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Termes de Référence

ELABORATION D’UN MANUEL COMPTABLE POUR L'APAL ET ASSISTANCE A SON APPLICATION

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1. Cadre de la mission Dans le cadre du projet « Lutter contre les Vulnérabilités et les Risques des Changements Climatiques dans les zones côtières vulnérables de la Tunisie » mené en étroite collaboration par l’Agence de Protection et d’Aménagement du Littoral et le PNUD Tunisie, l’APAL envisage l’élaboration du manuel comptable qui décrira particulièrement son organisation comptable, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés afin de renforcer la procédure d’accès direct aux ressources du Fonds pour l’adaptation aux changement climatique et aux mécanismes financiers internationaux prévues par les Politiques et modalités opérationnelles qui constitue la plus importante des caractéristiques novatrices de ce mécanisme financier. Par la présente consultation, l’Agence de protection et d'Aménagement du Littoral (APAL) désire désigner une personne physique ou morale ou un groupement de personnes physiques et/ou morales spécialisés en vue d'élaborer un manuel comptable et assistance à son application.

La réalisation de la présente mission diagnostique de la structuration organisationnelle de l’APAL et la proposition d’un manuel comptable permettra la mise en place pour le compte de l'APAL, des principales procédures administratives, comptables, opérationnelles et de contrôle. Le manuel comptable escompté, devra formaliser les principales règles de fonctionnement des comptes, le guide des imputations comptables et d'élaboration des états financiers relatives à l'APAL. Il couvrira l’ensemble de ces opérations et fonctions. Le manuel comptable doit permettre de : i) Fournir un cadre formel d'exécution des activités à caractère administratif, financière et comptable ii) Garantir la continuité des méthodes de travail, malgré les mutations et réorganisations du personnel ; iii) Définir les activités des fonctionnaires de l'APAL en matière de comptabilité et finance ; iv) Garantir un contrôle interne fiable ; v) Accroître la productivité du personnel ; vi) Soulevé les anomalies décrites par le réviseur comptable pour les exercices 2014, 2015 et 2016.

2. Objet de la mission

Par la présente consultation, l’Agence de protection et d'Aménagement du Littoral (APAL) désire désigner une personne physique ou morale ou un groupement de personnes physiques et/ou morales spécialisés en vue d'élaborer un manuel comptable et assistance à son application.

Par la présente consultation, l’Agence de protection et d'Aménagement du Littoral (APAL) désire désigner une personne physique ou morale ou un groupement de personnes physiques et/ou morales spécialisés en vue d'élaborer un manuel comptable et assistance à son application.

Une deuxième phase consistera à assister les agents de l'APAL à l’application du manuel comptable réalisé. Il s'agira aussi de s'assurer de sa bonne mise en œuvre. Les résultats de cette mission consistent essentiellement à : ⬧Doter l’APAL d’une référence comptable lui permettant de se conformer aux exigences de la réglementation en vigueur ; ⬧Décrire l’organisation comptable de l’APAL, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés.

⬧Préparer un guide des imputations comptables, des travaux de fin d'exercice, d'élaboration des états financiers et un guide fiscal ;

⬧Améliorer les procédures de circulation de l'information entre les acteurs concernés ;

⬧Garantir la fiabilité des rapports financiers établis ;

⬧Assurer une délimitation des responsabilités ;

⬧Assurer les moyens de suivi et de présentation des projets réalisés conformément aux recommandations du commissaire aux comptes.

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⬧Soulever les réserves inscrit au rapport du commissaire aux comptes pour les exercices 2014, 2015 et 2016 relatifs au présentation des états financiers et la justification des comptes.

