Support restitution finale - GED - Manche Numérique · GED: concepts associés Plan de classement et indexation Numérisation Confiance numérique Workflow et parapheur électronique

Manche Numérique – GED et Archivage Electronique

Accompagnement dans la définition d’une offre axée

sur les besoins de gestion électronique de documents

et d’archivage électronique des collectivités adhérentes

Restitution - GED

Implissio ConsultantsCampus Effiscience / Bât Erable8, rue Léopold Sedar Senghor, 14460 [email protected]

ImplissioConsultants


Démarche :

2

Contexte et objectifs de la démarche

Un groupe de travail de collectivités de grande

taille

Un 1er atelier de décryptage / recueil des

besoins

Un 2ème atelier de présentation des

scénarios et solutions éligibles

Instruction et définition d’une offre de services

Obj : présentation des grands principes liés à la GED et à l’archivage électronique, recueil des besoins sur

ces 2 thèmes et sur la mutualisation souhaitée autour de ces services

Obj : présentation de la synthèse consolidée des besoins. Présentation des scénarios éligibles et

analyse associée

Un groupe de travail de collectivités de

petite/moyenne taille

Manche Numérique – GED et Archivage Electronique 3

La Gestion Electronique de Documents


La Gestion Electronique de Documents

4

• La gestion électronique de documents (GED) constitue un ensemble de moyens informatiques et

organisationnels permettant la gestion de documents sous forme électronique résultants :

– de la numérisation de documents papier

– ou de la production/collecte de documents nativement numériques

• Les fonctionnalités intrinsèques d’une GED couvrent entre autre :

– la numérisation / la capture,

– les traitements d’indexation,

– le stockage/archivage,

– la recherche,

– la diffusion,

– voire l'archivage électronique des documents produits.

• Dans ce cadre, la GED constitue un composant essentiel associé à la gestion du cycle de vie des documents

numériques


Le cycle de vie des documents

5

Contribution

possible d’une

GED


Positionnement générique d’une GED

6

�

Versement

indexation

GED �

Atelier de numérisation

Documents numérisés

Documents papier

Numérisation

TraitementVersementIndexation

�

Méta-donnéesLiens

Applicationsmétiers

�

Plate-forme télé-services

�

Demandes en ligne

� Un système de GED transversal reposant sur un plan de classement et des règles de gestion communes

� Organisant les documents en dossiers / espaces, définis en cohérence avec les applications métiers et accessibles par elles

� Permettant de gérer les documents numérisés en amont

� Les documents bureautiques et les messages électroniques

� Les documents produits à partir des applications métiers

� Et les informations transmises via télé-services

� Des documents gérés suivant des règles prédéfinies par métier (workflow), facilitant leur partage et leur traitement

� Accessibles via des fonctions de recherche souples et conviviales

Pouvant ensuite être transmis automatiquement à des tiers (Préfecture, Trésor Public …)

Et versés dans un système d’archivage électronique (ainsi que les données des applications)

�

États, Documents

bureautiques

Versementindexation

�

SAE

Plate-forme télé-

transmission

ActesPES V2

�Mots clés,

métadonnées�


GED: les principaux concepts associés

7

GED: concepts associés

Plan de classement et

indexation

Numérisation

Confiance numérique

Workflow et parapheur

électronique

Fonctions de recherche

Archivage électronique

Intégration au SI

Concepts associés à la mise

en œuvre d’une GED:


N° Catégorie Description Fonctions clés Exemples

1

Gestion et

diffusion des

documents de

référence

Partage et diffusion de documents de référence internes ou externes destinées à être diffusés assez largement à des fins notamment de gestion de la connaissance

• Plan de classement et indexation

• Dispositif d’alerte

• Plans• Procédures qualité• Textes réglementaires• Revue de presse

2

Stockage,

partage et

travail

collaboratif

Partage de documents de travail (bureautiques, emails, …) à l’échelle d’un service ou d’un groupe, en lien avec un projet ou une thématique, circuits d’élaboration ou de validation de documents peu complexes, peu formalisés et propres à chaque document ou à chaque espace collaboratif

• Intégration avec les documents bureautiques

• Gestion de versions • Gestion souple des plans de

classement et des droits d’accès

• Etudes• Gestion de projets• Préparation de marchés

3

Circuits

d’élaboration et

de validation de

documents

Production de documents bureautiques, faisant suite ou non à une sollicitation extérieure (courrier), nécessitant l’intervention successive de plusieurs agents / services d’abord pour les produire puis pour les valider, suivant des règles en partie prédéfinies

