Support Formation Immobilisations V1.7 – 07/09/2007 1 Immobilisations Formation métier-outil Version 1.7 7/09/07

Support Formation Immobilisations V1.7 – 07/09/20071

ImmobilisationsFormation métier-outil

Version 1.7

7/09/07


Introduction Objectifs de cette formation

• Expliquer les composants principaux du module immobilisation (AA)

• Décrire le flux immobilisation

• Créer une fiche immobilisation

• Affecter une subvention à une immobilisation

• Transférer une immobilisation ou la mettre au rebus / la céder

• Mettre en service une immobilisation en cours

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Sommaire

0. Introduction

1. Les principes de la comptabilité auxiliaire immobilisation

2. Les immobilisations dans le flux de la dépense

3. Comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation

4. Affectation de la subvention

5. Ecritures de transfert

6. Etats

7. Immobilisations en cours

8. Cessions d’immobilisation et mise au rebut

9. Présentation des reprises

10.Conclusion

J1J1

J2J2


Introduction

0


Les principaux changements

Organisationnels déconcentration des opérations concernant les immobilisations corporelles et

incorporelles

Un outil « unique » pour le suivi de l’inventaire.

Réglementairescf. l ’instruction n°06-007-M9 du 23/01/06 relatives aux nouvelles règles comptables sur les actifs et les passifs


Les changements organisationnels

Déconcentration des opérations Ensemble des opérations comptables et extracomptables

Acquisition Construction Affectation Dotation Transfert Cessions Mise au rebut Immobilisations en cours Constatation des Amortissements

Mise en œuvre d’inventaires tournants Contrôles, audit

Un outil de suivi de l’inventaire…… qui permet un état de l’actif unique quelque soit la nature du bien


Les changements réglementaires

Définition des actifs Le critère de contrôle se substitue au critère juridique.

Comptabilisation Estimation du coût d’entrée redéfini Comptabilisation par composants

Règles d’amortissement Notion d’utilisation déterminable

Dépréciation des actifs


Le critère de contrôle

Le critère de contrôle introduit par la nouvelle définition comptable de l’actif se substitue au critère de propriété

Un bien peut être considéré comme contrôlé dès lors que l’établissement en

Maîtrise l’utilisation,

Assume les coûts, notamment d’entretien,

La responsabilité en cas de dommage à autrui.


Coût d’entrée des biens

Le coût de l’immobilisation est constitué de son coût d’achat et du coût directement attribuable :

Les droits de douane et taxes non récupérables Les frais de préparation de site ou de démolition préalable Les frais de livraison ou de manutention initiaux Les frais de transport, d’installation, de montage Les révisions de prix Les honoraires d’architecte, de géomètre, de conseil Les coûts de démantèlement du site

La date d’entrée des biens correspond à la date de démarrage des amortissements (date de référence) :

Date de service fait Date de mise en service (ou date d’admission cf. fiche pragma sur l’admission du

matériel)


Comptabilisation par composants

Définition « Un composant est un élément d’une immobilisation qui a une utilisation différente ou

procure des avantages économiques selon un rythme différent de celui de l’immobilisation dans son ensemble. Il doit être identifié et comptabilisé de manière séparée dès l’acquisition de l’actif. »

Les éléments principaux d’immobilisation corporelles devant faire l’objet de remplacement à intervalles régulier

Nécessitant l’utilisation de taux ou de modes d’amortissements propres

Il existe deux catégories de composants : Les éléments destinés à être remplacés Les dépenses de gros entretien ou de grande révisions qui sont soit comptabilisées

en charge soit provisionnées


Comptabilisation par composants

COMPOSANTCOMPOSANT

Dépenses de

remplacement

Dépenses de gros entretien

Composantobligatoire

Composants ou provisions

Bâtiments>1% du

PR

Durée d’utilisation< 80% du bien

dans son ensemble

Autres immo>15% du

PR

seuil


Principes de la comptabilité auxiliaire immobilisation dans

BFC

1


MMAchatsstock

MMAchatsstock

SDVentes

SDVentes

COContrôle

de gestion

COContrôle

de gestion

FIComptabilité

FIComptabilité

TMGestion

déplacements

TMGestion

déplacements

EA-PSCompta

budgétaire

EA-PSCompta

budgétaire

AAImmobilisation

AAImmobilisation

BWInfocentre

BWInfocentre

HRRessources

humaines

HRRessources

humaines

Les immobilisations dans BFC

Modules SAP mis en oeuvre par BFCModules SAP mis en oeuvre par BFC Intégration des flux dans SAPIntégration des flux dans SAP


Les données de base

1.1


Le plan d’évaluation

Ce plan :

1. détermine les règles applicables aux immobilisations (Valeurs comptables nettes - VCN, amortissements…)

2. comprend l’ensemble des règles d’évaluation relatives aux immobilisations

Le plan d’évaluation du CNRS est ZFR Le plan d’évaluation du CNRS est ZFR


Comptabilité des immobilisations comme livre auxiliaire


La fiche immobilisation


La fiche immobilisation

Création décorrélée de la prise en charge de la facture:

Saisie intégrale des données

Numérotation chronologique pour l’ ensemble du CNRS De 000000000001 à 599999999999 pour les immobilisations définitives hors

bâtiments De 600000000000 à 699999999999 pour les immobilisations en cours De 700000000000 à 799999999999 pour les bâtiments

Affectation de la ou des mesures de financement lors de la création de la fiche d’ immobilisation

Contrôles : en fin de période toutes les fiches immobilisation doivent être créées


Les différents types de fiche immobilisation

Il existe quatre types de fiches immobilisation :

Z001 : « autres immobilisations » Z002 : « immobilisations en cours » Z003 : « immobilisations incorporelles » Z004 : « Terrains et bâtiments »

