The Unesco-ICOM Centre: documentation in the service of the museologist

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    03-Oct-2016

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  • Le Centre Unesco-Icom : la documentation au service du mustologue

    Ce qui frappe, dans le processus d'intgration de la musologie dans le monde de l'ordinateur qui se cre sous nos yeux, c'est l'importance qu'y prend la documentation concernant l'objet de muse, celle relative au muse mme.

    I1 faut reconnatre que, pour ncessaire qu'elle ft, la documentation a rarement eu jusqu'ici la place qui devait tre la sienne. Le muse a dj deux petits sicles de respectabilit derrire lui et pourtant ! Presque toujours, on a sous-estim dans le pass le rle de la documentation, instrument de culture, outil de travail pour le chercheur. Elle a gnralement t traite en parente pauvre, faite avec les moyens du bord, selon les conceptions de chacun, sans gure se proccuper de ce qui se faisait chez le voisin. Si les raisons de ce manque de coordination sont multiples, diverses, en fait, on peut les rsumer dans cette constatation : on n'a jamais accord la documentation cette universalit que l'on reconnat depuis longtemps l'objet dont elle est, pourtant, le complment indispensable.

    Or voil qu' l'heure de l'lectronique, la documentation va prendre une dimension nouvelle, peine concevable, l'chelle des possibilits pratiquement illimites des mmoires de l'ordinateur, de la vitesse laquelle la machine traite les donnes mmorises.

    Les difrents articles qui composent l'essentiel de ce numro donnent un aperp de l'norme effort de rationalisation des techniques, de systmatisation de la formula- tion, de normalisation du langage qu'imposera l'emploi de l'ordinateur. Avant de se mettre au service du musologue, la machine exige de lui qu'il se plie ses techniques, ses formules, son langage. Rappelons que lors d'une exprience, sur IOO rponses d'ordinateur, on a obtenu de 50 IOO % de rponses pertinentes ; de o z j yo de rponses approches ; de o z j :h de rponses incorrectes. Ce n'tait pas le cerveau lectronique qui se trompait ; c'taient les demandeurs qui posaient leurs questions de fason trop imprcise, trop ambigu pour tre correctement traduites dans le langage de la machine. C'est dire la discipline que devront s'imposer les musologues. Pour l'immense majorit d'entre eux, ce sont les habitudes de penser qui se trouveront bouleverses par l'exigence d'un nouveau mode d'expression. La transition sera difficile.

    C'est justement faciliter cette transition qu'uvrent l'Icom et plus particulire- ment le Centre de documentation musographique Unesco-Icom. Cet effort se mesure mieux en jetant un coup d'il sur son pass et son prsent.

    A l'origine, c'est--dire en 1947, le centre a uniquement t c o n p pour doimer, la Division des muses et monuments de l'Unesco, le service de documentation ration- nel et permanent dont elle avait besoin. Trs vite la division voyait l'intrt que pr- sentait un tel centre pour les professionnels des muses. L'anne suivante, elle en confiait la gestion l'Icom, qui se donnait pour objectif d'en faire un centre inter- national de documentation pour la musographie et la musologie.

    La tche n'a pas t facile. I1 n'y avait pratiquement pas de prcdent dont le centre puisse tirer une exprience valable, un fonds de documents, sinon peut-tre le trs lointain Office international des muses. Encore n'tait-il pas organis pour fournir un matriel documentaire suffisant, et le peu qui aurait pu tre utile au centre avait t dispers par la guerre. Certes, l'Office international des muses tant un organisme de feu l'IICI, l'Unesco en tait l'hritier. Mais l'hritage restait plus moral qu'effectif, plus juridique que pratique. Donc, le Centre de documentation musographique Unesco-Icom partait de zro et il fallut tout crer avec des moyens fort rduits puisque, durant prs de vingt ans, il fonctionna avec une fonctionnaire plein temps et trois fonctionnaires mi-temps !

    Yvonne Oddon, qui fut charge de la cration de ce centre, dut tablir une classi- fication de base ... partir de documents photographiques.

    Cette classification, certes amnage, constamment mise jour, est l'une des rus- sites techniques du centre. Elle est inspire, non de la Classification dcimale univer-

    par Paulette Olcina

  • selle, trop sommaire en matire de musologie, mais de la classification de la Biblio- thque du Congrs amricain. Les indices de celle-ci sont plus simples, susceptibles dune extension pratiquement infinie. Enfin, ce qui prend une grande importance lheure de lordinateur, ils permettront le passage un systme lectronique avec une relative facilit.

