Synthèse du projet Koha à l'université Rennes 2

Bibliothèques - Université Rennes 2 Place du Recteur Henri Le Moal CS 64302 35043 Rennes cedex Julien Sicot T 02 99 14 12 64 - [email protected]

Symposium Koha

24 - 26 mai 2013

Fiche synthèse du projet Koha à l’Université Rennes 2

Bibliothèques

Sommaire

Le Projet 1Présentation 1Contexte 1

Sites 1Lecteurs / Prêts 1Volumétrie 1

L’environnement technique 2Version utilisée 2Modules utilisés 3Autres modules spécifiques 3

Les ressources humaines et leurs compétences 3Équipe Koha 3

Les coûts 3Le calendrier 4Les développements 4

Développements spécifiques réalisés par le prestataire 4Développements locaux 5

Travail avec la communauté 7

Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha

Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 1

Le Projet

PrésentationDès 2011, forte volonté du SCD de refondre complètement son système d’information documentaire qui peut être expliquée par plusieurs facteurs :

• Évolutions rapides et constante du web, nouveau cadre de référence, nouvelles pratiques • Des solutions SIGB Loris et portail Flora fermées et figées ne permettant pas d’apporter une réponse concrète à ces

changements• Décision de l’éditeur EVER d’arrêter la commercialisation et la maintenance du SIGB Loris • Projet RFID et donc besoin que le SIGB puisse s’interfacer avec des automates de prêt via les protocoles SIP2 ou NCIP • Problème de visibilité des ressources de la bibliothèque

Les exigences en matière d’interopérabilité seront parmi les plus déterminantes dans le choix du futur SIGB, l’objectif est d’avoir un outil suffisamment ouvert, souple et modulable pour s’adapter à l’évolution toujours plus rapide des usages. Après une assistance à maîtrise d’ouvrage réalisée par la société DoXulting, un appel d’offre ouvert est lancé fin 2011. Suite à ce dernier, c’est la société BibLibre qui a été retenue pour la mise en oeuvre de la solution Koha.

Au regard de l’expérience de Lyon 3, Lyon 2 et Saint-Etienne, nous avons choisi de travailler directement sur la version communautaire afin de ne pas nous retrouver bloqués sur une «branche spécifique» de Koha.

De plus, nous avons demandé à travailler directement sur la branche «master» pour faciliter la retombée des développements demandés à BibLibre. En effet, selon notre souhait, ces derniers ne seront pas livrés directement sur l'installation de production dès leur réalisation mais passeront tout d'abord par le workflow communautaire. Les développements seront ensuite récupérés lors des mises à jour "classiques" de Koha. Ce fonctionnement est mis en place afin d'éviter le maintien de développements spécifiques qui n'auraient pas été retenus par la communauté.

La mise en production du SIGB s’est déroulée tout au long de l’année universitaire 2012-2013 en commençant dès septembre 2012 par le module circulation et l’OPAC, puis en janvier-février 2013 pour les modules acquisitions et périodiques.

Avec le recul, le fait de travailler sur une version de développement dite master n’a pas été de tout repos pour l’équipe projet. Si cela a permis d’obtenir plus rapidement certains développements, cela a aussi et surtout été marqué par de nombreux impondérables (chaque mise en production de module s’est accompagnée de nombreux bugs, dépendance vis à vis de la communauté pour certains développements, problème pour mener la conduite de changement vis à vis d’une interface et de fonctionnalités mouvantes.)

Malgré tout, le projet est globalement positif et le niveau de satisfaction des utilisateurs professionnels ou publics est plutôt bon. Le bond qualitatif apportée par la solution Koha est important et son ouverture nous a permis de réaliser en un an plus de choses que lors des quatre dernières années, le travail réalisé sur l’OPAC étant particulièrement apprécié. Enfin chose importante et non négligeable, il faut indiquer que ce projet a permis à de nombreux personnels du SCD d’enrichir leur portefeuille de compétences.

Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha


ContexteLe SCD de l’Université Rennes 2 s’adresse à une population de 19 200 étudiants, répartis sur 3 sites : deux sites Rennais et le site de Saint-Brieuc, partagé avec l’Université de Rennes 1. Il emploie 80 professionnels (pour un effectif de 1000 personnes pour l’ensemble de l’Université).

