te reter ood - Mercer · I Lorem ipsum For more information, go to te reter ood ONotre code de co Nduite. ... 2 2Building trust with CommunitiesBuilding trust by doing the right thingGagner

Lorem ipsum For more information, go to www.compliance.mmc.comI

THE GREATER GOODOUR CODE OF CONDUCTNotre code de coNduite

Message du chef de la direction

ce livre a été imprimé sur du papier 100 %

recyclé certifié FSV® qui a été produit en utilisant

de l’électricité provenant de l’énergie éolienne.

imprimé aux États-unis

Chers collègues :

C’est pour moi un privilège de vous présenter la deuxième édition du Code de conduite des entreprises Marsh & McLennan, The Greater Good.

Lancé en 2011, The Greater Good est devenue partie intégrante de la philosophie fondamentale de l’entreprise. Il fournit des conseils sur les questions juridiques, éthiques et celles reliées aux risques auxquelles nous faisons face dans notre travail et il nous aide à envisager de quelle façon les mesures que nous prenons affectent les intérêts de nos collègues, clients, actionnaires et communautés, notamment lorsque la bonne ligne de conduite peut s’avérer ne pas être claire.

Puisque l’entreprise poursuit son parcours visant à devenir l’une des entreprises de l’élite mondiale, en opérant sur de nouveaux marchés, en introduisant des produits et services innovants, en réinventant des stratégies de croissance, de nouveaux risques et de nouvelles opportunités émergeront. Je vous demande d’emporter The Greater Good dans ce parcours pour vous aider à prendre de bonnes décisions.

N’oubliez pas, vous n’êtes pas seuls. Si vous butez sur une décision, demandez conseil à un responsable ou à un supérieur hiérarchique. Si vous avez un doute concernant une transaction, n’hésitez pas à en faire part. Soyez au courant de nos ressources disponibles, notamment nos spécialistes de la Conformité, des Affaires juridiques et des Ressources humaines, ainsi que la Ligne d’assistance Éthique et conformité. Je vous assure que l’entreprise ne tolérera aucune mesure de rétorsion à l’égard d’une personne ayant rapporté un problème en toute bonne foi.

The Greater Good présente les normes de conduite non négociables s’appliquant à chacun d’entre nous et, plus important encore, il met ces principes en rapport avec des situations de la vie quotidienne et des difficultés que nous pouvons rencontrer au travail. Je vous invite à lire notre code de conduite et à vous y référer régulièrement. Il s’agit d’un outil puissant pour la réussite de l’entreprise et la vôtre. J’ai hâte que nous puissions collaborer et que nous améliorions les principes de The Greater Good dans les années à venir.

Dan GlaserPrésident et chef de la direction Marsh & McLennan Companies

III

IV

Marsh & McLennan Companies est une entreprise de services

professionnels qui s’engage à aider ses clients à protéger et à

accroître la valeur de leur entreprise grâce à des conseils et à des

solutions en risque, en stratégie et en capital humain.

Notre missioN

Nous serons largement reconnus comme l’une des entreprises

de premier plan à l’échelle mondiale − Le fournisseur de

renommée de services professionnels.

Nous offrirons à nos clients les idées, les services et les solutions

les plus utiles.

Nous fournirons à nos collaborateurs des possibilités pour

évoluer, apporter leur contribution et réussir.

Nous atteindrons une croissance viable des bénéfices.

Nous enregistrerons une croissance significative et soutenue de

la valeur actionnariale.

Notre visioN

CLIENTS

INTÉGRITÉ

EMPLOYÉS

EXÉCUTION

Nous offrirons une valeur exceptionnelle aux clients à

l’échelle mondiale en répondant et en surpassant leurs

exigences et en innovant afin de répondre aux

nouveaux besoins des clients de façon à promouvoir la

valeur actionnariale au fil du temps.

Nous exercerons nos activités selon les normes les plus

élevées en matière d’éthique et de conduite

professionnelle et nous ne tolèrerons pas de

comportements qui dérogeront à ces normes. Nous

agirons avec intégrité, honnêteté, courage et respect

mutuel.

Nous ferons de Marsh & McLennan Companies un milieu

de travail stimulant pour des gens remarquables en

traitant chacun de nos employés comme un partenaire

essentiel, le tout dans une atmosphère de collaboration,

d’engagement et d’appartenance. Nous renforcerons

l’autonomie de nos employés en les rendant responsables

des résultats et nous les rémunérerons selon leur

rendement personnel, en équipe et à titre de membre de

notre Société.

Nous concentrerons nos efforts et nous respecterons,

de façon constante, nos engagements envers nos

clients, nos actionnaires et nos collègues. Nous nous

assurerons que l’exécution du travail soit cohérente

avec les objectifs, la discipline liée aux coûts et la

responsabilité à l’égard des résultats.

V

Nos valeurs

table des matières

GAGNER LA CONfIANCE dE NOS COLLèGUES

Traiter les autres avec respect

Nous traitons les autres comme nous aimerions être traités

Nous offrons un milieu de travail sûr et sain

Nous respectons la vie privée et les informations confidentielles

GAGNER LA CONfIANCE dE NOS CLIENTS

Traiter les clients équitablement

Nous sommes honnêtes et professionnels

Nous protégeons les informations des clients

Nous nous conformons aux exigences particulières des clients du secteur public

Concurrencer de façon éthique

Nous nous conformons aux lois relatives à la concurrence.

Nous n’utilisons pas de méthodes de corruption.

Nous plaçons les intérêts des clients au premier plan lorsque nous les aidons à choisir des fournisseurs

GAGNER LA CONfIANCE EN fAISANT COMME IL SE dOIT

Nous agissons avec intégrité

Les dirigeants ont des responsabilités supplémentaires

fAVORISER LA CONfIANCE à L’ÉGARd dE LA SOCIÉTÉ

Connaître vos partenaires d’affaires

Nous respectons les lois régissant le commerce international

Nous nous efforçons de prévenir le blanchiment d’argent et les fraudes

Nous établissons de solides relations avec nos fournisseurs

Gérer les conflits d’intérêts avec intégrité

Nous gérons les conflits d’intérêts commerciaux avec équité et intégrité

Nous sommes transparents en matière de conflits d’intérêts personnels potentiels

Nous faisons preuve de bon sens en remettant ou en acceptant des cadeaux ou des offres de divertissement

Nous n’échangeons pas et ne divulguons pas d’information privilégiée

Protéger les biens et les informations de la Société

Nous utilisons prudemment les biens de la Société

4

8

12

12

15

16

20

20

23

24

27

27

28

31

34

34

37

38

40

40

43

44

47

48

48

Les images contenues dans ce code ont été prises dans le film « Visages des sociétés Marsh & McLennan Companies ».

Nous effectuons une tenue rigoureuse de nos dossiers commerciaux et avons des contrôles internes sûrs

Nous communiquons honnêtement et professionnellement avec les investisseurs et le public

GAGNER LA CONfIANCE dES COMMUNAUTÉS

Agir avec civisme

Nous redonnons à nos communautés

Nous agissons de façon responsable en matière d’environnement

Nous agissons de façon responsable dans le processus politique

INdEX

51

52

56

56

58

61

62

Pour de plus amples renseignements, rendez-vous sur www.compliance.mmc.com

Gagner la confiance de nos collègues2Building trust with Communities2 Building trust by doing the right thing2vv ipsum2

GaGNer la coNfiaNce

eN faisaNt comme il se doit


Gagner la confiance en faisant comme il se doit 3


Gagner la confiance en faisant comme il se doit4

Nous agissons avec intégrité.

Chacun de nous doit prendre individuellement la responsabilité d’agir avec intégrité en

toutes circonstances, même quand cela implique des choix difficiles. Tel est le principe

fondamental de l’action pour le bien commun.

ASSUREZ-VOUS

• d’obéir à toutes les lois et réglementations qui s’appliquent à votre travail.

• de comprendre et de respecter à la lettre la présente politique.

• de suivre toutes les formations requises afin de comprendre vos responsabilités.

• d’agir en toute honnêteté lors de toutes vos transactions commerciales.

• de parler si vous êtes préoccupé de comportements reliés au travail susceptibles de contrevenir à la loi, au présent code de conduite ou aux politiques de la Société. Rapportez vos inquiétudes à vos supérieurs à tout niveau ou à un représentant de la conformité, des services juridiques ou des ressources humaines, ou par l’entremise de la ligne de conformité et d’éthique.

• de coopérer lors de vérifications internes et externes et d’enquêtes en fournissant des renseignements complets et véridiques et en conservant tous les documents qui peuvent être pertinents.

LORSQUE VOUS PRENEZ dES dECISIONS d’AffAIRES, POSEZ-VOUS LES QUESTIONS SUIVANTES :

• Est-ce légal ?

• Cela correspond-il au code de conduite et aux politiques de la Société ?

• A-t-on une compréhension approfondie des risques inhérents à la situation ?

• Pourrons-nous maintenir la confiance des clients, des actionnaires, des organismes de réglementation et des employés ?

• Pourrons-nous garder intacte notre bonne réputation lors d’une diffusion à la télévision, dans les journaux ou sur Internet ?

Si la réponse à l’une de ces questions est non, arrêtez et parlez-en.



EN PARLER

Il est certain que vous et vos collègues serez confrontés à des choix difficiles et que n’importe qui peut faire des erreurs de temps à autre. Chez Marsh & McLennan Companies, nous soupesons nos actions avec soin et corrigeons les erreurs rapidement. N’hésitez pas à soulever des problèmes ou à obtenir des conseils. Vos actions rapides nous aident à maintenir et à renforcer les liens de confiance.

Plutôt que de soulever des problèmes ou d’obtenir des conseils auprès d’un responsable, d’un membre des services juridiques, de la conformité ou des ressources humaines, vous pouvez avoir recours à la ligne de conformité et d’éthique. Cette ligne d’assistance vous permet de signaler un problème ou d’obtenir des conseils en ligne ou à l’aide d’un appel téléphonique. Vous pouvez, si vous le désirez, faire cette démarche de manière anonyme (à l’exception de certains pays où la loi ne permet pas les appels anonymes). Veuillez visiter les pages www.compliance.mmc.com ou www.EthicsComplianceLine.com pour obtenir des instructions détaillées.

PAS dE REPRÉSAILLES

Nous ne tolérerons aucune forme de rétorsion contre toute personne qui, en toute bonne foi, fait part de ses interrogations concernant une infraction à une loi, à ce Code ou à la politique de la Société. des exemples de représailles peuvent inclure une mise à pied, une réduction salariale, des conséquences négatives sur les responsabilités liées à l’emploi de l’employé, de l’intimidation ou tout autre changement important aux conditions d’emploi de la personne visée. L’employé qui fait une allégation qu’il croit être fausse contrevient au présent code de conduite et est assujetti à des mesures disciplinaires conformément aux lois locales et aux procédures internes. de plus, le fait de signaler un problème ne dégage aucunement un employé de sa responsabilité en cas de mauvaise conduite.


Gagner la confiance de nos collègues6

Mon responsable m’a récemment avisé que l’un de mes actes constituait une infraction au Code. Je n’avais aucune idée qu’il s’agissait de quelque chose d’incorrect. Est-ce que je risque d’être tenu pour responsable même si je ne connaissais pas le règlement ?

