Système électronique d’appel d’offres Manuel de formation ... · Système électronique d’appel d’offres . Manuel de formation. et d'utilisation – Donneur d’ouvrage

Système électronique d’appel d’offres

Manuel de formation et d'utilisation –

Donneur d’ouvrage

SEAO - Manuel de formation du donneur d'ouvrage

Table des matières

Table des matières 1. INTRODUCTION ................................................................................................................................................. 1

1.1 OBJECTIF DE LA FORMATION .................................................................................................................................. 1 1.2 PLAN DE LA SESSION .............................................................................................................................................. 1

2. PRÉSENTATION GÉNÉRALE .......................................................................................................................... 2 2.1 DESCRIPTION DU SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’APPELS D’OFFRES (SEAO) .............................................................. 2 2.2 PRINCIPAUX INTERVENANTS .................................................................................................................................. 2 2.3 DONNEURS D’OUVRAGE ......................................................................................................................................... 3

3. ACCUEIL ............................................................................................................................................................... 4 ACCÈS AU SEAO .......................................................................................................................................................... 4 PAGE D’ACCUEIL .......................................................................................................................................................... 4

3.2.1 Le bandeau de navigation .............................................................................................................................. 4 3.2.2 La zone de recherche ..................................................................................................................................... 5 3.2.3 Le menu contextuel de gauche ....................................................................................................................... 5 3.2.4 La zone centrale ............................................................................................................................................. 5 3.2.5 La zone d’identification ................................................................................................................................. 5 3.2.6 La zone « Prenez note » ................................................................................................................................. 6 3.2.7 La zone « Service à la clientèle » ................................................................................................................... 6 3.2.8 Le pied de page ........................................................................................................................................ 6

NAVIGATION DANS LE SEAO ....................................................................................................................................... 6 3.3.1 Section grise, partie supérieure ..................................................................................................................... 7 3.3.2 Section grise, partie inférieure droite ............................................................................................................ 8 3.3.3 Section rouge ................................................................................................................................................. 8 3.3.4 Boutons et éléments de navigation ................................................................................................................. 9

4. IDENTIFICATION ............................................................................................................................................. 11 4.1 S’IDENTIFIER ....................................................................................................................................................... 11 4.2 RÉCUPÉRER SON MOT DE PASSE ........................................................................................................................... 12

5. MON ORGANISATION ..................................................................................................................................... 15 5.1 IDENTIFICATION ................................................................................................................................................... 16 5.2 ADRESSES ............................................................................................................................................................ 16

5.2.2 Modifier une adresse ................................................................................................................................... 18 5.2.3 Supprimer une adresse................................................................................................................................. 18

5.3 MODES DE PAIEMENT ........................................................................................................................................... 19 5.3.1 Information générale de facturation ............................................................................................................ 19 5.3.2 Relevé mensuel............................................................................................................................................. 20 5.3.3 Compte ......................................................................................................................................................... 20 5.3.4 Liste des cartes de crédit ............................................................................................................................. 20

5.4 UTILISATEURS ..................................................................................................................................................... 21 5.4.1 Ajouter un utilisateur ................................................................................................................................... 21 5.4.2 Modifier un profil d’utilisateur .................................................................................................................... 24 5.4.3 Modifier le statut d’un utilisateur ................................................................................................................ 26

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Table des matières

5.5 CONTACTS ........................................................................................................................................................... 26 5.5.1 Ajouter un contact ......................................................................................................................................... 27 5.5.2 Modifier un contact ....................................................................................................................................... 27 5.5.3 Supprimer un contact .................................................................................................................................... 28

5.6 SOUS-ORGANISATION ........................................................................................................................................... 28 5.6.1 Ajouter une sous-organisation ...................................................................................................................... 29 5.6.2 Modifier une sous-organisation .................................................................................................................... 33

6. MON PROFIL ..................................................................................................................................................... 35 6.1 COORDONNÉES .................................................................................................................................................... 36 6.2 MOT DE PASSE ..................................................................................................................................................... 36 6.3 JUMELAGE ........................................................................................................................................................... 36 6.4 OPTION 1-CLIC ..................................................................................................................................................... 39

7. MES AVIS ............................................................................................................................................................ 41 7.1 LISTE DE MES AVIS ............................................................................................................................................... 41 7.2 CRÉER UN AVIS .................................................................................................................................................... 43

7.3 Information ...................................................................................................................................................... 43 7.3.1 Description ................................................................................................................................................... 47 7.3.2 Classification ................................................................................................................................................ 48 7.3.3 Catégorie ...................................................................................................................................................... 53 7.3.4 Conditions ..................................................................................................................................................... 54 7.3.5 Documents .................................................................................................................................................... 55 7.3.6 Résumé de l’avis ........................................................................................................................................... 60 7.3.7 Publier un avis .............................................................................................................................................. 61

7.4 SAISIR UN CONTRAT DE GRÉ À GRÉ ....................................................................................................................... 63 7.4.1 Information ................................................................................................................................................... 64 7.4.2 Description ................................................................................................................................................... 65 7.4.3 Classification ................................................................................................................................................ 66 7.4.4 Catégorie ...................................................................................................................................................... 67 7.4.5 Fournisseur ................................................................................................................................................... 68 7.4.6 Résumé du contrat ........................................................................................................................................ 69

7.5 DONNER SUITE À UN APPEL D’OFFRES SUR INVITATION ........................................................................................ 70 7.6 SAISIR DES RÉSULTATS D’ACHATS MANDATÉS ...................................................................................................... 71

7.6.1 Information ................................................................................................................................................... 71 7.6.2 Description ................................................................................................................................................... 72 7.6.3 Résultats d’ouverture .................................................................................................................................... 73 7.6.4 Résultats d’adjudication ............................................................................................................................... 74 7.6.5 Résumé .......................................................................................................................................................... 75

8. GÉRER UN AVIS NON PUBLIÉ ...................................................................................................................... 76 8.1 MODIFIER UN AVIS ............................................................................................................................................... 76 8.2 SUPPRIMER UN AVIS ............................................................................................................................................. 77 8.3 RETIRER LA DEMANDE DE PUBLICATION D’UN AVIS ............................................................................................. 79

9. GÉRER UN AVIS PUBLIÉ ................................................................................................................................ 80 9.1 AJOUTER UN ADDENDA ........................................................................................................................................ 80

Confirmer un addenda ........................................................................................................................................... 84 9.2 CONSULTER LA LISTE DES COMMANDES............................................................................................................... 85 9.3 SAISIR LES RÉSULTATS D’OUVERTURE D’UN CONTRAT ........................................................................................ 87

Choisir un soumissionnaire ................................................................................................................................... 88 Rechercher un soumissionnaire ............................................................................................................................. 90 Ajouter un soumissionnaire ................................................................................................................................... 91 Sélectionner un soumissionnaire ........................................................................................................................... 92 Supprimer un soumissionnaire .............................................................................................................................. 92

9.4 SAISIR LES RÉSULTATS D’ADJUDICATION D’UN CONTRAT .................................................................................... 93

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Table des matières

SEAO - Manuel de formation du donneur d'ouvrage • iii

10. EFFECTUER UNE RECHERCHE ............................................................................................................... 95 10.1 RECHERCHE RAPIDE ............................................................................................................................................ 95 10.2 RECHERCHE AVANCÉE ........................................................................................................................................ 95

10.2.1 Recherche par numéro ou numéro de référence ......................................................................................... 97 10.2.2 Recherche par mots-clés ............................................................................................................................. 97 10.2.3 Recherche par type d’avis ........................................................................................................................... 98 10.2.4 Recherche par statut .................................................................................................................................. 99 10.2.5 Recherche par date ..................................................................................................................................... 99 10.2.6 Recherche par donneur d’ouvrage ........................................................................................................... 100 10.2.7 Recherche par région de livraison ............................................................................................................ 101 10.2.8 Recherche par catégorie ........................................................................................................................... 102 10.2.9 Recherche selon la classification UNSPSC .............................................................................................. 103

10.3 RÉSULTATS DE RECHERCHE .............................................................................................................................. 104 11. COMMANDER DES DOCUMENTS .......................................................................................................... 105

11.1 AJOUTER LES DOCUMENTS D’UN AVIS AU PANIER ............................................................................................. 105 11.2 CONFIRMER LA COMMANDE ............................................................................................................................. 109

12. MES RAPPORTS .......................................................................................................................................... 113

Chapitre 1 - Introduction

1. Introduction

1.1 Objectif de la formation

Se familiariser et avoir les connaissances suffisantes afin d’utiliser le système électronique d’appels d’offres (SEAO).

