TRAITER L’INFORMATION SANS LA MALTRAITER …...Première règle d’or : ´Il faut apprendre à se fixer des objectifs – professionnels ou personnels – et s’imposer des dates

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Service : Conseil et Développement – 04/08/2014

Atelier Organisation et Classement

TRAITER L’INFORMATION SANS LA MALTRAITER


Service : Conseil et développement – 04/08/2014

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SOMMAIRE

Introduction : Priorité à l'information 3

1ère partie : S'ORGANISER AU QUOTIDIEN 4

A- Définir son travail 5 B- Dégager des priorités 6 C- Maîtriser son temps 7

2ème partie : FAIRE VIVRE L'INFORMATION 10

A- Le cycle de traitement des informations 10 B- Concevoir un système de classement 12 C- Des dossiers dynamiques 16 D- Du bon usage des registres et des fichiers 18

3ème partie : LA CONSERVATION DES DONNÉES 20

A- Ranger les documents 20 B- Aspects matériels 20 C- Notions sur l'archivage 22



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Introduction : Priorité à l'information Interface administrative entre la commune et le “reste du monde”, le secrétariat de mairie a pour fonction principale de traiter de l'information. L'équipe administrative d'une commune a ainsi pour mission de formaliser les relations entre habitants, élus et partenaires pour faire avancer les projets et gérer les services. Cela suppose une mairie organisée et une priorité donnée à l'exploitation de l'information. Aussi, le classement n'est pas un luxe, on ne range pas pour faire joli. Comme pour la préparation des denrées dans une cantine, le secrétariat doit être en ordre de marche avec une hygiène de fonctionnement, des plans de travail dégagés, des dossiers à jour, les données périmées éliminées. En effet, l'information est un “produit frais” qui demande des précautions d'usage. Il convient aussi de connaître et de respecter son cycle de vie, tout comme d'être rigoureux pour sa conservation. Traiter l'information sans la maltraiter pourrait être la maxime du secrétariat de mairie.



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1ère partie : S'ORGANISER AU QUOTIDIEN

Professionnel du traitement de l'information, le secrétaire de mairie doit être organisé.

Pour faire face aux très nombreuses sollicitations dont il est l'objet, le secrétaire doit pourvoir dégager des priorités qui évitent de reléguer le classement au second plan.

Des outils éparpillés dans un atelier où différentes machines démontées jonchent le sol laissent un doute sur

la qualité du mécanicien ; une cuisine sale où les restes côtoient les ingrédients font fuir les clients du restaurant...

Alors, que penser d'une mairie où, des panneaux d'affichage aux tiroirs en passant par le dessus des bureaux,

l'empilement est la règle ?



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A- Définir son travail Pour adopter une attitude active face aux avalanches d'informations (écrites, orales, informatiques...) qui envahissent la mairie, il faut prendre du recul et s'interroger sur les missions principales du secrétariat.

Une photographie actualisée des fonctions Pour le classement comme pour les autres aspects de l'organisation personnelle, la première étape d'un diagnostic commence par le rappel des objectifs principaux des fonctions occupées. Cela peut ensuite être complété par une description précise, à jour et réaliste du poste de travail. Pour le métier de secrétaire de mairie, on pourra utilement se reporter au référentiel de métier OSCaR, paru dans “Les 1001 activités du secrétaire de mairie”. (1)

Une classification des tâches L'intérêt de décomposer le(ou les) poste(s) de travail selon les objectifs et les niveaux de responsabilités est de définir des sous-ensembles cohérents. Ces sous-parties peuvent servir de base à une répartition de travail entre plusieurs agents. Elles doivent aussi guider la logique de rangement : si l'on affecte un meuble à chacune des missions, on s'assure du bien-fondé du cloisonnement. Ainsi, chaque secteur pourra évoluer en fonction de la spécificité des matières classées.

(1) “Les 1001 activités du secrétaire de mairie” - Editions du CNFPT - 1996



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B- Dégager des priorités Une fois que l'on a redéfini ses objectifs principaux, il est possible d'améliorer son organisation personnelle par une analyse de l'occupation du poste. Se consacre-t-on à l'important, à l'urgent ou au plaisant ?

Les tendances naturelles On remarque que nous faisons d'habitude : 1- Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît. 2- Ce qui va vite avant ce qui prend du temps. 3- Ce qui est facile avant ce qui est difficile. 4- Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous. 5- Ce qui est urgent avant ce qui est important. 6- Ce que d'autres nous imposent avant ce que nous avons choisi. Il n'est donc pas étonnant que la somme de ces attitudes aboutisse à nous lancer vraiment dans une tâche que le plus tard possible, au plus près du délai limite prévu, sous la pression des événements.

Hiérarchiser ses priorités Pour éviter cette dérive, une amélioration importante consiste à classer les choses à faire par ordre de priorité, un peu comme l'arborescence des tâches du référentiel de métier. Une méthode simple consiste à préciser pour chaque tâche si elle est importante, urgente ou plaisante selon la définition suivante :

Les conventions Est important : ce qui est directement lié à ma raison d'être et à mes objectifs prioritaires. Est urgent : ce qui ne pourra plus être fait plus tard. Est plaisant : ce que j'aime faire.

