Tout Savoir Les Fiches Pratiques Office Excel 2003

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Les Fiches pratiques Office Excel 2003

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Office Excel 2003


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Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur, de ses ayants droits, ou ayant cause (loi du 11 mars 1957, alinéa 1er de l'article 40). Cette représentation ou production par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. La loi du 11 mars 1957 autorise uniquement, aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, les copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective d'une part, et d'autre part, les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration.


Table des matières

1.opérateurs de calcul 1

2.calculs et reférences 3

3.couper, copier, coller, déplacer 5

4.figer lignes et colonnes 26

5.les filtres 28

6.fonction d’information 38

7.fonction logique si 39

8.fonctions date et heure 43

9.fonctions de recherche 47

10.fonctions statistiques 55

11.fonctions texte 61

12.formats de nombres personnalisés 64

13.gérer lignes et colonnes 71

14.graphiques prédéfinis 81


15.graphiques 86

16.liaisons 105

17.macro-commandes 111

18.mettre en forme 117

19.mise en forme conditionnelle 128

20.mise en page et impression 136

21.nommer cellules et plage de cellules 145

22.personnaliser l'environnement 153

23.protéger 162

24.raccourcis clavier 167

25.saisir et sélectionner 170

26.sous-totaux 174


Signification des symboles INFORMATION METHODE IMPORTANT ATTENTION RESULTAT

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1. OPERATEURS DE CALCUL

Opérateurs arithmétiques Pour effectuer les opérations mathématiques de base, combiner des nombres et produire des résultats numériques, utilisez les opérateurs arithmétiques ci-dessous. Opérateurs arithmétiques Exemples + (signe plus) Addition (3+3)

– (signe moins) Soustraction (3–1) Négation (–1)

* (astérisque) Multiplication (3*3) / (barre oblique) Division (3/3) % (signe pourcentage) Pourcentage (20%) ^ (signe insertion) Exposant (3^2)

Opérateurs de comparaison Vous pouvez comparer deux valeurs avec les opérateurs ci-dessous. Le résultat obtenu est une valeur logique VRAI ou FAUX. Opérateurs de comparaison Exemples = (signe égal) Égal à (A1=B1) > (signe supérieur à) Supérieur à (A1>B1) < (signe inférieur à) Inférieur à (A1<B1)

>= (signe supérieur ou égal à) Supérieur ou égal à (A1>=B1)

<= (signe inférieur ou égal à) Inférieur ou égal à (A1<=B1)

<> (signe différent) Différent de (A1<>B1)



Opérateurs de concaténation de texte Utilisez le signe & pour combiner (concaténer) une ou plusieurs chaînes de texte en vue d'obtenir un seul élément de texte.

Opérateurs de référence Combinez les plages de cellules pour effectuer des calculs à l'aide des opérateurs suivants. Opérateurs de référence Exemples

: (deux-points)

Opérateur de plage qui produit une référence à toutes les cellules qui sont comprises entre deux références, ces deux références étant incluses (B5:B15)

; (point-virgule) Opérateur d'union qui combine plusieurs références en une seule (SOMME(B5:B15;D5:D15))



2. CALCULS ET REFERENCES

Calculer Pour effectuer une opération :

1. Placez-vous sur la cellule de résultat 2. Saisissez le signe =, puis sélectionnez la 1ère

cellule comprise dans l’opération. 3. Saisissez l’opérateur arithmétique (+, -, *, /) 4. Montrez ensuite chaque cellule du calcul. 5. Validez par Entrée

Somme automatique

Sélectionnez les cellules à additionner et la cellule de résultat. Cliquez sur le bouton Somme automatique de la barre d’outils.

Recopier une formule Après avoir obtenu un 1er résultat, cliquez sur la cellule contenant ce résultat et placez-vous en bas à droite de cette cellule. Utilisez la poignée de recopie et effectuez un cliqué-glissé sur les autres cellules de résultat (en bas, en haut, à droite ou à gauche).



Les références relatives et absolues Définition : une référence absolue ou relative est une cellule, ligne ou colonne figée qui ne sera pas modifiée lors d'une recopie de formule. Sélectionnez la cellule qui contient la formule. Dans la barre de formule, sélectionnez la référence à figer. Appuyez sur F4 pour passer à une des combinaisons suivantes ou saisissez le signe $ devant la cellule, la ligne ou la colonne à figer. Le tableau ci-dessous résume la façon dont un type de référence est mis à jour si une formule contenant la référence est copiée. $A$1 colonne absolue et ligne absolue A$1 colonne relative et ligne absolue $A1 colonne absolue et ligne relative A1 colonne relative et ligne relative



3. COUPER, COPIER, COLLER, DEPLACER

Couper / Coller 1ère méthode : sélectionnez la cellule ou la plage de cellules à couper, Menu Edition => Couper, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez coller les données, Menu Edition => Coller. 2ème méthode : utilisez les touches CTRL X (couper) et CTRL V (coller).

Copier / Coller 1ère méthode : sélectionnez la cellule ou la plage de cellules à copier, Menu Edition => Copier, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez copier les données, Menu Edition => Coller. 2ème méthode : utilisez les touches CTRL C (copier) et CTRL V (coller).

Déplacer Sélectionnez les cellules ou la plage (plage : deux cellules au minimum d'une feuille de calcul. Une plage peut contenir des cellules adjacentes ou non adjacentes) de cellules à déplacer ou à copier. Effectuez l'une des actions suivantes : Pour déplacer une cellule ou une plage de cellules : pointez sur la bordure de la sélection. Lorsque le pointeur se transforme en pointeur de déplacement, faites glisser la cellule ou la plage de cellules vers un autre emplacement de la feuille de calcul.



Pour copier une cellule ou une plage de cellules : maintenez la touche CTRL enfoncée pendant que vous pointez sur la bordure de la sélection. Lorsque le pointeur se transforme en pointeur de copie, faites glisser la cellule ou la plage de cellules vers un autre emplacement.

Le Presse-papiers Lorsque vous copiez un élément, il se place automatiquement dans le Presse-papiers. Vous pouvez ainsi retrouver facilement cet élément et le coller à nouveau rapidement.

Pour modifier les options du Presse-papiers, cliquez sur le bouton Options.



Vous pouvez choisir de :

• Faire afficher le Presse-papiers automatiquement

• Faire afficher le Presse-papiers lorsque CTRL+C est utilisé deux fois

• Copier sans afficher le Presse-papiers

Copier à l’aide du Presse-papiers Lorsque vous souhaitez coller à nouveau un élément. Placez-vous à l’endroit du collage et cliquez sur l’élément à coller dans le Presse-papiers.

Vous pouvez également cliquer sur la flèche bleue en regard de l’élément dans le Presse-papiers et cliquer sur Coller.

Supprimer des éléments du Presse-papiers Pour supprimer un élément, cliquez sur la flèche bleue en regard de cet élément dans le Presse-papiers et choisissez Supprimer. Pour supprimer tous les éléments du Presse-papiers, cliquez sur le bouton Effacer tout.



Utiliser le collage spécial Remplacer une formule par son résultat

Vous pouvez figer une formule pour ne plus la recalculer en la remplaçant par son résultat. Important : lorsque vous remplacez une formule par son résultat (valeur), vous perdez définitivement la formule qui était contenue dans la cellule. Sélectionnez la cellule qui contient la formule. 1ère méthode : Menu Edition => Copier.

Placez-vous sur la cellule de destination de la copie. Menu Edition => Collage spécial.

Cochez Valeurs puis validez par OK.



2ème méthode : sélectionnez la cellule à copier, réalisez un clic avec le bouton droit et choisissez Copier (ou utilisez les touches de raccourci CTRL+C).

Placez-vous sur la cellule de destination de la copie. Réalisez un clic droit et choisissez Collage spécial.

Vous pouvez également réaliser un copier / coller normal et cliquer sur la balise des options de collage.



Choisissez Valeurs uniquement.

Empêcher que les cellules vides copiées remplacent des données

Sélectionnez la plage de cellules à copier. Menu Edition => Copier.

Sélectionnez la cellule de destination du collage. Menu Edition => Collage spécial.

Activez la case à cocher Blancs non compris. Validez par OK.



Remplir une ligne ou une colonne avec des données

1ère méthode : sélectionnez les cellules à copier. Utilisez la poignée de recopie (il s’agit de la croix noire située dans le coin inférieur droit de la sélection). Cliquez glissez sur les cellules à remplir et relâchez. 2ème méthode : pour remplir la cellule active avec le contenu de la cellule située au-dessus (remplissage vers le bas), appuyez sur CTRL+B ou utilisez le Menu Edition => Remplissage en bas.

Vous pouvez également saisir le contenu de la première cellule, sélectionnez l’ensemble des cellules en-dessous



qui contiendront le remplissage et refaire l’opération CTRL+B ou Menu Edition => Remplissage en bas. Pour remplir avec le contenu de la cellule située à gauche (remplissage vers la droite), appuyez sur CTRL+D ou utilisez le Menu Edition => Remplissage => A droite. Lorsque vous utilisez la croix noire de recopie incrémentée, vous pouvez accéder à différentes options de recopie en cliquant sur la balise.

• Copier les cellules • Ne recopier que la mise en forme • Recopier les valeurs sans la mise en forme

Incrémentation Lorsque vous utilisez la recopie sur des valeurs (numériques ou textuelles) Recopier la même valeur : saisissez la première valeur de la liste et utilisez la recopie.

Avec une incrémentation de 1 : saisissez la première valeur et maintenez la touche CRTL enfoncée pendant la recopie.



Avec une valeur de pas (intervalle) : saisissez les deux premières valeurs. Sélectionnez-les et réalisez votre recopie.

Pour obtenir seulement une copie de ces deux valeurs, maintenez la touche CTRL enfoncée pendant la recopie. Lors de chaque fin de recopie, la balise des options de recopie vous propose différentes options :

• Copier les cellules • Incrémenter une série • Ne recopier que la mise en forme • Recopier les valeurs sans la mise en forme



Incrémenter des dates Lors d’une recopie de dates, utilisez les mêmes procédés. Copier une date Saisissez la 1ère date de la série, puis utilisez la poignée de recopie et cliquez glissez en maintenant la touche CTRL enfoncée.

Incrémenter une série Saisissez la première date de la série, puis utilisez la poignée de recopie et cliquez glissez.

Vous pouvez également utiliser la balise proposant des options de recopie.



Incrémenter avec une valeur de pas Saisissez les deux premières dates de la série, sélectionnez-les et cliquez glissez avec la poignée de recopie.

Recopier des jours Lorsque vous effectuez une recopie de jours, les options de recopie sont plus complètes et vous proposent également de choisir entre Jours ouvrés ou Jours (ouvrables).

Remplissage Lorsque vous souhaitez remplir une plage de cellules avec une série, utilisez le Menu Edition => Remplissage => Série



Précisez si vous souhaitez un remplissage en lignes ou en colonnes. Indiquez le type de remplissage (linéaire, géométrique, chronologique, recopie incrémentée). Indiquez l’unité de temps (jour, jour ouvré, mois, année). Indiquez une valeur de pas et la dernière valeur. Validez par OK.

Insérer des cellules déplacées ou copiées entre des cellules existantes

Sélectionnez les cellules contenant les données à déplacer ou à copier. Menu Edition => Couper ou => Copier.



Sélectionnez la première cellule de la zone de collage. Menu Insertion => Cellules copiées

Choisissez la direction dans laquelle vous souhaitez décaler les cellules adjacentes. Validez par OK.

