Time Report Fr

Manuel de lUtilisateur Time Report est un logiciel de contrle dhoraire et d accs, conu spcialement en pensant votre

entreprise.

Time Report

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Ac ronym, Lda _ Zona Industrial I _ 3060-197 Cantanhede _ http://www.acronyn.com

Index

Installer Time Report ......................................................................... 4

1. Configuration minimum ..................................................................................... 4

Installation du logiciel version complte .............................................................................4

Installation de Time Report - version dactualisation .............................................................5

2. Lancer Time Report .......................................................................................... 7

3. Comment obtenir de laide ................................................................................ 8

Utiliser lAgent ......................................................................................................................8

Configurer et Prparer Time Report .............................................. 10

4. Enregistrement et configuration des terminaux............................................... 10

Enregistrement des terminaux ........................................................................................... 10

Configuration des terminaux .............................................................................................. 12

5. Planification des emplois du temps ................................................................. 20

Codes de traitement........................................................................................................... 20

Plans journaliers ................................................................................................................ 23

Plans de travail .................................................................................................................. 30

6. Dfinition de la structure dorganisation de lentreprise .................................. 33

Sections ............................................................................................................................ 33

Dfinir les employs........................................................................................................... 34

Dfinir les vacances des employs .................................................................................... 38

Dfinir les absences prvues des employs ....................................................................... 39

Dfinir des chelles et des plans journaliers substituts ....................................................... 40

Dfinir les jours fris ........................................................................................................ 41

7. Mise jour de la structure dorganisation ....................................................... 41

Saisie et Traitement des Donnes ................................................. 43

8. Saisir les pointages ......................................................................................... 43

9. Traiter les pointages ....................................................................................... 44

10. Vrifier et corriger les rsultats ....................................................................... 45

11. Consulter les rsultats .................................................................................... 48

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Consulter les pointages...................................................................................................... 48

Consulter les totaux ........................................................................................................... 50

Consulter les carts ........................................................................................................... 51

Consulter les horaires des employs .................................................................................. 52

Consulter les employs prsents et absents ...................................................................... 52

12. Exporter les donnes pour logiciels de traitement de salaires ........................ 53

Format des champs de texte et des champs numriques ................................................... 55

Options de signes .............................................................................................................. 56

Spcification de la largeur .................................................................................................. 56

Spcification de la prcision ............................................................................................... 56

Notions Avances ............................................................................ 59

13. Administration de lapplication ........................................................................ 59

Entreprises ........................................................................................................................ 59

Utilisateurs ......................................................................................................................... 61

Modules ............................................................................................................................. 62

Bases de donnes ............................................................................................................. 63

14. Fonctionnalits avances ............................................................................... 64

Configurer la saisie automatique des pointages ................................................................. 64

Envoyer des messages aux employs ............................................................................... 64

Configurer les incidents et les sorties en service ................................................................ 67

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Installer Time Report

Ce chapitre contient des instructions rapides et simples pour installer et commencer utiliser Time Report. Il explique galement comment utiliser laide en ligne.

1. Configuration minimum

La configuration ncessaire au Time Report est la suivante:

Ordinateur compatible IBM PC; Processeur Pentium 90Mhz ou suprieur; Disque dur avec 50 Mo despace libre pour une installation complte; 16 Mo de mmoire RAM (32 Mo conseill); Lecteur CD-ROM; Souris ou dispositif compatible (); Systme dexploitation Windows 95/98/2000 ou NT, dj install. Un ou plusieurs terminaux Acronym compatibles (Evolution I / II / Bio / 3 / 3 Bio, OutLock I / II / 3 / 3 Bio, miniSCAN 3).

Installation du logiciel version complte

La version complte de Time Report est idale pour les utilisateurs qui nont encore aucune version de Microsoft SQL Server install. Avec cette version, Microsoft SQL Server 2005 Express, un serveur de bases de donnes SQL gratuit fourni par Microsoft, sera install.

Pour installer SQL Server et TimeReport, allumez votre ordinateur, attendez quil est termin son dmarrage et excutez les pas suivants:

Commencez par insrer le CD dinstallation de Time Report pour accder au programme de bienvenue. Si la fonction Autorun est dsactive, cliquez sur Dmarrer et sleccionez Excuter, crivez unit:\dinstaller.exe, le mot unit correspondant la localisation de votre unit de CD-ROM, puis cliquez sur OK;

Slectionnez Installer Time Report SQL (Complet)

Suivez les pas indiqus par linstallateur et patientez jusqu ce que linstallation du programme soit conclue.

Aprs avoir copi tous les fichiers, le programme dinstallation vous demandera srement si vous souhaitez redmarrer votre PC. Si cest le cas, il est conseill de laisser le programme dinstallation redmarrer lordinateur de faon garantir que tous les fichiers soient installs correctement.

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Installation de Time Report - version dactualisation

La version dactualisation de Time Report est conseille pour ceux qui ont dj Time Report install et veulent peine lactualiser, ou alors pour ceux qui ont dj une version de Microsoft SQL Server installe et qui ne veulent pas installer Microsoft SQL Server 2005 Express. De cette faon, le programme dinstallation ninstalle que Time Report, sans aucun systme gestionnaire de bases de donnes. Cette version de Time Report peut tre utilis avec Microsoft SQL Server 2000 (ou MSDE) ou suprieur (en incluant les versions Express).

Actualisation de Time Report

Si vous avez dj Time Report install, son actualisation pourra tre faite trs facilement. A partir du programme de bienvenue, slectionnez loption Installer Time Report SQL (actualisation). Suivez les instructions du programme dinstallation. Aprs linstallation, vous pouvez utiliser Time Report de suite.

Installation dans une nouvelle instance de SQL Server

Pour installer une nouvelle instance de SQL Server, il faut avoir un CD Microsoft SQL Server ou, pour ce qui est des versions Express, le programme dinstallation. Initialisez linstallation de SQL Server, comme si ctait la toute premire fois.

Si ce nest pas la premire fois que vous installez ce programme, une fentre avec une option pour crer une nouvelle instance SQL Server apparatra lcran. Slectionnez cette option.

Vous devrez choisir ACRONYM pour le nom de linstance.

Choisissez Mixed Mode pour le mode dauthentification et introduisez acronym pour le mot de passe correspondant lutilisateur sa.

Attendez que linstallation de SQL Server soit termine et installez Time Report en suivant les pas de la section Installation dans une instance de SQL Server dj existante.

Installation dans une instance de SQL Server dj existante

Cette option est gnralement loption prfre par les utilisateurs puisque elle permet dconomiser des ressources sur lordinateur, tant donn quil nest pas ncessaire dinstaller une nouvelle instance de SQL Server. Cependant, il pourra y avoir des problmes de conflits avec dautres bases de donnes dj existantes. Dans ce cas, il vaudra mieux installer Time Report dans une nouvelle instance de SQL Server, comme expliqu ci-aprs.

Il faut que linstance existante supporte lauthentification mixte (Mixed Mode Authentication).

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Installez la version dactualisation de Time Report, comme expliqu dans la section prcdente, mais pour le moment nexcutez pas encore Time Report.

Dans l Explorateur de Windows, naviguez jusquau dossier o vous avez install Time Report (normalement a devrait tre dans C:\Programmes\Time Studio). Excutez lapplicatif SQLTools.exe. Cet applicatif aura laspect de la figure de droite.

Cliquez sur le bouton Avances et spcifiez les donnes de linstance de SQL Server, le nom de lutilisateur et le mot de passe respectif. Cliquez sur OK pour enregistrer ces options.

Cliquez sur le bouton Parcourir de la bote Liaison au SQL Server et naviguez jusquau dossier qui contient les fichiers TimeReport.mdf, TimeStudio.mdf et Acronym.mdf (le dossier o les fichiers sont hbergs est normalement dj choisi par dfaut).

Ensuite, cliquez sur le bouton Attacher puis patientez. Aprs les bases de donnes avoir t agrges correctement, vous pouvez lancer Time Report.

Lors du dmarrage de Time Report, la fentre de la figure d ct pourra apparatre lcran. Spcifiez nouveau le nom de linstance SQL, le nom de lutilisateur et le mot de passe. Vous devrez procder de cette manire trois fois (une pour chaque base de donnes de Time Report).

Une fois avoir pass cette tape, vous pourrez commencer utiliser Time Report.

Installation de Time Report sur lordinateur dun client (en utilisant les bases de donnes dun serveur)

Pour ce type dinstallation, il ny a pas besoin dinstaller SQL Server sur lordinateur du client. Time Report utilisera les bases de donnes existantes sur lodinateur serveur, branch lautre travers Ethernet. Installez dabord Time Report sur lordinateur serveur,

en utilisant nimporte lequel des points prsents prcdemment.

Vous devez vrifier sur le serveur si vous avez les permissions daccs ncessaires. Dabord, additionnez une exception dans le Firewall de Windows pour le programme sqlservr.exe. Dans les versions 2000 et MSDE, ce programme est localis dans C:\Program Files\Microsoft SQL Server\80\Binn; dans la version 2005 et suprieures il se trouvera dans C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Binn.

Dans les versions SQL 2005 et suprieures, vous devrez galement excuter lapplicatif SQL Server

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Configuration Manager, et vous certifiez que le service SQL Server Browser est en cours (si ce nest pas le cas, initialisez-le).

Installez la version dactualisation de Time Report en suivant les pas de la section Actualisation de Time Report.

Excutez Time Report pour la premire fois. La fentre de la figure ci-dessus apparatra lcran.