3. Les attentes de l’APAL Partant du fait que les procédures organisationnelles jouent un rôle primordial pour la mise en œuvre des missions d'un établissement, et que ces procédures peuvent faire l’objet de "réajustements" périodiques si nécessaire, l’APAL se propose de : - Mettre en place un manuel comptable ; - Fournir une assistance à ces agents pour une bonne application du manuel réalisé ; L'ensemble de prestations demandées permettront d’améliorer : - L'efficacité dans la gestion de l'APAL, - L'efficacité dans la circulation des données, - La cohérence et l'intégration du système d'information de l'APAL. Dans ce contexte, il est à signaler que l'APAL dispose actuellement d'un organigramme, d'un manuel des procédures et d'un manuel comptable réalisé en 2005. Le manuel comptable doit constituer un guide à la disposition du personnel de l'APAL ainsi qu´une référence permettant d´effectuer périodiquement et systématiquement des contrôles d´application par les responsables et les chefs hiérarchiques. Ce guide doit être un document cohérent comportant une description détaillée de toutes les procédures et circuits des documents utilisés par les différents organes et fonctions de la direction des affaires administratives et financières et le département technique au sein de l'APAL. Il est de nature à : - Assurer l´uniformité et la pérennité des procédures usitées. - Assurer l´existence de références écrites qui pourraient être consultées au besoin. - Eviter la personnalisation des procédures et garantir leur continuité même en cas de changement des personnes en poste. - Eviter la déformation de l´information, la négligence et les fantaisies.

4. Phasage de la mission

La mission sera réalisée en 2 phases :

➢ Phase 1 : Elaboration d’un manuel comptable

➢ Phase 2 : Assistance à l’application du manuel comptable

NB : Les experts pourront se déplacer à l’APAL sur RDV pour consulter les documents nécessaires existantes avant l’établissement de son offre.

5. Consistance de la mission

L’intervention du soumissionnaire en vue d'élaborer un manuel comptable et assistance à son application se déroulera en 2 phases : Phase-1 : Elaboration d'un manuel comptable ✓Objectifs du manuel comptable : L’objectif assigné à la réalisation de son manuel comptable consiste à : Doter l’APAL d’une référence comptable lui permettant de se conformer aux exigences de la réglementation en vigueur ; Décrire l’organisation comptable de l’APAL, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. ✓Etendue de la mission : 1) Organisation de la structure comptable Décrire l’organisation générale de l’APAL et son organisation comptable afin de déterminer l’itinéraire de circulation de l’information financière et des pièces comptable.

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2) Un plan des comptes annoté avec un guide des imputations des opérations courantes et particulières Etablir un plan des comptes qui rassemble, dans un ordre logique, la nomenclature des comptes à utiliser, définit leur contenu et précise les règles particulières de leur fonctionnement. Il faut préciser notamment : ⬧Le traitement comptable des subventions (d’exploitation, d’investissement) ⬧La Gestion des immobilisations (valeur d’entrée, dépréciation, valeur à l’inventaire, valeur de sortie, distinction entre immobilisations et charges, codification d’inventaire, fiche d’inventaire physique, etc…) ⬧Le traitement des divers produits de l’agence ⬧Le traitement des opérations relatives aux projets gérés pour compte ⬧Le traitement des projets de l’agence ⬧Le traitement comptable des opérations relatives à la paie. 3) Procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations ⬧Décrire la procédure de collecte des différentes pièces comptables en indiquant la structure responsable de la production de la pièce, la nature de la pièce (externe ou interne, pièce de base ou récapitulative), son support, sa périodicité, son circuit, etc. ⬧Décrire au niveau de la comptabilité la procédure de contrôle et de saisie informatique de la pièce (les vérifications, les annulations, le support de saisie, la numérotation, le classement, etc…). 4)-Système de classement et d’archivage des pièces et des documents comptables ⬧Concevoir un système de référence et de classement des pièces comptables par journal ⬧Décrire un système d’archivage des pièces et des documents comptables (support, durée, sécurité …) afin de tenir compte des exigences de la réglementation en vigueur (comptable, fiscale, juridique …). 5)-Les livres comptables obligatoires : ⬧Définir les livres que l’APAL est obligé de tenir conformément à la réglementation en vigueur (comptable, fiscale, juridique …) et de décrire le contenu de chaque livre, sa forme, sa conservation …. ⬧Décrire la liaison entre les livres comptables et les pièces justificatives (chemin de révision). Il s’agit de présenter un schéma permettant de présenter clairement l’itinéraire à parcourir pour descendre des livres vers les pièces justificatives et vice versa. 6) Modèle retenu de présentation des états financiers : Définir les travaux de fin d’exercice et déterminer le modèle de présentation des états financiers approprié à l’APAL sur la base des anomalies décrites à l'avis du réviseur des comptes pour les exercices 2014, 2015 et 2016. 7) Guides des travaux d’inventaire comptable et de justification des comptes Le cabinet aura à élaborer un guide décrivant tous les travaux d’inventaire comptables et de justification des comptes de l’APAL : le déroulement et l’ordonnancement des travaux avec la conception des supports à utiliser pour les travaux récurrents. 8) Guide de prise d’inventaire physique ⬧Elaboration des instructions d’inventaire spécifique à l’APAL ⬧Elaborer une nomenclature des codes d’inventaire à adopter pour chaque nature de biens en relation avec le système de codification "code à barre" existant. Ce Manuel de procédures doit constituer un guide à la disposition du personnel de l'APAL, ainsi qu´une référence permettant d´effectuer périodiquement et systématiquement des contrôles de sa bonne application par les responsables et les chefs hiérarchiques et par les organes de contrôles et d'audit et un moyen d'évaluation des performances. Le manuel comptable à établir devra tenir compte de l’ensemble des activités de l'APAL et particulièrement :