    Cette classification donne lanalyste la possibilit de consigner sur un fichier unique tous les documents musographiques par sujets, pays, muses, au total plus dun millier de sujets, depuis le projet darchitecture du muse jusquaux problmes de relations extrieures en passant par la gestion, les rgles administratives, le gar- diennage, la conservation, la restauration, la prsentation, le rle ducatif.. ., tous les types de muses, depuis le muse dentreprise jusquau grand muse national dpartements multiples.

    Les documents musographiques, objet des analyses, sont aussi divers que nom- breux : priodiques ou publications scientifiques publis par les muses, manuels et traits gnraux de musologie, guides permanents, catalogues delrpositions tem- poraires, monographies, rapports dexperts, communiqus et coupures de presse, documentation iconographique et photographique, plans, affiches.

    Ainsi, grce un lent, obscur et minutieux travail poursuivi durant des annes, le centre peut aujourdhui rpondre pratiquement toute demande de renseignements de tout professionnel du muse, dans quelque domaine de sa comptence que ce soit. Nous sommes heureux de pouvoir ainsi venir en aide aux musologues qui travaillent dans des conditions particulirement difficiles ; viter des ttonnements, des pertes de temps, dargent celui qui se dbat seul, ou presque seul: conservateur isol, pionnier appel crer des muses dans les pays en voie de dveloppement.

    Cette tche justifierait dj elle seule la confiance que nous ont accorde lUnesco et les membres de lIcom, mais le centre a dautres ambitions et sest attel des uvres de longue haleine, toutes orientes vers les mmes buts : aider lIcom resserrer les liens entre professionnels des muses lchelle du monde ; apporter aux musologues laide maximale quils attendent dun centre international.

    Pour ce faire, le centre a entrepris la constitution dun fichier international des fournisseurs de matriel et de fournitures musographiques. Dans un tout autre domaine, il participe llaboration dune bibliographie musographique interna- tionale ; il tablit galement un rpertoire intemational des muses avec le maximum de renseignements sur leurs caractristiques principales. Ce rpertoire tabli sur fiches permet une visualisation immdiate de toutes les activits dun muse ; trs frquem- ment consult par les chercheurs qui viennent travailler sur documents au centre, il offre la possibilit de dresser les listes trs nombreuses qui sont demandes par nos correspondants et concernant les collections les plus diverses.

    Dautre part, conscients de linsuffisance de linstrument de travail que constitue une bibliographie, car la plus parfaite reste dune manipulation dlicate, ne serait-ce quen raison de la multiplicit des langues dans lesquelles les articles et rapports peuvent tre crits, nous avons commenc au centre ltude du dossier technique que nous esprons mettre la disposition des musologues.

    I1 sagit dun dossier qui traite dans toute la mesure possible, de faqon exhaus- tive, un sujet musographique avec copie des articles les plus intressants, documen- tation photographique, iconographique, plan de travail, description des techniques, des mthodes, en bref, linstrument idal du professionnel appel traiter de ce sujet. Actuellement, un essai est en voie de constitution. I1 concerne la prsentation du costume.

    Enfin, outre sa tche de coordination dans les travaux des comits internationaux de lIcom, le centre assure le secrtariat du Comit international de documentation qui sest fix pour but ltude et lapplication de normes en matire de documentation. Ce comit a cr un groupe de travail sur ltude des diverses utilisations de lordina- teur dans le domaine musographique. Cest l, dans un effort commun de rationalisa- tion des systmes, des techniques, que le centre uvre faciliter la transition de la documentation musologique ccartisanaley celle de llectronique.

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  • The Unesco-ICOM Centre: documentation in the service of the museologist

    What is striking in the process of integration of museology into the computer world which is coming into being under our very eyes is the importance assumed by documentation on museum objects and on museums themselves.

    It must be admitted that, necessary though it was, documentation has rarely before been given its rightful place. Museums already have two centuries of respectability behind them and yet, almost always in the past, the importance of documentation as a key to knowledge and a working tool for the research worker has been under- estimated. It has generally been regarded as a secondary activity, carried out with the means available, and by the light of nature, little or no attention being paid to what was being done in other museums elsewhere. While the reasons for this lack of co-ordination are many and various, they can be summed up by saying that docu- mentation has never been recognized as universal in the same way as the object, to which it forms nevertheless the indispensable pendant.