• Intégration avec les documents bureautiques

• Gestion de versions • Workflows d’élaboration /

validation semi-structurés• Traçabilité et tableaux de bord• Signature électronique

• Rapports et délibérations• Conventions• Courriers sortants (hors

processus de traitement « de masse » : domaine social notamment)

4

Traitement et

gestion de

pièces

justificatives

Gestion de documents reçus ou produits en amont devant être organisés de façon à en assurer le traitement et surtout le classement de façon cohérente avec d’autres types de pièces pour servir de justificatifs et être intégrés dans une application ou un flux vers l’extérieur

• Numérisation et indexationLAD/RAD

• Plan de classement• Intégration avec les applications

métiers• Traçabilité et tableaux de bord

• Factures fournisseurs• Actes d’engagement et pièces

justificatives associées• Avenants, ordres de service, …• Devis, bons de commande…

5

Gestion de

demandes et

dossiers

individuels

Traitement de demandes reçues en grand nombre suivant un formalisme et des processus de traitement très formalisés, incluant la réception en amont de documents multiples et en aval l’intégration des documents produits par les applications métiers pour former des dossiers exhaustifs et à la durée de vie longue

• Numérisation et indexation « de masse » et complexe

• Intégration avec les applications métiers

• Workflows de « traitement » formalisés et complexes

• Traçabilité et tableaux de bord

• Demandes APA, FSL, PCH, RSA…

• Demandes de subventions• Demandes RH

Les grandes catégories de besoins de GED dans les collectivités


Synthèse du recueil des besoins GED exprimés par

les collectivités


Constats généraux concernant la GED

Groupe des grandes collectivités :

- De nombreux et réels besoins de GED exprimés par les collectivités de ce groupe

- De nombreux projets de dématérialisation, de parapheur électronique, de signature électronique sous-tendent ces besoins

- Quelques besoins sont parfois couverts dans certaines collectivités, mais de manière rarement satisfaisante (hormis pour la

CUC)

- De réelles interrogations sur la dualité « GED applications métier » (cas typique: PESv2, mini GED dispo dans l’appli métier

comptable) et GED transverse

Groupe des collectivités de taille moyenne :

- La dématérialisation devient une thématique d’évolution transversale des collectivités, notamment suite à la mise en place

du PESv2. La dématérialisation des marchés publics et des actes est également un point d’entrée.

- Une problématique d’accès multi-sites est régulièrement évoquée dans le gestion électronique de documents

- En particulier, la gestion des courriers est une problématique qui pourrait être traitée plus efficacement dans de nombreux

cas.

- L’utilisation du parapheur électronique devrait également tendre à se généraliser

- De nouvelles compétences pourraient générer des besoins nouveaux (ex: prise probable de la compétence « autorisation du

droit des sols » par plusieurs CC, qui pourrait générer des besoins de GED, sur un volet « Gestion des demandes et dossiers

individuels »


GED : Besoins exprimés par le groupe des grandes collectivités


GED : Besoins exprimés par le groupe des grandes collectivités

Traitement et gestion de pièces

justificatives

Gestion des demandes et

dossiers individuels

Travail collaboratif, stockage et partage de documents

Circuits d’élaboration et de

validation de documents

Gestion et diffusion de

documents de référence

Cœur de cible des besoins

Archivage Electronique

Gestion Electronique de Documents


GED : Besoins exprimés par le groupe des collectivités de taille moyenne


Traitement et gestion de pièces

justificatives

Gestion des demandes et

dossiers individuels

Travail collaboratif, stockage et partage de documents

Circuits d’élaboration et de

validation de documents

Gestion et diffusion de

documents de référence

Cœur de cible des besoins

Archivage Electronique

Gestion Electronique de Documents

GED : Besoins exprimés par le groupe des collectivités de taille moyenne


Intérêt de la mutualisation d’une offre de services autour de la GED

Sur le principe, la mutualisation est jugée a priori intéressante. Des questions se posent cependant :

Concernant la mutualisation autour d’une solution de GED unique :

- Comment mutualiser une GED, alors qu’il y a une diversité très importante d’applications métiers entre les collectivités?

- Si sur certains sujets une GED mutualisée pouvait être mise en place, quel niveau de personnalisation resterait possible pour chaque

collectivité utilisatrice? La personnalisation est un facteur de réussite important car elle peut faciliter l’appropriation de la solution par

les agents.