Vous êtes censé avoir lu, compris et suivi les principes énoncés dans le Code ainsi que toutes les politiques de la Société. Chaque fois que vous vous heurtez à une mention du Code ou à une politique qui semble peu claire ou difficile à mettre en œuvre, il vous faut obtenir conseil auprès d’un responsable ou d’un membre des services Conformité, Juridique ou Ressources humaines. Notre réputation d’intégrité est notre actif le plus précieux. Pour protéger cet actif, il est essentiel que vous suiviez les principes définis dans le Code et les politiques.

J’ai un problème : je crois qu’un collègue fait quelque chose qui constitue une violation du Code, mais j’hésite à le mentionner à mon responsable parce que mon collègue et mon responsable sont amis. J’ai le fâcheux sentiment, par ailleurs, que mes collègues risquent de me coller une étiquette « de délateur ». Que dois-je faire ?

Il est de votre devoir d’intervenir si vous êtes conscient d’un acte qui constitue une infraction au Code. Nos actionnaires comptent sur nous pour, et c’est leur droit d’attendre ceci de nous, gérer leur société de façon éthique. Toutefois, il peut parfois sembler plus approprié d’évoquer vos soupçons à une personne autre que votre supérieur hiérarchique. Vous pouvez passer un appel confidentiel (ou envoyer un message confidentiel sur le Web) à notre ligne d’assistance Éthique et conformité de la Société. Visitez les sites www.compliance.mmc.com ou www.EthicsComplianceLine.com pour prendre connaissance des instructions concernant l’utilisation de cette ligne. Si vous le souhaitez, vous pouvez garder l’anonymat lors de cet appel ou en envoyant un message (excepté dans quelques pays où la législation n’autorise pas l’anonymat). Rappelez-vous, la Société ne tolérera aucune mesure de rétorsion de quelque forme que ce soit contre un collègue qui s’exprime en toute bonne foi.



RESPONSABILITÉ

Le présent code de conduite s’applique à tous les dirigeants, administrateurs et employés, et aux employés temporaires de la Société et de ses filiales à l’échelle mondiale. Nos agents, sous-traitants et fournisseurs sont également tenus de respecter nos normes élevées en matière d’intégrité en les enjoignant d’adhérer aux aspects importants de nos politiques de conformité. Aucun collègue n’est autorisé à faire appel à une tierce partie pour faire quoi que ce soit qui est interdit par le Code. Les employés qui enfreignent la loi, ce code ou les politiques de la Société sont assujettis à des mesures disciplinaires conformément aux lois locales et aux procédures internes.

Marsh & McLennan Companies n’autorisera une dérogation à l’application des politiques énoncées dans ce code que si elle décide que les circonstances le justifient. La dérogation sera accordée uniquement dans des cas particuliers.

Seuls les membres du comité de vérification du conseil d’administration de Marsh & McLennan Companies peuvent approuver une demande de dérogation aux politiques énoncées dans le présent code à l’égard des administrateurs et des dirigeants. Les dérogations doivent être divulguées conformément aux lois et aux règlements applicables.

SI LES LOIS ENTRENT EN CONfLIT

Puisque nous opérons dans plusieurs pays, les législations peuvent parfois entrer en conflit, que ce soit entre elles, avec ce Code ou avec cette politique de la Société. Si vous êtes confronté à un tel conflit, veuillez consulter un responsable des services Conformité ou Juridique avant de prendre quelque décision que soit.

« à SURVEILLER »

Nous serons inévitablement confrontés à des situations difficiles dans notre travail. Vous retrouverez, à la rubrique « à surveiller » figurant dans la plupart des sections de ce code, une liste des tentations, des pressions ou des « signaux d’alarme ». Ces éléments « à surveiller » devraient vous alerter aux problèmes potentiels inhérents aux choix que vous devez faire et vous signaler le besoin d’en parler ou d’obtenir conseil. Par exemple, prenez garde :

Un signal d’alarme doit être une raison de vous faire entendre : discutez-en avec un supérieur ou un responsable de la conformité ou des services juridiques.

« POUR EN APPRENdRE dAVANTAGE »

Les employés peuvent aller sur le site Internet The Greater Good pour trouver les politiques et les documents listés sous la rubrique « En appendre davantage ».

• aux tentations de compromettre votre intégrité en échange de revenus ;

• aux pressions exercées pour faire les choses avant de connaître les risques inhérents ou ce qui est exigé par la loi, par le présent code de conduite ou par les politiques de la Société ;

• aux excuses pour sacrifier l’intégrité, par exemple, « nos concurrents le font » ; ou

• le fait, enfin, de supposer que « quelqu’un d’autre » s’occupera du problème ou que la direction est déjà au courant.



Les dirigeants ont des responsabilités supplémentaires.

Si vous gérez d’autres personnes, vous devez diriger par l’exemple. Respectez les

normes les plus strictes en matière de conduite et assurez-vous que ces normes sont

claires pour vos subordonnés. favorisez une atmosphère de travail permettant une

communication ouverte et honnête. Prenez une part active pour comprendre les risques

inhérents au travail de vos collègues et donnez des conseils efficaces au besoin.

ASSUREZ-VOUS

• de communiquer l’esprit et la lettre de ce Code à ceux qui dépendent de vous ainsi qu’à vos autres collègues. faites en sorte que votre personnel reçoive la formation nécessaire pour comprendre la politique et les procédures de la Société.

• de prendre un rôle actif pour garantir la qualité du travail de ceux qui dépendent de vous ainsi que l’équité et l’honnêteté de leurs communications avec leurs clients, collègues et autres partenaires commerciaux.

• d’utiliser la conformité au présent code de conduite et aux politiques de la Société comme élément d’évaluation et pour formuler des recommandations relatives à la rémunération de vos subordonnés.

• de faire en sorte que les personnes que vous encadrez sachent que votre porte est toujours ouverte et qu’elles peuvent évoquer toute erreur et tout conflit d’intérêt, faire part de leurs interrogations ou discuter d’une décision difficile. En même temps, indiquez clairement qu’ils sont libres d’utiliser d’autres moyens pour évoquer leurs soucis.

• de répondre rapidement et efficacement aux questions posées.

• de remédier rapidement à la situation lorsque des erreurs ou une mauvaise conduite sont découvertes.

• d’informer un responsable des services Conformité ou Juridique lorsque vous identifiez une infraction potentielle à la législation, à ce Code ou à la politique de la Société.

• de divulguer, de façon appropriée, aux clients ou autres partenaires commerciaux, toute erreur ayant pu survenir ou tout conflit d’intérêts, après avoir consulté un supérieur ou un responsable de la conformité ou des services juridiques.


Gagner la confiance de nos collègues 9

Mon supérieur hiérarchique nous dit de lui confier systématiquement directement nos soupçons et cette personne a précisé qu’elle n’hésiterait pas à nous « créer des ennuis » si l’un de nous faisait un rapport à l’échelon supérieur. Est-ce correct ?

Non, cette personne se rend coupable d’une infraction à la politique de la Société si elle essaie de vous empêcher d’utiliser les moyens de communication prévus pour faire part de vos soupçons. Même s’il est souvent préférable d’évoquer en premier lieu un problème à son propre supérieur hiérarchique, il peut parfois être difficile de le faire et l’on peut avoir des raisons d’imaginer que cela n’est pas approprié. Vous êtes libre de faire part de ce souci à un autre supérieur hiérarchique, à un membre des services Conformité, Juridique ou Ressources humaines ou en utilisant notre ligne d’assistance Éthique et conformité. Si votre supérieur hiérarchique vous fait des reproches, vous donne un travail désagréable à faire ou change d’attitude à votre égard si vous avez choisi un autre moyen, il se rend coupable d’une infraction à notre politique anti-rétorsion et vous devez signaler ce comportement.

Je suis responsable d’un service. Si j’observe un comportement inapproprié dans un domaine qui ne relève pas de mes responsabilités, dois-je faire part de mes soupçons ?

Oui. Les responsables, de même que tous les membres de la Société, doivent se faire entendre s’ils ont des soupçons concernant tout comportement qui, dans le cadre du travail, pourrait représenter une infraction à la loi, au Code ou à la Politique de la Société. Tous les employés, y inclus les responsables, peuvent évoquer leurs soupçons à l’un de leurs supérieurs hiérarchiques, quel que soit leur niveau, ou à un membre des services Conformité, Juridique ou Ressources humaines.


Gagner la confiance de nos clients10

collèGuesGaGNer la coNfiaNce de Nos





POUR EN APPRENdRE dAVANTAGE

• La diversité chez Marsh & McLennan Companies

ASSUREZ-VOUS

• de traiter les autres avec respect et professionnalisme.

• de promouvoir la diversité lors de l’embauche et des autres décisions en matière d’emploi.

• de ne pas faire de la discrimination ou du harcèlement à l’égard d’un collègue en raison de son ethnie, sa couleur, sa religion, son origine nationale, son âge, son handicap, son service militaire, son état civil, son orientation sexuelle ou toute autre caractéristique protégée par la loi ou les politiques de la Société.

• de ne pas harceler sexuellement un ou une collègue. Le harcèlement sexuel inclut les avances sexuelles, les références déplacées au sexe ou toute conduite à caractère sexuel.

• de ne pas abuser verbalement, menacer, vous moquer, intimider ou malmener un collègue.

à SURVEILLER

• Les commentaires, blagues ou documents, incluant les courriels, qui peuvent être considérés comme offensants.

Nous traitons les autres comme nous aimerions être traités.

Marsh & McLennan Companies s’engage à proposer un environnement de travail

favorable à l’égalité d’accès à l’emploi, dans le respect de la dignité de tous les

employés et partenaires commerciaux, peu importe les antécédents et les

caractéristiques personnelles de chacun. La contribution unique de chaque collègue

est une composante fondamentale de la réussite générale de la Société.

traiter les autres avec respect


Gagner la confiance de nos clients 13

L’un de mes collègues envoie des courriers électroniques avec des plaisanteries et des commentaires à caractère sexuel qui se moquent de certaines nationalités. Ces messages me mettent mal à l’aise, mais personne d’autre n’a élevé la voix à ce sujet. Que dois-je faire ?

Vous devez en parler immédiatement auprès d’un responsable ou d’un responsable du service Ressources humaines, car envoyer de telles plaisanteries peut constituer une infraction à la politique de la Société portant sur l’utilisation du courrier électronique et de nos normes portant sur le harcèlement et la discrimination. Ne rien faire pourrait laisser entendre que vous fermez les yeux sur la discrimination ou que vous tolérez des convictions pouvant sérieusement détériorer l’atmosphère d’équipe dont la création nous a demandé beaucoup d’efforts.

En voyage d’affaires, un collègue m’a invité à plusieurs reprises à prendre un verre et a fait plusieurs fois des remarques sur mon allure d’une manière qui m’a mis mal à l’aise. Est-ce du harcèlement, puisque nous n’étions pas au bureau quand cela s’est produit ?

Ce type de comportement n’est pas toléré dans les situations liées au travail, et notamment lors de voyages d’affaires. Communiquez le problème au service Ressources humaines ou à un responsable. Vous pouvez également dire à votre collègue que vous trouvez son attitude déplacée et fâcheuse.