Dans cette fentre, insrez le nom de linstance SQL de lordinateur serveur, le nom de lutilisateur et le mot de passe daccs. Vous devrez procder de cette faon trois fois de suite (une pour chaque base donnes de Time Report).

Aprs avoir russi une connexion la base de donnes de lordinateur serveur avec succs, Time Report dmarre et vous pouvez enfin commencer lutiliser.

2. Lancer Time Report

Pour lancer Time Report, vous devrez en premier lieu, travailler avec le systme dexploitation adquat, puis accder la liste des programmes en cliquant sur Dmarrer, aprs quoi il sera possible de visualiser et accder aux programmes, o il suffira alors de lancer Time Report:

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3. Comment obtenir de laide

La plupart des utilisateurs, indpendamment de leur niveau de connaissances en informatique ou de contrle horaire, fini toujours par avoir besoin de consulter laide disponible dans lapplication.

Le systme daide peut tre consult en slectionnant loption Contenu du menu Aide ou en appuyant sur la touche F1.

Il est possible de parcourir laide, suivant trois mthodes diffrentes :

1 En effectuant une recherche laide dun index, qui au moyen dun systme de ramifications, permet de trouver linformation recherche.

2 A travers laide intuitive, qui permet de slectionner parmi tout les sujets disponibles, celui qui pourra le mieux vous venir en aide.

3 En utilisant loption rechercher, qui permet daccder tout les sujets daide existant sur votre domaine de recherche.

Utiliser lAgent

Pour toute question sur Time Report, vous pouvez demander de laide lAgent.

LAgent fournit automatiquement des sujets daide ainsi que des suggestions sur des tches excutes en suivant votre travail.

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Par exemple, lorsque lutilisateur se trouve dans une fentre, effectue une tche prcise et quil a un doute, il lui suffit de cliquer () sur lagent et ce dernier lui montre tout les sujets daide lis ce que celui ci est en train de faire, travers une bulle daide (voir fig.).

Cest travers la bulle daide de lAgent quil est possible de choisir lagent utiliser ainsi que les caractristiques de son comportement, en cliquant sur longlet Options.

Dans cette bulle daide, il est galement possible, e, cliquant () sur longlet "Astuces", lAgent fourni alors certains conseils dutilisation, de faon plus efficace, toutes les possibilits de Time Report.

Il est possible de choisir entre trois Agents diffrents. Tous prviennent lutilisateur lorsque celui ci effectue une tche incorrecte ou commet des erreurs, et propose alors des conseils et diverses informations pour une meilleure utilisation du programme.

Gnie Robot Magicien

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Configurer et Prparer Time Report

Ce chapitre dcrit toutes les configurations ncessaires pour que Time Report soit en bon tat de fonctionnement, depuis la configuration des terminaux, jusqu lenregistrement des employs, en passant par saisie des emplois du temps.

Aprs cette tape, le travail de lutilisateur se rsumera la saisie et le traitement des pointages.

4. Enregistrement et configuration des terminaux

Enregistrement des terminaux

Avant de tenter lenregistrement dun terminal, certifiez-vous de possder le code denregistrement respectif, car sans ce code certaines fonctions de Time Report, comme laccs de plus de cinq employs, seront inhibes.

Pour enregistrer un terminal donn il faut procder de la faon suivante:

1 Pour activer la fentre des Terminaux, il faut slectionner Terminaux dans le menu Configurations.

2 Dans cette nouvelle fentre, il faut cliquer sur longlet Nouveau Terminal partir de la barre doptions. Une bote de dialogue apparat alors o il faut choisir le type de connexion tablie entre le PC et le terminal :

Local - terminal connect au port en srie ou au port USB du PC;

Modem - terminal connect au PC par modem via une ligne tlphonique;

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Rseau - terminal connect un autre PC en ligne possdant lapplication "DRemote" installe;

TCP/IP terminal connect au PC par rseau Ethernet. Pour ce type de terminal il faut insrer un masque rseau dadresse IP ncessaire pour la dtection du terminal.

Note: Le masque rseau dadresse IP dpend de ladresse IP attribue lordinateur et du masque de sous-rseau. Par exemple, si lordinateur possde une adresse IP 192.168.0.1 attribue, et que le masque de sous rseau est 255.255.255.0, le masque dadresse ncessaire sera 192.168.0.255. Mais si le masque de sous-rseau est 255.255.0.0, le masque dadresse utiliser sera alors 192.168.255.255.

A la fin cliquez sur longlet "Dtecter".

3 Si un nouveau terminal est dtect, et si le moyen de communication est TCP/IP, une nouvelle bote de dialogue apparat dans laquelle il faut attribuer une adresse IP au terminal. Aprs cette tape, ou un autre mode de communication, la dtection est acheve et laisse apparatre une icne, sur laquelle il faut double-cliquer, pour pouvoir enregistrer le terminal.

Si aucun terminal nest dtect, cela est peut tre d au fait que :

La ligne de donnes est peut-tre mal branche (fils coups, prises mal branches etc.) ;

Lalimentation du terminal est dbranche ;

Vous tenter de dtecter un terminal dj enregistr (vrifiez la fentre des terminaux) ;

Vous avez dpass le nombre limite du convertisseur RS232/RS485 ;

Les terminaux sont tous enregistrs.

Si un terminal est apparu, mais que son nom ne correspond pas au modle du terminal install, cest parce que deux terminaux ou plus sont en train dtre enregistrs simultanment.

Si un terminal est apparu mais lorsque lon double-clique dessus, il ne se passe rien, cela peut indiquer que la ligne de donnes est mal branche.

4 Dans la bote de dialogue Nouveau Terminal, saisissez le code denregistrement correspondant au numro de srie indiqu. Cliquez sur OK pour terminer lenregistrement du terminal.

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5 Une fois le code correctement saisit, la bote de dialogue apparat et le terminal apparat dans la fentre principale des terminaux.

Configuration des terminaux

Tous les terminaux enregistrs se trouvent dans la fentre des terminaux.

Si vous double-cliquez sur un des terminaux, ou faites un clique droit sur la souris et choisissez Proprits du menu popup, la fentre Proprits du Terminal apparat votre cran. Cette fentre permet de configurer toutes les fonctions relatives au terminal slectionn.

Laspect de la fentre de proprits varie selon le type de terminal slectionn, ainsi que les fonctions relatives ce dernier. Les fentres de proprits prsentes dans ce manuel concernent les terminaux Evolution 3/3 Bio.

Une fois le processus de configuration termin, vous pouvez valider les modifications effectues en appuyant sur longlet OK ou sortir sans valider les changements effectus en appuyant sur longlet Annuler.

Evolution 3/3 Bio

Display

Le sparateur "Display" du modle Evolution 3 et du modle Evolution 3 Bio est sensiblement diffrent des autres terminaux. Au lieu de configurer le texte dsir pour quil apparaisse sur lcran du terminal, celui-ci est slectionn parmi les crans graphiques prdfinis. Les crans sont personnalisables partir dune application externe le TimeDraw o il est possible dinsrer des formes, du texte, des bitmaps ainsi que des films monochromes. Les fichiers crs par ce programme ont une extension c.drw et doivent tre placs dans le dossier Ecrans dans le dossier dinstallation Time Studio.

La liste des crans disponibles dans la bote Display montre les fichiers au format TimeDraw disponibles. Sil existe un fichier Prdfini, il est lcran prdfini de ce terminal, lcran prdfini du terminal ntant pas disponible en fichier. En slectionnant un des noms de la liste, un aperu de lcran est visible, avec toutes les figures et les animations incluses.

Apres avoir slectionner lcran, si vous le souhaitez cliquer sur "Envoyer vers le terminal", pour que lcran soit visible sur le terminal.

Note: lenvoi dun cran vers le terminal implique la suppression de lcran actuel du terminal, et ne peut pas tre annul (si vous appuyez sur le bouton "Annuler" lcran prcdent napparatra pas nouveau sur le terminal). Cependant, si lcran prcdent est disponible dans votre liste, vous pourrez nouveau lenvoyer.

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Fonctionnement

La fentre de fonctionnement contient les options de configuration de base des terminaux Evolution 3 et Evolution 3 Bio. Elle est divise en trois parties : la premire pour les terminaux de pointage, la seconde avec les options de contrle daccs, et la troisime avec les spcifications des lecteurs externes branchs.

Les options disponibles sont :

Montrer numro Prcise si le terminal doit montrer le nom et le numro de badge de lemploy au moment du pointage. Par dfaut, le terminal ne montre que le nom de lemploy.

Dbrancher lecteur RFID interne Dconnecte le lecteur de badges RFID interne. Restent disponibles le clavier (PIN), le lecteur biomtrique ainsi que les lecteurs externes.

Garder des pointages invalides Indique que le terminal doit enregistrer les pointages de personnes non enregistres ou demploys enregistrs en dehors de leur priode daccs. La pointage sera enregistre comme une pointage invalide.

Interdire pointages rptes durant X minutes En activant ce paramtre le mme employ ne peut faire des pointages rptitives sur le mme terminal durant un laps de temps dtermin, dans ce cas seule le premier pointage est alors enregistre. La bote de configuration doit tre valide avec le temps dsir en minutes.