⇒Certaines collectivités (notamment parmi les collectivités de taille moyenne) sont volontaires pour initier une réflexion métier sur

certains sujets (ex : gestion du courrier, autorisation du droit des sols, …) et définir des process génériques de traitement.

Concernant la possibilité d’un hébergement externalisé de la solution :

- Inquiétude partagées des collectivités sur les temps de réponse et la qualité de service générale d’une GED ou d’un SAE hébergés hors

de la collectivité. Point sur la sécurité des données ?

- Au niveau des grandes collectivités, plusieurs collectivités ont plutôt une culture d’hébergement interne à la collectivités

A noter qu’au sein du groupe des collectivités de taille moyenne, il n’y a pas (ou quasiment pas) d’effectif dédié à la fonction SI. Le principe

de mutualisation et d’un hébergement extérieur est donc plutôt bien accueilli. Il permettrait notamment de répondre intrinsèquement à

une problématique de plus en plus observée et difficile à gérer pour ces collectivité sans fonction SI interne: le besoin d’accès en multi-

sites d’une partie du SI.


Offre de service GED


Offre de service : GED

Dans le cadre d’une offre de service de GED, plusieurs sujets sont à considérer :

Infrastructures utilisées

Type de solutions utilisé

Organisation à mettre en

œuvre

Quelques constats, suite aux ateliers :

• Plusieurs process à implémenter sont communs aux collectivités et pourraient faire l’objet d’une implémentation « générique »

avec un niveau de personnalisation possible mais contrôlé, limitant ainsi les coûts de mise en place puis de maintien en

conditions opérationnelles

• Fonctions transversales : gestion des courriers, des délibérations, des marchés…

• Compétences communes à plusieurs collectivités : droit des sols, eau et assainissement, …

• Malgré les besoins exprimés, de nombreuses collectivités ne disposent pas des infrastructures et/ou des moyens humains

nécessaires à la mise en œuvre puis à l’exploitation de ce type de solution.

• A contrario, la DUSI disposera prochainement a priori d’une architecture technique à l’état de l’art permettant d’offrir un

niveau de service satisfaisant

• De plus, le nombre de déploiements techniques de la solution impacte fortement sur les coûts de mise en œuvre (licence,

prestations) puis de maintien en conditions opérationnelles et d’évolution de la solution

• Principe envisagé : solution hébergée sur les infrastructures de la DUSI et exploitée par ses équipes

• Éventuellement, possibilité pour certaines collectivités d’internalisation la solution dans leur SI (à leur charge)

Services / processus à

implémenter


Au regard des besoins recueillis lors des ateliers, et dans le cadre d’une recherche d’économie d’échelle, et d’efficience par une

démarche mutualisée, il semblerait intéressant que la solution retenue

• soit identique pour toutes les collectivités souhaitant adhérer à cette offre

• soit hébergée par MN au sein des infrastructures DUSI tout en offrant un espace sécurisé à chaque collectivité

• offre un accès à la solution « de base » permettant à chacun de l’utiliser librement en l’adaptant le cas échéant suivant

ses spécificités

• propose en parallèle le déploiement de plans de classement et / ou de workflows « génériques » sur certains process

métiers

• puisse couvrir de façon satisfaisante les thématiques évoquées lors des ateliers, en évitant autant que possible le

recours à des développements spécifiques (paramétrages) afin d’en faciliter l’évolution dans le temps


Socle GED

CourrierPlan de

classement…

Espaces collaboratifs

Adaptations sur mesure

Fonctions de base

Modules génériques « transversaux »

Droits des sols …

Modules génériques « métiers » Besoins spécifiques

de certaines collectivités

Accès libre

Suivant les besoins


- Modules génériques transversaux (1/2) :

- Principes :

- Adaptation sur mesure de la solution ou mise en œuvre d’un module existant

- Besoins ne nécessitant pas d’intégration avec des progiciels métiers

- Conception réalisée en concertation avec des représentants des collectivités

- Coûts de développement / adaptation de la solution partagés entre les adhérents à l’offre

- Intranet :

- Publication de contenus et de documents accessibles à tous les agents de la collectivité

- Suivant une charte graphique et un rubriquage prédéfini, pouvant être légèrement adapté

- Espaces collaboratifs :

- Partage de documents bureautiques à l’échelle d’un service, dans le cadre d’un projet, ou sur une thématique

- Autres fonctions : agenda, tâches, …

- Fonctionnant suivant un ou plusieurs modèles d’espaces prédéfinis, mais pouvant ensuite être personnalisés