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- Gestion de la comptabilité générale, avec toutes ses procédures de centralisation de l'information et celles de recoupement et de vérifications nécessaires ;

- Gestion financière : Gestion de la facturation et de recouvrement, et de trésorerie ; - Gestion des ressources humaines (gestion de paie, gestion des prêts…) ; - Gestion des approvisionnements (achat direct, achat par consultation, achat par fonds de

caisse) ; - Gestion des marchés (suivant le dernier décret en cours), - Gestion des stocks ; - Gestion des moyens généraux (suivi, entretien, suivi petit matériel, gestion des matériels

roulants, gestion du carburant et gestion des espaces communs, gestion des biens immobiliers …) ;

- Gestion des unités techniques : procédures de Gestion des projets (suivi de mise en œuvre des projets de coopération, suivi de mise en œuvre des projets financés par l’Etat), et toutes les procédures administratives et financières en lien avec la mise en œuvre des activités techniques (achats, déplacements, arrêts des couts de ventes, facturation, recouvrements, recrutement formateurs externes, recrutement formateurs internes et leurs rémunérations, ...) ;

- Gestion des affaires juridiques et contentieuses ; - Procédures d'audit interne : en tenant compte des exigences de la GBO : charte d'audit,

méthodologie d'élaboration de la cartographie des risque planification, suivi, définition des tableaux de bord spécifiques pour pilotage des anomalies détectées et des mesures correctives ;

Le titulaire est appelé à adapter les nouvelles procédures à ce nouveau contexte. Les résultats minutes (rapports et plans) de cette 1ére phase de la mission seront présentés par le titulaire au PNUD. Le titulaire procédera si nécessaire, à des ajustements du manuel comptable, en vue d'établir les documents définitifs de cette première phase. Phase 2 : Assistance à l'application du manuel comptable Les nouvelles procédures feront l’objet des tests de mise en place et d’application par le titulaire en étroite collaboration avec les responsables de la comptabilité, du finance et des utilisateurs à l'APAL. Le titulaire assistera aussi, le personnel de l'APAL à l’application du manuel comptable réalisé durant un mois en continu. Il s'agira d'accompagner et/ou former le personnel de l'APAL lors de l'application de ce manuel comptable, en vue de sa parfaire maîtrise. A ce titre des tests appropriés tendant à mesurer le degré de l’application des procédures suggérées seront effectués, les difficultés constatées essentiellement à ce titre seront analysées et solutionnées en collaboration avec les responsables concernés de l'APAL. Les résultats minutes (rapports et plans) de cette 2ème phase de la mission seront présentés par le titulaire au PNUD. Le titulaire procédera si nécessaire, à des ajustements du manuel comptable, en vue d'établir les documents définitifs de cette deuxième phase. 6. Obligations de l'APAL Le PNUD/APAL désignera à ce sujet un représentant responsable qui sera le vis-à-vis au près du titulaire, pour toutes les questions et informations afférentes à cette mission. Aussi, il notifiera les remarques, commentaires, suggestions de l’APAL sur les rapports présentés par le titulaire ; Pour les besoins de cette mission, le PNUD /APAL proposera :

• Un comité de pilotage restreint désigné par la Direction Générale de l’APAL, qui validera les rapports définitifs de chaque phase, et qui organisera et animera les réunions avec la direction générale.