Je pense qu’un collègue qui travaille près de moi est venu au travail en état d’ébriété. Que dois-je faire ?

Cela peut poser un problème de sécurité et c’est aussi une question de performance et de réputation. La meilleure conduite à adopter pour tout le monde, et plus particulièrement pour votre collègue, est de faire part de vos soupçons à votre supérieur hiérarchique ou à un membre du service Ressources humaines.

J’ai assisté à une discussion très animée entre deux employés d’un autre département et l’un d’eux a menacé son collègue de façon assez violente. L’un de mes amis qui travaille dans ce département dit que c’est la façon dont les collaborateurs se traitent dans cette unité. Cela me met mal à l’aise d’évoquer le propos, mais il me semble que l’émotion était palpable. dois-je faire part de cette menace ou pas ?

Évoquez immédiatement cette menace à votre supérieur hiérarchique ou à un membre du service Ressources humaines. Lorsque la sécurité est en jeu, optez pour la prudence.



Nous offrons un milieu de travail sûr et sain.

Marsh & McLennan Companies s’engage à offrir un environnement de travail sûr et

sain pour les employés et les visiteurs dans nos établissements. Chacun d’entre nous

est responsable d’agir de façon à se protéger et à protéger les autres.


• Politique Prévention de la Violence en Milieu de Travail

• Service mondial de la sécurité de Marsh & McLennan Companies

ASSUREZ-VOUS

• de respecter les pratiques ainsi que les règles de protection, de sécurité et d’hygiène qui s’appliquent dans votre travail.

• de ne pas toucher quiconque de façon violente ou non sollicitée sur les lieux de travail ou lors d’activités pour le compte de la Société.

• de ne jamais vendre, posséder ou faire usage de drogues illégales sur les lieux de travail ou lors d’activités pour le compte de la Société.

• de ne jamais vous présenter au travail ou effectuer des activités pour le compte de la Société lorsque vous êtes sous l’influence de drogues illégales ou de l’alcool.

• de traiter et de signaler immédiatement tout risque de santé et sécurité et tout accident ou blessure survenus sur les lieux de travail à un membre de la direction, aux ressources humaines ou au Service mondial de la sécurité.

à SURVEILLER

• Les méthodes ou conditions de travail non sécuritaires, comme l’utilisation d’appareils mobiles en conduisant.

• Le non-respect des normes de sécurité, notamment en ce qui a trait aux procédures d’accès aux établissements et aux protocoles relatifs aux mots de passe.




• Politique Informations Personnelles

• Politique Conservation des Dossiers

ASSUREZ-VOUS

• de comprendre et de respecter la loi et les politiques de la Société portant sur l’utilisation, la protection et la conservation des renseignements sur les employés.

• d’en apprendre davantage au sujet des renseignements faisant l’objet d’une protection accrue conformément à la loi et aux politiques de la société (notamment les informations personnelles permettant l’identification, les numéros d’assurance sociale et les numéros de compte bancaire) et de les protéger par différents moyens (comme le cryptage ou tout autre type d’accès limité).

• de consulter le personnel de la conformité, des ressources humaines ou des services juridiques si la police, un organisme de réglementation ou toute autre personne extérieure à la Société demande des renseignements personnels à propos d’un employé.

• de signaler immédiatement la perte ou la divulgation accidentelle de renseignements concernant un employé à un responsable.

à SURVEILLER

• divulgation publique involontaire de données confidentielles appartenant à un membre du personnel, lors d’appels téléphoniques, par exemple, ou lorsque vous utilisez un ordinateur portable.

Nous respectons la vie privée et les informations confidentielles.

Les collègues se font mutuellement confiance. Nous protégeons les informations

confidentielles de nos employés. Ceci inclut les données que nous rassemblons

et traitons, pour les ressources humaines, le recrutement, la rémunération et la

formation, la gestion de la performance individuelle, l’administration des avantages

sociaux et le fait d’offrir un environnement préconisant la santé et la sécurité au travail.



Il s’avère que mon meilleur ami travaille dans le service de la paie de la Société et qu’il a accès à des renseignements sur les employés. J’organise une fête et voudrais envoyer des invitations au domicile de plusieurs collègues. Puis-je lui demander de me fournir l’adresse de chacun ?

Non. Cela représente une violation de la vie privée et pourrait entraîner des mesures disciplinaires pour vous comme pour votre ami. Vous pouvez chercher les adresses de ces personnes sur Internet ou les demander directement aux collègues concernés.



clieNtsGaGNer la coNfiaNce de Nos


Gagner la confiance de nos clients 19for more information, go to www.Compliance.MMC.com

Jane Ball

London, U.K.



Nous sommes honnêtes et professionnels.

Nous traitons les clients avec équité. Nous travaillons à comprendre et à répondre aux

besoins commerciaux de nos clients, tout en demeurant fidèles à nos propres normes

en matière d’éthique. Nous disons la vérité à propos de nos services, de nos capacités

et de nos rémunérations. Nous ne faisons pas de promesses que nous sommes

incapables de tenir. Bref, nous traitons nos clients comme nous aimerions être traités.

• La tentation de dire aux clients ce que vous croyez qu’ils veulent entendre plutôt que la vérité. Si la situation n’est pas claire, présentez un portrait juste et précis au client sur lequel appuyer sa décision.

• Toute demande, de la part d’un client ou d’une tierce partie, de partager nos revenus, dès lors que cela violerait les licences locales ou d’autres lois ou règlements.

• des commentaires de clients à même d’être considérés comme choquants ou irrespectueux envers autrui.


• Signalement des réclamations et des erreurs et omissions potentielles

• Politique Conflits d’Intérêts Commerciaux

• Politique Cadeaux et Occasions de Divertissement

• Politique Rémunération et Divulgation Reliées à l’Assurance

• Normes d’opération professionnelles de la Société

ASSUREZ-VOUS

• de traiter chaque client justement et honnêtement.

• de documenter les modalités des relations et des accords avec les clients selon les procédures de votre Société Opérationnelle.

• d’élaborer et d’offrir des produits et des services conformément aux méthodes de votre Société Opérationnelle, y compris les révisions appropriées afin d’assurer une qualité élevée.

• de signaler rapidement toute erreur, toute omission, toute échéance manquée ou tout manquement à la qualité potentielle à un supérieur ou aux services juridiques.

• de déclarer les réclamations juridiques actuelles ou potentielles, les poursuites judiciaires et les erreurs et omissions au Service Juridique, en utilisant « le formulaire de déclaration » de votre Société Opérationnelle.

• de signaler rapidement tout conflit d’intérêt potentiel entre des clients, ou entre un client et la Société à un responsable et au service Conformité.

• de vous conformer à toutes les exigences en matière d’octroi de licence et à toutes les autres exigences légales qui s’appliquent à votre travail.

• de ne jamais donner suite lorsqu’un client demande d’agir de manière contraire à l’éthique ou à la législation. Si vous doutez de la marche à suivre, consultez un responsable, le service Conformité ou le service Juridique.

à SURVEILLER

• Toute demande d’un employé d’un client en vue de lui permettre de bénéficier personnellement d’un arrangement qui devrait plutôt profiter au client.

• Toute demande d’un client pour obtenir un arrangement qui n’est foncièrement pas légal ou qui pourrait entacher la réputation de la Société.

• Les pressions des collègues ou des responsables pour faire des économies au détriment de la qualité ou des normes de prestations des services.

traiter les clieNts équitablemeNt



L’un de mes clients me demande de dépasser largement le cadre de notre accord d’engagement. C’est un client très important et je veux m’assurer qu’il demeure satisfait. Que dois-je faire ?

Les changements importants dans l’étendue d’un travail doivent être documentés et approuvés par le client. Bien évidemment, si une demande a trait à une action illégale ou inappropriée, vous n’êtes pas là pour aider ce client, même si vous pensez que cela « lui fera plaisir ».

Je prépare un rapport pour un client et mon agenda est serré. Le rapport inclut des informations que nous avons rassemblées. J’ai revu ce rapport pour la plus grande partie et il me semble satisfaisant. Je suis certain que les informations sont correctes. Puis-je supposer que le reste du document est correct pour avoir une chance de respecter mes délais ?

Votre réputation et celle de la Société sont liées et cela concerne tout ce que vous remettez au client. Si vous informez votre client que les renseignements que vous fournissez sont précis, vous devez être certain que c’est le cas. Toute négligence de votre part pourrait vous être nuisible et causer des dommages sérieux pour la Société.

J’ai découvert que j’ai commis une erreur dans la facturation de mon temps à un client. Il s’agit d’une erreur mineure, étant donné l’ampleur du projet, et cela sera embarrassant pour nous si cette erreur est mise au jour. Puis-je ajuster les facturations à venir en conséquence ?

Vous devez informer le Service financier et le client et, par ailleurs, vous entendre sur la façon de corriger l’erreur. C’est la conduite à adopter, qui est conforme aux politiques de la Société et qui permet ainsi de développer la confiance grâce à notre honnêteté.



Ma cliente m’a demandé de lui fournir des informations sur l’un de ses concurrents, qui se trouve être un client de la Société. Que dois-je lui dire ?

Vous devez poliment mais fermement dire que vous ne pouvez pas discuter des affaires d’un client avec un autre client. Ne vous laissez pas tenter par le fait d’évoquer des propos qui semblent être connus par la grande majorité. Mettez-vous à la place de la Société du client qui apprendrait que vous discutez de ses affaires avec un concurrent. Pensez-vous vraiment que cela permettrait de développer la confiance ?

Je suis passé dans le bureau d’une collègue ce matin. Elle était en réunion dans une salle de conférence, mais sur son bureau se trouvait un dossier ouvert renfermant des informations extrêmement confidentielles concernant l’un de ses clients. Ce n’est pas la première fois que cela se produit. Que dois-je faire ?

Vous devez lui en parler ou évoquer le problème à votre supérieur hiérarchique. La protection des informations confidentielles est la responsabilité de tous.



à SURVEILLER

• Les demandes de clients pour obtenir des renseignements sur d’autres clients.

• divulgation publique involontaire d’informations clients, lors d’appels téléphoniques, par exemple, ou lorsque vous utilisez un ordinateur portable.


• Politique Informations Personnelles

• Politique Utilisation Acceptable des Actifs informationnels


ASSUREZ-VOUS

• de comprendre et de vous conformer à la loi, aux politiques de la Société et aux accords avec les clients quant à l’utilisation, à la protection et à la conservation des informations provenant de ou à propos des clients.

• d’en apprendre davantage au sujet des renseignements faisant l’objet d’une protection accrue conformément à la loi et aux politiques de la société (notamment les données personnelles permettant l’identification, les numéros d’assurance sociale et les numéros de compte bancaire) et de les protéger par différents moyens (comme le cryptage ou tout autre type d’accès limité).

• d’utiliser et de divulguer les informations des clients uniquement à des fins commerciales légitimes, comme cela est expressément autorisé dans la Politique Informations Personnelles de la Société.

• de consulter le personnel de la conformité ou des services juridiques si la police, un

organisme de réglementation ou toute autre personne extérieure à la Société demande des renseignements au sujet d’un client.

• de communiquer les informations de clients au sein de la Société uniquement si vous êtes certain que celles-ci seront protégées adéquatement.