Le type de fiche immobilisation est transparent pour l’utilisateur

Pour chaque type de fiche immobilisation, il y a une structure d’écran différente


La catégorie d’immobilisation

Principes :

Critère principal de ventilation des immobilisations

Organisation du portefeuille d'immobilisations, en fonction des dispositions légales (plan comptable) et des besoins de gestion du CNRS

Affectation de chaque immobilisation à une catégorie d'immobilisations

La création de la fiche immobilisation se fait en référence à une catégorie d’immobilisation

Catégorie = compte de bilan + tableau d’amortissement (mode et durée d’amortissement)

La catégorie permet une distinction d’immobilisations à l’intérieur des comptes de bilan

Exemple :2182 0000 mat de transport terrestre linéaire 5 ans 681128 281822182 1000 mat naval linéaire 10ans 681128 28182

La catégorie va générer les écritures automatiques d’amortissement



Articulation dans BFC :



3 niveaux de gestion possibles :

1. Catégorie d'immobilisations

2. Numéro principal d'immobilisations

3. Numéro subsidiaire d'immobilisations (une immobilisation peut être représentée à l'aide de plusieurs fiches d'immobilisations, appelées numéros subsidiaires)


Les imputations

1.2


Rappel sur les objets d’imputation dans BFC

Délégation 2Délégation 2Domaine activité 0002 Domaine activité 0002

Société Z900 (CNRS)

Société Z900 (CNRS)

Centre administratifCentre administratif

Laboratoire 1Laboratoire 1

Laboratoire 2Laboratoire 2

Division 0002Division 0002

Div. 0389Div. 0389

Div. 1289Div. 1289

C. Fi. 0002C. Fi. 0002

C. Fi. 0389C. Fi. 0389

C. Fi. 1289C. Fi. 1289

Centre de coûts A0002001Centre de coûts A0002001

C.C. R0389001C.C. R0389001

C.C. R1289001C.C. R1289001

Exemple d’une délégationExemple d’une délégation

Périmètre financier 9000

Périmètre financier 9000

Périmètre analytique 9000

Périmètre analytique 9000

Elément OTP 9ADO0002Elément OTP 9ADO0002

EOTP 9ADO0389EOTP 9ADO0389

EOTP 9ADO1289EOTP 9ADO1289


Les imputations

De façon large une fiche immobilisation va posséder dans BFC trois types d’imputation :

Une imputation comptable

Une imputation budgétaire

Une imputation analytique

Ces trois types d’imputations sont définis dans la fiche immobilisation.


Les imputations comptables


Les imputations analytiques


Les imputations budgétaires


Les amortissements

1.3


L’amortissement

Un actif amortissable est un actif dont l’utilisation par l’établissement est déterminable.

Deux notions sont importantes :

L’utilisation se mesure par la consommation des avantages économiques attendus de l’actif en :

Unité de temps Unité d’œuvre

L’utilisation est déterminable lorsque l’usage attendu de l’ actif est limité dans le temps du fait de :

l’usure physique de l’ actif l’évolution technique règles juridiques


Le plan d’amortissement

Mode linéaire

Plan d’amortissement est défini à la date d’ entrée du bien à l’actif.

Toutefois, toute modification de l’utilisation prévue entraîne la révision prospective de son plan d’ amortissement.

Le plan d’amortissement est paramétré dans BFC au travers de la catégorie d’immobilisation.

Cas où le plan d’ amortissement peut être modifié :

en cas de modification de l’ utilisation prévue de la durée ou du rythme de consommation des avantages économiques futurs

en cas de modification de la base amortissable

Application du prorata temporis


Au CNRS, un mode d’amortissement unique

Un mode et une durée en années à ce jour


Asset Explorer


Asset Explorer


Les immobilisations dans le flux de la

dépense

2


Vue du flux de la dépense

immobilisation

2.1


Vue du flux de la dépense concernant les immobilisations

Cde

Service fait

facture

Adresse budgétaire + nature de dépense + code famille

Constatation de la charge à payer D/21…..1 C/40800000

Contrôle facture D/21…..1 rémanence de TVA D/40800000 montant HT de la facture C/40420000 montant TTC de la facture

FICHE IMMON°…..

cat.

Tableau51

Tableau51

Tableau52

Tableau52

Ecritures d’amortissement D/68…..0 C/28…..0

Affectation de la quote-part éventuelle de subvention à l’immobilisation Ecritures de reprises de subvention

Valorisation de l’immobilisation D/21…..0 C/21…..1

Lettrage automatique

Lettrage automatique


Le principe d’entrée d’une immobilisation dans le système2……..1

(non auxiliarisé)2……..1

(non auxiliarisé)

LettrageLettrage

(auxiliarisé)(auxiliarisé)


Le principe du traitement des fiches immobilisation

Pour retraiter les achats d’immobilisation issus du flux de la dépense :

1. Etat récapitulatif des opérations à traiter

2. Saisie de la fiche immobilisation qui comprend : Création de la fiche proprement dite Ecriture comptable

Débit 2…….0 (auxiliarisé)

Crédit 2........1 (non auxiliarisé)


Etat de pilotage des retraitements à

effectuer

2.2


État de référence dans le retraitement des immobilisations

Tous les soirs, un état est envoyé dans BusinessWorkPlace (messagerie interne à BFC) faisant figurer les retraitements d’immobilisation à traiter pour la délégation

Une liste de diffusion est définie par délégation, on peut y joindre les destinataires voulus (liste mise à jour par le RSI)

Cet état est disponible également à la demande

Il est possible de restreindre la sélection à un portefeuille de laboratoire Bouton « Sélection libre »


Liste des postes non soldés à traiter





Rappel : Les achats immobilisés sur un compte de classe 2…….1 dont le montant HT est inférieur à 800 € ne doivent pas faire l’objet d’une entrée dans l’inventaire. Un retraitement de la facture dépense est alors nécessaire (voir le manuel des dépenses Tome 3 Cas 9 de la réimputation)

Rappel : Les achats immobilisés sur un compte de classe 2…….1 dont le montant HT est inférieur à 800 € ne doivent pas faire l’objet d’une entrée dans l’inventaire. Un retraitement de la facture dépense est alors nécessaire (voir le manuel des dépenses Tome 3 Cas 9 de la réimputation)


Création de la fiche immobilisation

2.3



Attention : La date de référence doit être saisie au 01.01.2007 pour les dates de mise en service antérieures au 01.01.2007. Cette règle est applicable uniquement cette année.