    With the advent of electronics, documentation is now entering on a new, barely conceivable dimension to match the almost boundless possibilities of computer memories and the speed with which memorized data are processed mechanically.

    The various articles which take up the greater part of this issue give some idea of the tremendous effort which will have to be made to rationalize techniques, syste- matize formulation and standardize language, as a result of the use of the computer. If the machine is to serve the museologist, he must conform to its techniques, its methods, its language. Let us remember that in one experiment, out of every IOO replies from a computer, from 50 to IOO pertinent replies were obtained, from o to z j approximate replies and from o to z j incorrect replies. It was not the electronic brain which was at fault: the questions were framed too inaccurately, too ambi- guously, to be correctly translated into machine language. This bespeaks the disci- pline which museologists will have to impose on themselves. The mental habits of the vast majority of them will be turned upside down by the need for a new form of expression. The transition will be difficult.

    To facilitate this transition is precisely what ICOM, and the Unesco-ICOM Museum Documentation Centre in particular, are trying to do. The magnitude of the effort required can be appreciated more fully if we take a look at the past and the present situation.

    To begin with, that is in 1947, the centre was designed solely to give Unesco's Museums and Monuments Division the rational, continuing documentation service it required. The division very quickly recognized the value of such a centre for museum people in general. The following year it was handed over to ICOM, whose objective was to make it an international documentation centre for museography and museology.

    The task was not easy. There was practically no forerunner on whose experience the centre might draw, no collection of documents, nothing but the rather remote International Museums Office, which was in any case in no position to provide an adequate stock of documentary material, the little which might have been of use to the centre having been dispersed by the war. As the International Museums Office came under the old League of Nations, Unesco did of course fall heir to it, but the inheritance was more symbolic than of practical value. So the Unesco-ICOM Museum Documentation Centre had to start from scratch. Everythmg had to be done with very reduced means: for nearly twenty years it was run with one full-time and three haK-time officials.

    Yvonne Oddon, who was responsible for setting up the centre, had to draw up the basic classification . . . from photographic documents.

    This classification, which has of course been adapted and constantly kept up to date, is one of the technical achievements of the centre. It is based, not on the Universal

    by' Paulette Olcina

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  • Decimal Classification, which is too summary in respect of museology, but on the United States Library of Congress system. The headings used in this system are sim- pler and lend themselves to practically unlimited extension. Lastly, and this is of great importance in our computer era, they will make it relatively easy to go over to an electronic system.

    This classification enables the analyst to put all museographical documents in a single index, arranged by subject, by country and by museum, there being altogether over a thousand Csubjectsyy, from museum design to public relations, including management, rules and regulations, custodianship, conservation, restoration, arrangement, educational activities, etc., and all types of museum, from the museum run by a private firm to the great national museum with many departments.

    The museographical documents analysed are both varied and numerous: periodi- cals or scientific publications issued by museums, handbooks and general treatises on museology, permanent guide-books, catalogues of temporary exhibitions, mono- graphs, experts reports, press cuttings and comizzmiqzds, iconographic and photo- graphic documentation, plans, posters.

    Thanks to years of slow, painstaking work behind the scenes, the centre can now meet almost any request for information from museum workers in every branch. It is gratifying for us to be able in this way to help museologists working in parti- cularly difficult conditjons, to save those who are struggling alone or almost alone- curators, working in isolation or responsible for setting up new museums in develop- ing countries-from the waste of time and money involved in groping in the dark.

    This task alone would warrant the trust placed in us by Unesco and the members of ICOM, but the centre has other ambitions. It has addressed itself to long-term projects all directed towards the same goals: to help ICOM tighten the bonds between museum workers all over the world, and to bring museologists all the assis- tance which they expect from an international centre.

    For this purpose we have started an international index of suppliers of museo- graphic equipment and supplies. In quite another field we are taking part in the compilation of an international museographic bibliography. We are also preparing an international directory of museums with as much information as possible on their main characteristics. By means of this directory, which is on cards, all the activities of a museum can be seen at a glance. It is very frequently cons...