1.2 Plan de la session

Activités

Horaire

1. Introduction 0h00 2. Présentation générale 3. Accueil 4. Identification 5. Mon organisation 6. Mon profil 1h00 Pause 7. Création d’un avis 8. Gérer un avis non publié 9. Gérer un avis publié 2h30 10. Effectuer une recherche 11. Commander des documents 12. Mes rapports Total

3h00

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Chapitre 2 – Présentation générale

2. Présentation générale

2.1 Description du système électronique d’appels d’offres (SEAO)

« Le système électronique d’appels d’offres » (SEAO) est un système accessible via Internet et rassemblant les différents avis de marchés publics de la plupart des donneurs d’ouvrage du Québec. Les fournisseurs intéressés par les marchés publics peuvent y consulter les avis publiés et se procurer les documents afférents.

Les avis publiés sur le site proviennent des ministères et d'autres organismes publics du Québec.

2.2 Principaux intervenants

• Donneurs d’ouvrage Les donneurs d’ouvrage publient des avis énonçant des activités de marché public. La section 2.3 donne plus d’information sur les donneurs d’ouvrage.

• Fournisseurs de biens, de services, de construction et autres Les fournisseurs de biens, de services, de construction et autres consultent les avis et peuvent commander les documents qui y sont associés.

• Gestionnaire de contrat Le gestionnaire de contrat, le Secrétariat du Conseil du trésor, coordonne la mise en place du SEAO et en assure la gestion.

• Prestataires de services Deux prestataires de services collaborent au SEAO :

CGI assure l’exploitation, le développement et l’entretien du SEAO Transcontinental assure le service à la clientèle du SEAO.


Chapitre 2 – Présentation générale


2.3 Donneurs d’ouvrage

Les donneurs d’ouvrage, qui utilisent le SEAO principalement pour publier des avis de marché publics, proviennent des : • ministères et organismes du gouvernement du Québec assujettis à la réglementation sur

les contrats; • organisations du secteur parapublic du Québec (municipalités et organismes municipaux,

commissions scolaires, collèges d’enseignement général et professionnel, universités, établissements de santé et de services sociaux, régies régionales, regroupements d’achat de la santé et des services sociaux);

• entités possédées ou contrôlées par l’une des administrations.

Pour chaque donneur d’ouvrage, trois types d’intervenants sont possibles : • Le coordonnateur

Le coordonnateur est la personne désignée comme responsable de l’utilisation du SEAO par le donneur d’ouvrage. Le coordonnateur possède des droits particuliers tels que :

assurer la gestion du profil de l’organisation assurer la gestion des avis assurer la gestion des utilisateurs (rôle et droits d’accès) assurer la gestion de la section « Mon compte » de l’organisation.

Le premier utilisateur de chaque donneur d’ouvrage est coordonnateur par défaut. Il peut y avoir plus d’un coordonnateur chez un donneur d’ouvrage, ayant tous les mêmes droits d’accès.

• Les utilisateurs

Les utilisateurs sont les personnes désignées par le coordonnateur comme ayant accès au système avec certains droits qui leur sont propres (tous les utilisateurs n’ont pas nécessairement les mêmes droits d’accès).

• Les contacts

Les contacts sont des personnes ressources dont le nom et les coordonnées peuvent apparaître sur des avis du donneur d’ouvrage, mais qui ne sont pas des utilisateurs du site SEAO.

Chapitre 3 – Accueil

3. Accueil

Accès au SEAO

Le site officiel du SEAO se trouve à l'adresse suivante : http://www.seao.ca Un site de formation (exercices pratiques) est disponible au http://www.formation.seao.ca et permet de créer des avis fictifs qui ne sont vus que par les donneurs d'ouvrage en formation. Pour joindre le service à la clientèle, composez le 514 856-6600 pour les résidents de la région de Montréal et le numéro sans frais 1 866 669-SEAO (1 866 669-7326) pour les résidents de l'extérieur.

Page d’accueil À l’instar des autres pages du site, la page d’accueil du SEAO se découpe en plusieurs zones, chacune permettant des actions diverses.

Toutes les pages du SEAO sont construites pour être facilement imprimables à l’aide des fonctions d'impression du navigateur Internet.

3.2.1 Le bandeau de navigation

Le bandeau de navigation permet d’accéder de façon rapide à des fonctions facilitant l’utilisation du site. Les caractéristiques et fonctions du bandeau de navigation sont expliquées à la section 3.3 qui suit.


http://www.seao.ca/http://www.formation.%20seao.ca/


3.2.2 La zone de recherche

La zone « Recherche » permet à un utilisateur de rechercher un ou des avis en inscrivant directement dans le champ prévu à cet effet ce qu’il désire trouver soit par un terme, un mot ou un numéro. La recherche simple permet de rechercher dans les principaux champs d’information des avis publiés (dont la date de clôture n'est pas passée) seulement. La recherche avancée (accessible par l’hyperlien « Avancée ») permet de préciser la recherche en fonction de différents critères tels que le numéro de référence de l’avis, un mot-clé, le donneur d'ouvrage, la région de livraison, etc. La recherche avancée s'applique à tous les avis, qu’ils soient publiés ou fermés. La fonction « Recherche » est expliquée de façon plus détaillée au chapitre 11.

3.2.3 Le menu contextuel de gauche Le menu de gauche est contextuel selon la page affichée et permet de naviguer dans cette même section.

3.2.4 La zone centrale La zone centrale présente le contenu de la page appelée. Ainsi, pour la page d’accueil, la zone centrale présente les avis du jour.

3.2.5 La zone d’identification

La zone d’identification permet à un utilisateur abonné de s’identifier au SEAO. Les modalités de l’identification sont décrites au chapitre 4.



3.2.6 La zone « Prenez note »

La zone « Prenez note » apparaît au besoin à la droite de la page. Elle présente les messages provenant directement du Secrétariat du Conseil du trésor.

3.2.7 La zone « Service à la clientèle »

La zone « Service à la clientèle » apparaît elle aussi au besoin, à la droite de la page. Elle présente les messages provenant du service à la clientèle.

3.2.8 Le pied de page

Le pied de page donne accès aux informations relatives à l’exploitation du site et aux conditions d'utilisation (avis de nature légale).

Navigation dans le SEAO Le bandeau de navigation avec sa section rouge est présent en tout temps sur les pages du site, que l’utilisateur se soit identifié ou non. Le choix de menu varie toutefois selon le type de l’utilisateur.



3.3.1 Section grise, partie supérieure

Accueil Le bouton « Accueil » retourne automatiquement en tout temps à la page d’accueil présentant les avis du jour.

Avis du jour Le bouton « Avis du jour » retourne automatiquement en tout temps à la page d’affichage des avis du jour (page d’accueil).

Service à la clientèle Le bouton « Service à la clientèle » donne accès aux différents moyens de contacter le service à la clientèle et précise les heures d’ouverture pendant lesquelles il peut être rejoint directement.

Carte du site Le bouton « Carte du site » donne accès à un index présentant les diverses sections du site sous forme d’hyperliens (cliquables).

Glossaire Le bouton « Glossaire » donne accès à une liste présentant différents termes utilisés dans le SEAO ou propres aux marchés publics et leur définition. Plusieurs acronymes et abréviations y sont également définis.