Attention : La date de référence doit être saisie au 01.01.2007 pour les dates de mise en service antérieures au 01.01.2007. Cette règle est applicable uniquement cette année.



Attention : La zone affectation doit être complétée à partir de l’état de référence (première colonne). Cette zone correspond au numéro de commande d’achat suivi du numéro de poste

Attention : La zone affectation doit être complétée à partir de l’état de référence (première colonne). Cette zone correspond au numéro de commande d’achat suivi du numéro de poste







Si nécessaireSi nécessaire







11

22

33

Attention : La simulation est essentielle, elle va permettre de renseigner l’adresse analytique adéquate

Attention : La simulation est essentielle, elle va permettre de renseigner l’adresse analytique adéquate






Exercice de création d’une fiche

immobilisation

E1


E1 Partie 1 – Exercice de création d’une fiche immobilisation

Saisissez une fiche immobilisation d’après les données de la page suivante (poste 1 de dépense) et à partir de la facture fournie par le formateur

Indiquez votre prénom dans la désignation de l’immobilisation

Pour l’instant aucune subvention n’est connue

Nous nous limiterons au premier poste de la commande

Vous appartenez à la délégation 14

Notez le numéro de fiche immobilisation créée : ………………………..



(Extrait de l’état de pilotage)


Correction E1 – Partie 1

Retrouver l’immobilisation de votre voisin

Vérifiez les imputations analytiques et budgétaires de sa fiche immobilisation



Saisissez une fiche immobilisation d’après les données de la page suivante et à partir de la facture fournie par le formateur

Indiquez votre prénom dans la désignation de l’immobilisation

Pour l’instant aucune subvention n’est connue

Nous nous limiterons au premier poste de la commande

Vous appartenez à la délégation 14

Notez le numéro de fiche immobilisation créée : ………………………..






Affichez votre fiche immobilisation nouvellement créée

De combien sera la valeur résiduelle de l’immobilisation fin 2010 ? Comparer avec votre voisin

Réponse dans l’Asset Explorer


Valorisation d’une fiche immobilisation

existante

2.3


Principe de rattachement

On rattache une « ligne de dépense » à une immobilisation existante

Une ligne de dépense = les débits sur un compte non auxiliarisé 2…….1 pour la même affectation (c’est-à-dire la même ligne de commande) ; les différents cas identifiés sont :

Ajout des différentes lignes de la commande Ajout de plusieurs factures à une même immobilisation

On valorise au sein de la même fiche d’immobilisation du montant additionnel

L’opération dans BFC permet de :

Revaloriser la fiche immobilisation

Solder le compte d’attente 2…….1


Rattachement d’une facture à une fiche immobilisation





Attention : Ne pas oublier de modifier le bloc

d’imputation pour le compte 2….1

Attention : Ne pas oublier de modifier le bloc

d’imputation pour le compte 2….1


Exercice de valorisation d’une

fiche immobilisation

E2


E2 Partie 1 – Exercice de valorisation d’une fiche immobilisation

Valorisez la fiche immobilisation créée lors de l’exercice E1 à l’aide du deuxième poste de dépense :

La facture papier distribuée par le formateur est une aide à la saisie

Le poste de dépense à valoriser apparaît la page suivante






Afficher votre fiche immobilisation et celle de votre voisin pour constater que :

Dans l’Asset Explorer le montant valorisé est désormais de 1932,13€ Chemin : Afficher la fiche immobilisation, cliquez sur ‘valeur d’immobilisation’

Dans l’Asset Explorer apparaissent deux mouvements de valorisation de l’immobilisation



Valorisez la fiche immobilisation créée lors de l’exercice E1 à l’aide du troisième poste de dépense :

La facture papier distribuée par le formateur est une aide à la saisie

Le poste de dépense à valoriser apparaît la page suivante






Afficher votre fiche immobilisation et celle de votre voisin pour constater que :

Dans l’Asset Explorer le montant valorisé est désormais de 2077,75€ Chemin : Afficher la fiche immobilisation, cliquez sur ‘valeur d’immobilisation’

Dans l’Asset Explorer apparaissent trois mouvements de valorisation de l’immobilisation


Comptabilisation des bien reçus en dotation

ou en affectation

3


Comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation

arrêtéEntrée du bien à l’actif selon montant précisé sur l’arrêté ou après évaluation par le service des domainesD/21…..1C/10211000

Fiche immon°….

Valorisation de l’ immobilisation D/21…..0C/21…..1

Tableau5..

