Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines

POURQUOI UTILISER LE

LANGAGE XML POUR GERER LES

DOCUMENTS ?

LES ENJEUX DE LA GED

LES UTILISATIONS DU XML

en Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines

LE DOCUMENT

SOMMAIRE

De : service RH

À : M. le PDG

Le xx/xx/2005

NOTE n° 132-A

La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006…

UN DOCUMENT EST COMPOSE DE 4 ELEMENTS :

Émetteur

Destinataire

Date

Référence

Contenu

Service RH

M. Le PDG

Xx/xx/2005

132-A

La DRH a évalué…

LE SUPPORT

PHYSIQUE

LES DONNEES

LA STRUCTURE

LA MISE EN PAGE

LE DOCUMENT NUMERIQUE N’UTILISE PAS DE SUPPORT PHYSIQUE

Émetteur

Destinataire

Date

Référence

Contenu

Service RH

M. Le PDG

Xx/xx/2005

132-A

La DRH a évalué…

+

+

+ MISE EN FORME

LA STRUCTURE LES DONNEES

LE SUPPORT PHYSIQUE

}

}

le fond

La forme

DOCUMENT NUMERIQUE = STRUCTURE + DONNEES + MISE EN FORME

1 FICHIERpour la structure

(.xsd ou .dtd)

1 FICHIERpour les données

(.xml)

1 FICHIERpour la mise en forme

(.xsl ou .css)

1 DOCUMENT NUMERIQUE = 3 FICHIERS

POURQUOI UTILISER

UTILISER LE LANGAGE

XML

POUR GERER LES

DOCUMENTS?

1- POUR FACILITER LE TRANSFERT DES DOCUMENTSD’UN ORDINATEUR A UN AUTRE

De : service RH

À : M. le PDG

Le xx/xx/2005

NOTE n° 132-A

La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006…

EERGKRLGKRLGKRLGRMG?KRLKG?RKG?RGK?RGKR?GKG?KRG?KRG?RKL?GRKLG?RKLG?RGK?RGLK?RGRGRGRG

RGRGREG

ERGREGREG

ERGRGRGRGRTGRGRGRG

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!

On ne peut pas ouvrir (ou parfois on y arrive mais le fichier est altéré) un fichier au format propriétaire (Word, Wordpro, Wordperfect…) si l’on ne possède pas le logiciel sur lequel il a été conçu ou si le système d’exploitation (Windows, MacOs, Linux…) est différent.

LE DOCUMENT XML EST LISIBLE (EN RESPECTANT LA MISE EN FORME)

ET MODIFIABLE PAR N’IMPORTE QUEL ORDINATEUR.

De : service RH

À : M. le PDG

Le xx/xx/2005

NOTE n° 132-A

La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006…

De : service RH

À : M. le PDG

Le xx/xx/2005

NOTE n° 132-A

La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006…

De : service RH

À : M. le PDG

Le xx/xx/2005

NOTE n° 132-A

La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006…

Document XML

Document XML

Document XML

DOCUMENT XML

2. POUR GAGNER DU TEMPS : DES RECHERCHES PLUSRAPIDES

LA RECHERCHE INFORMATISEE DE DOCUMENTS SUIT LA PROCEDURE SUIVANTE :

2. RECHERCHE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES

3. AFFICHAGE DE LA LISTE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES

1. SAISIE DES MOTS-CLES

S S F F S D S F S D S F S F S D S F S S D D S S F F F S D S S D S D S F F S S F S D S D S F F S S D S F S D S F S D S F F S S

Un fichier informatique « standard » se compose d’informations concernant la structure du document (S), sa mise en page (F) et les données (D).

Le moteur de recherche va lire l’ensemble de ces informations jusqu’à ce qu’il trouve les données (D) qui ont été saisies.

AVEC XML

S S S S S S S S S

D D D D D D D D D

F F F F F F F F F

Le document XML étant composé de 3 fichiers :

•1 fichier regroupant les informations sur la structure du document,

•1 fichier regroupant les informations de mise en page,

•1 fichier regroupant les données,

le moteur de recherche va uniquement lire le fichier des données pour trouver celles qui ont été saisies (D), d’où un gain de temps considérable (3 fois moins de données à lire que dans un fichier « classique »).

2. POUR GAGNER DU TEMPS : UNE SEULE CHARTEGRAPHIQUE POUR TOUS LES CANAUX DE DIFFUSION

S S S S S S S S S

D D D D D D D D D

F F F F F F F F F

LIMOUSIN

Deojkzefd 12 z4d8 zdfZdfddfd ofdejfefoijefijefDkzeoffo.

Terfef 1 fedf64 665 :•2100 ezfzef 85•Fef 41 fef iejffef 447•Relgpjreoerg 465465

Rfpojfezoifj ezfue fofj eEfef pekfgfkrgfkrgkrg.

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3. POUR ETRE PLUS PRODUCTIF

LE XML PERMET :

- de créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents

- d’augmenter la durée de vie du document qui ne dépend plus des évolutions technologiques

- d’automatiser la mise en page des textes

- de s’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles

LES ENJEUX DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

- EXHAUSTIVITE : la totalité des documents d’une organisation est concernée par la GED.

- COHERENCE : la GED permet d’assurer la cohérence structurelle et visuelle de l’ensemble des documents de l’organisation.

- TRACABILITE : le document électronique est consultable sur n’importe quel ordinateur mais on peut protéger sa structure et sa feuille de style contre les modifications pour permettre d’identifier sa provenance.

LES UTILISATIONS DU XMLen Terminale Communication & Gestion des

Ressources Humaines

1.Quelles utilisations ?

2.Quels outils ?

3.Les utilisations du XML

LE XML PERMET :

- de créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents

- d’automatiser la mise en page des textes

- de s’affranchir des contraintes liées aux différentesplateformes logicielles et matérielles

LES UTILISATIONS DU XML1.Quelles utilisations ?

S’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles :

Créer un document (Office 2003)

Enregistrer le document au format XML

Ouvrir le document avec un autre logiciel(Internet Explorer)

De feuilles de styles

De modèles de documents

De filigranes & logos

D’en-têtes & pieds de page

De bibles de paragraphes

Notion de charte graphique

Utilisation/Création

Automatiser la mise en page des textes :

Créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents :

Réfléchir à la structure du document

Créer la structure (fichier .xsd ou .dtd)

Saisir les données (fichier .xml)

Utiliser (pas concevoir) une ou plusieursfeuilles de style (fichier .xsl ou .css)

2. Quels outils ?

LES UTILISATIONS DU XML

MS Office 2003 (possibilité d’enregistrerLes documents au format XML)

MS XML Notepad (création de structureXML; logiciel gratuit)

Open Office (format d’enregistrementXML par défaut; logiciel gratuit)

LES UTILISATIONS DU XML

Réfléchir à lastructure du CV

Analyser unestructureexistante

Utiliser unmodèleexistant

Création deLa structure

Utilisation/Modification

Saisie des données

Association d’une feuillede style existante pourpublication sur Internet

Association d’une feuillede style existante pour

Impression papier

ou ou

ou

et

3. Exemple : réalisation et diffusion d’un CV