Sites• bibliothèque centrale• 7 bibliothèques de section• la bibliothèque de St Brieuc (en co-gestion avec l’Université de Rennes 1) • la médiathèque• 3 bibliothèques associées

Lecteurs / Prêts• 11 241 lecteurs actifs• Nombre de prêts annuel : + de 300 000• Nombre d’entrées comptabilisées annuellement : + de 1 000 000

Volumétrie • Notices bibliographiques : 459 020• Exemplaires : 757 355

Par Bibliothèques

Bibliothèques Types Notices Bibliographiques

Exemplaires

Bibliothèque CentraleBibliothèque Centrale

MédiathèqueMédiathèqueMédiathèque

Bibliothèque Sciences SocialesBibliothèque Sciences SocialesBibliothèque Sciences Sociales

Bibliothèque Sciences HumainesBibliothèque Sciences HumainesBibliothèque Sciences Humaines

Bibliothèque Arts, Lettres, CommunicationBibliothèque Arts, Lettres, Communication

Bibliothèque Activités Physiques et SportivesBibliothèque Activités Physiques et Sportives

Bibliothèque AnglaisBibliothèque Anglais

Monographies 335521 479382

Périodiques 1205 -

Documents sonores 367 1124


Documents audiovisuels

9791 12548

Documents cartographiques

4630 21413


Périodiques 382 -


Périodiques 123 -

Tests psychologiques 174 941


Périodiques 153 -


Périodiques 62 -


Périodiques 66 -



Bibliothèques Types Notices Bibliographiques

Exemplaires

Bibliothèque BretonBibliothèque Breton

Bibliothèque MusiqueBibliothèque MusiqueBibliothèque MusiqueBibliothèque Musique

Bibliothèque Saint BrieucBibliothèque Saint BrieucBibliothèque Saint Brieuc

Bibliothèque CFCBBibliothèque CFCB

Bibliothèque CERHIOBibliothèque LAHM


Périodiques 42 -


Documents sonores 6600 8321

Partitions 3933 4713

Périodiques 34


Périodiques 241 -

Documents audiovisuels

107 113


Périodiques 44Monographies 14981 17094Monographies 764 801

L’environnement techniqueDeux serveurs virtualisés : un de pré-production et un autre de production. L'outil de virtualisation open source utilisé est XEN. L’OS installé sur les serveurs est Debian 6 Squeeze. Enfin, les deux serveurs sont positionnés en DMZ (zone démilitarisée).

Pré-production ProductionProcesseur 3 CPU - AMD Opteron 6176 2,3 GHz 5 CPU - AMD Opteron 6174 2,2 GHzMémoire vive 8 Go 16 GoEspace disque 100 Go (46 utilisés) 100 Go (48 utilisés)

Au départ, un serveur virtuel dédié à MySQL a été mis en place mais cette architecture a été très vite abandonnée du fait de gros problèmes de performances au niveau de Koha.

Les environnements de production et de pré-production sont liés au dépôt GIT de Koha-community et au dépôt BibLibre pour la moulinette Sudoc.

Enfin, trois des membres de l’équipe disposent de leur propre «bac à sable» Koha installé en local sur une machine virtuelle (virtualbox)

Postes OPAC

Nous avons mis en place une solution du type OS léger sur la base d’une distribution Ubuntu/Linux en mode Kiosk permettant l’utilisation d’une session minimaliste lançant automatiquement Firefox avec l’OPAC en plein écran.

Cette solution légère, nous a permis de recycler de nombreux postes qui étaient normalement en fin de vie. Les sources sont disponibles sur sourceforge.

Version utiliséePendant toute la période projet, c’est la branche communautaire master qui a été installée et utilisée, ainsi il n’était pas nécessaire d’attendre tous les 6 mois (intervalle de temps entre deux versions stables de Koha) pour récupérer les développements financés et validés par la communauté.



https://sourceforge.net/projects/kioskrennes2uni/

https://sourceforge.net/projects/kioskrennes2uni/

A partir d’avril 2013, stabilisation sur une version 3.11.x avec pour objectif de passer sur une version stable lors de la prochaine mise à jour qui sera réalisée par BibLibre.

Le moteur d’indexation utilisé est Zebra.