• de protéger les ressources d’informations selon notre Politique Utilisation Acceptable des Ressources d’Information, protéger vos mots de passe et voyager uniquement avec des ordinateurs portables protégés par cryptage ainsi que des dispositifs portatifs protégés par mot de passe.

• de signaler immédiatement tous les incidents tels une perte présumée ou réelle, un vol, une divulgation non autorisée ou une utilisation inappropriée des informations d’un client à votre Centre d’assistance local et au service de la conformité.

Nous protégeons les informations des clients.

Les clients nous font confiance. dans le cadre de nos activités de prospection auprès

d’un client ou des prestations de services à nos clients, nous avons couramment

accès à des informations confidentielles, exclusifs, non publics et/ou des secrets

commerciaux qui sont nécessaires afin de répondre aux besoins des clients. dans ce

cas, nous conservons et sécurisons ces informations pour qu’elles ne puissent pas être

divulguées ou utilisées de manière abusive ou incorrecte.



Nous nous conformons aux exigences particulières des clients du secteur public.

La Société s’engage à répondre aux nombreuses exigences légales, réglementaires

et contractuelles applicables au travail pour les administrations publiques dans le

monde. Ces exigences peuvent s’appliquer aux soumissions, à la comptabilité, à la

facturation, à la sous-traitance, aux pratiques en matière d’emploi, à la performance

contractuelle, au service à la clientèle, aux cadeaux et occasions de divertissement et

autres sujets. Aussi, la Société peut être légalement obligée d’imposer ces exigences

aux mandataires ou aux sous-traitants qu’elle embauche pour la réalisation du travail.

• de comprendre et appliquer la politique et les directives de la Société dans ce secteur, y compris les politiques intitulées Paiements Inappropriés, Travail avec l’Administration Publique et Cadeaux et Divertissements.

à SURVEILLER

• Les entreprises telles que les lignes aériennes, les sociétés pétrolières, les institutions financières, les fournisseurs de services de télécommunication et autres qui peuvent être la propriété ou contrôlées par un gouvernement, en totalité ou en partie, et qui sont assujetties à des règles particulières.

• Les législations, réglementations ou règles contrôlant les relations de la Société avec un client du secteur public, qui ne sont parfois pas facilement accessibles. Autant que possible, demandez à ce type de client de vous communiquer toutes les informations utiles concernant de telles exigences.

ASSUREZ-VOUS

• dans chaque cas, de déterminer si le client pour lequel vous travaillez est une entité gouvernementale.

• de suivre toutes les lois, les règlements, les dispositions contractuelles et les autres règles applicables à la relation commerciale entre la Société et chaque client du secteur public avec lequel vous travaillez.

• de comprendre les règles applicables aux cadeaux, aux divertissements, aux déplacements et à l’hébergement de chaque client du secteur public avec qui vous travaillez, dans la mesure où elles peuvent être très différentes des règles applicables à vos autres clients du secteur privé.

• de communiquer clairement toutes les exigences particulières de chacun de vos clients du secteur public à tous vos collègues, mandataires, sous-traitants et autres partenaires commerciaux participant au travail, et d’établir des processus afin d’assurer qu’ils suivront ces règles.

• La tentation d’offrir des divertissements qui seraient autrement raisonnables à un client du secteur public, tels qu’un repas d’affaires, avant de connaître les règles applicables. Certains clients du secteur public peuvent avoir des règles interdisant ou limitant les divertissements.


• Politique Paiements Inappropriés

• Politique Travail avec le Secteur Public

• Politique Cadeaux et occasions de Divertissements



Je suis en réunion avec des clients du secteur public. Cette réunion dure plus longtemps que prévu et mon client rate son vol pour rentrer chez lui. Il n’y a pas d’autre vol avant plusieurs heures. Puis-je l’inviter à dîner dans la mesure où nous continuons à travailler dans les bureaux de la Société ?

Lorsque vous faites affaire avec des clients du secteur public, le Code exige que vous soyez au courant de l’ensemble des règles particulières s’appliquant au service que nous offrons à ces clients. Cela inclut toutes les dispositions particulières éventuelles du client, ou que la législation prévoit, au sujet des repas ou autres cadeaux, divertissements ou formules d’hébergement. Si vous vous trouvez dans une telle situation et que vous que ne savez pas quelles sont les dispositions prévues, demandez directement à votre client si vous pouvez lui offrir un repas. Quoi qu’il arrive, faites preuve de bon sens et, si vous optez pour un repas modeste, évoquez rapidement l’événement promptement au service Conformité, conformément à notre politique Cadeaux et occasions de Divertissements.



Une connaissance qui travaille pour un concurrent vient de me téléphoner. Cette personne souhaite me retrouver pour boire un verre et discuter « d’opportunités qui nous permettraient de nous aider mutuellement ». Puis-je me rendre à ce rendez-vous, si j’y vais uniquement pour l’écouter ?

Avant d’accepter de rencontrer cette personne, vous devez en parler avec un membre du service Juridique, qui pourra vous préciser quels seraient les domaines qu’il vous serait éventuellement défendu d’évoquer sous le couvert de la législation sur la concurrence. Si certains concurrents coopèrent parfois de façon légale, vous devez savoir que celui-ci en particulier pourra diriger la conversation vers des domaines dont il vous est impossible de discuter.

Je travaillais pour un concurrent. Les membres de mon équipe m’ont demandé de leur faire part des stratégies de mon ancienne société pour établir des propositions. Puis-je le faire ?

Si ces stratégies pour établir des propositions ne sont pas rendues publiques, vous pourriez de façon inappropriée divulguer des informations confidentielles appartenant exclusivement à ce concurrent. Pour saisir les limites entourant les sujets que vous pouvez, ou non, évoquer, contactez un membre des services Conformité, Juridique ou Ressources humaines et évoquez-lui le sujet.



Nous nous conformons aux lois relatives à la concurrence.

Marsh & McLennan Companies s’engage à faire concurrence avec vigueur et équité

aux autres entreprises en offrant des produits et des services de qualité supérieure, et

non pas en se livrant à des pratiques incorrectes ou anticoncurrentielles. Nous nous

conformons aux lois antitrust et en matière de concurrence et d’information sur la

concurrence qui sont applicables dans les pays où la Société exerce ses activités.

à SURVEILLER

• Tentation de prendre part à des conversations informelles avec des concurrents sur des sujets touchant des informations sensibles sur la concurrence. Une conversation peut enfreindre la loi sur la concurrence, qu’elle soit formelle ou informelle.

• Utilisation ou diffusion d’informations non publiques sur des concurrents obtenues auprès de nouvelles recrues ou de candidats à un poste.

• La participation à une association ou à un groupe professionnel qui devient une tribune permettant de conclure des ententes illicites ou d’échanger de manière inappropriée des renseignements de nature délicate du point de vue de la concurrence.


• Politique Concurrence

• Politique Conflits d’Intérêt Commerciaux

ASSUREZ-VOUS

• de ne pas adopter des comportements anticoncurrentiels, particulièrement les suivants : - Collusion — lorsque des sociétés communiquent secrètement ou s’entendent sur la façon dont elles se feront concurrence. Ceci peut inclure les ententes ou les échanges de renseignements à propos des prix, des modalités, ou des salaires ainsi que la répartition de clients ou de segments du marché. - Manipulation des procédures d’appel d’offres — quand les concurrents manipulent des offres pour restreindre la concurrence loyale. Cela peut inclure comparer des offres, accepter de ne pas faire d’offre ou sciemment soumettre des offres non concurrentielles. - Vente liée — lorsqu’une société avec une emprise sur le marché force les clients à accepter des produits ou des services dont ils ne veulent pas ou dont ils n’ont pas besoin. - Établissement de prix d’éviction — lorsqu’une société ayant une emprise sur le marché vend un produit ou un service sous le prix coûtant afin

d’éliminer ou de causer du tort à un concurrent, avec l’intention de remonter ses prix une fois que celui-ci aura été éliminé ou affecté.

• Abstenez-vous également :

- d’amorcer des discussions, ou s’entendre, de manière officielle ou informelle, avec des concurrents, au sujet de questions délicates du point de vue de la concurrence, notamment en ce qui a trait à notre rémunération et aux autres modalités de nos mandats.

- de communiquer des renseignements de la Société de nature délicate du point de vue de la concurrence à un concurrent. - de communiquer des renseignements de clients de nature délicate du point de vue de la concurrence ou de tierces parties à leurs concurrents.

- de coordonner ou décourager les offres pour obtenir des mandats d’un client.

- d’obtenir des renseignements de nature délicate du point de vue de la concurrence par des moyens irréguliers.

coNcurreNcer de façoN éthique



Nous n’utilisons pas de méthodes de corruption

Une tentative d’influence inappropriée peut prendre une multitude de formes.

L’argent, les cadeaux, les repas, les déplacements, les occasions de divertissement,

les prêts, les dons de bienfaisance, les contributions politiques et les offres d’emploi

sont tous des moyens qui peuvent être utilisés de manière inappropriée afin d’essayer

d’influencer les décisions commerciales ou les actions gouvernementales. Peu

importe la forme, nous n’offrons pas de pots-de-vin et n’avons pas recours à d’autres

moyens pour influencer malhonnêtement les décisions des clients, des clients

potentiels ou des représentants des pouvoirs publics. Nous n’offrons pas et ne

donnons pas de pots-de-vin directement ou par l’entremise d’un tiers. Nous refusons

toute forme de corruption, même si cette pratique est généralement admise, si nos

concurrents y ont recours, ou pour toute autre raison.

• Les exigences de clients visant l’embauche de tiers particuliers.

• Les faveurs demandées par un client, incluant des entretiens d’embauche pour des relations familiales.

• Les occasions de divertissement ou les repas qui peuvent être considérés comme somptueux ou inappropriés.



• Procédure de la Société Opérationnelle et formulaires d’embauche de tiers

• Politique Cadeaux et occasions de Divertissements

• Politique Travail avec le secteur public

• Polique Contributions

ASSUREZ-VOUS

• de ne pas donner, offrir ou promettre quoi que ce soit de valeur à un client, à un client potentiel ou à un représentant des pouvoirs publics à moins que ceci soit légal, raisonnable et libre de toute intention ou compréhension ou apparence que cela influencera ou pourrait influencer une décision commerciale ou une action gouvernementale.

• d’appliquer nos rigoureux processus de vérification au préalable en engageant des agents qui nous représentent ou des tiers qui nous présentent des clients et surveiller leurs activités pendant l’exécution de tout accord.

• d’intervenir lorsque vous avez connaissance qu’un collègue, un tiers ou un autre mandataire de la Société pourrait être en voie de tenter d’influencer de manière inappropriée une décision d’un client, d’un client potentiel ou d’un représentant des pouvoirs publics.

• de ne jamais consigner ou de permettre à un collègue de consigner une transaction de manière à en déguiser la nature véritable, par exemple, en présentant les frais engagés pour divertir un client comme des « frais de consultation » ou une « dépense de formation ».

à SURVEILLER

• Les demandes de paiement à un pays ou à un tiers n’ayant pas de lien avec la transaction ou de paiements en argent.

• Les tiers ou les mandataires qui sont considérés comme utiles en raison de leurs relations plutôt que leurs services, ou qui demandent une rémunération excédant la valeur de leurs services.

