TUGAS EDPMembuat Laporan dari Presentasi Google Docs

Tugas ini disusun untuk melengkapi salah satu tugas mata kuliah

Kerja Lab. EDP(Linux, Office) Kelas F semester gasal tahun akademik 2011/2012

Dosen: Sulvia Tri Herawati

Oleh :

1. Alif Fajar R. 11/320357/DPA/040862. Andhini Mutiara P. 11/320358/DPA/040873. Andryan Rifqi I. 11/320371/DPA/040994. Andhika Ragil K. 11/320376/DPA/041045. Artika Arista 11/320411/DPA/041386. Fendy Purnomo 11/321406/DPA/04174

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

2011

BAB I

PERMASALAHAN

Tugas membuat laporan sebagai penjelasan detail dari presentasi Google Docs.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Google Docs

Google Docs adalah salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan file server.

Khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja

(spreadsheet) dan presentasi (presentation). Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga

bisa digunakan untuk untuk mengolah (menyimpan, membuat, meng-edit) program-program aplikasi

perkantoran (seperti Microsoft Office jika di Windows, atau Open Office) secara online. Semuanya

dalam satu aplikasi. Tapi perlu memiliki aplikasi office.

Begitu dahsyatnya Google Docs, hingga beberapa kalangan menyebut Google Docs adalah

pembunuh aplikasi office (Microsoft Office, Open Office, Neo Office dan sebagainya).

B. Kelebihan & Kekurangan Google Docs

Kelebihan

1) Mudah.

2) Gratis.

3) Tragedi data hilang akibat kerusakan harddisk bisa dihindarkan.

4) Support dan dokumentasinya lengkap.

5) Menggunakan editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang sederhana untuk

memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan sebagainya.

6) Akses pekerjaan kapan saja, di mana saja

Google Documents diberdayakan dengan aman oleh web, memberikan Anda fleksibilitas untuk

tetap produktif di meja, di perjalanan, di rumah, dan di ponsel Anda, bahkan ketika Anda

sedang luring sekali pun.

7) Bekerja di beragam sistem operasi

Google Documents bekerja pada peramban di komputer PC, Mac, dan Linux, serta mendukung

format umum seperti .doc, .xls, .ppt, dan .pdf.

8) Kemudahan mengunggah dan berbagi berkas

Berkas yang disimpan di Google Documents dapat selalu diakses baik untuk mengunggah atau

berbagi.

9) Kontrol akses aman

Administrator dapat mengelola izin berbagi berkas di seluruh sistem, dan pemilik dokumen

dapat berbagi dan mencabut akses berkas setiap saat.

Kekurangan

Sedangkan kekurangan Google Docs adalah :

• Membutuhkan koneksi internet

• Harus dikerjakan secara online terlebih dahulu.

C. Fasilitas Google Docs

1. Dalam Word Processor atau Pengolah Kata atau Dokumen

a) Membuat dokumen Word, OpenOffice, RTF, HTML, atau teks.

b) Upload dokumen yang sudah kita miliki.

c) Sharing dengan orang lain (melalui alamat e-mail) untuk mengedit atau melihat dokumen

dan spreadsheet.

d) Meng-edit dokumen online dengan siapa pun yang kita pilih.

e) Melihat riwayat revisi dokumen dan spreadsheet

f) Mempublikasikan dokumen secara online ke dunia, sebagai bagian situs atau mengirimkan

dokumen ke blog Anda.

g) Mendownload dokumen ke desktop sebagai Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML atau zip.

h) Email dokumen kita sebagai lampiran.

i) Setiap dokumen dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang

dimasukkan.

j) Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.

2. Dalam menggunakan spreadsheet, kita dapat melakukan:

a) Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor

fungsionalitas untuk .pdf dan html).

b) Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheet

tradisional.

c) Menggunakan format dan formula.

d) Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.

e) Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.

f) Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau

hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu.

g) Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.

h) Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.

i) Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods,

txt, tsv, tsb.

3. Dalam menggunakan presentasi, kita dapat melakukan:

a) Mengimpor presentasi yang ada dalam jenis file ppt dan .pps.

b) Mengekspor presentasi menggunakan fitur Simpan sebagai Zip dari menu File.

c) Mengedit presentasi kita menggunakan editor WYSIWYG yang sederhana.

d) Menyisipkan gambar, dan memformat slide sesuai keinginan.

f) Berbagi-pakai dan mengedit presentasi bersama teman dan rekan kerja.

g) Mengizinkan melihat presentasi secara realtime, dari lokasi jauh yang terpisah.

h) Mempublikasikan presentasi kita di web, dan dapat di akses oleh orang lain.

i) Setiap presentasi dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang

dimasukkan.

j) Kita dapat meng-upload presentasi dalam format .ppt maupun .pps.

k) Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000

gambar.

D. Cara mengakses Google Docs

1. Mengetik alamat URL yaitu docs.google.com dan tekan enter

2. Sign in email dan password. Email direkomendasikan dari gmail karena sama-sama satu produk

applikasi dari google sehingga lebih support.

3. Tampilan awal Google Docs

4. Memilih jenis file dibuat. Ada 8 jenis file yang dapat dibuat melalui Google Docs yaitu Dokumen,

Presentasi, Spreadsheet, Formulir, Gambar, Tabel (beta), Koleksi atau Folder, dan dari template.