CAT Ecritures d’amortissement

Affectation de la quote-part de subvention D/10211000 C/10211009

Neutralisation de l’amortissement D/10211009 C/77600000


Différents schémas comptables

Pour les biens reçus en affectation, le schéma comptable est le suivant : Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit 10271000 – Biens remis en affectation

Pour le compte de classe 1 : Compte budgétaire R4OPE-FINANCIERES-IMMO ; Fonds 1 ; Centre financier DR de l’unité ; Domaine fonctionnel N/A ; Prog. CB N/A

L’indemnité éventuelle versée dans le cadre de l’affectation fait l’objet d’une commande XLAB



Pour les biens reçus en dotation, le schéma comptable est le suivant : Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit 10211000 – Biens remis en dotation


Pour les biens reçus en complément de dotation, le schéma comptable est le suivant :

Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit 10221000 – Biens remis en dotation (10231000 si autre organisme que l’Etat)




Pour les biens reçus en dons et legs, le schéma comptable est le suivant :

Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit 10350000 – Dons et legs

Pour le compte de classe 1 : Compte budgétaire R4DONS-&-LEGS-NON-AFF ; Fonds 1 ; Centre financier DR de l’unité ; Domaine fonctionnel N/A ; Prog. CB N/A


Principes dans BFC

La comptabilisation des biens reçus en dotation ou en affectation s’effectue dans BFC en deux étapes :

1. L’étape d’acquisition par prise en charge de facture est remplacée par une écriture directe en comptabilité

2. Saisie de la fiche immobilisation et affectation automatique par un programme de la quote-part de subvention (utilisation de comptes dédiés)


Etape 1 : Saisie d’une écriture directement en comptabilité








Etape 2 : Création de la fiche immobilisation et affectation automatique de la quote-part de subvention

Lors de la création de la fiche immobilisation, il convient de renseigner la mesure d’encouragement à l’investissement liée au cas à traiter :

10 - Biens remis en dotation par l’Etat 11 - Biens remis en complément de dotation Etat 12 - Biens remis en complément de dotation Autres Organismes 13 - Biens remis en affectation 14 - Dons et Legs

L’affectation de la quote-part s’effectue automatiquement et à postériori via un programme


Etape 2 : Création de la fiche immobilisation et affectation automatique de la quote-part de subvention


Exercice de comptabilisation des

bien reçus en dotation ou en affectation

E3


E3 Partie 1 – Comptabilisation d’un bien reçu en affectation

Il vous faut comptabiliser un bien reçu en affectation :

Valeur du bien : 1000€ Comptes généraux d’imputation 21530001 et 10271000 Le bien est à imputer sur la délégation 14 (centre administratif) Indiquez votre prénom dans le texte de chaque poste

Veillez à disposer les imputations budgétaires correctes

Correction : un état est édité par le formateur pour constater les écritures


E3 Partie 2 – Comptabilisation d’un bien reçu en affectation

Il vous faut à présent saisir la fiche immobilisation

Référence de la facture : E3PART2 Catégorie d’immobilisation : 21530000 Indiquez votre prénom dans la désignation de l’immobilisation Date de référence : 01.01.2007 Numéro d’inventaire laboratoire : 541 Encouragement à l’investissement : bien remis en affectation

Notez le numéro de votre fiche immobilisation …………………….

Correction : un état est édité par le formateur pour constater les écritures et le solde du compte général 21530001


Affectation de la subvention

4


Les mesures de financement

Lors de la création de la fiche immobilisation (ou éventuellement en modification), les tableaux de financement sont renseignés par le gestionnaire :

Origine de la subvention Montant de la subvention utilisé pour l’achat de l’ immobilisation

La saisie des parts de subvention génère ou non des écritures comptables de reprise de subvention (défini par paramétrage dans le système)

Contrôle automatique : Le total des tableaux de financement est inférieur ou égal au montant de

l’immobilisation


Les modes de financement

Subvention pour charge de service public : compte 7410 0000 Impact réel des amortissements

Contrat de recherche : compte 7067 0000 Impact réel des amortissements

Subvention d’investissement : compte 1310 0000 Neutralisation de l’amortissement


Exemple de schéma comptable pour les subventions

1. Création de la fiche immobilisation1. D/2XXXXXX0 Immobilisation (auxiliarisé sur la fiche immobilisation)

2. C/2XXXXXX1 Achat d’immobilisation

2. Affectation de la source de financement1. D/13110000 Subvention d’état

2. C/1311XXX9 Subvention d’état (auxiliarisé sur la fiche sur la fiche immobilisation)

3. Ecritures d’amortissement en fin d’année

1. D/68112XXX Dotation amortissement

2. C/281XXXXX Amortissement (auxiliarisé sur la fiche immobilisation)

3. D/1391XXXX Subvention (auxiliarisé sur la fiche immobilisation)

4. C/77700000 Quote-part des subventions


Affectation de la quote-part de subvention

Attention à bien indiquer le code mouvement adéquatAttention à bien indiquer le code mouvement adéquat



Ne pas modifierNe pas modifier



Attention : plusieurs sources de financement = plusieurs encouragements à l’investissement dans BFCAttention : plusieurs sources de financement = plusieurs encouragements à l’investissement dans BFC


Exercice d’affectation de la subvention

E4


E4 – Affectation d’une subvention

1. Modifier la fiche immobilisation que vous avez créé lors de l’exercice E1-1 : Cette immobilisation possède désormais une mesure d’encouragement à

l’investissement (subvention d’Etat)

2. Affectez votre source de financement. La subvention d’Etat est de 500€.

Correction : Constatez les futures reprise de subvention d’Etat dans l’Asset Explorer


Ecritures de transfert

5


Différents cas identifiés

Différents cas de transfert ont été identifiés : Le transfert entre laboratoires de la même délégation Le transfert entre laboratoires de délégations différentes

Selon les cas, il est possible de transférer : Vers une immobilisation existante (cas d’une erreur d’affectation ou cas des reprises) Vers une nouvelle immobilisation (cas simple d’un transfert physique)

Le transfert va se matérialiser dans BFC sous la forme d’une écriture comptable, l’objet transféré restant la fiche immobilisation

Les amortissements constatés à priori sont transférés également automatiquement


Cas du transfert entre délégations

5.1



Le transfert s’effectue en créant une nouvelle immobilisation dans la délégation de destination « par copie » de l’immobilisation d’origine

La date de référence doit être la date de transfert de l’immobilisationLa date de référence doit être la date de transfert de l’immobilisation



Attention : Le numéro d’inventaire laboratoire doit correspondre au numéro donné par le laboratoire de réception (ne pas reconduire le numéro d’inventaire laboratoire)

Attention : Le numéro d’inventaire laboratoire doit correspondre au numéro donné par le laboratoire de réception (ne pas reconduire le numéro d’inventaire laboratoire)

Le transfert ne sera effectué qu’après accord

formalisé de la délégation de destination

(document spécifique hors BFC). Ce document

précisera le nouveau numéro d’inventaire labo, la division, le

centre financier et le centre de coûts.

