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Le Club ESSEC Business & Technologie a organisé le mercredi 8 juillet 2015 une conférence sous l’égide

de l’Institut G9+ sur le thème de «Comment améliorer la performance de l’entreprise à travers la digitalisation

des engagements ? ». La conférence s’est déroulée à la Maison des ESSEC, et suivi d’un cocktail Networking

permettant de poursuivre les échanges.

Compte-rendu de la conférence du 8 juillet 2015 :

«Comment améliorer la performance de l’entreprise à

travers la digitalisation des engagements ? »

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1. LES INTERVENANTS

Pour répondre à ses questions, nous avons invité :

Franck Zuili, Président de la société ContractSide, ex-Directeur Financier Group de la société Matis.

Roland Montfort, Associé du cabinet E&Y apportera son éclairage de specialiste dans le domaine juridique.

Nicolas Blau, Directeur France de RetailDrive, ex Responsable Juridique Direction Immobilière et Direction des achats Groupe Vivarte.

Julien Dupré, Président Directeur général d’Abstract Factory

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2. INTRODUCTION

Sur la thématique de la recherche de performance en entreprise et dans un contexte économique difficile,

nous procéderons à un retour d’expériences d’entreprises ayant réussies à gagner plusieurs pourcentages

grâce une meilleure gestion de leurs engagements. Après avoir identifié les enjeux, nous avons abordé la

méthode employée ainsi que les outils nécessaires.

Nous avons abordé :

Comment définir un engagement ?

Quelques chiffres clés émanant d’études précisant un problème identifié directement lié à la performance des entreprises. Pourquoi ? Quels sont les impacts financiers ?

Retour d’expérience sur un besoin opérationnel de synthèse.

La gestion des engagements. Comment sont gérés les engagements des entreprises dans le temps ? La théorie à l’épreuve du temps ?

Responsabilité diluée : Ou sont les responsables de la gestion ?

Le papier est toujours de mise. Comment faire entrer tous les contrats dans l’ère du digital ?

Le BIG DATA ou autrement dit « l’exploitation de données », comment le mettre en pratique ?

Quels outils dans un monde moderne, mobile et numérique ?

Comment organiser ou réorganiser l’entreprise pour gérer de manière proactive les engagements ?

Nous avons abordé la manière d’établir une nouvelle approche de gestion avec les nouveaux modes de

communications dans un monde en perpétuel mouvement. La flexibilité, la synthèse des informations et la

rapidité d’actions sont indispensables pour améliorer les performances.

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3. LE COMPTE RENDU

Afin de mieux définir le périmètre, nous abordons cette conférence par des définitions. C’est Monsieur Roland Montfort, Associé du cabinet Ernst & Young, de définir ce qu’est un engagement et les différents type d’engagements. Pour maitre Montfort, le terme « engagement », ne parle pas réellement aux juristes, il faudrait mieux davantage évoquer des contrats avec des droits et des obligations. Le terme engagement, se retrouve davantage dans la matière comptable : engagements sur les ressources vs dépenses que décide l’entreprise face aux tiers, aux investissements.

Concernant la gestion des engagements au sein des entreprises, nous avons cherché à savoir comment sont gérés les engagements des entreprises dans le temps ? La théorie a l’épreuve du temps ? Le droit des contrats a fait l’objet de textes nouveaux réformateurs depuis 15 ans comme la signature électronique (loi n

o 2000-230 du

13 mars 2000), contrat par voie électronique (cf , Code civil : articles 1369-4 à 1369-6), future ordonnance réformant le droit des contrats (cf , loi n° 2015-177 du 16 février 2015) habilitant le gouvernement à procéder par voie d’ordonnance sur la réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations.

Franck Zuili, Président de la société ContractSide, témoigne de son expérience d’ex directeur financier qui a suscité la création de Contractside. Monsieur Zuili est parti de constats simple vis-à-vis de la gestion contractuelle. Il a pu constater au sein de ses différentes expériences comme par exemple la recherche de contrats communs à toute l’entreprise, disséminés dans des lieux différents. Ou encore comment trouver et suivre les enjeux importants (délais, échéances) en trouvant rapidement les informations afin de ne pas rater les échéances. Monsieur Zuili s’est posé les questions suivantes :

Responsabilité diluée : Ou sont les responsables de la gestion ?

Le papier est toujours de mise. Comment faire entrer tous les contrats dans l’ère du digital ?

Quels outils dans un monde moderne, mobile et numérique ?

Comment organiser ou réorganiser l’entreprise pour gérer de manière proactive les engagements ? Ou est le contrat physiquement ? stockage ? Dilution des responsabilités ! Gouvernance contractuel : qui signe ? qui gére ? qui gouverne ? qui conserve ? Quel budget ? comment suivre le planning contractuel ?

Afin de répondre a ses interrogations, Monsieur Zuili a trouvé comme solution de centraliser les données contractuelles afin d’obtenir une efficacité optimale dans la gestion des contrats. C’est ainsi que la société Contractside a été crée en 2014. La société permet la gestion des contrats en cloisonnant au besoin selon les départements et filiales. Son fonctionnement est simple, il suffit de télécharger les contrats signés de l’entreprise sur la plateforme, le logiciel permet de repérer les principales données du contrat. Le logiciel en mode SaaS stock les contrats sous format PDF, et offre la possibilité de rechercher selon 25 critères avec création d’alertes et recherche en full text sur contrats en PDF.

Témoignage de Julien Dupré, Président Directeur général d’Abstract Factory, qui utilise le logiciel ContractSide. Abstract Factory est une agence de communication et une SSII de 25 personnes. Abstract Factory utilise l’outil ContractSide d’une manière très simple pour la gestion des contrats (RH, fournisseurs, clients etc..) dans l’objectif de se concentrer à l’essentiel de son activité. Son usage est en BtoB (70%) et en BtoC (30%) avec une gestion d’environ 25 contrats. Monsieur Dupré utilise le logiciel sur PC et Mac, il apprécie le rappel et le calendrier automatique. Monsieur Julien Dupré apprécie particulièrement l’ergonomie, le design et l’accessibilité des données sur Smartphone, Web ou encore tablette du logiciel. Son utilisation prend la forme de gain de temps, de l’usage d’un outil ergonomique et d’une facilité d’accès.

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La question du danger du cloud et du mode SaaS est posée. La solution est fiable malgré le cloud. En termes de sécurité, le risque est faible car il n’y a pas d’utilité d’une protection trop poussé. Les risques de hacking sont évoqués malgré les différents systèmes de protection pour accéder aux plateformes, mais selon les participants, les dangers peuvent davantage provenir de l’intérieur de l’entreprise que de l’extérieur. Les outils de gestion de contrats en mode SaaS seraient davantage adaptés aux petites et moyennes structures. Les entreprises importantes ont des services informatiques avec DSI et data center susceptibles de mettre en place des outils plus adaptés.

Monsieur Zuili est d’accord sur une protection maximale, mais la sécurité absolue n’existe pas. Une meilleure organisation est un préalable, les plus grands risques interviennent si on ne prend pas les mesures nécessaires à cette organisation.

C’est au tour de Monsieur Nicolas Blau, Directeur France de RetailDrive, de répondre à la question « Concernant le Secteur du Retail, quelle place actuellement est accordée aux enjeux des engagements contractuels et à leur optimisation, tout particulièrement concernant les baux commerciaux. »

Monsieur Blau a été pendant longtemps au cœur du traitement des questions juridiques de l’un des plus grands Retailers de France. Exceptionnel de par sa taille en volume de point de vente, il l’est aussi de par les moyens mis en œuvre pour assurer le traitement de ses plus de 2000 Baux (de la négociation précontractuelle jusqu’à la fin de vie du bail parfois vingt ans après). Au delà de ses moyens mis en œuvre pour piloter ce volume de contrats, son regard de juriste l’a mené à constater qu’au cours de ses expériences passées, le traitement des engagements contractuels étaient encore vu comme une tache secondaire.

- contrats mal négociés ou pas négociés - contrats mal rangés ou purement et simplement perdus - contrats très mal connus ce qui aboutit a des risques juridiques et financiers.

Le pourquoi? Une culture française, du risque juridique assez diffuse, voire une prise en compte de ce sujet par le CFO encore peu valorisée quant au coût de ce risque financier. Pour parler du Retail et des baux commerciaux, deux mondes s’affrontent: ceux des bailleurs dont c’est le cœur de métier (négociation du bail et piloter de la gestion) et ceux de locataires (dont le cœur de métier est de vendre leur marchandise). Des lors, le focus est mis sur le business, croitre, ouvrir des magasins, et donc ne pas être trop vigilant sur des choses qui à ultra court terme pourrait freiner l’activité (ou la signature d’un bail). C’est un mode de pensée très répandu, mais qui depuis 2008 commence à changer. Quand avant 2008, le chiffre d’affaires suffisait à assurer la croissance, la crise a obligé a regarder non pas que le C.A. La crise à éroder ce C.A. et c’est à ce moment précis que le virage et la prise de conscience s’est effectuer. Mal maitriser ses coûts, ça n’est pas seulement les couts d’exploitation en magasin. Ce sont aussi les coûts beaucoup plus cachés, de mauvaise négociation du bail, de mauvaise gestion locative (paiement des loyers des charges sans un contrôle de cohérence). Du coup pour beaucoup le poste juridique commence à évoluer d’un centre de coût vers un centre potentiel de profit. Or, pour traiter une multitude de données comme les clauses des contrats, les échéances à ne pas rater, et surtout ce qu’il est légitime ou pas de payer au bailleur (loyer subissant des indexations, les charges les impôts), un simple tableur Excel ne suffit plus. Les retailleurs commencent à être sensibiliser au ROI sur investissement de la dématérialisation des documents, à leur stockage dans de la GED et à la dématérialisation de factures. Après avoir pris conscience du cout du traitement d’une facture papier versus dématérialisée, au bénéfice de logiciel de traitement des données juridiques permettant même parfois de suppléer à un équivalent temps plein (E.T.P). C’est donc un contexte de prise de conscience progressive. N’étant pas dans un système de judiciarisassions à l’extrême comme aux Etats-Unis, les services juridiques en France ont longtemps été vécus comme un mal nécessaire.

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Mais c'est finalement la crise qui leur a redonné leur lettre de noblesse. En recherchant les pistes d’économie, il a été rapidement identifié que les coûts cachés et indirects issue de mauvaise gestion de contrats, ou mauvaise négociation de contrats peuvent être à l’échelle macroscopique, très préjudiciable. Nous pouvons donner par exemple, la mauvaise négociation financière à cause de clause imprécise, pénalités mal négociées, impossibilité de sortir du contrat … delta entre ce qui est dit en négociation et ce qui est finalement conclus. Trop souvent encore, les juristes ne sont pas vus comme des opérationnels mais comme une étape pénible à passer dans le cycle de négociation ou de vente, dont beaucoup voudrait se passer. Mais selon la position ou l’on se trouve, cette vision peut être tempérée. Par exemple les baux des bailleurs institutionnels qui grossissent d’année en année, contiennent en leur sein des clauses garantissant la rentabilité économique des actionnaires. Selon le focus qui est fait, le juridique s’il est la pour protéger des intérêts économiques peut du coup prendre une tout autre dimension. Pour conclure, du coté du Retail locataire, notre société est sur un secteur correspondant à une friche. Peu d’outil dédié au Retail, peu de culture du juridique, peu de culture du ROI à aller chercher sur ce poste. Il faut voir cela comme une opportunité tant pour les acteurs (avocats, prestataires de software qui accompagne les retailers) mais également pour les retaillais eux mêmes comme une grande marge de progression et des points de rentabilité à aller chercher. Selon Nicolas Blau, avec les outils de gestion des contrats, on dispose d’un meilleur contrôle de ce qu’on doit payer car on maîtrise davantage le contenu du contrat et de ses impacts. Avec la digitalisation des métiers et des process, on assiste à une transformation des fonctions support, l’essentiel étant d’optimiser son temps.

Pour Maitre Roland Montfort, le juriste (interne et/ou avocat extérieur) a un rôle important. Il est préférable qu’il intervienne le plus en amont possible dans le cadre de la mise en place des instruments contractuels, notamment dans la pratique internationale afin de répondre à des questions de droit applicable à la construction du contrat, de son droit d’auteur. Il faut également pouvoir réagir rapidement en cas d’évolution – quasi-permanente - des textes et des évolutions technologiques (le cloud, le C to C) … .

Avec la digitalisation des contrats, Maitre Roland Montfort a abordé d’autres points comme la protection des données au niveau juridique avec le stockage des données, à qui appartiennent-elles, quelles sont les données stockées, la transformation du support ou comment l’archivage des données va-t-il être organisé ?.

Selon Me Roland Montfort, la conclusion des contrats sous la forme électronique et les dispositions à venir (texte européen Règlement UE n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. JOUE L 257 du 28/08/2014) va encore faire évoluer les conditions en juillet 2016. Les outils doivent être adaptés en permanence. L’anticipation et la protection deviennent des maitres mots dans un contexte de globalisation.

Avec comme objectif de mettre la stratégie digitale au cœur de l’entreprise, des problématiques

d’internationalisation, de localisation fiscale et de droit applicable apparaissent. Il s’agit d’une sorte de

bouleversement dû à internet et à la globalisation et le juridique et fiscal est là pour permettre la prise

maximum des bénéfices amenés par les nouvelles possibilités tout en créant ou en adaptant le cadre de

gestion des risques. Tous les stades du business peuvent être concernés : l’innovation, la fabrication, la supply

chain et naturellement le marketing et les ventes. Les ressources humaines sont également concernées au

premier chef ainsi que le droit de propriété intellectuelle ou la TVA.

En conséquence, il ne faut pas négliger les incidences de la loi informatique et libertés, et en particulier les

risques liés à la localisation des données. Il convient de s’assurer que l’ensemble des lieux d’hébergement (site

principal, de secours, de sauvegarde, etc.) répondent d’une part aux exigences de sécurité du donneur

d’ordres, et d’autre part aux obligations légales et réglementaires. Il faut également se prémunir du risque de

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divulgation d’informations sensibles : l’analyse de risques doit permettre de bien évaluer la nature et la gravité

des impacts consécutifs à une divulgation d’informations

Concernant les risques liés aux données à caractère personnel, le transfert des données à caractère personnel en dehors des frontières de l’Union européenne est réglementé par la directive européenne (95/46/CE et la loi du 6 janvier 1978 modifiée). À ce titre, il convient de déterminer si le destinataire du transfert intervient en qualité de « responsable de traitement » ou de « sous-traitant ».

La Commission Nationale de l'informatique et des Libertés (CNIL) a donné une définition. Le responsable de traitement se caractérise par son autonomie dans la mise en place et la gestion d'un traitement. Le sous-traitant, a pour mission d'exécuter des tâches sur les instructions et sous la responsabilité du responsable de traitement. Tout traitement de données personnelles par un sous-traitant, ou transfert de données personnelles d'un responsable de traitement à un sous-traitant, ne peut être réalisé que sur instruction du responsable de traitement.

Le donneur d'ordres, en tant que responsable de traitement, encourt des sanctions pénales en cas de non-respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

En ce qui concerne les principaux textes applicables et obligations juridique, pour Maitre Montfort, nous avons la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée Article 35. Cette loi décrit notamment les questions de la sous-traitance, notamment

• L’article 34 impose une obligation générale de sécurisation des données à caractère personnel traitées par l’entreprise, devront être reportées sur le prestataire.

• L’article 35 que l’entreprise externalisant son activité auprès d’un prestataire reste pleinement responsable des manquements de son prestataire. En sous-traitant ses activités, l’entreprise ne délègue en rien sa responsabilité. En réalité, elle délègue le traitement d’une tâche mais conserve la pleine et entière responsabilité du bon accomplissement de cette tâche réalisée par son sous-traitant.

Et régit le transfert de données à caractère personnel vers des états n’appartenant pas à la Communauté européenne (protection des données)

• Les sanctions encourues en cas de non respect des règles en matière de transferts sont passibles de 300 000 € d’amende et de 5 ans d’emprisonnement (Articles 226-16, 226-16 A et 226-22-1 du Code pénal).

Une question des personnes de la salle est posée concernant le Big data. Pour Franck Zuili, le BIG DATA ou autrement dit « l’exploitation de données » : il faut aborder la digitalisation du contrat, le traitement du référentiel en mode agile, la structuration des données et le droit applicable. Avec le Big data, les entreprises se développent et optimisent leur valeur par leurs données.

Pour Maitre Roland Montfort, les principales difficultés portent sur la formation du contrat, les prestations de services (comme le droit d’auteur, le droit du prestataire et le droit du tiers) , les moyens d’exploiter de façon efficiente les données (d’une masse d’information est extraite des données structurées..) et d’assurer la protection des données personnelles. Cela reste toutefois relatif selon le lieu du siège de l’entreprise avec l’application possible de lois différentes.

La protection des données sera de plus en plus complexe car le big data va continuer à s’accroitre et l’internationalisation du business et des sièges à l’étranger vont s’accentuer. Le droit et la fonction juridique doit accompagner ces évolutions complexes. Pour reprendre une citation de Jacques Attali « nous ne sommes qu’à l’aube de la révolution numérique ».

Face à une globalisation croissante du monde, le développement du business aura de plus en plus besoin d’experts spécialisés.

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4. LES PHOTOS DE LA SOIREE

Sur la photo 1, de gauche à droite :

Guy de Swiniarski (responsable du club ESSEC business et technologies) ; Franck Zuili (Président de la société

ContractSide) ; Julien Dupré (Président Directeur général de Abstract Factory) ; Roland Montfort (Associé du

cabinet Ernst & Young Légal)

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Sur la photo 2, de gauche à droite :

Franck Zuili (Président de la société ContractSide) ; Julien Dupré (Président Directeur général de Abstract

Factory) ; Roland Montfort (Associé du cabinet Ernst & Young Légal) ; Nicolas Blau (Directeur France de la

société RetailDrive)

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5. LE MINI-CV DES INTERVENANTS

Julien Dupré

Monsieur Julien Dupré est diplômé d'une maitrise en management et gestion du sport en 2005 (en STAPS/IUP) ainsi qu'en gestion et administration de clubs sportifs à Montpelier

Julien Dupré débute comme commercial et assistant Merchandising pour Acushnet France (Titleist, Footjoy) une marque de golf sur l’Europe de l’Ouest.

En 2007, Julien intègre Digital Studio, une agence de communication Web et de réalisation de films, publicité, film en 3D & effets spéciaux basé au Luxembourg.

Il rejoint comme ingénieur commercial, Digilab Multimedia en 2009, un laboratoire de vidéo Broadcast (Duplication de CD, DVD), mise aux normes vidéos pour la télé (encodage, PAD…), et films 3D (Digilab).

Monsieur Julien Dupré entre chez Degetel, une SSII en 2011 comme ingénieur d’affaires pour finir à la tête d’un département de 50 personnes dans le design et le Luxe.

En 2014, Monsieur Dupré quitte Degetel pour monter « Abstract Factory », une structure sur le digital du groupe Dendron. Il est actuellement directeur associé.

Franck Zuili

Monsieur Franck Zuili est diplômé d'une licence en droit à la Sorbonne en 1990, d'une maitrise de gestion, DESCF et a obtenu MBA à l'ESSEC en 2006.

Franck a débuté sa carrière en tant qu’auditeur chez Ernst & Young à partir de 1993, et devient Directeur administratif et financier Europe du Sud de Symantec de 2000 à 2004.

Franck intègre Adobe Systems en 2004 comme Directeur Financier EMEA puis devient Directeur Général Finance groupe, membre de Comex chez Matis group en 2009.

Franck est fondateur et Président de Contractside depuis 2014, une société éditeur de logiciel de gestion

automatisé de contrats en mode SaaS.

ContractSide a obtenu le 1er prix Golden Cloud de l'innovation startup 2014

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Roland Montfort

Monsieur Roland Montfort est titulaire d’une licence de l'Université catholique de Louvain en 1989 et diplômé LLM corporate law à la New York University en 1992.

Roland a débuté sa carrière comme partner Merger & acquisition chez Weil, Gotshal and Manges de 2000 à 2003, puis chef de département merger & acquisition chez Lefevre, Pelletier & associés.

Monsieur Montfort devient managing partner merger & acquisitions chez Morgan, Lewis & Bockius de 2008 à 2015.

Roland est actuellement Associé du cabinet E & Y.

Nicolas Blau

Monsieur Nicolas Blau est diplômé d'un Master 2 et d'un DEA en droit des affaires de l'Université Paris XII en 1999. Nicolas est avocat a la court d'appel de Paris jusqu'en 2000, puis corporate lawyer business law d'une confédération professionnelle jusqu'en 2006.

Monsieur Blau devient corporate lawyer real estate chez Vivarte de 2006 à 2014. Puis entre chez Retaildrive comme responsable légal et des ventes chez Retaildrive. Fin 2014, Nicolas est promu directeur France de Retaildrive, un logiciel de Gestion Immobilière et Maintenance en Magasin.

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6. L’EQUIPE D’ORGANISATION

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7. PRESENTATION DE L’INSTITUT G9+

Fédérant aujourd'hui 20 communautés d'anciens de toutes formations (écoles d'ingénieurs, management,

sciences politiques, université), l'Institut G9+ représente 50 000 professionnels du numérique. Grands acteurs

privés & publics et pôles d'expertise concernés font naturellement partie de son environnement. Il a pour

ambition d'être un think-tank de référence dans ce secteur.

Ses réunions-débats, une trentaine par an, abordent sans concessions tous les aspects technologiques,

économiques et sociétaux du secteur. Des initiatives particulières (cycles de conférences, livres blancs,

rencontre annuelle) complètent un catalogue ouvert à tous.

Créé en 1995 par la réunion de 9 groupes " technologies de l'information " d'anciens de grandes écoles

françaises, l'Institut G9+ constitue une plate-forme sans équivalent d'études et d'échanges sur le numérique.

Information et inscription sur www.G9plus.org