• Une équipe de travail composée de représentants à partir des services centraux de l’APAL.

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Cette équipe sera habilitée notamment à : - Accompagner le titulaire lors des différentes phases ; - Faciliter le travail du titulaire, en lui fournissant les documents et les supports nécessaires, et en organisant les visites et entretiens au sein des différentes directions de l’APAL.

L’APAL mettra à la disposition du titulaire tous les documents jugés nécessaires, notamment : - La loi de création de l’APAL et tous les textes subséquents et relatifs à la gestion du littoral ; - Le décret d’approbation de l’organigramme et son annexe ; - Le décret 2431 du 11/12/1995 relatif à l'organisation administrative et financière de l’APAL ; - Le schéma directeur informatique ; - La réglementation interne de l’APAL ; - Les manuels existants de procédures et de comptabilité ; - Le plan quinquennal du développement économique et social 2016-2020 ; - Et tout autre document jugé utile.

6. Durée de la mission

La durée de la mission, sera d’une durée totale de deux (02) mois calendaires (60 jours)(1mois = 30 jours)à compter de la date de la réunion de démarrage.

- Phase 1 : Se déroulera sur 45 jours - Phase 2 : Se déroulera sur 15 jours.

7. Délai d’exécution Le délai contractuel d’exécution de l’étude est fixé à deux (02) mois calendaires avec 10 jours de délais d’approbation avec un effort de 40H/J. Les délais sont répartis comme suit :

- Remise du livrable de la phase 1 :

• Durée de la phase1 (y compris dimanche et jours fériés) : ……45 jours - Remise du livrable provisoire ……………………………….…….40 jours - Remise des livrable finale …………………………………..……….05 jours

• Remise du livrable de la phase 2…..........................................15 jours L'intervention de chaque expert pour chaque phase de la mission, sera calculée à raison de 5 jours de travail / semaine. A titre indicatif les délais d’approbation de l’APAL sont d’environ 5 jours pour chaque phase de la mission.

8. Modalité de paiement Les honoraires du soumissionnaire seront payés conformément aux conditions suivantes au fur et à mesure de l'avancement de l'étude.

Echéance Montant à payer

Livrable1 A la remise de la version provisoire de la phase1

30 % du montant total du marché

A la validation du livrable en version finale de la phase1 30 % du montant total du marché

Livrable2

A la validation du livrable en version finale de la phase2 40 % du montant total du marché

9. Méthodologie réalisation des prestations

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Le prestataire proposera une méthodologie pour la conduite des travaux qu’il envisage d’engager, le planning détaillé pour les différentes tâches de la présente mission et son chronogramme d'exécution.

10. Livrables Les deux phases de la mission telles que décrites ci-dessus aboutiront à la remise des rapports et plans minutes qui ne seront définitifs qu’après correction et validation par l’APAL. Phase1 (Livrable1) : Elaboration d’un manuel comptable

• 05 copies couleurs en format papier des rapports et plans provisoires et définitifs • 05 copies en format numérique (1 USB pour chaque copie) des rapports et plans

provisoires et définitifs (en format .doc et pdf) Phase 2 (Livrable2) : Assistance à l’application du manuel de procédures

• 05 copies couleurs en format papier des rapports et plans définitifs. • 05 copies en format numérique (1 USB pour chaque copie) des rapports et plans définitifs

(en format .doc et pdf)

11. Qualification des expert(e)s

Désignation Nombre minimum

demandé Critères Minimum requis pour la conformité

Un (01) consultant principal (Expert-comptable)