Le transfert ne sera effectué qu’après accord

formalisé de la délégation de destination

(document spécifique hors BFC). Ce document

précisera le nouveau numéro d’inventaire labo, la division, le

centre financier et le centre de coûts.







Les lignes supplémentaires assurent l’équilibre au sein de chaque délégationLes lignes supplémentaires assurent l’équilibre au sein de chaque délégation



Matérialisation de l’immobilisation d’origine sur la nouvelle immobilisation



Matérialisation de la sortie sur l’immobilisation d’origine


Cas du transfert intra-délégation

5.2



Le transfert au sein de deux laboratoires de la délégation s’effectue suivant le même mode opératoire que le transfert inter-délégations

La destination analytique reste au sein de la même délégation




Cas du transfert vers une immobilisation

existante

5.3


Cas du transfert vers une immobilisation existante


Cas du transfert vers une immobilisation existante


Exercice de transfert d’immobilisation

E5


E5 Partie 1 – Correction d’une erreur de création de fiche immobilisation

1. Saisissez une fiche immobilisation basée sur les donnée suivantes (encadré rouge / utilisez également la facture fournie par le formateur)

2. Vous vous rendez compte que vous avez commis une erreur, cette fiche immobilisation a été créée à tort. Transférez cette fiche immobilisation vers l’immobilisation créé dans l’exercice E1-2.



Ouvrez en affichage la fiche immobilisation créée lors de l’exercice E1-2, à partir de l’Asset Explorer, constatez que :

La valeur de l’immobilisation est désormais de 4088€ ;

Le mouvement de transfert apparaît.


E5 Partie 2 – Transfert vers une autre délégation

Transférer vers une autre délégation l’immobilisation que vous venez de traiter (créée lors de l’exercice E1-2) :

Le laboratoire de destination a les caractéristiques suivantes : Division/Centre financier : 0184 Délégation de rattachement : 0001 Centre de coûts : R0184001

Correction : Sur l’immobilisation d’origine, constatez la date de sortie (onglet « généralités ».


Quizz – Journée 1

1. J’ai deux lignes de commandes pour mon immobilisation : Je vais faire deux opérations : je crée une fiche immobilisation et je la revalorise Je crée deux fiches immobilisation et je transfert l’une dans l’autre Je crée deux fiches immobilisation et l’une doit être subsidiaire de l’autre

2. J’ai une facture avec deux lignes et une autre facture avec trois lignes. Les deux factures concerne la même immobilisation. Dans BFC, j’effectue :

Deux opérations de création de fiche immobilisation et trois revalorisations Deux opérations de création de fiche immobilisation, trois revalorisations et un transfert Une opération de création de fiche immobilisation et quatre revalorisations

3. Le coût d’une immobilisation peut être constitué de droits de douanes ? Vrai Faux

4. Pour l’affectation de la quote-part de subvention : Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation

hormis pour les biens remis en dotation et en affection Je peux l’effectuer à tout moment

5. Après un transfert d’une immobilisation d’un laboratoire à l’autre : L’immobilisation d’origine change d’imputation analytique et budgétaire L’immobilisation d’origine est supprimée du système et une nouvelle immobilisation est créée L’immobilisation d’origine possède une date de sortie et une nouvelle immobilisation est créée


Etats

6


Etats

Les états à disposition concernant les immobilisations sont les suivants :

Liste des postes non soldés sur comptes de classe 2 non auxiliarisés

Liste d’inventaire par centre de coûts

Liste d’inventaire par catégorie d’immobilisation

Liste d’inventaire par divisions

D’autres états fonctionnant sur le même mode sont à venir


Exemple : liste d’inventaire par centre de coûts


Exemple : liste d’inventaire par centre de coûts


Immobilisations en cours

7


Les OIP : Définition

Sont suivies sur cette nature de dépenses, les opérations dont la durée d’exécution est supérieure à l’exercice budgétaire et dont le financement par le CNRS est supérieur à 210 000 euros HT.

Elles concernent limitativement :

les participations du CNRS aux investissements réalisés dans les très grandes infrastructures de recherche

les équipements nationaux les moyens informatiques communs l’entretien immobilier l’acquisition et la construction immobilière les opérations financières


Immobilisations en cours génériques et

OIP dont la construction est

confiée à des tiers

7.1


Immobilisations en cours hors OIP produites par le CNRS

Cde

Service fait

facture


Constatation de la charge à payer D/23…..1 C/40800000

Contrôle facture D/23…..1 rémanence de TVA D/40800000 montant HT de la facture C/40420000 montant TTC de la facture

FICHE IMN°…..

cat. Pas d’ écritures d’amortissement

Valorisation de l’immobilisation en cours D/23…..0 C/23…..1

Fin de Constru

ctionMise en service de l’immobilisation D/21…..0 C/23…..0

FicheImmo

N°

Création de la fiche immo. définitive

cat

T 53

Ecritures d’amortissement

Affectation de la quote-part de subvention à l’ immobilisation et écritures de reprise de subv.



