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TECHNISCHE INFORMATION LESSOR LOHN/GEHALT SEITE 1 MICROSOFT Dynamics NAV Inhaltsverzeichnis Einleitung ............................................................. 3 Voraussetzungen ................................................ 3 Notwendige Einrichtungen ................................ 3 ELENA-Ablauf durchführen................................ 7 ELENA-Posten ................................................... 12 Datensätze und Datenbausteine ...................... 15 Meldegründe im ELENA-Verfahren ................. 24 Korrekturen im ELENA-Verfahren ................... 26 Bericht für ELENA ............................................. 29 TECHNISCHE INFORMATION: LESSOR LOHN/GEHALT Das ELENA Verfahren Dieses White Paper beschreibt die Handhabung von dem seit 12.05.2010 eingeführten ELENA-Verfahren in LESSOR Lohn/Gehalt für Microsoft Dynamics NAV. Version 1 12-05-2010 Copyright © 2010 LESSOR GmbH

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T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1

MICROSOFT Dynamics NAV

Inhaltsverzeichnis

Einleitung ............................................................. 3

Voraussetzungen ................................................ 3

Notwendige Einrichtungen ................................ 3

ELENA-Ablauf durchführen................................ 7

ELENA-Posten ................................................... 12

Datensätze und Datenbausteine ...................... 15

Meldegründe im ELENA-Verfahren ................. 24

Korrekturen im ELENA-Verfahren ................... 26

Bericht für ELENA ............................................. 29

TECHNISCHE INFORMATION:

LESSOR LOHN/GEHALT

Das ELENA Verfahren

Dieses White Paper beschreibt die Handhabung von dem seit 12.05.2010 eingeführten ELENA-Verfahren in LESSOR Lohn/Gehalt für Microsoft Dynamics NAV.

Version 1

12-05-2010

Copyright © 2010 LESSOR GmbH

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HINWEISHINWEISHINWEISHINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung des Dokumentes zu anderen Zwecken lehnt LESSOR GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. LESSOR GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden – sei es aus Vertrag oder aus Gesetz – ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von LESSOR GmbH geändert werden.

Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von LESSOR GmbH darf das Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form vervielfältigt werden.

Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden.

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Copyright © 2010 LESSOR GmbH, Stadionring 16, D-40878 Ratingen, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten.

WARENZEICHENWARENZEICHENWARENZEICHENWARENZEICHEN

Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen wird und die entweder mit TM oder ® kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions. Die Warenzeichen Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.

Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten.

Publiziert von LESSOR GmbH.

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Einleitung

Am 2.4.2009 trat das Gesetz für den elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) in Kraft. Das Gesetzt sieht vor, dass Arbeitgeber ab dem 01.01.2010 die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten verschlüsselt an eine zentrale Speicherstelle übermitteln. Die Daten werden unter einem Pseudonym gespeichert und ab 2012 im s.g. ELENA-Verfahren für die Anträge auf Arbeitslosengeld, Wohngeld und Bundeselterngeld unter Einsatz einer Signaturkarte der Leistungsbezieher abgerufen. Somit sind diese papiergebundenen Arbeitgeberbescheinigungen nicht mehr notwendig.

Voraussetzungen

Sie müssen eine der folgenden Lohn-Versionen haben:

2.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 2.60) oder

3.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 3.01, 3.10, 3.60, 3.70) oder

4.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 4.00, 4.01, 4.02, 4.03) oder

5.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 5.00, 5.01) oder

6.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 6.00, 6.01).

Notwendige Einrichtungen

Um den monatlichen ELENA-Ablauf durchführen zu können, müssen Sie einige Einrichtungen in LESSOR Lohn/Gehalt vornehmen:

EinrichtungEinrichtungEinrichtungEinrichtung, DEÜV, DEÜV, DEÜV, DEÜV----MandantenMandantenMandantenMandanten

In der Tabelle DEÜV-Mandanten gibt es ein neues Feld „ELENA ab“. Das Feld muss für Bestandskunden mit dem Beginn-Datum des ELENA-Verfahrens, also mit dem 01.01.2010 gefüllt werden. Für Neukunden, die nach dem 01.01.2010 mit dem Lessor-Lohn starten, muss das Systemanfangsdatum in diesem Feld hinterlegt werden.