Aide Le bouton « Aide » donne accès à l’aide contextuelle. L’aide proposée est reliée à la page du site d’où l’aide est appelée mais offre aussi l’accès à l’index de l’ensemble des fonctions pour lesquelles l’aide est disponible.

FAQ (Foire aux questions) Le bouton « FAQ » donne accès aux réponses aux questions les plus fréquemment posées.

English ou Français Les boutons « English » ou « Français » permettent de modifier la langue de navigation à n’importe quel moment.



3.3.2 Section grise, partie inférieure droite

Mon historique (Disponible seulement après identification) Le bouton « Mon historique » donne accès aux derniers avis consultés et aux avis retirés de mon panier.

Mon panier Le bouton « Mon panier » est présent sur chacun des panoramas disponibles, que l’utilisateur se soit identifié ou non. Si l’utilisateur ne s’est pas identifié, le bouton « Mon panier » affichera le panorama permettant à l’utilisateur de s’identifier, de s’abonner ou de s’inscrire. Lorsque l’utilisateur s’est identifié, le bouton « Mon panier » donne accès au contenu détaillé du panier de commande de l’utilisateur.

Mon compte (Disponible seulement après identification) Le bouton « Mon compte » donne accès au contenu détaillé des commandes effectuées et aux états de compte.

Quitter (Disponible seulement après identification) Le bouton « Quitter » permet à un utilisateur de fermer la session identifiée en tout temps.

3.3.3 Section rouge

Mon SEAO Le bouton « Mon SEAO » permet à un utilisateur d’accéder à sa page d’accueil personnalisée en fonction des catégories de travaux ou de définir les paramètres de personnalisation de sa page d’accueil.

Mes avis (Disponible seulement après identification) Le bouton « Mes avis » permet à un donneur d’ouvrage d’accéder aux listes des avis et des projets qu’il publie. Il peut également accéder à la création d’un avis. Les chapitres 7 à 10 présentent l’information complète au sujet des avis (création, modification, projet, etc.).

Mes rapports (Disponible seulement après identification) Le bouton « Mes rapports » permet à un donneur d’ouvrage d’accéder aux différents rapports accessibles dans le système. Le chapitre 13 présente les modalités d’utilisation des rapports.



Mon profil (Disponible seulement après identification) Le bouton « Mon profil » permet à un utilisateur, selon ses rôles et droits d’accès, de modifier son profil, tel que :

ses coordonnées le changement de son mot de passe les rôles et droits d'accès (si coordonnateur) les paramètres de l’option jumelage (service payant) ses paramètres de l’option 1-clic

Le chapitre 6 présente les modalités d’utilisation de la section « Mon profil ».

Mon organisation (Disponible seulement après identification) Le bouton « Mon organisation » permet à un utilisateur, selon ses rôles et droits d’accès, d’accéder aux informations relatives à son organisation, telles que :

son identification (coordonnées) les différentes adresses postales possibles les modes de paiement (facturation des services) la liste des utilisateurs la liste des contacts la liste des sous-organisations

Le chapitre 5 présente les modalités d’utilisation de la section « Mon organisation ».

Au départ, seul le coordonnateur peut saisir ou modifier l’information apparaissant à la section « Mon organisation ». Un utilisateur ne peut que consulter l’information de cette section, à moins que le coordonnateur ne lui ait donné ce droit.

3.3.4 Boutons et éléments de navigation

Plusieurs boutons et autres éléments de navigation ont des comportements constants d’une page à l’autre, tels que :

Élément de navigation

Action(s)

* Champ obligatoire

Bouton radio permettant de faire une sélection unique (un seul choix permis).

Case à cocher permettant les sélections multiples.

Menu déroulant permettant de sélectionner un élément à partir d’une liste, aussi appelée liste déroulante.

Hyperlien : lorsqu’un mot ou une expression est souligné de la sorte, cela affiche la page correspondante.




Élément de Action(s) navigation

Retourne en haut de la page.

Ouvre une fenêtre secondaire qui permet de choisir une date dans le calendrier.

Sauvegarde l’action en cours et retourne à la page précédente ou suivante.

Boutons de sélection (pour faire passer des éléments d’une boîte à une autre) :

Tous les éléments sont déplacés vers la boîte de droite

Déplacer le ou les éléments sélectionnés vers la boîte de droite

Déplacer le ou les éléments sélectionnés vers la boîte de gauche

Tous les éléments sont déplacés vers la boîte de gauche

Sélectionne automatiquement tous les choix.

Annule l’action en cours.

Ce bouton permet de réaliser l’action inscrite à l’intérieur du bouton. Outre sauvegarder, on peut retrouver les verbes : ajouter, supprimer, sélectionner, rechercher, retirer, publier, vider les champs.

Chapitre 5 – Mon organisation

4. Identification

4.1 S’identifier Votre code d’utilisateur et votre mot de passe vous sont remis par votre coordonnateur ou par le service à la clientèle. L’identification se fait dans la section suivante de la page d’accueil :

Marche à suivre

1. Entrer votre code d’utilisateur dans la case appropriée.

2. Entrer votre mot de passe dans la case à cet effet.

3. Cliquer sur le bouton « Entrer » ou appuyer sur la touche « Entrée » sur le clavier.

.

Une fois que l’utilisateur s’est identifié, le système le dirige automatiquement à l’écran « Liste de mes avis ». Les avis sous la responsabilité de cet utilisateur sont alors présentés sous forme de tableau, triés par ordre décroissant de date limite de réception des offres.



Les informations affichées dans la liste sont : • les boutons radios permettant de sélectionner l’avis pour le supprimer ou le publier; • le numéro et le titre de l’avis; • la date de publication; • la date limite de réception des offres; • le statut de l’avis (brouillon, en demande d’approbation, en attente de réception des

documents, en attente de publication par CGI, publié, fermé, annulé).

4.2 Récupérer son mot de passe

L’utilisateur ayant oublié son mot de passe peut le récupérer à l’aide de la fenêtre d’identification.



Marche à suivre 1. Placer le curseur sur la question « Oublié? » de la section rouge

inférieure et cliquer.

2. Entrer votre code d’utilisateur puis appuyer sur le bouton « Continuer ».

3. Un hyperlien personnalisé sera accessible via un message courriel afin de modifier votre mot de passe.

En cliquant sur le lien personnalisé reçu par courriel, l’utilisateur doit saisir son nouveau mot de passe.



Le nouveau mot de passe de l’utilisateur doit répondre aux critères suivants :

Il doit avoir entre 8 et 14 caractères

Au moins 2 de ces caractères ne doivent pas être des lettres – doivent donc être des chiffres ou des caractères spéciaux ($ % ? etc.)

Il doit être différent des 10 derniers mots de passe utilisés



5. Mon organisation

La section « Mon organisation » permet d’accéder aux informations relatives à l’organisation du donneur d’ouvrage. Le coordonnateur peut saisir ou modifier les informations relatives à l’organisation du donneur d’ouvrage qu’il représente. L’utilisateur peut consulter ces informations; il peut également avoir accès à la saisie ou à la modification, selon le profil qui lui est défini par le coordonnateur.

Marche à suivre 1. Sélectionner le menu « Mon organisation » dans le bandeau rouge afin

d’afficher les sous-menus et sélectionner le sous- menu à modifier :

• identification; • adresses; • mode de paiement; • utilisateurs; • contacts; • sous-organisation.

2. Accéder à son identification en sélectionnant le sous-menu « Identification »,

voir section 5.1. 3. Accéder à son ou ses adresses en sélectionnant le sous-menu « Adresses », voir

section 5.2. 4. Accéder au mode de paiement en sélectionnant le sous-menu « Modes de

paiement », voir section 5.3. 5. Accéder à la liste des utilisateurs en sélectionnant le sous-menu « Utilisateurs »,

voir section 5.4. 6. Accéder aux contacts en sélectionnant le sous-menu « Contacts », voir section

5.5. 7. Accéder à la liste des sous-organisations en sélectionnant le sous-menu « Sous



organisation », voir section 5.6. (Une sous organisation peut être une entité administrative, une succursale, un bureau régional, rattachée à l’organisation parente).