Mode didentification Ce paramtre prcise la faon dont les employs doivent faire leurs pointages. Il fonctionne conjointement avec les options "Accepte badge" et "Accepte PIN" de la bote de dialogue des paramtres avancs dans la fiche de chaque employ. Dans la bote de mode didentification les options suivantes sont disponibles:

Options disponibles

Nom pour Evolution 3 Bio

Nom pour Evolution 3

Explication

Simple a/ Bio (nexiste pas) Un seul pointage, lecteur Bio connect

Simple s/Bio Simple Un seul pointage, lecteur Bio dconnect

Double a/ Bio (nexiste pas) Deux pointages de suite, lecteur Bio connect

Double s/ Bio Double Deux pointages de suite, lecteur Bio dconnect

Conjointement avec les options "Accepte badge" et "Accepte PIN" de chaque employ, on obtient une vaste gamme doptions sur les modes de pointage des employs. Le tableau suivant montre toutes les options de pointage de chaque employ en fonction des paramtres de cet employ et du terminal o il effectue son pointage.

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Options de lemploy

Options du terminal

Simple a/ Bio Simple s/ Bio Double a/ Bio Double s/ Bio

Accepte badge

Accepte PIN

Bio

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

Accepte badge

Accepte PIN

Badge

Bio

PIN (Inv.)

Badge

PIN (Inv.)

Badge + Bio

PIN (Inv.)

Badge

PIN (Inv.)

Accepte badge

Accepte PIN

PIN

Bio

Badge (Inv.)

PIN

Badge (Inv.)

PIN + Bio

Badge (Inv.)

PIN

Badge (Inv.)

Accepte badge

Accepte PIN

Badge

PIN

Bio

Badge

PIN

Badge + Bio

PIN + Bio Badge + PIN (*)

Employ non enregistr

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

Bio (Inv.)

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

Badge + Bio (Inv.)

PIN + Bio (Inv.)

Badge + PIN (*) (Inv.)

(Inv.) Nenregistre le pointage que si cette dernire est invalide et si le paramtre "Garder des pointages invalides" est activ.

(*) Le numro du PIN est le mme que celui du badge.

Note: Le choix du mode didentification du terminal est inhib si des pointages sont collecter sur ce mme terminal. Il est ncessaire de recueillir les pointages du terminal avant de modifier le mode didentification.

Activer Gche Active le contrle daccs du terminal, en prcisant quen effectuant un pointage valide le terminal doit activer le loquet dune porte (par exemple). Notez que la gche doit tre branche lun des connecteurs du terminal.

Valider horaire daccs Prcise si le terminal doit autoriser le pointage aux employs en dehors de leurs heures de prsence.

Accepter des badges non enregistres Prcise que le terminal ne doit pas vrifier si lemploy est enregistr ou non, en acceptant tous les employs. Si cette option est active, les options du mode didentification sont remplaces par celle prsentes dans le tableau suivant, pour tous les employs y compris ceux qui ne sont pas enregistrs.

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Options employs

Options du terminal

Simple a/ Bio Simple s/ Bio Double a/ Bio Double s/ Bio

Tous les modes possibles

Badge

Code PIN

Bio

Badge

Code PIN

Badge + Bio

Code PIN + Bio

Badge + Code PIN (*)

Gche invers Prcise que lactivation de la gche doit tre inverse (le terminal dsactive le connecteur pour ouvrir la porte).

Temps dactivation Dlais pendant lequel la gche est ouvert aprs un pointage.

Lecteur externe primaire et Lecteur externe secondaire Il faut spcifier ici quels sont les types de lecteurs externes connects au terminal. Les options disponibles sont alors les suivantes : o Lecteur magntique; o Lecteur RFID; o Clavier; o Input.

Options

La fentre des options contient les options de configuration pour les fonctionnalits avances spcifiques des terminaux Evolution 3 et Evolution 3 Bio.

Les options disponibles sont expliques ci-dessous :

Options des Lecteurs Ce contrle dfini le type de pointage tre faite par les lecteurs internes et externes du terminal. Celle ci peut-tre directement dfinie comme un pointage dentre ou de sortie, en fonction du lecteur o elle est faite. Il peut tre ncessaire de changer cette valeur pour activer certaines fonctionnalits dans cette fentre (voir description plus bas).

Les options disponibles sont les suivantes :

o Normal Le pointage est dfini comme variable, et peut tre considre comme dentre ou de sortie en accord avec la mme configuration dans le Time Report.

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o Lecteur Primaire Entre; Secondaire Sortie Le pointage est automatiquement considr comme une entre si elle est faite sur le lecteur externe primaire ou sur un lecteur interne, ou comme une sortie si elle est faite sur le lecteur externe secondaire.

o Lecteur Primaire Sortie; Secondaire Entre Le pointage est automatiquement considr comme une sortie si elle est faite sur le lecteur externe primaire ou sur un lecteur interne, ou comme une entre si elle est faite sur le lecteur externe secondaire.

Note: Tous les lecteurs internes des terminaux Evolution 3 et Evolution 3 Bio (lecteur RFID, lecteur biomtrique et le clavier) sont considrs comme des lecteurs primaires. Le seul lecteur considr comme secondaire, sera le lecteur externe connect la porte du lecteur secondaire du terminal.

Activer anti-passback Lanti-passback est un mode spcial de contrle daccs suivant lequel un employ ne pourra pas enregistrer deux entres ou deux sorties de code la suite. Avec lactivation de ce paramtre, lemploy doit alterner pointages dentre est pointages de sortie pour activer la gche. En procdant ainsi il est possible de, partie de la saisie des pointages, si lemploy est dans lentreprise ou non.

Notes:

o Il nest possible dactiver lanti-passback que si loption du lecteur choisi nest pas la Normale.

o En cas derreur, il est possible de forcer la prsence ou labsence dun employ en slectionnant loption disponible dans la bote de dialogue des paramtres avancs de la fiche de lemploy.

Activer incidents Ce paramtre actif loption denregistrement des incidents sur le terminal. Par incident il est entendu toute situation que lemploy doit signaler pendant son service. Les entres et les sorties pendant les heures de travail sont galement considres comme des incidents sur le terminal. Il faut mettre jour le terminal pour envoyer les codes dincidents ce mme terminal. Lincident est marqu sur le terminal en appuyant sur la touche F2, suivie du code dincident et de lidentification de lemploy.

PIN pour incidents Si cette option est active, lemploy devra insrer un code daccs pour incidents, aprs avoir valid la touche F2 et avant dinsrer le code incident. Avec ce mode, lintroduction dincidents par des employs non autoriss est impossible. Le code PIN doit tre choisi et saisi dans la bote de texte respective.

Activer capacit maximale Dtermine le nombre maximal de personnes pouvant tre dans un espace dtermin dont laccs est contrl par le terminal. Laccs est refus si lun des employs essaye de rentrer lorsque le nombre de personnes prsentes est gal la valeur maximale. La valeur maximale doit tre prcise dans la bote de texte correspondante ; La bote "Occupation actuelle", indique le nombre de personnes prsentes dans le lieu au moment du visionnage des proprits du terminal, et peut tre modifie en cas derreur de comptage.

Note: Loccupation maximale ncessite lactivation de lanti-passback. De mme, une autre option que Normale doit tre choisie sur le lecteur.

Montrer Soldes En activant ce paramtre il est possible pour lemploy, au moment du pointage de sortie, de voir le nombre dheures travailles le jour ou la semaine actuelle. Loption correspondante dans la bote de dialogue des paramtres avancs de la fiche de lemploy, doit

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tre active simultanment. Lheure laquelle le cycle doit tre initi, ainsi que le jour de la semaine pour les soldes hebdomadaires doivent tre indiqus. Le choix entre soldes journaliers ou hebdomadaires est propre au terminal et sert pour tous les employs qui utilisent cette fonction.

Note: Cette fonction nest quun mode de visualisation pour les employs, et peut ne pas correspondre aux rsultats saisis dans le Time Report. Avec loption normale sur les lecteurs, les pointages sont alternativement considrs comme des pointages de sortie ou dentre, la premire tant plus proche du dbut de la journe de travail de lemploy, ou du dbut de la semaine pour les soldes hebdomadaires, considres comme entre. Ce procd peut donner ces erreurs en cas de pointages rpts. Dans les autres options, les pointages sont considrs comme spcifi par les lecteurs. Les soldes montrs par ce moyen ne sont pas conservs, et ne peuvent tre recueillis sur le terminal.

Activer alarme de porte ouverte Si le connecteur CN5 du terminal est connect au gche d'une porte, l'ouverture de la porte active la sonnerie d'alarme. La sonnerie est active pendant le temps spcifi en seconds (limit 12 seconds maximum). Notez que en activant cette option les touches de sonnerie de la fentre respective ne marcheront plus.

Sonnerie

Pour crer une nouvelle sonnerie vous devez:

Insrer une nouvelle sonnerie: cliquer sur le bouton . Une nouvelle heure de sonnerie apparatra dans la liste.

Changer lheure de la sonnerie: cliquer une fois sur lheure existant dans la liste . Lheure sera alors slectionne et il sera possible de la changer.

Choisir les jours de la semaine auxquels la sonnerie doit s'activer : partir des contrles dans la bote Jours.

Choisir la dure dactivation de la sonnerie : cliquer dans la bote dure d'activation et choisir une sonnerie adquate.

Pour effacer une sonnerie, cliquer sur lheure de la sonnerie

pour la slectionner, puis sur le bouton .