Die Stapelverarbeitung des Servicepacks 11 fügt die Annahmestelle ZSS (Zentrale Speicherstelle) in die Tabelle DEÜV-Empfänger ein. Für die neue Annahmestelle muss der gleiche Perfidia-Pfad wie für die DEÜV-Empfänger ( „…pem\sendq“) hinterlegt werden.

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Einrichtung, LohnartenkarteEinrichtung, LohnartenkarteEinrichtung, LohnartenkarteEinrichtung, Lohnartenkarte

Für das ELENA-Verfahren müssen ebenfalls Einrichtungen auf der Lohnartenkarte vorgenommen werden. Dafür gibt es 3 neue Felder auf der Lohnartenkarte im Register „Ges. Angaben“

Das Feld „Art Sonstiger Bezug“. Sollte es sich bei der Lohnart um einen sonstigen Bezug handeln, muss die Lohnart in dem Feld mit einer der Optionen gefüllt werden.

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Das Feld „Art Steuerfreier Bezug“. Sollte es sich bei der Lohnart um einen steuerfreien Bezug handeln, muss die Lohnart in dem Feld mit einer der Optionen gefüllt werden.

Das Feld „Art Pauschal best. Arbeitslohn“. Sollte es sich bei der Lohnart um eine pauschal besteuerte Lohnart nach § 37b, § 40, § 40a oder § 40b EStG handeln, muss die Lohnart mit einer der Optionen gefüllt werden.

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Sonstige Sonstige Sonstige Sonstige EinrichtungEinrichtungEinrichtungEinrichtungenenenen

Grund Beschäftigungsende. Sollte es bei einem Mitarbeiter zum Ende einer Beschäftigung kommen, muss der Grund Beschäftigungsende ebenfalls mit einem ELENA-Schlüssel versehen werden. Dazu wurde in der Tabelle „Gründe Beschäftigungsende“ ein neues Feld „ELENA Grund der Abgabe“ eingefügt. Für jeden Grund Beschäftigungsende muss eine Option des ELENA-Schlüssels gewählt werden.

Der ELENA-Ansprechpartner. In den elektronischen Daten, die an die zentrale Speicherstelle verschickt werden, muss ein Ansprechpartner separat für das ELENA-Verfahren angegeben werden. Den Ansprechpartner für das ELENA-Verfahren müssen Sie in jedem Lohnmandanten unter Einrichtung, Lohn/Gehalt Einrichtung im Register Ansprechpartner hinterlegen.

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Wichtig!Wichtig!Wichtig!Wichtig! Wenn diese Felder nicht ausgefüllt werden, kommt es im ELENA-Ablauf bei Schritt 1 zu einer Fehlermeldung und der ELENA-Ablauf kann nicht weiter ausgeführt werden.

ELENA-Ablauf durchführen

Nachdem die notwendigen Einrichtungen für das ELENA-Verfahren vorgenommen wurden, kann jetzt der ELENA-Ablauf unter den Periodischen Aktivitäten gestartet werden.

Im ersten Schritt prüft das System, ob alle notwendigen Hinterlegungen vorgenommen wurden. Falls das nicht der Fall sein sollte, erhalten Sie bei Schritt 1 eine Liste mit Fehlermeldungen.

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Im zweiten Schritt werden die ELENA-Meldungen generiert.

Die in Schritt 2 generierten Posten können über die Meldeliste unter dem Button „Funktion“, „ELENA-Meldeliste“ aufgerufen und überprüft werden.

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Bei der Ausführung des Schritts 3 wird die Datei zur Übermittlung an Perfidia übertragen, welche dann aus Perfidia heraus verschickt werden kann.

Nachdem die Daten erfolgreich versendet wurden, muss ähnlich wie im Elster-Verfahren ein Protokoll angefordert werden.

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Die Protokolldatei wird in Form einer Log-Datei (sv_prot.log) im Perfidia-Ordner „log“ abgelegt. Der nun folgende Schritt ist im elektronischen Verfahren neu. Der Erhalt der Log-Datei muss quittiert werden. Im Schritt 4 des ELENA-Ablaufs wird der Vorgang für den entsprechenden Monat abgeschlossen und das System prüft, ob bereits eine Protokollantwort vorliegt. Wenn das der Fall ist, wird bei Schritt 4 automatisch im Hintergrund auch die Quittierungsdatei erstellt, an Perfidia übergeben und beim nächsten Versenden der ELENA-Dateien mit verschickt. Sollte noch keine Protokollantwort vorliegen, wird keine Quittierungsdatei erstellt. Der ELENA-Ablauf kann trotzdem mit Schritt 4 abgeschlossen werden, damit der ELEN-Ablauf nicht offen bleibt und für den folgenden Monat durchgeführt werden kann. Im folgenden Monat wird dann bei Schritt 4 wiederum geprüft, ob Protokollantworten vorliegen und ggf. eine Quittierungsdatei erstellt werden muss.