Ensuite, à partir du schéma des “trois cercles”, on pourra dresser un plan de travail :

Recommandations

Traiter d'abord les crises (1 et 2).

Traiter ensuite les situations 3 et 4, en les fractionnant (une durée d'une heure et demie apparaît comme le maximum souhaitable pour chaque séquence).

Traiter ensuite les situations 5 et 6.

Puis, les 7, s'il reste du temps.



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Remarque : Si votre emploi du temps est à ce point fractionné que vous ne puissiez y préserver, deux fois par semaine, des séquences ininterrompues de 1 h 30, il est certain que vous ne pourrez traiter efficacement ce qui révèle du moyen ou du long-terme, que vous serez amené à résoudre les problèmes en catastrophe en faisant appel à l'improvisation, et que vous multiplierez ainsi les probabilités de crise. En résumé, on retiendra qu'il faut toujours privilégier l'important dans la programmation. L'urgent saura bien s'infiltrer et sera satisfait de toute façon. La méthode pense aussi au plaisir : à égalité d'importance, en commençant par l'agréable, on travaillera plus efficacement !

C- Maîtriser son temps

Ce n'est pas tout d'être capable de dresser un planning, encore faut-il le respecter ! Certes, gérer le temps n'est pas une chose aisée, particulièrement en secrétariat de mairie, mais des progrès sensibles sont possibles grâce à quelques techniques simples.

Respectez vos propres engagements

Planifiez Première règle d’or : “Il faut apprendre à se fixer des objectifs – professionnels ou personnels – et s’imposer des dates limites”. A l’année, au mois, puis à la journée. Faites ensuite une liste quotidienne des réalisations à accomplir. Il est important de noter. Une liste écrite est beaucoup plus efficace qu’une liste “dans la tête”. L’objectif doit être concret. Il faut savoir transformer ses intentions en buts. L’énoncé doit être clair, les résultats à atteindre mesurables et l’échéance doit être précisée.



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Utilisez un agenda Il en existe plus de deux cents sur le marché. On indiquera très clairement les actions prévues à une heure précise (rendez-vous, réunion, RV téléphoniques, trajets), sans oublier de bloquer également le temps que l’on se réserve pour travailler, réfléchir, s’isoler, se détendre. Il ne faut pas hésiter à “prendre des rendez-vous avec soi-même”.

Prévoir l’imprévu Augmentez systématiquement de 20 % le temps que vous estimez devoir passer sur un dossier. Laissez aussi libre une ou deux plages horaires pour l’imprévisible (un courrier urgent pour le maire, la panne de la photocopieuse, un appel délicat d’un usager…). Si votre journée ne compte aucun imprévu, vous profiterez de ce temps pour rattraper des retards. Ces marges de manœuvre permettent donc de ne pas se décourager dans l’art difficile de la maîtrise du temps.

Lisez mieux

Lisez plus vite en vous fixant des objectifs Vous êtes submergé par les sources d’information qui s’entassent sur votre bureau : courriers, notes de services, journaux, ouvrages de réflexion ? Pour rester maître de vos lectures, vous devez vous donner des priorités : document à survoler (pour un rapport professionnel, par exemple), à écrémer (pour une revue de presse) ou à repérer (ouvrages professionnels). Il n’est pas toujours utile de tout lire intégralement. Photocopiez les sommaires des revues et surlignez un titre qui vous intéresse, que vous classerez dans la documentation qui s'y rattache.

Soyez un lecteur actif Interrogez le texte par rapport à ce que vous savez déjà et à ce que vous voulez apprendre. Utilisez les repères du texte (chapeaux en début d’articles, intertitres entre les paragraphes). Lisez à votre rythme (70 % de personnes ne lisent pas plus de 250 mots par minute), mais en variant votre vitesse de lecture selon l’intérêt des passages.

Ne plus perdre son temps au téléphone

Regroupez vos appels téléphoniques Comment recevoir des appels sans être envahi ? Pour optimiser son temps, il est indispensable de grouper ses appels sur deux ou trois plages horaires. N’hésitez pas, non plus, à utiliser la télécopie lorsqu’il s’agit de transmettre des informations précises.

Préparez les appels importants en notant sur un papier les sujets que vous voulez aborder Vous devez aussi vous assurer que vous parlez à la personne qualifiée pour répondre ? Prenez le soin d'écrire les messages importants et reformulez par oral à votre interlocuteur ce que vous avez écrit pour confirmer le message.

Limitez les dérangements par le téléphone Installez un répondeur téléphonique pendant les heures de fermeture de la mairie (y compris la nuit). Ainsi, vous pourrez traiter ces demandes avec les autres, regroupées dans un seul temps. C'est vous qui “volerez” le temps des autres et non plus l'inverse.



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QUELQUES PRINCIPES SUR LE TEMPS 1. Le temps a une dimension subjective variant selon l’intérêt pour l’activité exercée

s’efforcer d’être objectif lorsqu’on estime les durées importantes 2. Au-delà un certain seuil, le temps consacré n’ajoute rien

connaître ses limites, éviter l’obstination 3. Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose sous le ciel

ne faire qu’une chose à la fois en s’y donnant totalement 4. L’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup

économiser du temps pour mieux s’occuper du stratégique 5. Le travail interrompu est peu efficace

ce qui compte c’est la quantité de temps ininterrompu consacrée 6. Le temps investi dépend du temps disponible

se fixer des échéances 7. Nous sommes tributaires de rythmes biologiques

en tenir compte plutôt que de lutter contre



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2ème partie : FAIRE VIVRE L'INFORMATION

L'information est la matière première du travail en secrétariat de mairie. Elle est fragile et volatile, aussi l'organisation doit se caler sur les différentes phases de son exploitation.