Copier uniquement les cellules visibles Lorsque des cellules, lignes ou colonnes de votre feuille de calcul sont masquées, vous avez la possibilité de copier toutes les cellules ou uniquement les cellules visibles. Exemple : lorsque des données présentées en plan. Vous ne copiez que les données de synthèse. Sélectionnez les cellules à copier. Menu Edition => Atteindre.



Cliquez sur Cellules.

Cochez sur Cellules visibles seulement, puis OK.

Réalisez ensuite le Copier / Coller.



Copier des mises en forme Cette méthode permet de copier seulement la mise en forme des cellules, telle que la couleur de la police ou la couleur de remplissage, et non le contenu. Sélectionnez les cellules à copier. Menu Edition => Copier.

Sélectionnez la première cellule de la destination du collage. Menu Edition => Collage spécial (ou réalisez un clic droit sur la cellule de destination et choisissez Collage spécial).

Choisissez Formats. Validez par OK.



Copier des formules Sélectionnez la cellule contenant la formule que vous voulez copier. Menu Edition => Copier.

Sélectionnez la 1ère cellule de la destination du collage. Menu Edition => Collage spécial (ou réalisez un clic droit sur la cellule de destination et choisissez Collage spécial).

Choisissez Formules et validez par OK.



Transposer des lignes et des colonnes Sélectionnez les cellules dont vous voulez inverser l'orientation. Menu Edition => Copier

Sélectionnez la cellule supérieure gauche de la zone de collage. Cette dernière doit être située à l'extérieur de la zone de copie. Menu Edition => Collage spécial.

Choisissez Transposé. Validez par OK.



Créer des séries personnalisées A partir de données déjà existantes Sélectionnez les données, Menu Outils => Options.

Cliquez sur l’onglet Listes Pers.

Cliquez sur Importer et validez par OK.



Désormais cette liste personnalisée fait partie des listes proposées lors d'une l’incrémentation.

A partir de données non existantes Menu Outils => Options



Cliquez sur l’onglet Liste Pers. Placez-vous dans la zone de saisie et saisissez les éléments de la liste en les séparant par une virgule.

Cliquez sur le bouton Ajouter et validez par OK.

Supprimer une liste Sélectionnez la liste et cliquez sur Supprimer.



Validez le message par OK.



4. FIGER LIGNES ET COLONNES

Fractionner Lorsque vous souhaitez figer des lignes et/ou des colonnes dans un tableau, vous devez commencer par Fractionner le tableau. Pour cela, placez-vous sur l’outil de fractionnement horizontal et déplacez- le après la dernière ligne à figer. Faites la même chose avec l’outil de fractionnement vertical et déplacez- le derrière la dernière colonne à figer. Vous pouvez également utiliser le Menu Fenêtre Fractionner pour afficher les deux outils de fractionnement sur votre tableau. Cliquez- glissez ensuite pour les déplacer.



Figer les volets Utilisez ensuite le Menu Fenêtre, Figer les volets.



5. LES FILTRES

Filtre automatique Pour afficher les flèches déroulantes de filtre. Cliquez sur une cellule de la plage à filtrer. Accédez au Menu Données => Filtrer => Filtre automatique.

Filtrer les x plus petits ou les x plus grands nombres (TOP X) Cliquez sur la flèche du filtre, puis 10 premiers...

Dans la zone de gauche, cliquez sur Haut ou Bas. Dans la zone du milieu, entrez un nombre. Dans la zone de droite, cliquez sur Éléments.



Filtrer les données contenant un texte spécifique Cliquez sur la flèche du filtre, puis Personnalisé.

Dans la zone de gauche, choisissez : égale, différent de, contient ou ne contient pas.

Dans la zone de droite, entrez le texte souhaité ou sélectionnez une donnée en cliquant sur la flèche déroulante.



Si vous souhaitez rechercher des valeurs de texte qui contiennent certains caractères mais pas d'autres, utilisez un caractère générique. Les caractères génériques suivants peuvent être utilisés comme critères de comparaison pour des filtres. ? (point d'interrogation) : pour remplacer un caractère Exemple : p?rt trouve « port » et « part ». * (astérisque) : pour remplacer un nombre quelconque de caractères Exemple : *Est trouve « Nord-Est » et « Sud-Est ». Pour ajouter un autre critère, choisissez l’opérateur Et ou Ou, puis répétez l'étape précédente. Filtrer les cellules vides ou non vides Cliquez sur la flèche de filtre, puis sur (Vides) ou (Non vides).



Remarque : les options Vides et Non vides sont disponibles uniquement si la colonne à filtrer contient une cellule vide. Filtrer les nombres supérieurs ou inférieurs à un autre nombre Cliquez sur la flèche de filtre, puis Personnalisé.

Dans la zone de gauche, choisissez : est supérieur à, est inférieur à, est supérieur ou égal à ou est inférieur ou égal à. Dans la zone de droite, entrez un nombre ou choisissez une valeur dans la liste déroulante.



Pour ajouter un autre critère, choisissez Et ou Ou, puis répétez l'étape précédente. Filtrer un nombre égal à, ou différent d'un autre nombre Cliquez sur la flèche de filtre, puis Personnalisé.

Dans la zone de gauche, choisissez : est égal à, ou différent de. Dans la zone de droite, entrez un nombre.



Pour ajouter un autre critère, choisissez: Et ou Ou, puis répétez l'étape précédente.

Filtrer le début ou la fin d'une chaîne de texte Cliquez sur la flèche de filtre, puis Personnalisé.



Dans la zone de gauche, choisissez : commence par, ne commence pas par, se termine par ou ne se termine pas par. Dans la zone de droite, entrez le texte.

Si vous souhaitez rechercher des valeurs de texte qui contiennent certains caractères mais pas d'autres, utilisez un caractère générique. Pour ajouter un autre critère, choisissez : Et ou Ou, puis répétez l'étape précédente. Filtrer les nombres supérieurs ou inférieurs en pourcentage Pour afficher un nombre de lignes correspondant au pourcentage du nombre de valeurs total de la liste. Cliquez sur la flèche de filtre puis 10 premiers.

Dans la zone de gauche, cliquez sur Haut ou Bas. Dans la zone du milieu, entrez un nombre. Dans la zone de droite, cliquez sur Pourcentage.



Filtres élaborés Pour filtrer une plage de cellules en utilisant des critères complexes, utilisez les filtres élaborés. Vous allez saisir les critères dans une plage distincte de la feuille de calcul ou dans une autre feuille de calcul.

Remarque: Lorsque vous filtrez des données de texte, Microsoft Office Excel ne fait pas de distinction entre les minuscules et les majuscules.

Exemples de plages de critères Exemple 1 : plusieurs conditions dans une seule colonne

Appellation Graves St Emilion Pomerol

Exemple 2 : une condition dans 2 colonnes ou davantage

Régions Couleur Année Bordeaux Rouge >=1990 Bordeaux Blanc 1995



Exemple 3 : une condition dans une colonne ou dans une autre

Appellation Année Prix Graves 1990 >20

Exemple 4 : un des 2 jeux de conditions pour 2 colonnes

Prix >30 >20

Exemple 5 : plus de 2 jeux de conditions pour une colonne

Prix Prix >20 <25

50 Exemple 6 : le critère est une formule

Saisissez la formule dans la cellule du montant total =$H2>MOYENNE(Cave!$H$2:$H$43) Important : l’étiquette de colonne est toujours une valeur relative. Il faut donc figer la colonne avec un $. Les cellules utilisées dans la formule sont toujours en valeur absolue. A partir de cette nouvelle feuille, accédez ensuite au Menu Données => Filtrer => Filtres élaborés



Cochez la case Copier vers un autre emplacement. Plage : correspond à la sélection de votre liste ou base de données. Vous pouvez également saisir un nom si vous en avez spécifié un pour votre liste ou base de données. Zone de critères : correspond à la sélection de votre zone de critères Copier dans : indiquez la cellule qui sera le point de départ de l'extraction. Indiquez si vous souhaitez réaliser une extraction sans doublons. Validez par OK.



6. FONCTION D’INFORMATION

Estna Définition : La fonction ESTNA retourne la valeur Vrai à place de N/A lorsque dans un résultat de fonction N/A (Non applicable) est le résultat. Ecriture :

=estna(valeur) Exemple Pour remplacer un résultat N/A par 0 dans une fonction RechercheV : =SI(ESTNA(RECHERCHEV(B4;$B$15:$C$22;2;FAUX));0;RECHERCHEV(B4;$B$15:$C$22;2;FAUX)) => si le résultat de la fonction RechercheV est N/A, alors afficher 0 sinon afficher le résultat de la fonction RechercheV.



7. FONCTION LOGIQUE SI

Définition : La fonction logique SI renvoie une valeur si la condition que vous spécifiez est VRAI et une autre valeur si cette condition est FAUX. La fonction SI est utilisée pour effectuer un test conditionnel sur des valeurs et des formules. Ecriture :

=SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) test_logique : représente un élément (valeur ou expression) qui peut prendre la valeur VRAI ou FAUX.

Exemple A5=100 est une expression logique, si la valeur contenue dans la cellule A5 est égale à 100, le résultat de l'expression est VRAI. Dans le cas contraire, le résultat est FAUX. Cet argument peut utiliser n'importe quel opérateur de calcul par comparaison. (=, >, >=, <, <=, <>) valeur_si_ vrai : est la valeur qui est renvoyée si le test logique est VRAI. Dans l'écriture de la fonction, cette valeur est annoncée par un point virgule (;).

Exemple Vous souhaitez faire afficher le texte (ou chaîne de caractères) "Bonus" lorsque le test logique est VRAI.

=si(A2=100;"Bonus")



Lorsque le résultat de la valeur si Vrai est du texte, ce texte est toujours saisi entre guillemets. Si le résultat est le résultat d'une formule, saisissez la formule. Pour obtenir une cellule vide lorsque le résultat est Vrai, ouvrez et fermez les guillemets (""). Si le test logique est VRAI et que la valeur si vrai est vide, la valeur 0 (zéro) est renvoyée.

valeur_si_faux : est la valeur qui est renvoyée si le test logique est FAUX. Dans l'écriture de la fonction, cette valeur est annoncée par un point virgule (;).

Exemple Vous souhaitez faire afficher le texte (ou chaîne de caractères) "Perdu" lorsque le test logique est FAUX.

=si(A2=100;"Bonus";"Perdu")

Si le résultat de l'argument test_logique est FAUX et que l'argument valeur_si_faux n'est pas spécifié (à savoir s'il n'y a pas de point virgule derrière valeur_si_vrai), la valeur logique FAUX est renvoyée.

=si(A2<>100;"prime")

Si l'argument test_logique est FAUX et que l'argument valeur_si_faux est vide (à savoir s'il y a un point virgule suivi de la parenthèse fermante derrière valeur_si_faux), alors la valeur 0 (zéro) est renvoyée.

=si(A1=100;"gagné";)

Lorsque le résultat de la valeur si Faux est du texte, ce texte est toujours saisi entre guillemets. Si le résultat est le résultat d'une formule, saisissez la formule.



Pour obtenir une cellule vide lorsque le résultat est Faux, ouvrez et fermez les guillemets ("").

Autres exemples d'écriture Exemple 1

=si(A2>100 ;"gagné";"perdu") Si le résultat de la cellule A2 est supérieur à 100, alors le résultat de la fonction affiche gagné sinon perdu.