• demandes d’embauche en faveur de tiers ou d’agents sans contrat écrit, ou sans remplir la documentation requise par le processus de vérification préalable de la

Société.


Lorem ipsum 29

Nous envisageons de recourir à un homme d’affaires respectable en tant que consultant pour nous aider à pénétrer un marché avec nos services dans un pays particulier. Cet homme d’affaires demande un budget qui représente quelques milliers d’euros, histoire de vérifier que tous les responsables locaux ont notre entreprise en haute estime. Il précise que c’est ainsi que se traitent les affaires dans son pays. dois-je accepter ?

Non. Il est clair que cette personne a l’intention d’effectuer des paiements inappropriés, ce qui constitue une infraction au Code et à la politique de la Société à ce sujet, voire probablement à la législation. Vous ne devez pas laisser cela se produire et vous ne pouvez pas non plus simplement fermer les yeux sous prétexte que cette personne se substituerait à vous-même ou à un collègue de la Société pour commettre ces actes incorrects.

J’ai envoyé une demande de visa à une ambassade, mais cela fait déjà longtemps et je dois maintenant me rendre dans ce pays. J’ai été informé que l’ambassade pouvait expédier ma demande si je versais une somme modeste à l’un de ses employés. Puis-je prendre des dispositions pour effectuer ce paiement ?

Non. Parce que le paiement est censé être fait à un individu et non à l’ambassade, elle-même. C’est un paiement de « facilitation » qui n’est pas acceptable conformément au Code et qui est illégal dans presque tous les pays où nous travaillons. Cependant, si l’ambassade prévoit des frais d’accélération de dossier, méthode tout à fait standard, et si nous savons que cette somme sera versée à l’ambassade et non pas un employé, vous avez la possibilité d’envoyer un chèque en vérifiant auprès d’un membre des services Conformité ou Juridique.

Un de mes clients est établi dans un pays dont le directeur des assurances va venir passer trois jours dans ma ville et qui se réunira avec moi-même et les autres assureurs qui garantissent les couvertures du client. Le responsable m’a demandé d’organiser et de payer une visite de la ville pendant son voyage. dois-je aborder cette question auprès du personnel de la Conformité ?

Oui, atteindre le juste équilibre entre les réunions de travail et le divertissement demande souvent une appréhension attentive de la législation anticorruption à laquelle notre Société est soumise. Le personnel de la Conformité peut vous aider à en saisir les limites et vous pourrez donc organiser une visite du client qui rehaussera la relation avec le client sans enfreindre la législation.





Nous plaçons les intérêts des clients au premier plan lorsque nous les aidons à choisir des fournisseurs.

Nos clients nous demandent souvent de les aider à choisir des fournisseurs : certains de

nos services les plus importants impliquent d’aider nos clients à choisir des compagnies

d’assurance et de réassurance ainsi que des services d’investissement pour des plans

de retraite et d’avantages sociaux. Les intérêts du client seront toujours notre priorité

lorsque nous devrons les aider à choisir un fournisseur, quel qu’il soit.


• Politique Rémunération en Matière d’Assurance et sa Divulgation


• Procédure de la Société Opérationnelle pour choisir des fournisseurs d’assurance et de réassurance

à SURVEILLER

• Toute relation entre la Société et un fournisseur, ou entre un collègue et un fournisseur, qui pourrait être interprétée comme un conflit d’intérêt. Si une telle relation existe, parlez-en à un responsable.

ASSUREZ-VOUS

• d’aider les clients à choisir des fournisseurs en fonction de la qualité de leurs produits et services, de la valeur concurrentielle de leur offre, et des autres modalités et conditions.

• d’aider les clients à choisir des fournisseurs compétents et financièrement responsables et d’éviter les fournisseurs qui ont adopté une conduite illégale ou contraire à l’éthique, ou qui pourraient nuire à la réputation de nos clients.

• de signaler à votre responsable tout conflit d’intérêt réel ou potentiel, ou toute relation personnelle, avec un fournisseur potentiel, si vous participez à sa sélection.

• d’éviter toute faveur d’un fournisseur existant ou potentiel, qui pourrait avoir l’apparence d’un avantage personnel récompensant sa sélection.


Favoriser la confiance à l’égard de la Société32 Lorem ipsum for more information, go to www.Compliance.MMC.com32

sociétéfavoriser la coNfiaNce à l’éGard de la


Favoriser la confiance à l’égard de la Société 33for more information, go to www.Compliance.MMC.com Building trust in the Company 33


Favoriser la confiance à l’égard de la Société34

Nous respectons les lois régissant le commerce international.

Marsh & McLennan Companies s’engage à se conformer aux sanctions commerciales, aux

lois visant à lutter contre le financement de terroristes, aux contrôles des exportations et

aux lois anti-boycottage. Ces lois visent entre autres certains pays, certaines sociétés et des

personnes avec qui nous ne devons pas avoir d’activités commerciales. Elles sont

complexes et peuvent s’appliquer à différents employés et différentes régions de diverses

façons. Même si vous n’avez pas à devenir un expert de ces lois, vous devez être conscient

de la possibilité qu’un client, un client potentiel, un sous-traitant, un fournisseur ou une

société d’assurance puisse être situé dans un pays visé par des sanctions ou pourrait être

une société ou une personne sous le coup de ces sanctions ou encore pourrait avoir des

activités commerciales dans ou avec un pays, une société ou une personne visé par des

sanctions. Votre Société Opérationnelle dispose de procédures pour vous aider à identifier

les situations couvertes par ces lois et vous devez connaître et respecter ces procédures.


• Politique Conformité aux Sanctions Commerciales

• Politique Lutte contre le Blanchiment d’Argent

ASSUREZ-VOUS

• de consigner tous les renseignements requis dans les systèmes de votre Société Opérationnelle pour l’inscription, les engagements avec, et la gestion des clients, des fournisseurs, des sous-traitants et des tiers, avant que vous débutiez un mandat ou que vous commenciez à traiter avec un nouveau partenaire commercial. Ces systèmes balayent l’information sur les partenaires commerciaux et la compare aux listes de sanctions.

• de ne pas « jouer au facilitateur » - par exemple, en aidant une personne à réaliser une action alors que vous n’êtes pas autorisé à la faire vous-même. Si vous n’êtes pas légalement autorisé à réaliser une action vous-même, il vous est aussi interdit d’aider quelqu’un d’autre à la faire, de confier l’occasion à quelqu’un d’autre

de le faire ou d’approuver, d’autoriser ou d’offrir des conseils à propos de cette action.

• d’aller demander des conseils auprès des services de la Conformité ou Juridiques lorsqu’il existe selon vous un conflit entre les lois de différents pays.

à SURVEILLER

• Tiers agissant au nom d’un pays, organisation ou personne sanctionnée.

• Tout argent ou tout autre actif qui est en possession de notre Société dans lesquels une personne, une société ou un pays faisant l’objet de sanctions peut avoir un intérêt.

coNNaître vos parteNaires d’affaires


Favoriser la confiance à l’égard de la Société 35

Nous travaillons sur un important marché potentiel avec un nouveau client du secteur de l’énergie. Le client est basé dans un pays qui a la réputation de soutenir le terrorisme et l’on m’a recommandé d’attendre qu’un audit ait été mené au préalable, puisque c’est la procédure normale, avant de signer tout contrat. Cela me semble quelque peu anti commercial. Que dois-je faire ?

C’est une partie essentielle de votre travail que celle d’identifier et de gérer les risques liés aux transactions que vous effectuez. Un nouveau client peut présenter de nombreux risques, y compris celui d’enfreindre des sanctions commerciales à l’échelle mondiale. Si un audit préalable peut prendre un peu de temps, dans le long terme, dans une telle situation, c’est le meilleur moyen de protéger la Société.



L’un de mes clients a fait un important paiement par anticipation pour un travail. Après n’avoir fait qu’une petite fraction du travail, le client a annulé le projet et a demandé que le remboursement soit versé à une tierce partie. Cette opération pourrait-elle être liée au blanchiment d’argent ? Que dois-je faire ?

Les paiements excessifs et les paiements à des tierces parties doivent être des signaux d’alarmes dissimulant une forme de blanchiment d’argent. Le blanchiment d’argent implique une série de transactions prévues pour masquer la source des fonds. Cet arrangement pourrait avoir été imaginé pour que la Société règle un montant à une tierce partie que le client ne souhaite pas payer directement. Contactez votre responsable anti-blanchiment d’argent désigné, un membre des services Conformité ou Juridique avant de procéder à la transaction.



Nous nous efforçons de prévenir le blanchiment d’argent et les fraudes.

Marsh & McLennan Companies s’engage à se conformer aux lois visant la lutte contre

le blanchiment d’argent. Le blanchiment d’argent est une action visant à dissimuler

l’origine ou la nature de revenus provenant d’activités criminelles. Vous devez suivre

les consignes relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent de votre Société

Opérationnelle, incluant ce qu’il faut faire pour « connaître son client » et les

restrictions relatives aux méthodes de paiement. Informez-vous et restez attentif à

d’éventuels « drapeaux d’alerte » de blanchiment d’argent. Si un signal d’alarme

apparaît durant le cours d’une transaction, parlez immédiatement au représentant

désigné affecté aux questions de blanchiment d’argent, avec un supérieur ou un

responsable des services de la conformité ou juridiques.

• Les paiements en double ou les versements excédentaires qui ne peuvent être considérés comme de simples erreurs.


• Politique Lutte contre le Blanchiment d’Argent

• Politique Conformité aux Sanctions Commerciales

ASSUREZ-VOUS

• de suivre la procédure de votre Société Opérationnelle pour « connaître votre client ».

• Si votre travail implique de recevoir ou de manipuler des fonds, vous devez veiller au respect des procédures de votre Société Opérationnelle qui s’appliquent aux formes de paiement acceptables. Certaines formes de paiement, telles que les espèces ou chèques tirés par des tiers, présentent des risques élevés de blanchiment d’argent.

• Vous devez appliquer la législation sur les rapports d’activités suspectes en informant un responsable de la lutte contre le blanchiment d’argent dès qu’une activité affiche les signes d’un éventuel blanchiment d’argent.

• Vous ne devez jamais avertir de quelque façon que ce soit un client concernant vos soupçons relatifs à une activité de blanchiment d’argent.

dans certains pays, ce type d’avertissement est un délit relevant de la législation pénale.

à SURVEILLER

• Un client ou un client potentiel qui :

- a fait l’objet d’allégations de fraudes ou de blanchiment d’argent ; - a une structure du capital social qui dissimule ses véritables propriétaires ; - refuse de documenter adéquatement une transaction ou une relation ; ou - fait ou exige des paiements en espèces, à ou provenant d’un tiers, ou à ou provenant d’un pays qui n’est pas en lien avec la transaction.

• Transactions sans justification ni cohérence commerciale au regard de la stratégie commerciale d’un des tiers impliqués.



Nous établissons de solides relations avec nos fournisseurs.

Notre réussite dépend de l’engagement de nos fournisseurs et de nos sous-traitants

envers la Société pour lui fournir des services d’ordre supérieur à des conditions

raisonnables.