5.1 Identification

Le coordonnateur complète les informations générales sur l’organisation telles que :

• le nom; • la catégorie; • l’adresse du site Web.

Le type et le statut de l’organisation ont été précisés lors de l’abonnement et sont affichés pour consultation uniquement.

5.2 Adresses La page « Adresses » affiche une ou des adresses pour l’organisation sous forme de tableau, la plus récente en premier. Le nom de l’organisation est affiché au haut de la page à titre de référence. Tous les utilisateurs de l'organisation peuvent utiliser ces adresses dans le cadre de leurs fonctions.



5.2.1 Ajouter une adresse Pour ajouter une adresse, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, appuie sur le bouton « Ajouter » placé à côté du titre de la page .

Il complète les informations de la page « Nouvelle adresse ». Lors de la sauvegarde des nouvelles informations, le coordonnateur est redirigé à la page « Liste des adresses ».



5.2.2 Modifier une adresse Pour modifier une adresse, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, appuie sur l’hyperlien de l’adresse à modifier. La fenêtre correspondante s’affiche avec les informations entrées lors de la dernière sauvegarde.

Il saisit les modifications désirées et, suite à la sauvegarde, est redirigé à la page « Liste des adresses ».

5.2.3 Supprimer une adresse Pour supprimer une adresse de la « Liste des adresses », le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, positionne le curseur sur la ligne de l’adresse à supprimer et coche la case prévue à cet effet dans la colonne de droite de la liste des adresses.

Appuyer sur le bouton « Supprimer » fait disparaître l’adresse désirée.

Il est toutefois impossible de supprimer l'adresse principale qui est identifiable par le caractère en gras. Vous pouvez modifier les adresses en cliquant sur celles-ci.



5.3 Modes de paiement Le donneur d’ouvrage a un compte actif dès son abonnement. Les modalités de paiement doivent être créées par le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, dans le panorama suivant.

5.3.1 Information générale de facturation Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, choisit l’adresse de facturation et saisit le nom du responsable de la facturation de l’organisation, qui peut être un « Contact » ou un « Utilisateur ». C’est à cette personne que seront envoyés les états de compte.



5.3.2 Relevé mensuel Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, choisit la personne responsable du compte qui recevra mensuellement l’état de compte par la poste.

et, choisit la personne responsable du compte qui recevra mensuellement l’état de compte par la poste.

5.3.3 Compte 5.3.3 Compte Le donneur d’ouvrage abonné voit son numéro de compte. Le donneur d’ouvrage abonné voit son numéro de compte.

Le coordonnateur d’une sous-organisation ou l’utilisateur d’une sous-organisation dont le profil le permet, peut choisir de payer les frais d’abonnement et autres frais ou les faire payer par l’organisation parente.

Le coordonnateur d’une sous-organisation ou l’utilisateur d’une sous-organisation dont le profil le permet, peut choisir de payer les frais d’abonnement et autres frais ou les faire payer par l’organisation parente.

Dans le cas d’une sous-organisation, si les frais d’abonnement et les autres frais sont portés à l’organisation parente, le compte est inactif et donc inutilisable. Dans le cas d’une sous-organisation, si les frais d’abonnement et les autres frais sont portés à l’organisation parente, le compte est inactif et donc inutilisable.

5.3.4 Liste des cartes de crédit 5.3.4 Liste des cartes de crédit La liste des cartes de crédit pour l’organisation ou la sous-organisation est affichée comme dernière section du panorama « Modes de paiement ». La liste des cartes de crédit pour l’organisation ou la sous-organisation est affichée comme dernière section du panorama « Modes de paiement ».

Seul le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, peut ajouter une nouvelle carte de crédit ou en supprimer une. Seul le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, peut ajouter une nouvelle carte de crédit ou en supprimer une.

5.3.4.1 Ajouter une carte de crédit 5.3.4.1 Ajouter une carte de crédit Pour ajouter une carte de crédit, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, appuie sur le bouton « Ajouter » placé à côté de la liste des cartes de crédit. Il complète les informations de la page « Nouvelle carte de crédit ».

Pour ajouter une carte de crédit, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, appuie sur le bouton « Ajouter » placé à côté de la liste des cartes de crédit. Il complète les informations de la page « Nouvelle carte de crédit ».

Lors de la sauvegarde des nouvelles informations, il est redirigé à la page « Modes de paiement ».



5.3.4.2 Supprimer une carte de crédit Pour supprimer une carte de crédit, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, coche la case prévue à cet effet dans la colonne à l’extrême droite de la liste des cartes de crédit et appuie sur le bouton « Supprimer ».

5.4 Utilisateurs Le choix du sous-menu « Utilisateurs » affiche l’écran présentant la liste des utilisateurs du donneur d’ouvrage, leur rôle, leurs coordonnées et leur statut.

5.4.1 Ajouter un utilisateur

Le coordonnateur ajoute des utilisateurs pour son organisation en appuyant sur le bouton « Ajouter » placé à côté du titre de la page. Quatre écrans (étapes) seront nécessaires pour créer le nouvel utilisateur.

Première étape – identification du nouvel utilisateur

Au premier écran, le coordonnateur doit compléter les champs obligatoires identifiés par un astérisque rouge. Les autres champs pourront être complétés par le nouvel utilisateur lui-même. Lorsque la saisie est terminée, il clique sur le bouton « Suivant ».



Exclusif au coordonnateur

Deuxième étape – attribution d’un mot de passe temporaire

À l’écran suivant, le coordonnateur attribue un mot de passe temporaire que le nouvel utilisateur modifiera lors de sa première connexion. Il clique ensuite sur le bouton « Suivant ».


Troisième étape – rôle et droits d’accès

Au troisième écran, le coordonnateur détermine le rôle et les droits d’accès qui seront alloués au nouvel utilisateur et clique sur le bouton « Suivant » une fois la saisie terminée.




Au départ, l’utilisateur possède les droits de base accordés en fonction de son rôle. Il peut se voir également attribuer des droits optionnels.

Les trois premiers droits optionnels sont cochés, donc activés par défaut. Le coordonnateur peut désactiver un ou plusieurs droits optionnels en décochant la ou les cases désirées. Les trois derniers droits optionnels doivent être cochés par le coordonnateur pour être activés.

Signification des droits

Approbation de la demande de publication : permet à l’utilisateur de publier lui-même ses avis (voir section 7.3.8). Si la case n’est pas cochée, l’avis à publier devra nécessairement être approuvé par le coordonnateur.

Exclusif au coordonnateur Commande de documents : permet à l’utilisateur de procéder à la commande de documents

(voir chapitre 12).

Consultation de l’état de compte de l’organisation : permet à l’utilisateur de pouvoir consulter l’état de compte du donneur d’ouvrage.

Droit de saisie des adresses pour l’organisation : permet à l’utilisateur de créer, supprimer ou modifier une adresse pour l’organisation (voir section 5.2).

Droit de saisie des modes de paiement de l’organisation : permet à l’utilisateur de créer, supprimer ou modifier l’information relative aux modes de paiement de l’organisation (voir section 5.3).




Droit de transfert électronique de plan : permet à l’utilisateur de choisir le mode de transmission électronique lors de la saisie de document de type plan (voir

Droit de voir la liste des commandes non publiée : permet à l’utilisateur de consulter la liste des commandes lorsque celle-ci n'est pas publiée (voir section 7.3).

section 7.3.5).

n upprimer les éléments

s le droit de saisie s’applique.

U droit de saisie permet à un utilisateur de créer, modifier ou ssur lesquel

Quatrième étape – confirmation

Pour confirmer l’ajout, le dernier écran demande au coordonnateur de cocher la case prévue et cliquer sur le bouton « Accepter les conditions ».

