégation).

• L’organisation d’achat représente la délégation. Il existe une organisation d’achat de référence : l’UPSACA-PMA.

• Le groupe d’acheteur représente la personne responsable de marchés (PRM ).

• Le domaine d’activité est un périmètre étanche de responsabilité indépendante, correspondant à la notion d’établissement : ex. Délégation Régionale. La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement.

• La division représente la structure opérationnelle : l’unité de recherche (le laboratoire) et l’unité administrative (la délégation).

• L’organisation d’achat représente la délégation. Il existe une organisation d’achat de référence : l’UPSACA-PMA.

• Le groupe d’acheteur représente la personne responsable de marchés (PRM ).

• Le domaine d’activité est un périmètre étanche de responsabilité indépendante, correspondant à la notion d’établissement : ex. Délégation Régionale. La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement.


Commande

XL

AB

XL

AB

BF

C

Demande d’achat

C

Rejet commande

R R

C = Création A = Annulation

M = modification R = rejet

M-à-j AE

Cons CP

D 6xxx

C 408

Réel CO

Consommation AE

Engagement CO

Facture avec SF

Facture hors SF

C CMA

M, A

Prise en charge

D 408

C 401

Flux de la dépense

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Service fait

Réception

C, A

Commande d’achat

M

M-à-j AE

SF = Service facturier/SFCSF = Service facturier/SFC


Partenariat

Partenaires

MINEFI

Banque de France

Données de gestionDonnées de gestionDonnées de référenceDonnées de référence

SIRHUS

Xlab

SESAME (MAE)

Pt Technique de banque

DIT Châlons Messageries ambassades

BFCE

Labintel

Labintel

Xlab

SIRHUS

Transfert desactualisations


Principales numérotations du flux dépenses

Informations disponibles dans BFC / Documentation / Memento


Accès aux transactions données


Accès aux transactions données


BW:Outil de suivi du flux dépense

2


XLAB EAIEAI

session

BFCE

Alimentation BW : rejeu des idocs

session

À l’initiative du labo

À l’initiative du labo

BW Idocs (cdes, serv. faits, factures, mission)

Idocs (cdes, serv. faits, factures, mission)

CommandesServices faits

Factures Missions

Intégrés

Commandes Services faits Factures

MissionsEn erreur

Rejeu des Idocs en erreur

de moins d’un mois


de moins d’un mois

2 / jour

01h et 13h

2 / jour

01h et 13h

1 / jour1 /

jour

ECC


de plus d’un mois


de plus d’un mois

Le dimanch

e

Le dimanch

e


BW Suivi du Flux Dépenses

Menu : BW-Suivi des flux entrants / Requête

Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux dépenses :* Commande* Service fait* Facture* Facture Carte Logée

On peut analyser tous les IDOCs avec le statut : 1. En erreur2. Rejeté vers Xlab


BW Suivi des Flux dépenses

Menu : BW-suivi des flux entrants /Requête

Dans l’Ecran de variables :1. Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire]

2. Division

3. Type de flux

4. IDOC Créé le

5. Message d’erreur BFC

6. Statut

7. Statut IDOC

NB : Pour la Carte Logée, l’écran est un peu différent : se référencer à la formation et au Manuel d’Utilisation Carte Logée


BW Suivi des Flux dépenses

Zones utiles pour analyse

Zones utiles pour analyse


BW Suivi des Flux dépensesLa requête de base : intégrée

Avec les paramètres rajoutés :


BW Suivi des Flux dépensesLa requête : non intégrée


ExerciceBW

E1


ETATSExercice n° 2

1. Lancez BW

1. Suivez le flux Commande

2. Recherchez les idocs pour une OA donnée

3. Affichez via les filtres la « vie d’une commande issue de XLAB

4. Si vous ne trouvez pas de division lancez l’état concernant les structures

Quelques informations utiles :

StagiaireOrganisation

d'achat Division1 0001 09182 0002 11503 0003 06314 0004 03905 0005 01436 0006 11107 0007 03948 0008 04369 0010 0400

10 0011 070111 0012 040412 0013 0246F 0014 0233


Principaux cas d’erreur

3


Cas d’erreur traçables dans BW

Les cas d’erreurs visibles dans BW sont les suivants :