Le traitement des données suit un cycle depuis l'enregistrement jusqu'au classement en passant par divers tris

et sélections.

Optimiser ce circuit, c'est garantir l'efficacité du secrétariat. C'est pourquoi trier, actualiser et classer ne sont pas seulement des opérations manuelles plus ou moins fastidieuses. Ce sont les activités de base d'une

organisation du travail basée sur la vie de la commune et la dynamique des dossiers.

Une affaire classée n'est pas une affaire enterrée.

Tout au contraire, rangée à sa place, l'affaire en question saura répondre au quart de tour à toute sollicitation.

A l'inverse, une affaire non classée a toutes les chances d'être en réalité un dossier enfoui, des papiers

dispersés non disponibles au moment voulu.

Ranger pour ne pas enterrer : le classement, c'est la vie !

A- Le cycle de traitement des informations Une information naît, vit et meurt selon un cycle assez similaire, qu'il s'agisse du contenu d'un courrier, de la teneur d'un appel téléphonique ou de l'objet d'un article. Passons en revue les étapes successives du traitement des données au secrétariat de mairie.

La saisie La première étape c'est le captage de l'information, autrement dit sa saisie. Quand il s'agit d'un courrier, cela se résume à son ouverture. La tâche est plus complexe s'il s'agit d'informations orales qu'il faut fixer par écrit sur un support adapté afin de les mémoriser et de les intégrer au circuit de traitement.

L'enregistrement Cette deuxième phase peut être différée de manière à être regroupée à un seul moment de la journée. Au-delà de la notion de registre d'arrivée, cette activité essentielle consiste à attribuer une identification au document. En donnant son sens, son destinataire et son lieu de classement au document, on peut sans crainte le laisser entrer dans les bureaux.

Les sélections Une fois que le document est identifié, le traitement proprement dit peut commencer : sélectionner, c'est faire preuve de jugement. C'est, selon différents critères, décider de l'avenir de l'information dans la mairie :

éliminer d'emblée ce qui est inutile ;

dissocier les éléments documentaires des instances ;

distribuer des copies, ventiler les affaires selon les personnes concernées ;

classer par ordre de priorité, par domaines d'activités en fonction d'un planning ;

actualiser, c'est-à-dire remplacer une donnée ancienne par la dernière arrivée. Le tri, c'est le moteur du traitement de l'information, chaque donnée est susceptible de connaître plusieurs tris successifs.



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L'exploitation Après décomposition des différentes phases de traitement, il reste à utiliser l'information : le message commande une action qui transforme la donnée de départ. Souvent, l'information peut alors être détruite. Toutes les tâches administratives sont ici concernées : l'affichage, la réponse, la transmission, la facturation, la rédaction, la mise à jour, la vérification...

La conservation Si, à toutes les phases du processus, le maintien en bon état de l'information doit être garanti, celui-ci mérite d'être organisé après l'exploitation des données : les informations non éliminées doivent être rangées dans de bonnes conditions pour un usage ultérieur ou pour satisfaire une obligation légale. On parle d'archives courantes, intermédiaires et définitives (voir 3e partie).

LE CYCLE DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION



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B- Concevoir un système de classement On utilise le classement pour ranger selon un ordre préétabli ou pour retrouver immédiatement un document. Cette activité manuelle est rendue plus ou moins facile selon la valeur de l'activité intellectuelle qui l'a précédée : la conception du système de classement.

Partir des missions du secrétariat de mairie Pour une meilleure lisibilité, il est conseillé de construire le plan de classement des dossiers d'une commune rurale à partir des missions du secrétariat. Cela permet notamment de distinguer par des meubles différents les affaires relatives à la population que l'on rangera près de l'accueil (état civil, scolaire, social, associations...), les affaires liées au territoire (urbanisme, aménagements et travaux) et les dossiers relatifs aux moyens nécessaires à l'administration communale (vie municipale, personnel, intercommunalité).

Procéder à un inventaire Avant toute classification proprement dite, il est nécessaire d'entreprendre un constat de situation, c'est-à-dire de recenser tous les objets et documents à classer et prévoir leur évolution aussi bien en quantité qu'en qualité (format et nature). Chaque utilisateur doit, en fonction du cas qu'il a à traiter, choisir et adapter un classement comprenant des rubriques pertinentes. Un inventaire de tous les objets, pièces et documents s'avère nécessaire, ainsi, d'ailleurs qu'un inventaire des divers supports d'informations à classer, du point de vue de leurs aspects caractéristiques physiques : dimension, volume, poids, consistance, etc... Ce travail sera fructueux, car cette connaissance concrète oriente le choix futur des facteurs géographiques et matériels du classement, c'est-à-dire la localisation, le mobilier, les supports, le mode de logement. Il permettra d'autre part d'élaborer le programme de mise en place : volume de travail, étalement dans le temps, etc...