- Permettant de gérer finement, au niveau des utilisateurs des collectivités, les droits d’accès aux espaces / dossiers

- Accès possible en situation de mobilité ou par des tiers (partenaires / fournisseurs…)

- Courrier :

- Indexation / numérisation des courriers entrants

- Distribution au service concerné

- Élaboration / validation des réponses aux courriers

- Tableau de bord de suivi (délais de traitement …)

- Versement dans module « plan de classement »



- Modules génériques transversaux (2/2) :

- Plan de classement :

- Modèle(s) de plan de classement générique adapté aux compétences et au fonctionnement des collectivités

- Basé sur une structuration par « activités » non basée sur l’organigramme

- Avec des règles de gestion par défaut (nommage, droits d’accès…)

- Pouvant ensuite être adaptées par chaque collectivité utilisatrice

- Remplaçant en tout ou partie les serveurs de fichiers existants

- Facilitant ensuite l’intégration de ces documents dans les progiciels en tant que pièces justificatives (PES V2)



- Modèles génériques métiers :

- Principes :

- Adaptation sur mesure de la solution

- Conception réalisée à la demande d’un groupe de collectivités et avec l’implication directe de celles-ci

- Intégration possible avec des progiciels si ceux-ci sont en grande partie communs aux collectivités

- Coûts de développement / adaptation de la solution partagés entre les adhérents à l’offre

- Exemples :

- Droit des sols,

- Réclamations / dossiers usagers de l’eau et assainissement,

- Dossiers bénéficiaires CCAS…

- Fonctionnalités : à définir au cas par cas

- Plan de classement, workflows, droits d’accès, collaboratif, numérisation, …

- Adaptations sur mesure :

- Besoins propres à certains collectivités

- Ou induisant une intégration forte avec des progiciels particuliers

- Conditions : respecter le cadre d’utilisation de la solution défini en amont par Manche Numérique

- Coûts de mise en œuvre et de maintenance à la charge de la collectivité demandeuse

- Risque à considérer : maintien en conditions opérationnelles avec les montées de versions logicielles de la solution



Critères associés au choix de la solution proposée

• Réponse aux principes généraux présentés ci-dessus

• Implémentation existante dans les collectivités et intégration possible avec leurs progiciels métiers

• Coût compatible avec les moyens financiers mobilisables et modèle économique adapté à une généralisation

progressive dans les collectivités

• Des capacités d’adaptation par simples paramétrages pour limiter la charge de travail et faciliter la maintenance

• Des compétences techniques et fonctionnelles mobilisables pour faire évoluer l’outil


Parmi l’ensemble des solutions du marché, et sans présager des résultats d’une future consultation, trois solutions semblent à

considérer en priorité dans une logique à la fois de transversalité et de mutualisation :


Gestion et

diffusion de

documents

de référence

Travail

collaboratif,

stockage et

partage de

documents

Circuits

d’élaboration

et de

validation de

documents

Traitement

et gestion de

pièces

justificatives

Gestion des

demandes et

dossiers

individuels

Sharepoint + + + + + + + + + + ++ +

Alfresco + + + + + + + + + + + + +

Nuxeo + + + + + + + + + + +

Légende :

+ Faisabilité très incertaine ou moyennant un contournement global de la solution ++ Possible moyennant un effort de personnalisation et d’intégration élevé ou le recours à des outils tiers+++ Possible moyennant un effort de personnalisation et d’intégration raisonnable++++ Natif


Positionnement des solutions selon les

catégories de besoins recensés

* * * * * * * *

* * * * * * * *

* * * * * * *

Etendue des possibles

avec la solution

Solutions « clés en main »

Présence dans les

collectivités

Positionnement des solutions -

autres critères

Conclusions :

- Ces trois solutions semblent en capacité à répondre à l’essentiel des besoins des collectivités

- Aucune d’entre elles ne se différencie réellement sur le plan technique

- Dans les 3 cas, s’agissant d’un déploiement d’envergure, un coût d’acquisition puis de maintenance de la solution est à prévoir

(versions communautaires d’Alfresco et Nuxeo difficilement compatibles avec une offre de services mutualisée)

- Critère de choix N°1 associé au choix de la solution : le coût et le modèle économique proposé

- Critère de choix N°2 : niveau de mutualisation possible avec le Conseil Général.

- Voir également conclusions de l’étude en cours sur les besoins de GED du CG pouvant le conduire à mettre en œuvre d’autres

outils en complément