• La valeur cible du contrat & est dépassée de & & : VALEUR LIMITE DU CONTRAT-CADRE DEPASSEE • Montant de la ligne commande doit être différent de zéro• Demande de suppression commande Xlab inexistante dans BFCE • Document & inexistant : CONTRAT CADRE CORRESPONDANT AU N° DE MARCHE INCONNU • Poste & du contrat-cadre & porte un témoin de suppression : LE POSTE DU CONTRAT-CADRE

(MARCHE) DE LA COMMANDE EST SUPPRI • La date de cde Xlab & est post. à la date de fin de validité : LA DATE DE COMMANDE EST

POSTERIEURE A LA DATE DE FIN DE CONT • Le fournisseur & dans le contrat diffère du fournisseur atti : FOURNISSEUR DU MARCHE INCORRECT • Aucun cpte de consommation n'a pu être trouvé : CODE FAMILLE INCOMPATIBLE AVEC LA NATURE

DE LA DEPENSE • Le fourn. & n'est pas créé par l'organisat. d'achat &• Saisissez des données d'imputation pour ce poste• Le fournisseur & est bloqué : FOURNISSEUR BLOQUE NIVEAU OA (DELEGATION), CREATION

COMMANDE• Le fournisseur & est bloqué pour l'organisation achats & : FOURNISSEUR BLOQUE NIVEAU OA

(DELEGATION), CREATION COMMANDE• Erreur dans le contrôle des engagements sur commande : DISPONIBLE INSUFFISANT AU NIVEAU DE

L'UNITE OU DE LA DR

Où « & » désigne un « paramètre »Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation flux

entrants : Menu BFC / Documentation / Suivi des flux entrants – annexe – traitement des rejets


Principaux cas d’erreur BFCCes cas d’erreur empêchent le déroulement normal des flux

• La commande Xlab ne s’intègre pas dans BFC

• La DA ne se transforme pas en CA Fournisseur attitré Valeur-cible du contrat DA « Terminée »

• Le service fait ne s’intègre pas La DA ne s’est pas transformée en CA

L’idoc n’a pu être transmis

• La facture ne s’intègre pas La DA ne s’est pas transformée en CA Le service fait ne s’est pas intégré

• La facture ne se comptabilise pas budget analytique

• Le fournisseur n’est pas payé le fournisseur est bloqué / supprimé la facture n’est pas comptabilisée la facture est bloquée au paiement


Les états réglementaireset de gestion relatifs

aux dépenses

4


Les états du processus Achats dans BFC

Les quatre états réglementaires :- ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année ;

- CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers ;

- CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels ;

- CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative.

- Les six états de gestion :- ME80FN : Liste des commandes d’achat

- MB5S : Liste des écarts EM / EF (Entrée de Marchandise et Entrée de Facture)

- CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur ;

- CUMUL 5 : suivi des achats par code famille ;

- CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles ;

- CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés.


ETAPE PREALABLE au lancement des états : sélectionner le groupe d’utilisateur



- Les quatre états réglementaires :- ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année


Pour exécuter l’état, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter l’état suivant une variante pré-définie.

Sélectionnez l’année pour laquelle vous souhaitez exécuter l’état.

Menu Gestion des états / Query / SAP query



- Les quatre états réglementaires :- ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année

Ce bouton vous permet de ne voir apparaître que les lignes de sous-totaux voulues en cliquant du côté droit de celui-ci.


- Les quatre états réglementaires :- CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers

Les états du processus Achats dans BFCMenu Gestion

des états / Query / SAP query














- Les quatre états réglementaires :- CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels










- Les quatre états réglementaires :- CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative





- Les quatre états réglementaires :- CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative



Les quatre états réglementaires :- ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année ;

- CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers ;

- CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels ;

- CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative.

- Les six états de gestion :- ME80FN : Liste des commandes d’achat

- MB5S : Liste des écarts EM / EF (Entrée de Marchandise et Entrée de Facture)

- CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur ;

- CUMUL 5 : suivi des achats par code famille ;

- CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles ;

- CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés.



- Les états de gestion :- La liste des commandes d’achat dans BFC : ME80FN

Menu Dépenses / Reporting dépenses / Commande / Liste des commandes



- Les états de gestion :- La liste des commandes d’achat dans BFC : ME80FN

Vous pouvez directement accéder au document pour l’afficher ou le modifier.