Exemple 2

=si(A2<=120;A3*10%;0) Si le résultat de la cellule A2 est inférieur ou égal à 120, alors le résultat de la fonction affiche le résultat de l'opération A3*10% et sinon 0.

Exemple 3

=si(A2="oui";A3*2%;"") Si le résultat de la cellule A2 est égal au texte oui, alors le résultat de l'opération A3*2% est affiché, sinon une cellule vide.

Exemple 4

=si(ou(moyenne(B3 :B7)>100;max(B4 :B9)>10;"bien";"passable"))

Si la moyenne des cellules B3 à B7 est supérieure à 100 ou bien si le maximum des cellules BA à B9 est supérieur à 10, alors le résultat affiche bien, sinon passable.

Exemple 5

=si(et(min(B3:B7)>100;somme(B2:B10)>=300;"Bonus";"rien")



Si le minimum des cellules B3 à B7 est supérieur à 100 et aussi la somme des cellules B2 à B10 est supérieure ou égale à 300, alors le résultat affiche Bonus sinon rien.

Si imbriqués Il est également possible d'imbriquer plusieurs fonctions SI à la suite (jusqu'à 7 niveaux d'imbrication) pour obtenir des résultats en fonction de plusieurs conditions. Dans ce cas, les fonctions SI s'écrivent les unes à la suite des autres. Exemple =si(C2>=300;"we";si(C2>=200;"montre";si(C2>=100;"sacoche";"DVD))) Si le résultat de C2 est supérieur ou égal à 300 alors le résultat affiche we, sinon si le résultat de C2 est entre 200 et 299 alors le résultat affiche montre, sinon si le résultat de C2 est compris entre 100 et 199 alors le résultat affiche sacoche sinon DVD.



8. FONCTIONS DATE ET HEURE

Maintenant Définition : indique la date et l’heure du jour avec mise à jour automatique. Ecriture :

=MAINTENANT()

Aujourd’hui Définition : indique la date du jour avec mise à jour automatique. Ecriture :

=AUJOURDHUI()

Heure Définition : renvoie l'heure. L'heure est un nombre entier compris entre 0 (12:00 AM) et 23 (11:00 PM). Ecriture :

=HEURE(numéro_de_série) numéro_de_série : est le code de temps contenant l'heure que vous voulez trouver. Les codes de temps peuvent être entrés sous la forme de chaînes de texte entre guillemets (par exemple, "6:45 PM").



Année Définition : renvoie l'année correspondant à une date. L'année est renvoyée sous la forme d'un nombre entier dans la plage 1900-9999. Ecriture :

=ANNEE(numéro_de_série) numéro_de_série : représente le code de date de l'année que vous voulez trouver. Exemple : =DATE(2008,6,22) pour le 22ème jour du mois de juin 2008. Attention : des problèmes peuvent survenir si les dates sont entrées sous forme de texte.

Mois Définition : renvoie le mois d'une date représentée par un argument numéro_de_série. Le mois est donné sous la forme d'un nombre entier compris entre 1 (janvier) et 12 (décembre). Ecriture :

=MOIS(numéro_de_série) numéro_de_série : est le code de date du mois que vous voulez trouver. Exemple : =MOIS(2007,10,5) pour le 5ème jour du mois d'octobre 2007.



Jour Définition : renvoie le jour du mois correspondant à l'argument numéro_de_série. Ecriture :

=JOUR(numéro_de_série) numéro_de_série : est le code de date du jour que vous voulez rechercher. Exemple : =JOUR(2007,12,3) pour le 3e jour du mois de décembre 2007.

Jour Ouvrés Définition : permet de calculer le nombre de jours ouvrés entre deux dates Ecriture :

=nb.jours.ouvres(date_départ;date_fin;jours_fériés) Attention : vous devez avoir au préalable saisi les dates de jours fériés dans un tableau récapitulatif. Ce tableau correspondra à l'argument jours_fériés.

Fraction.année Définition : calculer le nombre d’années entre deux dates. Ecriture :

=fraction.annee(annee_fin;annee_fin;methode) Exemple : date naissance date du jour âge

14/08/1975 21/06/2007 31,85



Argument Méthode Base Comptage des jours

1 Réel/réel 2 Réel/360 3 Réel/365

=FRACTION.ANNEE(A2;B2;1)

Si cette fonction n’apparaît pas dans votre liste de fonctions : Menu Outils => Macros complémentaires.

Cochez Utilitaire d'analyse et validez par OK.



9. FONCTIONS DE RECHERCHE

RechercheV Définition : cherche une valeur donnée dans la première colonne de la matrice d'un tableau et renvoie une valeur se trouvant sur la même ligne mais dans une autre colonne de la matrice du tableau. Ecriture : =RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;no_ind

ex_col;valeur_proche) valeur_cherchée : représente la valeur à chercher dans la première colonne de la matrice du tableau. valeur_cherchée peut être une valeur ou une référence. Si la valeur de l'argument valeur_cherchée est inférieure à la plus petite valeur contenue dans la première colonne de l'argument table_matrice, la fonction RECHERCHEV renvoie la valeur d'erreur #N/A. table_matrice : au moins deux colonnes de données. C'est sur les valeurs de la première colonne de table_matrice que porte valeur cherchée. Ces valeurs peuvent être du texte, des nombres ou des valeurs logiques. La fonction ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules. no_index_col : est le numéro de la colonne de l'argument table_matrice dont la valeur correspondante doit être renvoyée.



Si l'argument no_index_col est égal à 1, la fonction renvoie la valeur dans la première colonne de l'argument table_matrice. Si l'argument no_index_col est égal à 2, la valeur de la deuxième colonne est renvoyée, et ainsi de suite. valeur_proche : représente une valeur logique indiquant si vous souhaitez que la fonction RECHERCHEV recherche une valeur exacte ou voisine de celle que vous avez spécifiée.

Si cet argument est VRAI (1) ou omis, une donnée exacte ou proche est renvoyée. Si aucune valeur exacte n'est trouvée, la valeur immédiatement inférieure à valeur_cherchée est renvoyée. Important : les valeurs de la première colonne de la table_matrice doivent être classées par ordre croissant, sans cela, il se peut que RECHERCHEV ne renvoie pas la bonne valeur. Si cet argument est FAUX (0), RECHERCHEV recherche exclusivement une correspondance exacte. Dans ce cas, il n'est pas indispensable que les valeurs de la première colonne de la table_matrice soient triées. Si plusieurs valeurs de la première colonne de la table matrice correspondent à valeur_cherchée, c'est la première valeur trouvée qui est utilisée. Si aucune valeur ne correspond, la valeur d'erreur #N/A est renvoyée.

EQUIV Définition : renvoie la position d'un élément d'une matrice qui équivaut à une valeur spécifiée dans un ordre donné.



Utilisez la fonction EQUIV plutôt qu'une des fonctions RECHERCHE lorsque vous avez besoin de la position d'un élément dans une plage et non de l'élément en tant que tel. Ecriture :

=EQUIV(valeur_cherchée;matrice_recherche;type) Valeur cherchée : est la valeur utilisée pour trouver la valeur souhaitée dans une matrice. Vous souhaitez trouver dans votre matrice l'équivalent de votre valeur cherchée. Exemple : Je cherche la valeur 100 dans la matrice. Lorsque vous cherchez le numéro de téléphone d'une personne dans un annuaire, vous utilisez le nom de la personne comme valeur de recherche alors que la valeur que vous voulez obtenir est son numéro de téléphone. L'argument valeur_cherchée peut être une valeur (nombre, texte) ou une référence de cellule à un nombre, à du texte ou à une valeur logique. matrice_recherche : est une plage de cellules adjacentes contenant les valeurs d'équivalence possibles. Type : est le nombre -1, 0 ou 1 qui va déterminer comment Microsoft Office Excel doit procéder pour comparer la valeur_cherchée aux valeurs de la matrice. Type 1 ou VRAI ou OMIS : la fonction EQUIV trouve la valeur la plus élevée qui est inférieure ou égale à celle de l'argument valeur_cherchée. Type 0 : la fonction EQUIV trouve la 1ère valeur exactement équivalente à celle de l'argument valeur_cherchée.



Type -1 : la fonction EQUIV trouve la plus petite valeur qui est supérieure ou égale à celle de l'argument valeur_cherchée. Exemple 1 : Je cherche exactement la valeur 7777,00. Type 0 et table matrice triée ou non. Si 7777,00 n’est pas trouvé, N/A est affiché car pas de valeur proche puisque le type spécifié est 0.

COL A COL B Lignes 666,00 € 666,00 € 1 2 334,00 € 2 334,00 € 2 4 445,00 € 4 445,00 € 3 4 456,00 € 4 456,00 € 4 6 777,00 € 6 777,00 € 5 7 777,00 € 6 777,00 € 6 8 887,00 € 8 887,00 € 7 9 987,00 € 9 987,00 € 8 33 444,00 € 33 444,00 € 9 33 456,00 € 33 456,00 € 10 34 000,00 € 666,00 € 11 34 000,00 € 2 334,00 € 12 43 090,00 € 4 445,00 € 13 43 090,00 € 4 456,00 € 14 45 000,00 € 6 777,00 € 15 45 009,00 € 7 777,00 € 16 Triée Non triée

Type 0 6 =EQUIV(7777;A1:A16;0) 16 =EQUIV(7777;B1:B16;0)



Exemple 2 : Je cherche la valeur 7777,00 ou si cette valeur n'est pas trouvée exactement dans la table matrice une valeur s'en approchant : la plus élevée, inférieure ou égale. Type 1 : la matrice doit être triée par ordre croissant pour obtenir une valeur proche.

COL A COL B Lignes 666,00 € 666,00 € 1 2 334,00 € 2 334,00 € 2 4 445,00 € 4 445,00 € 3 4 456,00 € 4 456,00 € 4 6 777,00 € 6 777,00 € 5 7 778,00 € 2 000,00 € 6 8 887,00 € 8 887,00 € 7 9 987,00 € 9 987,00 € 8 33 444,00 € 33 444,00 € 9 33 456,00 € 33 456,00 € 10 34 000,00 € 666,00 € 11 34 000,00 € 2 334,00 € 12 43 090,00 € 4 445,00 € 13 43 090,00 € 4 456,00 € 14 45 000,00 € 6 777,00 € 15 45 009,00 € 7 778,00 € 16 Triée Non triée

Type1 5 =EQUIV(7777;A1:A16;1) Résultat faux sur la colonne non triée 6



Exemple 3 : Je cherche la valeur 7777,00 ou si cette valeur n'est pas trouvée exactement dans la table matrice une valeur s'en approchant : la plus petite supérieure ou égale. Type -1 : la table matrice doit être triée par ordre décroissant.