Bac + 5 Diplôme

universitaire Titulaire d’un diplôme universitaire (Bac + 5) en expertise comptable

10 Expériences Dix (10) années

06

Références

⬧Quatre (04) références dans le domaine similaire dont le montant de la mission est supérieur à 10 mille dinars tunisien ⬧Deux (02) références en tant que chef de projet dans le domaine similaire dont le montant de la mission est supérieur à 10 mille dinars tunisien

Un (01) consultant d’appui Réviseur comptable

Bac +5 Diplôme

universitaire Titulaire d’un diplôme universitaire (Bac + 5) en révision comptable

10 Expériences Dix (10) années

05 Références

Cinq (05) références dans le domaine similaires dont le montant de la mission est supérieur à 10 mille dinars tunisien

o Le soumissionnaire peut faire appel à tout profil qu’il jugera nécessaire. o L’ancienneté est escomptée à partir de la date d’obtention du diplôme jusqu’à la

date de remise des offres. o Le soumissionnaire fournira les justificatifs nécessaires pour les références.

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MODELE DE LISTE DES MOYENS HUMAINS

Profil Nom / Prénom Qualification (Diplôme(s))

Nbre d’années d’ancienneté

Nbre de missions réalisées dans le

domaine

Chef de projet (Expert-comptable)

Réviseur comptable

….

….

N.B. - La liste n’est pas limitative, le soumissionnaire peut proposer d’autres profils qu’il juge nécessaire,

Je m’engage à mettre à la disposition de l'actuelle mission, tout autre profil jugé nécessaire.

Fait à..…………......, le …………....…….........

(Signature et cachet du soumissionnaire)

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LISTE DES REFERENCES SIMILAIRES EFFECTUEES PAR LE SOUMISSIONNAIRE

Nom du Candidat ou du membre d’un groupement : (1) A joindre fiche descriptif pour chaque mission présentée.

Tableau récapitulatif

NOM DE LA MISSION (1)

MONTANT DES PRESTATIONS

DATE DE DEMARRAGE

DATE D'ACHEVEMENT

JUSTIFICATIF

FAIT À ...................... LE ................ Nom et Prénom : ……………………………………..

Signature du soumissionnaire (chaque membre d’un groupement)

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12. Contenu de l’offre et méthodologie de sélection du consultant

1. Offre technique :

⬧Un CV mis à jour signé par le/a consultant/e incluant les expériences/références dans le domaine pertinent à la présente mission avec contacts des références à l’appui (nom, adresse, email et N° de téléphone…) ; ⬧Une note méthodologique ne dépassant pas cinq (05) pages sur l’approche à adopter pour la mise en œuvre de la mission (La démarche qu’il entreprendra pour réaliser la mission, la précision des différentes tâches de la mission et leur planning détaillé.) ; ⬧Le planning et le chronogramme d’exécution de la mission.

Pour permettre l’appréciation de l’expérience du personnel proposé le soumissionnaire devra fournir dans les CVs au moins les informations suivantes pour chaque profil :

- Noms et prénoms - Nombre d’années d’expérience - Diplômes - Les projets qui ont été réalisés avec la mention du mot "chef de projet" le cas échéant

- Les justificatifs de participation à des missions similaires pour chaque membre dupersonnel.

Le soumissionnaire devra présenter les CVs du personnel signé par l’expert ainsi que celui du chef du projet signé.

2. Offre financière : elle doit être détaillée selon le tableau suivant :

Eléments Prix U HT en TND Nombre Total des honoraires

Honoraire de l’homme/

Jour de l’expert principal Frais relatifs aux honoraires du personnel d’appui

Divers ; comprenant les frais

de déplacement répartis par

élément de cout

Total Général en Hors Taxe en TND

3. Modalité de paiement

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4. Evaluation des offres

L’évaluation fera l’objet d’une sélection au mieux disant sur la base de la grille de notation et en tenant compte de la pondération sur la note technique et financière respectivement de 70% et 30%. A/L’évaluation de l’offre technique des expertsse fera comme suit :

Critères Points

Expert principal (Expert-comptable)

Formation universitaire (Bac + 5) en expertise comptable

- Moins que BAC +5…………..0 point 10 pts

- BAC + 5/ DEA/Master ……………..7 points

- Doctorat /PhD …………………10 points

Dix(10) années au minimum dans le domaine similaire 10 pts

- Moins de 10 années ………………………. 0 point

- De 10 à 15 ans ………………………………..5 points

- Plus que 15 ans …………………………… 10 points

Avoir des références dans le domaine similaire dont le montant de la mission est supérieure à 10 mille dinars tunisien.