Avances

Cette fentre contient certaines informations avances du terminal. Il est galement possible de vrifier la version du firmware de ce dernier. La prsentation des contrles de cette fentre et les suivantes:

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Coupe dnergie On dtermine ici, les dispositifs qui doivent tre dbranchs en cas de panne de courant, pour maintenir la batterie du terminal. travers ces contrles, dans le cas dune panne d'nergie, peuvent tre dbranchs : o le lecteur RFID interne; o le lecteur biomtrique; o les communications avec le PC; o la lumire du fond d'cran.

Sons On peut choisir pour les sons produits par le terminal, le format de son le plus commun Bip ou le format Wave avec des sons polyphoniques de meilleure qualit. Dans le cas du choix du format Wave il est possible de changer le volume de ce dernier.

Firmware On visualise ici la version du firmware du terminal.

Bio

La fentre Bio contient les contrles pour la saisie des impressions digitales du lecteur biomtrique. Cette fentre n'est visible que dans les terminaux Evolution 3 Bio. Pour procder l'enregistrement il faut suivre les tapes suivantes:

Enregistrer Nouvelles Appuyer sur ce bouton pour activer la collecte des impressions digitales sur le terminal. Aprs avoir cliqu sur ce bouton, il faut se prsenter devant le terminal pour introduire ses impressions digitales. En introduisant de nouvelles impressions digitales le nombre de nouvelles impressions augmente.

Saisir Aprs l'introduction des nouvelles impressions digitales ncessaires, il faut cliquer sur ce bouton pour les enregistrer. L'enregistrement sera fait par la base de donnes du Time Report et les impressions digitales seront associes l'employ correspondant.

Activer saisie par menu Avec cette option active, il est possible d'ajouter des nouvelles impressions digitales dans le terminal sans aucune interaction avec lordinateur. Il suffit alors d'appuyer sur la touche F3 du terminal et insrer le PIN d'accs aux impressions digitales (qui devra tre spcifi dans la bote de texte illustre en figure si aucune valeur n'est spcifie, le terminal ne demandera pas le PIN). Cependant, les impressions digitales introduites de cette faon, ne pourront pas tre collectes par le Time Report.

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Incidents

Dans ce sparateur, vous pouvez activer loption incidents. En activant cette option, vous pourrez insrer un code PIN pour les incidents ou bien associer certains incidents aux lecteurs branches au terminal.

IoBoards

A partir de ce sparateur, vous pouvez active loption de contrle des IoBoards. Ainsi, vous pourrez dterminer quelles sont les IoBoards enregistres tre contrler travers le terminal. De plus, vous pourrez diter le texte qui apparatra sur les IoBoards.

Status

Enfin, la fentre "Status" contient certaines informations concernant le terminal. On peut y voir:

Le Modle du Terminal dans ce cas, Evolution 3 ou Evolution 3 Bio;

Le Numro de Srie du Terminal;

Le Nombre de Pointages autorises sur ce terminal;

La Memoire Libre pour des pointages supplmentaires;

La Tension de lAlimentation ;

La Tension de la Batterie;

La Tension de la Batterie de lUPS.

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5. Planification des emplois du temps

Si Time Report est bien configur, il peut fonctionner avec toutes sortes d'emplois du temps. Pour cela il est ncessaire de planifier l'exemple du temps, en crant des plans journaliers et des plans de travail.

Les codes de traitement sont ncessaires pour crer des plans journaliers, et ces derniers sont alors utiliss pour constituer des plans de travail comme illustr dans la figure:

Codes de traitement

Les codes de traitement sont des lments cls du Time Report. Ils ont pour fonction d'attribution d'un code, d'un pourcentage est une couleur pour chaque priode de travail, d'absence, darrt ou heures supplmentaires.

Postrieurement, ces codes seront utiliss pour laborer des emplois du temps et pour exporter des donnes destines aux applications lis aux salaires.

Les donnes correspondants aux champs "Code" et "Pourcentage", doivent correspondre l'application lie aux salaires ainsi qu'aux valeurs de paiement utilises.

Les codes de traitement sont diviss en cinq genres:

Travail normal;

Plans de travail

Plans journaliers

Codes de traitement

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Absence;

Travail supplmentaire;

Travail indfini;

Prime.

Pour accder la fentre des codes de traitement, slectionnez Codes de Traitement du menu Configurations.

Certains codes dj prdfinis apparatront dans la liste des codes. Vous pouvez diter ce code, en double-cliquant dessus ou en appuyant sur diter dans la barre infrieure, ou ajouter de nouveaux codes, en cliquant sur Nouveau dans la barre infrieure. Pour effacer un code slectionner le lit cliquer sur Effacer dans la barre suprieure.

L'tape qui suit dcrit les fonctions de chaque code de saisie :

Travail normal

Tous les codes correspondants aux priodes de travail prvues, doivent tre insrs dans le sparateur "Normal" de la fentre de codes de saisie.

Dans la ligne d'introduction de donnes il faut remplir pour chaque nouveau code les champs "Code", "Description" et "Pourcentage".

A ce type de codes est associe la couleur bleue qui est prsente dans plusieurs graphiques du programme.

De nouveaux codes doivent tre introduits, qui est ncessaire de construire des plans journaliers plus dtaills ou obtenir plus de dtails sur les rsultats finaux.

Absence Dans le sparateur "Absence" lutilisateur peut ajouter, modifier, ou effacer les codes correspondants aux priodes d'absence.

La couleur rouge est associe par dfaut tous les codes d'absence.

Lorsque l'absence d'un employ est dtecte pendant les heures normales de travail, l'application attribue l'employ un code d'absence injustifie de la dure pensionne dans le plan journalier correspondant. Par la suite, ce code peut-tre chang par un autre existant dans le sparateur "Absence".

Ce type de code n'est pas utilis pour la cration de plans journaliers, et servira seulement lexportation de donnes pour un traitement interne.

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Travail supplmentaire

Aux heures de travail supplmentaires, doivent tre associs, des codes complmentaires

Les priodes de travail supplmentaire correspondent des priodes de travail supplmentaires qui peuvent avoir des caractristiques diffrentes, au niveau salarial, des heures de travail normal.

Notez que la couleur verte un t attribue ces codes. Cette couleur sera galement utilise dans les diffrents graphiques de Time Report.

Lintroduction de nouveaux codes doit tre effectue dans la zone d'dition situe au fond du sparateur.

Travail indfini Dans le sparateur "Indfini", il est possible de configurer les codes que Time Report attribue des priodes de travail quil ne parvient pas interprter. Il est attribu ces priodes la couleur jaune.

A chaque fois quun employ travaille hors des priodes prvues dans son plan journalier, lapplication attribue ce travail supplmentaire le code de travail indfini.

Prime Les codes relatifs aux primes sont, configurs dans le sparateur intitul "Prime".

Ce code peut-tre associ des primes alimentaires, tours ou autres primes.

Pour chaque prime, un code qui doit tre le mme que celui de l'application vers laquelle celui-ci va tre export.

Dans la plupart des cas, le champ pourcentage nest pas utilis par celui qui peut avoir une valeur quelconque.

En crant un code de prime, il faut avoir en tte qu'il est ncessaire de dfinir les conditions dans lesquelles ce dernier doit-tre attribu. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton Conditions.

En haut de cette bote de dialogue, le code et la dsignation de la prime sont indiqus.

Les conditions dattribution doivent tre indiques dans la zone ddition:

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Pour insrer les conditions de validit il faut choisir une priode et lui attribuer une valeur. En comparant les deux, on aboutira deux rponses : vrai ou faux.

Enfin, ces conditions de validit vont tre lies par des oprations logiques ET ou OU, formant ainsi les conditions finales de validit pour attribuer une prime.

Plans journaliers

La planification journalire consiste laborer des horaires journaliers pouvant aller jusqu 24h, avec trois lments de base:

Priodes de travail;

Priodes darrt;

Priodes supplmentaires.

On peut y ajouter deux lments optionnels:

Priodes de compensation;

Priodes daccs.

Pour accder la fentre des plans journaliers, il suffit de slectionner Plans Journaliers dans le menu Configurations.

La fentre "Plans Journaliers" est spare en deux zones: la zone suprieure contient la liste des

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plans journaliers introduits, alors que la zone infrieure contient limage illustrative du plan journalier slectionn.

Pour diter un plan journalier dj existant, il faut slectionner le plan journalier et cliquer sur le bouton diter de la barre doutils infrieure, ou double-cliquer sur le plan journalier. Il est galement possible de crer un nouveau plan journalier en cliquant sur le bouton Nouveau de la barre suprieure.

Dans tout les cas, une fentre de configuration du plan journalier apparatra:

Un code et une description pour le plan journalier devront tre insrs pour le plan journalier. Il faut galement choisir lheure de dbut de la journe et la dure de ce dernier (jusqu 24 heures). Lheure du dbut de journe dtermine quel moment on cesse de compter le jour antrieur, pour commencer compter le jour suivant. Dans la mesure ou ce paramtre est important, ce dernier doit tre choisit avec prudence, de sorte quil ne soit pas inclut dans une priode de travail normal ou supplmentaire. Les priodes dfinies dans la fiche de plan journalier ne peuvent pas inclure lheure du dbut de la journe.

Limage dillustration du plan journalier montre les diffrentes priodes de la journe : les temps de travail normal en bleu fonc, avec des marges de tolrance en bleu clair, les heures supplmentaires en vert, tous les temps darrt en jaune, les temps de compensation en orange et les temps daccs en gris.

Chaque priode est dfinie dans son sparateur respectif, o lon peut ajouter des priodes du mme type, ou de diffrents types. Cinq types de priodes sont distingus :

Priodes de Travail

Le priode de travail est lintervalle de temps pendant lequel le travail est obligatoire, sauf en cas de priodes flexibles, et des marges de tolrance.