COL A COL B Lignes 45 009,00 € 4 444,00 € 1 45 000,00 € 6 777,00 € 2 43 090,00 € 7 778,00 € 3 43 090,00 € 4 456,00 € 4 34 000,00 € 666,00 € 5 34 000,00 € 2 334,00 € 6 33 456,00 € 33 456,00 € 7 33 444,00 € 33 444,00 € 8 9 987,00 € 9 987,00 € 9 8 887,00 € 8 887,00 € 10 7 778,00 € 2 000,00 € 11 6 777,00 € 6 777,00 € 12 4 456,00 € 4 456,00 € 13 4 445,00 € 4 445,00 € 14 2 334,00 € 2 334,00 € 15 666,00 € 666,00 € 16 Triée Non triée

Type-1 11 =EQUIV(7777;A1:A16;-1)

Résultat faux sur la colonne

non triée 6 =EQUIV(7777;B2:B16;-1)



Index Définition : renvoie la référence de la cellule située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne déterminées. Ecriture :

=INDEX(réf;no_lig;no_col;no_zone) réf : est une référence à une ou plusieurs plages de cellules. Si vous entrez une plage non adjacente comme argument réf, mettez l'argument réf entre parenthèses. Si chaque zone de l'argument référence contient une seule ligne ou colonne, l'argument no_lig ou no_col, respectivement, devient facultatif. Par exemple, dans le cas d'un argument référence à une seule ligne, utilisez la fonction INDEX(réf;;no_col). no_lig : est le numéro de la ligne de référence à partir de laquelle une référence doit être renvoyée.

no_col est le numéro de la colonne de réf à partir de laquelle une référence doit être renvoyée. no_zone : sélectionne la plage de l'argument réf pour laquelle l'intersection de no_col et no_lig doit être renvoyée. La première zone sélectionnée ou entrée porte le numéro 1, la deuxième, le numéro 2 et ainsi de suite. Si l'argument no_zone est omis, la fonction INDEX utilise la zone numéro 1. Exemple 1 =INDEX(A2:C6;2;3)



L'intersection de la deuxième ligne et de la troisième colonne de la plage A2:C. Exemple 2 =SOMME(INDEX(A1:C11;0;3;1)) La somme de la troisième colonne de la première zone de la plage A1:C11. Exemple 3 =SOMME(B2:INDEX(A2:C6;5;2)) La somme de la plage commençant par B2 et finissant par l'intersection de la cinquième ligne et de la deuxième colonne de la plage A2:A6.



10. FONCTIONS STATISTIQUES

MOYENNE Définition : permet de calculer une moyenne entre plusieurs arguments. Ecriture :

=MOYENNE(nombre1;nombre2;...) nombre1,nombre2, ... : représentent les 1 à 255 arguments numériques dont vous voulez obtenir la moyenne. Les arguments peuvent être soit des nombres ou des noms (si vous avez défini des noms de cellules ou plages de cellules). Si une matrice ou une référence utilisée comme argument contient du texte, des valeurs logiques ou des cellules vides, ces valeurs ne sont pas prises en compte. En revanche, les cellules contenant la valeur 0 sont prises en compte. Les arguments représentant des valeurs d'erreur ou des chaînes de texte qu'il est impossible de convertir en nombres génèrent une erreur

Exemple 1 =moyenne(B3:B55) Exemple 2 =moyenne(B3;B4;B7;B9) Exemple 3 =moyenne(somme_ventes)



MAX Définition : renvoie le plus grand nombre dans une série de valeurs. Ecriture :

=MAX(nombre1;nombre2;...) nombre1, nombre2, ... représentent les 1 à 30 nombres parmi lesquels vous souhaitez trouver la valeur la plus grande. Les arguments peuvent être des nombres, des cellules vides, des valeurs logiques ou des nombres représentés sous forme de texte. Les arguments qui sont des valeurs d'erreur ou du texte ne pouvant pas être converti en nombres génèrent des erreurs. Si les arguments ne contiennent pas de nombre, la fonction MAX renvoie 0 (zéro). Exemple 1 : =max(A2:A6) La fonction renvoie la valeur la plus grande dans la plage de cellules A2 à A6. Exemple 2 : =max(A2;A3;A7;B3) La fonction renvoie la valeur la plus haute parmi les cellules A2, A3, A7, B3.

MIN Définition : renvoie le plus petit nombre d'une série de valeurs. Ecriture :

=MIN(nombre1;nombre2;...)



nombre1, nombre2, ... : représentent les 1 à 30 nombres parmi lesquels vous souhaitez trouver la valeur minimale.

Les arguments peuvent être des nombres, des cellules vides, des valeurs logiques ou des nombres représentés sous forme de texte. Les arguments qui sont des valeurs d'erreur ou du texte ne pouvant pas être converti en nombres génèrent des erreurs. Si les arguments ne contiennent aucun nombre, MIN renvoie la valeur 0. Exemple 1 : =min(A2:A6) La fonction renvoie la plus petite valeur dans la plage de cellules A2 à A6. Exemple 2 : =min(A2;A3;A7;B3) La fonction renvoie la plus petite valeur parmi les cellules A2, A3, A7, B3.

NB Définition : détermine le nombre de cellules contenant des valeurs numériques. Ecriture :

=NB(valeur1;valeur2;...) valeur1, valeur2, ... : représentent les 1 à 255 arguments qui peuvent contenir différents types de données ou s'y référer, mais seuls les nombres seront comptés. Les arguments nombres et dates sont pris en compte.



Les valeurs logiques et les nombres directement tapées dans la liste des arguments sont pris en compte.

Exemple 1 =NB(B5:B8) Exemple 2 =NB(B5;B7;B9)

NBVAL Définition : compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides et les valeurs comprises dans la liste des arguments. Ecriture :

=NBVAL(valeur1;valeur2;...) valeur1, valeur2, ... : représentent les 1 à 255 arguments correspondant aux valeurs à compter. Une valeur représente n'importe quel type d'information, y compris des valeurs d'erreur et du texte vide ("").

Exemple 1 =NBVAL(B5:B8) Exemple 2 =NBVAL(B5;B7;B9)

NB.VIDE Définition : compte le nombre de cellules vides à l'intérieur d'une plage de cellules spécifiée. Ecriture :

=NB.VIDE(plage)



Plage : représente la plage dans laquelle vous voulez compter les cellules vides. Remarque : les cellules contenant des formules qui renvoient " " (texte vide) sont également comptées, ce qui n'est pas le cas des cellules contenant la valeur zéro.

Exemple 1 =NB.VIDE(B5:B8) Exemple 2 =NB.VIDE(B5;B7;B9)

NB.SI Définition : compte le nombre de cellules qui répondent à un critère donné dans une plage. Ecriture :

=NB.SI(plage;critère) Plage : représente un certain nombre de cellules à compter, y compris des nombres ou des noms. Les valeurs vides et textuelles seront ignorées. Critère : représente le critère, exprimé sous forme de nombre, d'expression, de référence de cellule ou de texte, qui détermine les cellules à compter. Par exemple, l'argument critère peut être exprimé sous une des formes suivantes : 32, "32", ">5", "gagné" ou B4.

Exemple 1 =NB.SI(B5:B8;">5") Compte dans la plage de cellules B5:B8, le nombre de cellules dont la valeur est supérieure à 5.



Exemple 2 =NB.SI(B5:B7;"gagné") Compte dans la plage de cellules B5:B8, le nombre de cellules dont le texte est gagné. Exemple 3 =NB.SI(B5:B7;32) Compte dans la plage de cellules, le nombre de cellules où la valeur est égale à 32.

NBCAR Définition : compte le nombre de caractères contenus dans une chaîne textuelle (y compris les espaces). Ecriture :

=NBCAR(texte) Exemple Ventes réalisées est saisit dans la cellule A2. La fonction =nbcar(A2) donnera le résultat 16.



11. FONCTIONS TEXTE

Concatener Définition : pour combiner du texte et des nombres de différentes cellules dans la même cellule. Les fonctions CONCATENER et TEXTE ainsi que l'opérateur & seront également utilisées pour exécuter cette tâche. Ecriture :

=concatener(texte1;texte2…) Exemple 1 L'identifiant correspond au nom suivi du prénom.

COL A COL B COL C L1 NOM PRENOM IDENTIFIANT L2 PERROT PAUL PERROTPAUL

=CONCATENER(A2;B2) Concatener Texte et Date Exemple 2 Pour obtenir le texte : Date de facturation le 05-juin-2007

Colonne A L23 Date de

facturation L24 05-juin-07

=CONCATENER(A23;"le"&TEXTE(A24;"jj-mmm-aaaa"))



Les différents formats de date : Date de facturation le 5-06-07 =CONCATENER(A23;"le"&TEXTE(A24;"j-mm-aa")) Date de facturation le 05 06 2007 =CONCATENER(A23;"le"&TEXTE(A24;"jj mm aaaa")) Date de facturation le 5 juin 2007 =CONCATENER(A23;"le"&TEXTE(A24;"j mmm aaaa"))

Gauche / Droite Définition : cette fonction permet d'extraire un certain nombre de caractères en partant de la gauche ou de la droite. Ecriture :

=gauche(texte;n°decaractères) =droite(texte;n°decaractères)

Exemple Le trigramme est égal à la première lettre du prénom suivi des deux premières lettres du nom.

COL A COLB L1 NOM PRENOM TRIGRAMME L2 PERROT PAUL PPE

=GAUCHE(B2;1)&GAUCHE(A2;2)

Majuscule / Minuscule Définition : cette fonction permet de transformer du texte en minuscules ou en majuscules. Ecriture :

=majuscule(texte) =minuscule(texte)



Exemple Nous souhaitons transformer le prénom en minuscules.

COL B L1 PRENOM Prénom en minuscules L2 PAUL paul

=MINUSCULE(B2)

Nom Propre Définition : modifier la première lettre d'un mot en majuscule. Ecriture :

=nompropre(texte) Exemple

COL G L1 PRENOM Nom propresL2 PAUL Paul

=NOMPROPRE(G2)



12. FORMATS DE NOMBRES PERSONNALISES

Combiner du texte et des chiffres Lorsque vous souhaitez afficher du texte avant ou après un nombre dans une cellule et réaliser ensuite des formules. Sélectionnez les cellules à mettre en forme. Accédez au Menu Format => Cellule.

Cliquez sur l’onglet Nombre. Dans la liste Catégorie, cliquez sur Personnalisée.



Dans la zone Type, modifiez les codes de format de nombre pour obtenir le format souhaité. Pour afficher à la fois des nombres et du texte dans une cellule, saisissez le texte entre guillemets (" "). La modification d'un format prédéfini ne supprime pas ce format. Exemple Pour afficher 20 comme Chambre 20 => sélectionnez le code 0 puis saisissez devant 0 "Chambre ". Validez par OK.

Décimales et espaces réservés L'espace réservé # affiche uniquement les chiffres significatifs. Les zéros, par exemple, ne sont pas affichés. Pour afficher : 1234,59 sous la forme de 1234,6 Utilisez ce code de format : ####,#



L'espace réservé 0 (zéro) affiche les zéros non significatifs lorsqu'un nombre comporte moins de chiffres que le nombre de 0 du format. Pour afficher : 8,9 sous la forme de 8,900 Utilisez ce code de format : #,000 Pour afficher : 0,631 sous la forme de 0,6 Utilisez ce code de format : 0,# Pour afficher : 8,9 sous la forme de 8,900 Utilisez ce code de format : #,000 Pour afficher : 12 sous la forme 12,0 et 1234,568 sous la forme 1234,57 Utilisez ce code de format : #,0#



L'espace réservé Vous pouvez ajouter des espaces correspondant aux zéros non significatifs situés de chaque côté de la virgule. Ceci permet d'aligner les virgules lors d'un formatage à l'aide d'une police à espacement fixe comme Courier New. Pour afficher : 44,397, 103,67 et 5,9 en alignant les décimales Utilisez ce code de format : ???,??? Pour afficher 5,25 sous la forme 5 1/4 et 5,3 sous la forme 5 3/10 avec les symboles de division alignés Utilisez ce code de format : # ???/???