E. Pengelolaan File

Secara umum penggunaan serta pengelolaan Dokumen, Spreadsheet dan Presentasi hampir

sama yaitu

a) Dokumen setipe dengan Microsoft Office Word dan OpenOffice.org Writer

b) Spreadsheet setipe dengan Microsoft Office Excel dan OpenOffice.org Calc

c) Presentasi setipe dengan Microsoft Office PowerPoint dan OpenOffice.org Impress

1. Mengedit dan Menyimpan File

Ketikkan naskah yang Anda butuhkan, dan Google Docs akan menyipan secara otomatis. Nama file

akan tersimpan secara default, misalnya Dokumen tanpa judul.

Apabila akan mengganti klik Berkas → Ganti nama atau klik satu kali Dokumen tanpa judul maka akan

muncul kotak dialog ganti nama dokumen.

2. Meng-upload File

Anda juga bisa meng-upload file dalam komputer Anda ke Google Docs. Sehingga bisa diperlakukan

sama dengan file baru yang dibuat di Google Docs. Caranya, klik icon Unggah yang terletak tepat

bersebelahan dengan icon Buat.

Setelah meng-upload atau mengunggah, otomatis file masuk dalam Beranda. Klik Docs Home untuk ke

menu utama pilih Beranda.

3. Mengatur Hak Akses

Salah satu fitur dalam Google Docs adalah berbagi pakai. Fitur ini memungkinkan Anda mengundang

orang lain untuk memiliki hak akses dalam Google Docs Anda. Caranya, buka dokumen yang akan

dibagikan atau share dengan klik icon Bagikan sebelah kanan icon komentar.

Atau klik panah bawah pada 'Opsi Penelusuran lajutan'.

Kemudian akan muncul kotak dialog 'Setelan berbagi'

Kemudian Anda dapat mengatur sesuai kebutuhan. Anda dapat mengatur opsi visibilitas dengan klik

'Ubah' dan akan muncul kotak yang ada 3 opsi yaitu publik di web, siapa saja yang memiliki tautan,

dan pribadi kemudian klik 'Simpan'.

Apabila ingin menambah orang dengan menambahkan alamat email pada 'Tambahan orang' dan klik

'Selesai'.

4. Bekerja Secara Offline Dokumen

Meskipun aplikasi dalam Google Docs hanya bisa diakses saat Anda terhubung dengan

internet, atau saat online saja, namun kini sudah berbeda. Google Docs sudah memungkinkan Anda

bekerja secara offline.

Saat Anda online, komputer secara otomatis akan melakukan syncronizing untuk menyamakan

antara data yang di Google Docs dan yang Anda kerjakan secara offline. Sekali lagi, tanpa Anda harus

memiliki aplikasi office.

a) Aktifkan layanan offline

Pertama, buka dokumen atau file yang akan diedit dalam kondisi offline kemudian klik fitur

Offline yaitu pada 'Opsi Penelusuran lajutan' pilih 'Tidak dalam koneksi' .

b) Bekerja Offline

Akan terbuka browser yang isinya sama persis dengan tampilan Google Docs. Bedanya,

sekarang Anda bekerja offline, namun seakan-akan offline. Anda bisa mengolah dan

menyimpan serta melakukan akfititas apa saja dengan dokumen-dokumen Anda. Kemudian

silahkan mengedit file atau dokumen yang telah dibuka tadi walaupun tanpa koneksi.

c) Syncronizing

Setelah ingin memperbaharui atau menyipan, setelah terkoneksi dengan internet maka Google

Docs akan segera memperbaharui file yang tersimpan. Secara otomatis, data Anda dalam

Google Docs akan di-update sesuai dengan versi terbaru. Misalnya versi offline Anda yng lebih

baru, maka dokumen itu yang dijadikan patokan. Tidak akan ada penggandaan file.

Note:

Sebaiknya menggunakan browser Mozilla Firefox yang terbaru karena akan lebih support untuk

layanan ini.

5. Men-download atau mengunduh file

Sama seperti yang diatas, kita bisa menyimpan dokumen kita di server Google, namun kita juga bisa

menyimpang file yang telah kita olah di Google Docs dengan cara memilih opsi Berkas -> download as.

Pada 'download as' ini memiliki banyak format penyimpanan dokumen walaupun tidak sekaya

program office berbayar. Untuk menyimpan dokumen secara online, kita tidak perlu mengklik save

atau semacamnya sebagaimana program Office yang biasa kita gunakan, Google Docs akan

menyimpang otomatis semua yang kita kerjakan tanpa harus mengklik suatu perintah khusus.

6. Fasilitas See Revision History

Ketika kita salah dalam mengerjakan sesuatu atau kita tidak setuju dengan pekerjaan teman kita yang

telah mereka edit, kita dapat kembali ke editan sebelumnya dengan menggunakan fasilitas ini. Di

sebelah kanan akan ada pilihan waktu editan dokumen dan klik salah satu waktu mundur.

7. Translate dokumen

Yang menarik dibandingkan dengan aplikasi Office lainnya, Google Docs memiliki kemampuan untuk

menerjemahkan dokumen karena sudah built in dengan layanan Google Translate. Walaupun hasilnya

tidak mungkin 100% benar karena menggunakan algoritma komputer seperti layaknya Google

Translate. Namun layanan ini hasilnya lumayan juga.

Caranya mudah, pilih Tools -> translate dokumen, lalu ketik nama file baru dengan hasil terjemahan

dan pilih bahasanya. Nantinya dokumen terjemahan akan menjadi dokumen baru yang terpisah dari

dokumen awal.