Le plan de classification Le classement consiste à concentrer méthodiquement les objets, pièces, documents et supports d'informations ayant des caractéristiques communes en divisions ou classes qui sont déterminées selon un plan logique appelé “plan de classement”. Parallèlement, se développe l'opération de codification : chaque classe est distinguée par un signe distinctif que l'on retrouvera au moment de l'indexation, c'est-à-dire de l'écriture, sur chaque élément, document ou support de classe. Ce dernier doit aussi être individualisé et “nommé”. Pour élaborer rationnellement ce plan de classification, il faut choisir un ordre de classement. Trois repères s'imposent tout naturellement. Ce sont :

les lettres de l'alphabet

les nombres

les couleurs Ces critères ont l'avantage d'être objectifs et familiers. De plus, ils sont générateurs pratiquement de tous les autres ordres (géographique, thématique, etc...), mais ils ne sont pas uniques. Il existe d'autres méthodes de classement : par exemple, le classement terminal, le classement alphanumérique (ex : Urb12) ou le classement chronologique (voir tableau page suivante).



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LES PRINCIPALES CLASSIFICATIONS

PRINCIPALES CLASSIFICATIONS

ORDE DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS ET

RATTACHEMENT AUX CLASSIFICATIONS

ALPHABÉTIQUES OU NUMÉRIQUES

AVANTAGES INCONVÉNIENTS EXEMPLES

D’UTILISATION

1- Alphabétique proprement dit

Sur le mot repère sans plan thématique. Le document s’identifie d’après le nom de la personne, de l’affaire, de l’objet qui figure sur son en-tête ; les dossiers sont classés par ordre alphabétique

-Accessible à tous -Simple

-Nécessités pour les cas particuliers (noms de société, particules, etc) d’emploi de règles.

-Fichier électoral -Fichier personnel -Courrier

2- Numérique proprement dit

-Sur le numéro repère sans plan thématique -Sans la classification des noms selon un ordre numérique, on collecte et ordonne les documents sur la base de noms qui prennent la forme de numéros croissants continus

-Très facile pour le classement et reclassement -Permet le contrôle de la réception de document si l’on est dans une suite numérique -Classement plus précis

-Nécessite souvent un fichier alphabétique pour renvoi de numéro

-Documentation -Fichiers de contrôle de fournisseurs

3- Géographie -Sur le lieu : Alphabétique : nom du lieu Numérique : nom du lieu codé -Le classement s’ordonne sur la base du lieu de résidence de l’intéressé

-Même que précédemment suivant le cas s’il n’est pas indiqué en clair sur le document

-Oblige à la codification du lieu de classement -Recensement des immeubles et de la population

-Fichier de la voirie de travaux,

par quartiers, secteurs

-Concession de

cimetières

4- Chronologie -Sur la date alphabétique (ex : mois) ou numérique (ex : quantième de mois) -Le document est classé selon sa date d’émission, de fabrication, d’acquisition, d’échéance, de réception… -On place en général celui qui porte la date la plus ancienne en bas et celui marqué de la plus récente en haut

-Simplicité, rapidité, peu coûteux car peut être confié à des employés sans qualification

-Nécessite de se souvenir de la date -Recherche quelquefois difficile

Partiellement utilisé pour : -Courrier -Journaux -Notes de services -Échéances -Activités connaissant des cycles mensuels trimestriels ou annuels (paie, budget : BS, BP…)



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LES PRINCIPALES CLASSIFICATIONS

PRINCIPALES CLASSIFICATIONS

ORDE DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS ET

RATTACHEMENT AUX CLASSIFICATIONS

ALPHABÉTIQUES OU NUMÉRIQUES

AVANTAGES INCONVÉNIENTS EXEMPLES

D’UTILISATION

5/6- Idéologie et alphanumérique

1. Sujet

2. Contenu

-Suppose un plan de classement. La classification regroupe selon le sujet (ou l’un des sujets) le contenu (ou l’un des contenus) qui les distinguent. On entend par « sujet » une caractéristique déterminée à laquelle on attache une importance particulière. Une fois réparti entre le sujet, le document peut être rangé selon différentes méthodes dont voici les principales : a) Mise en ordre alphabétique des sujets b) Regroupement des sujets dans des catégories logiques au moyen d’un dispositif : 1°) Numérique Chaque sujet principal reçoit un numéro et ses subdivisions en ajoutent un autre au premier ex : 24-11 2°) Alphanumérique Chaque sujet se voit affecter un numéro ou une lettre ex : C4 3°) Décimal Fondé sur le système DEWEY La technique de DEWEY consiste en un regroupement par catégories de quelques thèmes principaux que l’on divise et subdivise plusieurs fois au moyen d’une indication numérique ou alphabétique afin de faciliter la recherche des différentes positions

-Classement extensible : lorsqu’une position donnée comprend un dossier important de contenu et de valeur divers, il peut être opportun de procéder à une division par sujet -Interclassement impossible -Appréciable pour les documents d’étude et de recherches de secrétariat

-Oblige à connaître le plan de classement pour coder le document -Entraîne quelquefois des choix de classement arbitraire ou de dédoublement des documents ou références du document, à plusieurs endroits du plan de classement

-Documentation -Bibliothèque -Dossier de travail -Application du système DEWEY au classement dans les mairies

Document établi par MM. Tabuteau et Bodie : Délégation Régionale du C.F.P.C. Auvergne



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La mise en œuvre Le rangement est ensuite assez simple. Il faut identifier chaque pièce selon la numérotation retenue et les placer dans un support adapté (dossiers suspendus ou à élastiques, casier ou boîte d'archives...). Le choix des emplacements se fait en fonction des lieux et fréquences d'utilisation (des tiroirs du bureau aux sous-sols). Il faut aussi tenir compte de la durée de conservation de l'information.