- Les états de gestion :- La liste des écarts EM / EF dans BFC : MB5S

Vous pouvez décider de n’afficher les écarts entre les entrées de marchandise et les entrées de facture que pour un fournisseur donné.

Menu Dépenses / Reporting dépenses / Service fait / Liste des écarts service fait/facture



- Les états de gestion :- La liste des écarts EM / EF dans BFC : MB5S

Vous pouvez directement accéder au document pour l’afficher ou le modifier.


- Les quatre états de gestion :- CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur



ImportantImportant




ImportantImportant




Cette demande d’achat n’a pas été transformée en commande : absence de numéro de document d’achat correspondant à la commande.

ImportantImportant


- Les quatre états de gestion :- CUMUL 5 : suivi des achats par code famille




- Les quatre états de gestion :- CUMUL 5 : suivi des achats par code famille



- Les quatre états de gestion :- CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles



Sélectionnez l’intervalle ou le numéro de contrat cadre pour lequel vous souhaitez effectuer l’état.



- Les quatre états de gestion :- CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles



- Les quatre états de gestion :- CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés



Sélectionnez le ou les numéro(s) de marché(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter l’état.


ImportantImportant


- Les quatre états de gestion :- CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés


ImportantImportant


- La synthèse des factures- MIR6


ImportantImportant

Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des facturesDépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures


La synthèse des facturesMIR6

Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP :

La date du document permet de cibler les documents .

Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP :

La date du document permet de cibler les documents .

ImportantImportant



1. Affichage des facturesImportantImportant



2 Affichage de toutes les factures

ImportantImportant



La facture est erronée après le premier traitement statut ErronéLa facture est erronée après le premier traitement statut Erroné

On peut aller la modifierOn peut aller la modifier

On peut visualiser les messages d’erreurOn peut visualiser les messages d’erreur

ImportantImportant



La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateurLa facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur

Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettesSoit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes

ImportantImportant


ExerciceCUMUL4

E2


ETATSExercice n° 2

1. Lancez l’état CUMUL4

1. Affichez les achats par fournisseur portant sur l’OA et la division qui vous ont été affectées

2. Quelles déductions?

3. Affichez celles de votre propre OA et choisissez un fournisseur que vous connaissez.




d'achat Division1 0001 09182 0002 11503 0003 06314 0004 03905 0005 01436 0006 11107 0007 03948 0008 04369 0010 0400

10 0011 070111 0012 040412 0013 0246F 0014 0233


ExerciceCUMUL7

E3


ETATSExercice n° 3

1. Lancez l’état CUMUL7

1. Affichez le suivi du cumul des achats sur marché selon l’OA et la division qui vous a été affectées

2. Affichez la même chose pour votre propre OA et une division connue de vous

3. Quelles sont vos possibilités de navigation et de choix?




d'achat Division1 0001 09182 0002 11503 0003 06314 0004 03905 0005 01436 0006 11107 0007 03948 0008 04369 0010 0400

10 0011 070111 0012 040412 0013 0246F 0014 0233


ExerciceMIR6

E4


ETATSExercice n° 4

1. Via la transaction de synthèse des factures sur une période courte (15 derniers jours d’Août)

1. Affichez les factures portant sur votre division qui ont été créées en ligne, qui sont pré enregistrées

2. Affichez les factures enregistrées (prises en charge)

3. Affichez toutes les factures

4. Affichez les factures portant un motif érroné portant sur un ROP (enregistrées en arrière plan)

Quelques informations utiles pour le ROP :ROPDR*


d'achat1 00012 00023 00034 00045 00056 00067 00078 00089 0010

10 001111 001212 0013F 0014


Rappels sur le flux de la dépense

5


Il existe dans BFC 4 types de documents de facturation

* 2 types de FACTURE : - une facture sur quantité livrée non encore facturée (objet = solde du compte d’attente 408). Les quantités facturées augmentent. - un chargement ultérieur sur une commande avec une facture existante et donc sur une quantité déjà facturée pour laquelle l’on vient rectifier le prix à la hausse (dans la limite des écarts de tolérance). Les quantités facturées ne changent pas. Le chargement ultérieur se fait lorsqu’on a déjà passé une facture sur une commande

* 2 types d’AVOIR : - un avoir qui correspond à une annulation de facture, il peut s’agir d’un retour de marchandise par exemple ou d’une rectification vis-à-vis d’une facture sur laquelle les quantités facturées auraient été excessives. Les quantités facturées diminuent. - un déchargement ultérieur qui constitue un avoir sur une facture déjà prise en charge, il s’agit donc d’une rectification de prix à la baisse. Les quantités facturées ne changent pas. Le chargement ultérieur se fait lorsqu’on veut faire un avoir partiel ne modifiant pas la quantité déjà facturée ou lorsqu’on a déjà passé un avoir sur une facture.