Cette dernière action produit la sauvegarde des nouvelles informations et ramène le coordonnateur à la page « Liste des utilisateurs » qui affiche maintenant le nouvel utilisateur.

our faire une modification dans le profil d’un utilisateur, le coordonnateur ou l’utilisateur lui-même clique sur le nom du donneur d’ouvrage désiré (inscrit comme hyperlien).

5.4.2 Modifier un profil d’utilisateur

P




Tous les champs s’affichent avec les valeurs de la l’utilisateur effectue ses modifications et sapermet d’accéder directement à la page désirée.

dernière sauvegarde. Le coordonnateur ou uvegarde les informations. Le menu de gauche

Lors de la sauvegarde, l’utilisateur est redirigé à la page « Liste des utilisateurs ».



5.4.3 Modifier le statut d’un utilisateur

Pour activer ou désactiver un approprié au bas de la page

Un utilisateur peut-être désactivé sans être effacé du système. utilisateur, sélectionner l’utilisateur désiré et appuyer sur le bouton « Coordonnées ».

ur la page « Contacts », les noms et coordonnées des contacts de l’organisation sont affichés.

5.5 Contacts

S



Les contacts sont des personnes ressourcesur des avis du donneur d’ouvrage.

t des personnes ressourcesur des avis du donneur d’ouvrage.

s dont le nom et les coordonnées peuvent apparaître

et, ajoute un nouveau contact en mplète les

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Le nom et les coordonnées d’un contact peuvent être cités comme personne à contacter par les fournisseurs dans un avis. Par contre, un contact n’est pas un utilisateur du SEAO, c'est à dire qu’il ne possède pas de code d’accès.

Le nom et les coordonnées d’un contact peuvent être cités comme personne à contacter par les fournisseurs dans un avis. Par contre, un contact n’est pas un utilisateur du SEAO, c'est à dire qu’il ne possède pas de code d’accès.

5.5.1 Ajouter un contact Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permappuyant sur le bouton « Ajouter » situé à droite du titre de la page. Il coinformations de la page « Nouveau contact ».

5.5.1 Ajouter un contact Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permappuyant sur le bouton « Ajouter » situé à droite du titre de la page. Il coinformations de la page « Nouveau contact ».

Lors de la sauvegarde, l’utilisateur est redirigé vers la page « Liste des contacts » de son organisation.

ontacts ».

5.5.2 Modifier un contact Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, modifie un contact en cliquant sur le nom du contact désiré (inscrit en hyperlien). Tous les champs s’affichent avec les valeurs de la dernière sauvegarde. Le coordonnateur modifie les informations. Lors de la sauvegarde, il est redirigé à la page « Liste des c



5.5.3 Supprimer un contact

tilisateur dont le profil le permet, coche la ase prévue à cet effet dans la colonne d’extrême droite de la « Liste des contacts » et appuie

5.6 So

ne sous-organisation est une entité administrative, une succursale ou un bureau régional

ffet dans la colonne d’extrême droite de la « Liste des contacts » et appuie

5.6 So

ne sous-organisation est une entité administrative, une succursale ou un bureau régional

Pour supprimer un contact, le coordonnateur, ou l’ucsur le bouton « Supprimer ».

sur le bouton « Supprimer ».

us-organisation us-organisation

UraUrattaché à une organisation parente.

Seul un coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, peut créer une sous-organisation et accéder à l’information d’une sous-organisation.

Les sous-organisations existantes sont affichées sous forme de liste à la page «Sous-organisation».

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Seul un coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, peut créer une sous-organisation et accéder à l’information d’une sous-organisation.

Les sous-organisations existantes sont affichées sous forme de liste à la page «Sous-organisation».



5.6.1 Ajouter une sous-organisation Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, ajoute une sous-organisation en appuyant sur le bouton « Ajouter » qui est situé à droite du titre de la page. Il complète les informations de la page « Nouvelle sous-organisation ».

À l’écran suivant, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, saisit l’adresse de la sous-organisation ainsi que le code postal.



Au troisième écran, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, saisit les informations concernant la facturation.

À l’écran suivant, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, doit saisir l’identification du premier utilisateur de cette sous-organisation.


À l’écran suivant, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, attribue un mot de passe temporaire que le nouvel utilisateur modifiera lors de sa première connexion. Il clique ensuite sur le bouton « Suivant ».

À l’écran suivant, le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, détermine le rôle et les droits d’accès qui seront alloués au nouvel utilisateur et clique sur le bouton « Suivant ».



Pour confirmer l’ajout, le dernier écran demande au coordonnateur d’accepter les conditions d’utilisation du nouvel utilisateur, en cochant la case appropriée et en cliquant sur « Accepter les conditions ».

Lors de la sauvegarde, l’utilisateur est redirigé vers la page « Liste des sous-organisations » de son organisation.

5.6.2 Modifier une sous-organisation Le coordonnateur, ou l’utilisateur dont le profil le permet, modifie une sous-organisation en cliquant sur le nom de la sous-organisation désirée (affichée en hyperlien).

Tous les champs s’affichent avec les valeurs de la dernière sauvegarde. L’utilisateur effectue les modifications et sauvegarde les informations. Le menu de gauche est également accessible pour compléter les informations de façon non séquentielle. Ce menu comporte exactement les mêmes éléments que celui de l’organisation mère (Mon organisation) qui est situé dans le bandeau rouge de navigation. Le menu de gauche est toujours contextuel à la sous-organisation en cours d’édition.




Lors de la sauvegarde, l’utilisateur est redirigé à la page « Liste des sous-organisations ».

Chapitre 6 – Mon profil

6. Mon profil

Marche à suivre 1. Sélectionner le bouton « Mon profil » dans le bandeau rouge afin

d’afficher les sous-menus et sélectionner le sous-menu à modifier :

• coordonnées; • mot de passe; • jumelage; • 1-clic.

2. Accéder à ses coordonnées en sélectionnant le sous-menu

« Coordonnées », voir section 6.1.

3. Accéder à son mot de passe en sélectionnant le sous-menu « Mot de passe » voie section 6.2.

4. Accéder au(x) profil(s) de jumelage en sélectionnant le sous-menu

« Jumelage » voir section 6.3.

5. Accéder à l’option 1-clic en sélectionnant le sous-menu « 1-Clic » voir section 6.4.

Les donneurs d’ouvrage peuvent avoir soit le rôle d’utilisateur ou de coordonnateur. Les coordonnateurs possèdent des droits et des privilèges plus importants que les utilisateurs, en particulier la gestion des rôles et droits des utilisateurs rattachés à leur organisation.

Un utilisateur a accès à son propre profil d’utilisateur dans la section « Mon profil » à l’exception de ses droits d’accès personnels. Le coordonnateur accède aux droits d’accès des utilisateurs de son organisation, mais pour ses propres droits d’accès il doit communiquer avec le service à la clientèle.



6.1 Coordonnées Un donneur d’ouvrage peut compléter ses coordonnées (ou les modifier) dans la section « Coordonnées » accessible via le menu déroulant disponible sous « Mon profil ». Les champs obligatoires (munis d’un astérisque) ont été complétés lors de l’abonnement par téléphone ou lors de la création du profil d’utilisateur par le coordonnateur.

6.2 Mot de passe La sélection du sous-menu « Mot de passe » permet à l’utilisateur de modifier son mot de passe.

Le nouveau mot de passe de l’utilisateur doit répondre aux critères suivants :

Il doit avoir entre 8 et 14 caractères

Au moins 2 de ces caractères ne doivent pas être des lettres

Il doit être différent des 10 derniers mots de passe utilisés

6.3 Jumelage Les profils de jumelage informent l’utilisateur lorsqu'un avis est publié et qu'il répond aux critères de recherche qu’il a préalablement spécifiés dans ce service.

L’utilisateur peut consulter son ou ses profils de jumelage par le menu déroulant de « Mon profil » en cliquant sur l’élément « Jumelage ».