Dépenses IECDépenses IEC




Fiche IECFiche IEC Fiche immobilisation

définitive

Fiche immobilisation

définitiveRègle d’imputation

Règle d’imputation

ETAPE 1ETAPE 1 ETAPE 2ETAPE 2

ETAPE 3ETAPE 3

ETAPE 4ETAPE 4

Débit 231XXXX1Débit 231XXXX1 Débit 231XXXX0Débit 231XXXX0 Débit 2XXXXXX0Débit 2XXXXXX0



Etape 1 : Saisie de la fiche de l’immobilisation en cours



Etape 1 : Saisie de la fiche de l’immobilisation en cours



Etape 2 : Création de la fiche immobilisation définitive



Etape 2 : Création de la fiche immobilisation définitive



Etape 3 : Répartition de l’immobilisation en cours



Etape 3 : Répartition de l’immobilisation en cours



Etape 4 : Imputation de l’immobilisation définitive


Exercice IEC

E6


E6 – Mise en service d’une immobilisation en cours

Chaque stagiaire possède une immobilisation en cours comme le spécifie le tableau ci-dessous :

1. Saisissez la fiche immobilisation définitive sous la catégorie 21510000 en reprenant les imputation analytiques de la fiche IEC.

2. Définissez une règle de répartition.3. Imputez l’immobilisation définitive.

Correction : Vérifiez que l’immobilisation définitive de votre voisin est valorisée.

Stagiaire Immobilisation Stagiaire Immobilisation1 600000001280 8 6000000012872 600000001281 9 6000000012883 600000001282 10 6000000012894 600000001283 11 6000000012905 600000001284 12 6000000012916 600000001285 13 6000000012927 600000001286 14 600000001293


OIPs créés par le CNRS

7.2


Les OIPs gérés par le CNRS

OTP Modélisation de l’OTP représentant l’OIP

FicheImmo.

N°

Création de la fiche immobilisation unique pour l’opération

cat.

Cde

Servicefait

facture


Constatation de la charge à payer

Contrôle facture

Fiche immoN°….

En fin de période, valorisation de l’immobilisation Tableau

51 Tableau

52Affectation de la quote-part de subvention

Cat.

Fin de construction

Opération de fin de construction D21…...C23……Transformation de la fiche IEC en immo.définitive Affectation de la quote-part de subvention à l’immobilisation Ecritures d’amortissement et de reprise de subvention


Les immobilisations en cours sur OIP gérée par le CNRS – Schéma


Les immobilisations en cours sur OIP gérée par le CNRS – Les étapes

1. La création de l’OTP porteur de l’OIP et création automatique de la fiche IEC

2. La comptabilisation des services faits et des factures sur Biens et Services (dont les écritures de charge 6xxxxxxx sont imputées sur les EOTP de la structure créée

précédemment : cas hors OIP)

3. La valorisation mensuelle de l’EOTP de niveau 1 (l’OIP) par les EOTP inférieurs

4. La valorisation de la fiche IEC à partir des charges et produits remontés à l’EOTP supérieur

5. La création de l’immobilisation définitive (non encore valorisée)

6. La clôture technique de l’OTP-OIP

7. La définition de la règle de répartition finale

8. La valorisation de la ou des immobilisation(s) définitive(s)

9. La clôture définitive de l’OTP-OIP

Mis

e e

n s

erv

ice

Imp

uta

tion

IEC


Création de l’OTP-OIP (étape 1)


Création de l’OTP-OIP (étape 1)


Valorisation mensuelle de l’EOTP de niveau 1 et valorisation de la fiche IEC(Etapes 3 et 4)


Mise en service - Création de l’immobilisation définitive (étape 5)


Mise en service - Clôture technique de l’OTP-OIP (étape 6)


Mise en service - Définition de la règle de répartition finale (étape 7)


Mise en service - Imputation de l’immobilisation définitive (étape 8)


Mise en service - Clôture définitive de l’OTP-OIP (étape 9)


Cessions d’immobilisation et

mises au rebut

8


La mise au rebut

8.1


Mises au rebut d’immobilisation

La mise au rebut nécessite deux opérations dans BFC

Le traitement de la valeur brute et de l’amortissement

Le traitement de la subvention associée en cas de financement avec subvention


Traitement de la valeur brute et de l’amortissement





Lors de cette écriture, il faut renseigner manuellement les comptes budgétaires pour les comptes de classe 2 Lors de cette écriture, il faut renseigner manuellement les comptes budgétaires pour les comptes de classe 2




Traitement de la subvention associée

1. Réintégration de la part de subvention (pour la part amortie de la subvention)

D/ 77700000 – Quote-part des subventions d’investissement virées C/ 1391X000 – Subventions d’équipement inscrites au compte de résultat

2. Remise en disponibilité de la subvention initialement affectée à l’immobilisation

D/ 131XXXX9 Subvention (auxiliarisé) C/ 131XXXX0 Subvention

Pour ces deux opérations, il faut utiliser la transaction <Comptabilisation avec rapprochement>


Exercice de mise au rebut d’immobilisation

E7


E7 – Exercice de mise au rebut

Mettre au rebut les immobilisations suivantes :

Correction : Vérifiez que l’immobilisation de votre voisin est mise au rebus


Cessions d’immobilisation

8.2


Cessions d’immobilisation

Le laboratoire transmet au service financier une demande de remise d’un matériel à France Domaine, accompagné ,le cas échéant, d’une soumission amiable (cf. fiche technique PRAGMA)

Le gestionnaire « immo » saisit le procès verbal de remise du matériel via le site internet des domaines :

http//extranet.ventes-domaniales.fr

Le produit de la vente est versé, via la trésorerie générale sur le compte de l’ACS


Schéma comptable

On enregistre manuellement le produit de la vente et la créance cliente correspondante en TTC :

Débit – 46200000 / compte de tiers des Domaines pour la saisie – CREANCES SUR CESSIONS D'IMMOBILISATIONS pour le montant TTC de la vente (1675 €)