Séparateur de milliers Vous pouvez faire afficher un espace en tant que séparateur des milliers. Insérez un espace dans le format de nombre. De même, pour diviser un nombre par un multiple de mille, insérez une virgule dans le format. Pour afficher : 12000 sous la forme de 12 000 Utilisez ce code de format : # ### Pour afficher : 12000 sous la forme de 12 Utilisez ce code de format : #, Pour afficher : 12200000 sous la forme de 12,2 Utilisez ce code de format : 0,0espace espace



Utilisation des couleurs Pour définir la couleur d'une section du format, entrez le nom de la couleur entre crochets dans la section. Codes de couleur [NOIR] [BLEU] [CYAN] [VERT] [MAGENTA] [ROUGE] [BLANC] [JAUNE]

Codes de format de nombre conditionnel Pour définir des formats de nombre qui seront appliqués uniquement si le nombre répond à une condition spécifiée, entrez la condition entre crochets. Cette condition est composée d'un opérateur de comparaison et d'une valeur.



Les six opérateurs de comparaison standards sont : = égal à, > supérieur à, < inférieur à, >= supérieur ou égal à, <= inférieur ou égal à, <> différent de Exemple Le format suivant affiche les nombres supérieurs à 20 en rouge et les nombres inférieurs ou égaux à 20 en vert. La casse n'a pas d'importance. Validez par OK. [Rouge][>20];[Vert][<=20]

Supprimer un format de nombre personnalisé Pour supprimer un format de nombre personnalisé, Menu Format => Cellule => onglet Nombre. Cliquez sur la catégorie Personnalisée. Sélectionnez le format personnalisé à supprimer dans la zone Type et cliquez sur Supprimer.



13. GERER LIGNES ET COLONNES

Insérer une colonne Sélectionnez la colonne située à droite de celle que vous voulez insérer. Menu Insertion => Colonnes. Pour insérer plusieurs colonnes, sélectionnez autant de colonnes que vous souhaitez en insérer.

Insérer une ligne Sélectionnez la ligne située en dessous de celle que vous voulez insérer. Menu Insertion => Lignes.

Insérer des cellules Sélectionnez autant de cellules que vous souhaitez insérer à l’endroit où vous voulez les insérer. Menu Insertion => Cellules. Cliquez sur Décaler les cellules vers la gauche ou vers le haut.



Supprimer des lignes ou des colonnes Pour supprimer des lignes ou des colonnes, sélectionnez la ligne ou la colonne à supprimer, puis Menu Edition => Supprimer.

Modifier la taille des lignes et des colonnes Largeur des colonnes Placez-vous sur une cellule de la colonne, Menu Format => Colonne/Largeur.

Saisissez une largeur (généralement entre 10 et 25).



Validez par OK. Hauteur des lignes Placez-vous sur une cellule de la ligne, Menu Format => Ligne/Hauteur.

Saisissez une hauteur (généralement entre 15 et 30). Validez par OK.

Il est possible également de modifier la hauteur des lignes et la largeur des colonnes en se plaçant entre 2 en-têtes de lignes ou 2 en-têtes de colonnes. Votre curseur se transforme en croix avec une double flèche. Cliquez et glissez en augmentant ou diminuant la taille.

Ajuster une colonne ou une ligne au contenu Sélectionnez la colonne ou la ligne et Menu Format => Colonnes ou Lignes => Ajustement automatique.



Il est également possible de se placer entre deux lignes ou deux colonnes et réaliser un double clic. L’ajustement se fait automatiquement.

Appliquer une même largeur ou hauteur à des lignes ou colonnes

Sélectionnez les lignes ou colonnes contigües ou non contigües concernées et cliquez glissez pour augmenter la hauteur de ligne ou la largeur de la colonne.

Gérer les feuilles de calcul Insérer une feuille Menu Insertion => Feuille.

Vous pouvez aussi réaliser un clic droit sur l’onglet de feuille et choisir Insérer.

Sélectionnez Feuille et validez par OK.



Déplacer une feuille 1ère méthode : sélectionnez l’onglet de la feuille à déplacer et cliquez-glissez à l’endroit où vous souhaitez la placer. 2ème méthode : Menu Edition => Déplacer ou copier une feuille

Indiquez où vous souhaitez déplacer la feuille sélectionnée. Validez par OK.



Vous pouvez également réaliser un clic droit sur l’onglet de feuille et choisir Copier/déplacer. Choisissez l’emplacement dans le classeur et validez.

Supprimer une feuille 1ère méthode : sélectionnez l’onglet de la feuille à supprimer. Menu Edition => Supprimer une feuille.

2ème méthode : réalisez un clic droit sur l’onglet de feuille et choisissez Supprimer.



Renommer une feuille 1ère méthode : sélectionnez l’onglet de la feuille à renommer. Menu Format => Feuille, Renommer.

Saisissez le nouveau nom de la feuille.

2ème méthode : réalisez un clic droit sur l’onglet de feuille et choisissez Renommer.

3ème méthode : réalisez un double clic sur l’onglet de la feuille. Saisissez ensuite le nouveau nom. Copier une feuille 1ère méthode : sélectionnez l’onglet de la feuille, Menu Edition => Déplacer ou Copier.



Choisissez l’emplacement dans le classeur, cochez Copie. Validez par OK.

2ème méthode : sélectionnez l’onglet de feuille à copier, puis réalisez un cliqué glissé en maintenant la touche CTRL enfoncée jusqu’à la destination de la copie. Dans un autre classeur existant Ouvrez les deux classeurs. Menu Edition => Déplacer ou copier une feuille. Choisissez le classeur de destination. Indiquez l’emplacement de la copie ou du déplacement, cochez Créer une copie et Validez par OK.



Dans un nouveau classeur Menu Edition => Déplacer ou copier une feuille. Choisissez Nouveau classeur. Indiquez l’emplacement de la copie ou du déplacement, cochez Créer une copie et Validez par OK.

Groupe de travail Lorsque vous avez les mêmes modifications à apporter sur plusieurs feuilles de travail, sélectionnez ces feuilles en maintenant la touche CTRL enfoncée (pour sélectionner des feuilles non contigües) ou utilisez la touche SHIFT pour sélectionner une étendue de feuille (sélectionnez la 1ère feuille, appuyez et maintenez



enfoncée SHIFT et cliquez sur la dernière feuille) puis effectuez vos modifications. Pour désélectionner les feuilles, cliquez à nouveau sur une des feuilles. Vous pouvez également réaliser un clic droit sur un onglet de feuille et choisissez Sélectionner toutes les feuilles.



14. GRAPHIQUES PREDEFINIS

Enregistrer un graphique prédéfini Créez le graphique type.

Ventes du 1er trimestre totales

0,00 €500,00 €

1 000,00 €

1 500,00 €2 000,00 €

JANVIER FÉVRIER MARS

Chambre simple Chambre double Petit déjeunerDemi-pension Pension complète Bar

Sélectionnez le graphique. Accédez au Menu graphique, Type de graphique.

Cliquez sur l’onglet Types Personnalisés.



Dans la zone Sélectionner parmi les, cochez Types personnalisés.



Cliquez sur Ajouter et donnez un nom au graphique type.

Validez par OK.



Utiliser un graphique prédéfini Sélectionnez les données dans le tableau. Accédez au Menu Insertion graphique.

Etape 1 : choix du type de graphique Cliquez dans l’onglet Types personnalisés, cochez Types prédéfinis et sélectionnez le nom du graphique (modèle). Validez par OK et terminez les différentes étapes du graphique.



Supprimer un graphique prédéfini Activez un graphique. Accédez au Menu Graphique => Type de graphique. Sélectionnez le graphique prédéfini et cliquez sur Supprimer.



15. GRAPHIQUES

Créer un histogramme Sélectionnez les données dans votre tableau. Cliquez dans le Menu Insertion => Graphique.

Etape 1 Choisissez un type de graphique et un sous-type. Vous pouvez obtenir un aperçu immédiat du résultat en cliquant sur le bouton Maintenir appuyé pour visionner.

Cliquez sur le bouton Suivant.



Etape 2 Sélectionnez l’affichage des données en ligne ou en colonnes. Exemple d'affichage des données en colonnes.

Exemple d'affichage des données en lignes Le changement est fait par rapport aux données contenues dans la légende et sur l'axe des abscisses.




Etape 3 Paramétrez les différentes options du graphique.

Onglet Titre : Permet de saisir le titre du graphique. Vous pouvez également indiquer un titre pour l'axe des abscisses et l'axe des ordonnées.

Onglet Axe : Permet de faire afficher/masquer l’axe des abscisses ou des ordonnées.



Onglet Quadrillage : Permet de faire afficher le quadrillage correspondant aux axes et éventuellement afficher un quadrillage supplémentaire.

Onglet Légende : Permet d’afficher/masquer la légende et choisir son emplacement.



Onglet Etiquettes de données : Permet de faire afficher les valeurs correspondant aux séries.

Onglet Table de données : Permet de faire afficher le tableau récapitulatif des données sous le graphique.




Etape 4 Choisissez l’emplacement du graphique. Sur une nouvelle feuille. Cette feuille s'appelle par défaut Graph1 mais vous pouvez ici la renommer.

En tant qu'objet dans : sélectionnez dans la liste déroulante, la feuille concernée.

Cliquez sur Terminer. Le graphique apparaît sur la feuille. Lorsque le graphique est sélectionné, les données le sont également.



Mise en forme des éléments du graphique Pour chaque élément du graphique, vous accédez à la mise en forme de trois façons différentes : 1ère méthode : sélectionnez l'élément, puis Menu Format => Série de données sélectionnée

2ème méthode : sélectionnez l'élément, puis double cliquez sur l'élément 3ème méthode : sélectionnez l'élément, puis cliquez avec le bouton droit sur l'élément Format : série de données Les séries de données correspondent aux éléments de données sur votre graphique.



Onglet Motif : Permet de mettre en forme (traits et couleurs) les séries (bordure et aire/remplissage).

Onglet Sélection de l’axe : Permet d'ajouter un axe secondaire.



Onglet Etiquettes de données : Permet d’afficher les valeurs.

Onglet Options : Permet de modifier la largeur de l’intervalle entre les barres des séries.



Format : zone de graphique Onglet Motif :

Permet de mettre en forme la zone de graphique

Onglet Police : Permet de modifier les paramètres de la police (style, taille, attributs).



Format : légende Onglet Motif :

Permet de mettre en forme la légende (bordure et aires).

Onglet Police : Permet de modifier les paramètres de la police.



Onglet Emplacement : Permet de modifier l’emplacement de la légende.

Format : axe

Onglet motif : Permet de mettre en forme l’axe (style de ligne et graduations).



Onglet Echelle : Permet de modifier l’échelle de l’axe. Par défaut un minimum et un maximum sont indiqués. Mais vous pouvez remplacer ces valeurs par celles de votre choix.

Onglet Police : Permet de modifier la police de l’axe.



Onglet Nombre : Permet de modifier le format de nombre.

Onglet Alignement : Permet de modifier l’alignement et l’orientation.



Modifier le type de graphique Sélectionnez le graphique, puis cliquez dans le Menu Graphique => Type de graphique.

Choisissez un autre type de graphique et validez par OK.

Modifier les données du graphique 1ère méthode : sélectionnez le graphique, puis cliquez dans le Menu Graphique => Données source.