L’utilisateur spécifie les paramètres des envois des résultats de jumelage. Il peut également déterminer des critères pour ses profils de jumelage en cliquant sur ajouter. Les profils sauvegardés seront affichés sous forme de tableau. Voici le panorama de saisie des paramètres de jumelage.



6.4 Option 1-clic L'option 1-clic facilite le processus de la commande de documents en considérant les données saisies au niveau du profil de l’utilisateur comme étant celles à utiliser. Il élimine toutes les étapes visant à confirmer l'adresse de livraison, les données relatives au paiement, etc.

Pour activer la fonction de 1-clic, l’utilisateur clique sur le bouton d’activation. Dans le cas où l’utilisateur aurait à son profil plus d’une adresse ou plus d’un mode de paiement, il pourra modifier les sélections des informations à utiliser pour l’option 1-clic en cliquant sur le bouton « Modifier la sélection ».


Chapitre 7 – Mes avis

7. Mes avis La sélection du bouton « Mes avis » dans la section rouge du bandeau de navigation affiche les sous-menus suivants.

Liste de mes avis

La sélection du sous-menu « Liste de mes avis » permet à l’utilisateur de visualiser les avis qu’il a lui-même créés. Il peut entreprendre diverses actions quant à ces avis.



Selon le statut de l’avis, la sélection du bouton radio de gauche active un ou plusieurs boutons d’action à la fin de la liste (annuler, supprimer, retirer, publier).

Les coordonnateurs peuvent accéder aux avis des autres membres de leur organisation via l'option « Rechercher un avis de l'organisation », offert dans la marge de gauche ce cette page.




7.2 Créer un avis La sélection du sous-menu « Créer un avis » amène l’utilisateur au premier écran de création d’un avis. Une série d’étapes permet à l’utilisateur de compléter les informations nécessaires à la création de son avis. Il est possible de sauvegarder les informations à chacune des pages. Le donneur d’ouvrage peut donc compléter la rédaction de son avis en plusieurs étapes, en ordre séquentiel par l’utilisation du bouton en bas de page, ou en désordre, en utilisant le menu contextuel de gauche.

Menu contextuel

de gauche

Un avis peut avoir différents statuts : brouillon, en demande d’approbation, en attente de documents, en attente de publication, publié, fermé ou annulé. Il est possible de sauvegarder les informations à chacune des pages. Le donneur d’ouvrage peut donc compléter ou modifier la rédaction de son avis en plusieurs sessions. Lorsqu’une erreur est signalée lors de la sauvegarde ou du passage au panorama suivant, elle peut être corrigée immédiatement par l’utilisateur, dans la page amenée avec le message d’erreur. Si l’utilisateur choisit de poursuivre sans corriger, l’erreur sera rappelée lors de la publication de l’avis.

7.3 Information

La première étape à compléter lors de la création d’un avis est de saisir l’ensemble de l’information de base relative à l’avis. Gardez en tête que l’astérisque désigne toujours un champ obligatoire.


Première partie de l'écran

Numéro de l'avis : numéro choisi par le donneur d'ouvrage pour cet avis, il peut être composé de chiffres et de lettres. Le même numéro ne peut être utilisé qu'une seule fois par organisation.

Titre de l'avis : titre qui apparaîtra sur l'avis et dans les listes d'avis et les résultats de recherche. Le titre doit être le plus descriptif possible car il sert aussi au SEAO pour proposer des suggestions de catégories et codes UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code). Ce champ se limite à 160 caractères.



Type de l'avis : faire un choix parmi les différents types d'avis disponibles selon la réglementation des marchés publics.

Nature de contrat : faire un choix parmi biens, services professionnels, services techniques, construction, vente de biens meubles, vente de biens immeubles ou autre.

Date limite de réception des offres : indiquer la date limite à laquelle les offres doivent être déposées par les fournisseurs soumissionnaires. La date peut-être choisie à l'aide d'un calendrier. Le SEAO vous avertira si la date choisie est un jour de fin de semaine ou encore un jour férié.

Heure limite de réception des offres : indiquer l'heure limite pour déposer les offres. Si les offres sont acceptées jusqu'à l'heure indiquée, choisir « Au plus tard ». Si le dépôt des offres n'est plus permis à l'heure indiquée, choisir « Avant ».

Par exemple : « Avant 15h00 », une offre déposée à 14h59 sera acceptée, une déposée à 15h00 ne le sera pas. « Au plus tard 15h00 », une offre déposée à 14h59 sera acceptée, une déposée à 15h00 sera aussi acceptée.

Choisir le fuseau horaire, « Heure du Québec » est l'heure légale en vigueur au Québec à la date limite de réception des offres que ce soit l'heure normale ou avancée. L'heure de l'Atlantique est aussi disponible pour les offres déposées aux Îles-de-la-Madeleine.

À noter que la date limite de réception des offres doit être plus grande ou égale à la date du jour.

Ouverture publique des soumissions : permet d'identifier si les ouvertures seront publiques.

Résultats d'ouverture et d’adjudication saisis pas plusieurs organisations : permet la saisie d’avis d'adjudication pour achats mandatés par d’autres donneurs d’ouvrage pour cet avis. Ces avis pourront être saisis suite à la fermeture de cet avis et seront affichés dans la page des résultats d’adjudication.

Régions de livraison : permet d'identifier la région où les biens visés par le contrat doivent être livrés ou dans le cas d'un contrat de service, où ceux-ci seront rendus.

Accords applicables : cocher les cases appropriées aux accords de libéralisation des marchés publics qui s'appliquent. Le lien Synthèses des accords de marchés publics mène à la page d'information du Secrétariat du Conseil du trésor fournissant de l'information sur les accords applicables en fonction du montant et du type de contrat.

Exception à un ou des accords : cocher cette case et indiquer la raison lorsqu'il y a une exception connue pour ne pas choisir un accord qui aurait dû l'être. Cette information n'est visible que par l'équipe de surveillance des accords du Secrétariat du Conseil du trésor.



Deuxième partie de l'écran

Contact : choisir le nom de la personne de votre organisation à contacter par les fournisseurs en cas de questions sur cet avis.

Choisir, à l'aide des cases à cocher, l'information qui doit être diffusée sur le contact (adresse, courriel, téléphone, télécopieur). Ne pas oublier de sélectionner une des adresses de l'organisation si l'adresse est diffusée.

Afficher la liste des fournisseurs ayant commandé les documents reliés à l'avis : permet de diffuser ou non la liste des fournisseurs qui ont commandé cet avis.

Valeur estimée du contrat : indiquer la valeur estimée du contrat en fonction des seuils des accords de libéralisation des marchés publics. Cette information est obligatoire pour permettre au Secrétariat du Conseil du trésor d'effectuer les activités de surveillance et les statistiques. Cependant, elle n'est visible aux fournisseurs que si la case « Diffuser le montant » est cochée.

Être averti par courriel : cocher la case « Lors de la publication » pour recevoir automatiquement un courriel lors de la publication de l’avis; ce courriel contiendra un hyperlien permettant de consulter directement l'avis.



Cocher la case « Lors d'une commande » pour recevoir par courriel l'identité des fournisseurs qui commandent les documents reliés à l'avis. Cet envoi se fera pour chaque commande ou encore à chaque jour, selon le bouton radio sélectionné.

Cocher la case « Lors de la réception des documents » pour être informé de la réception par l'imprimeur des documents envoyés par messagerie Purolator.

Cocher la case « Lors de la fermeture prochaine » pour être informé que la clôture de votre avis est pour bientôt.

7.3.1 Description

La deuxième étape à compléter lors de la création d’un avis est de saisir la description de l’avis.

L’utilisateur saisit son texte directement dans la boîte prévue à cet effet. Il peut aussi importer un texte d’un autre document (copier/coller). Ensuite, il peut choisir les paramètres et le format du texte au haut de la boîte.



7.3.2 Classification

La troisième étape de saisie dans la création d’un avis est la classification. Un avis doit avoir au moins une classification UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).