• Politique Relations avec les Fournisseurs


• Politique Postes de Direction et Autres positions dans des Organisations Extérieures

• Politique Conflits d’Intérêts

ASSUREZ-VOUS

• de choisir des fournisseurs et des sous-traitants en fonction de la qualité de leurs produits et de leurs services, de la valeur concurrentielle de leur offre, ainsi que des autres modalités et conditions.

• de choisir des fournisseurs compétents et financièrement responsables et, par ailleurs, éviter ceux qui auraient adopté une conduite illégale ou contraire à l’éthique, ou qui pourraient nuire à notre réputation.

• de signaler à votre supérieur hiérarchique tout conflit d’intérêt réel ou potentiel, ou toute relation personnelle, avec un fournisseur potentiel, si vous participez à sa sélection.

• d’éviter toute faveur d’un fournisseur existant ou potentiel, qui pourrait avoir l’apparence d’un avantage personnel récompensant sa sélection.

• d’encourager les fournisseurs provenant de divers milieux à se livrer concurrence pour faire affaire avec nous.

à SURVEILLER

• Toute relation entre vous et un fournisseur qui pourrait être perçue comme un conflit d’intérêts.

• Les pressions afin de choisir un fournisseur qui n’est pas compétitif sur le plan des produits, des services, des prix ou des conditions, simplement parce qu’il est également client ou client potentiel de la Société.

• Les pratiques de fournisseurs qui pourraient compromettre notre réputation, telles que des violations des droits de l’homme ou des réglementations relatives à l’environnement.



Mon compagnon de chambre d’université vient d’être promu vice-président de l’un de nos fournisseurs et il m’a proposé un billet d’avion aux frais de son entreprise pour le retrouver à Monte-Carlo un prochain week-end afin de « rattraper le temps perdu » et éventuellement de parler des relations entre nos deux sociétés. Puis-je accepter ?

La nature généreuse du divertissement revêt au minimum l’apparence d’un avantage personnel et présente le risque de vous voir pencher pour ce fournisseur. Tout avantage qui prend l’aspect de l’influence représente une violation de notre politique Cadeaux et occasions de Divertissements.



Nous gérons les conflits d’intérêts commerciaux avec équité et intégrité.

Compte tenu de notre clientèle étendue et notre large éventail de produits et services,

nous devrons composer avec des situations où les intérêts d’un client peuvent entrer

en conflit avec les intérêts d’un autre client, ou même avec les intérêts de la Société.

Nous identifierons ces situations rapidement, nous les réglerons avec intégrité et nous

traiterons équitablement nos clients.


• Politique Conflits d’Intérêts Commerciaux

ASSUREZ-VOUS

• de respecter la procédure de votre Société Opérationnelle en matière de vérification des clients en inscrivant correctement les renseignements lors de l’ouverture du compte dans le système de gestion des clients et en les mettant à jour lorsque nécessaire.

• d’identifier les conflits d’intérêts commerciaux potentiels rapidement.

• de déterminer une ligne de conduite appropriée pour gérer tout conflit. Les possibilités de résolutions pour un conflit sont les suivantes :

- divulguer les relations existantes aux parties visées ; - obtenir le consentement de la partie à risque ; - établir des barrières de blocage de l’information (murs éthiques) ; ou - refuser le mandat.

• d’obtenir l’approbation par le service Conformité de la résolution proposée.

à SURVEILLER

• Les situations où une occasion de revenus pour la Société ne sert pas au mieux les intérêts d’un client.

• Les situations où un client est actuellement en litige avec un autre.

• Les services qui pourraient nécessiter qu’une Société Opérationnelle enquête, questionne ou offre une opinion sur le travail d’une autre société sœur.

Gérer les coNflits d’iNtérêts avec iNtéGrité



Nous avons été embauchés pour évaluer une partie des activités d’un client qui emploie une société sœur de Marsh & McLennan Companies en tant que prestataire de service clé. Notre analyse peut devoir inclure une évaluation du travail effectuée par notre société sœur. Que dois-je faire ?

Il s’agit d’un conflit d’intérêt d’importance. Travaillez avec le service Conformité et les personnes en charge des relations avec les clients des deux sociétés opérationnelles afin de vous assurer de traiter ce sujet de manière professionnelle. Au minimum, vous devrez informer le client que votre société et la société sœur en question sont deux sociétés apparentées de Marsh & McLennan Companies.



Mon épouse dirige une société de conseil de formation. Peut-elle soumettre une proposition pour devenir fournisseur de Marsh & McLennan Companies ?

Votre épouse peut tout à fait soumettre une proposition. Pour faire en sorte d’éviter tout conflit d’intérêt, il vous faut évoquer cette relation à votre supérieur hiérarchique, renvoyer la demande au service des achats et vous abstenir d’intervenir en la matière. L’action la plus importante à mener, quel que soit le conflit d’intérêt potentiel, est de révéler ce dernier pour qu’il soit correctement géré.



Nous sommes transparents en matière de conflits d’intérêts personnels potentiels.

Chacun d’entre nous a une obligation de loyauté envers la Société et ses actionnaires.

Nous devons éviter ou divulguer les conflits d’intérêts entre la Société et nous-mêmes.

Vous pouvez accepter un poste de direction ou un autre poste dans une entreprise ou

une organisation autre que la Société seulement si cela n’aura aucune incidence sur votre

capacité à effectuer vos tâches chez Marsh & McLennan Companies.

- recevoir des cadeaux, des occasions de divertissement ou d’autres faveurs de la part d’un fournisseur ou d’un sous-traitant qui pourraient donner l’apparence d’une

influence inappropriée.


• Politique Postes de Direction et Autres positions dans des Organisations Extérieures


• Politique Relations avec les Fournisseurs


ASSUREZ-VOUS

• d’éviter autant que possible les conflits d’intérêts et, dans le cas où vous devez faire face à un conflit d’intérêt potentiel, en parler à votre responsable ou à un responsable des services Conformité ou Juridique.

• de ne pas travailler à l’extérieur du cadre de la Société ou d’accepter un emploi, un poste de gestion ou de direction à l’extérieur qui pourrait avoir une incidence négative sur la Société, notamment : - de travailler pour un concurrent ; - d’effectuer un travail à l’extérieur qui pourrait nuire à votre travail au sein de la Société ; ou - d’effectuer un travail à l’extérieur qui pourrait gêner la Société.

• de ne pas poursuivre de débouchés pour votre propre compte lorsque ces débouchés s’avéreraient être des occasions appropriées pour la Société.

• d’éviter de faire des placements personnels importants (ou supérieurs à 1 % des actions d’une société cotée) dans toute société concurrente de la Société ou qui transige avec la Société sans l’autorisation écrite préalable de votre supérieur.

à SURVEILLER

• des conflits d’intérêts communs, tels que : - proposer un ami proche ou un membre de votre famille en tant que fournisseur ou sous-traitant sans divulguer la relation ;

- proposer les services d’une

société dans laquelle vous

détenez un intérêt financier

à titre de fournisseur ou de

sous-traitant sans divulguer la

relation ;

- travailler pour un fournisseur

ou un client ; - permettre à un fournisseur ou à un sous-traitant de travailler pour vous, qu’il soit rémunéré ou non ;



Nous faisons preuve de bon sens en remettant ou en acceptant des cadeaux ou des offres de divertissement.

dans certaines circonstances qui le justifient, un cadeau modeste peut valoir des

« remerciements » sincères ou un repas peut être propice à une discussion d’affaires

qui va consolider des relations avec un client. Toutefois, les cadeaux et divertissements

qui ne seraient pas utilisés de façon appropriée pourront laisser entendre une

influence inappropriée, enfreindre les normes du client voire enfreindre la loi.


•Politique Cadeaux et Occasions de Divertissement

•Politique Relations avec les Fournisseurs

•Politique Paiements Douteux

•Politique Travail avec les le secteur public

ASSUREZ-VOUS

• de ne pas donner ou accepter de cadeaux ou des occasions de divertissement à moins que ceux-ci soient légaux, raisonnables, et libres de toute intention ou compréhension ou apparence qu’ils pourraient influencer une décision d’affaires.

• de ne pas donner, promettre ou offrir de cadeaux ou des occasions de divertissement à un représentant des pouvoirs publics sans avoir d’abord reçu l’autorisation des responsables de la Conformité.

• d’obtenir conseil auprès du service Conformité si vous êtes dans le doute concernant quelque aspect de la Politique Cadeaux et Occasions de Divertissements, particulièrement si vous n’êtes par sûr d’avoir affaire à un fonctionnaire du gouvernement ou si le cadeau ou l’offre de divertissement est légal ou raisonnable.

à SURVEILLER

• Les situations qui pourraient vous embarrasser ou embarrasser la Société, y compris les divertissements dans des établissements à caractère sexuel.

• Les règles ou normes du client qui sont plus strictes que la normale pour son secteur d’activité.

• Les clients qui semblent issus du secteur privé mais qui sont en réalité considérés comme des entités du secteur public.

• Les cadeaux, les faveurs ou les occasions de divertissement qui peuvent sembler raisonnables pour un client d’une société détenue par des intérêts privés, mais qui ne le sont pas pour un client du secteur public.



J’ai développé une relation étroite avec l’un de mes clients. Au moment des fêtes, je souhaiterais lui envoyer un panier-cadeaux avec quelques bouteilles de bon vin. Puis-je le faire ?

Tout dépend. Tout d’abord, renseignez vous afin de savoir quel est le code de conduite de la Société de votre client. Nombreux sont nos clients qui interdisent à leurs employés de recevoir des cadeaux de valeur. Si le code de la Société de votre client prévoit la remise de cadeaux, passez en revue notre Politique Cadeaux et occasions de Divertissements. dans le cadre de notre politique, tout cadeau offert doit être d’une valeur inférieure à 250 $US, être légal, raisonnable et sans volonté d’influencer ni de laisser penser à une telle volonté. Si vous avez des doutes quelconques concernant l’un de ces facteurs, consultez un responsable des services Conformité ou Juridique.

Un fournisseur m’a invité à un tournoi de golf de bienfaisance et le responsable du service Conformité a approuvé ma participation à cet événement. Lors du tournoi, j’ai gagné un jeu de clubs d’un montant évalué à 2 000 $US à un tirage au sort. Puis-je accepter ce jeu de clubs ?

Non. Un prix reçu lors d’un concours ou un tirage au sort représente un cadeau. Un cadeau d’un montant de 2 000 $US est excessif et l’accepter contribuerait purement à une violation de notre politique Cadeaux et occasions de Divertissements.



J’ai connaissance d’un nouveau développement significatif dans nos activités qui, je pense, va catapulter la valeur de l’action de la Société. Je sais que je ne peux pas acheter d’actions dans la mesure où je détiens ces informations, mais je peux recommander à mon ami d’investir dans notre Société, n’est-ce pas ?

Non, surtout pas. Vous avez raison de dire que vous ne pouvez pas négocier d’actions de la Société en ayant connaissance de ces informations dans la mesure où il s’agit de « renseignements importants non rendus publics ». Négocier des actions de notre Société tout en étant en possession de ce type d’information est considéré comme un délit d’initié et est contraire à la loi. Toutefois, la politique de la Société et la législation vous interdisent également de recommander à toute autre personne d’acheter ou de vendre des actions de la Société d’après ce type de renseignement, même si vous ne partagez pas ces informations lors de vos recommandations. Vous pourriez être accusé de « donner des tuyaux » et, vous et votre ami pourriez faire l’objet de sanctions civiles et pénales.

dans l’exercice de mes fonctions pour la Société j’ai découvert que l’un de nos clients envisage un partenariat avec une petite société cotée en Bourse. Il semble que ce soit le bon moment pour investir dans cette petite société. Cela est-il possible, dans la mesure où il ne s’agit pas de l’un de nos clients ?