Modules utilisés• CAS • SRU• ILS-DI• SIP2 (en cours)

Autres modules spécifiques• LDAP (script développé par BibLibre non communautaire)• SUDOC (moulinette BibLibre non communautaire)

Les ressources humaines et leurs compétences

Équipe Koha

Fonction Missions Équivalent ETPResponsable du SID

(SCD/DSI)

• Gestion de projet• Administration côté serveur (+ zebra, MySQL, etc.)• Développement / Paramétrage / Support

1 ETP

Co-Administrateur Koha

(SCD)

• Administration courante• Support, documentation, formation• Statistiques• Qualité des données• Tests / Travail communautaire

1 ETP

Co-Administrateur Koha

(SCD)

• Administration courante• Communication, conduite de changement• Support, documentation, formation

0,5 ETP

Développeur (DSI) • Administration côté serveur / Développement• Support

0,7 ETP

Equipe projet : Équipe koha + Coordinatrice Sudoc + Responsable services périodiques/ressources électroniques.

Six groupes de travail pour l’analyse de besoins : Acquisitions, Catalogage, Périodiques, Services, Usagers, Services informatiques.

Les coûts

Lot Unique

La tranche ferme concernant l’acquisition et la mise en œuvre d’un Système Intégré de Gestion de Bibliothèques :126 237,80 € TTC

Maintenance : 20930 € TTC /an



Le calendrier• Mars 2011 : Lancement du projet de réinformatisation• Mars-Juillet 2011 : AMO DoXulting, groupes de travail, élaboration du CCTP• Septembre-Décembre 2011 : Lancement de l’Appel d’offres ouvert «Acquisition et mise en oeuvre d’un système intégré

de gestion des bibliothèques pour le SCD de l’Université Rennes 2», dépouillement et choix de la solution et du prestataire• Février 2012 : Réunion de lancement + réunion stratégique (choix de la version de koha, planning prévisionnel, validation

des préconisations de la DSI)• Février - mars 2012 : rédaction des spécifications pour la reprise des données Loris vers Koha (données lecteurs ,

données bibliographiques et d’exemplaires) + définition des paramétrages Koha• Mars 2012 : Rédaction des spécifications pour les développements• Avril 2012 : Formations fonctionnelles et techniques à l’administration de Koha• Avril - Mai 2012 : Migration des données sur une instance de test• Mai 2012 : Installation de Koha sur serveurs de l’université• Mai 2012 : Formations de formateurs aux modules Circulation, Adhérent, Recherche, Catalogage • Juin 2012 : Formation des collègues en petits groupes aux modules Circulation, Adhérent, Recherche, Catalogage • Juillet 2012 : Formations de formateurs aux modules Acquisitions et Périodiques• Juillet 2012 : Passage en production pour le module Circulation (prêts - retours)• Juillet - Août 2012 : Intégration graphique du catalogue• Septembre 2012 : Mise en production de l’OPAC (catalogue public)• Septembre 2012 : Lancement de la moulinette Sudoc et des imports LDAP• Septembre 2012 : Mise en place des postes OPAC en mode Kiosk• Octobre 2012 : Mise à jour du code de Koha (aligné sur la version 3.10.0)• Décembre 2012 : Lancement des relances pour les retards • Novembre 2012 : Lancement du site mobile• Décembre 2012 : Formation du personnel en petits groupes aux modules Acquisitions et Périodiques• Janvier 2013 : Mise en production des module Acquisitions et Périodiques • Février - Mars 2013 : Améliorations locales de l’interface pro (surtout module acquisition)• Avril 2013 : Mise à jour du code de Koha (aligné sur la version 3.11.x)• 2012-2013 : Test des développements de Biblibre (encore en cours)

Les développements

Développements spécifiques réalisés par le prestataireCe travail de validation communautaire qui n’est pas encore terminé se fait directement avec et par l'équipe projet. (Validation en amont du développement par l'équipe projet → soumission de ce dernier par BibLibre à la communauté → participation de l'équipe au workflow de validation communautaire dans BugZilla).

Amélioration du dédoublonnage lors de la création d'une autorité (BZ 8994)

Contrôle et signalement explicite par le système de toute création d’une autorité dont la forme d’entrée serait identique à une forme rejetée d’une notice d’autorité existante (par comparaison de chaînes de caractères).

Gestion des liens vers le résolveur dans la XSLT

Mise en oeuvre d’OpenURL au niveau de l’OPAC avec possibilité de déclarer son résolveur de liens dans les préférences Koha.