7 CONSEILS POUR BIEN CLASSER

Voici 7 règles à respecter pour conserver ses documents tels qu’ils puissent être rapidement retrouvés : 1. Un classement doit être conservatoire et protecteur C’est-à-dire qu’il faut une technique adaptée à la nature de chaque document (écriture, calcul, dessin, voix, photo, informatique…). 2. Un classement doit être stable L’objet classé ne doit se trouver qu’à un seul endroit et y demeurer définitivement. 3. Un classement doit être rapide La clef du succès c’est de pouvoir rapidement trouver et remettre les pièces demandées. Il faut un repérage facile et explicite. 4. Un classement doit être maniable Tout nouvel utilisateur doit pouvoir accéder facilement aux données. Il faut donc un système pratique et une intercalation aisée. 5. Un classement doit être extensible Tout système de classement doit pouvoir recevoir des objets nouveaux sans bouleversements d’aucune sorte. Il doit donc évoluer naturellement dans l’espace et le temps. 6. Un classement doit être esthétique Les volumes, les formes, l’apparence et la couleur doivent être aussi harmonieux que possible. 7. Un classement doit être économique C’est-à-dire concentré en un minimum de place, qu’il s’agisse du matériel utilisé, de la surface et des volumes occupés.



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Le cas particulier de l'informatique Les documents informatiques, classés sur le disque dur (ou les disques durs) de l'ordinateur (ou du réseau) doivent répondre aux mêmes logiques et contraintes que le classement papier. En effet, les documents stockés doivent être rangés selon l'arborescence du plan de classement papier. De plus en plus souvent, les données sous des formes multiples (oral, papier, documentation diverse) sont engrangées dans l'ordinateur, classées, traitées et peuvent ressortir sous forme papier pour des points de situation, des résultats, des préparations de réunion, des réponses à des demandes multiples (particuliers notamment). L'informatique sert donc à la fois de lieu de stockage peu encombrant, de calculatrice, de trieur...

C- Des dossiers dynamiques Par rapport à d'autres documents à classer, le dossier (par exemple : restructuration d'un centre bourg, création d'une cantine...) a de fortes spécificités. Sa qualité repose sur de nombreuses informations à intercaler, elles-mêmes reposant sur plusieurs personnes élus et agents. Elle dépend également de l'enchaînement de phases chronologiques (conception, mise en œuvre, suivi, contrôle de l'exécution).

8 conseils pour bien gérer

Utiliser une signalisation par la couleur pour les thèmes ou les types d’affaires traités.

Coller au verso de la couverture un imprimé-type retraçant la vie du dossier : sa date de création, ses étapes, sa clôture, sa réouverture éventuelle.

Créer des sous-dossiers par type d’information (ex : textes, comptes rendus de réunion, notes et études).

QUELQUES CONSEILS POUR UN CLASSEMENT INFORMATISÉ ADAPTÉ 1. Ne pas créer un classement informatique dissocié du classement papier : il doit y avoir une articulation étroite entre eux. 2. Prévoir un espace pour chaque secteur sur le disque (comme dans une armoire, chaque élément a sa place). 3. Attribuer des noms les plus explicites possibles car ici seul le titre parle (alors que pour les documents papier, le volume, la taille, la place donnent une information complémentaire). 4. Utiliser toutes les fonctionnalités de l'outil informatique pour classer et rechercher les fichiers :

l'enregistrement d'un document dans une application bureautique (fichier/enregistrer ou fichier/enregistrer sous)

la gestion des fichiers (gestionnaire de fichiers, explorateur, poste de travail)

l'aide à la recherche (gestionnaire de fichiers, menu démarrer/rechercher ou dans le menu “ouvrir” des applications bureautiques)

5. En cas de partage de l'ordinateur entre deux agents, préférer le partage vertical de l'activité (chacun sa partie en entier) au partage horizontal (à l'un la partie exécution, à l'autre la partie gestion de l'ensemble des informations traitées dans l'informatique). 6. A la clôture soit d'un dossier, soit d'un cycle (de gestion, de réalisation d'un projet), enregistrer le ou les document(s) sur une disquette, supprimer les sur le disque dur et ranger la disquette dans le système de classement papier.



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Faire des renvois aux dossiers associés à la couverture.

Pour les coupures de presse intégrées aux dossiers : ne pas oublier le titre de la publication, la date.

Adopter l’ordre chronologique pour le classement interne pour avoir l’information la plus récente à l’ouverture du dossier.

Numéroter au crayon les pièces à l’entrée pour reclasser plus facilement le dossier.