Les 4 types de documents de facturation dans BFC

ImportantImportant


L’annulation d’un document de facturation

L’annulation d’un document de facturation logistique entraîne l’annulation des documents comptables liés à cette facture.

ImportantImportant


La suppression d’un document de facturation

La suppression d’un document de facturation ne peut se faire qu’AVANT comptabilisation, c’est-à-dire au statut « pré-enregistré »

1. Dans BFC, la suppression d’un document de facturation n’est pas possible après prise en charge et avant paiement.

Avant la prise en charge, il faut sélectionner le document de facturation pré-enregistré puis aller dans le Menu > Annuler

1. Dans BFC, la suppression d’un document de facturation n’est pas possible après prise en charge et avant paiement.

Avant la prise en charge, il faut sélectionner le document de facturation pré-enregistré puis aller dans le Menu > Annuler

Menu Dépenses / Prise en charge des dépenses / Prise en charge fact achat / Affichage/modif fact préenregistrées

ImportantImportant


La correction comptable avant prise en charge

Modifiez le code TVA à ND sur la ligne de commande pour laquelle vous souhaitez effectuer la ré-imputation comptable.

Sélectionnez la ligne pour laquelle vous souhaitez effectuer la ré-imputation comptable

Menu Dépenses / Prise en charge des dépenses / Prise en charge fact achat / Affichage/modif fact préenregistrées



Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne de correction d’imputation est automatiquement générée dans l’onglet Compte général.

Sélectionnez la ligne générée automatiquement pour la copier à l’identique sur la ligne en-dessous grâce à l’icône .



Sur la ligne copiée, modifiez le compte général en renseignant celui sur lequel devra effectivement être imputée cette dépense.

Modifiez le sens de l’écriture a : DEBIT Modifiez ensuite le code TVA en renseignant celui d’origine de la

ligne de commande, ici : D0.


La correction comptable avant prise en charge : simulation


Vous pouvez modifier l’auteur de facture si celui-ci n’est pas le même que celui de la commande.

Le payeur divergent dans le fournisseur


Le destinataire de paiement peut différer de l’auteur de facture. Vous pouvez donc choisir un destinataire de paiement différent. Celui-ci devra être autorisé comme payeur divergent pour le fournisseur auteur de facture.





Les évolutions récentes:carte logée

facturation interne

6

ImportantImportant


La facturation interne

• Pour les prestations entre unités et entités (analyses, reprographie, magasins) :

Facturation inter-unités

• Pour les charges collectives (frais d’infrastructure, dépenses à rembourser) :

Facturation multi-divisions (sur commande prévisionnelle)

Transfert budgétaire

Gestion des frais de campus par facturation inter-unités



Dépenses

• Commande interne

La commande d’achat interne saisie dans Xlab doit être standard (non prévisionnelle) et doit être une commande de fonctionnement avec un code famille unique : P616

• Fournisseur interne

Le fournisseur interne est le code division de la structure CNRS destinataire du bon de commande

• Facture interne

La facture provient d’Xlab ou est saisie directement dans BFC avec TVA exonérée.

La facture est systématiquement bloquée au paiement avec le code blocage F – Fournisseur Xlab inconnu : la débloquer et la prendre en charge



Recettes

• La commande client interne saisie dans BFC doit comporter les informations suivantes

Un article générique unique non tarifé pointant directement sur le compte 75820000 dont le libellé est « Facturation interne »

Un groupe d’imputation article (99) correspondant au compte 75820000 dont le libellé est « Facturation interne ».