Crédit – 44570000 – TVA COLLECTEE (274,5€) Crédit – 77520000 - PDTS DES CESSIONS D'ELEMENTS D'ACTIFS IMMO. CORP. Pour le montant

HT (1400,5 €)

En automatique les lignes suivantes s’ajoutent : Débit – 67520000 - VALEURS COMPTABLES DES IMMOB. CORP CEDEES pour la valeur résiduelle

à la date de la cession (qui correspond à celle de fin d’exercice : 1266 €) Débit – 28153000 - AMORTISSEMENT INSTALLAT° A CARACTERE SPECIFIQUE pour le total des

amortissements pratiqués jusqu’à la date de sortie (35,45 €) Crédit – 21530000 - INSTALLATIONS A CARACTERE SPECIFIQUE pour la valeur brute

d’acquisition initiale (1301,45 €)

Débit – 13111009 – ETAT-SUBVENTIONS DE CHARGES DE SERVICES PUBLICS-PA (auxiliarisé) Crédit – 13111000 - ETAT-SUBVENTIONS DE CHARGES DE SERVICES PUBLICS-PA (non

auxiliarisé) Débit – 77700000 - QUOTE-PART DES SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT VIREE Crédit – 13911000 - SUBVENT° D'EQUIPEMENT ETAT INSCRITE AU CPTE DE RES (auxiliarisé)


Cas d’une plus-value sur Immobilisation acquise











Il faut renseigner manuellement les imputations budgétaires sur les postes d’actif (classe 2)

Sélectionnez le poste d’immobilisation et renseignez l’imputation budgétaire : OODIVERS-AUTRES-PRODUITS

De même, renseignez sur le poste d’amortissement, l’imputation budgétaire : OODIVERS-AUTRES-CHARGES

Sur le poste de capital « Subvention d’Equipement Etat inscrite au compte de résultat » : OODIVERS-AUTRES-CHARGES






Exercice de cession d’immobilisation

E8


E8 – Exercice de cession d’immobilisation

Cédez les immobilisations suivantes. Vous disposez des données suivantes : Client : numéro BFC : 3003542 Cession 1300€ hors taxe / TVA 19,6% : 254,80 / TTC : 1554,80 Domaine d’activité 0014 / Centre de coûts : A0014001 / Fonds : 0

Correction : Vérifiez que l’immobilisation de votre voisin est cédée


Annulation d’opération

8.3



Exemple d’annulation de mise au rebut

Appuyez sur la touche « Entrée »Appuyez sur la touche « Entrée »



Exemple d’annulation de mise au rebut


Document de modification d’une immobilisation


Exercice d’annulation d’une mise au rebut

E9


E9 – Exercice d’annulation d’une mise au rebut

Annulez la mise au rebut effectuée lors de l’exercice 7, utilisez votre immobilisation présente dans le tableau suivant :

Correction : Vérifiez que dans l’Asset Explorer que votre immobilisation est toujours en service.


Quizz – Journée 2

1. Lors de la mise en service d’une immobilisation en cours : On transforme la fiche immobilisation en cours en fiche immobilisation définitive (elle garde le

même numéro) On déverse la valorisation dans une nouvelle fiche immobilisation définitive (elle possède alors un

nouveau numéro) On rattache l’immobilisation en cours à une nouvelle fiche immobilisation définitive sans en

transférer la valeur

2. Une opération d’investissement dont la durée d’exécution est comprise entre le 31/01/2007 et le 31/07/2007 peut-elle être considérée comme une OIP?

Oui Non

3. La valorisation mensuelle des immobilisations en cours sur OIP construites par le CNRS s’effectue en :

Une étape : on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours

Deux étapes : on crée l’immobilisation en cours puis on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours

4. Lors d’une mise au rebut ou d’une cession, la matérialisation de la sortie d’immobilisation se situe sur la fiche immobilisation au niveau :

De l’imputation budgétaire qui disparaît D’un témoin de suppression qui s’active D’une date de sortie qui apparaît


Présentation des reprises

9


Les reprises

Calendrier Les matériels seront repris fin juin dans le système Les brevets et bâtiments seront repris plus tard Les autorisations seront ouvertes pour les retraitements dans BFC à partir de début

juillet

Processus d’intégration des données dans BFC Génération des fiches immobilisations dans BFC Recalcul des amortissements Passage d’écritures de correction pour ajuster avec la comptabilité par l’ACP

A faire au démarrage Rapprocher l’état de pilotage des retraitements avec les factures papiers Transférer, mettre au rebus, … les matériels mis par défaut sur un centre financier de

la délégation La priorité est le rattrapage des opérations 2007


Conclusion et clôture

Conclusionet clôture

10


Conclusion et clôture En quelques mots

Des questions ?

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

La prochaine étape…

• Les réponses que vous attendez…


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

Au revoiret à bientôt !


Annexes

Comptes généraux d’immobilisation

Annexes


Liste des comptes généraux d’immobilisation

Compte de la prise en charge facture

Catégorie immobilisation

Désignation de la catégorie d'immobilisation Compte Désignation affectation des comptes duréedotation

aux amortcompte amort

20300001 20300000 Frais de recherche et de développement 20300000 Frais de recherche et de développement 4 68111300 2803000020530001 20530000 Logiciels 20530000 Logiciels 5 68111500 28050000