Afin de mieux orienter le classement et la recherche des avis, le système SEAO utilise un système de classification appelé UNSPSC. Ce système de classement provient des Nations Unies et fonctionne avec un numéro de huit (8) chiffres composé comme suit :

Les deux premiers chiffres identifient le segment.

Ex. 86000000 (Services d’enseignement et de formation)

Les deux chiffres suivants (3e et 4e ) identifient la grande famille.

Ex. 86130000 (Services d’enseignement spécialisé)

Les deux chiffres suivants (5e et 6e ) identifient la famille.

Ex. 86131700 (Conduite, pilotage et navigation)

Les deux derniers chiffres identifient le produit.

Ex. 86131703 (Services d'école de navigation de plaisance)



Les types de classification disponibles dépendent de la nature du contrat saisi à la page « Information ». Pour chacune des classifications, une parenthèse indique à quelle nature de contrat elle se réfère.

Pour assurer la meilleure compréhension du fournisseur, l’utilisateur a tout intérêt à identifier la classification la plus « pointue » possible, donc descendre au niveau du produit, autant que possible.

Pour ajouter une ou des classifications à son avis, l’utilisateur peut procéder de l’une des quatre (4) façons suivantes, en cliquant sur la façon désirée.

Première façon – sélection parmi les classifications suggérées en fonction du titre

Lors de la création d’un avis, le SEAO peut proposer des classifications en fonction du titre de l’avis.



Deuxième façon – recherche de classification par navigation

La recherche de classification par navigation permet d’identifier une classification par le segment, la grande famille, la famille et le produit. L’utilisateur peut alors sélectionner une ou plusieurs des classifications suggérées en cochant la case appropriée et en cliquant sur le bouton . En cliquant sur le nombre en rouge on obtient des classifications de plus en plus précises.



Troisième façon – recherche de classification par mots-clés

La recherche de classification par mots-clés permet à l’utilisateur de trouver les classifications comportant le ou les mots-clés saisis. Plusieurs mots-clés peuvent être recherchés en même temps.

L’utilisateur inscrit le ou les mots ou numéros à rechercher dans la case prévue et indique, à la case « Avec » (menu déroulant), comment prendre en considération les mots-clés dans la recherche.

L’utilisateur clique sur le bouton pour faire afficher les résultats parmi lesquels il pourra faire sa sélection via le bouton .



Quatrième façon – sélection parmi les dernières classifications sélectionnées

La recherche de classification peut aussi se limiter à sélectionner une classification parmi les dernières sélections effectuées par l’utilisateur.

L’utilisateur n’a à ce moment qu’à cocher la ou les classifications désirées et cliquer sur le bouton .

Peut importe la façon utilisée pour déterminer la ou les classifications UNSPSC, il est possible de les supprimer au besoin en cochant le carré de droite et en cliquant sur « Supprimer ».



7.3.3 Catégorie

L’étape suivante de la saisie séquentielle dans la création d’un avis est la détermination de la catégorie de l’avis.

Les catégories disponibles sont en fonction du type de contrat sélectionné à la page « Information ».

Une seule catégorie est sélectionnée pour un avis donné.



7.3.4 Conditions

À cette étape, le donneur d’ouvrage indique les conditions d’admissibilité de l’avis.

Des conditions courantes sont déjà inscrites et peuvent être sélectionnées en cochant la case appropriée. Pour la première condition, si sélectionnée, l’utilisateur peut modifier le texte à sa guise.

Le donneur d’ouvrage peut aussi saisir d’autres conditions d’admissibilité et/ou un sommaire des critères de sélection dans les zones de saisie à cet effet.



7.3.5 Documents

Lors de l’élaboration d’un avis, des documents peuvent être annexés à l’avis.

Le donneur d’ouvrage doit entrer les informations concernant la distribution des documents qu’il joint à son avis. La distribution est effectuée soit par le SEAO, soit par le donneur d’ouvrage ou par les deux.

SEAO, soit par le donneur d’ouvrage ou par les deux.

Si le donneur d’ouvrage choisit d’avoir la distribution exclusive des documents, il doit alors sélectionner un mode de paiement pour les frais de publication de 50 $. De plus il doit choisir l'adresse où les documents seront distribués, soit via les adresses « Existante » ou « Autre » pour l'adresse d'un professionnel.

Si le donneur d’ouvrage choisit d’avoir la distribution exclusive des documents, il doit alors sélectionner un mode de paiement pour les frais de publication de 50 $. De plus il doit choisir l'adresse où les documents seront distribués, soit via les adresses « Existante » ou « Autre » pour l'adresse d'un professionnel.

Pour ajouter un document à un avis, le donneur d’ouvrage doit indiquer que le SEAO distribue les documents et appuyer sur le bouton « Ajouter » situé à côté du titre « Documents annexés ». Le processus d’ajout comporte quatre (4) étapes.



Première étape – identification du document

La première étape consiste à identifier le document qui sera joint. Le donneur d’ouvrage spécifie le type de document parmi les options devis, plans, échantillon ou bordereau numérique.

À noter que le bordereau numérique permet au donneur d'ouvrage de déposer dans le SEAO des bordereaux de soumission sous la forme de fichiers Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls) ou Adobe (.pdf) non protégés. Les soumissionnaires qui le souhaitent pourront alors se les procurer par téléchargement, y inscrire directement des données avant de les imprimer et de les transmettre avec leur soumission. Il y a lieu de noter que le donneur d’ouvrage continuera à inclure le bordereau de soumission standard , inséré dans le document d’appel d’offres, comme cela se fait actuellement.

Par la suite il spécifie le contenu, le titre, la langue de rédaction du document et détermine si l'achat est obligatoire ou non par les fournisseurs.

Lorsque ces informations sont complétées, le donneur d’ouvrage passe à la page suivante en cliquant sur le bouton à cet effet. À noter que la sélection « Français et Anglais » permet de saisir deux documents distincts et ainsi permettre aux fournisseurs de commander une seule des deux versions, donc diminuer le coût du document.



Deuxième étape – données relatives à l’achat de l’avis

L’utilisateur indique le mode de transmission du document du SEAO. Les documents transmis en téléchargement ne doivent pas être protégés afin de permettre au SEAO de les mettre en prévisualisation.

Il complète ainsi les détails du document à joindre. Tous les champs sont répétés pour chaque langue du document. Il est à noter que le mode de transmission est celui qui sera utilisé pour fournir le document au SEAO. Le donneur d’ouvrage passe ensuite à la prochaine étape.



Troisième étape

Cette étape dépend de la sélection de l'étape précédente.

Transmission par téléchargement : vous devez indiquer le nom du fichier, le télécharger à l'aide du bouton « Parcourir » et indiquer le nombre de pages.

Transmission par télécopieur : vous devez indiquer le nombre de pages et nous télécopier le document.

Transmission par la saisie dans un formulaire : vous devez rédiger directement votre document dans l'espace prévu à cet effet.

Transmission par messagerie : vous devez indiquer l'adresse de cueillette des documents ainsi que le nombre de pages.

Lorsque cette saisie est terminée, cliquer sur le bouton « Suivant ». Le formulaire de confirmation (ou de transmission, selon le cas) est affiché.



Quatrième étape – confirmer l’annexion du document

Les données relatives au document ou à l’addenda qui viennent d’être ajoutées sont affichées. Si pour une langue choisie, le mode de transmission est par messagerie ou par télécopie, le donneur d’ouvrage voit l’adresse d’expédition. Une note mentionne également que cette page doit être imprimée pour être jointe au document ou à l’addenda lors de son envoi par messagerie ou par télécopie.

Après s’être assuré de la conformité des informations, l’utilisateur appuie sur le bouton « Continuer ». Il est à ce moment redirigé à la page d’ajout de documents où il peut :

• s’assurer que son nouveau document est bien dans la liste des documents relatifs à son avis;

• ajouter un autre document;

• supprimer un document;

• visualiser un document qui a été téléchargé.