Non. Vous êtes en possession « d’informations importantes non rendues publiques » et ne devez pas les utiliser pour entrer dans des négociations. Si les informations relatives à ce partenariat étaient rendues publiques, il vous serait possible de procéder à un achat, mais certainement pas avant ce moment.



Nous n’échangeons et ne divulguons pas d’information privilégiée.

Les informations confidentielles ne peuvent être utilisés à des fins personnelles. Il est

interdit à chacun d’entre nous d’effectuer des opérations sur les titres de Sociétés de

Marsh & McLennan Companies ou d’autres sociétés ou de « refiler des tuyaux » sur ces

titres lorsque nous sommes en possession de renseignements importants avant qu’ils

ne deviennent accessibles aux investisseurs ordinaires. Un investisseur raisonnable

accorderait beaucoup d’intérêt à ces informations importantes pour décider d’acheter

ou de vendre un titre. Les informations importantes pourraient être : liées à la Société ;

à un client ou à un fournisseur et elles pourraient inclure de l’actualité au sujet de la

performance financière ; des plans stratégique ; des initiatives commerciales ; des

renseignements sur les fusions ou acquisitions ; litiges ou changements au sein de la

direction.


• Politique Achat ou Vente de Titres par les Employés

ASSUREZ-VOUS

• de ne pas acheter ou vendre des titres de Marsh & McLennan Companies ou de toute autre société lorsque vous disposez de renseignements importants non publics à propos de Marsh & McLennan Companies ou de cette société.

• de ne pas divulguer des renseignements importants non publics à quiconque.

• de ne pas effectuer de ventes à découvert ou d’opérations sur des instruments dérivés en lien avec les titres de Marsh & McLennan Companies.

• de ne pas effectuer d’opérations durant les « périodes d’interdiction » si vous avez été informé que vous êtes assujetti à de telles restrictions. Si vous désirez savoir si des opérations sont appropriées, veuillez communiquer avec les services juridiques.

à SURVEILLER

• Les demandes provenant d’amis ou de membres de votre famille pour obtenir des renseignements à propos de Marsh & McLennan Companies, de nos clients ou autres sociétés avec lesquels nous faisons affaire. Même des conversations superficielles peuvent être considérées comme de la transmission illégale d’information privilégiée.



Nous utilisons prudemment les biens de la Société.

La Société nous fait confiance en plaçant ses actifs entre nos mains et nous sommes

personnellement responsables de les protéger et de les utiliser avec prudence. Les

biens de la Société comprennent les fonds, les installations, les équipements, les

systèmes d’information, le capital intellectuel et les informations confidentielles.

• La transmission d’informations confidentielles sur les télécopieurs ou imprimantes sans surveillance.


• Politique Utilisation Acceptable des Actifs informationnels


ASSUREZ-VOUS

• d’utiliser et de divulguer les informations confidentielles seulement à des fins commerciales légitimes.

• d’identifier adéquatement les informations confidentielles pour indiquer comment ces dernières doivent être traitées, distribuées et au besoin, détruites.

• de protéger le capital intellectuel et les informations confidentielles en ne les partageant qu’avec les parties autorisées.

• de mémoriser ou communiquer les informations de la Société uniquement dans ou par le biais de ses systèmes d’information.

• de n’utiliser les systèmes d’information de la Société à des fins personnelles que de manière occasionnelle.

• de ne pas utiliser l’équipement ou les systèmes d’information de la Société pour créer, stocker ou envoyer du contenu qui pourrait être considéré comme de mauvais goût.

• de respecter les droits d’auteurs, les marques de commerce et les accords de licence ou autres en travaillant avec des documents imprimés ou électroniques, des logiciels ou tout autre contenu sur un support.

• d’éviter d’utiliser les biens de la Société d’une manière qui pourrait les endommager ou entraîner des pertes pour la Société.

à SURVEILLER

• Le partage des mots de passe.

• Les biens de la Société qui ne sont pas protégés lorsqu’ils ne sont pas utilisés.

• Les communications ou l’utilisation d’Internet qui pourraient ouvrir la porte à des virus ou une brèche dans les pare-feux des systèmes d’information de la Société.

• L’utilisation de logiciels non approuvés.

• Les discussions portant sur des informations confidentielles qui peuvent être entendues par des personnes non autorisées.

protéGer les bieNs et les iNformatioNs de la société



J’ai reçu un appel téléphonique d’une personne qui prétend être un représentant de l’un de nos partenaires. Il m’a demandé si je pouvais lui envoyer certains détails concernant les procédures pour un projet sur lequel je travaille. Que dois-je faire ?

Vous devez confirmer que la personne qui vous demande ces informations est bien celle qu’elle prétend être et qu’elle est autorisée dans le cadre de notre contrat à obtenir ce genre d’informations. Si tout ceci est vrai, assurez-vous que chaque page du document comporte précisément la mention « Informations confidentielles » au cas où le document contient des renseignements de la Société qui ne seraient pas rendus publics.

J’ai assisté à une réunion avec plusieurs autres employés de la Société, réunion qui s’est tenue dans un hôtel. Au déjeuner, toutes les personnes présentes ont laissé leur ordinateur portable dans la salle de conférence. Cela m’a rendu nerveux, mais j’ai fait la même chose. Ai-je bien fait ?

Non. Les ordinateurs portables et toutes les informations qu’ils renferment sont considérés comme des actifs de la Société. Ils doivent être protégés contre la perte ou le vol et les informations doivent être sécurisées pour éviter toute divulgation non autorisée. Vous et vos collègues devez avoir pris des mesures supplémentaires pour protéger votre ordinateur portable, telles que fermer la salle de conférence à clé ou emmener votre portable avec vous au déjeuner. Cette question reviendra continuellement lorsque vous serez absent du bureau, en déplacement pour affaires. Évitez de laisser en évidence un ordinateur portable et tout autre équipement portatif dans une voiture ou une chambre d’hôtel inoccupée. Si ceci est possible, servez-vous d’un compartiment verrouillé dans la voiture ou du coffre-fort de la chambre d’hôtel s’il ne vous est pas possible d’emmener votre ordinateur portable avec vous.



de temps à autres, j’enregistre tardivement certains chiffres de vente ou des dépenses. Cela n’est pas un problème, n’est-ce pas ? Ce n’est pas comme si je jouais avec les chiffres.

La politique de la Société ainsi que la loi exigent d’enregistrer toutes les transactions de manière honnête, précise et en temps et en heure. Enregistrer les transactions dans une période de temps erronée fausse la réalité de nos résultats financiers.



Nous effectuons une tenue rigoureuse de nos dossiers commerciaux et avons des contrôles internes sûrs.

Marsh & McLennan Companies, une société cotée en bourse, s’appuie sur une

tenue rigoureuse et exhaustive de ses dossiers commerciaux pour s’acquitter de ses

responsabilités envers ses actionnaires, ses clients, ses fournisseurs, les organismes de

réglementation et les autres intervenants. Nous montons des dossiers commerciaux,

incluant les documents liés aux déplacements et au divertissement, les courriels, les

notes de service, les présentations, les rapports et les documents comptables, qui

sont complets, justes et précis et nous les tenons conformément à notre système de

contrôles internes.

• Communications liées à votre travail sur des blogs ou des sites de réseau social. Ce type de communication peut avoir valeur de dossier professionnel et être soumis à la politique Conservation des Dossiers de la Société ainsi qu’à d’autres conditions.

• détruire, jeter, modifier, mal classer ou dissimuler des dossiers – qu’il s’agisse de dossiers papier ou électroniques – assujettis à une demande de conservation légale pour des raisons juridiques ou à une exigence de conservation similaire.



• Politiques sur les médias sociaux

ASSUREZ-VOUS

• de monter des dossiers comptables et commerciaux qui reflètent la vérité de l’événement ou de la transaction auxquels ils se rattachent.

• d’enregistrer les transactions comme cela est prescrit par notre système de contrôles internes.

• de rédiger soigneusement et clairement toutes vos communications d’entreprise, y compris les courriers électroniques. Rédiger tout document en gardant à l’esprit qu’il pourra, un jour, être rendu public.

• de signer seulement les documents — incluant les contrats — que vous avez examinés, que vous êtes autorisé à signer et que vous croyez justes et véridiques.

• de conserver, protéger et éliminer les dossiers conformément à notre

politique Conservation des Dossiers. Les dossiers sujets à des notifications de conservation légale, à des demandes de préservation de documents ou des demandes réglementaires peuvent être soumis à des mesures de protections supplémentaires.

• de comprendre et vous conformer aux demandes de conservation légale pour des raisons juridiques et aux autres demandes de conservation de documents.

à SURVEILLER

• Évaluations ou suppositions communiquées comme étant des faits. Toute évaluation ou présomption ajoutée à un dossier professionnel doit être communiquée en tant que telle.

• Exagération, langage dérogatoire et autres expressions qui pourraient être interprétées hors contexte.



Nous communiquons de manière honnête et professionnelle avec les investisseurs et le public.

Nous sommes transparents dans nos communications professionnelles et

d’ordre juridique faites aux investisseurs et au public. Nous soignons toutes nos

communications, qu’elles soient internes ou externes, formelles ou informelles.

travail — par exemple lors d’activités de bénévolat ou de travail communautaire — sans préciser que ceci est à titre d’identification seulement et que vous ne représentez pas la Société.

• Les conversations avec les journalistes qui vous demandent des renseignements au sujet de la Société sans avoir tout d’abord consulté le service des Relations avec les Médias de votre Société Opérationnelle ou le service des communications de la Société.


• Politique Utilisation Acceptable des actifs informationnels

• Politique Relations avec les Médias

• Politiques sur les médias sociaux

ASSUREZ-VOUS

• de suivre les directives émises par les ressources humaines à propos des accès aux forums électroniques externes et aux sites de réseau social.

• de ne jamais évoquer aux médias de question impliquant la Société sans autorisation préalable obtenue auprès du département en charge des Relations avec les Médias de votre société opérationnelle ou du service Communication d’entreprise de la Société.

• d’acheminer toute demande de renseignements de la part d’actionnaires ou d’analystes financiers au service des relations avec les investisseurs.

• de recevoir l’approbation du service en charge des Relations avec les Médias de votre société opérationnelle ou de votre responsable avant de faire des discours publics ou de rédiger des articles destinés aux journaux professionnels ou toute autre

communication publique lorsque vous représentez la Société.

• d’obtenir l’approbation du service des Communications Internes ou de communication avec les employés de votre société opérationnelle avant de distribuer un quelconque document destiné à une audience élargie impliquant du personnel. Les communications prévues pour être diffusées dans toute la Société exigent l’approbation du service Communication d’entreprise de la Société.

à SURVEILLER

• Toute mention du fait que vous parlez au nom de la Société dans vos communications personnelles, y inclus les courriers électroniques, blogs, babillards et sites de réseau social.