Placez-vous dans la zone de saisie Plage de données et sélectionnez les nouvelles données dans le tableau.



2ème méthode : sélectionnez le graphique, puis Menu graphique => Ajouter des données.

Sélectionnez dans le tableau les cellules ou la plage de cellules à ajouter.

Pour supprimer une série de données, cliquez dans le Menu Graphique => Données source



Cliquez dans l'onglet Série => sélectionnez la série => Supprimer.

Créer un graphique secteur/camembert Sélectionnez les données dans le tableau, puis cliquez dans le Menu Insertion => Graphique. Choisissez le type de graphique Secteurs et un sous-type. Cliquez sur Suivant.



Cliquez sur Suivant.

Cliquez sur Suivant. Dans l’onglet Etiquettes de données, cochez Pourcentage.



Cliquez sur Suivant. Choisissez un emplacement pour le graphique et cliquez sur Terminer.



16. LIAISONS

Liaisons entre classeurs Ouvrez les classeurs contenant les données. Sélectionnez les cellules à copier. Affichez à l’écran le second classeur, cliquez sur la cellule destinée à recevoir la liaison, Menu Edition => Collage spécial. Cliquez sur Coller avec liaison.

Mettre à jour les liaisons Ouvrez le classeur contenant la liaison. Une boîte de dialogue s’affiche indiquant que le classeur comporte des liaisons avec un autre classeur. Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour les liaisons. La modification que vous avez apportée à été mise à jour.



Rompre des liaisons entre classeurs Lorsqu’une liaison vers une source est rompue, toutes les formules utilisant la source sont remplacées par leur valeur réelle. Exemple La liaison =SOMME([Budget.xls]Annuel!C10:C25) sera remplacée par =45. Cette action ne pouvant pas être annulée, vous pouvez enregistrer une version du fichier avant de commencer. Accédez au Menu Edition => Liaisons.

Dans la liste Source, cliquez sur la liaison à rompre.



Pour sélectionner plusieurs objets liés, cliquez sur chacun des objets souhaités tout en maintenant la touche CTRL enfoncée. Pour sélectionner toutes les liaisons, cliquez sur CTRL+A. Cliquez sur Rompre la liaison. Si la liaison utilise un nom défini, ce nom n'est pas automatiquement supprimé. Il se peut que vous souhaitiez également supprimer le nom.

Contrôler le message de mise à jour des liaisons

Pour ne pas mettre à jour à l'ouverture d'un classeur ou mettre à jour les liaisons automatiquement. Cette option, destinée uniquement à l'utilisateur en cours, concerne seulement chaque classeur ouvert. Attention : cette option affecte également les liens avec d'autres programmes. Accédez au Menu Outils => Options => onglet Modification.



Désactivez la case à cocher Confirmation de la mise à jour automatique des liens.

Si cette case à cocher est désactivée, les liaisons sont automatiquement mises à jour, et aucun message d'invite ne s'affiche. Pour ne pas demander la mise à jour des liaisons pour ce classeur, et laisser l'utilisateur contrôler la mise à jour des liaisons Attention : cette option affecte tous les utilisateurs du classeur. Si vous choisissez de ne pas mettre à jour les liaisons et que vous demandez à l'application de ne pas afficher



de message d'invite, les utilisateurs du classeur ne sauront pas que les données sont obsolètes. Accédez au Menu Edition => Liaisons

Choisissez Invite de démarrage.

Sélectionnez l'option souhaitée.

Rechercher les liaisons dans un classeur Il n’existe pas de recherche automatique pour afficher les liaisons dans un classeur. Mais nous savons que les liaisons vers un autre classeur sont toujours affichées entre []. Accédez au Menu Edition => Rechercher



Allez sur Options, dans la zone Rechercher, entrez [ Dans la zone Dans, cliquez sur Classeur. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur Formules. Cliquez sur Rechercher tout.



17. MACRO-COMMANDES

Une macro-commande est un programme enregistré permettant d’effectuer plusieurs commandes en une fois. Exemple Vous devez pour chaque tableau modifier la mise en page en paysage, ajuster 1 page en largeur sur 1 page en hauteur et centrer verticalement et horizontalement.

Enregistrer la macro Accédez au Menu Outils => Macro => Nouvelle macro

Nommez la nouvelle macro. Exemple de nom : miseenforme. Attention : Microsoft Office Excel n'accepte pas les espaces dans le nom d’une macro.



Vous pouvez spécifier une nouvelle touche de raccourci correspondant à cette macro. Choisissez ensuite : Enregistrer la macro dans votre classeur de macros personnelles (c'est-à-dire que cette macro sera accessible dans tous les classeurs Microsoft Office Excel) Enregistrer cette macro seulement dans ce classeur Enregistrer cette macro dans un nouveau classeur Validez par OK.

Enregistrez ensuite vos étapes de mise en forme et en page.



Cliquez sur Arrêter l’enregistrement.

Exécuter la macro Accédez au Menu Outils => Macro => Exécuter ou utilisez le raccourci si vous en avez affecté un à la macro.

Sélectionnez votre macro et cliquez sur Exécuter. Toutes les étapes de mise en forme et en page que vous avez enregistrées se réalisent automatiquement les unes à la suite des autres.



Ajouter un bouton de macro dans la barre d’outils

Pour ajouter un bouton dans la barre d'outils correspondant à l'exécution de votre macro. Accédez au Menu Outils => Personnaliser, cliquez sur l’onglet Commandes dans la zone Catégories, sélectionnez Macro.

Dans la zone Commandes, choisissez Bouton personnalisé. Cliquez-glissez le bouton personnalisé hors de la boîte de dialogue vers votre barre d'outils.



Sans fermer la boîte de dialogue Personnalisation, faites un clic droit sur le nouveau bouton. Cliquez sur Affecter une macro, sélectionnez la macro que vous souhaitez affecter au bouton et validez par OK.

Pour modifier l’apparence du bouton, faites un clic droit sur le bouton et choisissez Modifier l’image du bouton.

Fermez la boîte de dialogue.



Désormais, lorsque vous cliquez sur le nouveau bouton de la barre d'outils, votre macro s'exécute.

Supprimer la macro Lorsque vous avez enregistré votre Macros dans votre classeur Perso.xls, vous ne pouvez supprimer la macro qu’à partir de ce classeur. Dans un premier temps, vous devez faire afficher le classeur perso.xls. Menu Fenêtre => Afficher.

Sélectionnez Perso.xls et validez par OK.

Allez dans le Menu Outils => Macros => Macros ou utilisez les touches de raccourci ALT + F8.

Sélectionnez la macro et cliquez sur Supprimer.



18. METTRE EN FORME

Utilisez le Menu Format => Cellule.

Vous pouvez également utiliser les touches de raccourci CTRL+1. Choisissez ensuite parmi les onglets Nombre, Alignement, Police, Bordure, Motifs.

Mettre en forme les caractères Sélectionnez les cellules, Menu Format => Cellule => Onglet Police.



Sélectionnez une Police, un style de police, une taille de caractères, un soulignement et une couleur de police. Validez par OK. Vous pouvez utiliser également les boutons de la barre d’outils.

Police

Taille des caractères

Remplissage

Couleur de police



Ajouter une bordure Sélectionnez les cellules. Menu Format => Cellule => onglet Bordure.

Choisissez un style de ligne et une couleur de trait. Appliquez en cliquant sur le bouton Contour et/ou Intérieur et validez par OK.



Supprimer une bordure Sélectionnez les cellules concernées. Menu Format => Police => onglet Bordure. Sélectionnez Aucune.

Ajouter un remplissage Pour remplir une cellule de couleur. Sélectionnez les cellules concernées. Menu Format => Cellule.

Choisissez l’onglet Motifs. Sélectionnez une couleur ou un motif et validez par OK.



Les différents formats de nombre Sélectionnez les cellules concernées. Menu Format => Cellule.

Choisissez l’onglet Nombre. Standard : format par défaut sans mise en forme

Nombre : permet d’ajouter des décimales et le séparateur de milliers.



Monétaire : utilisé pour des valeurs monétaires.

Comptabilité : permet d’aligner les symboles monétaires et les décimales dans une colonne



Date : permet de choisir parmi différents styles de dates

Heure : permet de choisir parmi différents styles de formats d’heures



Pourcentage : permet d’affecter un format % à un nombre. Attention : ce format multiplie par 100 la valeur du nombre et ajoute le signe %.

Fraction : permet d’afficher le nombre comme fraction



Scientifique : affiche un nombre en notation exponentielle et remplace une partie du nombre par E+n, où E (qui signifie Exposant) multiplie le nombre précédent par 10 à la puissance n.

Texte : ce format affiche le contenu d'une cellule comme du texte et affiche la cellule exactement comme elle a été entrée, même si un nombre se trouve dans la cellule.



Spécial : ce format affiche un nombre sous la forme de texte

Personnalisé : ce format permet de modifier un style de format de nombre existant. Vous obtenez ainsi un format de nombre personnalisé qui est ajouté à la liste des styles de formats de nombre. Vous pouvez ajouter entre 200 et 250 formats de nombre personnalisés.



Reproduire la mise en forme Pour reproduire la mise en forme d’une cellule sur une autre. Sélectionnez la cellule et cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme dans la barre d’outils.

Cliquez ensuite sur la ou les cellule(s) où la mise en forme doit être reproduite. Pour conserver le bouton de Reproduction de la mise en forme actif, réalisez un double clic dessus. Lorsque vous avez terminé l’utilisation, cliquez à nouveau sur le bouton dans la barre d’outils pour le désactiver.



19. MISE EN FORME CONDITIONNELLE

La mise en forme conditionnelle permet d'appliquer une mise en forme sur une ou plusieurs cellules en fonction d'un critère.

Appliquer une mise en forme conditionnelle Sélectionnez les cellules concernées. Menu Format => Mise en forme conditionnelle.

Choisissez : Si la condition porte sur la valeur contenue dans la cellule : tapez une valeur constante Exemple Le nombre 200 et le texte « Montant CA » sont des constantes. Une expression, ou une valeur obtenue à partir d'une expression, n'est pas une constante mais une formule. Si vous tapez une formule, commencez-la par un signe égal (=). Si la condition porte sur une formule Pour utiliser une formule comme critère de mise en forme (pour évaluer des données ou une condition autre que les valeurs des cellules dans les cellules



sélectionnées), cliquez sur La formule est, puis tapez la formule qui donne une valeur logique VRAI ou FAUX.

Sélectionnez un opérateur de comparaison.

Indiquez dans les zones de saisie les éléments comparés. Ces éléments peuvent être des références, des valeurs numériques ou textuelles saisies.



Définissez le format à appliquer en cliquant sur le bouton Format. La mise en forme peut porter sur la police, la bordure ou les motifs.

Il est possible de définir jusqu'à 3 conditions. Pour ajouter une condition, cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez ensuite les étapes précédentes.



Important : si plusieurs conditions sont vraies, Microsoft Office Excel applique uniquement les mises en forme de la première condition vraie.

Rechercher des cellules avec une mise en forme conditionnelle

Pour rechercher toutes les cellules qui ont une mise en forme conditionnelle, cliquez sur n'importe quelle cellule. Pour rechercher les cellules dotées de paramètres de mise en forme conditionnelle identiques à ceux d'une cellule spécifique, cliquez sur la cellule spécifique. Accédez au Menu Edition => Atteindre.

Cliquez sur Cellules.



Cochez Formats conditionnels.