Choix du mode d'envoi des relances

Possibilité pour chaque niveau de relance de définir le mode d’envoi (mail, courrier, sms).



http://bugs.koha-community.org/bugzilla3/show_bug.cgi?id=8994


Suppression des commandes anciennes (BZ 8991)

Possibilité d’archiver et/ou d’éliminer les commandes reçues au bout d’un certain temps d'une manière simple et automatique.

Amélioration de l'outil d'import ISO2709 (BZ 8015 → finalement réalisé par la communauté)

Ajout de profils d'import pour modifier les notices bibliographiques en entrée avant de les importer dans Koha.

Pré-inscription des lecteurs (BZ 7067 → finalement réalisé par la communauté)

Permettre la pré-inscription des lecteurs (notamment autorisés) à partir d’un formulaire disponible sur l’OPAC. La validation du compte se faisant a posteriori par le personnel depuis l’interface pro.

Interfaçage avec IDREF (BZ 8992)

Enrichissement des notices avec le webservice de IdRef.

Fusion de plus de 2 notices bibliographiques (BZ 8064)

Etendre la fonctionnalité de fusion à plusieurs notices.

URL proxyfiées

Une préférence permet de déclarer l’url du reverse proxy de l’établissement. Un flag permet ensuite d’indiquer au niveau d’une zone 856 (par exemple) si l’url doit être proxifiée ou non.

Développements locauxUn workflow spécifique a été mis en place pour les développements locaux. La maintenance de ces développements locaux est à la charge directe de Rennes 2. La grande majorité des développements sont à considérer comme des «hacks» utilisant des «web services maisons» et JQuery, ainsi, il n’affectent pas le coeur de Koha.

Améliorations locales de l’OPAC

• Important travail graphique réalisé en utilisant CSS et JQuery / intégration avec les autres briques/services du système d’information documentaire

• Mise en place d’une recherche combinée via un interfaçage avec l’API de l’outil de découverte Summon. (Exemple)

• Modification et adaptation des XSLT aux besoins locaux (ex : afficher les états de collection SUDOC des périodiques)

• Intégration de l’API du résolveur de liens 360 Link pour afficher depuis l’opac la disponibilité en ligne d’une revue ou d’un ouvrage (Exemple)

• Intégration du micro web service MULTIWHERE du Sudoc, pour indiquer si oui ou non un document est disponible dans l’autre université rennaise (Rennes 1). (Exemple)

• Intégration d’IdRef pour récupérer depuis le SUDOC la bibliographie d’un auteur (zone 7XX)• Intégration de l’API TMdB pour enrichir les notices de documents audiovisuels (affiche du film, bande-annonce). (Exemple)• Création d’une facette à l’OPAC pour les types de document (inspiré par un développement de Lyon 2).













https://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/cgi-bin/koha/opac-combined-search.pl?q=positive+psychology&searchOn=on

https://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/cgi-bin/koha/opac-combined-search.pl?q=positive+psychology&searchOn=on

http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/cgi-bin/koha/opac-detail.pl?biblionumber=172172






Améliorations locales de l’interface pro

• Mise en place d’une recherche spécifique sur les données d’exemplaires (sur la base des développements réalisés par Yves Tomic (Paris Sud).

• Création d’un script pour masquer les notices sans exemplaire

• Ajouts de nouvelles fonctionnalités au niveau du module Acquisitions (tableau de bord de l’acquéreur avec dernières commandes en cours, reçues, en retard, état des budgets, etc.)

• Mise en place d’un modèle de bordereaux spécifique à Rennes 2 (en Perl)

Développement d’une version mobile

• Réalisée avec le framework JQuery Mobile, CSS et PHP• Exploite les web services SRU et ILS-DI• Visible ici : http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/m• Sources



http://www.mydk-tomic.net/?q=node/31




http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/m

http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/m

https://github.com/jsicot/R2-Koha-Mobile

https://github.com/jsicot/R2-Koha-Mobile

Réalisation d’un script pour afficher les dates de retour du jour en fonction de la catégorie et du type de

document

Visible ici : http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/datesRetour/

Travail avec la communautéParticipation au HackFest de Marseille organisé par BibLibre en 2012 puis en 2013.

Un personne de l’équipe (Mathieu Saby) s’est impliqué dans la communauté avec la réalisation d'une trentaine de patchs déposés dans Bugzilla. A ce jour, 20 patchs ont été acceptés et intégrés dans le code de Koha. Enfin, Mathieu a également également testé et signé des patchs réalisés par la communauté, et participé aux traductions.



http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/datesRetour/

http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/datesRetour/