- Moins de 4 références ………………. 0 point - 4 références ……………………...5points

N° du

Prix Désignation du Prix Unité

Quantité

Prix unitaire DT HTVA

Prix Total DT HTVA

ELABORATION D’UN MANUEL COMPTABLEPOUR L'APAL ET ASSISTANCE A SON APPLICATION

1 Établissement des rapports et plans relatifs à la phase 1 (Elaboration d'un manuel comptable) conformément aux TDR y compris toutes sujétions.

Forfait 1

2 Établissement des rapports et plans relatifs à la phase 2 (Assistance à l'application du manuel comptable) conformément aux TDR y compris toutes sujétions.

Forfait 1

Total hors TVA

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- Plus que 4 références ………… 6 points - Plus que 4 références et au moins 01 référence dans le

domaine similaire en tant que chef de projet dans le montant est supérieur à 10 mille dinars tunisien ………… 08 points

- Plus que 4 références et au moins 02 références dans le domaine similaire en tant que chef de projet dans le montant est supérieur à 10 mille dinars tunisien ………… 10 points

10 pts Références relative à l’assistance à l'application du manuel de procédures.

- 0 référence ………. 0 point - 3 références …………5 points - Plus que 3 références …. 10 points 10 pts

Appréciation de la note méthodologique et du planning et chronogramme d’exécution par le comité d’évaluation :

1. Clarté de l’approche, cohérence et réponse aux délais dela mission.

- Les aspects importants de la tâche à accomplir ont-ils été traités de

manière suffisamment détaillée selon les orientations des TDRs………15 points

- La présentation est-elle claire et le déroulement des activités et la planification et du chronogramme sont-ils logiques, réalistes et garantissent-ils une réalisation efficace duprojet …….15 points 30 pts

2. Expert d’appui Réviseur comptable

Formation universitaire (Bac + 5) en réviseur comptable - Moins que BAC +5 …………0 point

- BAC + 5/ DEA/Master …………10 points

10 pts

Dix(10) années au minimum dans le domaine similaire

- Moins de 10 années………………. 0 point - 10 années ……………………...5 points - Plus que 10 années ………… 10 points

10 pts

Avoir des références dans le domaine similaire dont le montant de la mission est supérieure à 10 mille dinars tunisien.

- Moins de 5 références ………………. 0 point - 5 références ……………………...5 points - Plus que 5 références ………… 10 points

10 pts

Total 100 pts

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B/Evaluation des Offres financières Seules les propositions financières des candidatures retenues suite à l’évaluation technique avec un minimum de 70/100 points seront considérées pour l’évaluation financière. Il est demandé au consultant de fournir son offre financière globale pour l’ensemble de la mission.

C/ Attribution La Proposition financière la moins disante (Fm) obtient un score financier (Sf) de 100 points. Les scores financiers (Sf) des autres offres sont établis de la manière suivante :

Sƒ = 100 x Fm/F, Sƒ Étant le score financier, Fm la proposition la moins disante et F le montant de la proposition considérée. Les poids respectifs attribués aux propositions technique et financière sont respectivement 70% et 30%. La note finale S (correspondant au score technique et financier combiné) est calculée comme suit :

S = St X70% + SfX30% St : étant le score technique

La note finale correspondra à la somme des 2 notes obtenues pour les critères considérés. A l’issue de l’analyse, les soumissionnaires seront classés par ordre décroissant de valeur en fonction de la note finale obtenue. Le soumissionnaire ayant obtenu le score technique et financier combiné (S) le plus élevé sera retenu pour l’exécution de la mission.

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Schéma de l'actuel organigramme de l'APAL