20500008 Logiciels acquis antérieurement au 01/01/95 20500008 logiciels acquis antérieurement au 01/01/95 5 2805000820580001 20580000 Autres concessions,dts similaires,brevets,licences 20580000 Autres concessions,dts similaires,brevets,licences 5 68111500 2805000020800001 20800000 Autres immobilisations incorporelles 20800000 Autres immobilisations incorporelles 5 68111800 2808000021100001 21100000 Terrains 21100000 Terrains / / /21200001 21200000 Agencements et amménagements de terrains 21200000 Agencements et amménagements de terrains nus 50 68112200 2812000021310001 21310000 Batiments 21310000 Batiments 50 68112300 2813100021350001 21350000 Installations gles,agencts,amenagts constructions 21350000 Installations gles,agencts,amenagts constructions 10 68112300 2813500021510001 21510000 Installations techn.matériels et outillages 21510000 Installations techn.matériels et outillages 5 68112500 2815100021530001 21530000 Installations à caractère spécifique 21530000 Installations à caractère spécifique 10 68112500 2815300021540001 21540000 Matériel et outillage 21540000 Matériel et outillage 5 68112500 28154000

21500008 Installations, matériels et outillage acquis antérieurement au 01/01/95 21500008 installations, matériels et outillage avant le 01/01/95 5 2815000821600001 21600000 Collections 21600000 Collections / / /

21600008 Collections acquises antérieurement au 01/01/95 21600008 Collections acquises antérieurement au 01/01/95 / / 2816000821810001 21810000 Instal. gles, agencts, amenagts des const.dont le CNRS n'est pas propriétaire 21810000 Instal. gles, agencts, amenagts des const.dont le CNRS n'est pas propriétaire 10 68112800 2818100021820001 21820000 Matériel de transport terrestre 21820000 Matériel de transport 5 68112800 2818200021821001 21821000 Matériel naval 21820000 Matériel de transport 10 68112800 2818200021830001 21830000 Matériel de bureau et matériel informatique 21830000 Matériel de bureau et matériel informatique 5 68112800 2818300021840001 21840000 Mobilier 21840000 Mobilier 10 68112800 2818400021880001 21880000 Matériels divers 21880000 Matériels divers 10 68112800 28188000

21800008 Matériels et mobiliers acquis antérieurement au 01/01/95 21800008 Matériels et mobiliers acquis antérieurement au 01/01/95 5 / 2818000823120001 23120000 Immobilisation en cours terrains 23120000 Immobilisations en cours terrains / / /23120001 23120009 Immobilisations en cours terrains 23120000 Immobilisations en cours terrains / / /23130001 23130000 Immobilisation en cours constructions 23130000 Immobilisations en cours constructions / / /23130001 23130009 immobilisations en cours constructions 23130000 Immobilisations en cours constructions / / /23150001 23150000 Immobilisation en cours inst tech mat et outillage 23150000 Immobilisations en cours inst tech mat et outillag / / /

23150008 Immobilisations en cours inst tech mat et outillage antérieurement au 01/01/95 23150008 Immobilisations en cours antérieur au 01/01/95 / / /23150001 23150009 Immobilisations en cours inst tech mat et outillag 23150000 Immobilisations en cours inst tech mat et outillag / / /23180001 23180000 Autres immobilisations corporelles en cours 23180000 Immobilisations en cours-autres / / /23180001 23180009 Autres immobilisations corporelles en cours 23180000 Autres immobilisations corporelles en cours / / /23200001 23200000 Immobilisations incorporelles en cours 23200000 Immobilisations en cours logiciel / / /23200001 23200009 Immobilisations incorporelles en cours 23200000 Immobilisations incorporelles en cours / / /

Les catégories d'immobilisation avec une terminaison par 8 correspondent aux immobilisations antérieures au 01/01/1995


Annexes

Correction d’exercices

Annexes


Quizz – Journée 1 – Correction

1. J’ai deux lignes de commandes pour mon immobilisation : Je vais faire deux opérations : je crée une fiche immobilisation et je la revalorise Je crée deux fiches immobilisation et je transfert l’une dans l’autre Je crée deux fiches immobilisation et l’une doit être subsidiaire de l’autre

2. J’ai une facture avec deux lignes et une autre facture avec trois lignes. Les deux factures concerne la même immobilisation. Dans BFC, j’effectue :

Deux opérations de création de fiche immobilisation et trois revalorisations Deux opérations de création de fiche immobilisation, trois revalorisations et un transfert Une opération de création de fiche immobilisation et quatre revalorisations

3. Le coût d’une immobilisation peut être constitué de droits de douanes ? Vrai Faux

4. Pour l’affectation de la quote-part de subvention : Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation

hormis pour les biens remis en dotation et en affection Je peux l’effectuer à tout moment

5. Après un transfert d’une immobilisation d’un laboratoire à l’autre : L’immobilisation d’origine change d’imputation analytique et budgétaire L’immobilisation d’origine est supprimée du système et une nouvelle immobilisation est créée L’immobilisation d’origine possède une date de sortie et une nouvelle immobilisation est créée


Quizz – Journée 2 – Correction

1. Lors de la mise en service d’une immobilisation en cours : On transforme la fiche immobilisation en cours en fiche immobilisation définitive (elle garde le

même numéro) On déverse la valorisation dans une nouvelle fiche immobilisation définitive (elle possède alors un

nouveau numéro) On rattache l’immobilisation en cours à une nouvelle fiche immobilisation définitive sans en

transférer la valeur

2. Une opération d’investissement dont la durée d’exécution est comprise entre le 31/01/2007 et le 31/07/2007 peut-elle être considérée comme une OIP?

Oui Non

3. La valorisation mensuelle des immobilisations en cours sur OIP dont le CNRS est maître d’œuvre s’effectue en :

Une étape : on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours

Deux étapes : on crée l’immobilisation en cours puis on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours

4. Lors d’une mise au rebut ou d’une cession, la matérialisation de la sortie d’immobilisation se situe sur la fiche immobilisation au niveau :

De l’imputation budgétaire qui disparaît D’un témoin de suppression qui s’active D’une date de sortie qui apparaît

Documents

Support Formation Immobilisations V1.7 – 07/09/2007 1 Immobilisations Formation métier-outil Version 1.7 7/09/07