Composition d’un dossier-type Quelle que soit la matière abordée, un dossier comporte un classement rationnel des pièces qui le composent. Divers sous-dossiers constituent le squelette, on retrouve ainsi généralement :

Un sous-dossier contenant les textes réglementaires, les instructions, les directives, se rapportant à l’affaire abordée.

Un sous-dossier avec les éléments financiers de l'affaire.

Un sous-dossier de correspondance particulière avec chaque service ou interlocuteur ayant une part prépondérante dans l’affaire en cours.

Un sous-dossier relatif soit à l’enquête, à l’expertise, à la décision de justice.

S’il existe une législation spécifique pour les documents d’archives, aucune réglementation ne vous indiquera comment classer les délibérations du Conseil Municipal ou les arrêtés de voirie. Quelle est donc la solution à adopter ? Les quelques conseils ci-dessous ne prétendront pas résoudre tous les cas. Cependant, au plan général, quelle réflexion engager ? Les dossiers en usage dans le service sont appelés, selon leur nature, à être versés plus ou moins dans la pièce ou l’armoire d’archives. Il est donc essentiel d’adopter un classement de ces dossiers assez proche de celui du cadre officiel d’archivage. Il n’y aura pas, lors du dépôt de dossier, à “ventiler” ou à “reconstituer” sous une autre forme.

Exemple : composition d’un dossier d’acquisition d’une parcelle de terrain pour création d’une voie nouvelle

- Sous-dossier 1 : Correspondance préliminaire avec le vendeur et accord sur le principe de la vente. - Sous-dossier 2 : Délibération de principe du Conseil Municipal. - Sous-dossier 3 : Enquête publique préalable et conclusion du Commissaire enquêteur. - Sous-dossier 4 : Questions financières - Emprunt auprès de la Caisse des

Dépôts et Consignations - Demandes de subventions. - Sous-dossier 5 : Géomètre - Documents cadastraux. - Sous-dossier 6 : Deuxième délibération du conseil municipal après enquête publique. - Sous-dossier 7 : Acte de vente à la commune en la forme administrative.

Publicité foncière.



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D- Du bon usage des registres et des fichiers

Les registres Il s'agit d'un support d’écriture présenté généralement sous forme de cahier ou sous une présentation mieux appropriée à l’usage (reliure ou brochage). Son emploi est fréquent en mairie et répond soit à une obligation soit à une pratique discrétionnaire de l’agent. L’avantage du registre réside dans la sûreté de conservation des informations dès lors que les pages sont rattachées à la reliure. En revanche, il n’est pas évolutif et se prête difficilement selon les usages, à l’insertion de nouveaux feuillets. C’est l’une des raisons de lui préférer plus souvent le procédé du fichier. Le tableau situé page suivante montre que le tenue de certains registres est obligatoire, la tenue de certains autres est facultative et laissée à la discrétion en fonction des besoins.

Les fichiers Le fichier a pour avantage principal une mise à jour aisée à l’inverse d’un registre dont les pages déjà complétées se prêtent moins bien à l’adjonction d’informations nouvelles.

Différents types de fichiers Fichiers papier Fichiers informatique

Principaux fichiers utilisés en mairie Fichiers d’Etat-Civil Fichiers électoral Fichier des concessions du cimetière Fichier aide sociale

Il existe en mairie principalement deux types de supports pour les fichiers : le support papier et l'informatique. Ils servent de base à une décision, une réunion, ou pour des points réguliers de situation. Ils sont tous datés. Le fichier informatique a l'avantage pour sa part de permettre des mises à jour en continu, grâce au traitement quotidien des informations. Le fichier manuel ne doit plus donc être utilisé que pour les données d'usage occasionnel et celles où l'on souhaite visualiser les situations antérieures (sur la fiche bristol, on lit sous la rature l'information précédente celle qui prévaut aujourd'hui).



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REGISTRES À CONSERVER

NATURES DES REGISTRES OBLIGATOIRE FACULTATIF

- Registre des délibérations du Conseil Municipal - Registre des arrêtés municipaux - Registre des “décisions” du Maire - Registre d’enregistrement de la correspondance - Registre du mobilier et matériel inscrit à l’inventaire - Registre d’état civil et tables décennales - Liste électorale générale - Liste d’émargement pour chaque bureau de vote - Registre d’enregistrement des procurations électorales - Registre des délibérations de la commission administrative chargée de la révision de la liste électorale - Registre de comptabilité (peut être remplacé par un jeu de fiches comptables) - Registre des traitements du personnel (reliure à anneaux contenant les fiches annuelles de salaire des agents communaux) - Registre de sécurité pour chaque établissement communal recevant du public (de la 1ère à la 4e catégorie) - Registre d’inscription des demandes de cartes d’identité et de passeports - Registre d’enregistrement des autorisations de sortie du territoire métropolitain par les mineurs - Registre de délivrance des visas et validation des permis de chasser - Registre d’enregistrement des concessions funéraires - Registre d’enregistrement des demandes de permis de construire - Registre de publicité des demandes de permis de construire - Registre d’enregistrement des demandes de certificats d’urbanisme déposées par des entrepreneurs (adjudications et appels d’offres) - Répertoire des archives communales - Répertoire des actes administratifs susceptibles de publication auprès du public à défaut de bulletin municipal

X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X



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3ème partie : LA CONSERVATION DES DONNÉES

Dès que les informations entrent en mairie, il faut se préoccuper de leur conservation. Dans la mesure où tout est rangé, le stockage des données ne concerne en effet pas uniquement la mémoire

des affaires traitées.