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Sollte der Anwender vergessen haben die Protokolle für den Versand der ELENA-Dateien anzufordern und er wird von der ZSS dazu aufgerufen die Protokolle anzufordern und zu quittieren, muss nicht bis zum nächsten ELENA-Ablauf gewartet werden, um die Quittierungsdatei zu erstellen. Über den Button „Funktion, Quittung erstellen“ kann sofort eine Quittungsdatei erstellt werden.

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ELENA-Posten

Im Schritt 2 des ELENA-Ablaufs werden die ELENA-Posten gebildet, die den Inhalt des MVDS (Multifunktionaler Verdienstdatensatz) widerspiegeln. Die ELENA-Posten können über die Mitarbeiterkarte, Funktion, ELENA, ELENA-Posten aufgerufen werden. Auf der Postenkarte können Sie im Register Allgemein sehen, wie oft die entsprechenden Datenbausteine, z.B. Datenbaustein für Fehlzeiten DBFZ (werden in einer Periode mehrere Fehlzeiten abgerechnet, muss für jede Fehlzeit ein eigener Datenbaustein gebildet werden), gebildet wurden.

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Im Register MVDS finden Sie die Angaben zur Betriebsnummer des Absenders, zur Betriebsnummer des Empfängers, einigen Angaben zur Sozialversicherung und der im MVDS gebildeten Datenbausteine.

Im Register DBEN stehen die weiteren Angaben zu den Entgelten.

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Im Register Name stehen Angaben zum Namen des Mitarbeiters.

Im Register Adresse werden die Daten zur Adresse des Mitarbeiters gespeichert.

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Datensätze und Datenbausteine

Im Datensatz MVDS (multifunktionaler Verdienstdatensatz) können folgenden Datenbausteine enthalten sein:

Datenbaustein DBEN – ELENA Grunddaten

Datenbaustein DBNA – Name

Datenbaustein DBGB – Geburtsangaben

Datenbaustein DBAN – Anschrift

Datenbaustein DBAG – Arbeitgeberangaben

Datenbaustein DBAB – von der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort

Datenbaustein DBFZ – Fehlzeiten

Datenbaustein DBSE – steuerpflichtiger sonstiger Bezug

Datenbaustein DBSB – steuerfreie Bezüge

Datenbaustein DBAS – Ausbildung

Datenbaustein DBZD – Zusatzdaten

Datenbaustein DBNB – Nebenbeschäftigung Arbeitslose (wird vom Programm nicht unterstützt)

Datenbaustein DBHA – Heimarbeiter (wird vom Programm nicht unterstützt)

Datenbaustein DBKE – Kündigung/Entlassung

Datenbaustein DBFE – Fehler

Den detaillierten fachlichen Inhalt der Datenbausteine können Sie der ELENA-Verfahrensbeschreibung,

Anlage 6 auf unserer Internetseite entnehmen.

Wie bereits erwähnt, muss bei mehreren ELENA-relevanten Abwesenheiten für jede Abwesenheit ein eigener Datenbaustein DBFZ gebildet werden. Das gleiche gilt ebenfalls für die steuerpflichtigen sonstigen Bezüge (DBSE) und für die steuerfreien Bezüge (DBSB). Der Sachverhalt spiegelt sich in den Posten wie folgt wieder:

In der ELENA-Postenkarte, im Register Allgemein steht in dem Feld „Anzahl Detaillierte DBFZ“ die Anzahl der gebildeten Datenbausteine.

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Wenn Datenbausteine DBSB, DBSE oder DBFZ erstellt worden sind, können diese über den Button „ELENA, detaillierte Posten“ in detaillierter Form angezeigt werden.

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Ein weiterer Datenbaustein, der gebildet werden kann ist der Datenbaustein DBAS – Ausbildung. Um diesen Datenbaustein bilden zu können, wurden auf der Mitarbeiterkarte 3 neue Felder eingefügt. 1. Ausbildung Beginn, 2. Ausbildung vorauss. Ende und 3. Ausbildung tatsäch. Ende.

