View
18
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Les tableaux de borddesServices GénérauxGroupe de travail« Développement de tableaux de bord »
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
1
Les tableaux de bord des
Services GnrauxGroupe de travail
Dveloppement de tableaux de bord
Membres actifs : Lydie Burguire, Annie Roussey, Gilles Bonnet, Philippe Laick
avec la participation de Jean Leterrier - AOS Amadeus
Permanents : Josselin Fouquet et Thierry Murat
2006
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
2
Partie IDnition et objectifs du Tableau de bord des Services Gnraux
Partie IIConstruire le tableau de bord des Services Gnraux
Partie IIIDnir des indicateurs pertinents
Quelques exemples graphiques
Sommaire
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
3
Partie IDnition
et Objectifs du Tableau de bord des Services Gnraux
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
4
Essayez de conduire votre voiture sans aucune information !Pas dindicateur de vitesse, pas de niveau dessence, pas de voyant de pression dhuile... Vous vous rendrez compte que vous ne roulerez pas longtemps : excs de vitesse, panne dessence, casse du moteur...
Partie I
Dnition du tableau de bordLe tableau de bord prsente de manire simple et explicite des indicateurs cls qui permettent de suivre et danticiper le fonctionnement des Services Gnraux.
Ces indicateurs prsentent ltat davancement des mtiers en fonction dun objectif x.
Un tableau de bord comporte galement des faits marquants pour illustrer la situation et son volution probable.
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
5
Partie I
Un tableau de bord nest pas...Un outil de contrle des collaborateurs (utilis ainsi, il ne dclenche quun jugement)
Un moyen danimer les runions o lesthtique lemporte sur le contenu
Un simple outil de constat o lcart entre prvu et ralis est relev sans quil soit possible de ragir temps
Objectifs des Services Gnraux
Un tableau de bord nest pas un rtroviseur !
Il donne en temps rel des alertes grce des indicateurs cls pour dclencher les actions correctives ncessaires la ralisation des objectifs.
Demain, aprs demain
AujourdhuiHier
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
6
Piloter avec un tableau de bordUn tableau de bord apporte une double vision au DRSG pour piloter vers la ralisation des objectifs :
Partie I
Objectifs des Services Gnraux
Demain, aprs demain
Aujourdhui
VISION OPRATIONNELLE :MESURER lactivit des nombreux mtiers des Services Gnraux (cot, volume, qualit, dlai, charge de travail).
VISION STRATGIQUE :GRER et PILOTER grce des leviers de performance, actions correctives et engagement sur le long terme (rorganiser, investir, embaucher...) grce aux tableaux de bord.
Noublions pas que nous pilotons ce que nous mesurons !
Stratgie
Objectifs
Mesure et valeurs cibles
Tableau de bord
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
7
Partie I
Piloter en articulant la stratgie
Apporter un retour dinformation
des Services Gnraux sur
les axes stratgiques
Identier les objectifs et cibles
des Services Gnraux en conformit avec
la stratgie de lentreprise
Piloter linformation et manager la performance
pour atteindre les objectifs xs
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
8
Partie I
Piloter en sadaptant aux changements
Dans un contexte conomique changeant et imprvisible, le tableau de bord est un instrument daide au PILOTAGE pour maintenir le cap dessin par les objectifs.
Stratgie Dcision(Objectif & planning)
Mesure(& Valeurs cibles)
PILOTER...
Rviser
Orienter
Agir, Ragir
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
9
Partie I
Piloter en communiquant les axes de progrs
Les activits de lensemble du personnel sont orientes vers les mmes buts...
CommuniquerUne synthse des rsultats
vers la Direction Gnrale
ValoriserLes Services Gnraux
auprs des clients internes
MotiverLes quipes internes -externes aux objectifs
stratgiques
Dnition partage des indicateurs
et stratgie connue de tous
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
10
Partie IIConstruire le tableau de bord
des Services Gnraux
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
11
Partie II
Dnir les objectifs (1)Les indicateurs du tableau de bord nont de sens que relatifs un objectif ou description dun rsultat atteindre dans un dlai dtermin. Un objectif est pleinement ecace et motivant lorsquil possde les caractristiques suivantes :
SPCIFIQUE (exprim de manire prcise et assorti dune planication des moyens pour latteindre)MESURABLE (quanti au moyen dune unit de mesure : m3, , jour/homme, etc.)AGR (accept par celles et ceux en charge de sa ralisation)RALISTE (il peut tre raisonnablement atteint)TRAABLE (il est ais de remonter les informations ncessaires au suivi de sa ralisation)
* smart peut tre traduit de langlais par malin , faisant rfrence lhabilit.
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
12
Partie II
Dnir les objectifs (2)
Ne sont pas des objectifs : Satisfaire les clients internes
Amliorer la qualit de service
Augmenter ma performance
Il sagit de volonts stratgiques non mesurables en ltat
Sont des objectifs : Rduire les consommations nergtiques du Sige de 5% en un an
Equiper toutes les salles de runion du btiment Ouest de visioconfrence avant le 4 octobre 2006
Raliser une enqute de satisfaction en restauration dentreprise dans lensemble des liales de la rgion Sud en 8 semaines
Ces objectifs sont quantis et mesurables
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
13
Partie II
La che dobjectif
Objectif : - Descriptif - dlai de ralisation
Plan dactions Dates Ressources alloues - Moyens ncessaires
tapes de ralisation
Dates de revue priodique datteinte des objectifs :
Existants : Supplmentaires :
Critre de mesure :
Contribution des autres services :
Signature du responsable :
Signature du hirarchique :
Date :
Frquence des bilans intermdiaires portant sur la ralisation des direntes phases de planication
Planication des moyens mettre en uvre pour atteindre lobjectif
Date de cration de la che objectif
Dnir les moyensallous existants
Investissementsncessaires, dnir si besoin
Dnir lindicateur pour suivre la mise en uvre du planning
Tout objectif est accept
Si lobjectif est transversal, prciser les actions attendues par les autres collaborateurs (hors ceux des Services Gnraux)
Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux
Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr
Tableaux de bord I 2006
14
Partie II
La che dobjectif : exemple
Objectif : En 3 mois, mettre en place une procdure darchivage des documents administratifs
Plan dactions Dates Ressources alloues - Moyens ncessaires
- Lettre de mission de la DG - Recensement nalis des
documents par dir/services
Revue priodique- Cration nalise du
rfrentiel Entreprise- Procdures de versement,
retraits destruction, valides