Avant, pendant et après l’exploitation des informations, celles-ci doivent être scrupuleusement conservées. En ce sens tout document administratif constitue une archive. La notion de patrimoine ne se limite pas à la

valeur historique des objets.

De ce fait, les techniques de conservation doivent répondre à différents critères. Certaines données d’usage permanent comme le cadastre doivent être particulièrement protégés tout en étant facilement consultables.

D’autres dossiers demanderont moins de protection, mais conservés sur la longue durée, ils devront faire l’objet d’un traitement spécifique.

A- Ranger les documents Le vrai rangement n’est pas celui qui donne l’apparence de l’ordre. C’est celui qui correspond aux réalités du travail d’une équipe : les objets sont là où l’on s’en sert et tous connaissent leur place.

Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place Si l’on suppose le travail bien réparti et régulièrement coordonné, on sait qui fait quoi et où cela s’effectue. A partir de là, il faut doter chaque poste de travail de l’ameublement et des accessoires de classement nécessaires au rangement de tous les documents liés à son activité. La bonne définition des postes de travail suppose des activités cohérentes et non redondantes entre les différents agents. Il est donc possible d’attribuer à chaque dossier une place unique. Il ne reste alors qu’à rendre transparent les principes de rangement en veillant à la clarté et à la mise des étiquettes des dossiers. Le plan de classement doit aussi être affiché : par exemple sur les portes d’une armoire le détail des dossiers qu’elle contient.

Ranger aussi les dossiers en cours ! Un classement vivant suppose de ne pas ranger uniquement les dossiers clos ou stables. Les affaires en cours doivent comme les autres avoir leur place sur les étagères. Ainsi chacun s’y retrouve, même ceux qui ne savent pas que le dossier vient de se “réveiller”. Un emplacement spécifique et facile d’accès permet de se saisir aisément du dossier pendant l’heure qu’on y consacre, puis de le remettre à l’endroit connu de tous, après utilisation. Cette méthode est de loin préférable à celle qui consiste à étaler les affaires en cours sur un plan de travail. En effet, trop souvent l’étalement aboutit à un mélange de papiers et neutralise la surface nécessaire au rendez-vous et à l’exploitation quotidienne des données. La visualisation des affaires en cours peut s’effectuer plutôt grâce à des plannings muraux et/ou des agendas personnels.

B- Aspects matériels Le choix du mobilier n'est pas anodin dans le classement des informations. Certains dossiers sont plus volumineux, d'autres sont souvent consultés par plusieurs personnes... Il est donc absolument nécessaire de prendre en compte certains critères : le volume des dossiers, l'accessibilité recherchée, la place disponible, la répartition du travail et des bureaux. En complément du tableau ci-contre qui dresse les avantages et inconvénients des différents modes de classement, voici quelques propositions de mobilier et d'accessoires de classement.



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Le mobilier

Une table ou un bureau pas trop grand En effet, disposer d'une grande surface de travail n'est pas forcément la solution au classement. Pouvoir multiplier les piles de dossier en cours ou en instance sur son bureau ou sur une table à côté n'est pas plus efficace que de les ranger dans une armoire et de noter les choses à faire sur son agenda.

Les armoires Il faut privilégier les armoires à rideaux, portes à lamelles qui s'encastrent dans l'armoire, n'encombrant pas ainsi la pièce à l'ouverture. Les armoires sont préférables aux clapets car une fois ouvertes, elles proposent une vision globale d'un domaine et non “saucissonnée”, dont on peut alors oublier ou ne pas voir un aspect complémentaire. Autre avantage à noter : on peut mixer à l'intérieur les modes de classement : vertical (suspendu, données classées, “en sommeil”...), à côté de l'horizontal (piles, en cours, en attente d'une pièce...). Inversement, les meubles à clapets ne permettent d'accorder qu'un volume forfaitaire à une matière. Les dossiers ne peuvent qu'y être rangés horizontalement, excluant la souplesse des suspendus. Enfin, la visualisation se limite aux étiquettes des clapets et non au profil des chemises... Pour les informations souvent demandées qu'il faut retrouver rapidement ou pour les tableaux de bord, on peut avoir sous son bureau à portée de main un caisson à tiroirs.

Les accessoires de classement Il existe aujourd'hui divers accessoires qui peuvent aider à se souvenir, à travailler dans un environnement débarrassé d'instances :

des trieurs multicases à poser ou à accrocher pour transmettre des informations, des messages, des comptes rendus aux élus, aux agents...

pour suivre le déroulement d'un dossier, ne pas en rater une étape, l'utilisation de plannings à fiches T ou de planning personnel perpétuel (pour les données d'urbanisme, les congés, les locations de salle...), est recommandée ainsi que les boîtes à fiches (pour les concessions de cimetières, la population, les constructions dans un lotissement...).

un mot enfin sur la méthode du classeur apprécié par certains pour le classement des données souvent consultées et qui sont souvent sujets à perte ou à dérangement. De plus, ils obligent à une réelle structuration du dossier.