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Wenn die Felder hinterlegt werden, wird im Datensatz MVDS der Datenbaustein DBAS gebildet.

Weitere Besonderheiten gibt es für die Datenbausteine DBKE und DBZD. Um diese Datenbausteine erstellen zu können, wurde eine neues Reg.-Blatt, das ELENA Mitarbeiter Reg.-Blatt, auf der Mitarbeiterkarte unter dem Button „Reg.-Blätter“ eingefügt. Pflichtfeld, damit der DBKE gebildet werden kann, ist das Feld „Entlassung durch“ im Register „Kündigung/Entlassung (1)“ im ELENA Mitarbeiter Reg.-Blatt.

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Dieses Reg.-Blatt enthält hauptsächlich Felder die im Falle einer Kündigung/Entlassung für die Arbeitsbescheinigung zum Tragen kommen.

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Auf Basis der Daten, die im ELENA Mitarbeiter Reg.-Blatt hinterlegt werden, wird der Datenbaustein DBKE gebildet.

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Die Daten, die über das ELENA Mitarbeiter Reg.-Blatt im ELENA-Ablauf bei Schritt 2 gebucht wurden, werden in einem eigenen Posten, dem ELENA Mitarbeiterposten dargestellt. Auf den ELENA Mitarbeiterposten kann über den Button „Mitarbeiter, ELENA, ELENA Mitarbeiterposten“ zugegriffen werden.

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Im Datenbaustein DBZD wird unter anderem nach dem Grund einer evtl. Arbeitszeitänderung und dem Arbeitszeitvergleich gefragt. Diese neuen Felder werden auch im ELENA Mitarbeiter Reg.-Blatt im Register „Zusatzdaten“ abgebildet.

Diese Felder werden auch im ELENA Mitarbeiterposten gespeichert.

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Weitere Daten aus dem Datenbaustein DBZD werden im ELENA-Posten im Register „DBZD“ gespeichert.

Meldegründe im ELENA-Verfahren

Im ELENA-Verfahren gibt es unterschiedliche Meldegründe. Diese sind an die DEÜV-Meldegründe angelehnt. Folgende Meldegründe gibt es im ELENA-Verfahren:

00 = laufende Beschäftigung

10 = Beginn der Beschäftigung

30 = Ende der Beschäftigung

40 = Beginn und Ende Beschäftigung in einem Monat

48 = Ausscheiden bei Eintritt in den Ruhestand oder Altersrentenbezug

49 = Tod

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Korrekturen im ELENA-Verfahren

Werden Korrekturen auf ELENA relevante Daten vorgenommen, reicht es nicht aus nur die Korrekturen zu melden. Genau wie im DEÜV-Verfahren muss ein Storno der ursprünglichen Meldung erfolgen, und ein komplett neuer Datensatz muss für die Korrekturperiode übermittelt werden. In dem Übermittlungsprotokoll in Perfidia ist bei Mitarbeiter PS und TS zu sehen, dass Korrekturen auf die Vorperiode vorgenommen wurden. Es findet eine Stornierung und Neumeldung der Vorperiode statt und eine Meldung aus der aktuellen Periode.

Im Lessor-Lohn wurde aber das ursprüngliche Korrektur-Postenprinzip beibehalten. Wie auf der Meldeliste und auf der Postentabelle zu sehen ist, gibt es einen Korrekturposten auf die Vorperiode und einen Normalposten für die aktuelle Periode.

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Daten, die über das ELENA Mitarbeiter Reg.-Blatt erfasst wurden, müssen auch über dieses korrigiert werden. Dafür muss im Register „Allgemein“ im Feld Periodedatum das Datum der zu korrigierenden Periode hinterlegt werden, und im Feld Korrekturdatum das Datum der Periode in der die Korrektur durchgeführt wird.

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Es werden dann die getätigten Eingaben aus der entsprechenden Periode angezeigt. In diesem Beispiel wurden Eingaben im Register „Kündigung/Entlassung (1)“ gemacht.

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Die damaligen Eingaben können nun verändert, oder ggf. gelöscht werden.

Bericht für ELENA

Um eine Übersicht über die ELENA-Posten zu erhalten, gibt es einen neuen Bericht „ELENA-Posten“. Der Bericht listet alle Informationen und gebildeten Datenbausteine, die in den ELENA-Posten, in den detaillierten Posten und in den ELENA Mitarbeiterposten gebucht wurden, auf.

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