TVA exonérée

Pas d’adresse analytique particulière :

o Le 9ADO de l’unité

Pas d’adresse budgétaire particulière (fd=1, prg CB,Domaine fonctionnel :N/A, centre financier 00DR où DR représente le n° DR dont dépend le laboratoire effectuant la prestation

• La facture client interne


Fournisseur interne

• Appartient à un groupe de fournisseur spécifique Z099

• Seule l’ACP est autorisée à créer, modifier, supprimer ou bloquer des fournisseurs ou clients internes dans BFC

Les tiers internes (clients et fournisseurs) ont été créés sur la base des divisions existant actuellement dans BFC. Ils portent les informations suivantes :

1. - en critère de recherche 1 « CNRS »,

2. - en critère de recherche 2, le code division qui est aussi le critère d’unicité

Ils n’ont jamais de

coordonnées bancaires.



Fournisseur interne

Seule l’ACP est autorisée à créer, modifier, supprimer ou bloquer des fournisseurs ou clients internes dans BFC.

Les tiers internes (clients et fournisseurs) ont été créés sur la base des divisions existant actuellement dans BFC. Ils portent les informations suivantes :

1. - en critère de recherche 1 « CNRS »,

2. - en critère de recherche 2, le code division qui est aussi le critère d’unicité.

Ils n’ont jamais de coordonnées bancaires.

Les référentiels du domaine Dépenses


Carte logée : contexte et objectif

La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM

Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction

La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois

Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global


Carte logée : éléments de compréhension technique

1. XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC.

2. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée.

3. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA :1. Une commande Carte logée doit être prévisionnelle

2. Elle doit référencer le marché Carte logée

3. Elle ne doit avoir qu’un seul poste

4. Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.


Carte logée : les flux

XLAB

Plateformede Banque

Données de facturation

liées à la carte logée

EAIEAI

ROP

DA

Commande

Commandeprévisionnelle session

Comptabilisationen masse

Planificationen arrière plan

Facture/Avoir enregistrée

Facture/Avoir planifié

pour ctrl en arrière plan Facture/Avoir

Erronée

Liquidation facture/avoir achat

session

BFCE

Paiement mensuel globalisé

Paiement mensuel globalisé

PaiementPaiement

BW


Points d’intérêt sur le flux de la dépense

7


Chargement ultérieur : Facture fournisseur en valeur uniquement qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cette facture vient en complément d'une facture existante.

Déchargement ultérieur : Avoir fournisseur en valeur qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé.

Cet type d’avoir peut venir en premier avoir dans le cas d’un avoir partiel ne devant pas modifier la quantité facturée. Ou il doit être fait si un avoir existe déjà sur une facture.

Dans un document de facturation pré enregistré (facture, avoir), les types d’opération « déchargement ultérieur » et « chargement ultérieur » n’existent pas. Ainsi : • lorsque c’est fonctionnellement un avoir en valeur avec diminution de la valeur facturée (« déchargement ultérieur

»), le type d’opération est « Avoir » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de l’avoir,

• lorsque c’est fonctionnellement une facture en valeur avec augmentation de la valeur facturée (« chargement ultérieur »), le type d’opération est « Facture » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de l’avoir.

Sur une commande, la 1ère facture saisie a le type « facture » puis les factures suivantes ont le type « chargement ultérieur »

Chargement ultérieur : Facture fournisseur en valeur uniquement qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cette facture vient en complément d'une facture existante.

Déchargement ultérieur : Avoir fournisseur en valeur qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé.

Cet type d’avoir peut venir en premier avoir dans le cas d’un avoir partiel ne devant pas modifier la quantité facturée. Ou il doit être fait si un avoir existe déjà sur une facture.

Dans un document de facturation pré enregistré (facture, avoir), les types d’opération « déchargement ultérieur » et « chargement ultérieur » n’existent pas. Ainsi : • lorsque c’est fonctionnellement un avoir en valeur avec diminution de la valeur facturée (« déchargement ultérieur

»), le type d’opération est « Avoir » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de l’avoir,

• lorsque c’est fonctionnellement une facture en valeur avec augmentation de la valeur facturée (« chargement ultérieur »), le type d’opération est « Facture » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de l’avoir.