• La tentation d’utiliser votre poste au sein de la Société ou votre affiliation à la Société à l’extérieur du



Un journaliste travaillant pour le Financial Times m’a contacté et m’a demandé de donner des détails sur la position de la Société au sujet d’un texte de loi d’actualité. Mon directeur et moi-même venions de discuter de cette nouvelle loi plus tôt dans la matinée et j’en ai une bonne maîtrise. Puis-je répondre aux questions de ce journaliste ?

Non. Toutes les demandes des médias doivent être transmises au département en charge des Relations avec les Médias de votre Société Opérationnelle ou au service Communication la Société — même si avez déjà une petite idée de ce que l’on vous dira.

L’un de mes amis dit que je pourrais avoir des ennuis si je mentionnais certaines choses concernant la Société sur ma page Facebook. Seuls mes « amis » ont accès à ce que j’affiche et je ne donne aucune précision d’ordre financier, je ne pense donc pas que cela pose problème. Qui a raison ?

C’est votre ami qui a raison. Facebook est un site public et, même si votre page personnelle ne l’est pas, les informations qui pourraient affecter les perceptions publiques au sujet de la Société ou la réputation de la Société risqueraient de rapidement et facilement passer des mains de vos amis à celles d’autres parties. Vous devez user de prudence lorsque vous affichez des informations qui concernent votre statut d’employé dans la Société sur les blogs ou les sites de réseau social.

Lorem ipsum Pour de plus amples renseignements, rendez-vous sur www.compliance.mmc.com

54

commuNautesGaGNer la coNfiaNce des

for more information, go to www.Compliance.MMC.com

MMC team

London, U.K.


Gagner la confiance des collectivités56

Nous redonnons à nos communautés.

Notre Société emploie plus de 50 000 personnes qui résident dans des milliers de communautés réparties dans plus de 100 pays. Nous nous sommes engagés envers ces communautés dans lesquelles nous opérons et où vivent et travaillent nos collègues. Nous démontrons notre responsabilité sociale d’entreprise par le biais de dons de bienfaisance, d’aide bénévole, par le bénévolat des employés et les partenariats avec des organismes dont les programmes et les services aident les communautés et les personnes vulnérables. Afin de maximiser l’impact de nos efforts en matière de bienfaisance et nous assurer que l’argent que nous dépensons fait une réelle différence pour le bien commun, la Société s’est dotée de processus afin de soumettre et d’approuver les dons et les sollicitations de bienfaisance.


• Responsabilité sociale des sociétés de Marsh & McLennan Companies

• Politique Contributions

ASSUREZ-VOUS

• de suivre les politiques et procédures de la Société pour faire des contributions charitables. Chaque contribution doit être approuvée au préalable conformément à la procédure de votre Société Opérationnelle.

à SURVEILLER

• Les demandes de clients pour des dons à des œuvres de bienfaisance. Ces demandes doivent être approuvées conformément à la procédure de la Société, comme c’est le cas pour tous les dons de bienfaisance. Si un client vous demande de contribuer à titre personnel, veuillez consulter un responsable ou les services de la Conformité ou Juridique du Service.

aGir avec civisme



Un collègue sous ma responsabilité gère une organisation à but non lucratif parallèlement au fait d’assumer ses responsabilités pour la Société. J’ai remarqué qu’il utilise souvent son téléphone de bureau pour passer des appels au sujet de cette œuvre de bienfaisance. Est-ce acceptable ?

En tant que supérieur hiérarchique, vous avez un certain nombre de responsabilités dans cette situation. Vous devez tout d’abord vous assurer que le poste qu’occupe votre collègue dans cette organisation à but non lucratif a été approuvé selon les critères de la politique de la Société intitulée Postes de Direction et Autres Positions dans des Organisations Extérieures. Par ailleurs, vous devez intervenir si les responsabilités de votre collègue en dehors de la Société interfèrent avec sa capacité à s’acquitter de ses responsabilités au sein de la Société. Enfin, il vous faut rappeler à votre collègue qu’il doit éviter de s’imaginer que la Société soutient son activité dans cette organisation à but non lucratif. Pour terminer, vous devez rappeler à votre collègue qu’utiliser le téléphone et le courrier électronique de la Société à des fins personnelles, y compris pour son organisation à but non lucratif, doit demeurer à un niveau minime.



Nous agissons de façon responsable en matière d’environnement.

Nous reconnaissons avoir la responsabilité visant à mener nos affaires d’une

manière à protèger et améliorer l’environnement pour les générations futures. La

Société s’engage à travailler avec ses clients et ses fournisseurs afin de renforcer la

gestion responsable de l’environnement et la responsabilité collective à l’égard de

l’environnement.


• La durabilité sous l’angle de Marsh & McLennan Companies

ASSUREZ-VOUS

• de faire votre part afin de réduire votre utilisation de l’énergie, notamment en éteignant votre équipement électronique lorsqu’il n’est pas utilisé.

• de limiter votre consommation de fournitures de bureau en n’utilisant que le strict nécessaire.

• de limiter l’impression des documents et éviter de consommer du papier.

• de réutiliser les matériaux autant que possible.

• de trouver des occasions pour suggérer des actions ou des pratiques positives sur le plan de l’environnement à vos clients.

à SURVEILLER

• Les pratiques commerciales qui présentent un risque environnemental ou qui utilisent de manière inutile des ressources naturelles.





Je suis actuellement candidat à un poste pour faire partie du conseil municipal. Je veux envoyer un courrier électronique à certains de mes collègues au sujet d’un événement d’appel de fonds que j’organise durant l’un de ces prochains week-ends. Puis-je le faire ?

Non. En effet, si l’utilisation occasionnelle du courrier électronique pour servir à des fins personnelles est généralement autorisée, il est interdit d’utiliser toute ressource ou actif appartenant à la Société, y compris les adresses électroniques, à des fins politiques.


Gagner la confiance des collectivités 61

Nous agissons de façon responsable dans le processus politique.

En tant que Société socialement responsable, il peut arriver que Marsh & McLennan

Companies s’engage dans des activités politiques. Ces activités se conformeront en

tout temps aux lois locales et nationales. Aux États-Unis, la Société dispose d’un comité

d’action politique (Marsh & McLennan Companies PAC) qui peut verser à l’occasion

des contributions aux candidats fédéraux, aux campagnes, aux partis politiques ou

aux comités politiques des États-Unis.


• Politique Travail avec le Secteur Public


ASSUREZ-VOUS

• de recevoir l’approbation du PdG de votre Société Opérationnelle, en ayant au préalable consulté le service chargé des Relations avec le secteur public de la Société, avant de vous engager dans des activités politiques au nom de la Société. En outre, recevoir l’approbation de l’avocat-conseil spécialiste des relations avec le secteur public, avant de faire toute contribution politique au nom de la Société.

• de vérifier que vos opinions et activités politiques personnelles ne sont pas considérées comme étant celles de la Société.

• de ne pas utiliser les ressources ou les installations de la Société pour appuyer vos activités politiques personnelles.

• de comprendre les règles régissant les contributions à notre comité d’action politique de la Société. La Société n’exige pas de contributions et toute coercition ou pression visant à obtenir une contribution est interdite.

à SURVEILLER

• Les interactions avec des fonctionnaires d’État ou des autorités de réglementation des pouvoirs publics qui pourraient être considérées comme du lobbying. Toute activité de lobbying doit être évoquée au préalable avec le service chargé des Relations avec le secteur public de la Société.

Index Pour de plus amples renseignements, rendez-vous sur www.compliance.mmc.com

62

a Actifs sociaux 48-49 Activités externes 38, 43, 52, 57Agents 7, 24, 28Alcool et drogues 15Antitrust 27Audit 4Avantages particuliers 31, 38-39, 47

bBlanchiment d’argent 34, 36-37

c Cadeaux 20, 24-25, 28-29, 38-39, 43-45, 51Clients du secteur public 24-25Communautés III, 56Communications 8, 48, 51-52Communications avec les investisseurs 47, 52Comptabilité 24, 51Concurrence loyale 27Concurrent 7, 22, 26-28, 43Conflits d’intérêts 8, 20, 27, 31, 38, 40, 42-43Conflits de loi 7Conservation des registres 16, 23, 48, 51Contrat de travail avec une autre société 43Contributions politiques 28, 61

ddélit d’initié 46dérogations 7discrimination 13divertissement 20, 24-25, 28-29, 38-39, 43-45, 51divulgation 8, 16, 20, 23, 31, 49dons 28, 56droits d’auteur 48

eÉgalité des chances 12Environnement 38, 58

ffamille 28, 47fonds 36-37, 48, 56fournisseurs 7, 31, 34, 38-39, 51, 58fraudes 37

hHarcèlement 12-13Harcèlement sexuel 12

iInformations confidentielles 16, 22, 47-48Informations importantes 47Informations privilégiées 47Intégrité III, V, 4, 6-7, 40Investigations 4

lLigne d’appel Éthique et Conformité III, 4-6, 9Lois sur la concurrence 26-27

mMarques commerciales 48Médias sociaux 51-53

oOctroi de licences 20Officiels du gouvernement 28,

44, 61

pPluralité 12, 38Pots-de-vin 28Prévention de la violence 14-15Propriété intellectuelle 48

Protection des renseignements relatifs aux clients 23, 48Protection des renseignements relatifs aux salariés 16, 48

rRegistres commerciaux 51Réglementation 4, 20, 24, 38Relations avec les clients 20, 29, 44Relations avec les médias 52-53Rémunération 8, 20, 27-28, 31Représailles III, 5-6, 9Réputation III, 4, 6, 14, 20-21, 31, 35, 38, 53Respect V, 12, 16, 48Responsabilité V, 5, 7Responsabilités des leaders 8

sSanctions commerciales 34-35, 37Santé 15-16Sécurité du lieu de travail 15Soulever une question 5, 8-9, 28Sous-traitants 7, 24, 34, 38

tTitres 43, 47Transactions en espèces 28, 37Transparence 20, 43

vValeurs III-VVie privée 16-17Voyage 23-24, 28-29, 51

iNdex


Lorem ipsum 63

Le présent code de conduite ne constitue pas un contrat d’emploi ni ne

garantit un emploi pour l’avenir. Il ne donne de droits supplémentaires à aucun

employé, client, fournisseur, concurrent, actionnaire ni aucune autre personne

ou entité. La Société peut modifier le code de conduite de temps à autre.

© 2013 by Marsh & McLennan Companies, Inc. Tous droits réservés.

Aucune partie de ce code ne peut être reproduite, de quelque façon que ce soit, sans la permission écrite des détenteurs des droits d’auteur.

Première publication aux États-Unis d’Amérique Par Marsh & McLennan Companies, Inc.1166 Avenue of the AmericasNew York, NY 10036212 345 5000www.mmc.com

Pour de plus amples renseignements, rendez-vous à www.compliance.mmc.com

Lorem ipsum For more information, go to www.compliance.mmc.comI

THE GREATER GOODOUR CODE OF CONDUCTNotre code de coNduite

Documents

te reter ood - Mercer · I Lorem ipsum For more information, go to te reter ood ONotre code de co Nduite. ... 2 2Building trust with CommunitiesBuilding trust by doing the right thingGagner