Choisissez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des cellules qui ont des mises en forme conditionnelles quelconques, cliquez sur l'option Toutes sous Validation des données.



Pour rechercher des cellules qui ont des mises en forme conditionnelles identiques, cliquez sur l'option Identiques sous l'option Validation des données.



Exemple de mise en forme conditionnelle avec une formule Dans cet exemple, nous souhaitons mettre en fond gris les lignes des vendeurs dont le Prix de vente est supérieur au prix de revient. Sélectionnez les lignes concernées.

Accédez au Menu Format => Mise en forme conditionnelle Choisissez la formule est. Remplissez la zone de saisie avec votre formule. Ici =$D2>$C2. N’oubliez pas de fixer en références relatives les colonnes D et C !

Résultat

Supprimer une mise en forme conditionnelle Pour supprimer une ou plusieurs mises en forme conditionnelles. Sélectionnez les cellules où la mise en forme conditionnelle est appliquée.



Accédez au Menu Format => Mise en forme conditionnelle. Cliquez sur le bouton Supprimer.

Indiquez la ou les condition(s) à supprimer. Validez par OK.



20. MISE EN PAGE ET IMPRESSION

La mise en page Pour paramétrer l'orientation de votre page. Accédez au Menu Fichier => Mise en page. Sélectionnez l’orientation Portrait ou Paysage dans l’onglet Page.

Pour centrer votre tableau horizontalement et/ou verticalement sur la page. Cliquez sur l’onglet Marge, et cochez les cases horizontalement et verticalement.



Les sauts de Page La gestion des sauts de page permet de modifier l'endroit où Microsoft Office Excel coupe la page pour passer à la page suivante. Il est possible de modifier ces sauts de page et/ou en insérer des nouveaux. Pour insérer un saut de page, activez la cellule à partir de laquelle vous souhaitez commencer une nouvelle page. Cliquez dans le Menu Insertion => Saut de page. La commande Affichage, Aperçu des sauts de page présente les sauts de page par un trait bleu qui peut être déplacé par un cliqué-glissé.

Imprimer Avant d'imprimer, utilisez l’aperçu avant impression, Menu Fichier => Aperçu avant impression. Pour fermer l'aperçu avant impression, cliquez sur le bouton Fermer. Menu Fichier => Imprimer



Dans la zone Etendue, indiquez les pages que vous souhaitez imprimer. Dans la zone Impression, choisissez d’imprimer le classeur entier, la feuille active ou la sélection.

Répéter une ligne ou une colonne à l’impression

Pour imprimer des cellules à répéter sur chaque page lors de l'impression. Accédez au Menu Fichier => Mise en page => onglet Feuille.

Placez-vous dans la zone Lignes ou colonnes à répéter. Sélectionnez dans le document les plages de cellules à répéter.



Options d'impression Lorsque vous souhaitez imprimer les chiffres et les lettres des en-têtes de lignes et de colonnes, accédez au Menu Fichier => Mise en page => Onglet feuille. Cochez la case En-têtes de ligne et de colonne.



Lorsque vous souhaitez imprimer le quadrillage d'arrière plan des feuilles, accédez au Menu Fichier => Mise en page => Onglet feuille. Cochez la case Quadrillage.

En-tête et pied de page Le paramétrage des en-têtes et pieds de pages se fait dans le Menu Fichier => Mise en page => Onglet En-tête et Pied de page.



Lorsque vous souhaitez utiliser les en-têtes et/ou pieds de page proposés par Microsoft Office Excel. Cliquez sur la flèche déroulante de la zone en-tête et/ou pied de page et choisissez le texte d'en-tête et/ou pied de page.

Lorsque vous souhaitez saisir un en-tête et/ou pied de page personnalisé et le mettre en forme.



Cliquez sur le bouton En-tête personnalisé et/ou Pied de page personnalisé.

Placez-vous ensuite dans la partie correspondant à la zone de saisie de votre document : gauche, centrale ou droite. Saisissez votre texte personnalisé. Pour le mettre en forme, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton de la mise en forme.

Choisissez la mise en forme souhaitée (style de police, taille de police, attributs…).



Pour insérer la date et/ou l'heure avec une mise à jour automatique, cliquez sur le bouton date et /ou heure. La mise à jour se fait à chaque nouvelle ouverture du fichier. Attention : si vous souhaitez ne pas avoir de mise à jour automatique, vous devez saisir la date.

Pour insérer les numéros de pages, cliquez sur le bouton Numérotation. Attention : la numérotation proposée est en suivi par rapport aux pages d'une même feuille du classeur.



Chaque feuille du classeur est considérée comme numéro de page 1. Si vous souhaitez obtenir une numérotation avec un suivi des numéros de feuilles du classeur, vous devez saisir le numéro correspondant à chaque feuille dans son en-tête ou son pied de page.

Pour insérer le nombre total de pages, appuyez sur le bouton Nombre de pages.



21. NOMMER CELLULES ET PLAGE DE CELLULES

Utiliser un nom pour définir une cellule ou une plage de cellules

Cliquez sur une cellule ou sélectionnez une plage de cellules. Menu Insertion => Nom => Définir

Donnez un nom. Exemple Base. Attention : aucun espace, ni tiret n’est accepté !



Vérifiez dans la zone Fait référence à que la sélection est correcte. Cliquez sur Ajouter.

Validez par OK.

Modifier un nom Pour retrouver un nom donné à une base de données ou pour retrouver quelles cellules correspondent à un nom. Accédez au Menu Insertion => Nom => Définir.

Sélectionnez le Nom (exemple ici Base). La zone Fait référence à indique les cellules correspondant à ce nom. Il s’agit dans notre exemple d’une sélection de cellules sur la feuille 1, des cellules A1 à C5.



Supprimer un nom Menu Insertion => Nom => Définir. Sélectionnez le nom puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Utiliser un nom dans une formule Au cours de la formule, saisissez le nom à la place des références ou collez-le avec le Menu Insertion Nom => Coller.



Sélectionnez le nom à coller.

Validez par OK.

Utiliser une étiquette Lorsque vous créez une formule qui fait référence à des données d'une feuille de calcul, vous pouvez utiliser les étiquettes de ligne et de colonne de la feuille de calcul pour faire référence à ces données. Exemple Pour calculer la valeur totale pour la colonne Produit, utilisez la formule =SOMME(Produit).

Créer un nom d’étiquettes Exemple Nous allons créer un nom d'étiquettes de colonnes pour notre tableau de ventes. Sélectionnez la/les plages de cellules (avec l’en-tête de colonne qui correspondra au nom de l’étiquette).



Menu Insertion => Nom => Etiquette.

Vérifiez dans la fenêtre ci-dessous la sélection proposée. Cliquez sur Ajouter et validez par OK.

Utiliser un nom d’étiquette dans une formule Placez-vous à l’endroit du résultat de la formule et saisissez par exemple : =somme(vente) Pour obtenir la somme des ventes, vente étant le nom d'une des colonnes de notre tableau, il s'agit donc d'une étiquette. Important : par défaut, Microsoft Office Excel ne reconnaît pas les étiquettes dans les formules.



Pour utiliser des étiquettes dans les formules, Menu Outils => Options => Onglet Calcul, choisissez Options du classeur. Cochez la case Accepter les étiquettes dans les formules.

Étiquettes empilées Lorsque vous utilisez des étiquettes pour les colonnes et les lignes dans la feuille de calcul, vous pouvez utiliser ces étiquettes pour créer des formules qui font référence aux données de la feuille de calcul. Par exemple, vous souhaitez additionner le total de Pierre en janvier et le total de Jacques en janvier, cela donnera : =SOMME(Janvier Pierre;Janvier Jacques)



Utiliser des dates comme étiquettes Lorsque vous étiquetez une plage et que la plage contient une étiquette année ou date, Microsoft Office Excel définit la date en tant qu'étiquette en plaçant des guillemets autour de l'étiquette lorsque vous la tapez dans une formule. Exemple Votre feuille de calcul contient les étiquettes 2007 et 2008. Lorsque vous tapez la formule =SOMME(2008), Microsoft Office Excel met à jour automatiquement la formule comme suit =SOMME('2008').

Instructions pour les noms Caractères autorisés Le premier caractère d'un nom doit être une lettre ou un caractère de soulignement. Les autres caractères du nom peuvent être des lettres, des nombres, des points et des caractères de soulignement. Les noms peuvent-ils être des références de cellules ? Les noms ne peuvent être identiques à des références de cellules, telles que Z$100 ou L1C1. Est-il possible d'utiliser plusieurs mots ? Oui, mais les espaces sont interdits. Vous pouvez utiliser des caractères de soulignement ou des points comme séparateurs de mots, par exemple Premier.Trimestre ou Taxe_Ventes. Quel est le nombre maximal de caractères possibles ? Un nom peut compter jusqu'à 255 caractères.



Remarque : si un nom défini pour une plage contient plus de 253 caractères, vous ne pouvez pas les sélectionner dans la zone Nom. Pour les noms, y-a-t-il distinction entre les majuscules et les minuscules ? Les noms peuvent contenir des majuscules et des minuscules. Microsoft Excel ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules des noms. Par exemple, si vous avez créé le nom Ventes puis créé l'autre nom VENTES dans le même classeur, le second nom remplace le premier.



22. PERSONNALISER L'ENVIRONNEMENT

Menu Outils/Options Le Menu Outils/Options permet de personnaliser l'environnement Microsoft Office Excel. Personnalisez l’affichage en cliquant sur l’onglet Affichage.

Pour masquer les valeurs zéro, utilisez l’onglet Affichage et dans le cadre Fenêtre, activez ou désactivez Valeurs zéros. Pour afficher les formules à la place des résultats, utilisez l’onglet Affichage et cochez Formules dans le cadre Fenêtre. L’onglet Sécurité permet d’ajouter un mot de passe pour la lecture d’un document.



Modifier une barre d’outils Pour personnaliser vos barres d'outils, utilisez le Menu Outils => Personnaliser => onglet Barres d’outils.



Cliquez sur le bouton Nouvelle. Entrez le nom de la nouvelle barre et validez.

Une barre d'outils vide apparaît.

Pour compléter cette nouvelle barre, activez l’onglet Commandes, puis faites glisser les outils souhaités de la fenêtre Personnalisation vers la nouvelle barre d’outils. Lorsque tous les boutons ont été intégrés dans la barre d’outils, cliquez sur Fermer.



Cette nouvelle barre d'outils apparaît maintenant dans la liste des barres d'outils disponibles et apparaitra dans tous les fichiers Microsoft Office Excel.



Gérer les outils Pour supprimer un outil, Menu Outils => Personnaliser.

Faites glisser l’outil à supprimer en dehors de la barre d’outils affichée au préalable puis fermez la boîte de dialogue.

Ajouter un bouton de commande Accédez au Menu Outils => Personnaliser



Cliquez sur l'onglet Commandes, dans la zone Catégories, sélectionnez une commande à ajouter dans la barre d'outils et effectuez un cliqué-glissé de la commande en-dehors de la boîte de dialogue vers la barre d'outils.

Sans fermer la boîte de dialogue Personnalisation, modifiez l’image du bouton en faisant un clic droit sur le bouton et choisissez Modifier l’image du bouton. Choisissez une image.

Cliquez ensuite sur Fermer.



Créer un nouveau Menu Accédez au Menu Outils => Personnaliser.

Cliquez sur l'onglet Commandes, dans la zone Catégories, choisissez Nouveau Menu.