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LES MODES DE CLASSEMENT

MODES AVANTAGES INCONVÉNIENTS UTILISATIONS

POSSIBLES

1. Horizontal Les documents sont

classés à plat les uns au-dessus des autres

-Simplicité -S’accommode de rayonnages simples et n’entraîne pas de gros frais de mobilier

-Accessibilité difficile. Il faut manutentionner les dossiers, créer beaucoup d’intercalaires, ce qui fait perdre beaucoup de place.

-Mode de classement à éviter. Ne s’en servir, à la rigueur que dans les tiroirs des bureaux ou les dossiers en cours

2. Vertical Les documents sont classés sur le champ

-Oblige à des reliures ou l’emploi d’intercalaires pour tenir les documents -Perte de place entraînée par les reliures qui ne sont pas toujours remplies uniformément

-Classement chronologique dans les services ou pour les documents ayant une suite numérique continue -Archivage des documents semi-vivants

3. Suspendu a) A visibilité supérieure Type de hamac dans des

tiroirs b) A visibilité latérale

Type de hamac dans des armoires

c) A visibilité par tiroirs amovibles d) Rotatif

(système WALLER) par dossiers hamacs

spéciaux suspendus) à des tambours rotatifs

-Visibilité horizontale des références et désignations -Facilité de lecture et d’accessibilité aux documents -Possibilité pratique d’extension du classement par incorporation facile d’un nouveau dossier -Combinaisons signalétiques permettant un contrôle instantané -Conservation des dossiers dans de bonnes conditions

-Obligation de manipuler les tiroirs -Volume d’encombrement à calculer à tiroirs ouverts -Frais occasionnés par l’acquisition et la mise en place du classement (très souvent nécessité de dossiers spéciaux)

-Tous classements vivants -Documents constamment utilisés par les agents -Choix varié permettant une meilleure utilisation

C- Notions sur l'archivage

Aux termes de la loi du 3 Janvier 1979, il faut entendre par archives publiques l’ensemble des documents, quel que soit leur support matériel, leur date ou leur origine, produits ou reçus par un organisme public ou privé chargé d’une mission de service public.

L’intérêt d’une bonne conservation des archives à plusieurs niveaux

Le fond d’archives constitue pour le service qui le produit un outil de gestion, c’est sa mémoire immédiate

Les archives justifient les droits et obligations des personnes et employeurs

Elles constituent un intérêt pour la recherche historique

Les archives passent par trois âges différents : archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives

Chaque étape de la vie du document donne l’occasion, en accord avec la réglementation, à l’élimination partielle ou totale du document.

Archives courantes : documents qui demeurent opérationnels au sein du service.



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Archives intermédiaires : documents qui perdent leur caractère opérationnel, mais il peut être utile de s’y référer ; ils sont alors pré archivés dans un local technique ou un local archives. La durée de leur conservation est fonction de leur utilité juridique ou administrative.

Archives définitives : à ce troisième stade, les documents n’ont plus d’utilité pratique pour l’organisme qui les a créés. Ils sont versés aux archives départementales, ou détruits ou conservés indéfiniment.

Remarques Le document se caractérise par la nature des informations qu’il comporte et par la forme qu’il revêt. Il est établi et il est conservé en raison de sa valeur informative auquel peut s’ajouter une valeur de preuve à l’égard de l’administration ou des tribunaux. Dans ce dernier cas, la pièce datée et signée est appelée “original”, elle doit être conservée de préférence à la copie. En principe, le document ne doit jamais rester isolé. Il trouve sa place dans un dossier, une collection où seront regroupés tous les documents ayant trait à une même affaire, à un même thème. L’ordre dans le dossier est le plus souvent chronologique. Attention aux documents “corbeille” sans utilité particulière (doubles, notes éparpillées, notes pour information, brouillon...) qui doivent être détruits au fur et à mesure de la constitution des dossiers.

Le tri et l'élimination A chaque étape du document, une phase de tri élimination se pose au service gestionnaire.

Archive courante Tri élimination Archive intermédiaire Tri élimination Archive définitive Elle pose la question suivante : quelle est la durée utile administrative du document ? Trois cas de figures peuvent se présenter :

Il est utile de se référer au document dans la vie courante du service. La durée utile administrative est alors fixée librement par le service gestionnaire.

Le document est soumis à une durée légale qui découle des délais de prescription généraux ou particuliers fixés par voie réglementaire.

Le document est refait et remis à jour selon une périodicité variable. La durée utile administrative correspond à la durée de validité du document.

Une instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieures à 1982 produits par les services et établissements publics des communes, peut être demandée aux archives départementales. Il s’agit d’un outil précieux dans la recherche de la durée utile administrative des documents produits ou reçus dans les collectivités locales. Pour chaque document, elle propose des règles de tris et d’éliminations au-delà d’une certaine durée ou des règles d’échantillonnage, elle fixe également les délais de communicabilité des documents au public. Remarques L’élimination des documents ne peut intervenir qu’après accord des services départementaux des archives que le service d’origine est tenu de solliciter. En pratique, le service peut opérer un premier tri à l’intérieur des dossiers, doubles, brouillons, revues, brochures... En dehors de ce premier tri, le service d’origine ne peut procéder à aucune élimination sans l’accord préalable des archives départementales.