7.3.6 Résumé de l’avis

Le donneur d’ouvrage qui a complété toutes les étapes d’un avis peut le visualiser tel qu'il apparaîtra aux fournisseurs dans le SEAO.

Les données qui ne seront pas affichées lors de la consultation de l’avis par les fournisseurs sont regroupées au bas de la page dans une zone colorée.

Le donneur d’ouvrage peut ainsi valider avant de demander la publication.




7.3.7 Publier un avis

Le donneur d’ouvrage demande la publication de l’avis sélectionné en cliquant sur le bouton radio à gauche de l’avis désiré et en appuyant ensuite sur le bouton via la page « Liste de mes avis » ou au bas de la page « Résumé » de l’avis.

En appuyant sur le bouton , il peut arriver que le système informe l’utilisateur que des erreurs existent dans son avis. Le système affiche alors la page où existe l’erreur et l’utilisateur est appelé à la corriger sur-le-champ. Il peut par la suite publier son avis en cliquant sur le bouton approprié et est alors redirigé vers l’écran « Liste de mes avis ».


Quatre (4) statuts d’avis sont possibles selon que :

• Le donneur d’ouvrage ne possède pas le droit d’approbation de la demande de publication, alors le statut devient « En demande d’approbation ». Son coordonnateur doit approuver la publication.

• L’avis contient uniquement des documents téléchargés, alors le statut devient « En attente de publication par CGI ».

• L’avis contient au moins un document envoyé par télécopieur ou par messagerie, alors le statut devient « En attente de réception de documents ». Une fois les documents reçus le statut deviendra « En attente de publication par CGI ».

• L’avis est distribué par le donneur d’ouvrage exclusivement et ne contient aucun document, alors le statut de l’avis devient « Publié ».



7.4 Saisir un contrat de gré à gré La sélection du sous-menu « Saisir un contrat de gré à gré » dans la page « Liste de mes avis » amène l’utilisateur au premier écran de la saisie d’un contrat. Une série d’étapes permet à l’utilisateur de compléter les informations nécessaires à la création de son contrat. Il est possible de sauvegarder les informations à chacune des pages. Le donneur d’ouvrage peut donc compléter la rédaction de son contrat en plusieurs étapes, en ordre séquentiel par l’utilisation du bouton en bas de page, ou en désordre en utilisant le menu contextuel de gauche.

Menu contextuel

de gauche



7.4.1 Information

La première étape à compléter lors de la création d’un avis est de saisir l’ensemble de l’information de base relative au contrat. Gardez en tête que l’astérisque désigne toujours un champ obligatoire.

ensemble de l’information de base relative au contrat. Gardez en tête que l’astérisque désigne toujours un champ obligatoire.

Première partie de l'écran Première partie de l'écran

Numéro du contrat : numéro choisi par le donneur d'ouvrage pour ce contrat, il peut être composé de chiffres et de lettres. Le même numéro ne peut être utilisé qu'une seule fois par organisation.

Titre du contrat : titre qui apparaîtra sur le contrat et dans les résultats de recherche. Le titre doit être le plus descriptif possible car il sert aussi au SEAO pour proposer des suggestions de catégories et codes UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).

Type du contrat : le type du contrat est attribué par défaut, il s’agit de la valeur « Attribution de contrat de gré à gré ».

Nature du contrat : faire un choix parmi approvisionnement (biens), services professionnels, services de nature technique, construction, concession, vente de biens meubles, vente de biens immeubles ou autre.



Date : spécifier la date d’attribution du contrat.

Région de livraison : la région de livraison est la région où les biens visés par le contrat ont été livrés ou, dans le cas d’un contrat de service, où ceux-ci ont été rendus.

Exception à un accord applicable : cocher cette case et indiquer la raison lorsqu'il y a une exception connue à l'accord applicable. Cette section s'applique seulement aux organismes publics visés à l'Annexe 502.1A de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Deuxième partie de l'écran

Contacts : choisir le nom de la personne de votre organisation à contacter par les fournisseurs en cas de questions sur ce contrat.

Choisir, à l'aide des cases à cocher, l'information qui doit être diffusée sur le contact (adresse, courriel, téléphone, télécopieur). Ne pas oublier de sélectionner une des adresses de l'organisation si l'adresse est diffusée.

7.4.2 Description

La deuxième étape à compléter lors de la saisie d’un contrat est la description.



L’utilisateur saisit son texte directement dans la boîte prévue à cet effet. Il peut aussi importer un texte d’un autre document (copier/coller). Ensuite, il peut choisir les paramètres et le format du texte au haut de la boîte.

7.4.3 Classification

La troisième étape de saisie dans la création d’un avis est la classification. Un avis doit avoir au moins une classification UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).

Afin de mieux orienter le classement et la recherche des avis, le système SEAO utilise un système de classification appelé UNSPSC. Ce système de classement provient des Nations Unies et fonctionne avec un numéro de 8 chiffres composé comme suit :

Les deux premiers chiffres identifient le segment.

Ex. 86000000 (Services d’enseignement et de formation)

Les deux chiffres suivants (3e et 4e ) identifient la grande famille.

Ex. 86130000 (Services d’enseignement spécialisé)

Les deux chiffres suivants (5e et 6e ) identifient la famille.

Ex. 86131700 (Conduite, pilotage et navigation)

Les deux derniers chiffres identifient le produit.

Ex. 86131703 (Services d'école de navigation de plaisance)

Les types de classification disponibles dépendent de la nature du contrat saisi à la page « Information ». Vous référer à la section 7.3.2 pour rechercher une classification.




7.4.4 Catégorie

L’étape suivante dans la saisie d’un contrat est la détermination de la catégorie.

Les catégories disponibles sont en fonction du type de contrat sélectionné à la page « Information ».

Une seule catégorie est sélectionnée pour un type de contrat donné.


7.4.5 Fournisseur Fournisseur

L’étape suivante est le choix des fournisseurs. Vous pouvez vous référer aux sections 9.3L’étape suivante est le choix des fournisseurs. Vous pouvez vous référer aux sections 9.3 et 9.4 pour plus de détails sur la saisie des fournisseurs.

Le donneur d’ouvrage saisit les informations à diffuser concernant le fournisseur du contrat :

• le fournisseur;

• le montant soumis;

• le montant du contrat;

• l'option de renouvellement;

• le montant du contrat incluant les options de renouvellement s’il y a lieu;

• le type d’adjudicaire.



7.4.6 Résumé du contrat

Le donneur d’ouvrage qui a complété toutes les étapes de la saisie d’un contrat peut le visualiser tel qu'il apparaîtra aux fournisseurs dans le SEAO.

saisie d’un contrat peut le visualiser tel qu'il apparaîtra aux fournisseurs dans le SEAO.

Assurez-vous de publier votre avis via le bouton au bas de cette page.




7.5 Donner suite à un appel d’offres sur invitation Vous référer à la section 7.4 pour saisir une adjudication suite à un appel d'offres sur invitation.


7.6 Saisir des résultats d’achats mandatés La sélection du sous-menu « Saisir des résultats d’achats mandatés », dans le menu principal « Mes avis », amène l’utilisateur au premier écran de la saisie d’un avis d'adjudication pour achats mandatés. Une série d’étapes permet à l’utilisateur de compléter les informations nécessaires à la création de l’avis d’adjudication. Il est possible de sauvegarder les informations à chacune des pages. Le donneur d’ouvrage peut donc compléter la rédaction de son avis en plusieurs étapes, en ordre séquentiel, par l’utilisation du bouton

dans le menu principal « Mes avis », amène l’utilisateur au premier écran de la saisie d’un avis d'adjudication pour achats mandatés. Une série d’étapes permet à l’utilisateur de compléter les informations nécessaires à la création de l’avis d’adjudication. Il est possible de sauvegarder les informations à chacune des pages. Le donneur d’ouvrage peut donc compléter la rédaction de son avis en plusieurs é