Sur une commande, la 1ère facture saisie a le type « facture » puis les factures suivantes ont le type « chargement ultérieur »

Chargement / déchargement ultérieur

Type de pièce achat (MM)Type d'opération achat

(MM)Type de pièce

comptable (FI)

Facture Facture (coché) RD XF ou RE

Chargement Ultérieur Facture (coché) RS RE

Avoir Avoir (coché) RD XA ou RA

Déchargement Ultérieur Avoir (coché) RS RA


Référentiel : EOTP

Les zones Elt de pré budget et Elt d’imputation doivent être cochées pour engager une dépense sur un OTP.Les zones Elt de pré budget et Elt d’imputation doivent être cochées pour engager une dépense sur un OTP.

ImportantImportant


Valeur cible d’un marché

1. valeur cible du contrat = valeur maximale du marché

2. Le contrôle bloquant sur la valeur cible* signifie que SAP vérifie que les montants engagés (commandes réajustés éventuellement des écarts facturés) en référence à un contrat n’excèdent pas la valeur cible renseignée dans le référentiel marché

3. Le contrôle facture ne re-contrôle pas le montant de la valeur cible du contrat mais uniquement les écarts de prix de la facture par rapport à la commande

Si l’écart de prix commande /facture est > au seuil de tolérance, il peut être nécessaire, après analyse de l’écart, de modifier la commande dans XLAB pour pouvoir traiter la facture.

Pour que la modification de la commande soit acceptée par BFC, cela suppose que cette modification n’entraîne pas une valeur globale commandée > à la valeur cible du contrat renseignée dans le référentiel marchés. Il peut donc être nécessaire, avant toute modification de la commande, d’effectuer préalablement une modification de la valeur cible du contrat dans le référentiel marchés (ex/ prise en compte de l’incidence d’une clause de variation de prix)

*Les zones « valeur minimale » et « montant attendu » sont statistiques et ne font l’objet d’aucun contrôle

la zone « valeur attendue » alimente la fiche de recensement économique du marché chaque fois qu’elle est renseignée dans une fiche marché ( à défaut, la zone « valeur cible » est utilisée)

ImportantImportant


- Accédez à la création des caractéristiques du contrat-cadre

La création d’un contrat-cadre dans BFC

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- L’objet type de classe des caractéristiques


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- Les caractéristiques du contrat-cadre


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- Les caractéristiques du contrat-cadre ImportantImportant


Le service fait Xlab : entrée marchandise dans BFC

La pièce d’entrée marchandise dans BFC est visible dans l’onglet Historique de commande des commandes standard

Le service fait

Menu Dépenses / Demande d’achat / Commande d’achat / Afficher commande d’achat

Un service fait a été enregistré sur cette commande.

Un service fait a été enregistré sur cette commande.

Vous pouvez afficher le document article en double-cliquant sur son numéro BFC

Vous pouvez afficher le document article en double-cliquant sur son numéro BFC


L’entrée marchandise dans BFC : le document article (via la commande d’achat)

Le service fait

Bon de livraison du fournisseur

Bon de livraison du fournisseur

Bon de livraison Xlab

Bon de livraison Xlab

Quantité livréeQuantité livrée

Quantité livréeQuantité livrée


L’entrée marchandise dans BFC : le document article

Le service fait


L’entrée marchandise dans BFC : le document article et les pièces comptables liées

Le service fait

La pièce d’engagement comptable liée à la constatation du service fait dans BFC.La pièce d’engagement comptable liée à la constatation du service fait dans BFC.


L’entrée marchandise dans BFC : le document article et les pièces comptables liées

Le service fait

La pièce d’engagement budgétaire liée à la constatation du service fait dans BFC.La pièce d’engagement budgétaire liée à la constatation du service fait dans BFC.

La pièce d’engagement analytique liée à la constatation du service fait dans BFC.La pièce d’engagement analytique liée à la constatation du service fait dans BFC.


Le principe d’annulation du service fait

1. La modification ou la suppression d’un service fait est impossible depuis BFC

2. Le service fait doit être supprimé par le laboratoire dans Xlab

3. La ligne de service fait supprimé dans Xlab arrive dans BFC comme une « annulation de service fait »

Le service fait


Questions, remarques, réactions…

FIN


Conclusion et clôture En quelques mots

Des questions ?

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

1. User : BFC007

2. MdP : b2f6c3

La prochaine étape…

• Les réponses que vous attendez…


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

Au revoiret à bientôt !

Documents

Support formation Dépenses 2007 v1.0 1 Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement