Transformation digitale :

Livre Blanc sur la solution OrgChart

Irh-Partner est le distributeur officiel de la solution OrgChart pour toute l’Europe Francophone

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SOMMAIREPRÉSENTATION 3

GÉNÉRER VOS ORGANIGRAMMES EN QUELQUES CLICS 4

PARAMÉTRER ET ORGANISER VOS DONNÉES SPÉCIFIQUES 4

METTRE À JOUR VOS DONNÉES EN TEMPS RÉEL 4

AUTOMATISER VOS ORGANIGRAMMES 5

AUTRES FONCTIONNALITÉS 5

ZOOM SUR LA FONCTIONNALITÉ « ORGANIGRAMME AVANCÉ » ET MODE D’EMPLOI 6

CRÉER, PARTAGER ET PUBLIER DES ORGANIGRAMMES 7

CONSIDÉRATIONS TECHNIQUES 7

RÉFÉRENCE CLIENT 8

CONCLUSION 8

NOUS CONTACTER 8

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La  solution OrgChart  a  été  créée  afin  de  répondre  aux  besoins  des  pro-fessionnels de  la  fonction RH en matière de création et gestion d’organi-grammes. En effet, ces derniers permettent à une entreprise d’analyser ses données  relatives aux effectifs ou à son activité.  Les entreprises utilisent des outils qui ne  sont plus adaptés à  leur organisation. Une étude a été menée auprès  d’une centaine de chefs de projets, d’informaticiens et de dirigeants d’entreprise pour déterminer leurs besoins et répondre à la di-versité des situations et des exigences identifiées.

Réel outil de pilotage, flexible et simple d’utilisation, il permet de gérer vos effectifs avec plus de pertinence, de planifier des changements organisation-nels plus visibles et d’élaborer des scénarios d’évolution avec précision.

Les fonctionnalités d’OrgChart, ses applications dans différents domaines métier et son potentiel analytique vont grandement augmenter cette syner-gie sur les points suivants :

o Gestion des talents : repérez les compétences clés au sein de votre orga-nisation.

o Visualisation de  la masse salariale : importez les données de rémunéra-tion et modéliser de nouvelles organisations permettant d’anticiper toutes situations, telles que l’impact d’une série de recrutement ou le coût d’une nouvelle entité.

o Planification des postes et des effectifs : examinez votre organisation en identifiant les collaborateurs n’ayant pas de lien hiérarchique grâce à la dé-tection des données « orphelines ». Vous pouvez ainsi optimiser la planifi-cation et l’analyse de vos effectifs.

o  Fusions/réorganisations : accélérez les réorganisations et les fusions d’en-treprise en bénéficiant d’un moyen facile et rapide d’actualiser vos don-nées. Restituez rapidement vos organigrammes pour votre direction.

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GÉNÉRER VOS ORGANIGRAMMES EN QUELQUES CLICS

L’assistant d’import transforme vos données RH en organigrammes parfaite-ment formatés.

o Créer manuellement ou automatiquement des organigrammes : Profitez des nombreux connecteurs avec des SIRH existants pour modéliser vos or-ganigrammes automatiquement ou générer vos organigrammes à partir d’un simple fichier Excel.

o Naviguer dans votre organisation : Retrouvez rapidement chaque collabo-rateur à tout niveau de votre organisation. Si votre organigramme contient des milliers de cases, la navigation s’effectue efficacement grâce à des fonc-tions de recherche.

o Simuler  des  changements  organisationnels : Grâce à la fonction « glis-ser-déposer », modélisez des scénarios et visualisez les impacts en temps réel sur votre organisation.

o Ajouter des calculs : Gérez des champs numériques ou alphanumériques avec des formules de calcul puissantes, intégrées en amont dans la solution ou créées manuellement selon les spécificités de votre entreprise.

PARAMÉTRER ET ORGANISER VOS DONNÉES SPÉCIFIQUES

OrgChart permet de visualiser tous types de données, tels que les effectifs, les compétences, les résultats de ventes, les indicateurs de production, les avantages en nature, la rémunération ou encore les types de contrat. Ces informations peuvent apparaitre à chaque niveau de votre organisation et faire l’objet de comptage. Vous pouvez ainsi repérer les collaborateurs clés, calculer les coûts de masse salariale et rapprocher coûts et productivité.

o Formatage conditionnel : La mise en forme conditionnelle met en surbril-lance les informations importantes au sein de votre organigramme. L’ajout de vos propres règles de mise en forme conditionnelle optimise votre pro-ductivité et votre communication.

o Visualiser  les  informations  concernant  vos  collaborateurs  : Créez des points de vue pour afficher les données complètes ou importantes de chaque collaborateur (notation, performance, site géographique ou statut).

METTRE À JOUR VOS DONNÉES EN TEMPS RÉEL L’utilisation d’OrgChart vous permet en un seul clic de mettre à jour vos orga-nigrammes et de les partager sous différents formats.

o Synchroniser vos données : Réimportez vos nouvelles données en un seul clic et mettez à jour vos organigrammes en quelques secondes.

o Collaborer et partager : Intégrez facilement vos organigrammes dans votre site internet ou dans votre portail d’entreprise et partagez vos organi-grammes sous différents formats (PDF, EXCEL, PPT, lien hypertexte pour la version Cloud).

Grâce à des outils simples et rapides d’utilisation, OrgChart vous permet ainsi de : 

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AUTOMATISER VOS ORGANIGRAMMES

Lorsque vous accédez aux données des employés à partir d’un SIRH, d’un outil de paie ou d’une simple feuille de calcul Excel, vous pouvez générer au-tomatiquement vos organigrammes grâce à OrgChart. L’automatisation des organigrammes permet d’économiser du temps et de l’argent. Elle justifie à elle seule l’achat d’un logiciel de création d’organigrammes.

L’automatisation de vos organigrammes présente plusieurs avantages :

o Gérez une grande quantité de données – OrgChart peut contenir des mil-liers de cases contrairement aux outils standards du marché

o Importez des données depuis Excel

o Connecteurs SIRH – Importez des données directement à partir d’un sys-tème RH. Les 25 connecteurs vous permettent de vous passer de l’export/import de feuilles de fichiers excel chaque fois que vous avez besoin de créer ou de mettre à jour un organigramme

o Automatisez vos sauts de page pour une meilleure lisibilité – Représenter des centaines ou des milliers d’employés exige qu’un organigramme soit découpé en plusieurs pages

o Mettez automatiquement à jour vos données – Possibilité de mettre à jour des données planifiées quotidiennement, hebdomadairement ou mensuel-lement afin de garantir l’exactitude des données

o Incluez les photos de vos employés

AUTRES FONCTIONNALITÉS

Vous pouvez procéder à la mise à jour manuelle de votre outil, accompagnée de :

o Dimensionnement automatique de case – Les cases sont redimensionnées automatiquement et le texte sera coupé pour s’adapter aux différentes lon-gueurs des noms et des titres

o Mise en page automatique – Les lignes de liaison sont automatiquement repositionnées quand des cases sont ajoutées, supprimées, déplacées ou mises à jour

o Support de masque de page – Chaque page d’un organigramme peut avoir besoin d’inclure des éléments tels qu’un logo d’entreprise, des numéros de page, les légendes et les libellés des champs

o Possibilité d’inclure des organigrammes denses – OrgChart peut générer jusqu’à 200 000 employés avec une mise en page adaptée et lisible pour l’ensemble de vos collaborateurs

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Olivier IndovinoFondateur

SvenRH trilingue Expert gestion de projets

Arefspécialiste conduite du changement

Mickaëlspécialiste processus recrutement

Elizabethspécialiste projets RH

Kevinvotre partenaire projets et RH

Pierrespécialiste formation et l’interculturel

Florencespécialiste du développement des RHs

SvenRH trilingue Expert gestion de projets

Pierrespécialiste formation et l’interculturel

Florencespécialiste du développement des RHs

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ZOOM SUR LA FONCTIONNALITÉ « ORGANIGRAMME AVANCÉ » ET MODE D’EMPLOI

• Vos organigrammes doivent refléter la structure réelle de votre organisa-tion. Il est important de noter que beaucoup de cas particuliers subsistent. Généralement, les outils de dessin génériques n’incluent pas les fonctions avancées de conception d’organigrammes. Vous pouvez ainsi sélectionner tous les éléments qui s’appliquent à votre organisation :

o Styles Assistant – Cette fonction permet de différencier les assistants des autres rapports directs.

o Portée du contrôle élevée – Cette fonction permet de gérer les managers/responsables hiérarchiques avec un grand nombre (> 16) de rapports di-rects.

o Co-Responsables – Cette fonction vous permet de faire apparaitre deux ou plusieurs responsables d’un groupe partagé.

o Légendes – Les légendes permettent d’expliquer le codage de couleur ou l’iconographie dans un organigramme.

o Images & libellés de texte – Les images et les libellés de texte sont utilisés pour fournir des détails supplémentaires sur l’organigramme.

o Rapports matriciels – Cette fonction permet d’inclure une personne occu-pant au moins deux positions dans une organisation.

o Calculs dynamiques – Les calculs dynamiques peuvent être utilisés pour montrer des effectifs variés (par exemple, le nombre de temps partiels) ou des effectifs totaux (par exemple, la masse salariale). Ces calculs sont mis à jour automatiquement dès lors que l’organigramme est modifié.

o Niveaux – Les rapports directs entre un responsable et son équipe sont montrés sur différents niveaux (par exemple, un directeur apparaitra en dessous d’un vice-président).

• Dans le cadre des mises à niveau, certaines fonctions vous facilitent la com-préhension de vos organigrammes :

o Tables dans des Cases – Cette fonction vous permet d’afficher des cases complexes montrant un certain nombre de données et des cases indivi-duelles montrant des indicateurs.

o Profils  Employé – Cette fonction vous permet d’accéder rapidement à certains champs n’apparaissant pas dans l’organigramme (lieu de travail, adresse e-mail, numéro de téléphone…) et faisant partis de votre source de donnée.

• Pour procéder à la recherche d’un employé, il est possible d’activer la fonc-tion « Recherche » :

o Recherche – Il peut être difficile de retrouver les données d’un employé dans une grande entreprise. Un moteur de recherche robuste et puissant rend ce travail plus facile dans les grands organigrammes.

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CRÉER, PARTAGER ET PUBLIER DES ORGANIGRAMMES

Après avoir créé vos organigrammes, OrgChart vous permet de les partager facilement avec votre équipe, vos gestionnaires, vos cadres, vos membres du Conseil d’Administration, mais aussi avec l’ensemble de votre organisa-tion. En outre, les utilisateurs finaux ont souvent besoin de créer leurs orga-nigrammes ou de modifier les organigrammes existants dans le cadre de pré-sentations, des équipes de projet ou même pour la planification des effectifs.

Vous pouvez publier vos organigrammes sous différents formats. Le format le plus couramment utilisé est le fichier PDF. Tous les fichiers PDF ne sont pas les mêmes. Il est impératif de vérifier que celui-ci sera lisible pour les utilisateurs finaux et que la navigation sera optimisée pour une bonne visibilité et com-préhension de l’organigramme. Lors de la publication, vous avez la possibilité de publier tout ou partie de vos organigrammes. Dans ce dernier cas, il vous suffira de sélectionner la branche de votre organigramme à publier. Dès lors, vous pouvez inclure vos organigrammes dans vos présentations PowerPoint et vos documents Word, ainsi que les envoyer par e-mail à vos collaborateurs.

OrgChart est accompagné d’une fonctionnalité sécurisant vos organigrammes à l’aide d’un mot de passe. Ainsi, lorsque vous ouvrirez vos organigrammes, votre mot de passe vous sera demandé afin de procéder à l’ouverture du do-cument. Vous pouvez ainsi restreindre l’accès en tout ou partie d’une catégo-rie d’employés que vous aurez préalablement définie. Cette action se justifie par le fait que certains employés détiennent des informations sensibles et confidentielles.

CONSIDÉRATIONS TECHNIQUES

OrgChart est un logiciel simple et efficace, tant en termes d’installation que d’utilisation. La solution OrgChart fonctionne à l’aide de technologies mo-dernes et standards, telles que HTML5, JavaScript et Python. Ni plugin, ni installation de bureau ne sont requis, permettant une installation rapide de l’outil dans votre organisation. A cette fin, l’utilisateur bénéficie toujours d’une expérience dynamique. OrgChart fonctionne aussi bien sur PC que sur Mac. Plusieurs utilisateurs peuvent être créés avec le même compte afin de faciliter la collaboration. Les privilèges d’accès vous permettent de contrôler les graphiques et les données que vos utilisateurs peuvent modifier et/ou ac-céder. La sécurité des informations de pointe est réalisée en partenariat avec des fournisseurs d’hébergement de classe mondiale tels que Rackspace.com et Amazon Web Services.

OrgChart met à disposition de ses utilisateurs des guides d’utilisateurs détail-lés vous permettant de découvrir l’outil et son fonctionnement. Ces guides vous permettront de démarrer dans l’outil et créer vos premiers organi-grammes en toute simplicité. Dans le cadre de votre abonnement, chaque utilisateur peut bénéficier d’une heure de formation sur l’outil. Il vous est également possible de recevoir une formation en présentiel impliquant un coût supplémentaire. En cas de besoin, il vous sera possible de contacter le service de support par téléphone ou par email. De manière générale, les utilisateurs reçoivent une réponse dans la journée.

Guide desutilisateurs

Guide desutilisateurs+ 1 heure 

de formation

Abonnement Suivi de supportFormation

en présentiel(coût supplémentaire)

Téléphone e-mail

Réponse dans la journée

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RÉFÉRENCE CLIENT

CONCLUSION

Choisir OrgChart, c’est avant tout choisir un outil informatif et organisation-nel, agile et intuitif, qui vous permettra d’obtenir une visibilité complète sur votre organisation et ses composantes. C’est une reproduction instantanée de chaque poste occupé au sein de votre entreprise et des rapports hiérar-chiques entre les individus qui la composent. Intégrer OrgChart permet de remplir plusieurs missions pouvant vous être bénéfiques à différents stades de la vie de votre entreprise :

- Une meilleure compréhension du fonctionnement de votre entreprise ou d’une équipe ciblée lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs ;

- Une connaissance plus approfondie des interlocuteurs en entreprise et de leurs rôles, ainsi que les rapports inter-métiers, permettant de favoriser l’ef-ficacité de chacun ;

- Une optimisation de votre organisation lors de la redéfinition des tâches attribuées à vos employés ;

- Une automatisation de votre organigramme en cas de mobilité interne ou externe ;

- Un outil d’analyse pour vos prestataires externes, leur permettant d’assimi-ler le fonctionnement de votre organisation et de solliciter les bons interlo-cuteurs dans le cadre de leurs missions.

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>  OrgChart Now : La solution Cloud d’OrgChart, facilitant le partage d’organigrammes à jour avec vos collaborateurs en les publiant sur votre Intranet ou sous différents formats (PDF, PPT, Excel).

> OrgChart Platinum : La solution desktop d’OrgChart, vous offrant un panel de fonctionnalités pour modéliser vos organigrammes.

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