Pour le priode de travail il est possible de dfinir :

Heure de dbut dbut de la priode de travail;

Heure de fin fin de la priode de travail;

Tolrance dentre temps de tolrance en minutes, au dbut dune priode de travail ;

Tolrance de sortie - temps de tolrance en minutes, la fin dune priode de travail ;

Flexible priode de travail non assujettie lobligation de ralisation du dbut et de la fin ;

Objectif heures de travail relles durant la priode de travail ;

Code de segment code de saisie attribuer la priode de travail ;

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Description du segment description du segment attribuer la priode de travail ;

Echelle temps minimum pour le compte des heures de travail.

Les tolrances des les priodes de travail servant ne pas attribuer une absence un employ qui arrive en retard dans la tolrance spcifie. Dans le traitement des pointages, le temps dabsence dans la priode de tolrance est considr comme une priode de travail normal.

Dans les priodes de travail flexibles, il est ncessaire de dfinir lobjectif en heures de travail pour priode. Cet objectif peut tre gal ou infrieur la dure dfinie entre lheure du dbut et lheure de la fin de la priode. Dans la pratique, lemploy peut entrer et sortir tout moment, en ayant juste faire le nombre dheures dfinies dans lobjectif. En dehors des priodes de travail flexible lobjectif est calcul automatiquement.

Lchelle dfinie laugmentation en minutes, du comptage du plan de travail. En gnral, un nombre petit lui est attribu 1 minute mais on peut lui attribuer un nombre suprieur pour arrondir les rsultats, de cinq en cinq minutes ou de quart dheures en quart dheures par exemple.

Priodes darrt

Les priodes darrt doivent tre utiliss pour permettre aux employs de sarrter pendant leur travail (pour djeuner, ou pour prendre une pause par exemple). Cet arrt ne sera pas dcompt de la propre priode de travail, moins quelle ne dpasse sa dure normale ou que le paramtre Enlever la dure soit activ.

Les priodes darrt sont dfinis avec :

Heure de dbut dbut de la priode darrt ;

Heure de fin fin de la priode darrt :

Dure dure en heures de la priode darrt ;

Enlever la dure le temps dfini dans la Dure est dplac dans la priode de travail.

La dure darrt peut tre infrieure la priode dfinie par les heures de dbut et de fin de priode. Cela signifie que les heures de dentre et de sortie de lemploy dans lentreprise peuvent tre flexibles, mais la dure dabsence doit tre infrieure la dure tablie, dans la priode. Par exemple, on peut dfinir une priode darrt pour djeuner de 12:00 14:00, mais cette priode peut ne durer quune heure. Toute dure dabsence normale dpassant le temps darrt est alors considre comme une absence fautive.

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Loption Enlever la dure efface la priode dfinie par la dure du travail effectuer. Dans lexemple prcdent de la pause djeun, si loption est dsactive, les deux heures de 12 :00 14 :00 sont considres comme des heures de travail normal. Si loption est active, pendant une heure (le temps qui nest pas considr come du temps de pause) est alors considr comme du travail normal (si lon a travaill pendant lheure de pause, ce temps est considr comme du travail indfini).

Les priodes darrt doivent tre insrs dans une priode de travail, et ne sappliquent pas aux priodes flexibles de travail.

Priodes Supplmentaires

Les priodes supplmentaires correspondent aux intervalles de temps pendant lesquels le travail est considr comme supplmentaire. Cest ainsi que pour que le travail supplmentaire dun employ soit considr come tel, il faut que le plan journalier permette la ralisation de ce travail supplmentaire.

Dans le sparateur "Travail supplmentaire", on peut trouver les heures supplmentaires dfinies par:

Heure de dbut dbut de la priode des heures supplmentaires ;

Heure de fin fin des heures supplmentaires ;

chelle temps minimum pour le compte des heures supplmentaires ;

Code code de saisie attribuer la priode des heures supplmentaires ;

Description du segment description du segment attribuer la priode de travail supplmentaire.

Les priodes de travail supplmentaire peuvent sajouter aux priodes dheures flexibles de travail. Si cest le cas le travail flexible dpassant lobjectif dfini, est alors considr comme du travail en heures supplmentaires.

Le paramtre chelle fonctionne de la mme faon que son homologue pour les priodes de travail.

Priodes dAccs

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Les priodes daccs sont envoyes aux terminaux avec contrle daccs pendant leur actualisation. De cette faon, laccs nest permit lemploy que pendant sa priode daccs, dans le cas contraire, le gche nest pas dsactiv.

Le sparateur des priodes daccs prsente les options suivantes :

Heure de dbut dbut dune priode daccs ;

Heure de fin fin dune priode daccs.

Le plan daccs nest pris en compte que si loption Valider horaire daccs est activ dans les configurations du terminal.

Priodes de compensation

Enfin les priodes de compensation, permettent lemploy de compenser une priode dabsence arrive le jour mme. Le travail effectu durant la priode de compensation remplacera alors la priode dabsence attribu lemploy.

Les paramtres dfinir sont les suivants :

Heure de dbut dbute une priode de compensation ;

Heure de fin fin dune priode de compensation ;

Code de segment code de traitement attribuer la priode de compensation ;

Description du segment description du segment attribuer la priode de compensation.

Les priodes de compensation ne sont valables que si elles sont actives dans la bote de dialogue des paramtres avancs des plans journaliers.

Paramtres avancs

La fentres des paramtres avancs apparat en cliquant sur le bouton de la fiche des plans journaliers. On peut ici configurer certaines options additionnelles des plans journaliers:

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Pointages dentre automatiques lemploy fait juste son pointage en sortant, son entre est ajoute automatiquement ;

Pointages de sortie automatiques lemploy fait juste son pointage en entrant, la sortie est ajoute automatiquement ;

Transfrer pour jour suivant le dbut de journe spcifi pour le plan journalier est celui du jour prcdent. Par exemple, un plan journalier dbutant 15 :00 avec loption dsactive, durera du jour actuel 15 :00 jusqu 14 :59 du jour suivant, avec loption active, il durera du jour prcdent 15 :00 jusqu 14 :59 du jour actuel.

Pointages obligatoires lemploy doit faire tous les pointages. Si cette option est dsactive, les pointages non effectus sont ajouts automatiquement. (Cette option est active par dfaut) ;

Transfrer les priodes effacs par les chelles pour absence La priode de travail non considre par lchelle (par exemple les quatre dernires minutes dune priode avec une chelle de cinq minutes, et o il manque une minute) est alors considre comme une absence (tant donn que la priode dchelle spcifie na pas t acheve).

Passer tolrances pour dbit Les priodes dabsence pendant la tolrance ne sont pas considres comme des priodes de travail mais de dbit. Pour activer cette option, loption Traiter des dbits/crdits doit tre active.

Traiter des dbits/crdits Les priodes dabsence sont considres come des dbits, et le travail supplmentaire comme du crdit. Aprs le traitement il est alors possible de vrifier la diffrence entre le crdit et le dbit (appele solde).

Valeurs par dfaut En cas dabsence, de travail indfini ou de vacances, il est possible de slectionner les codes de saisie attribus par dfaut la saisie (ces codes peuvent tre changs postrieurement pour chaque journe dans la fentre des corrections). Le bouton Restituer les valeurs restaure les codes attribus par dfaut.

Options dobjectif journalier Les trois options disponibles ici permettent de calculer un objectif pour lensemble des priodes de travail dfinies dans le plan journalier. Le montant total des heures travailles doit tre report dans la bote de texte prvue cet effet. Le choix (exclusive) dune des options dfinie le mode de traitement du plan journalier:

Calculer des compensations Les heures dabsence de lemploy peuvent tre compenses le jour mme pendant les priodes de compensation, de sorte que le total des heures travailles atteigne lobjectif journalier.

Calculer objectif journalier En plus des objectifs individuels de chaque priode de travail, lemploy, doit effectuer le nombre dheures minimales dfinies dans lobjectif journalier. Les heures en moins sont alors considres comme des heures dabsence, et les heures en plus sont considres comme des heures indfinies, ou supplmentaires si une priode de travail supplmentaire existe. Si ncessaire, des priodes de travail flexibles peuvent tre cres avec un objectif de 0 heures, et validant alors le nombre dheures travailles avec lobjectif journalier.

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Calculer objectif pour dbits/crdits Le traitement passe en dbit les heures travailles en moins que lobjectif journalier, et en crdit les heures travailles en plus. Les objectifs des priodes normales de travail continuent dtre appliqus. Dans la fentre de correction il est possible de visualiser le total en dbit et en crdit de chaque mois, ainsi que la diffrence entre ces derniers (solde).

Exemples

Voici quelques exemples de configuration des plans journaliers :

Pour une priode de travail non flexible, comprise entre 9:00 et 13:00, avec une tolrance de cinq minutes dentre, les champs dentre de donnes doivent tre remplis comme illustr en figure :

Ainsi, les employs doivent entrer 9 :00 une tolrance de 5 minutes leur tant accorde, et ne peuvent ensuite sortir quaprs 13 :00. Si un employ entre aprs la priode de tolrance, ou sort avant la priode de travail, il aura une absence.

Si la priode de travail mentionne plus haut est flexible, et dun objectif de trois heures, la tolrance nest alors plus ncessaire. Il est juste demand aux employs de travailler pendant trois heures entre 9:00 et 13:00. Dans le cas contraire, ils seront pnaliss par une absence.