Faites un cliqué-glissé de la commande Nouveau Menu hors de la zone Commandes vers la barre de menus.



Le nouveau Menu s'affiche. Réalisez un clic droit sur le Nouveau Menu pour changer son nom.

Dans la boîte de dialogue Personnalisation, dans l'onglet Commandes, sélectionnez les commandes que vous souhaitez ajouter dans le nouveau menu et cliquez-glissez-les hors de la boîte de dialogue vers le nouveau menu.

Ouvrir plusieurs fenêtres Lorsque vous travaillez avec plusieurs classeurs ouverts, vous pouvez tous les afficher à l'écran. Pour cela, réorganisez la fenêtre. Menu Fenêtre => Réorganiser.

Différents types d'organisations sont proposés : mosaïque, horizontal, vertical, cascade.



Pour annuler un mode d'affichage, cliquez sur le bouton Agrandir situé dans la barre de titre du classeur que vous souhaitez réafficher en entier.



23. PROTEGER

Protéger des éléments d’une feuille avec un mot de passe

Dans un premier temps, vous devez déverrouiller toutes les cellules de la feuille pour ensuite verrouiller celles que les utilisateurs ne pourront pas modifier. Sélectionnez la feuille entière, Menu Format => Cellule.

Allez dans l’onglet Protection, décochez Verrouillée.



Pour masquer les formules à rendre invisibles, cochez Masquée. C’est-à-dire que lorsque la feuille sera protégée, la cellule ne montrera aucune formule ou valeur dans la barre de formule à l’utilisateur. Ensuite, vous allez verrouiller les cellules que les utilisateurs ne pourront pas modifier. Sélectionnez la plage de cellules ou la cellule non modifiables et retournez dans le Menu Format => Cellules => cochez Verrouillée. Accédez ensuite au Menu Outils => Protection => Protéger la feuille.

Tapez un mot de passe pour la feuille de calcul.

Attention : le mot de passe est facultatif. Cependant, si vous ne fournissez aucun mot de passe, tous les utilisateurs pourront déverrouiller la feuille de calcul et modifier les éléments. Assurez-vous de choisir un mot de passe dont vous vous souviendrez, car si vous l'oubliez, il vous sera impossible d'accéder aux éléments protégés de la feuille de calcul.



Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, sélectionnez les éléments que les utilisateurs pourront modifier.

Cliquez sur OK et, si nécessaire, resaisissez le mot de passe. Attention : si vous ne voulez pas que les utilisateurs saisissent dans les cellules, vous devez également décocher Sélectionner les cellules verrouillées et Sélectionner les cellules déverrouillées. Désormais lorsque que quelqu’un souhaite modifier la cellule C2, ce message apparaît.



Pour annuler une protection utilisez le Menu Outils => Oter la protection de la feuille.

Saisissez le mot de passe.

Les cellules sont maintenant modifiables

Protéger des éléments d’un classeur Accédez au Menu Outils => Protection => Protéger le classeur.

Choisissez au moins l'une des actions suivantes :



Pour protéger la structure d'un classeur de telle sorte qu'il soit impossible de :

déplacer supprimer masquer rendre visible renommer des feuilles de calcul insérer de nouvelles feuilles de calcul

Activez la case à cocher Structure. Pour protéger les fenêtres de telle sorte qu'elles aient la même taille et la même position à chaque ouverture du classeur, activez la case à cocher Fenêtres. Pour empêcher les autres utilisateurs de supprimer la protection du classeur, saisissez un mot de passe, cliquez sur OK, puis saisissez à nouveau le mot de passe pour le confirmer



24. RACCOURCIS CLAVIER

Accès aux menus et options CTRL N..................................... Nouveau CTRL 0 ..................................... Ouvrir CTRL S..................................... Enregistrer F12 ........................................... Enregistrer sous ALT F4...................................... Quitter CTRL Z ..................................... Annuler CTRL Y..................................... Répéter CTRL X..................................... Couper CTRL C..................................... Copier CTRL V..................................... Coller CTRL F ..................................... Rechercher CTRL H..................................... Remplacer CTRL + ..................................... Insertion ligne, colonne, cellule SHIFT F11 ................................ Insertion feuille de calcul CTRL F3 ................................... Définir un nom CTRL K..................................... Insertion lien hypertexte

Combinaison de touches diverses CTRL ; ...................................... Saisie de la date du jour CTRL : ...................................... Saisie de l'heure CTRL ALT TAB......................... Tabulation dans une zone de texte



ALT =........................................ Formule Somme automatique ALT Entrée ............................... Retour à la ligne CTRL SHIFT Entrée ................. Formule matricielle F4 ............................................. Référence absolue / relative CTRL A..................................... Après la saisie d'un nom de formule, affiche l'aide à la saisie CTRL SHIFT A.......................... Après la saisie d'un nom de formule, affiche les arguments CTRL '....................................... Aucune bordure CTRL G .................................... Gras CTRL I ...................................... Italique CTRL U..................................... Souligné CTRL R..................................... Format numérique standard CTRL ! ...................................... Format milliers à deux décimales CTRL J ..................................... Format date (jj/mm/aa) CTRL A..................................... Sélection de toute la feuille CTRL Espace ........................... Sélection de colonne SHIFT Espace .......................... Sélection de ligne F8 ............................................. Extension de sélection CTRL *...................................... Sélection d'un tableau (avec bordures)



CTRL TAB ................................ Fenêtre suivante CTRL SHIFT TAB..................... Fenêtre précédente CTRL Pg Dn ............................. Feuille suivante dans le classeur CTRL Pg Up ............................. Feuille précédente dans le classeur Origine ou Home....................... Début de ligne CTRL Origine............................ Cellule A1 CTRL Fin .................................. Cellule (correspondant à l'intersection de la dernière colonne de droite utilisée et de la dernière ligne du bas utilisée)



25. SAISIR ET SELECTIONNER

La saisie Pour saisir des données dans une cellule, cliquez dans la cellule et saisissez vos données. Pour modifier les données dans une cellule, il existe différentes possibilités : 1ère méthode : cliquez dans la barre de formule

2ème méthode : effectuez un double clic dans la cellule

3ème méthode : sélectionnez la cellule et appuyez sur la touche F2 de votre clavier.

La sélection Pour sélectionner, procédez comme suit : Une seule cellule Cliquez sur la cellule ou appuyez sur les touches de direction pour vous placer sur la cellule. Une plage de cellules 1ère méthode : cliquez sur la première cellule de la plage, puis faites glisser le pointeur jusqu'à la dernière cellule



2ème méthode : maintenez la touche MAJ enfoncée et appuyez sur les touches de direction pour étendre la sélection. 3ème méthode : sélectionnez la première cellule de la plage et appuyez sur F8 pour étendre la sélection à l'aide des touches de direction. Pour arrêter la sélection, appuyez de nouveau sur F8. Une grande plage de cellules Cliquez sur la première cellule de la plage, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage. Vous pouvez faire défiler la fenêtre pour afficher la dernière cellule. Toutes les cellules d'une feuille de calcul Utilisez le Menu Edition => Sélectionner tout. Pour sélectionner toute la feuille de calcul, vous pouvez également utiliser les touches de raccourci CTRL+A. Des cellules ou plages de cellules non contigües Sélectionnez la première cellule ou plage de cellules, puis maintenez la touche CTRL enfoncée et sélectionnez les autres cellules ou plages. Toute une ligne ou toute une colonne 1ère méthode : cliquez sur l'en-tête de ligne ou de colonne. 2ème méthode : sélectionnez la première cellule, appuyez sur CTRL+MAJ+TOUCHE DE DIRECTION (FLÈCHE DROITE ou FLÈCHE GAUCHE pour les lignes), (FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour les colonnes). Remarque : si la ligne ou la colonne contient des données, CTRL+MAJ+TOUCHE DE DIRECTION sélectionne la ligne ou la colonne jusqu'à la dernière cellule utilisée.



Si vous appuyez une deuxième fois sur CTRL+MAJ+TOUCHE DE DIRECTION, toute la ligne ou colonne sera sélectionnée. Des lignes ou colonnes adjacentes 1ère méthode : faites glisser le pointeur sur les en-têtes des lignes ou de colonnes ou sélectionnez la première ligne ou colonne. 2ème méthode : sélectionnez la première ligne ou colonne, maintenez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez la dernière ligne ou colonne. Des lignes ou colonnes non contigües Cliquez sur l'en-tête de colonne ou de ligne de la première ligne ou colonne dans votre sélection, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les en-têtes de colonne ou de ligne des autres lignes ou colonnes à ajouter à la sélection. La première ou la dernière cellule d'une ligne ou d'une colonne Sélectionnez une cellule dans la ligne ou la colonne et appuyez sur CTRL+TOUCHE DE DIRECTION (FLÈCHE DROITE ou FLÈCHE GAUCHE pour les lignes), (FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour les colonnes). La première ou la dernière cellule d'une feuille de calcul ou d'un tableau Appuyez sur CTRL+ORIGINE pour sélectionner la première cellule d'une feuille de calcul Appuyez sur CTRL+FIN pour sélectionner la dernière cellule d'une feuille de calcul ou d'une liste qui contient des données ou une mise en forme. Des cellules jusqu'à la dernière cellule utilisée de la feuille de calcul Sélectionnez la première cellule et appuyez sur CTRL+MAJ+FIN pour étendre la sélection des cellules



jusqu'à la dernière cellule utilisée de la feuille de calcul (coin inférieur droit). Des cellules jusqu'au début de la feuille de calcul Sélectionnez la première cellule et appuyez sur CTRL+MAJ+ORIGINE pour étendre la sélection des cellules au début de la feuille de calcul. La sélection active avec des cellules en plus ou en moins Maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière cellule à inclure dans la nouvelle sélection. Pour annuler une sélection, cliquez sur dans n'importe quelle cellule de la feuille de calcul.



26. SOUS-TOTAUX

Vous pouvez calculer automatiquement des sous-totaux et des totaux généraux d'une colonne dans une liste. Accédez au Menu Données => Sous-totaux.

Vérifiez que la première ligne de chaque colonne contient une étiquette, que chaque colonne contient des faits similaires et que la plage ne contient aucune ligne ou colonne vide. Sélectionnez une cellule dans la plage. Vérifiez que votre liste est triée par rapport à la colonne pour laquelle vous souhaitez obtenir des sous-totaux. Dans la zone À chaque changement de, cliquez sur la colonne pour laquelle vous voulez obtenir un sous-total.



Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur la fonction de synthèse à utiliser pour calculer les sous-totaux. Dans la zone Ajouter un sous-total à, activez la case à cocher correspondant à chaque colonne qui contient des valeurs pour lesquelles vous souhaitez obtenir un sous-total. Si vous voulez placer un saut de page automatique après chaque sous-total, activez la case à cocher Saut de page entre les groupes. Pour insérer une ligne de synthèse au-dessus de la ligne de détail, désactivez la case à cocher Synthèse sous les données. Pour insérer une ligne de synthèse au-dessous de la ligne de détail, activez la case à cocher Synthèse sous les données. Vous pouvez utiliser à nouveau la commande Sous-totaux en répétant les étapes pour ajouter d'autres sous-totaux avec d'autres fonctions de synthèse. Pour éviter d'écraser les sous-totaux existants, désactivez la case à cocher Remplacer.

Documents

Tout Savoir Les Fiches Pratiques Office Excel 2003