Dans un plan journalier avec une priode de travail de 9:00 13:00 et un temps de pause de 10:00 11:00 d'une dure dune heure, l'employ ne peut sortir qu'aprs 10:00 et doit rentrer avant 11:00.

Si dans une priode de travail gale l'exemple prcdent, mais avec un temps de pause compris 9:30 11:30 d'une dure dune heure, l'employ ne pourra pas sortir avant 9 :00, ni entrer aprs 11 :30, et ne pourra pas non plus prendre plus d'une heure de pause. Cela signifie que l'employ ne peut prendre qu'une heure de pause entre 9 :30 et 11 :30.

Si la priode de travail mentionn prcdemment, on ajoute une priode supplmentaire entre 18:00 et 20:00, on obtient lillustration suivante:

De cette faon si lemploy continue de travailler aprs 18:00, ce travail, sera considr comme extraordinaire.

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Effacer des priodes de travail

Pour effacer une priode de travail, indpendamment de sa nature, il faut la slectionner et appuyer sur la touche "Effacer" du clavier. Il vous sera alors demand "Effacer le registre?". Cliquer sur le bouton Oui pour confirmer, dans le cas contraire cliquer sur Non.

Plans de travail

Un plan de travail est un ensemble de jours conscutifs, auxquels sont attribus des plans journaliers.

En initiant la construction d'un plan de travail, la premire chose savoir est le type de plan que vous voulez crer.

Time Report permet de crer des plans hebdomadaires, des plans sur quinze jours, sur trois semaines, des plans mensuels ainsi que des plans cycliques.

La plupart des entreprises, un plan de travail relativement simple, qui est en rapport avec les jours de la semaine.

Dans ce cas il faut construire un plan de travail hebdomadaire, ou sur deux, trois ou quatre semaines, en attribuant des plans journaliers chaque jour de la semaine.

Plan Hebdomadaire

Lundi

Mardi

Mercredi

Plan journaliers Jeudi

Vendredi

Samedi

Dimanche

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Certaines entreprises, en fonction de la nature de leur activit, ont des besoins et des rythmes de fonctionnement complexes. Dans ce cas il faut utiliser des plans cycliques pour la construction des plans de travail.

Les plans cycliques sont caractriss par un numro (n) de jours et le jour de dpart est configurable. Avec cette flexibilit, le Time Report est capable de traiter les plans de travail par tournes, sur un mois, sur quinze jours, etc.

La fentre des plans de travail peut tre ouverte en slectionnant "Plans de Travail" dans le menu "Horaires". Elle prsente, gauche, une liste des plans de travail insr, et droite, un graphique montrant les plans journaliers du plan de travail slectionn.

Crer des plans de travail

Avant de dbuter la construction d'un plan de travail, certifiez vous que Time Report a dj des plans de travail introduits.

Pour diter un plan de travail, double cliquez sur celui-ci ou slectionnez et cliquez sur le bouton diter. Pour crer un nouveau plan de travail, cliquez sur Nouveau. En ditant ou en crant un plan de travail la fiche qui suit apparatra.

Vous devez introduire un code et une description pour le plan de travail. Ensuite choisissez la dure du plan une semaine, quinze jours, trois semaines, un mois, ou sil sagit dun plan cyclique dans le cas dun plan cyclique prcisez le nombre de jours du cycle.

La barre doutils situe dans le coin suprieur droit pour fonction de faciliter la construction, ldition et la visualisation des plans de travail.

Si vous avez choisi un plan de travail hebdomadaire, le champ Jour de la zone "Plans journaliers" sera remplie avec les jours de la semaine. Les champs restant seront en blanc.

Pour attribuer des plans journaliers, il faut slectionner le jour que vous souhaitez diter et dans la zone ddition choisir le code correspondant au plan journalier ajouter.

Plan Cyclique

1er jour

2me jour

Plans journaliers

n-1 jour

n jour

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Il est important de souligner que cest seulement aprs lajout de tous les jours des plans journaliers, quil est possible de cliquer sur le bouton Enregistrer, en validant les donnes introduites. Si vous dsirez fermer la fentre sans valider les donnes saisies, cliquez sur le bouton Sortir.

Crer des plans ensembles

Loption Ensemble dans la fiche de plans journaliers, permet de dfinir les plans de travail ensembles. Les plans de travail ensembles ont la particularit de pouvoir avoir plus dun plan journalier par jour. Dans le traitement, Time Report choisira le plan journalier le plus adquat aux pointages effectus par lemploy. En activant loption Ensemble, un bouton optionnel apparat dans la zone dinsertion de donnes du plan de travail. Pour ajouter un nouveau plan journalier, il faut d'abord slectionner le jour auquel vous dsirez ajouter un plan. Pour cela, double-cliquez sur le jour dsir pour l'diter dans la barre de saisie des donnes. Choisissez un nouveau code dans la liste des codes de plan journalier, et cliquez sur pour lajouter. Le nouveau plan apparatra sous le plan antrieurement slectionn, la description du jour correspondant sera ajout un numro (2) qui indique l'indice du plan journalier pour ce jour l. En cliquant sur vous mettrez jour le plan journalier prcdemment slectionn, et aucun plan journalier ne sera ajout.

Vous pouvez rpter cette opration pour tous les jours de votre plan de travail, tout comme vous pouvez ajouter diffrents plans journaliers diffrents pour le mme jour. Lavantage des plans ensembles est que Time Report choisira le plan le plus adquat aux pointages effectus, en vitant les changements constants de plans de travail, dans les horaires composs de tournes par exemple.

Il faut cependant noter que lors du traitement des plans ensembles, Time Report ne choisira pas toujours le plan le plus adquat. Nanmoins, le plan journalier pour chaque journe peut tre modifi aprs le traitement, dans la fentre de corrections.

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Pour minimaliser les erreurs dans le choix du plan journalier, il faut viter autant que possible, dajouter des plans journaliers avec des priodes de travail concidentes. Le traitement des plans conjoints a t spcialement prpar pour fonctionner avec des horaires de tourns (par exemple, 0h 8h; 8h 16h; 16h 0h) il est galement essentiel que les priodes de travail soit substantiellement diffrents entre les plans journaliers. Time Report ne trouvera pas avec prcision le plan journalier adquat sil doit choisir, par exemple, entre un plan avec une priode de travail entre 8h et 17h et une autre priode de travail entre 9h et 18h.

Si en plus des plans avec des priodes de travail dfinies, on ajoute un plan journalier vide, cest dire sans aucune priode de travail, celui ci sera choisi parmi les jours auxquels il ny a pas de pointages (par exemple, pendant les jours de repos des employs).

Le traitement des plans conjoints est prpar si ncessaire, pour choisir deux plans journaliers pour le mme jour. Cependant, il ne choisira jamais deux plans journaliers dont les priodes de travail se suivent.

Le traitement des plans conjoints peut ajuster le dbut et la dure de chaque jour individuel, pour contenir toutes les pointages dans le mme plan journalier.

6. Dfinition de la structure dorganisation de lentreprise

Sections

Avant de dfinir les employs dune entreprise, il est ncessaire de crer sa structure dorganisation.

Pour cela vous devez choisir loption Sections dans le menu Employs, ce faisant apparatre la fentre des sections partir de laquelle, vous pouvez crer, diter et supprimer les tablissements et les sections de lentreprise.

Dans cette fentre tous les tablissements et les sections dj cres sont presents.

Avec les icones prsents dans cette fentre on peut:

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- imprimer la liste des sections et des tablissements existants;

- avoir un aperu de limpression de la liste des sections et des tablissements;

- diter (modifier), les donnes de la section ou de ltablissement slectionn;

- crer une nouvelle section ou un nouveau tablissement;

- effacer la section ou ltablissement slectionn;

- envoyer un message vers la section ou ltablissement slectionn;

- appeler lagent.

Crer une section ou un tablissement

Pour crer une section ou un tablissement, il faut cliquer sur le bouton Nouveau de la fentre des sections.

Avec la bote de dialogue "Sections" il est possible de crer une nouvelle section. Pour cela, il suffit de remplir les champs situs dans la zone "Description" et valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Il est optionnellement possible de choisir la rgion du pays o se trouve la section crer.

Si dans la zone "Section suprieur" vous ne choisissez aucune section ou tablissement, vous serez alors en train de crer un tablissement. Si vous choisissez un tablissement vous serez alors en train de crer unee section et si vous choisissez une section vous serez alors en train de crer une sous-section.

Dfinir les employs

Time Report permet deffectuer une gestion intensive de tous les employs, pour cela il lui est possible dattribuer chaque employ:

Donnes personnelles; Horaires effectuer;

Primes; Donnes diverses sous formes de notes;

Sections; Vacances;

Messages; Badges temporaires.

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Bien que certains de ces paramtres ne soit pas essentiels au bon fonctionnement du programme, ils peuvent tre ajouts de faon faciliter une gestion plus pousse des employ.

Pour accder la fentre qui permet de voir les employs, il faut slectionner Employs dans le menu Employs.

Dans cette fentre, on peut voir du cot gauche, la liste des employs et leurs particularit, et du cot droit certaines informations sur lemploy slectionn. En choisissant un employ parmi ceux prsents dans la liste, vous pouvez savoir quand ce dernier a effectu son dernier pointage, et le dernier traitement effectu sur ses pointages. Si vous souhaitez voir les pointages sur un des employs il faut se reporter la fentre "Pointages".

Dans la barre doutils situe dans la partie suprieure de la fentre et dans le champ Sections on peut slectionner un tablissement ou une section, en filtrant ainsi les employs qui y sont insrs.

Avec les icones prsents dans les deux barres doutils de cette fentre, on peut:

- imprimer la liste des employs filtrs;

- avoir un aperu de la liste des employs;

- diter (modifier), les donnes de lemploy slectionn;

- crer une nouvel employ;

- supprimer un employ slectionn;

- envoyer un message lemploy slectionn;

- aller la fentre des pointages;

- diter ou insrer des catgories demploys;

- appeler lagent.

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Crer un employ

Pour crer un nouvel employ il faut cliquer sur licne Nouveau de la fentre "Employs", ce qui fait apparatre la fiche de lemploy.

Dans la zone de description de cette bote il faut introduire le numro que vous dsirez attribuer lemploy, son nom et sa section. Ces champs sont obligatoires.

Dans la zone "Dtailles" il faut introduire des informations concernant lemploy:

Donnes personnelles: dans ce sparateur, il est possible dintroduire les donnes qui figurent sur la carte didentit de lemploy. Pour ajouter la photographie il faut appuyer sur le bouton et choisir un bitmap avec la photographie de lemploy.

Autres Donnes: dans le sparateur prsent ici, il est possible dintroduire ladresse, le-mail et les numros de contacts de lemploy. Le-mail et le mot de passe peuvent tre utiliss par lemploy pour accder la base de donnes de Time Report par le biais de Time Report IS, une application disponible sur Internet.

Plan de Travail: Il faut introduire le numro de carte, le code de plan de travail associ, la date dadmission au travail et au dbut du cycle (lorsquun plan cyclique aura t associ lemploy). Ces paramtres, ntant pas obligatoires, sont nanmoins essentiels au bon fonctionnement de Time Report, il est donc recommand des les remplir. Il peut galement tre attribu une catgorie lemploy. Loption Inactif peut tre utilise si lemploy est momentanment indisponible.

Badges Temporaires: il est possible dattribuer des badges temporaires un employ. Cette fonctionnalit est trs utile, puisquelle permet de changer temporairement la carte dun employ.

Accs Web: peut permettre lemploy daccder certaines fentres de Time Report Web.

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Notes: il est possible dintroduire, sous la forme dun texte, certaines informations supplmentaires relatives chaque employ.

La barre doutils droite de la fiche permet de:

- aller au premier employ;

- aller lemploy prcdent;

- aller lemploy suivant;

- aller au dernier employ;

- crer un nouvel employ;

- supprimer lemploy slectionn;

- ouvrir la bote de dialogue Accs aux Plans Journaliers et de Travail;

- ouvrir la bote de dialogue Plans dAccs;

- ouvrir la bote de dialogue Paramtres Avancs.

Une fois tous les paramtres remplis, il faut les enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer. Le bouton Sortir ferme la bote de dialogue, sans enregistrer les donnes.

Paramtres avancs

Dans le cas ou des terminaux Evolution 3 ou Evolution 3 Bio seraient enregistrs dans Time Report, dans la fiche des employs un icne supplmentaire . Cet icone permet daccder une nouvelle fentre de configurations spcifiques pour ces terminaux: Il est possible par le biais de cette fentre de configurer certaines options spcifiques par employ, cette information tant envoye postrieurement vers les terminaux lors de leur utilisation. Les options disponibles sont les suivantes : Options de pointage Ces deux botes doption sont utilises conjointement avec le mode didentification du terminal. De faon basique, loption Accepte badge permet lemploy de faire son pointage avec une carte RFID, et loption Accepte PIN permet lemploy deffectuer son pointage laide du clavier du terminal (il faut appuyer sur la touche F1 du terminal avant de introduire le PIN). Pour plus dinformation consulter le chapitre 1.2 de ce manuel.

Soldes Loption Montrer des soldes dans le terminal permet lemploy de voir les heures effectues du jour ou de la semaine en cours, au moment de la saisie de son code de dpart. Le choix entre soldes journaliers ou hebdomadaires est spcifique au terminal. Pour chaque employ, on peut dfinir le jour de la semaine et lheure du dbut du cycle de solde, en les insrant dans les botes respectives.

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Anti-Passback Si lanti-passback est activ sur le terminal, lorsque la fentre de paramtres avancs apparat la bote de champs Anti-Passback montre le statut de lemploy (prsent/absent) comme dtermin par le terminal. Si une erreur de statut apparat (le terminal indique que lemploy est prsent alors que celui-ci est absent, ou inversement), il est alors possible de changer le statut de lemploy par le biais de cette bote.

Aprs avoir fait les modifications ncessaires, il faut cliquer sur OK pour les enregistrer ou sur Annuler pour sortir sans les enregistrer. Aprs avoir enregistr les modifications, il faut actualiser les terminaux pour que les nouvelles configurations soient envoyes. Ces paramtres ne sont valables que pour les terminaux Evolution 3 et Evolution 3 Bio.

Dfinir les vacances des employs

Time Report vous donne la possibilit de noter les vacances des employs de faon anticipe, par le biais de la fentre de Vacances. Cette fentre est disponible en slectionnant Vacances dans le menu Employs.

La saisie des vacances se fait en slectionnant un employ, une section ou une entreprise et double-cliquant sur le premier jour de la priode des vacances. Ainsi la fiche de vacances vous est prsente.

Dans cette fiche doivent tre choisis les jours du dbut et de la fin des vacances, et loption Est absent en vacances, slectionne. Loption Est prsent peut tre utilise pour effacer les vacances des employs dj insrs.

Lintroduction de vacances dans un section, touche tous les employs appartenant cette section, alors que lintroduction de vacances pour lentreprise touche tout les employs de lentreprise.

Une fois ce travail fait, les vacances sont montres en vert sur le calendrier en slectionnant un employ. Notez que les jours de vacances ne seront pas montrs en slectionnant une section ou lentreprise.

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Dans le traitement des pointages Time Report ignore les absences durant la priode de vacances et converti les priodes de travail effectues en travail indfini.

Dfinir les absences prvues des employs

En complment des priodes de vacances, il est possible de dfinir des priodes dabsence prvues pour les employs. Ces absences peuvent tre totales ou partielles, cest dire quun employ peut tre tout ou une partie seulement de la journe. A linverse des vacances, le travail effectu est comptabilis comme un jour de travail normal.

La fentre dAbsences Prvues est accessible en slectionnant Absences Prvues du menu Employs.

Le fonctionnement est similaire celui de la fentre des vacances, il suffit de slectionner un employ, une section ou lentreprise et double-cliquer sur le premier jour de la priode dabsence. La fiche correspondante apparat alors:

On dtermine ici le dbut et la fin de la priode dabsence, et le code de traitement devant substituer les absences donnes dans cette priode.

Les absences prvues sont indiques en vert sur le calendrier en slectionnant un des employs.

Dans le traitement des pointages, Time Report remplacera les priodes dabsence par le code spcifi sur la fiche des absences prvues, et comptabilisera normalement toutes les priodes de travail.

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Dfinir des chelles et des plans journaliers substituts

Dans certains cas il est ncessaire dattribuer lemploy, pour un jour et une priode dtermine, un plan journalier diffrent de celui qui se trouve dans son plan de travail. Les plans de travail ne sont galement pas adapts aux employs qui travaillent par tournes et de ce fait ont des heures de services irrgulires. La page dchelles permet dattribuer des plans journaliers pour un jour ou une priode de jours donne, qui se substitue au plan de travail normal de lemploy.

Pour accder la page des chelles il faut slectionner chelles dans le menu Employs.

Tout comme dans les pages de vacances, et des absences prvues, il est possible de choisir un employ, une section ou une entreprise. Ensuite double-cliquez sur le dbut de la priode que vous dsirez modifier. De cette faon la fiche des chelles apparatra.

Il faudra y choisir les dates de dbut et de fin de priode, ainsi que le plan journalier attribuer cette priode.

Pour effacer des priodes dchelle, choisissez le dbut et la fin de la priode que vous souhaitez effacer, et cliquez sur le bouton "Effacer".

Les jours avec des plans substituts seront indiqus en vert pour les employs slectionns.

Dans le traitement des pointages, Time Report utilisera de prfrence les plans dfinis dans les chelles. Les jours pour lesquels il ny a pas des plans substituts dfinis, Time Report utilisera le plan de travail attribu lemploy.

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Dfinir les jours fris

Pour que les jours fris aient une influence sur les plans de travail, il est ncessaire de les dfinir dans Time Report. Pour cela, il faut ouvrir la fentre du Calendrier des Jours Fris, en passant par le

menu Configurations et en clicant sur licne Fris.

Pour ajouter un jour fri il suffit de doublecliquer sur la date dsire. Le jour fri sera indiqu en rouge. On peut dfinir des jours fris nationaux ou rgionaux. Pour crer des jours fris il faut slectionner une rgion avant de dfinir les jours fris. Les rgions peuvent tre gres partir de leur fiche respective, laquelle on peut accder en cliquant sur le bouton "Rgions" de la barre doutils suprieure. On peut ici ajouter de nouvelles rgions ou supprimer des rgions existantes. Pour supprimer une rgion, slectionnez-la et appuyez sur la touche "Effacer" de votre PC. Chaque section (voir chapitre 4.1 Sections) peut avoir une rgion attribue, les employs sont alors concerns par les jours fris de cette rgion.

7. Mise jour de la structure dorganisation

Pour que les informations sur les employs soient transmises aux terminaux, il est ncessaire de configurer les sections (groupes demploys) qui vont les utiliser. Il est conseill de raliser cette tche chaque fois que des nouveaux employs sont ajouts au Time Report.

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La configuration de la structure dorganisation est faite partir de la page dAccs au Time Report.

Pour y accder choisissez Accs du menu Configurations.

Pour ajouter des employs sur le terminal, slectionnez le terminal que vous souhaitez mettre jour.

Dans la liste Sans accs trouvez le ou les employs que vous souhaitez ajouter au terminal. En plus de pouvoir choisir des employs individuellement, vous pouvez galement choisir une section ou mme une entreprise.

Cliquez sur "Ajouter >>" et les employs slectionns (ou les employs appartenant la section/entreprise slectionne) passeront dans la liste "Avec accs". Si vous souhaitez effacer certains employs du terminal, il suffit de slectionner les employs dsirs de la liste Avec accs et appuyer sur le bouton

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Saisie et Traitement des Donnes

La saisie et le traitement des pointages sont les tches les plus ralises dans Time Report. Dans ce chapitre ces tapes sont expliques pas pas, ainsi que toutes les faons de consulter les rsultats produits par le traitement.

8. Saisir les pointages

En slectionnant Saisir dans le menu Utilitaires, il est possible deffectuer la collecte des pointages enregistrs dans les terminaux.

Il est important de souligner que cest seulement partir de lordinateur connect au rseau des terminaux, que la saisie des pointages est possible (exception faite de la connexion par modem, ou avec les applications DRecolha ou DRemote).

Si aucun terminaux disponibles napparaissent pour effectuer la saisie des pointages, cest parce quil nexiste aucun terminal enregistr.

Dans la liste "Saisir de :" il est ncessaire dindiquer les terminaux depuis lesquels vous souhaitez effectuer la saisie. Pour cela, il suffit de slectionner les terminaux dans la liste "Ne pas saisir de :" et cliquer sur le bouton Ajouter >>. Le terminal passera dans la liste Saisir de.

Si vous ne souhaitez pas collecter des saisies de code depuis un terminal dj situ dans la liste "Saisir de :", il suffit de slectionner le terminal et de cliquer sur le bouton "

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Le temps mis par Time Report pour saisir les pointages des terminaux est assez variable, et dpend du nombre de terminaux ainsi que du nombre de pointages effectus dessus.

Dans le dune erreur dans la collecte dun ou de plusieurs terminaux, une description de cette erreur apparatra dans la zone intitule "Avertissements" de la fentre de corrections.

9. Traiter les pointages

Le traitement des pointages pour but de croiser les pointages effectues par les employs avec leurs plans journaliers et de travail, de faon calculer le temps de travail effectu, le temps dabsence et entre autres choses les heures supplmentaires.

La fentre de traitement des pointages apparat en slectionnant Traiter dans le menu Utilitaires.

Il est possible dans cette fentre de dterminer les dates de dbut et de fin de la priode que lon souhaite traiter, dans les botes de texte prvues cet effet dans la zone suprieure de la fentre.

Il est galement possible de choisir les employs dont on souhaite traiter les dossiers. Pour cela, il est possible de choisir un employ, une section ou une entreprise dans la liste Ne pas traiter: et appuyer sur le bouton Ajouter >>.

Il est ainsi possible de dplacer les employs de la liste Traiter: en slectionnant les employs, les sections ou lentreprise choisie en cliquant sur le bouton

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Time Report ne traitera que les pointages non encore traites une fois antrieure. Choisissez votre option et cliquez sur OK pour procder au traitement des pointages.

Dans le cas de plans de travail ensembles il apparatra une fentre lgrement diffrente, o en plus des informations dj mentionnes, il est possible de choisir lheure du dbut du traitement, et si le premier jour de la liste doit tre trait ou non. Bien que dans la plupart des cas, ces paramtres peuvent conserver leurs valeurs par dfaut, il est possible de les rgler.

Lheure de dbut peut-tre modifie si vous ne dsirez pas modifier un pointage dj traite le jour du dbut de la priode de traitement (et qui normalement fait partie du plan journalier du jour antrieur). Il faut donc ajuster lheure de dbut pour aprs le dernier pointage dj traite.

Loption Traiter 1er jour doit tre dsactive si pour un des plans journaliers, loption Transfrer pour jour suivant est active, et si lheure du dbut doit tre rgle pour les raisons dj mentionnes. De cette faon, les pointages seront prises en compte partir du jour dfini comme le dbut de la priode de traitement, mais le premier jour traiter sera alors le jour suivant.

Aprs avoir cliqu sur OK attendez le traitement des pointages. Tout comme dans la saisie des pointages, le temps que Time Report met traiter les pointages est assez variable, et dpend de la priode de temps traiter. Ce temps peut augmenter considrablement sil existe des plans ensembles.

10. Vrifier et corriger les rsultats

La fentre de Corrections est une des plus importantes du Time Report, dans la mesure ou cest ici que lon consulte les rsultats du traitement, en pouvant par exemple corriger les priodes de travails et les absences injustifies, dues des oublie de pointages et que lon justifie les absence.

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Il est possible daccder cette fentre en passant par loption Corrections du menu Utilitaires.

La liste des corrections montre la dure des priodes effectues par les employs. Il existe galement quatre icones indiquant ltape du traitement, qui peuvent tre les suivantes:

si la priode de travail est compltement effectue ou si des absences existent ;

si le nombre de pointages est correct ou sil existe des pointages irrgulires ou en moins.

Du cot gauche de la fentre, se trouve un rpertoire racine vous aident filtrer les rsultats par sections (groupe demploys) ou par employ individuellement. Il est galement possible de voir les rsultats de tous les employs en slectionnant lentreprise.

Pour vous aidez filtrer ces informations il existe une bote dans la barre doutils suprieure qui dfini les rsultats visibles en accord avec al suivante liste:

Tous: montre tous les rsultats;

Irrgularits: montre les absences, les heures supplmentaires ou les heures indtermines suprieures zro;

Travail: montre les rsultats du temps de travail cumul suprieur zro:

Indfini: montre les rsultats du temps de travail indfini suprieur zro;

Absences: montre le temps dabsence cumul suprieur zro;

Supplment: montre le total des heures supplmentaires suprieur zro;

Primes: montre les primes existantes;

Pointages Irrguliers: montre le nombre de pointages effectus par lemploy lorsque celui-ci est impaire.

Dans la barre doutils suprieure il existe galement deux botes permettant de choisir les dates de dbut et de fin des rsultats que lon dsir consulter.

Pour mettre jour les filtres de rsultats et des dates, il faut cliquer sur le bouton de la barre doutils suprieure.

Pour changer un rsultat il faut double-cliquer en haut du registre dsir ou alors slectionner le registre et cliquer sur le bouton diter de la barre doutils suprieure. Ce processus fera apparatre la fentre "Correction des Rsultats".

Filtre

donne

Rsultats Filtre

employ

Rsultats filtrs

Filtre

type

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Dans la fiche de correction des rsultats il est possible de voir dans la zone "Employ" le numro de lemploy dont vous changer les rsultats, Dans cette zone il est galement possible de voir quelle date se rfre ce rsultat.

Il est possible de naviguer entre les dates et employs dans la fiche de correction des rsultats, en utilisant les boutons , , et .

Dans la zone "Plan Journalier il est possible de voir une image illustrative des horaires de lemploy pour ce jour l, avec les pointages effectues par lemploy, reprsentes en points bleus.

Les deux boutons + et du cot gauche de limage permettent dafficher plus ou moins de jours en mme temps, jusqu un maximum de cinq jours. Pour trois jours daffil limage aura laspect suivant :

Les jours non slectionns sont prsents avec une couleur plus claire, et ne peuvent tre dits sans tre choisis avec les boutons , , et . On peut voir une ligne verticale noire, qui indique le dbut de la journe et une ligne verticale marron qui indique la fin de la journe.

Dans la zone de pointages il est possible de consulter les pointages effectus par lemploy, ce jour l, et modifier son type en introduisant de nouveaux pointages. Les pointages seront signals sur limage par des points rouges. Pour supprimer les pointages supplmentaires, slectionnez les en cliquant sur le bouton "Suppr" de votre clavier. Les pointages effectues par lemploy, ne peuvent tre supprimes, ni leur heure modifie.

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Il est galement possible dajouter et de supprimer les pointages directement sur limage. En passant avec la souris sur la zone o sont indiqus les pointages, et les chelles horaires, le curseur suivant

apparatra , indiquant quil est possible dajouter ou de supprimer des pointages. En cliquant une fois sur une partie vide de cette zone, lheure correspondante sera ajoute dans le champ dinsertion de donnes, o il suffit de slectionner le type de pointage en cliquant sur pour insrer le pointage. En double-cliquant sur cette mme zone, une bote de dialogue apparatra alors demandant si vous dsirez insrer un nouveau pointage. Cliquez sur Oui et le pointage sera ajout automatiquement.

En passant avec la souris sur un point didentification de pointage, ce point sagrandira lgrement, indiquant quil peut tre supprim. En double-cliquant sur ce point une bote de dialogue apparatra vous demandant si vous souhaitez supprimer le pointage. En cliquant sur Oui le pointage sera effac. Cependant, il peut que vous ne puissiez pas supprimer les pointages effectus par les employs (signals en bleu).

Note: Lheure de pointage insr

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